1 z 8 UNIVERZITA PARDUBICE Směrnice č. 6 /2010 Věc - Dokumenty

UNIVERZITA PARDUBICESměrnice č. 6 /2010Věc:Vedení účetnictví na Univerzitě PardubicePůsobnost provšechny útvary Univerzity PardubiceÚčinnost 1.září 2010Číslo jednacíRPO/0075/10VypracovalaIng. Jana Kubíčková, vedoucí Finančního odděleníPředkládáIng. Dagmar Andrlíková, vedoucí Ekonomického odboruSchválilIng. Milan Bukač, kvestorČlánek 1Úvodní ustanovení1. Univerzita Pardubice (dále jen „univerzita“) je právnickou osobou zřízenou zákonem jakoveřejná vysoká škola. Hospodaření univerzity a nakládání s jejím majetkem se řídípříslušnými ustanoveními zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně adoplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů,zvláštními právními předpisy a vnitřními předpisy univerzity. K podpoře tohoto cíle je nauniverzitě vedeno účtování o stavu a pohybu majetku, závazcích a ostatních aktivech apasívech, nákladech a výnosech z hlavní a doplňkové (vedlejší) činnosti a o výsledkuhospodaření v plném rozsahu.2. Pro vedení účetnictví jsou důležité obecné právní normy a vnitřní předpisy a vnitřnínormy univerzity 1 .3. Univerzita hospodaří a užívá majetek při plnění úkolů v hlavní vzdělávací a vědecké,výzkumné, vývojové a inovační, umělecké nebo další tvůrčí činnosti a v doplňkovéčinnosti 24. Univerzita svoji činnost člení na hlavní činnost, která je současně činnostínehospodářskou a činnost doplňkovou (případně vedlejší), která je současně činnostíhospodářskou v souladu s ustanoveními bodů 3.1.1 a 3.1.2 Rámce společenství pro státnípodporu výzkumu, vývoje a inovací (2006/C 323/01), zveřejněného v Úředním věstníkuEU 30.12.2006.“.Článek 2Používané informační systémy při zpracování účetních dokladů1. Systém objednávek je zabezpečen dvěma spolupracujícími informačními systémy,systémem VERSO a ekonomickým systémem iFIS. Na úrovni systému VERSO jezabezpečeno vystavení objednávky a provedení předběžné řídící kontroly (schvalováníobjednávky). Po schválení je objednávka automaticky předána ke zpracováníekonomickému systému iFIS, kde do doby zaúčtování příslušné faktury (či jinéhoobdobného účetního dokladu) blokuje rozpočet určeného finančního zdroje.1 čl. 5 Statutu Univerzity Pardubice2 čl. 3 Statutu Univerzity Pardubice1 z 8

2. Pro zpracování účetních dokladů (přijaté a vydané faktury, pokladní doklady, internídoklady apod.), pro evidenci a účtování majetku, evidenci a účtování zásob materiálu (naFChT, sklad IC, ústřední sklad, sklad skript apod.) je využíván informační systém iFIS.Pro získání tiskových přehledů jsou dále využívány nástroje WEBMAILER aDISCOVERER.3. Pro sklady potravin, stejně jako stravovací systém v menze se používá systém ISKaM.4. Pro zpracování mezd je určen systém VEMA.5. Studijní agenda je zajišťována prostřednictvím systému STAG.Článek 3Struktura Univerzity Pardubice1. Univerzita je právnická osoba, která ve své vnitřní účetní struktuře zahrnuje tyto součásti:• 10 Fakulta filozofická (ve zkratce „FF“),• 20 Fakulta restaurování (ve zkratce „FR“),• 30 Fakulta chemicko-technologická (ve zkratce „FChT“),• 40 Fakulta ekonomicko-správní (ve zkratce „FES“),• 50 Dopravní fakulta Jana Pernera (ve zkratce „DFJP“),• 60 Fakulta elektrotechniky a informatiky (ve zkratce „FEI“),• 70 Fakulta zdravotnických studií (ve zkratce „FZS“),• 80 Správa kolejí a menzy (ve zkratce „SKM“),• 90 Celouniverzitní útvary mimo SKM.2. Univerzita se člení na hospodářská střediska (HS), která jsou označena 3 místnýmčíselným údajem a dále na nákladová střediska (NS) označená 5 místným číselnýmúdajem.