Handbók - Mannauðsmál
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Gildir frá<br />
01/08/19<br />
<strong>Mannauðsmál</strong><br />
<strong>Mannauðsmál</strong><br />
Verklag og reglur<br />
<strong>Mannauðsmál</strong><br />
Verklag og reglur<br />
1
Efnisyfirlit<br />
<strong>Mannauðsmál</strong> ............................................................................................................................................. 1<br />
1. Mannauðsstefna .................................................................................................................................. 1<br />
2. Reglur um ráðningu starfsfólks ........................................................................................................ 2<br />
2.1 Ábyrgð á ráðningum ...................................................................................................................... 2<br />
2.2 Mikilvægar tímasetningar .............................................................................................................. 2<br />
2.3 Efni ráðningarsamninga ................................................................................................................. 2<br />
2.4 Efni verktakasamninga um kennslu ............................................................................................... 2<br />
3. Gerð starfslýsinga ............................................................................................................................... 3<br />
4. Móttaka nýrra starfsmanna .............................................................................................................. 4<br />
4.1 Ábyrgð á móttöku nýrra starfsmanna ............................................................................................ 4<br />
4.2 Lýsing á verklagi við móttöku nýrra starfsmanna ......................................................................... 4<br />
4.2.1 Kynning fyrir nýja starfsmenn ................................................................................................ 4<br />
5. Fræðslusjóður Háskólans á Bifröst - reglur ..................................................................................... 5<br />
6. Reglur um störf dómnefnda, ráðningar og framgang háskólakennara ........................................ 6<br />
6.1 Nýráðningar í akademískt starf ...................................................................................................... 6<br />
6.2 Framgangur í akademísku starfi..................................................................................................... 6<br />
6.3 Umsóknir um framgang í starfi ...................................................................................................... 6<br />
6.4 Lágmarksstig fyrir hvern starfsþátt við nýráðningar og framgangsmat......................................... 7<br />
6.5 Hlutverk dómnefnda við Háskólann á Bifröst ............................................................................... 7<br />
6.6 Mat á hæfi umsækjenda ................................................................................................................. 7<br />
6.6.1 Forsendur ................................................................................................................................ 8<br />
6.6.2 Menntun .................................................................................................................................. 8<br />
6.6.3 Rannsóknir .............................................................................................................................. 8<br />
6.6.4 Kennsla ................................................................................................................................... 8<br />
6.6.5 Stjórnun .................................................................................................................................. 9<br />
6.6.6 Önnur störf .............................................................................................................................. 9<br />
6.7 Um meðferð dómnefndarálits og afgreiðslu máls .......................................................................... 9<br />
7. Launakerfi fastráðinna akademískra starfsmanna ....................................................................... 11<br />
8. Umbun fyrir rannsóknavirkni og reglur um rannsóknaleyfi ....................................................... 12<br />
8.1 Rannsóknasjóður Háskólans á Bifröst ......................................................................................... 12<br />
8.2 Ráðstöfun rannsóknarstyrkja ....................................................................................................... 12<br />
8.3 Rannsóknarleyfi ........................................................................................................................... 12<br />
9. Starfsmannasamtöl ........................................................................................................................... 13<br />
9.1 Ábyrgð á framkvæmd starfsmannasamtals .................................................................................. 13<br />
9.2 Lýsing á framkvæmd starfsmannasamtala ................................................................................... 13<br />
9.2.1 Helstu þættir starfsmannasamtals: ........................................................................................ 13<br />
10. Starfslok .......................................................................................................................................... 14
11. Verklagsreglur um viðbrögð við kynbundnu og kynferðislegu áreiti og ofbeldi ..................... 15<br />
Yfirfarið á fundi í Háskólaráði 15. maí 2019<br />
Gildir frá 1. ágúst 2019<br />
Staðfest af rektor 4. júní 2019
<strong>Mannauðsmál</strong> - verklag og reglur<br />
Í þessari handbók má finna verklag og reglur er tilheyra mannauðsmálum við Háskólann á Bifröst.<br />
Markmiðið með handbókinni er að auðvelda stjórnendum ráðningaferli, móttöku starfsmanna og umsýslu<br />
við starfslok, sem og að veita starfsmönnum aðgengi að því verklagi sem á að vera til staðar við<br />
ráðningar, móttöku í starf og við starfslok.<br />
1. Mannauðsstefna<br />
Mannauðsstefna Háskólans á Bifröst byggir á hlutverki, framtíðarsýn og grunngildum skólans sem er að<br />
mennta samfélagslega ábyrga leiðtoga og vera leiðandi í námsframboði og kennsluháttum sem mótast af<br />
áherslum á samfélagsábyrgð og sjálfbærni. Grunngildi skólans eru samvinna, frumkvæði og ábyrgð.<br />
Mannauðsstefna Bifrastar gengur út á að starfsfólki líði afbragðsvel í starfi samhliða því að það geti<br />
framfylgt stefnu skólans og hlutverki hans í samfélaginu.<br />
