IDU0010 Andmeaidad, ERP- ja CRM süsteemid - tud.ttu.ee ...

TALLINNA TEHNIKAÜLIKOOLInformaatikainstituutJuurutusprojekt aines „IDU0010 Andmeaidad, ERP- ja CRM süsteemid“Erply majandustarkvara juurutamine ettevõttes Hokusai StoreKoostaja: Kaspar Kinsiveer, 093116IABMMJuhendaja: Enn Õunapuu

Tallinn 2010Sisukord1. Projekti kirjeldus .............................................................................................................................. 31.1. Ettevõtte kirjeldus ................................................................................................................... 31.2. Ettevõtte üldised eesmärgid ................................................................................................... 32. Ettevõtte ärimudel .......................................................................................................................... 52.1. Müügiprotsessi kirjeldus ......................................................................................................... 52.2. Müügiprotsessid esinevad objektid ........................................................................................ 62.3. Müügiprotsessi kirjeldus peale Erply süsteemi juurutamist ................................................... 63. Erply süsteemi juurutamise sammud .............................................................................................. 93.1. Süsteemi tehniline kirjeldus .................................................................................................... 94. Süsteemi tasuvusanalüüs ja saavutatud tulemuste hindamine Balanced Scoreboard meetodiga114.1. Eesmärkide seadmine............................................................................................................ 114.2. Mõõdikute määramine .......................................................................................................... 114.3. Mõõdikute tulemused ........................................................................................................... 125. Projektiplaan ................................................................................................................................. 145.1. Töökorraldus ja vastutused ................................................................................................... 145.2. Kvaliteedihaldus ja juhtimine ................................................................................................ 145.3. Riskide juhtimine ................................................................................................................... 152

1. Projekti kirjeldusKäesolevas aines, „IDU0010 Andmeaidad, ERP- ja CRM- süsteemid“, valmiva juurutusprojektieesmärgiks on juurutada ettevõttes Hokusai Store Erply majandustarkvara. Projekt keskendubettevõtte müügiprotsessile ning Erply majandustarkvara tugevustele selle protsessiautomatiseerimisel.1.1. Ettevõtte kirjeldusEttevõtte Hokusai Store näol on tegemist anime tooteid müüva ettevõttega, millel avatakse kakspoodi – üks Tallinnas ja teine Tartus. Poed on suunatud animele - läänemaailmale ennekõike tuntud,kui Jaapanist pärit animatsioon. Antud poodide ülesehitus põhineb Jaapani joonisfilmi stiilil, mis onseotud Jaapani koomiksite-mangade-stiiliga. Poe seinu illustreerivad tuntud koomiksite tegelased, etluua võimalikult reaalne ning huvipakkuv anime maailm. Põhiliseks sihtgrupiks on 12-30 aastasednoored inimesed, kelle seas anime üha rohkem populaarsust kogub. Ka Eestis on loodud erinevaidfännigruppe, kes ennast välimuselt kujutavad mõnda anime tegelast ja selle elustiiliga ka elavad, kuidpoodi, kust kõik vajalik saada oleks, aga ei ole.1.2. Ettevõtte üldised eesmärgidHokusai Store’i eesmärgiks on pakkuda Eesti suurimat valikut animega seotud tooteid. HokusaiStore’i tootevaliku hulka kuuluvad animega seotud:Suur valik animet ja mangatMängudRiided ja jalatsidParukadAksessuaaridMeigitootedVoodipesuElektroonika lisad (mobiiltelefonide korpused ja kotid, ripatsid, sülearvutite kleepsud jne)Ja palju muud huvitavat.3

Poodidest leiab palju uut ja huvitavat ka tavainimene, kes ei ole tulihingeline anime fänn.Hokusai Store’i missiooniks on: „Olla suurimat anime toodete valikut pakkuv kauplustekett Eestis. „Hokusai Store’i motoks on: „Anime massidesse!“4

2. Ettevõtte ärimudelKuna ettevõtte Hokusai Store’i näol on tegemist kaubandusettevõttega, siis on ettevõttepõhiprotsessiks müügiprotsess ettevõtte poodides. Müügiprotsess koosneb järgmistest osadest:Kliendiga suhtlemine (kliendi abistamine ja sobiva(te) too(de)te leidmine)Kliendi ostusoovi sisestamineMakse sooritamine (sularaha/kaardimakse)Arve väljastamineKäesolevas projektis kirjeldataksegi lähemalt just müügiprotsessi antud ettevõttes. Lisaksmüügiprotsessile toimuvad antud ettevõttes kõrvalprotsessidena ka järgmised protsessid:Ettevõtte haldamineo Töötajate haldamine (töölepingud, töögraafikud jne.)o Ruumide haldamine (rendilepingud, kommunaalkulud, koristamine)o Raamatupidamine (palgaarvestus, arved, aruannete esitamine)TurundustegevusTarnijate haldamineTellimuste haldamineKlientide haldamineLao haldamineo Inventuuro Kauba tellimineo Kauba vastuvõtmine2.1. Müügiprotsessi kirjeldusKuna ettevõtte Hokusai Store näol on tegemist kaubandusettevõttega, on müügiprotsessi näoltegemist ettevõtte põhiprotsessiga. Müügiprotsess koosneb mitmest osast, mis võimaluse korraltuleks teha võimalikult automatiseerituks, mugavaks ning efektiivseks.5

