Izrada sistema evidencije poseta za Narodni muzej Valjevo - Infoteh

INFOTEH-JAHORINA Vol. 11, March 2012.Izrada sistema evidencije posetaza Narodni muzej ValjevoDujović Ivan, Lukić Ivanstudenti osnovnih strukovnih studijaVisoka poslovna škola strukovnih studija VIPOSValjevo, Srbijaivan.dujovic.09@vipos.edu.rs; ivan.lukic.09@vipos.edu.rsSadržaj—U Narodnom muzeju u Valjevu je detektovana potrebaza računarski podržanim sistemom za evidenciju poseta.Postojanje takvog sistema bi omogućilo upravi Muzeja da donosistrategijske poslovne odluke bazirane na konkretnim podacima orealizovanom broju i vrsti poseta. Ovakav sistem je realizovan usaradnji Muzeja i Visoke poslovne škole strukovnih studijaVIPOS u Valjevu. U ovom radu je predstavljen razvoj ovogsistema.Ključne reči: evidencija poseta; muzeji; baze podataka;poslovna aplikacija; elektronsko poslovanje.I. UVODNarodni muzej Valjevo je osnovan 1951. godine i duže odpola veka uspešno obavlja poslove zaštite i prezentacijekulturne baštine na teritoriji grada Valjeva i okolnih opštinaKolubarskog regiona. U svom sastavu Muzej ima 6 stalnihpostavki na raznim lokacijama. Muzej čuva preko 24.500predmeta sa muzejskom vrednošću. Samo tokom 2007. godinestalne postavke, privremene tematske izložbe i različite javneprograme Muzeja posetilo je preko 100,000 posetilaca. Stalnepostavke u Valjevu posetilo je 25,000 različitih posetilacaizvan Valjeva. Narodni muzej Valjevo se od 2001. Do 2008.godine nalazio u procesu temeljne institucionalne revitalizacije,izrastavši od potpuno devastirane ustanove u instituciju koja jeu dva navrata (2005. i 2008.) od Muzejskog društva Srbijenagrađena Plaketom Mihailo Valtrović, kao najbolji muzej uSrbiji u prethodnoj godini. Stalne postavke Narodnog muzejaValjevo su trenutno najposećeniji muzejski prostori nazatvorenom u Srbiji [1].Da bi se omogućio dalji rad i razvoj Muzeja, bilo jepotrebno imati dodatne podatke o posetama, kako o njihovimtipovima (organizovane, pojedinačne, turističke, ekskurzije...),tako i o njihovim geografskim odrednicama (grad, region,država...). Usled ovoga, rukovodstvo Muzeja se odlučilo daimplementira poseban računarski podržani sistem evidencijeposeta koji bi omogućavao generisanje izveštaja i pružanjeinformacija neophodnih za strateško rukovođenje Muzejom.Ovim sistemom bi trebale biti obuhvaćene kako stalnapostavka, tako i sve jednokratne postavke i priredbe koje se uMuzeju održavaju.Nakon kraćeg istraživanja, pokazalo se da na tržištu nepostoji već razvijen programski sistem za ovu namenu, te da gaje potrebno u celosti realizovati. Stoga se prišlo realizacijinovog programskog sistema za evidenciju poseta u saradnji saVisokom poslovnom školom strukovnih studija u Valjevu.II. OPIS PROBLEMAŽelja za evidentiranjem poseta je nadasve logična kad seuzme u obzir da je Narodni muzej Valjevo jedna modernainstitucija koja ni po čemu ne zaostaje za stranim istitucijamaiste delatnosti. Kako Muzej ima dobro razvijen sistemmarketinga koji služi za promovisanje novih postavki iupoznavanje ljudi sa radom Muzeja, posedovanje bazepodataka o prethodnim posetama predstavlja moćnu alatku zamarketing tim Muzeja. Podaci o mestu prebivališta posetioca,načinu plaćanja karte, vrsti posete, kao i eventualnomorganizatoru posete, veoma su bitni za marketing koji ondamože precizno da deluje a marketinške aktivnosti kojeproizilaze iz ovoga su veoma efikasne. Analizirajući strukturuposeta, marketing Muzeja može precizno da odredi koji su togradovi ili regioni gde treba usmeriti više ili manje pažnje iutrošiti više ili