Starfsfólk Bifrastar helgar sig stefnu, framtíðarsýn og grunngildum skólans, er samfélagslega ábyrgt, og<br />
er reiðubúið að taka frumkvæði og vera leiðandi á sínu sviði. Ennfremur er starfsfólk tilbúið að læra og<br />
deila þekkingu og er reiðubúið að vera hluti af teymi sem leitast við að þjóna sem best öllum<br />
hlutaðeigandi aðilum, þ.á.m. nemendum, starfsfólki, samfélaginu og öðrum velunnurum skólans.<br />
Það þýðir meðal annars að:<br />
• Starfsfólk er meðvitað um hlutverk, framtíðarsýn og grunngildi skólans.<br />
• Skólinn fræðir starfsfólk um hlutverk, framtíðarsýn og grunngildi skólans og gerir því kleift að<br />
starfa eftir þessum þáttum.<br />
Háskólinn á Bifröst er vinnustaður sem lítur á starfsfólkið sem lykilþátt í velgengni skólans. Háskólinn á<br />
Bifröst hefur það sem megin markmið að gefa starfsfólki kost á að vaxa og dafna, jafnt í starfi sem og í<br />
einkalífi, og að það geti nýtt styrkleika sína sem best.<br />
Þetta þýðir meðal annars að:<br />
• Bifröst býður starfsfólki upp á viðeigandi starfsþjálfun<br />
• Bifröst leggur áherslu á markvissa starfsþróun í samvinnu við starfsfólk<br />
• Bifröst leggur áherslu á eflingu bæði líkamlegar og andlegrar vellíðunar<br />
• Bifröst leggur áherslu á sanngirni og jafnrétti á öllum sviðum og virðir réttindi og skyldur<br />
starfsfólks<br />
• Starfsfólk fær tækifæri til að njóta bæði vinnu og einkalífs<br />
• Starfsfólk fær tækifæri til að vera skapandi og leiðandi á sínu sviði og njóta lífsins!<br />
Tilgangur mannauðsstefnu Háskólans á Bifröst er að starfsfólk fái að njóta sín til fullnustu í starfi<br />
samhliða að framfylgja stefnu og gildum skólans. Þannig mun Háskólinn á Bifröst geta þjónað<br />
starfsfólki, nemendum, velunnurum og samfélagi sínu.<br />
1
2. Reglur um ráðningu starfsfólks<br />
Tilgangur reglnanna er að skilgreina forsendur og skilyrði ráðninga starfsfólks Háskólans á Bifröst.<br />
2.1 Ábyrgð á ráðningum<br />
Rektor sér um ráðningar prófessora, dósenta og lektora að fengnu mati dómnefndar og að fengnu áliti<br />
deildarforseta. Hann sér einnig um ráðningar aðjúnkta, deildarforseta og framkvæmdastjóra.<br />
Deildarforsetar ráða stundakennara.<br />
Framkvæmdastjórar ráða aðra starfsmenn skólans í samráði við rektor.<br />
2.2 Mikilvægar tímasetningar<br />
Ráðningarsamningur skal liggja fyrir áður en starfsmaður hefur störf þegar um fastráðningu er að ræða.<br />
Samningur við stundakennara skal liggja fyrir áður en hlutaðeigandi hefur störf. Fjármálastjóri ber ábyrgð<br />
á frágangi samninga.<br />
Í samningi stundakennara skal taka fram að stundakennari þarf að sækja námskeið og kynna sér<br />
fræðsluefni fyrir kennara um kennsluhætti og kennslufræði skólans.<br />
2.3 Efni ráðningarsamninga<br />
Í ráðningarsamningi skulu að lágmarki eftirfarandi þættir koma fram:<br />
• Vinnuveitandi<br />
• Næsti yfirmaður<br />
• Heiti starfs / nafn starfsmanns<br />
• Ábyrgðar- og starfssvið (starfshlutfall, starfslýsing)<br />
• Trúnaður og eignarhald gagna (meðferð gagna ofl)<br />
• Launakjör<br />
• Orlof og veikindi<br />
• Búnaður<br />
• Samningstími og starfslok<br />
• Almenn ákvæði um að fylgja reglugerð skólans og að horft sé til siðareglna<br />
• Dagsetning<br />
• Undirritun rektors/ framkvæmdastjóra/deildarforseta og starfsmanns.<br />
Ráðningarsamningur skal kynntur launafulltrúa og fjármálastjóra, eftir undirritun samnings.<br />
Ráðningarsamningur skal gerður í tvíriti og er annað þeirra í vörslu fjármálastjóra en hitt í vörslu<br />
starfsmanns, ásamt starfslýsingu viðkomandi.<br />
2.4 Efni verktakasamninga um kennslu<br />
Í verktakasamningi um kennslu skulu að lágmarki eftirfarandi þættir koma fram:<br />
• Verkkaupi<br />
• Tengiliðir verkkaupa<br />
• Verktaki/kennari<br />
• Námskeið (eitt eða fleiri og tímasetningar)<br />
• Upplýsingar um einingar, áætlaður fjöldi nemenda, tungumál, tímasetningu kennslu, tímasetningu<br />
vinnuhelga í fjarnámi, umsamda þóknun og fríðindi.<br />
Samningur um kennslu er á rafrænu formi og skal staðfestur með tölvupósti frá verktaka/kennara.<br />
Samningur um kennslu á rafrænu formi skal vistaður hjá fjármálastjóra og í skjalasafni skólans.<br />
2
3. Gerð starfslýsinga<br />
3.1 Inngangur<br />
Starfslýsingar skulu vera til staðar fyrir öll störf við Háskólann á Bifröst. Þær innihalda yfirlit yfir öll<br />
helstu verkefni sem unnin eru af starfsfólki skólans og draga fram verkaskiptingu og sérstöðu einstakra<br />
starfa. Starfslýsingar skulu nýtast sem stjórnunartæki og vera m.a. grundvöllur fyrir jafnlaunavottun.<br />
Starfslýsingar eru grunnur að starfslýsingum í ráðningarsamningum. Gert er ráð fyrir að starfslýsingar<br />
þróist og breytist í tímans rás samfara öðrum breytingum á starfsumhverfi, tækni, hugbúnaði, kerfum og<br />
starfsháttum. Mikilvægt er að starfslýsingar verði uppfærðar jafnóðum og tilefni myndast og að<br />
heildarendurskoðun fari fram öðru hverju til að tryggja samræmi.<br />
3.2 Innihald starfslýsinga<br />
Í starfslýsingu þarf að koma fram á hvaða starfssviði skólans starfið tilheyrir samkvæmt skipuriti og hver<br />
sé næsti yfirmaður. Heiti starfsins þarf að vera lýsandi fyrir meginverkefni þess og ábyrgðarsvið.<br />
Markmið starfsins þurfa að koma fram. Í starfslýsingu þurfa helstu verkefni starfsmanns að vera talin upp<br />
og lýst í hnitmiðuðu máli. Fjalla þarf um hvaða kröfur eru gerðar til starfsmanns í starfinu og hvaða<br />
hæfni ætlast er til. Geta þarf þess ef starfinu fylgja skyldur um þátttöku í formlegum ráðum, nefndum eða<br />
vinnuhópum innan eða utan skólans. Ekki er gert ráð fyrir að starfslýsingar þurfi að vera lengri en 150<br />
orð.<br />
3.3 Breytingar á starfslýsingum<br />
Haldið er utan um allar starfslýsingar á fjármálasviði skólans samhliða ráðningarsamningum. Ábyrgð á<br />
gerð og þróun starfslýsinga í einstökum ráðningarsamningum er hjá næsta yfirmanni viðkomandi<br />
starfsmanns. Mikilvægt er að vekja sérstaka athygli fjármálasviðs þegar breytingar verða á<br />
starfslýsingum.<br />
3.4 Starfslýsing í ráðningarsamningi<br />
Starfslýsing skal vera í ráðningarsamningi eða viðauki með honum og mælt er með því að hún sé jafnan<br />
yfirfarin í árlegum starfsmannasamtölum. Gæta þarf að því að verkefni einstakra starfsmanna geta mótast<br />
og þróast með tilliti til menntunar, þekkingar, hæfileika og áhuga viðkomandi og huga þarf að því<br />
hvernig starfslýsing viðkomandi starfs breytist og fellur inn verkaskiptingu innan skólans.<br />
Í starfslýsingu í ráðningarsamningi má jafnframt taka fram ýmis einstaklingsbundin atriði s.s. þátttöku í<br />
nefndum eða ráðum innan skólans eða utan.<br />
3
4. Móttaka nýrra starfsmanna<br />
Háskólinn á Bifröst vill tryggja að vel sé tekið á móti nýjum starfsmönnum, hvað varðar aðbúnað, þjálfun<br />
og kynningu innan skólans.<br />
