Pravilnik o gibanju knjigovodskih listin - Vrtec Idrija

Na podlagi 4. lena Zakona o raunovodstvu (Ur. l. RS, št. 23/99 in 30/02), Pravilnika o
raunovodstvu, ki ga je ravnateljica Vrtca Idrija sprejel dne, 15. 7. 2003 ter v skladu s
Slovenskim raunovodskim standardom 21, je ravnateljica Vrtca Idrija dne, 30. 1. 2013
sprejela naslednji
PRAVILNIK O GIBANJU KNJIGOVODSKIH LISTIN
1. Opredeljevanje knjigovodskih listin
Knjigovodske listine so praviloma v posebni obliki sestavljeni zapisi o poslovnih dogodkih, ki
spremljajo sredstva, obveznosti do njihovih virov, prihodke in odhodke. Uporabljamo jih za
prenašanje knjigovodskih podatkov. Lahko so tudi v obliki elektronskih zapisov.
Knjigovodske listine v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov morajo poslovne
dogodke izkazovati resnino in pošteno.
Glede na kraj sestavitve obstajajo zunanje in notranje knjigovodske listine. Zunanje
knjigovodske listine sestavljajo v okolju zavoda, v katerem nastanejo zanj pomembni
poslovni dogodki, notranje knjigovodske listine pa v tistih delih zavoda, kjer nastajajo
poslovni dogodki, ali pa v raunovodstvu zavoda.
Zunanje knjigovodske listine so:
a) Listine v zvezi s stvarmi in storitvami:
naroilnice,
dobavnice,
oddajnice,
prejeti rauni,
prejeti dobropisi,
prejeti predrauni in ponudbe,
odlobe o znižanem plailu vrtca.
1

) Listine v zvezi z gibanjem denarja:
izpiski podrauna.
Notranje knjigovodske listine so:
a) Listine v zvezi s stvarmi in aktivnostmi:
izdani rauni,
dobavnice,
naroilnice,
oddajnice materiala,
prejemnice materiala (zeleni listi),
vrailnice materiala,
izdani dobropisi,
listine v zvezi z opravljenimi storitvami za izdajo rauna (priloge k raunu).
b) Listine v zvezi z gibanjem denarja:
nalogi za plailo preko podrauna.
c) Listine za obraun pla, nadomestil pla, stroškov v zvezi z delom ter za delo
preko študentskega servisa, za pogodbe o delu in avtorske honorarje:
delovni listi z vpisano prisotnostjo ali odsotnostjo,
dokumenti za nadomestila (bolniški listi, izredni dopust), prevoz na delo,
dokumenti za odtegljaje (posojila zaposlenih, sindikat ...),
obrauni dela po pogodbah o delu,
obrauni dela po avtorskih pogodbah,
obrauni dela prek študentskega servisa.
d) Listine za izkazovanje terjatev in obveznosti:
opomini za zapadle terjatve.
2. Nastajanje in prenašanje knjigovodskih listin
2

Knjigovodske listine sestavljamo na kraju in v asu njihovega nastanka, in to po naelu
razbremenjevanja, vse podatke na njih izpisujejo tisti, ki se na njihovi podlagi
razbremenjujejo, potrjujejo pa tisti, ki se na njihovi podlagi obremenjujejo.
Izvirne knjigovodske listine o poslovnih dogodkih sestavljajo na kraju in v asu njihovega
nastanka osebe, ki sodelujejo pri njih. Izvirne knjigovodske listine morajo obvezno vsebovati
naslednje prvine:
- podatke o zavodu, v katerem nastajajo poslovni dogodki, in o odgovornih osebah,
- podatke o poslovnem dogodku,
- v denarju izražen obseg sprememb poslovnega dogodka,
- podatke o kraju in datumu izdaje knjigovodskih listin (pri notranjih knjigovodskih
listinah podatki o kraju niso nujni, razen e to zahtevajo zakonski predpisi),
- opredelitev oseb, pooblašenih za podpisovanje takih knjigovodskih listin.
Knjigovodske listine se prenašajo s kraja sestavitve oziroma vstopa v zavod (tajništvo) prek
kraja kontroliranja in obravnavanja podatkov iz njih (tajništvo, pri ravnatelju, v
raunovodstvu) na kraj njihove hrambe (v arhivu zavoda). Prenašanje knjigovodskih listin
mora omogoati, da podatke iz njih knjigovodsko obravnavamo im prej po poslovnem
dogodku.
3. Zunanje knjigovodske listine
Zunanje knjigovodske listine, njihove odgovorne osebe in roki prenosov so:
Dobavnice
Dobavo živil sprejme vodja kuhinje. Hkrati preveri vsebinsko, koliinsko in vrednostno
pravilnost dobave. V primeru odstopanj to zabeleži na dobavnico. Podpis prejemnika
materiala na dobavnici je hkrati prejemnica materiala. Material se knjiži na zalogo in sprejme
v skladiše. En izvod potrjene dobavnice se posreduje v tajništvo. Likovni material in istila
sprejme organizator prehrane/organizator zdravstveno-higienskega režima po zgoraj
navedenem postopku.
Ves ostali material in blago sprejme poslovni sekretar in obvesti osebo, ki je naroala ta
material. V primeru njene odsotnosti sprejme ravnatelj. Preveri vsebinsko, koliinsko in
vrednostno pravilnost dobavnice.
3

