Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
SISUKORDSISUKORD 11. SISSEJUHATUS 32. SÕNASELETUSED 43. RECORDS MANAGEMENT JA ASJAAJAMINE DIGITAALSETE DOKUMENTIDEGA 73.1 Records management 73.2 Electronic records management (ERM) 93.3 Records management tarkvara 114. TARKVARA DIGITAALSETE DOKUMENTIDE JA DIGITAALSETE ARHIVAALIDEHALDAMISEKS — MIS NEID ERISTAB? 124.1 EDMS vs. ERMS 124.2 Record k<strong>ee</strong>ping systems 155. RECORDS MANAGEMENT STANDARDISEERIMINE — RAHVUSVAHELISED TRENDID 165.1 AS 4390-1996: Records Management 185.2 ISO/DIS 15489: Information and documentation — Records management 225.3 MoReq Specification: Model Requirements for the Management ofElectronic Records 245.4 Public Record Office Functional requirements for electronic records managementsystems 275.5 DoD 5015.2-STD: Design criteria standard for electronic records managementsoftware applications 305.6 NOARK-4 standard 326. ANALÜÜS 346.1 Mis on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardis<strong>ee</strong>rimise <strong>ee</strong>smärk? 346.2 Mis on standardite regul<strong>ee</strong>rimise objektiks? 356.3 Mis on regul<strong>ee</strong>rimise vahendiks? 376.4 Kuidas standardeid võrrelda? 396.5 Dokumendi elukäik 406.6 Plan<strong>ee</strong>rimine 446.7 Loomine <strong>ja</strong> saamine, ehk as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misse haaramine 466.8 Registr<strong>ee</strong>rimine 486.9 Liigitamine 496.10 Indeks<strong>ee</strong>rimine 506.11 Säilitustähta<strong>ja</strong> määramine 516.12 Kasutamine 526.13 Hävitamine 546.14 Säilitamine 556.15 Standardid <strong>ja</strong> dokumendi elukäik — kokkuvõtteks 576.16 Süst<strong>ee</strong>mi mudeli selgitus 591
6.17 As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi juurutamise juhend 616.18 Hübriidtoimikute haldamine 626.19 As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mide tehnilised nõudmised 636.20 Süst<strong>ee</strong>mi kasutamise lihtsus 646.21 Nõudmistele vastavuse paindlikkus 656.22 Kellele on standardid suuna<strong>tud</strong>? 677. JÄRELDUSED 698. LÕPPSÕNA 729. KASUTATUD KIRJANDUS 7310. WWW VIITED 7511. LISA: VAADELDUD MUDELITE SISUKORRAD 772
1. SISSEJUHATUSÜha rohkem asutusi <strong>ja</strong> organisatsioone on juurutamas tarkvara haldamaks niipaber- kui digitaaldokumente. Tarkvaraturul on leida mitmeid, üksteisestsuhteliselt erineva funktsionaalsusega tooteid, mille vahel asutustel valida tuleb,kui nad ei ole dokumentide haldamise tarkvara ise väl<strong>ja</strong> töötamas. Millisttarkvarasüst<strong>ee</strong>mi aga valida? Milline vastab kõige paremini asutuse võiorganisatsiooni va<strong>ja</strong>dustele? Kas kõik saadaolevad tooted täidavad seadusega ettenäh<strong>tud</strong> norme dokumentide loomiseks, haldamiseks <strong>ja</strong> säilimiseks? Neile <strong>ja</strong>paljudele teistele taolistele küsimustele ei saa anda vastust ilma asutuses võiorganisatsioonis olemasoleva as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi ning juurutatava süst<strong>ee</strong>mimudeli võrdleva analüüsita.Olukorras, kus teadmised as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise, arhivaalide <strong>ja</strong> dokumentide haldamisekohta on vähe levinud ning puuduvad juhised <strong>ja</strong> standardid dokumentehaldavate süst<strong>ee</strong>mide hindamiseks, muutuvad saadaolevate tarkvaralahendustesüst<strong>ee</strong>mi<strong>mudelid</strong> de facto as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standarditeks. 1Ilma as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise- <strong>ja</strong>arhiivindusliku teooria poolse kontrollita, muutub reaalseks oht, et sellistesüst<strong>ee</strong>mide juurutamisega ei täida asutuse või organisatsiooni poolt hallatavad <strong>ja</strong>säilitatavad dokumendid seadustega ette näh<strong>tud</strong> norme. Juurdepääsu võimaldavtehnoloogia ei asenda puudulikku as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mudelit, ega taga kodanike õigustavalikule informatsioonile ligi pääseda. 2Lahendus digitaalsete dokumentidehaldamise probl<strong>ee</strong>midele ei peitu mitte tehnoloogias, vaid õigetes strat<strong>ee</strong>giates.Üksnes korrektsete nõudmiste kehtestamine as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise protseduuridele ningnende juurutamise strat<strong>ee</strong>giate määratlemise kaudu saab võimalikukstehnoloogia r<strong>ee</strong>glitekohane <strong>ja</strong> <strong>ee</strong>smärgipärane rakendamine. Üha kasvav va<strong>ja</strong>dus‘off the shelf’ tarkvara järele, mis vastaks korrektse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise nõudmistele on ülemaailma olnud peamiseks motivatsiooniks taolisi nõudmisi täpselt sõnastadaning standarditena vormistada.Käesoleva raporti ülesandeks on vaadelda as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise, <strong>ja</strong> eriti digitaalseteldokumentidel põhineva as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardis<strong>ee</strong>rimise kogemust maailmas.Selleks valiti väl<strong>ja</strong> viis erinevat as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardit <strong>ja</strong> juhist: ISO <strong>ja</strong> Austraaliaametlikud as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardid, Inglismaa <strong>ja</strong> Walesi Rahvusarhiivi juhised,Am<strong>ee</strong>rika Ühendriikide Kaitseminist<strong>ee</strong>riumi nõudmised as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>midelening Norra rahvuslik as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standard. Võrreldes neid regulatsioone jõutakseraporti lõpus soovitusteni, milliseid neist oleks mõttekas arvestada Eesti omadigitaalse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardi väl<strong>ja</strong>töötamisel.1 vrdl. I. Macfarlane, “Report of the DLM-Monitoring Committ<strong>ee</strong> and progress on functionalrequirements for electronic records management systems”, 2000, lk. 1412 C. Gränström, “Access in the Northern Countries “, 20013
2. SÕNASELETUSEDRaporti tekstis on kasuta<strong>tud</strong> järgmisi termineid, mille konkr<strong>ee</strong>tne tähendus siinseskontekstis väärib lahti seletamist.Arhiiv – kasutatakse selle sõna kahes tähenduses nagu n<strong>ee</strong>d on an<strong>tud</strong> Eestiarhiiviseaduse § 3 (kokkuvõtvalt): arhiiviasutus <strong>ja</strong> arhivaalide kogum.Arhivaalid – s<strong>ee</strong> osa asutuse dokumentidest, mida iseloomustabsäilitamistähtaeg <strong>ja</strong> kuuluvus sar<strong>ja</strong>. An<strong>tud</strong> raportis kasutatakse ‘arhivaali’veidi laiemas tähenduses kui seda t<strong>ee</strong>b Eesti arhiiviseaduse definitsioon 3 <strong>ja</strong>peamiselt vastena inglisk<strong>ee</strong>lsele records <strong>ja</strong> saksak<strong>ee</strong>lsele die Unterlagen. (vt. kaptk. 6.2)Dokument – käesolevas raportis on lähtu<strong>tud</strong> Eesti arhiiviseadusedefinitsioonist (§ 4 (1)): “mis tahes teabekand<strong>ja</strong>le jäädvusta<strong>tud</strong> teave, mis onloodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm <strong>ja</strong>struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks”. Kuigi tihtidefin<strong>ee</strong>ritakse dokumenti kui ‘mistahes jäädvusta<strong>tud</strong> informatsioon’, onan<strong>tud</strong> raportis vaatluse all dokumendid, mis on asutuse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mises.Käsitletava t<strong>ee</strong>ma kontekstis on oluline eristada mõisteid ‘dokument’ <strong>ja</strong> ‘arhivaal’— esimene neist on üldisem, teine sisuliselt teatav dokumentide alahulk, millel<strong>ee</strong>sitatakse täiendavaid nõudmisi. Kõik arhivaalid on s<strong>ee</strong>ga dokumendid, kuidmitte kõik dokumendid ei saa arhivaalideks. (vt. <strong>ee</strong>lmine definitsioon; vrdl. ptk.6.2)Digitaaldokument – dokument, mida saab arvuti abil kasutada, edastada <strong>ja</strong>töödelda. Kuigi igapäevak<strong>ee</strong>lekasutuses on levinud sõnaühend‘elektrooniline dokument’ (ingl. k. electronic document, electronic records), ontehnilisest vaatepunktist võimalik eristada ‘digitaaldokumenti’ <strong>ja</strong>‘elektroonilist dokumenti’: digitaalset informatsiooni saab põhimõtteliseltesitada ka mitte-elektroonilises vormis (nt. optiliste tehnikatega või kanullide <strong>ja</strong> ühtedena paberil), samas kui mitte kõik elektroonilineinformatsioon ei ole tingimata digitaalne. Varem on samas tähenduseskasuta<strong>tud</strong> ka sõnaühendit ‘masinloetavad dokumendid’ (ingl. k. machinereadabledocuments, pr. k. données lisibles par machine, sks. k. maschienlesbareUnterlagen, jne.).Digitaalne arhivaal – arhivaal, mis on kas loodud või mida säilitataksedigitaalsel kujul.3 “§ 4 (2): Arhivaal on dokument, millele on kehtesta<strong>tud</strong> säilitustähtaeg või mida säilitatakse temaväärtuse tõ<strong>ttu</strong> ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule.”4
Dokumendi elukäik – sõnaleiutis vastena inglisk<strong>ee</strong>lsele document life-cycle (karecords life-cycle), mis võiks soovi korral <strong>ee</strong>stinduda ka kui ‘dokumendielutsükkel’. Hõlmab dokumenti <strong>ja</strong> sellega teostatavaid protseduure selle‘sünnist surmani’. (vt. ptk. 6.5)Metadata – üldine termin tähistamaks dokumendi kohta käivat kirjeldavatinformatsiooni. S<strong>ee</strong> võib olla nii tehnilist laadi, kirjeldades näiteksdokumendi loonud arvutisüst<strong>ee</strong>mi <strong>ja</strong> selle failivormingut, või arhiivinduslik,sisaldades infot dokumendi provenientsi, kasutamise <strong>ja</strong> sisu kohta.Vorming – infotehnoloogide poolt juuruta<strong>tud</strong> <strong>ja</strong> <strong>ee</strong>lista<strong>tud</strong> ‘formaat’ asemel: nt.‘faili vorming’ (ingl. k. file format). 4As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mine – an<strong>tud</strong> raporti raames kasutatakse ‘as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist’ vastenainglisk<strong>ee</strong>lsele records management <strong>ja</strong> sisuliselt tähenduses ‘arhivaalidehaldamine’. Arhivaalide haldamine erineb dokumendihaldusest (vt.järgmine; vrdl. ‘dokument’, ‘arhivaal’ <strong>ee</strong>spool) kõrgenda<strong>tud</strong> nõudmistepoolest kirjeldamisele, turvalisusele <strong>ja</strong> pikaa<strong>ja</strong>lisele kasutatavusele.As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise <strong>ee</strong>smärgiks on s<strong>ee</strong>ga teostada kontrolli organisatsiooni loodudvõi saadud arhivaalide üle terve nende elukäigu jooksul (vt. ptk. 3, 4).Dokumendihaldus – üks informatsiooni haldamise viise. Organisatsioonid onenamasti valinud neile va<strong>ja</strong>liku informatsiooni jäädvustamiseks,haldamiseks <strong>ja</strong> kasutamiseks dokumendi kuju. Rakenduslike protsessidekogum, mis neid tegevusi efektiivselt läbi viia aitab, on dokumendihaldus(ingl. k. document management).Digitaalsete arhivaalide halduse süst<strong>ee</strong>m – electronic records management system(ERMS), on tarkvarasüst<strong>ee</strong>m digitaalsete arhivaalide haldamiseks, ehktarkvarakeskkond, mis võimaldab rakendada records managementfunktsioone digitaalsetele dokumentidele.Märkus: sõna ‘süst<strong>ee</strong>m’ all on Euroopas traditsiooniliselt mõeldud tarkvara,‘infosüst<strong>ee</strong>mi’, kuid viimasel a<strong>ja</strong>l on üha rohkem kasutusse tulnud, algselt Põh<strong>ja</strong>Am<strong>ee</strong>rikas kasutusel olnud, aga sealt edasi levimas, ‘süst<strong>ee</strong>mi’ laiem definitsioon.Selles teises tähenduses hõlmab ‘süst<strong>ee</strong>m’ peale tarkvara või mudeli kastrat<strong>ee</strong>giaid <strong>ja</strong> inimesi, kes tarkvara kasutavad, selle väl<strong>ja</strong>tööta<strong>ja</strong>id <strong>ja</strong> töötle<strong>ja</strong>id. 5Termini ‘as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>m’ kasutus käesolevas raportis on mõneti ambivalentne,vaheldudes nende kahe määratluse vahel: näiteks võib ‘as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>m’ olla niiteor<strong>ee</strong>tiline asutuse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mudel, kui ka konkr<strong>ee</strong>tne, töösse juuruta<strong>tud</strong> arhivaalihaldusesüst<strong>ee</strong>mitarkvara. Uue sõnakasutuse leiutamise asemel on <strong>ee</strong>lda<strong>tud</strong>,et kontekst võimaldab luge<strong>ja</strong>l mõista, millises tähenduses ‘süst<strong>ee</strong>m’ on kasuta<strong>tud</strong>.Võimaluse korral on arvutisüst<strong>ee</strong>mide puhul lisa<strong>tud</strong> ‘tarkvarasüst<strong>ee</strong>m’,‘automatis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> süst<strong>ee</strong>m’ või ‘… süst<strong>ee</strong>mi tarkvara’. (vt. ka ptk. 6.3)4 vt. “Arvutikasuta<strong>ja</strong> sõnastik” (<strong>ee</strong>.www.<strong>ee</strong>/AKS/): “vorming – {formaat} esitus-, struktur<strong>ee</strong>rimis<strong>ja</strong>paigutusviis, nt. teksti asetus <strong>ja</strong> ilme dokumendis, andmete kuju <strong>ja</strong> paiknemine failis, […]”.5 vrdl. AS 4390.1: “Information systems — organized collections of hardware, software, supplies,policies, procedures and people, which store, process and provide access to information.”5
Dokumendihalduse süst<strong>ee</strong>m – electronic document management system (EDMS),on automatis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> digitaalsete dokumentide loomise <strong>ja</strong> haldamisetarkvarasüst<strong>ee</strong>m. EDMS erineb ERMS’ist selle poolest, et tegeleb üksikutedokumentide <strong>ja</strong> nende sisu haldamisega, mitte arhivaalide <strong>ja</strong> arhivaalidekogumite üle kontrolli haldamisega. Samas on paljud EDMS’ide toot<strong>ja</strong>d omasüst<strong>ee</strong>m täiendamas RM vahenditega, nõnda, et n<strong>ee</strong>d oleksid vastavuseserinevates riikides väl<strong>ja</strong> an<strong>tud</strong> funktsionaalsete nõudmistega (vt. ka ptk. 4).Teabehalduse süst<strong>ee</strong>m – knowledge management system (KMS). As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misesüst<strong>ee</strong>mid (ERMS) on alles hil<strong>ja</strong>aegu kerkinud dokumendihaldusesüst<strong>ee</strong>mide (EDMS) kõrvale kui arvestatav tarkvaraturu osa. Neid kahtekombin<strong>ee</strong>ritult, koos mõningate lisafunktsioonidega, nimetatakse kateabehalduse süst<strong>ee</strong>mideks.Mõningaid täpsustusi ning seletusi terminitele leidub ka peatükis 6.6
3. RECORDS MANAGEMENT JA ASJAAJAMINE DIGITAALSETEDOKUMENTIDEGAIga organisatsioon loob <strong>ja</strong> kasutab oma tegevuse käigus informatsiooni, misr<strong>ee</strong>glina on jäädvusta<strong>tud</strong> dokumentidena. Teatavat osa organisatsioonidokumentidest säilitatakse lühema või pikema perioodi jooksul, kuna neid onva<strong>ja</strong> kas organisatsiooni enda igapäevatöös või s<strong>ee</strong>tõ<strong>ttu</strong>, et n<strong>ee</strong>d tõendavad (ningühtlasi dokument<strong>ee</strong>rivad) organisatsiooni tegevusi <strong>ja</strong> otsustusi. Selliseiddokumente nimetatakse arhivaalideks (ingl. k. record, sks. k. die Unterlagen) <strong>ja</strong>organisatsioonides on nende korrektseks loomiseks, kogumiseks, korrastamiseks<strong>ja</strong> säilitamiseks paika pandud as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise r<strong>ee</strong>glid. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise korralduse <strong>ja</strong>arhivaalide haldamise <strong>ja</strong>oks on inglise k<strong>ee</strong>les koondterminina kasutusel recordsmanagement (RM), millele seni paraku täpne <strong>ee</strong>stik<strong>ee</strong>lne vaste puudub. 63.1 Records managementRecords management sisaldab inglisk<strong>ee</strong>lsena võtmesõna management, mis <strong>ee</strong>stik<strong>ee</strong>lde panduna kahestub organisatsioonide puhul ‘juhtimiseks’ (nt. businessmanagement = ‘ärijuhtimine’), kuid dokumentide puhul ‘haldamiseks’ (nt.document management = ‘dokumendihaldus’). Mõlema käsitluse puhul jääb agasiiski samaks tegevuse <strong>ee</strong>smärk: kontrolli saavutamine <strong>ja</strong> hoidmine millegi üle.Sellesama funktsiooni kaudu — organisatsiooni arhivaalide üle kontrolliomamine — on esita<strong>tud</strong> ka enamus records management’i definitsioone:“... the management of any information in reproducible form that isrequired for conducting business”(Penn et al. 1994)“... the systematic control, organisation, access to and protection of anorganisation’s information, from its creation, through its use, to itspermanent retention or legal destruction”(Records Management Society of Britain)“… a practice which allows the organisation to gain the greatest efficiencyand effectiveness from its information resources in an economical way, bythe development of strategic processes and procedures to handle thatinformation”(Philip Jones 1994)“… the discipline and organizational function of managing records to m<strong>ee</strong>toperational business n<strong>ee</strong>ds, accountability requirements and communityexpectations”(AS 4390.1-1996)6 S<strong>ee</strong>tõ<strong>ttu</strong> kasutatakse järgnevas inglisk<strong>ee</strong>lset terminit <strong>ja</strong> selle lühendit RM sünonüümina<strong>ee</strong>stik<strong>ee</strong>lsele ‘as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mine’ (vt. ka ptk 2; 6.3).7
3.2 Electronic records management (ERM)Records managementi funktsioon <strong>ja</strong> mõiste ei ole uued. Teise Maailmasõ<strong>ja</strong> perioodillogistiliste operatsioonide avardumise käigus tohutult kasvanud dokumentidehulk <strong>ja</strong> nende kasutamise va<strong>ja</strong>dus said määravaks records managementiesiletõusuks iseseisva erialana Am<strong>ee</strong>rika Ühendriikides. Pikka aega enne sedakehtinud peamine arhivaalide haldamise põhimõte ‘k<strong>ee</strong>p track of it all’, saitugevama teor<strong>ee</strong>tilise raamistiku ning täienes dokumente selekt<strong>ee</strong>rivate <strong>ja</strong>hindavate funktsioonidega. Järgmine suur informatsiooni plahvatuslik kasvulainetekkis arvutite kasutuselevõtuga asutuste administr<strong>ee</strong>rimises, mis on ühelt poolttõstnud records managementi rolli, aga teiselt poolt seadnud selle valdkonna etteterve hulga uusi probl<strong>ee</strong>me <strong>ja</strong> ülesandeid.Kui aastakümneid oli as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise korraldamise <strong>ja</strong>oks organisatsioonides palgalspetsiaalkoolitusega records manager’id, siis koos infoa<strong>ja</strong>stu saabumisega on üharohkem tööta<strong>ja</strong>id igapäevaselt täitmas RM funktsioone, tihti seda ise teadmata.S<strong>ee</strong> tõstatab üha teravamalt korrektsete as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise r<strong>ee</strong>glite kehtestamise <strong>ja</strong>täitmise probl<strong>ee</strong>mi ning va<strong>ja</strong>duse kontrollida juurdepääsu arhivaalidele.Digitaalsel a<strong>ja</strong>stul on organisatsioonide va<strong>ja</strong>dus oma informatsiooni kontrollimisejärele kasvanud, kuna:• informatsiooni luuakse rohkem;• va<strong>ja</strong>dus informatsiooni järele on kasvanud;• va<strong>ja</strong>dus informatsioonile kiiresti <strong>ja</strong> efektiivselt ligi pääseda on kasvanud;• digitaaldokumendi puhul ei ole dokumendi sisu <strong>ja</strong> selle kand<strong>ja</strong> füüsiliseltseo<strong>tud</strong>, mistõ<strong>ttu</strong> dokumendi täpse identifits<strong>ee</strong>rimise <strong>ja</strong> määratlemiseva<strong>ja</strong>dus on kasvanud.Samal a<strong>ja</strong>l on, paljuski tänu arvutitehnoloogiale, täheldatav trend as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misestandardis<strong>ee</strong>rumisele <strong>ja</strong> informatsiooni kontrollimise funktsioonideühtlustamisele nii erinevate organisatsioonitüüpide kui ka rahvusvaheliseltasandil.Digitaalsete dokumentide kasutuselevõtt on tingi<strong>tud</strong> muutustest <strong>ja</strong> samas isetinginud muutusi kolmes valdkonnas, mis omavahel koos töötavad:• Infotehnoloogia uuenemine — nagu näiteks kiiresti üldise tunnustusesaavutanud elektronpost.• Organisatsiooniline muutumine — tänu arvutite, Interneti protokollide <strong>ja</strong>world wide web’i laiale levikule on juurdepääs informatsioonileorganisatsioonide ametihierarhia tasemete vahel homogenis<strong>ee</strong>runud.• Juriidilised võimalused — uute regulatsioonide <strong>ja</strong> standardite näol.Records management’i teooria hõlmab kõiki kolme valdkonda <strong>ja</strong> p<strong>ee</strong>geldab omaarengus muutusi neis, eriti viimase kümnendi jooksul. Liikudes ‘paberivabakontori’ poole, on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mid oma sisult arenenud andmetöötluseltrohkem dokumendi-keskseks, teostavad paremat kontrolli dokumentidesäilitamise <strong>ja</strong> hävitamise üle, haldavad füüsiliste objektide asemel9
3.3 Records management tarkvaraRecords management kui distsipliini arenedes <strong>ja</strong> standardis<strong>ee</strong>rudes oninfotehnoloogiatööstus hakanud väl<strong>ja</strong> töötama tarkvara selle <strong>ja</strong>oks. Esimesedautomatis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> süst<strong>ee</strong>mid ilmusid turule 1980ndate alguses <strong>ja</strong> olid abikspeamiselt paberdokumentide loetelude koostamisel, hävitamisaktidekontrollimisel, arhivaalide asukoha kindlaksmääramisel <strong>ja</strong> hoidlaruumihaldamisel. Nüüdseks on tegemist täisautomaatsete süst<strong>ee</strong>midega, mis haldavadnii paber- kui digitaalseid dokumente terve nende elukäigu jooksul <strong>ja</strong>võimaldavad suurel ringil kasuta<strong>ja</strong>tel liigitada dokumente sar<strong>ja</strong>desse <strong>ja</strong> neidkirjeldada.Kuni viimase a<strong>ja</strong>ni oli RM tarkvara suuna<strong>tud</strong> väga kitsale ringile kasuta<strong>ja</strong>tele:väl<strong>ja</strong>õppinud records manager’id, kes üldjuhul teadsid, mida nad t<strong>ee</strong>vad <strong>ja</strong> mille<strong>ja</strong>oks taolist tarkvara kasutavad. S<strong>ee</strong> tingis suhtelise kasuta<strong>ja</strong>-ebasõbralikkusening vähese ühilduvuse muu asutustes kasutusel oleva tarkvaraga. 11Seosesigapäevaste kasuta<strong>ja</strong>te ringi laienemisega on trendid muutunud <strong>ja</strong> moodsadtarkvarasüst<strong>ee</strong>mid pakuvad kasuta<strong>ja</strong>sõbralikke kontrollimehhanisme ningjuurdepääsu nii dokumentidele kui nende sisule.Selles viimases aspektis on esile kerkinud elektroonilised dokumendihaldusesüst<strong>ee</strong>mid (ingl. k. electronic document management systems (EDMS)), millel onr<strong>ee</strong>glina palju informatsiooni efektiivset otsimist <strong>ja</strong> loomist pakkuvaid omadusi <strong>ja</strong>kasutusvõimalusi, kuid olulise puudujäägina ei paku dokumendihaldusesüst<strong>ee</strong>mid kõiki neid funktsionaalsusi, mis on va<strong>ja</strong>likud arhivaalide haldamiseks.11 Doculabs, “Special Report on Records Management Systems”, 1998, lk. 611
4. TARKVARA DIGITAALSETE DOKUMENTIDE JA DIGITAALSETEARHIVAALIDE HALDAMISEKS — MIS NEID ERISTAB?Nii dokumendihaldus kui arhivaalihaldus tegelevad põhimõtteliselt sama as<strong>ja</strong>ga— dokumentide haldamisega. Vahe tegemine nende kahe mudeli vahel onteatavas mõttes kunstlik <strong>ja</strong> on esile kerkinud alles automatis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> süst<strong>ee</strong>midesaabudes.Kõik asutused tegelevad dokumentidega — loovad, haldavad <strong>ja</strong> säilitavad neid.Vahendeid, s.h. tarkvara, mis asutusi selles töös abistavad, nimetataksekokkuvõtvalt dokumendihalduse süst<strong>ee</strong>mideks. Süst<strong>ee</strong>mid <strong>ja</strong> tarkvara, mistegelevad digitaalsete dokumentidega on elektroonilised dokumendihaldusesüst<strong>ee</strong>mid (EDMS). Teatav osa iga asutuse dokumentidest on ühtlasi kaarhivaalid, mille korrektne loomine, kasutamine, haldamine <strong>ja</strong> säilitamine va<strong>ja</strong>bulatuslikumat <strong>ja</strong> tugevamat kontrolli kui traditsiooniline dokumendihalduspakub. Eelkõige <strong>ee</strong>ldab s<strong>ee</strong> asutuse ulatuses, keskselt paika pandud <strong>ja</strong> kehtesta<strong>tud</strong>as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise r<strong>ee</strong>gleid, mis tagaksid asutusele va<strong>ja</strong>like <strong>ja</strong> seadustega ette näh<strong>tud</strong>dokumentide (arhivaalide) säilimise.Kuna valdav enamus dokumendihalduse tarkvarapakette ei ole pakkunudselliseid võimalusi piisaval tasemel, siis eristatakse nende kõrval as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise ehkarhivaalide haldamise süst<strong>ee</strong>me (RMS <strong>ja</strong> ERMS). Kuigi trendid tarkvaraturul onneid kahte viimase kolme aasta jooksul lähendanud — EDMSid on endale lisamasRM funktsioone <strong>ja</strong> ERMS on muutumas paindlikumaks dokumentide sisulejuurdepääsu tagamisel — on taoline vahetegemine endiselt jõus <strong>ja</strong> aktuaalne.4.1 EDMS vs. ERMSPäevakorral olev probl<strong>ee</strong>m seisneb selles, et EDM süst<strong>ee</strong>me on turul rohkem <strong>ja</strong>võimalik, et dokumentide mitmekesisusest <strong>ja</strong> hulgast tulenevalt ka va<strong>ja</strong>dus nendejärele on suurem; samal a<strong>ja</strong>l ei teadvusta organisatsioonid endale alati, et pealeindividuaalsete digitaalsete dokumentide on neil va<strong>ja</strong> hallata ka arhivaale <strong>ja</strong>nende kogumeid. Ehk teisisõnu, asutustel on alati va<strong>ja</strong> mõlemat — nii EDM kuiERM süst<strong>ee</strong>me. 12Järgnevad raporti peatükid räägivad arhivaalide haldamise süst<strong>ee</strong>midest (RMS),nende mudelitest <strong>ja</strong> nõudmistest neile. On äärmiselt oluline tähele panna, et n<strong>ee</strong>d<strong>mudelid</strong> kehtivad <strong>ee</strong>lkõige asutuse arhivaalide kohta. Kuigi neis sisaldub kaprintsiipe, mis kehtivad samahästi mistahes dokumentide haldamiseks,mudell<strong>ee</strong>rivad n<strong>ee</strong>d süst<strong>ee</strong>mid protsesse, mida asutused peavad juurutamatagamaks autentseid <strong>ja</strong> kasutatavaid arhivaale. Dokumentide <strong>ja</strong> nende sisuhaldamisega tegelevate süst<strong>ee</strong>mide (DMS) <strong>mudelid</strong> on r<strong>ee</strong>glina üles ehita<strong>tud</strong>teistest printsiipidest lähtuvalt — nt. üksikute dokumentidega tegelemine12 PRO, “Management and Appraisal of Electronic Records”, 1998, lk. 3412
