Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
UREDSKO POSLOVANJETIJELA DRŽAVNE UPRAVE REPUBLIKE HRVATSKE1. UVODNE NAPOMENE I DEFINICIJEUredsko je poslovanje tijela državne uprave dio poslovanja organa (tijela) uprave iupravnih organizacija te pravnih osoba s javnim ovlastima. Iako uredski poslovi u odnosuna glavne poslove i zadatke organa uprave i upravnih organizacija imaju karakterpomoćnih i tehničkih poslova, bez njihovog pravodobnog, jednoobraznog i na drugenačine kvalitetnog obavljanja ne bi se niti glavni poslovi u organima (tijelima) uprave,upravnim organizacijama i pravnim osobama s javnim ovlastima mogli obaviti. Iako nanajnižoj stepenici poslova u upravi, uredski poslovi čine glavnu infrastrukturu svakogupravnog tijela i organizacije. Uredsko poslovanje omogućava nastajanje informacija,njihovu obradu, spremanje, zaštitu i širenje, te stoga, dakle, mora biti organizirano na tajnačin da osigura ostvarivanje glavnih zadataka organa uprave, upravnih organizacija ipravnih osoba s javnim ovlastima. Glavni zadaci organa uprave, upravnih organizacija ipravnih osoba s javnim ovlastima odreñeni su posebnim propisima koji odreñujudjelokrug njihovih poslova.Tako je npr. temeljem Zakona o ustrojstvu i djelokrugu ministarstava i državnih upravnih organizacija(NN, br. 72/94) odreñen djelokrug poslova državne uprave. Ministarstvo uprave npr. obavlja upravne idruge stručne poslove koji se odnose na ustrojstvo i rad te stručno osposobljavanje i usavršavanje djelatnikau tijelima državne uprave i lokalne samouprave i uprave; sustav državne uprave i lokalne samouprave iuprave; način i sredstva rada te primjenu suvremenih metoda rada državne uprave i lokalne samouprave;radnopravni položaj i plaće djelatnika u tijelima državne uprave i lokalne samouprave; grañanska stanja;informatizaciju tijela državne uprave; provedbu Zakona o općem upravnom postupku i propisa o uredskomposlovanju; političke stranke, udruge grañana i vjerske zajednice; politički i izborni sustav; javnu upravu;poslove upravne inspekcije i druge poslove opće uprave te obavljanje i drugih poslova koji su mu stavljeni unadležnost. Ministarstvo uprave obavlja i druge upravne i stručne poslove koji nisu stavljeni u nadležnostkojem drugom ministarstvu odnosno drugom tijelu državne uprave. U odnosu na navedene poslove uredskisu poslovi pomoćnog karaktera.U užem smislu uredski su poslovi skup radnji i postupaka koji se poduzimaju radi:- primanja i pregleda akata i drugih pošiljki;- razvrstavanja i rasporeñivanja akata;- upisivanja akata (evidencije);- dostave akata u rad,- administrativno-tehničke obrade akata;- otpreme akata;- razvoñenja akata;- stavljanja akata u arhivu (pismohran) i njihovog čuvanja.Može se takoñer utvrditi da uredsko poslovanje u užem smislu suštinski čini rukovanjeaktima.U širem smislu uredsko poslovanje obuhvaća periodično izvješćivanje o predmetima iaktima, izradu godišnjih statističkih izvješća za upravno područje, voñenje evidencije održavnim propisima kao i o propisima jedinica lokalne uprave i samouprave, nadzor i1
izvješćivanje o provoñenju državnih propisa i propisa lokalne uprave i samouprave tevoñenje evidencije o internim propisima uredovne službe.U najširem smislu uredsko poslovanje obuhvaća cjelokupni uredski rad, dakle, ne samorukovanje aktima već i npr. neposredno i posredno (npr. telefonom) komuniciranje sastrankama ili s drugim službenim osobama u organima uprave ili upravnimorganizacijama.Uredsko poslovanje se pored tijela državne uprave odvija i u trgovačkim društvima i upravosudnim organima. Uredsko poslovanje pravosudnih organa najvećim je dijelomregulirano Sudskim poslovnikom, dok je uredsko poslovanje u trgovačkim društvima(poduzećima) regulirano ponajprije njihovim samostalnim aktima – najčešće pravilnicima,iako se odredbe Uredbe o uredskom poslovanju i Uputstva za izvršenje Uredbe o uredskomposlovanju mogu primjenjivati i u uredskom poslovanju sudova i poduzeća.O meñusobnoj povezanosti uredskog poslovanja u tijelima državne uprave, trgovačkimdruštvima i sudovima govori i činjenica kako je materiju uredskog poslovanja na područjuHrvatske prvi obradio Benedikt Kotruljević u djelu O trgovini i savršenom trgovcu iz1458. godine. U obraćanju trgovcu Kotruljević piše:“ Moraš takoñer držati u redu svoju pisarnu te označiti na svim primljenim pismimaodozgo odakle su došla, te godinu, mjesec i dan primitka... Krajem svakog mjesecapovezat ćeš u svežnjeve ta pisma skupa sa svim drugim dokumentima, kao što su ugovori,notarske isprave, kirografi, mjenice, računi, police itd..., te ćeš to spremiti na police svojeuredovnice koje su za to odreñene. <strong>Ovdje</strong> ćeš ih čuvati kako to običavaju pravi trgovci.”Kotruljević piše i o velikoj važnosti uredskog poslovanja:“Trgovac ne smije svoje poslove obavljati po sjećanju... Pismeni dokumenti ne samo štočuvaju i održavaju u uspomeni ono o čemu se raspravljalo, već se njihovim postojanjemizbjegavaju mnoge svañe, prepirke i skandali.” 1Sve što se u ovim promišljanjima odnosi na uredsko poslovanje trgovca (poduzeća,trgovačkog društva) bez ostatka važi i za uredsko poslovanje u upravnim tijelima(organima) i sudovima – kako tada tako i danas.2. PRAVNI IZVORI REGULIRANJA UREDSKOG POSLOVANJAUredsko poslovanje u hrvatskim organima uprave (tijelima), upravnim organizacijama ipravnim osobama s javnim ovlastima najvećim se dijelom danas ureñuje odredbamaUredbe o uredskom poslovanju (NN, br. 38/87. i 42/88.) te odredbama Uputstva zaizvršenje uredbe o uredskom poslovanju (NN, br. 49/87. i 38/88.). Ukoliko se za pojedineorgane uprave i organizacije ili za pojedine njihove službe na osnovi zakonskog ovlaštenjadonesu posebni pravni propisi o uredskom poslovanju, odredbe Uredbe o uredskomposlovanju primjenjivat će se samo u pitanjima koja nisu regulirana tim posebnimpropisima.1 Sravni V. Srića, A. Kliment i B. Knežević, Uredsko poslovanje – strategija i koncepti automatizacije ureda,Sinergija, Zagreb, 2003., str. 3-42
Uredbom o uredskom poslovanju (NN, br. 38/87, 42/88 i 75/93) zacrtan je sustavuredskog poslovanja u Republici Hrvatskoj. Taj se sustav danas primjenjuje u uredovnimslužbama tijela i organa Republike Hrvatske, te pravnim osobama s javnim ovlastima.Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (NN, br. 49/87, 38/88 i 75/93)razrañuje Uredbu o uredskom poslovanju i daje osnovne postavke za provoñenje uredskogposlovanja u uvjetima klasičnog rada, odnosno u uvjetima automatske obrade podataka(automatizacija uredskog poslovanja - Office Automation - OA)Temeljem Uredbe o uredskom poslovanju donesen je i Pravilnik o jedinstvenimklasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata (NN, br.38/88 i 75/93).Na uredsko se poslovanje organa uprave djelomično odnosi i regulira ga i niz drugihpropisa:- Zakon o pečatu i žigu s grbom Republike Hrvatske (Narodne novine, br. 33/95),- Zakon o upravnim pristojbama (NN, br. 8/96, 77/96, 95/97, 131/97, 68/98, 66/99,145/99, 30 /00 – Odluka USRH, 116/00, 163/03, 17/04, 110/04 i 141/04),- Uredba o sadržaju naziva tijela državne uprave, lokalne i mjesne samouprave (NN, br.25/94.),- Naputak za provedbu Uredbe o sadržaju naziva tijela državne uprave, lokalne i mjesnesamouprave (NN, br. 61/94.),- Uredba o natpisnoj ploči i zaglavlju akta tijela državne uprave, lokalne, područne(regionalne) i mjesne samouprave, te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti (NN, br.34/02)- Zakon o općem upravnom postupku (NN, br. 53/91 i 103/96 – Odluka USRH),- Zakon o sustavu državne uprave (NN, br. 75/93, 92/96, 48/99, 15/00, 127/00, 59/01 i190/03),- Zakon o državnim službenicima i namještenicima (NN, br. 27/01.),- Zakon o načelima za unutarnje ustrojstvo i o radnom vremenu tijela državne uprave(NN, br. 37/94.) itd.Nad primjenom propisa o uredskom poslovanju obavlja se nadzor za čije je sprovoñenjenadležan državni organ za poslove opće uprave.3. NAČELA UREDSKOG POSLOVANJANačela uredskog poslovanja su uobičajena ili propisana pravila kojih se pri uredskomposlovanju trebaju pridržavati uredski namještenici kako bi uredske poslove (i u užem i uširem smislu) obavili pravodobno i kvalitetno.Najznačajnija načela uredskog poslovanja su:1. Načelo zakonitosti i točnostiOvo načelo zahtijeva da se uredski rad i akti temelje na stvarnim činjenicama i drugimpodacima i okolnostima utvrñenim jasno, precizno, nepristrano i na zakonit način. Usuprotnom, dakle ukoliko se uredski rad i akti temelje na površnim, približnim i nanezakonit način utvrñenim činjenicama, može doći do znatnih poremećaja u kvaliteti radai akata od koji su najčešći nezadovoljstvo stranaka i pretpostavljenih uz gubitak ugledadržavnih organa, povjerenja u njih i gubitak radnog elana kod drugih državnih3
namještenika i službenika, podnošenje žalbi i materijalni gubici kako na strani stranakatako i na strani organa uprave i upravnih organizacija.Zakonitost znači da se svaki akt kojim se rješava o pravima, obvezama ili pravniminteresima pojedinaca ili pravnih osoba mora temeljiti na zakonu.Kao što smo to ustvrdili, akt je svaki pisani sastav, a pisani sastavi su dugotrajnogkaraktera, ali i značenja, te se u svakom trenutku s njima može dokazivati nezakonitost idruga nepravilnost u radu namještenika i službenika.2. Načelo ekspeditivnostiNačelo ekspeditivnosti nalaže da se uredski poslovi obavljaju što je moguće brže upropisanim ili uobičajenim rokovima. Naravno pri tome efikasnost ne smije biti na štetuzakonitosti i točnosti.Efikasnost se najbolje postiže koncentriranjem na posao koji se obavlja i odbacivanjemradnji koje su u redskom poslovanju nepotrebne, pripremom za posao koji će se obavljati,a ta se priprema odvija i u samom uredu ali i u privatnom životu namještenika.Efikasnosti pojedinca pretpostavka je dobra unutarnja organizacija rada i dobar odabirnamješteničkog kadra. Takoñer je za efikasnost bitna informatizacija i automatizacijauredskog poslovanja, kao i uvoñenje tiskanica i standardiziranje akata i oblikakomuniciranja sa strankama i drugim namještenicima i službenicima.3. Načelo jednostavnosti, preglednosti i jednoobraznostiPri uredskom radu treba izbjegavati svaku radnju, postupak ili komunikaciju koji bi moglidovesti do nepotrebnih komplikacija u službenom postupanju, suvišnih spisa inepreglednih evidencija. Uredske poslove treba obavljati što je moguće jednostavnije ipreglednije.Načelo jednoobraznosti kaže da se isti poslovi uvijek trebaju obavljati na isti način, a štouredskom poslovanju daje čvrsti oblik, olakšava rad namještenicima, povećavaekspeditivnost i podiže ekonomičnost. Radi postizanja jednoobraznosti uredskogposlovanja u Republici Hrvatskoj su i doneseni Uredba o uredskom poslovanju i Uputstvoza izvršenje uredbe o uredskom poslovanju.4. Načelo ekonomičnosti (štedljivosti)Prema ovom načelu u uredskom poslovanju treba ostvariti što veću efikasnost uz štomanje potrošenih novčanih i materijalnih sredstava, energije i vremena namještenika istranaka. Naime, poslovi državne uprave, čiji su uredski poslovi pomoćno-tehničkogkaraktera u službi obvljanja navedenih glavnih poslova, ponajviše se financiraju izdržavnog, županijskog ili gradskog proračuna (ali i z pristojbi koje plaćaju grañani), te nataj način svaka neekonomičnost nepotrebno angažira sredstva koja su mogla bitiupotrijebljena na druge za društvo svrsishodnije načine.5. Načelo uljudbenostiU rukovanju aktima i komunikaciji sa strankama i kolegama treba izbjegavati svañe,uvredljive i teške izraze, a sve što se smije i želi izraziti treba učiniti na miran i pristojannačin. Upravni organi i upravne organizacije svojim djelovanjem odlučuju o pravima iinteresima pojedinaca i pravnih osoba, a što naravno može biti i na njihovu štetu. Stoga ihnije uputno dodatno opterećivati grubim ponašanjem, izrazima ili izostankom s radnogmjesta.4
kulturalno približavanje u smilsu zapadne instrumentalne racionalnosti. Posebno je vidljivu promjenama uprave, rekonstrukciji regulativne strukture te privatizaciji i redefinicijijavnog-privatnog sektora, koji oblikuju i kojim upravljaju korporacije i elite na vlasti.Drugi upućuje na suprotni pritisak nezadovoljnih grañana, a usmjeren je protivinstrumentalne racionalnosti industrijaliziranih i razvijenih zemalja SAD i Europe.” 5Namještenici su danas samo one osobe srednje i niže stručne spreme koje u državnimtijelima rade na pomoćnim, tehničkim i drugim poslovima (dakle i uredske poslove)kojima se osigurava pravodobno i kvalitetno obavljanje poslova iz djelokruga državnihtijela, a sukladno s propisima kojima se pobliže ureñuje njihovo unutarnje ustrojstvo.Namještenici nemaju prava, obveze i odgovornosti kao službenici, odnosno ne ulaze ujavnopravni status.Zbog toga što obavljaju niz različitih i odgovornih uredskih poslova od uredskih senamještenika ipak traži da imaju kvalitetno opće obrazovanje, stručne sposobnosti iodreñene osobine.Od stručnih sposobnosti koje se zahtijevaju od namještenika najpoželjnije su:- brzo i kvalitetno korištenje tipkovnice kompjutora (oko 150 otkucaja u minuti),- brzo i kvalitetno korištenje kompjutorskim softwareom (programima), pisačem,scanerom, modemom, telefaksom, telefonom, fotokopirnim strojem i drugimmodernim tehničkim ureñajima,- brzo i kvalitetno voñenje osnovnih i pomoćnih uredskih knjiga te drugih evidencija,- dobro poznavanje klasifikacijskih sistema, osnova barem jednog stranog jezika,rječnika, kazala, imenika itd.,- dobro poznavanje temelja službenog dopisivanja,- dobro poznavanje temeljnih računskih operacija,- dobro poznavanje organizacijske i kadrovske strukture organa uprave ili upravneorganizacije u čijem sastavu radi na uredskim poslovima.Od osobina koje kao pojedinac treba posjedovati najpoželjnije su:- pouzdanost,- marljivost,- urednost,- točnost i savjesnost,- komunikativnost i uljuñenost.Kako bi prikazali i približili pojedina od navedenih načela uredskog poslovanja, na krajuovog dijela prenosimo odabrane odredbe Zakona o sustavu državne uprave kojima sedobro ilustrira konkretizacija pojedinih načela uredskog poslovanja u upravnoj teoriji i(očekivanoj) praksi.VI. (DIO) ODNOSI TIJELA DRŽAVNE UPRAVE I GRAðANAČlanak 82.Odnosi tijela državne uprave i grañana temelje se na meñusobnoj suradnji i povjerenju te poštivanjudostojanstva ljudske osobe.5 ibid., str. 1356
Tijela državne uprave dužna su davati grañanima i pravnim osobama podatke, obavijesti i upute i pružati imstručnu pomoć u poslovima radi kojih se obraćaju tijelima državne uprave.Tijela državne uprave dužna su upoznati javnost o obavljanju poslova iz svog djelokruga i izvještavati je osvom radu putem sredstava javnog priopćavanja ili na drugi prikladan način.Davanje odreñenih izvješća može se uskratiti samo ako bi iznošenje podataka predstavljalo povredu dužnostičuvanja službene tajne, ili ako bi to bilo u suprotnosti s drugim zakonom zaštićenim interesima grañana ipravnih osoba.Članak 83.Izvješća o obavljanju poslova državne uprave mogu davati ministri ravnatelji državnih upravnih organizacija,župani te gradonačelnik Grada Zagreba.Čelnici iz stavka 1. ovoga članka mogu za davanje odgovarajućih izvješća ovlastiti i pojedine državneslužbenike.Državni službenici koji su ovlašteni davati odgovarajuća izvješća osobno su odgovorni za njihovu točnost ipravodobnost. Neovlašteno davanje izvješća ili davanje netočnih izvješća predstavlja težu povredu službenedužnosti.Članak 84.Ministri, ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani te gradonačelnik Grada Zagreba, odnosno državnislužbenik kojeg oni ovlaste, može o značajnijim pitanjima obavljanja poslova državne uprave održavatikonferencije s predstavnicima sredstava javnog priopćavanja.Ministri, odnosno ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani i gradonačelnik Grada Zagreba moguodlučiti da se nacrti propisa koje pripremaju, a za koje je javnost osobito zainteresirana, objave putemsredstava javnog priopćavanja, kao i da se pozovu svi zainteresirani da na nacrt propisa iznesu svojeprimjedbe.Članak 85.Kad tijela državne uprave održavaju savjetovanja ili druge oblike stručne obrade pitanja iz svog djelokruga,o tome se obvezatno upoznaje javnost putem tiska i drugih oblika javnog priopćavanja te omogućavanazočnost predstavnika sredstava javnog priopćavanja.Članak 86.Tijela državne uprave dužna su svoj rad i poslovanje ustrojiti tako da grañani i pravne osobe mogu najednostavan i djelotvoran način ostvarivati svoja Ustavom zajamčena prava i zakonom zaštićene interese teispunjavati svoje grañanske dužnosti.Članak 87.U rješavanju u upravnim stvarima ne smije se zahtijevati od stranaka da u postupku pribavljaju uvjerenja očinjenicama o kojima tijela državne uprave, tijela jedinice lokalne samouprave i uprave ili pravne osobe kojeimaju javne ovlasti vode službene očevidnike.Takva uvjerenja moraju se pribaviti po službenoj dužnosti.Članak 89.Tijela državne uprave dužna su omogućiti grañanima i pravnim osobama podnošenje prigovora i pritužbi narad tijela državne uprave, kao i na nepravilan odnos državnih službenika kad im se obraćaju radi ostvarivanjasvojiti prava i interesa ili izvršavanja svojih grañanskih dužnosti.Tijela državne uprave dužna su u službenim prostorijama na vidnom mjestu osigurati potrebna tehnička idruga sredstva za podnošenje prigovora i pritužbi (kutija za pritužbe, knjiga pritužbi itd), kao i omogućitiusmeno izjavljivanje prigovora odnosno pritužbe.Prigovore, odnosno pritužbe obvezatno razmatra čelnik tijela državne uprave na čiji se rad odnose prigovorii pritužbe.Na podnijete prigovore i pritužbe, čelnik tijela državne uprave dužan je grañanima i pravnim osobama datiodgovor u roku od 30 dana od dana podnošenja prigovora odnosno pritužbe.Članak 90.O poduzetim mjerama za unapreñivanje odnosa prema grañanima i pravnim osobama, o podnesenimprigovorima odnosno pritužbama te značajnijim primjedbama i prijedlozima kao i o mjerama koje su timpovodom poduzete, župan, odnosno gradonačelnik Grada Zagreba dužni su izvijestiti nadležna ministarstva,odnosno državne upravne organizacije.Članak 91.Trajanje radnog vremena u tjednu, dnevni raspored radnog vremena, kao i druga pitanja u svezi radnogvremena u tijelima državne uprave ureñuje Vlada svojom uredbom.Članak 93.Na zgradama u kojima su smještena tijela državne uprave mora biti istaknut naziv tijela.Na prikladnom mjestu u zgradi mora biti istaknut raspored prostorija tijela državne uprave.Na ulazu u službene prostorije moraju biti istaknuta osobna imena državnih službenika i namještenika inaznaka poslova koje obavljaju.7
5. TEMELJNI POJMOVI UREDSKOG POSLOVANJA5.1. Podnesci i pismenaGrañani, pravne osobe i druge stranke u cilju ostvarivanja svojih prava i interesa uupravnom postupku pred tijelima državne uprave, upravnim i drugim tijelima jedinicalokalne i područne (regionalne) samouprave (županije, gradovi, općine) i pravnimosobama s javnim ovlastima, u pravilu komuniciraju pisanim podnescima. Prema Zakonuo općem upravnom postupku (ZUP) podnesci su 6 :1. Zahtjev – to je akt kojim se traži priznanje nekog prava, odnosno interesa iliosloboñenje od neke obveze ili se zahtjeva sudjelovanje u postupku radi zaštite vlastitogprava, tj. pravom zaštićenog interesa (npr. zahtjev za donošenje rješenja o umirovljenju,zahtjev za utvrñivanje nositelja stanarskog prava, zahtjev za povrat iznosa preplaćenogporeza itd);2. Prijedlog – akt kojim se traži započinjanje odnosno provoñenje neke procesne radnjetj. postupka, odnosno daje inicijativa za rad nekog organa i sličnop tome (npr. prijedlogstranke da se provede izvršni postupak, prijedlog stranke za povrat u prijašnje stanje itd.);3. Izjava – akt kojim se iskazuje vlastita volja, mišljenje, uvid ili slično o nekom pitanju;4. Priopćenje – akt kojim se dojavljuju, tj. dostavljaju razni podaci, činjenice, okolnosti isl.;5. Prijava – akt kojim se dojavljuju neki podaci ili dogañaji i traži pokretanje postupka iliostvarivanje prava (npr. prijava prebivališta grañana, prijava nezgode na poslu, prijavazagañivanja tla, zraka ili vode, prijava za polaganje stručnog ili pravodusnog ispita itd.);6. Predstavka – akt kojim se obično izvan redovitog postupka i bez posebnog ovlaštenjajavljaju neki prijedlozi ili podaci, a najpoznatije su predstavke grañana kojima oni neštozahtijevaju (npr. otvaranje cesta, škola, reguliranje prometa...);7. Pritužba – akt kojim se stranke obraćaju višem organu ili službeniku zbognezadovoljstva s radom nižeg organa tj. službene osobe;8. Žalba – akt koji je redovito pravno sredstvo protiv upravnog akta, u pravilu protivprvostupanjskog rješenja, s kojim je žalitelj nezadovoljan;9. Prigovor – akt koji je posebno pravno sredstvo kojim stranka ulaže prigovor protivrješenja koje sadrži privremeno nareñenje izdano u svrhu hitnmog izvršenja mjera kako bise otklonila opasnost za život i zdravlje ljudi ili za opći interes;10. Zamolba – akt kojim se nešto traži na što podnositelj inače nema pravo nego to zavisio diskrecijskoj ocjeni upravnog organa (npr. zamolba za izvanrednu financijsku ilimaterijalnu pomoć zbog bolesti, smrti ili prirodne katastrofe);11. Tužba – akt kojim stranka na sudu pokreće postupak za donoišenje odluke u npr.upravnom sporu.No, dok stranke u upravnom postupku s državnim organima i tijelima u pravilukomuniciraju posredstvom podnesaka, akti koje državni organi i tijela postupajući prematim podnescima dostavljaju strankama (npr. poziv, zaključak, rješenje) nisu podnesci već6 Sravni Z. Branković,Korespondencija državnih organa i radnih organizacija,Informator, Zagreb, 1972.8
pismena. Postupanje s podnescima i pismenima odvija se prema i u skladu s propisima ouredskom poslovanju 7 .Temeljem podneska (podnesaka) stranke pred nadležnim državnim ili drugim tijelom tražeostvarivanje svojih prava tako da:- “zahtjevom pokreću upravni postupak (npr. za izdavanje grañevinske dozvole,prenamjenu poljoprivrednog zemljišta u grañevinsko i sl.;- prijedlogom predlaže poduzimanje neke radnje u upravnom postupku (prijedlog zaočevid, osiguranje dokaza, saslušanje svjedoka i sl.);- žalbom protiv prvostupanjskog rješenja traže preispitivanje tog rješenja, a timeostvarivanje prava za koja stranka drži da joj pripadaju;- prigovorom ostvaruje pravo utjecaja na radnje i tijek postupka koji joj prema zakonupripadaju (npr. prigovor na navode u zapisniku o provedenoj raspravi ili zapisniku osaslušanju stranke, nalaz i mišljenje vješataka i slično, koji se unosi u zapisnik) ili- prijavom ostvaruje pravo (npr. polaganje državnog stručnog ispita ili pravo na povratporeza i slično)”. 8Pokrenuti upravni postupak vode tijela državne uprave i druga državna tijela, kao i tijelajedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, pravne osobe s javnim ovlastima idruge stranke, kad u upravnim stvarima, neposredno primjenjujući Zakon o općemupravnom postupku i druge propise, rješavaju o pravima, obvezama ili pravnim interesimagrañana, odnosno pravnih osoba i drugih stranaka. 95.2. Državna uprava i tijela (organi) državne upraveUprava (državna) bi se mogla odrediti kao skup državnih organa (tijela) koji supozitivnim normama odreñeni kao upravni, čija se djelatnost posebno iskazuje uneposrednoj provedbi zakona, rješavanja u upravnim stvarima, provedbi upravnognadzora, obavljanju materijalnih radnji i obavljanju drugih upravnih i stručnih poslova kojisu joj, u skladu sa zahtjevima društvene sredine i načelima pravnog sustava stavljeni unadležnost 10 .Ustav Republike Hrvatske navodi da se ustrojstvo državne uprave ureñuje zakonom, aZakon o sustavu državne uprave sukladno Ustavu propisuje koja su to tijela (organi)državne uprave.Tijela (organi) državne uprave danas jesu:1. državna ministarstva2. ministarstva,3. državne upravne organizacije i4. županijski uredi, odnosno gradski uredi Grada Zagreba.7 Sravni Š. Kasabašić, Uredsko poslovanje u primjeni i postupanje s podnescima stranaka u upravnompostupku, Novi informator, Zagreb, 2006., str. 228 ibid.9 ibid.10 Sravni J. Borković, Upravno pravo, Informator, Zagreb, 1995., str. 10.9