4.1 Ábyrgð á móttöku nýrra starfsmanna<br />
Næsti yfirmaður ber ábyrgð á móttöku nýrra starfsmanna.<br />
4.2 Lýsing á verklagi við móttöku nýrra starfsmanna<br />
Áður en nýr starfsmaður kemur til starfa þarf m.a. að huga að þáttum eins og tilkynningum til annarra<br />
starfsmanna háskólans og nemenda eins og við á, starfssviði viðkomandi, undirbúningi nauðsynlegrar<br />
vinnuaðstöðu og búnaðs, frágangi ráðningarsamnings. Yfirmenn gæta þess að nýr starfsmaður fái þann<br />
stuðning sem þarf í upphafi starfsferils.<br />
Við ráðningu stundakennara þarf að tilkynna rektor, framkvæmdastjóra rekstrar og fjármála,<br />
framkvæmdastjóra kennslu og þjónustu, verkefnastjóra kennslu, þjónustustjóra, netstjóra og vefstjóra um<br />
ráðningu stundakennarans. Einnig þarf að miðla upplýsingum um fullt nafn, kennitölu, menntun,<br />
símanúmer, netföng og heiti námskeiða sem viðkomandi mun kenna til ofangreindra aðila.<br />
Uppfæra þarf starfsmannalista á heimasíðu skólans og þar sem við á.<br />
Fyrsti vinnudagur:<br />
Grunnkynning á fyrirkomulagi, umhverfi og starfsháttum háskólans í samræmi við gátlista um móttöku<br />
nýrra starfsmanna og kynna nýjan starfsmann persónulega fyrir starfsfólki á staðnum.<br />
4.2.1 Kynning fyrir nýja starfsmenn<br />
Meginefni gátlista:<br />
1. Kennslufræði og kynning á starfsemi hlutaðeigandi sviðs Háskólans á Bifröst.<br />
2. Kynning á stefnu og reglugerð háskólans, ásamt helstu reglum um nám og kennslu<br />
4. Dagskrá skólaársins<br />
5. Kynning á hlutverkum starfsmanna á háskólaskrifstofu<br />
6. Kynning á kennslukerfi, nemendaskrárkerfi og upplýsingatækni skólans, bókasafni og skjalavörslu.<br />
4
5. Fræðslusjóður Háskólans á Bifröst - reglur<br />
1. Fræðslusjóður Háskólans á Bifröst var stofnaður með sérstöku 6 milljóna króna framlagi við<br />
samþykkt fjárhagsáætlunar skólans fyrir árið 2016. Framlag til sjóðsins er ákveðið við gerð<br />
fjárhagsáætlunar hverju sinni en viðmiðunarupphæð er 2,5% af framlagi ríkisins til skólans.<br />
2. Stjórn sjóðsins skipa rektor, kennslustjóri og fjármálastjóri. Rektor er formaður stjórnarninnar.<br />
Fjármálastjóri er varaformaður.<br />
3. Stjórn sjóðsins setur starfsreglur og mótar starfshætti sjóðsins. Þess skal gætt að reglurnar séu<br />
birtar með viðeigandi hætti og kunnugar starfsfólki Háskólans á Bifröst. Stjórn fræðslusjóðsins<br />
skal funda eftir þörfum og halda fundargerðir.<br />
4. Hlutverk Fræðslusjóðs er að efla þekkingu meðal starfsmanna Háskólans á Bifröst sem nýtist<br />
skólanum beint eða óbeint. Áhersla er m.a. lögð á að hvetja til samstarfs í rannsóknum innanlands<br />
sem erlendis, nýsköpunar í kennslu og að efla þekkingingargrunn skólans.<br />
5. Fræðslusjóður greiðir fyrir útlagðan kostnað starfsmanna eða skólans vegna:<br />
a. Kostnaðar við námskeið sem haldin eru fyrir starfsmenn skólans<br />
b. Kostnaðar einstakra starfsmanna vegna þátttökugjalda á ráðstefnum, námskeiðum eða annarri<br />
sambærilegri starfsemi eða þjónustu.<br />
c. Kostnaðar einstakra starfsmanna vegna tilheyrandi ferðakostnaðar innan lands eða erlendis eftir<br />
því sem við á samkvæmt samkomulagi og venjum.<br />
d. Kostnaðar vegna aðildar að fagfélögum, að hluta eða öllu leyti, enda tengist það fræðasviði<br />
viðkomandi og nýtist fyrir Háskólann á Bifröst.<br />
e. Fengnir styrkir eða framlög vegna kostnaðar starfsmanna dragast frá greiðslum Fræðslusjóðs.<br />
f. Skólagjalda, að hluta samkvæmt samkomulagi, vilji starfsmaður afla sér viðbótarmenntunar við<br />
viðurkenndan háskóla, t.d. vegna doktorsnáms. Starfsmenn fá 50% afslátt á skólagjöldum við<br />
Háskólann á Bifröst. Þetta á þó ekki við um nemendur í tilfallandi hlutastörfum.<br />
6. Starfsmenn í 100% starfshlutfalli geta fengið að vinna að doktorsverkefnum í fyrirfram skilgreindu<br />
starfshlutfalli og halda skal utan um launakostnað vegna slíks og telst hann til útgjalda<br />
Fræðslusjóðs.<br />
7. Kostnaður vegna þess vinnutíma starfsmanna sem fer í að afla þekkingar s.s. á námskeiðum eða<br />
ráðstefnum er ekki talinn til útgjalda Fræðslusjóðs.<br />
8. Stjórn Fræðslusjóðs tekur við umsóknum um framlög og skulu þær vera skriflegar.<br />
5
6. Reglur um störf dómnefnda, ráðningar og framgang háskólakennara<br />
Tilgangur þessara reglna er að tryggja faglegar nýráðningar við skólann.<br />
Reglur þessar gilda um nýráðningar lektora/sérfræðinga, dósenta og prófessora við Háskólann á Bifröst og<br />
framgang þeirra í starfi á hverjum tíma.<br />
Við nýráðningar akademískra starfsmanna skal horft til laga um háskóla nr. 63/2006. Einnig skal taka mið<br />
af lögum nr. 85/2008 um opinbera háskóla. Reglur um ráðningar starfsfólks og framgang eru í reglugerð<br />
Háskólans á Bifröst.<br />
6.1 Nýráðningar í akademískt starf<br />
Rektor tekur ákvörðun um að stofna til nýrra akademískra starfa samkvæmt tillögu hlutaðeigandi deildar<br />
og að fengnu samþykki stjórnar skólans.<br />
Að fengnu samþykki rektors skulu allar nýjar akademískar stöður auglýstar á opinberum vettvangi, sbr. 10.<br />
gr. reglugerðar Háskólans á Bifröst<br />
Umsóknir um nýjar stöður eða framgang skulu berast rektor sem staðfestir móttöku umsókna með bréfi til<br />
umsækjenda.<br />
Umsækjendur skulu láta fylgja umsókn sinni upplýsingar um kennslu- og vísindastörf þau er þeir hafa<br />
unnið, ritsmíðar og rannsóknir, svo og vottorð um námsferil sinn og störf. Með umsókninni skulu send<br />
eintök af vísindalegum ritum og ritgerðum, birtum eða óbirtum, sem umsækjendur óska eftir að tekin verði<br />
til mats. Þegar fleiri en einn höfundur stendur að ritverki skal umsækjandi gera grein fyrir framlagi sínu til<br />
verksins. Einnig er nauðsynlegt að í umsókn komi fram verkefni sem umsækjendur hafi unnið að, hverju<br />
þeir eru að vinna að og hver áform þeirra eru. Ennfremur er ætlast til þess að umsækjendur láti fylgja<br />
með umsagnir um kennslu- og stjórnunarstörf sín, eftir því sem við á.<br />
6.2 Framgangur í akademísku starfi<br />
Eins og fram kemur í 12. gr. reglugerðar Háskólans á Bifröst er heimilt, án auglýsingar, að flytja lektor úr<br />
lektorsstöðu í dósentsstöðu og dósent úr dósentsstöðu í prófessorsstöðu að undangengnu mati<br />
framgangsnefndar háskólans. Með beiðni um slíkan framgang skal fara skv. 12. gr. reglugerðar Háskólans<br />
á Bifröst. Endanleg ákvörðun um framgang er í höndum rektors, en engum má veita framgang í prófessorseða<br />
dósentsstöðu nema meirihluti framgangsnefndar telji hann til þess hæfan.<br />
Markmið framgangskerfis Háskólans á Bifröst er að hvetja akademíska starfsmenn til virkni og árangurs í<br />
starfi og auka þannig gæði kennslu og rannsókna innan Háskólans á Bifröst. Matskerfi opinberu<br />
háskólanna er notað við faglegt mat á frammistöðu og árangri í rannsóknum, kennslu og stjórnun.<br />