dokumentide kogumi või sar<strong>ja</strong> asemel — <strong>ja</strong> ei pruugi sisaldada funktsioone, mison va<strong>ja</strong>likud arhivaalide korrektseks haldamiseks. Ja vastupidi, RMS ei oletavaliselt piisavalt võimsad, et rahuldada organisatsiooni informatsioonihaldamise va<strong>ja</strong>dusi selle dokumentide kaudu, nagu seda t<strong>ee</strong>vad EDMS’id.EDMS puudustena võrreldes ERMSga nähakse järgmisi aspekte:"Most document management products lack the following critical recordsmanagement capabilities:• Some method of declaration – a mechanism to define whether or not adocument is a record.• The ability to perform formal retention and disposition (destruction) ofrecords based on their classification.• The ability to track and control documents that are outside the system(such as on paper).• The ability to faultlessly track the location of all records, so that they maybe located and destroyed according to the required retention schedule". 13Erinevusi nende kahe tarkvarasüst<strong>ee</strong>mi tüübi vahel võib väl<strong>ja</strong> tuua v<strong>ee</strong>lgi: 14EDMSERMSSoodustab operatiivset kasutamistLubab dokumente muuta <strong>ja</strong>/võinende mitmeid versiooneVõib lubada dokumendi kustutamistIndeks<strong>ee</strong>rib üksikuid dokumenteVõib sisaldada kasuta<strong>ja</strong> määra<strong>tud</strong>dokumentide salvestamise struktuuriLähtub kasutamise va<strong>ja</strong>dustestHaldab üksikuid objekteVõib sisaldada säilitamise perioodimääramistSuuna<strong>tud</strong> igapäevase infova<strong>ja</strong>duserahuldamiseksTeostab administratiivset kontrolliKaitseb arhivaale nende muutmis<strong>ee</strong>estEi luba arhivaale kustutada, väl<strong>ja</strong>arva<strong>tud</strong> kontrolli<strong>tud</strong> tingimustesPaigutab arhivaalid sar<strong>ja</strong>dessePeab sisaldama kindlaksmäära<strong>tud</strong>dokumentide loetelu struktuuriLähtub seaduste nõudmistestHaldab sarjuTabel 1. EDMS <strong>ja</strong> ERMS omaduste võrdlus.Peab sisaldama säilitamistähtaegaderanget järgimistPea<strong>ee</strong>smärgiks on dokumentatsioonipikaa<strong>ja</strong>lise säilimise tagamineTurule ilmuvad EDM <strong>ja</strong> ERM hübriidsüst<strong>ee</strong>mid tõstatavad v<strong>ee</strong>lgi teravamaltva<strong>ja</strong>duse teadvustada, millised asutuse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise funktsioonid juurutatavtarkvarasüst<strong>ee</strong>m peab katma.13 Doculabs, “Special Report on Records Management Systems”, 1998, lk. 714 MoReq, ptk. 10.3; B. Wiggins, “Effective Document Management”, 2000, lk. 66; PRO,“Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records. Volume 2: Procedures”, 1999,lk. 107-108 põh<strong>ja</strong>l.13
Elektroonilise dokumendihalduse <strong>ee</strong>smärgiks on aidata asutusel omainformatsiooni paremini ära kasutada, pakkudes kiiremat juurdepääsusalvesta<strong>tud</strong> infole ning informatsiooni ühiskasutust kas erinevate osakondade võitöörühmade vahel. EDM t<strong>ee</strong>nib asutuse lühia<strong>ja</strong>lisi <strong>ee</strong>smärke, ehk olukordi, kusõiget informatsiooni on va<strong>ja</strong> kiiresti. Tüüpilised nõudmised digitaalseteledokumendihalduse süst<strong>ee</strong>midele on järgmised: 15• Digitaalsete dokumentide loomise <strong>ja</strong> haldamise võimalus:a) rakendustarkvara pakettidest (nt. MS Word);b) paberdokumentide skan<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> piltidest;c) väl<strong>ja</strong>stpoolt asutust saabunud digitaaldokumentidest.• Salvestamine <strong>ja</strong> indeks<strong>ee</strong>rimine dokumendi tasandil.• Dokumendi otsing <strong>ja</strong> kuvamine.• Juurdepääsu kontroll <strong>ja</strong> turvasüst<strong>ee</strong>m.• Off-line säilitamine aktiivsest kasutusest väljunud dokumentide <strong>ja</strong>oks.• Ühilduvus asutuse tööprotsessidega (nt. workflow, personaliarvestus).• Versioonikontroll.• Kontrolljälg (ingl. k. audit trail) muudatuste kohta dokumendis.• Levinumate dokumenditüüpide kirjeldused <strong>ja</strong> maskid.• Ühilduvus pilditöötlusprogrammidega, nn. Document Image Processing(DIP).Arhivaalide haldamise süst<strong>ee</strong>mide peamiseks <strong>ee</strong>smärgiks on tagada arhivaaliterviklikkus <strong>ja</strong> autentsus. Süst<strong>ee</strong>mi ülesandeks on arhivaalid registr<strong>ee</strong>rida ningjälgida, et muudatuste tegemisel uus dokumendi versioon oleks autentne ningmuudatused oleksid salvesta<strong>tud</strong> (tavaliselt kontrolljälje kaudu). ERMrakendatakse nendele dokumentidele, mida asutusel on va<strong>ja</strong> ka pikema a<strong>ja</strong>möödudes. Nõudmised ERM süst<strong>ee</strong>midele on järgnevad:• Dokumentide loetelu rakendamise võimalus.• Võimalus süst<strong>ee</strong>mi haarata arhivaalina ka elektronpost.• Dokumentidele säilitustähta<strong>ja</strong> määramise võimalus.• Arhivaalide tüüpide kirjeldused <strong>ja</strong> maskid (tavaliselt sisaldavadstruktuuri <strong>ja</strong> vormi kirjeldusi).• Versioonikontroll (autentsuse tagamise <strong>ee</strong>smärgil).• Kontrolljälg (audit trail) muudatuste kohta arhivaalis.• Vahendid arhivaalide asukoha määramiseks <strong>ja</strong> haldamiseks.• Vahendid arhivaalide hindamiseks.• Turvaline salvestus <strong>ja</strong> säilitamine.• Juurdepääsu kontroll <strong>ja</strong> turvasüst<strong>ee</strong>m.• Võimalus dokumente hävitada vastavalt hävitamisaktile.• Soovitavalt ühilduvus avalikku arhiivi üleandmise mooduliga.15 vrdl. PRO, “Management and Appraisal of Electronic Records”, 1998, lk. 21-2214
Üha rohkem EDM süst<strong>ee</strong>mide omadusi on üle võe<strong>tud</strong> operatsioonisüst<strong>ee</strong>midesse<strong>ja</strong> kontoripakettidesse, mistõ<strong>ttu</strong> paljud organisatsioonid on loobunudspetsiaalsete EDMS hankimisest. S<strong>ee</strong> on “kahjustanud“ ka records managementfunktsioonide positsiooni, kuna dokumentide igapäevane haldamine on ühasuurema hulga kasuta<strong>ja</strong>te käes ning as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misprotsesside professionaalnehaldamine s<strong>ee</strong>ga k<strong>ee</strong>rukam. Enamus organisatsioone va<strong>ja</strong>b s<strong>ee</strong>ga kahtlematultmõlemat tüüpi informatsiooni haldamist: nii dokumentide kui arhivaalidehaldamise süst<strong>ee</strong>me <strong>ja</strong> tarkvara. Funktsionaalselt avaramad ERM süst<strong>ee</strong>midhõlmavad dokumendihalduse põhifunktsioone, hoides n<strong>ee</strong>d kaks mudelit lahuskasuta<strong>ja</strong> juurdepääsu tasandil. Kuid taolisi hübriidsüst<strong>ee</strong>me on seni v<strong>ee</strong>l vägavähe <strong>ja</strong> praktilises kasutuses on seni levinum dokumendihalduse tarkvara.4.2 Record k<strong>ee</strong>ping systemsMõnikord eristatakse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mises aktiivset <strong>ja</strong> pool-aktiivset perioodi või etappi.Samuti mõnevõrra kunstlikult on sellest <strong>ja</strong>otusest lähtuvalt haka<strong>tud</strong> eristamarecords management süst<strong>ee</strong>me, record k<strong>ee</strong>ping süst<strong>ee</strong>me <strong>ja</strong> archives managementsüst<strong>ee</strong>me. Selles hierarhias tegeleb RMS ainult dokumentide loomise <strong>ja</strong>haldamisega aktiivses as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mises; record k<strong>ee</strong>ping system hõlmab lisaks sellele kadokumentide poolaktiivset etappi, ehk dokumentide arhiv<strong>ee</strong>rimist <strong>ja</strong> säilitamistasutuses. Arhiv<strong>ee</strong>rimise all mõistetakse s<strong>ee</strong>juures dokumentide aktiivsestas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misest ‘väl<strong>ja</strong> võtmist’ <strong>ja</strong> säilitamiseks ‘kõrvale panemist’ millega võib, agaei pruugi, kaasneda arhivaalide hindamine. Arhiivihaldamise süst<strong>ee</strong>mi (archivesmanagement system) all mõeldakse mõnikord tervet dokumendi elukäiku hõlmavatsüst<strong>ee</strong>mi, mis peale <strong>ee</strong>spoolloetle<strong>tud</strong> tegevuste sisaldavad ka avalikke arhivaalekoguvale asutusele üle andmist <strong>ja</strong> arhiivi kui terviku haldamist.Selline etappide eristamine ei ole, paraku, aga kuidagi fiks<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> ega kokkulepi<strong>tud</strong>. Eriti suuri erinevusi võib täheldada mõiste ‘record k<strong>ee</strong>ping system’määratlustes, 16 mis näib <strong>ee</strong>lkõige sõltuvat kohaliku as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise traditsioonist (vt.ka ptk. 6.3). Inglisk<strong>ee</strong>lses traditsioonis näiteks on records management laiem <strong>ja</strong>teor<strong>ee</strong>tilisem valdkond kui record k<strong>ee</strong>ping, mille all mõistetakse kõiki praktilisitegevusi, mida arhivaalide haldamisel teha tuleb, samal a<strong>ja</strong>l kui enamusEuroopast kasutab neid termineid täpselt vastupidises tähenduses. S<strong>ee</strong>tõ<strong>ttu</strong> tulebnende terminite kasutamisel ettevaatlik olla ning alati väl<strong>ja</strong> selgitada nendetäpsed definitsioonid. Järgnevas on mõistet ERMS kasuta<strong>tud</strong> hõlmavana niiaktiivset as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist kui ka säilitamist asutuses (s.o. pool-aktiivset perioodi).16 vt. P. Horsman, “Digitaal Archiveren. Het Recordk<strong>ee</strong>ping System als kader voor het beh<strong>ee</strong>r vandigitale archiefbescheiden”, 199815
5. RECORDS MANAGEMENT STANDARDISEERIMINE —RAHVUSVAHELISED TRENDIDÜha valjuhäälsematest dokumendi- <strong>ja</strong> teabehalduse tarkvaramüügikampaaniatest kostub aeg-a<strong>ja</strong>lt väide, et records management on ‘minevikuasi’ <strong>ja</strong> tegeleb vaid paberdokumentidega <strong>ja</strong> et moodne tarkvara rahuldab kõikiorganisatsiooni info-va<strong>ja</strong>dusi, muutes as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mured olematuks. Iga firma võiasutuse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong><strong>ja</strong>, kelle abi on uute süst<strong>ee</strong>mide juurutamisel alati siiski va<strong>ja</strong>,kinnitab vastupidist. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mine (records management) on s<strong>ee</strong> valdkond, mis peabandma vastuse küsimustele organisatsiooni nii paber- kui digitaalsetedokumentide haldamise <strong>ja</strong> selle korrektsuse kohta. Tänu tehnoloogia arenguleseisavad as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong><strong>ja</strong>d üle maailma samade probl<strong>ee</strong>mide <strong>ee</strong>s: kuidas integr<strong>ee</strong>ridauusi süst<strong>ee</strong>me olemasolevatega, kuidas hallata samaaegselt nii paber- kuidigitaalseid dokumente, kuidas ühitada omavahel organisatsioonidokumendihalduse, workflow <strong>ja</strong> arhivaalihalduse süst<strong>ee</strong>me <strong>ja</strong> tarkvara, millistelenõudmistele peavad uued, juurutatavad süst<strong>ee</strong>mid vastama. Neile väl<strong>ja</strong>kutsetelevastamiseks on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong><strong>ja</strong>d <strong>ja</strong> arhivaarid mitmel pool maailmas asunudstandardis<strong>ee</strong>rima tüüpilisemaid as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise protsesse.Miks as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist standardis<strong>ee</strong>rida?Arenev tehnoloogia tõstab lõpp-kasuta<strong>ja</strong>te ootusi <strong>ja</strong> va<strong>ja</strong>dusi informatsiooniefektiivseks <strong>ja</strong> kiireks haldamiseks. S<strong>ee</strong> on kaasa toonud uued nõudmised, aga kauued võimalused arhivaalide haldamise <strong>ja</strong>oks. Samas rahuldavad kohalikud <strong>ja</strong>spetsiifilised üksiklahendused as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise <strong>ja</strong>oks r<strong>ee</strong>glina üksnes kas mõne grupi,ametkonna või organisatsiooni liigi va<strong>ja</strong>dusi. Seadmaks üldkehtivaid nõudmisidokumentide usaldusväärsusele, autentsusele, terviklikkusele ningkasutatavusele ongi haka<strong>tud</strong> as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist rahvusvaheliselt standardis<strong>ee</strong>rima. Sellealuseks on id<strong>ee</strong>, et arhivaalide dokument<strong>ee</strong>riv funktsioon ning nende kasutusas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mises on universaalne ega sõltu otseselt neid loova <strong>ja</strong> haldavaorganisatsiooni tüübist või selle tegevuse <strong>ee</strong>smärgist. Records managementprotsesside standardis<strong>ee</strong>rimine tagab kõigi arhivaalide kaitse <strong>ja</strong> va<strong>ja</strong>likutähelepanu neile ning efektiivse juurdepääsu neis sisalduvale informatsioonile <strong>ja</strong>nende tõestusväärtusele standardis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> protseduuride kaudu. 17Paljudes riikides <strong>ja</strong> ka rahvusvaheliselt on olemas standardeid, mis regul<strong>ee</strong>rivadüksikuid as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise protsesse <strong>ja</strong> osi (nt. magnetandmekand<strong>ja</strong>te hoiutingimused,dokumentide registr<strong>ee</strong>rimine, kirjeldamine, jne.). As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist tervikuna ei olnudkuni viimase a<strong>ja</strong>ni püü<strong>tud</strong> ühtsete ettekirjutustega haarata. A<strong>ja</strong>looliselt onesimene riik, kus as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist kui tervikut on õnnestunud regul<strong>ee</strong>rida, sõltumataorganisatsiooni tüübist <strong>ja</strong> sektorist, kuhu s<strong>ee</strong> kuulub, Austraalia. Sellest kasvasväl<strong>ja</strong> rahvusvahelise as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardi id<strong>ee</strong>, mis lähikuudel peaks jõustumaISO standardina. Nende arengute kõrval on suuremat tähelepanu haka<strong>tud</strong>osutama digitaalsetel dokumentidel põhinevale as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misele <strong>ja</strong> süst<strong>ee</strong>midele,17 ISO/DIS 15489, lk. vi16
mille üldistamise näiteks on Euroopa Komisjoni poolt toetatav MoReq standard.As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mide regul<strong>ee</strong>rimisele on asu<strong>tud</strong> ka rahvuslikel <strong>ja</strong>ametkondlikel tasanditel. Järgnevas ülevaates analüüsitakse kolme sellist:Inglismaa <strong>ja</strong> Walesi Rahvusarhiivi juhised <strong>ja</strong> nõudmised elektroonilisteas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mide juurutamiseks, Am<strong>ee</strong>rika Ühendriikide Kaitseminist<strong>ee</strong>riumifunktsionaalsed nõudmised elektroonilistele as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>midele ning Norrarahvuslikku as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standard NOARK-4.17
5.1 AS 4390-1996: Records ManagementAustraalia, kus records management on (erinevalt levinud Põh<strong>ja</strong>-Am<strong>ee</strong>rikatraditsioonist) alati tähendanud rohkemat, kui aktiivsest as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misest väljunudtoimikute haldamist <strong>ja</strong> kus esimesed automatis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> arhivaalide haldamisesüst<strong>ee</strong>mid tekkisid juba 1980ndate keskel, oli esimene riik maailmas, mis jõudisrahvusliku as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardini.Standardi väl<strong>ja</strong>töötamine1992. aastal pöördusid Austraalia Records Management Association (RMAA)rahvusliku standardi organisatsiooni — Standards Australia — pool<strong>ee</strong>ttepanekuga väl<strong>ja</strong> töötada rahvuslik as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standard. Selle tulemuselmoodustati samal aastal komisjon (Committ<strong>ee</strong> IT/21), mis hakkas standardit ettevalmistama. Komisjoni töös osalesid spetsialistid arhiiviasutustest,dokumendihaldusest, records manager'id, workflow as<strong>ja</strong>tund<strong>ja</strong>d, ametnikud,haritlased <strong>ja</strong> praktikud, riiklikust <strong>ja</strong> erasektorist. Kõigi nende erinevate gruppidekoostöö toimus moodulite kaupa erinevates ala-komit<strong>ee</strong>des.Standardi mustand ilmus 1995. aasta maikuus. Järgnenud avaliku arutelu käigussama aasta jooksul aktsept<strong>ee</strong>riti mustand nii as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong><strong>ja</strong>te kui arhivaaride poolt.Mõneti tagasihoidlikuks jäi erasektori <strong>ja</strong> tarkvaratööstuse arvamus. 18Standardilmus ametlikult kuueosalisena 1996. aasta v<strong>ee</strong>bruaris: 19AS 4390 Records ManagementAS 4390.1-1996 Part 1: GeneralAS 4390.2-1996 Part 2: ResponsibilitiesAS 4390.3-1996 Part 3: StrategiesAS 4390.4-1996 Part 4: ControlAS 4390.5-1996 Part 5: Appraisal and DisposalAS 4390.6-1996 Part 6: StorageStandardi sisuAustraalia as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standard on vabatahtlik — s<strong>ee</strong> ei kohusta asutusi omadokumente <strong>ja</strong> arhivaale mingil kindlal viisil haldama. Selle asemel <strong>ee</strong>ldatakse, etasutused on ise teadlikud va<strong>ja</strong>dusest oma dokumente seaduste kohaselt luua <strong>ja</strong>säilitada ning riskidest, mis sellega seo<strong>tud</strong> on. S<strong>ee</strong>tõ<strong>ttu</strong> nähakse standardi rolliorganisatsioonide aitamises nende as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mislike nõudmiste <strong>ja</strong> -va<strong>ja</strong>dusteväl<strong>ja</strong>selgitamisel ning strat<strong>ee</strong>giliste lahenduste pakkumises. Standard võtabkokku hetke “parima praktika” dokumentide <strong>ja</strong> arhivaalide haldamisel ningüldistab seda protsesside <strong>ja</strong> nõudmiste tasandil.18 vt. D. Roberts, “The New Australian Records Management Standard”, 199719 vt. http://standards.com.au18
Standardi üldteor<strong>ee</strong>tiline lähenemine <strong>ja</strong>guneb kolmeks:• Seada loomise <strong>ja</strong> kasutamise reþiime arhivaalide <strong>ja</strong>oks.• Väljendada strat<strong>ee</strong>giaid konkr<strong>ee</strong>tsete as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise tegevuste <strong>ja</strong>oks.• Identifits<strong>ee</strong>rida pigem tulemusele orient<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> protsessid, kui n<strong>ee</strong>d, misüksnes järgivad jäigalt protseduure.Kuigi tegemist on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardiga, seotakse s<strong>ee</strong> tihedalt arhivaalidehaldamisega arhiivis <strong>ja</strong> tegemata eksplitsiitset vahet dokumentide aktiivse <strong>ja</strong>mitte-aktiivse kasutuse etappide vahel. S<strong>ee</strong> lähenemine bas<strong>ee</strong>rub nn. järjekindlaelutsükli kontrolli printsiibil (ingl. k. records continuum), mis on standardisdefin<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> järgmiselt:'Records continuum covers the whole extent of a record's existence. Refersto a consistent and coherent regime of management processes from the timeof the creation of records (and before creation, in the design ofrecordk<strong>ee</strong>ping systems) through to the preservation and use of records asarchives.'(AS 4390.1, 4.6)Dokumendi elukäigu mudelist lähtuvalt on standard <strong>ja</strong>ota<strong>tud</strong> kuude ossa.Esimene osa, Üldisest, selgitab standardi va<strong>ja</strong>dust, selle lähteprintsiipe ning esitablühikese kokkuvõte järgnevatest osadest. Pelgalt esimese osa põh<strong>ja</strong>l ei saa siiskiadekvaatset as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mi luua ega juurutada, nii et pärast sellegatutvumist tuleb endale hankida ka standardi ülejäänud viis moodulit.Teine osa, Vastutus, on <strong>ee</strong>lkõige suuna<strong>tud</strong> asutuste juhtidele, kelle ülesandeks onkehtestada asutuses as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise kord, mis tagaks piisava <strong>ja</strong> autentsedokumentatsiooni loomise <strong>ja</strong> säilitamise. Eraldi on väl<strong>ja</strong> toodud süst<strong>ee</strong>miadministraatorite <strong>ja</strong> infosüst<strong>ee</strong>mide halda<strong>ja</strong>te vastutus; tüüpiline seaduslik taust,mis mõjutab as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise r<strong>ee</strong>gleid; ning koolituse <strong>ja</strong> täiendõppe va<strong>ja</strong>dused.Kolmas osa, Strat<strong>ee</strong>giad, on standardi kõige mahukam moodul, kirjeldadesstrat<strong>ee</strong>giaid, mida asutused peaksid rakendama, selleks, et luua korrektseid,täielikke ning autentseid dokumente. Võimalikele oh<strong>tud</strong>ele <strong>ja</strong> probl<strong>ee</strong>mideleosutades juhendatakse asutuse tegevuse dokument<strong>ee</strong>rimise va<strong>ja</strong>dusemääratlemist — milliseid dokumente <strong>ja</strong> arhivaale peaks asutus looma?Teise olulise elemendina sisaldab standardi s<strong>ee</strong> osa juhist as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mi(recordk<strong>ee</strong>ping system) väl<strong>ja</strong>töötamiseks <strong>ja</strong> juurutamiseks. S<strong>ee</strong> protsess on <strong>ja</strong>ota<strong>tud</strong>etappidesse, mida kirjeldatakse detailselt: disain, dokument<strong>ee</strong>rimine, koolitus,monitooring. Sellele lisandub erinevate äriprotsesside kirjeldusi, misdokument<strong>ee</strong>rimist va<strong>ja</strong>vad (nt. nõupidamine, otsused, kir<strong>ja</strong>vahetus, jne.) ningmõned põhitõed paber- <strong>ja</strong> digitaaldokumentidel bas<strong>ee</strong>ruvateregistr<strong>ee</strong>rimissüst<strong>ee</strong>mide kohta. Lühidalt räägitakse ka dokumentide m<strong>ee</strong>diast —nõudmistest paberile <strong>ja</strong> digitaaldokumendi andmekand<strong>ja</strong>tele ningfailivormingutele.19
Sellel moodulil on kokku kolm lisa:A. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi juurutamise näidisplaan.B. Ühelt as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>milt teisele ülemineku näidisetapid.C. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi testimise <strong>ja</strong> hindamise vorm. S<strong>ee</strong> sisaldab põhilisinõudmisi <strong>ja</strong> omadusi, mis iga as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi puhul peavad täide<strong>tud</strong>olema.Lisade puhul on tegemist detailjuhenditega, mis toovad väl<strong>ja</strong> hädava<strong>ja</strong>likudetapid <strong>ja</strong> miinimumnõudmised, mis kehtivad as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mide kohtauniversaalselt.Kui esimesed osad käsitlesid dokumentide loomist, siis standardi nel<strong>ja</strong>s osa,Kontroll, vaatleb r<strong>ee</strong>glite kohaselt loodud dokumendi üle kontrolli teostamist:arhivaalide registr<strong>ee</strong>rimine, klassifits<strong>ee</strong>rimine, indeks<strong>ee</strong>rimine, asukohamääramine — traditsioonilised records management valdkonnad, milles standardpalju uudset ei paku.Viienda osa, Hindamine <strong>ja</strong> hävitamine, peat<strong>ee</strong>maks on arhivaalide hindamine, mispeab tagama piisava <strong>ja</strong> va<strong>ja</strong>liku hulga arhivaalide säilitamise <strong>ja</strong> määrama, kuikaua neid säilitada tuleb. Esita<strong>tud</strong> on detailne hindamisanalüüsi plaanetappidena. Ära on toodud ka mõned juhatused arhivaalide hävitamise viisidekohta.Märgatav on selle mooduli suunatus tarkvara väl<strong>ja</strong>tööta<strong>ja</strong>tele <strong>ja</strong> juuruta<strong>ja</strong>tele,kelle läbi peavad piisavad kontrollimehhanismid süst<strong>ee</strong>midesse sisse ehita<strong>tud</strong>saama.Viimane, kuues osa, Hoiustamine, kirjeldab kriitilisi aspekte arhivaalidehoiuruumide <strong>ja</strong> säilitamise keskkonna <strong>ja</strong>oks — peamiselt arhiivinduse praktikas<strong>ttu</strong>n<strong>tud</strong> mahus. Osutatakse ka võimalusele asutuse arhiivi hoiustamine t<strong>ee</strong>nusenaväl<strong>ja</strong> rentida ning antakse juhiseid arhivaalide kasutusva<strong>ja</strong>duse hindamiseks.Selle mooduliga käivad kaasas mõned tehnilisemat laadi lisad, mis toovad äraAustraalias kehtivaid nõudeid arhivaalide säilitamise <strong>ja</strong> hoiustamise <strong>ja</strong>oks.HinnanguidStandardis ei tehta spetsiaalselt vahet paber- <strong>ja</strong> digitaalsetel dokumentidel —pigem lähtutakse üldistest as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise va<strong>ja</strong>dustest, mis ei sõltu dokumentidesalvestusm<strong>ee</strong>diast. S<strong>ee</strong>tõ<strong>ttu</strong> ei ole olnud võimalik detailselt katta mitmeid olulisi,spetsiifiliselt digitaalsete dokumentidega seo<strong>tud</strong> aspekte.Standardi tekst on üsna pikk <strong>ja</strong> k<strong>ee</strong>rukas, kuna as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mine on kompleksnevaldkond. Sellest hoolimata on mõeldud, et seda standardit saaksid kasutada katööta<strong>ja</strong>d väiksemates organisatsioonides <strong>ja</strong> firmades, kellel ei ole spetsiaalsetrecords management ettevalmistust.20