1. Državna ministarstva se ustrojavaju za obavljanje poslova državne uprave u upravnimpodručjima u kojim poslove državne uprave obavljaju isključivo ministarstva.2. Ministarstva se ustrojavaju za obavljanje poslova državne uprave u jednom ili višeupravnih područja.3. Državne upravne organizacije osnivaju se u pravilu kao državne uprave, zavodi iravnateljstva.Državne uprave se ustrojavaju za obavljanje odreñenih upravnih i drugih stručnihposlova koji zahtijevaju posebno ustrojenu samostalnu upravnu službu.Državni zavodi se ustrojavaju za obavljanje analitičkih i drugih stručnih poslovakoji zahtijevaju primjenu posebnih stručnih načina rada i posebnu samostalnost udjelovanju. Državnim zavodima se izuzetno mogu povjeriti i odreñeni upravniposlovi, ako to zahtijeva povezanost stručnih i upravnih poslova.Državna ravnateljstva se ustrojavaju za obavljanje odreñenih gospodarskihposlova, kad obavljanje tih poslova zahtijeva posebno ustrojenu službu,samostalnost djelovanja i posebne načine rada.Državna ministarstva, ministarstva i državne upravne organizacije su tijela (organi)središnje državne uprave.Temeljem Zakona o ustrojstvu i djelovanju ministarstava i državnih upravnih organizacija (NN br.72/94.) ustrojeni su ministarstva Republike Hrvatske i državne upravne organizacije.DRŽAVNA MINISTARSTVA MINISTARSTVA DRŽAVNE UPRAVNEORGANIZACIJEMinistarstvo financija Ministarstvo gospodarstva Državna geodetska upravaMinistarstvo obrane Ministarstvo kulture Državna uprava za vodeMinistarstvo razvitka i obnove Ministarstvo poljoprivrede i Državna uprava za zaštitušumarstvaokolišaMinistarstvo unutarnjih poslova Ministarstvo pomorstva, Državni hidrometeorološkiprometa i vezazavodMinistarstvo vanjskih poslova Ministarstvo pravosuña Državni zavod za zaštituMinistarstvo privatizacije iupravljanja imovinomobitelji, materinstva i mladežiDržavni zavod zamakroekonomske analize iprognozeMinistarstvo prostornog Državni zavod za normizaciju iureñenja, graditeljstva i mjeriteljstvostanovanjaMinistarstvo prosvjete i športa Državni zavod za patenteMinistarstvo rada i socijalne Državni zavod za statistikuskrbiMinistarstvo turizma Državna uprava za zaštitukulturne i prirodne baštineMinistarstvo upraveDržavno ravnateljstvo za robnezaliheMinistarstvo zdravstva Državni hidrografski institutMinistarstvo znanosti itehnologije10
Navedena tijela državne uprave obavljaju poslove državne uprave.Poslovi državne uprave su:- neposredna provedba zakona,- donošenje propisa za njihovu provedbu,- obavljanje upravnog nadzora te- drugi upravni i stručni poslovi.Posebnim zakonom odreñeni poslovi državne uprave mogu se prenijeti (pa se tako i u timtijelima i pravnim osobama uredsko poslovanje odvija u skladu s propisima o uredskomposlovanju):- tijelima jedinica lokalne samouprave i uprave ili- drugim pravnim osobama koje na temelju zakona imaju javne ovlasti (pravne osobekojeimaju javne ovlasti).Tijela (organi) jedinica lokalne samouprave i uprave te pravne osobe koje imaju javneovlasti, u prenijetim im poslovima državne uprave:- rješavaju u upravnim stvarima u prvom i drugom stupnju kad su im ti poslovi zakonomizrijekom stavljeni u nadležnost,- vode očevidnike odreñene zakonom i drugim propisima i izdaju propisana uvjerenja idruge potvrde,- obavljaju i druge poslove državne uprave koji su im zakonom izrijekom stavljeni unadležnost.Za zakonito i stručno obavljanje prenijetih poslova državne uprave, odgovorni su župan,gradonačelnik, odnosno općinski načelnik te ravnatelj pravne osobe s javnim ovlastima.Takoñer, odreñeni se poslovi državne uprave mogu se prenijeti i pravnim osobama kojeimaju javne ovlasti (npr. Zavod za vinogradarstvo i vinarstvo je posebnom Uredbomovlašteno obavljati odreñene poslove državne uprave u svom djelokrugu).Na službenike koji obavljaju prenijete poslove državne uprave u jedinicama lokalnesamouprave i uprave te pravnim osobama koje imaju javne ovlasti shodno se primjenjujupropisi kojima se ureñuje stručna sprema i stručno osposobljavanje državnih službenika inamještenika.Za obavljanje zakonom odreñenih poslova državne uprave mogu se u županiji, gradu iopćini osnivati područne jedinice ministarstava, odnosno državnih upravnih organizacija.Za obavljanje odreñenih poslova državne uprave iz nadležnosti županijskih, odnosnogradskih ureda mogu se u gradu odnosno u općini osnivati ispostave.Ministri, njihovi zamjenici, ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani, podžupani,gradonačelnik Grada Zagreba i njegovi zamjenici dužnosnici su Republike Hrvatske.11
5.3. Pojam akta i drugih temeljnih pojmova iz uredskog poslovanjaU uredskom poslovanju akt ili spis je svaki pisani sastav kojim se pokreće, dopunjuje,mijenja, prekida ili završava neka službena radnja organa (tijela) uprave, upravneorganizacije ili druge pravne osobe.Pored običnih, akti ili spisi mogu biti označeni odreñenim stupnjem povjerljivosti:1. akti s oznakom INTERNO – s njihovim se sadržajem smije upoznati svaka službenaosoba u organu uprave ili upravnoj organizaciji;2. akti s oznakom POVJERLJIVO – s njihovim se sadržajem mogu upoznati samoovlaštene osobe (kratica kojom se označuju takvi akti je POV.);3. akti s oznakom STROGO POVJERLJIVO - s njihovim se sadržajem smije upoznatisamo rukovoditelj organa uprave ili upravne organizacije ili osoba koju on pismenoovlasti (kratica je STR.POV.).Akti su podnesci koji se upućuju organu uprave ili upravnoj organizaciji (ili pravnimosobama s javnim ovlastima) u svezi rješavanja poslova koji pripadaju u njihovunadležnost, ali i pismena s kojima tijela uprave komuniciraju sa starnkama.Prilog (prilozi) je pisani sastav (tablica, grafikon, crtež i slično) ili fizički predmet koji seprilaže uz akt radi njegove dopune, razjašnjenja ili dokazivanja.Predmet je skup svih akata i priloga koji se odnose na isto pitanje, slučaj ili zadatak i čineposebnu sadržajnu cjelinu.PRIJAVANANATJEČAJZADODJELUPOSL.PROSTORPRILOZI:- izvod iz registra poduzeća- izvod iz matične knjige roñ.- dokazi o bonitetu poduzeća- dokaz o uplati jamčevineODLUKAPOGLAVARSTVAGRADA ONAJPOVOLJNIJOJPONUDIAKT (prijava)AKT (rješenje)PREDMETDosje (dossier) je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili istu pravnu ili fizičkuosobu (npr. personalni dosje koji sadrži svu dokumentaciju koja se odnosi na stjecanje iliprestanak svojstva zaposlenog itd.).Fascikl je skup više predmeta ili dosijea koji se poslije završenog postupka čuvaju sreñeniu u istom omotu (kutiji, koricama i sl.).Poštu u užem smislu čine svi akti koje organ ili organizacija prima (ulazna pošta) iliotprema12
(izlazna pošta), a u širem smislu ovim su pojmom obuhvaćeni i svi tiskani materijali ipaketi.Klasifikacija oznaka je brojčana oznaka predmeta koja taj predmet označava premasadržaju, vremenu nastajanja predmeta i obliku.Urudžbeni broj je brojčana oznaka koja označava mjesto nastajanja, godinu nastajanja iredni broj akta.Potpis je vlastoručno ispisivanje vlastitog imena i prezimena odreñene osobe čime onapotvrñuje, odobrava ili odlučuje o onom što piše u aktu. Uz vlastoručni potpis na aktutreba obvezatno ispisati još i funkciju te ime i prezime osobe ovlaštene na potpis. Skraćenipotpis nazivamo paraf.5.4. PisarnicaPisarnica je posebno organizirana služba u organu ili organizaciji u kojoj se obavljajuuredski poslovi (primanje i pregled akata i drugih pošiljki, razvrstavanje i rasporeñivanjeakata,upisivanje akata (voñenje evidencije), dostave akata u rad, administrativno-tehničkeobrade akata, otpreme akata; razvoñenje akata, stavljanje akata u arhivu (pismohran) injihovo čuvanje).U pravilu, svaki organ uprave ili upravna organizacija ima jednu centralnu ili glavnupisarnicu. Iznimno, uz centralnu, mogu postojati i posebne ili decentralizirane pisarnice,ali uz upravdane razloge (npr. prostorna udaljenost organizacijskih jedinica jednogupravnog organa).Prostorije pisarnice se u pravilu nalaze na vidljivom i strankama lako dostupnom mjestu(blizu ulaza u zgradu), te dobro označenom.U organima ili organizacijama s velikim opsegom poslova u pisarnici se mogu organiziratiposebni odjeljci za obavljanje uredskih poslova:- prijemni ured - odjeljak u kojem se svi akti naslovljeni na organ uprave iliorganizaciju predaju, preuzimaju i upisuju u uredske knjige prema predmetu i broju, tese strankama daju opće obavijesti i upute;- prijepis (daktilobiro, daktilografski ured) – odjeljak u kojem se prepisuju čistopisi,prilozi, prima diktat i usporeñuje sve što je napisano;- otpravništvo (ekspedit) – odjeljak u u kojem se rješeni, odobreni i prepisani akti iprilozi moraju srediti, pribaviti potpis i pečat ukoliko to nije ranije učinjeno, opremitiakte prilozima i otpremiti (posebno važan odjeljak jer pomoću njega svi akti odlaze izorgana ili organizacije, stoga sve akte otpravnik treba dobro pregledati i utvrditi da li jesve u redu, te izraditi omotnice-kuverte i dostavnice ukoliko to nije ranije učinjeno,upisati akte u otpremne knjige i otpremiti ih);- dostavni ured – odjeljak iz kojeg se dostavljaju akti naslovnicima u slučaju kada seakti ne otpremaju putem pošte;- arhiv (pismohran, registratura) – odjeljak u kojem se čuvaju dovršeni predmeti,urudžbeni zapisnici , upisnici predmeta upravnog postupka i druge evidencijske knjige,te ostali dokumentacijski materijali do predaje nadležnom arhivu ili do njihovoguništenja;- informativni odjel – odjel u kojem se strankama daju informacije, upute, obavijesti,prodaju ili predaju obrasci, formulari, tiskanice, takse itd.13
5.5. Pečat, žig i štambiljPrema Zakonu o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske (NN br. 33/95., članak1.) pečat i žig s grbom Republike Hrvatske rabe predsjednik Republike Hrvatske, Uredpredsjednika Republike Hrvatske, Sabor Republike Hrvatske, Vlada Republike Hrvatske,tijela državne uprave, sudovi i druga tijela državne vlasti, Ustavni sud Republike Hrvatske,oružane snage Republike Hrvatske, javni bilježnici, pučki pravobranitelj, tijela jedinicalokalne samouprave i uprave te tijela kotara s posebnim samoupravnim položajem.Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske rabe i upravni odjeli te druga upravna tijela istručne službe tijela gore navedenih (članak 2.).Pečatom i žigom s grbom Republike Hrvatske potvrñuje se vjerodostojnost akta.Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske stavlja se na akte koje navedena tijela donose,kojima se meñusobno ophode ili ih upućuju pravnim osobama i grañanima.Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske rabe i pravne osobe koje na temelju zakona imajujavne ovlasti.U smislu ovoga Zakona (članak 3.):1. Pečat je okruglog oblika, izrañen od gume ili drugog odgovarajućeg materijala asluži za otiskivanje na papir ili drugu podlogu,2. Žig je okruglog oblika, izrañen od metala ili drugog odgovarajućeg materijala a služiza utiskivanje u papir ili drugu podlogu.Pečat i žig s grbom Republike Hrvatske sadrže: naziv i grb Republike Hrvatske te naziv,odnosno ime i sjedište tijela iz članka 1., odnosno naziv i sjedište pravne osobe iz članka2. Zakona o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske.Naziv Republike Hrvatske, naziv odnosno ime i sjedište tijela iz članka 1., te naziv isjedište pravne osobe iz članka 2. Zakona ispisuje se u pečatu i žigu hrvatskim jezikom ilatiničnim pismom.Kada je ustavnim zakonom i statutom jedinice lokalne samouprave u skladu sa zakonomutvrñena službena uporaba jezika i pisma etničke i nacionalne zajednice ili manjine,sadržaj pečata i žiga ispisuje se jezikom i pismom etničke i nacionalne zajednice ilimanjine (članak 4.).Štambilj je četvrtastog oblika, a izrañuje se od gume (kao i pečat). Za razliku od pečata ižiga čijim se otiskom (pečat) i (žig se utiskuje) ovjerenim aktima daje pravna snaga,štambilj je tehničko pomagalo u čiji se otisak upisuje odgovarajući i promjenjivi tekst.Nakon završetka radnog vremena pečati, žigovi i štambilji drže se zaključani u stolovima,ormarima ili u radnim prostorijama u kojima su potpuno osigurani.O pečatima, žigovima i štambiljima, što ih upotrebljava organ uprave ili organizacija, vodise posebna uredska knjiga (Evidencija pečata, žigova i štambilja).Pečatima, žigovima i štambiljima rukuje namještenik kojega za to ovlasti rukovodilacorgana uprave odnosno organizacije. On ih i čuva te je odgovoran za njihovu zloupotrebu,tj. za ovjeravanje neistinog sadržaja akta.14
5.6. Informatizacija UP (Automatska obrada podataka i dokumenata - AOP)Pored korištenjem klasičnih birotehničkih sredstava akti se mogu obrañivati i uz pomoćAOP-a. Propisi o uredskom poslovanju iz 1987. i 1988. već navode tada dostupne načineautomatske obrade podataka. Suvremeno uredsko poslovanje nezamislivo je bez korištenjamnogobrojnih i različitih elektroničkih ureñaja i njihovih programa koji omogućuju da seveliki dio uredskih poslova obavlja poluautomatski ili automatski. Na djelu jeautomatizacija uredskog rada, odnosno informatizacija uredskog poslovanja, najviše krozkorištenje osobnih računala. Automatizacija uredskog poslovanja (Office Automation -OA) sprovodi se uvoñenjem informatičke tehnologije u uredske prostore sa svrhomefikasnijeg ostvarivanja najvažnijih načela uredskog poslovanja: točnosti, ekspeditivnosti,jednoobraznosti, ekonomičnosti i jednostavnosti. Automatizacija je u praksi sprovedenaznanstvena organizacija rada koja ima za cilj postići najvišu moguću razinu efikasnosti pričemu će se maksimalno štedjeti ljudska i pogonska energija, novčana sredstva, vrijeme imaterijal. Kroz automatizaciju se od ureda stvara mjesto gdje se uvode i primjenjujunajbolje metode rada, što znači da se tijek rada ubrzava, standardizira, sprovodi uznajmanje moguće troškove i uz visoku pouzdanost, i gdje radi stručno osoblje koje sveviše vremena posvećuje vlastitom stručnom obrazovanju i kultiviziranoj komunikaciji sastrankama.Informatičku tehnologiju kojom se sprovodi automatizacija uredskog poslovanja (OA)možemo razvrstati:1. Prvu skupinu čine računalo, periferna računalska oprema (tiskač, modem, scanner itd.) iračunalski programi (stolni “desktop” alati). U smislu uredskog poslovanja najviše sekoriste programi za obradu teksta, za tablične proračune, prezentaciju grafike, organizacijuposlovnog i svakodnevnog života u uredu (“elektronički rokovnici” – razni adresari,telefonski imenici, kalendari, planeri, itd.).2. Drugu skupinu čine računala, periferni računalski ureñaji, telefoni, telefonskesekretarice, telefaks ureñaji, strojevi za preslikavanje, TV i pripadajuću mu opremu kao štosu npr. kamere i video i dvd recorderi i meñusobno povezivanje ovih ureñaja(umreživanje korisnika u najširem smislu – računalsko umreživanje, e-mail - elektronskapošta, veza računalo-fax, telekonferencije, internet itd.) kako bi se ostvarila viša razinakomunikacije (razmjena informacija) izmeñu članova uredskog radnog tima na jednom ilina više mjesta. Komunikacijsko umrežavanje možemo objasniti na primjeru elektronskepošte (e-mail). U odnosu na službeno dopisivanje putem pisama e-pošta je je neusporedivobrža. Faks je, istina, jednako brz u prijenosu, no faksom ne možemo razmjenjivatidigitalne datoteke: dokumente, programe, tablice itd. Telefonska je, pak, komunikacijatrenutna, pa time i brža od svake druge. No, telefonski razgovor se ne može obavitiukoliko je željeni sugovornik odsutan ili zauzet, ali mu se poruka ipak može ostaviti unjegovom e-mail “sandučiću” kompjutora.3. Treću skupinu OA tehnologije čine ureñaji i metode kojima se elektronski upravljadokumentima i uz pomoć kojih se oni digitalno pohranjuju (arhiviraju). Elektronskoupravljanje dokumentima (document management systems) i elektronski obrasci(electronic forms) su specifične korisničke tehnologije. Specifične su stoga što suupotrebljive samo za odreñene grupe korisnika, ali su za njih od krucijalnog značaja. Uzpomoć ovih tehnologija primakli smo se ostvarenju u bližoj budućnosti “ureda bezpapira”. Ipak, OA ima svoja ograničenja kao što je npr. ono koje nastupa kao posljedicačinjenice da su pravni dokumenti (ugovori, tužbe, rješenja, evidencije...) i financijske15
transakcije često nepravovaljani ukoliko onaj koji ih prima nije potpuno siguran u ono štopiše i istinistost toga. Na ovo ograničenje u informatizaciji poslovanja odgovor jepronañen: elektronski potpis. Elektronski potpis jest šifra koju poznaje samo onaj kojipotpisuje dokument. Tehnologija kriptozaštite ovoj šifri daje toliku autentičnost da onajkoji prima dokument može biti sasvim siguran u originalnost “potpisa”. Elektronski potpisnam na taj način daje tehnološku podlogu za povjrenje u autentičnost informatizacije idokumenta koji nisu na papirnatom mediju (a to je početak štednje papira za koji se, kakoto istraživanja pokazuju, troškovi s vremenom toliko povećavaju da trošak samog papiranadmašuje inicijalne troškove nabave informatičke opreme). No, postoje i drugi dodatniproblemi koji usporavaju proces uvoñenja informatičke tehnologije i automatizacijuuredskog poslovanja (npr. nedovoljna razvijenost tehnološke infrastrukture zemlje inedovoljna osposobljenost uredskih namještenika)Inače, akti službenog dopisivanja (izmeñu organa uprave i organizacija te izmeñu njih ipravnih osoba) koji se otpremaju sredstvima automatske obrade podataka (umreženaračunala, e-mail – elektronska pošta) ne moraju imati otisak pečata, a umjesto potpisaovlaštene osobe može se staviti oznaka v.r. (vlastoručno). S vremenom će rutinski postati iupotreba elektronskog potpisa 11 .U prilozima na kraju publikacije daju se primjeri elektronskog upravljanja aktima, tj.voñenja uredskih evidencija uz pomoć informatičke tehnologije i uredskim potrebamaprilagoñenih računalnih programa. Ti su računalni programi namijenjeni uredskomosoblju koje poznaje pravila uredskog poslovanja, a prednosti su im što programi dijelepredmete se na dokumente upravnog ili neupravnog postupka, zatim što se predmeti krozprogram uvode u već postojeće knjige, odnosno evidencije, elektronske su evidencijeusklañene sa važećim sustavom za klasifikaciju, programi obuhvaćaju evidentiranje svihdokumenata koji se mogu naći u upravnom tijelu, brzina unošenja i evidentiranjapodataka znatno je bolja nego klasičnom metodom jer se izbjegava upisivanje jednogpredmeta/akta u više knjiga, pretraživanja trenutno daju tražene podatke, a organiziranasu vrlo jednostavno; po nazivu predmeta , datumu primitka,org. jed. ili brojčanimoznakama (klasa ili ur.broj), popis neriješenih predmeta sa sumarumom - brojemprenesenih/neriješenih/riješenih predmeta, broj žalbi, broj riješenih u roku/van roka,... i tosve po odjelima ili po upravnim područjima, a programi su dostupni trenutno u svakommomentu tijekom godine uz visoku preglednost unešenih podataka, čime se postižemogućnost ispisa cijelog niza izvješća - dnevnih ili godišnjih ili kroz ispis knjiga.11 Informatičke tehnologije za automatizaciju ureda možemo još podijeliti na:- komunikacijsku tehnologiju; - tehnologiju znanstvenog menadžmenta; - tehnologiju obrade teksta; -tehnologiju obrade poslovnih informacija; - tehnologiju organizacije osobnog rada i – tehnologijuupravljanja projektima. Sravni V. Srića, A. Kliment i B. Knežević, Uredsko poslovanje – strategija i konceptiautomatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003., str. 516
6. SPROVOðENJE UREDSKOG POSLOVANJAUredba o uredskom poslovanju, Uputstvo za izvršenje uredbe o uredskom poslovanju idrugi propisi čine temelj za praktičnu provedbu uredskog poslovanja. Posebno je u tomsmislu važno Uputstvo za izvršenje uredbe o uredskom poslovanju, propis čijim ćemo seodredbama služiti u daljnjem izlaganju, i to stoga jer detaljnije razrañuje Uredbu ouredskom poslovanju (čije smo najvažnije odredbe analizirali na prethodnim stranicama).Na taj način Uputstvo za izvršenje uredbe o uredskom poslovanju daje osnovne smjerniceza ustrojavanje i sprovoñenje uredskog poslovanja u svakodnevnom radu organa uprave iupravnih organizacija te pravnih osoba s javnim ovlastima. Praktična primjena propisa ouredskom poslovanju zavisi i o dobrom poznavanju i razumijevanju osnovnih pojmovauredskog poslovanja, temeljnih načela uredskog poslovanja, urednom voñenju propisanihuredskih knjiga, točnom odreñivanju klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva itd.6. 1. PRIMANJE I PREGLED AKATA I DRUGIH POŠILJKIUredsko poslovanje u užem smislu (rukovanje aktima) započinje s primanjem ipregledanjem akata.Primanje akata i drugih pošiljki (podnesaka i drugih akata, novčanih pisama, paketa,telegrama i dr.) vrši se, u pravilu, na odreñenom mjestu u pisarnici.Iznimno, za unutrašnje organizacione jedinice koje vode poseban urudžbeni zapisnikodnosno upisnik predmeta upravnog postupka, ili imaju osnovane odgovarajuće bazedokumenata u slučaju automatske obrade podataka, rukovodilac organa uprave iliorganizacije može odrediti da se akti upućeni ovim organizacionim jedinicama primaju utim jedinicama.Pošiljke se primaju u redovno radno vrijeme, a prima ih odreñeni namještenik pisarnice.Izvan redovnog radnog vremena, kao i u dane kad organ uprave ili organizacija ne radi,pošiljke prima dežurni namještenik, ako je kod organa uprave ili organizacije organiziranaslužba dežurstva.Namještenik koji prima akt neposredno od stranke odbit će prijem akta ako je aktnetaksiran ili nedovoljno taksiran (ukoliko nije plaćena upravna pristojba ili nije plaćena upropisanom iznosu), a podliježe plaćanju takse (upravne pristojbe - danom stupanja nasnagu Uredbe o upravnim pristojbama prestale su vrijediti odredbe Uredbe oadministrativnim taksama pa je tako došlo i do promjena u terminologiji: namjesto“administrativne takse” koristi se termin “upravne pristojbe”, a iz čega je proizašla potrebaza terminološkim izmjenama u pojedinim odredbama Uredbe o uredskom poslovanju) 12 .Ako netaksiran (nebiljegovan) ili nedovoljno taksiran (biljegovan) akt stigne putempoštanske službe, organ uprave ili organizacija nadležna za rješavanje o aktu postupit će uskladu s propisima o administrativnim taksama (upravnim pristojbama).12 No, to nisu jedina terminološka ujednačenja učinjena za ove skripte. Termin iz Uputstva “radnik”zamjenjen je s terminom “namještenik”, a termin “saopćenja” s terminom “priopćenja”, itd.17
Ako organ uprave ili organizacija nisu nadležni za primanje akta, namještenik kojineposredno prima akt upozorit će na to podnosioca i uputiti ga nadležnom organu. Ukolikopodnosilac i pored toga zahtijeva da se njegov akt primi, namještenik ga je dužan primiti stime da će na kraju akta staviti bilješku u upozorenju.Namještenik koji prima akte dužan je podnosioca koji želi predati samo usmenopriopćenje na zapisnik uputiti odreñenom namješteniku organa uprave ili organizacije.Ako organ uprave ili organizacija nisu nadležni da prime usmeno priopćenje na zapisnik,namještenik označen u prethodnom stavu upozorit će na to podnosioca i uputiti ganadležnom organu. Ako podnosilac i pored toga zahtijeva da se njegovo usmenopriopćenje primi na zapisnik, namještenik je dužan primiti ga.Na zahtjev stranke koja neposredno predaje akt mora se izdati potvrda o primitku akta.Primitak akta se potvrñuje stavljanjem otiska prijemnog štambilja (obrazac br. 1) na kopiju(preslik) zahtjeva ili na posebni papir. U otisak štambilja unosi se datum predaje,klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj akta (upravnog ili neupravnog). Potvrdu potpisujenamještenik koji je akt primio.Primanje akta od drugog organa uprave, organizacije, organizacije udruženog rada, drugesamoupravne organizacije ili zajednice (treba koristiti termine: organa uprave, trgovačkogdruštva, tijela jedinica lokalne uprave i samouprave i pravnih osoba s javnim ovlastima)koje ovi dostavljaju putem dostavljača, potvrñuje se stavljanjem datuma i potpisa udostavnoj knjizi, na dostavnici, povratnici ili na kopiji akta čiji se original prima. Poreddatuma i potpisa (osim u dostavnoj knjizi), stavlja se još i službeni pečat organa upraveodnosno organizacije.Pored podataka iz prethodnog stava stavlja se još i vrijeme (sat, minuta) u svimslučajevima kad je to postojećim propisima odreñeno ili kada to odredi rukovodilac organauprave ili organizacije. Ovaj podatak treba pribilježiti i na primljenom aktu odnosnonjegovoj omotnici (kuverti), ako namještenik koji ju je primio nije ovlašten da je otvori.Primanje pošiljki koje se organima uprave i organizacijama dostavljaju putem poštanskeslužbe, kao i podizanje pošiljki iz poštanskog pretinca vrši se na način utvrñen postojećimpropisima za obavljanje poštansko-telegrafskih i telefonskih usluga.Prilikom primanja odnosno podizanja pošiljki ovlašteni namještenik ne smije podićipošiljku, ako utvrdi da je pošiljka oštećena.U takvom slučaju mora zahtijevati od nadležnepoštanske službe odnosno poštonoše da se stanje pošiljke komisijski utvrdi i tek tada ćepreuzeti pošiljku zajedno sa zapisnikom o komisijskom nalazu.Ako namještenik koji prima pošiljke nije ovlašten da ih otvara, dužan ih je odmah nakonprijema predati namješteniku ovlaštenom za njihovo otvaranje.Prijem običnih pošiljki se ne potvrñuje, dok se prijem preporučenih pošiljki, novčanihpisama i drugih pošiljki čiji se prijem pismeno potvrñuje podnosiocu, evidentira u knjiziprimljene pošte (obrazac br. 8).18
