Priručnik <strong>za</strong> <strong>polaganje</strong> stručnog <strong>upravnog</strong> <strong>ispita</strong>povjerljivu poštu dežurni <strong>za</strong>posleni može otvoriti samo ako je <strong>za</strong> to posebno pismenoovlašten.Pošta koja glasi na ime određenog državnog službenika ili <strong>za</strong>poslenog u organu upraveuručuje se neotvorena tom licu. Ako primalac nakon otvaranja pošiljke utvrdi da pošiljkapredstavlja službeni akt, dužan ga je, najkasnije u roku od 24 sata po prijemu, vratiti pisarniciradi evidentiranja.Prilikom otvaranja pošte mora se paziti da se ne povrijede poštanski žigovi i pečati ilidruge oznake na omotu (adresa pošiljaoca, poštanske naljepnice, oznake pismena i dr.), kao iakti i prilozi koji se nalaze u koverti. Naročito treba provjeriti da li se oznake i brojevinapisani na koverti slažu s oznakama i brojevima primljenog akta. Ako neki od akatanaznačenih na koverti nedostaje, ili su primljeni prilozi bez propratnog akta i obrnuto, ili se nevidi ko je pošiljalac, o tome treba sačiniti službenu <strong>za</strong>bilješku koja će se priložiti uz kovertu.Ovlašteni <strong>za</strong>posleni u pisarnici je u ovakvim slučajevima dužan o tome, ako <strong>za</strong> to postojimogućnost, obavijestiti pošiljaoca.Uz podnesak primljen u koverti obavezno se prilaže i koverta, kad god datum predajepošti može biti važan <strong>za</strong> računanje rokova (rok <strong>za</strong> podnošenje <strong>za</strong>htjeva ili žalbe, rok <strong>za</strong> učešćena konkursu i sl.), ili kad se iz podneska ne može utvrditi mjesto odakle je poslat ili imepodnosioca, a ti podaci su označeni na koverti.Prije otvaranja preporučenih pošiljki i paketa ili druge službene pošte, koja jeprimljena oštećena, a <strong>za</strong> koju postoji sumnja da je neovlašteno otvarana, treba u prisustvu jošdva <strong>za</strong>poslena sačiniti službenu <strong>za</strong>bilješku u kojoj će se konstatirati vrsta i obim oštećenjapošiljke i tu <strong>za</strong>bilješku priložiti uz pošiljku.Ako se nakon otvaranja pošte utvrdi da postoje određeni nedostaci, te nedostatke trebana aktu konstatirati kratkom <strong>za</strong>bilješkom koja se ispisuje neposredno uz otisak prijemnogštambilja (npr. ako aktu nedostaju prilozi navedeni u aktu, upisuje se: «Primljeno bezpriloga», a ako aktu nedostaju samo pojedini prilozi, onda se upisuju nazivi tih priloga i sl.).Ako se u koverti nađe akt adresiran na neki drugi organ uprave ili pravno ili fizičkolice, na tom aktu upisuje se <strong>za</strong>bilješka «Pogrešno dostavljen» i na najpogodniji način, prekokurira ili poštom, dostavlja onome kome je upućen, bez <strong>za</strong>vođenja u osnovne knjigeevidencija.Ako se prilikom otvaranja pošte utvrdi da je uz akt priložen novac ili neka drugavrijednost, na primljenom aktu treba kratkom <strong>za</strong>bilješkom konstatirati njihovu vrstu i iznos(npr. «Primljeno 10 KM» ili «Primljeno poštanskih maraka u vrijednosti od 3 KM», itd.)d) Raspoređivanje (signiranje) pošte, odnosno akataDa bi se moglo pristupiti raspoređivanju pošte, rukovodilac organa uprave rješenjemutvrđuje organi<strong>za</strong>cione jedinice, odnosno radna mjesta u okviru kojih je obavljanje pojedinihposlova iz funkcionalne nadležnosti tog organa uprave, te arapskim brojevima određujenjihove brojčane oznake. Tim rješenjem, oznake organi<strong>za</strong>cionih jedinica, odnosno radnihmjesta određuju se prema pravilniku o unutrašnjoj organi<strong>za</strong>ciji organa uprave.U pravilu, rješenjem se <strong>za</strong> rukovodioca organa uprave određuje broj 01, <strong>za</strong> <strong>za</strong>mjenikarukovodioca 02 (ako postoji <strong>za</strong>mjenik), a nakon toga slijede brojčane oznake <strong>za</strong> organi<strong>za</strong>cionejedinice redoslijedom kojim su one utvrđene u pravilniku o unutrašnjoj organi<strong>za</strong>ciji organauprave. Ako prema tom pravilniku ne postoje organi<strong>za</strong>cione jedinice, onda se u rješenjuodređuju brojčane oznake <strong>za</strong> radna mjesta kojima će se pošta dostavljati u rad. Prema tome,rješenje sadrži: nazive organi<strong>za</strong>cionih jedinica, odnosno nazive radnih mjesta i njihovubrojčanu oznaku.Signiranje pošte znači da se akti, odnosno predmeti raspoređuju na organi<strong>za</strong>cionejedinice, odnosno na radna mjesta kojima predmeti i akti treba da budu dostavljeni u rad.104
