procedura zaprimanja racuna.pdf - KB Merkur

Klinička bolnica "MERKUR
ZAGREB-ZaJčeva ulica 19
Primljeno;
fl fl -M-711«
Org. Jed. SROJ Prilog Vrijednosti
KLINIČKA BOLNICA "MERKUR"
ZAJČEVA 19
10000 ZAGREB
Ur.br:
Zagreb, 25. rujna 2013.
Temeljem Zakona o fiskalnoj odgovornosti (Narodne novine br. 139/10) i Uredbe o sastavljanju i
predaji Izjave o fiskalnoj odgovornosti (Narodne novine br.78/11) sanacijski upravitelj Kliničke
bolnice "Merkur" donosi:
PROCEDURU ZAPRIMANJA RAČUNA, NJIHOVE PROVJERE
I PRAVOVREMENOG PLAĆANJA
Postupak zaprimanja i provjere, te plaćanja po ulaznim računima u Kliničkoj bolnici "Merkur",
provodi se po sljedećoj proceduri:
1.ZAPRIMANJE ISPRAVA
AKTIVNOSTI: Referent u Urudžbenom zapisniku evidentira ulazne račune u knjigu ulaznih
računa Urudžbenog zapisnika, te ih potom dostavlja Odsjeku likvidature sa popratnom
dokumentacijom.
ODGOVORNOSTI: Neposredni izvršitelji iz Urudžbenog zapisnika.
ROK: Odmah po zaprimanju ulaznih isprava.
2. SUŠTINSKA KONTROLA ISPRAVA
AKTIVNOSTI: Djelatnici Skladišta svojim potpisom uz upis datuma kontrole, ovjeravaju ulazne
račune za robu zaprimljenu u Bolničkom skladištu.
Magistre Bolničke ljekarne svojim potpisom uz upis datuma kontrole ovjeravaju ulazne račune za
lijekove i medicinski potrošni materijal zaprimljen u Bolničkoj ljekarni.
Interni naručitelji (osobe koje su inicirale nabavu) usluga ovjeravaju svojim potpisom radni nalog
za izvršene usluge (razni popravci i slično).
Zaposlenici Tehničkog odjela svojim potpisom uz upis datuma kontrole, ovjeravaju radne naloge
za izvršene usluge godišnjeg održavanja medicinske i nemedicinske opreme prema ugovorima o
javnoj nabavi, te primopredajne zapisnike za izvršene radove.
Ova aktivnost predstavlja suštinsku kontrolu kojom se potvrđuje da je:
- roba isporučena ili usluga izvršena u ispravnom stanju,
- u skladu sa zahtijevima naručene vrste, količine i kvalitete,
- u ugovorenom roku,
- na traženu lokaciju Kliničke bolnice "Merkur",
- roba/oprema je instalirana i u upotrebi.
Ukoliko račun nije u skladu sa narudžbom/ugovorom ili popratnom dokumentacijom, likvidator
vraća račun dobavljaču s uputama za daljnje postupanje.
l

ODGOVORNOSTI: Neposredni izvršitelji iz Skladišta, Bolničke ljekarne, Tehničkog odjela,
interni naručitelji usluga.
ROK: Najviše dva radna dana po zaprimanju računa/radnog naloga na provjeru suštinske
kontrole.
3. FORMALNA I RAČUNSKA PROVJERA
AKTIVNOSTI: Nakon što zaprimi ulazne račune iz Urudžbenog zapisnika i po obavljenoj
suštinskoj kontroli, likvidator utvrđuje sadrži li ulazni račun sve zakonske i podzakonske obvezne
elemente:
broj računa i datum izdavanja,
ime i prezime (naziv), adresu i osobni identifikacijski broj poreznog obveznika koji je
isporučio dobra ili obavio usluge (prodavatelja),
ime (naziv), adresu i osobni identifikacijski broj Kliničke bolnice "Merkur" kojoj su dobra
isporučene ili usluge obavljene (kupca),
količinu i uobičajeni naziv isporučenih dobara te vrstu i količinu obavljenih usluga,
- datum isporuke dobara ili obavljenih usluga ili datum primitka predujma u računu za
predujam, ako se taj datum može odrediti i ako se razlikuje od datuma izdavanja računa,
- jediničnu cijenu bez PDV-a odnosno svotu naknade za isporučena dobra ili obavljene
usluge razvrstane po stopi PDV-a,
popuste ili rabate ako nisu uključeni u jediničnu cijenu,
- stopu PDV-a,
svotu PDV-a razvrstanu po stopi PDV-a,
- referencu na broj ugovora/narudžbenice temeljem kojeg su roba/usluge isporučene,
- ostale elemente propisane Zakonom o porezu na dodanu vrijednost i ostalim propisima koji
uređuju sadržaj i obvezu izdavanja računa.
Formalnom kontrolom likvidator također provjerava je li ulaznom računu priložena potrebna
dokumentacija (zahtjevnica, narudžbenica, ponuda, ugovor, otpremnica, radni nalog, zapisnik o
primopredaji radova ili usluga), te postojanje potrebnih potpisa: ovlaštene osobe koja odobrava
evidentiranje isprave u poslovne knjige i osoba zaduženih za postupak suštinske kontrole.
Računskom kontrolom likvidator provjerava ispravnost iznosa na ulaznom računu.
Likvidator provodi postupak računske kontrole ulaznih računa prema unaprijed ugovorenim
uvjetima, odnosno onima navedenima na narudžbenici za lijekove i potrošni medicinski
materijal.
Referent Obračuna prijevoza - Odsjek knjigovodstva kontrolira odgovaraju li jedinične cijene
iskazane na računu unaprijed ugovorenim uvjetima odnosno cijenama naznačenim na
narudžbenici. Navedeni vid kontrole vrši za sve ulazne račune, osim za ulazne račune za
lijekove i potrošni medicinski materijal.
Ukoliko uz račun nije priložena potrebna dokumentacija ili se utvrdi neki drugi nedostatak,
likvidator upućuje račun nadležnoj ustrojstvenoj jedinici na kompletiranje i/ili ispravljanje.
Kao potvrda obavljene formalne i računske kontrole na račun se upisuje datum izvršene kontrole
s potpisom osobe koja je obavila kontrolu.
ODGOVORNOSTI: Neposredni izvršitelji iz Odsjeka likvidature, Obračuna prijevoza - Odsjek
knjigovodstva, te Bolničke ljekarne.
ROK: Odmah po zaprimanju računa.
2