Dakle, zaključimo:1. Stranke svoje akte mogu predati a) osobnom ili neposrednom predajom ili b) posrednom(putem poštanske službe ili dostavne službe) predajom;2. Osobna ili neposredna predaja može biti kao:ZATVORENA POŠTA – To su one pošiljke u zatvorenoj omotnici (kuverti) koje službenaosoba na prijemu ne smije otvoriti i upoznati se s njihovim sadržajem, već mora pregledatiispravnost omotnice, te je primiti ukoliko je ispravna, napisati na nju datum i vrijemeprimitka, vlastoručno potpisati, evidentirati u knjigu zaprimljene pošte i predati je osobi nakoju je naslovljena ili ovlaštenoj osobi.OTVORENA POŠTA – To su one pošiljke s čijim se sadržajem smije upoznati službenaosoba na prijemu pošte. Stranke uglavnom podneske (akte) predaju osobno kao otvorenupoštu. Ako podnesak ima formalnih nedostataka kao što su npr. nedostatak potpisapodnositelja, nedostatak adrese ili priloga ili ukoliko je akt nerazumljiv, službena osoba ćeupozoriti podnositelja i uputiti ga da u odreñenom roku otkloni nedostatke. Ukolikopodnositelj u roku otkloni nedostatke, držat će se da akt uredan od početka, a ako senedostati ne otklone, akt će se odbaciti zaključkom zbog formalnih nedostataka.USMENI PODNESAK – To su podnesci koji se strankama uzimaju na zapisnik stoga štoje stranka nepismena, neuka ili bolesna, te je s navedenih razloga nesposobna podnijeti aktu pisanom obliku.Akti koje stranke predaju trebaju biti sažeti, pregledni i razumljivi te sadržavati sve onošto je potrebno da bi se po njima moglo postupati od strane organa uprave ili organizacije.Ono što bi svakako svaki akt trebao sadržavati jest:- naziv, sjedište i adresa organa kojem se akt upućuje;- naznaku predmeta na koji se akt odnosi;- što stranka konkretno aktom traži ili predlaže;- naziv, odnosno ime i prezime podnositelja akta;- vlastoručni potpis podnositelja akta i njegova adresa.Od stranaka se ne traži da njihov akt ima točan naziv – zahtjev, molba, prijava itd.Takoñer, stranke svoj akt ne moraju posebno obrazlagati niti označavati datumom, iako jeu praksi nepojavljivanje ovih dijelova akta rijetkost. Ukoliko stranka ima zastupnika ilipunomoćnika treba navesti i njegovo ime i adresu.No, akt može sadržavati i nebitne, sporedne elemente, čiji izostanak, naravno, neće utjecatina pravovaljanost akta, tj. izostanak tih elemenata neće dovesti do odbacivanja akta odstrane organa ili organizacije. Unošenje sporednih elemenata u akt svakako će doprinjetinjegovoj uvjerljivosti, preglednosti i učinkovitosti. Sporedni elementi podneska jesu:- zaglavlje;- oznaka datuma;- oznaka predmeta;- oznaka veze;- oznake priloga.Na bitne i sporedne elemente akta koji podnose stranke odnosi se kasnije kazivanje osastavnim dijelovima akta koje mora sadržavati akt kojim se obavlja službena prepiskaizmeñu organa uprabe i upravnih organizacija te drugih državnih organa, trgovačkihdruštava, pravnih osoba s javnim ovlastima i fizičkih osoba.19
Sastavljanje i oblikovanje podneska nije strogo formalno odreñeno, ali i tu postojeodreñena pravila – grañani svoje akte pišu u američkom, europskom ili kombiniranomobliku.6. 1. 1. OTVARANJE I PREGLED POŠILJKISve obične pošiljke primljene u zatvorenim omotnicama (kuvertama) otvara odreñeninamještenik pisarnice.Pošiljke koje su označene odreñenim stupnjem povjerljivosti otvara rukovodilac organauprave odnosno organizacije ili namještenik kojeg on za to pismeno ovlasti.Novčana pisma i druge vrijednosne pošiljke otvara namještenik odgovoran za materijalnofinancijskoposlovanje organa uprave ili organizacije odnosno namještenik kojeg onodredi, ako nije drukčije regulirano aktom organa uprave ili organizacije.Pošiljke primljene u vezi s raspisanom licitacijom, natječajima i sl. otvara posebno za toodreñena komisija.U organu uprave i organizaciji u kojoj postoji služba dežurstava, pošiljke primljene izvanredovnog radnog vremena otvara za to odreñeni namještenik (dežurni).Ako je takvapošiljka povjerljive prirode a odreñeni namještenik za to nije ovlašten, dostavit će jenajkraćim putem osobi koja je ovlaštena da je otvori.Ako se akti koji su označeni odreñenim stupnjem povjerljivosti primaju putem sredstavaautomatske obrade podataka (elektronska pošta) pregled tih akata može vršiti samonamještenik koji za to ima dozvolu rada.Dozvola rada je pismeni akt rukovodioca organa ili organizacije kojim ovlašćujeodreñenog namještenika da pomoću odreñene šifre koju mu usmeno priopćava pristupibazi dokumenata u kojoj su pohranjeni podaci označeni odreñenim stupnjem povjerljivostii tako vrši pregled akata u toj bazi dokumenata.Namještenik koji otvara pošiljke neće otvoriti onu pošiljku na čijoj je omotnici porednaslova organa uprave ili organizacije označeno osobno ime rukovodioca ili službeneosobe.Prilikom otvaranja omotnice treba paziti da se ne ošteti njezin sadržaj, da se prilozi raznihakata ne pomiješaju,da pojedini akt ili prilog ne ostane u omotnici i slično. Naročito trebaprovjeriti da li brojevi akata koji su napisani na omotnici odgovaraju brojevima primljenihakata. Ako neki od akata označenih na omotnici nedostaje, ili ako su primljeni samoprilozi bez akta ili se ne vidi tko je pošiljalac, utvrdit će to službenom bilješkom uz kojuće se priložiti i omotnica.U svim slučajevima, gdje je to moguće,dužna je pisarnica o tomeodmah obavijestiti pošiljaoce.Uz primljeni akt treba priložiti omotnicu u svim slučajevima kad datum predaje poštanskojslužbi može biti od važnosti za računanje rokova (na primjer: žalbe, natječaji i slično) ili20
kad se iz samog akta ne može utvrditi mjesto odakle je akt poslat ili ime i prezimepodnosioca, a ovi su podaci označeni na omotnici.Ako je u jednoj omotnici prispjelo više akata uz koje bi trebalo priložiti omotnicu,omotnica će se priložiti uz jedan od ovih akata. Na ostale akte upisat će se klasifikacijskaoznaka i urudžbeni broj akta uz koji je priložena omotnica.Ako su omotnice preporučenih pošiljki, omoti paketa i drugih pošiljki oštećeni, a postojisumnja o neovlaštenom ili zlonamjernom otvaranju, treba prije otvaranja o tome sastaviti,u prisustvu još dvojice namještenika uprave ili organizacije, kratak zapisnik u kome će sekonstatirati vrsta i obim oštećenja.Nedostatke i nepravilnosti utvrñene prilikom otvaranja pošiljki treba konstatirati kratkombilješkom koja se stavlja neposredno u otisak prijemnog štambilja.Ako se u omotnici nañe akt naslovljen na drugi organ ili fizičku osobu, stavit će se nanjega bilješka, na primjer: ”Pogrešno dostavljen”, a zatim ga treba na najpogodniji način(putem dostavljača ili poštanske službe) poslati onom kome je upućen. Ovakvi akti neupisuju se u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka.Bilješke o nedostacima i nepravilnostima, kao i bilješka “Pogrešno dostavljen”, nakonstavljanja datuma, potpisuje namještenik organa uprave ili organizacije koji pregledavapošiljke. Ispod bilješke “Pogrešno dostavljen” stavlja se i službeni pečat organa upraveodnosno organizacije.Ako se prilikom otvaranja pošiljke utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka drugavrijednost (upravni biljeg), treba kratkom bilješkom konstatirati njihovu vrstu, a iznosupisati u odgovarajuću rubriku prijemnog štambilja. Ove vrijednosti predat će se poslijeupisivanja akta u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupkanamješteniku odgovornom za materijalno-financijsko poslovanje organa uprave iorganizacije, uz potpis prijema na samom aktu.Ako je uz akt priložena dostavnica,treba na njoj potvrditi prijem stavljanja datuma, potpisai službenog pečata i odmah je vratiti pošiljaocu.6. 1.2. POSTUPAK S AKTIMA KOJI PODLIJEŽU TAKSIRANJU (BILJEGOVANJU)Za rad organa uprave i drugih državnih organa u zemlji i inozemstvu (veleposlanstva,konzularna predstavništva) naplaćuje se novčana naknada (upravna pristojba) u oblikubiljega (taksenih maraka), osim u slučajevim kada se plaća gotovim novcem. Pristojbe(biljezi, takse) se naplaćuju kao upravne pristojbe i kao sudske pristojbe, zavisno od togaradi li se o nekom postupku pred upravnim ili sudskim organima. Upravne se pristojbenaplaćuju unaprijed, u trenutku pokretanja postupka.Uredbom o upravnim pristojbama ureñeno je i pitanje pristojbene tarife. Pristojbena tarifase sastoji od tarifnog broja i pristojbenog iznosa.21
Biljeg se lijepi na podnescima u gornjem desnom uglu od veće ka manjoj vrijednosti. Akotu nema mjesta lijepi se u gornjem ili donjem lijevom uglu odnosno na poleñini podneska.Zaljepljeni biljezi se moraju odmah po prijemu poništiti službenim pečatom.Nas ovdje zanimaju upravne pristojbe i upravni biljezi.Namještenik koji prima akte neposredno od stranaka odnosno koji pregledava akteprimljene putem poštanske službe dužan je naročito voditi računa o tome: koji akt iisprave podliježu taksiranju (biljegovanju), kolika je visina takse (pristojbe) predviñena zapojedine vrste akata, isprava i slično,u kojim slučajevima postoji zakonski osnov zaosloboñenje od plaćanja takse (pristojbe) itd.U pogledu netaksiranih (nebiljegovanih) i nedovoljno taksiranih (biljegovanih) akata injihovih priloga, kao i u pogledu postupanja s aktima i njihovim prilozima na kojima seutvrde neispravnosti u taksiranju (biljegovanju), postupit će se na način da se odbijeprijem akta koji podliježe biljegovanju, a to nije učinjeno ili nije učinjeno u punom iznosu(vidi pobliže prilog Uredbu o upravnim pristojbama).Ako se prilikom pregleda akata primljenih putem poštanske službe utvrdi da akt nijetaksiran ili je nedovoljno taksiran (biljegovan), konstatirat će se to kratkom zabilješkomkoja se stavlja na aktu pored otiska prijemnog štambilja.Ukoliko je akt osloboñen od plaćanja takse (upravne pristojbe), postupit će se na načinizložen u prethodnom stavu, uz navoñenje propisa o osloboñenju.6.1.3. PRIJEMNI ŠTAMBILJPo završenom pregledu, namještenik organa uprave i organizacije koji otvara ipregledava primljene akte stavlja na svaki primljeni akt koji će biti upisan u urudžbenizapisnik,u upisnik predmeta upravnog postupka odnosno unesen u odgovarajuću bazudokumenata, otisak prijemnog štambilja (obrazac br. 1).Prijemni štambilj pripada u grupu evidencijskih štambilja.Otisak prijemnog štambilja stavlja se, u pravilu u gornjem desnom uglu prve strane akta.Ako tu nema dovoljno mjesta,otisak prijemnog štambilja treba staviti na pogodno mjestoprve strane akta,vodeći pri tome računa da tekst ostane potpuno čitak i razumljiv. Ako naprednjoj strani akta nema dovoljno mjesta, otisak prijemnog štambilja treba staviti napoleñinu akta u gornjem lijevom uglu. Ukoliko su stranice akta u potpunosti popunjene satekstom, otisak prijemnog štambilja stavlja se na komad čistog papira koji se pričvršćujeuz akt.Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na priloge akta.Ako je tekst primljenog akta pisan u produženju nekog ranijeg akta, prijemni štambiljstavlja se, u pravilu, desno ispod teksta posljednjeg akta pisanog u produženju.U otisak prijemnog štambilja upisuju se ovi podaci:1) u rubriku “Primljeno” – datum prijema;2) u rubriku “Klasifikacijska oznaka” – klasifikacijsku oznaku;3) u rubriku “Urudžbeni broj” – urudžbeni broj;22
4) u rubriku “Organizacijska jedinica” – brojčana oznaka unutrašnje jedinice u koju se aktrasporeñuje,odnosno brojčana oznaka referenta kojem se akt rasporeñuje (npr.04 odnosno04/3);5) u rubriku “Prilozi” –ukupan broj primljenih priloga. Ukoliko se prilog sastoji od višelistova, treba označiti i broj listova takvog priloga. Omotnica koja se prilaže uz akt itaksena marka ne smatraju se prilozima;6) u rubriku “Vrijednosti” – ukupan iznos novca ili drugih vrijednosti (neponištenihtaksenih maraka, biljega) koje su priložene aktu.6.2. RAZVRSTAVANJE I RASPOREðIVANJE (SIGNIRANJE) AKATAPrimljeni i pregledani akti zaprimaju se stavljanjem otiska prijemnog štambiljaZaprimljeni akti najprije se razvrstavaju na akte predmeta upravnog postupka i ostale akte(akti predmeta neupravnog postupka) te rasporeñuju (signiraju) na unutrašnjeorganizacijske jedinice ili referente kojima će akt poslije upisivanja u upisnik predmetaupravnog postupka ili urudžbeni zapisnik biti dostavljen u rad. To se utvrñuje aktomrukovodioca organa ili organizacije.Zaprimljene akte razvrstava i rasporeñuje, u pravilu, namještenik pisarnice organa upraveili organizacije koji otvara i pregledava primljene pošiljke.Iznimno, rukovodilac organa uprave ili organizacije može odrediti da razvrstavanje irasporeñivanje akata stalno ili privremeno vrše i drugi namještenici.Rasporeñivanje akata na unutrašnje organizacijske jedinice vrši se stavljanjem brojčaneoznake unutrašnje organizacijske jedinice u rubriku “Organizacijska jedinica” prijemnogštambilja, prema planu klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalacaakata. Rasporeñivanje akata na organizacijske jedinice naziva se “prvo signiranje”. “Drugosigniranje” obavlja se u organizacijskim jedinicama i to je rasporeñivanje akata nareferente.Nakon završenog prvog signiranja akti se predaju odreñenom namješteniku u pisarnici radiupisa u urudžbeni zapisnik ili upisnik predmeta upravnog postupka.Unutrašnje organizacione jedinice označavaju se arapskim dvoznamenkastim brojevima,počev od broja 01 do 09, zatim 10, 11 itd. (na primjer: 01-odjel za opće poslove, 02 -odjel za gospodarstvo, 03 - odjel za imovinskopravne poslove itd.) unutar brojčane oznakeorgana. Oznaku za svaku unutrašnju organizacijsku jedinicu utvrñuje rukovodilac organauprave odnosno organizacije planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralacai primalaca akata. Utvrñene oznake ne mogu se mijenjati u toku godine. Novoosnovaneunutrašnje organizacijske jedinice označavaju se slijedećim novim brojevima.6.3. UPISIVANJE (EVIDENTIRANJE) AKATAZaprimljeni, razvrstani i rasporeñeni akti upisuju se u upisnik predmeta upravnogpostupka ili u urudžbeni zapisnik onog dana i pod onim datumom kad su primljeni.23
Telegrame, akte s odreñenim rokovima, kao i druge hitne akte treba upisati u upisnikpredmeta upravnog postupka ili urudžbeni zapisnik prije ostalih akata i odmah dostaviti urad.Ukoliko se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih opravdanih razloga primljeniakti ne mogu upisati istog dana kad su primljeni,upisat će se najkasnije slijedećeg dana,prije upisivanja novoprimljenih akata i to pod datumom kad su primljeni.Uredbom o uredskom poslovanju i Uputstvom za izvršenje te uredbe propisano je daorgani uprave evidentiraju akte na propisanim standardiziranim tiskanicama i da suobvezatni voditi slijedeće uredske knjige i evidencije:1. urudžbeni zapisnik;2. upisnike predmeta prvostupanjskog i drugostupanjskog upravnog postupka;3. knjigu zaprimljene pošte;4. registar;5. internu dostavnu knjigu;6. dostavnu knjigu za mjesto;7. dostavnu knjigu za poštu;8. kontrolnik poštarine;9. arhivsku knjigu;10. knjigu dežurstava;11. evidenciju pečata, žigova i štambilja.Kroz te se uredske knjige i evidencije zapravo i odvija uredsko poslovanje.U knjige i evidencije upisuje se kemijskom olovkom ili nalivperom, iznimno pisaćimstrojem, uredni i ažurno (ukoliko su knjige i evidencije u slobodnim arcima), od 1.1. do31.12. svake godine, a zatim se zaključuje klauzulom – zabilješkom ispod posljednjegupisa koja sadrži broj upisanih predmeta, datum zaključivanja, potpis ovlaštene osobe iotisak službenog pečata.U uredskim knjigama prezimena i imena treba pisati verzalom, a datume dvocifrenimarapskim brojkama. U knjgama se ne smije brisati ili mijenjati. Pogrješka se ispravlja takoda ovlaštena osoba precrta pogrešan upis dvjema tankim vodoravnim crtama, a nadprecrtanim tekstom ispisuje se ispravan tekst, pored njega riječ “ispravio”, datum i potpis.Evidencije su sreñene liste ljudi, stvari, dogañaja, a mogu biti:1. abecedne – sreñene su sistemom abecede;2. vremenske ili kronološke – sreñene su sistemom redoslijeda odvijanja dogañaja;3. numeričke ili brojčane – sreñene su sistemom rednih brojeva;4. kombinirane, geografske, decimalne itd.Ispunjene uredske knjige se pohranjuju i čuvaju u arhivi kao arhivski materijal propisanibroj godina. Prije upisivanja akti se moraju razvrstati na akte upravnog i akte neupravnogpostupka.U upisnik predmeta upravnog postupka upisuju se akti predmeta upravnog postupka, a tosu akti kojima stranke zahtijevaju ostvarivanje svog materijalnog prava i u kojima serješava o obvezama ili pravnim interesima stranaka.Svi ostali akti su akti neupravnog postupka i upisuju se u urudžbeni zapisnik. To je glavnauredska knjiga za evidentiranje predmeta neupravnog postupka tijekom godine. Vodi se u24
nevezanim arcima, a 31. prosinca zaključuje se stavljanjem službene zabilješke oukupnom broju upisanih predmeta ispod čega se stavlja datum, potpis i pečat. Ispodklauzule o zaključenju ispisuju se klasifikacijske oznake svih neriješenih predmeta iz tegodine. Kada ovi neriješeni predmeti budu riješeni u slijedećoj godini, njihoveklasifikacijske oznake nakon izvršenog razvoñenja u urudžbenom zapisniku precrtavaju secrvenom olovkom.Na kraju godine arci urudžbenog zapisnika uvezuju se u jednu ili više knjiga.Za POV. i STR.POV. predmete vode se posebni POV. i STR.POV. urudžbeni zapisnici uukoričenim knjigama s numeriranim stranicama.U urudžbeni zapisnik se ne upisuju akti koji ne predstavljaju službenu prepisku (naprimjer: vraćene dostavnice ili povratnice, dokumentacija internog karaktera, službenilistovi i druga službena glasila, razni časopisi i brošure, prospekti i sl.)Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata,primanje akata registrira se upisarnici u elektronskom urudžbenom zapisniku odnosno elektronskom upisniku predmetaupravnog postupka. Elektronski urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnogpostupka obuhvaćaju iste propisane podatke kao i urudžbeni zapisnik odnosno upisnikvoñen u obliku knjige.U bazu dokumenata unose se akti u izvornom tekstu ili u obliku informativnog iindikativnog sažetka.Stvaralac akta dužan je za akte preko 15 stranica napraviti informativni sažetak, a ako toon ne učini pisarnica mu vraća akt, a u bazu dokumenata unosi osnovne podatke o aktu, uznaznaku nepodoban tekst umjesto dokumenta.Informativni sažetak je potpuni prikaz problematike koju sadrži odreñeni akt.Indikativni sažetak opisno upućuje na vrstu dokumenta, predmet i način obrade činjenica.Upisnik predmeta upravnog postupka i urudžbeni zapisnik vode se po sistemuklasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva.Klasifikacijska oznaka sastavljena je od tri grupe oznaka:1. klasifikacije prema sadržaju2. klasifikacije prema vremenu3. klasifikacije prema obliku.Klasifikacija prema sadržaju odreñuje se na osnovi sadržaja akta u skladu s Pravilnikom iplanom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata.Svi predmeti koji se pojavljuju u radu organa uprave ili organizacije svrstavaju se u glavnegrupe, grupe, podgrupe i djelatnosti unutar podgrupe, prema sadržaju prvog akta kojim seosniva predmet.Prvi broj klasifikacijske oznake označava jednu od 10 glavnih grupa (npr. glavna grupa 0),drugi broj grupu (npr.grupa 02), treći broj podgrupu (npr. podgrupa 023) nakon čega sestavlja crtica (-), a treći i četvrti broj označavaju djelatnost unutar podgrupe (npr. 023 -25
02). Četvrti i peti broj odvajaju se kosom crtom (/) od brojeva koji označavajuklasifikaciju prema vremenu.Klasifikacija prema vremenu odreñuje godinu otvaranja predmeta, a označava se s dvaposljednja broja kalendarske godine u kojoj je odreñeni predmet otvoren. Iza ova dva brojase stavlja crtica (-). Glede gornjeg primjera klasifikacije prema sadržaju i klasifikacijeprema vremenu zasada bi identifikacijski broj izgledao ovako 023-02/99, ukoliko jepredmet nastao u 1999. godini.Klasifikacija prema obliku odreñuje broj dosijea i broj predmeta nastavno na klasifikacijuprema sadržaju i prema vremenu (npr. 023-02/99-01/12, pri čemu je 01/12 oznaka zadvanaesti predmet u prvom dosjeu 1999. godine), a odreñuje se planom klasifikacijskihoznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata koji donosi rukovodilac organauprave odnosno organizacije.Klasifikacijska oznaka prema obliku sastoji se od:- broja dosijea,koji se označava s dva ili više brojeva,od 01 pa nadalje,do potrebnog broja- broja predmeta,koji se označava s dva ili više brojeva,od 01 pa nadalje,do potrebnogbroja.Broj dosijea, kao što smo već napisali, označava pripadnost skupa predmeta istoj materijiili istoj fizičkoj ili pravnoj osobi unutar klasifikacije prema sadržaju i vremenu (npr.023-02/99-01) a broj predmeta označava pojedini predmet unutar tog dosijea (npr.023-02/99-01/12). Brojevi dosijea i predmeta odvajaju se kosom crtom (/).Kod predmeta upravnog postupka ispred klasifikacijske oznake, kao njezin sastavni diostavlja se i oznaka UP/I ili UP/II (prvostupanjski ili drugostupanjski upravni postupak),kako bi se ti predmeti razlikovali od neupravnih.Svaki akt koji se odnosi na isti predmet ima istu klasifikacijsku oznaku i svoj posebniurudžbeni broj.Urudžbeni broj se sastoji od:- brojčane oznake mjesta nastajanja akta- brojčane oznake godine nastajanja akta- rednog broja akta unutar predmetaBrojčana oznaka mjesta nastajanja akta označava stvaraoca akta,u skladu s Pravilnikom iplanom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata. Brojčaneoznake organa uprave i organizacija utvrñuju nadležni izvršni organi.Brojčane oznake mjesta nastajanja meñusobno se odvajaju crticama (-).Primjer: Brojčana oznaka Općine Crikvenica (danas Grad Crikvenica) utvrñenapravilnikom je 2107. Izvršno vijeće (danas Poglavarstvo Grada Crikvenice) Skupštineopćine Crikvenica će utvrditi za jedan od organa uprave brojčanu oznaku 04, arukovodilac organa uprave odredit će za koju od unutrašnjih organizacionih jedinicabrojčanu oznaku 03, tako da će kompletna brojčana oznaka mjesta nastajanja (stvaraocaakta) biti:2107-04-03, ako se radi o vlastitom aktu.26
U strukturi brojčane oznake mjesta nastajanja može se utvrditi i brojčana oznaka zapojedine referente, tako da se iza brojčane oznake unutrašnje organizacione jedinice stavikosa crta (/) i brojčana oznaka referenta, prema planu klasifikacijskih oznaka i brojčanihoznaka stvaralaca i primalaca akata.U konkretnom primjeru brojčana oznaka mjesta nastajanja bila bi: 2107-04-03/7, gdje je 7oznaka odreñenog referenta u unutrašnjoj organizacionoj jedinici 03. Ukoliko organuprave odnosno organizacija nema unutrašnjih organizacionih jedinica, brojčana oznakareferenta stavila bi se iza brojčane oznake organa uprave odnosno organizacije i ukonkretnom primjeru bila bi: 2107-04/7.Brojčana oznaka godine nastajanja akta odreñuje godinu nastanka odnosno primitka akta ioznačava se s posljednja dva broja kalendarske godine u kojoj je akt nastao ili je primljen(npr. 2107-04-03/7-99).Redni broj akta unutar predmeta označava redoslijed akata unutar pojedinog predmeta(tzv. podbroj), označenog klasifikacijskom oznakom i sastoji se od jednog ili više brojeva,od 1 pa nadalje, do potrebnog broja (npr.2107-04-03/7-99-3, ako se radi o trećem aktu upredmetu).Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, redni broj akta može seodreñivati i prema mjestu nastajanja akta u organu uprave odnosno organizaciji.Brojčane oznake mjesta nastajanja,godine nastajanja i rednog broja akta odvaja secrticama (-).Klasifikacijska oznaka odreñuje se prilikom evidentiranja prvog akta kojim se osnivapredmet,a urudžbeni broj prilikom evidentiranja svakog pojedinog akta.Klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj odreñuju se i upisuju u pisarnici organa upraveodnosno organizacije.Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, klasifikacijska oznaka iurudžbeni broj mogu se odreñivati i u unutrašnjim organizacijskim jedinicama (na mjestunastajanja akta).Kada su kod neke klasifikacijske oznake popunjena sva tri mjesta (podpolja) predviñenaza urudžbene brojeve (akte istog predmeta) obavlja se prijenos klasifikacijske oznake, a tose provodi tako da se klasifikacijska oznaka ponovno prepiše u prvo slobodno polje. Dabismo znali da je i gdje izvršen prijenos u rubrici broj jedan ispod riječi “prijenos” trebanapisati broj strane urudžbenog zapisnika na koju i s koje je izvršen prijenos.(Ako su kod neke klasifikacijske oznake popunjena sva tri mjesta predviñena za urudžbenebrojeve,upisivanje daljnjih urudžbenih brojeva vrši se putem prijenosa klasifikacijskeoznake.Prijenos se vrši na način,da se ta klasifikacijska oznaka ponovno prepisuje u urudžbenizapisnik,i to iza posljednje upisane klasifikacijske oznake u urudžbenom zapisniku,u vrijeme kadase prijenos vrši (npr.ako se akt koji treba upisati kao urudžbeni broj,odnosi na predmet upisan podklasifikacijskom oznakom 020-07/86-08/01,a u vrijeme kada taj akt treba upisati posljednjaklasifikacijska oznaka je 020-12/87-01/01,onda će se u rubriku 1 urudžbenog zapisnika ispodklasifikacijske oznake 020-12/87-01/01 ponovo upisati klasifikacijska oznaka 020-07/86-08/01.Urubriku 2 prepisat će se ponovo kratki sadržaj predmeta 020-07/86-08/01,a rubrike 3-6 popunit će27