6.3 Umsóknir um framgang í starfi<br />
Umsækjandi um framgang í starfi leggur fram umsókn ásamt<br />
greinargerð um rannsóknavirkni, kennslustörf, stjórnunarstörf og önnur sambærileg störf.<br />
Þegar álit framgangsnefndar liggur fyrir metur rektor hvort veita beri umbeðinn framgang m.a. á grundvelli<br />
fyrirliggjandi nefndarálits. Ef það er niðurstaða rektors að ekki sé rétt að veita umbeðinn framgang ber<br />
honum að rökstyðja þá niðurstöðu sína.<br />
6
6.4 Lágmarksstig fyrir hvern starfsþátt við nýráðningar og<br />
framgangsmat<br />
Miðað er við hefðbundna skiptingu starfsþátta milli rannsókna, kennslu og stjórnunar, stig í töflu<br />
1. Dómnefnd getur við sérstakar aðstæður gert meiri eða minni kröfur ef hún telur ástæðu til. Hér er átt við<br />
aðstæður t.d. í ljósi ríkrar áherslu háskólans á góð tengsl við atvinnulífið. Víki mat dómnefndar verulega<br />
frá lágmarksstigum fyrir hvern starfsþátt kennara eða sérfræðinga, sem fram koma í reglum þessum, þarf<br />
hún að rökstyðja það enda um frávik frá meginreglu að ræða.<br />
Umsækjendur um framgang í prófessorsstarf skulu vera virkir í rannsóknum og hafa sýnt verulega hæfni<br />
og frumkvæði í vísindastörfum.<br />
Tafla 1. Lágmarksstig fyrir hvern starfsþátt kennara<br />
Rannsóknir Kennsla Stjórnun, þjónusta, Mismunur Alls<br />
annað<br />
Lektor/Sérfræðingur 30 - - 0 30<br />
Dósent 130 20 - 50 200<br />
Prófessor 270 50 - 80 400<br />
6.5 Hlutverk dómnefnda við Háskólann á Bifröst<br />
Til að dæma um hæfi umsækjenda til að gegna stöðu prófessors, dósents eða lektors/sérfræðings við<br />
Háskólann á Bifröst skipar rektor þriggja manna dómnefnd.<br />
Dómnefnd skal meta hvern umsækjanda á þann veg að ótvírætt komi fram hvort hún dæmir hann hæfan<br />
eða ekki hæfan til að gegna því starfi sem um ræðir. Hún metur hvort menntun og aðrar forsendur<br />
umsækjanda falli með eðlilegum hætti innan þess sviðs sem auglýsing kveður á um. Í áliti dómnefndar skal<br />
koma fram rökstuðningur fyrir dómi hennar um hæfi umsækjanda og auk þess þær upplýsingar sem<br />
dómnefnd telur leiðbeinandi fyrir rektor við endanlega ákvörðun um ráðningu eða framgang.<br />
Ef ágreiningur er í dómnefnd skulu greidd atkvæði sérstaklega um hvern umsækjanda og ber hverjum<br />
dómnefndarmanni þá að taka afstöðu. Minnihluta gefst kostur á að gera grein fyrir máli sínu með séráliti.<br />
Teljist umsækjandi ekki hæfur ber dómnefnd að gera grein fyrir þeirri niðurstöðu.<br />
Telji dómnefnd líkur á að umsækjandi uppfylli kröfur um að gegna æðri stöðu en ráðið skal í hverju sinni<br />
skal hún geta þess í dómnefndarálitinu, en ekki þarf að rökstyðja það með sama hætti og álitið um stöðuna<br />
sem til stendur að ráða í. Dómnefnd skal ekki raða hæfum umsækjendum m.t.t. þess starfs sem um ræðir<br />
nema rektor hafi sérstaklega farið fram á slíkt.<br />
Í upphafi dómnefndarálits skal dómnefnd gera grein fyrir þeim forsendum, gögnum og heimildum sem hún<br />
byggir á í mati sínu á umsækjendum og vinnubrögðum sínum við mat á umsækjendum. Í dómnefndaráliti<br />
skal vera ritaskrá/verkaskrá umsækjenda sem þeir hafa látið fylgja umsókn sinni og greinargerð um<br />
námsferil þeirra og fyrri störf.<br />
Dómnefnd er heimilt að óska eftir því við umsækjendur að þeir láti í té viðbótargögn. Í þessu efni skal<br />
nefndin láta umsækjendur njóta jafnræðis.<br />
Dómnefnd skal hraða störfum sínum eftir föngum og skal hún að jafnaði hafa lokið störfum innan<br />
mánaðar frá því að umsóknarfresti lauk.<br />
Að loknu starfi dómnefndar skal hún skila umsóknargögnum til skjalavarðar skólans til varðveislu.<br />
6.6 Mat á hæfi umsækjenda<br />
Hér á eftir fara lýsingar á viðmiðum sem dómnefnd ber að hafa í huga þegar hæfi umsækjanda er metið.<br />
Þessi viðmið eiga yfirleitt jafnt við nýráðningar og framgang í starfi.<br />
7
6.6.1 Forsendur<br />
Háskólinn á Bifröst er vísindaleg mennta- og rannsóknastofnun. Háskólanum ber að sinna bæði kennslu og<br />
rannsóknum, starfsmenntun og rannsóknartengdu framhaldsnámi. Þetta meginmarkmið Háskólans<br />
á Bifröst ber dómnefnd að hafa í huga við mat á hæfi háskólakennara.<br />
Þá ber dómnefnd að hafa í huga að störf akademískra starfsmanna við Háskólann á Bifröst eru fólgin<br />
í rannsóknum, kennslu og stjórnun. Hér á eftir verður fjallað um hvern þessara starfsþátta fyrir sig.<br />
6.6.2 Menntun<br />
Umsækjandi um dósentsstöðu skal að jafnaði hafa lokið doktorsprófi eða hliðstæðu háskólanámi sem felst<br />
að verulegu leyti í þjálfun til sjálfstæðra rannsóknarstarfa.<br />
Umsækjandi um prófessorsstöðu skal að jafnaði hafa lokið doktorsprófi eða hliðstæðu háskólaprófi sem<br />
felur í sér fyllstu kröfur um sjálfstæða rannsóknarvinnu. Sjálfstæð rannsóknarstörf má meta sambærileg við<br />
doktorspróf enda hafi umsækjandi lokið veigamiklu rannsóknarverkefni eða fleiri samstæðum verkum sem<br />
sýna traust tök á aðferðum hlutaðeigandi greinar og staðgóða þekkingu á henni. Gera skal kröfu um<br />
að niðurstöður slíkra rannsókna hafi verið birtar á viðurkenndum vettvangi.<br />
6.6.3 Rannsóknir<br />
Við mat á rannsóknum og þróunarverkefnum skal leggja áherslu á vísindagildi þeirra. Gefa skal gaum að<br />
frumleika þeirra og sjálfstæði gagnvart öðrum rannsóknum og ritverkum, meðferð heimilda og<br />
vinnubrögðum, nýjungum og notagildi. Einnig er heimilt að taka tillit til starfa að rannsóknum sem standa<br />
yfir þó að niðurstöður liggi ekki fyrir, enda lýsi umsækjandi eðli þeirra og umfangi og geri grein fyrir stöðu<br />
þeirra. Við mat á rannsóknum og þróunarverkefnum er eðlilegt að tillit sé tekið til lokaverkefna<br />
í háskólanámi (kandídats- eða meistaraprófsritgerða og doktorsritgerða). Þá skal meta útgefin hugverk,<br />
fræðileg rit, prentuð eða fjölrituð, rit um þróunarverkefni, útgefið námsefni, greinar í fræðilegum tímaritum<br />
og bókum (safnritum), innlendum og erlendum, þar sem efni er metið af sérfræðingum, svo og greinar í<br />
öðrum tímaritum og bókum, fræðilegar útgáfur og ritdóma. Þá skal meta greiningartæki, próf og önnur<br />
gögn sem samin eru með hagnýta notkun fagstétta á vettvangi í huga. Þá skal og meta þýðingar úr erlendum<br />
málum, verk á mynd- og hljóðböndum, einkaleyfi, svo og frumsamin eða aðlöguð tölvuforrit. Heimilt er<br />
að taka tillit til óbirtra verka, t.d. greina og fræðilegra fyrirlestra.<br />
Við mat á rannsóknum er heimilt að taka tillit til stjórnunarstarfa sem falla undir sérsvið umsækjanda, t.d.<br />
stjórn og skipulagningu langtímarannsóknarverkefna, undirbúning og stjórn fræðilegra ráðstefna, ritstjórn<br />
fagtímarita og þjálfunarstörf.<br />
Dósentar og prófessorar skulu sýna ótvírætt fram á hæfni sína til sjálfstæðra starfa að nýsköpun þekkingar.<br />
Umsækjendur um prófessorsstöður þurfa að vera virkir á sínu sérsviði og hafa sýnt verulega hæfni og<br />