Müügiprotsess koosneb kolmest osast, mida saab süsteemiga siduda. Kui kliendi poolt soovitav kaupon olemas, siis tuleb müügiprotsessi käigus müüdav kaup laovarudest maha arvata, väljastada müügitoimumise kohta arve ning registreerida kauba eest saadud raha.2.2. Müügiprotsessid esinevad objektidEttevõtte Hokusai Store müügiprotsessis on järgmised objektid, millega seotud tegevused ja olekudon vaja fikseerida:Toode – On vaja fikseerida, millised tooted, millises koguses ja millise tehingu käigus müüdi;Arve – On vaja fikseerida tehingu kohta käiv info (tehingu toimumise aeg, müüdud tooted,klient, arve summad, allahindlused jms);Klient – On vaja fikseerida kliendi kohta käiv info (milline klient ja mida ning kui palju ostab)Laekumised – Kui palju on mingi tehingu käigus ning millist kanalit pidi ettevõttesse rahalaekunud;Müügiesindaja – Müügiesindaja sidumine tehingutega, milline müügiesindaja millise tehingusooritanud on jne.2.3. Müügiprotsessi kirjeldus peale Erply süsteemi juurutamistErply majandustarkvara juurutamine ettevõttes Hokusai Store võimaldab muuhulgas muutamüügiprotsessi palju kiiremaks, lihtsamaks, mugavamaks ning efektiivsemaks. Pärast Erplymajandustarkvara juurutamist teeb suure osa tööst ära süsteem.6

Joonis 1: Müügiprotsess ettevõttes „Hokusai Store“ kasutades Erply majandustarkvaraMüügiesindaja valib kassaterminalis tooted, mida klient soovib osta, ning nende kogused. Kuitegemist ei ole erakliendiga, siis valib müügiesindaja olemasolevate klientide seast vastava kliendi.Makse sooritamisel teeb juba kõik vajaliku Erply majandustarkvara. Erply süsteem väljastab müüdudkaupade kohta arve, võtab laovarudest maha müüdud tooted ning registreerib sissetulnud raha.7

Joonis 2: Erply majandustarkvara kassalahendusLisaks kassamüügile on Erply majandustarkvaras võimalik müüa tooteid ja teenuseid ka arvetega,koostada kreeditarveid ja broneeringuid.Ettevõtte Hokusai Store müügiprotsessis on kasutusel Erply majandustarkvara järgmised moodulid:Kassamoodul – Jaemüügitehingute korral pakub kassa moodul väga kiire ja mugavavõimaluse müügitehingute sooritamiseks;Arvete moodul – Lisaks kassa moodulile saab müügiprotsessis arvete koostamiseks kasutadaka arvete moodulit;Laoarvestuse moodul – Müügiprotsess kasutab kaudselt ka laoarvestuse moodulit, kuimüügitehingu käigus arvestatakse laovarust maha müüdud tooted;Klientide moodul – Klientide moodulit kasutatakse müügiprotsessis püsiklientide klientidenimekirjast leidmiseks ning arvete püsiklientidega sidumiseks;Laekumiste moodul – Tehingu toimumisel fikseeritakse laekumiste moodulis ära ettevõttelelaekunud summad.8