manje novca za marketinške aktivnosti ikampanje, ili koji su to periodi godine ili meseca u kojima imanajmanje poseta a koje treba osvežiti i dodatno promovisatikako bi se broj posetilaca povećao.Kao zaključak nameće se potreba postojanja kvalitetnog alii jednostavnog (eng. user friendly) informacionog sistema kojiće sve ovo učiniti mogućim. Usled nezrelosti organizacionogsistema, informacioni sistem mora biti i izuzetno fleksibilan.III. RAZVOJ SISTEMAProces razvoja se odvijao u niskobudžetnim uslovima, te subila prisutna sva ograničenja karakteristična za takve uslove[2]. Shodno tehničkim mogućnostima Muzeja i još uveknedovoljnim hardverskim resursima kojima raspolažu, ali ikrajnje ograničenim finansijskim mogućnostima, bilo jeneophodno da program ne postavlja dodatne zahteve kako zahardverom, tako ni za dodatnim softverom. Prva verzija jeurađena u Microsoft Access-u s obzirom da je Accessstandardni deo Microsoft Office-a i da u pogledu zahtevnostiispunjava uslove računara koji su Muzeju dostupni, te daRad je realizovan u okviru diplomskih radova na Visokoj poslovnojškoli strukovnih studija koje mentoriše dr Ilja Stanišević- 1172 -

Muzej već poseduje programe iz MS Office paketa. SamMicrosoft Access je jednostavan za korišćenje i, iako nepredstavlja najbolju platformu za izradu ovakvog programa, uzmalo automatizacije korišćenjem VBA sasvim zadovoljavapotrebe ovakve institucije [3].Prilikom dizajniranja rešenja primenjen je troslojni modelarhitekture sistema. Ova arhitektura se sastoji od slojakorisničkih usluga, sloja poslovnih usluga i sloja uslugapodataka [4]. Procenjeno je da, usled jednostavnosti sistema,nije neophodna primena četvoroslojnog modela, te da troslojnimože u potpunosti da odgovori postavljenim zahtevima.Osoblje zaposleno u Muzeju je dominantno društvenogusmerenja, te je bilo neophodno dizajnirati jednostavni, aliefikasni korisnički interfejs. Ovaj interfejs je trebao da imaminimalni skup komandi koji, ipak, obezbeđuje podršku za svuzahtevanu i realizovanu funkcionalnost sistema, te da bude uskladu sa savremenom “dobrom praksom” iz ove oblasti [5].Osnovna komunikacija korisnika sa sistemom se odvija prekoglavnog menija, prikazanog na Sl.1. Ovde možemo primetiti daoperater u svakodnevnom radu koristi samo dve opcije, za unospodataka, te za generisanje izveštaja. Na formi su još prisutneopcije za unos novih instanci u šifarnike, ali, budući da su ovefunkcionalnosti podržane i kroz formu za unos, ove opcije sekoriste samo u početnoj fazi inicijacije sistema.svaka poseta gde pojedinac, ili više njih, ali nedovoljno da tobude organizovana, tj. grupna poseta kupuju kartu po ceni kojuje muzej odredio za cenu koštanja pojedinačne karte. Uočljivoje da je za ovakvu posetu besmisleno evidentirati podatke oorganizatoru posete, iako je to praktično neophodno kada je upitanju organizovana poseta. Isto tako besmisleno je voditipodatke o broju pratilaca, jer su oni specifični samo zapomenutu organizovanu posetu. Treba napomenuti da jednaposeta može pripadati više od jednom tipu posete. Tako, npr.pratioci organizovanih poseta imaju besplatan ulaz, dok ostaliplaćaju predviđenu kartu. Shodno svim ovim specifičnostima,trebalo je osmisliti način da se ispune svi ovi uslovi a daunošenje podataka ostane jednostavno i efikasno. Umestokreiranja višebrojnih menija za unos podataka za svaku vrstuposete pojedinačno, rešenje je jedna dobro optimizovana idinamički kreirana forma za unos u kojoj se odabirom vrsteposete prikazuju samo podaci i polja koja su relevantna za istu.Prikaz jedne