Rozhodnutí č. 2003/19/RM výkonného ředitele agentury ze dne 28 ...

Rozhodnutí výkonného ředitele 2003/19/RM28/11/2003pololetního, nebo ročního) pro provedení položek kontrolního seznamu. Kontrola by měla alespoň zahrnovatpísemné prohlášení, které potvrzuje vyplnění všech položek kontrolního seznamu a podpis osoby, která provádíkontrolu organizace. Za těchto podmínek, by se mělo uvažovat o příležitostném nezávislém dozoru nadzpracováním a provedením kontrolního seznamu.b. Hlášení odpovědnému vedoucímuAby byl účinný, měly by být odpovědnému vedoucímu pravidelně předkládány výsledky programu kontrolyorganizace. Odpovědný vedoucí by měl provést rozbor výsledků programu kontroly organizace, aby ověřil, žebyla provedena dostatečná nápravná opatření.c. Proces sledováníProces sledování je potřebný pro ověření jestli jsou nálezy, oddělené případy nebo současný příznak politiky,procedurální nebo manažerský problém. Proces sledování by měl zahrnovat hodnocení plánování, hodnocenísledování je-li to nutné a zvláštní hodnocení pokud jsou určeny směry vývoje.d. Plán pro plánovaní kontrol organizacePro program kontroly organizace k údržbě je hlavní, aby obsahoval definovaný rozvrh činností. Plánovaný rozvrhbude sloužit pro ověření, že je program kontroly organizace úplný, dobře řízený a aktuální. Rozvrh také poskytujeprostředek pro zachování řízení a informovanosti celé organizace. Proces plánování by měl být také dynamický aumožňovat zvláštní kontroly organizace. Kromě toho, by měly být, je-li to nutné, plánovány následné kontrolyorganizace.Všechny klíčové oblasti by měly být přezkoumány alespoň jednou za rok.e. Plán nápravného opatřeníPlány nápravného opatření by měl být vytvořen v reakci na nálezy. Plány nápravného opatření by měly býtsledovány pro ověření jejich včasného a účinného provedení.f. ZáznamyKontroly organizace by měly být zdokumentovány ve zprávách a jiných příslušných záznamech.Soubory programu kontroly organizace by měly obsahovat: zprávy z plánované kontroly organizace, zprávy zezvláštní kontroly organizace, včetně směrů vývoje nebo dalších důvodů pro plánování zvláštního hodnocení,plány nápravných opatření; a výsledky následného hodnocení.Organizace k údržbě by měla tyto záznamy udržovat a zabezpečit a poskytnout je na požádání příslušnémuúřadu.3. Výcvik a praxe hodnotících osobHodnotící osoby, které jsou využívány organizací k údržbě by měly mít dokonalé znalosti příručky organizaceúdržby. Všeobecné znalosti jsou obvykle jen nedostatečné, proto by měly hodnotící osoby proškoleni vpostupech/technikách, které mohou být použity při kontrolách organizace, jako jsou předpisy, provádění auditů,techniky pohovorů, principy hodnocení a techniky systému rozborů.Opakovací výcvik - Měl by být vytvořen program pro pokračovací výcvik. Ten by měl hodnotícím osobámposkytovat, v pravidelných intervalech, účast na odborném výcviku a výcviku pro zvláštní kontrolu, aby získaliznalosti o novém vývoji přímo.4. Provedení kontroly organizaceBěhem kontroly organizace, by měly být sledovány následující kroky:Krok 1: Porozumění systému a jeho postupůmHodnotící osoba by měla provést rozbor příručky organizace údržby, aby přezkoumala, jak má organizace vúmyslu v dané oblasti pracovat.Krok 2: Určovací řízeníJakmile hodnotící osoby získaly dobré znalosti o tom, jak systém pracuje, je dalším krokem určení podstatnýchprvků, které zajišťují, že organizace stále vyhovuje příručce organizace údržby.109