37.5 KB

JAMHURI YA MUUNGANO WA TANZANIAOFISI YA RAISAnwani ya Simu: "UTUMISHI", DSM.Simu Nambari: 2118531-4 S.L.P. 2483,E-Mail:ps csd@intafrica.com Fax: 2113084DAR ES SALAAM.Unapojibu tafadhali taja:Ofisi ya Menejimenti ya Utumishi wa Umma,Kumbukumbu Na: BD/46/352/01/16 23 Agosti, 2004WARAKA WA UTUMISHI NA.2 WA MWAKA 2004KUHUSU UTEKELEZAJI WA UTARATIBU WA KUPIMA UTENDAJI KAZI WAWATUMISHI WA UMMA KWA UWAZI1.0. UTANGULIZI:1.1 Kwa muda mrefu utaratibu wa kupima utendaji kazi wa watumishi wa ummaumekuwa ukifanyika kwa siri kwa kutumia Fomu TFN.743 na EF 117 kwawalimu.1.2 Utaratibu huo una upungufu ufuatao:• Hauna malengo ya kazi yaliyo wazi na yaliyokubalika kati ya pande zotembili, yaani mtumishi na msimamizi wake. Hivyo basi kinachopimwa sikiwango halisi cha utendaji kazi.• Upimaji wa utendaji kazi unafanywa kwa siri bila kumshirikisha au kumpafursa mtumishi anayepimwa kuelewa maendeleo au upungufu wake wautendaji kazi.• Upimaji ulitegemea ridhaa ya mpimaji yaani msimamizi bila kuwepo kwavigezo vya kuzingatia.• Malalamiko mengi yenye maudhui ya kuoneana, kukomoana nakupendeleana yamekuwa yakijitokeza.1.3 Serikali hivi sasa inatekeleza Mpango wa Kuboresha Utumishi wa Ummaunaolenga kutoa huduma bora na kuhakikisha uwajibikaji. Mabadiliko1

mbalimbali yanatekelezwa kufikia azma hiyo. Mabadiliko hayo ni pamoja nakuwa na:-• Sera ya Menejimenti ya Ajira katika Utumishi wa Umma ya mwaka 1998.• Sheria ya Utumishi wa Umma Na. 8 ya mwaka 2002.• Kanuni za Utumishi wa Umma za mwaka 2003.• Miundo mipya ya utumishi.Kutokana na mabadiliko haya ya sera na mifumo ya menejimenti na usimamizi,Serikali imeamua kubadilisha mfumo wa upimaji wa utendaji kazi kutoka huuuliopo na kuanzisha mfumo tofauti. Lengo ni kuwa na utendaji kazi wenyemalengo unaojihusisha na matokeo na unaotoa changamoto kwa watumishikujiendeleza na kujenga uwezo wa kuboresha utendaji wao.2.0 UTARATIBU UTAKAOTUMIKA: UWEKAJI WA MALENGO YA KAZIKuanzia sasa mfumo wa upimaji utendaji kazi utakuwa ni wa wazi au “OpenPerformance Review and Appraisal System – OPRAS”.2.1. Msingi mkubwa katika mfumo huu mpya ni kuwa na malengo mahususiya kazi ya mwaka kwa kila mtumishi, tathmini ya utendaji ya nusu mwakana tathmini ya utendaji wa mwaka mzima ambazo zote zitafanywa kwauwazi.2.2. Kuwepo kwa makubaliano ya malengo ya kazi kwa mwaka ambayoyatakuwa msingi wa mkataba wa utendaji kazi kati ya mtumishi namsimamizi.2.3. Malengo ya kazi ya mwaka kwa kila mtumishi yanayotokana na malengoya kazi ya mwaka yaliyoainishwa katika mpango wa kimkakati wa Taasisihusika (Strategic Plan).2.4. Kila mtumishi atashiriki katika kupanga malengo yake ya kazi nakufahamu uhusiano uliopo kati ya malengo ya mtumishi binafsi namalengo ya Idara/Taasisi/asasi anayofanyia kazi.2

