Procedury Audytu Wewnętrznego w UM - Biuletyn Informacji ...

1 – numer kolejnego zadania audytowego
06 – oznaczenie roku
Dokumenty, wchodzące w skład akt bieżących, porządkuje się w ramach danego
zadania audytowego dzieląc je na trzy grupy A, B, C.
Grupa A zawiera:
a) chronologicznie uporządkowaną (według dat wytworzenia) korespondencję z komórkami
audytowanymi, lub inną związaną z prowadzeniem zadania audytowego (np. pisma o rozpoczęciu zadania
audytowego, o naradzie otwierającej, zamykającej, pismo przekazujące kierownikom komórek audytowanych
sprawozdanie wstępne bądź ostateczne, wniosek do Burmistrza Pisza proponujący przedłużenie terminu realizacji
zadania audytowego);
b) imienne upoważnienia do przeprowadzania audytu wewnętrznego,
c) dokumenty związane z przygotowaniem programu zadania audytowego oraz sam program zadania
audytowego;
d) protokół z narady otwierającej;
e) wstępne ustalenia i wnioski;
f) sprawozdanie wstępne (a także projekt sprawozdania wstępnego);
g) protokół z narady zamykającej;
h) ewentualną korespondencję z komórką audytowaną dotycząca przyjęcia ustaleń audytora
wewnętrznego, zgłoszenia ewentualnych umotywowanych zastrzeżeń przez audytowanych,
poinformowanie o terminie realizacji zaleceń itp.;
i) stanowisko audytora wewnętrznego wraz z uzasadnieniem, w przypadku
nie uwzględnienia przez niego zgłoszonych dodatkowych wyjaśnień lub zastrzeżeń przez kierownika
komórki audytowanej;
j) sprawozdanie ostateczne;
k) harmonogram wdrożenia zaleceń, przedstawiany przez komórkę lub jednostkę
organizacyjną.
Gromadzenie tej dokumentacji ma na celu umożliwienie sprawnego prześledzenia
procedury podejmowanej w toku wykonywania zadania audytowego.
Grupa B zawiera:
Wszelkie akty prawne związane z audytowaną działalnością, aktualne na dzień
przeprowadzania zadania audytowego oraz w innych okresach niezbędnych przy
dokonywaniu przedmiotowej analizy.
Poza tym :
a) podział zadań audytowanych komórek organizacyjnych;
b) zakresy obowiązków;
c) dokumenty sporządzone przez audytora wewnętrznego oraz otrzymane od osób trzecich
w trakcie przeprowadzania audytu;
d) inne dokumenty o istotnym znaczeniu dla przeprowadzanego audytu wewnętrznego (np. opinie
prawne, pisma od organów nadzorujących związane z prowadzoną działalnością zawierające
wytyczne, wskazówki bądź polecenia).
Powyższe ma umożliwić sprawne dotarcie i poruszanie się po podstawach prawnych regulujących
audytowaną działalność; wykorzystywane głównie na etapie przeglądu wstępnego.
Poza tym ma umożliwić zapoznanie się z dokumentami wytworzonymi przez komórki audytowane w
celu zorganizowania ich działalności.
Grupa C zawiera:
a) wszelkie dokumenty robocze przygotowane przez audytora wewnętrznego w fazie
wstępnej (np.: ścieżki audytu, opisy badanych procedur, graficzne ilustracje procesów,