Rahvusvahelisel tasandil rakendamiseks on seda standardit hinna<strong>tud</strong>vähepraktiliseks <strong>ja</strong> lei<strong>tud</strong>, et teooria tasandil esita<strong>tud</strong> paljude nõudmiste kõrval onliiga vähe juhatusi, kuidas neid praktiliselt ellu viia. 20Standardi rakendamineAS 4390 esitab küll põhilised as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi väl<strong>ja</strong>töötamise <strong>ja</strong> juurutamis<strong>ee</strong>tapid, kuid s<strong>ee</strong>juures detailidesse süvenemata. Ühtlustamaks riigivalitsusasutuste as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist, töötas Austraalia Rahvusarhiiv koostöös Uus LõunaWalesi Regionaalarhiiviga väl<strong>ja</strong> eraldi juhendi as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>miderakendamiseks — Designing and Implementing Recordk<strong>ee</strong>ping Systems (DIRKS). 21Esimene versioon sellest juhisest ilmus märtsis 2000 <strong>ja</strong> on ülesehita<strong>tud</strong>kolmeosalisena:• Rahvusarhiivi arusaamine as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misest (record k<strong>ee</strong>ping).• As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mide väl<strong>ja</strong>töötamise <strong>ja</strong> juurutamise üksikute etappid<strong>ee</strong>esmärgid.• Detailsed abivahendid rakendamise <strong>ja</strong>oks (näidised,kontrollimehhanismid, jms.).Juhis leidis kohe laialdast kasutamist, tänu oma praktilisele lähenemisele.DIRKS’iga koos käima on mõeldud Rahvusarhiivi Recordk<strong>ee</strong>ping Metadata Standardfor Commonwealth Agencies, 22 mis esitab miinimumi kirjelduse elementidest, midaiga automatis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> süst<strong>ee</strong>m peab koos dokumendiga salvestama.Riigi provintside Rahvusarhiivid on väl<strong>ja</strong> töötanud oma lahendusi digitaalsetedokumentide haldamiseks. Public Record Office Victoria on väl<strong>ja</strong> andnudtähelepanuväärse juhise: “Victorian Electronic Records Strategy. Final Report”(1999), 23 mis soovitab asutustel digitaalse säilitamise probl<strong>ee</strong>mi lahendadatarkvara emulatsiooni t<strong>ee</strong>l <strong>ja</strong> standardi “PROS 99/007. Management of ElectronicRecords. Version 1.0” (2000) 24 as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise korra kohta.20 vt. nt. N. Brübach, “Records oder Akten — Internationale Normung für dieSchriftgutverwaltung”, 200021 http://www.naa.gov.au/recordk<strong>ee</strong>ping/dirks/dirksman/dirks.html22 http://www.naa.gov.au/recordk<strong>ee</strong>ping/control/rkms/summary.htm23 http://www.prov.vic.gov.au/vers24 http://www.prov.vic.gov.au/gservice/standard/pros9907.htm21
5.2 ISO/DIS 15489: Information and documentation — RecordsmanagementRahvusvahelise as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardi puudumisel tegi Austraalia standardikomit<strong>ee</strong> Rahvusvahelisele Standardiorganisatsioonile (ISO) ettepaneku muutaAustraalia as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standard rahvusvaheliseks standardiks. ISO nõustusesialgselt AS 4390 puhul kasutama oma kiirotsustuse m<strong>ee</strong>todit, kuid rahvuslikestandardi-organisatsioonide hääletusel ei kogunud AS 4390 piisavalt poolthäälining s<strong>ee</strong>ga sai ISO tehniline komit<strong>ee</strong> nr. 46 (TC46 “Information andDocumentation”) ülesandeks väl<strong>ja</strong> töötada uus standard. TC46 moodustas selletarvis alakomit<strong>ee</strong> nr. 11 (SC11 “Archives/Records Management”), mis võttis omatöö aluseks Austraalia as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardi ning asus selle ning teiste riikidekogemuse põh<strong>ja</strong>lt standardiks kokku üldistama parimat as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise praktikat.Alakomit<strong>ee</strong> töös, mis alustas 1998. aasta maikuus, osalevad 14 riiki <strong>ja</strong> vaatle<strong>ja</strong>staatuses on v<strong>ee</strong>l 5 riiki.2000. aasta alguses lasti arutelule väl<strong>ja</strong> ametlik standardi esimese osa mustand:“ISO/DIS 15489-1. Information and documentation – Records management – Part1: General”. Võrreldes Austraalia standardiga on s<strong>ee</strong> oluliselt lühem <strong>ja</strong> üldisemning selle juurde kuulub eraldi praktilisem raport, “ISO/CD TR 15489-2.Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines”, misseni ei ole v<strong>ee</strong>l oma lõplikku kuju saanud, kuni standardi esimene osa ei ole vastuvõe<strong>tud</strong>. Praeguse seisuga on standardi mustand läbinud hääletamise rahvuslikesstandardi-organisatsioonides ning selle ametliku ilmumise a<strong>ja</strong>ks on paku<strong>tud</strong> sügis2001. 25 Järgneva kirjelduse <strong>ja</strong> analüüsi aluseks on standardi esimese osa ametlikmustand. 26Standardi sisuKuigi Austraalia standardiga võrreldes on ISO standardi mustand märgatavaltlühem <strong>ja</strong> kompaktsem, katab s<strong>ee</strong> samad valdkonnad. Kokkusurutult on standardialguses esita<strong>tud</strong> põhitõed records managementi <strong>ja</strong> selle õigusliku tagapõh<strong>ja</strong> kohtaning määratle<strong>tud</strong> asutuse vastutus selles valdkonnas. Sellele järgnev peatükk toobväl<strong>ja</strong> records managementi teor<strong>ee</strong>tilised nõudmised, s.h. arhivaali omadused,milleta nende säilitamine on mõttetu. S<strong>ee</strong>järel on lühidalt kokku võe<strong>tud</strong> AS4390kolmas osa, mis mark<strong>ee</strong>rib as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mide väl<strong>ja</strong>töötamise <strong>ja</strong> juurutamisepõhilised etapid, lisades sellele olulisena ka as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi kasutamiselõpetamise.Ülejäänud AS4390 osad on kokku võe<strong>tud</strong> ühte peatükki, mis toob ärapõhiprintsiibid selliste as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise toimingute <strong>ja</strong>oks nagu: otsustus, milliseidarhivaale luua, arhivaalide hindamine, kirjeldamine, registr<strong>ee</strong>rimine, liigitamine,25 P. Jones, “Report on International Standards Committ<strong>ee</strong> M<strong>ee</strong>ting in Berlin, May 2000”, 200026 Eesti Riigikantselei Dokumendihalduse projekti juures asuvat selle standardi mustandi<strong>ee</strong>stindust (vt. http://www.riik.<strong>ee</strong>/dh/ylevaade/ISOdh.html) ei ole siin olnud võimalik kasutadaterminoloogiliste ebatäpsuste tõ<strong>ttu</strong> tõlkes ning kuna tõlge on teh<strong>tud</strong> v<strong>ee</strong>l mitteametlikust standardimustandi versioonist, mis erineb ametlikult ISO poolt hääletusele pandud mustandist.22
hoiustamine, 27 juurdepääs, arhivaalide asukoha jälgimine <strong>ja</strong> hävitamine. Eraldi onv<strong>ee</strong>l väl<strong>ja</strong> toodud as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise protsesside kirjeldamise nõudmised, ningaudit<strong>ee</strong>rimine <strong>ja</strong> koolituse va<strong>ja</strong>dus.Pärast pikki vaidlusi läbi TC46/SC11 kolme istungi, otsustati standard <strong>ja</strong>otadakahte ossa, millest esimene sõnastaks vaid üldised nõudmised ning ei kirjutaksette protseduure <strong>ja</strong> praktikat. S<strong>ee</strong> on standardi põhisosa juurde kuuluva tehniliseraporti ülesanne, kuna s<strong>ee</strong>, standardi teine osa, on mõeldud töövahendina, misannab praktilist nõu süst<strong>ee</strong>mide juurutamiseks. Selle aluseks on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>miseprotseduurid <strong>ja</strong> alternatiivsed lähenemised erinevates maades, mis ei olekaugeltki standardsed. Töögrupi analüüsi tulemusena on tehnilisse raportissepraeguseks jäänud standardi põhiosa peatükkide 6, 8, 9, 10 <strong>ja</strong> 11 detailsemadkirjeldused ning väl<strong>ja</strong> on jäe<strong>tud</strong> hoiustamise detailne käsitlemine. 28Tehnilineraport järgib standardi esimese osa ülesehitust ning kasutab sama numeratsiooni,et hõlbustada kasutamist. Tehnilise raportiga käib kaasas rida näitlikke lisasid <strong>ja</strong>as<strong>ja</strong>kohane bibliograafia.HinnanguidMõistagi peab taoliste tekstide üldistatus rahvusvahelises kontekstis rakendamise<strong>ja</strong>oks olema märksa suurem kui ühe riigi või ametkonna piires. S<strong>ee</strong>tõ<strong>ttu</strong> onarusaadav, et AS 4390st on ISO 15489s vähe jälgi leida, kuna jubadokumenditeaduse alusterminoloogia ei ole kergelt transl<strong>ee</strong>ritav ühest k<strong>ee</strong>lest egaas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise traditsioonist teise. Siiski on olulise punktina Austraalia standardigavõrreldes väl<strong>ja</strong> jäe<strong>tud</strong> dokumendi elukäigu printsiip, millega seoses ei kata ISOstandard arhivaalide arhiivis säilitamise etappi; praktiliselt märkamatuks jääb kaorient<strong>ee</strong>ritus äriprotsessidele, mitte füüsilistele dokumentidele kui as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>miseobjektidele, mis Austraalia standardis on eksplitsiitne <strong>ja</strong> võibolla ka innovaatiline.Standardi esimene osa on väga teor<strong>ee</strong>tiline <strong>ja</strong> üldine tegevuste kirjeldus, mistõ<strong>ttu</strong>ilma praktilise juhendita nende kirjelda<strong>tud</strong> printsiipide rakendamiseks on s<strong>ee</strong>igapäevatöös as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>midega vähe kasulik, kuna s<strong>ee</strong> ei regul<strong>ee</strong>ri egakirjuta ette pea midagi. Küll aga on esita<strong>tud</strong> definitsioonid head <strong>ja</strong> kõikekatvadning lisaks sisaldab s<strong>ee</strong> standard mitmeid viiteid teistele relevantsetele ISOstandarditele, mida as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mide väl<strong>ja</strong>tööta<strong>ja</strong>d <strong>ja</strong> juuruta<strong>ja</strong>d peaksidnüüdsest kindlasti arvestama. Kui tehniline raport tuleb vähem deklaratiivne,tõstaks s<strong>ee</strong> standardi kui terviku kasutusväärtust.27 Kuigi hoiustamine on pea ainuke peatükk, kust kumab läbi AS 4390 aluseks olev ‘recordscontinuum’ printsiip, viidatakse hoiustamise tingimuste osas ISO standardi mustandile ISO/IECDIS 11799: “Information and Documentation – Documentation storage requirements for archiveand library materials”.28 S. Healy, “ISO Technical Report”, 200123
MoReq spetsifikatsiooni fookuseks on funktsionaalsed nõudmised digitaalsetearhivaalide haldamiseks elektroonilise as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi (ERMS) abil. Lisakshädava<strong>ja</strong>likele süst<strong>ee</strong>mi omadustele mainitakse ka nn. mitte-funktsionaalseidnõudmisi, kuid kuna n<strong>ee</strong>d erinevad organisatsioonide <strong>ja</strong> keskkonna tüübistlähtuvalt, ei p<strong>ee</strong>ta nende loetelu ammendavaks. Samuti on vaid osaliselt kae<strong>tud</strong>paberdokumentide haldamine — väl<strong>ja</strong> on jäe<strong>tud</strong> dokumentide asukoha jälgimine<strong>ja</strong> muud taolist.Mudeli kolmeteistkümnest peatükist üheksa kirjeldavad nõudmisi digitaalseas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mudelile, üks on pühenda<strong>tud</strong> metadata elementidele, mis on nendenõudmiste täitmiseks hädava<strong>ja</strong>likud, ning viimases peatükis on ära toodud üldineolemiseose mudel, kust nähtub, kuidas <strong>ee</strong>lpool kirjelda<strong>tud</strong> osad omavahel kokkusobivad.MoReq peatükk 2 esitab põhilised terminid <strong>ja</strong> dokumentide ning as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misepõhitõed, selgitades seal hulgas ka rahvusvahelise arhiivikirjelduse standardiISAD(G) põhimõtteid. Kolmandas peatükis toodud MoReq’i as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mudeln.ö. algab liigitamisega, mis määrab ära selle, millised arhivaalid kuuluvadmillistesse sar<strong>ja</strong>desse. Kuigi pisut tagapool tuuakse ära nõudmised dokumentideregistr<strong>ee</strong>rimiseks, vaadeldakse, tarkvarasüst<strong>ee</strong>mi ülesehitusest tingituna,dokumendi sisenemist ERMS süst<strong>ee</strong>mi alles pärast selle loomist või saamist <strong>ja</strong>hindamist säilitamisväärtuslikuks.Nel<strong>ja</strong>s peatükk Kontroll <strong>ja</strong> turvalisus tegeleb arhivaalidele juurdepääsuküsimustega, peamiselt süst<strong>ee</strong>mi disaini <strong>ja</strong> selle kasuta<strong>ja</strong>te õiguste tasandil. Teisedt<strong>ee</strong>mad selles osas on kontrolljälg (ingl. k. audit trail), varukoopiad, arhivaaliasukoha jälgimine, autentsus <strong>ja</strong> turvalisuse tagamine. Viies peatükk esitabnõudmised hävitamisakti rakendamiseks as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mis, millele lisanduvadtegevused nagu arhivaalide ülekanne, eksport teistesse süst<strong>ee</strong>midesse <strong>ja</strong>hävitamine (mida eristatakse kustutamisest).Dokumentide registr<strong>ee</strong>rimine (ingl. k. capture) ehk kuidas dokumendid ERMS’isisenevad on kuuenda peatüki t<strong>ee</strong>ma. Peamine nõutav süst<strong>ee</strong>mi omaduss<strong>ee</strong>juures on paindlikkus: süst<strong>ee</strong>m peab võimaldama dokumendi vastu võtta sell<strong>ee</strong>sialgsel kujul või laskmata kaotsi selle olulisi komponente, ning võimaldamakontrolli piisava metadata olemasolu üle. Lisaks vaadeldakse dünaamilisidokumente <strong>ja</strong> elektronposti dokumendina. Registr<strong>ee</strong>rimisega koos käib viitamine,peatükis seitse, kus peatähelepanu arhiivikirjelduse elementide unikaalsusetagamisel — suurtes süst<strong>ee</strong>mides ei tohi tekkida dokumentide duplikaate.Peatükis kaheksa kaetakse valdkond, mis ei ole traditsioonilise recordsmanagementi osaks: päringud <strong>ja</strong> arhivaalide kättesaamine. Automatis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong>süst<strong>ee</strong>mides on seda omadust kahtlemata va<strong>ja</strong> <strong>ja</strong> s<strong>ee</strong>ga on kasulik s<strong>ee</strong> siia sisselülitada.Peatükk üheksa kirjeldab süst<strong>ee</strong>mi administraatorile va<strong>ja</strong>likke funktsioone <strong>ja</strong>õigusi, et süst<strong>ee</strong>m saaks sujuvalt töötada (nt. kasuta<strong>ja</strong>te juurdepääsuõigustemääramine, süst<strong>ee</strong>mi varukoopiate tegemine, jne.).25
Peatükis kümme kirjeldatakse muid funktsioone, mis ei ole otseselt seo<strong>tud</strong> vaiddigitaalsete dokumentide haldamisega: hübriidtoimikute haldamine, kus onsegamini paber- <strong>ja</strong> digitaalsed dokumendid, workflow, digitaalne allkiri,krüpt<strong>ee</strong>rimine, elektroonilised vesimärgid, jne. Peatükk üksteis esitab nn. mittefunktsionaalseidnõudmisi as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mile, mis on pigem organisatsioonilist<strong>ja</strong> tehnilist laadi probl<strong>ee</strong>mid: kasuta<strong>ja</strong>sõbralikkus, tehnilised standardid,juriidilised nõudmised, kolmandale osapoolele t<strong>ee</strong>nuse väl<strong>ja</strong>rentimine, pikaa<strong>ja</strong>linesäilitamine <strong>ja</strong> tehnoloogia iganemine.Kaheteistkümnes peatükk esitab teatava miinimumi arhivaalidele va<strong>ja</strong>likustmetadatast. Kuna ei ole võimalik ette näha kõiki juhtumeid <strong>ja</strong> va<strong>ja</strong>likke kirjeldus<strong>ee</strong>lemente, esitataksegi miinimum, millest võib läh<strong>tud</strong>a oma asutuse arhivaalidekirjelduse r<strong>ee</strong>glite väl<strong>ja</strong>töötamisel. Tagamõtteks on s<strong>ee</strong>juures, et ERMS võimaldabneid metadata elemente arhivaalide <strong>ja</strong> nende kogumitega siduda <strong>ja</strong> nendeülesleidmisel päringumootori kaudu kasutada. Va<strong>ja</strong>likus metadatas nähaksekahte tasandit: traditsiooniline arhiivikirjelduse hierarhia <strong>ja</strong> süst<strong>ee</strong>mi kasuta<strong>ja</strong>identifits<strong>ee</strong>rimine. Kummastavalt on väl<strong>ja</strong> jäe<strong>tud</strong> pikaa<strong>ja</strong>liseks säilitamisekshädatarvilik metadata süst<strong>ee</strong>mi enda kohta (dokumente loonud süst<strong>ee</strong>mikirjeldus) ning säilitamistegevuste kohta käiv metadata.MoReq viimane peatükk esitab as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi üldise mudeli, mille keskmekson klassifits<strong>ee</strong>rimissk<strong>ee</strong>m. Standardi lõpus on mitmed lisad, millest huvitavam onlisa nr. 5, mis võrdleb MoReq mudelis kasuta<strong>tud</strong> termineid kahe metadata mudeliterminitega (Dublin Core <strong>ja</strong> Pittsburgh metadata model).HinnanguidMoReq mudeli kirjelduses puudub peaaegu täielikult igasugune teooria —arhiivinduslik, records management, dokumenditeaduslik. 30 Võe<strong>tud</strong> lähenemine onväga praktiline <strong>ja</strong> võiks isegi öelda tarkvarakeskne. Süst<strong>ee</strong>mi omadused onkirjelda<strong>tud</strong> selle kasuta<strong>ja</strong> vaatepunktist, jättes mõnikord täpsustamata, kuidasn<strong>ee</strong>d omadused süst<strong>ee</strong>mi sisse ehita<strong>tud</strong> peaksid olema või kes peaks nendeolemasolu <strong>ee</strong>st hea seisma. Pisut umbmäärane “süst<strong>ee</strong>mi administraator” saaban<strong>tud</strong> mudelis s<strong>ee</strong>läbi väga suure vastutuse <strong>ja</strong> rolli, kuid selgusetuks jääb, millistettevalmistust või juurdepääsu millisele nõustamisele taolisele administraatorileva<strong>ja</strong> on. S<strong>ee</strong>ga, mõneti sarnaselt ISO standardiga, on ilma praktilise(organisatoorse) rakendamise juhendita s<strong>ee</strong> mudel natuke isol<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong>.Väl<strong>ja</strong>tööta<strong>tud</strong> mudelit on plaanis testida erinevat tüüpi organisatsioonide <strong>ja</strong>erialade ning tehniliste infrastruktuuride tingimustes. Samuti on tagasisidetstandardi kasutatavuse kohta oodata tarkvaratööstuselt. Mudeli lõplik versioonhakkab sisaldama detailset olemiseose mudelit, 31 mis näitab ära põhiliste mudeliosade omavahelise seose ning mille põh<strong>ja</strong>lt on võimalik süst<strong>ee</strong>midedetailplan<strong>ee</strong>ringuid arendada.30 Kuigi mudeli Lisa 1 viitab tervele hulgale seda teooriat käsitlevale kir<strong>ja</strong>ndusele.31 Mustandversioonis on esita<strong>tud</strong> vaid üldine mudeli ülesehitus.26
5.4 Public Record Office: Functional requirements for electronicrecords management systems1999. aastal ilmutas Suurbritannia valitsus dokumendi pealkir<strong>ja</strong>ga “ModernisingGovernment”, milles muu hulgas seati tähtaeg — aasta 2004 — mil kogu riigivalitsus t<strong>ee</strong>b oma tööd “digitaalselt”. Abistamaks valitsusasutusi selleks tähta<strong>ja</strong>ksoma as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise digitaalseks viimisel, on Inglismaa <strong>ja</strong> Walesi Rahvusarhiiv(Public Record Office) väl<strong>ja</strong> lasknud terve rea standardeid <strong>ja</strong> juhiseid(koondnimetusega ‘toolkits’). 32Enamus nendest juhistest tegeleb kitsamatevaldkondadega, as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise üksikute protsessidega või mõnede tehnilisteaspektidega. Kuid nende hulgas on mõned olulised juhendid, mis haaravadas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist tervikuna <strong>ja</strong> eriti digitaalset as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist:“E-government Strategy: Supporting Guidelines on Electronic recordsManagement”“Functional requirements for electronic records management systems”“Best practice in basic electronic document management”“Developing a corporate policy on electronic records”“Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records”Valdav enamus neist juhistest on väl<strong>ja</strong> an<strong>tud</strong> PRO spetsiaalse kontorisüst<strong>ee</strong>midesloodud digitaalsete dokumentide projekti poolt — Electronic Records in OfficeSystems (EROS). 33 Esimene ülevaatlik tekst selle projekti raames oli “Managementand Appraisal of Electronic Records” (1998), millest aasta hiljem ilmutatitäienda<strong>tud</strong>, kaheosaline versioon pealkir<strong>ja</strong>ga “Management, Appraisal andPreservation of Electronic Records”. 34 Mõlemad teksti versioonid suunati asutustejuhtidele, taotlusega juhendada juba olemasolevate digitaalsete dokumentidekorrektset haldamist <strong>ja</strong> säilitamist.Samal a<strong>ja</strong>l asusid minist<strong>ee</strong>riumid <strong>ja</strong> valitsusasutused üha rohkem juurutamadokumendihalduse tarkvara, mistõ<strong>ttu</strong> kerkis akuutne va<strong>ja</strong>dus hinnata nendetarkvarasüst<strong>ee</strong>mide sobivust arhivaalide haldamiseks. Vastusena sellele nõudeletöötas PRO väl<strong>ja</strong> funktsionaalsed nõudmised digitaalsetele as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>midele:“Functional requirements for electronic records managementsystems” (1999). Kuna n<strong>ee</strong>d nõudmised käsitlevad otseselt as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>me,siis kõigepealt nendest.Ettekirjutuste sisuPRO funktsionaalsed nõudmised digitaalsetele as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>midele onesita<strong>tud</strong> kahes osas: “Statement of Requirements” 35 <strong>ja</strong> “Reference Document”. 3632 vt. http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/standards/default.htm33 vt. R. Blake, “Electronic Records in Office Systems (EROS)”, 199834 http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/guidelines/principles-full.htm35 http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/sorcontents.htm36 http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/refcontents.htm27
Tekst on mõeldud <strong>ee</strong>lkõige 1) juba olemasolevate as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>midehindamiseks ning korrektsete r<strong>ee</strong>glitega vastavusse viimiseks, ning 2)arhivaalihalduse <strong>ja</strong> dokumendihalduse tarkvara hindamiseks. PRO viibregulaarselt läbi taolise tarkvara hindamisi ning avalikustab nende pakettidenimed, mis on hinna<strong>tud</strong> nõudmistele vastavaks ning s<strong>ee</strong>ga sobivaks kasutamiseksSuurbritannia avalikus sektoris. 37Nõudmiste esimene osa on <strong>ja</strong>ota<strong>tud</strong> nel<strong>ja</strong>ks, vastavalt asutusele <strong>ja</strong>as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mile esitatavate nõudmiste tähtsusele: põhinõudmised,lisanõudmised, abisüst<strong>ee</strong>mid, inform<strong>ee</strong>rivad süst<strong>ee</strong>mi nõudmised.Tähelepanuväärne on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise protsesside <strong>ja</strong>gunemine selles tähtsusehierarhias. Põhinõudmiste hulka on arva<strong>tud</strong> liigitamine, dokumendi loominening hävitamine. Lisanõudmistena on ära toodud dokumentidele juurdepääsukontroll, audit<strong>ee</strong>rimine ning hübriid-toimikute haldamine. Abisüst<strong>ee</strong>mide allmõeldakse dokumendihaldust, päringusüst<strong>ee</strong>mi <strong>ja</strong> dokumendiotsingut ningdokumentide mass-importimist as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi. Informatiivsete nõudmiste allon loetle<strong>tud</strong> mitte-funktsionaalsed nõudmised (nt. kasuta<strong>ja</strong>sõbralikkus),tehnilised standardid <strong>ja</strong> süst<strong>ee</strong>mide dokument<strong>ee</strong>rimine ning koolitus.Nõudmised igas kategoorias on omakorda <strong>ja</strong>ota<strong>tud</strong> tasemetesse:• Kõrgema taseme nõudmised• Detailsed nõudmised, mille allŒ MiinimumnõudmisedŒ Soovitavad nõudmisedSuhteliselt kirjeldavas vormis esita<strong>tud</strong> omadused, mida ERMS'id peavad omama,on täpsemalt <strong>ja</strong> graafiliselt kokku võe<strong>tud</strong> nõudmiste teises osas. Peale kasuta<strong>tud</strong>termineid defin<strong>ee</strong>riva sõnastiku sisaldub selles as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi üldineolemisuhte mudel <strong>ja</strong> selle üksikute elementide <strong>mudelid</strong> (nt. toimik, hävitamisakt,arhivaal). Eraldi mehhanismidena on ära kirjelda<strong>tud</strong> ka juurdepääs <strong>ja</strong> kasuta<strong>ja</strong>tekontroll. Olulise osa moodustab va<strong>ja</strong>like metadata elementide loetelu.Andmaks neile detailsetele nõudmistele laiemat teor<strong>ee</strong>tilist konteksti, on PROväl<strong>ja</strong> andnud kaheosalise juhise “Guidelines for Management, Appraisal andPreservation of Electronic Records” (2 ndedition, 1999). Selle sisuks onelektroonilise as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise printsiibid <strong>ja</strong> üldised strat<strong>ee</strong>giad nende printsiipidepraktikas elluviimiseks. Juhend on <strong>ee</strong>lkõige suuna<strong>tud</strong> asutuste kesktasemejuhtidele, arhivaaridele <strong>ja</strong> teistele plan<strong>ee</strong>rimise <strong>ee</strong>st vastutavatele tööta<strong>ja</strong>tele.Juhendi esimene osa Printsiibid pühendab märgatava ruumiosa tutvustamaksdigitaalsete dokumentide <strong>ja</strong> as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misega seonduvaid probl<strong>ee</strong>me ning PRO <strong>ja</strong>asutuste ülesannetest nende probl<strong>ee</strong>mide lahendamisel. S<strong>ee</strong>järel loetletakseasutuse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>miskorra väl<strong>ja</strong>töötamise etappe ning määratletakse vastutus sellejuurutamise <strong>ee</strong>st. Sarnaselt <strong>ee</strong>lpoolvaadeldud standarditega esitatakse digitaalseas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mi tarkvara väl<strong>ja</strong>töötamise etapid, s.h. digitaalse dokumendihalduse(EDM) <strong>ja</strong> digitaalse arhivaalihalduse (ERM) süst<strong>ee</strong>mide integr<strong>ee</strong>rimine.37 http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/Invest/listofapprovedsystems.htm28
Juhise teine osa, Protseduurid, esitab pragmaatilise ülevaate kontrollimehhanismidest,mis peavad olema as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise tarkvarasse sisse ehita<strong>tud</strong>. S<strong>ee</strong>osa on suuna<strong>tud</strong> peamiselt praktiliselt süst<strong>ee</strong>mi ehitamise <strong>ja</strong> tööshoidmisegaseo<strong>tud</strong> tööta<strong>ja</strong>tele, süst<strong>ee</strong>mi administraatorile <strong>ja</strong> neile kes plan<strong>ee</strong>rivad võidisainivad uusi süst<strong>ee</strong>me, s.h. nii records manager'idele kui infotehnoloogidele.Nõutavad protseduurid on samas esita<strong>tud</strong> pigem soovitustena kui nõudmistena,as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misprotsesside kaupa, järgides juhise esimese osa ülesehitust.HinnanguidKuigi põhimõttelt on taoline teor<strong>ee</strong>tiliste <strong>ja</strong> praktiliste nõudmiste eristamine kaht<strong>ee</strong>rinevasse dokumenti hea <strong>ja</strong> isegi soovitav, napib an<strong>tud</strong> tekstide puhul seotustnende kahe juhise tüübi vahel: ristviited t<strong>ee</strong>ksid nende kasutamise lihtsamaks niias<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong><strong>ja</strong>te kui IT-spetsialistide <strong>ja</strong>oks. Samuti jääb veidi segaseks va<strong>ja</strong>dusfunktsionaalsed nõudmised <strong>ja</strong>gada kahte ossa, nagu seda praegu on teh<strong>tud</strong> —samahästi oleksid n<strong>ee</strong>d võinud olla ühes tekstis ning määra<strong>tud</strong> mõlemaleaudientsi grupile.Kuigi tekstid on põh<strong>ja</strong>likud nii as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise <strong>ja</strong> dokumenditeaduse teooria kui kasüst<strong>ee</strong>miehituse poolest, on mõneti ebamääraseks jäänud vastutus kõigi nendenõudmiste juurutamise <strong>ee</strong>st. Selle põhjuseks võib olla Rahvusarhiivi juriidilinepositsioon, mis ei võimalda asutustele as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise r<strong>ee</strong>gleid otse ette kirjutada,mistõ<strong>ttu</strong> ei ole vastutuse määra asutuse arhivaarist (Departmental Record Officer(DRO)) kaugemale olnud võimalik asetada.Samuti võiks paremini olla määratle<strong>tud</strong> “töö<strong>ja</strong>otus” nende juhiste vahel:praeguses olukorras kasutatakse ühte peamiselt tarkvaraturul saadaolevatepakettide hindamiseks ning teist uute süst<strong>ee</strong>mide väl<strong>ja</strong>töötamisel. Samas tuleksmõlemal puhul kasutada mõlemat juhist.29