se na način izložen u točki 29.Uputstva,počev s urudžbenim brojem 4.Ispod tako preneseneklasifikacijske oznake 020-07/86-08/01 nastavlja se upisivanje slijedećih klasifikacijskih oznaka).Da bi se moglo utvrditi gdje se vrši daljnje upisivanje urudžbenih brojeva nekeklasifikacijske oznake koja se prenosi,treba u donjem dijelu rubrike “klasifikacijska oznaka”označiti brojeve stranica urudžbenog zapisnika na kojima su upisane te klasifikacijske oznake.Uprimjeru iz prethodnog stava, u rubrici “prijenos” klasifikacijske oznake 020-07/86-08/01,označitće se broj stranice na kojoj je nastavljen upis,a na mjestu nastavka upisa označit će se brojstranice na kojoj je predmet prvi put upisan u urudžbeni zapisnik.Ako se neke predmete sa sigurnošću može predvidjeti da će imati više od 3 urudžbenabroja, može se unaprijed rezervirati potrebno mjesto za njihovo upisivanje.Npr.ako se u vezi spredmetom klasifikacijske oznake 020-07/86-08/01 očekuje devet urudžbenih brojeva za njihovoupisivanje može se rezervirati mjesto predviñeno za slijedeće dvije klasifikacijske oznake.U tomslučaju u gornjem dijelu rubrike 1 u koji bi se inače upisala klasifikacijska oznaka predmeta kojadolazi poslije klasifikacijske oznake 020-07/86-08/01, stavlja se crtica (-), a klasifikacijskuoznaku predmeta koju treba upisati poslije klasifikacijske oznake 020-07/86-08/01, upisat će seiza mjesta rezerviranog za upisivanje urudžbenih brojeva klasifikacijske oznake 020-07/86-08/01).Povezivanje klasifikacijskih oznaka se obavlja u slučaju kada se isti predmet ili dosijevodi pod dvije klasifikacijske oznake, a obavlja se tako da se ispod riječi “prijenos” uprvoj rubrici urudžbenog zapisnika upiše klasifikacijska oznaka i stranica urudžbenogzapisnika kasnije, odnosno ranije upisivanog predmeta odnosno dosjea. Poslije izvršenogpovezivanja akti čine cjelinu i dalje se vode pod posljednjom klasifikacijskom oznakom.(U slučaju de se isti predmet ili dosije vodi pod dvije klasifikacijske oznake, treba izvršitipovezivanje tih klasifikacijskih oznaka. Povezivanje klasifikacijskih oznaka u urudžbenomzapisniku vrši se na taj način da se u donjem dijelu rubrike 1 “prijenos” kod ranije upisanogpredmeta ili dosijea stavi klasifikacijska oznaka i stranica urudžbenog zapisnika kasnije upisanogpredmeta ili dosijea i obratno.Poslije izvršenog povezivanja akti čine cjelinu i dalje se vode podposljednjom klasifikacijskom oznakom.Povezivanje predmeta odnosno dosijea prenosi se i u oznaku “veze” u aktu.Na način naveden u točki 42. stavu 1.vrši se povezivanje klasifikacijskih oznaka i uslučaju kad će se više predmeta koji su bili upisani u urudžbeni zapisnik pod posebnimklasifikacijskim oznakama, riješiti zajedničkim aktom.)6.3.1. UPISIVANJE AKATA U UPISNIK PREDMETAOrgani i organizacije dužni su voditi upisnike predmetadrugostupanjskog upravnog postupka.prvostupanjskog iUpisnike predmeta prvostupanjskog upravnog postupka vode svi organi i organizacijekoje rješavaju upravne stvari u prvom stupnju. To je uz urudžbeni zapisnik glavna uredskaknjiga u koju se upisuju:- primljeni zahtjevi i drugi akti;- vlastiti akti kojima se pokreće postupak;- zaprimljene žalbe protiv prvostupanjskih odluka.Upisnik predmeta drugostupanjskog upravnog postupka vode svi organi i organizacije kojerješavaju upravne stvari u drugom stupnju, a u njega se upisuju žalbe izjavljene protivodluka prvostupanjskog organa, te odluke drugostupanjskog organa o žalbama.28
Upisivanje akata u upisnik predmeta prvostupanjskog upravnog postupka (obrazac UP/1-broj 3), vrši se na slijedeći način:1) na ravnu crtu iznad rubrike 1 u gornjem lijevom uglu obrasca upisuje se klasifikacijskaoznaka do dosijea (npr. 023-02/99-03), a ostatak klasifikacijske oznake – broj predmeta –upisuje se u rubriku 1 obrasca, od 01 pa nadalje, do potrebnog broja. U gornjem desnomuglu obrasca upisuje se redni broj stranice unutar te klasifikacijske oznake.Napomena: U prijemni štambilj,na omot spisa,u internu dostavnu knjigu i na drugamjesta upisuje se klasifikacijska oznaka u cjelini;2) u rubriku 2 upisuju se urudžbeni brojevi akata;3) u rubriku 3 upisuje se datum primitka zahtjeva i drugih akata u postupku;4) u rubriku 4 upisuje se ime i prezime odnosno naziv i mjesto podnosioca zahtjevaodnosno drugih pošiljalaca akata;5) u rubriku 5 upisuje se kratki sadržaj predmeta odnosno pojedinih akata u tom predmetu;6) u rubrike 6, 7, 8, 9 i 10 upisuje se odluka o zahtjevu i datum odluke, i to:- u rubriku 6 – da li je zahtjev odbačen- u rubriku 7 – da li je zahtjev odbijen- u rubriku 8 – da li je zahtjav usvojen- u rubrike 9 i 10 – da li je ili nije donesena odluka u roku iz člana 218. ZUP-a;7) u rubrike 11, 12 i 13 upisuju se podaci o radu prvostupanjskog organa po žalbi i datumodluke, i to:- u rubriku 11 – da li je žalba odbačena;- u rubriku 12 – da li je rješenje zamijenjeno novim- u rubriku 13 – da li je žalba dostavljena drugostupanjskom organu;8) u rubrike 14 i 15 upisuju se podaci o administrativnom izvršenju i datum izvršenja, i to:- u rubriku 14 – zaključak o dozvoli izvršenja;- u rubriku 15 – prisilno izvršenje;9) u rubriku 16 upisuje se razvoñenje odnosno bilješka o obustavi postupka.Upisivanje akata u upisnik predmeta drugostupanjskog upravnog postupka (ObrazacUP/II-broj 4), vrši se na slijedeći način:1) na ravnu crtu iznad rubrike 1 u gornjem lijevom uglu obrasca upisuje se klasifikacijskaoznaka do dosijea, a ostatak klasifikacijske oznake - broj predmeta - upisuje se u rubriku 1obrasca, od 01 pa nadalje, do potrebnog broja. U gornjem desnom uglu obrasca upisuje seredni broj stranice unutar te klasifikacijske oznake;2) u rubriku 2 upisuju se urudžbeni brojevi akata;3) u rubriku 3 upisuje se datum primitka žalbe i drugih akata u postupku;4) u rubriku 4 upisuje se ime i prezime odnosno naziv i mjesto žalioca i drugih pošiljalacaakata;5) u rubriku 5 upisuje se naziv organa koji je donio ili nije donio prvostupanjsko rješenje;6) u rubrike 6, 7, 8, 9 i 10 upisuje se datum donošenja odgovarajuće odluke;7) u rubrike 11 i 12 upisuje se da li je ili nije upravna stvar rješena u roku iz člana247.ZUP-a;8) u rubriku 13 upisuje se razlog usvajanja žalbe (povreda pravila postupka, pogrešno ilinepotpuno utvrñeno činjenično stanje, pogrešna primjena materijalnog prava);9) u rubriku 14 upisuje se razvoñenje i bilješka o obustavi postupka.Na temelju podataka iz upisnika predmeta upravnog postupka organi i organizacije koji sudužni voditi evidenciju o rješavanju upravnih stvari sastavljaju izvještaj koji, osimtekstualnog dijela o problematici u vezi s rješavanjem upravnih stvari i poduzetih mjera za29
njeno rješavanje, prikazuju kretanje predmeta u prvostepenom i drugostepenom upravnompostupku.Republički organi uprave i organizacije, organi uprave i organizacije s područja gradskezajednice općina te općinski organi uprave i organizacije, dužni su godišnje izvještaje opodacima iz rada na rješavanju upravnih stvari za tekuću godinu dostaviti republičkomorganu uprave nadležnom za poslove uprave najkasnije do 15. siječnja naredne godine.6.3.2. UPISIVANJE AKATA U URUDŽBENI ZAPISNIKUpisivanje akata u urudžbeni zapisnik (obrazac broj 5) vrši se na slijedeći način:1) na ravnu crtu iznad rubrike 1 u gornjem lijevom uglu obrasca upisuje se odgovarajućidio klasifikacijske oznake, u pravilu do dosijea. Izuzetno,kad se očekuje manji prilivpredmeta u odreñenoj glavnoj grupi,grupi,podgrupi ili djelatnosti unutar podgrupe, upisatće se samo onaj dio klasifikacijske oznake koji označavaju tu glavnu grupu, grupu,podgrupu, odnosno djelatnost unutar podgrupe (npr.0, 02, 023 ili 023-03).Ako se u nekom opsežnijem predmetu očekuje veći broj akata (podbrojeva), na ravnu crtuu gornjem lijevom uglu obrasca upisat će se čitava klasifikacijska oznaka uključujući ibroj predmeta (ankete i sl.)i u tom se slučaju rubrika 1 neće popunjavati,a urudžbenibrojevi će se u rubrici 5 upisivati kontinuirano.Na isti način postupit će se i kod izdavanjauvjerenja ili drugih potvrda (predmet će biti: izdavanje uvjerenja o...);2) u gornjem desnom uglu obrasca upisuje se redni broj stranice unutar te klasifikacijskeoznake;3) u rubriku 1 upisuje se čitava klasifikacijska oznaka ili samo onaj dio klasifikacijskeoznake koji nije upisan na ravnoj crti u gornjem lijevom uglu obrasca, osim u slučaju izstava 2. podtočke 1. ove točke;4) u rubriku 2 upisuje se kratki sadržaj predmeta, odnosno pojedinog akta i ime i prezimeodnosno naziv i mjesto pošiljaoca;5) u rubriku 3 upisuje se urudžbeni broj akta;6) u rubriku 4 upisuje se datum prijema akta,tj.datum označen na prijemnom štambilju;7) u rubriku 5 upisuje se datum nastanka akta;8) u rubriku 6 upisuje se oznaka unutrašnje organizacijske jedinice onako kako jeoznačena u prijemnom štambilju.Po završenom upisivanju u prijemni štambilj u rubriku “klasifikacijska oznaka” upisuje seklasifikacijska oznaka predmeta iz urudžbenog zapisnika,a u rubriku “urudžbeni broj”upisuje se urudžbeni broj iz rubrike 3 urudžbenog zapisnika.Prilikom upisivanja prvog akta kojim se osniva predmet (urudžbeni broj 1), akt se stavlja uomot spisa ili košuljicu u koju se kasnije ulažu i ostali akti istog predmeta. Omot spisaizrañen je od čvršćeg papira na čijoj se vanjskoj strani nalaze podaci o organu uprave. Privrhu vanjske strane omota s lijeve strane ispisuje se klasifikacijska oznaka predmeta podkojom je predmet upisan u upisniku odnosno urudžbenom zapisniku, a ispod toga i oznakapredmeta ili kratak sadržaj. Omot spisa za predmete upravnog postupka sadrži još ipodatke iz rubrike 6-16 upisnika predmeta prvostupanjskog upravnog postupka, odnosnorubrike 6-14 upisnika predmeta drugosstupanjskog upravnog postupka. Na unutrašnjosti30
omota spisa vodi se evidencija sadržaja predmeta (obrasci broj 15 i 16). U omotu akti seslažu prema datumu njihova prijema, tako da se odozgo nalazi akt koji je primljen podnajnovijim datumom.Svrha omota spisa ili košuljice je u tome da se akti odreñenog predmeta nalaze na okupu ida se ne oštećuju.6.3.3. ZDRUŽIVANJE AKATAPrije dostavljanja u rad akata koji su upisani pod urudžbenim brojem 2 i slijedećimurudžbenim brojevima iste klasifikacijske oznake, mora se izvršiti njihovo združivanje spredmetom.Združivanje akata vrši se na taj način da se na temelju podataka iz urudžbenog zapisnikaodnosno upisnika predmeta upravnog postupka utvrñuje gdje se nalazi predmet. Predmetse mora,ukoliko nije razveden,nalaziti u unutrašnjoj organizacionoj jedinici koja jeoznačena u rubrici 6 urudžbenog zapisnika prilikom upisivanja posljednjeg urudžbenogbroja. Ako je akt razveden,treba da se nalazi tamo gdje upućuje posljednja oznaka razvoda(rubrika 8). Meñutim,ako je posljednji akt dobio urudžbeni broj tj.ako je upisan podnovijim datumom (rubrika 4) nego što je datum posljednjeg razvoda (rubrika 7), akt trebada se nalazi u posljednjoj organizacionoj jedinici označenoj u rubrici 6. prilikomupisivanja posljednjeg urudžbenog broja.Ako se predmet kome treba pridružiti novi akt predmeta nalazi u radu kod unutrašnjeorganizacijske jedinice, treba pored otiska prijemnog štambilja staviti datum od kada sepredmet nalazi u unutrašnjoj organizacionoj jedinici.Upisivanje podataka u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupkavrši se tintom, čitkim rukopisom, vodeći računa o tome da podaci iz jedne rubrike neprelaze u drugu.Za pojedine nazive mogu se upotrebljavati skraćenice koje su opće poznate, tako da semogu bez teškoća pročitati i razumjeti.U urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnog postupka ne smije se vršitibrisanje pogrešno upisanih riječi ili brojeva niti lijepljenje papira preko pogrešnopopunjenih rubrika i sl. Ispravci se vrše povlačenjem tanke linije preko pogrešno upisanihtekstova, a iznad toga se upisuje pravilan tekst. Ispravke vrši namještenik koji vodiurudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka i ovjerava ih datumom ipotpisom.Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, podatke u formatiziranimpoljima i tekst u aktu po nalogu korisnika ispravlja šef pisarnice uz obavijest o ispravcimastrankama i službenim osobama kojima je u procesu rada dostavljena fotokopija (preslik)ispravljenog akta.6.3.4. POČETAK VOðENJA I ZAKLJUČIVANJA URUDŽBENOG ZAPISNIKAODNOSNO UPISNIKA PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA31
Urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka vodi se unepovezanim arcima.Kad se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, urudžbeni zapisnik i upisnikpredmeta upravnog postupka prenose se na magnetske trake svaka tri dana,a odštampaniprimjerak snima se na mikrofilmu.Na kraju tekuće godine zaključno sa 31. prosinca, urudžbeni zapisnik odnosno upisnikpredmeta upravnog postupka se zaključuje.Urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka zaključuje sestavljanjem službene bilješke o ukupnom broju predmeta upisanih u urudžbeni zapisnikodnosno upisnik predmeta upravnog postupka i to brojem i slovima. Ova bilješka, nakonstavljanja datuma, ovjerava se službenim pečatom, a potpisuje je namještenik koji vodiurudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka i rukovodilac.Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata,upis akata zaključuje se na načinda rukovoditelj u bazu dokumenata unese bilješku o ukupnom broju upisanih akata pourudžbenim brojevima i klasifikacijskim oznakama. Bilješka se snima na mikrofilmu,aprilaže joj se kompjuterska lista neriješenih predmeta iz te godine, sastavljena pooznakama “PREDMET”.6.3.5. UVEZIVANJE URUDŽBENOG ZAPISNIKAODNOSNO UPISNIKA PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKANa kraju godine svesci urudžbenog zapisnika odnosno upisnika predmeta upravnogpostupka uvezuju se u jednu ili više knjiga.Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, iz mikrofilmskih rola formira se“mikrojacket” (mikrodžekit) urudžbenog zapisnika odnosno upisnika predmeta upravnogpostupka.Na prednjoj strani knjige urudžbenog zapisnika,odnosno upisnika predmeta upravnogpostupka ispisuje se krupnim slovima naziv organa uprave ili organizacije, a ako se uorganu uprave ili organizacije vodi više urudžbenih zapisnika ili upisnika predmetaupravnog postupka i naziv unutrašnje organizacione jedinice koja vodi poseban urudžbenizapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka.Ispod naziva stavlja se godina ukojoj je voñen urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka.6.3.6. POVJERLJIVI I STROGO POVJERLJIVI URUDŽBENI ZAPISNIKZa akte označene odreñenim stupnjem povjerljivosti vode se posebni urudžbenizapisnici.Urudžbeni zapisnici u kojima se evidentiraju akti odreñenog stupnja povjerljivosti vode sena istom obrascu i na isti način kao i obični urudžbeni zapisnik. Ovi urudžbeni zapisnicivode se u ukoričenoj i ovjerenoj knjizi koja se može koristiti za više godina s tim, da32
svaku godinu treba posebno zaključiti. Ovjeru ovih urudžbenih zapisnika vrši rukovodilacorgana svojim potpisom uz stavljanje službenog pečata.Poslije upisivanja akta označenog odreñenim stupnjem povjerljivosti,stavlja se u prijemništambilj ispred klasifikacijske oznake skraćenica “Pov.”, ”Str. pov.” ili “Interno”.U urudžbeni zapisnik u kojem se evidentiraju akti odreñenog stupnja povjerljivosti trebaupisati svaki akt koji je primljen pod “Pov.”, ”Str. pov.” ili “Interno”. Ako predmet koji jeupisan u obični urudžbeni zapisnik u toku postupka postigne odreñeni stupanjpovjerljivosti, upisat će se u odgovarajući urudžbeni zapisnik.Promjenu stupnja povjerljivosti obavlja za to ovlaštena osoba. Ovlaštena osoba prenosiakte u odgovarajući urudžbeni zapisnik prema promijenjenom stupnjupovjerljivosti.Preneseni akt briše se u prethodnom urudžbenom zapisniku.6.3.7. REGISTARRadi lakšeg i bržeg pronalaženja klasifikacijske oznake predmeta, vodi se registar, kazalo(obrazac br. 6.). Registar je pomoćna uredska knjiga koja se vodi uz urudžbeni zapisnik iupisnik predmeta.Registar se vodi u nepovezanim arcima koji se na kraju godine povezuju u knjigu.Registar se ustanovljava na taj način da se za svako slovo abecede uzme potreban brojaraka obrasca registra i na njemu izrežu slova koja se nalaze ispod slova na koje se arakodnosi.Pojedina slova abecede kod kojih se predviña veći broj upisa mogu se raščlaniti joši po samoglasnicima (na primjer: Ma, Me, Mi,itd.). U gornjem dijelu obrasca u rubrici“Način upisivanja” označava se način upisivanja podataka u registar, i to:”Po predmetu” ili“Po pošiljaocu”.Upisivanje podataka u registar vrši se iz urudžbenog zapisnika odnosno upisnika predmetaupravnog postupka.Podaci se u registar upisuju po predmetu, a po potrebi i po pošiljaocu.Po predmetu upisuju se podaci u registar:1) prema početnom slovu prezimena fizičke osobe, odnosno naziva državnog organa,organizacije udruženog rada ili druge samoupravne organizacije ili zajednice na koju sepredmet odnosi;2) prema početnom slovu riječi koja označava bitni sadržaj predmeta.Upisivanje podataka u registar “Po predmetu” vrši se na slijedeći način:1) u rubriku 1 upisuje se rimskim brojem mjesec u kome je predmet upisan u urudžbenizapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka;2) u rubriku 2 upisuje se najprije prezime i ime fizičke osobe odnosno naziv državnogorgana, organizacije udruženog rada ili druge samoupravne organizacije ili zajednice nakoju se predmet odnosi,a ispod toga upisuje se oznaka predmeta onako kako je upisan u33
urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnog postupka. Ukoliko sepredmet odnosi na više osoba upisat će se u registar,po potrebi, i svaka od tih osoba;3) u rubriku 3 upisuje se mjesto (prebivalište odnosno sjedište) pošiljaoca;4) u rubriku 5 upisuje se klasifikacijska oznaka,a u rubriku 6 upisuje se urudžbeni brojakta koji je zaveden u urudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta upravnogpostupka;5) u rubriku 7 upisuje se strana urudžbenog zapisnika odnosno upisnika na kojoj jeupisana klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj akta.Ako se registar vodi “Po predmetu”, rukovodilac organa uprave i organizacije možeodrediti da se upisivanje podtaka u registar kod istog slova vrši posebno prema početnomslovu prezimena fizičke osobe odnosno naziva državnog organa, organizacije udruženograda ili druge samoupravne organizacije ili zajednice na koju se predmet odnosi, a posebnoprema početnom slovu riječi koja označava bitni sadržaj predmeta. U takvom slučaju trebau rubrici “Način upisivanja” označiti odgovarajući način upisivanja u registar (na primjer:”Po prezimenu”, ”Po nazivu” ili “Po sadržaju”).Po pošiljaocu, tj. prema početnom slovu naziva pošiljaoca, upisivanje podataka u registarvrši se ako to zahtijeva specifičnost poslovanja organa ili organizacije.Upisivanje podataka u registar “Po pošiljaocu” vrši se na taj način da se u rubriku 2upisuje naziv pošiljaoca, u rubriku 4 kratki sadržaj predmeta, na način kako je upisan uurudžbenom zapisniku odnosno upisniku predmeta. Rubrike 1, 3, 5, 6 i 7 popunjavaju sekao i odgovarajuće rubrike u registru “Po predmetu”.Pri kombiniranom načinu voñenja registra upisivanje podataka u registar “Po prezimenu”ili “Po nazivu” vrši se na taj način da se u rubriku 2 registra upisuje samo prezime i imefizičke osobe odnosno naziv državnog organa, organizacije udruženog rada ili drugesamoupravne organizacije ili zajednice na koju se akt odnosi;u rubriku 3 njihovoprebivalište odnosno sjedište; u rubriku 4 kratka oznaka predmeta; rubrike 1, 5, 6 i 7popunjavaju se isto kao u registru “Po predmetu” .Upisivanje podataka u registar “Po sadržaju” vrši se na taj način da se rubrike 2 i 3 koristeza upisivanje najvažnijih riječi iz sadržaja predmeta (na primjer: uredsko poslovanje);rubrika 4 za bliži podatak o predmetu (na primjer: uputa za primjenu). Rubrike 1, 5, 6 i 7popunjavaju se na način kao i u registru “Po prezimenu” odnosno “Po nazivu”.6.4. DOSTAVLJANJE AKATA U RAD (NA RJEŠAVANJE)Poslije upisivanja akata u urudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnogpostupka, svi akti moraju biti istog dana dostavljeni u rad unutrašnjim organizacijskimjedinicama. U izuzetnim slučajevima akti moraju biti dostavljeni u rad najkasnijepočetkom radnog vremena slijedećeg radnog dana.Dostavljanje akata u rad vrši se preko interne dostavne knjige (obrazac br.7).Svaka unutrašnja organizacijska jedinica treba imati jednu, a po potrebi i više internihdostavnih knjiga.34
Preko interne dostavne knjige dostavljaju se u rad i predmeti koji se nalaze na čuvanju urokovniku predmeta.Prijem akata potvrñuje potpisom (rubrika 5 interne dostavne knjige) namještenikorganizacijske jedinice koga za to pismeno ovlasti rukovodilac organa uprave iliorganizacije.Odreñeni namještenik unutrašnje organizacijske jedinice nakon prijema akata dužan jenakon prijema akata izvršiti njihovo rasporeñivanje na pojedine referente.Primanje akata u rad referenti potvrñuju stavljanjem datuma i potpisa u rubrikama 6 i 7interne dostavne knjige.Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, rasporeñivanje akata vršiovlašteni radnik, upisivanjem brojčane oznake unutrašnje organizacione jedinice ireferenta u brojčanu oznaku primaoca akta u elektronskom urudžbenom zapisnikuodnosno upisniku predmeta upravnog postupka.Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata rasporeñivanje akata vršiovlašteni namještenik samostalnom signaturom.Interna dostavna knjiga nalazi se na odreñenom mjestu u unutrašnjoj organizacionojjedinici, a mora se staviti na raspolaganje pisarnici u vrijeme upisivanja novih akata.6.5. ADMINISTRATIVNO-TEHNIČKA OBRADA AKATA6.5.1. PRIKUPLJANJE PODATAKAAko je za rješavanje nekog predmeta potrebno prikupiti podatke, treba ih po mogućnostiprikupiti istovremeno i na najpodesniji način.Pribavljanje podataka od unutrašnjih organizacijskih jedinica istog organa uprave iorganizacije vrši se, u pravilu, kratkim putem (usmeno, telefonski). O tako pribavljenimpodacima sastavlja se bilješka u predmetu koja treba da sadrži od koga i kada supribavljeni podaci i potpis namještenika koji ih je pribavio.Pribavljanje podataka izvan organa ili organizacije obavlja se službenim dopisom –ZAMOLNICOM.6.5.2. SASTAVNI DIJELOVI AKTAAko posebnim propisima nije drukčije odreñeno (Zakon o općem upravnom postupku,Zakon o porezima grañana i dr.), svaki akt organa uprave i organizacije kojim se vršislužbena prepiska sa drugim državnim organima, trgovačkim društvima i drugimpravnim osobama kao i s fizičkim osobama, mora sadržavati ove dijelove:- zaglavlje,- naziv i adresu primaoca,35
- kratku oznaku predmeta,- tekst akta,- otisak službenog pečata i- potpis ovlaštene službene osobe.Pored dijelova iz prethodnog stava, radi lakšeg i bržeg rukovanja, akt organa uprave iorganizacije treba da sadrži i slijedeće podatke (ako postoje):- vezu klasifikacijskih oznaka i urudžbenih brojeva,- oznaku priloga i- naznaku kome je sve akt dostavljen.Službena prepiska služi da bi se prikupili potrebni podaci, činjenice i okolnosti, mišljenja,savjeti, preporuke i upozorenja. Glede toga pojedinim se vrstama dopisa daju i nazivi:zamolnica, obavijest, prijedlog, poziv itd.Službena prepiska nije upravni akt, ali je dio upravnog postupka koji prethodi donošenjuupravnog akta.Akti službenog dopisivanja koji se otpremaju sredstvima automatske obrade dokumenata(elektronska pošta) ne moraju imati otisak pečata, a umjesto potpisa ovlaštene osobe možese staviti oznaka v.r. (vlastoručno).Zaglavlje akta stavlja se u gornjem lijevom uglu i sadrži:- naziv Republike Hrvatske,- naziv uže teritorijalno-političke jedinice (županija, grad, općina),- naziv i sjedište organa uprave ili organizacije,- klasifikacijsku oznaku,- urudžbeni broj i- datum izrade akta.U zaglavlju akta i u oznaci veze klasifikacijska oznaka ima skraćeni oblik “KLASA”, aurudžbeni broj skraćeni oblik “URBROJ” (npr. KLASA: 133-02/88-02/06 URBROJ 514-04-02/3-88-5).Akti predmeta upravnog postupka moraju imati i oznaku upisnika prvostupanjskog ilidrugostupanjskog upravnog postupka koja se stavlja ispred klasifikacijske oznake (npr.KLASA: UP/I -133-02/88-01/07 ili KLASA: UP/II-361-03/88-2/04).Naziv i adresa primaoca sastoji se iz:- punog naziva organa ili organizacije (pravne osobe s javnim ovlastima)odnosnoprezimena i imena fizičke osobe, te sjedišta odnosno prebivališta primaoca,- ulica i kućni broj (poštanski pretinac), mjesto, odredišna pošta i poštanski broj.Ispred adrese primaoca stavlja se brojčana oznaka primaoca akta prema Pravilniku ojedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primaoca akata(npr. 514 - Republički sekretarijat za pravosuñe i upravu).Kratka oznaka predmeta stavlja se s lijeve strane akta, niže od adrese primaoca i sadržidva dijela.36
Prvi dio označava predmet kao cjelinu i sadrži prezime, ime i prebivalište fizičke osobe,odnosno naziv i sjedište pravne osobe (prezime i ime odnosno naziv pišu se krupnimslovima) te stvar na koju se predmet odnosi (npr. MARKO MARKOVIĆ iz Zagreba,grañevinska dozvola ili RO “PERIVOJ” Zagreb, račun br. 2122).Predmet koji se ne odnosi na koju fizičku ili pravnu osobu, označava se stavljanjemkratkog opisa stvari na koju se odnosi (npr. Uredsko poslovanje, primjena novih propisa iliAnketa u odnosu prema grañanima, upitnik i slično).Prvi dio oznake predmeta stalno ostaje isti i od drugog dijela oznake predmeta odvaja secrticom (-).Drugi dio oznake predmeta, sadrži bližu oznaku konkretnog akta i opisuje njegov sadržaj(npr. traže se podaci, daje se mišljenje, molba, zahtjev za izdavanje, dostavljaju seobavijest, prijedlog i slično) u odnosu na sam predmet (npr. MARKO MARKOVIĆ izZagreba, grañevinska dozvola - zahtjev za izdavanje ili RO “PERIVOJ” Zagreb, račun br.2122- dostava za naplatu).Ispod oznake “Predmet” stavlja se oznaka veze (velikim slovima VEZA:), u kojoj sepoziva na odgovarajuću klasifikacijsku oznaku i urudžbeni broj akta na koji se odgovarakod pravne osobe kojoj se akt upućuje, dok se kod grañana može naznačiti datum akta nakoji se odgovara. Oznakom veze se olakšava pronalaženje prethodnih akata i omogućavabrži postupak i odgovor.Tekst akta mora biti jasan, sažet i čitak.U tekstu se mogu upotrebljavati samo oneskraćenice koje su opće poznate. Zakone, uredbe i druge propise koji se navode u aktutreba, u pravilu, napisati njihovim punim nazivom uz oznaku službenog lista (broj igodina) u kome su objavljeni.Službene akte potpisuje rukovodilac organa uprave ili organizacije ili namještenikkoji jeza to pismeno ovlašten. Ime i prezime službene osobe koja potpisuje akt ispisuje seneposredno ispod oznake njihove funkcije.Na svakom aktu organa uprave ili organizacije koji se otprema stavlja se sa lijeve stranepotpisa službene osobe otisak službenog pečata i to tako da otisak pečata jednim dijelomzahvati tekst naziva funkcije potpisnika akta.Prilozi koji se dostavljaju uz akt označavaju se njihovim ukupnim brojem (na primjer:Priloga: 3) odnosno njihovim nazivom (na primjer: Prilog: uvjerenje o plaćenom porezu).Ova oznaka stavlja se ispod završetka teksta sa lijeve strane.Prilozi uz akt moraju biti složeni po redu izlaganja u aktu.Način otpreme akta označava se na aktu, ukoliko se akt ne otprema običnom poštom (naprimjer: ”Preporučeno”, ”Avionom” i sl.). Ta oznaka stavlja se lijevo ispod završetkateksta odnosno ispod oznake priloga.Oznaka kome je sve akt dostavljen, stavlja se na slijedeći način:1) ako se dostavlja upravni akt (rješenje ili zaključak), na kraju s lijeve strane krupnijimslovima stavlja se “DOSTAVITI” a ispod toga stavlja se ime odnosno naziv primaoca s37