3.0. UTEKELEZAJIWaajiri wote katika Sekta ya Utumishi wa Umma sasa watatumia fomu TFN 832badala ya TFN 743 na nyinginezo.3.1 Utekelezaji wa utaratibu huu wa upimaji utendaji kazi wa watumishi waUmma kwa uwazi utamhusu kila mwajiri na kila mtumishi wa Umma. Ilikupima utendaji kazi, waajiri na waajiriwa watalazimika kufuata utaratibuna mwongozo uliofafanuliwa hapa chini.3.1.1. Mikataba ya Utendaji KaziKila mtumishi wa umma atatakiwa kusaini mkataba wa utendajikazi (Performance Contract) na msimamizi wake wa kazimkataba ambao utajumuisha malengo waliyokubaliana pamojana rasilimali inayohitajika ili kutekeleza malengo hayo. Piamsimamizi wa kazi husika ndiye atapima utendaji kazi wawatumishi aliosaini nao mkataba wa utendaji kazi, kwakuzingatia malengo yaliyoainishwa katika mikataba ya utendajikazi. Utaratibu wa kusaini mikataba ya kazi utakuwa kamaifuatavyo:(i)Watendaji Wakuu (Chief Executives)• Katibu Mkuu wa Wizara atasaini mkataba na Waziriwa Wizara husika baada ya kushauriana na KatibuMkuu Kiongozi.• Mkuu wa Idara Inayojitegemea atasaini mkataba naKatibu Mkuu Kiongozi baada ya kushauriana naKatibu Mkuu wa Wizara yenye dhamana na Idarahusika.3

(b) Katibu Tawala wa Mkoa atapimwa na Mkuu wa Mkoabaada ya kushauriana na Katibu Mkuu Ofisi ya Rais,Tawala za Mikoa na Serikali za Mitaa,(c)Mkurugenzi wa Uhamiaji na Kamishna wa Zimamoto naUokoaji atapimwa na Katibu Mkuu, Wizara ya Mambo yaNdani ya Nchi,(d) Mkuu wa Idara Inayojitegemea atapimwa na Wazirimwenye dhamana na Idara inayohusika baada yamashauriano na Mwenyekiti kama idara hiyo inaongozwana Mwenyekiti,(e)Watumishi wengine wote ambao hawakuorodheshwakatika aya (a) – (d) watapimwa utendaji wao nawasimamizi wa sehemu zao za kazi.3.1.3. Makubaliano katika Upimaji wa Utendaji Kazi.• Iwapo panatokea kutokukubaliana kati ya msimamizina mtumishi katika kupimwa utendaji kazi, utaratibuhuu unatoa nafasi ya kumhusisha mtu wa tatuanayefahamu kwa undani kazi za eneo husika ili atoemaoni yake ambayo msimamizi na mtumishiwatayachukulia maanani katika kukamilisha zoezi laupimaji utendaji kazi.• Pale ambapo hapatakuwa na makubaliano katika upimajiwa utendaji kazi kati ya msimamizi na mpimwajimsimamizi atamshauri mpimwaji kuwasiliana namamlaka ya juu zaidi. Aidha pale ambapo hapatakuwana makubaliano kati ya Waziri na Katibu Mkuu, Waziriatatakiwa kupata ushauri kutoka Tume ya Utumishi wa5

