jednolity rzeczowy wykaz akt ministerstwa spraw ... - Infor

Załącznik nr 3 dozarządzenia nr 3Ministra Spraw Zagranicznychz dnia 15.02. 2013 r.JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKTMINISTERSTWA SPRAW ZAGRANICZNYCHI PLACÓWEK ZAGRANICZNYCH41

SPIS TREŚCIRozdział IRozdział IIZasady ogólneWykaz haseł klasyfikacyjnych i kategorii archiwalnychRozdział IZasady ogólne§ 1. 1. W Ministerstwie Spraw Zagranicznych i placówkach zagranicznych wprowadza się jednolityrzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia.2. Dokumentacja powstająca i napływająca do MSZ i placówek zagranicznych jest klasyfikowana ikwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA) przez oznaczenie, rejestracjęi łączenie dokumentacji w akta spraw albo jest grupowana jako dokumentacja nietworząca akt spraw.3. Czynności, o których mowa w ust. 2 dokonywane są przy wszczynaniu spraw i skutkują ustaleniemkwalifikacji archiwalnej dokumentacji.§ 2. 1. Konstrukcja wykazu akt opiera się na:1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.2. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 1 pkt 1, polega na jej niezależności odstruktury organizacyjnej MSZ i placówek zagranicznych oraz od podziału kompetencji komórekorganizacyjnych.3. Jednolity rzeczowy wykaz akt opiera się na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o którym mowa w ust.1 pkt 2, i polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się MSZ i placówkizagraniczne, a tym samym i całości wytwarzanej i gromadzonej dokumentacji, na maksymalniedziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej „klasami głównymi”. W ramach każdej klasy głównejdokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum – dwie, maksimum – dziesięć). Dalszypodział klas na klasy kolejnych rzędów dokonywany jest analogicznie aż do stworzenia klasykońcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw.4. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasomoznaczeń kategorii archiwalnej:1) materiały archiwalne, posiadające wartość historyczną oznacza się kat. A;2) dokumentację niearchiwalną, posiadającą czasową wartość użytkową oznacza się kat. B.5. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:1) dla klas pierwszego rzędu - symbole jednocyfrowe od „0” do „9”;2) dla klas drugiego rzędu - symbole dwucyfrowe od „00” do „99”;3) dla klas trzeciego rzędu - symbole trzycyfrowe od „000” do „999”;4) dla klas czwartego rzędu - symbole czterocyfrowe od „0000” do „9999”.§ 3. 1. Jeżeli w działalności MSZ i placówek zagranicznych pojawią się nowe zadania, klasy w wykazieakt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej zrealizacją tych zadań.42

2. Zmiany w jednolitym rzeczowym wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowychklas wprowadzane są poprzez zarządzenie Ministra Spraw Zagranicznych w porozumieniu zdyrektorem komórki organizacyjnej właściwej w sprawach archiwum i zarządzania informacją.3. Na opis klasy w wykazie akt składają się:1) symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w § 2. ust. 5;2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;3) w przypadku klas końcowych – kategoria archiwalna, o której mowa w § 2. ust. 4.4. W razie potrzeby na opis klasy może składać się uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przezwyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia,nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłejekspertyzy archiwalnej.5. Podane w jednolitym rzeczowym wykazie akt kategorie archiwalne i oznaczone okresyprzechowywania stosuje się do całości dokumentacji wytwarzanej, niezależnie od formy jej zapisu istatusu dostępu.6. Symbole wprowadzone w jednolitym rzeczowym wykazie akt w rubryce 8 dotyczą postępowania zdokumentacją na wypadek zagrożenia bezpieczeństwa lub wojny i odnoszą się do akt sprawprzechowywanych w formie papierowej oraz elektronicznej w MSZ i placówkach zagranicznych:1) E – akta spraw podlegają ewakuacji;2) Z – akta spraw podlegają fizycznemu zniszczeniu;3) P – akta spraw mogą pozostać w miejscu przechowywania.43

Symbole klasyfikacyjne Hasło klasyfikacyjne OznaczeniekategoriiarchiwalnejI II III IV1 2 3 40 ZARZĄDZANIE00 Organy kolegialne000 Posiedzenia kierownictwa MSZ46Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoStatuszagrożenia5 6 7 8AMateriały na posiedzenia, porządek obrad, listy obecności,wystąpienia, uchwały, protokoły z posiedzeń,sprawozdaniaKat. A; korespondencja ws. organizacji, przebiegui zamknięcia posiedzeń Kat. B5001 Posiedzenia Zarządu MSZ A Jak w klasie 000002 Zespoły koordynacyjne MSZJak przy klasie 000. Dokumentację każdego spotkania iAzespołu gromadzi się w osobnych teczkach sprawE003 Komisje i Zespoły własne (stałe lub doraźne) Jak przy klasie 000. Zarządzenia, decyzje, skład, protokołyposiedzeń, opracowania, sprawozdania, wnioski, postulatyE0030 Powoływanie komisji, zespołów A Zarządzenia, decyzje, uchwały E0031 Ewidencja komisji, zespołów A Rejestry, wykazy E0032 Ewidencja prowadzonych postępowań A m.in. stenogramy, protokoły, uchwały E0033 Komisja egzaminacyjna do oceny umiejętnościpraktycznego stosowania wiedzy zdobytej podczassłużby przygotowawczej oraz oceny wniosków ozwolnienie z odbycia służby przygotowawczej w służbiecywilnejBE5Kopia zarządzenia ws. powołania Komisji, imienna listaczłonków, protokoły posiedzeń, wnioski0034 Komisja egzaminacyjna do oceny umiejętnościpraktycznego stosowania wiedzy zdobytej podczas BE5 Dokumentacja jak w klasie 0023 Zsłużby przygotowawczej w służbie zagranicznej004 Pełnomocnicy, Specjalni Wysłannicy i specjalni doradcyMinistra Spraw ZagranicznychDla każdej instytucji pełnomocnika zakłada się odrębneteczki0040 Plany pracy pełnomocników A Z0041 Programy realizacji przedsięwzięć podejmowanych przez ApełnomocnikówZ0042 Koordynacja prac dotyczących realizacji przedsięwzięć BE5podejmowanych przez pełnomocnikówZ0043 Sprawozdania i analizy realizacji przedsięwzięć Apodejmowanych przez pełnomocnikówE0044 Działania podejmowane przez Pełnomocników,Specjalnych Wysłanników i specjalnych doradcówBE5Dotyczy materiałów, które nie kwalifikują się do innychklas kwalifikacyjnychEZZ

005 Komisje międzyresortowe A Do Kat. A kwalifikuje się materiały jeśli sekretariat danejkomisji działa przy MSZ. W innym wypadku tylko własneopracowania, teksty wystąpień na posiedzeniach orazZsprawozdania i relacje z przebiegu obrad. Pozdostaładokumentacja z prac zespołów Kat. B5006 Narady, konferencje0060 Własne zjazdy, konferencje, sympozja, fora A Programy, stenogramy obrad, notatki, referaty, protokoły,sprawozdania, lista uczestników. Obsługa organizacyjnoZtechniczna Kat. B20061 Narady (zebrania) pracowników A Protokoły, sprawozdania, notatki, wnioski Z0062 Udział w krajowych naradach i konferencjach B10 Do Kat. A kwalifikuje się własne wystąpienia, referaty,opracowania, notatki problemowe, sprawozdania.ZPozostała dokumentacja Kat. B1001 Organizacja i zarządzanie010 Organizacja organów nadrzędnych i współdziałających B5 Ustawy, statuty, zakresy działania, wykazy imienne obsadystanowisk kierowniczychZ011 Organizacja resortu spraw zagranicznych E – w centraliZ – na placówkach0110 Podstawy prawne działania A Akty normatywne, dokumenty rejestracyjne MSZ tj, NIP,REGON0111 Struktura Ministerstwa i ogólny zakres działania Akomórek organizacyjnychStatut. Regulamin organizacyjny MSZ0112 Struktura komórek organizacyjnych i placówekWewnętrzne regulaminy organizacyjne. Statuty placówekAzagranicznych oraz szczegółowy zakres ich działaniazagranicznych. Korespondencja w sprawie Kat. B100113 Reorganizacja ministerstwa powołanie lub likwidacjaDecyzja i korespondencja dot. przeprowadzeniaAkomórek organizacyjnych i placówek zagranicznychreorganizacji lub likwidacji0114 Organizacja jednostek nadzorowanych przez MinistraSpraw ZagranicznychA Regulaminy organizacyjne.0115 Reorganizacja lub likwidacja jednostek nadzorowanychprzez Ministra Spraw ZagranicznychA Jak w klasie 01130116 Pełnomocnictwa i upoważnienia Ministra, wzoryPelnomocnictwa ws. krajoiwych. Korespondencja wApodpisów, podpisy elektronicznesprawie Kat. B50117 Pełnomocnictwa i upoważnienia DyrektoraGeneralnego, Pełnomocników, dyrektorów komórekorganizacyjnych, kierowników placówek zagranicznych,wzory podpisów, podpisy elektroniczneBE1047W tym rejestr upoważnień i pełnomocnictw. Okresprzechowywania liczy się od daty wygaśnięciapełnomocnictwa lub upoważnienia.Korespondencja w sprawie Kat. B5012 Organizacja biurowości Z0120 Akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu obsługiInstrukcja kancelaryjna; jednolity rzeczowy wykaz akt;Akancelaryjnej, administracyjnej, archiwalnej,instrukcja archiwalna; rejestry spraw.

ibliotecznej, ich interpretacje, wyjaśnienia i opinie0121 Dokumentacja nietworząca akt sprawyBcWewnętrzne pisma, które inicjują sprawy w innej komórceorganizacyjnej; zaproszenia, życzenia, podziękowania,kondolencje, o ile nie stanowią części akt sprawy0122 Formularze i druki B10 Gospodarka formularzami Kat. B30123 Ewidencja pieczęci, pieczątek oraz ich odciskówRejestry pieczęci, pieczątek Kat. A. Zamawianie pieczęci,Apieczątek i stempli oraz ich likwidacja Kat. B5Z48

0124 Przekazywanie dokumentacji spraw niezakończonychmiędzy komórkami i jednostkami organizacyjnymi wzwiązku ze zmianami organizacyjnymi0125 Urządzenia do rejestracji i monitorowania obieguprzesyłek i pism0126 Obsługa poczty dyplomatycznejAB5B10Protokoły przekazania sprawDotyczy obiegu przesyłek jawnychKorespondencja w sprawie. przesyłek przekazywanychpocztą dyplomatyczną. Wykazy przesyłek.Notyfikacje kurierów Kat. B2013 Zarządzanie Archiwum MSZ0130 Organizacja zarządzania A Regulaminy, instrukcje, wytyczne itp. Archiwum Z0131 Gromadzenie zasobu aktowegoDo Kat. A należą wykazy spisów zda.-odb. księgi nabytkówAi ubytków.E0132 Ewidencja i opracowywanie zasobu aktowegoSpisy. zd.-odb. akt i pamiątek historycznychA przekazywanych do archiwum. Karty zespołów, inwentarzeEkartkowe i książkowe, wstępy do inwentarzy.0133 Brakowanie aktDokumentację brakowania wykonuje się w 1 egz.,w MSZA przekazuje się do archiwum MSZ; placówka zagranicznaZprzechowuje w odpowiedniej kancelarii0134 Ewidencja udostępniania i wypożyczenia.Decyzje, zezwolenia. Karty udostępniania dokumentówB5niejawnych w Archiwum MSZ Kat. B20Z0135 Kwerendy BE5 P0136 Konserwacja zbiorów archiwum B25 P0137 Zagubienie bądź utrata akt A Protokoły, wyjaśnienia P0138 Współpraca z innymi archiwami i instytucjamigromadzącymi materiały źródłoweB5 Korespondencja Z014 Biblioteka/Mediateka P0140 Ewidencja zbiorów bibliotecznychKsięgi inwentarzowe, katalogi analogowe/cyfrowe,A protokoły skontrum, księgi ubytków/protokoły zniszczenia,protokoły przekazania0141 Gromadzenie zbioru bibliotecznego dla MSZKorespondencja, zakupy, wymiana, dary, komputeroweBE5programy biblioteczne49

0142 Gromadzenie zbioru bibliotecznego dla placówekKorespondencja, zakupy, wymiana, dary, komputeroweBE5zagranicznychprogramy biblioteczne0143 Udostępnianie zasobu biblioteki/mediateki B5 Rejestr korzystających Z0144 Wypożyczenia międzybiblioteczne B2 Korespondencja015 Ochrona informacji niejawnych Z0150 Regulacje z zakresu ochrony informacji niejawnychKat. A Przepisy wewnętrzne dot. przetwarzania, informacjiniejawnych, instrukcje, wytyczne, zalecenia, wyjaśnienia,interpretacje, opinie.AKat. B20 Plany ochrony informacji niejawnych. Dokumentacjadot. oceny zagrożeń, szacowania ryzyka oraz zarządzaniaryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych.Kat. B10 Dokumentacja w sprawie realizacji umów związanychz dostępem do informacji niejawnych0151 Postępowania sprawdzającePostępowanie sprawdzające zwykłe prowadzone przezpełnomocnika OIN. Wnioski o przeprowadzenie poszerzonegopostepowania sprawdzającego, kierowane do ABW/SKW orazwnioski o rozszerzenie dostępu do informacji niejawnychBE20 międzynarodowych Kat. B2 Umorzone postepowaniasprawdzające Kat. BE5 Zgoda na dostęp do informacjiniejawnych do czasu zakończenia postępowaniasprawdzającego Kat. BE5, Upoważnienia do dostępu doinformacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” Kat. BE50152 Kontrole ochrony informacji niejawnych orazprzestrzegania przepisów w tym zakresie.0153 Szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych0154 Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnych/PODN0155 Dzienniki ewidencji0156 Decyzje ws zmian/zniesienia klauzul tajności orazAB10B10AB2550Protokoły kontroli. Korespondencja w sprawach dot.stosowania wymaganych środków bezpieczeństwa fizycznegoinformacji niejawnych. Opinie w sprawie założeńfunkcjonalno-użytkowych obiektów, placówek zagranicznych,wytyczne dla organizacji stref ochronnych. Korespondencja wsprawach naruszenia przepisów, Dokumentacja postępowańwyjaśniającychWykazy osób przeszkolonych. Oświadczenia i zaświadczenia oodbyciu szkolenia w zakresie OIN oraz specjalistycznegoszkolenia kancelaryjnego.Decyzje o utworzeniu/likwidacji KT/PODN. Protokołyzdawczo-odbiorczeRejestry dzienników ewidencji i teczek – Kat. B25Kat. B10 - Dzienniki ewidencyjne, rejestry wydanychprzedmiotów (okres przechowywania liczy się od momenturozliczenia wszystkich pozycji); książki doręczeń przesyłekmiejscowych, inne urządzenia używane do ewidencji i obiegumateriałów niejawnych (okres przechowywania liczy się o datyostatniego wpisu)Decyzje w sprawie zmian/zniesienia klauzul tajności. z innychjednostek organizacyjnych Kat. B10

okresów ochronnych.0157 Zwolnienie od obowiązku zachowania w tajemnicyinformacji niejawnych016 Ochrona innych tajemnic ustawowo chronionych A Bez ochrony danych osobowych017 System Zarządzania Jakością.System Zapobiegania Zagrożeniom Korupcyjnym0170 Dokumentacja SZJ i SZZK, jej opracowanie orazaktualizacja0171 Elektroniczny zbiór dokumentów SZJ i SZZK0172 Doskonalenie SZJ i SZZK0173 Usprawnianie organizacji resortu, wdrażanienowoczesnych metod zarządzania0174 Audity jakości0175 CeryfikacjaAABE5BE5ABE5BE5Wdrażanie, polityka jakości, Misja, Księga Jakości, procedury iinstrukcje, rejestr zmian Kat. A. Korespondencja związana zaktualizacjami dokumentacji SZJ i SZZK Kat. B5Baza danych systemu, narzędzia udostępniania dokumentacjiw środowisku sieciowymKorespondencja dotycząca przeglądów zarządzania, informacjedla kierownictwa z przeglądów, protokoły z przeglądówDokumentacja i korespondencja związana zprzeprowadzaniem auditów jakościDokumentacja i korespondencja związana z certyfikacją SZJ iSZZK018 Kontrola zarządcza0180 Dokumentacja kontroli zarządczej A Regulacje wewnętrzne, opinie, opracowania0181 Samoocena kontroli zarządczej B10 Kwestionariusze samooceny kontroli zarządczej, bazy danych0182 Oświadczenia o stanie kontroli zarządczejAOświadczenia, korespondencja z kierownictwem, komitetemAudytu oraz komórką organizacyjną właściwą do sprawkontroli i audytu0183 Działania zaradcze i usprawniającePlany działań, dokumentacja monitorująca, sprawozdania dlaB10Dyrektora Generalnego SZ, bazy danych0184 Sprawozdania nt. kontroli zarządczejSprawozdania, korespondencja z kierownictwem, KomitetemA Audytu oraz komórką organizacyjną właściwą do sprawkontroli i audytu019 Zarządzanie ryzykiem0190 Dokumentacja zarządzania ryzykiem A Regulacje wewnętrzne, opinie, wyjaśnienia, opracowania0191 Prace zespołu ds. zarządzania ryzykiem B10 Korespondencja zespołu0192 Wykaz ryzyk A Wykazy, monitoring działań usprawniających0193 Sprawozdania nt. zarządzania ryzykiem A Sprawozdania, korespondencja0194 Działania ograniczające ryzyka BE10Z02 Legislacja. Opinie i porady prawne020 Zbiór zewnętrznych aktów normatywnych Z0200 Przepisy prawne Rady Ministrów (nie publikowane) BE10 Uchwały dot. resortu kwalifikuje się do Kat. A51