varijacije unosne forme je dat na Sl. 2.Slika 2.Forma unosa podataka o posetiSlika 1.Glavni meni aplikacije za evidenciju posetaBilo je potrebno na najjednostavniji način realizovatiaplikaciju koja će čuvati podatke kao što su: vrsta posete, grad,region, država, cena ulaznice, datum i vreme posete. Narodnimuzej Valjevo deli sve posete na više vrsta, od kojih su neke:pojedinačna, organizovana, porodična, kao i bez naplate, tj.besplatna. Svaka vrsta posete je specifična. Pojedinačna jeNa taj način sprečavaju se i greške koje mogu da nastanuprilikom unosa podataka ako službenik nepažljivo unesepodatke na pogrešno mesto, pa se u porodičnoj poseti pojavibroj pratioca ili neka turistička agencija kao organizator. Svapolja za unos su prethodno formatirana i u njih se odsluzbenika muzeja očekuje unos pravih podataka. To znači danije moguće u polje “Datum” uneti “Vranje” jer polje “Datum“očekuje unos u drugom obliku, u obliku datuma“DD/MM/GGGG” . Radi pojednostavljivanja unosa datumaomogućili smo korisniku da isti izabere na kalendaru. Slično jekod unosa podataka u polje “Vreme” gde se očekuje unos uformatu “HH:MM” i nemoguće je uneti npr. “Dunav” .Prilikom svakog pokušaja unosa pogrešnog formata podatka,korisnik dobija poruku da je pogrešio i obaveštenje o traženomformatu. Neka polja zahtevaju i računske operacije. Polje- 1173 -

“Ukupno” koristi računsku operaciju množenja da biizračunalo proizvod polja “Broj posetilaca” i “Cena” . Neka odovih polja se preuzimaju iz već postojećih registara. Takvo je ipolje cena. Radi fleksibilnosti programa omogućeno je daputem registra cena službenik muzeja u skladu sa pravilnikomunese novu cenu ili izmeni staru. Takođe, u ovom registru sepored brojčanog čuva i tekstualni opis cene kako bi sekorisniku omogućilo da u svakom trenutku zna koja cena se našta odnosi. Prilikom odabira cene u meniju za unos podataka oposeti prikazana su oba atributa cene, ali se prilikom računanjapolja “Ukupno” uzima samo brojčani atribut.Postoje i ostali registri koji omogućavaju unos gradova,regiona i država. Moguće im je pristupiti iz glavnog menija, ilidirektno iz menija unosa posete. To je omogućeno da korisnikne bi morao imati sve postojeće gradove, regione i državeunesene unapred u registre, već ih može unositi onda kad muzatreba da evidentira posetu iz tog grada, regiona ili države.Ukoliko su ovi podaci već uneseni i sačuvani u registrima umeniju unosa posete se jednostavno biraju iz padajuće liste.Registri agencija i organizatora su opširniji od registaragradova,regiona i države, jer oni omogućavaju unos raznihpodataka koji su relevantni i bitni za Muzej, kao što su brojtelefona, adresa, e-mail adresa itd. Ekranska forma za unosorganiziatora poseta je data na Sl.3.samostalno kreira one izveštaje koji su mu potrebni. Oviizveštaji su neophodni zbog analize prethodno unošenihpodataka. Svi mogući izveštaji se kreiraju korišćenjem samojedne opcije menija i samo jedne ekranske forme. Korisnik usklopu te ekranske forme definiše samo polja koja su mu odinteresa za željeni izveštaj, a aplikacija dinamički kreira iizvršava SQL upit nad postojećim podacima. Ona polja naformi koja korisnik ne promeni nemaju uticaja na generisaniupit. Ovim je postignuta, s jedne strane, maksimalnafleksibilnost prilikom generisanja izveštaja, ali i, sa drugestrane, maksimalna jednostavnost u korišćenju aplikacije.Ekranska forma za generisanje izveštaja prikazana je na Sl.4.Slika 4.Ekranska forma za generisanje izveštajaSlika 3.Forma unosa podataka o organizatorima posetePored svih polja za unos ili