SBC Podjetnik – november 2019: ZA podjetno Slovenijo. Več bo podjetnosti, bolje bomo živeli.

Digitalizacija procesov
95
Prehoda naj ne bo brez Predhodne
Podatkovne strategije
Brezpapirno poslovanje je sestavni del načrtovanja
celovite digitalne strategije, del te pa je tudi
podatkovna strategija. V njej je opredeljeno, kje in
na kakšen način podjetje zbira oziroma pridobiva
podatke, katere podatke ima na voljo, katere podatke
potrebuje in katere podatke lahko uporablja naprej,
poudarja Sandi Markon, direktor skupine Stroka.si
in član SBC – Kluba slovenskih podjetnikov.plače v
državi, kar pa je bilo spomladi že uzakonjeno
Proces od pobude do uvedbe prvih digitalnih
postopkov lahko traja več let, v praksi pa obstajajo
tudi podjetja, ki so prve digitalne rešitve uvedla v
samo nekaj mesecih od odločitve za investicijo.
Ko podjetja usvojijo prve korake, kmalu začnejo
razmišljati, kako izkoristiti prednosti digitalizacije
še na drugih poslovnih področjih, torej od nabave in
prodaje proti proizvodnji, upravljanju virov in storitev,
organizacije, pri vodenju in podobno. Vendar je tudi to
povezano z rastjo in razvojem.
Jasno je tudi, da digitalizacija postopkov ni
edina IT-naložba. Tu je še digitalizacija v proizvodnji,
pri kadrovski funkciji, delu s strankami in podobno.
Procesni dokumentni sistem podpira digitalizacijo
različnih funkcij in procesov v osnovni dejavnosti.
Janko Štefančič, direktor podjetja Genis, d. o.
o., ki ponuja rešitve za digitalizacijo obvladovanja
dokumentacije in delovnih postopkov, svetuje, naj
razmislek o brezpapirnem poslovanju v podjetju
spremlja pet temeljnih vidikov.
2informiranost in podpora: vključite vse, ki
jih spremembe zadevajo.
Spremembe oziroma izboljšave v smeri brezpapirnega
poslovanja so lahko uspešne samo
ob trdni podpori vodstva. Zato:
o tem informirajte notranjo organizacijo,
z internim projektnim timom in uvajalcem
pripravite predstavitev pozitivnih učinkov,
bodite pozorni, kaj izboljšava pomeni za
posameznega zaposlenega, da bo celotna
organizacija novost usvojila hitro in brez odpora.
V primeru digitalizacije zunanjega poslovanja
je treba obvestiti tudi kupce in dobavitelje (izdani
oziroma prejeti e-računi).
3Prva naloga: optimizacija obstoječih
procesov, šele nato digitalizacija.
Pri brezpapirnem poslovanju ne gre samo za
zamenjavo papirnih dokumentov z elektronskimi.
Občutne poslovne učinke pokaže šele
procesni dokumentni sistem, ki:
vključuje delovne tokove,
podpira posebnosti posameznega
postopka,
omogoča delo s transakcijskimi podatki
in je praviloma povezan z drugimi
poslovnimi informacijskimi sistemi.
Procesni dokumentni sistem uvaja popolno
digitalizacijo delovnih postopkov in avtomatizacijo
poslovnih procesov. Pri tem je pomembno, da se ne
digitalizira obstoječih postopkov, temveč se procese
najprej optimizira.
1Strategija in fokus: kratko, jedrnato in jasno.
Najprej razčistite, kaj želite doseči,
nato navdušite širši krog zaposlenih in
vodij
ter se nazadnje lotite izbiranja ustrezne
rešitve.
Svoje cilje in pričakovanja zapišite na en list A4.
oblaČne rešitve krePijo digitalno
konkurenČnost malih in srednjih Podjetij
Če je bila v preteklosti infrastruktura za upravljanje
podatkov dostopna le največjim podjetjem, je danes
drugače. Z uvedbo rešitev v oblaku se je moč pri
obdelavi podatkov bistveno okrepila. Te rešitve so
danes dostopne tudi malim in srednjim podjetjem.
Do njih lahko dostopajo ali jih najamejo za točno
določene potrebe in jih plačujejo po dejanski
uporabi. Umetna inteligenca in algoritmi danes niso
več novost, so pa ob poceni procesorski moči in
veliki količini zbranih podatkov danes lahko bistveno
bolj uporabni, pojasnjuje Sandi Markon.
vedeti je treba, kaj želite s Podatki
S prehodom s papirnega na brezpapirno je podjetje
naredilo prvi korak k avtomatizaciji poslovanja.
Izjemno pomemben je tudi naslednji: oblikovanje
sistematičnega pristopa, s katerim bo mogoče v
lokalnih bazah ali v oblaku najlažje najti podatke,
jih uspešno deliti med zaposlenimi, imeti nad njimi
pregled ter jih, kar je najpomembneje, pametno
uporabiti za nadaljnjo obdelavo in poslovne koristi,
poudarja Sandi Markon, direktor skupine Stroka.si in
član SBC – Kluba slovenskih podjetnikov.
Bistvenega pomena je torej, da se podjetje ne
ukvarja le z zbiranjem podatkov, pač pa ima tudi
jasno začrtano, kako jih namerava uporabiti. Primer:
interni podatki podjetja, združeni s podatki iz javnih
baz, v povezavi s sodobno tehnologijo strojnega
učenja omogočajo kakovostnejšo bazo podatkov in
lažje delo zaposlenih v podjetju.