SBC Podjetnik – november 2019: ZA podjetno Slovenijo. Več bo podjetnosti, bolje bomo živeli.

94
SBC | Digitalizacija procesov | November 2019
5 ključnih korakov
za prehod na
brezpapirno
poslovanje
Brez ideje, kaj s podatki,
digitalizacije ni mogoče šteti
za uspešno. Določiti je treba
postopke, kako hitro iskati in
distribuirati podatke ter imeti
nad njimi pregled.
Avtor: Marko Vidrih
Uvedba brezpapirnega poslovanja
v podjetju lahko izhaja iz povsem
operativnih zahtev. Tipičen primer
je pohitritev iskanja dokumentov.
lahko je tudi del taktike podjetja,
ki želi prek digitalizacije
uresničiti strateške cilje, na primer reorganizacijo
ali spremembo poslovnega modela.
Med razlogi, da se podjetja odločajo za
prehod na brezpapirno in pozneje povsem digitalno
poslovanje, so pomembni finančni; po nekaterih
izračunih namreč podjetje, ki na dan prejme več deset
računov, na leto lahko prihrani tudi več deset ali celo
več kot sto tisoč evrov.
zakaj na brezPaPirno?
Brezpapirni postopki so hitrejši od papirnih; zadnji
namreč ob odsotnosti pravih informacij v iskanje
pogosto vključujejo veliko ljudi, kar po nepotrebnem
obremenjuje notranje resurse in znižuje učinkovitost.
Digitalizacija je temelj za avtomatizacijo in s
tem zmanjšanje števila napak. Po podatkih Evropske
komisije je strošek napake na prejetem računu za
podjetje v povprečju 40 evrov. V primeru prejetih
papirnih računov in ročnih postopkov obravnave se
napake pojavljajo pri najmanj dveh odstotkih računov.
Eden od pomembnih vidikov je tudi vidik
odgovornosti, saj se z rastjo podjetja povečuje
število informacij. Če ni transparentnega sistema
odgovornosti, pa to pomeni več nejasnosti glede tega,
kdo je odgovoren za kaj, kar zmanjšuje učinkovitost
vodenja in ukrepanja.