84 <strong>SBC</strong> | Kadrovske evidence | September <strong>2019</strong> 5 vidikov, ki jih imejte v mislih, ko uvajate digitalizacijo kadrovskih evidenc. V podjetju Četrta pot svetujejo, kakšen naj bo sistem, ki ga boste izbrali: 1Povezuje naj tri ključne informacije: kadrovsko, časovno in plačno. Pozorni bodite, da sistem omogoča vodenje kadrovskih evidenc, registracije delovnega časa in obračuna plač. Takšen pristop znotraj enotnega informacijskega sistema rešuje v<strong>se</strong> troje in povečuje natančnost podatkov. To vam bo omogočilo pripravo poročil in različnih grafikonov, namenjenih vodstvu, ki sprejema strateške odločitve. 2Posreduje naj ključne in kakovostne informacije o časovnih dogodkih. Težite k temu, da bo sistem omogočal pregledne podatke o: dopustih ali krajši nekajurni odsotnosti z dela, bolniških odsotnostih in vrstah odsotnosti, urah, ki pre<strong>se</strong>gajo delavčev redni delovni čas na delovnem mestu, prekoračenih me<strong>se</strong>čnih kvotah ur, primanjkljaju ur zaradi »kadilskih« odsotnosti, podaljšanih malic, prekratkega delovnega časa (zamujanja na delo, predčasnih odhodov ...). 3Omogoča naj planiranje, razporeditev in vizualen prikaz, kaj in kdaj kdo dela. Sodobne IT-rešitve omogočajo razporejanje zaposlenih na različna delovišča ali delovna mesta, kar zagotovi nemoten potek delovnih procesov. Preprost vizualni pogled prikaže, kdaj je delavec planiran za redno delo, dežurstvo, pripravljenost na domu oziroma mu je odrejeno nadurno delo. Ne pozabite preveriti, ali je sistem sprogramiran tako, da vključuje zakonske in interne omejitve razporedov. 4Zagotavlja naj, da <strong>se</strong> izognete čezmernemu nabiranju ur. Stremite k temu, da izbrana rešitev ponuja 24-urno možnost, ki zaposlenemu omogoča najavo odsotnosti med delovnim časom (tako imenovana e-dovolilnica). E-dovolilnica <strong>se</strong> uporablja pri odobritvi dela zunaj rednega delovnega časa. S tem <strong>se</strong> podjetje izogne čezmernemu nabiranju ur, obenem pa je na preprost in pregleden način omogočena najava dopustov, izobraževanj in drugih celodnevnih odsotnosti. Rešitev naj bo takšna, da odgovorni najavo odobri ali zavrne v aplikaciji, ki deluje tudi na pametnem telefonu. 5Deluje naj tako, da zaposleni prevzamejo odgovornost za pravilnost podatkov. Primer vzpostavljanja odgovornosti za oddajo pravilnih podatkov: sodobne rešitve za službene poti (potni nalogi) omogočajo, da zaposleni sami napovedo službeno pot, rezervirajo službeno vozilo in po vrnitvi sami izvedejo obračun stroškov. Pametne rešitve poskrbijo, da <strong>se</strong> na enem mestu nalog odpre in po potrditvi obračuna tudi zaključi. Tako so podatki pripravljeni za prenos v zunanji sistem in izvedbo povračil. Komunikacija med deležniki procesa potnih nalogov v celoti poteka v elektronski obliki. Pametne rešitve onkraj kadrovskega področja Ponudniki digitalnih rešitev evidentiranja delovnega časa, kot sta Četrta pot in Špica International, so danes specializirani tudi za druge digitalne rešitve, ki optimizirajo delovne proce<strong>se</strong>. Primeri takšnih rešitev so kontrole dostopa na parkirišča, mobilne aplikacije za registracijo delovnega časa s pametnimi telefoni, centralno tiskanje na multifunkcijskih tiskalnikih, avtomati za kavo, izklop/vklop alarma, rešitve za delo od doma in podobno. »Zdaj je kartica lahko na steni in imate terminal (telefon) v roki. S telefonom lahko beležite čas na terenu, lokacijo in tudi nalogo, ki jo izvajate ter ste jo zaključili pri določenem kupcu. V<strong>se</strong> našteto vodi v optimizacijo časa ter boljšo produktivnost in učinkovitost,« pravi Tone Stanovnik. Sebastjan Kepic pa poudarja: »Pametni telefon je postal IDmedij za registracijo in/ali identifikacijo zaposlenih kjerkoli in kadarkoli – v podjetju ali zunaj njega. Veliko podjetij, ki razumejo pridobitve in prednosti sodobnih tehnologij, <strong>se</strong> danes že odloča za tovrstne rešitve.«
Lahko noč, skrbi. Zavarujte večino tveganj svojega malega ali mikro podjetja z bogatim izborom zavarovanj za podjetja. 85 Triglav podjetniški komplet Združite zavarovanja svojega podjetja in prihranite do 25 %.