Článek 4Používané účetní období, vymezení okamžiku uskutečnění účetního případu1. Univerzita používá pro účetní období kalendářní rok.2. Předmětem účetnictví jsou všechny skutečnosti související s daným účetním obdobím.3. Účetnictví dle účtového rozvrhu, sestaveného a jednotně platného pro celou univerzitu, jezpracováváno do jedné hlavní knihy.4. Prvotní účetní doklady jsou centrálně zadávány do účetního systému iFIS na pracovištíchoddělení finančního ekonomického odboru univerzity (ve zkratce „OF“), SKM a FRv Litomyšli.5. Okamžik uskutečnění účetního případu je den, ve kterém dojde ke splnění dodávky,vzniku závazku, platbě závazku, vzniku pohledávky, inkasu pohledávky, postoupenípohledávky, vkladu pohledávky, poskytnutí či přijetí zálohy, převzetí dluhu, zjištění2 z 8

manka, schodku, přebytku či škody, pohybu majetku uvnitř účetní jednotky a k dalšímskutečnostem.6. Pro potřeby oceňování pohledávek a závazků vyjádřených v cizí měně ke dni jejichvzniku lze za okamžik uskutečnění účetního případu považovat u dodavatele denvystavení faktury nebo obdobného dokladu, u odběratele den přijetí faktury neboobdobného dokladu.7. Při převodu vlastnického práva k nemovitostem se za okamžik uskutečnění účetníhopřípadu považuje den doručení návrhu na vklad do katastru nemovitostí vedenéhopříslušným katastrálním úřadem.8. Ekonomický odbor (ve zkratce „EkO“) provádí ve stanovených termínech, v měsíčníchintervalech, účetní uzávěrku za celou univerzitu.9. EkO zpracovává roční účetní závěrku a vytváří rozvahu, výkaz zisku a ztrát, přílohua výroční zprávu o hospodaření univerzity.Článek 5Účtový rozvrh1. Účtový rozvrh je sestaven na podkladě směrné účtové osnovy 3 .2. Účty a zásady účtování na účtech upravuje Český účetní standard (dále jen „ČÚS) č. 401.3. Při vytváření analytických účtů univerzita respektuje takové skutečnosti jako jeprovozování hlavní činnosti a doplňkové činnosti. Dále jsou zohledněna:a) členění podle časového hlediska u pohledávek a závazků (krátkodobé, dlouhodobé),b) členění na českou a cizí měnu,c) členění dle položek účetní závěrky,d) členění nákladů a výnosů na činnosti, z nichž příjmy (výnosy) jsou předmětem daněz příjmů a v rámci tohoto členění na činnosti, z nichž příjmy jsou od daně osvobozeny,e) členění pro daňové účely, tzn. pro transformaci účetního výsledku hospodaření,f) členění pro potřeby zúčtování s institucemi sociálního zabezpečení a zdravotníhopojištění,g) členění z hlediska potřeb finančního řízení účetní jednotky,h) členění podle druhu činnosti účetní jednotky,i) členění podle požadavků externích uživatelů údajů z účetnictví, zejména orgánů státnístatistiky.4. Účtový rozvrh pro každé účetní období bude v případě nutnosti aktualizován. Platnýúčtový rozvrh je součástí systému iFIS.3 § 14 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a § 31 vyhlášky č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některástanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterýchhlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtují v soustavě podvojného účetnictví3 z 8

5. EkO zajišťuje doplnění účtového rozvrhu i v průběhu účetního období, pokud je nezbytné,aby došlo k zachycení všech účetních případů v účetnictví.6. Požadavky s odůvodněním potřeb na doplnění účtového rozvrhu jsou předáványvedoucímu OF.7. Účtový rozvrh a použité číselníky k rozvahovému dni a další skutečnosti dokládajíprůkaznost účetnictví v daném účetním období.8. Univerzita používá další vybrané číselníky:a) číselník zakázek,b) číselník dokladových řad,c) číselník používaných variabilních symbolů.9. Číselník zakázek je využíván pro sledování nákladů a výnosů (u investičních akcípro sledování příjmů a výdajů) podle jednotlivých finančních zdrojů. Platný číselníkzakázek je součástí systému iFIS.10. Platný číselník dokladových řad, které tvoří systém evidence jednotlivých prvotníchdokladů v účetnictví, je součástí systému iFIS.11. Variabilní symboly jsou určeny pro identifikaci plateb. U faktur jsou generoványsystémem iFIS, přičemž první dvě pozice číselného kódu představují rok účetního období(2 místa), následuje číslo deníku (3 místa) a pořadové číslo (5 míst). U jiných plateb, nežprostřednictvím faktur, se variabilní symboly stanovují individuálně, aby sloužilystejnému účelu – nejčastěji se uvádí číslo inkasujícího střediska.