odabir podataka u menijima suprisutne standardne komande za dodavanje novog unosa,poništavanje već postojećeg, kao i za izlazak iz menija ivraćanje na prethodni. Registri sadrže i komande za tabelarniprikaz svih ranije unetih podataka.Sav prethodni rad bi bio samo gomila beskorisnih podatakada nema funkcionalnosti koja omogućava korisniku daTek ovde izbija na videlo sva moć sistema za evidentiranjeposeta. Birajući ponuđene opcije službenik muzeja će kreiratiizveštaj koji će prikazati sve pojedinačne posete iz Novog Sadaili sve besplatne posete iz Valjeva u određenom vremenskomperiodu, sve agencije iz Srbije, sve posete iz inostranstva i jošmnoge. Ovo su samo neki od mogućih izveštaja, jer jekombinacijom svih faktora njihov broj ogroman. Takođe,sistem može biti provera finansija Muzeja, jer se može zatražitii izveštaj o ukupnoj zaradi od prodatih ulaznica u određenomperiodu, bilo konkretnom mesecu ili godini, bilo u nekomproizvoljnom, od korisnika zadatom vremenskom periodu.Verovatno najbitniji izveštaji za marketing Muzeja sustruktura posete po mestu i datumu posete, čiji bi rezultatiznačajno mogli uticati na planove marketinških akcija muzeja iizbor postavki.- 1174 -

IV. EVALUACIJA SISTEMADo sada je realizovan program koji omogućava jednostavanali efikasan način unošenja, obrade i prezentacije evidentiranihpodataka. Akcenat je stavljen na jednostavnost ali ifunkcionalnosti menija, a da pritom nije ugrožen ni jedanzahtev korisnika. Program je fleksibilan i omogućava korisnikuda veći deo sam kreira kroz pomenute brojne registre. Ovakavpristup zahteva pojačani angažman u fazi dizajniranja iprojektovanja sistema, ali se to višestruko kompenzuje u fazirealizacije, a pogotovo u fazama implementacije ieksploatacije.Naravno postoje i slabe strane ovakvog pristupa. Zasad jeunošenje podataka moguće samo sa jednog mesta i jednogračunara, jer Muzej još nema implementiranu računarskumrežu. Stoga se i potrebni izveštaji generišu samo sa jednogmesta. Sigurno bi mogućnost pristupa sa bilo kog računara uradnim prostorijama Muzeja predstavljala dodatni kvalitetsistema. Ukoliko se steknu uslovi i Muzej implementiralokalnu računarsku mrežu, relativno je jednostavnomodifikovati programski sistem da bi bio moguć pristuppodacima sa bilo kog umreženog računara.Poseban problem, karakterističan za MS Access jenemogućnost kontrole pristupa podacima, kakav postoji uozbiljnijim sistemima za upravljanje bazama podataka, kao štoje MS SQL server [6]. Imajući u vidu da se, ipak, radi o malomkolektivu, te da čuvane informacije ne zahtevaju posebnutajnost, ovaj nedostatak nije od velikog značaja.Pored svog matičnog prostora, Muzej svoje postavke izlažei na više dislociranih lokacija, kao što su Struganik,Brankovina, Osečina i Kula Nenadovića. Samim tim, da bi seimali potpuni podaci, trebalo bi evidenciju voditi na svim timlokacijama ali to za sada nije omogućeno. Ovaj problem se nebi mogao prevazići pukom implementacijom lokalneračunarske mreže, budući da se radi o lokacijama koje sumeđusobno udaljene više desetina kilometara. Umesto toga,bilo bi potrebno u nekoj daljoj fazi razvoja sistema realizovatiadekvatne veb bazirane servise, kako bi se omogućio unos ipregled podataka putem aplikacije na internetu. U sadašnjemtrenutku, s obzirom da se najveći broj poseta odnosi na matičniprostor i stalnu postavku Muzeja, ispunjavanje ovog zahtevanije od prioritetnog značaja, ali se može očekivati, sasvimsigurno, da će se, daljim razvojem Muzeja, pokazatineophodnim.U narednim verzijama programa je, stoga, planiranorešavanje