5.5 DoD 5015.2-STD: Design criteria standard for electronic recordsmanagement software applicationsAm<strong>ee</strong>rika Ühendriikide Kaitseminist<strong>ee</strong>rium (Department of Defence (DoD))alustas 1993. aastal laiaulatusliku programmi oma as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise digitaalseksmuutmiseks. S<strong>ee</strong> algas olemasoleva as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mudeli kaardistamise ninganalüüsiga (ingl. k. business process r<strong>ee</strong>ngin<strong>ee</strong>ring), mille põh<strong>ja</strong>lt formul<strong>ee</strong>riti uus,“soovi<strong>tud</strong> mudel”. Selles sea<strong>tud</strong> <strong>ee</strong>smärgid ra<strong>ja</strong>nesid <strong>ee</strong>ldusel, et kümne aastapärast (s<strong>ee</strong>ga aastal 2003) on peaaegu kõik Kaitseminist<strong>ee</strong>riumi asutustedokumendid digitaalsed. Selle visiooni elluviimiseks asutati 1994. aastalspetsiaalne töögrupp “DoD Records Management Task Force”, mille missioonikssai uue, digitaalse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi mudeli <strong>ja</strong> nõudmiste väl<strong>ja</strong>töötamine.Töögrupil õnnestus oma töösse kaasata Briti Kolumbia Ülikooli arhiivinduseõppetool <strong>ja</strong> koostöös testiti arhiiviteor<strong>ee</strong>tiliste printsiipide rakenduvust digitaalseas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise kontekstis. 38 Digitaalse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mudel valmis töögrupil 1995.aastal <strong>ja</strong> pärast põh<strong>ja</strong>likku arutelu otsustati s<strong>ee</strong> kehtestada standardina.Kõigile Kaitseminist<strong>ee</strong>riumi asutustele kohustuslik standard ilmus lõpuks 1997.aastal, esitades nn. ‘baseline functional requirements’, mille põh<strong>ja</strong>l asutused saavadoma olemasolevaid süst<strong>ee</strong>me kontrollida ning va<strong>ja</strong>dusel muuta või uuedas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mid väl<strong>ja</strong> töötada. Kaitseminist<strong>ee</strong>rium alustas samas kaas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misüst<strong>ee</strong>mide tarkvara hindamist, kuna kõik minist<strong>ee</strong>riumi asutusedpeavad kasutama DoD poolt sertifits<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> tarkvara. Standardi nõudmistelevastavate pakettide nimed on avalda<strong>tud</strong> Internetis. 39Vaatamata DoD taotlustele, ei asunud Am<strong>ee</strong>rika Ühendriikide Rahvusarhiiv —NARA — standardit toetama rahvuslikul tasandil. NARA seisukoht on kuniviimase a<strong>ja</strong>ni, et aktsept<strong>ee</strong>ritakse DoD 5015.2-STD standardit kui “ühtevõimalikku lähenemist digitaalsete arhivaalide haldamiseks” ning NARA eisoovita omalt poolt tarkvaralahendusi, mis selle standardi nõudmistele vastavad,kui sobivaid mistahes valitsusasutusele, soovitades igal asutusel läbi viia omaolemasoleva as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi <strong>ja</strong> va<strong>ja</strong>duste analüüs. 40Ühelt poolt parandamaks standardi ühilduvust Rahvusarhiivi nõudmistega ningteiselt poolt omaenda va<strong>ja</strong>dustest lähtuvalt on Kaitseminist<strong>ee</strong>rium asunudstandardit täiendama. Esimene mustand täienda<strong>tud</strong> standardist ilmus käesolevaaasta maikuus: “DoD 5015.2-STD: Design criteria standard for electronic recordsmanagement software applications. Revision 1. Draft. May 2001”. Selle mustandipeamine erinevus nel<strong>ja</strong> aasta taguse versiooniga on täiendav peatükk, miskäsitleb salasta<strong>tud</strong> dokumentide haldamist <strong>ja</strong> juurdepääsu neile, kuid lisandunudon ka mitmeid arhiivinduslikke aspekte <strong>ja</strong> viiteid teistele regul<strong>ee</strong>rivatele aktidele.Käesoleva analüüsi aluseks on täienda<strong>tud</strong> standardi mustand kui viimane avalikversioon an<strong>tud</strong> standardist.38 http://www.interpares.org/UBCProject/intro.htm#COLLABORATION39 http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/40 http://www.nara.gov/records/nwm04-01.html30
Standardi sisuStandardi ülesehitus järgib süst<strong>ee</strong>midele esitatavate nõudmiste tähtust:• Kohustuslikud nõudmisedŒ Üldised nõudmisedŒ Detailsed nõudmised• Mittekohustuslikud nõudmised• Salasta<strong>tud</strong> dokumentide haldamineStandard esitab kokku 104 kohustuslikku <strong>ja</strong> 26 soovitavat nõudmist.Kohustuslikena nähakse peale üldiste omaduste nagu standardsetefailivormingute <strong>ja</strong> ühtse kuupäeva formaadi kasutamine (ülesaamiseks aasta 2000probl<strong>ee</strong>mist) v<strong>ee</strong>l klassifikatsioonisüst<strong>ee</strong>mi, säilitustähtaegade määramist,arhivaalide kirjeldamist, elektronposti haldamist arhivaalina, hävitamisprotseduure,päringumehhanismi ning erinevalt <strong>ee</strong>lmisest standardi versioonistka juurdepääsu kontrolli. Samuti on ette näh<strong>tud</strong> as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi tarkvara(mida nimetatakse Records Management Application (RMA)) audit<strong>ee</strong>rimine <strong>ja</strong>üldisemad tehnilist laadi omadused (nt. varukoopiate tegemise võimalus).Mittekohustuslike nõudmiste hulgas on loetle<strong>tud</strong> peamiselt süst<strong>ee</strong>miadministr<strong>ee</strong>rimise <strong>ja</strong> ühilduvusega seo<strong>tud</strong> omadused, muu hulgas ühilduvus kaworkflow <strong>ja</strong> dokumendihalduse süst<strong>ee</strong>midega ning ‘web-capability’.Salasta<strong>tud</strong> dokumentide haldamine (‘management of classified records’) sisaldabnõu<strong>tud</strong> metadata elemente, erinõudmisi salastamise otsuse tegemisel <strong>ja</strong>juurdepääsu kontrollile salasta<strong>tud</strong> dokumentidele.Standardi lisaks on põh<strong>ja</strong>lik kasuta<strong>tud</strong> terminite sõnastik.HinnanguidVõrreldes 1997. aasta versiooniga on standardi haare laienenud ning lisandunudon mitmed olulised as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise funktsioonid (nt. juurdepääsu kontroll). Samas onselge, et tegemist on ühest konkr<strong>ee</strong>tsest keskkonnast pärit mudeliga, milletaotluseks on arhiivinduslikku teooriat appi võttes realis<strong>ee</strong>rida ühe ametkonnaas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise probl<strong>ee</strong>m (või isegi visioon) <strong>ja</strong> mida on ainult tea<strong>tud</strong> astmeni olnudvõimalik üldistada. Seda illustr<strong>ee</strong>rib ka terminite kasutus, mis ei järgi recordsmanagement- <strong>ja</strong> arhiiviteooria traditsioone, mistõ<strong>ttu</strong> tuleb standardi mõistmisekshoolega töötada lisa<strong>tud</strong> sõnastikuga. Samuti puudub mudelist efektiivnearhiv<strong>ee</strong>rimismoodul <strong>ja</strong> dokumentide mõnda teise arhiivi üleandmise juhend. Sellepõhjuseks on tõenäoliselt as<strong>ja</strong>olu, et vaid 5% Kaitseminist<strong>ee</strong>riumi arhivaalidestantakse üle Rahvusarhiivi. 4141 K. Thibodeau, D. Prescott, “R<strong>ee</strong>ngin<strong>ee</strong>ring Records Management: The U.S. Department ofDefence, Records Management Task Force”, 1996, lk. 7531
5.6 NOARK-4 standardAastast 1740 on Norras kasutusel olnud ühtne dokumentide registr<strong>ee</strong>rimisesüst<strong>ee</strong>m — nn. journalsystem. Sellises “päevikusüst<strong>ee</strong>mis” registr<strong>ee</strong>ritaksedokumendid kronoloogilises järjekorras <strong>ja</strong> sama t<strong>ee</strong>mat puudutavad dokumendidon ühenda<strong>tud</strong> ristviidetega ‘case’i, mis põhineb ühtsel “arhiivikoodil” (s.t.registr<strong>ee</strong>rimisnumbril).1969. aastal vastu võe<strong>tud</strong> avaliku teabe seadus kohustas kõiki asutusi (nii riigikeskaparaadi- kui munitsipaalasutusi) oma dokumentide registrid avalikultjuurdepääsetavaks tegema, mis omakorda sundis valitsust võtma initsiatiivinende registrite automatis<strong>ee</strong>rimiseks <strong>ja</strong> standardis<strong>ee</strong>rimiseks. Tulemuseks oliNOARK standard ("NOrsk ARKivsystem"), mille esimene versioon kehtestati1984.Rahvusarhiiv, mis on Kultuuriminist<strong>ee</strong>riumi alluvuses, sai peamiseks NOARKstandardi arendamise <strong>ee</strong>st vastuta<strong>ja</strong>ks alates aastast 1989 <strong>ja</strong> nüüdseks on jõu<strong>tud</strong>selle nel<strong>ja</strong>nda versioonini. NOARK-4 hakkas kehtima 1999. aastal <strong>ja</strong> suurem osasellest on ülevaatena tõlgi<strong>tud</strong> ka inglise k<strong>ee</strong>lde. 42Standardi sisuNOARK on oma olemuselt standard dokumentide registr<strong>ee</strong>rimissüst<strong>ee</strong>mide<strong>ja</strong>oks, kuid iga uue versiooniga on s<strong>ee</strong> lähenenud dokumentide haldamiseregul<strong>ee</strong>rimisele ning praegu kehtiv versioon on defin<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> juba kui “NorwegianRecordk<strong>ee</strong>ping System”. NOARK-4 standard koosneb kahest osast:• funktsionaalsed nõudmised as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>midele <strong>ja</strong>• tehnilised spetsifikatsioonid iga andmetüübi <strong>ja</strong>oks süst<strong>ee</strong>mis, koosnõudmistega andmevahetuse <strong>ja</strong> säilitamise vormingutele.Suurem osa standardi ettekirjutustest on tehnilise loomuga <strong>ja</strong> suuna<strong>tud</strong>süst<strong>ee</strong>mide loo<strong>ja</strong>tele ning juuruta<strong>ja</strong>tele, kuid andmete <strong>ja</strong> dokumentidevorminguid puudutavate osade järgimine on kohustuslik ka asutuste as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mis<strong>ee</strong>est vastuta<strong>ja</strong>tele <strong>ja</strong> arhivaaridele.Varasemad NOARK versioonid keskendusid süst<strong>ee</strong>mide ülesehitusele, mistagaksid ühtlusta<strong>tud</strong> dokumentide registr<strong>ee</strong>rimise <strong>ja</strong> nende asukoha määramise(sama case’i puudutavate dokumentide intellektuaalne kooshoidmine ühetoimikuna pikas kronoloogilises nimekir<strong>ja</strong>s, jne.). Dokumentide digitaalseksmuutumisega kasvanud va<strong>ja</strong>dus digitaalse dokumendihalduse r<strong>ee</strong>glite järele onlahenda<strong>tud</strong> standardi viimase versiooniga. NOARK-4 sisaldab uuendusenadigitaalsete dokumentide haldamist <strong>ja</strong> digitaalset säilitamistarhiv<strong>ee</strong>rimissüst<strong>ee</strong>mis, millele lisanduvad juhised elektronposti käsitlemiseksdokumentidena, digitaalallkir<strong>ja</strong>de <strong>ja</strong> krüpt<strong>ee</strong>rimise kasutamiseks süst<strong>ee</strong>mides,ning avatus integr<strong>ee</strong>rimiseks asutuste infosüst<strong>ee</strong>midega.42 vt. http://www.riksarkivet.no/noark-4/noark-4-english.htm32
NOARK-4 arhiv<strong>ee</strong>rimissüst<strong>ee</strong>mi osa ei kirjuta väga detailselt ette, kuidasdigitaalseid dokumente säilitada või mis vormingus. Küll aga eristataksedokumentide vormingutes kahte tüüpi:• Produktsioonivorming (norra k. produksjonsformat)• Arhiv<strong>ee</strong>rimisvorming (norra k. arkivformat)Kõik vormingud milles dokumendid loodi või vahetati või kasutati (s.o.produktsioonivormingud) tuleb eventuaalselt arhiv<strong>ee</strong>rimiseks salvestadaarhiv<strong>ee</strong>rimisvormingutesse.Standard on esita<strong>tud</strong> konkr<strong>ee</strong>tsest riist- <strong>ja</strong> tarkvarast sõltumatu süst<strong>ee</strong>mimudelina, mille võib juurutada kas iseseisvalt või ühilduva moodulina mõne teiseinfosüst<strong>ee</strong>miga. Mitmed tarkvaratoot<strong>ja</strong>d on mugandanud omadokumendihalduse produkte nii, et n<strong>ee</strong>d ühilduksid NOARKi standardiga <strong>ja</strong> etdokumente oleks võimalik salvestada vastavalt NOARKis esita<strong>tud</strong> tehnilistelenõudmistele.HinnanguidNOARK-4 on omamoodi asutuse digitaalse dokumendihalduse süst<strong>ee</strong>m, agariiklikul tasandil. Selle <strong>ee</strong>lduseks on juba eksist<strong>ee</strong>riv <strong>ja</strong> töösse rakenda<strong>tud</strong> kindelpaberdokumentidega as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mudel, mida järk-järgult viiakse üledigitaalseks. Kuigi hästi liigenda<strong>tud</strong> <strong>ja</strong> detailselt mudell<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong>, on selle,konkr<strong>ee</strong>tsest administr<strong>ee</strong>rimise traditsioonist pärineva, standardi printsiipe raskeüle kanda teistesse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise traditsioonidesse, mis ei järgi “päevikusüst<strong>ee</strong>mi”.Seda raskendab v<strong>ee</strong>lgi korraliku sõnastiku või termineid defin<strong>ee</strong>riva osapuudumine. Universaalsete records managementi protseduuride osas ei pakuNOARK-4 midagi innovaatilist, kuid tähelepanuväärsed on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mimoodulite andme<strong>mudelid</strong> ning integr<strong>ee</strong>ritus teiste infosüst<strong>ee</strong>midega (nt.dokumendihaldus, workflow süst<strong>ee</strong>mid, jt.).33
6. ANALÜÜSSelles peatükis võrreldakse omavahel <strong>ee</strong>lmises osas lühidalt iseloomusta<strong>tud</strong>standardeid <strong>ja</strong> juhiseid. Võrdlus algab arutlusega, milleks as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>miseregul<strong>ee</strong>rimist üldse va<strong>ja</strong> on, ehk mida sellega taodeldakse, jõudes järeldusele, etselleks on kontroll dokumendi üle. Sellest lähtuvalt on standardite analüüsimisevahendiks dokumendi elukäigu mudel, mille rationale on lahti mõtesta<strong>tud</strong>.Analüüs seisneb standardite võrdlemises dokumendi elukäigu etappide kaupa,millele lisanduvad mõnede struktuursete elementide <strong>ja</strong> mudelite ülesehitusevõrdlemine. Lõpetuseks on vaadeldud praktilisemaid, standardite juurutamisegaseo<strong>tud</strong> aspekte.Järgnevas kasutatakse ‘standardid’ koondnimetusena kõigi vaatluse all olevatetekstide kohta. Isegi kui kõigi nende pealkir<strong>ja</strong>s ei ole sõna ‘standard’, on sellesthoolimata tegemist näidiste või ideaal-mudelitega, millega teisi mudeleid ehk siissüst<strong>ee</strong>me võrrelda saab. Standarditele viidatakse nende lühendite kaudu (nt. ‘AS4390’ = Austraalia standard, ‘PRO’ = Public Record Office, “Functionalrequirements for electronic records management systems”, jne.).6.1 Mis on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardis<strong>ee</strong>rimise <strong>ee</strong>smärk?Organisatsioonidel on va<strong>ja</strong>dus <strong>ja</strong> kohustus dokument<strong>ee</strong>rida oma tegevusi,mistõ<strong>ttu</strong> osa iga organisatsiooni dokumentidest saavad arhivaalideks, midasäilitatakse teatava a<strong>ja</strong> jooksul. Kogu organisatsiooni tegevuste dokument<strong>ee</strong>rimiseprotsessi haldamiseks on igal organisatsioonil oma as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise kord ehk süst<strong>ee</strong>m.Ühtlustades <strong>ja</strong> kontrollides organisatsiooni as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mi saavutatakses<strong>ee</strong>ga kontroll ka selle organisatsiooni dokumentide ning arhivaalide üle. Va<strong>ja</strong>duskontrollida dokumentide loomist <strong>ja</strong> säilitamist on aktualis<strong>ee</strong>runud seosesdigitaalsete dokumentide kasutuselevõtuga: organisatsiooni tegevusteadekvaatne dokument<strong>ee</strong>rimine <strong>ee</strong>ldab autentseid, usaldusväärseid <strong>ja</strong> terviklikkedokumente. Kontrollides süst<strong>ee</strong>me, mis loovad <strong>ja</strong> haldavad digitaalseiddokumente ning arhivaale välditakse s<strong>ee</strong>ga va<strong>ja</strong>dust tegeleda kõigifailivormingute autentsuse <strong>ja</strong> säilitamise võimaluste hindamise <strong>ja</strong>detailregul<strong>ee</strong>rimisega ükshaaval.Standardite <strong>ee</strong>smärgid on sõnasta<strong>tud</strong> järgmiselt:“A systematic approach to records management within any organization isvital, to protect and preserve the information contained in thatorganization’s records as required. The regulation of records managementpractices and procedures ensures that uniform protection is given to allrecords and that information can be more efficiently and effectivelyretrieved, using standard forms of identification and retrieval procedures.”(AS 4390.1)34
“The standardisation of records management policies and proceduresensures that appropriate protection is given to all records, and that evidenceand information they contain can be retrieved more efficiently andeffectively, using standard procedures.”(ISO 15489)“The MoReq specification is primarily intended to serve as a practical toolin helping organisations m<strong>ee</strong>t their business n<strong>ee</strong>ds for the management ofboth computer-based and paper-based records.”(MoReq)“The guidance documents focus on office documents as electronic recordsand procedures for best practice in electronic records management, aimingto translate general principles into practice.”(PRO)6.2 Mis on standardite regul<strong>ee</strong>rimise objektiks?Heites pilgu kõnealuste standardite pealkir<strong>ja</strong>st sügavamale, saab selgeks, etteor<strong>ee</strong>tilisel tasandil on nende regul<strong>ee</strong>rimise objektiks dokumendid (koosvariatsioonidega arhivaal, digitaalne dokument <strong>ja</strong> digitaalne arhivaal): as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misetegevusobjektiks on dokumendid. Inglisk<strong>ee</strong>lses terminis on s<strong>ee</strong> ilmne — recordsmanagement, mille <strong>ee</strong>stik<strong>ee</strong>lne levinud vaste, tõsi küll, mitte päris korrektselt, on‘dokumendihaldus’. Laskumata pikemalt teor<strong>ee</strong>tilistesse finessidesse, tuleb siiskiuurida, kas vaadeldavad standardid käsitlevad dokumente <strong>ja</strong> arhivaaleühetaoliselt. Võrdlev tabel esita<strong>tud</strong> definitsioonidest on järgmine:35
Tabel 2. Dokumendi, arhivaali <strong>ja</strong> digitaalse arhivaali definitsioonid standardites.Standard Dokument Arhivaalid Digitaalsed arhivaalidAS 4390.1Structured units of recorded information,published or unpublished,in hard copy or electronic form,and managed as discrete units ininformation systems.Recorded information, in any form, including datain computer systems, created or received andmaintained by an organization or person in thetransaction of business or the conduct of affairs andkept as evidence of such activityElectronic records — recordscommunicated and maintained by meansof electronic equipmentISO 15489MoReqPRODoD 5015.2NOARK-4Structured units of recordedinformation, logical or physical,not fixed as records.Recorded information or objectwhich can be treated as a unit.Information, stored on a physicalmedium, which can be interpretedin an application context.Information set down in anyphysical form or characteristic. Adocument may or may not m<strong>ee</strong>tthe definition of a record.Documents created, received, and maintained asevidence and information by an agency,organization, or person, in pursuance of legalobligations or in the transaction of business.Document(s) produced or received by a person ororganisation in the course of business, and retainedby that person or organisation.Some document(s) produced by an organisation inthe course of its business, and retained by theorganisation as evidence of its activities. Where thisterm is used in isolation, it refers to both electronicand paper records.Information, regardless of medium, detailingbusiness transactions. Records are made or receivedby an Agency of the United States Governmentunder Federal law or in connection with thetransaction of public business. Records arepreserved or appropriate for preservation by thatAgency or its legitimate successor as evidence of theorganization, functions, policies, decisions,procedures, operations, or other activities of theGovernment or because of the value of data in therecord 44 U.S.C. 3301Records are to be construed as documents which areproduced as part of an activity.Record on electronic storage media,produced, communicated, maintainedand/or accessed by means of electronicequipment.A record which is in electronic formAn electronic document which has b<strong>ee</strong>ndeclared as a corporate recordInformation recorded in a form thatrequires a computer or other machine toprocess it and that satisfies the legaldefinition of a record according to 44U.S.C. 3301
Standardite regul<strong>ee</strong>rimise objekt — dokumendid <strong>ja</strong> arhivaalid — on selgeltdefin<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> arhiivinduse <strong>ja</strong> as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise teooriast läh<strong>tud</strong>es. Kuigi eraldi on väl<strong>ja</strong>toodud dokumentide nii paber- kui digitaalne ehk elektrooniline vorm, ei ole kadigitaalsete arhivaalide definitsiooni puhul lähtu<strong>tud</strong> infotehnoloogilistestaspektidest või omadustest, vaid kindlalt as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise teooriast.Kõige üldisemale, <strong>ja</strong> ühtlasi lakoonilisemale, tasandile on abstrah<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> MoReq’idefinitsioonid, mis põhinevad ISO <strong>ja</strong> PRO standardite definitsioonidel. NOARK-4standard tegeleb eksplitsiitselt ühe kindla dokumentide tüübiga — ‘ametlikuddokumendid’ (‘case documents’, ‘case records’, ‘record document’) — <strong>ja</strong> ei esita üldistdokumendi definitsiooni. Samuti ei ole seal otseselt erista<strong>tud</strong> digitaalseid arhivaalepaberarhivaalidest. 436.3 Mis on regul<strong>ee</strong>rimise vahendiks?Organisatsioon teostab kontrolli oma arhivaalide üle as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mi kaudu.S<strong>ee</strong> süst<strong>ee</strong>m võib olla paberil <strong>ja</strong> kanda pealkir<strong>ja</strong> ‘n asutuse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>miskord’, aga s<strong>ee</strong>võib olla ka arvutisüst<strong>ee</strong>m, mis lisaks õiguste <strong>ja</strong> vastutuse <strong>ja</strong>otamisele tööta<strong>ja</strong>tevahel, ise teostab mitmeid praktilisi as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise funktsioone. S<strong>ee</strong>ga on kõnealustestandardite vahendiks (resp. teor<strong>ee</strong>tiliseks m<strong>ee</strong>todiks) as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mtervikuna.Kuidas as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi defin<strong>ee</strong>ritakse, näitab tabel 3 järgmisel leheküljel.43 vt. NOARK-4, ptk. 2.1.237
Tabel 3. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi definitsioonid standardites.Standard As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>m Informatsioonisüst<strong>ee</strong>mAS 4390.1 Recordk<strong>ee</strong>ping system — information system which captures, maintains and provides access torecords over time.Organized collection ofhardware, software, supplies,AS 4390.3 Recordk<strong>ee</strong>ping systems contain information which is linked to activities that they document. Their policies, procedures andpurpose is to capture, maintain and provide access to evidence of transactions over time, as people, which stores,required by the jurisdiction in which they are implemented and in accordance with commonbusiness practices.processes and provides accessto information.ISO 15489 Records systems — information systems which capture, maintain and provide access to recordsover time.MoReq An ERMS is primarily an application for managing electronic records, though it may also be usedto manage physical records.A ‘record-k<strong>ee</strong>ping system’ is a general purpose system in which records are maintained forPRO operational access, and to serve as instruments of accountability; it may take one of severaldifferent forms in different environments. A specialised electronic records management system isone kind of record-k<strong>ee</strong>ping system, and provides well-defined and distinctive facilities within amore constrained technical environment. In this document, the phrase ‘record-k<strong>ee</strong>ping system’ isused to denote a system designed to incorporate aspects of record-k<strong>ee</strong>ping appropriate to the use,context and level of information technology in place in the organisation.Records Management Application (RMA). Software used by an organization to manage its records.DoD 5015.2 An RMA’s primary management functions are categorizing and locating records and identifyingrecords that are due for disposition. RMA software also stores, retrieves, and disposes of th<strong>ee</strong>lectronic records that are stored in its repository. 44NOARK-4 A recordk<strong>ee</strong>ping system is a tool for maintaining the recordk<strong>ee</strong>ping function of an organization.44 vrdl. “Electronic Document Management (EDM): The management of different kinds of documents in an enterprise using computer programs andstorage. An EDM system allows an enterprise and its users to create a document or capture a hard copy in electronic form, store, edit, print, process, andotherwise manage documents in image, video, and audio, as well as in text form.”