frumkvæði í vísindastörfum. Auk hinna almennu ákvæða um lágmarkskröfur og mat starfsþátta, sem þegar<br />
hafa verið tíunduð, skal dómnefnd taka mið af þeim kröfum sem gerðar eru til umsækjenda um sambærileg<br />
störf í viðurkenndum erlendum og innlendum vísindastofnunum.<br />
6.6.4 Kennsla<br />
Við mat á kennslu skal leggja áherslu á hæfni umsækjanda til kennslu á hlutaðeigandi sérsviði þannig að<br />
hún nýtist nemendum sem best.<br />
Nýráðning. Umsækjandi skal láta fylgja umsókn sinni rökstudda greinargerð þar sem fram kemur á hvaða<br />
þætti hlutaðeigandi sviðs hann vill leggja áherslu, hvernig vinnubrögðum hann hyggst beita og hvernig<br />
hann hyggst meta árangur sinn og nemenda. Hafi umsækjandi kennslureynslu á háskólastigi og/eða<br />
öðrum skólastigum, skal hann einnig láta fylgja greinargerð þar um, ásamt öðrum þeim gögnum sem snerta<br />
kennslureynslu hans.<br />
8
Framgangur. Meta skal eftir föngum kennsluferil umsækjanda, samningu kennslugagna og<br />
leiðbeininga, fjölbreytni og nýjungum í kennsluaðferðum, frumkvæði að uppbyggingu og endurbótum á<br />
kennslu og viðleitni til að vekja nemendur til sjálfstæðra og fræðilegra vinnubragða eða til<br />
samvinnuverkefna, þar sem það á við. Þá skal meta umsjón með og frumkvæði að skipulagningu<br />
námsgreina og námskeiða svo og að kynningu á þróun og nýjungum<br />
á kennslusviði hlutaðeigandi starfsmanns. Jafnframt skal leggja mat á samstarf við erlendar stofnanir og<br />
sérfræðinga, svo og tengsl við innlendar stofnanir. Einnig skal metin umsjón með lokaverkefnum<br />
nemenda.<br />
Við mat á kennsluþættinum má leggja til grundvallar umsögn deildar, brautar, skorar eða nemenda, svo og<br />
faglegt mat á kennslu ef því verður við komið. Dómnefnd er heimilt að nýta gögn sem aflað hefur verið í<br />
tengslum við kennslumat á vegum Háskólans á Bifröst.<br />
6.6.5 Stjórnun<br />
Við mat á stjórnun skal leggja áherslu á frumkvæði og forystuhæfni umsækjanda, hæfni til sjálfstæðrar<br />
skipulagningar og áætlunargerðar sem og til að vinna að stjórnsýsluverkefnum með öðrum.<br />
Stjórnun verður ekki alltaf glöggt afmörkuð frá rannsóknum og kennslu. Stundum getur því verið eðlilegt<br />
að meta þennan starfsþátt sem hluta af hinum tveimur en varast ber þá að tvítelja hann.<br />
Þáttum sem metnir verða má skipta í tvennt:<br />
a) Reynsla af stjórnun og skipulagningu. Um er að ræða atriði er umsækjandi getur vottað með gögnum<br />
sem hægt er að meta: (1) Skipulagning á sjálfstæðum eða samþættum námskeiðum. (2) Stjórnunargögn<br />
sem umsækjandi hefur samið sjálfur eða átt hlut að því að semja (umsagnir, álitsgerðir, tillögur, drög að<br />
reglum eða reglugerðum o.s.frv.). (3) Þátttaka í nefndum sem umsækjandi hefur verið kjörinn eða skipaður<br />
í. (4) Þátttaka í stjórnum og ráðum með ákvörðunarvald, bæði innlendum og fjölþjóðlegum. (5) Þátttaka<br />
í vísinda- og fræðafélögum. (6) Önnur almenn reynsla af stjórnunarstörfum.<br />
b) Persónueiginleikar sem skipta máli fyrir stjórnunar- og samskiptahæfni. Gögn af því tagi sem að framan<br />
greinir segja sína sögu um stjórnunarhæfni umsækjanda; þau eru í senn vitnisburður um dugnað hans og<br />
metnað á þessu sviði og það álit sem hann hefur áunnið sér. Ætla má að álit annarra ráðist hér mjög af<br />
ákveðnum þáttum í fari umsækjanda, s.s. ábyrgðarkennd, forystuhæfni, lipurð í samskiptum,<br />
skipulagshæfni og glöggskyggni. Umsagnir yfirmanna og samstarfsmanna umsækjanda geta því komið<br />
að góðu haldi við matið.<br />
Nauðsynlegt er að matsaðilar fái í hendur sem gleggstar upplýsingar um hvað umsækjandi hefur til brunns<br />
að bera á sviði stjórnunar. Skilyrði er að umsækjandi, sem hefur starfsreynslu að baki, vísi á umsagnaraðila<br />
(t.d. yfirmann í stofnun, deild, braut eða skor) eða sjái til þess að hann sendi inn umsögn beint til rektors.<br />
Eins er nauðsynlegt að umsækjandi, sem hefur nýlega lokið námi, leiti eftir hinu sama hjá kennara sem<br />
þekkir vel til hans úr framhaldsnámi.<br />
6.6.6 Önnur störf<br />
Tilgangur þess að meta önnur störf umsækjanda en rannsóknir, kennslu og stjórnunar er sá að varpa ljósi á<br />
starfshæfni hans frá sem flestum hliðum. Hér er um að ræða mat á störfum sem falla utan þess sérsviðs sem<br />
auglýsing tekur til en þarfnast sambærilegrar hæfni svo sem sjálfstæð ritun, ritdómar, erindi eða þættir<br />
í útvarpi, sjónvarpi, önnur störf við fjölmiðla, ritstjórn bóka, tímarita, almannatengsl eða virk tengsl í<br />
samstarfi við aðila innanlands eða erlendis, ráðstefnuhald, stjórnun félaga, stjórnun námskeiða,<br />
dómnefndarstörf, þróunarstörf, ráðgjöf við stofnanir eða fyrirtæki, sjálfstætt starf sem sérfræðingur á öðru<br />
fræðasviði o.s.frv.<br />
6.7 Um meðferð dómnefndarálits og afgreiðslu máls<br />
Dómnefndarálit, ásamt umsóknargögnum og umsögnum sem dómnefnd hefur aflað, á að berast<br />
rektor Háskólans á Bifröst. Telji rektor það gallað að einhverju leyti eða störfum dómnefndar ábótavant er<br />
honum heimilt að senda dómnefndarálitið aftur til dómnefndar. Dómnefndarálit telst gallað ef það<br />
samrýmist ekki lögum og reglum, umfjöllun um umsækjendur og rökstuðningur eru rýr, mikilvægar<br />
9
upplýsingar vantar eða um aðrar greinilegar misfellur er að ræða. Dómnefnd er skylt að svara<br />
athugasemdum rektors. Rektor skal senda hverjum umsækjanda þann hluta dómnefndarálits sem að honum<br />
snýr. Rektor gefur umsækjendum kost á að gera skriflegar athugasemdir við álitið áður en ákvörðun um<br />
ráðningu er tekin. Berist athugasemdir frá umsækjendum skulu þær bornar undir dómnefnd. Dómnefnd er<br />
skylt að svara slíkum athugasemdum. Áður en ákvörðun er tekin um ráðningu tekur rektor viðtöl við þá<br />
umsækjendur sem dómnefnd hefur metið hæfa.<br />
Fara skal með umsóknargögn, dómnefndarálit og önnur skjöl tengd dómnefndarstarfinu sem trúnaðarskjöl.<br />
Rektor er heimilt að veita umboð til að sjá um formleg samskipti m.a. viðtöl við umsækjendur og<br />
dómnefnd.<br />
10
7. Launakerfi fastráðinna akademískra starfsmanna<br />
Starfshlutföll eru ákveðin í starfsáætlun sem gerð er milli starfsmanns og deildarforseta. Rektor staðfestir<br />
starfsáætlanir sem taka gildi að fenginni staðfestingu.<br />
Starfsáætlanir eru gerðar eigi síðar en í apríl fyrir komandi skólaár og gilda frá ágúst til júlí. Jafnframt er<br />
farið yfir gildandi starfsáætlun og hún leiðrétt eftir því sem við á. Ennfremur er farið yfir gildandi<br />
starfsáætlun í október vegna hugsanlegra leiðréttinga.<br />
Starfshlutföll akademískra starfsmanna eru ákveðin með eftirfarandi hætti:<br />
Kennsluhlutfall er ákveðið fyrir eitt skólaár í senn. Ekki er hægt að setja inn í áætlun námskeið sem<br />
kennd eru utan áætlunartímabils. Fyrir hvert námskeið í fjarnámi er miðað við 12% starfshlutfall. Fyrir<br />