adresom. Ako se akt dostavlja većem broju fizičkih odnosno pravnih osoba, ispred imenaili naziva stavlja se redni broj;2) ako se akt istog sadržaja (raspis) dostavlja istovrsnim organima ili organizacijama naodreñenom području, ispod naziva organa stavlja se oznaka “SVIMA”, a ako se takav aktdostavlja raznim državnim organima, organizacijama ili pravnim osobama naznačit će sena samom aktu kome se sve taj akt dostavlja i to na mjestu gdje se stavlja adresa primaoca;3) ako je potrebno da se sa sadržajem akta u kojem je raspravljena neka stvar na traženjejednog organa uprave i organizacije upoznaju i drugi zainteresirani organi uprave iliorganizacije, taj akt treba adresirati na organ uprave ili organizaciju koja je pokrenulapredmetnu stvar, a ispod teksta navesti sve ostale adresate kojima je akt radi znanjadostavljen;4) ako je jednim aktom raspravljeno više predmeta zavedenih u urudžbenom zapisnikuodnosno upisniku predmeta upravnog postupka pod posebnim klasifikacijskim oznakama iurudžbenim brojevima, takav akt treba donijeti pod jednom klasifikacijskom oznakom stime da se izvrši povezivanje brojeva u urudžbenom zapisniku, a ispod teksta navesti svezainteresirane pošiljaoce (na primjer: Općinska uprava Vrgovac - veza vaš broj:klasifikacijska oznaka__________, urudžbeni broj___________ );5) ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata,aktu u kojem je raspravljenoviše različitih predmeta dodjeljuje se urudžbeni broj, a klasifikacijske oznake predmetaupisuju se u tekstu akta, pored dijela teksta koji se odnosi na taj predmet.Izvodima iz evidencije (uvjerenja i druge potvrde) se dodjeljuju urudžbeni brojevi, a utekstu izvoda navodi se klasifikacijska oznaka predmeta na temelju kojeg se izdajeuvjerenje.6.5.3. IZRADA AKTAAkti se izrañuju u potrebnom broju primjeraka. Iznimno, akti koji se izdaju o činjenicamao kojima se vodi evidencija kao i akti koji se zbog nenadležnosti ustupaju drugom organuuprave i organizacije, mogu se izrañivati u produženju primljenog akta bez primjerka zaarhiv (izvorno rješavanje).Prepiska izmeñu unutrašnjih organizacionih jedinica organa uprave istog organa vrši se, upravilu, u produženju primljenog akta.Na akt koji se izrañuje u produženju akta, ispod teksta i potpisa primljenog akta, stavlja sedesno od zaglavlja riječ “Izvorno”. Izvorno se rješavaju akti koji nisu naročito važni zaorgan koji piše ili oni koji se zbog nenadležnosti ustupaju drugom organu.Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, primljeni akti se u slučajunenadležnosti ustupaju drugom organu uprave odnosno organizacije promjenom šifreprimaoca.6.5.4. OSTALI POSTUPCI U SVEZI OBRAðIVANJA AKATAZa uvjerenja, okružnice i druge akte koji se izdaju u većem broju sa istim osnovnimtekstom, treba koristiti propisane obrasce. Umjesto obrazaca mogu se izraditi i38
upotrebljavati gumeni štambilji sa odgovarajućim tekstom. Uvjerenja i drugi akti mogu seizrañivati i automatskom obradom dokumenata.Prilikom sastavljanja teksta obrazaca i štambilja treba voditi računa da sadrže, u skladu sazakonskim propisima samo neophodan tekst i da olakšavaju i pojednostavljuju rad kakoorgana uprave i organizacija tako i stranaka.Prilikom dostavljanja raspisa, instrukcija ili drugih važnijih akata za koje je potrebandokaz da su zaista primljeni, treba priložiti dostavnicu.6.5.5. PISANJE AKATA NA PISAĆEM STROJUSvi akti kao i drugi materijali koje treba pisati na pisaćem stroju predaju se službiprijepisa, ako pisanje na stroju nije obavio sam referent kojemu je akt dostavljen u rad. Aktse mora prepisati od riječi do riječi, pazeći pri tome na njegov smisao. Daktilograf nesmije sam ispravljati tekst i u prijepis stavljati ono što se ne nalazi u predlošku.Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata, unose se u bazu dokumenatapomoću terminala u obliku sažetka ili kao prijepis izvornog teksta. Kada se unosesažeci,original teksta se snima na mikrofilm. Prije unosa, tekstovi se moraju sravniti ilektorirati.Ukoliko se, zbog zastoja u radu baze dokumenata, dokument piše na pisaćem stroju, morase pisati po organizacijskim uputama radi naknadnog unosa u bazu dokumenata.Pisanje na pisaćem stroju vrši se, u pravilu, na papiru standardnog formata. Za akte trajnijevrijednosti treba upotrebljavati papir bolje kvalitete. Kratki i jednostavni akti(saopćenja,pozivi i sl.), ako njihov sadržaj nije povjerljiv, mogu se pisati i na dopisnici.Čistopis (s kopijom) jest oblik rješavanja kod kojeg se službeni dopis izrañuje upropisanoj i konačnoj formi kao čistopis, ali se istodobno izrañuje i kopija. Čistopis će seotpremiti kao takav naslovniku. Čistopisi se izrañuju u toliko primjeraka koliko ih treba zastranku i druge naslovnike i pored toga jedan primjerak “za kopiju” koja se sprema i čuvau pismohranu. To je “otpravak za arhivu”.Čistopis se izrañuje tako da se referent najprije pripremi, tj. prikupi podatke i materijal,razmotri stanje i pronañe u glavnim crtama sadržaj dopisa. O tome on redovno nesastavlja nikakav pismeni koncept (nacrt akta), nego o pojedinim podacima razmisli ieventualno ih pribilježi. Na temelju toga referent ili sam napiše čistopis s kopijom ili svojtekst diktira daktilografu. Pisani je koncept samo pomoćno sredstvo koje služi priizrañivanju dopisa o važnim i složenim pitanjima, odnosno kada je sastavljanje dopisapotreban duži i složeniji rad i kada se predviña da bi rukovodilac, odnosno osoba ovlaštenaza potpis mogli izmijeniti i dopuniti pojedine njegove dijelove.Na primjerku prepisanog teksta koji ostaje za arhivu stavlja daktilograf ispod završetkateksta, sa lijeve strane, otisak daktilografskog štambilja (obrazac br. 2) i u njega upisujedatum kad je tekst primljen na prepisivanje.39
Poslije završenog prepisivanja, daktilograf je dužan da u prepisanom tekstu ispravi svegreške učinjene prilikom prepisivanja, kao i da u otisak daktilografskog štambilja upišedatum kad je prepisivanje izvršeno.Sreñivanje (sravnjivanje) teksta važnijih akata i drugih materijala sa njihovim prijepisomvrše, u pravilu, dva namještenika. Sravnjivanje je ujednačenje prepisanog teksta soriginalom, nacrtima i konceptom.Poslije izvršenog sravnavanja ovi radnici stavljaju u odgovarajuću rubriku daktilografskogštambilja (u rubriku sravnjeno) datum i svoje potpise.Ako je pisanje vršeno po diktatu (koje može biti daktilografu koji ga odmah tipka,stenografu koji će ga kasnije dešifrirati i diktirati daktilografu, stenodaktilografu koji će gakasnije sam dešifrirati i otipkati, u diktafon koji će ga snimiti i kasnije reproduciratidaktilografu koji će ga otipkati), točnost prijepisa ovjerava radnik koji je tekst diktirao.6.5.6. PRIPREMANJE AKATA ZA POTPISNa jednom primjerku akta pripremljenog za potpis rukovodioca organa uprave iliorganizacije ili službenika ovlaštenog za potpisivanje, koji ostaje za arhiv, stavlja svojpotpis i namještenik koji je akt za potpis pripremio, a prema ukazanoj potrebi i druginamještenici koji su sudjelovali u izradi akta. Potpisi se stavljaju u pravilu ispod završetkateksta s lijeve strane.Službene akte potpisuje rukovodilac organa ili organizacije ili druga ovlaštena osoba. Prijepotpisivanja potrebno je, s desne strane dopisa ispod teksta sadržaja, označiti položaj aneposredno ispod toga ime i prezime osobe ovlaštene na potpis. Ispod toga se stavljapotpis.Na svaki službeni dopis koji se otprema stavlja se s lijeve strane potpisa ovlaštene osobeuspravan otisak službenog pečata i to tako da otisak pečata malim dijelom zahvati oznakupoložaja potpisnika akta.6.5.7. VRAĆANJE RIJEŠENIH PREDMETA PISARNICISvi riješeni predmeti koje treba otpremiti, arhivirati ili ustupiti nekoj drugoj unutrašnjojorganizacijskoj jedinici vraćaju se pisarnici preko interne dostavne knjige. Privremenoustupanje predmeta nekoj unutrašnjoj organizacijskoj jedinici radi davanja mišljenja,podataka i sl. vrši se neposredno.Na primjerku akta koji ostaje u arhivi, ispod završetka teksta na lijevoj strani referentstavlja oznaku: ”uputa pisarnici”, u kojoj označava način otpreme (preporučeno,avionom isl.). Iza te oznake referent stavlja datum i svoj potpis.Tijek uredskog poslovanja je djelomično utvrñen općim pravilim auredskog poslovanja, aprema tim pravilima mora postupati i pisarnica. Referent je dužan u svakom konkretnomslučaju, pošto je izradio dopis, ocijeniti moraju li, osim ustaljenih pravila rukovanjaaktima, izdati još kakve posebne odredbe. Ukoliko se uobičajeni tijek uredsko-tehničkograda mora upotpuniti, učinit će to tako da izda konkretnu uputu “za pisarnicu” na kopijiakta ili na konceptu. Tako će npr. u uputi izdati nalog u koliko primjeraka treba umnožiti,40
odnosno prepisati akt, na kakvoj vrsti papira, koje priloge treba prepisati, ovjeriti ipriložiti, način posebnog kuvertiranja, način dostave i sl. Takva uputa mora na krajusadržavati odredbu treba li se akt nakon otpreme staviti u arhivu ili u rokovnik predmeta.Kad je jednim aktom riješeno više zasebnih predmeta referent je dužan na desnom vrhuprve stranice primjerka akta koji ostaje za arhivu (kopije), na vidnom mjestu ispisatiklasifikacijske oznake i urudžbene brojeve svih zajedno riješenih predmeta (“Zajedničkiriješeni brojevi 178/1, 201/1 i 207/5”), te može staviti i oznake hitnosti (“Hitno” – rokdostave 3 dana, “Rok 3. 11. 1999..).Odredbe o zajedničkom rješavanju i hitnosti postupka takoñer su upute za rad pisarnice,ali se one, da bi bile uočljivije, ne stavljaju ispod teksta nego u desni gornji ugao.Kada se “izvorno” rješava uputa pisarnici sadržana je isključivo u riječi “IZVORNO”. Toznači da se akt otprema izvorno, ali se prije otpreme mora razvesti u djelovodniku.Prilikom primanja predmeta preko interne dostavne knjige, namještenik u pisarnici jedužan provjeriti formalnu ispravnost predmeta i na eventualne nedostatke upozoritireferenta odnosno vratiti mu predmet na nadopunu, a osobito ako adresa nije točna ilipotpuna, ako predmet nije kompletan, ako nedostaje oznaka kratkog sadržaja akta(predmet, veza, brojeva, broj priloga,potpis rukovodioca organa uprave i organizacije iliovlaštenog radnika, potpis referenta koji je akt izradio, ako akti predmeta nisu složenikronološkim redom, ako nedostaju upute pisarnici za daljni rad.).Na svakom aktu po kome je postupak dovršen prije nego što se vrati pisarnici dužan jereferent koji je akt izradio, u skladu s posebnim propisima o zaštiti arhivske grañe, poredoznake za arhiviranje (“aa”), stavi oznaku koliko godina akt treba čuvati odnosno da li gatreba čuvati trajno kao arhivsku grañu, datum i svoj potpis (na primjer: ”aa” - 10 godina).Ispod toga referent stavlja datum i svoj potpis.6.6. OTPREMANJE AKATAOtpremanje akata putem poštanske službe ili dostavljača objedinjeno je u pravilu kod svihorgana uprave u posebno organiziranoj službi – pisarnici (u dijelu pisarnice: otpremište iliekspedit ili dostavni ured).Izuzetno, unutrašnje organizacijske jedinice koje vode poseban urudžbeni zapisnikodnosno upisnik predmeta upravnog postupka, a uz to su prostorno odvojene, mogusamostalno otpremiti svoje akte.Svi akti preuzeti u toku dana na otpremu, moraju biti otpremljeni istog dana. Aktiprimljeni poslije zaključivanja otpremnih knjiga, ako nisu hitni, otpremit će se idućegradnog dana.Na primjerku akta koji ostaje u arhivi stavlja se u otisak daktilografskog štambilja datumotpreme i potpis radnika koji vrši otpremanje akata.41
Akti koji se istog dana šalju na istu adresu stavljaju se u istu omotnicu. Ako se jedan od tihakata šalje preporučeno, treba u zajedničku omotnicu staviti i ostale akte koji bi se inačeotpremili kao obične pošiljke.Ako se na istu adresu istovremeno otpravlja velik broj akata ili neki drugi materijal koji nemogu stati u zajedničku omotnicu, treba ih upakirati i otpremiti na način odreñenpropisima poštanske službe.Omotnica u kojoj se otpremaju službeni akti treba da sadrži u gornjem lijevom ugluprednje strane točan naziv i adresu pošiljaoca, kao i oznaku svih klasifikacijskih oznaka iurudžbenih brojeva akata koji se nalaze u omotnici. Naziv primaoca pošiljke ispisuje sekrupnijim i čitkim rukopisom odnosno pisaćim strojem. Mjesto primaoca pošiljke piše sevelikim tiskanim slovima, a ispod toga stavlja se ulica i kućni broj ili broj poštanskogpretinca, odredišna pošta i poštanski broj.Dokumenti, neponištene taksene marke i druge vrijednosti, te povjerljiva pošta otpremajuse uvijek preporučeno, odnosno u zatvorenim omotnicama ako se dostavljanje vrši putemdostavljača.Omotnice s povjerljivom poštom moraju biti zapečaćene ili na drugi pogodan načinosigurane. Pečaćenje omotnica vrši se na taj način, da se akti koji se otpremaju prijestavljanja u omotnicu zaštićuju komadom čvrstog papira, a zatim se na poleñini omotnicenasredini utisne mjedeni žig preko rastopljenog voska ili plastelina. Prilikom pečaćenjaomotnica sa strogo povjerljivim aktima stavljaju se pečati i na sastavke u svakom uglupoleñine omotnice.Pečaćenje omotnica može se vršiti i na način da se preko otiska službenog pečata nasastavu omotnice nalijepi prozirna samoljepiva traka.6.6.1. DOSTAVNA KNJIGA ZA POŠTUSvi akti koji će se otpremiti putem poštanske službe razvrstavaju se u tri grupe: I - običnepošiljke, II - poštanski pretinac i III - preporučene pošiljke i tim redom upisuju se udostavnu knjigu za poštu (obrazac br. 11). Ako za otpremanje preporučenih pošiljkipostoje posebne otpremne knjige propisane od strane poštanske službe, treba koristiti teknjige.Dostavna knjiga za poštu služi kao evidencija o izvršenoj otpremi akata putem poštanskeslužbe i radi pravdanja utrošenog novca na ime poštanskih troškova. Svakog dana poslijeotpremanja akata preko poštanske službe treba izvršiti zbrajanje ukupno utrošenog novcaza poštarinu (6. rubrika dostavne knjige za poštu) i te iznose upisati u kontrolnikpoštarine,tamo gdje se on vodi (4. rubrika).Unutrašnje organizacijske jedinice organa uprave i organizacije koja vodi posebanurudžbeni zapisnik odnosno upisnik predmeta upravnog postupka, a ne otpremaju aktesamostalno, predaju svoje akte preko dostavne knjige za poštu pisarnici organa uprave iorganizacije radi otpreme. Akti se predaju bez omotnica, izuzev akata povjerljive prirode.U ovom slučaju u dostavnu knjigu za poštu upisuju se vodoravno preko rubrike 2, 3 i 542
samo klasifikacijske oznake i urudžbeni brojevi akata koji se predaju radi otpreme, dok ćese primanje tih akata na otpremu potvrñivati stavljanjem datuma i potpisa u rubriku 6 i 7ove knjige.5.6.2. KONTROLNIK POŠTARINERadi evidentiranja i pravdanja poštarine, pisarnica svakog organa uprave i organizacijevodi kontrolnik poštarine (obrazac br. 9).Kontrolnik poštarine je ukoričena knjiga numeriranih stranica, prošivena jamstvenikomčiji se krajevi prije upotrebe moraju zapečatiti pečatnim voskom i žigom.Ukupni iznos utrošenog novca na ime poštarine svakodnevno se upisuje iz dostavne knjigeza poštu u kontrolnik poštarine. Prilikom svakog novog traženja novca za poštarinu trebakontrolnik poštarine zaključiti i predati ga zajedno s dostavnom knjigom za poštunamješteniku organa uprave i organizacije odgovornom za financijsko-materijalnoposlovanje radi kontrole i odobrenja novih iznosa za poštarinu.Pisarnice organa uprave ili organizacije koje upotrebljavaju stroj za frankiranje ne trebajuvoditi kontrolnik poštarine. Pravdanje utroška poštarine, u tom slučaju, vrši se na načinodreñen propisima o financijsko-materijalnom poslovanju uprave i organizacije.6.6.3. DOSTAVNA KNJIGA ZA MJESTOSvi akti i drugi materijali koje treba hitno otpremiti drugim državnim organima,trgovačkim društvima, drugim pravnim osobama i fizičkim osobama u istom mjestu, gdjeje sjedište organa uprave ili organizacije koja vrši otpremu, upisuju se u dostavnu knjiguza mjesto (obrazac br. 10) i otpremaju se putem dostavljača.Radi potpune evidencije o svim otpremljenim aktima treba u ovu knjigu upisati i pozivekao i pošiljke koje će se strankama uručiti preko dostavnice.U tom slučaju stavit će sepreko rubrike 7 i 8 dostavne knjige za mjesto riječ “Poziv” ili “Dostavnicom”. Prijempošiljke stranka će potvrditi samo na dostavnici.6.7. RAZVOðENJE AKATA U URUDŽBENOM ZAPISNIKU ODNOSNOUPISNIKU PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKAPoslije izvršenog otpremanja vrši se razvoñenje akata u upisniku predmeta upravnogpostupka odnosno urudžbenom zapisniku prema uputama dobivenim od referenta.Izuzetno prije otpremanja akata treba razvesti sve one akte koji su riješeni “izvorno”, tj.uproduženju akta bez primjerka za arhivu.Razvoñenje ostalih akata (akti predmeta neupravnog postupka) vrši se na taj način da se urubriku 7 urudžbenog zapisnika upisuje datum razvoda, a u rubriku 8 urudžbenogzapisnika upisuju oznake koje će omogućiti da se svaki akt brzo može pronaći i to:43
1) “a/a” - ako je rad na predmetu potpuno dovršen i treba ga staviti u arhivu. Ako predmettreba čuvati, stavlja se “a/a - 10 godina” ili “a/a - trajno kao arhivska graña”;2) “R” (rok) i datum do kada se pretpostavlja da će se po traženju postupiti ili kad predmettreba ponovo uzeti u rad (na primjer:”R - 30 IX 1999”);3) ako se akt ustupa unutrašnjoj organizacijskoj jedinici istog organa (“presigniranje”),stavit će se u ovu rubriku oznaka unutrašnje organizacijske jedinice kojoj se aktprivremeno ustupa i datum do kojeg se ustupa (nakon vraćanja predmeta ova se oznakabriše);4) ako se vrši razvoñenje akta koji se rješava “izvorno” treba u ovu rubriku staviti najprijeozanku “Izvorno” a ispod toga točan naziv i sjedište organa kome je akt otpremljen(dostavljen na daljni postupak).Datum i oznake upisuju se kronološkim redom u rubrike 7 i 8 urudžbenog zapisnika.Razvoñenje akata predmeta upravnog postupka vrši se na isti način kao i razvoñenje akatapredmeta neupravnog postupka, ali bez datuma razvoñenja.Poslije izvršenog razvoñenja, akti koje treba staviti u rokovnik predmeta odnosnoarhivirati, predaju se neposredno namješteniku pisarnice koji te poslove obavlja.6.8. ROKOVNIK PREDMETAPredmeti za koje je odreñeno da se drže u evidenciji pisarnice do odreñenog roka stavljajuse u rokovnik predmeta.Rokovnik predmeta sastoji se od fascikala. U ove fascikle stavljaju se predmeti premadatumu roka iz tekućeg mjeseca. Za predmete s datumima rokova iz slijedećih mjeseciosniva se poseban fascikl “razni rokovi”. Svi predmeti, bez obzira na datume rokova,moraju biti složeni u ovom fasciklu po prva tri broja klasifikacijske oznake.Rokovi u rokovniku mogu biti:1. tekući rokovi su rokovi unutar mjeseca u kojem se radi, a oni mogu biti:a) dnevni rokovi su svaki dan u mjesecu;b) okrugli rokovi su svaki peti dan u mjesecu;2. ostali rokovi – izvan mjeseca u kojem se trenutno obavljaju poslovi.Umjesto fascikla, za rokovnik predmeta mogu se koristiti ormari s pregradama ili pretinciili ladice.Na dan roka uzimaju se iz rokovnika predmeta svi predmeti i predaju u rad odgovarajućimunutrašnjim organizacionim jedinicama preko interne dostavne knjige. Ako dan roka padau nedjelju ili državni praznik, predmete treba predati u rad jedan dan ranije.Ako se naknadni akt u vezi s pojedinim predmetom koji se nalazi u rokovniku, primi prijeoznačenog roka, treba ga združiti i odmah dostaviti u rad odgovarajućoj jedinici.44
Rokovnik predmeta može se takoñer koristiti i kao podsjetnik za pravovremeno vršenjedrugih obaveza i poslova koje organ uprave i organizacija redovno vrši u naprijedodreñenim rokovima (na primjer, podnošenje redovnih izvještaja i sl.)6.9. STAVLJANJE PREDMETA U ARHIVU I ČUVANJERiješeni predmeti stavljaju se u arhivu i u njoj čuvaju.Unutrašnja organizacijska jedinica organa uprave ili organizacije, koje vode posebneurudžbene zapisnike odnosno upisnike predmeta upravnog postupka, mogu držatidovršene predmete u svojoj pisarnici najduže dvije godine, poslije kojeg roka su dužne tepredmete zajedno s odgovarajućim urudžbenim zapisnicima odnosno upisnicamapredmeta upravnog postupka i drugim pomoćnim knjigama predati na daljnje čuvanjearhivi pisarnice organa uprave ili organizacije.Za držanje duže od dvije godine potrebno jeodobrenje rukovodioca organa uprave ili organizacije.Ako se akti obrañuju automatskom obradom dokumenata,riješeni predmeti snimaju se namikrofilm i čuvaju u obliku “jacketa” i mikrofilmske role,dislocirano od pisarnice, udrugoj zgradi.U izvornom obliku na papiru čuvaju se samo oni dokumenti za koje je to utvrñenopropisom o izlučivanju arhivske grañe.Na čuvanje mikrofilmskih rola i “jacketa” (džekita) primjenjuju se propisi o čuvanjuarhivske grañe.6.9.1. POSTUPAK PRIJE STAVLJANJA U ARHIVUPrije stavljanja u arhivu, treba u svakom predmetu kronološkim redom složiti urudžbenebrojeve i priloge i tom prilikom provjeriti da li je predmet dovršen, da li se u predmetu nenalaze neki prilozi i dokumenti koje je trebalo vratiti strankama ,da li uz njih nisu greškompripojeni neki drugi predmeti odnosno njihovi pojedini akti ili prilozi itd.Ako su omoti spisa obimnijih predmeta oštećeni, predmete treba prije stavljanja u arhivustaviti u nove omote spisa.6.9.2. ARHIVIRANJE PREDMETANamještenici i službenici unutrašnjih organizacijskih jedinica organa uprave iliorganizacija dužni su dovršene predmete odmah vratiti pisarnici, ako nije drugačijeodreñeno.Dovršeni predmeti odlažu se u arhivu po klasifikacijskim oznakama.Plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata za pojediniorgan uprave odnosno organizacije utvrñuje rukovodilac organa uprave odnosnoorganizacije na osnovi Pravilnika o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanimoznakama stvaralaca i primalaca akata.45
Plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata treba da budesastavljen tako da obuhvaća sve poslove iz djelokruga organa uprave.S planom klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata morajubiti upoznati svi referenti kao i namještenici pisarnice.Klasifikacijske oznake i brojčane oznake se u toku godine ne smiju mijenjati ni brisati,alise mogu dodavati nove, ako to iziskuju promjene nastale u vezi organizacije i nadležnostiorgana uprave.6.9.3. SREðIVANJE I ČUVANJE PREDMETA U ARHIVIZa svaku klasifikacijsku oznaku treba predvidjeti u arhivi, u pravilu, poseban fascikl ukome će se predmeti slagati po broju predmeta unutar dosijea.U arhivi se posebno odlažu predmeti neupravnog postupka, a posebno predmeti upravnogpostupka.Na svaki fascikl stavlja se naziv organa uprave ili organizacije i klasifikacijska oznaka.Dovršeni predmeti, urudžbeni zapisnici odnosno upisnici predmeta upravnog postupka idruge evidencije, kao i ostali materijali organa uprave ili organizacija, moraju se čuvati usreñenom stanju do predaje nadležnom arhivu ili do uništenja.Predmeti odreñenog stupnja povjerljivosti čuvaju se odvojeno od običnih predmeta i to nanačin koji osigurava čuvanje njihove povjerljivosti po mogućnosti u željeznom ormaru iliblagajni.6.9.4. RUKOVANJE PREDMETIMA STAVLJENIM U ARHIVUPredmetima stavljenim u arhivu rukuje odreñeni namještenik pisarnice.Ako predmet stavljen u arhivu treba priključiti aktima primljenim poslije njegovogarhiviranja, predmet će se izdati bez potvrde.U svim ostalim slučajevima predmeti iz arhive izdaju se samo uz potvrdu (“revers”).Potvrda mora sadržavati: klasifikacijsku oznaku predmeta, urudžbeni broj, datumuzimanja predmeta, rok vraćanja predmeta i potpis referenta koji preuzima predmet uzoznaku unutrašnje organizacione jedinice u kojoj radi. Potvrda se drži u posebnomfasciklu, a po povratku predmeta potvrda se vraća referentu.Predmeti stavljeni u arhivu mogu se izdavati osobama izvan organa uprave ili organizacijesamo uz pismeno odobrenje nadležnog rukovodioca.Izdavanje i ovjeravanje prijepisa akta, uvjerenja, dokumenata i slično, grañanima i drugimstrankama vrši se prema postojećim propisima.46
