Microsoft Project – osnovne upute - Građevinski fakultet - Sveučilište ...

Sveučilište u Rijeci
Građevinski fakultet
Microsoft Project
osnovne upute
Siniša Lukarić, 2006

Microsoft Project – osnovne upute
Opdenito o MS Projectu
Radna okolina; Prvi koraci
Definiranje aktivnosti
Postavljanje resursa
Pridruživanje resursa aktivnostima
Primjer: Izvedba kanalizacijskog rova
Formatiranje i ispis plana
Pradenje aktivnosti
Status projekta: Izvješda i pogledi
2

Microsoft Project je softverski alat namijenjen vođenju projekata.
Opdenito o MS Projectu
Spada u obitelj Microsoft Office alata i mogude ga je nabaviti u dvije verzije: Standard i
Professional. Osnovna razlika između navedenih inačica je mogudnost rada u mreži i
sinhronizacije podataka pomodu poslužitelja kod profesionalne verzije.
Na idudim stranicama predstaviti demo Microsoft Project 2003 Standard.
Ovaj kratki priručnik namijenjen je studentima Građevinskoga fakulteta u Rijeci i sadrži samo
najosnovnije upute za samostalan rad u MS Projectu.
Više se može saznati iz slijededih naslova:
� Chatfield, Carl S: „Microsoft Office Project 2003 Step by Step“, Microsoft Press, 2003.
� Marmel, Elaine: „Microsoft Office Project 2003 Bible“, Wiley Publishing, Inc, 2004.
� Kennemer, Brian: „Show Me: Microsoft Office Project 2003“, QUE Publishing, 2004.
Napomena:
Originalnu licencu za instalaciju Microsoft Projecta na osobnom računalu mogude je dobiti od
Sveučilišta u Rijeci, tj. od servisa za distribuciju Microsoftovog softvera koji se nalazi u
Sveučilišnoj knjižnici – MSDN AA.
Sve informacije vezane za partnerstvo Microsofta i Sveučilišta u Rijeci potražite na adresi:
http://www.pil.uniri.hr
3

Radna okolina; Prvi koraci
Kao što smo ved spomenuli, MS Project spada u Office grupu, zbog čega de korisničko
sučelje vedim dijelom biti poznato korisnicima aplikacija MS Word i MS Excell.
Naredbe su organizirane u menijima, a one češde korištene lako su dostupne preko trake
s alatima. Naravno, korisničko sučelje svaki korisnik može prilagoditi sebi i svom načinu rada.
Nakon što pokrenemo MS Project, možemo započeti s novim projektom ili nastaviti s
uređivanjem postojedeg.
Novi projekt otvaramo izborom naredbe New iz File menija, a nakon toga Blank Project iz
okvira sa zadacima (nalazi se uz lijevi rub ekrana). Osim otvaranja praznog projekta, možemo
iskoristiti odgovarajudi predložak (Template).
Okvir sa
zadacima
Meniji
Radna površina
Traka s alatima
4

Nakon što pokrenemo novi projekt na opisani način, možemo iskoristiti tzv. Wizarda –
„čarobnjaka“ koji se pojavljuje u okviru sa zadacima i vodi nas u koracima kroz definiranje
projekta. Sve parametre unesene na ovaj način mogude je naknadno izmijeniti.
U ovoj je fazi preporučljivo upisati datum početka odvijanja projekta ili krajnji rok za
završetak projekta: Project -> Project Information -> Start date ili Finish date.
U svakom trenutku možemo sačuvati projekt, na ved uobičajeni način: File -> Save.
Datoteke u koje MS Project sprema podatke imaju ekstenziju .mpp.
5

Globalne postavke projekta dostupne su nam iz menija Tools -> Options.
Napomena: važno je ne mijenjati postavke za koje nismo sigurni kako utječu na funkciju
MS Projecta ili na projekt na kojem upravo radimo. Tako demo npr. oznaku valute (Currency)
namjestiti na listidu „View“, dok je na listidu „Calendar“ mogude postaviti radno vrijeme koje de
se podrazumijevati za nove projekte (gumb „Set as Default“).
6