Článek 6Zásady pro účtování nákladů a výnosů a jejich časové rozlišování1. Náklady a výnosy se účtují zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisejí.2. Opravy nákladů nebo výnosů minulých účetních období se účtují na účtech nákladůa výnosů, kterých se týkají.3. Náklady a výdaje, výnosy a příjmy, které se týkají budoucích období, je nutno časověrozlišit ve formě:• nákladů příštích období,• výdajů příštích období,• výnosů příštích období,• příjmů příštích období.Článek 7Zásady pro tvorbu a používání rezerv a vytváření opravných položek (ČÚS č. 407)1. Univerzita účtuje pouze o zákonných rezervách. Rezervy se tvoří na vrub nákladů. Jejichpoužití, částečné snížení nebo zrušení pro nepotřebnost se zahrnuje do výnosů.2. Zůstatky rezerv se převádějí do následujícího účetního období. Rezervy nesmějí mítaktivní zůstatek. Rezervy podléhají inventarizaci, při které se posuzuje jejich výše4 z 8

a odůvodněnost. Pominou-li důvody, pro které byly rezervy vytvořeny, je povinnauniverzita v účetním období, ve kterém skutečnosti o výši rezerv zjistila, je zrušit.3. Univerzita vytváří opravné položky k pohledávkám pouze v zákonné výši 4 . Účetníopravné položky k pohledávkám se mohou vytvořit pouze ve zcela ojedinělých případech,kdy existuje závažný předpoklad, že jejich nevytvoření by významně zkreslilo účetnictvíuniverzity.Článek 8Kurzové rozdíly (ČÚS č. 404)1. Majetek a závazky univerzity vyjádřené v cizí měně jsou přepočítávány na českou měnusměnným kurzem devizového trhu vyhlášeným Českou národní bankou. Při přepočtucizích měn, které nejsou obsaženy v kurzech devizového trhu stanovených ČNB, sepro přepočet použijí oficiální střední kurzy centrálních bank, popř. aktuální kurzyna mezibankovním trhu k americkému dolaru nebo k EURu. Při přepočtu nakoupenýchnebo prodaných valut a deviz se používá kurz, za který byl obchod uskutečněn.Ke dni roční účetní závěrky se majetek a závazky univerzity vyjádřené v cizí měněpřepočítávají na českou měnu aktuálním kurzem ČNB k 31. prosinci.2. Při výpočtu kurzových rozdílů je za okamžik uskutečnění účetního případu u univerzityjako dodavatele považován den vystavení účetního dokladu (odběratelské faktury apod.)a jako odběratele den přijetí účetního dokladu (dodavatelské faktury apod.).3. Okamžik uskutečnění přepočtu cizí měny u cestovních náhrad a stipendií je v případěposkytnutí zálohy den, kdy byla záloha poskytnuta. V případě, že nebyla zálohaposkytnuta, je to první den pracovní cesty. Pokud na zahraniční cestu byla poskytnutazáloha v Kč, použije se pro přepočet měny kurz platný v první den pracovní cesty.Článek 9Inventarizační rozdíly (ČÚS č. 403)1. Za inventarizační rozdíly jsou považovány rozdíly mezi evidovaným stavem majetkua závazků a skutečným stavem majetku a závazků zjištěných inventurou. Jedná seo případy kdy:• skutečný stav je nižší než evidovaný stav a rozdíl nelze doložit účetním doklademnebo nelze jinak dokázat,• skutečný stav je vyšší než evidovaný stav a rozdíl mezi těmito stavy nelze doložitúčetním dokladem nebo prokázat jiným způsobem.Za inventarizační rozdíl se nepovažuje stav, kdy evidovaný majetek se nachází v jinémístnosti nebo na jiném pracovišti univerzity a zde je řádně inventován.2. Vzniklé rozdíly se vždy účtují do nákladů nebo výnosů toho účetního období, za které seinventarizace provádí, s výjimkou případného inventarizačního rozdílu u pokladníhotovosti a cenin, který je vždy účtován jako pohledávka vůči hmotně odpovědné osobě.4 zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů5 z 8