námskeið sem bæði er kennt í staðnámi og fjarnámi er miðað við 16% hlutfall. Sérstakt 4% álag reiknast<br />
á námskeið sem kennari kennir í fyrsta sinn. Sérstakt 1,5% álag er vegna kennslu á námskeiði í langri<br />
lotu og vegna kennslu á stóru námskeiði með 30+ nemendum er 1% álag og 50+ nemendum er 2% álag.<br />
Vegna þátttöku í innra starfi skólans, þ.e. fundum kennslu- og rannsóknaráðs, deilda og annarra<br />
sambærilegra funda og vegna kennslutengdrar starfsemi reiknast 2% starfshlutfall fast. Ennfremur<br />
reiknast 2% starfshlutfall fyrir hverja nefnd eða ráð sem starfsmaður situr í, s.s. deildarráð, Háskólaráð<br />
o.s.frv.<br />
Rannsókna- og verkefnahlutfall er ákveðið tvisvar á ári, í apríl og október. Ákvörðun hlutfalls gildir í<br />
a.m.k. 6 mánuði í senn en getur eftir eðli verkefna gilt í allt að þrjú ár enda séu þá viðeigandi áfangar<br />
skilgreindir á 6 mánaða fresti. Ákvörðun um rannsókna- og verkefnahlutfall er tekin á grundvelli<br />
áætlunar sem starfsmaður leggur fram.<br />
1. Hlutfall vegna akademískra rannsókna er ákveðið á grundvelli verkáætlunar starfsmanns þar sem<br />
akademískt frelsi hans til að velja sér viðfangsefni er virt. Í verkáætlun skulu koma fram þau atriði<br />
sem telja til rannsóknastiga samkvæmt akademísku mati og hvernig framvinda einstakra atriða er<br />
áætluð, s.s. innlögn greina, birtingar eða áfangaskil í doktorsritgerð. Miðað er við að hvert áætlað<br />
rannsóknastig svari til 2% í starfshlutfalli allt að 60%<br />
2. Hlutfall vegna þjónusturannsókna er ákveðið á grundvelli verkáætlunar en áætlað starfshlutfall tekur<br />
mið af þeim hluta greiðslna sem eru vegna launakostnaðar viðkomandi starfsmanns þar sem hver 1<br />
millj. kr. telur til 8,33% starfshlutfalls á heilsársgrunni. Þessi viðmiðun er endurskoðuð árlega. 60%<br />
þak er á starfshlutfalli vegna þjónusturannsókna<br />
3. Hlutfall vegna samstarfsverkefna s.s. Evrópuverkefna er ákveðið á grundvelli verkáætlunar<br />
samkvæmt verkefnasamningi en starfshlutfall tekur mið af greiðslum vegna launakostnaðar<br />
viðkomandi starfsmanns þar sem hver 1 millj. kr. telur sem 8,33% starfshlutfall. Þessi viðmiðun er<br />
endurskoðuð árlega. 60% þak er á starfshlutfalli vegna samstarfsverkefna.<br />
4. Hlutfall vegna annarra tekjuskapandi verkefna eða styrkja er ákveðin með sambærilegum hætti og<br />
vegna þjónusturannsókna og samstarfsverkefna með 60% þaki á starfshlutfall.<br />
5. Hlutfall vegna sérstakra verkefna innan skólans eða á vegum hans skal ákveðið á grundvelli sérstakrar<br />
verkáætlunar sem samþykkt er af rektor. Í slíkum verkefnum skal felast ótvírætt skilgreint verðmæti<br />
fyrir skólann og þau hafa skýra áætlun um upphaf, framgang og verklok.<br />
Skili starfsmaður ekki rannsóknavinnu eða verkefni í samræmi við verkáætlun skal starfshlutfall lækkað<br />
eins og við á þangað til útistandandi vinnu hefur verið skilað. Heimilt er að flytja 50% af umfram<br />
rannsóknastigum milli milli tímabila. Ekki er hægt að úthluta rannsókna- og verkefnahlutfalli vegna<br />
nýrra verkefna nema að helmingi á móti lækkun starfshlutfalls vegna útistandandi vinnu. Sé námskeiði<br />
aflýst sem er á starfsáætlun fasts akademísks starfsmanns skal bjóða honum að taka að sér önnur verkefni<br />
á vegum skólans í stað þess að lækka starfshlutfall.<br />
Enginn fær greitt fyrir meira en 100% starfshlutfall fyrir störf samkvæmt starfsáætlun.<br />
Ritgerðaleiðbeiningar, prófdæmingar og störf við misserisverkefni verða greidd í verktöku samkvæmt<br />
gjaldskrá bæði til verktaka og fastra akademískra starfsmanna og þær teljast ekki til verkefna samkvæmt<br />
starfsáætlun.<br />
11
8. Umbun fyrir rannsóknavirkni og reglur um rannsóknarleyfi<br />
Háskólinn á Bifröst hvetur akademíska starfsmenn til rannsóknarstarfa, ekki síst í samstarfi við erlenda<br />
fræðimenn og háskólastofnanir. Markmið þessa gæðaskjals er að setja fram samræmdar reglur um umbun<br />
fyrir rannsóknavirkni og um rannsóknarleyfi sem miða að því að auka rannsóknavirkni akademískra<br />
starfsmanna Háskólans á Bifröst og búa þeim starfsumhverfi sem hvetur til rannsókna- og vísindastarfa.<br />
8.1 Rannsóknasjóður Háskólans á Bifröst<br />
Rannsóknasjóði Háskólans á Bifröst er ætlað að styðja fjárhagslega við rannsóknir akademískra<br />
starfsmanna. Fastráðnir kennarar og starfsmenn við Háskólann á Bifröst geta sótt um fjárframlag til<br />
sjóðsins. Rektor Háskólans á Bifröst ákveður árlega fjárveitingu til sjóðsins og skal sú fjárhæð birt þegar<br />
auglýst er eftir umsóknum hverju sinni.<br />
Rektor skipar stjórn Rannsóknasjóðs Háskólans á Bifröst til eins árs í senn að fengnum tilnefningum um<br />
tvo fulltrúa og tvo til vara, en einn fulltrúi og varamaður hans er skipaður án tilnefningar. Stjórnin skiptir<br />
sjálf með sér verkum.<br />
Umsóknum til sjóðsins skal skilað á þartilgerðum eyðublöðum til formanns sjóðsstjórnar. Sjóðsstjórn<br />
úthlutar úr sjóðnum tvisvar sinnum á ári, 15. apríl og 15. september. Umsóknir skulu berast eigi síðar en<br />
fyrsta dag úthlutunarmánaðar. Sæki stjórnarmaður um styrk til sjóðsins, skal hann víkja sæti og<br />
varamaður taka sæti hans þegar fjallað er um umsókn stjórnarmannsins. Um styrkhæf verkefni, heimilaða<br />
kostnaðarþætti og mat á umsóknum fer samkvæmt úthlutunarreglum sjóðsins.<br />
Útlagður kostnaður er greiddur samkvæmt framvindu verkefnisins og reikningum sem berast frá<br />
styrkþega. Lokauppgjör verkefnis er háð skilum á framvindu- og lokaskýrslu. Umsækjendur skulu skila<br />
framvinduskýrslu á miðju styrktímabili samkvæmt vinnuáætlun og lokaskýrslu í lok styrktímabils á<br />
þartilgerðum eyðublöðum. Fjármálaskrifstofa Háskólans á Bifröst annast umsýslu sjóðsins.<br />
8.2 Ráðstöfun rannsóknarstyrkja<br />
Akademískir starfsmenn sem hljóta rannsóknastyrki eða gestaprófessorsstyrki geta notað þá styrki til að<br />
leysa sig frá kennslu og stjórnunarskyldum við skólann eða fengið rannsóknarleyfi á meðan á dvalartíma<br />
við gestastofnun stendur. Ákvæðið getur einnig átt við þegar sótt er um aðra verkefnisstyrki. Þetta ákvæði<br />
skal vera óháð öðrum réttindum um rannsóknarleyfi. Starfsmenn halda sínum launakjörum á meðan á<br />
slíku rannsóknarleyfi stendur enda rennur styrkurinn til Háskólans á Bifröst.<br />
8.3 Rannsóknarleyfi<br />
Akademískur starfsmaður á rétt að sækja um rannsóknarleyfi enda hafi hann sýnt fram á rannsóknavirkni<br />
og skilað árlegri rannsóknarskýrslu. Fyrir hver 100 ný rannsóknastig hefur akademískur starfsmaður rétt á<br />
allt að hálfs árs rannsóknarleyfi, þó fyrst eftir þrjú ár samfellt í fullu starfi og í mesta lagi á þriggja ára<br />
fresti.<br />
Talning rannsóknastiga á grundvelli þessara reglna hófst frá og með 1. janúar 2014.<br />
