Regulamin organizacyjny administracji KUL

II. Procesy administracyjne§ 101. Przedsięwzięcia wykraczające poza zakres kompetencji jednej jednostki organizacyjnejadministracji mogą być realizowane w ramach procesów administracyjnych.2. Procesem administracyjnym jest zespół zadań służących realizacji przedsięwzięcia wynikającegoz przepisów prawa lub określonego przez organy Uniwersytetu.3. Rektor, prorektorzy, dziekani lub dyrektor administracyjny w ramach obszarów swoichkompetencji mogą wskazywać przedsięwzięcia, które stają się procesami administracyjnymi iokreślać terminy ich realizacji.§ 111. Za realizację procesu administracyjnego odpowiada koordynator procesu wyznaczony przezRektora, prorektorów, dziekanów lub dyrektora administracyjnego.2. Do zadań koordynatora procesu należy:a) planowanie przebiegu procesu;b) określanie kompetencji koniecznych do realizacji procesu i wnioskowanie do kierownikajednostki organizacyjnej administracji o wyznaczenie uczestników procesu;c) rozpoczynanie i zamykanie procesu;d) szkolenie uczestników procesu;e) prowadzenie dokumentacji procesu;f) uzgadnianie z koordynatorami innych procesów wzajemnych relacji między procesami.3. Uczestnik procesu odpowiada przed koordynatorem procesu za realizację powierzonych muzadań.§ 121. Procesy administracyjne realizowane są w zespołach, niezależnie od podległości służbowych.2. Kierownicy jednostek organizacyjnych administracji odpowiadają za zapewnienie odpowiednichwarunków pracy do prawidłowej realizacji zadań powierzonych podległym im pracownikomwchodzącym w skład zespołu realizującego proces administracyjny.3

14) Audytor wewnętrzny15) Biuro Współpracy z Zagranicą16) Dział Informacji i Promocji Uniwersytetu17) Dział Toku Studiów• Samodzielne Stanowisko ds. Studentów Niepełnosprawnych18) Dział Studenckich Spraw Socjalnych19) Sekretariat Kolegium Międzywydziałowych Indywidualnych Studiów Humanistycznych20) Sekretariat Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych21) Sekretariat Studium Wychowania Fizycznego i Sportu22) Sekretariat Studium Przysposobienia Obronnego23) Uniwersyteckie Centrum Studiów Podyplomowych i Doskonalenia Zawodowego24) Biuro Zawodowej Promocji Studentów i Absolwentów25) Dział Teleinformatyczny• Sekcja Interwencji• Sekcja Analiz i Administracji Systemami Teleinformatycznymi• Ośrodek Obliczeniowy26) Dział Koordynacji Programów Europejskich27) Dział Zamówień i Zaopatrzenia• Sekcja Zamówień• Sekcja Zaopatrzenia• Sekcja Magazynów28) Dział Administracyjno-Gospodarczy• Sekcja Ruchomości• Sekcja Transportu• Sekcja Zieleni• Sekcja Pralni29) Dział Żywienia Zbiorowego• Stołówka akademicka A• Stołówka akademicka B30) Dział Administracji Obiektami KUL31) Dział Administracji Domami Studenckimi32) Dział Obsługi WZNPiE33) Dział Obsługi WZNoS34) Wewnętrzna Straż Porządkowa7

35) Dział Remontów i Warsztatów2. Szczegółowa struktura administracji określona jest w załączniku do Regulaminu.§ 22Do zadań Kancelarii Rektorskiej, w skład której wchodzą Sekretariat Rektora i Sekretariatyprorektorów należy w szczególności:1) obsługa administracyjna Rektora i prorektorów;2) przyjmowanie i ewidencjonowanie skarg, wniosków i korespondencji kierowanej do władzUniwersytetu oraz nadzór nad ich załatwianiem.§ 23Do zadań Sekretariatu Dyrektora administracyjnego należy w szczególności:1) obsługa administracyjna dyrektora administracyjnego;2) przyjmowanie i ewidencjonowanie skarg, wniosków i korespondencji kierowanej dodyrektora administracyjnego oraz nadzór nad ich załatwianiem.§ 24Do zadań Biura Rzecznika Prasowego należy w szczególności:1) prezentowanie oficjalnych stanowisk, opinii i komunikatów władz Uniwersytetu w mediach;2) organizacja i upowszechnianie stałych kontaktów z mediami;3) gromadzenie dokumentacji publikacji na temat działalności Uniwersytetu.§ 25Do zadań Działu Organizacyjno-Prawnego należy w szczególności:1) realizacja zadań dotyczących organizacji i funkcjonowania oraz struktury Uniwersytetu;2) opracowywanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych i schematóworganizacyjnych jednostek Uniwersytetu;3) opieka nad pieczęciami i symbolami Uniwersytetu;4) prowadzenie dokumentacji audytu i kontroli wewnętrznych i zewnętrznych prowadzonychw Uniwersytecie;5) informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym działalnościUniwersytetu;6) przygotowywanie opracowań dotyczących planowania rozwoju Uniwersytetu.§ 26Szczegółowe zadania samodzielnego stanowiska radcy prawnego, bezpośrednio podległegoRektorowi, określają odrębne przepisy.8