Umma ambapo Tume itateua mjumbe wake ambayeatatoa ushauri. Endapo baada ya kupata ushauri badopande hizo mbili hazitafikia makubaliano, mjumbe waTume atatakiwa kuandaa taarifa na mapendekezo yakena kuyawasilisha kwa Tume ambayo hatimayeitawasilisha kwa Katibu Mkuu Kiongozi kwa uamuzi wamwisho.3.1.4. Hati ya MkatabaUtaratibu wa kuandaa taarifa ya tathmini ya utendaji kaziutatekelezwa kwa kutumia Fomu TFN.832 iliyoambatanishwana Waraka huu. Fomu hiyo ndiyo itakayokuwa hati ya mkatabawa utendaji kazi (Performance Contract) kati ya mwajiri namwajiriwa.(i)Taarifa za nusu mwaka.Kila mtumishi wa umma ataandaa taarifa ya tathmini yakazi kwa kila miezi sita. Taarifa hiyo itajadiliwa kati yamsimamizi wa kazi na mwajiriwa.(ii) Taarifa za mwaka.Kila mtumishi wa umma ataandaa taarifa ya tathmini yautendaji kazi kwa kila mwaka. Taarifa hiyo itajadiliwakatika kikao cha pamoja kila mwisho wa mwaka kati yamsimamizi na mtumishi ili kutathmini mafanikio namatatizo yaliyojitokeza ili kukubaliana namna yakufanikisha malengo ya baadaye ya kazi na ya mwajiriwakatika maendeleo yake ya kazi kwa mfano kuthibitishwakazini, kuongeza ujuzi, nyongeza ya mshahara,kupandishwa cheo na kadhalika.(iii) Usambazaji wa Taarifa.6

Kila mwajiri atatakiwa kuhakikisha kuwa taarifa za kupimautendaji kazi wa kila mtumishi zinaandaliwa kikamilifu nanakala moja ya taarifa inawekwa katika jalada binafsi lamtumishi anayepimwa utendaji kazi wake. Nakalanyingine atapewa mtumishi anayepimwa na nyinginekusambazwa kwa utaratibu ufuatao:(a) Kama anayepimwa ni Katibu Mkuu nakala mojaitawasilishwa kwa Katibu Mkuu Kiongozi.(b) Kama anayepimwa ni Katibu Tawala wa Mkoanakala moja itawasilishwa kwa Katibu MkuuKiongozi, Katibu Mkuu Ofisi ya Rais, Tawala zaMikoa na Serikali za Mitaa na nakala nyingine kwaKatibu Mkuu Ofisi ya Rais, Menejimenti ya Utumishiwa Umma.(c) Kama anayepimwa ni Mkurugenzi wa Uhamiaji auKamishna wa Huduma za Zimamoto na Uokoaji,nakala moja itawasilishwa kwa Katibu Mkuu Wizaraya Mambo ya Ndani na nakala nyingine kwa KatibuMkuu, Ofisi ya Rais, Menejimenti ya Utumishi waUmma.(d) Kwa watumishi wengine wa umma walio katikangazi ya Maafisa Wakuu (principal level) nakalamoja itawasilishwa kwa Katibu Mkuu Ofisi ya Rais,Menejimenti ya Utumishi wa Umma.(e) Kwa watumishi wengine wa Umma wanaofanya kazikatika Idara Zinazojitegemea/Vitengo nakala mojaitawasilishwa kwa Katibu Mkuu wa Wizarainayohusika na kuwekwa kwenye jalada lake binafsi.7

(f) Kwa walimu nakala moja itawasilishwa Idara yaWalimu, Tume ya Utumishi wa Umma.(g) Kwa Wakurugenzi wa Halmashauri za Wilaya, Miji,Manispaa na Jiji nakala moja itawasilishwa kwaKatibu Mkuu, Ofisi ya Rais, Tawala za Mikoa naSerikali za Mitaa na nakala nyingine kwa KatibuMkuu, Ofisi ya Rais, Menejimenti ya Utumishi waUmma.4. MWAJIRIMwajiri ndiye mwenye dhamana ya kuhakikisha kwamba utaratibu huuwa kupima utendaji kazi kwa uwazi unatekelezwa.5. TAREHE YA KUANZA KUTUMIKAWaraka huu unafuta barua yangu Kumb. Na.BD/46/352/01/36 ya tarehe01 Februari, 2002 iliyotoa maelekezo kuhusu matumizi ya Fomu Na.TFN.832 kwamajaribio badala ya Fomu TFN.743 ambayo sasa inafutwa.Waraka huu utaanza kutumika tarehe 1 Septemba, 2004.Joseph A. M. RugumyamhetoKATIBU MKUU (UTUMISHI)8