12
9. Starfsmannasamtöl<br />
Tilgangur reglulegra starfsmannasamtala er:<br />
• Að stuðla að velferð og bættum árangri starfsfólks og skólans með umbætur og þróun starfshátta<br />
að leiðarljósi.<br />
• Að stuðla að opnum og jákvæðum samskiptum starfsfólks og stjórnenda þar sem ríkir trúnaður og<br />
gagnkvæmar kröfur og væntingar eru gerðar ljósar.<br />
• Að tryggja reglulega og markvissa endurgjöf um frammistöðu starfsfólks.<br />
• Að veita starfsfólki vettvang til frjálsrar tjáningar um líðan í starfi og starfsumhverfið, þ.m.t.<br />
stjórnun, vinnuskipulag og aðstöðu.<br />
• Að auka yfirsýn stjórnenda yfir færni og styrkleika einstakra starfsmanna og starfshópsins í heild<br />
með hliðsjón af stefnu og markmiðum skólans.<br />
• Að setja markmið um starfsþróun er miða að því að styrkleikar einstakra starfsmanna fái sem best<br />
notið sín, s.s. um endur- eða símenntun, þjálfun, tilfærslu í starfi eða ný eða breytt verkefni.<br />
• Að skapa grunn fyrir ákvörðunartöku viðvíkjandi mannauðs- og gæðastjórnun skólans.<br />
9.1 Ábyrgð á framkvæmd starfsmannasamtals<br />
Næsti yfirmaður starfsmanns ber ábyrgð á að starfsmannasamtöl fari fram í mars ár hvert.<br />
9.2 Lýsing á framkvæmd starfsmannasamtala<br />
Til þess að starfsmannasamtöl skili tilætluðum árangri er áríðandi að þau séu faglega unnin, vandlega<br />
undirbúin af hálfu stjórnenda og starfsfólks, trúnaður sé virtur og að markmiðum og úrbótatillögum sé<br />
fylgt eftir. Æskilegt er að samtalið fari fram á hlutlausum stað þar sem næði ríkir. Gera þarf ráð fyrir að<br />
samtalið taki um það bil 30 – 60 mín.<br />
Starfsmaður og yfirmaður fylla út eyðublað, til undirbúnings fyrir samtalið, eyðublaðið er afhent<br />
starfsmanni með góðum fyrirvara, t.d. 3 dögum fyrir samtal.<br />
9.2.1 Helstu þættir starfsmannasamtals:<br />
• Sálfélagslegt vinnuumhverfi, þ.m.t. stjórnun, samskipti í starfshópnum, aðstaða og umhverfi.<br />
• Frammistaða starfsmanns með hliðsjón af starfslýsingu, hæfniskröfum og markmiðum sem sett<br />
voru fram í síðasta starfsmannasamtali.<br />
• Starfslýsing endurskoðuð og uppfærð eftir aðstæðum.<br />
• Þörf fyrir endur- eða símenntun.<br />
• Markmið sett á þeim sviðum sem þróunar eða úrbóta er þörf.<br />
• Í lok samtals skráir yfirmaður helstu ákvarðanir og markmið og báðir aðilar skrifa undir skjalið.<br />
Yfirmaður varðveitir frumrit skjalsins og notar til eftirfylgni og samfellu fyrir næsta samtal en<br />
starfsmaður fær afrit. Halda skal trúnað og hafa persónuvernd í heiðri á öllum stigum<br />
málsmeðferðar.<br />
13
10. Starfslok<br />
Þegar starfslok verða hjá starfsmanni fer í gang ákveðið ferli. Tryggja þarf að skjöl er lúta að starfsemi<br />
skólans séu varðveitt og afhent í skjalasafn skólans. Tölvur, lyklar og fleira sem er í eigu skólans sé<br />
afhent og starfsmaður hafi ekki lengur aðgang að tölvupósti, skjalakerfi eða öðrum kerfum sem áður<br />
fylgdu starfsskyldum hans.<br />
Til minnis er eftirfarandi listi hafður til hliðsjónar<br />
Á uppsagnartíma<br />
• Uppsagnarbréf þarf að vera skriflegt<br />
• Taka starfslokasamtal<br />
• Tilkynna starfsfólki um starfslokin<br />
• Fá afhenta lykla<br />
• Fá afhent innkaupakort (ef við á)<br />
• Fá afhent vinnustaðaskírteini (lyklakort) og aðra lykla<br />
• Tæma starfsstöð (starfsmaðurinn sjái um það)<br />
• Sjá um að starfsmaður fjarlægi persónuleg gögn úr tölvu<br />
• Sjá um að starfsmaður skili skjölum úr starfi sínu í skjalasafn<br />
o Rafrænum í OneCRM kerfið<br />
o Pappírsskjölum í öskjum skilvíslega merktum<br />
• Skila tölvu og öðrum búnaði<br />
Eftir að starfsmaður er hættur skal yfirmaður tryggja að réttir aðilar fái upplýsingar svo sem til að:<br />
• Ganga frá launauppgjöri<br />
• Gera starfsmann óvirkan í launa- og mannauðskerfi<br />
• Loka netfangi og gera sjálfvirkt svar um að viðkomandi hafi látið af störfum<br />
• Loka aðgangi að kennslukerfi<br />
• Færa mál og verk í OneCRM<br />
• Loka aðgangi að OneCRM<br />
• Uppfæra starfsmannalista á heimasíðu<br />
14
11. Verklagsreglur um viðbrögð við kynbundnu og kynferðislegu<br />
áreiti og ofbeldi<br />
Nemendur, kennarar og starfsfólk Háskólans á Bifröst á hverjum tíma mynda háskólasamfélag þar sem<br />
gagnkvæmt traust og virðing ríkir í samskiptum. Allir einstaklingar innan þessa samfélags eiga að búa<br />
við það öryggi að þeir verði hvorki fyrir kynferðislegu né kynbundnu áreiti eða ofbeldi. Ef<br />
einstaklingur innan skólans telur sig verða fyrir slíku ber skólasamfélaginu að bregðast við með<br />
ábyrgum og skipulögðum hætti.<br />
Við líðum hvorki kynferðislegt áreiti eða ofbeldi né kynbundið áreiti eða ofbeldi og höfum því sett<br />
þessar verklagsreglur. Auk þess eru í siðareglum skólans ákvæði sem lúta að kynferðislegu og<br />
kynbundnu áreiti og ofbeldi. Verklagsreglurnar eru lifandi skjal sem verður endurskoðað eftir þörfum.<br />
1. gr. Markmið<br />
Við líðum hvorki kynferðislegt áreiti eða ofbeldi né kynbundið áreiti eða ofbeldi í Háskólanum á<br />
Bifröst í kennslu, almennu starfi eða öðrum samskiptum sem eiga sér stað í skólastarfinu við<br />
Háskólann á Bifröst eða í tengslum við starfsemi skólans.<br />
Markmið verkslagsreglna þessara er að tryggja að úrræði sé til staðar telji einstaklingur sig hafa orðið<br />
fyrir kynferðislegu og/eða kynbundnu áreiti eða kynferðislegu og/eða kynbundnu ofbeldi.<br />
2. gr. Skilgreiningar<br />
Með kynbundnu áreiti er átt við hegðun sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, er í óþökk<br />
viðkomandi og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi og skapa aðstæður<br />
sem eru ógnandi, fjandsamlegar, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi. Áreitið getur verið<br />
líkamlegt, orðbundið eða táknrænt. Eitt tilvik getur talist kynbundin áreitni.<br />
Með kynferðislegri áreitni er átt við hvers kyns kynferðislega hegðun sem er í óþökk þess sem fyrir<br />
henni verður og hefur þann tilgang eða þau áhrif að misbjóða virðingu viðkomandi, einkum þegar<br />
hegðunin leiðir til ógnandi, fjandsamlegra, niðurlægjandi, auðmýkjandi eða móðgandi aðstæðna.<br />
Hegðunin getur verið orðbundin, táknræn og/eða líkamleg. Eitt tilvik getur talist kynferðisleg áreitni.<br />
Með kynbundnu ofbeldi er átt við ofbeldi á grundvelli kyns sem leiðir til eða gæti leitt til líkamlegs,<br />
kynferðislegs eða sálræns skaða eða þjáninga þess sem fyrir því verður, einnig hótun um slíkt, þvingun<br />
eða handahófskennd svipting frelsis, bæði í einkalífi og á opinberum vettvangi.<br />
Með kynferðislegu ofbeldi er átt við brot gegn kynfrelsi einstaklings sem lýst eru refsiverð í XXII.<br />
kafla almennra hegningarlaga nr. 19/1940.<br />
Með starfsfólki er átt við alla þá er vinna fyrir skólann, hvort sem það er starfsfólk í akademískum eða<br />