6.9.5. ARHIVSKA KNJIGAPisarnice organa uprave i organizacija dužne su voditi arhivsku knjigu (obrazac br. 12) kaoi opći inventarni pregled cjelokupnog arhivskog materijala iz ranijih godina.Upisivanje u arhivsku knjigu vrši se na slijedeći način:1) u rubriku “redni broj” stavlja se redni broj pod kojim se odreñeni arhivski materijalupisuje u arhivsku knjigu. Redni brojevi produžavaju se bez obzira na godinu u kojoj sevrši upis, pa se arhivska knjiga krajem kalendarske godine ne zaključuje;2) u rubriku “datum upisa” stavlja se datum kada se arhivski materijal upisuje u arhivskuknjigu;3) u rubriku “godina” stavlja se godina na koju se odnosi arhivski materijal koji se upisujeu arhivsku knjigu;4) u rubriku “opis” stavlja se oznaka iz čega se sastoji arhivski materijal. Tako na primjer,ako upisujemo arhivski materijal organa uprave i organizacije iz 1998. (a to jepretpostavimo prvi arhivski materijal tog organa uprave i organizacije koji se upisuje uarhivsku knjigu), upis u ovu rubriku izvršit će se na slijedeći način:- urudžbeni zapisnik -knjiga- registar za urudžbeni zapisnik - knjiga- upisnik predmeta upravnog postupka - knjiga- registar uz upisnik predmeta upravnog postupka - knjiga- akti predmeta neupravnog postupka - fascikl- kartica poreskih obveznika - kutija, itd;5) u rubriku “ukupni broj” stavlja se količina odgovarajućeg dijela arhivskog materijala.Tako na primjer, ako urudžbeni zapisnik ima 5 knjiga upisuje se brojka 5; ako predmetupravnog postupka ima 75 dosijea, upisuje se brojka 75, itd;6) u rubriku “primjedba” upisuju se olovkom podaci o mjestu gdje se drži i čuva odnosniarhivski materijal (na primjer: broj sobe, ormara i sl.). Ovi podaci upisuju se olovkomkako bi se mogli brisati,ukoliko doñe do smještavanja arhivskog materijala u drugeprostorije.Ako se arhivski materijal predaje na čuvanje nadležnom arhivu ili drugom organu ili seuništava, broj akta o predaji i naziv nadležnog arhivaili drugog organa kome sepredaje,odnosno broj akta o uništenju, upisuje se tintom.Na svaki dio arhivskog materijala stavlja se oznaka rednog broja arhivske knjige podkojom je arhivski materijal upisan u tu knjigu. Tako na primjer, ako je arhivski materijalorgana uprave i organizacije za 1998. godinu upisan u arhivsku knjigu pod rednim brojem1, na svaki dio tog arhivskog materijala stavlja se oznaka “upisano u arhivsku knjigu podred. brojem 1”.Pisarnice organa uprave dužne su voditi evidenciju mikrofilmskih rola i evidencijemikrofilmskog snimanja.S fotokopiranim ili na drugi način reproduciranim arhivskim materijalima, postupa se istokao i sa pisanim arhivskim materijalima.47
7. PRILOZI: PROPISI U SVEZI UREDSKOG POSLOVANJAUREDBA O SADRŽAJU NAZIVA TIJELA DRŽAVNE UPRAVE,LOKALNE I MJESNE SAMOUPRAVE(NN br. 25/94.)OPĆA ODREDBAČlanak 1.Ovom Uredbom propisuje se sadržaj natpisne ploče, zaglavlja akata i pečata ministarstava,državnih upravnih organizacija, županijskih ureda, ureda župana i tijela jedinica lokalne i mjesnesamouprave.II. SADRŽAJ NATPISNE PLOČE, ZAGLAVLJA AKATA I PEČATAa) Ministarstva i državne upravne organizacijeČlanak 2.Natpisna ploča ministarstva sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska” i nazivministarstva.Natpisna ploča upravne organizacije u sastavu ministarstva sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv:“Republika Hrvatska”, naziv ministarstva u čijem je sastavu upravna organizacija i naziv upravneorganizacije. Natpisna ploča državne upravne organizacije sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv:“Republika Hrvatska” i naziv državne upravne organizacije.Članak 3.Zaglavlje akta ministarstva sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, nazivministarstva, klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjesto i datum izrade akta. Zaglavlje aktaupravne organizacije u sastavu ministarstva sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “RepublikaHrvatska”, naziv ministarstva, naziv upravne organizacije, klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj,mjesto i datum izrade akta.Zaglavlje akta državne upravne organizacije sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “RepublikaHrvatska”, naziv državne upravne organizacije, klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjesto idatum izrade akta. Iznimno, zaglavlje akta ministarstva ili državne uprevne organizacije ne sadržigrb Republike Hrvatske kada je grb Republike Hrvatske otisnut na propisanom obrascu akta.Članak 4.Akti ministarstava, upravnih organizacija i državnih upravnih organizacija sadrže pečat s grbomRepublike Hrvatske.b) Županijski urediČlanak 5.Natpisna ploča županijskih ureda koji imaju zajedničko sjedište sadrži: grb Republike Hrvatske,naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, riječi: “Županijski uredi” i sjedište. Iznimnonatpisna ploča županijskog ureda, koji nema zajedničko sjedište s drugim županijskim uredimasadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv županijskog48
ureda i sjedište. Natpisna ploča ispostave sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “RepublikaHrvatska”, naziv županije, naziv županijskog ureda, riječ: “Ispostava” i sjedište. Natpisna pločaispostave županijskog ureda na području kotara s posebnim samoupravnim položajem, osimdijelova iz stavka 3. ovog članke. iza naziva županije sadrži naziv kotara. Grb Republike Hrvatskeu natpisnoj ploči propisanoj stavkom 1., 2. i 3. ovog članka stavlja se na sredini iznad naziva:“Republika Hrvatska”.Članak 6.Zaglavlje akta županijskog ureda sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”,naziv županije, naziv županijskog ureda, klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjesto i datumizrade akta.Zaglavlje akta ispostave sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, nazivžupanije, naziv županijskog ureda, riječ: “Ispostava”, klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj,mjesto i datum izrade akta. Zaglavlje akta ispostave županijskog ureda na području kotara sposebnim samoupravnim položajem, osim dijelova iz stavka 2. ovog članka, iza naziva županijesadrži naziv kotara. Iznimno, zaglavlje akta županijskog ureda ne sadrži grb Republike Hrvatskekada je grb Republike Hrvatske otisnut na propisanom obrascu akta (npr. obrazac rodnog lista idr.). Akti županijskih ureda sadrže pečat s grbom Republike Hrvatske.c) Tijela jedinica lokalne samoupraveČlanak 7.Natpisna ploča županije sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, nazivžupanije, tijela županije (županijska skupština i županijsko poglavarstvo) i sjedište. Natpisnaploča grada sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, nazivgrada, tijela grada (gradsko vijeće i gradsko poglavarstvo) i sjedište. Natpisna ploča općine sadrži:grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv općine, tijela općine(općinsko vijeće i općinsko poglavarstvo) i sjedište. Natpisna ploča kotara s posebnimsamoupravnim položajem sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, nazivžupanije, naziv kotara, tijela kotara (skupština kotara, izvršno vijeće skupštine kotara) i sjedište.Natpisna ploča grada u sastavu kotara s posebnim samoupravnim položajem sadrži: grb RepublikeHrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv kotara, naziv grada, tijela grada(gradsko vijeće, gradsko poglavarstvo, i sl.) i sjedište. Natpisna ploča općine u sastavu kotara sposebnim samoupravnim položajem sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”,naziv županije, naziv kotara, naziv općine, tijela općine i sjedište.Članak 8.Zaglavlje akta županije kao jedinice lokalne samouprave sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv“Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv tijela županije (županijska skupština, županijskopoglavarstvo, upravni odjel, služba, župan, podžupan), klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj,mjesto i datum izrade akta. Zaglavlje akta grada sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv:“Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv grada, naziv tijela grada (gradsko vijeće, gradskopoglavarstvo, upravni odjel, gradska služba, gradonačelnik). klasifikacijsku ozneku, urudžbenibroj, mjesto i datum izrade akta.Zaglavlje akta općine sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, nazivžupanije, naziv općine, naziv tijela općine (općinsko vijeće, općinsko poglavarstvo, upravni odjel,služba, načelnik), klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjesto i datum izrade akta. Zaglavljeakta kotara s posebnim samoupravnim položajem sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv:“Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv kotara, naziv tijela, klasifikacijsku oznaku, urudžbenibroj, mjesto i datum izrade akta.49
Zaglavlje akta grada i općine u sastavu kotara s posebnim samoupravnim položajem sadrži: grbRepublike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”, naziv županije, naziv kotara, naziv gradaodnosno općine, naziv tijela grada odnosno općine, klasifikacijsku oznaku, urudžbeni broj, mjestoi datum izrade akta.Akti tijela županije, grada, općine, kotara s posebnim samoupravnim položajem, grada i općina usastavu kotara s posebnim samoupravnim položajem sadrže pečat s grbom Republike Hrvatske.Članak 9.Jedinice lokalne samouprave (županije, gradovi, općine), te kotari s posebnim samoupravnimpoložajem mogu u skladu sa zakonom koristiti u sadržaju natpisne ploče, u zaglavlju akta i usadržaju pečata grb jedinice lokalne samouprave. Grb jedinice lokalne samouprave stavlja seispred naziva jedinice lokalne samouprave.d) Tijela mjesne samoupraveČlanak 10.Natpisna ploča mjesnog odbora sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv: “Republika Hrvatska”,naziv županije. grada odnosno općine, mjesnog odbora, tijela mjesnog odbora i sjedište.Zaglavlje akta mjesnog odbora sadrži iste elemente kao i natpisna ploča, te oznaku. mjesto i datumizrade akta.Članak 11.Natpisna ploča gradskog kotara sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv “Republika Hrvatska”,naziv županije, grada, gradskog kotara, tijela gradskog kotara i sjedište.Zaglavlje akta gradskog kotara sadrži iste elemente kao i natpisna ploča, te oznaku, mjesto i datumizrade akta.Članak 12.Natpisna ploča gradske četvrti u Gradu Zagrebu sadrži: grb Republike Hrvatske, naziv:“Republika Hrvatska”, naziv: “Grad Zagreb”, naziv gradske četvrti i sjedište.Zaglavlje akta gradske četvrti sadrži iste elemente kao i natpisna ploča, te oznaku, mjesto i datumizrade akta.Članak 13.Akti tijela mjesne samouprave sadrže pečat bez grba Republike Hrvatske.e) Natpisne pločeČlanak 14.Naziv tijela državne uprave i lokalne samouprave ispisuje se na natpisnoj staklenoj pločičetverokutnog oblika. širine 60 cm i visine 40 cm s uskim zlatnim rubom udaljenim 1 cm od rubaploče. Tekst mora biti tiskan velikim slovima u zlatnoj boji na crnoj podlozi.Natpisna ploča tijela državne uprave smještena je s desne strane glavnog ulaza u zgradu.Natpisna ploča tijela jedinica lokalne samouprave smještena je s desne strane glavnog ulaza uzgradu. Natpisne ploče tijela jedinica lokalne samouprave smještene su s lijeve strane glavnogulaza u zgradu ako imaju zajedničko sjedište s tijelima državne uprave.Članak 15.50
Naziv tijela mjesne samouprave ispisuje se na natpisnoj staklenoj ploči četverokutnog oblika.širine 45 cm i visine 25 cm s uskim zlatnim rubom udaljenim 1 cm od ruba ploče. Tekst mora bititiskan velikim slovima u zlatnoj boji na crnoj podlozi.Natpisna ploča tijela mjesne samouprave smještena je s desne strane glavnog ulaza u zgradu.Natpisne ploče tijela mjesne samouprave smještene su s lijeve strane glavnog ulaza u zgradu kadaimaju zajedničko sjedište s tijelima lokalne samouprave.Članak 16.Izgled i smještaj natpisnih ploča tijela državne uprave te tijela lokalne i mjesne samouprave nazgradama koje su spomenici kulture odreñuje se sukladno propisima o zaštiti spomenika kulture.Članak 17.Sadržaj natpisne ploče, zaglavlja akta i pečata tijela jedinica lokalne i mjesne samouprave ukojima je, uz hrvatski jezik i latinično pismo, utvrñena službena uporaba jezika i pisma etničke inacionalne zajednice ili manjine, ispisuje se na ptsmu i jeziku etničke i nacionalne zajednice ilimanjine ispod teksta na hrvatskom jeziku i latiničnom pismu. Iznimno od odredbe članka 14.stavka 1. i članka 15. stavka 1. ove Uredbe, kada to tehnički razlozi zahtijevaju, veličinu natpisneploče tijela jedinice lokalne i mjesne samouprave iz stakva 1. ovog članka, svojim će aktomodobriti ministar uprave.Članak 18.Odredbe Zakona o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske (“Narodne novine”. broj32/77) i Pravilnika za primjenu Zakona o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske(“Narodne novine”, broj 35/78) primjenjuju se na odgovarajući način u postupku stavljanja izvanuporabe pečata tijela jedinica lokalne samouprave radi istrošenosti ili promjene naziva te prijavenestanka pečata.III. PRIJELAZNE I ZAKLJUČNE ODREDBEČlanak 19.Ministar uprave donijet će naputak za provedbu ove Uredbe u roku od 90 dana od dana stupanjana snagu ove Uredbe.Članak 20.Ova Uredba stupa na snagu danom objave u “Narodnim novinama”.51
NAPUTAK ZA PROVEDBU UREDBE O SADRŽAJU NAZIVATIJELA DRŽAVNE UPRAVE, LOKALNE I MJESNE SAMOUPRAVE(NN br. 61/94.)1 Ovim Naputkom propisuje se način provedbe Uredbe o sadržaju naziva tijela državne upravelokalne i mjesne samouprave (u daljnjem tekstu: Uredba).2. Ministarstva, državne upravne organizacije, županijski uredi, uredi župana i tijela jedinicalokalne i mjesne samouprave (u daljnjem tekstu: tijela) dužna su sadržaj natpisnih ploča, zaglavljaakata i pečata ispisivati na način propisan ovim Naputkom.3. U natpisnoj ploči tijela iz točke 2. ovog Naputka naziv toga tijela ispisuje se većim slovima uodnosu na ostali tekst.4. U natpisnoj ploči upravne orgsnizacije u sastavu ministarstva, naziv upravne organizacijeispisuje se većim slovima od naziva ministarstva u čijem je sastavu.5. Tekst natpisne ploče, zaglavlja akta i pečata na jeziku i pismu etničke i nacionalne zajednice ilimanjine mora biti ispisan istom veličinom slova kao i tekst ispisan na hrvatskom jeziku ilatiničnom pismu.5. Tekst natpisne ploče i pečata tijela ispisuje se vrstom slova: helvetika, svjetla i polucrna.7. Ministarstvo uprave u okviru svojih nadzornih ovlasti prema Zakonu o sustavu državne uprave idrugim propisima poduzimat će zakonske mjere prema tijelima i čelnicima koji ne postupajusukladno ovom Naputku.8. Ovaj se Naputak ne odnosi na područne ustrojstvene jedinice državnih ministarstava.9. U prilogu Naputka daju se primjeri grafičkih rješenja izgleda natpisnih ploča zaglavlja akata ipečata kao pojašnjenje tekstualnog dijela Naputka, odnosno načina ispisivanja njihovog sadržajautvrñenog odredbama Uredbe.10. Ovaj Naputak stupa na snagu osmog dana od dana objave u “Narodnim novinama”.52
UREDBA O UPRAVNIM PRISTOJBAMA(NN br. 91/93.)(odabrane odredbe)Članak 1.Za spise i radnje pred organima državne uprave, diplomatskim, konzularnim i drugimpredstavništvima Republike Hrvatske u inozemstvu, upravnim tijelima jedinica lokalnesamouprave i uprave te pravnim osobama koje imaju javne ovlasti, plaćaju se upravne pristojbe (udaljnjem tekstu: pristojbe) po ovoj Uredbi i Tarifi upravnih pristojbi.Članak 2.Pristojbeni obveznik je osoba na zahtjev koje se pokreće postupak odnosno obavljaju radnje zakoje je u Tarifi upravnih pristojbi propisano plaćanje pristojbe.Ako za isti spis ili radnju postoje dva ili više pristojbena obveznika, njihova je obveza solidarna.Ako više osoba podnosi zajednički zahtjev, plaća se jedna pristojba, ako je taj zahtjev unedjeljivom interesu svih podnositelja.Članak 3.Pristojbena obveza nastaje u času predaje zahtjeva za izdavanje rješenja ili druge isprave odnosno,u času podnošenja podneska.Članak 4.Pristojbe se plaćaju u času nastanka pristojbene obveze, ako za pojedine slučajeve nije propisanodrukčije.Članak 5.Ako je Tarifom upravnih pristojbi propisano da se pristojba plaća prema vrijednosti predmeta, kaoosnovica za utvrñivanje pristojbe uzima se vrijednost označena u podnesku ili ispravi, ilivrijednost utvrñena na način propisan u Tarifi upravnih pristojbi.Članak 6.U rješenju ili drugoj ispravi za koju je pristojba plaćena naznačuje se da je pristojba plaćena, ukojem iznosu i po kojem tarifnom broju.Članak 7.Podnesci i drugi spisi, za koje nije plaćena pristojba ili je nedovoljno plaćena ne primaju seneposredno od stranke, dok stranka pravilno ne plati pristojbu na podnesak.Ako podnesak ili drugi spis, za koji nije plaćena pristojba ili je nedovoljno plaćena, stignepoštom, organ nadležan za odlučivanje po zahtjevu pozvat će pristojbenog obveznika pismenomopomenom da u roku 15 dana od dana primitka opomene plati redovnu pristojbu i pristojbu zaopomenu.Ako pristojbeni obveznik uplati pristojbu iz stavka 2. ovoga članka, smatra se da je pristojba bilaod početka uredno plaćena.53
Ako pristojbeni obveznik ne plati dužnu pristojbu, naplata pristojbe izvršit će se prije uručenjazatraženog rješenja ili druge isprave, odnosno prije prve obavijesti pristojbenom obvezniku oizvršenju tražene radnje.Članak 8.Od plaćanja pristojbi osloboñeni su:- Republika Hrvatska, jedinice lokalne samouprave i uprave i njihova tijela.- Organizacije iz oblasti prosvjete, znanosti, kulture, zdravstva, socijalne zaštite, skrbi ihumanitarne organizacije, u obavljanju svoje djelatnosti.- Invalidske i slične organizacije, u obavljanju svoje djelatnosti.Gradani slabog imovnog stanja, čiji ukupni prihod, uključujući i članove njihove obitelji uprethodnoj godini ne prelazi po članu obitelji 50% od prosječne minimalne plaće u RepubliciHrvatskoj.Strani državljanin za vizu i za odobrenje za produženi boravak u Republici Hrvatskoj, koji kaohrvatski stipendisti dolaze u Republiku Hrvatsku radi školovanja i usavršavanja, kao i državljanionih zemalja s kojima je Republika Hrvatska zaključila odnosno preuzela ugovor o ukidanju vizaili pristojbi na vize.Članak 9.Pristojbe ne plaćaju se za sljedeće spise i radnje:- Prijedloge, prijave i druge podneske i druge predstavke u općem interesu,- Molbe za pomilovanja i rješenja o tim molbama,- Spise i radnje u postupku pribavljanja dokaza o slabom imovnom stanju radi oslobañanja odplaćanja pristojbe,- Spise i radnje u postupku za povrat više plaćenih obveza, Spise i radnje u postupku zaispravljanje grešaka u rješenjima, ispravama i službenim evidencijama,- Spise i radnje u postupku sastavljanja i ispravljanja biračkih spiskova,- Spise i radnje za upis u knjigu državljana i matične knjige,- Spise i radnje u postupku usvojenja i postavljanja staratelja,- Sve prijave i prilozi za razrez poreza, pristojba,ovjeru poslovnih knjiga i računa i sličnih obvezate poreznih osloboñenja i olakšica,- Spise i radnje u postupku denacionalizacije imovine i komasacije,- Sve spise i radnje za ostvarivanje prava iz mirovinskog, invalidskog i zdravstvenog osiguranja tesocijalne skrbi,- Spise i radnje u svezi sa školovanjem učenika i studenata, osim taksa za svjedodžbu pozavršenom školovanju ili diplomu,- Spise i radnje u svezi sa zasnivanjem radnog odnosa i ostvarivanjem prava u svezi s radnimodnosom,- Spise i radnje u svezi s pomorskim i brodarskim knjižicama i sve upise u njih,- Spise i radnje u svezi s primanjem poklon-paketa i darova od dobrotvornih organizacija izinozemstva,- Spise i radnje u svezi s reguliranjem prava i dužnosti iz oblasti obrane,- Spise i radnje u postupku izdavanja osobne iskaznice hrvatskih državljana i osobne karte zastranca koja se izdaje strancu s trajnim nastanjenjem,- Spise i radnje u svezi sa zaštitom spomenika kulture,- Podnesci upućeni organima za predstavke i pritužbe i državnom odvjetništvu.- Spise i radnje u postupku za pogreb umrlih osoba,- Spise i radnje u svezi s popravkom i održavanjem stambenih zgrada i stanova,- Spise i radnje u neposrednoj svezi s radom novinara, fotoreportera i snimatelja,- Spise i radnje koji se vode po službenoj dužnosti,- Spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava na doplatak za djecu,54
- Prijave i odjave prebivališta osoba, boravišta i adrese stanovanja osoba,- Spise i radnje u postupku prodaje stanova na kojima postoji stanarsko pravo.Članak 10.Strani državljani sa trajnim nastanjenjem u Republici Hrvatskoj imaju ista prava i obveze popropisima o pristojbama kao i hrvatski državljani.Članak 11.U ispravama koje se izdaju bez pristojbe mora se naznačiti u koju se svrhu izdaju i na osnovikojeg propisa su osloboñene od pristojbe. Ove isprave mogu se upotrijebiti u druge svrhe kada zanjih bude plaćena odgovarajuća pristojba.Članak 12.Osoba koja je platila pristojbu koju nije bila dužna platiti ili za radnju koju organ nije izvršio, imapravo na povrat više plaćene pristojbe.Postupak za povrat pristojbe pokreće se na zahtjev stranke.O zahtjevu za povrat pristojbe rješava organ za čiji je rad plaćena pristojba.O zahtjevu za povrat pristojbe kod pravnih osoba s javnim ovlastima rješava uprava prihoda.Članak 13.Od pristojbenog obveznika, koji pristojbu ne plati u propisanom roku, pristojba se naplaćujeprisilno po propisima o prisilnoj naplati neposrednih poreza od pravnih i fizičkih osoba.Članak 14.Pravo na naplatu pristojbe zastarijeva za dvije godine nakon isteka godine u kojoj je pristojbutrebalo naplatiti, a pravo na povrat pristojbe zastarijeva za dvije godine nakon isteka godine ukojoj je pristojba više plaćena.Tijek zastare prava na naplatu pristojbe prekida se svakom službenom radnjom nadležnog organaizvršenom radi naplate, koja je stavljena do znanja pristojbenom obvezniku.Tijek zastare prava na povrat pristojbe prekida se svakom radnjom pristojbenog obveznikapoduzetom kod nadležnog organa radi povrata pristojbe.U svakom slučaju, zastara nastupa nakon isteka pet godina od dana kada je prvi puta počela teći.Članak 15.Unutarnju kontrolu primjene propisa o pristojbama obavlja svaki organ u obavljanju svojedjelatnosti.Članak 16.Pristojbe se plaćaju u upravnim biljezima emisije Republike Hrvatske.Izuzetno od stavka 1. ovoga članka pristojbe se plaćaju u gotovom novcu:- ako pristojba iznosi više od 30.000 kuna- ako je propisano da se pristojba plaća u gotovom novcu bez obzira na iznos pristojbe.Članak 17.55
Konzularne pristojbe plaćaju se kod diplomatskih i konzularnih predstavništava RepublikeHrvatske u inozemstvu u stranoj valuti prema sjedištu diplomatskog odnosno konzularnogpredstavništva.Ako u Tarifi upravnih pristojba nije obuhvaćena strana valuta prema sjedištu diplomatskogodnosno konzularnog predstavništva, visina konzularne pristojbe odreñuje se prema odnosu DEM.Rješenje o povratu konzularnih pristojbi donosi šef diplomatskog odnosno konzularnogpredstavništva u inozemstvu i izvršava ga na teret tekućih prihoda od konzularnih pristojbi.Članak 18.Pristojbeni obveznik, koji iz inozemstva traži da mu organ uprave Republike Hrvatske izvrši radza koji se plaća pristojba, plaća pristojbu u stranoj valuti.Članak 19.Pristojbe su prihod Proračuna Republike Hrvatske.Članak 20.Izdavanje, raspačavanje, povlačenje iz upotrebe i zamjena upravnih biljega ureñuje se aktomministra financija.Članak 21.Poništavanje upravnih biljega koji se lijepe na podnesak obavlja organ nadležan za prijempodneska, a u ostalim slučajevima organ koji donosi ili uručuje stranci rješenje ili drugu ispravuza koju se plaća pristojbu.Upravni biljezi poništavaju se pečatom organa ili na drugi odgovarajući način.Članak 22.Ovlaštenje za maloprodaju upravnih biljega pravnim i fizičkim osobama izdaje ministar financija.Ministar financija odreñuje proviziju od prodaje upravnih biljega u maloprodaji.Članak 23.Pristojbe se plaćaju po sljedećoj tarifi: TARIFE UPRAVNIH PRISTOJBI u nastavku članka 23.....Članak 24.Za spise i radnje za koje je pristojbena obveza nastala do dana stupanja na snagu ove Uredbenaplatit će se pristojba koja je bila propisana u času nastanke pristojben obveze.Članak 25.Izuzetno od odredbi članka 19. ove Uredbe, u 1993. godini, pristojbe plaćene u gotovom novcu zaspise i radnje, osim pred republičkim organima, diplomatskim, konzularnim i drugimpredstavništvima Republike Hrvatske u inozemstvu, prihod su proračuna dosadašnje općine napodručju koje je sjedište organa za čiji je rad plaćena pristojba.Izuzetno od odredbe članka 19. ove Uredbe, u 1993. godini, prihod od pristojbi koji je ostvarenprodajom upravnih biljega, pripada dosadašnjoj općini na području koje izvršena prodaja56
upravnih biljega i Proračunu Republike Hrvatske u jednakim dijelovima, bez obzira kod kojeg sorgana upotrijebljeni biljezi.Članak 26.Danom stupanja na snagu ove Uredbe prestaje vrijediti Uredba o administrativnim taksama("Narodne novine", br. 40/92).Članak 27.Propisi doneseni za provedbu Uredbe o administrati nim taksama ("Narodne novine", br. 40/92)ostaju na snazi do donošenja propisa iz članka 20. i 22. ove Uredbe.Članak 28.Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u "Narodnim novinama".57
