Procedury Audytu Wewnętrznego w UM - Biuletyn Informacji ...

6) zakresy obowiązków przypisane do określonych stanowisk, jeśli wynika to z potrzeb
audytu;
7) w aktach stałych można również umieścić kartę wzorów podpisów poszczególnych
komórek organizacyjnych.
Teczka akta stałe składają z dwóch części A oraz części B.
Część A akt stałych zawierającej plany audytu wewnętrznego oraz sprawozdania z wykonania planu
audytu wewnętrznego oraz inne dokumenty wytwarzane przez komórkę audytu wewnętrznego.
Część B zawiera pozostałe dokumenty gromadzone w aktach stałych audytu.
Teczka akt stałych w ramach swoich cześć może zawierać podteczki z planami i sprawozdaniami z
kolejnych lat lub inne.
Audytor wewnętrzny zbiera również inne informacje mogące mieć wpływ na
przeprowadzanie analizy ryzyka, w szczególności wykryte w trakcie prowadzonych zadań
audytowych okoliczności wskazujące na konieczność objęcia zainteresowaniem
poszczególnych obszarów działalności. Elementy bądź całość projektu uchwały lub uchwały
budżetowej oraz sporządzane sprawozdania finansowe są dołączane do akt stałych, gdy jest to
niezbędne ze względu na przeprowadzane czynności audytorskie.
Stałe akta audytu podlegają aktualizacji. Akty prawne oraz inne dokumenty są
uaktualniane w trakcie przeprowadzania zadań audytowych. Aktualizacji podlega również
spis obowiązujących aktów prawnych, na którym zamieszcza się datę dokonania aktualizacji.
Aktualizacja powinna być przeprowadzona nie rzadziej niż raz w roku.
Teczki, w których przechowywane są akta stałe, opisuje się na grzbiecie, zgodnie z
poniższym schematem:
AW. 0940 / A /06
gdzie:
AW – symbol literowy Komórki Audytu Wewnętrznego
0940 – oznaczenie zgodne z hasłem klasyfikacyjnym Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt
A – symbol literowy części akt stałych
06 – oznaczenie roku
Na początku każdego tomu akt stałych znajduje się karta informacyjna z przeglądu
dokumentacji oraz spis treści. Osoba dokonująca przeglądu zobowiązana jest do wpisania
odpowiednich informacji na karcie przeglądu.
Strony akt stałych podlegają numeracji.
5.2. BIEŻĄCE
AKTA AUDYTU
Bieżące akta audytu zawierają dokumentację przebiegu i wyniku zadań audytowych.
Burmistrz oraz kierownik komórki audytowanej mają prawo wglądu do bieżących akt audytu.
Akta bieżące prowadzone są w teczkach aktowych odrębnie dla każdego zadania audytowego.
Dokumentacja zawarta w aktach bieżących winna być ponumerowana. Poszczególne strony akt są
numerowane w sposób trwały. Nie nanosi się numeracji na stronach nie zapisanych. W przypadku
danych zawartych na elektronicznych nośnikach informacji lub innych materiałów, których
numerowanie jest bezzasadne, należy dołączyć do materiału zwięzłą informację o jego zawartości
sporządzoną w formie papierowej oraz dokonać oznaczenia wyłącznie stron tej informacji - jak dla
pozostałych stron akt.
Akta bieżące poszczególnych zadań audytowych oznacza się zgodnie z poniższym przykładem:
AW. 0941 - 1/ 06
gdzie:
AW – symbol literowy Komórki Audytu Wewnętrznego
0941 – oznaczenie zgodne z hasłem klasyfikacyjnym Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt