Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja ... - tud.ttu.ee

SISUKORDSISUKORD 11. SISSEJUHATUS 32. SÕNASELETUSED 43. RECORDS MANAGEMENT JA ASJAAJAMINE DIGITAALSETE DOKUMENTIDEGA 73.1 Records management 73.2 Electronic records management (ERM) 93.3 Records management tarkvara 114. TARKVARA DIGITAALSETE DOKUMENTIDE JA DIGITAALSETE ARHIVAALIDEHALDAMISEKS — MIS NEID ERISTAB? 124.1 EDMS vs. ERMS 124.2 Record keeping systems 155. RECORDS MANAGEMENT STANDARDISEERIMINE — RAHVUSVAHELISED TRENDID 165.1 AS 4390-1996: Records Management 185.2 ISO/DIS 15489: Information and documentation — Records management 225.3 MoReq Specification: Model Requirements for the Management ofElectronic Records 245.4 Public Record Office Functional requirements for electronic records managementsystems 275.5 DoD 5015.2-STD: Design criteria standard for electronic records managementsoftware applications 305.6 NOARK-4 standard 326. ANALÜÜS 346.1 Mis on asjaajamise standardiseerimise eesmärk? 346.2 Mis on standardite reguleerimise objektiks? 356.3 Mis on reguleerimise vahendiks? 376.4 Kuidas standardeid võrrelda? 396.5 Dokumendi elukäik 406.6 Planeerimine 446.7 Loomine ja saamine, ehk asjaajamisse haaramine 466.8 Registreerimine 486.9 Liigitamine 496.10 Indekseerimine 506.11 Säilitustähtaja määramine 516.12 Kasutamine 526.13 Hävitamine 546.14 Säilitamine 556.15 Standardid ja dokumendi elukäik — kokkuvõtteks 576.16 Süsteemi mudeli selgitus 591

6.17 Asjaajamissüsteemi juurutamise juhend 616.18 Hübriidtoimikute haldamine 626.19 Asjaajamissüsteemide tehnilised nõudmised 636.20 Süsteemi kasutamise lihtsus 646.21 Nõudmistele vastavuse paindlikkus 656.22 Kellele on standardid suunatud? 677. JÄRELDUSED 698. LÕPPSÕNA 729. KASUTATUD KIRJANDUS 7310. WWW VIITED 7511. LISA: VAADELDUD MUDELITE SISUKORRAD 772

1. SISSEJUHATUSÜha rohkem asutusi ja organisatsioone on juurutamas tarkvara haldamaks niipaber- kui digitaaldokumente. Tarkvaraturul on leida mitmeid, üksteisestsuhteliselt erineva funktsionaalsusega tooteid, mille vahel asutustel valida tuleb,kui nad ei ole dokumentide haldamise tarkvara ise välja töötamas. Millisttarkvarasüsteemi aga valida? Milline vastab kõige paremini asutuse võiorganisatsiooni vajadustele? Kas kõik saadaolevad tooted täidavad seadusega ettenähtud norme dokumentide loomiseks, haldamiseks ja säilimiseks? Neile japaljudele teistele taolistele küsimustele ei saa anda vastust ilma asutuses võiorganisatsioonis olemasoleva asjaajamissüsteemi ning juurutatava süsteemimudeli võrdleva analüüsita.Olukorras, kus teadmised asjaajamise, arhivaalide ja dokumentide haldamisekohta on vähe levinud ning puuduvad juhised ja standardid dokumentehaldavate süsteemide hindamiseks, muutuvad saadaolevate tarkvaralahendustesüsteemimudelid de facto asjaajamise standarditeks. 1Ilma asjaajamise- jaarhiivindusliku teooria poolse kontrollita, muutub reaalseks oht, et sellistesüsteemide juurutamisega ei täida asutuse või organisatsiooni poolt hallatavad jasäilitatavad dokumendid seadustega ette nähtud norme. Juurdepääsu võimaldavtehnoloogia ei asenda puudulikku asjaajamise mudelit, ega taga kodanike õigustavalikule informatsioonile ligi pääseda. 2Lahendus digitaalsete dokumentidehaldamise probleemidele ei peitu mitte tehnoloogias, vaid õigetes strateegiates.Üksnes korrektsete nõudmiste kehtestamine asjaajamise protseduuridele ningnende juurutamise strateegiate määratlemise kaudu saab võimalikukstehnoloogia reeglitekohane ja eesmärgipärane rakendamine. Üha kasvav vajadus‘off the shelf’ tarkvara järele, mis vastaks korrektse asjaajamise nõudmistele on ülemaailma olnud peamiseks motivatsiooniks taolisi nõudmisi täpselt sõnastadaning standarditena vormistada.Käesoleva raporti ülesandeks on vaadelda asjaajamise, ja eriti digitaalseteldokumentidel põhineva asjaajamise standardiseerimise kogemust maailmas.Selleks valiti välja viis erinevat asjaajamise standardit ja juhist: ISO ja Austraaliaametlikud asjaajamise standardid, Inglismaa ja Walesi Rahvusarhiivi juhised,Ameerika Ühendriikide Kaitseministeeriumi nõudmised asjaajamise süsteemidelening Norra rahvuslik asjaajamise standard. Võrreldes neid regulatsioone jõutakseraporti lõpus soovitusteni, milliseid neist oleks mõttekas arvestada Eesti omadigitaalse asjaajamise standardi väljatöötamisel.1 vrdl. I. Macfarlane, “Report of the DLM-Monitoring Committee and progress on functionalrequirements for electronic records management systems”, 2000, lk. 1412 C. Gränström, “Access in the Northern Countries “, 20013

2. SÕNASELETUSEDRaporti tekstis on kasutatud järgmisi termineid, mille konkreetne tähendus siinseskontekstis väärib lahti seletamist.Arhiiv – kasutatakse selle sõna kahes tähenduses nagu need on antud Eestiarhiiviseaduse § 3 (kokkuvõtvalt): arhiiviasutus ja arhivaalide kogum.Arhivaalid – see osa asutuse dokumentidest, mida iseloomustabsäilitamistähtaeg ja kuuluvus sarja. Antud raportis kasutatakse ‘arhivaali’veidi laiemas tähenduses kui seda teeb Eesti arhiiviseaduse definitsioon 3 japeamiselt vastena ingliskeelsele records ja saksakeelsele die Unterlagen. (vt. kaptk. 6.2)Dokument – käesolevas raportis on lähtutud Eesti arhiiviseadusedefinitsioonist (§ 4 (1)): “mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis onloodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm jastruktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks”. Kuigi tihtidefineeritakse dokumenti kui ‘mistahes jäädvustatud informatsioon’, onantud raportis vaatluse all dokumendid, mis on asutuse asjaajamises.Käsitletava teema kontekstis on oluline eristada mõisteid ‘dokument’ ja ‘arhivaal’— esimene neist on üldisem, teine sisuliselt teatav dokumentide alahulk, milleleesitatakse täiendavaid nõudmisi. Kõik arhivaalid on seega dokumendid, kuidmitte kõik dokumendid ei saa arhivaalideks. (vt. eelmine definitsioon; vrdl. ptk.6.2)Digitaaldokument – dokument, mida saab arvuti abil kasutada, edastada jatöödelda. Kuigi igapäevakeelekasutuses on levinud sõnaühend‘elektrooniline dokument’ (ingl. k. electronic document, electronic records), ontehnilisest vaatepunktist võimalik eristada ‘digitaaldokumenti’ ja‘elektroonilist dokumenti’: digitaalset informatsiooni saab põhimõtteliseltesitada ka mitte-elektroonilises vormis (nt. optiliste tehnikatega või kanullide ja ühtedena paberil), samas kui mitte kõik elektroonilineinformatsioon ei ole tingimata digitaalne. Varem on samas tähenduseskasutatud ka sõnaühendit ‘masinloetavad dokumendid’ (ingl. k. machinereadabledocuments, pr. k. données lisibles par machine, sks. k. maschienlesbareUnterlagen, jne.).Digitaalne arhivaal – arhivaal, mis on kas loodud või mida säilitataksedigitaalsel kujul.3 “§ 4 (2): Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse temaväärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule.”4

Dokumendi elukäik – sõnaleiutis vastena ingliskeelsele document life-cycle (karecords life-cycle), mis võiks soovi korral eestinduda ka kui ‘dokumendielutsükkel’. Hõlmab dokumenti ja sellega teostatavaid protseduure selle‘sünnist surmani’. (vt. ptk. 6.5)Metadata – üldine termin tähistamaks dokumendi kohta käivat kirjeldavatinformatsiooni. See võib olla nii tehnilist laadi, kirjeldades näiteksdokumendi loonud arvutisüsteemi ja selle failivormingut, või arhiivinduslik,sisaldades infot dokumendi provenientsi, kasutamise ja sisu kohta.Vorming – infotehnoloogide poolt juurutatud ja eelistatud ‘formaat’ asemel: nt.‘faili vorming’ (ingl. k. file format). 4Asjaajamine – antud raporti raames kasutatakse ‘asjaajamist’ vastenaingliskeelsele records management ja sisuliselt tähenduses ‘arhivaalidehaldamine’. Arhivaalide haldamine erineb dokumendihaldusest (vt.järgmine; vrdl. ‘dokument’, ‘arhivaal’ eespool) kõrgendatud nõudmistepoolest kirjeldamisele, turvalisusele ja pikaajalisele kasutatavusele.Asjaajamise eesmärgiks on seega teostada kontrolli organisatsiooni loodudvõi saadud arhivaalide üle terve nende elukäigu jooksul (vt. ptk. 3, 4).Dokumendihaldus – üks informatsiooni haldamise viise. Organisatsioonid onenamasti valinud neile vajaliku informatsiooni jäädvustamiseks,haldamiseks ja kasutamiseks dokumendi kuju. Rakenduslike protsessidekogum, mis neid tegevusi efektiivselt läbi viia aitab, on dokumendihaldus(ingl. k. document management).Digitaalsete arhivaalide halduse süsteem – electronic records management system(ERMS), on tarkvarasüsteem digitaalsete arhivaalide haldamiseks, ehktarkvarakeskkond, mis võimaldab rakendada records managementfunktsioone digitaalsetele dokumentidele.Märkus: sõna ‘süsteem’ all on Euroopas traditsiooniliselt mõeldud tarkvara,‘infosüsteemi’, kuid viimasel ajal on üha rohkem kasutusse tulnud, algselt PõhjaAmeerikas kasutusel olnud, aga sealt edasi levimas, ‘süsteemi’ laiem definitsioon.Selles teises tähenduses hõlmab ‘süsteem’ peale tarkvara või mudeli kastrateegiaid ja inimesi, kes tarkvara kasutavad, selle väljatöötajaid ja töötlejaid. 5Termini ‘asjaajamissüsteem’ kasutus käesolevas raportis on mõneti ambivalentne,vaheldudes nende kahe määratluse vahel: näiteks võib ‘asjaajamissüsteem’ olla niiteoreetiline asutuse asjaajamise mudel, kui ka konkreetne, töösse juurutatud arhivaalihaldusesüsteemitarkvara. Uue sõnakasutuse leiutamise asemel on eeldatud,et kontekst võimaldab lugejal mõista, millises tähenduses ‘süsteem’ on kasutatud.Võimaluse korral on arvutisüsteemide puhul lisatud ‘tarkvarasüsteem’,‘automatiseeritud süsteem’ või ‘… süsteemi tarkvara’. (vt. ka ptk. 6.3)4 vt. “Arvutikasutaja sõnastik” (ee.www.ee/AKS/): “vorming – {formaat} esitus-, struktureerimisjapaigutusviis, nt. teksti asetus ja ilme dokumendis, andmete kuju ja paiknemine failis, […]”.5 vrdl. AS 4390.1: “Information systems — organized collections of hardware, software, supplies,policies, procedures and people, which store, process and provide access to information.”5

Dokumendihalduse süsteem – electronic document management system (EDMS),on automatiseeritud digitaalsete dokumentide loomise ja haldamisetarkvarasüsteem. EDMS erineb ERMS’ist selle poolest, et tegeleb üksikutedokumentide ja nende sisu haldamisega, mitte arhivaalide ja arhivaalidekogumite üle kontrolli haldamisega. Samas on paljud EDMS’ide tootjad omasüsteem täiendamas RM vahenditega, nõnda, et need oleksid vastavuseserinevates riikides välja antud funktsionaalsete nõudmistega (vt. ka ptk. 4).Teabehalduse süsteem – knowledge management system (KMS). Asjaajamisesüsteemid (ERMS) on alles hiljaaegu kerkinud dokumendihaldusesüsteemide (EDMS) kõrvale kui arvestatav tarkvaraturu osa. Neid kahtekombineeritult, koos mõningate lisafunktsioonidega, nimetatakse kateabehalduse süsteemideks.Mõningaid täpsustusi ning seletusi terminitele leidub ka peatükis 6.6

3. RECORDS MANAGEMENT JA ASJAAJAMINE DIGITAALSETEDOKUMENTIDEGAIga organisatsioon loob ja kasutab oma tegevuse käigus informatsiooni, misreeglina on jäädvustatud dokumentidena. Teatavat osa organisatsioonidokumentidest säilitatakse lühema või pikema perioodi jooksul, kuna neid onvaja kas organisatsiooni enda igapäevatöös või seetõttu, et need tõendavad (ningühtlasi dokumenteerivad) organisatsiooni tegevusi ja otsustusi. Selliseiddokumente nimetatakse arhivaalideks (ingl. k. record, sks. k. die Unterlagen) jaorganisatsioonides on nende korrektseks loomiseks, kogumiseks, korrastamiseksja säilitamiseks paika pandud asjaajamise reeglid. Asjaajamise korralduse jaarhivaalide haldamise jaoks on inglise keeles koondterminina kasutusel recordsmanagement (RM), millele seni paraku täpne eestikeelne vaste puudub. 63.1 Records managementRecords management sisaldab ingliskeelsena võtmesõna management, mis eestikeelde panduna kahestub organisatsioonide puhul ‘juhtimiseks’ (nt. businessmanagement = ‘ärijuhtimine’), kuid dokumentide puhul ‘haldamiseks’ (nt.document management = ‘dokumendihaldus’). Mõlema käsitluse puhul jääb agasiiski samaks tegevuse eesmärk: kontrolli saavutamine ja hoidmine millegi üle.Sellesama funktsiooni kaudu — organisatsiooni arhivaalide üle kontrolliomamine — on esitatud ka enamus records management’i definitsioone:“... the management of any information in reproducible form that isrequired for conducting business”(Penn et al. 1994)“... the systematic control, organisation, access to and protection of anorganisation’s information, from its creation, through its use, to itspermanent retention or legal destruction”(Records Management Society of Britain)“… a practice which allows the organisation to gain the greatest efficiencyand effectiveness from its information resources in an economical way, bythe development of strategic processes and procedures to handle thatinformation”(Philip Jones 1994)“… the discipline and organizational function of managing records to meetoperational business needs, accountability requirements and communityexpectations”(AS 4390.1-1996)6 Seetõttu kasutatakse järgnevas ingliskeelset terminit ja selle lühendit RM sünonüüminaeestikeelsele ‘asjaajamine’ (vt. ka ptk 2; 6.3).7

3.2 Electronic records management (ERM)Records managementi funktsioon ja mõiste ei ole uued. Teise Maailmasõja perioodillogistiliste operatsioonide avardumise käigus tohutult kasvanud dokumentidehulk ja nende kasutamise vajadus said määravaks records managementiesiletõusuks iseseisva erialana Ameerika Ühendriikides. Pikka aega enne sedakehtinud peamine arhivaalide haldamise põhimõte ‘keep track of it all’, saitugevama teoreetilise raamistiku ning täienes dokumente selekteerivate jahindavate funktsioonidega. Järgmine suur informatsiooni plahvatuslik kasvulainetekkis arvutite kasutuselevõtuga asutuste administreerimises, mis on ühelt poolttõstnud records managementi rolli, aga teiselt poolt seadnud selle valdkonna etteterve hulga uusi probleeme ja ülesandeid.Kui aastakümneid oli asjaajamise korraldamise jaoks organisatsioonides palgalspetsiaalkoolitusega records manager’id, siis koos infoajastu saabumisega on üharohkem töötajaid igapäevaselt täitmas RM funktsioone, tihti seda ise teadmata.See tõstatab üha teravamalt korrektsete asjaajamise reeglite kehtestamise jatäitmise probleemi ning vajaduse kontrollida juurdepääsu arhivaalidele.Digitaalsel ajastul on organisatsioonide vajadus oma informatsiooni kontrollimisejärele kasvanud, kuna:• informatsiooni luuakse rohkem;• vajadus informatsiooni järele on kasvanud;• vajadus informatsioonile kiiresti ja efektiivselt ligi pääseda on kasvanud;• digitaaldokumendi puhul ei ole dokumendi sisu ja selle kandja füüsiliseltseotud, mistõttu dokumendi täpse identifitseerimise ja määratlemisevajadus on kasvanud.Samal ajal on, paljuski tänu arvutitehnoloogiale, täheldatav trend asjaajamisestandardiseerumisele ja informatsiooni kontrollimise funktsioonideühtlustamisele nii erinevate organisatsioonitüüpide kui ka rahvusvaheliseltasandil.Digitaalsete dokumentide kasutuselevõtt on tingitud muutustest ja samas isetinginud muutusi kolmes valdkonnas, mis omavahel koos töötavad:• Infotehnoloogia uuenemine — nagu näiteks kiiresti üldise tunnustusesaavutanud elektronpost.• Organisatsiooniline muutumine — tänu arvutite, Interneti protokollide jaworld wide web’i laiale levikule on juurdepääs informatsioonileorganisatsioonide ametihierarhia tasemete vahel homogeniseerunud.• Juriidilised võimalused — uute regulatsioonide ja standardite näol.Records management’i teooria hõlmab kõiki kolme valdkonda ja peegeldab omaarengus muutusi neis, eriti viimase kümnendi jooksul. Liikudes ‘paberivabakontori’ poole, on asjaajamissüsteemid oma sisult arenenud andmetöötluseltrohkem dokumendi-keskseks, teostavad paremat kontrolli dokumentidesäilitamise ja hävitamise üle, haldavad füüsiliste objektide asemel9

3.3 Records management tarkvaraRecords management kui distsipliini arenedes ja standardiseerudes oninfotehnoloogiatööstus hakanud välja töötama tarkvara selle jaoks. Esimesedautomatiseeritud süsteemid ilmusid turule 1980ndate alguses ja olid abikspeamiselt paberdokumentide loetelude koostamisel, hävitamisaktidekontrollimisel, arhivaalide asukoha kindlaksmääramisel ja hoidlaruumihaldamisel. Nüüdseks on tegemist täisautomaatsete süsteemidega, mis haldavadnii paber- kui digitaalseid dokumente terve nende elukäigu jooksul javõimaldavad suurel ringil kasutajatel liigitada dokumente sarjadesse ja neidkirjeldada.Kuni viimase ajani oli RM tarkvara suunatud väga kitsale ringile kasutajatele:väljaõppinud records manager’id, kes üldjuhul teadsid, mida nad teevad ja millejaoks taolist tarkvara kasutavad. See tingis suhtelise kasutaja-ebasõbralikkusening vähese ühilduvuse muu asutustes kasutusel oleva tarkvaraga. 11Seosesigapäevaste kasutajate ringi laienemisega on trendid muutunud ja moodsadtarkvarasüsteemid pakuvad kasutajasõbralikke kontrollimehhanisme ningjuurdepääsu nii dokumentidele kui nende sisule.Selles viimases aspektis on esile kerkinud elektroonilised dokumendihaldusesüsteemid (ingl. k. electronic document management systems (EDMS)), millel onreeglina palju informatsiooni efektiivset otsimist ja loomist pakkuvaid omadusi jakasutusvõimalusi, kuid olulise puudujäägina ei paku dokumendihaldusesüsteemid kõiki neid funktsionaalsusi, mis on vajalikud arhivaalide haldamiseks.11 Doculabs, “Special Report on Records Management Systems”, 1998, lk. 611

4. TARKVARA DIGITAALSETE DOKUMENTIDE JA DIGITAALSETEARHIVAALIDE HALDAMISEKS — MIS NEID ERISTAB?Nii dokumendihaldus kui arhivaalihaldus tegelevad põhimõtteliselt sama asjaga— dokumentide haldamisega. Vahe tegemine nende kahe mudeli vahel onteatavas mõttes kunstlik ja on esile kerkinud alles automatiseeritud süsteemidesaabudes.Kõik asutused tegelevad dokumentidega — loovad, haldavad ja säilitavad neid.Vahendeid, s.h. tarkvara, mis asutusi selles töös abistavad, nimetataksekokkuvõtvalt dokumendihalduse süsteemideks. Süsteemid ja tarkvara, mistegelevad digitaalsete dokumentidega on elektroonilised dokumendihaldusesüsteemid (EDMS). Teatav osa iga asutuse dokumentidest on ühtlasi kaarhivaalid, mille korrektne loomine, kasutamine, haldamine ja säilitamine vajabulatuslikumat ja tugevamat kontrolli kui traditsiooniline dokumendihalduspakub. Eelkõige eeldab see asutuse ulatuses, keskselt paika pandud ja kehtestatudasjaajamise reegleid, mis tagaksid asutusele vajalike ja seadustega ette nähtuddokumentide (arhivaalide) säilimise.Kuna valdav enamus dokumendihalduse tarkvarapakette ei ole pakkunudselliseid võimalusi piisaval tasemel, siis eristatakse nende kõrval asjaajamise ehkarhivaalide haldamise süsteeme (RMS ja ERMS). Kuigi trendid tarkvaraturul onneid kahte viimase kolme aasta jooksul lähendanud — EDMSid on endale lisamasRM funktsioone ja ERMS on muutumas paindlikumaks dokumentide sisulejuurdepääsu tagamisel — on taoline vahetegemine endiselt jõus ja aktuaalne.4.1 EDMS vs. ERMSPäevakorral olev probleem seisneb selles, et EDM süsteeme on turul rohkem javõimalik, et dokumentide mitmekesisusest ja hulgast tulenevalt ka vajadus nendejärele on suurem; samal ajal ei teadvusta organisatsioonid endale alati, et pealeindividuaalsete digitaalsete dokumentide on neil vaja hallata ka arhivaale janende kogumeid. Ehk teisisõnu, asutustel on alati vaja mõlemat — nii EDM kuiERM süsteeme. 12Järgnevad raporti peatükid räägivad arhivaalide haldamise süsteemidest (RMS),nende mudelitest ja nõudmistest neile. On äärmiselt oluline tähele panna, et needmudelid kehtivad eelkõige asutuse arhivaalide kohta. Kuigi neis sisaldub kaprintsiipe, mis kehtivad samahästi mistahes dokumentide haldamiseks,mudelleerivad need süsteemid protsesse, mida asutused peavad juurutamatagamaks autentseid ja kasutatavaid arhivaale. Dokumentide ja nende sisuhaldamisega tegelevate süsteemide (DMS) mudelid on reeglina üles ehitatudteistest printsiipidest lähtuvalt — nt. üksikute dokumentidega tegelemine12 PRO, “Management and Appraisal of Electronic Records”, 1998, lk. 3412

dokumentide kogumi või sarja asemel — ja ei pruugi sisaldada funktsioone, mison vajalikud arhivaalide korrektseks haldamiseks. Ja vastupidi, RMS ei oletavaliselt piisavalt võimsad, et rahuldada organisatsiooni informatsioonihaldamise vajadusi selle dokumentide kaudu, nagu seda teevad EDMS’id.EDMS puudustena võrreldes ERMSga nähakse järgmisi aspekte:"Most document management products lack the following critical recordsmanagement capabilities:• Some method of declaration – a mechanism to define whether or not adocument is a record.• The ability to perform formal retention and disposition (destruction) ofrecords based on their classification.• The ability to track and control documents that are outside the system(such as on paper).• The ability to faultlessly track the location of all records, so that they maybe located and destroyed according to the required retention schedule". 13Erinevusi nende kahe tarkvarasüsteemi tüübi vahel võib välja tuua veelgi: 14EDMSERMSSoodustab operatiivset kasutamistLubab dokumente muuta ja/võinende mitmeid versiooneVõib lubada dokumendi kustutamistIndekseerib üksikuid dokumenteVõib sisaldada kasutaja määratuddokumentide salvestamise struktuuriLähtub kasutamise vajadustestHaldab üksikuid objekteVõib sisaldada säilitamise perioodimääramistSuunatud igapäevase infovajaduserahuldamiseksTeostab administratiivset kontrolliKaitseb arhivaale nende muutmiseeestEi luba arhivaale kustutada, väljaarvatud kontrollitud tingimustesPaigutab arhivaalid sarjadessePeab sisaldama kindlaksmääratuddokumentide loetelu struktuuriLähtub seaduste nõudmistestHaldab sarjuTabel 1. EDMS ja ERMS omaduste võrdlus.Peab sisaldama säilitamistähtaegaderanget järgimistPeaeesmärgiks on dokumentatsioonipikaajalise säilimise tagamineTurule ilmuvad EDM ja ERM hübriidsüsteemid tõstatavad veelgi teravamaltvajaduse teadvustada, millised asutuse asjaajamise funktsioonid juurutatavtarkvarasüsteem peab katma.13 Doculabs, “Special Report on Records Management Systems”, 1998, lk. 714 MoReq, ptk. 10.3; B. Wiggins, “Effective Document Management”, 2000, lk. 66; PRO,“Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records. Volume 2: Procedures”, 1999,lk. 107-108 põhjal.13

Elektroonilise dokumendihalduse eesmärgiks on aidata asutusel omainformatsiooni paremini ära kasutada, pakkudes kiiremat juurdepääsusalvestatud infole ning informatsiooni ühiskasutust kas erinevate osakondade võitöörühmade vahel. EDM teenib asutuse lühiajalisi eesmärke, ehk olukordi, kusõiget informatsiooni on vaja kiiresti. Tüüpilised nõudmised digitaalseteledokumendihalduse süsteemidele on järgmised: 15• Digitaalsete dokumentide loomise ja haldamise võimalus:a) rakendustarkvara pakettidest (nt. MS Word);b) paberdokumentide skaneeritud piltidest;c) väljastpoolt asutust saabunud digitaaldokumentidest.• Salvestamine ja indekseerimine dokumendi tasandil.• Dokumendi otsing ja kuvamine.• Juurdepääsu kontroll ja turvasüsteem.• Off-line säilitamine aktiivsest kasutusest väljunud dokumentide jaoks.• Ühilduvus asutuse tööprotsessidega (nt. workflow, personaliarvestus).• Versioonikontroll.• Kontrolljälg (ingl. k. audit trail) muudatuste kohta dokumendis.• Levinumate dokumenditüüpide kirjeldused ja maskid.• Ühilduvus pilditöötlusprogrammidega, nn. Document Image Processing(DIP).Arhivaalide haldamise süsteemide peamiseks eesmärgiks on tagada arhivaaliterviklikkus ja autentsus. Süsteemi ülesandeks on arhivaalid registreerida ningjälgida, et muudatuste tegemisel uus dokumendi versioon oleks autentne ningmuudatused oleksid salvestatud (tavaliselt kontrolljälje kaudu). ERMrakendatakse nendele dokumentidele, mida asutusel on vaja ka pikema ajamöödudes. Nõudmised ERM süsteemidele on järgnevad:• Dokumentide loetelu rakendamise võimalus.• Võimalus süsteemi haarata arhivaalina ka elektronpost.• Dokumentidele säilitustähtaja määramise võimalus.• Arhivaalide tüüpide kirjeldused ja maskid (tavaliselt sisaldavadstruktuuri ja vormi kirjeldusi).• Versioonikontroll (autentsuse tagamise eesmärgil).• Kontrolljälg (audit trail) muudatuste kohta arhivaalis.• Vahendid arhivaalide asukoha määramiseks ja haldamiseks.• Vahendid arhivaalide hindamiseks.• Turvaline salvestus ja säilitamine.• Juurdepääsu kontroll ja turvasüsteem.• Võimalus dokumente hävitada vastavalt hävitamisaktile.• Soovitavalt ühilduvus avalikku arhiivi üleandmise mooduliga.15 vrdl. PRO, “Management and Appraisal of Electronic Records”, 1998, lk. 21-2214

Üha rohkem EDM süsteemide omadusi on üle võetud operatsioonisüsteemidesseja kontoripakettidesse, mistõttu paljud organisatsioonid on loobunudspetsiaalsete EDMS hankimisest. See on “kahjustanud“ ka records managementfunktsioonide positsiooni, kuna dokumentide igapäevane haldamine on ühasuurema hulga kasutajate käes ning asjaajamisprotsesside professionaalnehaldamine seega keerukam. Enamus organisatsioone vajab seega kahtlematultmõlemat tüüpi informatsiooni haldamist: nii dokumentide kui arhivaalidehaldamise süsteeme ja tarkvara. Funktsionaalselt avaramad ERM süsteemidhõlmavad dokumendihalduse põhifunktsioone, hoides need kaks mudelit lahuskasutaja juurdepääsu tasandil. Kuid taolisi hübriidsüsteeme on seni veel vägavähe ja praktilises kasutuses on seni levinum dokumendihalduse tarkvara.4.2 Record keeping systemsMõnikord eristatakse asjaajamises aktiivset ja pool-aktiivset perioodi või etappi.Samuti mõnevõrra kunstlikult on sellest jaotusest lähtuvalt hakatud eristamarecords management süsteeme, record keeping süsteeme ja archives managementsüsteeme. Selles hierarhias tegeleb RMS ainult dokumentide loomise jahaldamisega aktiivses asjaajamises; record keeping system hõlmab lisaks sellele kadokumentide poolaktiivset etappi, ehk dokumentide arhiveerimist ja säilitamistasutuses. Arhiveerimise all mõistetakse seejuures dokumentide aktiivsestasjaajamisest ‘välja võtmist’ ja säilitamiseks ‘kõrvale panemist’ millega võib, agaei pruugi, kaasneda arhivaalide hindamine. Arhiivihaldamise süsteemi (archivesmanagement system) all mõeldakse mõnikord tervet dokumendi elukäiku hõlmavatsüsteemi, mis peale eespoolloetletud tegevuste sisaldavad ka avalikke arhivaalekoguvale asutusele üle andmist ja arhiivi kui terviku haldamist.Selline etappide eristamine ei ole, paraku, aga kuidagi fikseeritud ega kokkulepitud. Eriti suuri erinevusi võib täheldada mõiste ‘record keeping system’määratlustes, 16 mis näib eelkõige sõltuvat kohaliku asjaajamise traditsioonist (vt.ka ptk. 6.3). Ingliskeelses traditsioonis näiteks on records management laiem jateoreetilisem valdkond kui record keeping, mille all mõistetakse kõiki praktilisitegevusi, mida arhivaalide haldamisel teha tuleb, samal ajal kui enamusEuroopast kasutab neid termineid täpselt vastupidises tähenduses. Seetõttu tulebnende terminite kasutamisel ettevaatlik olla ning alati välja selgitada nendetäpsed definitsioonid. Järgnevas on mõistet ERMS kasutatud hõlmavana niiaktiivset asjaajamist kui ka säilitamist asutuses (s.o. pool-aktiivset perioodi).16 vt. P. Horsman, “Digitaal Archiveren. Het Recordkeeping System als kader voor het beheer vandigitale archiefbescheiden”, 199815

5. RECORDS MANAGEMENT STANDARDISEERIMINE —RAHVUSVAHELISED TRENDIDÜha valjuhäälsematest dokumendi- ja teabehalduse tarkvaramüügikampaaniatest kostub aeg-ajalt väide, et records management on ‘minevikuasi’ ja tegeleb vaid paberdokumentidega ja et moodne tarkvara rahuldab kõikiorganisatsiooni info-vajadusi, muutes asjaajamise mured olematuks. Iga firma võiasutuse asjaajaja, kelle abi on uute süsteemide juurutamisel alati siiski vaja,kinnitab vastupidist. Asjaajamine (records management) on see valdkond, mis peabandma vastuse küsimustele organisatsiooni nii paber- kui digitaalsetedokumentide haldamise ja selle korrektsuse kohta. Tänu tehnoloogia arenguleseisavad asjaajajad üle maailma samade probleemide ees: kuidas integreeridauusi süsteeme olemasolevatega, kuidas hallata samaaegselt nii paber- kuidigitaalseid dokumente, kuidas ühitada omavahel organisatsioonidokumendihalduse, workflow ja arhivaalihalduse süsteeme ja tarkvara, millistelenõudmistele peavad uued, juurutatavad süsteemid vastama. Neile väljakutsetelevastamiseks on asjaajajad ja arhivaarid mitmel pool maailmas asunudstandardiseerima tüüpilisemaid asjaajamise protsesse.Miks asjaajamist standardiseerida?Arenev tehnoloogia tõstab lõpp-kasutajate ootusi ja vajadusi informatsiooniefektiivseks ja kiireks haldamiseks. See on kaasa toonud uued nõudmised, aga kauued võimalused arhivaalide haldamise jaoks. Samas rahuldavad kohalikud jaspetsiifilised üksiklahendused asjaajamise jaoks reeglina üksnes kas mõne grupi,ametkonna või organisatsiooni liigi vajadusi. Seadmaks üldkehtivaid nõudmisidokumentide usaldusväärsusele, autentsusele, terviklikkusele ningkasutatavusele ongi hakatud asjaajamist rahvusvaheliselt standardiseerima. Sellealuseks on idee, et arhivaalide dokumenteeriv funktsioon ning nende kasutusasjaajamises on universaalne ega sõltu otseselt neid loova ja haldavaorganisatsiooni tüübist või selle tegevuse eesmärgist. Records managementprotsesside standardiseerimine tagab kõigi arhivaalide kaitse ja vajalikutähelepanu neile ning efektiivse juurdepääsu neis sisalduvale informatsioonile janende tõestusväärtusele standardiseeritud protseduuride kaudu. 17Paljudes riikides ja ka rahvusvaheliselt on olemas standardeid, mis reguleerivadüksikuid asjaajamise protsesse ja osi (nt. magnetandmekandjate hoiutingimused,dokumentide registreerimine, kirjeldamine, jne.). Asjaajamist tervikuna ei olnudkuni viimase ajani püütud ühtsete ettekirjutustega haarata. Ajalooliselt onesimene riik, kus asjaajamist kui tervikut on õnnestunud reguleerida, sõltumataorganisatsiooni tüübist ja sektorist, kuhu see kuulub, Austraalia. Sellest kasvasvälja rahvusvahelise asjaajamise standardi idee, mis lähikuudel peaks jõustumaISO standardina. Nende arengute kõrval on suuremat tähelepanu hakatudosutama digitaalsetel dokumentidel põhinevale asjaajamisele ja süsteemidele,17 ISO/DIS 15489, lk. vi16

mille üldistamise näiteks on Euroopa Komisjoni poolt toetatav MoReq standard.Asjaajamise süsteemide reguleerimisele on asutud ka rahvuslikel jaametkondlikel tasanditel. Järgnevas ülevaates analüüsitakse kolme sellist:Inglismaa ja Walesi Rahvusarhiivi juhised ja nõudmised elektroonilisteasjaajamissüsteemide juurutamiseks, Ameerika Ühendriikide Kaitseministeeriumifunktsionaalsed nõudmised elektroonilistele asjaajamissüsteemidele ning Norrarahvuslikku asjaajamise standard NOARK-4.17

5.1 AS 4390-1996: Records ManagementAustraalia, kus records management on (erinevalt levinud Põhja-Ameerikatraditsioonist) alati tähendanud rohkemat, kui aktiivsest asjaajamisest väljunudtoimikute haldamist ja kus esimesed automatiseeritud arhivaalide haldamisesüsteemid tekkisid juba 1980ndate keskel, oli esimene riik maailmas, mis jõudisrahvusliku asjaajamise standardini.Standardi väljatöötamine1992. aastal pöördusid Austraalia Records Management Association (RMAA)rahvusliku standardi organisatsiooni — Standards Australia — pooleettepanekuga välja töötada rahvuslik asjaajamise standard. Selle tulemuselmoodustati samal aastal komisjon (Committee IT/21), mis hakkas standardit ettevalmistama. Komisjoni töös osalesid spetsialistid arhiiviasutustest,dokumendihaldusest, records manager'id, workflow asjatundjad, ametnikud,haritlased ja praktikud, riiklikust ja erasektorist. Kõigi nende erinevate gruppidekoostöö toimus moodulite kaupa erinevates ala-komiteedes.Standardi mustand ilmus 1995. aasta maikuus. Järgnenud avaliku arutelu käigussama aasta jooksul aktsepteeriti mustand nii asjaajajate kui arhivaaride poolt.Mõneti tagasihoidlikuks jäi erasektori ja tarkvaratööstuse arvamus. 18Standardilmus ametlikult kuueosalisena 1996. aasta veebruaris: 19AS 4390 Records ManagementAS 4390.1-1996 Part 1: GeneralAS 4390.2-1996 Part 2: ResponsibilitiesAS 4390.3-1996 Part 3: StrategiesAS 4390.4-1996 Part 4: ControlAS 4390.5-1996 Part 5: Appraisal and DisposalAS 4390.6-1996 Part 6: StorageStandardi sisuAustraalia asjaajamise standard on vabatahtlik — see ei kohusta asutusi omadokumente ja arhivaale mingil kindlal viisil haldama. Selle asemel eeldatakse, etasutused on ise teadlikud vajadusest oma dokumente seaduste kohaselt luua jasäilitada ning riskidest, mis sellega seotud on. Seetõttu nähakse standardi rolliorganisatsioonide aitamises nende asjaajamislike nõudmiste ja -vajadusteväljaselgitamisel ning strateegiliste lahenduste pakkumises. Standard võtabkokku hetke “parima praktika” dokumentide ja arhivaalide haldamisel ningüldistab seda protsesside ja nõudmiste tasandil.18 vt. D. Roberts, “The New Australian Records Management Standard”, 199719 vt. http://standards.com.au18

Standardi üldteoreetiline lähenemine jaguneb kolmeks:• Seada loomise ja kasutamise reþiime arhivaalide jaoks.• Väljendada strateegiaid konkreetsete asjaajamise tegevuste jaoks.• Identifitseerida pigem tulemusele orienteeritud protsessid, kui need, misüksnes järgivad jäigalt protseduure.Kuigi tegemist on asjaajamise standardiga, seotakse see tihedalt arhivaalidehaldamisega arhiivis ja tegemata eksplitsiitset vahet dokumentide aktiivse jamitte-aktiivse kasutuse etappide vahel. See lähenemine baseerub nn. järjekindlaelutsükli kontrolli printsiibil (ingl. k. records continuum), mis on standardisdefineeritud järgmiselt:'Records continuum covers the whole extent of a record's existence. Refersto a consistent and coherent regime of management processes from the timeof the creation of records (and before creation, in the design ofrecordkeeping systems) through to the preservation and use of records asarchives.'(AS 4390.1, 4.6)Dokumendi elukäigu mudelist lähtuvalt on standard jaotatud kuude ossa.Esimene osa, Üldisest, selgitab standardi vajadust, selle lähteprintsiipe ning esitablühikese kokkuvõte järgnevatest osadest. Pelgalt esimese osa põhjal ei saa siiskiadekvaatset asjaajamise süsteemi luua ega juurutada, nii et pärast sellegatutvumist tuleb endale hankida ka standardi ülejäänud viis moodulit.Teine osa, Vastutus, on eelkõige suunatud asutuste juhtidele, kelle ülesandeks onkehtestada asutuses asjaajamise kord, mis tagaks piisava ja autentsedokumentatsiooni loomise ja säilitamise. Eraldi on välja toodud süsteemiadministraatorite ja infosüsteemide haldajate vastutus; tüüpiline seaduslik taust,mis mõjutab asjaajamise reegleid; ning koolituse ja täiendõppe vajadused.Kolmas osa, Strateegiad, on standardi kõige mahukam moodul, kirjeldadesstrateegiaid, mida asutused peaksid rakendama, selleks, et luua korrektseid,täielikke ning autentseid dokumente. Võimalikele ohtudele ja probleemideleosutades juhendatakse asutuse tegevuse dokumenteerimise vajadusemääratlemist — milliseid dokumente ja arhivaale peaks asutus looma?Teise olulise elemendina sisaldab standardi see osa juhist asjaajamise süsteemi(recordkeeping system) väljatöötamiseks ja juurutamiseks. See protsess on jaotatudetappidesse, mida kirjeldatakse detailselt: disain, dokumenteerimine, koolitus,monitooring. Sellele lisandub erinevate äriprotsesside kirjeldusi, misdokumenteerimist vajavad (nt. nõupidamine, otsused, kirjavahetus, jne.) ningmõned põhitõed paber- ja digitaaldokumentidel baseeruvateregistreerimissüsteemide kohta. Lühidalt räägitakse ka dokumentide meediast —nõudmistest paberile ja digitaaldokumendi andmekandjatele ningfailivormingutele.19

Sellel moodulil on kokku kolm lisa:A. Asjaajamissüsteemi juurutamise näidisplaan.B. Ühelt asjaajamise süsteemilt teisele ülemineku näidisetapid.C. Asjaajamissüsteemi testimise ja hindamise vorm. See sisaldab põhilisinõudmisi ja omadusi, mis iga asjaajamissüsteemi puhul peavad täidetudolema.Lisade puhul on tegemist detailjuhenditega, mis toovad välja hädavajalikudetapid ja miinimumnõudmised, mis kehtivad asjaajamissüsteemide kohtauniversaalselt.Kui esimesed osad käsitlesid dokumentide loomist, siis standardi neljas osa,Kontroll, vaatleb reeglite kohaselt loodud dokumendi üle kontrolli teostamist:arhivaalide registreerimine, klassifitseerimine, indekseerimine, asukohamääramine — traditsioonilised records management valdkonnad, milles standardpalju uudset ei paku.Viienda osa, Hindamine ja hävitamine, peateemaks on arhivaalide hindamine, mispeab tagama piisava ja vajaliku hulga arhivaalide säilitamise ja määrama, kuikaua neid säilitada tuleb. Esitatud on detailne hindamisanalüüsi plaanetappidena. Ära on toodud ka mõned juhatused arhivaalide hävitamise viisidekohta.Märgatav on selle mooduli suunatus tarkvara väljatöötajatele ja juurutajatele,kelle läbi peavad piisavad kontrollimehhanismid süsteemidesse sisse ehitatudsaama.Viimane, kuues osa, Hoiustamine, kirjeldab kriitilisi aspekte arhivaalidehoiuruumide ja säilitamise keskkonna jaoks — peamiselt arhiivinduse praktikasttuntud mahus. Osutatakse ka võimalusele asutuse arhiivi hoiustamine teenusenavälja rentida ning antakse juhiseid arhivaalide kasutusvajaduse hindamiseks.Selle mooduliga käivad kaasas mõned tehnilisemat laadi lisad, mis toovad äraAustraalias kehtivaid nõudeid arhivaalide säilitamise ja hoiustamise jaoks.HinnanguidStandardis ei tehta spetsiaalselt vahet paber- ja digitaalsetel dokumentidel —pigem lähtutakse üldistest asjaajamise vajadustest, mis ei sõltu dokumentidesalvestusmeediast. Seetõttu ei ole olnud võimalik detailselt katta mitmeid olulisi,spetsiifiliselt digitaalsete dokumentidega seotud aspekte.Standardi tekst on üsna pikk ja keerukas, kuna asjaajamine on kompleksnevaldkond. Sellest hoolimata on mõeldud, et seda standardit saaksid kasutada katöötajad väiksemates organisatsioonides ja firmades, kellel ei ole spetsiaalsetrecords management ettevalmistust.20

Rahvusvahelisel tasandil rakendamiseks on seda standardit hinnatudvähepraktiliseks ja leitud, et teooria tasandil esitatud paljude nõudmiste kõrval onliiga vähe juhatusi, kuidas neid praktiliselt ellu viia. 20Standardi rakendamineAS 4390 esitab küll põhilised asjaajamissüsteemi väljatöötamise ja juurutamiseetapid, kuid seejuures detailidesse süvenemata. Ühtlustamaks riigivalitsusasutuste asjaajamist, töötas Austraalia Rahvusarhiiv koostöös Uus LõunaWalesi Regionaalarhiiviga välja eraldi juhendi asjaajamissüsteemiderakendamiseks — Designing and Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS). 21Esimene versioon sellest juhisest ilmus märtsis 2000 ja on ülesehitatudkolmeosalisena:• Rahvusarhiivi arusaamine asjaajamisest (record keeping).• Asjaajamise süsteemide väljatöötamise ja juurutamise üksikute etappideeesmärgid.• Detailsed abivahendid rakendamise jaoks (näidised,kontrollimehhanismid, jms.).Juhis leidis kohe laialdast kasutamist, tänu oma praktilisele lähenemisele.DIRKS’iga koos käima on mõeldud Rahvusarhiivi Recordkeeping Metadata Standardfor Commonwealth Agencies, 22 mis esitab miinimumi kirjelduse elementidest, midaiga automatiseeritud süsteem peab koos dokumendiga salvestama.Riigi provintside Rahvusarhiivid on välja töötanud oma lahendusi digitaalsetedokumentide haldamiseks. Public Record Office Victoria on välja andnudtähelepanuväärse juhise: “Victorian Electronic Records Strategy. Final Report”(1999), 23 mis soovitab asutustel digitaalse säilitamise probleemi lahendadatarkvara emulatsiooni teel ja standardi “PROS 99/007. Management of ElectronicRecords. Version 1.0” (2000) 24 asjaajamise korra kohta.20 vt. nt. N. Brübach, “Records oder Akten — Internationale Normung für dieSchriftgutverwaltung”, 200021 http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.html22 http://www.naa.gov.au/recordkeeping/control/rkms/summary.htm23 http://www.prov.vic.gov.au/vers24 http://www.prov.vic.gov.au/gservice/standard/pros9907.htm21

5.2 ISO/DIS 15489: Information and documentation — RecordsmanagementRahvusvahelise asjaajamise standardi puudumisel tegi Austraalia standardikomitee Rahvusvahelisele Standardiorganisatsioonile (ISO) ettepaneku muutaAustraalia asjaajamise standard rahvusvaheliseks standardiks. ISO nõustusesialgselt AS 4390 puhul kasutama oma kiirotsustuse meetodit, kuid rahvuslikestandardi-organisatsioonide hääletusel ei kogunud AS 4390 piisavalt poolthäälining seega sai ISO tehniline komitee nr. 46 (TC46 “Information andDocumentation”) ülesandeks välja töötada uus standard. TC46 moodustas selletarvis alakomitee nr. 11 (SC11 “Archives/Records Management”), mis võttis omatöö aluseks Austraalia asjaajamise standardi ning asus selle ning teiste riikidekogemuse põhjalt standardiks kokku üldistama parimat asjaajamise praktikat.Alakomitee töös, mis alustas 1998. aasta maikuus, osalevad 14 riiki ja vaatlejastaatuses on veel 5 riiki.2000. aasta alguses lasti arutelule välja ametlik standardi esimese osa mustand:“ISO/DIS 15489-1. Information and documentation – Records management – Part1: General”. Võrreldes Austraalia standardiga on see oluliselt lühem ja üldisemning selle juurde kuulub eraldi praktilisem raport, “ISO/CD TR 15489-2.Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines”, misseni ei ole veel oma lõplikku kuju saanud, kuni standardi esimene osa ei ole vastuvõetud. Praeguse seisuga on standardi mustand läbinud hääletamise rahvuslikesstandardi-organisatsioonides ning selle ametliku ilmumise ajaks on pakutud sügis2001. 25 Järgneva kirjelduse ja analüüsi aluseks on standardi esimese osa ametlikmustand. 26Standardi sisuKuigi Austraalia standardiga võrreldes on ISO standardi mustand märgatavaltlühem ja kompaktsem, katab see samad valdkonnad. Kokkusurutult on standardialguses esitatud põhitõed records managementi ja selle õigusliku tagapõhja kohtaning määratletud asutuse vastutus selles valdkonnas. Sellele järgnev peatükk toobvälja records managementi teoreetilised nõudmised, s.h. arhivaali omadused,milleta nende säilitamine on mõttetu. Seejärel on lühidalt kokku võetud AS4390kolmas osa, mis markeerib asjaajamissüsteemide väljatöötamise ja juurutamisepõhilised etapid, lisades sellele olulisena ka asjaajamissüsteemi kasutamiselõpetamise.Ülejäänud AS4390 osad on kokku võetud ühte peatükki, mis toob ärapõhiprintsiibid selliste asjaajamise toimingute jaoks nagu: otsustus, milliseidarhivaale luua, arhivaalide hindamine, kirjeldamine, registreerimine, liigitamine,25 P. Jones, “Report on International Standards Committee Meeting in Berlin, May 2000”, 200026 Eesti Riigikantselei Dokumendihalduse projekti juures asuvat selle standardi mustandieestindust (vt. http://www.riik.ee/dh/ylevaade/ISOdh.html) ei ole siin olnud võimalik kasutadaterminoloogiliste ebatäpsuste tõttu tõlkes ning kuna tõlge on tehtud veel mitteametlikust standardimustandi versioonist, mis erineb ametlikult ISO poolt hääletusele pandud mustandist.22

hoiustamine, 27 juurdepääs, arhivaalide asukoha jälgimine ja hävitamine. Eraldi onveel välja toodud asjaajamise protsesside kirjeldamise nõudmised, ningauditeerimine ja koolituse vajadus.Pärast pikki vaidlusi läbi TC46/SC11 kolme istungi, otsustati standard jaotadakahte ossa, millest esimene sõnastaks vaid üldised nõudmised ning ei kirjutaksette protseduure ja praktikat. See on standardi põhisosa juurde kuuluva tehniliseraporti ülesanne, kuna see, standardi teine osa, on mõeldud töövahendina, misannab praktilist nõu süsteemide juurutamiseks. Selle aluseks on asjaajamiseprotseduurid ja alternatiivsed lähenemised erinevates maades, mis ei olekaugeltki standardsed. Töögrupi analüüsi tulemusena on tehnilisse raportissepraeguseks jäänud standardi põhiosa peatükkide 6, 8, 9, 10 ja 11 detailsemadkirjeldused ning välja on jäetud hoiustamise detailne käsitlemine. 28Tehnilineraport järgib standardi esimese osa ülesehitust ning kasutab sama numeratsiooni,et hõlbustada kasutamist. Tehnilise raportiga käib kaasas rida näitlikke lisasid jaasjakohane bibliograafia.HinnanguidMõistagi peab taoliste tekstide üldistatus rahvusvahelises kontekstis rakendamisejaoks olema märksa suurem kui ühe riigi või ametkonna piires. Seetõttu onarusaadav, et AS 4390st on ISO 15489s vähe jälgi leida, kuna jubadokumenditeaduse alusterminoloogia ei ole kergelt transleeritav ühest keelest egaasjaajamise traditsioonist teise. Siiski on olulise punktina Austraalia standardigavõrreldes välja jäetud dokumendi elukäigu printsiip, millega seoses ei kata ISOstandard arhivaalide arhiivis säilitamise etappi; praktiliselt märkamatuks jääb kaorienteeritus äriprotsessidele, mitte füüsilistele dokumentidele kui asjaajamiseobjektidele, mis Austraalia standardis on eksplitsiitne ja võibolla ka innovaatiline.Standardi esimene osa on väga teoreetiline ja üldine tegevuste kirjeldus, mistõttuilma praktilise juhendita nende kirjeldatud printsiipide rakendamiseks on seeigapäevatöös asjaajamissüsteemidega vähe kasulik, kuna see ei reguleeri egakirjuta ette pea midagi. Küll aga on esitatud definitsioonid head ja kõikekatvadning lisaks sisaldab see standard mitmeid viiteid teistele relevantsetele ISOstandarditele, mida asjaajamissüsteemide väljatöötajad ja juurutajad peaksidnüüdsest kindlasti arvestama. Kui tehniline raport tuleb vähem deklaratiivne,tõstaks see standardi kui terviku kasutusväärtust.27 Kuigi hoiustamine on pea ainuke peatükk, kust kumab läbi AS 4390 aluseks olev ‘recordscontinuum’ printsiip, viidatakse hoiustamise tingimuste osas ISO standardi mustandile ISO/IECDIS 11799: “Information and Documentation – Documentation storage requirements for archiveand library materials”.28 S. Healy, “ISO Technical Report”, 200123

MoReq spetsifikatsiooni fookuseks on funktsionaalsed nõudmised digitaalsetearhivaalide haldamiseks elektroonilise asjaajamissüsteemi (ERMS) abil. Lisakshädavajalikele süsteemi omadustele mainitakse ka nn. mitte-funktsionaalseidnõudmisi, kuid kuna need erinevad organisatsioonide ja keskkonna tüübistlähtuvalt, ei peeta nende loetelu ammendavaks. Samuti on vaid osaliselt kaetudpaberdokumentide haldamine — välja on jäetud dokumentide asukoha jälgimineja muud taolist.Mudeli kolmeteistkümnest peatükist üheksa kirjeldavad nõudmisi digitaalseasjaajamise mudelile, üks on pühendatud metadata elementidele, mis on nendenõudmiste täitmiseks hädavajalikud, ning viimases peatükis on ära toodud üldineolemiseose mudel, kust nähtub, kuidas eelpool kirjeldatud osad omavahel kokkusobivad.MoReq peatükk 2 esitab põhilised terminid ja dokumentide ning asjaajamisepõhitõed, selgitades seal hulgas ka rahvusvahelise arhiivikirjelduse standardiISAD(G) põhimõtteid. Kolmandas peatükis toodud MoReq’i asjaajamise mudeln.ö. algab liigitamisega, mis määrab ära selle, millised arhivaalid kuuluvadmillistesse sarjadesse. Kuigi pisut tagapool tuuakse ära nõudmised dokumentideregistreerimiseks, vaadeldakse, tarkvarasüsteemi ülesehitusest tingituna,dokumendi sisenemist ERMS süsteemi alles pärast selle loomist või saamist jahindamist säilitamisväärtuslikuks.Neljas peatükk Kontroll ja turvalisus tegeleb arhivaalidele juurdepääsuküsimustega, peamiselt süsteemi disaini ja selle kasutajate õiguste tasandil. Teisedteemad selles osas on kontrolljälg (ingl. k. audit trail), varukoopiad, arhivaaliasukoha jälgimine, autentsus ja turvalisuse tagamine. Viies peatükk esitabnõudmised hävitamisakti rakendamiseks asjaajamissüsteemis, millele lisanduvadtegevused nagu arhivaalide ülekanne, eksport teistesse süsteemidesse jahävitamine (mida eristatakse kustutamisest).Dokumentide registreerimine (ingl. k. capture) ehk kuidas dokumendid ERMS’isisenevad on kuuenda peatüki teema. Peamine nõutav süsteemi omadusseejuures on paindlikkus: süsteem peab võimaldama dokumendi vastu võtta selleesialgsel kujul või laskmata kaotsi selle olulisi komponente, ning võimaldamakontrolli piisava metadata olemasolu üle. Lisaks vaadeldakse dünaamilisidokumente ja elektronposti dokumendina. Registreerimisega koos käib viitamine,peatükis seitse, kus peatähelepanu arhiivikirjelduse elementide unikaalsusetagamisel — suurtes süsteemides ei tohi tekkida dokumentide duplikaate.Peatükis kaheksa kaetakse valdkond, mis ei ole traditsioonilise recordsmanagementi osaks: päringud ja arhivaalide kättesaamine. Automatiseeritudsüsteemides on seda omadust kahtlemata vaja ja seega on kasulik see siia sisselülitada.Peatükk üheksa kirjeldab süsteemi administraatorile vajalikke funktsioone jaõigusi, et süsteem saaks sujuvalt töötada (nt. kasutajate juurdepääsuõigustemääramine, süsteemi varukoopiate tegemine, jne.).25

Peatükis kümme kirjeldatakse muid funktsioone, mis ei ole otseselt seotud vaiddigitaalsete dokumentide haldamisega: hübriidtoimikute haldamine, kus onsegamini paber- ja digitaalsed dokumendid, workflow, digitaalne allkiri,krüpteerimine, elektroonilised vesimärgid, jne. Peatükk üksteis esitab nn. mittefunktsionaalseidnõudmisi asjaajamissüsteemile, mis on pigem organisatsioonilistja tehnilist laadi probleemid: kasutajasõbralikkus, tehnilised standardid,juriidilised nõudmised, kolmandale osapoolele teenuse väljarentimine, pikaajalinesäilitamine ja tehnoloogia iganemine.Kaheteistkümnes peatükk esitab teatava miinimumi arhivaalidele vajalikustmetadatast. Kuna ei ole võimalik ette näha kõiki juhtumeid ja vajalikke kirjelduseelemente, esitataksegi miinimum, millest võib lähtuda oma asutuse arhivaalidekirjelduse reeglite väljatöötamisel. Tagamõtteks on seejuures, et ERMS võimaldabneid metadata elemente arhivaalide ja nende kogumitega siduda ja nendeülesleidmisel päringumootori kaudu kasutada. Vajalikus metadatas nähaksekahte tasandit: traditsiooniline arhiivikirjelduse hierarhia ja süsteemi kasutajaidentifitseerimine. Kummastavalt on välja jäetud pikaajaliseks säilitamisekshädatarvilik metadata süsteemi enda kohta (dokumente loonud süsteemikirjeldus) ning säilitamistegevuste kohta käiv metadata.MoReq viimane peatükk esitab asjaajamissüsteemi üldise mudeli, mille keskmekson klassifitseerimisskeem. Standardi lõpus on mitmed lisad, millest huvitavam onlisa nr. 5, mis võrdleb MoReq mudelis kasutatud termineid kahe metadata mudeliterminitega (Dublin Core ja Pittsburgh metadata model).HinnanguidMoReq mudeli kirjelduses puudub peaaegu täielikult igasugune teooria —arhiivinduslik, records management, dokumenditeaduslik. 30 Võetud lähenemine onväga praktiline ja võiks isegi öelda tarkvarakeskne. Süsteemi omadused onkirjeldatud selle kasutaja vaatepunktist, jättes mõnikord täpsustamata, kuidasneed omadused süsteemi sisse ehitatud peaksid olema või kes peaks nendeolemasolu eest hea seisma. Pisut umbmäärane “süsteemi administraator” saabantud mudelis seeläbi väga suure vastutuse ja rolli, kuid selgusetuks jääb, millistettevalmistust või juurdepääsu millisele nõustamisele taolisele administraatorilevaja on. Seega, mõneti sarnaselt ISO standardiga, on ilma praktilise(organisatoorse) rakendamise juhendita see mudel natuke isoleeritud.Väljatöötatud mudelit on plaanis testida erinevat tüüpi organisatsioonide jaerialade ning tehniliste infrastruktuuride tingimustes. Samuti on tagasisidetstandardi kasutatavuse kohta oodata tarkvaratööstuselt. Mudeli lõplik versioonhakkab sisaldama detailset olemiseose mudelit, 31 mis näitab ära põhiliste mudeliosade omavahelise seose ning mille põhjalt on võimalik süsteemidedetailplaneeringuid arendada.30 Kuigi mudeli Lisa 1 viitab tervele hulgale seda teooriat käsitlevale kirjandusele.31 Mustandversioonis on esitatud vaid üldine mudeli ülesehitus.26

5.4 Public Record Office: Functional requirements for electronicrecords management systems1999. aastal ilmutas Suurbritannia valitsus dokumendi pealkirjaga “ModernisingGovernment”, milles muu hulgas seati tähtaeg — aasta 2004 — mil kogu riigivalitsus teeb oma tööd “digitaalselt”. Abistamaks valitsusasutusi selleks tähtajaksoma asjaajamise digitaalseks viimisel, on Inglismaa ja Walesi Rahvusarhiiv(Public Record Office) välja lasknud terve rea standardeid ja juhiseid(koondnimetusega ‘toolkits’). 32Enamus nendest juhistest tegeleb kitsamatevaldkondadega, asjaajamise üksikute protsessidega või mõnede tehnilisteaspektidega. Kuid nende hulgas on mõned olulised juhendid, mis haaravadasjaajamist tervikuna ja eriti digitaalset asjaajamist:“E-government Strategy: Supporting Guidelines on Electronic recordsManagement”“Functional requirements for electronic records management systems”“Best practice in basic electronic document management”“Developing a corporate policy on electronic records”“Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records”Valdav enamus neist juhistest on välja antud PRO spetsiaalse kontorisüsteemidesloodud digitaalsete dokumentide projekti poolt — Electronic Records in OfficeSystems (EROS). 33 Esimene ülevaatlik tekst selle projekti raames oli “Managementand Appraisal of Electronic Records” (1998), millest aasta hiljem ilmutatitäiendatud, kaheosaline versioon pealkirjaga “Management, Appraisal andPreservation of Electronic Records”. 34 Mõlemad teksti versioonid suunati asutustejuhtidele, taotlusega juhendada juba olemasolevate digitaalsete dokumentidekorrektset haldamist ja säilitamist.Samal ajal asusid ministeeriumid ja valitsusasutused üha rohkem juurutamadokumendihalduse tarkvara, mistõttu kerkis akuutne vajadus hinnata nendetarkvarasüsteemide sobivust arhivaalide haldamiseks. Vastusena sellele nõudeletöötas PRO välja funktsionaalsed nõudmised digitaalsetele asjaajamissüsteemidele:“Functional requirements for electronic records managementsystems” (1999). Kuna need nõudmised käsitlevad otseselt asjaajamise süsteeme,siis kõigepealt nendest.Ettekirjutuste sisuPRO funktsionaalsed nõudmised digitaalsetele asjaajamissüsteemidele onesitatud kahes osas: “Statement of Requirements” 35 ja “Reference Document”. 3632 vt. http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/standards/default.htm33 vt. R. Blake, “Electronic Records in Office Systems (EROS)”, 199834 http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/guidelines/principles-full.htm35 http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/sorcontents.htm36 http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/refcontents.htm27

Tekst on mõeldud eelkõige 1) juba olemasolevate asjaajamissüsteemidehindamiseks ning korrektsete reeglitega vastavusse viimiseks, ning 2)arhivaalihalduse ja dokumendihalduse tarkvara hindamiseks. PRO viibregulaarselt läbi taolise tarkvara hindamisi ning avalikustab nende pakettidenimed, mis on hinnatud nõudmistele vastavaks ning seega sobivaks kasutamiseksSuurbritannia avalikus sektoris. 37Nõudmiste esimene osa on jaotatud neljaks, vastavalt asutusele jaasjaajamissüsteemile esitatavate nõudmiste tähtsusele: põhinõudmised,lisanõudmised, abisüsteemid, informeerivad süsteemi nõudmised.Tähelepanuväärne on asjaajamise protsesside jagunemine selles tähtsusehierarhias. Põhinõudmiste hulka on arvatud liigitamine, dokumendi loominening hävitamine. Lisanõudmistena on ära toodud dokumentidele juurdepääsukontroll, auditeerimine ning hübriid-toimikute haldamine. Abisüsteemide allmõeldakse dokumendihaldust, päringusüsteemi ja dokumendiotsingut ningdokumentide mass-importimist asjaajamissüsteemi. Informatiivsete nõudmiste allon loetletud mitte-funktsionaalsed nõudmised (nt. kasutajasõbralikkus),tehnilised standardid ja süsteemide dokumenteerimine ning koolitus.Nõudmised igas kategoorias on omakorda jaotatud tasemetesse:• Kõrgema taseme nõudmised• Detailsed nõudmised, mille allŒ MiinimumnõudmisedŒ Soovitavad nõudmisedSuhteliselt kirjeldavas vormis esitatud omadused, mida ERMS'id peavad omama,on täpsemalt ja graafiliselt kokku võetud nõudmiste teises osas. Peale kasutatudtermineid defineeriva sõnastiku sisaldub selles asjaajamissüsteemi üldineolemisuhte mudel ja selle üksikute elementide mudelid (nt. toimik, hävitamisakt,arhivaal). Eraldi mehhanismidena on ära kirjeldatud ka juurdepääs ja kasutajatekontroll. Olulise osa moodustab vajalike metadata elementide loetelu.Andmaks neile detailsetele nõudmistele laiemat teoreetilist konteksti, on PROvälja andnud kaheosalise juhise “Guidelines for Management, Appraisal andPreservation of Electronic Records” (2 ndedition, 1999). Selle sisuks onelektroonilise asjaajamise printsiibid ja üldised strateegiad nende printsiipidepraktikas elluviimiseks. Juhend on eelkõige suunatud asutuste kesktasemejuhtidele, arhivaaridele ja teistele planeerimise eest vastutavatele töötajatele.Juhendi esimene osa Printsiibid pühendab märgatava ruumiosa tutvustamaksdigitaalsete dokumentide ja asjaajamisega seonduvaid probleeme ning PRO jaasutuste ülesannetest nende probleemide lahendamisel. Seejärel loetletakseasutuse asjaajamiskorra väljatöötamise etappe ning määratletakse vastutus sellejuurutamise eest. Sarnaselt eelpoolvaadeldud standarditega esitatakse digitaalseasjaajamise süsteemi tarkvara väljatöötamise etapid, s.h. digitaalse dokumendihalduse(EDM) ja digitaalse arhivaalihalduse (ERM) süsteemide integreerimine.37 http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/Invest/listofapprovedsystems.htm28

Juhise teine osa, Protseduurid, esitab pragmaatilise ülevaate kontrollimehhanismidest,mis peavad olema asjaajamise tarkvarasse sisse ehitatud. Seeosa on suunatud peamiselt praktiliselt süsteemi ehitamise ja tööshoidmisegaseotud töötajatele, süsteemi administraatorile ja neile kes planeerivad võidisainivad uusi süsteeme, s.h. nii records manager'idele kui infotehnoloogidele.Nõutavad protseduurid on samas esitatud pigem soovitustena kui nõudmistena,asjaajamisprotsesside kaupa, järgides juhise esimese osa ülesehitust.HinnanguidKuigi põhimõttelt on taoline teoreetiliste ja praktiliste nõudmiste eristamine kahteerinevasse dokumenti hea ja isegi soovitav, napib antud tekstide puhul seotustnende kahe juhise tüübi vahel: ristviited teeksid nende kasutamise lihtsamaks niiasjaajajate kui IT-spetsialistide jaoks. Samuti jääb veidi segaseks vajadusfunktsionaalsed nõudmised jagada kahte ossa, nagu seda praegu on tehtud —samahästi oleksid need võinud olla ühes tekstis ning määratud mõlemaleaudientsi grupile.Kuigi tekstid on põhjalikud nii asjaajamise ja dokumenditeaduse teooria kui kasüsteemiehituse poolest, on mõneti ebamääraseks jäänud vastutus kõigi nendenõudmiste juurutamise eest. Selle põhjuseks võib olla Rahvusarhiivi juriidilinepositsioon, mis ei võimalda asutustele asjaajamise reegleid otse ette kirjutada,mistõttu ei ole vastutuse määra asutuse arhivaarist (Departmental Record Officer(DRO)) kaugemale olnud võimalik asetada.Samuti võiks paremini olla määratletud “tööjaotus” nende juhiste vahel:praeguses olukorras kasutatakse ühte peamiselt tarkvaraturul saadaolevatepakettide hindamiseks ning teist uute süsteemide väljatöötamisel. Samas tuleksmõlemal puhul kasutada mõlemat juhist.29

5.5 DoD 5015.2-STD: Design criteria standard for electronic recordsmanagement software applicationsAmeerika Ühendriikide Kaitseministeerium (Department of Defence (DoD))alustas 1993. aastal laiaulatusliku programmi oma asjaajamise digitaalseksmuutmiseks. See algas olemasoleva asjaajamise mudeli kaardistamise ninganalüüsiga (ingl. k. business process reengineering), mille põhjalt formuleeriti uus,“soovitud mudel”. Selles seatud eesmärgid rajanesid eeldusel, et kümne aastapärast (seega aastal 2003) on peaaegu kõik Kaitseministeeriumi asutustedokumendid digitaalsed. Selle visiooni elluviimiseks asutati 1994. aastalspetsiaalne töögrupp “DoD Records Management Task Force”, mille missioonikssai uue, digitaalse asjaajamissüsteemi mudeli ja nõudmiste väljatöötamine.Töögrupil õnnestus oma töösse kaasata Briti Kolumbia Ülikooli arhiivinduseõppetool ja koostöös testiti arhiiviteoreetiliste printsiipide rakenduvust digitaalseasjaajamise kontekstis. 38 Digitaalse asjaajamise mudel valmis töögrupil 1995.aastal ja pärast põhjalikku arutelu otsustati see kehtestada standardina.Kõigile Kaitseministeeriumi asutustele kohustuslik standard ilmus lõpuks 1997.aastal, esitades nn. ‘baseline functional requirements’, mille põhjal asutused saavadoma olemasolevaid süsteeme kontrollida ning vajadusel muuta või uuedasjaajamise süsteemid välja töötada. Kaitseministeerium alustas samas kaasjaajamisüsteemide tarkvara hindamist, kuna kõik ministeeriumi asutusedpeavad kasutama DoD poolt sertifitseeritud tarkvara. Standardi nõudmistelevastavate pakettide nimed on avaldatud Internetis. 39Vaatamata DoD taotlustele, ei asunud Ameerika Ühendriikide Rahvusarhiiv —NARA — standardit toetama rahvuslikul tasandil. NARA seisukoht on kuniviimase ajani, et aktsepteeritakse DoD 5015.2-STD standardit kui “ühtevõimalikku lähenemist digitaalsete arhivaalide haldamiseks” ning NARA eisoovita omalt poolt tarkvaralahendusi, mis selle standardi nõudmistele vastavad,kui sobivaid mistahes valitsusasutusele, soovitades igal asutusel läbi viia omaolemasoleva asjaajamissüsteemi ja vajaduste analüüs. 40Ühelt poolt parandamaks standardi ühilduvust Rahvusarhiivi nõudmistega ningteiselt poolt omaenda vajadustest lähtuvalt on Kaitseministeerium asunudstandardit täiendama. Esimene mustand täiendatud standardist ilmus käesolevaaasta maikuus: “DoD 5015.2-STD: Design criteria standard for electronic recordsmanagement software applications. Revision 1. Draft. May 2001”. Selle mustandipeamine erinevus nelja aasta taguse versiooniga on täiendav peatükk, miskäsitleb salastatud dokumentide haldamist ja juurdepääsu neile, kuid lisandunudon ka mitmeid arhiivinduslikke aspekte ja viiteid teistele reguleerivatele aktidele.Käesoleva analüüsi aluseks on täiendatud standardi mustand kui viimane avalikversioon antud standardist.38 http://www.interpares.org/UBCProject/intro.htm#COLLABORATION39 http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/40 http://www.nara.gov/records/nwm04-01.html30

Standardi sisuStandardi ülesehitus järgib süsteemidele esitatavate nõudmiste tähtust:• Kohustuslikud nõudmisedŒ Üldised nõudmisedŒ Detailsed nõudmised• Mittekohustuslikud nõudmised• Salastatud dokumentide haldamineStandard esitab kokku 104 kohustuslikku ja 26 soovitavat nõudmist.Kohustuslikena nähakse peale üldiste omaduste nagu standardsetefailivormingute ja ühtse kuupäeva formaadi kasutamine (ülesaamiseks aasta 2000probleemist) veel klassifikatsioonisüsteemi, säilitustähtaegade määramist,arhivaalide kirjeldamist, elektronposti haldamist arhivaalina, hävitamisprotseduure,päringumehhanismi ning erinevalt eelmisest standardi versioonistka juurdepääsu kontrolli. Samuti on ette nähtud asjaajamissüsteemi tarkvara(mida nimetatakse Records Management Application (RMA)) auditeerimine jaüldisemad tehnilist laadi omadused (nt. varukoopiate tegemise võimalus).Mittekohustuslike nõudmiste hulgas on loetletud peamiselt süsteemiadministreerimise ja ühilduvusega seotud omadused, muu hulgas ühilduvus kaworkflow ja dokumendihalduse süsteemidega ning ‘web-capability’.Salastatud dokumentide haldamine (‘management of classified records’) sisaldabnõutud metadata elemente, erinõudmisi salastamise otsuse tegemisel jajuurdepääsu kontrollile salastatud dokumentidele.Standardi lisaks on põhjalik kasutatud terminite sõnastik.HinnanguidVõrreldes 1997. aasta versiooniga on standardi haare laienenud ning lisandunudon mitmed olulised asjaajamise funktsioonid (nt. juurdepääsu kontroll). Samas onselge, et tegemist on ühest konkreetsest keskkonnast pärit mudeliga, milletaotluseks on arhiivinduslikku teooriat appi võttes realiseerida ühe ametkonnaasjaajamise probleem (või isegi visioon) ja mida on ainult teatud astmeni olnudvõimalik üldistada. Seda illustreerib ka terminite kasutus, mis ei järgi recordsmanagement- ja arhiiviteooria traditsioone, mistõttu tuleb standardi mõistmisekshoolega töötada lisatud sõnastikuga. Samuti puudub mudelist efektiivnearhiveerimismoodul ja dokumentide mõnda teise arhiivi üleandmise juhend. Sellepõhjuseks on tõenäoliselt asjaolu, et vaid 5% Kaitseministeeriumi arhivaalidestantakse üle Rahvusarhiivi. 4141 K. Thibodeau, D. Prescott, “Reengineering Records Management: The U.S. Department ofDefence, Records Management Task Force”, 1996, lk. 7531

5.6 NOARK-4 standardAastast 1740 on Norras kasutusel olnud ühtne dokumentide registreerimisesüsteem — nn. journalsystem. Sellises “päevikusüsteemis” registreeritaksedokumendid kronoloogilises järjekorras ja sama teemat puudutavad dokumendidon ühendatud ristviidetega ‘case’i, mis põhineb ühtsel “arhiivikoodil” (s.t.registreerimisnumbril).1969. aastal vastu võetud avaliku teabe seadus kohustas kõiki asutusi (nii riigikeskaparaadi- kui munitsipaalasutusi) oma dokumentide registrid avalikultjuurdepääsetavaks tegema, mis omakorda sundis valitsust võtma initsiatiivinende registrite automatiseerimiseks ja standardiseerimiseks. Tulemuseks oliNOARK standard ("NOrsk ARKivsystem"), mille esimene versioon kehtestati1984.Rahvusarhiiv, mis on Kultuuriministeeriumi alluvuses, sai peamiseks NOARKstandardi arendamise eest vastutajaks alates aastast 1989 ja nüüdseks on jõutudselle neljanda versioonini. NOARK-4 hakkas kehtima 1999. aastal ja suurem osasellest on ülevaatena tõlgitud ka inglise keelde. 42Standardi sisuNOARK on oma olemuselt standard dokumentide registreerimissüsteemidejaoks, kuid iga uue versiooniga on see lähenenud dokumentide haldamisereguleerimisele ning praegu kehtiv versioon on defineeritud juba kui “NorwegianRecordkeeping System”. NOARK-4 standard koosneb kahest osast:• funktsionaalsed nõudmised asjaajamissüsteemidele ja• tehnilised spetsifikatsioonid iga andmetüübi jaoks süsteemis, koosnõudmistega andmevahetuse ja säilitamise vormingutele.Suurem osa standardi ettekirjutustest on tehnilise loomuga ja suunatudsüsteemide loojatele ning juurutajatele, kuid andmete ja dokumentidevorminguid puudutavate osade järgimine on kohustuslik ka asutuste asjaajamiseeest vastutajatele ja arhivaaridele.Varasemad NOARK versioonid keskendusid süsteemide ülesehitusele, mistagaksid ühtlustatud dokumentide registreerimise ja nende asukoha määramise(sama case’i puudutavate dokumentide intellektuaalne kooshoidmine ühetoimikuna pikas kronoloogilises nimekirjas, jne.). Dokumentide digitaalseksmuutumisega kasvanud vajadus digitaalse dokumendihalduse reeglite järele onlahendatud standardi viimase versiooniga. NOARK-4 sisaldab uuendusenadigitaalsete dokumentide haldamist ja digitaalset säilitamistarhiveerimissüsteemis, millele lisanduvad juhised elektronposti käsitlemiseksdokumentidena, digitaalallkirjade ja krüpteerimise kasutamiseks süsteemides,ning avatus integreerimiseks asutuste infosüsteemidega.42 vt. http://www.riksarkivet.no/noark-4/noark-4-english.htm32

NOARK-4 arhiveerimissüsteemi osa ei kirjuta väga detailselt ette, kuidasdigitaalseid dokumente säilitada või mis vormingus. Küll aga eristataksedokumentide vormingutes kahte tüüpi:• Produktsioonivorming (norra k. produksjonsformat)• Arhiveerimisvorming (norra k. arkivformat)Kõik vormingud milles dokumendid loodi või vahetati või kasutati (s.o.produktsioonivormingud) tuleb eventuaalselt arhiveerimiseks salvestadaarhiveerimisvormingutesse.Standard on esitatud konkreetsest riist- ja tarkvarast sõltumatu süsteemimudelina, mille võib juurutada kas iseseisvalt või ühilduva moodulina mõne teiseinfosüsteemiga. Mitmed tarkvaratootjad on mugandanud omadokumendihalduse produkte nii, et need ühilduksid NOARKi standardiga ja etdokumente oleks võimalik salvestada vastavalt NOARKis esitatud tehnilistelenõudmistele.HinnanguidNOARK-4 on omamoodi asutuse digitaalse dokumendihalduse süsteem, agariiklikul tasandil. Selle eelduseks on juba eksisteeriv ja töösse rakendatud kindelpaberdokumentidega asjaajamise mudel, mida järk-järgult viiakse üledigitaalseks. Kuigi hästi liigendatud ja detailselt mudelleeritud, on selle,konkreetsest administreerimise traditsioonist pärineva, standardi printsiipe raskeüle kanda teistesse asjaajamise traditsioonidesse, mis ei järgi “päevikusüsteemi”.Seda raskendab veelgi korraliku sõnastiku või termineid defineeriva osapuudumine. Universaalsete records managementi protseduuride osas ei pakuNOARK-4 midagi innovaatilist, kuid tähelepanuväärsed on asjaajamissüsteemimoodulite andmemudelid ning integreeritus teiste infosüsteemidega (nt.dokumendihaldus, workflow süsteemid, jt.).33

6. ANALÜÜSSelles peatükis võrreldakse omavahel eelmises osas lühidalt iseloomustatudstandardeid ja juhiseid. Võrdlus algab arutlusega, milleks asjaajamisereguleerimist üldse vaja on, ehk mida sellega taodeldakse, jõudes järeldusele, etselleks on kontroll dokumendi üle. Sellest lähtuvalt on standardite analüüsimisevahendiks dokumendi elukäigu mudel, mille rationale on lahti mõtestatud.Analüüs seisneb standardite võrdlemises dokumendi elukäigu etappide kaupa,millele lisanduvad mõnede struktuursete elementide ja mudelite ülesehitusevõrdlemine. Lõpetuseks on vaadeldud praktilisemaid, standardite juurutamisegaseotud aspekte.Järgnevas kasutatakse ‘standardid’ koondnimetusena kõigi vaatluse all olevatetekstide kohta. Isegi kui kõigi nende pealkirjas ei ole sõna ‘standard’, on sellesthoolimata tegemist näidiste või ideaal-mudelitega, millega teisi mudeleid ehk siissüsteeme võrrelda saab. Standarditele viidatakse nende lühendite kaudu (nt. ‘AS4390’ = Austraalia standard, ‘PRO’ = Public Record Office, “Functionalrequirements for electronic records management systems”, jne.).6.1 Mis on asjaajamise standardiseerimise eesmärk?Organisatsioonidel on vajadus ja kohustus dokumenteerida oma tegevusi,mistõttu osa iga organisatsiooni dokumentidest saavad arhivaalideks, midasäilitatakse teatava aja jooksul. Kogu organisatsiooni tegevuste dokumenteerimiseprotsessi haldamiseks on igal organisatsioonil oma asjaajamise kord ehk süsteem.Ühtlustades ja kontrollides organisatsiooni asjaajamise süsteemi saavutatakseseega kontroll ka selle organisatsiooni dokumentide ning arhivaalide üle. Vajaduskontrollida dokumentide loomist ja säilitamist on aktualiseerunud seosesdigitaalsete dokumentide kasutuselevõtuga: organisatsiooni tegevusteadekvaatne dokumenteerimine eeldab autentseid, usaldusväärseid ja terviklikkedokumente. Kontrollides süsteeme, mis loovad ja haldavad digitaalseiddokumente ning arhivaale välditakse seega vajadust tegeleda kõigifailivormingute autentsuse ja säilitamise võimaluste hindamise jadetailreguleerimisega ükshaaval.Standardite eesmärgid on sõnastatud järgmiselt:“A systematic approach to records management within any organization isvital, to protect and preserve the information contained in thatorganization’s records as required. The regulation of records managementpractices and procedures ensures that uniform protection is given to allrecords and that information can be more efficiently and effectivelyretrieved, using standard forms of identification and retrieval procedures.”(AS 4390.1)34

“The standardisation of records management policies and proceduresensures that appropriate protection is given to all records, and that evidenceand information they contain can be retrieved more efficiently andeffectively, using standard procedures.”(ISO 15489)“The MoReq specification is primarily intended to serve as a practical toolin helping organisations meet their business needs for the management ofboth computer-based and paper-based records.”(MoReq)“The guidance documents focus on office documents as electronic recordsand procedures for best practice in electronic records management, aimingto translate general principles into practice.”(PRO)6.2 Mis on standardite reguleerimise objektiks?Heites pilgu kõnealuste standardite pealkirjast sügavamale, saab selgeks, etteoreetilisel tasandil on nende reguleerimise objektiks dokumendid (koosvariatsioonidega arhivaal, digitaalne dokument ja digitaalne arhivaal): asjaajamisetegevusobjektiks on dokumendid. Ingliskeelses terminis on see ilmne — recordsmanagement, mille eestikeelne levinud vaste, tõsi küll, mitte päris korrektselt, on‘dokumendihaldus’. Laskumata pikemalt teoreetilistesse finessidesse, tuleb siiskiuurida, kas vaadeldavad standardid käsitlevad dokumente ja arhivaaleühetaoliselt. Võrdlev tabel esitatud definitsioonidest on järgmine:35

Tabel 2. Dokumendi, arhivaali ja digitaalse arhivaali definitsioonid standardites.Standard Dokument Arhivaalid Digitaalsed arhivaalidAS 4390.1Structured units of recorded information,published or unpublished,in hard copy or electronic form,and managed as discrete units ininformation systems.Recorded information, in any form, including datain computer systems, created or received andmaintained by an organization or person in thetransaction of business or the conduct of affairs andkept as evidence of such activityElectronic records — recordscommunicated and maintained by meansof electronic equipmentISO 15489MoReqPRODoD 5015.2NOARK-4Structured units of recordedinformation, logical or physical,not fixed as records.Recorded information or objectwhich can be treated as a unit.Information, stored on a physicalmedium, which can be interpretedin an application context.Information set down in anyphysical form or characteristic. Adocument may or may not meetthe definition of a record.Documents created, received, and maintained asevidence and information by an agency,organization, or person, in pursuance of legalobligations or in the transaction of business.Document(s) produced or received by a person ororganisation in the course of business, and retainedby that person or organisation.Some document(s) produced by an organisation inthe course of its business, and retained by theorganisation as evidence of its activities. Where thisterm is used in isolation, it refers to both electronicand paper records.Information, regardless of medium, detailingbusiness transactions. Records are made or receivedby an Agency of the United States Governmentunder Federal law or in connection with thetransaction of public business. Records arepreserved or appropriate for preservation by thatAgency or its legitimate successor as evidence of theorganization, functions, policies, decisions,procedures, operations, or other activities of theGovernment or because of the value of data in therecord 44 U.S.C. 3301Records are to be construed as documents which areproduced as part of an activity.Record on electronic storage media,produced, communicated, maintainedand/or accessed by means of electronicequipment.A record which is in electronic formAn electronic document which has beendeclared as a corporate recordInformation recorded in a form thatrequires a computer or other machine toprocess it and that satisfies the legaldefinition of a record according to 44U.S.C. 3301

Standardite reguleerimise objekt — dokumendid ja arhivaalid — on selgeltdefineeritud arhiivinduse ja asjaajamise teooriast lähtudes. Kuigi eraldi on väljatoodud dokumentide nii paber- kui digitaalne ehk elektrooniline vorm, ei ole kadigitaalsete arhivaalide definitsiooni puhul lähtutud infotehnoloogilistestaspektidest või omadustest, vaid kindlalt asjaajamise teooriast.Kõige üldisemale, ja ühtlasi lakoonilisemale, tasandile on abstraheeritud MoReq’idefinitsioonid, mis põhinevad ISO ja PRO standardite definitsioonidel. NOARK-4standard tegeleb eksplitsiitselt ühe kindla dokumentide tüübiga — ‘ametlikuddokumendid’ (‘case documents’, ‘case records’, ‘record document’) — ja ei esita üldistdokumendi definitsiooni. Samuti ei ole seal otseselt eristatud digitaalseid arhivaalepaberarhivaalidest. 436.3 Mis on reguleerimise vahendiks?Organisatsioon teostab kontrolli oma arhivaalide üle asjaajamise süsteemi kaudu.See süsteem võib olla paberil ja kanda pealkirja ‘n asutuse asjaajamiskord’, aga seevõib olla ka arvutisüsteem, mis lisaks õiguste ja vastutuse jaotamisele töötajatevahel, ise teostab mitmeid praktilisi asjaajamise funktsioone. Seega on kõnealustestandardite vahendiks (resp. teoreetiliseks meetodiks) asjaajamissüsteemtervikuna.Kuidas asjaajamissüsteemi defineeritakse, näitab tabel 3 järgmisel leheküljel.43 vt. NOARK-4, ptk. 2.1.237

Tabel 3. Asjaajamissüsteemi definitsioonid standardites.Standard Asjaajamissüsteem InformatsioonisüsteemAS 4390.1 Recordkeeping system — information system which captures, maintains and provides access torecords over time.Organized collection ofhardware, software, supplies,AS 4390.3 Recordkeeping systems contain information which is linked to activities that they document. Their policies, procedures andpurpose is to capture, maintain and provide access to evidence of transactions over time, as people, which stores,required by the jurisdiction in which they are implemented and in accordance with commonbusiness practices.processes and provides accessto information.ISO 15489 Records systems — information systems which capture, maintain and provide access to recordsover time.MoReq An ERMS is primarily an application for managing electronic records, though it may also be usedto manage physical records.A ‘record-keeping system’ is a general purpose system in which records are maintained forPRO operational access, and to serve as instruments of accountability; it may take one of severaldifferent forms in different environments. A specialised electronic records management system isone kind of record-keeping system, and provides well-defined and distinctive facilities within amore constrained technical environment. In this document, the phrase ‘record-keeping system’ isused to denote a system designed to incorporate aspects of record-keeping appropriate to the use,context and level of information technology in place in the organisation.Records Management Application (RMA). Software used by an organization to manage its records.DoD 5015.2 An RMA’s primary management functions are categorizing and locating records and identifyingrecords that are due for disposition. RMA software also stores, retrieves, and disposes of theelectronic records that are stored in its repository. 44NOARK-4 A recordkeeping system is a tool for maintaining the recordkeeping function of an organization.44 vrdl. “Electronic Document Management (EDM): The management of different kinds of documents in an enterprise using computer programs andstorage. An EDM system allows an enterprise and its users to create a document or capture a hard copy in electronic form, store, edit, print, process, andotherwise manage documents in image, video, and audio, as well as in text form.”

Asjaajamissüsteeme kirjeldatakse ühest küljest nende omaduste kaudu:• Asjaajamissüsteem on asutusele praktiliselt vajalik;• See katab tervet dokumendi elukäiku;• See täidab rida praktilisi funktsioone.Teiselt poolt eristatakse asjaajamissüsteeme selgelt dokumendihaldusesüsteemidest, millel nähakse teisi funktsioone kui arhivaalide haldamiseksmõeldud süsteemidel. MoReq pühendab nendele erinevustele terve peatüki(10.3); DoD 5015.2 eristab neid kahte aplikatsiooni tasandil, definitsioonidekaudu. PRO funktsionaalsed nõudmised eristavad neid kui kahte informatsioonihaldamise mudelit, kuid soovitavad, et ERM süsteemid sisaldaksiddokumendihalduse funktsioone, seades seega standardiks n.ö. ühendsüsteemi. 45Lähtuvalt iga standardi ulatusest, on asjaajamissüsteem siis defineeritud kas:• Üldise infosüsteemina, mida asutus kasutab oma töö administreerimiseksja dokumentide/arhivaalide haldamiseks (nt. AS 4390, ISO 15489,NOARK-4 ja PRO), või• Tehnoloogilise lahendusena (sisuliselt tarkvarana) nende funktsioonidetäitmiseks digitaalsete dokumentidega (nt. MoReq, DoD 5015.2, PRO).Seega on ilmne, et üks osa vaadeldavatest standarditest kirjeldab üldiseidasjaajamise printsiipe, mis muu hulgas peavad kehtima ka digitaalseteledokumentidele, samal ajal kui teine osa keskendub sellele, kuidas üldiseidasjaajamise printsiipe (mida kirjeldatakse vaid lühidalt) tuleks rakendada nendessüsteemides, mis loovad ja haldavad digitaalseid dokumente, mida kirjeldataksepõhjalikult.Asjaajamissüsteemi kui reguleerimisvahendi tähenduses võib siit järelduvalttäheldada samasugust kahesust nagu viidati termini ‘süsteem’ seletuses peatükis2. See erinevus suunatuses kas teoreetilisele või praktilisele rakendamisele onoluline standardite kasutamise ja töösse juurutamise seisukohalt ning selle juurdetullakse tagasi alapeatükis 6.17.6.4 Kuidas standardeid võrrelda?Kuigi teoreetiliselt tegelevad kõik vaadeldavad standardid sama asjaga, on nendesuunatus siiski erinev, mis teeb nende otsese võrdlemise keerukaks, kui mittemõttetuks. Samuti ei ole selle raporti ettevalmistamisel kasutada ühegi konkreetseasutuse asjaajamissüsteemi mudelit või tarkvara, mille abil standardeid omavahelvõrrelda või mille efektiivsust ja vastavust standardite nõudmistele kontrollida.Analüüsivahend, mille abil standardeid omavahel võrrelda on aga olemasdokumendi elukäigu mudeli näol. Asjaajamine, mille eesmärgiks on dokumentide45 vt. PRO “Functional requirements for electronic records management systems. Part I: Statementof Requirements”, ptk. 739

ja arhivaalide kontrollimine läbi terve nende elukäigu, koosneb tervest reasttegevustest, mida dokumendi elukäigu erinevates etappides rakendatakse. Sestapon võimalik võrrelda erinevate standardite soovitatud asjaajamislike tegevustepiisavust kontrolli teostamiseks dokumendi elukäigu etappide kaupa. Samutisaab hinnata nende sobivust digitaalsete dokumentide haldamiseks.Kuigi dokumendi elukäigu mudel ei ole iseenesest standard, millest lähtuvalt võimille vastu asetades saaks asjaajamise standardeid mõõta ja hinnata, pakub seeanalüüsivahendina võimalust paigutada erinevate asjaajamise mudelite üksikuidelemente n.ö. samasse koordinaatsüsteemi, kus neid siis võrrelda saab.Dokumendi elukäigu mudelist lühidalt järgmisena.6.5 Dokumendi elukäikDokumendi elukäigu kui teoreetilise mudeli esimeseks propageerijaks oli 1934.aastal asutatud Ameerika Ühendriikide Rahvusarhiiv (NARA). Kui praegusel ajaltundub koomiliselt tarbetu väita, et dokumendid ei teki päris iseenesest, vaidkellegi teadliku tegevuse läbi, kus informatsioon jäädvustatakse mingile kandjale,siis veel 70 aastat tagasi ei olnud selge arusaam dokumentide saatusest kuigi laialtlevinud. Koos “avastusega”, et dokumentide loomist saab ja tuleb kontrollida, tuliteadmine, et kui seda kontrolli teostada efektiivselt, muutuvad dokumendihaldamine, kasutamine ja hävitamine samuti lihtsamaks ning süsteemsemaks.Seetõttu seletatakse dokumendi elukäigu kontseptsiooni tihti võrdluse kaudubioloogiliste organismidega, mis samuti sünnivad (loomise etapp), elavad(haldamise ja kasutamise etapp) ning surevad (hävitamise etapp). Igal faasil ehketapil on oma kindlad elemendid ja iga etapi raames teostatakse teatudfunktsionaalseid tegevusi. Kõik dokumendid käivad läbi kõik need etapid, kuidmõned dokumendid teevad seda kiiremini kui teised; mõned dokumendidvõivad mõne etapi läbida kiiremini kui teised.Võrreldavatest standarditest on leida järgmiseid dokumendi elukäigudefinitsioone:“Records, whether electronic or paper, pass through identifiable phases intheir lifecycle from initial creation to final disposal. At each phase of thecycle, electronic records need to be actively managed according toestablished procedures, to ensure that they retain qualities of integrity,authenticity and reliability.” (PRO)“The records life cycle is the life span of a record from its creation or receiptto its final disposition. It is usually described in three stages: creation,maintenance and use, and final disposition.” (DoD 5015.2)“Records continuum — the whole extent of a record’s existence. Refers to aconsistent and coherent regime of management processes from the time ofthe creation of records (and before creation, in the design of recordkeepingsystems), through to the preservation and use of records as archives.”(AS 4390.1)40

Austraalia arhiivinduse koolkonnast alguse saanud records continuum’ikontseptsioon on tihti esitatud laiemana kui records lifecycle mudel, hõlmates kadokumente loova süsteemi disainimise etappi ning keskendudesdokumenteeritavale asutuse tegevusele (protsessile), mitte dokumendile kuiobjektile. 46 Mõistagi on mudelile antavast nimetusest olulisem selle sisu ja seetõttukasutatakse käesolevas raportis mõlemat kombineeritult.Dokumendi elukäigu etappide kronoloogiline järjekord ja lühiiseloomustusedoleksid järgmised (eestikeelsed pealkirjad on siin valitud pigem kirjeldavad;sulgudes on ära toodud levinud vasted ingliskeelses traditsioonis).1. Planeerimine (conception, planning, identifying)Tänu arvutisüsteemide kasutuselevõtule on hakatud eristama ning suurttähelepanu osutama nn. dokumentide planeerimisele, mis eelneb nende loomiseetapile. Küsimus, mida dokumendi looja endalt kas teadlikult või alateadlikultküsib, on: Kas seda informatsiooni on vaja korduvaks kasutamiseks jäädvustada?Kui vastus on jaatav, siis luuakse dokument, mida seejärel on vaja hallata terveselle elukäigu jooksul. Digitaalses maailmas peab vastus sellele küsimusele tihtiteada olema juba neile, kes planeerivad ja disainivad tarkvarasüsteeme, millegadokumente hakatakse looma ja kasutama. Teisisõnu peab asjaajamislik kontrollulatuma dokumendi loomise eelsesse perioodi ning otsustama, millised asutusetoimingud (resp. äriprotsessid) vajavad dokumenteerimist ja milliseddokumentide seeriad tuleb seega luua. Samas ei ole asjaajamise reegliteülesandeks ette näha igat tekkida võivat olukorda ja selle jaoks lahendust väljapakkuda, vaid paika panna sobiv metodoloogia kerkivate olukordade hindamiseks,mis aitaks igas olukorras parima lahenduseni jõuda.2. Loomine või saamine (creation, acquisition, capture)Dokumentide loomiseks on palju erinevaid viise ja võimalusi. Otsustada tuleblisaks sellele, kuidas ühte dokumenti luua ka selle üle, kuidas menetleda asutussesaabuvaid dokumente. See probleemide ring on mitmekordistunud digitaalsetedokumentide kasutuselevõtuga. Tavalised küsimused, mis dokumentide loomiseetapis kerkivad on näiteks: Kas nõupidamise kokkuvõte saata osalejatele laialielektronpostina või kasutada tekstitöötlusprogrammi? Kas sissetulnud kiri tulebskaneerida ja kas paber-originaal peab alles jääma? Kui projekti plaani ja ajakavauuendatakse, kas eelmine versioon peab säilima?Vastustest taolistele küsimustele nähtub vajadus kontrollida dokumentide vormija nende failivorminguid. Dokumentide loomise ja saamise juures on hädavajalikteada, kui kaua dokumenti tuleb säilitada ning sellest lähtuvalt, millised onnõudmised vormingule, milles dokumenti luua kavatsetakse. Arhiivinduseteooria ja diplomaatika on välja arendanud nõudmised, mis autentse, tervikliku ja46 vt. J. Kennedy, C. Schauder, “Records management: a guide to corporate recordkeeping”,1998, lk. 9-12; F. Upward, “Structuring the records continuum part one: post-custodial principlesand properties”, 199741

usaldusväärse dokumendi tagamiseks täidetud olema peavad ning ühtlasiloetlenud terve rea elemente, mis neid dokumendi omadusi loovad. Asjaajamisetegevuste ülesanne on garanteerida, et need dokumendi omadused on olemaskõigil menetlusse sisenevatel dokumentidel.3. Registreerimine (registration)Dokumentide registreerimise peamine eesmärk on nende eksistentsi kohtaasjaajamissüsteemis tõendi loomine. Niipea, kui dokument on identifitseeritudkui arhivaal, tuleb see registreerida, millega tavaliselt kaasneb dokumendiesialgne kirjeldamine. Kui paberdokumentidega asjaajamises sisaldabregistreerimine mitut käsitsi toimingut, siis automatiseeritud süsteemides onenamus neist täidetud tarkvara poolt (nt. dokumendi autori ja loomise ajalisamine kirjeldusse, dokumendi komplektsuse kontroll, jne.).4. Liigitamine (classification)Kõik asutuse arhivaalid on jaotatud sarjadesse ja iga menetlusse sisenevdokument peab saama oma kuuluvuse sarja vastavalt asutuse kinnitatuddokumentide loetelule. Dokumentide loetelud järgivad reeglina asutuse tegevusija funktsioone, abistades selle kaudu suurte koguste dokumentide loomist,registreerimist ja ülesleidmist.5. Indekseerimine (indexing)Indekseerimine tähendab esmatasemel dokumendile unikaalseregistreerimisnumbri andmist, tavaliselt kronoloogilisena ja ühe dokumentidesarja sees. Indekseerimise laiemaks eesmärgiks on luua ‘juurdepääsupunktid’ ehkviited dokumendile, mis aitavad nii dokumenti ennast kui ka selle sisu otsida jasellele juurde pääseda. Vajalike kirjeldavate elementide hulk varieerub suurestierinevate asutuste vahel ja sõltub nii dokumentide eesmärgist kui vormist.Asjaajamiskorra ülesandeks on tagada põhiliste kirjeldavate elementideolemasolu igal dokumendil ja dokumentide sarjal.6. Säilitustähtaja määramine (retention schedule)Arhivaalide säilitamise kestvuse pikkus sõltub nende sisust ja loomise eesmärgistning on reeglina määratud seaduste ja muude reguleerivate aktide poolt.Dokumentide liigitamisel vastavalt asutuse dokumentide loetelule saavaddokumendid omale säilitustähtaja ja oma sarja-kuuluvuse. Asjaajamise reegliteülesandeks on seejärel tagada, et dokument oleks kättesaadav ja kasutatav koguEttenähtud säilitamise perioodi jooksul, mis võib ulatuda minutitest sajanditeni.Kõik need siiani kirjeldatud kuus etappi on praktilises töös tavaliselt teostatudlühikese aja jooksul ja etapid 3 kuni 6 tihti ka ühe operatsiooni käigus. Nendeeristamine iseseisvate protsessidena on siiski oluline asjaajamise süsteemi kuiterviku vaatekohast — kui mõni tegevustest õigel ajal sooritamata jääb, või onteostatud vaid poolikult, seab see ohtu kogu dokumendi loomise väärtuse. Seega42

tuleb kõiki neid etappe tegevuste tasandil kontrollida. Seevastu järgminedokumendi elukäigu etapp — kasutamine — ei ole otseselt asjaajamise kontrolliall, vaid tuleneb dokumendi loomise eesmärgist. Ometi peab asjaajamissüsteemtagama teatava kontrolli ka selles faasis, eriti digitaalsete dokumentidegaasjaajamise puhul.7. Kasutamine (maintenance, use)Dokumentide kasutamise etapi olulisteks aspektideks antud kontekstis on:• Dokumentidele juurdepääsu tagamine ja kontroll — dokument peabolema lihtsalt kättesaadav nende jaoks, kellel seda vaja on ja ei pea olemakättesaadav nendele, kellel selle jaoks õigused puuduvad.• Dokumendi terviklikkuse, autentsuse ja usaldusväärsuse säilimisekontroll — kasutamise käigus võib dokument muutuda või täieneda (nt.uue digitaalallkirja lisamise läbi, vms.), mida tuleb olenevalt olukorrastkas vältida või toimunud muudatused registreerida ja jäädvustada.Asjaajamissüsteemi ülesandeks on vastavate kontrollimehhanismide paikapanemineja juurutamine.8. Hävitamine (disposal)Dokumendid, mille kasutusvajadus on lõppenud ning millele antud säilitamisetähtaeg on möödunud hävitatakse. Kui paberdokumentide puhul ondokumentide füüsiline hävitamine selge ja lõplik protseduur, siis digitaalsetedokumentide puhul tavalisest faili kustutamisest reeglina ei piisa ja põhjalikumadprotseduurid tuleb ette kirjutada, mis ühtlasi tagavad võimalike varukoopiate,elektronposti postkastides salvestatud, jms. dokumendi koopiate hävitamise.9. Säilitamine (preservation, storage)Dokumendid, mida enam igapäevaselt ei ole vaja, s.t. nad ei ole enam aktiivseskasutuses, pannakse säilitamiseks kõrvale, tavaliselt asutuse arhiivis. Tegevused,mida seejuures kontrollida tuleb, on:• dokumentide kirjeldamine (mille kaudu tagatakse nende ülesleidminearhiivis);• dokumentide kasutatavuse tagamine (on eriti aktuaalne digitaalsetedokumentide puhul, mis tänu tehnoloogia iganemisele võivad aja jooksulkättesaamatuks või kasutamatuks muutuda);• juurdepääsu ja dokumentide turvalisuse kontroll;Dokumendid, millele on antud alatine säilitusväärtus antakse teatud ajamöödudes üle avalikke arhivaale koguvale asutusele (nt. Rahvusarhiiv), kesreeglina kontrollib oma täiendavate nõudmiste kaudu nii dokumentide kirjeldustkui terviklikkust ja kasutatavust. Asjaajamise reeglid dokumentide pikaajalisekssäilitamiseks on seetõttu otstarbekas viia kooskõlla arhiivi poolt esitatudnõudmistega.43

Järgnevas võrreldakse analüüsitavaid standardeid eelloetletud üksikutedokumendi elukäigu etappide kaupa hindamaks kontrolli teostamistdokumentide üle, mida iga standardi mudel pakub. Võrdlustabelid teenivadühtlasi ka viidete kogumi eesmärki, aidates iga elukäigu etapi jaoks kiiresti ülesleida relevantsed kohad standardites.6.6 PlaneerimineDokumente loovate ja haldavate tarkvarasüsteemide planeerimise javäljatöötamise käigus on otstarbekas arvestada mitmeid pikaajalise perspektiivigaaspekte: dokumentide kasutamise ulatus, nende kirjeldamise ja säilitamisevajadus, jne. Vaadeldavad standardid ei ole aga sellele dokumendi elukäiguetapile põhjalikku tähelepanu pööranud. Mõned viited probleemistikule siiskileiduvad:Standard Viide SeletusAS 4390.3 * 5.3 Üldised nõudmised dokumentide autentsusele ja dokumentideloomisele ning strateegiad, mida dokumente loovate süsteemideehitamisel tuleks järgida.ISO 15489 9.1 Teema all, ‘document capture’ käsitletakse ka mõningaidpõhinõudmisi süsteemidele.MoReq 6.1 - 6.1.15 Sarnaselt ISO peatükile esitatakse üldiseid tehnilisi nõudmisiERM süsteemile: “Electronic documents that are generated orreceived in the course of business processes originate from bothinternal and external sources. The electronic documents may bein various formats, may be produced by different authors; andmay be received as single documents and as multiple documentfiles. They may arrive through different communicationchannels e.g. local area network, wide area network, electronicmail, facsimile, letter post (to be scanned) and at variable arrivalrates and volumes. A flexible input system is required to capturedocuments with good management controls so that thesediverse requirements are addressed.”PRO, G II ** 1.11-1.14 Üldised printsiibid ERM süsteemide ehitamiseks.Tabel 4. Nõuded dokumentide planeerimise etapile.* Number AS 4390 järel viitab selle osale, seega AS 4390.3 tähendab “AS 4390.3-1996 Part 3:Strategies”.** PRO tekstide viitamisel kasutatakse järgmiseid lühendeid:PRO, F I = Functional requirements for electronic records management systems, Part I: Statementof Requirements;PRO, F II = Functional requirements for electronic records management systems, Part II:Reference Document;PRO, G I = Guidelines for Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records, Part I:Principles;PRO, G II = Guidelines for Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records, PartII: Procedures44

Seega ei ole täpseid ega detailseid nõudmisi dokumentide planeerimise etapileesitatud. Digitaalseid arhivaale haldavate süsteemide puhul on valdav osa selleetapi võtmeküsimustest kontrollitud muudes etappides teostatavate toimingute janeile esitatud nõudmiste kaudu (nt. dokumentide loetelu). Tõsiasi, et seda etappiei ole standardites eraldi välja toodud, isegi mitte Austraalia standardis, jääbsellest hoolimata tähelepanuväärseks.45

6.7 Loomine ja saamine, ehk asjaajamisse haaramineKuna tegemist on records management ja ERM süsteeme käsitlevate juhistega, siisdokumentide füüsilisest loomisele lisandub nende n.ö. asjaajamisse sisenemisehetk või “asjaajamisse haaramine” (ingl. k. records capture). Sellest hetkest alateson dokumendid asjaajamissüsteemi kontrolli all, sõltumata sellest, kas nad loodisamas asutuses või saabusid asutusse väljastpoolt.Enamus standardeid ongi pühendanud terve peatüki dokumentide asjaajamissehaaramisele ning välja toonud rea tegevusi ning omadusi, mida ERM süsteemidpeavad seejuures võimaldama. Kokkuvõtvalt on need esitatud tabelis 5 järgmiselleheküljel.Olulisteks tegevusteks, mida süsteemid võimaldama ja kontrollima peavad onseega:• Otsustus, milliseid dokumente asjaajamissüsteemi haarata.• Millises vormingus need dokumendid võivad olla või peavad olema.• Kuidas neid dokumente kirjeldada tuleb (nii süsteemi enda pooltautomaatselt kui süsteemi kasutaja poolt).• Asjaajamisse haaratud dokumentide ja nende sisu kaitsmine muudatustetegemise või kustutamise eest.• Dokumentide ülevõtmine teistest infosüsteemidest.Kõige põhjalikumalt on need tegevused kaetud PRO juhistes ja MoReqstandardis, kuid mõlemas on teoreetilist põhjendust nende tegevusteläbiviimiseks napilt. Seevastu AS 4390 ja ISO 15489 esitavad üksnes teoreetilisevaatenurga sellele etapile. Standardites kasutatud terminid dokumentideasjaajamisse haaramise tähistamiseks on võrdluses järgmised:“Capture—a deliberate action which results in the registration of a recordinto a recordkeeping system. For certain business activities, this action maybe designed into electronic systems so that the capture of records isconcurrent with the creation of records.” (AS 4390.1: 4.7)“The purpose of capturing records into records systems is to 1) establish arelationship between the record, the creator and the business context thatoriginated it; 2) place the record and its relationship within a recordssystem, and 3) link it to other records.” (ISO 15489: 9.3)“Capture — registration, classification, addition of metadata and storage ofa record in a system that manages records.”(MoReq)“Create — in electronic records, the action or result of filing a new recordand its associated metadata.”(DoD 5015.2: AP1.12)“Declaration — the process of defining that a document’s contents arefrozen and that it formally passes into corporate control and is therebydeclared as a record.”(PRO F II)46

Standard Viide SeletusAS 4390.38.1 – 8.2.8 Asutuse tegevused ja protsessid, mida kindlastidokumenteerida tuleb.8.7 Vajalikud failivormingud ja dokumentide tüübid.AS 4390.5 6.3 Milliseid dokumente tuleb asjaajamissüsteemi haarata.ISO 15489 9.1 Põhinõudmisi süsteemidele dokumentide haaramiselasjaajamisse.9.3 Records capture — selle eesmärk ja põhilised viisid.MoReqptk. 6 Capturing records, mille all esitatakse nõudmisi ka teisteleetappidele (nt. registreerimine). Dokumentide loomisega onseotud järgmised:6.1.1 – 6.1.2 Dokumentide loomine.6.1.3 – 6.1.4; Dokumentide kirjeldamine ja vajalik metaandmestik.ptk. 12; Lisa 56.1.12 – 6.1.13;6.3Dokumentide tüübid ja vormingud.6.1.2 – 6.2.3 Dokumentide mass-importimine teistest süsteemidest.PRO, G II 1.22 – 1.31 Üldised nõudmised dokumentide loomisele ja selleteoreetilised aspektid.ptk. 2 Declaration and Sustainability esitab üldised nõudmised, selleall:PRO, F IA2.1, 2.5-2.6,2.16Document capture ehk mida peab süsteem võimaldamadokumentide korrektseks haaramiseks asjaajamisse.A2.2; (A2.31-2.33); *** vt. kaPRO, G II 2.17-2.31Dokumentide ‘deklareerimine’ digitaalsete arhivaalidena:“The ERMS must support the process of declaration, in whichan electronic document is marked as a formal electronic recordand is associated with one or more folders in the electronicfileplan by an end user.”A2.3-2.4;(A2.31)Dokumentide olemasolu ja sisu kaitse.A2.7, 2.20-2.21,2.23-2.24;(A2.25-2.28);vt. PRO, GIIB.8 – B.16A2.8-2.15, 2.20,2.22; (A2.29-2.30); vt. PRO,GII 2.32-2.61ptk. 9Dokumentide erinevate vormingutega tegelemine:“The ERMS must ensure the capture of, and be able to declare,electronic records in their native format.”Miinumumnõudmised kirjeldusele, mida süsteem peabdokumentidele lisama.Dokumentide import teistest süsteemidest (soovitavanõudmisena).DoD 5015.2 C3.2.2 Dokumentide import teistest süsteemidest.NOARK-4 5.3 Dokumentide vormingud.Tabel 5. Dokumentide loomise ja asjaajamisse haaramise protsessid.*** Sulgudes on viidatud nn. soovitavad nõudmised, mida antud standard ei pea kohustuslikuks.47

6.8 RegistreerimineTraditsiooniliselt on records managementi käsitluses registreerimine see tegevus,millega dokument muutub arhivaaliks, minnes selle loonud või saanud töötajakäest asutuse kontrolli alla. Olenevalt asjaajamise traditsioonist on registreerimisehulka arvatud ka dokumentide liigitamist ja indekseerimist, seda eelkõigeseetõttu, et neid toiminguid teostatakse tavaliselt ühekorraga. Vaadeldavateststandarditest on kolm pühendanud registreerimisele iseseisva peatüki. Ülejäänudon selle lülitanud kas dokumentide liigitamise või kirjeldamise alla. Kokkuvõttedokumentide registreerimisele esitatavatest nõuetest teeb tabel 6.Standard Viide SeletusAS 4390.4 6.1 – 6.2.1 Dokumentide registreerimise üldine eesmärk.6.2.2 Dokumentide registri nõutavad omadused.ISO 15489 9.4 Dokumentide registreerimise üldine eesmärk.6.1.10; 6.1.15; (6.1.5) Dokumendi erinevate versioonide registreerimine.MoReq 6.1.6 – 6.1.9 Registreeritava metaandmestiku elemendid.6.1.14 Metaandmestiku haldamine.PRO, F I A2.16 – A2.19 Registreerimisnumbrite unikaalsuse nõue.(A1.24 – 1.29)C2.2.3.2 – 2.3.7 Registreeritava metaandmestiku nõutavad elemendid.DoD 5015.2 C2.2.3.8 – 2.3.15, Loodud metaandmestiku kaitse.C2.2.3.21ptk. 4 Registreerimismooduli kirjeldus.3.3.2 Süsteemi üldised funktsionaalsed omadusedregistreerimise protseduuride läbiviimisel.NOARK-4 4.2.2 – 4.2.4 Registreerimise hierarhia, mis põhineb ‘case’dokumendil.4.2.5 – 4.2.13 ‘Case’ registrikande omadused.6.1.1 – 6.1.4 Registreerimisprotseduuride üldine kirjeldus.6.2 Norra dokumentide registreerimise süsteemi detailnemudel.Tabel 6. Dokumentide registreerimise protsessid.Kõige detailsemalt on dokumentide registreerimine reguleeritud NOARK-4standardis, kuna see on Norra asjaajamissüsteemi üks kõige olulisemaidmooduleid: kui dokument jääb korralikult registreerimata, on tema seotus õige‘case’iga hiljem raskesti tuvastatav. Registreerimine kui dokumendi olemasolujäädvustamine on mõistagi eelduseks korrektsele haldamisele kogu dokumendiülejäänud elukäigu jooksul. Seepärast nähakse kõigis standardites ette, et muudokumente kirjeldava metaandmestiku hulgas oleks üks, sellele dokumendileunikaalne number või identifikaator, mille kaudu seda dokumenti hiljem onvõimalik üles leida. See number ei tohi asjaajamise käigus reeglina korduda egamuutuda. ERMS'ides on need toimingud ette nähtud automaatsetena, ehksüsteemi omadustena.48

6.9 LiigitamineDokumentide liigitamise aluseks olev dokumentide loetelu (ingl. k. file plan,classification schedule) on asjaajamissüsteemi keskne töövahend. Asutuse tegevusteja protsesside dokumenteerimine valdkondade kaupa ja nende representeeriminesarjadega, kuhu arhivaalid kuuluvad, on üsna (arhiivinduse- ja asjaajamise-)teoreetiline valdkond. Analüüsitavad asjaajamise standardid eeldavad, et asutuselon juba olemas dokumentide loetelu ja ei pühenda märkimisväärset ruumi sellevälja töötamisele. Dokumentide loetelu rakendamine igapäevatöös aga, mistraditsiooniliselt oli asutuse records manager'i ülesanne, on digitaalsel ajastullaienenud pea iga töötaja ülesannete hulka, mistõttu kontrollimehhanismid selleteostamise üle süsteemides peavad tugevamad olema.Kokkuvõte standardites esitatud nõudmistest on tabelis 7.Standard Viide Seletus7.1 Dokumentide liigitamise eesmärk.AS 4390.47.2 Hierarhilised liigitamise viisid.7.3.1 – 7.3.7.3 Liigitamisprotseduuri üksikute komponentideomadused.ISO 15489 9.5.1 – 9.5.3 Dokumentide liigitamise eesmärk ja põhimõtted.ptk. 3 Liigitamisest üldiselt: Classification scheme.MoReq 3.1.1 – 3.3.6 Hierarhiline liigitamise rakendamine — milline see peabolema.3.4.1 – 3.4.14 Mida süsteemi kasutaja peab liigitamise käigus tehasaama.6.1.6 – 6.1.9 Liigitamine kui sarjadesse jaotamine: süsteemi omadused.PRO, G II B.17 – B.24 Üldised omadused, mis süsteemil liigitamiseläbiviimiseks peavad olemas olema.PRO, F IA1.1 – 1.4, A1.8 –1.9, A1.17, A1.21;Dokumentide loetelu (file plan) rakendamine — süsteemiomadused.(A1.22-1.23)A1.5 – 1.7, A1.10 –1.16Dokumentide loetelu rakendamine — süsteemi kasutajalevajalikud võimalused.A1.4, A1.15-1.20, Nimetuste ja numereerimise kontroll liigitamise käigus.(A1.24, A1.28)DoD 5015.2C2.2.1.1 Dokumentide loetelu (file plan) rakendamine — süsteemiomadused.C2.2.1.2 – 2.1.6 Nimetuste unikaalsuse kontroll liigitamise käigus.C2.2.3.17 – 2.3.19 Uute dokumentide sidumine sarjaga süsteemis.NOARK-4 7.1 – 7.2Spetsiifiliselt Norra avaliku administratsiooni jaoksmõeldud dokumentide loetelu skeem ja liigitamisepõhimõtted.Tabel 7. Liigitamisega seotud protseduurid.Dokumentide loetelu on asjaajamissüsteemi tarkvara tsentraalseks struktuuriüksuseksehk mooduliks nii MoReq standardis kui PRO funktsionaalsetenõudmiste mudelis: see kujutab endast teatud mõttes dokumentide “ladu”, millesisuga toimuvadki kõik ülejäänud asjaajamislikud funktsioonid. Seega on49

dokumentide loetelu paindlik ülesehitus ning selle ülesehituse muutmisevõimalus (nt. hierarhiatasemete lisamise võimalus) kogu tarkvarasüsteemiülesehituse seisukohalt määrava tähtsusega. Üheski standardis ei panda agasüsteemi struktuurseid vajadusi tähtsuselt ettepoole selle kasutajate vajadustest.Märgatav erinevus selle etapi reguleerimise detailsuses on nende standarditevahel, mis põhinevad ühe riigi või ametkonna konkreetsel asjaajamise mudelil janende vahel, mille ülesandeks on rääkida liigitamisest üldiselt.6.10 IndekseerimineIndekseerimine on protseduur, mis praktilise teostuse käigus on peaaegu alatiühendatud registreerimisega, mistõttu seda iga kord eraldi etapina ei eristatagi.Indekseerimise juures on oluline eristada tasemeid: peale üksikute dokumentidenumereeritakse veel sarju ja muid dokumentide arhiivi alajaotusi. Asjaajamisestandardites käsitletakse indekseerimist enamasti teiste valdkondade all (vt. tabel8).Standard Viide SeletusAS 4390.4 8.1 – 8.2Indekseerimise ülesanne ja dokumentide numereerimisepõhimõtted.ISO 15489 9.5.4 – 9.5.5 Soovitused indekseerimistegevuste rakendamiseks.ptk. 7 ReferencingMoReq 7.1.1 – 7.1.7 Unikaalse numeratsiooni vajadus erinevate dokumentideja nende kogumite kaupa.PRO, G II 3.3 – 3.6 Üldised indekseerimise põhimõtted.PRO, F II ptk. 7Peatükk metaandmestikust sisaldab numbrikoodisüsteemi sisse ehitamise nõuet järgmiste tasemete jaoks:“Metadata elements for:Electronic foldersElectronic partsElectronic recordsUsers.”Tabel 8. Nõuded indekseerimisele.Indekseerimist vaadeldakse seega dokumentide kirjeldamise, viitesüsteemi ja infootsimise kontekstis. Dokumentidele unikaalse numbri andmine võib seejuurestoimuda nii automaatselt kui ka käsitsi, töötaja poolt. Enamus standardeidpiirdub teoreetiliste põhimõtete väljatoomisega ning ei ole konkreetse lahenduseosas preskriptiivne (v.a. PRO, F II).50

6.11 Säilitustähtaja määramineArhivaale dokumentidest eristav põhiline omadus — neile antud säilitamisetähtaeg — on tihedalt seotud arhiivinduslikus teoorias arhivaalide hindamisena(ingl. k. appraisal) tuntud valdkonnaga. Erinevates riikides ja asjaajamisetraditsioonides viiakse seda läbi erinevalt ja mõneti lahknevatest põhimõtetestlähtuvalt. Kuigi võib täheldada üldist trendi protsesside ja nendedokumenteerituse arvestamisele arhivaalide hindamisel, on erinevate riikidepraktikad seni veel nii erinevad, et ISO asjaajamise standardi komitee pidi äramuutma selle peatüki pealkirja, kuna retention schedule tähendused eri riikides onüksteisest liiga erinevad. Selle asemel kannab ISO standardi peatükk nüüdpealkirja “Determining how long to retain records” ja käsitleb säilitustähtajamääramisega seotud teooriat väga üldisel tasemel. Sellest ei erine oluliselt kateised standardid:Standard Viide SeletusAS 4390.5 6.1 Arhivaalide hindamise põhimõtted.6.2.1 – 6.5 Hindamise läbiviimise etapid.ISO 15489 9.2Üldised arhivaalide hindamise printsiibid ning millestnende rakendamisel lähtuda.ptk. 5 Retention and DisposalMoReq 5.1.1 – 5.1.18 Säilitamistähtaja määramise funktsiooni ülesseadmine.5.2.1 – 5.2.11 Säilitamise tähtaja ümbervaatamine ja pikendamine.PRO, G II3.11 – 3.15, 4.60– 4.64Üldised säilitustähtaja määramise põhimõtted, vastutusselle eest ning paber- ja digitaaldokumendi säilitustähtajamääramise erinevused.B.41 – B.59 Hindamise ja säilitamise tähtajaga seotud konkreetsetesüsteemi omaduste loetelu.ptk. 3 Retention and DisposalPRO, F IIA3.1 – 3.14,A3.20 – 3.21;A3.15 – 3.18Hävitamisakti rakendamine vastavalt dokumentideloetelule nii süsteemi kui töötaja (süsteemi kasutaja)seisukohast.A3.22 – 3.24 Hävitamisakti ümbervaatamine ja pikendamine.DoD 5015.2 C2.2.2.1 – 2.2.4 Säilitustähtaja määramine.C2.2.2.5 – 2.2.6 Säilitustähtaja ümbervaatamine.NOARK-4 ptk. 12 † Säilitustähtaja määramise protseduurid koos näidetegaNorra avalikus sektoris tüüpiliste dokumendiliikidesäilitamistähtaegadega.Tabel 9. Säilitustähtaja määramise protseduurid.Säilitustähtaja määramise tegevuste olulisteks omadusteks on, et säilitustähtaegasaab rakendada nii dokumentide kogumitele (sarjadele) kui ka üksikuteledokumentidele, ning et tehtud otsustusi saab ümber vaadata (s.t. kord juba antudtähtaegu oleks võimalik muuta). Nende nõudmiste sõnastus on domineerivalt† Seda peatükki ei ole Norra Rahvusarhiiv inglise keelde tõlkinud ja see on praegu kättesaadavvaid norrakeelsena.51

esitatud kui võimalus, mida tarkvarasüsteem peab pakkuma selle kasutajale —tarkvara ise ei saa alustada dokumentide hävitamist ega määrata säilitamisetähtaegu, mis ei sisaldu dokumentide loetelus.6.12 KasutamineNagu eelpool kommenteeritud, ei ole dokumentide kasutamist traditsiooniliseltkäsitletud kui otseselt asjaajamise poolt kontrollimist vajavat tegevust. Küll onaga asjaajamisüsteemi ja tarkvara ülesandeks peetud tagada igale süsteemikasutajale juurdepääs talle vajalikule hulgale dokumentidele ning hoolitseda selleeest, et kasutamise käigus arhivaale ei muudetaks või ohustataks nendeautentsust ja terviklikkust mõnel muul viisil.Kokkuvõte tegevustest, mida standardid näevad asjaajamissüsteemideülesannetena dokumentide kasutamisel on toodud tabelis 10 järgmisel leheküljel.Nagu selgub, on domineeriv dokumentidele juurdepääsu kontrollimise teema,seda nii igale kasutajale kättesaadavate funktsioonide kui ka tervete kasutajategruppide juurdepääsuõiguste tasemel. Selle kõrval on oluliseks peetuddokumentide asukoha jälgimist ja info-otsimist süsteemis salvestatuddokumentidest. Samuti on detailset käsitlemist leidnud erinevad dokumentideautentsuse tagamise vahendid (nt. kontrolljälg, krüpteerimine, jt.).Konkreetselt digitaalsete arhivaalide haldamise süsteeme kirjeldavad standardidon ära toonud rea nõudmisi ühitamaks arhivaalide haldamise funktsioone teisteinfosüsteemide liikidega, mida asutustes leida võib, nagu dokumendihaldusesüsteemid, workflow ja intranet.Valdav osa nõudmisi selles valdkonnas on sõnastatud süsteemi omadustena,mida kasutajatel või süsteemi administraatoril peab olema võimalikkonfigureerida ning millest vaid vähesed peavad olema jäigalt süsteemi sisseehitatud.52

Standard Viide SeletusAS 4390.4 9.1Dokumentide asukoha jälgimine, s.h. kasutajate,dokumentide ja nendega teostatavate tegevustejälgimine.ISO 154899.7 Dokumentidele juurdepääsu reguleerimine.9.8 Dokumentide asukoha jälgimine (tracking).ptk. 4 Controls and Security4.1.1 – 4.1.8 Süsteemi kasutajagruppide defineerimine.MoReq4.1.9 – 4.1.12 Juurdepääs dokumentidele kasutaja jaoks.4.1.11, 4.2.1 – 4.2.12 Kontrolljälje (audit trail) rakendamine dokumentidegateostatavate protsesside jälgimiseks.4.4.1 – 4.4.3 Dokumentide asukoha jälgimine.4.5.1 – 4.6.12 Dokumentide autentsuse ja terviklikkuse kaitse.8.1.1 – 8.1.29 Päringud ja info otsimine.8.2.1 – 8.4.1 Kuvamine, väljatrükk ja muu visualiseerimine(rendering).10.3 Ühilduvus dokumendihalduse tarkvaraga.10.4 Ühilduvus workflow tarkvaraga.10.5 – 10.7 Digitaalallkirja ja muu krüpteerimise kasutamine.PRO, G II3.18 – 3.24 Lühikokkuvõte süsteemi omadustest dokumentideB.25 – B.41 kasutamise aspektist vaadatuna.ptk. 4 Access ManagementB4.1 – 4.5; (B4.14 – 4.15) Dokumentidele juurdepääsu kontroll.PRO, F I B4.6 – 4.13, B4.16 – 4.23,B4.28 – 4.31; (B4.24 –Mitmetasemelise juurdepääsuõiguste süsteemirakendamise nõue erinevate kasutajagruppide jaoks.4.27); vt PRO, F II, ptk. 6B4.32 – 4.34; (B4.35 – Süsteemi kasutajate jaotamine gruppidesse.4.36)B5.1 – 5.8; (B5.9 – 5.12); Kontrolljälje rakendamine.vt. PRO, G II 3.7 – 3.10B5.13 – 5.16; (B5.17 – Digitaalallkiri, dokumendi autentsuse säilitamine5.20); vt. PRO, G II 3.25 –3.32ptk. 7 Dokumendihalduse funktsioonid, mida süsteempeaks sisaldama.ptk. 8 Päringud ja info-otsing süsteemis.C2.2.7 Dokumentidele juurdepääsu kontroll.DoD 5015.2 C2.2.6.8.1 – 2.6.8.9 Päringud ja info-otsing süsteemis.C2.2.8 Kontrolljälg.C3.2.11 Ühilduvus dokumendihalduse tarkvaraga.3.3.3 Päringusüsteemi omadused.5.2.2 Erinevate dokumendi versioonide kontroll.NOARK-4ptk. 8 Juurdepääsu kontrolli mudel ja selle seletus.8.2.1 – 8.2.3.6, 8.3.1 – 8.4 Kasutajaõigused, nende määramine ja piirangudneile.10.1.1 – 10.1.3.3 Elektronposti rakendamine.10.2.1 – 10.2.5 Digitaalallkirja ja muu krüpteerimise rakendamine.Tabel 10. Asjaajamissüsteemi kasutamisega seotud tegevuste kontrollimine.53

6.13 HävitamineArhivaalide hävitamine vastavalt dokumentide loetelu ja hävitamisaktiga(retention schedule) seatud tähtaegadele on reeglina tugeva kontrolli all toimuvtegevus, mis peab olema sanktsioneeritud selleks autoriseeritud töötaja poolt ningei ole mõeldud juhtuma automaatselt lihtsalt mingi ajaperioodi möödudes.Enamus standardeid vaatleb hävitamist üheskoos säilitustähtaja määramise ningüleandmisega avalikke arhivaale koguvale asutusele. Kokkuvõte süsteemideleesitatavatest nõudmistest on ära toodud tabelis 11.Standard Viide Seletus7.1 Arhivaalide hävitamise eeldused.AS 4390.5 7.2 – 7.3 Hävitamise protseduurid.7.4 Säilitustähtaja pikendamine ja dokumentide edasisäilitamine.7.5 Arhivaalide asjaajamissüsteemist väljaviimine.ISO 15489 9.9 Üldised eeltingimused arhivaalide hävitamiseks.5.3.13 – 5.3.16 Hävitamine.MoReq 5.3.1 – 5.3.12, Arhivaalide süsteemist väljaviimine (export).5.3.17A3.35; vt. PRO, G II Hävitamine.PRO, F I 4.75 – 4.77A3.25 – 3.35; (A3.36– 3.46)Arhivaalide süsteemist väljaviimine (export).A3.30 – 3.33; vt. Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi.PRO, G II 6.2 – 6.31DoD 5015.2C2.2.6.6.1 – 2.6.6.4 Hävitamine.C2.2.6.5.1 – 2.6.5.4 Arhivaalide süsteemist väljaviimine (transfer).NOARK-4 5.4 Arhivaalide süsteemist väljaviimine (export).Tabel 11. Arhivaalide hävitamisele esitatavad nõudmised.Põhjalikult on arhivaalide hävitamise teooriat ja sellest tulenevaid protsessekäsitletud Austraalia standardis. Kolm selgelt eristatavat hävitamise etapitegevust on:• Dokumentide hävitamine;• Dokumentide eksport asjaajamissüsteemist välja;• Dokumentide üleandmine arhiiviasutusse.Paberdokumentidega asjaajamises on reeglid nende tegevuste jaoks eksisteerinudjuba pikka aega, seevastu digitaaldokumentide hävitamine on uudne ja sedakäsitletakse reeglina komplitseerituma protsessina kui nende lihtne kustutaminearvutikettalt. Selle protsessi üksikasju siiski standardid ette ei kirjuta ja esitavadselle pigem üldise nõudmisena ja ei pühenda sellele palju ruumi. Seevastuarhivaalide asjaajamissüsteemist välja viimine, kas mõnda teiseasjaajamissüsteemi või arhiivi, on suhteliselt põhjalikult määratletud, erititaotlusega üle anda nii dokumendid kui kogu nende kohta käiv metaandmestik.54

6.14 SäilitamineNeed dokumendid, millele antud pikem säilitustähtaeg (tavaliselt ulatub seeaastatesse), võetakse varem või hiljem asjaajamissüsteemist välja ja hoiustatakse.Sellega võib kaasneda dokumentide arhiivi korrastamine ja täiendavkirjeldamine, hõlbustamaks dokumentide ülesleidmist. Digitaalsete dokumentidekasutatavana säilitamine üle pika aja on tehniliselt keerukas protseduur, millejaoks universaalset ja garanteeritult tulemuslikku lahendust seni veel leitud ei ole.See kajastub ka standardite säilitamise ja hoiustamise käsitlustes, mis onsuhteliselt üldised ning kirjutavad vähe ette praktilisi tegevusi. Kokkuvõte ontoodud tabelis 12.Standard Viide Seletus4, 5.1 – 5.6 Üldised nõudmised dokumentide säilitustingimustele. ††AS 4390.66.1 – 6.2 Arhivaalide omadused, mis on säilitamise kontekstisolulised.8.1 – 9 Säilitamise tegevused ja nende eripärad.Lisa A Hoiutingimuste määramise näidis erinevate dokumenditüüpide jaoks.ISO 15489 9.6 Storage and handling — üldised põhimõtted.MoReq11.7 Pikaajaline säilitamine — kokkuvõtlik ülevaadeprobleemidest.11.7.1 – 11.7.7 Miinimumnõudmised ERMSile pikaajalise säilitamiseläbiviimiseks.PRO, G II1.43 – 1.51 Üldised põhimõtted autentsete digitaaldokumentidesäilitamiseks.5.2 – 5.10 Digitaalse säilitamisega kaasnevad probleemid.B.60 – B.65 Arhivaalide säilitamise ja üleandmisega seonduvadsüsteemi omadused.DoD 5015.2 C2.2.5.1 – 2.5.3 Säilitamisele esitatavad üldised nõudmised.5.3.2 – 5.3.8, 5.5.1 Dokumentide arhiivivormingud digitaalse säilitamiseNOARK-4jaoks.ptk. 12 Arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivi.Tabel 12. Dokumentide säilitamisele esitatavad nõudmised.Esitatud dokumentide hoiustamise tingimused peavead eelkõige tagamadokumentide füüsilise säilimise; digitaaldokumentide pikaajalise säilitamisegakaasnevad intellektuaalsed ja tehnoloogilised probleemid on välja toodud vaidprobleemi asetuse tasemel. Seega tuleb tõdeda, et asjaajamise standardidpiirduvad dokumentide säilitamise puhul vaid põhiliste probleemidemarkeerimisega ning jätavad säilitustegevuste detailide reguleerimisearhiivinduslike juhendite ja ettekirjutuste teha.†† AS 4390 käsitleb kõiki dokumendi tüüpe, nii paber- kui digitaalseid dokumente.55

Praktiliselt olematud on nõudmised aktiivsest kasutusest väljunud dokumentidekirjeldamisele ja neile juurdepääsu ning turvalisuse tagamisele. Sellest võibjäreldada, et standardites ei eristata selgepiiriliselt aktiivset ja pool-aktiivsetperioodi asjaajamises, küll aga tõmmatakse piir asjaajamise ja arhiivihaldusevahele. Kuigi viidatakse olulisematele dokumentide hoiustamise tingimustele, eikäsitle ükski standard dokumentide arhiveerimist ega arhiivinduslikkusäilitamist.56

6.15 Standardid ja dokumendi elukäik — kokkuvõtteksStandardite poolt ettekirjutatud tegevuste võrdlemine dokumendi elukäiguetappide kaupa näitab, et standardid on suhteliselt sarnased ning sisaldavadhädavajalikke arhivaalide haldamise tegevusi enam-vähem võrdses ulatuses.Märgatav on erinevus üldise teooria ja konkreetse süsteemi vajadustest lähtuvateeeskirjade vahel, millest tulenevalt erineb standardite detailsuse aste tunduvalt.Paraku ei suuda ükski standard üksinda pakkuda head balanssi n.ö. teooria japraktika vahel; vaid PRO eeskirjad on jaotatud kahte ossa nõnda, etfunktsionaalsed nõudmised tarkvarasüsteemidele on kontekstualiseeritudüldistes juhistes digitaalsete arhivaalide haldamiseks, kuid ka nende puhul onkahes tekstis kokku palju kordusi ning mõlema teksti paralleelne kasutamineraskendatud nende mahu ja ristviidete puudumise tõttu. Käesolev analüüs onpüüdnud seda viimast puudust pisut korrigeerida.Silmatorkavad on mõned lahknevused tegevuste ja protsesside eesmärgiinterpreteerimisel: dokumentide asjaajamissüsteemi haaramise, registreerimise jaliigitamise puhul võivad konkreetsest asjaajamise traditsioonist tulenevaltprotsesside järjestus ja sisu erineda. Eraldi kategooria selles aspektis moodustabNOARK-4, mis on täielikult üles ehitatud ühele konkreetsele (ja üsnaomalaadsele) asjaajamise traditsioonile ja mille digitaalsete dokumentidehaldamise printsiibid ei erine palju selle paberdokumentide haldamisepõhimõtetest. NOARK-4 nõudmised asjaajamise süsteemidele on omaülesehituselt eelkõige suunatud tarkvara väljatöötajatele, kelle ülesandeks onNorra avaliku sektori jaoks aktsepteeritavaid tarkvarasüsteeme disainida. Siinvaadeldud süsteemi funktsionaalsete nõudmiste kirjeldusele lisaks on välja antudka nn. tehniline spetsifikatsioon, mis koosneb üksnes süsteemi mudeli olemisuhtediagrammidest ja tabelite seoste kirjeldustest. 47 Niivõrd detailsele tasandile ükskiteistest standarditest seni veel ei ole jõudnud.Ilmselge on nende vaadeldud standardite puhul üksteiselt “laenamine”. Kahestandardi — ISO 15489 ja MoReq — ülesandeks on olnud üldistada konkreetseteriikide või koolkondade mudelid kasutamiseks rahvusvahelisel tasandil. Kuiteoreetilise poole peal on ISO standardis see hästi õnnestunud, siis MoReqpraktilise ja tehnoloogilise poole peal ei ole veel sarnasele viimistluse astmelejõudnud. Teistest standarditest üle võetud osad ei ole MoReq'is veel ühtlasedetailsusastmeni läbi töötatud. Teistegi standardite puhul on üle võetud terveidlõike kas teiste riikide juhenditest või standarditest. Kõige terviklikum on piltteooria ja detailsete nõudmiste paralleelse esitamise aspektist PRO juhendites.Samas tuleb märkida, et siin ei ole kasutatud alles valmivat ISO 15489 tehnilistraportit ning et MoReq'i puhul on tegemist alles arutelule pandud standardimustandiga.Kokkuvõtlikult võib standardid dokumendi elukäigu mudelile kaardistadajärgmiselt (vt. tabel 13 järgmisel leheküljel).47 vt. http://www.riksarkivet.no/Noark-4/Noa-del2.pdf57

Tabel 13. Standardite üldine võrdlus dokumendi elukäigu etappide kaupa.StandardLoominePlaneerimineRegistreerimineLiigitamineIndekseerimineSäilitustähtaegKasutamineHävitamineSäilitamineArhiveerimineAS 4390 a- a+ + + a a + + + —ISO 15489 a- a a a a a + a a —MoReq a- + +- + a+ + + +- a- —PRO a + +- + + + + + a+ a-DoD 5015.2 — +- +- +- — +- +- +- a- —NOARK-4 — +- + + — + + +- +- a-Tingmärkide seletus:— valdkond puudub või on käsitletud puudulikult.a- valdkonda on käsitletud minimaalselt või väga üldiselt.a on esitatud probleemi üldine kirjeldus.a+ on esitatud probleemi üldine kirjeldus ja esitatud mõned nõudmised.+ esitatakse detailsed nõudmised tegevustele ja nende teoreetiline kontekst.+- esitatakse detailsed nõudmised tegevustele, kuid puudub valdkonna teoreetiline kontekst.

Peale üksikute asjaajamislike protsesside kontrollimise on selliste standardite janäidiste kasutamise puhul oluline ka tervikpilt, ehk kuidas asjaajamissüsteemitervikuna nähakse ja kas antakse juhiseid selle ülesehitamiseks. Igasugusestandardi juurutamise juures muutuvad akuutseteks küsimused rakendamisekseeldatud tehnilisest baasist, uue süsteemi kasutamise lihtsusest ja sellepaindlikkusest olemasolevate süsteemide integreeruda ning olemasolevaidnõudmisi arvestada. Neid ja mõningaid teisi tehnilist ja organisatoorset laadiküsimusi võrreldaksegi järgmises seitsmes peatüki alaosas.6.16 Süsteemi mudeli selgitusLäbi kogu selle raporti on jutt käinud asjaajamise süsteemidest, nii üldiste(teoreetiliste) asjaajamistegevuste läbiviimise viiside kui rakendusliketarkvaralahenduste tähenduses. Iga sellise süsteemi aluseks on teatav mudel —asjaajamise mudel, mis võib olla kas mõnes riigis või ametkonnas juba kehtiv võijuurutatav asjaajamise mudel, või siis teoreetiline, n.ö. ideaalne asjaajamisemudel. Iga selline mudel koosneb osadest või ka moodulitest, millest mõningaidvaadeldi eelmises analüüsi osas. Sellisel, komponentideks lahtiharutatud moelvõrdlusest ei selgu aga tervikliku mudeli ülesehitus. Seetõttu ongi alljärgnevastabelis (tabel 14) ära toodud standardite võrdlus laiemate funktsionaalsetemoodulite tasandil — kas neid eristatakse, kas neid on võimalik ükshaavalpraktikasse juurutada ja kas nende väljatöötamise jaoks on antud detailsedjuhendid?Sellest võrdlusest nähtub, et kõige paremini liigendatud ning ühtlasi süsteemiülesehituse tasandil kirjeldatud on NOARK-4, MoReq ja PRO standardid.59

StandardMooduliteksjaotamineOlemisuhtemudelÜkshaavaljuurutamineMärkusedAS 4390 a – ††† aStandard on jaotatud kuude ossa,milles igaüks on vaadeldav omaette jakatab teatavaid RM tegevusi.ISO 15489 – – ††† a ‡ Standardi peatükid on võrreldavadAS4390 osadega ja üsna iseseisvad.Standardi üldine olemisuhte mudel onesitatud peatükis 13, kuid kuniMoReq + + +? standardi ametliku vastuvõtmisenipuuduvad detailsed komponentideolemisuhte mudelid.PRO – + aPRO, F II sisaldab põhiliste komponentideolemisuhte mudeleid, kuidstandard on eelkõige mõeldud juurutamisekstervikuna, mitte osade kaupa.DoD 5015.2 a – aKuigi standard ei jaota kogu süsteemieksplitsiitselt osadeks, on neidvõimalik eristada ning iga osanõudmistele vastavust kontrollida.NOARK-4 + + +Kogu NOARK-4 mudel koosnebmoodulitest, mis on kirjeldatud niifunktsioonide kui olemisuhte diagrammidetasandil (vt. NOARK-4, 3.2).Tabel 14. Süsteemide mudelite komponentideks jaotuvus.††† Tegemist on üldise asjaajamise standardiga, mitte funktsionaalsete nõudmistega ERMsüsteemile.‡ ISO 15489 põhiosaga kaasas käima hakkavat tehnilist raportit ei olnud selle raportiettevalmistamisel võimalik konsulteerida, seega võib siinne hinnang ebakorrektseks osutuda.60

6.17 Asjaajamissüsteemi juurutamise juhendVaadeldavate asjaajamise standardite teoreetiliseks eelduseks on, et ridaasjaajamise protseduure on universaalselt kehtivad ning neid on võimalikühetaoliselt rakendada mistahes organisatsiooni puhul. Sellest eeldusest järeldub,et taolisi asjaajamise protseduure täitva rakendusliku süsteemi väljatöötaminening juurutamine peab samuti standardiseeritav olema mistahesorganisatsioonides kasutamiseks. Järgnevas võrreldaksegi standarditepõhjalikkust neis kirjeldatud süsteemide juurutamise juhendamisel ning samutipaindlikkust juba olemasoleva asjaajamissüsteemi integreerimiseks uue,standardit järgiva süsteemi mudeliga.Standard Juhend juurutamiseksÜhilduvusMärkusedolemasolevaga6.1 – 6.5 Juurutamise etapid ükshaaval välja toodudning lahti seletatud.AS 4390.3 Lisa ANäidisplaan süsteemi juurutamiseks.6.5 Conversion — dokumentide ühest asjaajamisesüsteemist teise üleviimise juhend (vt. Lisa B).Lisa B Näidis eelmise tegevuse jaoks.ptk. 8Design and implementation of a records system8.1 Juurutamise etappide loetelu.ISO 15489 8.4 Väljatöötamise ja juurutamise metodoloogia.8.5 8.5 Asjaajamissüsteemi lõpetamine.8.3.5 Dokumentide ühest asjaajamise süsteemistteise üleviimine.MoReq (1.5) (1.5)“This specification cannot represent arequirement which precisely maps ontoexisting requirements without modification.”PRO, F I Introduction Introduction“Each government department or agencywishing to make use of these requirementswill have its own specialist needs, and will beapproaching the implementation of electronicrecords management from an existingsituation. There will always be a need fordepartments and agencies to tailor theserequirements to their own situation.”ptk. 5Design of ERM systemsPRO, G I5.9 – 5.12 Design of ERM into systems5.21 – 5.29 Integreeritud DM ja RM süsteemid.Lisa AStrategies for developing ERMDoD 5015.2 C1.2“This Standard addresses a minimum set ofbaseline functional requirements applicable toall RMAs.”NOARK-4 + +Standardi kirjeldav osa käsitlebki peamiseltseda, kuidas süsteemi juurutada, lähtudesseejuures eeldusest, et asutuses juba on töössamu asjaajamise printsiipe järgiv paberasjaajamisesüsteem.Tabel 15. Juhendid asjaajamise süsteemide väljatöötamiseks.61

Kokkuvõttest tabelis 15 nähtub, et AS 4390 ja ISO 15489 on selles vallas kõigepõhjalikumad, samuti PRO tekstid ning et need aspektid on pea täiesti katmataMoReq ja DoD 5015.2 standardites.6.18 Hübriidtoimikute haldamineÜks olulisemaid aspekte digitaalse asjaajamise süsteemi juurutamise juures onselle paindlikkus haldamaks üheaegselt digitaalseid- ja paberdokumente.Vaatamata arvutite laiale levikule ei ole paberdokumendid veel kadunud ningpaber-arhiivid jäävad asutustesse veel aastakümneteks. Kuidas on käsitletavadstandardid seda asjaajamise aspekti reguleerinud?Standard Viide SelgitusStandard tegeleb mõlemat tüüpi dokumentidega ning ei eristaAS 4390spetsiaalselt nende nõudmisi, teeb seda aga lühidalt süsteemidepuhul:AS 4390.38.3 Recordkeeping systems based on paper files8.4 Electronic recordkeeping systemsISO 15489 –Standard tegeleb dokumentidega üldiselt ning ei erista digitaalse japaberdokumendi erinõudmisi. Üksikuid erinõudmisi on ära tooduddigitaalseid dokumente haldavatele süsteemidele (nt. 8.2.2, 9.6, 9.7,jm.).MoReq1.2 Lähtutakse eeldusest, et süsteemi on võimalik rakendada kapaberdokumentide haldamiseks: “As this specification contains“model” requirements, it is designed to be entirely generic.”10.1 Management of non-electronic records: “The ERMS should be able toregister physical files under the same classification scheme as theelectronic records, and provide for the management of “hybrid files”of electronic and physical records.”10.2 Hybrid file retention and disposal eeldab, et dokumentide loeteluga onreguleeritud ka paberdokumente.PRO, G II 3.16 – 3.17 ‘hybrid assemblies’ — nende põhiprobleemid.PRO, F I ptk. 6 Hybrid folder management — nõudmised ERMSile nende haldamiseks.DoD 5015.2 – Paberdokumente ei mainita.NOARK-4 5.2.3 Paper-based vs. electronic recordkeeping — põhiprobleemid.Tabel 16. Paber- ja digitaaldokumentide samaaegse haldamise võimalused.Võrdlusest nähtub, et selle asjaajamise aspekti on üldise nõudmise esitamisegakatnud PRO ja MoReq tekstid, mõlemad seejuures lähtudes digitaalsetearhivaalide haldamise süsteemist, mille omaduste hulka peab kuuluma ka paberarhivaalideregistreerimine ja haldamine. Sootuks välja on paberdokumendidjäetud DoD 5051.2 standardist. Praktilisi lahendusi kahel erineval dokumenditüübil rajaneva asjaajamise ühitamiseks ei paku ükski standarditest.62

6.19 Asjaajamissüsteemide tehnilised nõudmisedMistahes tarkvarasüsteemi juurutamisel kerkivad küsimused nagu: Millised onselle tehnilised nõudmised? Kui avatud see on uutele tehnoloogiatele? Kui paljuselle rakendamine maksma läheb? Kas seda on võimalik integreeridaolemasolevate süsteemide ja infrastruktuuriga (ehk, kui kalliks see läheb)? Kuilihtne/keeruline seda juurutada on? Kui arenemisvõimeline see süsteem on?Vaadeldud standardid ei anna otseseid vastuseid sellistele küsimustele, kunategemist on üldistatud mudelitega, mille praktilise rakendamise lahendus sõltubkonkreetsest vajadusest ja organisatsiooni keskkonnast. Kaudselt on siiskivõimalik tuletada, millist tehnoloogilist funktsionaalsust ning keskkondastandardites kirjeldatud süsteemid eeldavad. Seda eriti ERMS funktsionaalseidnõudmisi loetlevate standardite puhul, kuna nende üks eesmärk on olla tarkvaratestimise benchmark'iks.Standard Viide SelgitusAS 4390.3 Lisa CCheck list for performance testing of records management systems —terviklik ülevaade süsteemilt nõutud funktsionaalsuste kohta,kuid otseselt tehnilisi nõudmisi ei esitata.ISO 15489 8.2Records systems characteristics — sarnaselt AS4390 ei tegele seestandard spetsiifiliselt digitaalsete dokumentidega, mistõttutehnilisi nõudmisi kuskil selle tekstis ei esitata.10.1 Kuna tegemist on “üldise mudeliga”, siis peab seda olemavõimalik rakendada mistahes tingimustes.MoReq 11.2 Performance and Scalability — süsteemi tehniline baas peabarvestama kasutajate arvu ning sellest sõltuva süsteemitöökiirusega.11.4 Technical standards — näidisnõuetena viidatakse mitmetelestandarditele, kuid ühtegi neid ei peeta kohustuslikuks.PRO, F ID.10.2 Performance and Scalability — süsteemi tehniline baas peabarvestama kasutajate arvu ning sellest sõltuva süsteemitöökiirusega.D.10.3 Maintainability — süsteemi pideva käigushoidmise nõue.D.11 Technical standards —viited mitmetele standarditele.DoD 5015.2C2 – C3 Üksikute nõudmistena on mainitud tehnoloogilisi aspekte, midasüsteemi väljatöötamisel arvestada tuleb (nt. C3.1.1 – C3.1.8).NOARK-45.3 Peale arhiivivormingute failide jaoks ei nähta ette mingeid erilisipiiranguid.Tabel 17. Standardites äratoodud tehnilisi nõudmisi.Kõige rohkem konkreetseid tehnilisi nõudmisi sisaldub DoD 5015.2 standardis.Teised on neile aspektidele viidanud vaid üldiste süsteemi omaduste jatööprintsiipide kaudu. Kõigi standardite eelduseks on siiski, et olemasolevaidinfosüsteeme (nt. dokumendihalduse süsteemid) on võimalik integreeridaväljatöötatava asjaajamissüsteemi tarkvaraga.63

6.20 Süsteemi kasutamise lihtsusAsjaajamissüsteemi igapäevase kasutaja seisukohalt on sellise tarkvara üks kõigeolulisemaid omadusi selle kasutajasõbralikkus ning sellega töötamise lihtsus.Milliseid nõudeid seatakse nendele süsteemi aspektidele asjaajamisestandardites?Standard Viide SelgitusAS 4390.3 6.6Records management training — standard ei sea küll süsteemikasutatavusele nõudeid, kui sisaldab olulise süsteemi juurutamisekomponendina koolitust süsteemi kasutamiseks.ISO 1548910 Monitoring and auditing — testimise mehhanism, kas süsteemvastab loodetud tulemustele, s.h. ‘user satisfaction’.11 Training — koolituse vajadus süsteemi kasutamiseks.4.3 Backup and recovery — süsteemi varukoopiate tegemise nõue.MoReq 9.1Administrative functions — millised funktsionaalsused peavadsüsteemil olema, et selle kasutamist lihtsaks muuta, s.h. süsteemiadministraatori õigused.10.8 Openness and interoperability — süsteemi ühilduvus asutuse teisteinfosüsteemidega.11.1 Ease of use — ära on toodud vaid näidisnõudmised, millest ükskiei ole kohustuslik.PRO, F ID.10.1 Ease of use — peamiselt on-line abi ja juhatuse olemasolu nõudedsüsteemis.D.12.1 Documentation, consultancy and training — aitamaks kaasa süsteemikasutamisoskuste levikule.DoD 5015.2C3.1.9 End-user orientation and training —ära toodud vaid üldisekohustusena neid aspekte arvestada.C3.2.5 On-line help — süsteemi nõue.NOARK-4 3.3.6 Simplicity — süsteemi üldise lihtsuse nõue.Tabel 18. Süsteemi kasutamise lihtsuse nõuded.Kõik standardid mainivad küll kasutajasõbralikkust ja kasutamise lihtsust, kuidon jätnud konkreetse süsteemi lahenduse nende jaoks selle väljatöötaja hooleks,esitades vaid kas soovitatavaid nõudmisi või nõudes piisavat koolitust töötajatele,kes süsteemi kasutama peavad hakkama.64

6.21 Nõudmistele vastavuse paindlikkusKõik vaadeldud standardid loetlevad suurel hulgal üldiselt ja keeruliseltsõnastatud nõudmisi, mille praktiliseks ellurakendamiseks ei ole alati kõigiljuhtudel isegi juhendit olemas. Kuidas sellistes tingimustes teada saada, kasolemasolev asjaajamise mudel vastab standardi nõudmistele või millistesaspektides see näiteks ületab standardi nõudmisi? Standardites on kasutatuderinevaid meetodeid kohustuslike nõudmiste eristamiseks soovituslikest ningüldiste nõudmiste eristamiseks detailsetest. Ülevaade nendest meetoditest on äratoodud tabelis 19.Standard Eristab Selgitus M +AS 4390 EI “This is a voluntary Standard for application in all organizations.”ISO 15489 EI Standard pakub juhatust (provides guidance).1.2: In this specification,the word “must” indicates that a requirement is likely to be considered amandatory in most ERMS implementations;MoReq JAthe word “should” indicates that a requirement is likely to beconsidered desirable in most ERMS implementations.Nõudmiste hierarhia:Functional requirementsOther functionalityNon-funtional requirementsTerminology:the term “must” is used in each minimum requirement, to mean: The aERMS must comply with all statements which follow use of the term“must” within the same numbered requirement, in order to meet thisitemised requirement; and in order to meet the minimum requirementsPROJAfor this section or sub-section.the term “should” is used in each desirable statement, to mean: AnERMS should desirably comply with all statements which follow useof this term within the same numbered requirement, and must do so tofully meet this itemised requirement; but it is not necessary to do so inorder to meet the minimum requirements for this section or subsection.the term “should” is occasionally followed by the term “must” tomean: An ERMS should desirably offer the function or facilitydescribed, and where it does it must also fulfil the qualifying criteriadefined by use of the term “must” to be compliant with this desirablerequirement.the term “Where …” is occasionally used in conjunction with the term“must” in the following format, to mean: Where an ERMS provides aparticular function, or implements a function in a certain definedmanner, it must fulfil the criteria defined by use of the term “must” tomeet the minimum requirements for this section or sub-section.+ Selles tulbas on tähistatud nõudmiste tase, mida igas standardis peetakse miinimumtasemeks, etsüsteem vastaks standardi nõudmistele.65

DoD 5015.2NOARK-4JAJANõudmiste hierarhia:Core requirementsAdditional requirementsSupporting systemsNon-funtional requirementsMillest igaüks on omakorda jaotatud:High level requirements, jaDetailed requirements, koos alajaotustega:Minimum requirementsDesirable requirementsC1.1: “the word "shall" identifies mandatory system standards and theword "should" identifies design objectives that are desirable but notmandatory.”Nõudmiste hierarhia:Mandatory requirements, mis jagunebGeneral requirementsDetailed requirementsNon-mandatory requirementsvt. 1.4.1, kus on ära toodud põhjalik seletus standardis kasutatudkoodidest, mille järgi on võimalik kindlaks teha, millisele nõudmistetasemele konkreetne süsteem vastab. Tasemed on eristatud pigemüksikute moodulite kui nõudmiste enda hierarhia kaudu (nt. vastavusstandardi elektroniposti haldamise nõudmistele, jne.).Tabel 19. Standardites toodud nõudmiste tasemed ja eristus.aKõige mitmetasemelisemad on PRO, NOARK-4 ja DoD 5015.2 standarditenõudmised. MoReq eristab nõudmisi süsteemi funktsionaalsuste kaudu ningüldised asjaajamise standardid ei kirjuta otseselt ette midagi. ISO 15489väljatöötamise komisjon vaidles pikka aega standardi sõnastuse ja ettekirjutavavõi lubava tooni üle, kuid ISO ametliku poliitika tõttu mitte otseselt reguleeridaprotsesse uute standardite puhul, on selle standardi tekst praegu vaid soovitavaloomuga. 4848 Vt. M. Steemson, “ISO15489: You’re gonna need it – so remember it!”, 199966

6.22 Kellele on standardid suunatud?Kelle poole oma asutuses pöörduda ning asjaajamise standardile viidates nõudauue asjaajamissüsteemi juurutamist? Kas sellise standardiga võib minna asutusejuhi jutule või tuleb hoopis üles otsida infotehnoloogid või on see ainult midagiarhivaari jaoks? Vastust sellistele küsimustele tuleb eelkõige otsida standarditestendist. Samuti on oluline vahet teha avaliku sektori ja erasektoriorganisatsioonide nõudmiste vahel asjaajamissüsteemide rakendamisel —avalikus sektoris kehtivad tihtipeale rangemad nõudmised dokumentideavalikkuse ja säilitamise kestvuse kohta.Väike ülevaade nendest gruppidest, kellele standardid ennast ise adresseerinudon, on esitatud tabelis 20.Seega on pea kõik standardid sobivad nii kesktaseme juhtide kui asjaajajate kui kainfotehnoloogia spetsialistide poole pöördumiseks.67

Standard Avalik Era HuvigruppThis is a voluntary Standard for application in allorganizations. It may also serve as a benchmark for use byAS 4390 + + chief executives, senior management or auditors, to assesswhether adequate records are being kept in theirorganizations, business units,Programs or projects; and by investigative bodies, thecourts and any other person or body to whom or to whichthe organization is accountable, to assess whetheradequate records have been kept in specific cases.Managers of organisationsISO 15489 + + Records, information and technology managementprofessionalsAll other personnel in organisations and other individualswith a duty to create and maintain recordsThis specification is written with the assumption thatERMS users include not only Administrators or Archivists,MoReq + + but also general office and operational staff who useERMS as part of their everyday work while creating,receiving and retrieving records.The MoReq specification is intended to be used:by potential ERMS users: as a basis for preparing aninvitation to tender;by ERMS users: as a basis for auditing or checking anexisting ERMS;by training organisations: as a reference document forpreparing records management training, and as coursematerial;by academic institutions: as a teaching resource;by ERMS suppliers and developers: to guide productdevelopment by highlighting functionality required;by record management service providers: to guide thenature of the services to be provided;by potential users of outsourced record managementservices: as an aid in specifying the services to beprocured.PRO +The guidelines in this whole series are primarily intendedfor government business managers, Departmental RecordOfficers, Heads of IT and Information Systems, strategyand planning managers, project managers and PRO ClientManagers.DoD 5015.2 a Standard on mõeldud vaid ‘DoD Components’ jaoks.NOARK-4 +Lisaks valitsusasutustele on standard ühilduv kamunitsipaalasutuste asjaajamise süsteemiga. Standardiesimest osa soovitatakse lugeda kõigil asjaajamisegaseotud töötajatel, samal ajal kui teine osa Tehnilisednõudmised on eelkõige mõeldud IT spetsialistide jaoks.Tabel 20. Huvigrupid kellele standardid suunatud on.68

7. JÄRELDUSEDArvutiajakirjades tihti leiduvad tarkvara võrdlused võtavad fookusesse toodeteomadused ja pakutavad funktsionaalsused. Samas on pea kõigi tarkvaratoodetekategooriate puhul uute versioonide (ja seega uute funktsioonide) väljalasketsükkel ainult kuus kuni kaksteist kuud. See muudab tarkvara omaduste japakutavate võimaluste võrdlemise suhteliselt mõttetuks, kui selle kõrval eivaadelda protsesse ning aspekte nagu tarkvara juurutamise keerukus, uuendustearengutempo, kasutatavus, jne. ERM süsteemide standardid ja juhendid onviimastel aastatel sattunud sarnasesse olukorda — neid antakse välja nii arvukaltja nii erinevate institutsioonide ja huvigruppide poolt, et üha raskem onorienteeruda, milline neist on n.ö. ‘viimane sõna’ ja milline neist võimaldab ‘kõigerohkem’. 49Käesolevas raportis võrreldi omavahel kuut asjaajamist ja ERMS süsteemekäsitlevat standardit. Võrdluse üheks aluseks võeti (teoreetiline) dokumendielukäigu mudel, mille üksikute etappide kaupa vaeti standardites esitatudnõudmisi asjaajamislikele tegevustele. Analüüs näitas, et standardid onkonkreetsete tegevuste kontrollimise sisult suhteliselt ühetaolised, kuid erinevadmärgatavalt oma rõhuasetuselt teoreetilisele või praktilisele lähenemisele. Balanssnende kahe lähenemise vahel on kõige edukamalt realiseeritud PRO poolt väljaantud juhendites, mis seletavad, probleeme digitaalsete dokumentide haldamiselnii teoreetiliselt kui pakuvad praktilisi lahendusi, kuni süsteemi elementideolemisuhte mudeliteni välja. See muudab need juhendid arusaadavaks jakasutatavaks laiale ringile asjaajamise süsteemidega seotud huvigruppidele.Süsteemile esitatavate nõudmiste detailsuse poolest võistleb PRO tekstidegaMoReq standard, kus teooria pool on seni nõrgalt seotud praktiliseksrakendamiseks mõeldud nõudmistega.Analüüsi teises osas võrreldi standardites kirjeldatud asjaajamise süsteemidetehnilisi ja organisatsioonilisi aspekte. Selles vaates tulid esile Austraaliastandardi, PRO juhiste ning MoReq ja NOARK-4 standardi tugevamad küljed.Asjaajamise süsteemid on neis hästi kirjeldatud, need on disainitud paindlike jamodulaarsetena ning süsteemile olulised nõudmised on selgelt eristatud.Süsteemide kasutamisega seotud omaduste (nt. kasutajasõbralikkus) ettekirjutamisel on kõik vaadeldud standardid ühtviisi nõrgad.Igasuguse standardi eeskujuks võtmine ja rakendamine on oma olemuseltadapteerimise protsess. See kehtib vääramatult ka asjaajamise süsteemidestandardite kohta. Selleks, et teada, mida olemasolevas asjaajamise süsteemisoleks vaja muuta, on see kõigepealt vaja kaardistada ning selle mudeli analüüsistdefineerida oma vajadused, mille alusel saab valida parimaid tulemusi tagavatehnoloogia või standardi. Seejärel saab ka võimalikuks soovituste väljatöötamine49 vrdl. Doculabs, “Special Report on Records Management Systems”, 199869

kas uue asjaajamise mudeli jaoks või siis kõigi taoliste asjaajamise süsteemidevastavusse viimiseks mõne standardiga.Vaadeldud kuue asjaajamise süsteeme käsitleva juhendi ja standardi põhjalt võibvälja tuua mõned omadused n.ö. ideaalse standardi jaoks:1) Teoreetiline lähenemineStandard peab oma üldise lähenemise aluseks võtma protsesside tasandi ja mittekirjeldama tervikmudelit detailsete objektide kooslusena. Asjaajamine koosnebreast kindla funktsiooniga tegevustest, mille korrektsest läbiviimisest piisabasjaajamissüsteemi eesmärgi täitmiseks. Nende tegevuste sisu sõltub oluliseltvähem valitud informatsiooni haldamise meetodist (nt. dokumendihaldus,workflow, intranet, jt.) kui näiteks dokumentide vorm ja neid haldav tarkvara.2) Mudeli ülesehitusAsjaajamissüsteemi mudel peab standardis esitatud olema modulaarsena. Sellesraportis analüüsitud standardid tunduvad esmapilgul liiga jäigad, eriti kui onselge, et asutuste juba on mingi asjaajamise süsteem juurutatud ja osa sellest võibolla ka automatiseeritud. Seetõttu võib standardis esitatud süsteemistrelevantseks osutuda vaid mõni üksikosa, moodul või etapp, mille eraldijuurutamist standardi kirjeldus peab võimaldama.3) Ühilduvus olemasolevate süsteemidegaStandardi poolt kirjeldatud süsteemi mudel peab olema võimalikult avatudasutustes olemasolevatele ja kasutatavatele igat liiki infosüsteemidele. Vastaselkorral võib standardi asjaajamise süsteem kas juurutamata jääda või juurutataksesee poolikult.4) Tehnoloogiale avatusStandardi ettekirjutused peavad olema sõnastatud viisil, mis lubaks neidrakendada mistahes tehnoloogilisel baasil. Ükski asutus ei ole huvitatudsüsteemist, mille juurutamine toob kaasa tarbetult suuri kulutusi. See aga võibtulemusena seada ohtu dokumentide ja arhivaalide loomise ja säilimise.5) Nõudmiste selgusStandardis asjaajamise süsteemile esitatavad detailsed nõudmised peavad olemaselged ja üheselt mõistetavad ning vajadusel viitama kas sama standarditeoreetilistele osadele või teistele tekstidele, mis asetavad nõudmised kontekstining selgitavad nende funktsioone.Samuti peab esitatavates nõudmistes olema selgelt piiritletud, milline hulknõudmistest moodustab nn. Miinimumnõudmised ning millised on kas üldised,soovituslikud või täiendavad nõudmised. Miinimumnõudmiste eristamine loob70

aluse juba olemasolevate süsteemide ning tarkvarapakettide standardilevastavuse hindamiseks. Miinimumnõudmised võivad olla eristatud ka üksikutesüsteemi moodulite kaupa, mitte ainult detailsete nõudmiste kaudu (vt. nt.NOARK-4).6) JuhendStandard peab kas sisaldama või peab sellega kaasas käima teoreetilisesuunitlusega juhend, mis seletab nii vajadust standardis esitatud nõudmiste järelekui nende konteksti ja sobivust konkreetsesse asjaajamise traditsiooni.Taolise juhendi vajaduse näiteks on Austraalia, kus küllaltki põhjaliku ja teooriatsisaldava asjaajamise standardi kõrval oli vajadus juhendi järele sellerakendamiseks (vt. DIRKS Manual ptk. 5.1).Standard võib sisaldada asjaajamissüsteemi elementide detailmudeleid jaolemisuhte skeeme — selline detailsuse aste on eelkõige vajalik esitatava süsteemiarusaadavaks muutmine infotehnoloogia spetsialistidele (vt. nt. PRO F II,NOARK-4).7) Vastutuse määratlemineStandard peab olema eksplitsiitne vastutuse määramisel konkreetsete tegevusteläbiviimisel ja nende üle kontrolli teostamisel (vt. nt. ISO 15489, AS 4390, PROjuhendid). Kindlasti peab standard välja tooma vajaduse töötajaid koolitada —õpetada neid süsteemi kasutama — ja vajaduse süsteemi pidevalt monitoorida,auditeerida ning selle funktsionaalsust pidevalt analüüsida.Paraku ükski siin vaadeldud standard kõiki neid kriteeriume ei täida.71

8. LÕPPSÕNAViimase viiekümne aasta jooksul on asjaajamise teooria arenenud lihtsastdokumentide asukoha registri pidamisest komplekseks nõudmiste, strateegiate jamudelite kogumiks, mille abil hallatakse nii paber- kui digitaalseid arhivaale.Rahvusvahelise koostöö tulemusena on jõutud homogeensete nõudmisteniasjaajamise ja arhiivihalduse süsteemidele, mida üha sagedamini esitataksefunktsionaalsete nõudmiste vormis asjaajamise tarkvara ja süsteemide jaoks.Käesolevas raportis vaadeldi kuut sellist asjaajamise süsteemidele nõudmisiesitavat standardit eesmärgiga võrrelda nendes kirjeldatud süsteemide pooltteostatavat kontrolli dokumentide üle läbi terve dokumendi elukäigu.Analüüsi tulemusel võib väita, et vaadeldud standardite asjaajamise süsteemidteostavad kontrolli dokumentide üle suhteliselt ühtlaselt, kuid erinevadsüsteemidele esitatud nõudmiste detailsuselt. Lisaks tuleb rõhutada mõnedestandardite (nt. MoReq, DoD 5015.2) puudulikkust esitatud rakenduslikenõudmiste jaoks teoreetilise ja funktsionaalse konteksti loomisel.Analüüsi teine osa võrdles standardeid nende tehnoloogilise ja organisatsiooniliserakendamise seisukohalt, mis tõi esile suuremaid erinevusi kui asjaajamiseteoreetiline võrdlus. Selle üheks põhjuseks on kindlasti asjaolu, et kaks vaadeldudstandarditest on alles arutelule pandud mustandi staatuses ning seega seisab neilpraktikasse rakendamise “test” veel alles ees.Peamiselt tänu digitaalsete dokumentide kasutuselevõtule organisatsioonideadministreerimises, on asjaajamise ja arhiivinduse teooria positsiooninformatsiooni haldamise reguleerimisel muutumas: üritatakse leida strateegilisilähenemisi protsesside tasandil, mis paneksid paika raamistikke dokumentidehaldamise jaoks, mille sees oleks ruumi koostööks ja eksperimenteerimiseks.Raportis vaadeldud standardid järgivad kõik sama trendi, mis tõestab sellise uuelähenemise elujõulisust. Raporti järeldustes on lisaks soovitusele järgidastrateegiate tasandil regulatsiooni väljatöötamise ideed välja pakutud veel kuusomadust, mis asjaajamise standardi eesmärgipäraseks ja kergesti kasutatavaksteevad.72

9. KASUTATUD KIRJANDUSRichard Blake, “Electronic Records in Office Systems (EROS)”, raamatus“Electronic Access: Archives in the New Millenium”, 1998, lk. 52-58Nils Brübach, “Records oder Akten — Internationale Normung für dieSchriftgutverwaltung”, raamatus: A. Metzing (hrsg.), “Digitale Archive — Einneues Paradigma?: Beiträge des Vierten Archivwissenschaftlichen Kolloquiums”,Marburg, 2000, lk. 221-237Doculabs, “Special Report on Records Management Systems”, 1998Claes Gränström, “Access in the Northern Countries”, ettekanne konverentsil VIEuropean Conference on Archives, Firenze, 30. May – 2. June, 2001C. Hare, J. McLeod, “Developing a records management programme”, London:Aslib, 1997Susan Healy, “ISO Technical Report”, ettekanne konverentsil “RecordsManagement Society Annual Conference. Nottingham, England. 2-3 April2001”, 2001Peter Horsman, “DigitaalArchiveren. Het Recordkeeping System als kader voor hetbeheer van digitale archiefbescheiden”, Den Haag, 1998Philip Jones, “Records management renaissance: the U.K. local governmentperspective” // Records Management Journal, vol. 4, no. 1, 1994, lk. 13-19Philip Jones, “Report on International Standards Committee Meeting in Berlin,May 2000” // Records Management Bulletin, May 2000J. Kennedy, C. Schauder, “Records management: a guide to corporate recordkeeping”,2 nd ed., Melbourne: Addison Wesley Longman, 1998Ian Macfarlane, “Report of the DLM-Monitorin Committee and progress onfunctional requirements for electronic records management systems” //INSAR, Supplement IV, “Proceedings of the DLM-Forum on electronicrecords. European citizens and electronic information: the memory of theInformation Society”, Luxembourg, 2000, lk. 141-147I. Penn, G. Pennix, J. Coulson, “Records Management Handbook”, 2 nd edition,Gower, 1994Public Record Office, “Management and Appraisal of Electronic Records”, 199873

Barbara Reed, “Electronic records management in Australia” // RecordsManagement Journal, vol. 7, no. 3, 1997, lk. 191-204David Roberts, “The New Australian Records Management Standard”,ettekanne konverentsil National Association of Government Archives andRecords Administrators (NAGARA), Sustainable Change: Getting to the Heartof Our Challenge, Sacramento, 16-19 July 1997Michael Steemson, “ISO15489: You’re gonna need it – so remember it!”, 1999[http://www.caldeson.com/iso15489.html]David Stephens, “Megatrends in Records Management” // Records ManagementQuarterly, vol. 32, no. 1, 1998K. Thibodeau, D. Prescott, “Reengineering Records Management: The U.S.Department of Defence, Records Management Task Force” // Archivi &Computer, no. 1, 1996, lk 71-78F. Upward, “Structuring the records continuum part one: post-custodialprinciples and properties” // Archives and Manuscripts, vol. 24, no. 2, 1997,lk. 268-285Bob Wiggins, “Effective Document Management: Unlocking Corporate Knowledge”,Gower, 200074

10. WWW VIITEDRaportis kasutatud standarditega seotud materjale võib leida Internetisjärgmistelt aadressidelt:AustraaliaAS 4390 levitajaks on Standards Australiahttp://standards.com.auAS 4390 poolt kirjeldatud asjaamissüsteemi väljatöötamise ja juurutamise juhend(DIRKS) on välja antud Austraalia Rahvusarhiivi poolthttp://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.htmlSelle juhendi juurde kuulub rahvuslik metadata standardhttp://www.naa.gov.au/recordkeeping/control/rkms/summary.htmDigitaalsetel dokumentidel põhinevat asjaajamist on reguleerinud ka Victoriaprovintsi regionaalarhiivhttp://www.prov.vic.gov.au/versISOISO 15489 väljatöötajaks on Rahvusvahelise Standardi Organisatsiooni alakomiteeTC46/SC11http://www.iso.ch/iso/en/stdsdevelopment/techprog/workprog/TechnicalProgrammeProjectDetailPage.TechnicalProgrammeProjectDetail?csnumber=31908&TC=46&SC=11ISO 15489 varasema mustandi eestinduse võib leida aadressilthttp://www.riik.ee/dh/ylevaade/ISOdh.htmlEesti Standardikeskushttp://www.evs.ee/MoReqMoReq standardi mustandi väljatöötajaks oli Cornwell Affiliates plc.http://www.cornwell.co.uk/moreq.htmlStandardi tellijaks on Euroopa Komisjoni DGIII IDA-projekthttp://europa.eu.int/ISPO/ida/Public Record OfficePRO poolt välja antud juhised ja funktsionaalsed nõudmised on viidatud RecordsManagement osakonna leheküljelhttp://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/default.htm75

Konkreetsed selles raportis analüüsitud dokumendid on järgmised:“Functional requirements for electronic records management systems, Part I:Statement of Requirements”http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/sorcontents.htm“Functional requirements for electronic records management systems, Part II:Reference Document”http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/refcontents.htm“Guidelines for Management, Appraisal and Preservation of Electronic Records,Part I: Principles; Part II: Procedures”http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/guidelines/principles-full.htmAmeerika Ühendriikide KaitseministeeriumDoD 5015.2 põhilehekülg asub aadressilhttp://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/DoD koostöö University of British Columbia töögrupiga on kokku võetudhttp://www.interpares.org/UBCProject/intro.htm#COLLABORATIONAmeerika Ühendriikide Rahvusarhiivi (NARA) seisukoht DoD 5015.2 kohta onhttp://www.nara.gov/records/nwm04-01.htmlNorraNOARK-4 väljatöötajaks ja peamiseks arendajaks on Norra Rahvusarhiivhttp://www.riksarkivet.noNOARK-4 kahest osast esimene on osaliselt tõlgitud inglise keeldehttp://www.riksarkivet.no/noark-4/noark-4-english.htmTeine, märksa tehnilisem osa, on seni kättesaadav vaid norrakeelsenahttp://www.riksarkivet.no/Noark-4/Noa-del2.pdf76

11. LISA: VAADELDUD MUDELITE SISUKORRADAustraalia asjaajamise standard: AS 4390 Records managementAS 4390.1 Part 1: GeneralFOREWORD ................................................... 41 SCOPE .................................................... 52 APPLICATION............................................... 53 REFERENCED AND RELATED DOCUMENTS ......................….. 54 DEFINITIONS............................................... 65 RESPONSIBILITIES ......................................... 76 STRATEGIES................................................ 87 CONTROL................................................….. 98 APPRAISAL AND DISPOSAL .................................. 109 STORAGE.................................................. 104390.2 Part 2: ResponsibilitiesFOREWORD ................................................... 31 SCOPE .................................................... 52 APPLICATION............................................... 53 REFERENCED DOCUMENTS...................................….. 54 DEFINITIONS............................................... 55 RESPONSIBILITY............................................ 56 REGULATORY REQUIREMENTS . . . . . . . ................... 67 POLICIES, PROCEDURES AND PRACTICES ....................... 78 TRAINING ................................................. 7AS 4390.3 Part 3: StrategiesFOREWORD ................................................... 41 SCOPE .................................................... 52 APPLICATION............................................... 53 REFERENCED DOCUMENTS...................................... 54 DEFINITIONS............................................... 55 STANDARDS FOR GENERAL APPLICATION . . . . . . . . ........ 56 IMPLEMENTATION............................................ 87 MONITORING AND COMPLIANCE................................ 128 CASES ................................................... 13APPENDICESA MODEL IMPLEMENTATION PLAN . . . . . . . . ............... 18B CONVERSION OF RECORDS MANAGEMENT SYSTEMS . . . . . . . . 24C CHECK LIST FOR PERFORMANCE TESTING OF RECORDS MANAGEMENTSYSTEMS.................................................... 27AS 4390.4 Part 4: Control1 SCOPE .................................................... 32 APPLICATION .............................................. 33 REFERENCED DOCUMENTS ..................................... 34 DEFINITIONS............................................... 35 RESPONSIBILITIES.......................................... 36 REGISTRATION.............................................. 47 CLASSIFICATION OF BUSINESS ACTIVITIES..................... 58 INDEXING................................................. 109 TRACKING ................................................ 1010 MONITORING AND COMPLIANCE .............................. 1177

AS 4390.5 Part 5: Appraisal and disposal1 SCOPE .................................................... 32 APPLICATION .............................................. 33 REFERENCED DOCUMENTS ..................................... 34 DEFINITIONS............................................... 35 RESPONSIBILITY ........................................... 36 APPRAISAL ................................................ 47 DISPOSAL ................................................. 78 MONITORING .............................................. 9AS 4390.6 Part 6: Storage1 SCOPE .................................................... 42 REFERENCED DOCUMENTS ................................... 43 DEFINITIONS............................................... 44 RECORDS STORAGE CONCEPTS ................................ 45 CHARACTERISTICS OF A STORAGE FACILITY . . . . . . . ...... 56 CHARACTERISTICS OF RECORDS .............................. 77 PRESERVATION AND PROTECTIVE STORAGE ..................... 78 CHARACTERISTICS OF SERVICES AND PROCESSES . . . . . . . . 89 CHOOSING A STORAGE OPTION ............................... 910 SERVICE CONTRACT . . . . . . . .......................... 9APPENDICESA STORAGE REQUIREMENTS ASSESSMENT CHECKLIST . . . . . . . . 10B CONTENTS OF A MODEL DISASTER RESPONSE PLAN .. . . . . . . 12C ENVIRONMENTAL CONDITIONS AND SAFETY STANDARDS FORTHE STORAGE OF RECORDS IN THE AUSTRALIAN GOVERNMENT . . . 13D LIST OF COMMON COMPONENTS OF A RECORDS STORAGESERVICES CONTRACT . . . . . . . . ....................... 1578

ISO / DIS 15489: Information and documentation — Records managementContentsForewordIntroductionvvi1 Scope 12 Normative references 13 Terms and definitions 24 Benefits of records management 45 Regulatory environment 46 Policy and responsibilities 56.1 General 56.2 Policy 56.3 Responsibilities 57 Records management requirements 67.1 Principles of records management programmes 67.2 The characteristics of a record 77.2.1 Authenticity 77.2.2 Reliability 77.2.3 Integrity 77.2.4 Useability 88 Design and implementation of a records system 88.1 General 88.2 Records System Characteristics 88.2.1 Reliability 88.2.2 Integrity 98.2.3 Compliance 98.2.4 Comprehensiveness 98.2.5 Systematic 98.3 Designing and implementing records systems 98.3.1 General 98.3.2 Documenting records transactions 98.3.3 Physical storage medium and protection 108.3.4 Distributed management 108.3.5 Conversion and migration 108.3.6 Access, retrieval and use 108.3.7 Retention and disposition 108.4 Design and implementation methodology 108.5 Discontinuing records systems 119 Records management processes and controls 119.1 Determining documents to be captured into a records system 119.2 Determining how long to retain records 129.3 Records capture 139.4 Registration 139.5 Classification 149.5.1 Classification of business activities 149.5.2 Classification systems 149.5.3 Vocabular controls 149.5.4 Indexing 149.5.5 Allocation of numbers and codes 149.6 Storage and handling 159.7 Acces 159.8 Tracking 169.8.1 General 169.8.2 Action tracking 169.8.3 Location tracking 169.9 Implementing disposition 169.10 Documenting records management processes 1710 Monitoring and auditing 1711 Training 1779

MoReq Specification: Model Requirements for the Management of ElectronicRecordsCONTENTS1 Introduction 11.1 Background 11.2 Purpose and Scope of this Specification 11.3 What is an ERMS? 21.4 For What can this Specification be Used? 21.5 Emphasis and Limitations of this Specification 31.6 Using this Specification 41.7 Organisation of this Specification 41.8 Mandatory and Desirable Requirements 51.9 Comments on this Specification 52 Overview of ERMS Requirements 62.1 Key Terminology 62.2 Key Concepts 82.3 Entity-Relationship Model 133 Classification Scheme 163.1 Configuring the Classification Scheme 163.2 Classes and Files 173.3 Volumes 183.4 Maintaining the Classification Scheme 194 Controls and Security 214.1 Access 214.2 Audit trails 234.3 Backup and Recovery 264.4 Tracking Record Movements 274.5 Authenticity 284.6 Security Categories 285 Retention and Disposal 315.1 Retention Schedules 315.2 Review 345.3 Transfer, Export and Destruction 366 Capturing Records 396.1 Capture 396.2 Bulk importing 436.3 Types of Document 436.4 E-mail Management 467 Referencing 478 Searching, Retrieval and Rendering 498.1 Search and Retrieval 498.2 Rendering: Displaying Records 528.3 Rendering: Printing 538.4 Rendering: Other 549 Administrative Functions 559.1 General Administration 559.2 Reporting 569.3 Changing, Deleting and Redacting Records 5710 Other Functionality 6110.1 Management of Non-electronic Records 6110.2 Hybrid File Retention and Disposal 6210.3 Document Management 6310.4 Workflow 6510.5 Electronic signatures 6810.6 Encryption 6910.7 Electronic Watermarks etc. 7010.8 Interoperability and Openness 7011 Non-Functional Requirements 7211.1 Ease of Use 7311.2 Performance and Scalability 7511.3 System Availability 7711.4 Technical Standards 7811.5 Legislative and Regulatory Requirements 7911.6 Outsourcing and Third Party Management of Data 8011.7 Long Term Preservation and Technology Obsolescence 8280

12 Metadata Requirements 8712.1 Principles 8712.2 Organisation of the Remainder of this Chapter 9112.3 Classification Scheme Metadata Elements 9312.4 Class and File Metadata Elements 9312.5 Metadata Elements for File or File Volume 9512.6 Volume Metadata Elements 9612.7 Record Metadata Elements 9612.8 Record Extract Metadata Elements 9912.9 User Metadata Elements 9912.10 Role Metadata Elements 10012.11 Customisation Notes for Metadata Requirements 10013 Reference Model 10213.1 Glossary 10213.2 Entity-Relationship Model 10813.3 Entity-Relationship Diagram Narrative 11113.4 Access Control Model 113ANNEXES 116Annex 1 - Reference Publications 117Annex 2 - Development of this Specification 118Annex 3 - Use of this Specification in Electronic Form 120Annex 4 - Acknowledgements 121Project Team 121Validation Organisations 122Trademarks 122Annex 5 - Correspondence to Other Models 123Correspondence to Dublin Core Metadata Model 123Correspondence to Pittsburgh metadata model 124Annex 6 - Date Processing 126Annex 7 – Standards and Other Guidelines 127Standards 127Other Guidelines 127Accessibility Guidelines 128Long Term Preservation Guidelines 12881

PRO Functional requirements for electronic records management systemsPart I: Statement of RequirementsContentsIntroduction........................................... 5Section A: Core requirements .......................... 11Rationale for section A1: Record organisation and fileplan structure ......... 142 : Declaration and sustainability..................... 183 : Retention and disposal............................. 23Section B : Additional requirements ................... 31Rationale for section B4 : Access management ................................. 345 : Audit and authentication........................... 396 : Hybrid folder management .......................... 43Section C : Supporting system requirements .......... 47Rationale for section C7 : Document management facilities .................... 498 : Advanced search and retrieval ..................... 509 : Bulk import ...................................... 51Section D : Informative system requirements ........... 53Rationale for section D10 : Non-functional requirements ...................... 5311: Technical standards ............................... 5612: Documentation, consultancy and training ........... 58Part II: Reference DocumentContentsINTRODUCTION .......................................... 51. GLOSSARY OF TERMS .................................. 72. RECORDS MANAGEMENT ENTITY-RELATIONSHIPS .............11COMMENTARY ON ENTITY-RELATIONSHIPS......................123. ELECTRONIC FOLDER ENTITY LIFE HISTORY ...............15ELECTRONIC FOLDER ENTITY LIFE HISTORY COMMENTARY........184. EXAMPLE DISPOSAL SCHEDULES ..........................215. ELECTRONIC RECORD ENTITY LIFE HISTORY................23ELECTRONIC RECORD ENTITY LIFE HISTORY COMMENTARY .......246. SECURITY AND ACCESS MODELS...........................27CONTROLLING ACCESS TO RECORDS AND FOLDERS...............27CONTROLLING ACCESS TO FUNCTIONS.........................327. BASELINE METADATA ELEMENTS ARISING FROM REQUIREMENTS.35ELECTRONIC FOLDER METADATA ELEMENTS.....................36ELECTRONIC PART METADATA ELEMENTS ......................37ELECTRONIC RECORD METADATA ELEMENTS.....................37E-MAIL TRANSMISSION DATA MAPPING........................39USER METADATA ELEMENTS..................................3982

DoD 5015.2-STD: Design criteria standard for electronic records managementsoftware applications. REVISION 1 (May 2001)TABLE OF CONTENTSTABLE OF CONTENTSiiiREFERENCESvC1. CHAPTER 1 - GENERAL INFORMATION 1C1.1.PURPOSE 1C1.2.LIMITATIONS 1C2. CHAPTER 2 - MANDATORY REQUIREMENTS 3C2.1.GENERAL REQUIREMENTS 3C2.2.DETAILED REQUIREMENTS 3C3. CHAPTER 3 - NON-MANDATORY FEATURES 21C3.1.REQUIREMENTS DEFINED BY THE ACQUIRING OR USING ACTIVITY 21C3.2.OTHER USEFUL RMA FEATURES 22C4. CHAPTER 4 - MANAGEMENT OF CLASSIFIED RECORDS 25C4.1.REQUIREMENTS FOR RMAS SUPPORTING MANAGEMENT OF CLASSIFIED RECORDS 25C4.2.OPTIONAL SECURITY FEATURES 30AP1. APPENDIX 1 - DEFINITIONSAP183

NOARK-4: Norwegian recordkeeping system. Version 4(English version 2000)CONTENTS1. INTRODUCTION 61.1 What is Noark-4? 61.2 The project work of Noark-4 71.3 The design of the report 101.3.1 Main structure 101.3.2 Form of description and terminology 111.4 Requirement structure of Noark-4 121.4.1 Formalized functional requirements 121.4.2 Modules, tables and attributes 131.4.3 Exchange and export formats 141.4.4 Summary of minimum requirements and possible combinations 142. FUNCTIONS AND CONTEXT OF THE RECORDKEEPING SYSTEM 162.1 How it relates to the recordkeeping function of public administration 162.1.1 Laws, regulations and administrative provisions 162.1.2 Record contents: record documents, case documents 172.1.3 Quality control in the recordkeeping function: involved parties androles 192.1.4 The position of Noark within the recordkeeping function 202.2 How it relates to the executive function - SGK 202.2.1 Recordkeeping and the executive function 202.2.2 Recordkeeping and the executive function in general: Noark and SGK 212.2.3 Recordkeeping and dedicated task systems 243. PRESENTATION OF NOARK-4 253.1 General description 253.1.1 Background and purpose 253.1.2 New functionality 253.1.3 Requirements for procedures and ways of working 263.1.4 Gradual implementation of new functions and procedures 273.2 Main structure of Noark-4 283.3 Main functional requirements 303.3.1 User interface 303.3.2 Registration functions 313.3.3 Searching 323.3.4 Technical design 333.3.5 Additional information 343.3.6 Simplicity 344. MODULE FOR REGISTRATION AND RECORDS MANAGEMENT 364.1 Purpose of module 364.2 Module design 364.2.1 The concept of case 384.2.2 Identifying case and registry entry 394.2.3 References and main structures in terms of case and registry entry 404.2.4 Splitting up and combining cases; moving documents 414.2.5 Document types 434.2.6 Sender and addressee; parts in a case 434.2.7 Functions for depreciation and completion of cases 454.2.8 Notes, logs and other additional information 474.2.9 Precedents 474.2.10 Disposal and preservation 484.2.11 Automated functions 504.2.12 Other functions 514.2.13 Linking up with other modules 524.3 Procedure requirements 534.3.1 Prodecures related to special functions 534.4 Essential tables in the module 544.5 Changes from Noark-3 and Koark 5484

5. MODULE FOR ELECTRONIC RECORDKEEPING 575.1 Purpose of module 575.2 Module design 585.2.1 How it relates to the records management module 585.2.2 Versions, variants and formats 585.2.3 Paper-based vs. electronic recordkeeping 605.2.4 Module design 625.2.5 The electronic document storage 645.2.6 How it relates to SGK 655.3 Document formats 655.3.1 Production formats 655.3.2 Archival formats 665.3.3 Archival formats approved in Noark-4 675.3.4 Text only - ISO Latin-1 8859-1:1987 685.3.5 SGML (Standard Generalized Markup Language) - ISO 8879:1986 695.3.6 TIFF (Tagged Image File Format), version 6 695.3.7 PDF (Portable Document Format) 705.3.8 Exchange formats 705.4 Export and transfer of documents 715.5 Procedure requirements 735.5.1 What archive formats should be selected? 735.5.2 Gradual implementation of electronic recordkeeping 735.5.3 Procedures regarding filing of documents 745.5.4 Converting into archival format 755.6 Essential tables in the module 755.7 Changes from Noark-3 and Koark 766. PROCESS MANAGEMENT AND DOCUMENT HANDLING 776.1 The handling process: work flow and document flow 776.1.1 Handling incoming documents 786.1.2 Handling internally produced documents 806.1.3 Electronic work flow and document flow 816.1.4 Communication via the Internet (web pages) 856.2 The process management functions of Noark 866.2.1 Process management for cases and case information 886.2.2 Process management for registering incoming documents 906.2.3 Process management for registering internally produced documents 926.2.4 Process management for electronic document production and electronicfiling 946.3 Process management as compared to SGK 976.4 Changes from Noark-3 and Koark 987. MODULE FOR ADMINISTRATIVE STRUCTURE AND RECORD STRUCTURE 997.1 Purpose of module 997.2 Module design 1007.2.1 Administrative structure 1007.2.2 Record structure 1017.2.3 Reference from the record structure to the records management module1057.2.4 Examples of physical/logical sorting of case documents 1057.3 Procedure requirements 1097.3.1 Centralized - decentralized registry 1097.3.2 Handling internal documents 1107.3.2.1 The concept of internal documents 1107.3.2.2 Procedures for handling internal documents 1117.3.3 Development of and changes to topic-based filing plans 1127.4 Essential tables in the module 1137.5 Changes from Noark-3 and Koark 1148. MODULE FOR ACCESS CONTROL AND USER MANAGEMENT 1158.1 Purpose of module 1158.2 Module design 1168.2.1 User management 1178.2.2 Managing write access 1188.2.2.1 Roles and associated rights 1188.2.2.2 Rights at various process stages in document processing 1218.2.3 Managing read access 1248.2.3.1 Screening functions in a Noark system 1258.2.3.2 Access codes and their statutory authority 12885

8.2.3.3 Screening of individual pieces of information and documents 1308.2.3.4 Temporary blocking of newly registered information 1338.2.3.5 Public access to information - public registry and access todocuments 1348.2.3.6 Time limits for screening through access codes 1368.3 Procedure requirements 1378.3.1 User-management procedures 1378.3.2 Procedures for managing write access 1378.3.3 Procedures for managing read access 1388.3.3.1 General 1388.3.3.2 Revoking temporary blocking 1388.3.3.3 Producing public registry 1398.3.3.4 Processing requests for access to case documents 1398.3.3.5 Registering time limits for screening - revoking access codes,downgrading 1408.4 Essential tables in the module 1408.5 Changes from Noark-3 and Koark 1419. MODULE FOR BOARD HANDLING 143Remains to be translated10. E-MAIL AND DIGITAL SIGNATURES 14410.1 Integration with electronic mail 14410.1.1 General 14410.1.2 Non-integrated use of e-mail 14610.1.3 Integrated use of e-mail 14710.1.3.1 Noark head 14710.1.3.2 Formalized functional requirements for the dispatch of e-mail 14810.1.3.3 Formalized functional requirements for registering received e-mail15010.2 Using digital signatures and encryption 15110.2.1 The uses of digital signatures in Noark 15110.2.2 Use in connection with dispatch and receipt 15110.2.3 Use in connection with filing 15210.2.4 Encryption 15210.2.5 Formalized functional requirements 15311. REPORTS 155Will not be translated12. PERIODIZATION, REMOTE STORAGE AND TRANSFER TO ARCHIVAL REPOSITORY 156Remains to be translated86