ZAKON O SUSTAVU DRŽAVNE UPRAVE(NN br. 75/93.)I. OSNOVNE ODREDBEČlanak 1.Poslovi državne uprave su neposredna provedba zakona, donošenje propisa za njihovu provedbu,obavljanje upravnog nadzora te drugi upravni i stručni poslovi.Poslovi državne uprave ureñuju se zakonom.Članak 2.Poslove državne uprave obavljaju tijela državne uprave.Posebnim zakonom odreñeni poslovi državne uprave mogu se prenijeti tijelima jedinica lokalnesamouprave i uprave ili drugim pravnim osobama koje na temelju zakona imaju javne ovlasti (utekstu koji slijedi: pravne osobe koje imaju javne ovlasti).Članak 3.Tijela državne uprave su ministarstva, državne upravne organizacije i županijski uredi, odnosnogradski uredi Grada Zagreba (u tekstu koji slijedi: tijela državne uprave).Poslove državne uprave u prvom stupnju obavljaju županijski uredi, odnosno gradski uredi GradaZagreba (u tekstu koji slijedi: gradski uredi), ako posebnim zakonom nije što drugo odreñeno.Članak 4.Za obavljanje zakonom odreñenih poslova državne uprave mogu se u županiji, gradu i općiniosnivati područne jedinice ministarstava, odnosno državnih upravnih organizacija.Članak 5.Za obavljanje odreñenih poslova državne uprave iz nadležnosti županijskih, odnosno gradskihureda mogu se u gradu odnosno u općini osnivati ispostave.Članak 6.Ministri, njihovi zamjenici, ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani, podžupani,gradonačelnik Grada Zagreba i njegovi zamjenici dužnosnici su Republike Hrvatske.Članak 7.Poslove državne uprave u tijelima državne uprave obavljaju državni službenici, koji se imenuju natemelju javnog natječaja, ako zakonom nije što drugo odreñeno.Opće, tehničke i pomoćne poslove u tijelima državne uprave obavljaju namještenici.Članak 8.Pripadnicima etničkih ili nacionalnih zajednica ili manjina iz članka 18 stavka 1. Ustavnog zakonao ljudskim pravima i slobodama i o pravima etničkih i nacionalnih zajednica ili manjina uRepublici Hrvatskoj osigurava se zastupljenost u ministarstvima i državnim upravnimorganizacijama, vodeći računa o njihovom ukupnom udjelu u stanovništvu Republike Hrvatske, a58
u županijskim, odnosno gradskim uredima vodeći računa o njihovom ukupnom udjelu ustanovništvu županije, odnosno Grada Zagreba.Vlada Republike Hrvatske (u tekstu koji slijedi: Vlada) nadzire provedbu zastupljenostipripadnika etničkih ili nacionalnih zajednica ili manjina u tijelima državne uprave.Članak 9.Vlada usklañuje i nadzire obavljanje poslova državne uprave.Članak 10.Sredstva za rad tijela državne uprave osiguravaju se u državnom proračunu.Članak 11.Sredstva za obavljanje poslova državne uprave prenijetih tijelima jedinica lokalne samouprave iuprave, odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti, osiguravaju se u skladu s posebnimzakonom kojim su te ovlasti prenijete.Članak 12.Rad tijela državne uprave, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave i pravnih osoba koje imajujavne ovlasti u prenijetim im poslovima državne uprave je javan.Javnost se može iskljućiti samo izuzetno, u slučajevima predviñenim zakonom.Članak 13.Štetu koja grañaninu, pravnoj osobi ili drugoj stranci nastane nezakonitim ili nepravilnim radomtijela državne uprave, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, odnosno pravnih osoba kojeimaju javne ovlasti u prenijetim im poslovima državne uprave, naknañuje Republika Hrvatska.Članak 14.U obavljanju poslova iz svog djelokruga tijela državne uprave samostalna su u granicamazakonskih ovlasti.Članak 15.Protiv pojedinačnih akata, radnji i mjera tijela državne uprave, tijela jedinica lokalne samoupravei uprave pravnih osoba koje imaju javne ovlasti u prenijetim im poslovima državne uprave,donijetih u prvom stupnju, može se podnijeti žalba a u slučaju da žalba nije dopuštena za tražitisudska zaštita.II. POSLOVI DRŽAVNE UPRAVE1. Neposredna provedba zakona i drugih propisaČlanak 16.Tijela državne uprave, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave i pravne osobe koje imaju javneovlasti neposredno primjenjujući zakone i drugi propise, rješavaju u upravnim stvarima, vodepropisane očevidnike, izdaju uvjerenja i druge potvrde te obavljaju i druge upravne stručneposlove.59
2. Donošenje provedbenih propisaČlanak 17.Ministri i ravnatelji državnih upravnih organizacija donose pravilnike, naredbe i naputke zaprovedbu zakona i drugih propisa kad su na to izrijekom ovlašteni, u granicama date ovlasti.Članak 18.Pravilnikom se potanje razrañuju pojedine odredbe zakona radi njihove primjene.Naredbom se nareñuje ili zabranjuje odreñeno postupanje.Naputkom se propisuje način rada u tijelima državne uprave, tijelima jedinica lokalne samoupravei uprave pravnim osobama koje imaju javne ovlasti.Pravilnici, naredbe i naputci objavljuju se u "Narodnim novinama", a stupaju na snagu najranijeosmoga dana od dana objave, ako tim propisima nije izuzetno odreñn da zbog naročito važnihrazloga stupaju na snagu danom objave.3. Provedba upravnog nadzoraČlanak 19.U provedbi upravnog nadzora tijela državne uprave nadziru provedbu zakona i drugih propisa tezakonito rada i postupanja tijela državne uprave, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave tepravnih osoba koje ima javne ovlasti u prenijetim im poslovima državne uprave.Članak 20.U provedbi upravnog nadzora, tijela državne uprave nadziru osobito :1. zakonitost rada i postupanja,2. rješavanje u upravnim stvarima,3. djelotvornost, ekonomičnost i svrhovitost rada u obavljanju poslova državne uprave,4. svrhovitost unutarnjeg ustrojstva i osposobljenost službenika i namještenika za obavljanjeposlova državne uprave te5. odnos službenika i namještenika prema grañanima i drugim strankama.Članak 21.Ako u provedbi upravnog nadzora tijela državne uprave ocijene da postoje odreñene nezakonitostiili nepravilnosti u donošenju propisa odnosno općih akata, radu ili postupanju, da postojenedostaci u rješavanju upravnih stvari, da je unutarnje ustrojstvo nesvrhovito, da ne zadovoljavastručna osposobljenost ili da ne postoji odgovarajući odnos službenika i namještenika premastrankama, poduzet će mjere iz svoje nadležnosti u svrhu otklanjanja uočenih nezakonitosti ilinepravilnosti, a osobito:1. zahtijevati izvješća, podatke i druge obavijesti o obavljanju poslova državne uprave,2. raspraviti stanje izvršavanja poslova državne uprave i predložiti mjere koje se moraju poduzetiradi izvršenja pojedinih poslova državne uprave,3. pokrenuti postupak za utvrñivanje odgovornosti odgovarajućih službenika odnosnonamještenika,4. neposredno obaviti poslove u granicama svog djelokruga iz nadležnosti tijela državne uprave,tijela jedinica lokalne samouprave, odnosno pravnih osoba s javnim ovIastima na njihov trošak,kad ocijene da se na drugi način ne može izvršiti zakon ili drugi propis, a tijelo državne uprave,tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, odnosno pravne osobe s javnim ovlastima nisu obaviliodreñeni posao državne uprave u za to ostavljenom ili primjerenom roku.5. poduzeti i druge mjere propisane posebnim zakonom.Članak 22.60
U granicama svog djelokruga:1. ministarstva i državne upravne organizacije nadziru rad tijela državne uprave, tijela jedinicalokalne samouprave i uprave te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti u prenijetim im poslovimadržavne uprave,2. županijski, odnosno gradski uredi nadziru rad tijela jedinica lokalne samouprave i uprave tepravnih osoba koje imaju javne ovlasti u prenijetim im poslovima državne uprave na područjužupanije odnosno Grada Zagreba.Nadležno ministarstvo može, u obavljanju poslova državne uprave koji su preneseni na tijelaopćine, odnosno grada davati općinskom načelniku, odnosno gradonačelniku opće i pojedinačnenaredbe.Pojedinačnom naredbom ne može se odredivati način rješavanja odreñene, pojedinačne upravnestvari.Ministarstvo nadležno za poslove opće uprave može razriješiti općinskog načelnika, odnosnogradonačelnika ako učestalo ne postupaju po naredbama iz stavka 2. ovoga članka.4. Posebne odredbe o inspekcijskom nadzoruČlanak 23.U provedbi inspekcijskog nadzora, u skladu s posebnim zakonom, provodi se izravan uvid u opće ipojedinačne akte, uvjete i način rada nadziranih pravnih i fizičkih osoba te poduzimaju zakonom idrugim propisima predviñene mjere da se ustanovljeno stanje i poslovanje uskladi sa zakonom idrugim propisima.Inspekcijski nadzor provode inspektori i drugi državni službenici ovlašteni za provedbu nadzora,kad je to odreñeno posebnim zakonom (u tekstu koji slijedi: inspektori).Članak 24.Inspekcijske poslove u prvom stupnju obavljaju županijski odnosno gradski uredi, a u drugomstupnju ministarstva, ako posebnim zakonom nije što drugo odreñeno.Ministarstva mogu neposredno obavljati i inspekcijske poslove iz nadležnosti županijskih,odnosno gradskih ureda.Članak 25.Inspektori imaju posebnu iskaznicu, kojom se dokazuje njihovo službeno svojstvo, identitet iovlasti.Način voñenja očevidnika i obrazac iskaznice inspektora propisuje nadležni ministar.Članak 26.Inspektori imaju pravo, u skladu sa zakonom i drugim propisima, pregledati i poslovne prostorije,poslovne spise, zgrade, predmete, robu i druge stvari kod nadziranih osoba, saslušati pojedineosobe u upravnom postupku, pregledati isprave na temelju kojih se može utvrditi identitet osoba,kao i obavljati druge radnje u skadu sa svrhom inspekcijskog nadzora.Članak 27.Prilikom provoñenja inspekcijskog nadzora inspektori su dužni postupati tako da se ne ugrozizakonom ili drugim propisom utvrñena tajna.Službenici tijela državne uprave, državnih tijela, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave idrugih pravnih osoba dužni su inspektora upozoriti što se po propisima, odnosno po njihovimopćim aktima smatra tajnom.61
Članak 28.Ukoliko nañe da je povrijeñen zakon ili drugi propis, inspektor ima pravo i obvezu, u skladu sazakonom i drugim propisima:1. narediti otklanjanje utvrñenih nedostataka odnosno nepravilnosti u odredenom roku,2. podnijeti prijavu nadležnom državnom tijelu zbog kaznenog djela, odnosno izreći zakonom ilidrugim propisom utvrñenu prekršajnu kaznu,3. poduzeti i druge mjere odnosno izvršiti druge radnje za koje je posebnim propisima ovlašten.Članak 29.O izvršenom pregledu, utvrñenom stanju i poduzetim odnosno nareñenim mjerama i radnjama,inspektor sastavlja zapisnik.Primjerak zapisnika o inspekcijskom pregledu inspektor uručuje fizičkoj osobi ili službenoj osobidržavnog tijela. tijela jedinice lokalne samouprave i uprave, odnosno pravne osobe.Inspektor vodi očevidnik o obavljenim inspekcijskim pregledima.Članak 30.Ako utvrñeni nedostaci nisu otklonjeni u ostavljenom roku, inspektor je dužan poduzetiodgovarajuće mjere i radnje, u okviru svojih zakonom ili drugim propisom utvrñenih ovlasti.Članak 31.Ako se inspektoru prilikom provoñenja inspekcijskog nadzora pruži fizički otpor, odnosno ako setakav otpor osnovano očekuje, inspektor može zatražiti pomoć ovlaštenih službenih osobanadležne policijske uprave.Članak 32.Inspektor je u obavljanju inspekcijskog nadzora odgovoran, ako propusti poduzeti, odnosnoodrediti mjere ili radnje, koje je po zakonu ili drugim propisima bio dužan poduzeti, odnosnoodrediti, ako prekorači svoje zakonske i drugim propisima utvrñene ovlasti, ako ne podneseprijavu, odnosno ne obavijesti nadležna državna tijela o utvrñenim nedostacima te u drugimslučajevima previñenim posebnim zakonom.5. Drugi upravni i stručni poslovia) Praćenje stanjaČlanak 33.Tijela državne uprave prate stanje u okviru svog djelokruga prikupljanjem potrebnih podataka iobavijesti, izradom odgovarajućih stručnih podloga te na druge prikladne načine.Na temelju izrañenih stručnih podloga (izvješća, elaborata, analiza itd) te na drugi načinprikupljenih saznanja o stanju u svom djelokrugu, tijela državne uprave poduzimaju mjere i radnjeza koje su zakonom i drugim propisima ovlašteni te predlažu nadležnim državnim tijelimadonošenje propisa i drugih akata iz njihove nadležnosti.b) Izrada nacrta prijedloga propisa i drugi stručni posloviČlanak 34.Tijela državne uprave pripremaju nacrte prijedloga propisa iz svog djelokruga, izrañuju stručnepodloge za rješavanje ili objašnjenje odreñenih pojava, pripremaju prijedloge odgovora ili daju62
odgovore na zastupnička pitanja te obavljaju i druge stručne poslove za potrebe tijela izvršnevlasti.Članak 35.Tijela državne uprave obavljaju i druge stručne poslove iz svog djelokruga, ostvaruju domaću iinozemnu stručnu suradnju te u granicama svog djelokruga daju odgovarajuća objašnjenjapravnim osobama i grañanstvu.III. USTROJSTVO DRŽAVNE UPRAVEA) MINISTARSTVA I DRŽAVNE UPRAVNE ORGANIZACIJE1. Državna ministarstvaČlanak 36.Državna ministarstva se ustrojavaju za obavljanje poslova državne uprave u upravnim područjimau kojim poslove državne uprave obavljaju isključivo ministarstva.2. MinistarstvaČlanak 37.Ministarstva se ustrojavaju za obavljanje poslova državne uprave u jednom ili više upravnihpodručja.U ministarstvima koja su ustrojena za više upravnih područja u pravilu se ustrojavaju upravneorganizacije u sastavu ministarstva.Upravne organizacije u sastavu ministarstva su uprave, zavodi i ravnateljstva.Članak 38.Ministarstva objavljuju upravne i druge stručne poslove iz svog djelokruga, a osobito:1. neposredno primjenjuju zakone i druge propise,2. osiguravaju provedbu zakona i drugih propisa,3. pripremaju nacrte prijedloga zakona i prijedloge drugih propisa,4. rješavaju u upravnim stvarima u prvom stupnju kad su na to zakonom izrijekom ovlašteni te udrugom stupnju, ako zakonom nije što drugo odreñeno.5. provode upravni, odnosno inspekcijski nadzor,6. vode propisane očevidnike,7. prate stanje u svom djelokrugu te nadležnim državnim tijelima predlažu poduzimanjeodgovarajućih mjera,8. izrañuju stručne podloge za postupak odlučivanja u državnim tijelima,9. osiguravaju suradnju stručnih i znanstvenih ustanova te predlažu nadležnim državnim tijelimaustrojavanje odredenih službi i stručnih ustanova.a) MinistarČlanak 39.Ministar predstavlja ministarstvo i upravlja njegovim radom, a osobito:1. provodi utvrñenu politiku Vlade,2. donosi provedbene propise kad je na to izrijekom zakonom ovlašten,3. brine o zakonitom i pravodobnom izvršavanju zakona i drugih propisa te u pitanjima odzajedničkog interesa, osigurava suradnju ministarstva s državnim tijelima, jedinicama lokalnesamouprave i uprave, pravnim osobama koje imaju javne ovlasti te drugim pravnim osobama,63
4. prema državnim službenicima i namještenicima poduzima mjere utvrñene zakonom i drugimpropisima u slučaju povrede službene dužnosti.Ministar ima i druge obveze i ovlasti utvrñene posebnim zakonom, odnosno drugim propisima.b) Zamjenik ministraČlanak 40.Ministar može imati zamjenika. Zamjenika ministra imenuje i razrješava predsjednik Republike,na prijedlog predsjednika Vlade. Zamjenik ministra odgovoran je za svoj rad ministru i Vladi.Zamjenik ministra zamjenjuje ministra u slučaju njegovog izbivanja ili spriječenosti te obavlja idruge poslove koje mu povjeri ministar.Ukoliko zamjenik ministra nije imenovan, ministra će zamjenjivati tajnik ministarstva.c) Tajnik ministarstvaČlanak 41.Tajnik ministarstva neposredno usklañuje rad unutarnjih ustrojstvenih jedinica ministarstva iupravnih organizacija u sastavu ministarstva, poduzima mjere za osiguravanje učinkovitosti uradu, brine o stručnom osposobljavanju i usavršavanju državnih službenika i namještenika u tijekuslužbe i o urednom i pravilnom korištenju imovine i sredstava za rad, nadzire rad državnihslužbenika i namještenika te obavlja i druge poslove koje mu povjeri ministar.Tajnika ministarstva imenuje Vlada, na prijedlog ministra.Tajnik ministarstva za svoj rad odgovara ministru i Vladi.d) Pomoćnik ministraČlanak 42.Ministar može imati i jednog ili više pomoćnika. Pomoćnika ministra imenuje i razrješava Vlada,na prijedlog ministra, osim u državnim ministarstvima, u kojima pomoćnike ministra imenuje irazrješava predsjednik Republike, na prijedlog ministra državnog ministarstva.Pomoćnik ministra u pravilu upravlja radom odgovarajuće unutarnje ustrojstvene jediniceministarstva te obavlja i druge poslove koje mu povjeri ministar.Pomoćnik ministra odgovoran je za svoj rad ministru i Vladi.e) Upravne organizecije u sastavu ministarstvaČlanak 43.Upravne organizacije u sastavu ministarstava osnivaju se u pravilu kao:1. uprave, kad se ustrojavaju za upravno područje iz djelokruga ministarstva u kojem se obavljajupretežito upravni poslovi, s odreñenim stupnjemsamostalnosti u radu,2. zavodi, kad se ustrojavaju za upravno područje iz djelokruga ministarstva, u kojem se obavljajupretežito stručno-analitički poslovi koji zahtijevaju posebne načine rada unutar ministarstva.Zavodima se izuzetno mogu povjeriti i odreñeni upravni poslovi, ako to zahtijeva povezanoststručnih i upravnih poslova.3. ravnateljstva, kad se ustrojavaju za upravno područje iz djelokruga ministarstva, u kojem seobavljaju odredeni gospodarski i s njima vezani upravni poslovi, kada obavljanje tih poslovazahtijeva posebno ustrojenu službu, samostalnost djelovanja i posebne načine rada unutarministarstva.Članak 44.64
Radom upravnih organizacija ustrojenih u sastavu ministarstva upravlja ravnatelj s položajempomoćnika ministra.Ravnatelja imenuje Vlada, na prijedlog ministra. Za svoj rad odgovoran je ministru i Vladi.Ravnatelj upravne organizacije u sastavu ministarstva može imati jednog ili više pomoćnika.Pomoćnika ravnatelja imenuje ministar, na prijedlog ravnatelja.Pomoćnik ravnatelja upravlja radom odgovarajuće unutarnje ustrojstvene jedinice upravneorganizacije u sastavu ministarstva te obavlja i druge poslove koje mu povjere ravnatelj i ministar.Za svoj rad pomoćnik ravnatelja je odgovoran ravnatelju i ministru.3. Državne upravne organizacijeČlanak 45.Državne upravne organizacije osnivaju se u pravilu kao državne uprave, zavodi i ravnateljstva.Državne uprave se ustrojavaju za obavljanje odreñenih upravnih i drugih stručnih poslova kojizahtijevaju posebno ustrojenu samostalnu upravnu službu.Državni zavodi se ustrojavaju za obavljanje analitičkih i drugih stručnih poslova koji zahtijevajuprimjenu posebnih stručnih načina rada i posebnu samostalnost u djelovanju. Državnim zavodimase izuzetno mogu povjeriti i odreñeni upravni poslovi, ako to zahtijeva povezanost stručnih iupravnih poslova.Državna ravnateljstva se ustrojavaju za obavljanje odreñenih gospodarskih poslova, kadobavljanje tih poslova zahtijeva posebno ustrojenu službu, samostalnost djelovanja i posebnenačine rada.Članak 46.Državne upravne organizacije obavljaju upravne, stručne i druge poslove iz svog djelokruga, aosobito:1. proučavaju i istražuju odreñena pitanja koja zahtijevaju primjenu posebnih načina rada, a kojeje nužno obavljati u okviru državne uprave,2. vode propisane očevidnike,3. rješavaju u upravnim stvarima kad su na to izrijekom zakonom ovlašteni,4. pripremaju nacrte zakona i prijedloge drugih propisa,5. pripremaju stručne podloge za postupak odlučivanja u državnim tijelima,6. ostvaruju suradnju s tijelime državne uprave, jedinicama lokalne samouprave i uprave tedrugim pravnim osobama,7. ostvaruju meñunarodnu suradnju,8. prikupljaju, sreñuju i razlučuju podatke od interesa za djelatnost za koju su ustrojeni,9. obavljaju i druge poslove utvrñene zakonom i drugim propisima.Članak 47.Radom državnih upravnih organizacija upravlja ravnatelj.Ravnatelja državnih upravnih organizacija imenuje i razrješava Vlada, na prijedlog predsjednikaVlade. Za svoj rad ravnatelj je odgovoran Vladi.Ravnatelj predstavlja državnu upravnu organizaciju i upravlja njezinim radom, a osobito:1. brine o provedbi zakona i drugih propisa,2. donosi provedbene propise kad je na to izrijekom zakonom ovlašten,3. nadzire zakonitost i pravovremenost izvršavanja poslova i poduzima mjere za osiguravanjeučinkovitosti u radu, rasporeñuje poslove i daje naputke za rad, brine se o stručnomosposobljavanju i usavršavanju državnih službenika i namještenika u tijeku službe i o urednom ipravilnom korištenju imovine i sredstava za rad i poduzima mjere za utvrñivanje odgovornosti zapovrede službene dužnosti odreñene zakonom.Ravnateljima i druge ovlasti i obveze odreñene zakonom i drugim propisima.65
Članak 48.Ravnatelj državne upravne organizacije može imati zamjenika.Zamjenika ravnatelja imenuje i razrješava Vlada, na prijedlog ravnatelja. Zamjenik je za svoj radodgovoran ravnatelju i Vladi.Zamjenik ravnatelja zamjenjuje ravnatelja u slučaju njegovog izbivanja ili spriječenosti te obavljai druge poslove koje mu povjeri ravnatelj.Ako nije imenovan zamjenik ravnatelja, Vlada odreñuje osobu koja će zamjenjivati ravnatelja.Članak 49.Ravnatelj državne upravne organizacije može imati jednog ili više pomoćnika koje imenuje irazrješava Vlada, na prijedlog ravnatelja.Pomoćnik ravnatelja upravlja radom odgovarajuće unutarnje ustrojstvene jedinice državneupravne organizacije te obavlja i druge poslove koje mu povjeri ravnatelj.Pomoćnik ravnatelja je za svoj rad odgovoran ravnatelju i Vladi.B) DRŽAVNA UPRAVA U ŽUPANIJI, GRADU, ODNOSNO OPĆINI1. Župan i gradonačelnik Grada ZagrebaČlanak 50.Župan i gradonačelnik Grada Zagreba su predstavnici državne vlasti na području županije,odnosno Grada Zagreba i u tom svojstvu osobito:1. brinu o provedbi zakona i drugih propisa,2. nadziru obavljanje poslova državne uprave koji se obavljaju u županijskim, odnosno gradskimuredima, usklañuju rad tih ureda i provode neposredni nadzor nad njihovim radom,3. obavljaju nadzor nad poslovima državne uprave prenijetih tijelima jedinica lokalne samoupravei uprave i pravnim osobama koje imaju javne ovlasti na području županije, odnosno GradaZagreba,4. brinu o zakonitom i pravodobnom izvršavanju poslova i poduzimaju mjere za osiguravanjeučinkovitosti rada županijskih, odnosno gradskih ureda, odreñuju im poslove i daju naputke zarad, brinu se o stručnom osposobljavanju i usavršavanju državnih službenika i namještenika,županijskih, odnosno gradskih ureda u tijeku službe i o urednom i pravilnom korištenju imovine isredstava za rad te poduzimaju mjere za utvrñivanje povreda službene dužnosti utvrñenihzakonom,5. osiguravaju suradnju županijskih, odnosno gradskih ureda s jedinicama lokalne samouprave iuprave i pravnim osobama koje imaju javne ovlasti.2. Podžupani i zamjenici gradonačelnika Grada ZagrebaČlanak 51.Podžupani, odnosno zamjenici gradonačelnika Grada Zagreba zamjenjuju župana, odnosnogradonačelnika i obavljaju druge poslove državne uprave koje im povjere župan, odnosnogradonačelnik.Povjeravanjem poslova državne uprave podžupanima, odnosno zamjenicima gradonačelnika neprestaje odgovornost župana, odnosno gradonačelnika Grada Zagreba za njihovo obavljanje.3. Županijski i gradski uredi i ispostaveČlanak 52.Za obavljanje poslova državne uprave na području županije, odnosno Grada Zagreba ustrojavajuse županijski, odnosno gradski uredi.66
Županijski, odnosno gradski uredi ustrojavaju se uredbom Vlade za odreñena upravna područja,na prijedlog odgovarajućih ministarstava.Član 53.Županijski, odnosno gradski uredi obavljaju upravne i druge stručne poslove, a osobito:1. neposredno provode zakone i druge propise i osiguravaju njihovu provedbu,4. rješavaju u upravnim stvarima u prvom stupnju, ako to posebnim zakonom nije stavljeno unadležnost ministarstvima, odnosno državnim upravnim organizacijama, tijelima jedinica lokalnesamouprave i uprave ili pravnim osobama koje imaju javne ovlasti, a u upravnim stvarima drugogstupnja kad se radi o poslovima državne uprave koji su prenijeti tijelima jedinica lokalnesamouprave i uprave,4. prate stanje u upravnim područjima za koje su ustrojeni.5. provode upravni odnosno, inspekcijski nadzor,Radom županijskog, odnosno gradskog ureda upravlja pročelnik kojeg imenuje i razrješava župan,odnosno gradonačelnik Grada Zagreba, uz prethodno pribavljeno mišljenje odgovarajućegministra.Za svoj rad pročelnik županijskog ureda odgovara županu i nadležnom ministru, a pročelnikgradskog ureda gradonačelniku Grada Zagreba i nadležnom ministru.Članak 54.Za obavljanje odreñenih poslova iz nadležnosti županijskih, odnosno gradskih ureda mogu seosnovati ispostave tih ureda u mjestima koja odredi Vlada, na prijedlog župana, odnosnogradonačelnika Grada Zagreba.Ispostavom županijskog ureda upravlja voditelj ispostave koji je za svoj rad odgovoran pročelnikužupanijskog ureda i županu, a područnog gradskog ureda upravlja voditelj područnog gradskogureda koji je za svoj rad odgovoran pročelniku gradskog ureda i gradonačelniku Grada Zagreba.Pomoćnik pročelnika županijskog, odnosno gradskog ureda je državni službenik.Članak 55.Za obavljanje poslova državne uprave u županijskim uredima, župan i podžupani te gradonačelnikGrada Zagreba i njegovi zamjenici odgovorni su Vladi, odnosno nadležnim ministrima, u skladu spropisima o lokalnoj samoupravi i upravi.4. Područne jedinice ministarstava i državnih upravnih organizacija u županiji, gradu odnosnoopćiniČlanak 56.Za obavljanje zakonom odreñenih poslova državne uprave, mogu se u županiji, gradu, odnosnoopćini osnovati područne jedinice ministarstava i državnih upravnih organizacija.Radom područne jedinice ministarstava, odnosno državne upravne organizacije u županiji, gradu iopćini upravlja pročelnik kojeg imenuje i razrješava ministar, odnosno ravnatelj.Za svoj rad pročelnik odgovara ministru, odnosno ravnatelju.C) OBAVLJANJE POSLOVA DRŽAVNE UPRAVE PRENIJETIH JEDINICAMA LOKALNESAMOUPRAVE I UPRAVE TE PRAVNIM OSOBAMA KOJE IMAJU JAVNE OVLASTIČlanak 57.Tijela jedinica lokalne samouprave i uprave te pravne osobe koje imaju javne ovlasti, u prenijetimim poslovima državne uprave :67