3. Provádění inventarizace majetku a závazků stanoví Směrnice univerzity 5 .Článek 10Průkaznost účetního záznamu1. Účetním záznamem 6 se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečnostítýkajících se vedení účetnictví. Účetními záznamy jsou: účetní doklady, účetní zápisy,účetní knihy, odpisový plán, inventurní soupisy apod.2. Za průkazný účetní záznam se považuje pouze:a) účetní záznam, jehož obsah je prokázán přímo porovnáním se skutečností, kterou tentozáznam prokazuje,b) účetní záznam, jehož obsah je prokázán obsahem jiných průkazných účetníchzáznamů,c) účetní záznam přenesený způsobem splňujícím požadavky právního předpisu 7 ,d) účetní záznam týkající se výhradně skutečností uvnitř jedné účetní jednotky, k němužje připojen podpisový záznam oprávněné osoby 8 .3. Zjistí-li zaměstnanec univerzity, že obsah účetního záznamu neodpovídá skutečnosti, jepovinen od tohoto okamžiku považovat tento účetní záznam za neprůkazný.Článek 11Účetní závěrka1. Pro provádění roční účetní závěrky a práce na ni navazující je každoročně sestavovánharmonogram účetní závěrky. Harmonogram je v průběhu prací na roční účetní závěrceupřesňován.2. Součástí účetní závěrky je rozvaha, výkaz zisku a ztráty a dále příloha. Uspořádánía označování položek jednotlivých výkazů účetní závěrky stanoví právní předpis 9 .3. Příloha vysvětluje a doplňuje informace obsažené v rozvaze a výkazu zisku a ztráty.Příloha se sestavuje popisným způsobem nebo ve formě tabulek k zajištění přehlednostia srozumitelnosti předkládaných informací. V příloze se uvádějí i další významnéudálosti, které v průběhu účetního období nastaly a významným způsobem ovlivnilyhospodaření účetní jednotky.Článek 12Úschova a archivace5 Směrnice Univerzity Pardubice č. 25/2005 Provádění inventarizace majetku a závazků6 § 33 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví7 § 34 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví8 Směrnice Univerzity Pardubice č. 11/2005 Oběh a zpracování účetních dokladů9 Vyhláška č. 504/2002 Sb., kterou se provádějí některá stanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve zněnípozdějších předpisů, pro účetní jednotky, u kterých hlavním předmětem činnosti není podnikání, pokud účtujív soustavě podvojného účetnictví6 z 8

1. Účetní záznamy vedené ve formě písemné nebo technické mají stanovenou povinnouuschovací lhůtu pro účely vedení účetnictví 10 . V ostatních případech platí zvláštní právnípředpisy (např. zákon o archivnictví).2. Účetní záznamy jsou pracovníky EkO ukládány odděleně od ostatních písemnostído archivu a zabezpečeny proti poškození, zničení a ztrátě.3. Za archivaci účetních dokladů odpovídá vedoucí OF.4. Uschovací lhůty:• účetní doklady, účetní knihy, účtové rozvrhy, odpisové plány, inventurní soupisy,přehledy, účetní záznamy dokládající formu vedení účetnictví - po dobu pěti letpočínajících koncem účetního období, kterého se týkají,• seznamy číselných znaků, jiných symbolů a zkratek použitých v účetnictví po dobu,po kterou se uschovávají účetní záznamy, v nichž jich bylo použito,• účetní závěrka, výroční zpráva - po dobu deseti let počínajících koncem účetníhoobdobí, kterého se týkají,• mzdové listy se archivují po dobu 45 let,• doklady a jiné záznamy potřebné pro účely sociálního zabezpečení a zdravotníhopojištění - po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,• účetní záznamy týkající se nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků(upomínky apod.) - do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejichzaplacení nebo splnění,• účetní doklady a jiné účetní záznamy týkající se záručních lhůt, ochrany autorskýchpráv a řízení trestních, občansko-soudních, daňových, správních, reklamačních nebojiných neskončených řízení - do konce následujícího roku po roce, v němž skončilastanovená lhůta,• daňové doklady splňující náležitosti dle zákona o dani z přidané hodnoty a zároveňi náležitosti účetního dokladu - po dobu deseti let počínajících koncem období, kteréhose týkají.5. Zásady archivace a skartace stanovuje směrnice univerzity.6. Originály dokladů v rámci zahraničních projektů a grantů (např. 6. rámcový program) jsouúčastníci smlouvy povinni uchovávat po dobu 5 let od skončení příslušného projektu.7. Univerzita jako příjemce dotace ze Strukturálních fondů EU, tj. Evropského sociálního fondu(dále jen „ESF“) a Evropského fondu regionálního rozvoje (dále jen „ERDF“) je povinnauchovávat originál Rozhodnutí/Smlouvy včetně jeho případných dodatků a příloh, veškeréoriginály účetních dokladů a originály (příp. kopie, pokud univerzita nedisponuje originálem)dalších dokumentů souvisejících s realizací projektu, a to do konce roku 2025, pokud českýprávní systém nebo jiný operační program nestanovuje lhůtu delší. Doklady musí býtuchovávány stanoveným způsobem 11 :10 § 31 a § 32 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví11 zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů a zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictvía spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů7 z 8

8. V souvislosti s požadavky uchování dokladů financovaných z prostředků ESF i pouplynutí stanovené lhůty pro uschování účetních dokladů je třeba přijmout následujícíopatření:• zaměstnanec odpovědný za příslušný projekt financovaný z ESF předá originál účetníhodokladu k zaúčtování;• účetní zpracovávající účetní doklad, doplní na originál dokladu číslo účetního dokladu,pod kterým je tento doklad zachycen v informačním systému;• po účetní závěrce daného účetního období vyhotoví zaměstnanec EkO odpovědný zaprojekty (dále jen „odpovědný zaměstnanec“) seznam dokladů týkající se jednotlivýchprojektů a uloží seznam do samostatného šanonu označeného informací, že se jedná oprojekty ESF pro dané účetní období;• originál účetního dokladu bude uložen standardním způsobem v účetním archivu;• po uplynutí uschovací lhůty pro archivaci účetních dokladů daného účetního obdobívyhledá odpovědný zaměstnanec příslušné účetní doklady. Využije při tom seznamydokladů týkající se uložených projektů. Tyto účetní doklady budou vyjmuty ze skartace.Prodlouží se jejich doba úschovy v účetním archivu na stanovenou dobu.9. Pro dotační prostředky poskytnuté na projekty Operačního programu Vzdělávání prokonkurenceschopnost (dále jen OP VK), prioritní osy 2, oblasti podpory 2.2.,platí, žepříjemce i partner mají povinnost vést o čerpání a užití dotace samostatnou účetníevidenci tak, aby tyto prostředky a nakládání s nimi bylo odděleno od ostatníhomajetku a tuto evidenci uchovávat minimálně do roku 2025 a v souladu s obecněplatnými právními předpisy a vnitřními předpisy univerzity. Archivaci účetníchdokladů zabezpečuje EkO, za archivaci dalších dokumentů souvisejících s projektemodpovídá řešitel 12 .Článek 13Společná a závěrečná ustanovení1. Zrušuje se Směrnice Univerzity Pardubice č. 8/2005 Vedení účetnictví na UniverzitěPardubice2. Tato směrnice nabývá platnosti a účinnosti dnem 1. září 2010V Pardubicích dne 1. září 2010prof. Ing. Miroslav Ludwig, CSc.rektor12 Směrnice Univerzity Pardubice č. 15/2007 Předkládání a správa projektů na Univerzitě Pardubice8 z 8