öðrum störfum, verktakar eða stundakennarar.<br />
Með samvinnu, samskiptum og samneyti er átt við fundi, kennslustundir, vinnustofur, samkomur,<br />
tölvupóstssamskipti, samfélagsmiðla, símtöl og aðrar aðstæður sem skapast í tengslum við<br />
skólastarfið.<br />
Með tilkynningu er átt við að formlegt mál hafi borist til fagráðs um viðbrögð við kynbundnu og<br />
kynferðislegu áreiti og ofbeldi og verði tekið til meðferðar skv. verklagsreglum þessum.<br />
Með erindi er átt við óformlega kvörtun sem einstaklingur ber upp við yfirmann, deildarforseta,<br />
samstarfsfólk eða samnemanda án þess að einstaklingurinn vilji að farið verði með málið til meðferðar<br />
hjá fagráði um viðbrögð við kynbundnu og kynferðislegu áreiti og ofbeldi.<br />
Með aðilum máls er átt við þann/þá/hán sem talið er að hafi brotið af sér og þann/þá/hán sem talið er<br />
að hafi orðið fyrir broti.<br />
3. gr. Fagráð um viðbrögð við kynbundnu og kynferðislegu áreiti og ofbeldi<br />
Sérstakt ráð sem skipað er þremur einstaklingum mun taka við, fjalla um og meðhöndla tilkynningar<br />
sem til þess er beint frá einstaklingum og/eða aðilum innan skólasamfélagsins og falla undir þær<br />
skilgreiningar sem tilgreindar eru í 2. gr. Ráðið er skipað tveimur einstaklingum sem starfa utan<br />
skólans og hafa faglega þekkingu sem nýtist í málefnum sem þessum. Háskólaráð skal samþykkja<br />
skipun ráðsins og þá tvo utanaðkomandi aðila sem skipa ráðið. Þriðji aðilinn í ráðinu er valinn af<br />
starfsfólki skólans í almennri leynilegri atkvæðagreiðslu. Sá aðili skal hafa þekkingu og vilja til að<br />
sinna málum sem þessum. Formaður ráðsins skal vera annar tveggja utanaðkomandi fulltrúa.<br />
Skipunartími ráðsins er þrjú skólaár. Við endurnýjun í ráðið skal þess gætt að ekki verði skipt um alla<br />
fulltrúa samtímis.<br />
15
Við skipun í ráðið skal gætt að ákvæðum laga nr. 10/2008 um jafna stöðu og jafnan rétt kvenna og<br />
karla.<br />
Ráðið skal afhenda kennslustjóra Háskólans á Bifröst árlega tölfræðilegar upplýsingar um störf þess.<br />
4. gr. Ferill<br />
Ef einstaklingur í háskólasamfélaginu telur á sér brotið getur viðkomandi tilkynnt um slíkt til næsta<br />
yfirmanns, deildarforseta eða til einhvers fulltrúa í fagráðinu. Einnig getur viðkomandi snúið sér til<br />
hvers þess innan skólans sem hann ber traust til.<br />
Hafi einhver starfsmaður eða nemandi innan skólans rökstuddan grun eða vitneskju um brot á öðrum<br />
einstaklingi af hálfu starfsmanns eða nemanda, skal viðkomandi snúa sér til formanns ráðsins eða til<br />
aðila innan skólans sem hann ber traust til. Hver sá sem tekur við tilkynningu skal umsvifalaust vísa<br />
erindinu til formanns ráðsins sem tekur málið til faglegs mats, um þá tilkynningu gildir fullur trúnaður<br />
og þagmælska.<br />
Frekari meðferð málsins fer eftir því hverju viðkomandi þolandi óskar eftir. Ef um brot er að ræða sem<br />
talið er að falli undir ákvæði almennra hegningarlaga skal þolanda bent á að beina málinu til<br />
meðferðar hjá lögregluyfirvöldum. Ákvörðun er þó alltaf á hendi þolanda og mun viðkomandi hljóta<br />
aðstoð frá ráðinu eftir því sem óskað verður. Ef ákveðið er að vísa máli til lögreglu aðhefst ráðið ekki<br />
frekar í því.<br />
Ef um annars konar atvik/hegðun/viðmót er að ræða sem þessar verklagsreglur fjalla um og<br />
einstaklingurinn óskar eftir að brugðist verði við í samræmi við þær skal það gert svo fljótt sem auðið<br />
er, sjá 7. gr.<br />
Ef einstaklingur kemur til næsta yfirmanns, deildarforseta eða fulltrúa í ráðinu með erindi í stað<br />
tilkynningar, svo sem í samtali eða hann leitar eftir ráðgjöf um kynferðislegt/kynbundið áreiti eða<br />
ofbeldi, skal virða ósk viðkomandi (þolanda) um málsmeðferð og bregðast við svo fljótt sem auðið er<br />
sjá 7. gr. Næsti yfirmaður getur leitað sérfræðiaðstoðar utan skólans vegna slíkra mála sem heyra undir<br />
verklagsreglurnar.<br />
5. gr. Meðferð mála innan ráðsins<br />
Þegar einstaklingur leitar til ráðsins, ber því að koma saman svo fljótt sem auðið er og fjalla um málið.<br />
Sjónarmið viðkomandi og þess/þeirra aðila sem málið varða þurfa að koma fram í málinu með<br />
skipulegum hætti. Ráðið aflar þeirra gagna sem það telur þörf á, svo sem með því að ræða við aðila<br />
máls og eftir atvikum aðra sem varpað geta ljósi á málið. Ráðið skal hafa til hliðsjónar í störfum sínum<br />
ákvæði stjórnsýslulaga eins og við á. Um þau gögn sem og allt starf ráðsins gildir fullur trúnaður.<br />
Ráðið skal halda fundargerðir.<br />
Ráðið skal gæta jafnræðis og meðalhófs og skila af sér niðurstöðu svo fljótt sem verða má, sjá 7. gr.<br />
Þær aðgerðir sem gripið er til í ferli máls skulu vera í samráði við þann aðila sem leitar til ráðsins<br />
(þolanda).<br />
Þegar skrifleg niðurstaða liggur fyrir skal ráðið tilkynna málsaðilum um hana með formlegum hætti á<br />
fundi með hvorum málsaðila fyrir sig. Ráðið tilkynnir einnig yfirmönnum og/eða deildarforseta um<br />
niðurstöður sínar með umsögn. Telji ráðið að um brot hafi verið að ræða skal það gera tillögur að<br />
viðbrögðum og til hvaða úrræða réttast er að grípa. Endanlegt ákvörðunarvald í málum þessum er í<br />
samræmi við reglugerð Háskólans á Bifröst.<br />
6. gr. Viðbrögð<br />
Á meðan mál er til umfjöllunar í ráðinu ber að veita málsaðilum þann faglega stuðning sem unnt er,<br />
t.d. sálfræðiráðgjöf ef þess er óskað og lengur ef með þarf.<br />
Ef erindi sem fellur undir verklagsreglurnar berst til yfirmanns eða deildarforseta en er ekki tilkynnt til<br />
ráðsins, getur skólinn veitt faglegan stuðning, t.d. sálfræðiráðgjöf ef þess er óskað og þörf er á.<br />
Ef aðilar máls starfa saman í deild eða eru nemendur í sama námsumhverfi (í sama námskeiði eða<br />
námi) þá ber að skoða hvort að gera þurfi ráðstafanir varðandi samskipti, samvinnu og samneyti<br />
málsaðila. Reynt skal að ná sáttum um vinnutilhögun meðan málið er í skoðun. Óheimilt er að flytja til<br />
í námi eða starfi einstakling sem hefur kvartað eða orðið fyrir broti, vegna kynbundinnar eða<br />
kynferðislegrar áreitni eða ofbeldis, nema viðkomandi óski þess.<br />
16
7. gr. Tímarammi<br />
Brýnt er að brugðist sé við málum sem þessar verklagsreglur fjalla um svo fljótt sem auðið er og að<br />
niðurstaða liggi fyrir eigi síðar en tveimur mánuðum eftir að einstaklingur tekur upp mál við yfirmann,<br />
deildarforseta eða ráðið.<br />
8. gr. Gildistaka<br />
Verklagsreglurnar tóku gildi 30. maí 2018 og skulu endurskoðaðar eftir þörfum, eða a.m.k. á þriggja<br />
ára fresti.<br />
Verklagsreglurnar skulu vera sýnilegar og aðgengilegar á ytri vef skólans og kynntar reglulega<br />
nemendum og starfsfólki.<br />
17
Háskólinn á Bifröst<br />
311 Borgarnes<br />
Sími: +345 433 3000<br />
Fax: +354 433 3001<br />
bifrost@bifrost.is<br />
www.bifrost.is