Biuletyn Podatkowy - Ernst & Young

DORADZTWO PODATKOWEpodnoszących ich dotychczasowy poziom wiedzy. To osoby dobrzezorientowane w przepisach podatkowych, wymagające szkoleń ogólnych (zbieżących zmian legislacyjnych czy też najnowszych interpretacji przepisów)oraz bardziej szczegółowych, dopasowanych już konkretnie do zakresu zadań,za które odpowiadają (przykładowo amortyzacja podatkowa, transakcjewalutowe). Druga grupa pracowników to osoby spoza działu finansowego lubksięgowości, które z racji wykonywanych obowiązków dostarczają informacjidla celów podatkowych. Przykładem może być dział logistyki, odpowiadającyza gromadzenie dokumentów transportowych (warunkujących prawo do stawki0 % w transakcjach międzynarodowych), czy też dział marketingu,organizujący akcje reklamowe i promocyjne, których traktowanie podatkowesprawia w praktyce wiele trudności. Ta grupa pracowników powinna byćprzeszkolona przede wszystkim w zakresie procedur gromadzenia i obiegudokumentów oraz informacji podatkowych. Nie wolno jednak zapominać, iżrównież tej grupie potrzebna jest określona wiedza podatkowa, dotyczącaczęsto niewielkiego wycinka przepisów. Nie należy kierować do nich jedynieogólnych szkoleń podatkowych, które mają znikome szansę na spotkanie się zjakimkolwiek zainteresowaniem i często są jedynie stratą pieniędzy firmy iczasu pracowników. Lepszym rozwiązaniem są w tym przypadku krótkieszkolenia wewnętrzne lub specjalne szkolenia dedykowane danej grupiepracowników. Oprócz odpowiedniego doboru zakresu szkoleń wymaganychdla poszczególnych grup istotne jest również określenie właściwejczęstotliwości ich przeprowadzania.Po co organizacji procedury?Każda organizacja powinna funkcjonować w oparciu o pewne zasady iprocedury wewnętrzne. Stopień ich sformalizowania oraz obszaroddziaływania to kwestia indywidualna każdego przedsiębiorstwa, zależna odwielu przesłanek, takich jak m.in. wielkość firmy, stopień skomplikowaniadziałalności, kompetencje pracowników. Procedury (w tym podatkowe)powinny być dopasowane do potrzeb organizacji i stanowić jej integralnyelement. Procedury sporządzone bez dobrego zrozumienia biznesu, niewpisane w codzienną działalność organizacji, są nieefektywne i najczęściej,mimo dobrych chęci, pozostają jedynie na papierze.Im większe przedsiębiorstwo i bardziej skomplikowana działalność, tymwiększa potrzeba sformalizowania zarządzania, a więc opracowania pisemnychprocedur podatkowych. Nieformalne procedury lub nawet zwyczaje panującew firmie mogą się sprawdzić jedynie w niewielkich organizacjach. Co więcej,nie chronią one osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe w przypadkupostępowania karno-skarbowego ani samego przedsiębiorstwa w sytuacjipostępowania na podstawie ustawy o odpowiedzialności podmiotówzbiorowych< 1 .Procedury powinny uwzględniać umiejscowienie działu podatkowego wstrukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa (w tym funkcji kontrolnych wzakresie podatków). Powinny również definiować zakres zadań i funkcjiposzczególnych działów i/ lub pracowników, obieg dokumentów i informacji,terminy realizacji zadań oraz wymogi dokumentacyjne. Równolegle doprocedur konieczne jest opracowanie pisemnych instrukcji kierowanych dopersonelu finansowego i operacyjnego. Ponadto, biorąc pod uwagę zmiennośćotoczenia, jak również samej organizacji, procedury i instrukcje podatkowepowinny podlegać okresowym weryfikacjom i -jeśli to konieczne - aktualizacji.Istotne jest również zapewnienie spójności procedur podatkowych z innymiwytycznymi obowiązującymi w przedsiębiorstwie oraz odpowiednieprzeszkolenie pracowników.LUTY 2007 – PODATKOWY MONITOR ERNST & YOUNG 10