§ 27Do zadań Działu Spraw Pracowniczych należy w szczególności:1) bieżąca analiza stanu i struktury zatrudnienia;2) prowadzenie spraw związanych z przebiegiem zatrudnienia;3) kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy;4) administrowanie Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych;5) prowadzenie spraw emerytalno-rentowych.§ 28Do podstawowych zadań Działu Księgowości należy prowadzenie księgowości zgodnie zprzepisami prawa.§29Do zadań Działu Finansów należy w szczególności:1) planowanie wykorzystania środków finansowych będących w dyspozycji Uniwersytetu;2) czuwanie nad prawidłową gospodarką środkami finansowymi;3) obsługa finansowa Uniwersytetu;4) organizowanie zbiórek na rzecz Uniwersytetu i prowadzenie dokumentacji wpływówspołecznych oraz utrzymywanie kontaktów z darczyńcami.§30Do zadań Działu Inwestycji należy w szczególności:1) zapewnienie formalnych możliwości realizacji planów inwestycyjnych Uniwersytetu;2) kompleksowa realizacja inwestycji w Uniwersytecie;3) prowadzenie dokumentacji technicznej obiektów Uniwersytetu.§31Do zadań Działu Obsługi Badań i Projektów Naukowych należy w szczególności:1) opracowywanie planów finansowania badań i projektów naukowych;2) kontrola formalna i finansowa realizowanych badań i projektów;3) prowadzenie ewidencji prac naukowo-badawczych.§ 32Do zadań Kancelarii Ogólnej należy w szczególności:1) przyjmowanie, segregowanie, ewidencjonowanie oraz wysyłanie korespondencji krajowej izagranicznej ze wszystkich jednostek organizacyjnych, a także kolportaż korespondencjiprzychodzącej;2) zamawianie prenumeraty publikacji urzędowych oraz ich archiwizowanie;3) zamawianie i ewidencja druków urzędowych oraz ich likwidacja.9

§ 33Do zadań Kancelarii Tajnej należy w szczególności:1) przyjmowanie i rejestrowanie dokumentów niejawnych;2) koordynowanie obiegu dokumentów niejawnych;3) realizacja zadań wynikających z odrębnych przepisów.§ 34Do zadań samodzielnego stanowiska ds. Obrony Cywilnej należy w szczególności:1) organizowanie spraw związanych z obroną cywilną w Uniwersytecie;2) sporządzenia analiz i sprawozdań w zakresie obrony cywilnej;3) nadzorowanie zasobów magazynu sprzętu obrony cywilnej;4) szkolenie pracowników w zakresie obrony cywilnej;5) realizacja zadań wynikających z odrębnych przepisów.§ 35Do zadań samodzielnego stanowisko ds. BHP należy w szczególności:1) kontrola warunków pracy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;2) szkolenie pracowników i studentów;3) przygotowywanie planów poprawy warunków pracy;4) realizacja zadań wynikających z odrębnych przepisów.§ 36Do audytora wewnętrznego należy realizacja zadań wynikających z odrębnych przepisów.§ 37Do zadań Biura Współpracy z Zagranicą należy w szczególności:1) obsługa wymian międzynarodowych studentów i pracowników Uniwersytetu;2) obsługa umów o współpracy Uniwersytetu z zagranicą;3) sporządzanie tłumaczeń i obsługa korespondencji zagranicznej Uniwersytetu, w zakresieokreślonym przez Rektora;4) obsługa współpracy z międzynarodowymi ośrodkami naukowo-dydaktycznymi iorganizacjami wspierającymi KUL;5) opieka nad delegacjami i gośćmi zagranicznymi.§ 38Do zadań Działu Informacji i Promocji Uniwersytetu należy w szczególności:1) kreowanie pozytywnego wizerunku Uniwersytetu w kraju i za granicą;2) prowadzenie multimedialnej dokumentacji życia Uniwersytetu;3) obsługa uroczystości i wydarzeń uniwersyteckich;10