Priručnik <strong>za</strong> <strong>polaganje</strong> stručnog <strong>upravnog</strong> <strong>ispita</strong>Signiranje pošte vrši rukovodilac organa uprave ili državni službenik koji je ovlašten<strong>za</strong> signiranje pošte, nakon što otvori i pregleda poštu.Signiranje pošte vrši se tako što se na svaki akt i predmet, poslije otvaranja ipregledanja pošte, na prvoj stranici akta, odnosno predmeta, na slobodnom prostoru upisujebroj organi<strong>za</strong>cione jedinice, odnosno broj radnog mjesta (u pravilu, u desni gornji ugao prvestranice akta) kojem se pošta treba dostaviti u rad, i datum otvaranja i pregledanje pošte (npr.03/26.04.2006.). Signiranje se vrši u skladu s rješenjem o određivanju organi<strong>za</strong>cionihjedinica, odnosno radnih mjesta, kojima se pošta dostavlja u rad.Kada se <strong>za</strong>vrši signiranje pošte, akti, odnosno predmeti predaju se ovlaštenom<strong>za</strong>poslenom u pisarnici na daljnji postupak.5. Pojam i značaj klasifikacionih oznaka predmeta i akataKlasifikacione oznake predmeta i akata služe <strong>za</strong> razvrstavanje predmeta i akata koji sepojavljuju ili nastaju u radu organa uprave.Klasifikacione oznake razvrstane su u odgovarajuće grupe po principu da predmeti iakti iz iste ili slične oblasti predstavljaju jednu grupu. Na taj način utvrđeno je ukupno 50grupa, koje su obilježene arapskim dvoznamenkastim brojevima od 01 do 50.Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacione oznake ima <strong>za</strong> cilj da se odredi oblastu koju predmet i akt spada (npr. oblast finansija, komunikacija i saobraćaja, itd.). Nakonutvrđivanja u koju oblast akt spada, određuje se klasifikaciona oznaka koja je predviđena <strong>za</strong>tu oblast. Razvrstavanje se vrši uvidom u sadržaj predmeta i akata, a onda uvidom uklasifikacione oznake koje su utvrđene <strong>za</strong> svaku upravnu oblast.Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacione oznake vrši <strong>za</strong>posleni u pisarnici, aneposredno se provodi tako što se klasifikaciona oznaka određenog predmeta upisuje uodgovarajuću rubriku prijemnog štambilja.Npr., ako se iz sadržaja akta vidi da se taj akt odnosi na organi<strong>za</strong>ciju i rad organauprave, klasifikaciona oznaka bit će 07 ili ako se akt odnosi na neko pitanje iz oblastiorgani<strong>za</strong>cije i rada ombudsmena, klasifikaciona oznaka bit će 12, itd.Posljednja klasifikaciona oznaka predmeta i akata obilježena je brojem 50 i ovaoznaka je rezervnog karaktera, jer se pod nju svrstavaju oni predmeti i akti koji se ne mogurazvrstati u neku od grupa od 01 do 49.6. Osnovne knjige evidencije u uredskom poslovanjuOsnovne knjige evidencije u uredskom poslovanju vode se u formi upisnika,djelovodnika i knjiga. Postoje sljedeće osnovne knjige evidencije:a) Upisnik prvostepenih predmeta <strong>upravnog</strong> postupka UP-1U upisnik prvostepenih predmeta <strong>upravnog</strong> postupka UP-1 <strong>za</strong>vode se predmeti ukojima se mora voditi upravni postupak i donijeti rješenje. Podaci se upisuju u odgovarajućekolone, koje su predviđene u upisniku, a prema uputstvima koja se nalaze uz upisnik.Upisnik vode svi organi uprave koji u svojoj nadležnosti imaju predmete koji serješavaju u prvostepenom upravnom postupku.b) Upisnik drugostepenih predmeta <strong>upravnog</strong> postupka UP-2Upisnik drugostepenih predmeta <strong>upravnog</strong> postupka UP-2 vode organi uprave koji usvojoj nadležnosti imaju drugostepeno upravno rješavanje. U ovaj upisnik <strong>za</strong>vode se predmeti105