0201 Inne zewnętrzne akty normatywnePrzechowuje się od momentu zniesienia danego aktuB10prawnego021 Zewnętrzne akty normatywne opracowywane w MSZ Projekty przygotowywane w MSZ wraz z korespondencjąprowadzeną w ramach uzgodnień międzyresortowych oraz zSejmem, Senatem i Kancelarią Prezydenta0210 Projekty ustaw A0211 Projekty założeń projektów ustaw A0212 Projekty rozporządzeń Rady Ministrów0213 Projekty rozporządzeń Prezesa RM A022 Akty prawne i zarządcze Ministra Spraw Zagranicznych0220 Rozporządzenia A0221 Zarządzenia A0222 Decyzje A0223 Instrukcje i pozostałe akty zarządcze A023 Akty prawne i zarządcze Dyrektora Generalnego,dyrektorów komórek organizacyjnych, kierownikówplacówek zagranicznych0230 Zarządzenia A0231 Decyzje A0232 Instrukcje A0233 Wytyczne A0234 Pozostałe024 Opiniowanie zewnętrznych projektów aktównormatywnych, dokumentów rządowych0240 Uzgodnienia międzyresortowe dotyczące projektówaktów normatywnych i innych dokumentów rządowych A0241 Opinie i stanowiska w zakresie aktów normatywnych idokumentów rządowych oraz ich projektów, poza Aprocesem uzgodnień międzyresortowych.025 Opinie i porady prawne0250 Opinie w sprawie stosowania przepisów wewnętrznychAMSZ0251 Opinie w sprawie stosowania aktów normatywnych A0252 Opiniowanie projektów umów zawieranych przez BE10A52Zachowuje się komplet oryginałów podpisanych aktówprawnych. Akty prawne przekazuje do archiwum komórkaorganizacyjna właściwa ds. legislacji w MSZ po zniesieniuaktu prawnegoAkty prawne Dyrektora Generalnego SZ - jak w klasie 021Akty zarządcze dyrektorów komórek organizacyjnych,kierowników placowek zagranicznych przekazują do archiwumodpowiednie biura i departameny, placówki zagraniczne pozniesieniu aktu prawnegoNie dotyczy uzgodnień i opinii w zakresie zgodności z prawemUE. Inne materiały źródłowe niezbędne do opracowaniaopinii Kat. B 5Bez opinii w zakresie zgodności z prawem UE. Inne materiałyźródłowe niezbędne do opracowania opinii Kat. B 5EE – w centraliZ – na placówceE – w centraliZ – na placówceZ

Ministerstwo i placówki zagraniczne0253 Opinie i porady prawne w pozostałych sprawach BE5 Bez kwestii procesowych - 0260254 Analizy i ekspertyzy dotyczące systemu prawnegoWłasne lub na zlecenie MSZ Kat. A; zewnętrzne analizy,Aekspertyzy Kat. B5026 Rejestry przepisów prawnych MSZ A E027 Sprawy sądowe, w tym przed sądamiWyroki, apelacje, ugody, postanowienia, zażalenia orazadministracyjnymikorespondencja z tym związana. Dla każdej sprawy prowadziBE10 się odrębną teczkę. Okres przechowywania liczy się oduprawomocnienia się wyroku. Pełnomocnictwa procesowe,pisma procesoweE03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka030 Zasady planowania i sprawozdawczości A Własne ustalenia Kat. A, zewnętrzne Kat. B5 Z031 Prognozowanie i planowanie perspektywiczne Z0310 Projekty wstępne, opracowania robocze B50311 Wersje ostateczne A0312 Opracowania jednostek organizacyjnych podległych lubnadzorowanychA0313 Opracowania innych resortów B5032 Plany i sprawozdania roczne Wersje ostateczne planów i zmiany ustaleń oraz sprawozdańrocznych Kat. A. Wersje robocze, materiały pomocnicze, plany Zi sprawozdania dekadowe, półroczne i inne Kat. BE50320 Ministerstwa A0321 Komórek organizacyjnych ministerstwa A0322 Placówek zagranicznych A m.in. raporty polityczne, ocena działalności placowek0323 Jednostek organizacyjnych podległych lubnadzorowanych przez Ministra Spraw ZagranicznychA0324 Zbiorcze resortu A033 Statystyka0330 Źródłowe materiały statystyczne BE5 Ankiety, karty i inne formularze statystyczne Z0331 Statystyczne opracowania cząstkowe B5 Z0332 Statystyczne opracowania końcoweE – w centraliAZ– na placówce034 Analizy kompleksowe i problemowe E – w centraliZ – na placówce0340 Własne A0341 Jednostek organizacyjnych podległych lubnadzorowanych przez Ministra Spraw ZagranicznychA035 Analizy wycinkoweAnalizy wycinkowe kwalifikuje się do Kat. A jeśli nie mieszcząBcsię w opracowaniu kompleksowym lub problemowym.Z53

04 Informatyka/Informatyzacja. Bezpieczeństwoteleinformatyczne040 Projektowanie, homologacje i wdrażanieoprogramowania i systemów teleinformatycznych041 Projektowanie, wdrażanie i eksploatacja systemówteleinformatycznych i oprogramowania54Pozostałe Kat. BcBE10 Opracowania i akty wykonawcze ZKat. A dokumentacja projektowa, instrukcje eksploatacjisystemów, ewidencjonowania informacji, nośników i kopiibezpieczeństwa oraz archiwizowania oprogramowania izbiorów danych, dokumentacja bezpieczeństwa dla systemów0410 Systemy biurowe, Elektroniczny Obieg Dokumentów A j. w0411 Systemy zarządzania zasobami ludzkimi, ERP A j. w0412 Systemy konsularne A j. w0413 Systemy do przetwarzania informacji niejawnych A j. w0414 Wdrażanie i użytkowanie systemów oraz programów BE5 Protokoły, oceny Z0415 Licencje na oprogramowanie i systemyteleinformatyczneB10Ewidencja licencji i dokumentacja systemów zakupionych napotrzeby Ministerstwa. Okres przechowywania liczymy od datywygaśnięcia licencji042 Koordynacja działalności sieci teleinformatycznych iinformatycznych w resorcie i na placówkachB50420 Dane teleadresowe B5 Z043 Zakup sprzętu komputerowego, programów oraz usługinformatycznychBE5Z044 Administrowanie oprogramowaniem oraz sprzętemkomputerowymB5P045 Ochrona i bezpieczeństwo systemów i sieciDotyczy incydentów TI (np. notatki, protokoły korespondencja,teleinformatycznychdecyzje o blokadzie dostępu do systemu)0450 Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych wwarunkach normalnych funkcjonowania państwaBE10E0451 Bezpieczeństwo systemów i sieci teleinformatycznych wwarunkach zagrożenia państwaBE10E0452 Zasady przetwarzania informacji niejawnych w sieciach isystemach teleinformatycznychA0453 Dokumentacja dotycząca kont i osób. Ustalanieuprawnień dostępu do danych i systemówBE10Z0454 Certyfikaty kwalifikacyjne dla systemów i sieciteleinformatycznychAZ0455 Kontrola systemów teleinformatycznych BE5 Z046 Elektroniczne nośniki danych BE5 EOD - Kat. B10, EEE

05 Obsługa prasowa. Zarządzanie informacją050 Założenia polityki informacyjnej w resorcie sprawzagranicznychA051 Informacje w środkach masowego przekazu.Udostępnianie informacji publicznej0510 Informacje własne dla prasy, radia i telewizji A0511 Monitoring środków publicznego przekazuA55ERP - Kat. B50Organizacja i obsługa spotkań i wystąpień, oraz konferencjiprasowych, zaproszenia, harmonogramy Kat. B2.Przeglądy i analiza doniesień medialnych wykonywanychwewnętrznie i zlecanych na zewnątrz.Wycinki prasowe, kronika, informatory0512 Konferencje prasowe i wywiady A Komunikaty prasowe, relacje z konferencji, karty wystąpień0513 Odpowiedzi na krytykę prasową A0514 Współpraca z rzecznikami prasowymi innych urzędów BE50515 Konferencje prasowe Ministra i wystąpieniakierownictwa w tym na uczelniach, w instytucjach typu Athink-tank itp.0516 Artykuły Ministra lub członków kierownictwapublikowane w prasie krajowej i zagranicznejA0517 Obsługa techniczna i merytoryczna Biuletynu InformacjiPublicznejA0518 Udostępnianie informacji publicznej w ramach ustawy oWnioski i odpowiedzi w sprawie udostępnienia informacjiBE5dostępie do informacji publicznejpublicznej0519 Bezpieczeństwo publiczne – potwierdzanie profiluzaufanego ePUAPB20052 Współpraca w dziedzinie zarządzania informacją Własne ustalenia, materiały analityczne Kat. A, pozostałemateriały Kat. B5Z0520 Współpraca z krajowymi i zagranicznymi agencjamiinformacyjnymiA0521 Współpraca i kontakty z departamentami i biuramiinformacji w innych krajachA0522 Akredytacja zagranicznych dziennikarzy w Polsce B100523 Akredytacja polskich dziennikarzy za granicą Bc053 Serwisy informacyjne MSZ0530 Działania internetowe BE10 P0531 Działania internetowe służące promocji RP/MSZ BE100532 Koordynacja działań internetowych B30533 Przeglądy informacyjne B5 ZZP

0534 Zewnętrzne bazy wiedzyKorespondencja z firmami dostawcami usług.B5 Umowy licencyjne Kat. B10. Okres przechowywania liczy się Zdaty wygaśnięcia umowy054 Raporty i oceny działalności informacyjnej Z0540 Raporty i oceny działalności informacyjnej placówekzagranicznych RPA0541 Zbiorcze oceny i raporty z działalnościinformacyjno-prasowej w resorcie Spraw ZagranicznychA055 Zarządzanie informacją wewnątrzną0550 Intranet BE3056 Zarządzanie informacją krytyczną (CentrumOperacyjne)0560 Zewnętrzna współpraca instytucjonalna CO A Z0561 Działalność operacyjna CO A E06 Wydawnictwa. Prace naukowo - badawcze060 Wydawnictwa własne oraz udział w obcychwydawnictwach (teki wydawnicze)061 Dziennik Urzędowy MSZAA57Każdy tytuł (w tym glosariusze) stanowi odrębną sprawę wobrębie, ktorej gromadzi się: karty wydawnicze, umowy,opracowania autorskie i redakcyjne opinie, recenzje, projektygraficzne, opinie o wydanym tytule oraz 1 egz. wydawniczyKorespondencja w sprawie, m..in. publikacja karty w Dz. U.MSZ Kat. B5062 Prace naukowo-badawcze0620 Kierunki rozwoju działalności naukowo-badawczejA Własne wytyczne Eresortu (polityka badawczo-rozwojowa)0621 Programy badawcze A E0622 Prace naukowo-badawczeAnalizy, prace studialne, ekspertyzy własne lub na zlecenieAEMSZ0623 Wykonanie poligraficzne wydawnictw i ichB2Pupowszechnienie07 Skargi i wnioski Z070 Procedury załatwiania skarg i wnioskówKat. A zarządzenia; Kat. B2 inne dokumenty dotycząceAprocedury skargowo – wnioskowej071 Skargi i wnioski dotyczące działalności Ministerstwa iKat. Bc w przypadku dokumentacji skarg rozpatrywanych przezpolskich placówek zagranicznych (załatwianeplacówki zagraniczne, otrzymanych z Ministerstwa, które sąbezpośrednio)B25 zarejestrowane w centralnym rejestrze skarg i wnioskówprowadzonym w komórce organizacyjnej właściwej ds.koordynacji załatwiania skarg i wniosków.072 Skargi i wnioski dotyczące działalności innych polskich B2 Skargi przekazywane do organów właściwych zgodnie z art.ZZ

organów (przekazywane do załatwienia według231 kodeksy postępowania administracyjnego lub § 10właściwości)rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 8 stycznia 2002 r. wsprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg iwniosków073 Ewidencja skarg i wniosków A Prowadzi się w sposób określony Zarządzeniem Ministra SZ074 Sprawozdania roczne, analiza skarg i wnioskówAPrzygotowuje się w sposób określony zarządzeniem MinistraSZ; Kat. Bc w przypadku sprawozdań rocznych placówekzagranicznych przesyłanych do komórki organizacyjnejwłaściwej do spraw. koordynacji załatwiania skarg i wniosków08 Kontrola Z080 Zasady i tryb przeprowadzania kontroliOpracowania, procedury i instrukcje dotycząceB10przeprowadzania kontroli081 Kontrole przeprowadzane w MSZ i placówkachProtokoły kontroli, wystąpienia pokontrolne, sprawozdania zzagranicznych przez inne uprawnione organy i instytucjekontroli, umotywowane zastrzeżenia co do ustaleń zawartychkontroliw protokołach kontroli lub co do ocen, uwag i wniosków wB10wystąpieniach pokontrolnych, informacje o podjętychdziałaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. Każdakontrola stanowi odrębną sprawę082 Roczne plany kontroli.Roczne i okresowe sprawozdania oraz informacje o B10wynikach kontroli.083 Kontrole przeprowadzane w komórkach organizacyjnych B1058

084 Kontrole przeprowadzane w placówkach zagranicznych,jednostkach nadzorowanych przez Ministra SZ orazpodmiotach, które otrzymały środki budżetowe z częścibudżetu państwa, której dysponentem jest Minister SZ085 Postępowania wyjaśniające086 Monitoring wykonywania zaleceń pokontrolnych B5087 Działania modernizacyjne i usprawniająceB10B10B5Plany, czynności, wyjaśnienia, notatki służbowe orazsprawozdaniaInne niż podejmowane w ramach SZJ, SPZK, procesów kontrolizarządczej i zarządzania ryzykiem.09 Audyt Z090 Audyt wewnętrzny0900 Zasady i tryb przeprowadzania audytuOpracowania i ustalenia własne, procedury, instrukcjeAprzeprowadzania audytu0901 Komitet AudytuZarządzenia, przygotowanie posiedzeń oraz dokumentacjaA prac Komietu Audytu, powoływanie, odwoływanie orazkorespondencja z członkami komitetu0902 Akta bieżące prowadzone w ramach audytuProgramy zadania audytowego, testy, kwestionariusze,A protokoły, dokumenty i dowody z przeprowadzonego zadaniaaudytowego, sprawozdania, audyt sprawdzający0903 Czynności doradcze audytu BE100904 Analizy A0906 Plany roczne audytu A0907 Plany strategiczne audytu A0908 Sprawozdania z wykonania planu audytu wewnętrznego A0909 Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań A091 Audyt zewnętrzny A Sprawozdanie z audytu, wnioski, zalecenia Z59

SymboleklasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczeniekategoriiarchiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkreszagrożeniaI II III IV1 2 3 45 6 7 81 PROTOKÓŁ DYPLOMATYCZNY10 Akredytowanie i odwołanie przedstawicielidyplomatycznych i konsularnych100 Akredytowanie i odwołanie przedstawicieliSprawy udzielenia agrement, składanie listówdyplomatycznych i konsularnychA uwierzytelniających, udzielanie exequatur, przyjmowanie listówEkomisyjnych, odwoływanie, uznanie za persona non grata, itp.101 Obsada personalna zagranicznych przedstawicielstwdyplomatycznych i konsularnych w PolsceZmiany bieżące dot. przedstawicielstw dyplomatycznych ikonsularnych w Polsce, nieobecność szefów misji, adresy iB3 telefony przedstawicielstw w Polsce, dane personalne iEteleadresowe do listy korpusu przedstawicielstw zagranicznychw Polsce102 Zatrudnienie polskich pracowników w zagranicznychprzedstawicielstwach dyplomatycznych i konsularnych BE10Ew Polsce103 Umowy o zatrudnienie członków pracownikówprzedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychAE1030 Sprawy zatrudnienia członka rodziny pracownikadyplomatycznego i konsularnego w PolsceBE5 Podjęcie pracy Z104 Lista korpusu dyplomatycznego A E105 Skład rządów państw obcych B2 Z11 Uroczystości, przyjęcia, imprezy Przyjęcia oficjalne, święta narodowe, składanie wieńców itp. Z110 Życzenia, gratulacje, kondolencje,Do Kat. A zalicza się księgi kondolencyjne. PozostałaAdokumentacja Kat. B5111 Obsługa protokolarna wizyt członków korpusuB3 Korespondencja organizacyjno - technicznadyplomatycznego u władz RP112 Organizacja kontaktów członków korpusuKorespondencja dot. przygotowania oraz obsługi organizacyjno -dyplomatycznego z terenową administracją rządową i B3technicznejinstytucjami samorządowymi113 Organizacja przyjęć, uroczystości i innych imprez dlaObsługa konsultacji, uroczystości i innych imprez dla gości iB3korpusu dyplomatycznegodelegacji krajowych1130 Tłumaczenia B2114 Nazwy państw, hymny, godła, flagi i inne symbole A60

państw obcych12 Ordery i odznaczenia Z120 Ordery i odznaczenia polskie nadawane obywatelomDokumentację w sprawie gromadzi i przekazuje do archiwumApaństw obcychkomórka organizacyjna właściwa w sprawie protokołu121 Ordery i odznaczenia państw obcych nadawaneDokumentację w sprawie gromadzi i przekazuje do archiwumAobywatelom polskimkomórka organizacyjna właściwa w sprawie protokołu13 Przywileje i immunitety dyplomatyczne i konsularne Z130 Status i zakres przywilejów i immunitetówAdyplomatycznych i konsularnych131 Status instytutów kultury państw obcych w Polsce A14 Ułatwienia dla zagranicznych i polskichprzedstawicielstw dyplomatycznych61

140 Użytkowanie samochodów przez zagraniczne i polskieprzedstawicielstwa dyplomatyczne1400 Porozumienia i uzgodnienia dotyczące ułatwień wużytkowaniu samochodów1401 Ułatwienia w użytkowaniu samochodówAB5Placówki przechowują przez okres 5 lat od daty wygaśnięcia lubzmiany aktów prawnychUłatwienia w zakupie i sprzedaży samochodów, zwolnienia odcła, rejestracja, prawa jazdy.141 Ułatwienia celne dla zagranicznychi polskich przedstawicielstw dyplomatycznychZ1410 Porozumienia i uzgodnienia w sprawach ułatwieńcelnychA Jak w klasie 14001411 Ułatwienia celne B3 Sprawy wywozów i przywozów mienia przesiedleńczego142 Ułatwienia dotyczące podatków i opłatdla zagranicznych i polskich przedstawicielstwZdyplomatycznych1420 Porozumienia i uzgodnienia w sprawach podatków iopłatA Jak w klasie 14001421 Ułatwienia w sprawach podatkowych i opłatach B5143 Ułatwienia dotyczące spraw lotniskowych i broni Z1430 Ustalenia w sprawach przepustek na lotnisko, pozwoleńna brońA1431 Ułatwienia w sprawach przepustek na lotnisko ipozwolenia na brońB5144 Inne ułatwienia i zwolnienia dla zagranicznychprzedstawicielstw dyplomatycznych w RPB5 Telefony, parkingi, sprawy porządkowe, posiadanie broni, itp. ZZ15 Nieruchomości zagranicznych przedstawicielstwdyplomatycznych i konsularnych w RP150 Ewidencja nieruchomości zagranicznychprzedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych wPolsce151 Ułatwienia w nabywaniu i użytkowaniu nieruchomościprzez obce przedstawicielstwa dyplomatyczne ikonsularne w PolsceAAEZ16 Opieka lekarska i ubezpieczenia pracownikówprzedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych160 Porozumienia i uzgodnienia w sprawach opiekizdrowotnej i ubezpieczeń pracownikówprzedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnych62AZ

161 Opieka lekarska i ubezpieczenia pracownikówprzedstawicielstw dyplomatycznych i konsularnychB517 Sprawy policyjne170 Ochrona przedstawicielstw dyplomatycznych ikonsularnych171 Sprawy wykroczeń i przestępstw172 Ochrona policyjna wydarzeń B3 Demonstracje, przyjęciaB10B5Sprawy wypadów i kolizji drogowych, napady, włamania,kradzieże i rozbojez63

18 Legitymacje pracowników przedstawicielstwdyplomatycznych i konsularnych180 Porozumienia i uzgodnienia w sprawie legitymacjipracowników przedstawicielstw dyplomatycznych ikonsularnych181 Wystawianie, notyfikacja, zwroty legitymacjipracowników przedstawicielstw dyplomatycznych ikonsularnychAB5Z64

SymboleklasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczeniekategoriiarchiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkreszagrożeniaI II III IV1 2 3 45 6 7 82 POLITYKA ZAGRANICZNA RP20 Założenia polityki zagranicznej E200 Strategia i planowanie polityki zagranicznej A Własne opracowania, analizy. Pozostała dokumentacja Kat. B5201 Opracowanie dokumentu założeń PPZ A21 Współpraca z krajowymi jednostkamiorganizacyjnymi210 Kancelaria Prezydenta RP A E211 Sejm i Senat RP2110 Exposė ministra spraw zagranicznych A E2111 Dokumentacja posiedzeń Sejmu i Senatu B5 Z2112 Uchwały Sejmu i Senatu RPDo Kat. A kwalifikuje się uchwały niepublikowane dot. MSZ iBcresortu, pozostałe Kat. BcZ2113 Interpelacje, zapytania posłów i senatorówMateriały własne, odpowiedzi na zapytania i interpelacje na nieAKat. A, pozostałe materiały Kat. B5E2114 Wystąpienia poselskie i wystąpienia senatorówdotyczące spraw zagranicznych i działalności resortuAZ2115 Udział członków kierownictwa MSZ w posiedzeniachKomisji SZ Sejmu i SenatuAZ2116 Dezyderaty komisji sejmowych A Jak w klasie 2113 Z65

2117 Opracowania i informacje resortu dla Sejmu RP,Senatu RP i ich komisji212 Współpraca z Kancelarią Prezesa Rady Ministrów,Radą Ministrów oraz Komitetami RM2120 Przygotowanie i obsługa organizacyjno – technicznaposiedzeń Rady Ministrów oraz Komitetów RadyMinistrów2121 Karty informacyjne zadań przewidzianych dla ministraspraw zagranicznych i resortu zgodnie z protokołamiustaleń Rady Ministrów2122 Opracowania i informacje MSZ dla Rady Ministrówdot. PPZ2123 Opracowania i informacje innych resortów dla RadyMinistrów i Prezesa Rady Ministrów, które dotycząMSZ2124 Porządki posiedzeń Rady Ministrów i Komitetów RadyMinistrów213 Współpraca z ministerstwami i urzędamicentralnymi. Opiniowanie strategii współpracyzagranicznej214 Kontakty z partiami politycznymi, organizacjamispołecznymi i gospodarczymi215 Współpraca z innymi jednostkami organizacyjnymi iobywatelami216 Współpraca ze społecznymi ciałami doradczymi przyministrze SZ217 Współpraca z instytucjami nadzorowanymi przezministra SZAB2AABE5BcBE5BE5BE5AOpracowania własne przygotowane na potrzeby komisji, analizy,raporty, wystąpienia Kat. A, pozostałe materiały Kat. B5Korespondencja, pisma przekazujące informacje porządkowe,uzupełniające itp.Korespondencja Kat. B5. Do Kat. A zaliczamy opracowania dot.założeń PPZ. Dla każdej instytucji zakłada się oddzielną teczkęKorespondencja Kat. B5. Do Kat. A zaliczamy odpowiedzi namemoriały i wnioskiW tym, dokumentacja dotycząca organizacji i przeprowadzeniawyborów i referendów Kat. BE5, chyba że przepisy odrębneokreślają inny czas przechowywaniaBE5 Korespondencja min. z PISM, IŻ, IEŚW ZEZEEZZZZZZ22 Stosunki dyplomatyczne Polski.220 Stosunki bilateralne2200 Nawiązywanie stosunków dyplomatycznych A Korespondencja dyplomatyczna, notatki informacyjne E2201 Spotkania i rozmowy z przedstawicielami korpusudyplomatycznegoA221 Reprezentowanie państw przez inne państwa iwspólne placówkiA jw. E222 Wizyty Wizyty państwowe, rządowe, ministerialne, parlamentarne,partii politycznych, związków zawodowych, konsultacje66

polityczne. Każda wizyta stanowi odrębną sprawę, w ramachktórej gromadzi się całość dokumentacji2220 Materiały na wizytyTezy do rozmów, program wizyty, notatki z rozmów, wystąpienia,A oświadczenia oficjalne i komunikaty, korespondencja Edyplomatyczna2221 Przygotowanie i organizacja wizyt B5 Korespondencja organizacyjno-techniczna, sugestie do rozmów Z2222 Konsultacje, spotkania i rozmowy z przedstawicielamirządów państw obcychA Notatki z rozmów223 Sytuacja państw obcych Notatki, analizy opracowane w centrali i przez placówkizagraniczneE – w centraliZ – na placówce2230 Informacje o międzynarodowej sytuacji politycznej A2231 Sytuacja wewnętrzna państw obcych BE102232 Sytuacja gospodarcza państw obcych BE102233 Stosunki zewnętrzne państw obcychOpracowania opisujące stosunki polityczne, ekonomiczneAposzczególnych państw z Polską Kat. A67

23 Koordynacja współpracy zagranicznej jednosteksamorządu terytorialnego - współpracatransgraniczna i międzyregionalna230 Współpraca podmiotów samorządowych zpartnerami państw sąsiedzkich2300 Republika Białoruś A2301 Republika Czeska A2302 Republika Litewska A2303 Republika Federalna Niemiec A2304 Federacja Rosyjska A2305 Republika Słowacka A2306 UkrainaAOpracowania własne analityczne, notatki problemowe Kat. A.materiały nie merytoryczne Kat. B10W tym pomoc techniczna dla Ukrainy i przygotowanie projektówumów międzynarodowych z Ukrainą Kat. B10231 Współpraca podmiotów samorządowych zpartnerami innych państwA232 Komisje i Rady Międzyrządowe do spraw WspółpracyRegionalnej i PrzygranicznejA233 Jednostki samorządu terytorialnego wmiędzynarodowych zrzeszeniach społeczności Alokalnych i regionalnych234 Inicjatywy wielostronne Opracowania własne, analizy, notatki, raporty Kat. A, pozostałemateriały Kat. B52340 Grupa Wyszehradzka A2341 Trójkąt Weimarski A2342 Inicjatywa Środkowo-Europejska –IŚE A2343 Współpraca państw bałtyckich - RPMB A2344 Euro-Arktyczna Rada Morza Barentsa - BEAR AEEZE68

2345 Organizacja Współpracy Gospodarczej Państw MorzaCzarnego - BSECA2346 Konwencja Karpacka A2347 Inne inicjatywy i formy współpracy wielostronnej A Np. Nordycka Rada Ministrów (NRM), Arktyka235 Euroregiony A Poszczególny Euroregion stanowi odrebną sprawę. E236 Europejskie ugrupowanie współpracy terytorialnej -EUWTA Poszczególne EUWT stanowią odrebne sprawy. E237 Strategie makroregionalne A238 Wzajemne roszczenia i odszkodowaniaProtesty polityczne, polemiki w sprawach politycznych, konfliktyAregionalne. Akty terrorystyczne. Odszkodowania z tytułunacjonalizacji, sprawy o zajęte obiekty, ruchomości, itp. należą dospraw konsularnych – hasło 315 i 316E24 Stosunki gospodarcze RP z zagranicą240 Uzgodnienia dokumentów rządowych w sprawiepolityki gospodarczej RP69Wyłącznie własne opracowania, analizy, notatki, materiałyanalityczne Kat. A, opinie i inne materiały przesyłane w ramachuzgodnień Kat.B52400 Współpraca naukowo-techniczna BE52401 Prywatyzacja sektora publicznego BE52402 Restrukturyzacja sektora publicznego BE52403 Współpraca z przedsiębiorstwami o znaczeniustrategicznymBE52404 Przemysł BE52405 Infrastruktura i transport BE52406 Turystyka BE52407 Konkurencyjność gospodarki polskiej A2408 Korporacja Ubezpieczeń Kredytów Eksportowych -KUKEBE10241 Współpraca gospodarcza z zagranicą Analizy makroekonomiczne, notatki, raporty własne i przesłaneprzez placówki Kat. A, pozostałe materiały Kat. B52410 Współpraca z krajami Europy i UE A Dokumentacja jw.2411 Współpraca z krajami WNP A Dokumentacja jw.2412 Współpraca z krajami Azji i Oceanii A Dokumentacja jw.2413 Współpraca z krajami Afryki i Bliskiego Wschodu A Dokumentacja jw.2414 Współpraca z krajami Ameryki Północnej iPołudniowejA Dokumentacja jw.2415 Organizacja na rzecz rozwoju i demokracji – GUUAM(Gruzja, Ukraina, Uzbekistan, Azerbejdżan, Mołdawia)A Dokumentacja jw.2416 Pomoc w nawiązywaniu kontaktów gospodarczych z B10ZE

zagranicą242 Współpraca z organami i komisjami organizacjimiędzynarodowych w zakresie spraw gospodarczychA Raporty, analizy dot. sytuacji i stanu gospodarki Polski E243 Energetyka Własne opracowania, analizy Kat. A, pozostałe materiały Kat. B5 E2430 Polska polityka energetyczna A2431 Europejska polityka energetyczna BE102432 Energetyka nuklearna BE102433 Odnawialne źródła energii BE52434 Ropa i gaz BE102435 Czarnobyl B10244 Ochrona środowiska Własne, opracowania, raporty, analizy Kat. A, pozostałemateriały Kat. B5E2440 Zmiana klimatu i europejska polityka klimatyczna A2441 Realizacja postanowień konwencji klimatycznych B570

