Prirucnik za polaganje strucnog upravnog ispita

Priručnik za polaganje stručnog upravnog ispitaCilj obavljanja navedenih poslova jeste da se registraturski materijal i arhivska građakoja nastane u radu organa uprave zaštiti od nestajanja, uništenja te da se sačuva registraturskimaterijal registraturskog materijala, u sređenom i sigurnom stanju, u arhivama organa upravedo preuzimanja u nadležni arhiv.Nadležni arhiv za organe uprave Bosne i Hercegovine je Arhiv Bosne i Hercegovine.a) Arhiviranje i čuvanje završenih predmeta i akataZavršna faza u obavljanju uredskog poslovanja je arhiviranje predmeta i akata.Svaki organ uprave u okviru svoje pisarnice ima arhivu. U arhivu se odlažu završeni(riješeni) predmeti i akti. Predmete i akte u arhivu odlaže ovlašteni zaposleni u pisarnici. Prijestavljanja predmeta u arhivu, taj zaposleni dužan je izvršiti određene provjere čiji je cilj da seutvrdi da li je određeni predmet ili akt u cijelosti završen, bez obzira na činjenicu da je todužan učiniti i državni službenik koji je bio obrađivač predmeta. Osim toga, zaposleni upisarnici treba provjeriti da li se u spisu nalazi neki dokument koji treba vratiti stranci, da li uspisu ima dokumenata iz nekog drugog predmeta ili nedostaje akt koji je upisan na prvojunutrašnjoj strani omota za akte, odnosno da li su upisani svi prilozi koji se nalaze upredmetu.Prije stavljanja predmeta u arhivu vrši se njihovo sređivanje tako što se slažu poklasifikacionim oznakama, a unutar tih oznaka po rednim brojevima iz odgovarajuće knjigeevidencije (upisnik, djelovodnik i dr.) u koju su zavedeni.Predmeti i akti iste klasifikacione oznake odlažu se, u pravilu, u poseban fasciklnamijenjen samo za te predmete i akte. Prema tome, treba formirati onoliko fascikli kolikoima klasifikacionih oznaka, a kao fascikl može služiti omot, kutija, sanduk i sl.Zaposleni u pisarnici zadužen za poslove arhiviranja neposredno brine o rukovanju ičuvanju predmeta i akata koji su stavljeni u arhivu. Rukovanje podrazumijeva da se arhiviranipredmeti ne mogu proizvoljno i samostalno uzimati i koristiti, već se to može raditi samo napropisani način.Ako se neki predmet ili akt treba izuzeti iz arhive, to se može učiniti samo uzizdavanje reversa. Kada se izuzeti predmet ili akt vrati, revers se poništava. Reversi su, prematome, svojevrsna privremena evidencija o rukovanju arhiviranim predmetima. Revers se čuvau fasciklu, a po povratku predmeta, revers se poništava i vraća državnom službeniku koji ga jepotpisao.Kada postoji potreba da se predmet ili akt koji se nalazi u arhivi razgleda ili prepiše, teradnje mogu se obaviti u skladu s odredbom ZUP-a. Ako zainteresirano lice koje imaodređeni pravni interes treba razgledati ili prepisati neki predmet ili akt, može, pismeno iliusmeno, podnijeti odgovarajući zahtjev da mu se to dopusti uz istovremeno podnošenjedokaza o postojanju tog pravnog interesa.O aktima, dokumentima, uvjerenjima, potvrdama i sl., koje se nalaze u arhivi organauprave, mogu se izdavati njihovi prijepisi na način kako je to regulirano propisima oovjeravanju potpisa, rukopisa i prijepisa.b) Vođenje i korištenje arhivske knjigeArhivsku knjigu, u koju se evidentira ukupni registraturski materijal koji nastane uradu organa uprave u toku jedne godine, dužni su voditi svi organi uprave.Registraturski materijal upisuje se u arhivsku knjigu na kraju svake godine.Predmet upisa u arhivsku knjigu su registraturske jedinice u kojima se, poodgovarajućim predmetnim cjelinama, odlaže registraturski materijal. Predmeti i akti upisuju115