hankekutse majutus-toitlustus_HEV konverents - Riiklik Eksami ja ...

Kutsume osalema Riikliku Eksami- ja Kvalifikatsioonikeskuse (edaspidi Hankija) poolt korraldatud lihtsustatud
menetlusega hankes „Seminariruumide rentimine koos toitlustamis- ja majutamisteenusega“.
1. Hanke eesmärgiks on ESF programmi „Kutsehariduse sisuline arendamine 2008-2013“ raames leida 17.-
18.11.2011. a toimuva konverentsi (Ainulaadne õppija – märkan, hoolin, arvestan) läbiviimiseks sobivad
ruumid koos toitlustamis- ja majutamisteenusega.
2. Osalejate arv:
Konverentsil osaleb 100 inimest.
3. Konverentsi ajakava:
17.-18.11.2011
Konverentsi päevakava kellaajaliselt:
10.00 Registreerimine, kohv
10.30-13.00 Loengud (konverentsisaal)
13.00 Lõuna
14.00-15.30 Töötoad (5 seminariruumi)
15.30 kohvi- ja vitamiinipaus
16.00-18.00 Loengud (konverentsisaal)
18.00 Õhtusöök
II PÄEV
9.00 Loengud (konverentsisaal)
10.30 Töötoad koos värskendusega (5 seminariruumi):
12.00 Loengud (konverentsisaal)
13.00 Lõuna
4. Nõuded ruumidele:
4.1 ruumid peavad asuma Tallinnas, ühistranspordiga hästi liigipääsetavas kohas, tagatud peavad olema
parkimiskohad vähemalt 40 osalejale;
4.2 kõikidel konverentsipäevadel on Hankija kõigi päevade maksimaalne ruumivajadus: 1 konverentsiruum
(mille mahutavus on teatristiilis 100 inimesele), 5 seminariruumi (mille mahutavus on diplomaadi stiilis 25
inimest);
4.3 Nõuded konverentsiruumile:
- toolide paigutus teatristiilis 100 inimesele
- igal osalejal on kirjutamise võimaldamiseks laud või klapplaud tooli küljes;

- ruumis ei tohi olla poste, mis takistavad vaadet ja liikumist;
- ruum peab olema sundventilatsiooniga;
- elektri pistikupesad arvestuslikult 20% osalejale;
- WIFI vaba juurdepääsuga;
- ruumis peab olema hea akustika (ei tohi kajada).
4.4 Nõuded tehnikale suures loenguruumis:
- dataprojektor, arvuti, ekraan;
- pabertahvel koos 4 värvi markeriga;
- sünkroontõlkeks vajalik aparatuur 100 inimesele.
4.6 Nõuded seminariruumidele:
- toolide ja laudade paigutus diplomaadi stiilis 25 inimesele;
- toolid on liigutatavad ja kergesti teisaldatavad;
- ruumis on dataprojektor, arvuti, ekraan;
- ruumis on pabertahvel koos 4 värvi markeriga;
- ruum peab olema sundventilatsiooniga;
- WIFI vaba juurdepääs;
- ruumis peab olema hea akustika (ei tohi kajada).
4.7 Konverentsi vältel on piisavalt võimalusi kasutada WC-d (eraldi meestele ja naistele);
4.8 Konverentsi mõlema päeva alguses on paigutatud loenguruumi ette eraldi laud registreerimiseks;
4.9 Kõikides konverentsi- ja seminariruumides peab olema nähtavale kohale paigutatud Euroopa Liidu ja
Eesti riigi laualipud;
4.10 Hoonesse sisenemisel peavad olema nähtaval kohal viidad, mis juhatavad osalejad
konverentsiruumidesse.
5. Toitlustamine
Pakkuja korraldab konverentsil osalejate kohvipauside ja lõunapauside ja I konverentsipäeva õhtul
toitlustamise. Kohvipausid ja esimese päeva lõunasöök tuleb tagada kõikidele konverentsil osalejatele,
õhtusöögil ning II päeva lõunasöögil osalejate täpse arvu edastab hankija hiljemalt 1 tööpäeva enne
konverentsi algust.
5.1 Nõuded kohvipausidele:
- konverentsi alguses pakutakse registreerumise ajal kohvi, teed, mahla, soolaseid ja magusaid
suupisteid;