Definiranje aktivnosti
Inicijalno se MS Project pokrede s uključenim prikazom gantograma. Na ovaj se „pogled“
uvijek možemo vratiti preko menija View -> Gantt Chart.
Radna površina podijeljena je na dva dijela: s lijeve strane nalazi se tablica namijenjena
unosu podataka: aktivnosti, resursa, a s desne je strane prostor s vremenskom linijom u kojem
se iscrtava gantogram.
Radne dane i radno vrijeme možemo detaljno postaviti iz menija Tools -> Change
Working Times .
Unos
podataka
Gantogram
7

Aktivnosti demo najjednostavnije unositi direktno u tablicu: kliknemo na praznu deliju u
stupcu „Task Name“ i upišemo naziv aktivnosti. U krajnjem lijevom stupcu pojavljuje se
identifikator aktivnosti koji se kreira automatski. Procijenjeno trajanje aktivnosti upisujemo u
stupac „Duration“. Sve dok sami ne definiramo trajanje računalo upisuje pretpostavljenu
vrijednost „1 day?“.
Početak pojedinih aktivnosti računalo izračunava na temelju početnog (ili konačnog) datuma
i trajanju prethodnih aktivnosti.
Dvostrukim klikom na pojedinu aktivnost možemo otvoriti dijaloški okvir za detaljnije
postavke (vidi sliku):
Miljokaz (Milestone) postavimo tako da unesemo novu aktivnost kojoj je trajanje jednako
nuli. Na gantogramu je miljokaz predstavljen crnim „dijamantom“.
8

Ukoliko se aktivnosti odvijaju u određenom slijedu, potrebno je između dvije aktivnosti
odrediti odnos. Mogudi odnosi prikazani su u slijededoj tablici:
Odnos između aktivnosti Značenje Prikaz u gantogramu Primjer
Kraj – početak
Finish – to – start
(FS) = (N)
Početak – početak
Start – to – start
(SS)
Kraj – kraj
Finish – to – finish
(FF)
Krajnji datum prethodne
aktivnosti određuje početak
naredne
Početni datum prethodne
aktivnosti određuje početak
naredne
Krajnji datum prethodne
aktivnosti određuje kraj
naredne
Filmska scena mora biti snimljena
prije montaže.
Pisanje scenarija i revizija
scenarija usko su povezane
aktivnosti koje se odvijaju
simultano.
Aktivnosti koje zahtijevaju
određenu opremu (resurs) moraju
završiti prije isteka najma te
opreme.
Na idudoj se slici vidi kako je postavljen odnos između dvije aktivnosti – s obzirom da se
iskop izvodi prije utovara, aktivnost „Iskop zemlje...“ je prethodnik (Predecessor) aktivnosti
„Utovar“ uz odnos „FS“: utovar de započeti kada iskop bude gotov. Lag označava vremenski
odmak između aktivnosti (npr. „Betoniranje“ može biti aktivnost koja prethodi „Skidanju
oplate“; u tom slučaju demo kao Lag staviti period stvrdnjavanja betona).
9