1. rješavaju u upravnim stvarima u prvom i drugom stupnju kad su im ti poslovi zakonomizrijekom stavljeni u nadležnost,2. vode očevidnike odreñene zakonom i drugim propisima i izdaju propisana uvjerenja i drugepotvrde,3. obavljaju i druge poslove državne uprave koji su im zakonom izrijekom stavljeni u nadležnost.Članak 58.Za zakonito i stručno obavljanje prenijetih poslova državne uprave, odgovorni su gradonačelnik,odnosno općinski načelnik te ravnatelj pravne osobe s javnim ovlastima.Članak 59.Na službenike koji obavljaju prenijete poslove državne uprave u jedinicama lokalne samouprave iuprave te pravnim osobama koje imaju javne ovlasti shodno se primjenjuju propisi kojima seureñuje stručna sprema i stručno osposobljavanje državnih službenika i namještenika.D) UNUTARNJE USTROJSTVO TIJELA DRŽAVNE UPRAVEČlanak 60.Unutarnje ustrojstvo i uredsko poslovanje tijela državne uprave ureñuju se uredbom Vlade.Uredbom Vlade odreñuju se unutarnje ustrojstvo, nazivi unutarnjih ustrojstvenih jedinica tijeladržavne uprave i njihov djelokrug, način upravljanja tim jedinicama, okvirni broj potrebnihdržavnih službenika i namještenika za obavljanje poslova iz nadležnosti tih jedinica, načinplaniranja poslova, radno vrijeme, održavanje uredovnih dana, kao i druga pitanja od osobitogznačaja za rad tijela državne uprave.Na temelju uredbe o unutarnjem ustrojstvu tijela državne uprave iz stavka 1. ovoga članka,pravilnikom o unutarnjem redu utvrñuje se broj potrebnih državnih službenika i namještenika snaznakom njihovih osnovnih poslova i zadaća i stručnih uvjeta potrebnih za njihovo obavljanje,njihove ovlasti i odgovornosti te druga pitanja od značaja za rad tijela državne uprave koja nisuureñena uredbom Vlade.Članak 61.Pravilnik o unutarnjem redu iz članka 60. stavka 3. ovoga Zakona donose:1. za ministarstvo, ministar,2. za državne upravne organizacije, ravnatelj,3. za županijske urede, župan, odnosno za gradske urede gradonačelnik Grada Zagreba.E) ODNOSI VLADE REPUBLIKE HRVATSKE PREMA TIJELIMA DRŽAVNE UPRAVE,JEDINICAMA LOKALNE SAMOUPRAVE I UPRAVEI PRAVNIM OSOBAMA KOJE IMAJU JAVNE OVLASTI, MEðUSOBNI ODNOSI TIJELADRŽAVNE UPRAVE I NJIHOVI ODNOSl PREMA JEDINICAMA LOKALNE SAMOUPRAVEI UPRAVE TE PRAVNIM OSOBAMA KOJE IMAJU JAVNE OVLASTI1. Odnosi Vlade Republike Hrvatske prema tijelima državne uprave, jedlnicama lokalnesamouprave i uprave i pravnim osobama koje imaju javne ovlastiČlanak 62.U provoñenju nadzora nad obavljanjem poslova državne uprave Vlada može:68
1. ukinuti propise tijela državne uprave i jedinica lokalne samouprave i uprave u prenijetim imposlovima državne uprave,2. podnijeti zahtjev Ustavnom sudu Republike Hrvatske za ocjenu suglasnosti propisa pravnihosoba koje imaju javne ovlasti u prenijetim im poslovima državne uprave s Ustavom i zakonom,3. raspraviti stanje u pojedinom tijelu državne uprave, tijelu jedinica lokalne samouprave i upraveili pravnoj osobi koja ima javne ovlasti te odrediti mjere koje su to tijelo, tijelo jedinice lokalnesamouprave i uprave ili pravna osoba koja ima javne ovlasti dužni poduzeti radi izvršavanjaposlova državne uprave iz svog djelokruga, a osobito razrješiti, odnosno predložiti razrješenječelnika tijela državne uprave, tijela jedinice lokalne samouprave i uprave, odnosno pravnih osobakoje imaju javne ovlasti, u skladu sa Zakonom o lokalnoj samoupravi i upravi te zakonom kojimim je ovlaštenje prenijeto,4. pokrenuti postupak za utvrñivanje odgovornosti službenika i namještenika,5. poduzeti i druge mjere u skladu sa zakonom i drugim propisima.2. Meñusobni odnosi tijela državne upraveČlanak 63.Ministarstva i državne upravne organizacije dužni su meñusobno surañivati i pružati jednidrugima stručnu pomoć u svom djelokrugu, dostavljati obavijesti o podacima o kojima vodeslužbene očevidnike, usklañivati planove rada, osnivati zajedničke stručne komisije i radne grupeza pitanja od zajedničkog interesa, prireñivati zajednička stručna savjetovanja te podsticati iustrojavati i druge oblike meñusobne suradnje.Članak 64.Ministarstva i državne upravne organizacije dužni su županijskim, odnosno gradskim uredimapružati stručnu pomoć, a osobito stručno obrañivati pitanja i pojave u svezi s izvršavanjem zakonai drugih propisa, davati stručna mišljenja i objašnjenja te održavati stručna savjetovanja o načinuprovedbe zakona kao i o drugim općim pitanjima od značaja za pravilno djelovanje iunapreñivanje načina i učinkovitosti rada u županijskim, odnosno gradskim uredima.Članak 65.Ministarstva provode upravni nadzor nad radom županijskih, odnosno gradskih ureda ipoduzimaju odgovarajuće mjere, a osobito pokreću postupak za utvrñivanje odgovornostidržavnih službenika te neposredno izvršavaju poslove iz nadležnosti županijskog, odnosnogradskog ureda kad ocijene da se na drugi način ne može izvršiti zakon ili drugi propis, ažupanijski, odnosno gradski ured nije postupio sukladno prethodno datim napucima, u za toostavljenom mu primjerenom roku.3. Odnosi tijela državne uprave prema jedinicama lokalne samouprave i uprave odnosno pravnimosobama koje imaju javne ovlastiČlanak 66.Tijela državne uprave u svom djelokrugu nadziru rad tijela jedinica lokalne samouprave i uprave ipravnih osoba s javnim ovlastima u obavljanju poslova državne uprave i u tom svojstvu u ovlastisu osobito:1. nadzirati zakonitost, pravovremenost i pravilnost obavljanja prenijetih poslova državne uprave,2. raspraviti stanje u pojedinom tijelu jedinice lokalne samouprave i uprave ili pravnoj osobi kojaima javne ovlasti te odrediti mjere koje su to tijelo ili pravna osoba koja ima javne ovlasti dužnipoduzeti radi izvršavanja poslova državne uprave, a osobito obustaviti od izvršenja opće aktetijela jedinica lokalne samouprave i uprave i pravnih osoba s javnim ovlastima u prenijetim imposlovima državne uprave te predložiti Vladi Republike Hrvatske poduzimanje mjera iz članka 62.69
podstavka 1. i 2. ovoga Zakona, predložiti razrješenje čelnika tijela jedinice lokalne samouprave,odnosno pravnih osoba koje imaju javne ovlasti, u skladu sa Zakonom o lokalnoj samoupravi iupravi te zakonom kojim je ovlaštenje prenijeto,3. pokrenuti postupak za utvrñivanje odgovornosti službenika i namještenika tijela jedinicalokalne samouprave i uprave, odnosno pravnih osoba kojeimaju javne ovlasti,4. poduzeti i druge mjere u skladu sa zakonom i drugim propisima.Tijela državne uprave dužna su u obavljanju poslova državne uprave surañivati s tijelima jedinicalokalne samouprave i uprave i pravnim osobama koje imaju javne ovlasti i pružati im stručnupomoć, a osobito stručno obrañivati pitanja i pojave u svezi provedbe zakona i drugih propisa,davati im stručna mišljenja i objašnjenja te održavati stručna savjetovanja o načinu provedbezakona kao i o drugim općim pitanjima od značaja za pravilno djelovanje i unapreñivanje načina iučinkovitosti rada u poslovima državne uprave.IV. SREDSTVA TIJELA DRŽAVNE UPRAVEČlanak 67.Sredstva za rad tijela državne uprave utvrñuju se državnim proračunom.Tijela državne uprave dužna su Vladi Republike Hrvatske dostaviti zahtjev za osiguranje sredstavaza iduću proračunsku godinu na temelju plana rada tijela s obrazloženjem najkasnije do 30. rujnatekuće godine.Ako se u tijeku proračunske godine značajno poveća opseg rada tijela državne uprave na temeljuzakona ili drugih propisa, za obavljanje tih djelatnosti osigurat će se dodatna sredstva, a ako seopseg predviñene djelatnosti smanji, smanjit će se osigurana sredstva, razmjerno smanjenjudjelatnosti tijela državne uprave.Članak 68.Ako više tijela državne uprave ima odreñene zajedničke materijalne troškove (grijanje,osvjetljenje, čišćenje itd), Vlada Republike Hrvatske može, u dogovoru s tim tijelima, odrediti dase sredstva za pokriće tih materijalnih troškova doznačuju samo jednom od tih tijela.Tijelo državne uprave dužno je održavati opremu, zgrade i drugu imovinu, osigurati je u visininjezine vrijednosti i voditi o njoj prikladan očevidnik, u skladu s posebnim propisima.Članak 69.Tijelo državne uprave može odreñene stvari opreme koristiti zajedno s drugim tijelom državneuprave te s tijelom jedinice lokalne samouprave i uprave, odnosno pravnom osobom koja imajavne ovlasti.Zajedničko korištenje stvari opreme ureñuje se ugovorom izmeñu tijela državne uprave, odnosnotijela jedinica lokalne samouprave i pravnih osoba koje imaju javne ovlasti.Vlada Republike Hrvatske može odrediti obvezatno zajedničko korištenje stvari opreme od stranedva ili više tijela državne uprave.Članak 70.Čelnici tijela državne uprave odlučuju o korištenju novčanih sredstava, fonda opreme, opribavljanju i prodaji pokretnih stvari opreme, o prenošenju prava korištenja, o rashodovanju,prodaji, o davanju ili uzimanju na poslugu ili u zakup tih stvari, do visine vrijednosti koju odrediVlada.Oprema tijela državne uprave može se prenijeti bez naknade samo na drugo državno tijelo, a usvrhu obavljanja poslova državne uprave i na jedinicu lokalne samouprave i uprave ili pravnuosobu koja ima javne ovlasti.70
Članak 71.O rasporeñivanju i korištenju sredstava tijela državne uprave odlučuje čelnik tijela državneuprave, u skladu s državnim proračunom.Rasporeñivanje sredstava tijela državne uprave obavlja se predračunom, a konačna raspodjela tihsredstava godišnjim obračunom tijela državne uprave.Predračun o rasporedu sredstava donosi se prije početka godine na koju se odnosi, a najkasnije 15dana nakon usvajanja državnog proračuna.Članak 72.Za zakonito korištenje sredstava tijela državne uprave odgovorni su čelnik tijela državne uprave,kao izvršitelj, i računopolagač.Čelnik tijela državne uprave može, u skladu s propisima, svoju ovlast izvršitelja prenijeti najednog ili više pomoćnih izvršitelja.Članak 73.Godišnjim obračunom tijela državne uprave obavlja se konačna raspodjela sredstava tijela državneuprave.Tijela državne uprave vode podatke o stanju i kretanju sredstava u skladu s posebnim propisima.Ministar financija donosi bliže propise o financijskom i materijalnom poslovanju tijela državneuprave i o dužnostima, pravima i obvezama izvršitelja i računopolagača u tijelima državne uprave,ako posebnim zakonom nije što drugo odreñeno.V. DRŽAVNI SLUŽBENICI I NAMJEŠTENICIČlanak 74.Poslove tijela državne uprave obavljaju državni službenici.Na poslovima kojima se omogućava obavljanje poslova državnih tijela (opći, pomoćni i tehničkiposlovi) rade namještenici. Prava, obveze i odgovornosti namještenika ureñuju se općimpropisima o radu, ako posebnim zakonom nije što drugo odreñeno.Članak 75.Državni službenici i namještenici mogu se primati i postavljati samo na slobodna mjesta utvrñenapravilnikom o unutarnjem redu iz članka 60. stavka 3. ovoga ZakonaDržavni službenici i namještenici primaju se i postavljaju na temelju rješenja ministra, odnosnodrugog odgovarajućeg čelnika organa državne uprave.Članak 76.Zabranjeno je povlašćivanje ili prikraćivanje državnih službenika i namještenika u njihovimpravima zbog političke, nacionalne, rasne, vjerske pripadnosti, pripadnosti po spolu ili zbogdrugih mogućih razlika.Članak 77.Povrede službene dužnosti, postupak i tijela nadležna za voñenje postupka zbog povrede službenedužnosti propisuju se zakonom.Članak 78.Državni službenici postavljaju se u zvanja i položaje Zvanja i položaji državnih službenika, kao iuvjeti za postavljanje državnih službenika ureñuju se zakonom.71
Članak 79.Državnog službenika može se po potrebi službe premjestiti na drugo službeničko mjesto, kao i izjednog u drugo državno tijelo, ali samo u njegovom zvanju i istom platnom razredu na način i popostupku ureñenim zakonom.Članak 80.Kada se državni službenik premješta u državno tijeb čije je sjedište udaljeno više od pedesetkilometara od mjesta njegovog stanovanja, mora mu se najkasnije u roku o šest mjeseci osiguratiodgovarajući smještaj za njega i obitelj.Članak 81.Rješenje o premještaju donosi čelnik tijela državne uprave.Rješenje o premještaju iz jednog u drugo državno tijelo donosi, na temelju sporazuma, čelniktijela državne uprave iz kojeg se državni službenik premješta.Ako državni službenik odbije postupiti po rješenju o premještaju, smatra se da je otkazao službu.VI. ODNOSI TIJELA DRŽAVNE UPRAVE I GRAðANAČlanak 82.Odnosi tijela državne uprave i grañana temelje se na meñusobnoj suradnji i povjerenju tepoštivanju dostojanstva ljudske osobe.Tijela državne uprave dužna su davati grañanima i pravnim osobama podatke, obavijesti i upute ipružati im stručnu pomoć u poslovima radi kojih se obraćaju tijelima državne uprave.Tijela državne uprave dužna su upoznati javnost o obavljanju poslova iz svog djelokruga iizvještavati je o svom radu putem sredstava javnog priopćavanja ili na drugi prikladan način.Davanje odreñenih izvješća može se uskratiti samo ako bi iznošenje podataka predstavljalopovredu dužnosti čuvanja službene tajne, ili ako bi to bilo u suprotnosti s drugim zakonomzaštićenim interesima grañana i pravnih osoba.Članak 83.Izvješća o obavljanju poslova državne uprave mogu davati ministri ravnatelji državnih upravnihorganizacija, župani te gradonačelnik Grada Zagreba.Čelnici iz stavka 1. ovoga članka mogu za davanje odgovarajućih izvješća ovlastiti i pojedinedržavne službenike.Državni službenici koji su ovlašteni davati odgovarajuća izvješća osobno su odgovorni za njihovutočnost i pravodobnost. Neovlašteno davanje izvješća ili davanje netočnih izvješća predstavljatežu povredu službene dužnosti.Članak 84.Ministri, ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani te gradonačelnik Grada Zagreba,odnosno državni službenik kojeg oni ovlaste, može o značajnijim pitanjima obavljanja poslovadržavne uprave održavati konferencije s predstavnicima sredstava javnog priopćavanja.Ministri, odnosno ravnatelji državnih upravnih organizacija, župani i gradonačelnik GradaZagreba mogu odlučiti da se nacrti propisa koje pripremaju, a za koje je javnost osobitozainteresirana, objave putem sredstava javnog priopćavanja, kao i da se pozovu svi zainteresiranida na nacrt propisa iznesu svoje primjedbe.Članak 85.Kad tijela državne uprave održavaju savjetovanja ili druge oblike stručne obrade pitanja iz svogdjelokruga, o tome se obvezatno upoznaje javnost putem tiska i drugih oblika javnog priopćavanjate omogućava nazočnost predstavnika sredstava javnog priopćavanja.72
Članak 86.Tijela državne uprave dužna su svoj rad i poslovanje ustrojiti tako da grañani i pravne osobe moguna jednostavan i djelotvoran način ostvarivati svoja Ustavom zajamčena prava i zakonomzaštićene interese te ispunjavati svoje grañanske dužnosti.Članak 87.U rješavanju u upravnim stvarima ne smije se zahtijevati od stranaka da u postupku pribavljajuuvjerenja o činjenicama o kojima tijela državne uprave, tijela jedinice lokalne samouprave iuprave ili pravne osobe koje imaju javne ovlasti vode službene očevidnike.Takva uvjerenjamoraju se pribaviti po službenoj dužnosti.Članak 88.Kad se u upravnom postupku grañani i pravne osobe odnosno njihovi zastupnici i punomoćniciodazovu pozivu, a bez njihove krivnje službena radnja radi koje su pozvani nije obavljena, imajupravo zahtijevati naknadu time nastalih troškova.O zahtjevu za naknadu troškova odlučuje zaključkom voditelj postupka koji je pozvao stranku, natemelju propisa kojim se ureñuje naknada troškova svjedocima, u upravnom postupku.Protiv zaključka iz stavka 2. ovoga članka, stranka može uložiti žalbu tijelu nadležnom zarješavanje u drugom stupnju. Ako nema tijela drugog stupnja, protiv zaključka se neposrednomože pokrenuti upravni spor.Troškovi iz stavka 1. ovoga članka, isplaćuju se na teret sredstava osiguranih za rad tijela kojevodi upravni postupak.Ukoliko službena radnja nije obavljena uslijed krivnje ili grube nepažnje službene osobe, postojipravo regresa prema službenoj osobi za isplaćenu naknadu troškova.Članak 89.Tijela državne uprave dužna su omogućiti grañanima i pravnim osobama podnošenje prigovora ipritužbi na rad tijela državne uprave, kao i na nepravilan odnos državnih službenika kad im seobraćaju radi ostvarivanja svojiti prava i interesa ili izvršavanja svojih grañanskih dužnosti.Tijela državne uprave dužna su u službenim prostorijama na vidnom mjestu osigurati potrebnatehnička i druga sredstva za podnošenje prigovora i pritužbi (kutija za pritužbe, knjiga pritužbiitd), kao i omogućiti usmeno izjavljivanje prigovora odnosno pritužbe.Prigovore, odnosno pritužbe obvezatno razmatra čelnik tijela državne uprave na čiji se rad odnoseprigovori i pritužbe.Na podnijete prigovore i pritužbe, čelnik tijela državne uprave dužan je grañanima i pravnimosobama dati odgovor u roku od 30 dana od dana podnošenja prigovora odnosno pritužbe.Članak 90.O poduzetim mjerama za unapreñivanje odnosa prema grañanima i pravnim osobama, opodnesenim prigovorima odnosno pritužbama te značajnijim primjedbama i prijedlozima kao i omjerama koje su tim povodom poduzete, župan, odnosno gradonačelnik Grada Zagreba dužni suizvijestiti nadležna ministarstva, odnosno državne upravne organizacije.Članak 91.73
Trajanje radnog vremena u tjednu, dnevni raspored radnog vremena, kao i druga pitanja u sveziradnog vremena u tijelima državne uprave ureñuje Vlada svojom uredbom.Članak 92.Za obavljanje odreñenih upravnih poslova mogu se ustanoviti uredovni dani u mjestima izvansjedišta županijskih, odnosno gradskih ureda i njihovih ispostava.Župan, odnosno gradonačelnik Grada Zagreba odreñuje poslove koji će se obavljati u uredovnedane te mjesto i vrijeme njihova održavanja.Grañani i pravne osobe moraju biti na prikladan način javno obaviješteni o poslovima koji će seobavljati na uredovne dane te o mjestu i vremenu njihova održavanja.Članak 93.Na zgradama u kojima su smještena tijela državne uprave mora biti istaknut naziv tijela.Na prikladnom mjestu u zgradi mora biti istaknut raspored prostorija tijela državne uprave.Na ulazu u službene prostorije moraju biti istaknuta osobna imena državnih službenika inamještenika i naznaka poslova koje obavljaju.Članak 94.Neposredan nadzor nad provoñenjem odredbi ovoga Zakona o uvjetima i načinu ostvarivanjajavnosti u radu tijela državne uprave obavlja ministarstvo nadležno za poslove opće uprave.Članak 95.Na način propisan u odredbama članaka 82. do 93. ovoga Zakona dužne su postupati i jedinicelokalne samouprave i uprave te pravne osobe koje imaju javne ovlasti u obavljanju prenijetih imposlova državne uprave.VII. PRIJELAZNE I ZAKLJUČNE ODREDBEČlanak 96.Ustrojstvo i djelokrug tijela državne uprave uskladit će se s odredbama ovoga Zakona najkasnijedo 31. prosinca 1993 godine.Članak 97.Posebnim zakonima kojima se ureñuju pojedina upravna područja, u roku iz članka 96. ovogaZakona, uredit će se nadležnost za obavljanje poslova državne uprave.Do donošenja posebnih zakona iz stavka 1. ovoga članka, poslove državne uprave obavljat ćeorgani uprave i službe dosadašnjih općina koji su ih obavljali do stupanja na snagu ovoga Zakona.Posebnom uredbom Vlade uredit će se ustrojavanje županijskih, odnosno gradskih ureda, način ipostupak preuzimanja poslova državne uprave, djelatnika i dokumentacije dosadašnjih organauprave i službi općina, sukladno promjenama ustrojstva, djelokruga i načina rada koji proistječu izodredbi ovog i posebnih zakona iz stavka 1. ovoga članka.Djelatnicima organa uprave i službi koji ne budu preuzeti do roka iz članka 96. ovoga Zakona odtijela državne uprave. odnosno jedinica lokalne samouprave i uprave, prestaje radni odnos, natemelju zakona kojim se ureñuju radni odnosi u državnoj upravi.Članak 98.74
Danom stupanja na snagu ovoga Zakona prestaje vrijediti Zakon o upravi ("Narodne novine", br.16/78., 50/78., 29/85., 41/90., 47/90. i 53A/91.), osim u dijelu kojim se ureñuju radni odnosiradnika u organima uprave, do donošenja propisa o državnim službenicima i namještenicima,odnosno njihovim plaćama.Članak 99.Ovaj Zakon stupa na snagu osmoga dana od dana objave u "Narodnim novinama".75
8. OBRASCI (broj 1-16) PROPISANI UZ UPUTSTVO ZA IZVRŠENJEUREDBE O UREDSKOM POSLOVANJUREPUBLIKA HRVATSKAOSJEČKO-BARANJSKA ŽUPANIJAGRAD OSIJEKUPRAVNI ODJEL ZA FINANCIJEPrimljeno:Klasifikacijska oznakaOrg. jed.Urudžbeni broj Pril. Vrij.Obrazac br. 1(70 x 40 mm)PRIJEMNI ŠTAMBILJPrimljenoPrepisanoSravnjenoOtpremljenoDatumPotpisiObrazac br. 2(60 x 25 mm)DAKTILOGRAFSKI ŠTAMBILJ76
OGLEDNI PRIMJERI POPUNJENIH OBRAZACANapomena: Primjeri popunjenih obrazaca prenešeni su iz publikacije “Uredskoposlovanje u primjeni i postupanje s podnescima stranaka u upravnom postupku” autoriceŠtefanije Kasabašić, u izdanju Novog informatora, Zagreb, 2006.81
OGLEDNI PRIMJERI ELEKTRONSKIH EVIDENCIJA88
PITANJA ZA PROVJERU ZNANJA1. Objasnite uredsko poslovanje u užem, širem i najširem smislu!2. Kako mora biti organizirano moderno uredsko poslovanje u upravnim tijelima iorganizacijama?3. Kojim je pravnim propisima danas regulirano uredsko poslovanje (pravni izvoriuredskog poslovanja)?4. Koji je karakter uredskih poslova u odnosu na poslove tijela uprave i koje su glavnekarakteristike uredskih poslova?5. Navedite i objasnite načela uredskog poslovanja!6. Koje stručne i karakterne crte mora posjedovati uredski namještenik?7. Navedite glavne karakteristike odnosa tijela državne uprave i grañana!8. Što je to pisarnica i koji se poslovi u njoj obavljaju?9. U kojim se slučajevima u tijelu uprave ili organizaciji uz centralnu pisarnicu osnivai posebna pisarnica?10. Navedite poslove državne uprave i poslove tijela lokalne (područne) samouprave!11. Navedite definiciju akta ili spisa!12. Kako se akti dijele s obzirom na sadržaj, a kako s obzirom na redolsljedrješavanja?13. Navedite oznake hitnosti na aktu!14. Navedite i objasnite oznake povjerljivosti na aktu!15. Što je prilog u odnosu na akt i koja mu je svrha?16. Što je predmet i kako se predmet obilježava na aktu?17. Definirajte dosje i fascikl!18. Što držimo poštom u uredskom poslovanju i kako se ona dijeli s obzirom na ulaz iizlaz?19. Što je to potpis u smislu uredskog poslovanja?20. Objasnite automatsku obradu podataka i dokumenata u uredskom poslovanju!21. Objasnite primjenu informacijske tehnologije u uredskom poslovanju (OfficeInformation System)!22. Objasnite odnos izmeñu Uredbe o uredskom poslovanju i Uputstva za izvršenjeuredbe o uredskom poslovanju!23. Navedite načine na koje stranke mogu predati svoje akte i kakva može bitiosobna ili neposredna predaja!24. Opišite postupak otvaranja i pregleda pošiljki!25. Objasnite postupak s katima koji podliježu biljegovanju (taksiranju)!26. Navedite i objasnite sve najvažnije o prijemnom štambilju!27. Objasnite postupak razvrstavanja i rasporeñivanja signiranja) akata!28. Objasnite postupak upisivanja (evidentiranja) akata!29. Navedite koje su sve evidencije u obvezi voditi tijela uprave!30. Definirajte evidencije i navedite kakve sve mogu biti!31. Definirajte urudžbeni zapisnik i upisnik predmeta upravnog postupka!90
32. Po kojem se sistemu vode upisnik predmeta upravnog postupka i urudžbenizapisnik?33. Što je to klasifikcijska oznaka i iz kojih se grupa oznaka sastoji?34. Što je to urudžbeni broj i od čega se on sastoji?35. Navedite rubrike i što se sve upisuje u svaku od rubrika urudžbenog zapisnika!36. Objasnite postupak upisivanja akata u upisnik predmeta!37. Objasnite postupak upisivanaj akata u urudžbeni zapisnik!38. Čemu služi omot spisa i što su njegove rubrike?39. Što je to združivanje akata i koja je svrha tog postupka?40. Objasnite početak voñenja i zaključivanja urudžebnog zapisnika odnosno upisnikapredmeta upravnog postupka!41. Objasnite povjerljivi i strogo povjerljivi urudžbeni zapisnik!42. Opišite registar, njegove rubrike i njegovu svrhu!43. Opišite internu dostavnu knjigu i navedite svrhu za koju ta evidencija služi!44. Opišite daktilografski štambilj i navedite gdje se ona utiskuje na aktu!45. Koja je sveza izmeñu dostavne knjige za poštu i kontrolnika poštarine?46. U kojoj se rubrici urudžbenog zapisnika vrši razvoñenje spisa?47. Kako se označava razvoñenje akata kada je predmet dovršen i na osnovi kojegdokumenta?48. Tko odlučuje i kako da je predmet dovršen?49. Objasnite postupak dostavljanja akata na rješavanje!50. Koje dijelove mora sadržavati svaki akt upravnog tijela!51. Pored obvezatnih dijelova koje podatke još može sadržavati akt, a koji služelakšem i bržem rukovanju aktima?52. Navedite i objasnite sastavne dijelove zaglavlja akta!53. Objasnite kratku oznaku predmeta!54. Objasnite sve najvažnije o tekstu akta!55. Objasnite oznaku kome je sve akt dostavljen!56. Objasnite postupak izrade akta!57. Objasnite postupak vraćanja riješenih predmeta pisarnici!58. Objasnite otpremu akta!59. Objasnite dostavnu knjigu za mjesto!60. Što je to rokovnik predmeta i koji se predmeti i kako odlažu u rokovnik?61. Kako se vodi rokovnik predmeta?62. Kako se predmeti vade iz rokovnika?63. Objasnite postupak stavljanje predmeta u arhivu (pismohran) i čuvanje!64. Navedite i objasnite rubrike arhivske knjige!65. Objasnite oznake “a/a” i “R”!66. Što sadrži zaglavlje akta županije i natpisna ploča županije?67. Što su to upravne pristojbe i kada se one plaćaju?68. Objasnite sličnosti i razlike izmeñu državnih službenika i državnih namještenika!69. Po čemu se razlikuju predmeti upravnog od predmeta neupravnog postupka?70. Koja je razlika izmeñu internih i eksternih pravila kojima se ureñuje uredskoposlovanje?91
Change language