2442 Programy ochrony środowiska i ich realizacja BE5245 Sprawy weterynaryjne i fitosanitarne Z2450 Bezpieczeństwo żywności BE52451 Aspekty weterynaryjne i fitosanitarne w produkcjiBE5żywności2452 Rośliny zmodyfikowane genetycznie -GMO BE5246 Rynki pracy.AWłasne opracowania, analizy, prognozy, raporty Kat. A,korespondencja nie merytoryczna Kat. B52460 Migracja zarobkowa Polaków do krajów UE A2461 Powroty migrantów zarobkowych do kraju A247 Międzynarodowa współpraca finansowa E2470 Międzynarodowe rynki finansowe B102471 Zadłużenie RP A2472 Zobowiązania finansowe wobec RP A248 Inwestycje zagraniczne w PolsceAnalizy i informacje opracowywane na potrzeby innychB10jednostekZ249 Inwestycje RP za granicąAnalizy i informacje opracowywane na potrzeby innychB10jednostekZE25 Polityka bezpieczeństwa250 Uzgodnienia dokumentów rządowych w sprawiepolityki bezpieczeństwa2500 Spotkania uzgodnieniowe BE10 Notatki, sprawozdania2501 Udział w posiedzeniach komitetów i komisjirządowych dot. polityki bezpieczeństwa państwaA2502 Opiniowanie projektów dokumentów rządowychdotyczących polityki bezpieczeństwaBE5251 Zagrożenia dla bezpieczeństwa międzynarodowego ikonflikty międzynarodowe2510 Spory i konflikty międzynarodowe A2511 Naruszenia bezpieczeństwa cybernetycznego A2512 Inne zagrożenia dla bezpieczeństwamiędzynarodowego, w tym piractwoBE102513 Ekstremizm, radykalizm, terroryzm – sprawyogólnopolityczneBE102514 Działalność instytucji krajowych RP w zakresieprzeciwdziałania i zwalczania terroryzmuA2515 Współpraca bilateralna RP w dziedzinie zwalczaniaterroryzmuA71Własne sprawozdania, referaty, materiały przygotowane naposiedzenia. Pozostałe materiały – Kat. B5Własne opracowania, opinie. Pozostałe materiały Kat. B10EE

2516 Walka z terroryzmem w ramach ONZ, UE, NATO,OBWE, Rady Europy oraz koalicji antyterrorystycznych Ai udział RP2517 Pozaeuropejskie organizacje i inicjatywy regionalne:Organizacja Państw Amerykańskich (OAS),Stowarzyszenie Państw Azji Południowo-Wschodniej(ASEAN), Forum Regionalne Stowarzyszenia Narodów AAzji Południowo-Wschodniej (ARF), ForumWspółpracy Gospodarczej Azji Pacyfiku (APEC), UniaAfrykańska itp.252 NATO Własne opracowania, analizy, opinie, strategie, programy Kat. A,materiały źródłowe dostępne elektronicznie Kat. B102520 Rada Północnoatlantycka AE72

2521 Planowanie strategiczne, operacyjne, dokumentystrategiczneA2522 Zgromadzenie Parlamentarne NATO A2523 Rada Partnerstwa Euroatlantyckiego, Partnerstwo dlaPokojuA2524 Rozszerzenie NATO, Plan Działań na RzeczCzłonkostwa – MAPA2525 Stosunki NATO – Rosja; Stosunki NATO – Ukraina;Stosunki NATO – GruzjaA2526 Stosunki NATO z państwami pozaeuropejskimi, w tymDialog Śródziemnomorski, Stambulska InicjatywaAWspółpracy2527 Aspekty obronne i wojskowe transformacji NATO B52528 Sprawy administracyjno - finansowe, sprawy promocjii naukiB5253 Operacje i ćwiczenia NATO i UE Z2530 Operacje NATO BE52531 Operacje UE BE52532 Zarządzanie kryzysowe i planowanie cywilne NATO B52533 Zarządzanie kryzysowe i planowanie cywilne UE B52534 Ćwiczenia NATO B52535 Ćwiczenia UE B5254 Europejska Polityka Bezpieczeństwa i Obrony E2540 Komitet Polityczny i Bezpieczeństwa A2541 Rozwój cywilnych zdolności w zakresie zarządzaniakryzysowego UEA2542 Rozwój wojskowych zdolności w zakresie zarządzaniakryzysowego UEA2543 Usprawnienie mechanizmów planowania iprowadzenia operacji zarządzania kryzysowego UEB52544 Polityka szkoleniowa, programy szkoleniowe,Europejskie Kolegium ds. Bezpieczeństwa i Obrony - B5ESDC2545 Współpraca UE z partnerami w zakresie WPBiO B52546 Finansowe aspekty cywilnych operacji zarządzaniakryzysowego UE.Budżet Wspólnej Polityki Zagranicznej iBezpieczeństwa – CFSPB573

2547 Finansowe aspekty wojskowych operacji zarządzaniakryzysowego – mechanizm ATHENAB52548 Instytut Studiów nad Bezpieczeństwem UE w Paryżu A2549 Kontrola parlamentarna nad WPBiO A255 Wymiar bezpieczeństwa Narodów Zjednoczonych E2550 Rada Bezpieczeństwa A2551 Operacje pokojowe ONZDokumentacja dot. Operacji pokojowych na forum IV komitetu,AKomitet specjalny ds. operacji pokojowych C-342552 Komisja budowania pokoju A2553 Bezpieczeństwo humanitarneAOdpowiedzialność za ochronę, ochrona ludności cywilnej,bezpieczeństwo ludzkie74

256 OBWE E2560 Sprawy ogólnopolityczne, reforma organizacji B102561 Wymiar ekonomiczny OBWE A2562 Biuro Instytucji Demokratycznych i Praw Człowieka wWarszawieA2563 Przewodnictwo OBWE. Stała Rada A2564 Forum Bezpieczeństwa OBWE – FSC A2565 Misje OBWE w terenie A2566 Konflikty regionalne A2567 Obserwacje wyborów A257 Kontrola zbrojeń konwencjonalnych E2570 Traktat o konwencjonalnych siłach zbrojnych wEuropie – CFEA2571 Traktat o otwartych przestworzach – Open Skies A2572 Środki Budowy Zaufania i Bezpieczeństwa – CSBMs:Dokument Wiedeński 1999 r., Kodeks Postępowania wsferze Polityczno - Wojskowych AspektówABezpieczeństwa2573 Wymiar regionalny polityki bezpieczeństwa A258 Nieproliferacja i rozbrojenie globalne E2580 Nieproliferacja środków przenoszenia bronimasowego rażenia: Reżim Kontrolny TechnologiiRakietowych (MTCR), Haski Kodeks Postępowania Aprzeciw proliferacji rakiet balistycznych (HCOC),bezpieczeństwo w przestrzeni kosmicznej75

2581 Nieproliferacja i rozbrojenie globalne na forum ONZ –(I Komitet, Konferencja Rozbrojeniowa), UE, globalnePartnerstwo G8 przeciw proliferacji broni masowegoARażenia2582 Obrona przeciwrakietowa (MD). Współpracastrategiczna z USA. Umowa SOFA Supplemental,A2583 Inicjatywa Krakowska (PSI), Międzyresortowy Zespółds. zapobiegania proliferacji i implementacji PSIA2584 Broń biologiczna i chemiczna - BTWC, CWC, OPCW,Grupa AustralijskaA2585 Broń jądrowa –MAEA, CTBT, grupa DostawcówJądrowych, Globalna Inicjatywa Zwalczania ATerroryzmu Jądrowego, kwestie regionalne2586 Współpraca w dziedzinie nieproliferacji i rozbrojeniana forum UE, OBWE, NATO i in.A259 Rozbrojenie konwencjonalne i obrót dobrami oznaczeniu strategicznym2590 Kontrola eksportu uzbrojenia A2591 Miny przeciwpiechotne, Konwencja Ottawska,Amunicja Kasetowa, CCWA2592 Porozumienie z Wassenaar A2593 Kontrola eksportu – outreach A2594 Broń strzelecka i lekka (ATT, PoA) B52595 Współpraca przemysłów obronnych A2596 Rezolucje ws. nałożenia sankcji A2597 Europejska Agencja Obrony – współpracaprzemysłowaB102598 Offset B10E26 Sprawy Polonii i Polaków za granicą260 Prawodawstwo emigracyjne polskie i obce A Z261 Uzgodnienia dokumentów w ramach współpracyMiędzyresortowego Zespołu ds. Polonii i Polaków zagranicą262 Współpraca z urzędami i organizacjami społecznymizaangażowanymi w sprawy Polonii i Polaków zagranicą263 Organizacja współdziałania emigracji z krajem76AB5AWłasne ustalenia, instrukcje, programy, analizy Kat. A. pozostałemateriały, korespondencja Kat. B5E – w centraliZ – na placówceZE

2630 Współpraca z organizacjami polonijnymi i polskimi zagranicą2631 Szkolnictwo polonijne i polskie za granicą2632 Media polonijne i polskie za granicą77AAAOpracowania własne, analizy, notatki, sprawozdania Kat. A,pozostałe materiały Kat. B5Własne ustalenia, wytyczne, notatki Kat. A, pozostałe materiałyKat. B5Opinie, analizy, notatki Kat. A. Egzemplarze wydawnicze i prasępolonijną przesyła się do Biblioteki Narodowej264 Kreowanie pozytywnego wizerunku Polski i Polaków wAZświecie: reakcja na wystąpienia antypolskie265 Diaspora żydowska polskiego pochodzenia A E266 Analizy, sprawozdania i opinie dotyczące środowiskAEpolonijnych i polskich za granicą27 Prawo traktatów270 Umowy międzynarodowe Cała dokumentacja dotycząca procedury traktatowej, m.imopinie prawmne dotyczące umów2700 Umowy polityczneTraktaty o pokoju, przyjaźni i sojuszu; nawiązanie stosunkówA dyplomatycznych; deklaracje i oświadczenia o wzajemnychstosunkach ogłaszane podczas wizyt oficjalnych2701 Umowy ekonomiczneUmowy podatkowe; umowy finansowe; umowy celne; umowykredytowe; umowy odszkodowawcze; umowy dot. współpracyAgospodarczej i handlowej; umowy dot. współpracy gospodarczeji handlowej; umowy dot. inwestycji; umowy w ramach UNDP iUNIDO; umowy w ramach międzynarodowych instytucjifinansowych2702 Umowy dot. pracy i zabezpieczenia społecznego.Umowy dot. ochrony zdrowia.Umowy dot. praw człowieka2703 Umowy w sprawach prawnych i konsularnych2704 Umowy graniczneAAUmowy o zabezpieczeniu społecznym; umowyemerytalno-rentowe; umowy w sprawie wzajemnegozatrudnienia; konwencje Międzynarodowej Organizacji Pracy;umowy dot. ochrony zdrowia; umowy dot. ochrony prawczłowieka; umowy dot. mniejszości narodowychUmowy o pomocy prawnej; umowy o ekstradycji, readmisji,umowy o zwalczaniu przestępczości, terroryzmu, handlu,narkotykami; umowy dot. ochrony informacji niejawnych;umowy dot. ochrony danych osobowych; umowy dot.przywilejów i immunitetów, konwencje konsularne; umowy dot.ruchu osobowego i współpracy trans granicznej; umowy dot.ochrony grobów; umowy dot. sytuacji prawnej nieruchomości,konwencje Haskiej Konferencji Prawa PrywatnegoUmowy o wytyczeniu demarkacji i delimitacji granic; umowy ooznaczeniu i ochronie granic; umowy dot. porządku prawnegona granicach; umowy dot. przejść granicznych; umowy dot.styków granic2705 Umowy dot. rolnictwa i wyżywienia, rybołówstwa, A Umowy weterynaryjne; umowy o ochronie roślin i zwierząt;AZZ

ochrony środowiska.Umowy dot. współpracy w dziedzinie energii jądrowej2706 Umowy dot. transportu, komunikacji i łącznościAumowy o przeciwdziałaniu klęskom żywiołowym; Spitsbergen;Antarktyda; Antarktyka; Konwencje zawarte w ramach MAEAUmowy kolejowe; umowy morskie i dot. żeglugi; umowylotnicze; umowy drogowe; umowy pocztowe i w spr.telekomunikacji78

2707 Umowy w sprawach wojskowych i w dziedzinieobronności.Umowy dot. likwidacji skutków konfliktów zbrojnych2708 Umowy w sprawie nauki, edukacji, kultury, turystyki isportuAAUmowy o współpracy wojskowej; umowy o ochronie informacjiniejawnych w sprawach wojskowych; umowy dot. uzbrojenia;umowy zawarte w ramach NATO i UZE; umowy w sprawachwojskowych zawarte w ramach ONZ; konwencje genewskie;konwencja ottawska; konwencja w sprawie amunicji kasetowejUmowy naukowo-techniczne; umowy o współpracy naukowej ikulturalnej; umowy dot. edukacji; umowy dot. uznawalnościwykształcenia; umowy dot. szkolnictwa wyższego, umowy dot.współpracy w dziedzinie sportu; umowy dot. wymianymłodzieży; umowy dot. instytutów kultury oraz ośrodkównaukowo-badawczych; umowy dot. ochrony dóbr kultury;umowy w ramach UNESCO i WIPO2709 Umowy zawarte w ramach UE A E271 Przegląd stosunków traktatowych272 Sukcesja A273 Sprzeciwy do zastrzeżeń i deklaracje A274 PełnomocnictwaA275 Depozytariat RP A276 Rejestracja umów międzynarodowych w ONZ A277 Sprawy ogólne dot. umów międzynarodowychB10278 Analizy i prace studialne dot. stosunkówtraktatowych RP z zagranicą279 Doradczy Komitet Prawny przy Ministrze SprawZagranicznych28 Prawo międzynarodowe – zagadnienia ogólneAB10Pełnomocnictwa do prowadzenia negocjacji, przyjęcia tekstuumowy, podpisania umowy oraz uczestnictwa w konferencjachPisma, notatki, opinie dot. spraw związanych z problematykąumów międzynarodowych i procedury traktatowejWłasne opracowania lub wykonane na zlecenie MSZ. Inneopracowania Kat. B10E79

280 Prawno-międzynarodowe aspekty dot. terytorium2800 Granica państwa i stosunki prawne na granicy A P2801 Prawo lotnicze i kosmiczne B10 P2802 Prawno-międzynarodowe aspekty związane z Arktyką iAntarktykąB20P281 Prawo morza2810 Zalew Wiślany A E2811 Zatoka Pomorska A E2812 Grupa robocza UE ds. Prawa Morza (COMAR) B10 P282 Prawno-międzynarodowe aspekty ochronyśrodowiskaP2820 Zmiany klimatu, handel emisjami, Protokół z Kioto B10283 Prawno-międzynarodowe aspekty atomistyki;współpraca z Międzynarodową Agencją Energii B10PAtomowej284 Prawo organizacji międzynarodowych B20 P285 Problematyka instytucjonalno-prawna ONZ B10 P2850 Komisja Prawa Międzynarodowego2851 VI Komitet Zgromadzenia Ogólnego NZ286 Problematyka instytucjonalno-prawna UE B10 P287 Prawo międzynarodowe handlowe B10 WTO, UNCITRAL, OECD itp. P288 Prawo dyplomatyczne i konsularne A P80

289 Grupa robocza ds. Prawa MiędzynarodowegoPublicznego (COJUR)29 Prawo międzynarodowe – zagadnienia dot.bezpieczeństwa i sporów, roszczenia290 Prawno-międzynarodowe aspekty zwalczaniaterroryzmu międzynarodowego291 Prawno-międzynarodowe aspekty pokoju ibezpieczeństwa międzynarodowego292 Pokojowe rozwiązywanie sporówmiędzynarodowych2920 Prawne aspekty sankcji międzynarodowychB10B10B10B10PPPP293 Sądownictwo międzynarodowe P2930 Międzynarodowy Trybunał Sprawiedliwości B102931 Międzynarodowy Trybunał Karny B102932 Międzynarodowy Trybunał Karny dla byłej Jugosławii B102933 Międzynarodowy Trybunał Karny dla Rwandy B102934 Stały Trybunał Arbitrażowy B102935 Pozostałe trybunały ad hoc B102936 Grupa robocza Rady UE COJUR ICC B10294 Współpraca międzynarodowa w zakresie wymiarusprawiedliwościB5P295 Prawo konfliktów zbrojnych (prawo humanitarne) B5 P2950 Międzyresortowy Zespół ds. Prawa Humanitarnego2951 Międzynarodowa Komisja ds. MiędzynarodowejSłużby Poszukiwań296 Prawo międzynarodowe prywatne B10 P297 Roszczenia Roszczenia reparacyjne i humanitarne2970 Roszczenia obywateli polskich B10 P2971 Roszczenia obce wynikające z uregulowańpowojennychB10P2972 Problematyka umów indemnizacyjnych B10 P2973 Restytucja dóbr kultury A E298 Nieruchomości dyplomatyczne2981 Sprawy dot. nieruchomości dyplomatycznych wstosunkach RP-FRAP2982 Opiniowanie spraw dot. nieruchomości B10 P81

dyplomatycznych w stosunkach RP z innymipaństwami299 Zezwolenia P2990 Zezwolenie na przeloty samolotów z materiałaminiebezpiecznymi na pokładzieB52991 Zezwolenie na przeloty i lądowanie na terytorium RPsamolotów wojskowychB52992 Zezwolenie na rejsy statków polskich i rejsy statkówobcychB582

SymboleklasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczeniekategoriiarchiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkreszagrożeniaI II III IV1 2 3 45 6 7 83 SŁUŻBA KONSULARNA30 Organizacja służby konsularnej E – w centraliZ – na placówce300 Upoważnienia do czynności konsularnychUpoważnienia do czynności notarialnych, sądowych, doB20podpisywania wiz i paszportów, do legalizacji dokumentów301 Ewidencja czynności konsularnychRejestr, w którym odnotowywane są wszystkie dokonaneAzgodnie z prawem czynności konsularne m.in. udzielenie ślubu,uzyskanie polskiego obywatelstwa, ewidencja opłatkonsularnych itp.302 Raporty konsularne i sprawozdaniaRaporty konsularne przesyłane przez Konsulaty GeneralneAotrzymują w MSZ komórce do spraw. konsularnych Kat. A,pozostałe Kat. B10303 Opłaty konsularne B5 Z304 Wykaz urzędów konsularnychDla każdego urzędu prowadzi się odrębną teczkę i sprawy dot.AKonsulów Honorowych31 Pomoc prawna obywatelom polskim za granicą310 Rekwizycje sądowe i administracyjne Z3100 Obywateli polskich BE103101 Obywateli państw obcych BE10311 Pomoc prawna obywatelom polskim za granicą B5 Z312 Sprawy wojskowe obywateli polskich B10 m.in. sprawy kombatanckie Z83

313 Wydobycie dokumentów i ich legalizacja Z3130 Wydobycie dokumentów z PolskiOkres przechowywania liczy się od momentu zakończeniaB2sprawy3131 Wydobycie dokumentów z zagranicyOkres przechowywania liczy się od momentu zakończeniaB2sprawy3132 Legalizacja i uwierzytelnienia B2 Tylko korespondencja, księgi Kat. A314 Sprawy stanu cywilnego Z3140 Małżeństwa i rozwodyOkres przechowywania liczy się od przesłania dokumentów doUrzędu Stanu Cywilnego, od stycznia następnego roku.B10 Zaświadczenia wydawane obywatelom polskim informujące, żezgodnie z prawem polskim mogą zawrzeć małżeństwo za granicąKat. B53141 Alimenty, uznania, adopcje B10 Okres przechowywania liczy się od zakończenia sprawy3142 Ubezwłasnowolnienie, opieka, kuratela B10 Okres przechowywania liczy się od zakończenia sprawy3143 Zmiana nazwiskaOkres przechowywania liczy się od przesłania dokumentów doB10Urzędu Stanu Cywilnego, od stycznia następnego roku3144 Uznanie osób za zaginione lub zmarłe B103145 Narodziny, zgonyOkres przechowywania liczy się od przesłania dokumentów doB10Urzędu Stanu Cywilnego, od stycznia następnego roku3146 Spadki, zapisyPlacówka przechowuje dokumenty, protokoły przez okres 20A lat. Następnie dokumentacja sprawy przesyłana jest do Edepartamentu właściwego w sprawach konsularnych3147 DarowiznyPlacówka przechowuje dokumenty, protokoły przez okres 20A lat. Następnie dokumentacja sprawy przesyłana jest do Edepartamentu właściwego w sprawach konsularnych315 Odszkodowania A E316 Roszczenia władz i obywateli E3160 Roszczenia władz i obywateli polskich do władz iobywateli państw obcychBE103161 Roszczenia władz i obywateli państw obcych do władzi obywateli polskichBE10317 Karta Polaka3170 Przepisy regulujące przyznawanie Karty Polaka B10 Okres przechowywania liczy się od zniesienia aktu prawnego Z3171 Korespondencja z petentami, jednostkamiW tym, korespondencje w sprawach bieżących z Radą ds.organizacyjnymi w kraju i w kraju urzędowania ws. B5Polaków na WschodzieKarty PolakaZ3172 Przyznawanie Karty Polaka B10 E3173 Unieważnianie Karty Polaka B10 E3174 Zgłoszenia utraty, zniszczenia, odnalezienia KartyPolakaB2Z84

3175 Rejestr Kart Polaka3176 Ewidencja wydanych i unieważnionych Kart Polaka;przekazywanie danych do ewidencji centralnejBE10BE20Sposób prowadzenia określony przez rozporządzenie radyMinistrów z dnia 21 marca 2008 w sprawie Rejestrów KartPolaka (DZ.U. 2008, Nr 53, poz. 314)Ewidencja centralna prowadzona jest przez Radę ds. Polaków naWschodzieEZ32 Obywatelstwo polskie. Dokumenty paszportowe.Dowody osobiste320 Obywatelstwo polskie3200 Przepisy prawne w sprawach obywatelstwa polskiego B10 Okres przechowywania liczy się od zniesienia aktu prawnego Z3201 Ustalanie, stwierdzanie obywatelstwa polskiegoKorespondencja z organami i instytucjami, udzielanie informacjiBE25Kat. B5Z3202 Nabywanie, nadanie, wybór i odzyskanieKorespondencja z organami opiniującymi udzielanie informacji,BE25obywatelstwa polskiegozapytania w sprawach o nadanie obywatelstwa polskiego Kat. B5E3203 Utrata, zrzeczenie się obywatelstwa polskiego BE25 Jak w klasie 3201 E3204 Przywrocenie obywatelstwa polskiego BE253205 Obywatelstwo innych państw B25 Z3206 Korespondencja z organami zewnętrznymi w spawachbieżącychB5Z85

321 Dokumenty paszportowe3210 Przepisy, podstawowe zasady polityki paszportowej B10 Okres przechowywania liczy się od zniesienia aktu prawnego Z3211 Wydanie paszportu (akta osobowe, kartoteka) B60 Okres przechowywania liczy się od momentu założenia teczki E3212 Korespondencja w sprawach paszportowych zurzędami i interesantami w przypadku braku teczki B10paszportowej3213 Blankiety paszportowe B10 Asygnaty, korespondencja Z3214 Paszporty dyplomatyczne i służbowe B5 Z3215 Dokumenty paszportowe odnalezione, dostarczoneprzez podmioty kraju urzędowania, itp.B10Z3216 Odmowa wydania i unieważnienie dokumentupaszportowego.B10 Decyzje wydane przez konsula w tym zakresie Z3217 Wydanie ETD obywatelowi państwa członkowskiegoUEB103218 Zezwolenie konsula RP na wydanie obywatelowipolskiemu ETD przez konsula państwa członkowskiego B10UE, potwierdzenie danych3219 Paszporty, dokumenty podróży, dokumenty innychpaństwB10322 Inne sprawy paszportowe3220 Utrata, zniszczenie dokumentu paszportowego B10 Z3221 Wydanie paszportu tymczasowego B60 Z3222 Paszporty wadliwie spersonalizowane B5 Paszporty wykonane z błędem Z86

3223 Remanent paszportów i paszportów tymczasowych B5 Z3224 Protokół zniszczenia dokumentów paszportowych A Z323 Dowody osobiste3230 Nadanie nr PESEL B103231 Utrata, zniszczenie dowodu osobistego B103232 Dowody osobiste odnalezione, przekazane do urzęduprzez podmioty kraju urzędowaniaB1033 Wizy. Cudzoziemcy330 Wizy Z3300 Wizy jednolite SchengenWnioski wizowe rozpatrzone pozytywnie Kat. B2, odmowa Kat.B5B53301 Współpraca wizowa Schengen, B53302 Lokalna Współpraca Konsularna B53303 Wizy krajowe B53304 Wizy repatriacyjne B103305 Remanenty wizowe B53306 Ponowne rozpatrzenie wniosku o wizę Schengen B53307 Ponowne rozpatrzenie wniosku o wizę krajową B53308 Korespondencja w sprawach wizowych z urzędami iinteresantamiB5331 Ruch osobowy: Polska-kraj urzędowania B5332 Ruch graniczny B587

333 Cudzoziemcy Z3330 Polityka migracyjna państw obcychPrzepisy prawne. Okres przechowywania liczy się od zniesieniaB10aktu prawnego3331 Zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony B53332 Uchodźcy i azylanci B53333 Wydanie tymczasowego polskiego dokumentupodróży dla cudzoziemcaB534 Repatriacje. Obejmuje problematykę repatriacji osób narodowości ipochodzenia polskiego z Kazachstanu i innych państw b. ZSRR340 Repatriacja obywateli polskichDokumentacja osobowa i postępowanie w sprawie wydanie wizyB25repatriacyjnej.Udzielanie informacji, zapytania, zgłoszenia, oraz skargi i wnioskiEws. z zakresu repatriacji Kat. B5341 PrzesiedleńcyWykaz mienia przesiedleńczego. Udzielanie informacji,B10zapytania, zgłoszenia, oraz skargi i wnioski Kat. B5Z35 Aresztowania, wydalenia, deportacje. Nieszczęśliwewypadki i zgony.Z350 Aresztowania3500 Aresztowania obywateli polskich za granicą B53501 Aresztowania obywateli państw obcych w Polsce B5351 Wydalenia i deportacje Z3510 Wydalenia i deportacje obywateli polskich B53511 Wydalenia i deportacje obywateli państw obcych zPolskiB5352 Ekstradycje B5 Z353 Nielegalne przekraczanie granicy B5 Z354 Nieszczęśliwe wypadki B5 Z355 Zgony nienaturalne B5 Z36 Sprawy komunikacyjne i celne Z360 Sprawy komunikacyjne3600 Sprawy lotnicze B2 Zgody na przeloty samolotów3601 Sprawy kolejowe B23602 Sprawy morskie B2 Meldunki statków3603 Statki i porty morskie B23604 Dokumenty żeglarskie B2 m.in. książeczki żeglarskie3605 Opieka nad marynarzami B23606 Tranzyt B588

361 Sprawy celne Z3610 Przepisy celne B10 .3611 Sprawy celne indywidualne B23612 Przewóz broni do Polski B53613 Wywóz broni z Polski B537 Opieka nad miejscami pamięci narodowej,cmentarzami, ekshumacje370 Groby polskie za granicą A Wykazy371 Groby zagraniczne w Polsce B10372 Przewóz zwłok, ekshumacje B2373 Miejsca pamięci narodowej, pomniki i tablicepamiątkoweA WykazyZ38 Opieka społeczna i zdrowotna obywateli polskich Z380 Emerytury i renty B5381 Zapomogi B5382 Leczenie obywateli polskich za granicą B5383 Pożyczki konsularne B1039 Pośrednictwo w przekazywaniu informacji ocharakterze prywatnym. Depozyty390 Poszukiwanie osób i instytucji, ustalanie adresów osóbi instytucjiB5391 Przesłanie korespondencji zgodnie z kompetencją Bc392 Poszukiwanie osób w Polsce B5393 Depozyty. Rzeczy odnalezione A min. inne dokumenty niż wymienione w klasie 3225, 3232Z89

SymboleklasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczeniekategoriiarchiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkreszagrożeniaI II III IV1 2 3 45 6 7 84 UDZIAŁ POLSKI W PRACACH INSTYTUCJI IORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWYCH40 Organizacje i instytucje międzynarodowe400 Współpraca z przedstawicielami organizacji i instytucjiWłasne raporty i analizy, opracowania przygotowane dlamiędzynarodowych w PolsceA przedstawicielstw tych organizacji oraz korespondencjęEmerytoryczną. Pozostałe dokumenty Kat. B2401 Rada Europy E - w centraliZ - na placówce4010 Komitet Ministrów A4011 Zgromadzenie Parlamentarne A4012 Sekretarz Generalny Rady Europy A4013 Kongres Władz Lokalnych i Regionalnych Europy A4014 Komisarz Praw Człowieka Rady Europy A4015 Instytucje działające w ramach Rady Europy BE104016 Zatrudnienie obywateli polskich w instytucjach REoraz delegowanie ekspertów narodowychA402 Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju –OECD4020 Rozszerzenie OECD BE104021 Komitet Stosunków Zewnętrznych OECD B54022 Sesje Komitetu Wykonawczego/ECSS i MinisterialneRady/MCMB54023 Finansowanie i budżet OECD B3403 Światowa Organizacja Handlu - WTOBE1090E - w centraliZ - na placówceE - w centraliZ - na placówce404 Międzynarodowe organizacje finansowe E – w centraliZ – na placówce4040 Grupa Banku Światowego A4041 Międzynarodowy Fundusz Walutowy - MFW A4042 Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju - EBOR A4043 Inne międzynarodowe organizacje finansowe BE5 Dot. organizacji działających poza ONZ

405 Organizacje państw Afrykańskich, Arabskich iE – w centraliAniezaangażowanychZ – na placówce406 Inne organizacje międzynarodowe, w tym regionalne A41 Organizacje i instytucje wyznaniowe E410 Kościół katolicki A411 Kościoły innych wyznań A412 Organizacje wyznaniowe A42 Organizacja Narodów Zjednoczonych E – w centraliZ – na placówce420 Zgromadzenie Ogólne ONZ A4200 Rada Praw Człowieka A4201 Reforma systemu NZA421 Współpraca z organizacjami i grupamimiędzynarodowymi i regionalnymiAZagadnienia dot. Systemu Wide Coherence, reforma: RB,problematyki praw człowieka, ECOSOCWspółpraca z UA, UE, OPA, G77, NAM, CARICOM, JUNSCANZ,etc.91

422 Rada Gospodarcza i Społeczna ONZ ECOSOC B10423 ECOSOC – Komisje Funkcjonalne Własne notatki, analizy, sprawozdania – Kat. A. Opracowania zzewnątrz, korespondencja Kat. B104230 Komisja ds. Narkotyków A4231 Komisja ds. Zapobiegania Przestępczości A4232 Komisja ds. Nauki i technologii na rzecz Rozwoju A4233 Komisja ds. Zrównoważonego Rozwoju A4234 Komisja ds. Statusu Kobiet A4235 Komisja ds. Ludności i Rozwoju A4236 Komisja ds. Społecznego Rozwoju A4237 Komisja ds. Statystyki A424 ECOSOC – Komisje Regionalne A m.in. EKG425 Agendy wyspecjalizowane ONZ Dla każdej organizacji zakłada się odrębną teczkę4250 Agendy społeczne B10 ILO, UNWTO, IMO4251 Agendy kulturalne, naukowe, oświatowe B10 UNESCO, WIPO, WMO, CERN, COPUOS, UNSCEAR4252 Agendy w zakresie transportu i telekomunikacji B10 ICAO, ITU, UPU4253 Agendy rozwojowe B10 FAO, IFAP, UNIDO, UNCTAD426 Programy i fundusze ONZ Programy, w których Polska bierze udział, założenia,sprawozdania oraz rozliczenia Kat. A. Korespondencjaniemerytoryczna Kat. B104260 UNEP A4261 UNICEF A4262 UNDP A4263 UNFPA A4264 UNHCR A4265 WFP A4266 UN - Habitat A427 Naukowe instytuty ONZ BE10 UNITAR, UNIDIR, Uniwersytet Pokoju Z428 Wybory do wszystkich organizacji B10 Uzyskiwanie i udzielanie poparć. Z43 Prawa człowieka Z430 Programy na rzecz rozwoju demokracjiWłasne opracowania, analizy, instrukcje Kat. A. KorespondencjaAniemerytoryczna Kat. B5431 Sprawy ogólne związane z funkcjonowaniemmiędzynarodowych organów ochrony praw człowiekaA m.im. wybór kandydatów na sędziego w ETPCz432 Postępowania przed międzynarodowymi organamiPostępowania skargowe przed Europejskim Trybunałem Prawochrony praw człowiekaA Człowieka oraz innymi organami, wykonywanie orzeczeńorganów, w tym dokonywanie zasądzonych płatności.433 Rozwijanie standardów w dziedzinie praw człowieka A Udział w grupach roboczych m.in. Rady Europy (np. CDDH,92