4. ODOBRAVANJE RAČUNA
AKTIVNOSTI: Rukovoditelj Odjela računovodstva stavljanjem svog potpisa na račun odobrava
njegovo evidentiranje (proračunske klasifikacije i knjiženje) u računovodstvenom sustavu.
ODGOVORNOSTI: Rukovoditelj Odjela računovodstva, njegov zamjenik.
ROK: Jedan dan po zaprimanju ulaznog računa na odobrenje.
5. EVIDENTIRANJE, ODLAGANJE I ČUVANJE ISPRAVA
AKTIVNOSTI: Po provedenoj kontroli, ulaznom računu se dodjeljuje redni broj, razvrstava se
prema proračunskoj klasifikaciji, te se uvodi u računovodstveni sustav. Po završetku knjiženja
računi se zajedno sa svim prilozima odlažu u registratore ulaznih računa.
ODGOVORNOSTI: Neposredni izvršitelji Odsjeka knjigovodstva: konter, knjigovođa glavne
knjige, knjigovođa dobavljača.
ROK: Ulazne račune sa popratnom dokumentacijom odlaže knjigovođa dobavljača odmah po
završetku knjiženja; temeljnice odlaže konter tri dana po završetku mjesečnog obračuna;
temeljnice blagajne i banke odlaže knjigovođa glavne knjige tri dana po završetku mjesečnog
obračuna.
Knjigovodstvene isprave se čuvaju u roku propisanom Pravilnikom o proračunskom
računovodstvu i računskom planu.
6. PLAĆANJE
AKTIVNOSTI: Temeljem provedenih potrebnih kontrola (likvidature) i ovjerenih knjigovodstvenih
isprava, voditelj Odsjeka likvidature priprema naloge za plaćanje u sustavu e-Zaba te ih
dostavlja ovlaštenim potpisnicima na potpis. Vrši kontrolu odabranih računa, provjerava
ispravnost transakcijskih računa te obavlja ostale provjere kojima se izbjegava plaćanje već
plaćenih računa. Prema datumu dospijeća a u skladu sa raspoloživim financijskim sredstvima,
sanacijski upravitelj, odnosno zamjenik ravnatelja u suradnji sa pomoćnikom ravnatelja za
financijsko poslovanje, svojim potpisom na izlistu naloga za plaćanje iz sustava e-Zaba daje
odobenje za isplatu.
ODGOVORNOSTI: Neposredni izvršitelji iz Odsjeka likvidature, rukovoditelj Odjela
računovodstva, pomoćnik ravnatelja za financijsko poslovanje, zamjenik ravnatelja, sanacijski
upravitelj.
ROK: Prema dospijeću, odnosno u roku propisanom Zakonom o financijskom poslovanju i
predstečajnoj nagodbi, a u skladu sa raspoloživim financijskim sredstvima.
Danom stupanja na snagu ove Procedure prestaje važiti Procedura zaprimanja računa, njihove
provjere i pravovremenog plaćanja donesena 26. travnja 2012. godine, ur. broj: 01-3285. Ova
Procedura objavljena je na oglasnoj ploči Kliničke bolnice "Merkur" dana n 9 -10- 2013 i
primjenjuje se osmog dana od dana objave na oglasnoj ploči.
3

AKT IZRADIO ZA POTPIS;?]
Antonela Vučić, dipl.oec.
DRUGI SLUŽBENICI SUDJELOVALI U IZRADI
AKATA:
Rajka Žauher, dipl.oec.
AKT ODOBRIO; /
Goran Čuka, dip.oec.
Dostaviti:
Oglasna ploča
Objava na internetskim stranicama KB "Merkur"
Odjel računovodstva
Odjel za pravne i kadrovske poslove
Tehnički odjel
Bolnička ljekarna
4