3. Erply süsteemi juurutamise sammudErply süsteemi juurutamiseks ettevõttes Hokusai Store on vajalik läbida teatav hulk samme:Nõuete analüüs – on vaja teha selgeks, millised nõuded on ettevõttel Hokusai Storemajandustarkvarale ning milliseid mooduleid ettevõte täpselt kasutama hakkaks;Erply majandustarkvara analüüs – selgitamaks välja, milliseid võimalusi ning millises ulatusesErply majandustarkvara toetab;Süsteemi projekteerimine – kuidas on üles ehitatud ettevõtte süsteem, kui palju onsüsteemil kasutajaid, millised on nende õigused ning milliseid rolle nad oma igapäevatööstäidavad;Süsteemi arendamine – Erply majandustarkvara seadistamine, vajaliku riistvarapaigaldamine ja tarkvara installeerimine töökohtadele;Süsteemi testimine – testimine, kas kõik süsteemi funktsionaalsused töötavad ning töötajadsaavad vajalikke rolle täita;Töötajate koolitamine – töötajatele Erply majandustarkvaraga töötamise õpetamine.Kui süsteem on testitud ning probleeme ei esine ning töötajad on saanud vastava koolituse, siis võibalustada igapäevase tööga.3.1. Süsteemi tehniline kirjeldusKuna Erply süsteem on veebipõhine ning kõik andmebaasid ja rakendused asuvad teenusepakkujaserverites, siis ei ole süsteemi kasutuselevõtuks vaja ettevõttel Hokusai Store enda servereidmuretseda. Vajalik on vaid riistvara Erply majandustarkvara kasutamiseks.Erply majandustarkvara juurutamiseks on vajalikud järgmised riistvaralahendused:Mõlema kaupluse tööjaama (kassa) jaoks on vaja:KassaarvutitMonitoriKlaviatuuri ja hiirtRibakoodilugejatKassasahtlit9

TšekiprinteritEtiketiprinteritLaserprinteritKahe kontori töökoha jaoks on vaja:Kahte sülearvutitKahte hiirtLaserprinteritEtiketiprinteritWiFi ruuterLisaks riistvarale peab kõigis arvutites olema paigaldatud Erply majandustarkvara kasutamiseks sobivtarkvara.Erply serverTallinna kauplusetööjaamTartu kauplusetööjaamKontori tööjaamKontori tööjaamJoonis 3: Süsteemi arhitektuurivaade10

4. Süsteemi tasuvusanalüüs ja saavutatud tulemuste hindamineBalanced Scoreboard meetodiga4.1. Eesmärkide seadmineFinancial Customer Learning & Growth Business processesMajanduslikultefektiivne süsteemSuurema hulgaklientide teenindamisevõimalusKasumi suurendamineTeenindamise kiirus Kasvupotentsiaaligaarvestava süsteemikasutamineMüügiprotsessilihtsustamineTeeninduse mugavus Töötajate koolitamine Töötajate töövähendamineTeenindamiseTöötajate efektiivsuse Müügiprotsessikorrektsussuureneminevõimalikult suurautomatiseerimineTabel 1: Eesmärkide seadmine Balanced Scoreboardi abil4.2. Mõõdikute määramine1. Finantsmõõdikuks on kulude kokkuhoidTänu osaliselt automatiseeritud müügiprotsessile tuleb müügiesindajal teha vähem tööd.Seetõttu on võimalus hoida kokku tööjõukuludelt. Eesmärgiks on hoida palgakuludelt kokku160 000 krooni aastas.2. Klientide mõõdikuks on vigade esinemineTänu osaliselt automatiseeritud müügiprotsessile on vigade tõenäosus müügiprotsessisvähenenud. Eesmärgiks on vigade esinemine mitte rohkem, kui 1% müügitehingutest.3. Arengu ja kasvu mõõdikuks on kaupluste arvTänu Erply süsteemi võimalustele on võimalik sama majandustarlvara kasutada ka juhul, kuikaupluste arv oluliselt kasvab. Eesmärgiks on avada 2012. Aasta lõpuks vähemalt 6 uut poodisuuremates Eesti linnades.4. Siseprotsesside mõõdikuks onTänu osaliselt automatiseeritud müügiprotsessile käib klientide teenindamine kiiremini.11

Seetõttu on võimalik kliente teenindada kiiremini. Eesmärgiks on keskmise, ühe klienditeenindamisele, kuluva aja jäämine alla ühe minuti.4.3. Mõõdikute tulemusedFinantsmõõdikud ehk tasuvusanalüüsSelleks, et arvutada välja Erply majandustarkvara tasuvus ettevõtte Hokusai Store müügiprotsessis onmeil vaja arvutada välja Erply majandustarkvara juurutamise kulu ettevõtte Hokusai Storemüügiprotsessis.Erply juurutamiseks kahe poe müügiprotsessis vajaliku riistvara kulu on toodud allolevas tabelis:RiistvaravahendKuluv summaKassaarvutid 13700Monitorid 3300Klaviatuurid ja hiired 822Ribakoodilugejad 3768Kassasahtlid 1913Tšekiprinterid 9574Etiketiprinterid 9576Laserprinterid 3168Kokku 45820Tabel 2: Erply majandustarkvara juurutamisega seotud riistvarakulud ettevõtte Hokusai Store kahes poesAllolevas tabelis on toodud Erply majandustarkvara juurutamise tasuvusanalüüs ettevõtte HokusaiStore müügiprotsessis 12 kuu lõikes. Arvestatakse kahe poe (Tallinna ja Tartu poe) näitajaid.Arvestatakse, et Erply majandustarkvara juurutamine ettevõttes võimaldab mõlemas ettevõtteHokusai Store poes hoida palgal kahe töötaja asemel ühe.Kuud Erply juurutamise kulu Kokkuhoid palgakuludelt Kasum1 46670 13440 -332302 850 13440 -206403 850 13440 -80504 850 13440 45405 850 13440 171306 850 13440 2972012