434 OBWE – wymiar ludzki4340 Wysoki Komisarz ds. Mniejszości Narodowych iPrzedstawiciel OBWE ds. Wolnych MediówA4341 Biuro Instytucji Demokratycznych i Praw Człowieka –ODHIRA435 Grupa Robocza ds. Praw Człowieka UE - COHOM A436 Wspólnota Demokracji B10DH-DEV, DH-PR), reforma ETPCz44 Pomoc humanitarna i rozwojowa Z440 Sprawy ogólne4400 Przepisy prawne krajowe A4401 Przepisy prawne państw obcych B104402 Informacja i promocja w zakresie pomocyhumanitarnej i współpracy rozwojowejA Wlasne programy, materiały4403 Sprawy budżetowo-finansowe. Środki z rezerwybudżetowejB54404 Edukacja rozwojowa B10441 Projekty dwustronne pomocy rozwojowej Z4410 Ogólna pomoc budżetowa BE104411 Pomoc sektorowa BE10442 Pomoc rozwojowa kanałami wielostronnymi Z4420 Pomoc udzielana za pośrednictwem instytucjiSystemu NZBE104421 Pomoc za pośrednictwem wielostronnych bankówrozwoju i funduszy globalnychBE104422 Pomoc żywnościowa B10443 Systemy pomocowe organizacji międzynarodowych,UE i państw członkowskichZ4430 Komitet pomocy rozwojowej – DAC/OECD BE104431 Systemy pomocowego UE BE104432 Sprawy komitetów współpracujących z KomisjąEuropejskąB104433 Grupa Robocza ds. Współpracy Rozwojowej - CODEV B104434 Grypa Państw Afryki, Karaibów i Pacyfiku – AKP-UE B104435 Systemy pomocowe państw członkowskich A444 Pomoc bilateralna i pomoc organizacjimiędzynarodowychZ93

4440 Podstawy prawne przyznawania pomocy A Umowy i memoranda międzynarodowe4441 Komisje. Porozumienia dwustronneARegulaminy prac, protokoły z posiedzeń, porozumienia Kat. AKorespondencja ws. ustaleń dot. komisji, projekty regulaminówws. pomocy, porozumień Kat. B54442 Opinie dotyczące charakteru pomocy orazposzczególnych projektówB10 Korespondencja, opinie4443 Koordynacja projektów z różnych źródeł pomocybilateralnejB5 Korespondencja4444 Kontakty z jednostkami rządowymi i organizacjamiUmowy, korespondencja. Okres przechowywania liczy się odB10pozarządowymidaty wygaśnięcia umowy4445 Pozyskiwanie dofinansowania z budżetu B5 korespondencja445 Wolontariat B10 Z446 Pomoc humanitarna Z4460 Międzynarodowe organizacje humanitarne A4461 Pomoc udzielana za pośrednictwem instytucjiSystemu NZBE104462 Pomoc udzielana za pośrednictwem polskichorganizacji pozarządowychA45 Organizacje i stowarzyszenia dla popierania rozwojustosunków między RP a innymi krajami450 Stowarzyszenia zagraniczneB5451 Stowarzyszenia z siedzibą w Polsce ABieżąca korespondencja.- Kat. AUmowy o współpracy, sprawozdaniaZ46 Międzynarodowe kongresy, konferencje, imprezyAWłasne sprawozdania, notatki, wystąpienia. Zewnętrznemateriały - Kat. B5Z94

SymboleklasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczeniekategoriiarchiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkreszagrożeniaI II III IV1 2 3 45 6 7 85 DYPLOMACJA PUBLICZNA I KULTURALNA50 Organizacja dyplomacji publicznej i kulturalnej500 Przygotowywanie i uzgadnianie dokumentacji wsprawie negocjacji oraz podpisania międzyrządowychumów i programów wykonawczych w dziedzinienauki, kultury i edukacjiB5Z501 Umowy międzyrządowe (w tym umowy oinstytutach kultury), programy wykonawczedo umów oraz przygotowywanie posiedzeńKomisji MieszanychAWłasne materiały, wytyczne, umowy – Kat. A, pozostałemateriały Kat. B5E502 Plany i sprawozdania z działalności kulturalno –naukowej, promocyjnej i dyplomacji publicznej5020 Plany resortu A5021 Plany placówek zagranicznych A5022 Sprawozdania resortu A5023 Sprawozdania placówek zagranicznych A503 Rozwój polskiej dyplomacji publicznej i kulturalnejna tle organizacji zagranicznej polityki kulturalnejAinnych państw504 Finansowanie działalności kulturalno – naukowej,promocyjnej resortu i placówek zagranicznych5040 Umowy w sprawach realizacji projektów z dziedzinypromocji kultury, nauki i dyplomacji publicznejB55041 Dotacje w zakresie realizacji projektów promocyjnych,kulturalno-naukowychB55042 Rozliczenia finansowe z udzielonych dotacji B10Analizy, notatki, własne opracowania – Kat. A, pozostałemateriały Kat. B5Konkursy dotacyjneE – w centraliZ – na placówceZZ51 Współpraca kulturalna i naukowa510 Instytuty kultury Programy, własne opracowania dotyczące działalności – Kat. A.korespondencja nie merytoryczna Kat. B5Z95

5100 Polskie za granicą A5101 Państw obcych w Polsce A511 Współpraca i stosunki z krajowymi i zagranicznymiinstytucjami kulturalno-naukowymiZ5110 Współpraca z instytucjami krajowego zapleczadyplomacji publicznej i kulturalnejB105111 Współpraca z instytucjami krajowymi na rzecz rozwojuwspółpracy naukowej z zagranicąB105112 Współpraca z krajowymi i zagranicznymi fundacjami,think tankami i instytutami badawczymi w zakresiestosunków międzynarodowych i politykiB10bezpieczeństwa5113 Współpraca z zagranicznymi instytucjami iśrodowiskami działającymi na rzecz popularyzacji B10polskiej kultury i nauki512 Konkursy, nagrody oraz patronaty ministra SZ A Wykazy nagrodzonych, programy konkursów, nagrodzone prace Z513 Dary dla instytucji kulturalnych i naukowych B5 Korespondencja ws. pośrednictwa Z514 Analizy i raporty dotyczące stosunkówkulturalno–naukowych i oświatowych z zagranicą52 Pośrednictwo naukowe Z520 Wymiana międzypaństwowa zbiorów bibliotecznych,naukowych, muzealiów, archiwaliówB10521 Stypendia Z5210 RP dla cudzoziemców B105211 Państw obcych dla obywateli polskich B105212 RP dla Polaków z zagranicy B10522 Wymiana naukowa B10523 Nagrody i odznaczenia obywateli państw obcych zazasługi dla kultury i nauki polskiejB5AE - w centraliZ - na placówce53 Promocja530 Organizacja działań promocyjnych5300 Tworzenie wieloletnich i rocznych rządowychpriorytetów promocji RP za granicąAWłasne opracowania, programy, strategie lub opracowaniaprzygotowane na zlecenie Ministerstwa, także własne uwagi iopinieE - w centrali96

5301 Celowe programy promocyjne angażujące różneMateriały merytoryczne. Pozostałe materiały i korespondencjaAinstytucje, organizacje i stowarzyszenianie merytoryczna Kat. B5Z5302 Koordynacja międzyresortowej promocji RP za granicą B5 Z5303 Informacje na temat systemów promocyjnych innychpaństwB5Z531 Współpraca i finansowanie projektów TV i Radia B5 Z54 Działalność promocyjna własna Z540 Wizyty studyjne B5541 Pozyskiwanie materiałów informacyjnych i B2promocyjnych542 Zamawianie materiałów służących promocji RP B2543 Promocja kultury Z5430 Promocja w dziedzinie nauki i techniki B55431 Promocja nauki jęz. polskiego i wspierania polonistyk B55432 Promocja w dziedzinie literatury B55433 Promocja w dziedzinie muzyki B55434 Promocja w dziedzinie sztuk wizualnych B55435 Promocja w dziedzinie teatru, opery, baletu B55436 Promocja w dziedzinie filmu, fotografii B55437 Promocja w dziedzinie historii i wiedzy o Polsce B597

5438 Spotkania z wybitnymi osobistościami z Polski B5544 Wystawy w kraju i zagranicą Własne scenariusze wystaw i ich realizacja, dokumentacjawystaw (zdjęcia, wycinki prasowe, itp.) Kat. A, pośrednictwo,korespondencja Kat. B55440 Wystawy artystyczne B55441 Wystawy gospodarcze, targi B55442 Inne B5Z55 Obchody, uroczystości B10 Z56 Wydawnictwa Z560 Polskie o zagranicy B5561 Zagraniczne o Polsce B557 Sport i turystyka Z570 Programy współpracy w dziedzinie sportu i turystykiWłasne opracowania, wytyczne, korespondencja nieAmerytoryczna Kat. B5571 Raporty i analizy ze współpracy w dziedzinie sportu iturystykiA98

SymboleklasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczeniekategoriiarchiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkreszagrożeniaI II III IV1 2 3 45 6 7 86 KADRY60 Zasady pracy i płacy600 Własne regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje,Zalicza się własne ustalenia w tym zakresie. Dotyczy takżeopinie w sprawach kadrowychA korpusu służby cywilnej.E – w centraliZewnętrzne Kat. BE106000 Wykazy etatów AA601 Zasady wynagradzania, nagradzania i premiowania A Własne, zewnętrzne Kat. B5 Z602 Ewidencja osobowa6020 Akta osobowe pracowników BE50 Prowadzi się w sposób określany w rozporządzeniu MPiPS E6021 Pomoce ewidencyjne do akt osobowych BE50 W tym programy i systemy teleinformatyczne Z6022 Kadra kierownicza MSZ A Komunikaty o zmianach personalnych Z6023 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu B5 Z6024 Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o*Czas przechowywania wynika z odrębnych przepisówB6osobach zatrudnionych i członków ich rodzinprawaZ6025 Oświadczenia lustracyjne BE50 Z6026 Legitymacje służbowe i karty identyfikacyjnepracowników własnej jednostkiB5Z61 Zatrudnienie i wynagradzanie pracowników Z610 Zatrudnienie6100 Normy zatrudnienia i obsady stanowisk A Własne ustalenia Kat. A, wytyczne zewnętrzne Kat. B106101 Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy wPrzy czym okres przechowywania ofert kandydatówMSZB5 nieprzyjętych tryb ich niszczenia wynika z odrębnychprzepisów6102 Rozmieszczenie i przeniesienia pracowników B56103 Protokoły przekazania stanowiska pracy B106104 Konkurs na aplikację dyplomatyczno-konsularną B56105 Klasyfikacja i opis stanowisk pracy, wartościowaniestanowisk pracyA6106 Przeglądy i oceny kadrowe BE56107 Współpraca z Krajową Szkołą Administracji B599

Publicznej ws. zatrudnienia absolwentów szkoły6108 Urzędnicy służby cywilnej BE56109 Analizy i oceny dotyczące zatrudnienia iwynagrodzeń pracownikówA611 Wynagradzanie, nagradzanie, awansowanie Z6110 Wynagradzanie B56111 Nagradzanie pracowników z funduszu nagródB5100Kopie decyzji o przyznaniu nagród odkłada się do aktosobowych6112 Dodatkowe wynagrodzenie roczne B56113 Awanse, podwyżki, dodatki za wysługę lat B106114 Nagrody jubileuszowe B10612 Prace zlecone B10 Umowy, zezwolenia Z6120 Ze składką na ubezpieczenie społeczne B506121 Bez składki na ubezpieczenie społeczne B106122 Umowy o dzieło B10613 Nagrody, kary, odznaczenia Z6130 Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjneAkta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do aktBE10osobowych danego pracownika6131 Odznaczenia BE10 jw.6132 Karanie*Okres przechowywania uzależniony jest od obowiązującychB*przepisów prawa6133 Postępowanie dyscyplinarne*Okres przechowywania akt z postępowaniadyscyplinarnego wynosi 10 lat.B*Uchwały Komisji Dyscyplinarnej MSZ oraz protokoły zposiedzeń KDMSZ – kat. A.Odpis prawomocnego orzeczenia KDMSZ o ukaraniu dołączasię do akt osobowych członka korpusu służby cywilnej.614 Sprawy wojskowe BE1062 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników Z620 Organizacja szkolenia i doskonalenia zawodowego Do Kat. A kwalifikuje się własne programy i plany, formy imetody, inne do Kat. B56200 Akty wewnętrzne dotyczące szkolenia i rozwojuzawodowegoA6201 Plany i programy szkolenia A6202 Analizy i oceny form szkoleniowych A621 Szkolenia i egzaminy Z6210 Szkolenia powszechne, centralne i specjalistyczne BE106211 Szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy B5

6212 Organizacja egzaminów resortowych z językówobcychB56213 Organizacja egzaminudyplomatyczno-konsularnegoB56214 Ewidencja osób szkolonych, protokołyegzaminacyjne i świadectwa naukiB50 Kopie świadectw odkłada się do akt osobowych6215 Dokształcanie pracownikówStudia, specjalizacje, aplikacje organizowane przez inneB5 instytucje dla osób zatrudnionych: kopie dokumentówukończenia odkłada się do akt osobowych622 Praktyki, staże, wolontariat Z6220 Praktyki studenckie, zawodowe i absolwenckie,Wolontariat na podstawie przepisów o działalności pożytkuBE10staże z urzędu pracy, wolontariatpublicznego i wolontariacie6221 Wymiana zagraniczna w zakresie staży BE10B1063 Wykorzystanie czasu pracy Z630 Dokumentacja obecności w pracy B3 Listy obecności, książki wyjść w godzinach pracy6300 Rozliczenie czasu pracy B56301 Ustalanie i zmiany czasu pracy B3631 Absencje w pracy B3632 Urlopy pracownicze Z6320 Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych B56321 Urlopy okolicznościowe B36322 Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawczeitp.B56323 Urlopy bezpłatne B56324 Urlopy zdrowotne B5633 Ewidencja delegacji służbowychB3634 Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych orazumowy o zakazie konkurencjiRejestr delegacji krajowych i zagranicznych. Rachunkikosztów podróży należą do dowodów księgowych Kat. B564 Sprawy socjalno–bytowe Z640 Przepisy prawne dotyczące sprawRegulamin ZFŚS.BE10socjalno-bytowychJak w klasie 600641 Pożyczki mieszkaniowe B5 Wnioski, umowy642 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników B5643 Ogródki działkowe B5 Podania, przydziały644 Opieka zdrowotna6440 Ambulatorium A Podstawowe zasady funkcjonowania w resorcie służby101B5Z

zdrowia. Dokumentacja dot. np.: gospodarki lekami,sprzętem Kat. B106441 Sanatoria, wczasy leczniczeDecyzje o dofinansowaniu, kopie faktur. Oryginały fakturB3stanowią dowody księgowe6442 Zasiłki chorobowe B5 Dokumentacja stanowiąca podstawę przyznania6443 Zasiłki połogowe, pogrzebowe, losowe i inne B3 Jak w klasie 6416444 Opieka nad inwalidami BE56445 Opieka nad emerytami i rencistami BE5645 Wypoczynek pracowników i ich rodzin6450 Wczasy pracownicze i rodzinne B5 Jak w klasie 64416451 Obozy, kolonie dla dzieci i młodzieży B5646 Imprezy sportowe, oświatowe i kulturalne BE5647 Akcje socjalneSprawozdania, analizy, wnioski z realizacji akcjiBE5socjalno-bytowych65 Emerytury, renty, ubezpieczenia Z650 Przepisy prawne emerytalno-rentowe iubezpieczenioweB5 Przepisy ZUS i PZU651 Emerytury i renty6510 Ewidencja emerytów i rencistów B106511 Wnioski o emerytury i renty B36512 Wnioski o renty inwalidzkie i specjalne B36513 Dodatki do rent i emerytur B3652 Ubezpieczenia społeczne6520 Składki ubezpieczenia społecznegoPodstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych,B10korespondencja, deklaracje rozliczeniowe dla ZUS6521 Ubezpieczenia grupoweOkres przechowywania liczy się od daty upływu terminuB10umowy ubezpieczeniowej6522 Dowody uprawnień do zasiłków B5 Chorobowych, pogrzebowych, rodzinnych66 Bezpieczeństwo i higiena pracy Z660 Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa ihigieny pracyBE5 Własne przepisy Kat. A661 Stan bezpieczeństwa i higieny pracy Własne opracowania i analizy Kat. A6610 Przegląd i kontrola stanu bezpieczeństwa i higienypracyA6611 Działania w zakresie zwalczania wypadków, ryzykaw pracyA6612 Analizy i oceny stanu bezpieczeństwa i higieny A102

pracy662 Środki ochronne Z6620 Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej B36621 Urządzenia ochronne i sanitarne B36622 Środki utrzymania czystości B3663 Wypadki przy pracy, zdrowie Z6630 Wypadki zbiorowe, śmiertelne i inwalidzkie A6631 Inne wypadki BE106632 Analizy i oceny wypadkowości i choróbzawodowychA6633 Badania okresowe pracowników* Okres przechowywania zgodny z wymaganiami na danymB*stanowisku pracy67 Ochrona danych osobowychKat. A przepisy własne, wykazy zbiorów danych osobowych.AKorespondencja niemerytoryczna Kat. B5ZSymboleklasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczeniekategoriiarchiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkreszagrożeniaI II II IV1 2 3 45 6 7 87 FINANSE70 Podstawowe zasady gospodarki finansowej B10 Własne ustalenia. Pozostałe przepisy Kat. B10 Z71 Budżet, realizacja dochodów i wydatków710 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawnedotyczące zagadnień z zakresu planowania i B10Zrealizacji budżetu711 Budżet7110 Opracowanie i materiały dotyczące projektowaniabudżetuB15Z7111 Budżet zmiany i realizacjaRealizacja w zakresie m.in.: układu wykonawczego,B15harmonogramu i zasilania w środki budżetowe, E - w centraliprzekazywania środków, zgłoszeń w zakresie wydatków Z – na placówceniewygasających, monitorowania budżetu7112 Plany finansowe B15 Z712 Przekazywanie środków, realizacja wydatków idochodówZ7120 Opracowania i materiały dotyczące wykonaniabudżetu, przekazywania środków i realizacjipozostałych wydatkówB5103Dokumentacja dotycząca przekazania środkówbudżetowych, realizacji wydatków i dochodów budżetowychoraz środków i wydatków pozabudżetowych