Postavljanje resursa
Resurs u kontekstu MS Projecta može biti osoba, imovina, materijal, informacija, ili kapital
koji može biti korišten za postizanje cilja.
Nakon što povežemo resurse i aktivnosti, biti demo u mogudnosti odgovoriti na pitanja kao
što su:
� Tko de i kada raditi na određenoj aktivnosti?
� Raspolažemo li s količinom resursa koja odgovara opsegu projekta?
� Očekujemo li da resurs obavlja određenu aktivnost za vrijeme kada nije na raspolaganju
za rad na projektu?
� Jesmo li resursu pridružili više aktivnosti nego što radni kapacitet tog resursa dopušta?
Raspoloživost resursa (maximum units) određuje kada i koliko određeni resurs može
sudjelovati u određenim aktivnostima; inicijalno se postavlja vrijednost od 100%, što znači da je
resurs na raspolaganju cijelo radno vrijeme.
Jediničnu cijenu definiramo ukoliko želimo izračunati iznos koštanja određenog resursa.
Resurse dijelimo u dvije grupe:
a) ljudski resursi (osobe, oprema) – work resources
- osobe imenom i prezimenom (npr. Pero Perid, dipl.inž.građ.)
- osobe određene zanimanjem / funkcijom (npr. nadzor)
- osobe grupirane prema zajedničkim vještinama (npr. zidari)
- oprema (npr. bager, prostor Uprave gradilišta – oprema ne mora nužno biti pokretna)
b) materijalni resursi tj. potrošni materijal – material resources
- na primjer: čavli, beton,...
10

Ovisno o vrsti resursa, te o ciljanoj grupi za prezentaciju projekta (investitor?) treba
procijeniti koji je način imenovanja resursa najbolji.
U slučaju da u trenutku unošenja ljudskih resursa ne znamo točno ime nekog suradnika,
možemo upisati privremeno ime ili funkciju na projektu i na taj način „rezervirati mjesto“.
Nakon što povežemo aktivnosti i resurse, MS Project određuje rokove izvedbe određene
aktivnosti prema formuli:
trajanje aktivnosti × raspoloživost resursa = rad
npr. 40 h trajanja aktivnosti × 100% raspoloživosti resursa = 40 radnih sati
ili 16 h akt. × 2 resursa po 100% rasp. = 32 radna sata
Ako određenoj aktivnosti uz ved pridruženi resurs odlučimo dodati još resursa, količina
radnih sati ostaje ista, dok se trajanje aktivnosti smanjuje (prema gore ispisanoj formuli). Ovaj
princip određivanja rokova naziva se „Effort – driven scheduling“.
Nakon dodavanja (ili izmjene rasporeda) resursa, MS Project nas može upitati želimo li
ažurirati trajanje aktivnosti prema effort – driven ili nekom drugom principu.
Resurse unosimo slično kao što smo unosili aktivnosti. Otvorimo pogled View -> Resource
Sheet; u tablicu upišemo naziv resursa i broj jedinica (Max Units) dotičnog resursa koje projekt
ima na raspolaganju. Na primjer, ako otvorimo grupni resurs „Zidari 1“, i postavimo Max Units
na 600% definirali smo radnu grupu od 6 radnika koji su na raspolaganju tijekom cijelog radnog
vremena(6 × 100%).
11

Pridruživanje resursa aktivnostima
Aktivnosti i resurse povezujemo tako da dvostrukim klikom otvorimo određenu aktivnost
i na listidu „Resources“ dodamo jedan ili više resursa. U stupcu Units odredimo raspoloživost
pojedinog resursa dotičnoj aktivnosti (npr. 50% znači pola radnog vremena; ostalih 50% resurs
je slobodan za neku drugu aktivnost).
Nakon što smo uspješno povezali resurse i aktivnosti, na gantogramu se uz aktivnost pojavljuje i
popis resursa koje određena aktivnost koristi.
12

U priloženim tablicama
nalaze se ulazni podaci
za izradu dinamičkog
plana projekta.
Početak projekta:
25.10.2007.
Radno vrijeme:
07:00 – 15:00
Pauza:
10:00 – 10:30
Subote su radne.
Primjer: Izvedba kanalizacijskog rova
13

Pokazati demo kako se zadani podaci upisuju u MS Project:
1. Nakon što smo pokrenuli MSP (ili otvorili novi dokument), najprije postavljamo datum
početka projekta („Project Information“) ...
... i radno vrijeme pomodu „čarobnjaka“ iz okvira sa zadacima, koji de nas voditi korak po
korak. Izaberemo „Define general working times“...
>>>
Na kraju upišemo broj radnih dana i sati ...
... te završimo sa „Save and Finish“ u petom koraku.
Ovdje lociramo određeni dan.
U slučaju da se unutar planskog
perioda pojavljuje posebni neradni
dan (npr. drž. praznik), ovdje
promijenimo status tom danu.
14