As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>me kirjeldatakse ühest küljest nende omaduste kaudu:• As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>m on asutusele praktiliselt va<strong>ja</strong>lik;• S<strong>ee</strong> katab tervet dokumendi elukäiku;• S<strong>ee</strong> täidab rida praktilisi funktsioone.Teiselt poolt eristatakse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>me selgelt dokumendihaldusesüst<strong>ee</strong>midest, millel nähakse teisi funktsioone kui arhivaalide haldamiseksmõeldud süst<strong>ee</strong>midel. MoReq pühendab nendele erinevustele terve peatüki(10.3); DoD 5015.2 eristab neid kahte aplikatsiooni tasandil, definitsioonidekaudu. PRO funktsionaalsed nõudmised eristavad neid kui kahte informatsioonihaldamise mudelit, kuid soovitavad, et ERM süst<strong>ee</strong>mid sisaldaksiddokumendihalduse funktsioone, seades s<strong>ee</strong>ga standardiks n.ö. ühendsüst<strong>ee</strong>mi. 45Lähtuvalt iga standardi ulatusest, on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>m siis defin<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> kas:• Üldise infosüst<strong>ee</strong>mina, mida asutus kasutab oma töö administr<strong>ee</strong>rimiseks<strong>ja</strong> dokumentide/arhivaalide haldamiseks (nt. AS 4390, ISO 15489,NOARK-4 <strong>ja</strong> PRO), või• Tehnoloogilise lahendusena (sisuliselt tarkvarana) nende funktsioonidetäitmiseks digitaalsete dokumentidega (nt. MoReq, DoD 5015.2, PRO).S<strong>ee</strong>ga on ilmne, et üks osa vaadeldavatest standarditest kirjeldab üldiseidas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise printsiipe, mis muu hulgas peavad kehtima ka digitaalseteledokumentidele, samal a<strong>ja</strong>l kui teine osa keskendub sellele, kuidas üldiseidas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise printsiipe (mida kirjeldatakse vaid lühidalt) tuleks rakendada nendessüst<strong>ee</strong>mides, mis loovad <strong>ja</strong> haldavad digitaalseid dokumente, mida kirjeldataksepõh<strong>ja</strong>likult.As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi kui regul<strong>ee</strong>rimisvahendi tähenduses võib siit järelduvalttäheldada samasugust kahesust nagu viidati termini ‘süst<strong>ee</strong>m’ seletuses peatükis2. S<strong>ee</strong> erinevus suunatuses kas teor<strong>ee</strong>tilisele või praktilisele rakendamisele onoluline standardite kasutamise <strong>ja</strong> töösse juurutamise seisukohalt ning selle juurdetullakse tagasi alapeatükis 6.17.6.4 Kuidas standardeid võrrelda?Kuigi teor<strong>ee</strong>tiliselt tegelevad kõik vaadeldavad standardid sama as<strong>ja</strong>ga, on nendesuunatus siiski erinev, mis t<strong>ee</strong>b nende otsese võrdlemise k<strong>ee</strong>rukaks, kui mittemõttetuks. Samuti ei ole selle raporti ettevalmistamisel kasutada ühegi konkr<strong>ee</strong>tseasutuse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi mudelit või tarkvara, mille abil standardeid omavahelvõrrelda või mille efektiivsust <strong>ja</strong> vastavust standardite nõudmistele kontrollida.Analüüsivahend, mille abil standardeid omavahel võrrelda on aga olemasdokumendi elukäigu mudeli näol. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mine, mille <strong>ee</strong>smärgiks on dokumentide45 vt. PRO “Functional requirements for electronic records management systems. Part I: Statementof Requirements”, ptk. 739
<strong>ja</strong> arhivaalide kontrollimine läbi terve nende elukäigu, koosneb tervest reasttegevustest, mida dokumendi elukäigu erinevates etappides rakendatakse. Sestapon võimalik võrrelda erinevate standardite soovita<strong>tud</strong> as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mislike tegevustepiisavust kontrolli teostamiseks dokumendi elukäigu etappide kaupa. Samutisaab hinnata nende sobivust digitaalsete dokumentide haldamiseks.Kuigi dokumendi elukäigu mudel ei ole is<strong>ee</strong>nesest standard, millest lähtuvalt võimille vastu asetades saaks as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardeid mõõta <strong>ja</strong> hinnata, pakub s<strong>ee</strong>analüüsivahendina võimalust paigutada erinevate as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mudelite üksikuidelemente n.ö. samasse koordinaatsüst<strong>ee</strong>mi, kus neid siis võrrelda saab.Dokumendi elukäigu mudelist lühidalt järgmisena.6.5 Dokumendi elukäikDokumendi elukäigu kui teor<strong>ee</strong>tilise mudeli esimeseks propag<strong>ee</strong>ri<strong>ja</strong>ks oli 1934.aastal asuta<strong>tud</strong> Am<strong>ee</strong>rika Ühendriikide Rahvusarhiiv (NARA). Kui praegusel a<strong>ja</strong>ltundub koomiliselt tarbetu väita, et dokumendid ei teki päris is<strong>ee</strong>nesest, vaidkellegi teadliku tegevuse läbi, kus informatsioon jäädvustatakse mingile kand<strong>ja</strong>le,siis v<strong>ee</strong>l 70 aastat tagasi ei olnud selge arusaam dokumentide saatusest kuigi laialtlevinud. Koos “avastusega”, et dokumentide loomist saab <strong>ja</strong> tuleb kontrollida, tuliteadmine, et kui seda kontrolli teostada efektiivselt, muutuvad dokumendihaldamine, kasutamine <strong>ja</strong> hävitamine samuti lihtsamaks ning süst<strong>ee</strong>msemaks.S<strong>ee</strong>tõ<strong>ttu</strong> seletatakse dokumendi elukäigu kontseptsiooni tihti võrdluse kaudubioloogiliste organismidega, mis samuti sünnivad (loomise etapp), elavad(haldamise <strong>ja</strong> kasutamise etapp) ning surevad (hävitamise etapp). Igal faasil ehketapil on oma kindlad elemendid <strong>ja</strong> iga etapi raames teostatakse tea<strong>tud</strong>funktsionaalseid tegevusi. Kõik dokumendid käivad läbi kõik n<strong>ee</strong>d etapid, kuidmõned dokumendid t<strong>ee</strong>vad seda kiiremini kui teised; mõned dokumendidvõivad mõne etapi läbida kiiremini kui teised.Võrreldavatest standarditest on leida järgmiseid dokumendi elukäigudefinitsioone:“Records, whether electronic or paper, pass through identifiable phases intheir lifecycle from initial creation to final disposal. At each phase of thecycle, electronic records n<strong>ee</strong>d to be actively managed according toestablished procedures, to ensure that they retain qualities of integrity,authenticity and reliability.” (PRO)“The records life cycle is the life span of a record from its creation or receiptto its final disposition. It is usually described in thr<strong>ee</strong> stages: creation,maintenance and use, and final disposition.” (DoD 5015.2)“Records continuum — the whole extent of a record’s existence. Refers to aconsistent and coherent regime of management processes from the time ofthe creation of records (and before creation, in the design of recordk<strong>ee</strong>pingsystems), through to the preservation and use of records as archives.”(AS 4390.1)40
Austraalia arhiivinduse koolkonnast alguse saanud records continuum’ikontseptsioon on tihti esita<strong>tud</strong> laiemana kui records lifecycle mudel, hõlmates kadokumente loova süst<strong>ee</strong>mi disainimise etappi ning keskendudesdokument<strong>ee</strong>ritavale asutuse tegevusele (protsessile), mitte dokumendile kuiobjektile. 46 Mõistagi on mudelile antavast nimetusest olulisem selle sisu <strong>ja</strong> s<strong>ee</strong>tõ<strong>ttu</strong>kasutatakse käesolevas raportis mõlemat kombin<strong>ee</strong>ritult.Dokumendi elukäigu etappide kronoloogiline järjekord <strong>ja</strong> lühiiseloomustusedoleksid järgmised (<strong>ee</strong>stik<strong>ee</strong>lsed pealkir<strong>ja</strong>d on siin vali<strong>tud</strong> pigem kirjeldavad;sulgudes on ära toodud levinud vasted inglisk<strong>ee</strong>lses traditsioonis).1. Plan<strong>ee</strong>rimine (conception, planning, identifying)Tänu arvutisüst<strong>ee</strong>mide kasutuselevõtule on haka<strong>tud</strong> eristama ning suurttähelepanu osutama nn. dokumentide plan<strong>ee</strong>rimisele, mis <strong>ee</strong>lneb nende loomis<strong>ee</strong>tapile. Küsimus, mida dokumendi loo<strong>ja</strong> endalt kas teadlikult või alateadlikultküsib, on: Kas seda informatsiooni on va<strong>ja</strong> korduvaks kasutamiseks jäädvustada?Kui vastus on <strong>ja</strong>atav, siis luuakse dokument, mida s<strong>ee</strong>järel on va<strong>ja</strong> hallata terveselle elukäigu jooksul. Digitaalses maailmas peab vastus sellele küsimusele tihtiteada olema juba neile, kes plan<strong>ee</strong>rivad <strong>ja</strong> disainivad tarkvarasüst<strong>ee</strong>me, millegadokumente hakatakse looma <strong>ja</strong> kasutama. Teisisõnu peab as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mislik kontrollulatuma dokumendi loomise <strong>ee</strong>lsesse perioodi ning otsustama, millised asutusetoimingud (resp. äriprotsessid) va<strong>ja</strong>vad dokument<strong>ee</strong>rimist <strong>ja</strong> milliseddokumentide s<strong>ee</strong>riad tuleb s<strong>ee</strong>ga luua. Samas ei ole as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise r<strong>ee</strong>gliteülesandeks ette näha igat tekkida võivat olukorda <strong>ja</strong> selle <strong>ja</strong>oks lahendust väl<strong>ja</strong>pakkuda, vaid paika panna sobiv metodoloogia kerkivate olukordade hindamiseks,mis aitaks igas olukorras parima lahenduseni jõuda.2. Loomine või saamine (creation, acquisition, capture)Dokumentide loomiseks on palju erinevaid viise <strong>ja</strong> võimalusi. Otsustada tuleblisaks sellele, kuidas ühte dokumenti luua ka selle üle, kuidas menetleda asutussesaabuvaid dokumente. S<strong>ee</strong> probl<strong>ee</strong>mide ring on mitmekordistunud digitaalsetedokumentide kasutuselevõtuga. Tavalised küsimused, mis dokumentide loomis<strong>ee</strong>tapis kerkivad on näiteks: Kas nõupidamise kokkuvõte saata osale<strong>ja</strong>tele laialielektronpostina või kasutada tekstitöötlusprogrammi? Kas sissetulnud kiri tulebskan<strong>ee</strong>rida <strong>ja</strong> kas paber-originaal peab alles jääma? Kui projekti plaani <strong>ja</strong> a<strong>ja</strong>kavauuendatakse, kas <strong>ee</strong>lmine versioon peab säilima?Vastustest taolistele küsimustele nähtub va<strong>ja</strong>dus kontrollida dokumentide vormi<strong>ja</strong> nende failivorminguid. Dokumentide loomise <strong>ja</strong> saamise juures on hädava<strong>ja</strong>likteada, kui kaua dokumenti tuleb säilitada ning sellest lähtuvalt, millised onnõudmised vormingule, milles dokumenti luua kavatsetakse. Arhiivinduseteooria <strong>ja</strong> diplomaatika on väl<strong>ja</strong> arendanud nõudmised, mis autentse, tervikliku <strong>ja</strong>46 vt. J. Kennedy, C. Schauder, “Records management: a guide to corporate recordk<strong>ee</strong>ping”,1998, lk. 9-12; F. Upward, “Structuring the records continuum part one: post-custodial principlesand properties”, 199741
usaldusväärse dokumendi tagamiseks täide<strong>tud</strong> olema peavad ning ühtlasiloetlenud terve rea elemente, mis neid dokumendi omadusi loovad. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misetegevuste ülesanne on garant<strong>ee</strong>rida, et n<strong>ee</strong>d dokumendi omadused on olemaskõigil menetlusse sisenevatel dokumentidel.3. Registr<strong>ee</strong>rimine (registration)Dokumentide registr<strong>ee</strong>rimise peamine <strong>ee</strong>smärk on nende eksistentsi kohtaas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mis tõendi loomine. Niipea, kui dokument on identifits<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong>kui arhivaal, tuleb s<strong>ee</strong> registr<strong>ee</strong>rida, millega tavaliselt kaasneb dokumendiesialgne kirjeldamine. Kui paberdokumentidega as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mises sisaldabregistr<strong>ee</strong>rimine mitut käsitsi toimingut, siis automatis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> süst<strong>ee</strong>mides onenamus neist täide<strong>tud</strong> tarkvara poolt (nt. dokumendi autori <strong>ja</strong> loomise a<strong>ja</strong>lisamine kirjeldusse, dokumendi komplektsuse kontroll, jne.).4. Liigitamine (classification)Kõik asutuse arhivaalid on <strong>ja</strong>ota<strong>tud</strong> sar<strong>ja</strong>desse <strong>ja</strong> iga menetlusse sisenevdokument peab saama oma kuuluvuse sar<strong>ja</strong> vastavalt asutuse kinnita<strong>tud</strong>dokumentide loetelule. Dokumentide loetelud järgivad r<strong>ee</strong>glina asutuse tegevusi<strong>ja</strong> funktsioone, abistades selle kaudu suurte koguste dokumentide loomist,registr<strong>ee</strong>rimist <strong>ja</strong> ülesleidmist.5. Indeks<strong>ee</strong>rimine (indexing)Indeks<strong>ee</strong>rimine tähendab esmatasemel dokumendile unikaalseregistr<strong>ee</strong>rimisnumbri andmist, tavaliselt kronoloogilisena <strong>ja</strong> ühe dokumentidesar<strong>ja</strong> s<strong>ee</strong>s. Indeks<strong>ee</strong>rimise laiemaks <strong>ee</strong>smärgiks on luua ‘juurdepääsupunktid’ ehkviited dokumendile, mis aitavad nii dokumenti ennast kui ka selle sisu otsida <strong>ja</strong>sellele juurde pääseda. Va<strong>ja</strong>like kirjeldavate elementide hulk vari<strong>ee</strong>rub suurestierinevate asutuste vahel <strong>ja</strong> sõltub nii dokumentide <strong>ee</strong>smärgist kui vormist.As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>miskorra ülesandeks on tagada põhiliste kirjeldavate elementideolemasolu igal dokumendil <strong>ja</strong> dokumentide sar<strong>ja</strong>l.6. Säilitustähta<strong>ja</strong> määramine (retention schedule)Arhivaalide säilitamise kestvuse pikkus sõltub nende sisust <strong>ja</strong> loomise <strong>ee</strong>smärgistning on r<strong>ee</strong>glina määra<strong>tud</strong> seaduste <strong>ja</strong> muude regul<strong>ee</strong>rivate aktide poolt.Dokumentide liigitamisel vastavalt asutuse dokumentide loetelule saavaddokumendid omale säilitustähta<strong>ja</strong> <strong>ja</strong> oma sar<strong>ja</strong>-kuuluvuse. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise r<strong>ee</strong>gliteülesandeks on s<strong>ee</strong>järel tagada, et dokument oleks kättesaadav <strong>ja</strong> kasutatav koguEttenäh<strong>tud</strong> säilitamise perioodi jooksul, mis võib ula<strong>tud</strong>a minutitest sa<strong>ja</strong>nditeni.Kõik n<strong>ee</strong>d siiani kirjelda<strong>tud</strong> kuus etappi on praktilises töös tavaliselt teosta<strong>tud</strong>lühikese a<strong>ja</strong> jooksul <strong>ja</strong> etapid 3 kuni 6 tihti ka ühe operatsiooni käigus. Nend<strong>ee</strong>ristamine iseseisvate protsessidena on siiski oluline as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mi kuiterviku vaatekohast — kui mõni tegevustest õigel a<strong>ja</strong>l sooritamata jääb, või onteosta<strong>tud</strong> vaid poolikult, seab s<strong>ee</strong> ohtu kogu dokumendi loomise väärtuse. S<strong>ee</strong>ga42
tuleb kõiki neid etappe tegevuste tasandil kontrollida. S<strong>ee</strong>vastu järgminedokumendi elukäigu etapp — kasutamine — ei ole otseselt as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise kontrolliall, vaid tuleneb dokumendi loomise <strong>ee</strong>smärgist. Ometi peab as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mtagama teatava kontrolli ka selles faasis, eriti digitaalsete dokumentidegaas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise puhul.7. Kasutamine (maintenance, use)Dokumentide kasutamise etapi olulisteks aspektideks an<strong>tud</strong> kontekstis on:• Dokumentidele juurdepääsu tagamine <strong>ja</strong> kontroll — dokument peabolema lihtsalt kättesaadav nende <strong>ja</strong>oks, kellel seda va<strong>ja</strong> on <strong>ja</strong> ei pea olemakättesaadav nendele, kellel selle <strong>ja</strong>oks õigused puuduvad.• Dokumendi terviklikkuse, autentsuse <strong>ja</strong> usaldusväärsuse säilimisekontroll — kasutamise käigus võib dokument muu<strong>tud</strong>a või täieneda (nt.uue digitaalallkir<strong>ja</strong> lisamise läbi, vms.), mida tuleb olenevalt olukorrastkas vältida või toimunud muudatused registr<strong>ee</strong>rida <strong>ja</strong> jäädvustada.As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi ülesandeks on vastavate kontrollimehhanismide paikapanemine<strong>ja</strong> juurutamine.8. Hävitamine (disposal)Dokumendid, mille kasutusva<strong>ja</strong>dus on lõppenud ning millele an<strong>tud</strong> säilitamisetähtaeg on möödunud hävitatakse. Kui paberdokumentide puhul ondokumentide füüsiline hävitamine selge <strong>ja</strong> lõplik protseduur, siis digitaalsetedokumentide puhul tavalisest faili kustutamisest r<strong>ee</strong>glina ei piisa <strong>ja</strong> põh<strong>ja</strong>likumadprotseduurid tuleb ette kirjutada, mis ühtlasi tagavad võimalike varukoopiate,elektronposti postkastides salvesta<strong>tud</strong>, jms. dokumendi koopiate hävitamise.9. Säilitamine (preservation, storage)Dokumendid, mida enam igapäevaselt ei ole va<strong>ja</strong>, s.t. nad ei ole enam aktiivseskasutuses, pannakse säilitamiseks kõrvale, tavaliselt asutuse arhiivis. Tegevused,mida s<strong>ee</strong>juures kontrollida tuleb, on:• dokumentide kirjeldamine (mille kaudu tagatakse nende ülesleidminearhiivis);• dokumentide kasutatavuse tagamine (on eriti aktuaalne digitaalsetedokumentide puhul, mis tänu tehnoloogia iganemisele võivad a<strong>ja</strong> jooksulkättesaamatuks või kasutamatuks muu<strong>tud</strong>a);• juurdepääsu <strong>ja</strong> dokumentide turvalisuse kontroll;Dokumendid, millele on an<strong>tud</strong> alatine säilitusväärtus antakse tea<strong>tud</strong> a<strong>ja</strong>möödudes üle avalikke arhivaale koguvale asutusele (nt. Rahvusarhiiv), kesr<strong>ee</strong>glina kontrollib oma täiendavate nõudmiste kaudu nii dokumentide kirjeldustkui terviklikkust <strong>ja</strong> kasutatavust. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise r<strong>ee</strong>glid dokumentide pikaa<strong>ja</strong>lisekssäilitamiseks on s<strong>ee</strong>tõ<strong>ttu</strong> otstarbekas viia kooskõlla arhiivi poolt esita<strong>tud</strong>nõudmistega.43
Järgnevas võrreldakse analüüsitavaid standardeid <strong>ee</strong>lloetle<strong>tud</strong> üksikutedokumendi elukäigu etappide kaupa hindamaks kontrolli teostamistdokumentide üle, mida iga standardi mudel pakub. Võrdlustabelid t<strong>ee</strong>nivadühtlasi ka viidete kogumi <strong>ee</strong>smärki, aidates iga elukäigu etapi <strong>ja</strong>oks kiiresti ülesleida relevantsed kohad standardites.6.6 Plan<strong>ee</strong>rimineDokumente loovate <strong>ja</strong> haldavate tarkvarasüst<strong>ee</strong>mide plan<strong>ee</strong>rimise <strong>ja</strong>väl<strong>ja</strong>töötamise käigus on otstarbekas arvestada mitmeid pikaa<strong>ja</strong>lise perspektiivigaaspekte: dokumentide kasutamise ulatus, nende kirjeldamise <strong>ja</strong> säilitamiseva<strong>ja</strong>dus, jne. Vaadeldavad standardid ei ole aga sellele dokumendi elukäiguetapile põh<strong>ja</strong>likku tähelepanu pööranud. Mõned viited probl<strong>ee</strong>mistikule siiskileiduvad:Standard Viide SeletusAS 4390.3 * 5.3 Üldised nõudmised dokumentide autentsusele <strong>ja</strong> dokumentideloomisele ning strat<strong>ee</strong>giad, mida dokumente loovate süst<strong>ee</strong>mid<strong>ee</strong>hitamisel tuleks järgida.ISO 15489 9.1 T<strong>ee</strong>ma all, ‘document capture’ käsitletakse ka mõningaidpõhinõudmisi süst<strong>ee</strong>midele.MoReq 6.1 - 6.1.15 Sarnaselt ISO peatükile esitatakse üldiseid tehnilisi nõudmisiERM süst<strong>ee</strong>mile: “Electronic documents that are generated orreceived in the course of business processes originate from bothinternal and external sources. The electronic documents may bein various formats, may be produced by different authors; andmay be received as single documents and as multiple documentfiles. They may arrive through different communicationchannels e.g. local area network, wide area network, electronicmail, facsimile, letter post (to be scanned) and at variable arrivalrates and volumes. A flexible input system is required to capturedocuments with good management controls so that thesediverse requirements are addressed.”PRO, G II ** 1.11-1.14 Üldised printsiibid ERM süst<strong>ee</strong>mide ehitamiseks.Tabel 4. Nõuded dokumentide plan<strong>ee</strong>rimise etapile.* Number AS 4390 järel viitab selle osale, s<strong>ee</strong>ga AS 4390.3 tähendab “AS 4390.3-1996 Part 3:Strategies”.** PRO tekstide viitamisel kasutatakse järgmiseid lühendeid:PRO, F I = Functional requirements for electronic records management systems, Part I: Statementof Requirements;PRO, F II = Functional requirements for electronic records management systems, Part II:Reference Document;PRO, G I = Guidelines for Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records, Part I:Principles;PRO, G II = Guidelines for Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records, PartII: Procedures44
S<strong>ee</strong>ga ei ole täpseid ega detailseid nõudmisi dokumentide plan<strong>ee</strong>rimise etapil<strong>ee</strong>sita<strong>tud</strong>. Digitaalseid arhivaale haldavate süst<strong>ee</strong>mide puhul on valdav osa sell<strong>ee</strong>tapi võtmeküsimustest kontrolli<strong>tud</strong> muudes etappides teostatavate toimingute <strong>ja</strong>neile esita<strong>tud</strong> nõudmiste kaudu (nt. dokumentide loetelu). Tõsiasi, et seda etappiei ole standardites eraldi väl<strong>ja</strong> toodud, isegi mitte Austraalia standardis, jääbsellest hoolimata tähelepanuväärseks.45
6.7 Loomine <strong>ja</strong> saamine, ehk as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misse haaramineKuna tegemist on records management <strong>ja</strong> ERM süst<strong>ee</strong>me käsitlevate juhistega, siisdokumentide füüsilisest loomisele lisandub nende n.ö. as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misse sisenemisehetk või “as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misse haaramine” (ingl. k. records capture). Sellest hetkest alateson dokumendid as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi kontrolli all, sõltumata sellest, kas nad loodisamas asutuses või saabusid asutusse väl<strong>ja</strong>stpoolt.Enamus standardeid ongi pühendanud terve peatüki dokumentide as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missehaaramisele ning väl<strong>ja</strong> toonud rea tegevusi ning omadusi, mida ERM süst<strong>ee</strong>midpeavad s<strong>ee</strong>juures võimaldama. Kokkuvõtvalt on n<strong>ee</strong>d esita<strong>tud</strong> tabelis 5 järgmiselleheküljel.Olulisteks tegevusteks, mida süst<strong>ee</strong>mid võimaldama <strong>ja</strong> kontrollima peavad ons<strong>ee</strong>ga:• Otsustus, milliseid dokumente as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi haarata.• Millises vormingus n<strong>ee</strong>d dokumendid võivad olla või peavad olema.• Kuidas neid dokumente kirjeldada tuleb (nii süst<strong>ee</strong>mi enda pooltautomaatselt kui süst<strong>ee</strong>mi kasuta<strong>ja</strong> poolt).• As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misse haara<strong>tud</strong> dokumentide <strong>ja</strong> nende sisu kaitsmine muudatustetegemise või kustutamise <strong>ee</strong>st.• Dokumentide ülevõtmine teistest infosüst<strong>ee</strong>midest.Kõige põh<strong>ja</strong>likumalt on n<strong>ee</strong>d tegevused kae<strong>tud</strong> PRO juhistes <strong>ja</strong> MoReqstandardis, kuid mõlemas on teor<strong>ee</strong>tilist põhjendust nende tegevusteläbiviimiseks napilt. S<strong>ee</strong>vastu AS 4390 <strong>ja</strong> ISO 15489 esitavad üksnes teor<strong>ee</strong>tilisevaatenurga sellele etapile. Standardites kasuta<strong>tud</strong> terminid dokumentideas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misse haaramise tähistamiseks on võrdluses järgmised:“Capture—a deliberate action which results in the registration of a recordinto a recordk<strong>ee</strong>ping system. For certain business activities, this action maybe designed into electronic systems so that the capture of records isconcurrent with the creation of records.” (AS 4390.1: 4.7)“The purpose of capturing records into records systems is to 1) establish arelationship betw<strong>ee</strong>n the record, the creator and the business context thatoriginated it; 2) place the record and its relationship within a recordssystem, and 3) link it to other records.” (ISO 15489: 9.3)“Capture — registration, classification, addition of metadata and storage ofa record in a system that manages records.”(MoReq)“Create — in electronic records, the action or result of filing a new recordand its associated metadata.”(DoD 5015.2: AP1.12)“Declaration — the process of defining that a document’s contents arefrozen and that it formally passes into corporate control and is therebydeclared as a record.”(PRO F II)46
Standard Viide SeletusAS 4390.38.1 – 8.2.8 Asutuse tegevused <strong>ja</strong> protsessid, mida kindlastidokument<strong>ee</strong>rida tuleb.8.7 Va<strong>ja</strong>likud failivormingud <strong>ja</strong> dokumentide tüübid.AS 4390.5 6.3 Milliseid dokumente tuleb as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi haarata.ISO 15489 9.1 Põhinõudmisi süst<strong>ee</strong>midele dokumentide haaramiselas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misse.9.3 Records capture — selle <strong>ee</strong>smärk <strong>ja</strong> põhilised viisid.MoReqptk. 6 Capturing records, mille all esitatakse nõudmisi ka teistel<strong>ee</strong>tappidele (nt. registr<strong>ee</strong>rimine). Dokumentide loomisega onseo<strong>tud</strong> järgmised:6.1.1 – 6.1.2 Dokumentide loomine.6.1.3 – 6.1.4; Dokumentide kirjeldamine <strong>ja</strong> va<strong>ja</strong>lik metaandmestik.ptk. 12; Lisa 56.1.12 – 6.1.13;6.3Dokumentide tüübid <strong>ja</strong> vormingud.6.1.2 – 6.2.3 Dokumentide mass-importimine teistest süst<strong>ee</strong>midest.PRO, G II 1.22 – 1.31 Üldised nõudmised dokumentide loomisele <strong>ja</strong> selleteor<strong>ee</strong>tilised aspektid.ptk. 2 Declaration and Sustainability esitab üldised nõudmised, selleall:PRO, F IA2.1, 2.5-2.6,2.16Document capture ehk mida peab süst<strong>ee</strong>m võimaldamadokumentide korrektseks haaramiseks as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misse.A2.2; (A2.31-2.33); *** vt. kaPRO, G II 2.17-2.31Dokumentide ‘deklar<strong>ee</strong>rimine’ digitaalsete arhivaalidena:“The ERMS must support the process of declaration, in whichan electronic document is marked as a formal electronic recordand is associated with one or more folders in the electronicfileplan by an end user.”A2.3-2.4;(A2.31)Dokumentide olemasolu <strong>ja</strong> sisu kaitse.A2.7, 2.20-2.21,2.23-2.24;(A2.25-2.28);vt. PRO, GIIB.8 – B.16A2.8-2.15, 2.20,2.22; (A2.29-2.30); vt. PRO,GII 2.32-2.61ptk. 9Dokumentide erinevate vormingutega tegelemine:“The ERMS must ensure the capture of, and be able to declare,electronic records in their native format.”Miinumumnõudmised kirjeldusele, mida süst<strong>ee</strong>m peabdokumentidele lisama.Dokumentide import teistest süst<strong>ee</strong>midest (soovitavanõudmisena).DoD 5015.2 C3.2.2 Dokumentide import teistest süst<strong>ee</strong>midest.NOARK-4 5.3 Dokumentide vormingud.Tabel 5. Dokumentide loomise <strong>ja</strong> as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misse haaramise protsessid.*** Sulgudes on viida<strong>tud</strong> nn. soovitavad nõudmised, mida an<strong>tud</strong> standard ei pea kohustuslikuks.47