4) opracowywanie i upowszechnianie materiałów informacyjnych i promocyjnych.§ 39Do zadań Działu Toku Studiów należy w szczególności:1) koordynowanie, we współpracy z dziekanatami, działalności dydaktycznej Uniwersytetu;2) prowadzenie spraw związanych z rekrutacją na studia;3) koordynowanie organizacji praktyk studenckich;4) wspieranie studentów ze wszystkimi rodzajami niepełnosprawności.§ 40Do zadań Działu Studenckich Spraw Socjalnych należy w szczególności:1) prowadzenie akcji informacyjnej w zakresie pomocy materialnej;2) obsługa studentów i doktorantów w zakresie pomocy materialnej;3) obsługa administracyjna komisji opiniujących wnioski w sprawie pomocy materialnej;4) prowadzenie ubezpieczeń studentów i doktorantów.§ 41Do zadań Sekretariatu Kolegium MISH należy w szczególności:1) obsługa administracyjna Kolegium MISH;2) obsługa studentów w zakresie toku studiów;3) koordynowanie prac związanych z prawidłowym przebiegiem toku studiów.§ 42Do zadań Sekretariatów Studium Praktycznej Nauki Języków Obcych, Studium WychowaniaFizycznego i Sportu oraz Studium Przysposobienia Obronnego należy w szczególności:1) obsługa administracyjna studium;2) obsługa studentów w zakresie właściwym jednostce;3) koordynowanie prac związanych z prawidłowym przebiegiem toku studiów w zakresiewłaściwym jednostce;4) prowadzenie spraw kadry dydaktycznej jednostki.§ 43Do zadań Uniwersyteckiego Centrum Studiów Podyplomowych i Doskonalenia Zawodowegonależy w szczególności:1) obsługa słuchaczy studiów podyplomowych i innych form doskonalenia zawodowego;2) prowadzenie spraw związanych z rekrutacją;3) marketing i promocja różnych form doskonalenia zawodowego prowadzonych przezUniwersytet we współpracy z Działem Informacji i Promocji Uniwersytetu;4) koordynowanie realizowanych przez Uniwersytet studiów podyplomowych i innych form11

doskonalenie zawodowego;5) prowadzenie spraw kadry dydaktycznej w zakresie obsługi studiów podyplomowych iinnych form doskonalenia zawodowego.§ 44Do zadań Biura Zawodowej Promocji Studentów i Absolwentów KUL należy w szczególności:1) pomoc studentom i absolwentom w wyborze drogi rozwoju zawodowego;2) współpraca z pracodawcami;3) badanie rynku pracy w zakresie zapotrzebowania na pracowników o określonychkwalifikacjach.§ 45Do zadań Działu Teleinformatycznego należy w szczególności:1) prowadzenie ewidencji zasobów informatycznych i teleinformatycznych Uniwersytetu;2) nadzór nad sprzętem, oprogramowaniem i sieciami teleinformatycznymi;3) obsługa informatyczna wszystkich jednostek organizacyjnych Uniwersytetu;4) tworzenie, wdrażanie i doskonalenie zintegrowanego systemu bazodanowego;5) koordynowanie zakupów sprzętu i oprogramowania komputerowego dla wszystkichjednostek organizacyjnych;6) świadczenie usług obliczeniowych dla Uniwersytetu.§ 46Do zadań Działu Koordynacji Programów Europejskich należy w szczególności:1) prowadzenie działalności informacyjnej i szkoleniowej w zakresie możliwości pozyskiwaniaśrodków z funduszy Unii Europejskiej;2) pomoc w przygotowywaniu wniosków o realizację zadań finansowanych ze źródełzewnętrznych;3) koordynowanie projektów realizowanych z funduszy Unii Europejskiej przez jednostkiorganizacyjne Uniwersytetu.§ 47Do zadań Działu Zamówień i Zaopatrzenia należy w szczególności:1) dokonywanie zamówień zgodnie z wymogami prawa;2) zapewnienie racjonalnej gospodarki zaopatrzeniowej dla potrzeb wszystkich jednostekUniwersytetu;3) zarządzanie zapasami magazynowymi;4) bieżąca analiza rynku w zakresie zaopatrzenia i dostaw.12

§ 54Do zadań Wewnętrznej Straży Porządkowej należy w szczególności:1) zapewnienie bezpieczeństwa na terenie Uniwersytetu;2) ochrona uniwersyteckich uroczystości i imprez masowych.§ 55Do zadań Działu Remontów i Warsztatów należy w szczególności:1) przygotowywanie rocznych planów remontów obiektów Uniwersytetu;2) dokonywanie okresowych przeglądów stanu technicznego obiektów;3) realizacja zatwierdzonych planów remontowych.4) usuwanie awarii i bieżąca konserwacja obiektów i instalacji technicznych.IX. Postanowienia końcoweWykładni Regulaminu dokonuje Rektor.§ 5614