2. upisujemo aktivnosti (Opis pozicije -> Task name) sa zadanim trajanjima
3. aktivnosti možemo grupirati tako da iznad prve aktivnosti u grupi ubacimo novu
aktivnost (desni klik na redni broj, New Task): prvu grupu nazvati demo „Zemljani
radovi“, a u nju demo uključiti prve dvije aktivnosti:
označimo ih (selektiramo) te kliknemo na gumb „Indent“
15

4. odnose među aktivnostima definiramo na slijededi način:
dvostrukim klikom na aktivnost otvaramo dijaloški okvir, te na listidu „Predecessors“
izaberemo aktivnost koja prethodi, vrstu odnosa i vremenski odmak – eng. Lag
Sada se na gantogramu jasno vidi slijed i odnos među aktivnostima.
5. kao miljokaz (Milestone) postaviti demo događaj „Kraj montažnih radova“, i to između
aktivnosti „Postavljanje PVC cijevi“ i „Pješčani nasip“.
Napomena: miljokaz upisujemo kao aktivnost s trajanjem 0.
16

6. resurse upisujemo tako da najprije otvorimo pogled View -> Resource Sheet. Prilikom
dodavanja resursa (radnika i strojeva) vodimo računa o vrijednosti Max. Units –
najvedem broju (količini) određenog resursa koji u određenom vremenu može biti
uključen u određenu aktivnost.
Ukoliko želimo da nam MSP proračunava troškove, cijenu koštanja resursa također
možemo upisati u ovoj tablici (Std. Rate; Ovt. Rate). Dvostrukim klikom na resurs otvara
se dijaloški okvir za detaljan opis.
17

7. Resurse pridružujemo aktivnostima tako da nakon dvostrukog klika na aktivnost (iz
pogleda View -> Gantt Chart) na listidu „Resources“ izaberemo resurs(e) s prethodnog
popisa, te definiramo raspoloživost („Units“).
Nakon što sve resurse pridružimo aktivnostima, gantogram de izgledati ovako:
18

Formatiranje i ispis plana
19

Pradenje aktivnosti
Do sada smo se bavili planiranjem – razvojem i povezivanjem detalja projekta prije
samog početka odvijanja projekta. Nakon što projekt krene, ujedno krede i faza rukovođenja
projektom: pradenje napretka – eng. Tracking.
Pod pradenjem podrazumijevamo činjenice kao što su: tko je radio što, kada je određena
aktivnost bila završena i koliko je koštala.
pitanja:
Ispravno pradenje izvedbe i usporedba s izvornim planom omogudava nam odgovore na
� Počinju (i završavaju) li aktivnosti prema planu; u slučaju da nije tako, hode li se
pomaknuti planirani datum završetka projekta?
� Troše li resursi više ili manje vremena nego što je planirano?
� U kojoj mjeri povedanje troškova aktivnosti povedava cjelokupnu cijenu projekta?
Ovisno o nivou kontrole nad projektom biramo metodu pradenja, te bilježimo:
� napredak prema planu – funkcionira dok god se aktivnosti odvijaju prema rasporedu!
� postotak završenosti pojedine aktivnosti
� stvarni početak, stvarni kraj, stvarni rad, stvarno i preostalo vrijeme za svaku aktivnost
U praksi se koriste kombinacije navedenih metoda pradenja.
Prije početka pradenja projekta moramo pohraniti „nit vodilju“ (eng. baseline) – referentni
smjer odvijanja projekta, a nakon toga pravodobno ažurirati status.
Razlika između „vodilje“ i trenutnog stanja pokazuje nam tijek izvedbe.
20

Status projekta: Izvješda i pogledi
Pogled na mrežni dijagram možemo aktivirati preko menija View -> Network Diagram.
21

Bilješke
22