6.8 Registr<strong>ee</strong>rimineTraditsiooniliselt on records managementi käsitluses registr<strong>ee</strong>rimine s<strong>ee</strong> tegevus,millega dokument muutub arhivaaliks, minnes selle loonud või saanud tööta<strong>ja</strong>käest asutuse kontrolli alla. Olenevalt as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise traditsioonist on registr<strong>ee</strong>rimisehulka arva<strong>tud</strong> ka dokumentide liigitamist <strong>ja</strong> indeks<strong>ee</strong>rimist, seda <strong>ee</strong>lkõiges<strong>ee</strong>tõ<strong>ttu</strong>, et neid toiminguid teostatakse tavaliselt ühekorraga. Vaadeldavateststandarditest on kolm pühendanud registr<strong>ee</strong>rimisele iseseisva peatüki. Ülejäänudon selle lülitanud kas dokumentide liigitamise või kirjeldamise alla. Kokkuvõttedokumentide registr<strong>ee</strong>rimisele esitatavatest nõuetest t<strong>ee</strong>b tabel 6.Standard Viide SeletusAS 4390.4 6.1 – 6.2.1 Dokumentide registr<strong>ee</strong>rimise üldine <strong>ee</strong>smärk.6.2.2 Dokumentide registri nõutavad omadused.ISO 15489 9.4 Dokumentide registr<strong>ee</strong>rimise üldine <strong>ee</strong>smärk.6.1.10; 6.1.15; (6.1.5) Dokumendi erinevate versioonide registr<strong>ee</strong>rimine.MoReq 6.1.6 – 6.1.9 Registr<strong>ee</strong>ritava metaandmestiku elemendid.6.1.14 Metaandmestiku haldamine.PRO, F I A2.16 – A2.19 Registr<strong>ee</strong>rimisnumbrite unikaalsuse nõue.(A1.24 – 1.29)C2.2.3.2 – 2.3.7 Registr<strong>ee</strong>ritava metaandmestiku nõutavad elemendid.DoD 5015.2 C2.2.3.8 – 2.3.15, Loodud metaandmestiku kaitse.C2.2.3.21ptk. 4 Registr<strong>ee</strong>rimismooduli kirjeldus.3.3.2 Süst<strong>ee</strong>mi üldised funktsionaalsed omadusedregistr<strong>ee</strong>rimise protseduuride läbiviimisel.NOARK-4 4.2.2 – 4.2.4 Registr<strong>ee</strong>rimise hierarhia, mis põhineb ‘case’dokumendil.4.2.5 – 4.2.13 ‘Case’ registrikande omadused.6.1.1 – 6.1.4 Registr<strong>ee</strong>rimisprotseduuride üldine kirjeldus.6.2 Norra dokumentide registr<strong>ee</strong>rimise süst<strong>ee</strong>mi detailnemudel.Tabel 6. Dokumentide registr<strong>ee</strong>rimise protsessid.Kõige detailsemalt on dokumentide registr<strong>ee</strong>rimine regul<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> NOARK-4standardis, kuna s<strong>ee</strong> on Norra as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi üks kõige olulisemaidmooduleid: kui dokument jääb korralikult registr<strong>ee</strong>rimata, on tema seotus õige‘case’iga hiljem raskesti tuvastatav. Registr<strong>ee</strong>rimine kui dokumendi olemasolujäädvustamine on mõistagi <strong>ee</strong>lduseks korrektsele haldamisele kogu dokumendiülejäänud elukäigu jooksul. S<strong>ee</strong>pärast nähakse kõigis standardites ette, et muudokumente kirjeldava metaandmestiku hulgas oleks üks, sellele dokumendileunikaalne number või identifikaator, mille kaudu seda dokumenti hiljem onvõimalik üles leida. S<strong>ee</strong> number ei tohi as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise käigus r<strong>ee</strong>glina korduda egamuu<strong>tud</strong>a. ERMS'ides on n<strong>ee</strong>d toimingud ette näh<strong>tud</strong> automaatsetena, ehksüst<strong>ee</strong>mi omadustena.48
6.9 LiigitamineDokumentide liigitamise aluseks olev dokumentide loetelu (ingl. k. file plan,classification schedule) on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi keskne töövahend. Asutuse tegevuste<strong>ja</strong> protsesside dokument<strong>ee</strong>rimine valdkondade kaupa <strong>ja</strong> nende represent<strong>ee</strong>riminesar<strong>ja</strong>dega, kuhu arhivaalid kuuluvad, on üsna (arhiivinduse- <strong>ja</strong> as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise-)teor<strong>ee</strong>tiline valdkond. Analüüsitavad as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardid <strong>ee</strong>ldavad, et asutuselon juba olemas dokumentide loetelu <strong>ja</strong> ei pühenda märkimisväärset ruumi selleväl<strong>ja</strong> töötamisele. Dokumentide loetelu rakendamine igapäevatöös aga, mistraditsiooniliselt oli asutuse records manager'i ülesanne, on digitaalsel a<strong>ja</strong>stullaienenud pea iga tööta<strong>ja</strong> ülesannete hulka, mistõ<strong>ttu</strong> kontrollimehhanismid selleteostamise üle süst<strong>ee</strong>mides peavad tugevamad olema.Kokkuvõte standardites esita<strong>tud</strong> nõudmistest on tabelis 7.Standard Viide Seletus7.1 Dokumentide liigitamise <strong>ee</strong>smärk.AS 4390.47.2 Hierarhilised liigitamise viisid.7.3.1 – 7.3.7.3 Liigitamisprotseduuri üksikute komponentideomadused.ISO 15489 9.5.1 – 9.5.3 Dokumentide liigitamise <strong>ee</strong>smärk <strong>ja</strong> põhimõtted.ptk. 3 Liigitamisest üldiselt: Classification scheme.MoReq 3.1.1 – 3.3.6 Hierarhiline liigitamise rakendamine — milline s<strong>ee</strong> peabolema.3.4.1 – 3.4.14 Mida süst<strong>ee</strong>mi kasuta<strong>ja</strong> peab liigitamise käigus tehasaama.6.1.6 – 6.1.9 Liigitamine kui sar<strong>ja</strong>desse <strong>ja</strong>otamine: süst<strong>ee</strong>mi omadused.PRO, G II B.17 – B.24 Üldised omadused, mis süst<strong>ee</strong>mil liigitamiseläbiviimiseks peavad olemas olema.PRO, F IA1.1 – 1.4, A1.8 –1.9, A1.17, A1.21;Dokumentide loetelu (file plan) rakendamine — süst<strong>ee</strong>miomadused.(A1.22-1.23)A1.5 – 1.7, A1.10 –1.16Dokumentide loetelu rakendamine — süst<strong>ee</strong>mi kasuta<strong>ja</strong>leva<strong>ja</strong>likud võimalused.A1.4, A1.15-1.20, Nimetuste <strong>ja</strong> numer<strong>ee</strong>rimise kontroll liigitamise käigus.(A1.24, A1.28)DoD 5015.2C2.2.1.1 Dokumentide loetelu (file plan) rakendamine — süst<strong>ee</strong>miomadused.C2.2.1.2 – 2.1.6 Nimetuste unikaalsuse kontroll liigitamise käigus.C2.2.3.17 – 2.3.19 Uute dokumentide sidumine sar<strong>ja</strong>ga süst<strong>ee</strong>mis.NOARK-4 7.1 – 7.2Spetsiifiliselt Norra avaliku administratsiooni <strong>ja</strong>oksmõeldud dokumentide loetelu sk<strong>ee</strong>m <strong>ja</strong> liigitamisepõhimõtted.Tabel 7. Liigitamisega seo<strong>tud</strong> protseduurid.Dokumentide loetelu on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi tarkvara tsentraalseks struktuuriüksuseksehk mooduliks nii MoReq standardis kui PRO funktsionaalsetenõudmiste mudelis: s<strong>ee</strong> kujutab endast tea<strong>tud</strong> mõttes dokumentide “ladu”, millesisuga toimuvadki kõik ülejäänud as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mislikud funktsioonid. S<strong>ee</strong>ga on49
dokumentide loetelu paindlik ülesehitus ning selle ülesehituse muutmisevõimalus (nt. hierarhiatasemete lisamise võimalus) kogu tarkvarasüst<strong>ee</strong>miülesehituse seisukohalt määrava tähtsusega. Üheski standardis ei panda agasüst<strong>ee</strong>mi struktuurseid va<strong>ja</strong>dusi tähtsuselt ettepoole selle kasuta<strong>ja</strong>te va<strong>ja</strong>dustest.Märgatav erinevus selle etapi regul<strong>ee</strong>rimise detailsuses on nende standarditevahel, mis põhinevad ühe riigi või ametkonna konkr<strong>ee</strong>tsel as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mudelil <strong>ja</strong>nende vahel, mille ülesandeks on rääkida liigitamisest üldiselt.6.10 Indeks<strong>ee</strong>rimineIndeks<strong>ee</strong>rimine on protseduur, mis praktilise teostuse käigus on peaaegu alatiühenda<strong>tud</strong> registr<strong>ee</strong>rimisega, mistõ<strong>ttu</strong> seda iga kord eraldi etapina ei eristatagi.Indeks<strong>ee</strong>rimise juures on oluline eristada tasemeid: peale üksikute dokumentidenumer<strong>ee</strong>ritakse v<strong>ee</strong>l sarju <strong>ja</strong> muid dokumentide arhiivi ala<strong>ja</strong>otusi. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misestandardites käsitletakse indeks<strong>ee</strong>rimist enamasti teiste valdkondade all (vt. tabel8).Standard Viide SeletusAS 4390.4 8.1 – 8.2Indeks<strong>ee</strong>rimise ülesanne <strong>ja</strong> dokumentide numer<strong>ee</strong>rimisepõhimõtted.ISO 15489 9.5.4 – 9.5.5 Soovitused indeks<strong>ee</strong>rimistegevuste rakendamiseks.ptk. 7 ReferencingMoReq 7.1.1 – 7.1.7 Unikaalse numeratsiooni va<strong>ja</strong>dus erinevate dokumentide<strong>ja</strong> nende kogumite kaupa.PRO, G II 3.3 – 3.6 Üldised indeks<strong>ee</strong>rimise põhimõtted.PRO, F II ptk. 7Peatükk metaandmestikust sisaldab numbrikoodisüst<strong>ee</strong>mi sisse ehitamise nõuet järgmiste tasemete <strong>ja</strong>oks:“Metadata elements for:Electronic foldersElectronic partsElectronic recordsUsers.”Tabel 8. Nõuded indeks<strong>ee</strong>rimisele.Indeks<strong>ee</strong>rimist vaadeldakse s<strong>ee</strong>ga dokumentide kirjeldamise, viitesüst<strong>ee</strong>mi <strong>ja</strong> infootsimise kontekstis. Dokumentidele unikaalse numbri andmine võib s<strong>ee</strong>juurestoimuda nii automaatselt kui ka käsitsi, tööta<strong>ja</strong> poolt. Enamus standardeidpiirdub teor<strong>ee</strong>tiliste põhimõtete väl<strong>ja</strong>toomisega ning ei ole konkr<strong>ee</strong>tse lahenduseosas preskriptiivne (v.a. PRO, F II).50
6.11 Säilitustähta<strong>ja</strong> määramineArhivaale dokumentidest eristav põhiline omadus — neile an<strong>tud</strong> säilitamisetähtaeg — on tihedalt seo<strong>tud</strong> arhiivinduslikus teoorias arhivaalide hindamisena(ingl. k. appraisal) tun<strong>tud</strong> valdkonnaga. Erinevates riikides <strong>ja</strong> as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misetraditsioonides viiakse seda läbi erinevalt <strong>ja</strong> mõneti lahknevatest põhimõtetestlähtuvalt. Kuigi võib täheldada üldist trendi protsesside <strong>ja</strong> nendedokument<strong>ee</strong>rituse arvestamisele arhivaalide hindamisel, on erinevate riikidepraktikad seni v<strong>ee</strong>l nii erinevad, et ISO as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardi komit<strong>ee</strong> pidi äramuutma selle peatüki pealkir<strong>ja</strong>, kuna retention schedule tähendused eri riikides onüksteisest liiga erinevad. Selle asemel kannab ISO standardi peatükk nüüdpealkir<strong>ja</strong> “Determining how long to retain records” <strong>ja</strong> käsitleb säilitustähta<strong>ja</strong>määramisega seo<strong>tud</strong> teooriat väga üldisel tasemel. Sellest ei erine oluliselt kateised standardid:Standard Viide SeletusAS 4390.5 6.1 Arhivaalide hindamise põhimõtted.6.2.1 – 6.5 Hindamise läbiviimise etapid.ISO 15489 9.2Üldised arhivaalide hindamise printsiibid ning millestnende rakendamisel läh<strong>tud</strong>a.ptk. 5 Retention and DisposalMoReq 5.1.1 – 5.1.18 Säilitamistähta<strong>ja</strong> määramise funktsiooni ülesseadmine.5.2.1 – 5.2.11 Säilitamise tähta<strong>ja</strong> ümbervaatamine <strong>ja</strong> pikendamine.PRO, G II3.11 – 3.15, 4.60– 4.64Üldised säilitustähta<strong>ja</strong> määramise põhimõtted, vastutusselle <strong>ee</strong>st ning paber- <strong>ja</strong> digitaaldokumendi säilitustähta<strong>ja</strong>määramise erinevused.B.41 – B.59 Hindamise <strong>ja</strong> säilitamise tähta<strong>ja</strong>ga seo<strong>tud</strong> konkr<strong>ee</strong>tsetesüst<strong>ee</strong>mi omaduste loetelu.ptk. 3 Retention and DisposalPRO, F IIA3.1 – 3.14,A3.20 – 3.21;A3.15 – 3.18Hävitamisakti rakendamine vastavalt dokumentideloetelule nii süst<strong>ee</strong>mi kui tööta<strong>ja</strong> (süst<strong>ee</strong>mi kasuta<strong>ja</strong>)seisukohast.A3.22 – 3.24 Hävitamisakti ümbervaatamine <strong>ja</strong> pikendamine.DoD 5015.2 C2.2.2.1 – 2.2.4 Säilitustähta<strong>ja</strong> määramine.C2.2.2.5 – 2.2.6 Säilitustähta<strong>ja</strong> ümbervaatamine.NOARK-4 ptk. 12 † Säilitustähta<strong>ja</strong> määramise protseduurid koos näidetegaNorra avalikus sektoris tüüpiliste dokumendiliikidesäilitamistähtaegadega.Tabel 9. Säilitustähta<strong>ja</strong> määramise protseduurid.Säilitustähta<strong>ja</strong> määramise tegevuste olulisteks omadusteks on, et säilitustähtaegasaab rakendada nii dokumentide kogumitele (sar<strong>ja</strong>dele) kui ka üksikuteledokumentidele, ning et teh<strong>tud</strong> otsustusi saab ümber vaadata (s.t. kord juba an<strong>tud</strong>tähtaegu oleks võimalik muuta). Nende nõudmiste sõnastus on domin<strong>ee</strong>rivalt† Seda peatükki ei ole Norra Rahvusarhiiv inglise k<strong>ee</strong>lde tõlkinud <strong>ja</strong> s<strong>ee</strong> on praegu kättesaadavvaid norrak<strong>ee</strong>lsena.51
esita<strong>tud</strong> kui võimalus, mida tarkvarasüst<strong>ee</strong>m peab pakkuma selle kasuta<strong>ja</strong>le —tarkvara ise ei saa alustada dokumentide hävitamist ega määrata säilitamisetähtaegu, mis ei sisaldu dokumentide loetelus.6.12 KasutamineNagu <strong>ee</strong>lpool komment<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong>, ei ole dokumentide kasutamist traditsiooniliseltkäsitle<strong>tud</strong> kui otseselt as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise poolt kontrollimist va<strong>ja</strong>vat tegevust. Küll onaga as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misüst<strong>ee</strong>mi <strong>ja</strong> tarkvara ülesandeks p<strong>ee</strong><strong>tud</strong> tagada igale süst<strong>ee</strong>mikasuta<strong>ja</strong>le juurdepääs talle va<strong>ja</strong>likule hulgale dokumentidele ning hoolitseda sell<strong>ee</strong>est, et kasutamise käigus arhivaale ei muudetaks või ohustataks nendeautentsust <strong>ja</strong> terviklikkust mõnel muul viisil.Kokkuvõte tegevustest, mida standardid näevad as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mideülesannetena dokumentide kasutamisel on toodud tabelis 10 järgmisel leheküljel.Nagu selgub, on domin<strong>ee</strong>riv dokumentidele juurdepääsu kontrollimise t<strong>ee</strong>ma,seda nii igale kasuta<strong>ja</strong>le kättesaadavate funktsioonide kui ka tervete kasuta<strong>ja</strong>tegruppide juurdepääsuõiguste tasemel. Selle kõrval on oluliseks p<strong>ee</strong><strong>tud</strong>dokumentide asukoha jälgimist <strong>ja</strong> info-otsimist süst<strong>ee</strong>mis salvesta<strong>tud</strong>dokumentidest. Samuti on detailset käsitlemist leidnud erinevad dokumentideautentsuse tagamise vahendid (nt. kontrolljälg, krüpt<strong>ee</strong>rimine, jt.).Konkr<strong>ee</strong>tselt digitaalsete arhivaalide haldamise süst<strong>ee</strong>me kirjeldavad standardidon ära toonud rea nõudmisi ühitamaks arhivaalide haldamise funktsioone teisteinfosüst<strong>ee</strong>mide liikidega, mida asutustes leida võib, nagu dokumendihaldusesüst<strong>ee</strong>mid, workflow <strong>ja</strong> intranet.Valdav osa nõudmisi selles valdkonnas on sõnasta<strong>tud</strong> süst<strong>ee</strong>mi omadustena,mida kasuta<strong>ja</strong>tel või süst<strong>ee</strong>mi administraatoril peab olema võimalikkonfigur<strong>ee</strong>rida ning millest vaid vähesed peavad olema jäigalt süst<strong>ee</strong>mi siss<strong>ee</strong>hita<strong>tud</strong>.52
Standard Viide SeletusAS 4390.4 9.1Dokumentide asukoha jälgimine, s.h. kasuta<strong>ja</strong>te,dokumentide <strong>ja</strong> nendega teostatavate tegevustejälgimine.ISO 154899.7 Dokumentidele juurdepääsu regul<strong>ee</strong>rimine.9.8 Dokumentide asukoha jälgimine (tracking).ptk. 4 Controls and Security4.1.1 – 4.1.8 Süst<strong>ee</strong>mi kasuta<strong>ja</strong>gruppide defin<strong>ee</strong>rimine.MoReq4.1.9 – 4.1.12 Juurdepääs dokumentidele kasuta<strong>ja</strong> <strong>ja</strong>oks.4.1.11, 4.2.1 – 4.2.12 Kontrolljälje (audit trail) rakendamine dokumentidegateostatavate protsesside jälgimiseks.4.4.1 – 4.4.3 Dokumentide asukoha jälgimine.4.5.1 – 4.6.12 Dokumentide autentsuse <strong>ja</strong> terviklikkuse kaitse.8.1.1 – 8.1.29 Päringud <strong>ja</strong> info otsimine.8.2.1 – 8.4.1 Kuvamine, väl<strong>ja</strong>trükk <strong>ja</strong> muu visualis<strong>ee</strong>rimine(rendering).10.3 Ühilduvus dokumendihalduse tarkvaraga.10.4 Ühilduvus workflow tarkvaraga.10.5 – 10.7 Digitaalallkir<strong>ja</strong> <strong>ja</strong> muu krüpt<strong>ee</strong>rimise kasutamine.PRO, G II3.18 – 3.24 Lühikokkuvõte süst<strong>ee</strong>mi omadustest dokumentideB.25 – B.41 kasutamise aspektist vaadatuna.ptk. 4 Access ManagementB4.1 – 4.5; (B4.14 – 4.15) Dokumentidele juurdepääsu kontroll.PRO, F I B4.6 – 4.13, B4.16 – 4.23,B4.28 – 4.31; (B4.24 –Mitmetasemelise juurdepääsuõiguste süst<strong>ee</strong>mirakendamise nõue erinevate kasuta<strong>ja</strong>gruppide <strong>ja</strong>oks.4.27); vt PRO, F II, ptk. 6B4.32 – 4.34; (B4.35 – Süst<strong>ee</strong>mi kasuta<strong>ja</strong>te <strong>ja</strong>otamine gruppidesse.4.36)B5.1 – 5.8; (B5.9 – 5.12); Kontrolljälje rakendamine.vt. PRO, G II 3.7 – 3.10B5.13 – 5.16; (B5.17 – Digitaalallkiri, dokumendi autentsuse säilitamine5.20); vt. PRO, G II 3.25 –3.32ptk. 7 Dokumendihalduse funktsioonid, mida süst<strong>ee</strong>mpeaks sisaldama.ptk. 8 Päringud <strong>ja</strong> info-otsing süst<strong>ee</strong>mis.C2.2.7 Dokumentidele juurdepääsu kontroll.DoD 5015.2 C2.2.6.8.1 – 2.6.8.9 Päringud <strong>ja</strong> info-otsing süst<strong>ee</strong>mis.C2.2.8 Kontrolljälg.C3.2.11 Ühilduvus dokumendihalduse tarkvaraga.3.3.3 Päringusüst<strong>ee</strong>mi omadused.5.2.2 Erinevate dokumendi versioonide kontroll.NOARK-4ptk. 8 Juurdepääsu kontrolli mudel <strong>ja</strong> selle seletus.8.2.1 – 8.2.3.6, 8.3.1 – 8.4 Kasuta<strong>ja</strong>õigused, nende määramine <strong>ja</strong> piirangudneile.10.1.1 – 10.1.3.3 Elektronposti rakendamine.10.2.1 – 10.2.5 Digitaalallkir<strong>ja</strong> <strong>ja</strong> muu krüpt<strong>ee</strong>rimise rakendamine.Tabel 10. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi kasutamisega seo<strong>tud</strong> tegevuste kontrollimine.53
6.13 HävitamineArhivaalide hävitamine vastavalt dokumentide loetelu <strong>ja</strong> hävitamisaktiga(retention schedule) sea<strong>tud</strong> tähtaegadele on r<strong>ee</strong>glina tugeva kontrolli all toimuvtegevus, mis peab olema sanktsion<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> selleks autoris<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> tööta<strong>ja</strong> poolt ningei ole mõeldud juhtuma automaatselt lihtsalt mingi a<strong>ja</strong>perioodi möödudes.Enamus standardeid vaatleb hävitamist üheskoos säilitustähta<strong>ja</strong> määramise ningüleandmisega avalikke arhivaale koguvale asutusele. Kokkuvõte süst<strong>ee</strong>midel<strong>ee</strong>sitatavatest nõudmistest on ära toodud tabelis 11.Standard Viide Seletus7.1 Arhivaalide hävitamise <strong>ee</strong>ldused.AS 4390.5 7.2 – 7.3 Hävitamise protseduurid.7.4 Säilitustähta<strong>ja</strong> pikendamine <strong>ja</strong> dokumentide edasisäilitamine.7.5 Arhivaalide as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mist väl<strong>ja</strong>viimine.ISO 15489 9.9 Üldised <strong>ee</strong>ltingimused arhivaalide hävitamiseks.5.3.13 – 5.3.16 Hävitamine.MoReq 5.3.1 – 5.3.12, Arhivaalide süst<strong>ee</strong>mist väl<strong>ja</strong>viimine (export).5.3.17A3.35; vt. PRO, G II Hävitamine.PRO, F I 4.75 – 4.77A3.25 – 3.35; (A3.36– 3.46)Arhivaalide süst<strong>ee</strong>mist väl<strong>ja</strong>viimine (export).A3.30 – 3.33; vt. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi.PRO, G II 6.2 – 6.31DoD 5015.2C2.2.6.6.1 – 2.6.6.4 Hävitamine.C2.2.6.5.1 – 2.6.5.4 Arhivaalide süst<strong>ee</strong>mist väl<strong>ja</strong>viimine (transfer).NOARK-4 5.4 Arhivaalide süst<strong>ee</strong>mist väl<strong>ja</strong>viimine (export).Tabel 11. Arhivaalide hävitamisele esitatavad nõudmised.Põh<strong>ja</strong>likult on arhivaalide hävitamise teooriat <strong>ja</strong> sellest tulenevaid protsessekäsitle<strong>tud</strong> Austraalia standardis. Kolm selgelt eristatavat hävitamise etapitegevust on:• Dokumentide hävitamine;• Dokumentide eksport as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mist väl<strong>ja</strong>;• Dokumentide üleandmine arhiiviasutusse.Paberdokumentidega as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mises on r<strong>ee</strong>glid nende tegevuste <strong>ja</strong>oks eksist<strong>ee</strong>rinudjuba pikka aega, s<strong>ee</strong>vastu digitaaldokumentide hävitamine on uudne <strong>ja</strong> sedakäsitletakse r<strong>ee</strong>glina komplits<strong>ee</strong>rituma protsessina kui nende lihtne kustutaminearvutikettalt. Selle protsessi üksikasju siiski standardid ette ei kirjuta <strong>ja</strong> esitavadselle pigem üldise nõudmisena <strong>ja</strong> ei pühenda sellele palju ruumi. S<strong>ee</strong>vastuarhivaalide as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mist väl<strong>ja</strong> viimine, kas mõnda teiseas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi või arhiivi, on suhteliselt põh<strong>ja</strong>likult määratle<strong>tud</strong>, erititaotlusega üle anda nii dokumendid kui kogu nende kohta käiv metaandmestik.54
6.14 SäilitamineN<strong>ee</strong>d dokumendid, millele an<strong>tud</strong> pikem säilitustähtaeg (tavaliselt ulatub s<strong>ee</strong>aastatesse), võetakse varem või hiljem as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mist väl<strong>ja</strong> <strong>ja</strong> hoiustatakse.Sellega võib kaasneda dokumentide arhiivi korrastamine <strong>ja</strong> täiendavkirjeldamine, hõlbustamaks dokumentide ülesleidmist. Digitaalsete dokumentidekasutatavana säilitamine üle pika a<strong>ja</strong> on tehniliselt k<strong>ee</strong>rukas protseduur, mille<strong>ja</strong>oks universaalset <strong>ja</strong> garant<strong>ee</strong>ritult tulemuslikku lahendust seni v<strong>ee</strong>l lei<strong>tud</strong> ei ole.S<strong>ee</strong> ka<strong>ja</strong>stub ka standardite säilitamise <strong>ja</strong> hoiustamise käsitlustes, mis onsuhteliselt üldised ning kirjutavad vähe ette praktilisi tegevusi. Kokkuvõte ontoodud tabelis 12.Standard Viide Seletus4, 5.1 – 5.6 Üldised nõudmised dokumentide säilitustingimustele. ††AS 4390.66.1 – 6.2 Arhivaalide omadused, mis on säilitamise kontekstisolulised.8.1 – 9 Säilitamise tegevused <strong>ja</strong> nende eripärad.Lisa A Hoiutingimuste määramise näidis erinevate dokumenditüüpide <strong>ja</strong>oks.ISO 15489 9.6 Storage and handling — üldised põhimõtted.MoReq11.7 Pikaa<strong>ja</strong>line säilitamine — kokkuvõtlik ülevaadeprobl<strong>ee</strong>midest.11.7.1 – 11.7.7 Miinimumnõudmised ERMSile pikaa<strong>ja</strong>lise säilitamiseläbiviimiseks.PRO, G II1.43 – 1.51 Üldised põhimõtted autentsete digitaaldokumentidesäilitamiseks.5.2 – 5.10 Digitaalse säilitamisega kaasnevad probl<strong>ee</strong>mid.B.60 – B.65 Arhivaalide säilitamise <strong>ja</strong> üleandmisega seonduvadsüst<strong>ee</strong>mi omadused.DoD 5015.2 C2.2.5.1 – 2.5.3 Säilitamisele esitatavad üldised nõudmised.5.3.2 – 5.3.8, 5.5.1 Dokumentide arhiivivormingud digitaalse säilitamiseNOARK-4<strong>ja</strong>oks.ptk. 12 Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi.Tabel 12. Dokumentide säilitamisele esitatavad nõudmised.Esita<strong>tud</strong> dokumentide hoiustamise tingimused peavead <strong>ee</strong>lkõige tagamadokumentide füüsilise säilimise; digitaaldokumentide pikaa<strong>ja</strong>lise säilitamisegakaasnevad intellektuaalsed <strong>ja</strong> tehnoloogilised probl<strong>ee</strong>mid on väl<strong>ja</strong> toodud vaidprobl<strong>ee</strong>mi asetuse tasemel. S<strong>ee</strong>ga tuleb tõdeda, et as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardidpiirduvad dokumentide säilitamise puhul vaid põhiliste probl<strong>ee</strong>midemark<strong>ee</strong>rimisega ning jätavad säilitustegevuste detailide regul<strong>ee</strong>rimisearhiivinduslike juhendite <strong>ja</strong> ettekirjutuste teha.†† AS 4390 käsitleb kõiki dokumendi tüüpe, nii paber- kui digitaalseid dokumente.55
Praktiliselt olema<strong>tud</strong> on nõudmised aktiivsest kasutusest väljunud dokumentidekirjeldamisele <strong>ja</strong> neile juurdepääsu ning turvalisuse tagamisele. Sellest võibjäreldada, et standardites ei eristata selgepiiriliselt aktiivset <strong>ja</strong> pool-aktiivsetperioodi as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mises, küll aga tõmmatakse piir as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise <strong>ja</strong> arhiivihaldusevahele. Kuigi viidatakse olulisematele dokumentide hoiustamise tingimustele, eikäsitle ükski standard dokumentide arhiv<strong>ee</strong>rimist ega arhiivinduslikkusäilitamist.56
6.15 Standardid <strong>ja</strong> dokumendi elukäik — kokkuvõtteksStandardite poolt ettekirjuta<strong>tud</strong> tegevuste võrdlemine dokumendi elukäiguetappide kaupa näitab, et standardid on suhteliselt sarnased ning sisaldavadhädava<strong>ja</strong>likke arhivaalide haldamise tegevusi enam-vähem võrdses ulatuses.Märgatav on erinevus üldise teooria <strong>ja</strong> konkr<strong>ee</strong>tse süst<strong>ee</strong>mi va<strong>ja</strong>dustest lähtuvat<strong>ee</strong>eskir<strong>ja</strong>de vahel, millest tulenevalt erineb standardite detailsuse aste tunduvalt.Paraku ei suuda ükski standard üksinda pakkuda head balanssi n.ö. teooria <strong>ja</strong>praktika vahel; vaid PRO <strong>ee</strong>skir<strong>ja</strong>d on <strong>ja</strong>ota<strong>tud</strong> kahte ossa nõnda, etfunktsionaalsed nõudmised tarkvarasüst<strong>ee</strong>midele on kontekstualis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong>üldistes juhistes digitaalsete arhivaalide haldamiseks, kuid ka nende puhul onkahes tekstis kokku palju kordusi ning mõlema teksti parall<strong>ee</strong>lne kasutamineraskenda<strong>tud</strong> nende mahu <strong>ja</strong> ristviidete puudumise tõ<strong>ttu</strong>. Käesolev analüüs onpüüdnud seda viimast puudust pisut korrig<strong>ee</strong>rida.Silmatorkavad on mõned lahknevused tegevuste <strong>ja</strong> protsesside <strong>ee</strong>smärgiinterpret<strong>ee</strong>rimisel: dokumentide as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi haaramise, registr<strong>ee</strong>rimise <strong>ja</strong>liigitamise puhul võivad konkr<strong>ee</strong>tsest as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise traditsioonist tulenevaltprotsesside järjestus <strong>ja</strong> sisu erineda. Eraldi kategooria selles aspektis moodustabNOARK-4, mis on täielikult üles ehita<strong>tud</strong> ühele konkr<strong>ee</strong>tsele (<strong>ja</strong> üsnaomalaadsele) as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise traditsioonile <strong>ja</strong> mille digitaalsete dokumentidehaldamise printsiibid ei erine palju selle paberdokumentide haldamisepõhimõtetest. NOARK-4 nõudmised as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>midele on omaülesehituselt <strong>ee</strong>lkõige suuna<strong>tud</strong> tarkvara väl<strong>ja</strong>tööta<strong>ja</strong>tele, kelle ülesandeks onNorra avaliku sektori <strong>ja</strong>oks aktsept<strong>ee</strong>ritavaid tarkvarasüst<strong>ee</strong>me disainida. Siinvaadeldud süst<strong>ee</strong>mi funktsionaalsete nõudmiste kirjeldusele lisaks on väl<strong>ja</strong> an<strong>tud</strong>ka nn. tehniline spetsifikatsioon, mis koosneb üksnes süst<strong>ee</strong>mi mudeli olemisuhtediagrammidest <strong>ja</strong> tabelite seoste kirjeldustest. 47 Niivõrd detailsele tasandile ükskiteistest standarditest seni v<strong>ee</strong>l ei ole jõudnud.Ilmselge on nende vaadeldud standardite puhul üksteiselt “laenamine”. Kahestandardi — ISO 15489 <strong>ja</strong> MoReq — ülesandeks on olnud üldistada konkr<strong>ee</strong>tseteriikide või koolkondade <strong>mudelid</strong> kasutamiseks rahvusvahelisel tasandil. Kuiteor<strong>ee</strong>tilise poole peal on ISO standardis s<strong>ee</strong> hästi õnnestunud, siis MoReqpraktilise <strong>ja</strong> tehnoloogilise poole peal ei ole v<strong>ee</strong>l sarnasele viimistluse astmelejõudnud. Teistest standarditest üle võe<strong>tud</strong> osad ei ole MoReq'is v<strong>ee</strong>l ühtlasedetailsusastmeni läbi tööta<strong>tud</strong>. Teistegi standardite puhul on üle võe<strong>tud</strong> terveidlõike kas teiste riikide juhenditest või standarditest. Kõige terviklikum on piltteooria <strong>ja</strong> detailsete nõudmiste parall<strong>ee</strong>lse esitamise aspektist PRO juhendites.Samas tuleb märkida, et siin ei ole kasuta<strong>tud</strong> alles valmivat ISO 15489 tehnilistraportit ning et MoReq'i puhul on tegemist alles arutelule pandud standardimustandiga.Kokkuvõtlikult võib standardid dokumendi elukäigu mudelile kaardistadajärgmiselt (vt. tabel 13 järgmisel leheküljel).47 vt. http://www.riksarkivet.no/Noark-4/Noa-del2.pdf57
Tabel 13. Standardite üldine võrdlus dokumendi elukäigu etappide kaupa.StandardLoominePlan<strong>ee</strong>rimineRegistr<strong>ee</strong>rimineLiigitamineIndeks<strong>ee</strong>rimineSäilitustähtaegKasutamineHävitamineSäilitamineArhiv<strong>ee</strong>rimineAS 4390 a- a+ + + a a + + + —ISO 15489 a- a a a a a + a a —MoReq a- + +- + a+ + + +- a- —PRO a + +- + + + + + a+ a-DoD 5015.2 — +- +- +- — +- +- +- a- —NOARK-4 — +- + + — + + +- +- a-Tingmärkide seletus:— valdkond puudub või on käsitle<strong>tud</strong> puudulikult.a- valdkonda on käsitle<strong>tud</strong> minimaalselt või väga üldiselt.a on esita<strong>tud</strong> probl<strong>ee</strong>mi üldine kirjeldus.a+ on esita<strong>tud</strong> probl<strong>ee</strong>mi üldine kirjeldus <strong>ja</strong> esita<strong>tud</strong> mõned nõudmised.+ esitatakse detailsed nõudmised tegevustele <strong>ja</strong> nende teor<strong>ee</strong>tiline kontekst.+- esitatakse detailsed nõudmised tegevustele, kuid puudub valdkonna teor<strong>ee</strong>tiline kontekst.
Peale üksikute as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mislike protsesside kontrollimise on selliste standardite <strong>ja</strong>näidiste kasutamise puhul oluline ka tervikpilt, ehk kuidas as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mitervikuna nähakse <strong>ja</strong> kas antakse juhiseid selle ülesehitamiseks. Igasugusestandardi juurutamise juures muutuvad akuutseteks küsimused rakendamiseks<strong>ee</strong>lda<strong>tud</strong> tehnilisest baasist, uue süst<strong>ee</strong>mi kasutamise lihtsusest <strong>ja</strong> sellepaindlikkusest olemasolevate süst<strong>ee</strong>mide integr<strong>ee</strong>ruda ning olemasolevaidnõudmisi arvestada. Neid <strong>ja</strong> mõningaid teisi tehnilist <strong>ja</strong> organisatoorset laadiküsimusi võrreldaksegi järgmises seitsmes peatüki alaosas.6.16 Süst<strong>ee</strong>mi mudeli selgitusLäbi kogu selle raporti on jutt käinud as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>midest, nii üldiste(teor<strong>ee</strong>tiliste) as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mistegevuste läbiviimise viiside kui rakendusliketarkvaralahenduste tähenduses. Iga sellise süst<strong>ee</strong>mi aluseks on teatav mudel —as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mudel, mis võib olla kas mõnes riigis või ametkonnas juba kehtiv võijuurutatav as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mudel, või siis teor<strong>ee</strong>tiline, n.ö. ideaalne as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misemudel. Iga selline mudel koosneb osadest või ka moodulitest, millest mõningaidvaadeldi <strong>ee</strong>lmises analüüsi osas. Sellisel, komponentideks lahtiharuta<strong>tud</strong> moelvõrdlusest ei selgu aga tervikliku mudeli ülesehitus. S<strong>ee</strong>tõ<strong>ttu</strong> ongi alljärgnevastabelis (tabel 14) ära toodud standardite võrdlus laiemate funktsionaalsetemoodulite tasandil — kas neid eristatakse, kas neid on võimalik ükshaavalpraktikasse juurutada <strong>ja</strong> kas nende väl<strong>ja</strong>töötamise <strong>ja</strong>oks on an<strong>tud</strong> detailsedjuhendid?Sellest võrdlusest nähtub, et kõige paremini liigenda<strong>tud</strong> ning ühtlasi süst<strong>ee</strong>miülesehituse tasandil kirjelda<strong>tud</strong> on NOARK-4, MoReq <strong>ja</strong> PRO standardid.59
StandardMooduliteks<strong>ja</strong>otamineOlemisuhtemudelÜkshaavaljuurutamineMärkusedAS 4390 a – ††† aStandard on <strong>ja</strong>ota<strong>tud</strong> kuude ossa,milles igaüks on vaadeldav omaette <strong>ja</strong>katab teatavaid RM tegevusi.ISO 15489 – – ††† a ‡ Standardi peatükid on võrreldavadAS4390 osadega <strong>ja</strong> üsna iseseisvad.Standardi üldine olemisuhte mudel onesita<strong>tud</strong> peatükis 13, kuid kuniMoReq + + +? standardi ametliku vastuvõtmisenipuuduvad detailsed komponentideolemisuhte <strong>mudelid</strong>.PRO – + aPRO, F II sisaldab põhiliste komponentideolemisuhte mudeleid, kuidstandard on <strong>ee</strong>lkõige mõeldud juurutamisekstervikuna, mitte osade kaupa.DoD 5015.2 a – aKuigi standard ei <strong>ja</strong>ota kogu süst<strong>ee</strong>mieksplitsiitselt osadeks, on neidvõimalik eristada ning iga osanõudmistele vastavust kontrollida.NOARK-4 + + +Kogu NOARK-4 mudel koosnebmoodulitest, mis on kirjelda<strong>tud</strong> niifunktsioonide kui olemisuhte diagrammidetasandil (vt. NOARK-4, 3.2).Tabel 14. Süst<strong>ee</strong>mide mudelite komponentideks <strong>ja</strong>otuvus.††† Tegemist on üldise as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardiga, mitte funktsionaalsete nõudmistega ERMsüst<strong>ee</strong>mile.‡ ISO 15489 põhiosaga kaasas käima hakkavat tehnilist raportit ei olnud selle raportiettevalmistamisel võimalik konsult<strong>ee</strong>rida, s<strong>ee</strong>ga võib siinne hinnang ebakorrektseks osu<strong>tud</strong>a.60
6.17 As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi juurutamise juhendVaadeldavate as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardite teor<strong>ee</strong>tiliseks <strong>ee</strong>lduseks on, et ridaas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise protseduure on universaalselt kehtivad ning neid on võimalikühetaoliselt rakendada mistahes organisatsiooni puhul. Sellest <strong>ee</strong>ldusest järeldub,et taolisi as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise protseduure täitva rakendusliku süst<strong>ee</strong>mi väl<strong>ja</strong>töötaminening juurutamine peab samuti standardis<strong>ee</strong>ritav olema mistahesorganisatsioonides kasutamiseks. Järgnevas võrreldaksegi standarditepõh<strong>ja</strong>likkust neis kirjelda<strong>tud</strong> süst<strong>ee</strong>mide juurutamise juhendamisel ning samutipaindlikkust juba olemasoleva as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi integr<strong>ee</strong>rimiseks uue,standardit järgiva süst<strong>ee</strong>mi mudeliga.Standard Juhend juurutamiseksÜhilduvusMärkusedolemasolevaga6.1 – 6.5 Juurutamise etapid ükshaaval väl<strong>ja</strong> toodudning lahti seleta<strong>tud</strong>.AS 4390.3 Lisa ANäidisplaan süst<strong>ee</strong>mi juurutamiseks.6.5 Conversion — dokumentide ühest as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misesüst<strong>ee</strong>mist teise üleviimise juhend (vt. Lisa B).Lisa B Näidis <strong>ee</strong>lmise tegevuse <strong>ja</strong>oks.ptk. 8Design and implementation of a records system8.1 Juurutamise etappide loetelu.ISO 15489 8.4 Väl<strong>ja</strong>töötamise <strong>ja</strong> juurutamise metodoloogia.8.5 8.5 As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi lõpetamine.8.3.5 Dokumentide ühest as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mistteise üleviimine.MoReq (1.5) (1.5)“This specification cannot represent arequirement which precisely maps ontoexisting requirements without modification.”PRO, F I Introduction Introduction“Each government department or agencywishing to make use of these requirementswill have its own specialist n<strong>ee</strong>ds, and will beapproaching the implementation of electronicrecords management from an existingsituation. There will always be a n<strong>ee</strong>d fordepartments and agencies to tailor theserequirements to their own situation.”ptk. 5Design of ERM systemsPRO, G I5.9 – 5.12 Design of ERM into systems5.21 – 5.29 Integr<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> DM <strong>ja</strong> RM süst<strong>ee</strong>mid.Lisa AStrategies for developing ERMDoD 5015.2 C1.2“This Standard addresses a minimum set ofbaseline functional requirements applicable toall RMAs.”NOARK-4 + +Standardi kirjeldav osa käsitlebki peamiseltseda, kuidas süst<strong>ee</strong>mi juurutada, läh<strong>tud</strong>ess<strong>ee</strong>juures <strong>ee</strong>ldusest, et asutuses juba on töössamu as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise printsiipe järgiv paberas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misesüst<strong>ee</strong>m.Tabel 15. Juhendid as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mide väl<strong>ja</strong>töötamiseks.61
Kokkuvõttest tabelis 15 nähtub, et AS 4390 <strong>ja</strong> ISO 15489 on selles vallas kõigepõh<strong>ja</strong>likumad, samuti PRO tekstid ning et n<strong>ee</strong>d aspektid on pea täiesti katmataMoReq <strong>ja</strong> DoD 5015.2 standardites.6.18 Hübriidtoimikute haldamineÜks olulisemaid aspekte digitaalse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mi juurutamise juures onselle paindlikkus haldamaks üheaegselt digitaalseid- <strong>ja</strong> paberdokumente.Vaatamata arvutite laiale levikule ei ole paberdokumendid v<strong>ee</strong>l kadunud ningpaber-arhiivid jäävad asutustesse v<strong>ee</strong>l aastakümneteks. Kuidas on käsitletavadstandardid seda as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise aspekti regul<strong>ee</strong>rinud?Standard Viide SelgitusStandard tegeleb mõlemat tüüpi dokumentidega ning ei eristaAS 4390spetsiaalselt nende nõudmisi, t<strong>ee</strong>b seda aga lühidalt süst<strong>ee</strong>midepuhul:AS 4390.38.3 Recordk<strong>ee</strong>ping systems based on paper files8.4 Electronic recordk<strong>ee</strong>ping systemsISO 15489 –Standard tegeleb dokumentidega üldiselt ning ei erista digitaalse <strong>ja</strong>paberdokumendi erinõudmisi. Üksikuid erinõudmisi on ära tooduddigitaalseid dokumente haldavatele süst<strong>ee</strong>midele (nt. 8.2.2, 9.6, 9.7,jm.).MoReq1.2 Lähtutakse <strong>ee</strong>ldusest, et süst<strong>ee</strong>mi on võimalik rakendada kapaberdokumentide haldamiseks: “As this specification contains“model” requirements, it is designed to be entirely generic.”10.1 Management of non-electronic records: “The ERMS should be able toregister physical files under the same classification scheme as th<strong>ee</strong>lectronic records, and provide for the management of “hybrid files”of electronic and physical records.”10.2 Hybrid file retention and disposal <strong>ee</strong>ldab, et dokumentide loeteluga onregul<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> ka paberdokumente.PRO, G II 3.16 – 3.17 ‘hybrid assemblies’ — nende põhiprobl<strong>ee</strong>mid.PRO, F I ptk. 6 Hybrid folder management — nõudmised ERMSile nende haldamiseks.DoD 5015.2 – Paberdokumente ei mainita.NOARK-4 5.2.3 Paper-based vs. electronic recordk<strong>ee</strong>ping — põhiprobl<strong>ee</strong>mid.Tabel 16. Paber- <strong>ja</strong> digitaaldokumentide samaaegse haldamise võimalused.Võrdlusest nähtub, et selle as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise aspekti on üldise nõudmise esitamisegakatnud PRO <strong>ja</strong> MoReq tekstid, mõlemad s<strong>ee</strong>juures läh<strong>tud</strong>es digitaalsetearhivaalide haldamise süst<strong>ee</strong>mist, mille omaduste hulka peab kuuluma ka paberarhivaalideregistr<strong>ee</strong>rimine <strong>ja</strong> haldamine. Sootuks väl<strong>ja</strong> on paberdokumendidjäe<strong>tud</strong> DoD 5051.2 standardist. Praktilisi lahendusi kahel erineval dokumenditüübil ra<strong>ja</strong>neva as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise ühitamiseks ei paku ükski standarditest.62
6.19 As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mide tehnilised nõudmisedMistahes tarkvarasüst<strong>ee</strong>mi juurutamisel kerkivad küsimused nagu: Millised onselle tehnilised nõudmised? Kui ava<strong>tud</strong> s<strong>ee</strong> on uutele tehnoloogiatele? Kui paljuselle rakendamine maksma läheb? Kas seda on võimalik integr<strong>ee</strong>ridaolemasolevate süst<strong>ee</strong>mide <strong>ja</strong> infrastruktuuriga (ehk, kui kalliks s<strong>ee</strong> läheb)? Kuilihtne/k<strong>ee</strong>ruline seda juurutada on? Kui arenemisvõimeline s<strong>ee</strong> süst<strong>ee</strong>m on?Vaadeldud standardid ei anna otseseid vastuseid sellistele küsimustele, kunategemist on üldista<strong>tud</strong> mudelitega, mille praktilise rakendamise lahendus sõltubkonkr<strong>ee</strong>tsest va<strong>ja</strong>dusest <strong>ja</strong> organisatsiooni keskkonnast. Kaudselt on siiskivõimalik tuletada, millist tehnoloogilist funktsionaalsust ning keskkondastandardites kirjelda<strong>tud</strong> süst<strong>ee</strong>mid <strong>ee</strong>ldavad. Seda eriti ERMS funktsionaalseidnõudmisi loetlevate standardite puhul, kuna nende üks <strong>ee</strong>smärk on olla tarkvaratestimise benchmark'iks.Standard Viide SelgitusAS 4390.3 Lisa CCheck list for performance testing of records management systems —terviklik ülevaade süst<strong>ee</strong>milt nõu<strong>tud</strong> funktsionaalsuste kohta,kuid otseselt tehnilisi nõudmisi ei esitata.ISO 15489 8.2Records systems characteristics — sarnaselt AS4390 ei tegele s<strong>ee</strong>standard spetsiifiliselt digitaalsete dokumentidega, mistõ<strong>ttu</strong>tehnilisi nõudmisi kuskil selle tekstis ei esitata.10.1 Kuna tegemist on “üldise mudeliga”, siis peab seda olemavõimalik rakendada mistahes tingimustes.MoReq 11.2 Performance and Scalability — süst<strong>ee</strong>mi tehniline baas peabarvestama kasuta<strong>ja</strong>te arvu ning sellest sõltuva süst<strong>ee</strong>mitöökiirusega.11.4 Technical standards — näidisnõuetena viidatakse mitmetelestandarditele, kuid ühtegi neid ei p<strong>ee</strong>ta kohustuslikuks.PRO, F ID.10.2 Performance and Scalability — süst<strong>ee</strong>mi tehniline baas peabarvestama kasuta<strong>ja</strong>te arvu ning sellest sõltuva süst<strong>ee</strong>mitöökiirusega.D.10.3 Maintainability — süst<strong>ee</strong>mi pideva käigushoidmise nõue.D.11 Technical standards —viited mitmetele standarditele.DoD 5015.2C2 – C3 Üksikute nõudmistena on maini<strong>tud</strong> tehnoloogilisi aspekte, midasüst<strong>ee</strong>mi väl<strong>ja</strong>töötamisel arvestada tuleb (nt. C3.1.1 – C3.1.8).NOARK-45.3 Peale arhiivivormingute failide <strong>ja</strong>oks ei nähta ette mingeid erilisipiiranguid.Tabel 17. Standardites äratoodud tehnilisi nõudmisi.Kõige rohkem konkr<strong>ee</strong>tseid tehnilisi nõudmisi sisaldub DoD 5015.2 standardis.Teised on neile aspektidele viidanud vaid üldiste süst<strong>ee</strong>mi omaduste <strong>ja</strong>tööprintsiipide kaudu. Kõigi standardite <strong>ee</strong>lduseks on siiski, et olemasolevaidinfosüst<strong>ee</strong>me (nt. dokumendihalduse süst<strong>ee</strong>mid) on võimalik integr<strong>ee</strong>ridaväl<strong>ja</strong>töötatava as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi tarkvaraga.63
6.20 Süst<strong>ee</strong>mi kasutamise lihtsusAs<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi igapäevase kasuta<strong>ja</strong> seisukohalt on sellise tarkvara üks kõigeolulisemaid omadusi selle kasuta<strong>ja</strong>sõbralikkus ning sellega töötamise lihtsus.Milliseid nõudeid seatakse nendele süst<strong>ee</strong>mi aspektidele as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misestandardites?Standard Viide SelgitusAS 4390.3 6.6Records management training — standard ei sea küll süst<strong>ee</strong>mikasutatavusele nõudeid, kui sisaldab olulise süst<strong>ee</strong>mi juurutamisekomponendina koolitust süst<strong>ee</strong>mi kasutamiseks.ISO 1548910 Monitoring and auditing — testimise mehhanism, kas süst<strong>ee</strong>mvastab loode<strong>tud</strong> tulemustele, s.h. ‘user satisfaction’.11 Training — koolituse va<strong>ja</strong>dus süst<strong>ee</strong>mi kasutamiseks.4.3 Backup and recovery — süst<strong>ee</strong>mi varukoopiate tegemise nõue.MoReq 9.1Administrative functions — millised funktsionaalsused peavadsüst<strong>ee</strong>mil olema, et selle kasutamist lihtsaks muuta, s.h. süst<strong>ee</strong>miadministraatori õigused.10.8 Openness and interoperability — süst<strong>ee</strong>mi ühilduvus asutuse teisteinfosüst<strong>ee</strong>midega.11.1 Ease of use — ära on toodud vaid näidisnõudmised, millest ükskiei ole kohustuslik.PRO, F ID.10.1 Ease of use — peamiselt on-line abi <strong>ja</strong> juhatuse olemasolu nõudedsüst<strong>ee</strong>mis.D.12.1 Documentation, consultancy and training — aitamaks kaasa süst<strong>ee</strong>mikasutamisoskuste levikule.DoD 5015.2C3.1.9 End-user orientation and training —ära toodud vaid üldisekohustusena neid aspekte arvestada.C3.2.5 On-line help — süst<strong>ee</strong>mi nõue.NOARK-4 3.3.6 Simplicity — süst<strong>ee</strong>mi üldise lihtsuse nõue.Tabel 18. Süst<strong>ee</strong>mi kasutamise lihtsuse nõuded.Kõik standardid mainivad küll kasuta<strong>ja</strong>sõbralikkust <strong>ja</strong> kasutamise lihtsust, kuidon jätnud konkr<strong>ee</strong>tse süst<strong>ee</strong>mi lahenduse nende <strong>ja</strong>oks selle väl<strong>ja</strong>tööta<strong>ja</strong> hooleks,esitades vaid kas soovitatavaid nõudmisi või nõudes piisavat koolitust tööta<strong>ja</strong>tele,kes süst<strong>ee</strong>mi kasutama peavad hakkama.64
6.21 Nõudmistele vastavuse paindlikkusKõik vaadeldud standardid loetlevad suurel hulgal üldiselt <strong>ja</strong> k<strong>ee</strong>ruliseltsõnasta<strong>tud</strong> nõudmisi, mille praktiliseks ellurakendamiseks ei ole alati kõigiljuh<strong>tud</strong>el isegi juhendit olemas. Kuidas sellistes tingimustes teada saada, kasolemasolev as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mudel vastab standardi nõudmistele või millistesaspektides s<strong>ee</strong> näiteks ületab standardi nõudmisi? Standardites on kasuta<strong>tud</strong>erinevaid m<strong>ee</strong>todeid kohustuslike nõudmiste eristamiseks soovituslikest ningüldiste nõudmiste eristamiseks detailsetest. Ülevaade nendest m<strong>ee</strong>toditest on äratoodud tabelis 19.Standard Eristab Selgitus M +AS 4390 EI “This is a voluntary Standard for application in all organizations.”ISO 15489 EI Standard pakub juhatust (provides guidance).1.2: In this specification,the word “must” indicates that a requirement is likely to be considered amandatory in most ERMS implementations;MoReq JAthe word “should” indicates that a requirement is likely to beconsidered desirable in most ERMS implementations.Nõudmiste hierarhia:Functional requirementsOther functionalityNon-funtional requirementsTerminology:the term “must” is used in each minimum requirement, to mean: The aERMS must comply with all statements which follow use of the term“must” within the same numbered requirement, in order to m<strong>ee</strong>t thisitemised requirement; and in order to m<strong>ee</strong>t the minimum requirementsPROJAfor this section or sub-section.the term “should” is used in each desirable statement, to mean: AnERMS should desirably comply with all statements which follow useof this term within the same numbered requirement, and must do so tofully m<strong>ee</strong>t this itemised requirement; but it is not necessary to do so inorder to m<strong>ee</strong>t the minimum requirements for this section or subsection.the term “should” is occasionally followed by the term “must” tomean: An ERMS should desirably offer the function or facilitydescribed, and where it does it must also fulfil the qualifying criteriadefined by use of the term “must” to be compliant with this desirablerequirement.the term “Where …” is occasionally used in conjunction with the term“must” in the following format, to mean: Where an ERMS provides aparticular function, or implements a function in a certain definedmanner, it must fulfil the criteria defined by use of the term “must” tom<strong>ee</strong>t the minimum requirements for this section or sub-section.+ Selles tulbas on tähista<strong>tud</strong> nõudmiste tase, mida igas standardis p<strong>ee</strong>takse miinimumtasemeks, etsüst<strong>ee</strong>m vastaks standardi nõudmistele.65
DoD 5015.2NOARK-4JAJANõudmiste hierarhia:Core requirementsAdditional requirementsSupporting systemsNon-funtional requirementsMillest igaüks on omakorda <strong>ja</strong>ota<strong>tud</strong>:High level requirements, <strong>ja</strong>Detailed requirements, koos ala<strong>ja</strong>otustega:Minimum requirementsDesirable requirementsC1.1: “the word "shall" identifies mandatory system standards and theword "should" identifies design objectives that are desirable but notmandatory.”Nõudmiste hierarhia:Mandatory requirements, mis <strong>ja</strong>gunebGeneral requirementsDetailed requirementsNon-mandatory requirementsvt. 1.4.1, kus on ära toodud põh<strong>ja</strong>lik seletus standardis kasuta<strong>tud</strong>koodidest, mille järgi on võimalik kindlaks teha, millisele nõudmistetasemele konkr<strong>ee</strong>tne süst<strong>ee</strong>m vastab. Tasemed on erista<strong>tud</strong> pigemüksikute moodulite kui nõudmiste enda hierarhia kaudu (nt. vastavusstandardi elektroniposti haldamise nõudmistele, jne.).Tabel 19. Standardites toodud nõudmiste tasemed <strong>ja</strong> eristus.aKõige mitmetasemelisemad on PRO, NOARK-4 <strong>ja</strong> DoD 5015.2 standarditenõudmised. MoReq eristab nõudmisi süst<strong>ee</strong>mi funktsionaalsuste kaudu ningüldised as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardid ei kirjuta otseselt ette midagi. ISO 15489väl<strong>ja</strong>töötamise komisjon vaidles pikka aega standardi sõnastuse <strong>ja</strong> ettekirjutavavõi lubava tooni üle, kuid ISO ametliku poliitika tõ<strong>ttu</strong> mitte otseselt regul<strong>ee</strong>ridaprotsesse uute standardite puhul, on selle standardi tekst praegu vaid soovitavaloomuga. 4848 Vt. M. St<strong>ee</strong>mson, “ISO15489: You’re gonna n<strong>ee</strong>d it – so remember it!”, 199966
6.22 Kellele on standardid suuna<strong>tud</strong>?Kelle poole oma asutuses pöörduda ning as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardile viidates nõudauue as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi juurutamist? Kas sellise standardiga võib minna asutusejuhi jutule või tuleb hoopis üles otsida infotehnoloogid või on s<strong>ee</strong> ainult midagiarhivaari <strong>ja</strong>oks? Vastust sellistele küsimustele tuleb <strong>ee</strong>lkõige otsida standarditestendist. Samuti on oluline vahet teha avaliku sektori <strong>ja</strong> erasektoriorganisatsioonide nõudmiste vahel as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mide rakendamisel —avalikus sektoris kehtivad tihtipeale rangemad nõudmised dokumentideavalikkuse <strong>ja</strong> säilitamise kestvuse kohta.Väike ülevaade nendest gruppidest, kellele standardid ennast ise adress<strong>ee</strong>rinudon, on esita<strong>tud</strong> tabelis 20.S<strong>ee</strong>ga on pea kõik standardid sobivad nii kesktaseme juhtide kui as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong><strong>ja</strong>te kui kainfotehnoloogia spetsialistide poole pöördumiseks.67
Standard Avalik Era HuvigruppThis is a voluntary Standard for application in allorganizations. It may also serve as a benchmark for use byAS 4390 + + chief executives, senior management or auditors, to assesswhether adequate records are being kept in theirorganizations, business units,Programs or projects; and by investigative bodies, thecourts and any other person or body to whom or to whichthe organization is accountable, to assess whetheradequate records have b<strong>ee</strong>n kept in specific cases.Managers of organisationsISO 15489 + + Records, information and technology managementprofessionalsAll other personnel in organisations and other individualswith a duty to create and maintain recordsThis specification is written with the assumption thatERMS users include not only Administrators or Archivists,MoReq + + but also general office and operational staff who useERMS as part of their everyday work while creating,receiving and retrieving records.The MoReq specification is intended to be used:by potential ERMS users: as a basis for preparing aninvitation to tender;by ERMS users: as a basis for auditing or checking anexisting ERMS;by training organisations: as a reference document forpreparing records management training, and as coursematerial;by academic institutions: as a teaching resource;by ERMS suppliers and developers: to guide productdevelopment by highlighting functionality required;by record management service providers: to guide thenature of the services to be provided;by potential users of outsourced record managementservices: as an aid in specifying the services to beprocured.PRO +The guidelines in this whole series are primarily intendedfor government business managers, Departmental RecordOfficers, Heads of IT and Information Systems, strategyand planning managers, project managers and PRO ClientManagers.DoD 5015.2 a Standard on mõeldud vaid ‘DoD Components’ <strong>ja</strong>oks.NOARK-4 +Lisaks valitsusasutustele on standard ühilduv kamunitsipaalasutuste as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>miga. Standardiesimest osa soovitatakse lugeda kõigil as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>misegaseo<strong>tud</strong> tööta<strong>ja</strong>tel, samal a<strong>ja</strong>l kui teine osa Tehnilisednõudmised on <strong>ee</strong>lkõige mõeldud IT spetsialistide <strong>ja</strong>oks.Tabel 20. Huvigrupid kellele standardid suuna<strong>tud</strong> on.68
7. JÄRELDUSEDArvutia<strong>ja</strong>kir<strong>ja</strong>des tihti leiduvad tarkvara võrdlused võtavad fookusesse toodeteomadused <strong>ja</strong> pakutavad funktsionaalsused. Samas on pea kõigi tarkvaratoodetekategooriate puhul uute versioonide (<strong>ja</strong> s<strong>ee</strong>ga uute funktsioonide) väl<strong>ja</strong>lasketsükkel ainult kuus kuni kaksteist kuud. S<strong>ee</strong> muudab tarkvara omaduste <strong>ja</strong>pakutavate võimaluste võrdlemise suhteliselt mõttetuks, kui selle kõrval eivaadelda protsesse ning aspekte nagu tarkvara juurutamise k<strong>ee</strong>rukus, uuendustearengutempo, kasutatavus, jne. ERM süst<strong>ee</strong>mide standardid <strong>ja</strong> juhendid onviimastel aastatel sa<strong>ttu</strong>nud sarnasesse olukorda — neid antakse väl<strong>ja</strong> nii arvukalt<strong>ja</strong> nii erinevate institutsioonide <strong>ja</strong> huvigruppide poolt, et üha raskem onorient<strong>ee</strong>ruda, milline neist on n.ö. ‘viimane sõna’ <strong>ja</strong> milline neist võimaldab ‘kõigerohkem’. 49Käesolevas raportis võrreldi omavahel kuut as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist <strong>ja</strong> ERMS süst<strong>ee</strong>mekäsitlevat standardit. Võrdluse üheks aluseks võeti (teor<strong>ee</strong>tiline) dokumendielukäigu mudel, mille üksikute etappide kaupa vaeti standardites esita<strong>tud</strong>nõudmisi as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mislikele tegevustele. Analüüs näitas, et standardid onkonkr<strong>ee</strong>tsete tegevuste kontrollimise sisult suhteliselt ühetaolised, kuid erinevadmärgatavalt oma rõhuasetuselt teor<strong>ee</strong>tilisele või praktilisele lähenemisele. Balanssnende kahe lähenemise vahel on kõige edukamalt realis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong> PRO poolt väl<strong>ja</strong>an<strong>tud</strong> juhendites, mis seletavad, probl<strong>ee</strong>me digitaalsete dokumentide haldamiselnii teor<strong>ee</strong>tiliselt kui pakuvad praktilisi lahendusi, kuni süst<strong>ee</strong>mi elementideolemisuhte mudeliteni väl<strong>ja</strong>. S<strong>ee</strong> muudab n<strong>ee</strong>d juhendid arusaadavaks <strong>ja</strong>kasutatavaks laiale ringile as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>midega seo<strong>tud</strong> huvigruppidele.Süst<strong>ee</strong>mile esitatavate nõudmiste detailsuse poolest võistleb PRO tekstidegaMoReq standard, kus teooria pool on seni nõrgalt seo<strong>tud</strong> praktiliseksrakendamiseks mõeldud nõudmistega.Analüüsi teises osas võrreldi standardites kirjelda<strong>tud</strong> as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>midetehnilisi <strong>ja</strong> organisatsioonilisi aspekte. Selles vaates tulid esile Austraaliastandardi, PRO juhiste ning MoReq <strong>ja</strong> NOARK-4 standardi tugevamad küljed.As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mid on neis hästi kirjelda<strong>tud</strong>, n<strong>ee</strong>d on disaini<strong>tud</strong> paindlike <strong>ja</strong>modulaarsetena ning süst<strong>ee</strong>mile olulised nõudmised on selgelt erista<strong>tud</strong>.Süst<strong>ee</strong>mide kasutamisega seo<strong>tud</strong> omaduste (nt. kasuta<strong>ja</strong>sõbralikkus) ettekirjutamisel on kõik vaadeldud standardid ühtviisi nõrgad.Igasuguse standardi <strong>ee</strong>skujuks võtmine <strong>ja</strong> rakendamine on oma olemuseltadapt<strong>ee</strong>rimise protsess. S<strong>ee</strong> kehtib vääramatult ka as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>midestandardite kohta. Selleks, et teada, mida olemasolevas as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>misoleks va<strong>ja</strong> muuta, on s<strong>ee</strong> kõigepealt va<strong>ja</strong> kaardistada ning selle mudeli analüüsistdefin<strong>ee</strong>rida oma va<strong>ja</strong>dused, mille alusel saab valida parimaid tulemusi tagavatehnoloogia või standardi. S<strong>ee</strong>järel saab ka võimalikuks soovituste väl<strong>ja</strong>töötamine49 vrdl. Doculabs, “Special Report on Records Management Systems”, 199869
kas uue as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise mudeli <strong>ja</strong>oks või siis kõigi taoliste as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>midevastavusse viimiseks mõne standardiga.Vaadeldud kuue as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>me käsitleva juhendi <strong>ja</strong> standardi põh<strong>ja</strong>lt võibväl<strong>ja</strong> tuua mõned omadused n.ö. ideaalse standardi <strong>ja</strong>oks:1) Teor<strong>ee</strong>tiline lähenemineStandard peab oma üldise lähenemise aluseks võtma protsesside tasandi <strong>ja</strong> mittekirjeldama tervikmudelit detailsete objektide kooslusena. As<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mine koosnebreast kindla funktsiooniga tegevustest, mille korrektsest läbiviimisest piisabas<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi <strong>ee</strong>smärgi täitmiseks. Nende tegevuste sisu sõltub oluliseltvähem vali<strong>tud</strong> informatsiooni haldamise m<strong>ee</strong>todist (nt. dokumendihaldus,workflow, intranet, jt.) kui näiteks dokumentide vorm <strong>ja</strong> neid haldav tarkvara.2) Mudeli ülesehitusAs<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi mudel peab standardis esita<strong>tud</strong> olema modulaarsena. Sellesraportis analüüsi<strong>tud</strong> standardid tunduvad esmapilgul liiga jäigad, eriti kui onselge, et asutuste juba on mingi as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>m juuruta<strong>tud</strong> <strong>ja</strong> osa sellest võibolla ka automatis<strong>ee</strong>ri<strong>tud</strong>. S<strong>ee</strong>tõ<strong>ttu</strong> võib standardis esita<strong>tud</strong> süst<strong>ee</strong>mistrelevantseks osu<strong>tud</strong>a vaid mõni üksikosa, moodul või etapp, mille eraldijuurutamist standardi kirjeldus peab võimaldama.3) Ühilduvus olemasolevate süst<strong>ee</strong>midegaStandardi poolt kirjelda<strong>tud</strong> süst<strong>ee</strong>mi mudel peab olema võimalikult ava<strong>tud</strong>asutustes olemasolevatele <strong>ja</strong> kasutatavatele igat liiki infosüst<strong>ee</strong>midele. Vastaselkorral võib standardi as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>m kas juurutamata jääda või juurutatakses<strong>ee</strong> poolikult.4) Tehnoloogiale avatusStandardi ettekirjutused peavad olema sõnasta<strong>tud</strong> viisil, mis lubaks neidrakendada mistahes tehnoloogilisel baasil. Ükski asutus ei ole huvita<strong>tud</strong>süst<strong>ee</strong>mist, mille juurutamine toob kaasa tarbetult suuri kulutusi. S<strong>ee</strong> aga võibtulemusena seada ohtu dokumentide <strong>ja</strong> arhivaalide loomise <strong>ja</strong> säilimise.5) Nõudmiste selgusStandardis as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>mile esitatavad detailsed nõudmised peavad olemaselged <strong>ja</strong> üheselt mõistetavad ning va<strong>ja</strong>dusel viitama kas sama standarditeor<strong>ee</strong>tilistele osadele või teistele tekstidele, mis asetavad nõudmised kontekstining selgitavad nende funktsioone.Samuti peab esitatavates nõudmistes olema selgelt piiritle<strong>tud</strong>, milline hulknõudmistest moodustab nn. Miinimumnõudmised ning millised on kas üldised,soovituslikud või täiendavad nõudmised. Miinimumnõudmiste eristamine loob70
aluse juba olemasolevate süst<strong>ee</strong>mide ning tarkvarapakettide standardilevastavuse hindamiseks. Miinimumnõudmised võivad olla erista<strong>tud</strong> ka üksikutesüst<strong>ee</strong>mi moodulite kaupa, mitte ainult detailsete nõudmiste kaudu (vt. nt.NOARK-4).6) JuhendStandard peab kas sisaldama või peab sellega kaasas käima teor<strong>ee</strong>tilisesuunitlusega juhend, mis seletab nii va<strong>ja</strong>dust standardis esita<strong>tud</strong> nõudmiste järelekui nende konteksti <strong>ja</strong> sobivust konkr<strong>ee</strong>tsesse as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise traditsiooni.Taolise juhendi va<strong>ja</strong>duse näiteks on Austraalia, kus küllaltki põh<strong>ja</strong>liku <strong>ja</strong> teooriatsisaldava as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardi kõrval oli va<strong>ja</strong>dus juhendi järele sellerakendamiseks (vt. DIRKS Manual ptk. 5.1).Standard võib sisaldada as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>missüst<strong>ee</strong>mi elementide detailmudeleid <strong>ja</strong>olemisuhte sk<strong>ee</strong>me — selline detailsuse aste on <strong>ee</strong>lkõige va<strong>ja</strong>lik esitatava süst<strong>ee</strong>miarusaadavaks muutmine infotehnoloogia spetsialistidele (vt. nt. PRO F II,NOARK-4).7) Vastutuse määratlemineStandard peab olema eksplitsiitne vastutuse määramisel konkr<strong>ee</strong>tsete tegevusteläbiviimisel <strong>ja</strong> nende üle kontrolli teostamisel (vt. nt. ISO 15489, AS 4390, PROjuhendid). Kindlasti peab standard väl<strong>ja</strong> tooma va<strong>ja</strong>duse tööta<strong>ja</strong>id koolitada —õpetada neid süst<strong>ee</strong>mi kasutama — <strong>ja</strong> va<strong>ja</strong>duse süst<strong>ee</strong>mi pidevalt monitoorida,audit<strong>ee</strong>rida ning selle funktsionaalsust pidevalt analüüsida.Paraku ükski siin vaadeldud standard kõiki neid krit<strong>ee</strong>riume ei täida.71
8. LÕPPSÕNAViimase viiekümne aasta jooksul on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise teooria arenenud lihtsastdokumentide asukoha registri pidamisest komplekseks nõudmiste, strat<strong>ee</strong>giate <strong>ja</strong>mudelite kogumiks, mille abil hallatakse nii paber- kui digitaalseid arhivaale.Rahvusvahelise koostöö tulemusena on jõu<strong>tud</strong> homog<strong>ee</strong>nsete nõudmistenias<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise <strong>ja</strong> arhiivihalduse süst<strong>ee</strong>midele, mida üha sagedamini esitataksefunktsionaalsete nõudmiste vormis as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise tarkvara <strong>ja</strong> süst<strong>ee</strong>mide <strong>ja</strong>oks.Käesolevas raportis vaadeldi kuut sellist as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>midele nõudmisiesitavat standardit <strong>ee</strong>smärgiga võrrelda nendes kirjelda<strong>tud</strong> süst<strong>ee</strong>mide pooltteostatavat kontrolli dokumentide üle läbi terve dokumendi elukäigu.Analüüsi tulemusel võib väita, et vaadeldud standardite as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise süst<strong>ee</strong>midteostavad kontrolli dokumentide üle suhteliselt ühtlaselt, kuid erinevadsüst<strong>ee</strong>midele esita<strong>tud</strong> nõudmiste detailsuselt. Lisaks tuleb rõhutada mõnedestandardite (nt. MoReq, DoD 5015.2) puudulikkust esita<strong>tud</strong> rakenduslikenõudmiste <strong>ja</strong>oks teor<strong>ee</strong>tilise <strong>ja</strong> funktsionaalse konteksti loomisel.Analüüsi teine osa võrdles standardeid nende tehnoloogilise <strong>ja</strong> organisatsiooniliserakendamise seisukohalt, mis tõi esile suuremaid erinevusi kui as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>miseteor<strong>ee</strong>tiline võrdlus. Selle üheks põhjuseks on kindlasti as<strong>ja</strong>olu, et kaks vaadeldudstandarditest on alles arutelule pandud mustandi staatuses ning s<strong>ee</strong>ga seisab neilpraktikasse rakendamise “test” v<strong>ee</strong>l alles <strong>ee</strong>s.Peamiselt tänu digitaalsete dokumentide kasutuselevõtule organisatsioonideadministr<strong>ee</strong>rimises, on as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise <strong>ja</strong> arhiivinduse teooria positsiooninformatsiooni haldamise regul<strong>ee</strong>rimisel muutumas: üritatakse leida strat<strong>ee</strong>gilisilähenemisi protsesside tasandil, mis paneksid paika raamistikke dokumentidehaldamise <strong>ja</strong>oks, mille s<strong>ee</strong>s oleks ruumi koostööks <strong>ja</strong> eksperiment<strong>ee</strong>rimiseks.Raportis vaadeldud standardid järgivad kõik sama trendi, mis tõestab sellise uuelähenemise elujõulisust. Raporti järeldustes on lisaks soovitusele järgidastrat<strong>ee</strong>giate tasandil regulatsiooni väl<strong>ja</strong>töötamise id<strong>ee</strong>d väl<strong>ja</strong> paku<strong>tud</strong> v<strong>ee</strong>l kuusomadust, mis as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standardi <strong>ee</strong>smärgipäraseks <strong>ja</strong> kergesti kasutatavakst<strong>ee</strong>vad.72
9. KASUTATUD KIRJANDUSRichard Blake, “Electronic Records in Office Systems (EROS)”, raamatus“Electronic Access: Archives in the New Millenium”, 1998, lk. 52-58Nils Brübach, “Records oder Akten — Internationale Normung für dieSchriftgutverwaltung”, raamatus: A. Metzing (hrsg.), “Digitale Archive — Einneues Paradigma?: Beiträge des Vierten Archivwissenschaftlichen Kolloquiums”,Marburg, 2000, lk. 221-237Doculabs, “Special Report on Records Management Systems”, 1998Claes Gränström, “Access in the Northern Countries”, ettekanne konverentsil VIEuropean Conference on Archives, Firenze, 30. May – 2. June, 2001C. Hare, J. McLeod, “Developing a records management programme”, London:Aslib, 1997Susan Healy, “ISO Technical Report”, ettekanne konverentsil “RecordsManagement Society Annual Conference. Nottingham, England. 2-3 April2001”, 2001Peter Horsman, “DigitaalArchiveren. Het Recordk<strong>ee</strong>ping System als kader voor hetbeh<strong>ee</strong>r van digitale archiefbescheiden”, Den Haag, 1998Philip Jones, “Records management renaissance: the U.K. local governmentperspective” // Records Management Journal, vol. 4, no. 1, 1994, lk. 13-19Philip Jones, “Report on International Standards Committ<strong>ee</strong> M<strong>ee</strong>ting in Berlin,May 2000” // Records Management Bulletin, May 2000J. Kennedy, C. Schauder, “Records management: a guide to corporate recordk<strong>ee</strong>ping”,2 nd ed., Melbourne: Addison Wesley Longman, 1998Ian Macfarlane, “Report of the DLM-Monitorin Committ<strong>ee</strong> and progress onfunctional requirements for electronic records management systems” //INSAR, Supplement IV, “Proc<strong>ee</strong>dings of the DLM-Forum on electronicrecords. European citizens and electronic information: the memory of theInformation Society”, Luxembourg, 2000, lk. 141-147I. Penn, G. Pennix, J. Coulson, “Records Management Handbook”, 2 nd edition,Gower, 1994Public Record Office, “Management and Appraisal of Electronic Records”, 199873
Barbara R<strong>ee</strong>d, “Electronic records management in Australia” // RecordsManagement Journal, vol. 7, no. 3, 1997, lk. 191-204David Roberts, “The New Australian Records Management Standard”,ettekanne konverentsil National Association of Government Archives andRecords Administrators (NAGARA), Sustainable Change: Getting to the Heartof Our Challenge, Sacramento, 16-19 July 1997Michael St<strong>ee</strong>mson, “ISO15489: You’re gonna n<strong>ee</strong>d it – so remember it!”, 1999[http://www.caldeson.com/iso15489.html]David Stephens, “Megatrends in Records Management” // Records ManagementQuarterly, vol. 32, no. 1, 1998K. Thibodeau, D. Prescott, “R<strong>ee</strong>ngin<strong>ee</strong>ring Records Management: The U.S.Department of Defence, Records Management Task Force” // Archivi &Computer, no. 1, 1996, lk 71-78F. Upward, “Structuring the records continuum part one: post-custodialprinciples and properties” // Archives and Manuscripts, vol. 24, no. 2, 1997,lk. 268-285Bob Wiggins, “Effective Document Management: Unlocking Corporate Knowledge”,Gower, 200074
10. WWW VIITEDRaportis kasuta<strong>tud</strong> standarditega seo<strong>tud</strong> mater<strong>ja</strong>le võib leida Internetisjärgmistelt aadressidelt:AustraaliaAS 4390 levita<strong>ja</strong>ks on Standards Australiahttp://standards.com.auAS 4390 poolt kirjelda<strong>tud</strong> as<strong>ja</strong>amissüst<strong>ee</strong>mi väl<strong>ja</strong>töötamise <strong>ja</strong> juurutamise juhend(DIRKS) on väl<strong>ja</strong> an<strong>tud</strong> Austraalia Rahvusarhiivi poolthttp://www.naa.gov.au/recordk<strong>ee</strong>ping/dirks/dirksman/dirks.htmlSelle juhendi juurde kuulub rahvuslik metadata standardhttp://www.naa.gov.au/recordk<strong>ee</strong>ping/control/rkms/summary.htmDigitaalsetel dokumentidel põhinevat as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mist on regul<strong>ee</strong>rinud ka Victoriaprovintsi regionaalarhiivhttp://www.prov.vic.gov.au/versISOISO 15489 väl<strong>ja</strong>tööta<strong>ja</strong>ks on Rahvusvahelise Standardi Organisatsiooni alakomit<strong>ee</strong>TC46/SC11http://www.iso.ch/iso/en/stdsdevelopment/techprog/workprog/TechnicalProgrammeProjectDetailPage.TechnicalProgrammeProjectDetail?csnumber=31908&TC=46&SC=11ISO 15489 varasema mustandi <strong>ee</strong>stinduse võib leida aadressilthttp://www.riik.<strong>ee</strong>/dh/ylevaade/ISOdh.htmlEesti Standardikeskushttp://www.evs.<strong>ee</strong>/MoReqMoReq standardi mustandi väl<strong>ja</strong>tööta<strong>ja</strong>ks oli Cornwell Affiliates plc.http://www.cornwell.co.uk/moreq.htmlStandardi telli<strong>ja</strong>ks on Euroopa Komisjoni DGIII IDA-projekthttp://europa.eu.int/ISPO/ida/Public Record OfficePRO poolt väl<strong>ja</strong> an<strong>tud</strong> juhised <strong>ja</strong> funktsionaalsed nõudmised on viida<strong>tud</strong> RecordsManagement osakonna leheküljelhttp://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/default.htm75
Konkr<strong>ee</strong>tsed selles raportis analüüsi<strong>tud</strong> dokumendid on järgmised:“Functional requirements for electronic records management systems, Part I:Statement of Requirements”http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/sorcontents.htm“Functional requirements for electronic records management systems, Part II:Reference Document”http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/refcontents.htm“Guidelines for Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records,Part I: Principles; Part II: Procedures”http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/guidelines/principles-full.htmAm<strong>ee</strong>rika Ühendriikide Kaitseminist<strong>ee</strong>riumDoD 5015.2 põhilehekülg asub aadressilhttp://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/DoD koostöö University of British Columbia töögrupiga on kokku võe<strong>tud</strong>http://www.interpares.org/UBCProject/intro.htm#COLLABORATIONAm<strong>ee</strong>rika Ühendriikide Rahvusarhiivi (NARA) seisukoht DoD 5015.2 kohta onhttp://www.nara.gov/records/nwm04-01.htmlNorraNOARK-4 väl<strong>ja</strong>tööta<strong>ja</strong>ks <strong>ja</strong> peamiseks arenda<strong>ja</strong>ks on Norra Rahvusarhiivhttp://www.riksarkivet.noNOARK-4 kahest osast esimene on osaliselt tõlgi<strong>tud</strong> inglise k<strong>ee</strong>ldehttp://www.riksarkivet.no/noark-4/noark-4-english.htmTeine, märksa tehnilisem osa, on seni kättesaadav vaid norrak<strong>ee</strong>lsenahttp://www.riksarkivet.no/Noark-4/Noa-del2.pdf76
11. LISA: VAADELDUD MUDELITE SISUKORRADAustraalia as<strong>ja</strong>a<strong>ja</strong>mise standard: AS 4390 Records managementAS 4390.1 Part 1: GeneralFOREWORD ................................................... 41 SCOPE .................................................... 52 APPLICATION............................................... 53 REFERENCED AND RELATED DOCUMENTS ......................….. 54 DEFINITIONS............................................... 65 RESPONSIBILITIES ......................................... 76 STRATEGIES................................................ 87 CONTROL................................................….. 98 APPRAISAL AND DISPOSAL .................................. 109 STORAGE.................................................. 104390.2 Part 2: ResponsibilitiesFOREWORD ................................................... 31 SCOPE .................................................... 52 APPLICATION............................................... 53 REFERENCED DOCUMENTS...................................….. 54 DEFINITIONS............................................... 55 RESPONSIBILITY............................................ 56 REGULATORY REQUIREMENTS . . . . . . . ................... 67 POLICIES, PROCEDURES AND PRACTICES ....................... 78 TRAINING ................................................. 7AS 4390.3 Part 3: StrategiesFOREWORD ................................................... 41 SCOPE .................................................... 52 APPLICATION............................................... 53 REFERENCED DOCUMENTS...................................... 54 DEFINITIONS............................................... 55 STANDARDS FOR GENERAL APPLICATION . . . . . . . . ........ 56 IMPLEMENTATION............................................ 87 MONITORING AND COMPLIANCE................................ 128 CASES ................................................... 13APPENDICESA MODEL IMPLEMENTATION PLAN . . . . . . . . ............... 18B CONVERSION OF RECORDS MANAGEMENT SYSTEMS . . . . . . . . 24C CHECK LIST FOR PERFORMANCE TESTING OF RECORDS MANAGEMENTSYSTEMS.................................................... 27AS 4390.4 Part 4: Control1 SCOPE .................................................... 32 APPLICATION .............................................. 33 REFERENCED DOCUMENTS ..................................... 34 DEFINITIONS............................................... 35 RESPONSIBILITIES.......................................... 36 REGISTRATION.............................................. 47 CLASSIFICATION OF BUSINESS ACTIVITIES..................... 58 INDEXING................................................. 109 TRACKING ................................................ 1010 MONITORING AND COMPLIANCE .............................. 1177
AS 4390.5 Part 5: Appraisal and disposal1 SCOPE .................................................... 32 APPLICATION .............................................. 33 REFERENCED DOCUMENTS ..................................... 34 DEFINITIONS............................................... 35 RESPONSIBILITY ........................................... 36 APPRAISAL ................................................ 47 DISPOSAL ................................................. 78 MONITORING .............................................. 9AS 4390.6 Part 6: Storage1 SCOPE .................................................... 42 REFERENCED DOCUMENTS ................................... 43 DEFINITIONS............................................... 44 RECORDS STORAGE CONCEPTS ................................ 45 CHARACTERISTICS OF A STORAGE FACILITY . . . . . . . ...... 56 CHARACTERISTICS OF RECORDS .............................. 77 PRESERVATION AND PROTECTIVE STORAGE ..................... 78 CHARACTERISTICS OF SERVICES AND PROCESSES . . . . . . . . 89 CHOOSING A STORAGE OPTION ............................... 910 SERVICE CONTRACT . . . . . . . .......................... 9APPENDICESA STORAGE REQUIREMENTS ASSESSMENT CHECKLIST . . . . . . . . 10B CONTENTS OF A MODEL DISASTER RESPONSE PLAN .. . . . . . . 12C ENVIRONMENTAL CONDITIONS AND SAFETY STANDARDS FORTHE STORAGE OF RECORDS IN THE AUSTRALIAN GOVERNMENT . . . 13D LIST OF COMMON COMPONENTS OF A RECORDS STORAGESERVICES CONTRACT . . . . . . . . ....................... 1578
ISO / DIS 15489: Information and documentation — Records managementContentsForewordIntroductionvvi1 Scope 12 Normative references 13 Terms and definitions 24 Benefits of records management 45 Regulatory environment 46 Policy and responsibilities 56.1 General 56.2 Policy 56.3 Responsibilities 57 Records management requirements 67.1 Principles of records management programmes 67.2 The characteristics of a record 77.2.1 Authenticity 77.2.2 Reliability 77.2.3 Integrity 77.2.4 Useability 88 Design and implementation of a records system 88.1 General 88.2 Records System Characteristics 88.2.1 Reliability 88.2.2 Integrity 98.2.3 Compliance 98.2.4 Comprehensiveness 98.2.5 Systematic 98.3 Designing and implementing records systems 98.3.1 General 98.3.2 Documenting records transactions 98.3.3 Physical storage medium and protection 108.3.4 Distributed management 108.3.5 Conversion and migration 108.3.6 Access, retrieval and use 108.3.7 Retention and disposition 108.4 Design and implementation methodology 108.5 Discontinuing records systems 119 Records management processes and controls 119.1 Determining documents to be captured into a records system 119.2 Determining how long to retain records 129.3 Records capture 139.4 Registration 139.5 Classification 149.5.1 Classification of business activities 149.5.2 Classification systems 149.5.3 Vocabular controls 149.5.4 Indexing 149.5.5 Allocation of numbers and codes 149.6 Storage and handling 159.7 Acces 159.8 Tracking 169.8.1 General 169.8.2 Action tracking 169.8.3 Location tracking 169.9 Implementing disposition 169.10 Documenting records management processes 1710 Monitoring and auditing 1711 Training 1779
MoReq Specification: Model Requirements for the Management of ElectronicRecordsCONTENTS1 Introduction 11.1 Background 11.2 Purpose and Scope of this Specification 11.3 What is an ERMS? 21.4 For What can this Specification be Used? 21.5 Emphasis and Limitations of this Specification 31.6 Using this Specification 41.7 Organisation of this Specification 41.8 Mandatory and Desirable Requirements 51.9 Comments on this Specification 52 Overview of ERMS Requirements 62.1 Key Terminology 62.2 Key Concepts 82.3 Entity-Relationship Model 133 Classification Scheme 163.1 Configuring the Classification Scheme 163.2 Classes and Files 173.3 Volumes 183.4 Maintaining the Classification Scheme 194 Controls and Security 214.1 Access 214.2 Audit trails 234.3 Backup and Recovery 264.4 Tracking Record Movements 274.5 Authenticity 284.6 Security Categories 285 Retention and Disposal 315.1 Retention Schedules 315.2 Review 345.3 Transfer, Export and Destruction 366 Capturing Records 396.1 Capture 396.2 Bulk importing 436.3 Types of Document 436.4 E-mail Management 467 Referencing 478 Searching, Retrieval and Rendering 498.1 Search and Retrieval 498.2 Rendering: Displaying Records 528.3 Rendering: Printing 538.4 Rendering: Other 549 Administrative Functions 559.1 General Administration 559.2 Reporting 569.3 Changing, Deleting and Redacting Records 5710 Other Functionality 6110.1 Management of Non-electronic Records 6110.2 Hybrid File Retention and Disposal 6210.3 Document Management 6310.4 Workflow 6510.5 Electronic signatures 6810.6 Encryption 6910.7 Electronic Watermarks etc. 7010.8 Interoperability and Openness 7011 Non-Functional Requirements 7211.1 Ease of Use 7311.2 Performance and Scalability 7511.3 System Availability 7711.4 Technical Standards 7811.5 Legislative and Regulatory Requirements 7911.6 Outsourcing and Third Party Management of Data 8011.7 Long Term Preservation and Technology Obsolescence 8280
12 Metadata Requirements 8712.1 Principles 8712.2 Organisation of the Remainder of this Chapter 9112.3 Classification Scheme Metadata Elements 9312.4 Class and File Metadata Elements 9312.5 Metadata Elements for File or File Volume 9512.6 Volume Metadata Elements 9612.7 Record Metadata Elements 9612.8 Record Extract Metadata Elements 9912.9 User Metadata Elements 9912.10 Role Metadata Elements 10012.11 Customisation Notes for Metadata Requirements 10013 Reference Model 10213.1 Glossary 10213.2 Entity-Relationship Model 10813.3 Entity-Relationship Diagram Narrative 11113.4 Access Control Model 113ANNEXES 116Annex 1 - Reference Publications 117Annex 2 - Development of this Specification 118Annex 3 - Use of this Specification in Electronic Form 120Annex 4 - Acknowledgements 121Project Team 121Validation Organisations 122Trademarks 122Annex 5 - Correspondence to Other Models 123Correspondence to Dublin Core Metadata Model 123Correspondence to Pittsburgh metadata model 124Annex 6 - Date Processing 126Annex 7 – Standards and Other Guidelines 127Standards 127Other Guidelines 127Accessibility Guidelines 128Long Term Preservation Guidelines 12881
PRO Functional requirements for electronic records management systemsPart I: Statement of RequirementsContentsIntroduction........................................... 5Section A: Core requirements .......................... 11Rationale for section A1: Record organisation and fileplan structure ......... 142 : Declaration and sustainability..................... 183 : Retention and disposal............................. 23Section B : Additional requirements ................... 31Rationale for section B4 : Access management ................................. 345 : Audit and authentication........................... 396 : Hybrid folder management .......................... 43Section C : Supporting system requirements .......... 47Rationale for section C7 : Document management facilities .................... 498 : Advanced search and retrieval ..................... 509 : Bulk import ...................................... 51Section D : Informative system requirements ........... 53Rationale for section D10 : Non-functional requirements ...................... 5311: Technical standards ............................... 5612: Documentation, consultancy and training ........... 58Part II: Reference DocumentContentsINTRODUCTION .......................................... 51. GLOSSARY OF TERMS .................................. 72. RECORDS MANAGEMENT ENTITY-RELATIONSHIPS .............11COMMENTARY ON ENTITY-RELATIONSHIPS......................123. ELECTRONIC FOLDER ENTITY LIFE HISTORY ...............15ELECTRONIC FOLDER ENTITY LIFE HISTORY COMMENTARY........184. EXAMPLE DISPOSAL SCHEDULES ..........................215. ELECTRONIC RECORD ENTITY LIFE HISTORY................23ELECTRONIC RECORD ENTITY LIFE HISTORY COMMENTARY .......246. SECURITY AND ACCESS MODELS...........................27CONTROLLING ACCESS TO RECORDS AND FOLDERS...............27CONTROLLING ACCESS TO FUNCTIONS.........................327. BASELINE METADATA ELEMENTS ARISING FROM REQUIREMENTS.35ELECTRONIC FOLDER METADATA ELEMENTS.....................36ELECTRONIC PART METADATA ELEMENTS ......................37ELECTRONIC RECORD METADATA ELEMENTS.....................37E-MAIL TRANSMISSION DATA MAPPING........................39USER METADATA ELEMENTS..................................3982
DoD 5015.2-STD: Design criteria standard for electronic records managementsoftware applications. REVISION 1 (May 2001)TABLE OF CONTENTSTABLE OF CONTENTSiiiREFERENCESvC1. CHAPTER 1 - GENERAL INFORMATION 1C1.1.PURPOSE 1C1.2.LIMITATIONS 1C2. CHAPTER 2 - MANDATORY REQUIREMENTS 3C2.1.GENERAL REQUIREMENTS 3C2.2.DETAILED REQUIREMENTS 3C3. CHAPTER 3 - NON-MANDATORY FEATURES 21C3.1.REQUIREMENTS DEFINED BY THE ACQUIRING OR USING ACTIVITY 21C3.2.OTHER USEFUL RMA FEATURES 22C4. CHAPTER 4 - MANAGEMENT OF CLASSIFIED RECORDS 25C4.1.REQUIREMENTS FOR RMAS SUPPORTING MANAGEMENT OF CLASSIFIED RECORDS 25C4.2.OPTIONAL SECURITY FEATURES 30AP1. APPENDIX 1 - DEFINITIONSAP183
NOARK-4: Norwegian recordk<strong>ee</strong>ping system. Version 4(English version 2000)CONTENTS1. INTRODUCTION 61.1 What is Noark-4? 61.2 The project work of Noark-4 71.3 The design of the report 101.3.1 Main structure 101.3.2 Form of description and terminology 111.4 Requirement structure of Noark-4 121.4.1 Formalized functional requirements 121.4.2 Modules, tables and attributes 131.4.3 Exchange and export formats 141.4.4 Summary of minimum requirements and possible combinations 142. FUNCTIONS AND CONTEXT OF THE RECORDKEEPING SYSTEM 162.1 How it relates to the recordk<strong>ee</strong>ping function of public administration 162.1.1 Laws, regulations and administrative provisions 162.1.2 Record contents: record documents, case documents 172.1.3 Quality control in the recordk<strong>ee</strong>ping function: involved parties androles 192.1.4 The position of Noark within the recordk<strong>ee</strong>ping function 202.2 How it relates to the executive function - SGK 202.2.1 Recordk<strong>ee</strong>ping and the executive function 202.2.2 Recordk<strong>ee</strong>ping and the executive function in general: Noark and SGK 212.2.3 Recordk<strong>ee</strong>ping and dedicated task systems 243. PRESENTATION OF NOARK-4 253.1 General description 253.1.1 Background and purpose 253.1.2 New functionality 253.1.3 Requirements for procedures and ways of working 263.1.4 Gradual implementation of new functions and procedures 273.2 Main structure of Noark-4 283.3 Main functional requirements 303.3.1 User interface 303.3.2 Registration functions 313.3.3 Searching 323.3.4 Technical design 333.3.5 Additional information 343.3.6 Simplicity 344. MODULE FOR REGISTRATION AND RECORDS MANAGEMENT 364.1 Purpose of module 364.2 Module design 364.2.1 The concept of case 384.2.2 Identifying case and registry entry 394.2.3 References and main structures in terms of case and registry entry 404.2.4 Splitting up and combining cases; moving documents 414.2.5 Document types 434.2.6 Sender and address<strong>ee</strong>; parts in a case 434.2.7 Functions for depreciation and completion of cases 454.2.8 Notes, logs and other additional information 474.2.9 Precedents 474.2.10 Disposal and preservation 484.2.11 Automated functions 504.2.12 Other functions 514.2.13 Linking up with other modules 524.3 Procedure requirements 534.3.1 Prodecures related to special functions 534.4 Essential tables in the module 544.5 Changes from Noark-3 and Koark 5484
5. MODULE FOR ELECTRONIC RECORDKEEPING 575.1 Purpose of module 575.2 Module design 585.2.1 How it relates to the records management module 585.2.2 Versions, variants and formats 585.2.3 Paper-based vs. electronic recordk<strong>ee</strong>ping 605.2.4 Module design 625.2.5 The electronic document storage 645.2.6 How it relates to SGK 655.3 Document formats 655.3.1 Production formats 655.3.2 Archival formats 665.3.3 Archival formats approved in Noark-4 675.3.4 Text only - ISO Latin-1 8859-1:1987 685.3.5 SGML (Standard Generalized Markup Language) - ISO 8879:1986 695.3.6 TIFF (Tagged Image File Format), version 6 695.3.7 PDF (Portable Document Format) 705.3.8 Exchange formats 705.4 Export and transfer of documents 715.5 Procedure requirements 735.5.1 What archive formats should be selected? 735.5.2 Gradual implementation of electronic recordk<strong>ee</strong>ping 735.5.3 Procedures regarding filing of documents 745.5.4 Converting into archival format 755.6 Essential tables in the module 755.7 Changes from Noark-3 and Koark 766. PROCESS MANAGEMENT AND DOCUMENT HANDLING 776.1 The handling process: work flow and document flow 776.1.1 Handling incoming documents 786.1.2 Handling internally produced documents 806.1.3 Electronic work flow and document flow 816.1.4 Communication via the Internet (web pages) 856.2 The process management functions of Noark 866.2.1 Process management for cases and case information 886.2.2 Process management for registering incoming documents 906.2.3 Process management for registering internally produced documents 926.2.4 Process management for electronic document production and electronicfiling 946.3 Process management as compared to SGK 976.4 Changes from Noark-3 and Koark 987. MODULE FOR ADMINISTRATIVE STRUCTURE AND RECORD STRUCTURE 997.1 Purpose of module 997.2 Module design 1007.2.1 Administrative structure 1007.2.2 Record structure 1017.2.3 Reference from the record structure to the records management module1057.2.4 Examples of physical/logical sorting of case documents 1057.3 Procedure requirements 1097.3.1 Centralized - decentralized registry 1097.3.2 Handling internal documents 1107.3.2.1 The concept of internal documents 1107.3.2.2 Procedures for handling internal documents 1117.3.3 Development of and changes to topic-based filing plans 1127.4 Essential tables in the module 1137.5 Changes from Noark-3 and Koark 1148. MODULE FOR ACCESS CONTROL AND USER MANAGEMENT 1158.1 Purpose of module 1158.2 Module design 1168.2.1 User management 1178.2.2 Managing write access 1188.2.2.1 Roles and associated rights 1188.2.2.2 Rights at various process stages in document processing 1218.2.3 Managing read access 1248.2.3.1 Scr<strong>ee</strong>ning functions in a Noark system 1258.2.3.2 Access codes and their statutory authority 12885
8.2.3.3 Scr<strong>ee</strong>ning of individual pieces of information and documents 1308.2.3.4 Temporary blocking of newly registered information 1338.2.3.5 Public access to information - public registry and access todocuments 1348.2.3.6 Time limits for scr<strong>ee</strong>ning through access codes 1368.3 Procedure requirements 1378.3.1 User-management procedures 1378.3.2 Procedures for managing write access 1378.3.3 Procedures for managing read access 1388.3.3.1 General 1388.3.3.2 Revoking temporary blocking 1388.3.3.3 Producing public registry 1398.3.3.4 Processing requests for access to case documents 1398.3.3.5 Registering time limits for scr<strong>ee</strong>ning - revoking access codes,downgrading 1408.4 Essential tables in the module 1408.5 Changes from Noark-3 and Koark 1419. MODULE FOR BOARD HANDLING 143Remains to be translated10. E-MAIL AND DIGITAL SIGNATURES 14410.1 Integration with electronic mail 14410.1.1 General 14410.1.2 Non-integrated use of e-mail 14610.1.3 Integrated use of e-mail 14710.1.3.1 Noark head 14710.1.3.2 Formalized functional requirements for the dispatch of e-mail 14810.1.3.3 Formalized functional requirements for registering received e-mail15010.2 Using digital signatures and encryption 15110.2.1 The uses of digital signatures in Noark 15110.2.2 Use in connection with dispatch and receipt 15110.2.3 Use in connection with filing 15210.2.4 Encryption 15210.2.5 Formalized functional requirements 15311. REPORTS 155Will not be translated12. PERIODIZATION, REMOTE STORAGE AND TRANSFER TO ARCHIVAL REPOSITORY 156Remains to be translated86