problema dislociranih lokacija, tako što bi seomogućilo da se evidencija vodi na svim lokacijama a da sepodaci čuvaju u centralnom računaru, serveru baze podataka,kako bi u svakom trenutku bili dostupni odgovarajućimodeljenjima Muzeja.U ovoj, inicijalnoj fazi projekta, format izveštaja je datisključivo u formi tabelarnih pregleda. Omogućavanjeautomatskog generisanja grafikona i ostalih načina grafičkogprikaza rezultata u izveštaje dovelo bi do jednostavnijegpregleda istih, te bi predstavljalo značajnu vrednost samogsistema.V. ZAKLJUČAKKonačno, treba naglasiti i najveću vrednost celokupnogprojekta, koju predstavlja uspešna i obostrano korisna saradnjajedne visokoškolske ustanove i jedne državne kulturneinstitucije. Kroz realizaciju ovog projekta, Narodni muzej uValjevu je dobio softverski alat kojim će biti u mogućnostiunaprediti i osavremeniti svoje poslovanje i definisati strategijuposlovanja zasnovanu na egzaktnim podacima.S druge strane, Visoka poslovna škola strukovnih studija uValjevu je omogućila svojim studentima ne samo da učestvujuu jednom realnom projektu, već da taj projekat u celostirealizuju. Kroz rešavanje realnih problema i zahteva korisnika,studenti su stekli praktično iskustvo u projektovanju irealizaciji softverskog rešenja, timskom radu, komunikaciji sakorisnikom, te stekli uvid u stvarno poslovno okruženje. Ovo jeu potpunosti u skladu sa principima aktivne nastave [7], gdestudenti kroz rešavanje konkretnih, stvarnih problema stičunova znanja i veštine, koji će im, sigurno, koristiti u daljemprofesionalnom razvoju, te će predstavljati dodatnu vrednost natržištu rada. Iz ovih razloga, može se očekivati i nastavaksaradnje u realizaciji narednih verzija sistema.Realizacija ovog projekta pokazuje da je moguće i uniskobudžetnim uslovima, bez značajnijih ulaganja, saradnjomi dobrom voljom zainteresovanih strana, unaprediti svojeposlovno okruženje.ZAHVALNICARad je realizovan kao sastavni deo diplomskih radova,studija prvog stepena Visoke poslovne škole strukovnihstudija u Valjevu, na studijskom programu Elektronskoposlovanje, iz predmeta Baze podataka. Mentor rada jepredavač Stanišević Ilja.VI.LITERATURA[1] Narodni muzej Valjevo, zvanična prezentacija, [na mreži]http://www.museum.org.rs/[2] Stanišević I., Marković V., Petrović Đ., Pavlović V., “Low BudgetSoftware Development”, International Scientific Conference UNITECH09, Vol. I, pp. 379-384, Gabrovo, Bulgaria, 20-21 November, 2009.[3] MacDonald, M., “Access 2007: uputstvo koje vam nedostaje”, Mikroknjiga, Beograd, 2008.[4] Riordan, M.R., “Projektovanje baza podataka”, Mikro knjiga, Beograd,2006.[5] Shneiderman B., Plaisant C., “Designing the User Interface”, 4 th edition,Pearson Education, Inc., 2005.[6] Lee,M., Bieker, G., “SQL Server 2008 Majstor”, Kompjuter biblioteka,Beograd, 2011.[7] Stanišević I., Obradović S., Tošić A., „Aktivno učenje u nastaviinformatičkih predmeta“, 18. Telekomunikacioni forum TELFOR 2010,ISBN 978-86-7466-392-9, str. 1141-1144, Srbija, Beograd, novembar23.-25., 2010.- 1175 -

ABSTRACTThe need for visits recording system, based on ITTechnology, was detected in The National Museum of Valjevo.Existence of such system would help the management to bringstrategic decisions based on solid facts. Students from TheCollege of Applied Business Studies, VIPOS in Valjevo, incooperation with The National Museum, developed thatsystem. In this paper characteristics of the development aredescribed.NATIONAL MUSEUM OF VALJEVOVISITS RECORDING SYSTEM DEVELOPMENTDujović Ivan, Lukić Ivan- 1176 -

- 1177 -