7 850 13440 423108 850 13440 549009 850 13440 6749010 850 13440 8008011 850 13440 9267012 850 13440 105260Kokku 56020 161280 105260Tabel 3: Erply majandustarkvara juurutamise tasuvusanalüüs kahes ettevõtte Hokusai Store poesKäesolev tasuvusanalüüs arvestab vaid Erply majandustarkvara mõjusid müügiprotsessis ning antudtasuvusanalüüsis on arvestatud vaid müügiprotsessiga seotud näitajaid. Kogu ettevõtte raames onkasum Erply majandustarkvara kasutuselevõtust oluliselt suurem. Tasuvusanalüüsis on näidatud koguErply majandustarkvarale kuluv summa kuus. Kõik arvud on kroonides.13

5. ProjektiplaanProjekti eelnev planeerimine võimaldab projektile anda struktuuri ning panna paika tegevused jaeelarve. Projekti planeerimine võimaldab plaanist kõrvalekaldeid ette näha ning neile vajaduselefektiivselt reageerida. Projektile eelnevalt peab sõnastama projekti eesmärgid ning olemas peabolema projekti planeerimiseks vajalik personal. Projektiplaani koostamine sisaldab ülesannete,personali, tähtaegade, ressursside, kulude ning kvaliteedi planeerimist. Projekt koosneb järgmistestosadest:AlgatusPlaneerimineTeostusLõpetamine5.1. Töökorraldus ja vastutusedKuna Hokusai Store on väikeettevõte, siis vastutab Erply majandustarkvara juurutamise eestettevõtte juhatus. Mõlemal juhatuse liikmel on olemas teatav IT kompetents, seetõttu loodetakseErply majandustarkvara juurutamisega ettvõttes hakkama saada ilma vajaduseta IT teenustkolmandatelt osapooltelt sisse osta. Ettevõtte juhatus täidab juurutusprojektis nii analüütiku rolli,pannes paika ettevõtte vajadused, kui ka projektijuhi rolli, hoolitsedes, et vajalikud tegevused tehtudsaaksid.5.2. Kvaliteedihaldus ja juhtimineKvaliteedi tagamiseks tuleb enne süsteemi lõpliku kasutuselevõttu kontrollida kindlasti lisaksfunktsionaalsetele nõudmistele ka süsteemi vastavust ettevõtte kvaliteedinõudmistele. HokusaiStore’i kvaliteedinõudmised majandustarkvarale on:Süsteemis olevad andmed on varundatudSüsteemi on võimalik kasutada ka ettevõtte laienemiselTarkvara kasutajaliides peab olema lihtne kasutada ja mugavTarkvara peab töötama piisavalt kiirest, et mitte hakata segama müügiesindajate tööd14

Süsteem peab olema töökindel5.3. Riskide juhtimineRiskide juhtimise eesmärgiks on vähendada potentsiaalselt suurt kahju tekitavate sündmuste mõjuning esinemise tõenäosust. Riskide juhtimine sisaldab riskide identifitseerimise, hindamise,vastumeetmete planeerimiste ja rakendamise protsesse.Riskide identifitseerimine - Tehakse selgeks, millised on kõige tõenäolisemad sisemised javälised riskid;Riskide hindamine – Tehakse selgeks riskide mõjud ja riskide seoste mõjud projektile.Vastumeetmed – Tehakse selgeks, milliseid vastumeetmeid ühe või teise riski puhulrakendada saab, et vältida riski realiseerumist või vähendada selle mõjusid.Riskidele reageerimine - Tehakse selgeks, kuidas käituda adekvaatselt riskiderealiseerumisel.Projektides esinevaid riske on põhiliselt nelja tüüpi:Majanduslikud riskid – Finantsilistest piirangutest tulenevad riskid, mis takistavad projektikulgu.Tehnilised riskid – Tehnilistest lahendustest ja piirangutest tulenevad riskid, mis piiravadprojekti kulgu.Juriidilised riskid – Lepingutest ja seadustest tulenevad riskid, mis takistavad projekti kulgu.Personaalsed riskid – Personaliga seotud riskid, mis takistavad projekti kulgu.Kuna antud projekti korral täidab ettevõtte juhatus ka projektijuhi rolli, siis on juhatuse vastutusekska riskide vältimine. Ettevõtte juhatus, projektijuhi rollis peab jälgima riskide esinemise tõenäosusining optimeerima riskide realiseerumisel nende mõju.15