7121 InwentaryzacjaKontrola kasy, protokoły zdawczo- odbiorcze kasy, grzbietyB5 książeczek czekowych, kopie asygnat i kwitariuszy, blankietyczeków anulowanych, KP, KW7122 Deklaracje i rozliczenie podatku VAT B5 Z7123 Zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia z tyt.umów cywilno - prawnychB57124 Rozliczenie podatku dochodowego od osóbfizycznychB5 Pisma w sprawie7125 Ustalenie i odprowadzenie składek ZUS B5 Pisma w sprawie7126 Rozliczenie delegacji służbowych B57127 Dowody księgoweRaporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury/rachunki,B5 polecenia księgowania, listy wypłat wynagrodzeńbezosobowych7128 Inwestycje B5 Okres przechowywania liczy się od zakończenia inwestycji7129 Umowy cywilno-prawne, umowy dotacjiB5Pożyczki z ZFŚS, umowy zlecenia/o dzieło, umowy zkontrahentami.Okres przechowywania liczy się od zakończenia umowy713 Sprawozdawczość7130 Roczne sprawozdania finansowe, w tym bilans A7131 Sprawozdania budżetowe B107132 Sprawozdania statystyczne B57133 Pozostałe sprawozdania dotyczące realizacjiwydatków i dochodów, w tym sprawozdaniakomórek organizacyjnych oraz opisoweB5sprawozdania dot. wykonania budżetu cz. 45714 Rachunkowość7140 Plan kont A7141 Potwierdzenia sald, weryfikacja sald B5715 Windykacja konsularnej pomocy finansowej7150 Opracowania i materiały dotyczące konsularnejpomocy finansowejB57151 Windykacja konsularnej pomocy finansowej B5 Okres przechowywania liczy się od zakończenia sprawy716 Dotacje7160 Opracowania i materiały dotyczące dotacji B57161 Rozliczenie dotacji B5 Okres przechowywania liczy się od zakończenia sprawy717 Ogólne7170 Korespondencja z bankamiB5104Karty wzoru podpisów, upoważnienia finansowe,upoważnienia, regulaminy bankowe.Okres przechowywania liczy się od zakończeniaobowiązywania

718 Rozliczenie płac i wynagrodzeń7180 Dokumentacja płac i potrąceń z płac B5 Z7181 Listy płac z osobowego funduszu płac pracowników B50* dlapracownikówmiejscowychplacówekzgodnie zprawemmiejscowym –jeżeliwymogi>B50Na placówkach również listy wypłat dodatków zagranicznychi walutowych oraz listy pracowników miejscowych7182 Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowegofunduszu płacB50E7183 Karty wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych B50 E7184 Deklaracje podatkowe B5 Z7185 Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne B50 Z7186 Zaświadczenia o płacach B5 Druki Rp7 – zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu Z7187 Korespondencja dotycząca VAT od bezzwrotnejNp. wnioski o rejestrację umowy, wnioski o wydanieB5pomocy zagranicznejzaświadczeniaZ72 Świadczenia Z720 Listy płatnicze z tytułu świadczeń z ubezpieczeniaspołecznegoB10721 Deklaracje rozliczeniowe z tytułu świadczeń zubezpieczenia społecznegoB10722 Dokumentacja środków specjalnych B1073 Inwentaryzacja Z730 Inwentaryzacja w Ministerstwie7300 Komisje inwentaryzacyjne B57301 Realizacja zaleceń poinwentaryzacyjnych B57302 Dokumentacja inwentaryzacyjna B5 Arkusze spisowe, protokoły, sprawozdania731 Inwentaryzacja w jednostkach podległych lubnadzorowanychZ7310 Spisy z natury majątku użyczonegoDokumentacja dotycząca przeprowadzonych inwentaryzacjiB5 w jednostkach użytkujących składniki mienia będącewłasnością MSZ732 Uzgodnienia stanów ewidencyjnych rzeczowychskładników mieniaB5105E

733 Wycena i przecena, amortyzacja B1074 Zamówienia publiczne Z740 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawnedotyczące zagadnień z zakresu zamówień A Własne opracowania i ustaleniapublicznych741 Dokumentacja postępowań w sprawie udzieleniazamówień publicznychB5742 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybiezamówień publicznychB10 W tym dokumentacja z realizacji tych umów – B5743 Rejestr zamówień publicznych A744 Dokumentacja postępowań oraz zawarte umowy wsprawie zamówień publicznych realizowanych poza B5 W tym oryginały umów i dokumentacja z ich realizacjiustawą745 SprawozdaniaDot. funkcjonowania systemu zamówień publicznych i dlaBE10potrzeb kontroliZ75 Dyscyplina finansów publicznych BE10 Z106

SymboleklasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczeniekategoriiarchiwalnaUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkreszagrożeniaI II III IV5 6 7 81 2 3 48 ADMINISTRACJA80 Podstawowe zasady gospodarowaniaZnieruchomościami800 Przepisy własne A801 Przepisy zewnętrzneOkres przechowywania liczy się od daty dezaktualizacjiB5danego przepisu81 Administrowanie nieruchomości E810 Dokumentacja techniczno-eksploatacyjnaDla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkęnieruchomości MSZzawierającą komplet oryginałów dokumentacji lub książkiBE50 obiektów nieruchomości będących własnością lub wewładaniu resortu. Dokumentacja obiektów zabytkowych,dokumentacja projektowa biura projektów Kat. A811 Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeńużytkowanych przez ministerstwoA8110 Przydział lokali i pomieszczeń komórkomorganizacyjnymB5812 Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeńużytkowanych przez placówki zagraniczneA813 Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości,lokali i pomieszczeńDokumentacja prawna i techniczna. Okres przechowywanialiczy się od utraty lub przekazania obiektu. Dla każdegoobiektu zakłada się oddzielną teczkę8130 na potrzeby ministerstwa A8131 na potrzeby placówek A814 Najem, dzierżawa nieruchomości BE5815 Podatki, opłaty i czynsze za lokale, pomieszczenia inieruchomościB10 Oryginały faktur stanowią dowody księgowe Z82 Utrzymanie lokali i pomieszczeń P820 Eksploatacja nieruchomości, lokali i pomieszczeń B5821 Eksploatacja urządzeń techniczno-instalacyjnych B5822 Utrzymanie czystości B5

– 109 – Poz. 138320 Plany i materiały szkoleniowe A8321 Osobowe karty szkoleń B508322 Oceny pracowników krajowych B508323 Oceny pracowników miejscowych B508324 Monitorowanie bezpieczeństwa osobowego B108325 Monitorowanie procesów kadrowych B108326 Monitorowanie projektów infrastrukturalnych B108327 Ewidencja naruszeń przepisów i standardówbezpieczeństwa osobowegoB58328 Ewidencja wydanych przepustek, kartmagnetycznychBE10833 Ochrona fizyczna obiektów Z8330 Służby BOR B108331 Służby MON B108332 Inne formy ochrony fizycznej B10834 Ochrona przeciwpożarowa Instrukcje, plany ochrony ppoż., interwencje jednostek ppoż. Z8340 Szkolenia przeciwpożarowe BE108341 Kontrola stanu zabezpieczeń przeciwpożarowych BE108342 Sprzęt i instalacje przeciwpożarowe BE108343 Komisje, opinie, odbiory B5835 Techniczne aspekty bezpieczeństwa obiektów Okres przechowywania dokumentacji rozpoczyna się zchwilą wymiany systemów bezpieczeństwa i ochronyE8350 Dokumentacja i materiały dotycząceelektronicznych systemów ochrony placówekB258351 Dokumentacja i materiały dotyczącemechanicznych systemów ochrony placówekBE508352 Dokumentacja i materiały dotyczące systemówbezpieczeństwa ministerstwaA8353 Nadawanie uprawnień w systemach technicznegozabezpieczeniaB5836 Kategoryzacja i standaryzacja zabezpieczeń Z8360 Wykazy placówek pod kątem kategoryzacji B10

– 111 – Poz. 13kryptografii8411 Organizacja i funkcjonowanie łączności rządowej B5 E8412 Opisy organizacyjne i schematy działania różnychrodzajów i systemów łącznościB20E842 Zabezpieczenie łączności w sytuacjachkryzysowych i dużych operacjiB10E843 Ewidencja sieci, linii i urządzeńE – w centraliB10telekomunikacyjnychZ – na placówce844 Eksploatacja środków łączności Z8440 Świadectwa homologacyjne urządzeńtelekomunikacyjnychB108441 Eksploatacja środków bezprzewodowych B108442 Eksploatacja środków przewodowych B1085 Zaopatrzenie Z850 Zaopatrzenie w materiały biurowe, techniczne iM.in. umowy z dostawcami Kat. B5. Oferty, katalogi,inneB5 zaopatrzenie w dekoracje kwiatowe, wiązanki i wieńce Kat.Bc851 Zaopatrzenie w środki trwałe B5852 Zaopatrzenie w pozostałe środkitrwałe/niskocenneB5853 Zaopatrzenie w artykuły spożywcze do celówreprezentacyjnychBcW tym przydział art. spożywczych dla Biur/Departamentów,zabezpieczenie recepcyjne spotkań służbowych w obiektachMinisterstwa854 Zakupy i magazyn upominków B5855 Magazynowanie i użytkowanie B10856 Konserwacja i remonty środków trwałych ipozostałychB5 Renowacja857 Dokumentacja techniczna i eksploatacji maszyn iurządzeńB5858 Analizy, oceny i wyceny wyposażenia – okresowe A W tym środków trwałych np. samochody86 Inwestycje i remonty Z860 Ogólne zasady inwestycji i kapitalnych remontówWłasne wytyczne, analizy, potrzeby. Pozostałe przepisy Kat.AB10861 Przygotowanie inwestycji i remontów B5 Wnioski, opinie, zezwolenia862 Realizacja inwestycji i remontówUmowy z wykonawcami, harmonogram robót, rozliczenia.B5Dla każdej inwestycji zakłada się odrębną teczkę863 Odbiór i rozliczenie inwestycji oraz remontów B5 W tym dokumentacja techniczna prac remontowych

– 112 – Poz. 13864 Zaopatrzenie materiałowe i wyposażeniowe B3865 Ewidencja inwestycji i remontów A866 Nadzór techniczno-budowlany B587 Ewidencja majątku870 Gospodarowanie składnikami majątku A Własne wytyczne. Przepisy zewnętrzne Kat. B5 Z871 Wartości środków trwałych B10 Kartoteki analityczne Z8710 Dowody księgowe środków trwałychProtokoły: zdawczo-odbiorcze, sprzedaży, przekazania,B10likwidacji,8711 Dowody księgowe wyposażenia pozabilansowegoProtokoły: zdawczo-odbiorcze, sprzedaży, przekazania,B10likwidacji,8712 Dowody księgowe dla wartości niematerialnych iProtokoły: zdawczo-odbiorcze, sprzedaży, przekazania,B10prawnychlikwidacji,8713 Dowody księgowe wewnętrzneProtokoły: zdawczo-odbiorcze, sprzedaży, przekazania,B10likwidacji,8714 Przeceny i wyceny majątku B108715 Protokoły zniszczenia – zagubienia B108716 Gospodarka środkami rzeczowymiDokumentacja dotycząca wyposażania w środki trwałe iB5 pozostałe środki trwałe; protokoły: zdawczo-odbiorcze,sprzedaży, przekazania, likwidacji872 Ewidencja środków trwałych E8720 InwentarzeOkres przechowywania liczy się od momentu wycofaniaB10środka trwałego z eksploatacji8721 Pozostała ewidencja B5 Kartoteki, rejestry podstawowe i pomocnicze8722 Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników B108723 Dzieła sztuki (depozyty)BE108724 Środki obce BE10Ewidencja dzieł sztuki wypożyczonych, wynajętych orazbędących własnością MSZ i/lub placówki88 Ubezpieczenia majątkuB10M.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży, ubezpieczenianieruchomości, ruchomości, środków transportu itp. Sprawyodszkodowań. Okres przechowywania liczy się od datywygaśnięcia umowyE89 Intendentura Z890 Recepcja obiektów MSZm.in. udostępnienie pomieszczeń MSZ na potrzeby firmB2zewnętrznych i osób prywatnych891 Sprawy wypożyczenia sal B2892 Prace porządkowe B2

