TM 05/2011 - TechMagazín

IT a komunikacePRO VELKÉ I MALÉAČKOLI SE DNES ČASTO TVRDÍ, ŽE PODNIKOVÉ INFORMAČNÍSYSTÉMY PRO URČITÝ SEGMENT TRHU JSOU, CO SE TÝČEFUNKCIONALITY, NA VÍCE MÉNĚ STEJNÉ ÚROVNI, ROZDÍLY JSOUSTÁLE PATRNÉ. NAJDEME JE VŠAK SPÍŠE V DETAILECH.Pochopitelně žádný producent systémů nechcezůstat pozadu, proto se rozdíly i zde postupněsrovnávají. Obecně však platí, že producentsystémů, zejména v tomto segmentu musí velmipozorně sledovat potřeby svých zákazníků a vyvíjetsystém v co největším souladu s nimi. K přánímdnešních zákazníků patří mimo jiné i to, že požadujív systému nižší třídy funkcionalitu, která dříve bylamyslitelná pouze u vyššího systému.Které funkcionality v informačních systémech všakzákazník ze segmentu malých či středních firemnejčastěji používá? A který z těchto zákazníků konkrétně?A jak je používá? Nad tím se zamyslemev následujících řádcích.Faktury i skladyPokud patříte do kategorie menších či středníchobchodních firem, budete určitě potřebovat pracovats fakturami. Systém by vám tedy měl napříkladumožnit vytvářet faktury z více dodacích listů, tzv.sběrné faktury. Pokud však navíc patříte ke společnostem,které mají zboží fyzicky ve skladu, pakbezesporu budete potřebovat propracovaný systémoznačování skladových karet například pomocíčárových kódů, a s vybranými z nich budete chtítpracovat, ideálně formou hromadných operací.Obchod se pochopitelně neobejde bez uvažovánínad cenami – zboží nesmí být příliš levné - to bystenevydělali, ale ani příliš drahé – v tom případě bysteje neprodali. Tvorba ceníků provázanýchs konkrétním odběratelem nebo skupinamiodběratelů, ať už pro velkoobchod,maloobchod, či nákup a prodej, to jedalší funkcionalita, kterou obchodníspolečnosti od systému požadují.Heslo „Náš zákazník, náš pán“ platilov dobách našich dědečků a – alespoňve firmách, které chtějí mít v dnešnídobě úspěch – platí stále. Dnes všakuž mohou se snahou o spokojenostzákazníků velmi pomoci právě informačnítechnologie. Zdánlivé drobnostiv systému, jakými jsou například definiceautomatických slev, rezervace zboží nebo naopakautomatické rušení rezervací neodebraného zbožíči možnost sledovat postupné plnění zákazníkovyobjednávky, pomáhají právě při snaze, dělat zákazníkovi,co mu na očích vidíme.Jak střední, tak i malé firmy dnes často obchodujítéž se zahraničím. Potřebují proto podporu nástrojůpro tento typ obchodu. Sem patří například celnísoftware nebo podklady pro zpracovávání údajůpro Intrastat. Další kapitolou jsou pak zde působícípobočky zahraničních firem, které mají povinnostreportingu mateřským firmám. Proto vyžadují odsystému výstupy např. ve formátech IFRS neboUS GAAP. To už dnes není pro většinu systémů,určených středním firmám, také žádný problém.IT pro každéhoV dnešní době, kdy volné peníze v dostatečnémmnožství jsou u firem bez rozdílu velikosti spíševzácností, si často pořizujeme nejrůznější vybaveníprostřednictvím různých forem leasingu. To vše musímesamozřejmě evidovat v informačním systému.Zatímco malé firmy obvykle využívají předevšímsamostatnou evidenci majetku, pořízeného naleasing s provázaností na účetnictví, střední firmypotřebují širší funkcionalitu. Některé informačnísystémy určené této skupině proto obsahují samostatnýmodul Leasing. Jeho prostřednictvímlze evidovat jak opakované platby, tak nejrůznějšíúvěry, včetně možnosti hlídat platební kalendáře.A když už jste si onen majetek pořídili, musíte jejtaké archivovat. Systém by proto měl disponovatfunkcionalitou, která majetek a veškeré změny, kterése jej týkají, dokáže uchovávat prostřednictvímkaret majetku.Oblastí, na které by si firmy bez pomoci IT častovylámaly zuby, je sociální legislativa. Proto úkony,jako zpracování přihlášek a odhlášek sociálníhoa zdravotního pojištění zaměstnanců, elektronickoukomunikaci s OSSZ či PVS, a konečně tisk do formulářepříslušní pracovníci rádi přenechají vašemuinformačnímu systému. Ten zvládne také napříkladtisk zápočtového listu se všemi náležitostmi, tiskměsíčních hlášení pro sociální a zdravotní pojištěnía podobně. Toto vše bohatě využívají firmy větší, i tyúplně malé. První ze zmíněných, konkrétně firmys více zaměstnanci, však od systému navíc potřebujítaké podporu rozúčtování mezd na více zakázeku jednoho zaměstnance. Ve větších firmách jsou totižobecně složitější firemní procesy, mají často vícestředisek a potřebují proto pochopitelně podrobnějšívýsledky, než menší firmy. Jednoduše řečeno– chtějí vědět, jak se jim který z jejich zaměstnanců„vyplatí“. Malé firmy, o dvou třech zaměstnancích,potřebují samozřejmě tuto informaci též, ale zde jevše často jasné i bez využití informačního systému– majitel prostě své lidi zná.Ani u obchodních firem se zaměřením na maloobchodníprodej není velký rozdíl v tom, kteréfunkcionality informačního systému používá maláfirma a které velká. Určitě zaměstnanci těch i oněchpožadují software, jehož obsluha by pro ně bylasnadná, při běžném prodeji by bylo možné jej ovládatbez myši a funkční klávesy by byly zobrazenypřímo na obrazovce. Protože oči máte přece jen dvěa v obchodě je třeba sledovat obrazovku a současnězákazníka a nějaké pátrání po klávesnici není užčas. Mimochodem, podobně je tomu napříkladi v pohostinství.Dům s levným plotemPodíváme-li se na další funkcionality, které by měldnešní systém umět, jsou poměrně pestré. Napříkladz oblasti ekonomiky vyjmenujme namátkouvýpočet a zaúčtování průběžných, realizovanýchči rozvahových kursovýchrozdílů, výpočet salda k určitému dnia samozřejmě evidence pohledáveka závazků. Systém by měl zvládat problematikuDPH, především výpočetvypořádacího koeficientu. Měl by takéevidovat počáteční stavy účtů, s možnostípoložkového převodu z minuléhoúčetního období. Měl by umět vytvořitnávrh a zajistit následné vystavení a zaúčtovánívzájemných zápočtů.To vše využijí bez rozdílu malé, středníi velké firmy. Rozdíl je však v hloubcedetailů, které v souvislosti s tím vším od systémupotřebují. Čím má firmy více středisek a zakázek, tímje třeba podrobnější rozpad na jednotlivé úrovně.Malým firmám zpravidla stačí k pokrytí jejich činnostizákladní funkcionalita, kterou obsahují jižekonomické systémy, kdežto větší společnosti užpotřebují sofistikovanější nástroje pro vyhodnocovánía různá specializovaná řešení. Nástroje typucashflow, finanční analýza či plánování s rozpademna různé úrovně.K poslednímu zmíněnému malou ilustraci: Mámemožnost získat zakázku na stavbu rodinného domu.Potřebujeme však vědět nejen to, kolik bude celá46 5/2011