- I päeva kohvipaus (kell 15.30) ning II päeva kohvipaus (kell 10.30) sisaldab kohvi, teed, mahla,
vett, puuvilju ning soolaseid suupisteid. II päeva kohvipaus serveeritakse seminariruumidesse
rühmatööde alguseks;
- kohvipausid on serveerimisvalmis 15 minutit enne kohvipausi alguse kellaaega, konverentsi igal
kohvipausil suupisted varieeruvad.
5.2 Nõuded lõuna – ja õhtusöögile:
- konverentsi igal toidukorral peab olema erinev soe toit;
- toit tuleb serveerida toidunõudelt (mitte kasutada ühekordseid nõusid);
- kõikidele osalejatele peab olema tagatud laua taga söömise võimalus;
- eelistatud on toidu buffet-tüüpi serveerimine;
- I päeva lõunasöök peab sisaldama kahte käiku (soe salat või supp ja magustoit);
- I päeva õhtusöök ning II päeva lõunasöök sisaldab kolm käiku: eelroog, soe pearoog (praad),
magustoit, vesi ja kohv/tee.
6. Majutamine
Pakkuja korraldab konverentsil osalejate majutamise
6.1. nõuded majutusele
- pakkuja peab tagama majutuse kuni 70 konverentsist osavõtjale (täpsema majutujate arvu edastab
Hankija pakkujale hiljemalt 3 tööpäeva enne ürituse algust) 17.-18.11.2011 (1 öö) kahekohalistes
tubades ning kahele osalejale 16.-18.11.2011 (2 ööd) ühekohalistes tubades;
- Ühte tuppa võib paigutada samasoolisi osalejaid. Eri soost osalejad tuleb majutada eraldi tubadesse,
tagades vajadusel täiendavad ühekohalised toad;
- kahekohalises toas peavad voodid asetsema eraldi (twinbed);
- igas toas peab olema WC ja pesemise võimalus (dušš);
- majutus peab olema tagatud samas hoones konverentsiruumiga;
- majutuse hinnas peab sisalduma hommikusöök.
7. Nõuded pakkujale:
Pakkujal puuduvad riigihangete seaduse § 38 lõike 1 punktides 1-3 nimetatud alused. Pakkuja esitab enda
kirjaliku kinnituse nimetatud aluste puudumiste kohta.
8. Nõuded pakkumusele

Pakkumuses palume välja tuua:
8.1 seminariruumide ja majutusruumide asukohad ja kirjeldused;
8.2 pakkuja kinnitus, et seminariruumid ja majutusruumid vastavad hanke dokumentides esitatud tingimustele;
8.3 toitlustamise näidis kohvipauside, lõuna ja õhtusöögi menüü näol;
8.4 Pakkuja kinnitus, et tal puuduvad Riigihangete seaduse § 38 lõike 1 punktide 1-4 alused.
9. Hankija õigused:
9.2 Hankija täpsustab üle 1 tööpäeva enne konverentsi toimumist osalejate arvu ja majutamise vajadused;
9.3. Hankijal on õigus pakkumus tagasi lükata täies mahus kui pakutav maksumus ületab tema rahalisi
vahendeid ja pakkumus ei vasta esitatud tingimustele;
9.4 Hankijal on õigus loobuda pakkumuse osadest.
10. Maksumus
Maksumuse vormis ( lisa1) tuua eraldi välja:
10.1 loenguruumi rendi maksumus (sh tehnika rendi maksumus);
10.2 toitlustamise maksumus (lõunasöökide maksumus ühe inimese kohta, kohvipauside maksumus ühe
inimese kohta, õhtusöögi maksumus ühe inimese kohta).
10.3 majutuse maksumus ühe öö kohta (tuua välja nii kahekohalise toa maksumus kui ühekohalise toa
maksumus)
11. Hindamine
Hindamine 100% maksumus, mis jaguneb:
11.1 Loenguruumi ja tehnika rent 30%:
11.2 Toitlustamine 40 %:
11.3 Majutamine 30 %
12. Pakkumuse esitamine ja tähtaeg
Pakkumus esitada elektrooniliselt digitaalselt allkirjastatuna e-posti aadressil: hanked@ekk.edu.ee
Või esitada kirjalikult paberkandjal (1 originaal ja 4 koopiat) kirjalikult Hankija aadressil:
Riiklik Eksami- ja Kvalifikatsioonikeskus
Üldosakond
Lõõtsa 4
11415 Tallinn

Pakkumuse esitamise viimane aeg: 28.09.2011. a kell 10.00, mis kehtib ka posti teel saabunud
pakkumustele.
13. Lisainformatsioon:
Sisuline info:
kutsehariduse osakonna koordinaator Erle Põiklik, tel 735 0656; e-post: erle.poiklik@ekk.edu.ee
Tehniline info:
programmijuht, Lii Topaasia, tel 735 0713, e-post: lii.topaasia@ekk.edu.ee