– 113 – Poz. 13893 Gospodarka odpadami i surowcami B5SymboleklasyfikacyjneHasło klasyfikacyjneOznaczeniekategoriiarchiwalnejUszczegółowienie hasła klasyfikacyjnegoOkreszagrożeniaI II III IV1 2 3 45 6 7 89 UNIA EUROPEJSKA E - podlega caładokumentacjaw centrali i naplacówce90 Programowanie i koordynacja politykiintegracyjnej900 Posiedzenia centralnego zespołu roboczego ds.przygotowywania prac KSEB2Zaproszenia, materiały informacyjne do uzgodnień, listyobecności, ustalenia901 Komitetu d spraw Europejskich KERM9010 Organizacja prac Komitetu ds. EuropejskichRegulaminy, plany i średniookresowe programy prac wraz zA pismem przekazującym Kat. A, korespondencja, uwagi Kat.B59011 Posiedzenia Komitetu do spraw EuropejskichMateriały na posiedzenia wraz z pismami przekazującymi zresortów, porządek obrad wraz z rozdzielnikiem, uwagi doAmateriałów na posiedzenie, teksty ostateczne dokumentówpo posiedzeniach, stenogramy, protokoły z listą obecnościKat. A.Uwagi do materiałów Kat. B59012 Dokumenty uzgadniane w ramach obiegowegotrybu Komitetu do spraw EuropejskichDokumenty przekazane do uzgodnień wraz z pismamiprzekazującymi z resortów, ostateczne teksty dokumentówA wraz z pismami przekazującymi z resortów, komunikatydotyczące przyjęcia dokumentów Kat. A.Uwagi do dokumentów Kat. B59013 Dokumenty przekazywane Członkom Komitetu dospraw Europejskich do wiadomościBE59014 Obsługa organizacyjno-techniczna posiedzeńKomitetu do spraw EuropejskichB2Korespondencja dotycząca dokonanych ustaleń i aktówlegislacyjnych i pozalegislacyjnych UE, zgłoszenia obecności,wystąpienia dla Przewodniczącego Komitetu,korespondencja organizacyjna przed i po posiedzeniach9015 Monitorowanie realizacji ustaleń Komitetu doB5 Korespondencja, uwagi, karty realizacji zobowiązańspraw Europejskich9016 Współpraca z Radą Ministrów oraz jej komitetami B5902 Współpraca z Sejmem i Senatem ws związanych z W tym ustawa z dnia 8 października 2010 r.. o współpracy

członkostwem RP w UE9020 Współpraca z ministerstwami oraz Sejmem iSenatem w sprawach związanych z pracami nadprojektami stanowisk Rządu dotyczącymiprojektów aktów prawnych UE oraz informacjamiRządu w odniesieniu do projektów UE9021 Opinie Sejmu i Senatu odnoszące się do projektowaktow prawnych UE oraz stanowisk Rządu9022 Informacje Rządu dla Sejmu i Senatu o udziale RP wpracach UE– 114 – Poz. 13Rady Ministrów z Sejmem i SenatemADokumentacja ws opracowań projektów stanowisk RP Kat.B5A Jak w klasie 9020A Jak w klasie 902091 Dokumentowanie procesu integracyjnego910 Baza danych zawierająca akty prawne UE BE5911 Tłumaczenia aktów prawnych UEB2912 Gromadzenie aktów prawnych UE913 Tłumaczenie i weryfikacja aktów prawnych UE914 Sprostowania do polskich wersji językowych aktówprawa UE przyjętych przed 1 maja 2004B5B5B10Udostępnianie tłumaczeń aktów prawa wspólnotowego,spisów aktów prawnychAkty prawne nadsyłane w ramach realizacji. HarmonogramutłumaczeńTłumaczenie i weryfikacja aktów prawnych UE na prośbęzainteresowanych resortów

92 Wykonywanie prawa UE920 Opiniowanie projektów aktów prawnych podkątem ich zgodności z prawem UE921 Wsparcie eksperckie w zakresie prawa UE922 Koordynacja transpozycji aktów prawnych UE923 Koordynacja spraw dotyczących postępowańKomisji Europejskiej w sprawie naruszeń prawa UEprzez RP– 115 – Poz. 13AAAAKorespondencja merytoryczna, projekty aktów prawnych,opinie prawne. Zawiadomienia o spotkaniach Kat. B2Korespondencja merytoryczna w sprawach prawaUEniezwiązanych z opiniowaniem projektów aktówprawnych pod kątem ich zgodności z prawem UEKorespondencja w sprawach terminów i harmonogramówwykonywania prawa UE, właściwości resortowej i opóźnieńw tym zakresieKorespondencja w sprawach zarzutów formalnych iuzasadnionych opinii z KE i resortami, a także4korespondencja związana z systemem UE – Pilot93 Koordynacja współpracy z instytucjami i organamiUE930 Reforma traktatowa A Stanowisko Polski, dokumentacja merytoryczna931 Organizacja prac Rady UE9310 COREPER II9311 COREPER I A Jak w klasie 93109312 Komitet Polityczny i Bezpieczeństwa AAPorządek obrad, instrukcje, sprawozdania, materiałymerytoryczne Kat. A.Pozostałe materiały Kat. B5932 Instytucje UE9320 Rada Europejska BE10 Materiały przekazywane euro parlamentarzystom, analizy9321 Parlament Europejski BE109322 Komisja EuropejskaDokumentacja merytoryczna w tym analizy, sprawozdania,BE10stanowiska prawne i polityczne9323 Trybunał Sprawiedliwości Unii EuropejskiejW tym sprawy Sądu UE i Sądu ds. Służby Publicznej, a takżeBE10 sprawy Trybunału EFTA, z wyłączeniem sprawgromadzonych w klasie 9239324 Europejski Trybunał Obrachunkowy BE109325 Pozostałe instytucje UE BE109326 Zatrudnienie obywateli polskich w instytucjach UEoraz delegowanie ekspertów narodowychBE10 Informacje na KSE, listy pracowników, dossier kandydatów9327 Przedstawiciele Polski w grupach roboczych ikomitetach Rady Komisji Europejskiej oraz radach B5Wykaz przedstawicieli Polskizarządzających i komitetach agencji9328 Mechanizm wymiany poparć A

– 116 – Poz. 139329 Tłumaczenia podczas posiedzeń grup roboczych B5933 Udział w pracach Rady UE9330 Rada do Spraw Ogólnych BE109331 Rada do Spraw Zagranicznych BE109332 Rada ds. Gospodarczych i Finansowych BE109333 Rada ds. Wymiaru Sprawiedliwości i SprawWewnętrznychBE109334 Rada ds. Zatrudnieni, Polityki Społecznej, Zdrowia iPolityki dotyczącej KonsumentówBE109335 Rada ds. Konkurencyjności (rynek wewnętrzny,przemysł, badania)BE109336 Rada ds. Transportu, Telekomunikacji i Energii BE109337 Rada ds. Rolnictwa i Rybołówstwa BE109338 Rada ds. Środowiska BE109339 Rada ds. Edukacji, Młodzieży i Kultury BE10934 Organy doradcze9340 Komitet Regionów A

– 117 – Poz. 139341 Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny A935 Organy wspierające Radę UEW tym organy wspierające Radę UE w zakresie WspólnejApolityki zagranicznej i bezpieczeństwa tj.: EUMC, EUMS936 Prezydencja innych państw w Radzie UEZałożenia programowe, własne analizy, sprawozdania,Anotatki. Pozostała korespondencja Kat. B5937 Prezydencja Polski w Radzie UE A94 Polityki UE Stanowiska ostateczne MSZ i materiały źródłowe zplacówek niezbędne do opracowania stanowiska RP – Kat.A. Pozostałe dokumenty gromadzone w tej klasie Kat. BE10940 Sprawy ogólne w ramach obszarów działalnościProgramy działań integracyjnych, harmonogramy, realizacjaAUEKat. A.. Pozostała korespondencja Kat. B59400 Polityka rozszerzenia UE A9401 Polityka arktyczna A941 Polityki sektorowe9410 Sprawy Gospodarcze, Finansowe i Podatki BE10 W tym polityka budżetowa, NPF, WRF9411 Stosunki zewnętrzne i Spraw zagraniczne BE109412 Zatrudnienie, Polityka Społeczna, Zdrowie i Politykadotycząca KonsumentówBE109413 Konkurencyjność BE109414 Transport, Telekomunikacja i Energia i ZasobynaturalneBE109415 Rolnictwo, Rybołówstwo i Żywność BE109416 Środowisko BE109417 Edukacja, Młodzież i Kultura BE109418 Nauka, Badania i Rozwój BE109419 Wymiar Sprawiedliwości, Sprawy Wewnętrzne iPrawa ObywateliBE10942 Polityki horyzontalne UE A943 Strategie UE, w tym makroregionalne A95 Relacje z państwami członkowskimi UE, inicjatywyeuropejskie o charakterze wewnętrznym950 Podstawy prawne uczestnictwa A Decyzje Rady Stowarzyszenia951 Stosunki dwustronne państw członkowskich UEADokumentacja merytoryczna, w tym analizy stosunkówmiędzy państwami członkowskimi UE. Dalszy podział wedługkrajów952 Inicjatywy regionalne i ogólnoeuropejskie B10 Korespondencja nie merytoryczna

– 118 – Poz. 1396 Sprawy Zagraniczne UE960 Wspólna Polityka Zagraniczna i Bezpieczeństwa A Własne opracowania961 Europejska Polityka Bezpieczeństwa i ObronyWłasne opracowania dotyczące spraw ogólnych.ASzczegółowe zagadnienia w klasie 254962 Instrumenty Stabilności A Jak w klasie 9609620 Posiedzenia Komitetu Zarządzającego ds.Instrumentu StabilnościA Jak w klasie 960963 Europejska Polityka Sąsiedztwa (EPS)9630 Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa A Własne opracowania9631 Partnerstwo Wschodnie A Jak w klasie 96309632 Proces Barceloński. Unia na rzecz Regionu morzaŚródziemnegoA Jak w klasie 96309634 Synergia Czarnomorska A Jak w klasie 9630964 Stosunki UE z państwami trzecimiKorespondencja merytoryczna, w tym analizy stosunków zA poszczególnymi krajami. Dla każdego państwa lub programuprowadzi się odrębną teczkę9640 Wymiar Północny965 UE – organizacje międzynarodowe A97 Wdrażanie programów i wykorzystanie środkówfinansowych z UEMateriały analityczne, finansowe i raporty Kat. A970 Udział Polski w programach wspólnotowych UE BE10971 Współpraca z jednostkami wdrażającymi iministerstwamiB5972 Wydatkowanie środków finansowych z UE BE10973 Monitorowanie programów pomocowych9730 Bazy danych programów pomocowych BE10 Raporty końcowe9731 Raporty i sprawozdania dotyczące realizacjiprogramówBE109732 Komitety MonitorująceKat. A regulaminy organizacyjne Komitetów.AKat. B10 raporty monitorujące, notatki ze spotkań9733 Nominacje Pełnomocników ds. Realizacji ProjektówProcedury dotyczące powołania Pełnomocników, nominacje(PAO), sektorowych Pełnomocników ds. realizacjiprojektów (SAO) i ich zastępcówA Kat. A.Korespondencja merytoryczna Kat. B59734 Nominacje Narodowego Koordynatora Pomocy(NAC) i jego zastępcyA Jak w klasie 9733974 Ewaluacja9740 Raporty i sprawozdania dotyczące programówAOstateczne wersje raportów i sprawozdań – Kat. A,korespondencja w sprawie sporządzania raportów i

– 119 – Poz. 13sprawozdań, materiały źródłowe Kat. B109741 Współpraca z jednostkami wdrażającymi,ministerstwami, Komisją EuropejskąA Jak w klasie 97409742 Oceny programów A Jak w klasie 9740975 Rezerwa celowa9750 Wnioski o uruchomienie rezerwy celowej zgłaszaneprzez województwaB5 Korespondencja, formularze

– 120 – Poz. 139751 Wnioski o uruchomienie rezerwy celowej zgłaszaneprzez resortyB5 Jak w klasie 97509752 Wnioski o zapewnienie dofinansowaniaJak w klasie 9750. Materiały dot. uzgodnienia tekstuB5 procedury rezerwy celowej. Informacje dot. pozyskiwaniaśrodków z rezerwy celowej9753 Zlecenie realizacji programów jednostkomniepaństwowymB5 Umowy, korespondencja9754 Nadzór i ocena realizacji projektów orazRaporty, korespondencja Kat. A. Materiały nie merytoryczneAwydatkowania środków budżetowychKat. B5976 Program rozwoju instytucjonalnego9760 Inicjowanie i programowanie działań związanych zProgramowanie pomocy we współpracy z Komisjąpozyskiwaniem środków z funduszu PHAREEuropejską.A Krajowe programy operacyjne, memoranda finansowe,harmonogramy realizacji Kat. APozostała dokumentacja Kat. B59761 Koordynacja i nadzór nad wdrażaniem programówwspółpracy bliźniaczej oraz instrumentem TAIEX9762 Nadzór i ocena realizacji programów pomocowychoraz pozyskiwania i wydatkowania środkówfinansowych977 Ułatwienia podatkowe dla środków bezzwrotnejpomocy zagranicznej. Monitoring programówpomocowych9770 Wnioski i projekty o dofinansowanie i realizacjaumów. PHAREB59771 Inne B59772 Zaświadczenia B59773 Decyzje odmowne B59774 Wyjaśnienia dotyczące ułatwień podatkowych B598 Działalność informacyjno-edukacyjna dotyczącaUEB10AKontrakty współpracy bliźniaczej oraz instrumenty TAIEX,agenda i side letters do ww. kontaktów. Korespondencjabieżąca dot. ww. kontaktów, raporty kwartalne. Współpracatwinningowa – Polska jako beneficjent pomocy / współpracatwinningowa oraz instrument TAIEX – Polska jako dawcapomocyMateriały analityczne, zmiany fiszek projektowych,przedłużenia okresów kontraktacji i wydatkowania.Korespondencja dot. sporów oraz zgód zawieranych przedsądami powszechnymi oraz arbitrażowymi Kat. A.Korespondencja ws. realizacji projektów, dokumentyfinansowe, harmonogramy płatności, raporty skrócone owspółfinansowaniu, zasilania kont i płatności Kat. B10Formularze wniosków, korespondencja ws. wniosków iprojektów o dofinansowanie

– 121 – Poz. 13980 Założenia polityki informacyjnej A Własne opracowania981 Seminaria i sympozja organizowane przezministerstwo w zakresie polityki informacyjnejA Programy, wystąpienia, referaty982 Współpraca z ośrodkami badania opinii publicznej B5983 Współpraca z mediami, organizacjamipozarządowymi i samorządowymi w zakresiepolityki informacyjnej9830 Umowy z przedstawicielami mediów, organizacjipozarządowych i samorządówB10 Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy9831 Spotkania z przedstawicielami mediów, organizacjipozarządowych i samorządówA Dokumentacja merytoryczna9832 Udział w pracach zespołów doradczych, gruproboczych i rad konsultacyjnych w zakresie politykiinformacyjnej984 Sprawy kształcenia europejskiego9840 Współpraca z krajowymi instytucjami w zakresiekształcenia europejskiegoAAMateriały własne, protokoły, sprawozdania. Pozostałemateriały Kat. B5Korespondencja merytoryczna, własne programy szkoleń,listy uczestników, materiały konferencyjne Kat. A. PozostałeKat. B5. Dalszy podział klas wg. instytucji9841 Współpraca z instytucjami UE w zakresiekształcenia europejskiegoA Jak w klasie 98409842 Współpraca z państwami członkowskimi UE wzakresie kształcenia europejskiegoA Jak w klasie 98409843 Współpraca z państwami stowarzyszonymi UE wzakresie kształcenia europejskiegoA Jak w klasie 98409844 Programy wielostronne dotyczące kształceniaeuropejskiegoA9845 Curricula programowe A9846 Wnioski o dofinansowanie B59847 Wykładowcy B59848 Studia europeistyczne B2 Materiały informacyjne, rekrutacja, podstawy współpracy9849 Strategie i analizy dotyczące kształceniaeuropejskiegoA Własne materiały analityczne, pozostałe Kat. B5985 Realizacja umowy o delegację z KomisjąKorespondencja, sprawozdania finansowe, raporty, umowy zB10Europejską - projekt Europe Directośrodkami Europa Direct986 Współpraca z krajowymi i zagranicznymiPrzekazywanie materiałów informacyjnych i promocyjnych.instytucjami i partnerami społecznymi, placówkamiOrganizacja spotkań, wykładów, lekcji europejskich, stoiskoświatowymi oraz osobami fizycznymi w zakresie B3 informacyjnych i promocyjnych. Udział w konferencjach,seminariach. Udzielanie odpowiedzi na pytaniainformacji europejskiej i promocjimerytoryczneB5

987 Bezzwrotna pomoc zagraniczna9870 Współpraca z jednostkami wdrażającymi iministerstwami9871 Inicjowanie, programowanie działań, wdrażanieprojektów oraz pozyskiwanie i wydatkowanieśrodków finansowych9872 Ocena i nadzór nad wdrażaniem projektów orazpozyskiwaniem i wydatkowaniem środkówfinansowych9873 Koordynacja wdrażania programów– 122 – Poz. 139874 Informacje o programach B299 Współpraca z Fundacją Fundusz Współpracy990 Umowy zlecenia oraz umowy o dzieło B5991 Umowy darowizny B5B5AAADokumentacja przetargowa, wnioski o dofinansowanie,kontrakty, opinie. Okres przechowywania liczy się odzakończenia programuMateriały analityczne i finansowe, raportyModyfikacja fiszek, przedłużenia okresów kontraktacji iwydatkowania środków, relokacje środkówKorespondencja merytoryczna dot. wdrażania programóworaz kwestii proceduralnych. Współpraca z ministerstwami ijednostkami wdrażającymi. Korespondencja niemerytoryczna Kat. B5