Oddajnice materiala
Oddajnico materiala za likovni material in istila izpiše organizator prehrane/organizator
zdravstveno-higienskega režima in jo skupaj z materialom pošlje naroniku. Naronik
oddajnice materiala preveri ujemanje prejetega materiala z listino, jo podpiše in vrne
pošiljatelju.
Enak postopek se izpelje pri izdaji živil v razdelilne kuhinje.
Prejeti rauni
Prejete raune poslovni sekretar evidentira v knjigi prejetih raunov (rona evidenca). Opremi
jih z datumom prejema ter zaporedno številko po evidenci knjige prejetih raunov in jih
podpiše. Preveri vsebinsko, koliinsko in vrednostno skladnost dobavnice s prejetim raunom
in se podpiše v rubriko vsebinska kontrola. V primeru odstopanj obvesti odgovorno osebo.
Prejete raune in dobavnice, podpisane s strani poslovnega sekretarja vsebinsko preveri
ravnatelj in se podpiše v rubriko vsebinska kontrola. Nato jih v elektronsko evidenco prejetih
raunov vnese knjigovodja. Organizator prehrane in ZHR preveri prejete raune s strani
javnega naroila (samo za živila, vse ostale preveri pomonica ravnateljice). S svojim
podpisom v rubriko JN kontrola potrdi pravilnost. Priloga k prejetemu raunu je dobavnica.
Raunovodja preveri prejete raune z vidika formalne kontrole in davka na dodano vrednost.
Vse prejete raune ravnatelj ponovno pregleda in s podpisom odobri plailo dobavitelju. Tako
likvidiran raun oddamo v raunovodstvo za vknjižbo. Na raun je treba vpisati opombe
kontiranja in kdaj je bil raun plaan. Pri nabavi osnovnih sredstev se na raun napiše
inventarno številko osnovnega sredstva in nahajališe.
Prejeti dobropisi
Prejete dobropise poslovni sekretar evidentira v knjigi prejetih raunov (rona evidenca).
Opremi jih z datumom prejema ter zaporedno številko po evidenci knjige prejetih raunov in
jih podpiše. Preveri vsebinsko in koliinsko skladnost vrailnice materiala s prejetim
dobropisom in se podpiše v rubriko vsebinska kontrola. V primeru odstopanj obvesti
odgovorno osebo. Prejete dobropise, podpisane s strani poslovnega sekretarja, ravnatelj
vsebinsko preveri in podpiše v rubriko vsebinska kontrola. Nato jih v elektronsko evidenco
prejetih raunov vnese knjigovodja. Organizator prehrane in ZHR preveri prejete dobropise s
strani javnega naroila. Priloga k prejetemu dobropisu je vrailnica materiala.
4

Raunovodja preveri prejete dobropise z vidika formalne kontrole in davka na dodano
vrednost. Knjigovodja na dobropis vpiše opombe kontiranja in kdaj je bil dobropis zmanjšan
pri plailu rauna oz. od dobavitelja vrailo prejeto. Tako likvidiran dobropis odda v
raunovodstvo za vknjižbo.
Prejeti predrauni in ponudbe
Naroilo za ponudbo in predraun za storitev, nabavo osnovnega sredstva ali drugega
materiala odobri ravnatelj. Postopek realizacije je treba izvesti v skladu z zakonodajo o
javnem naroanju.
Listine v zvezi z gibanjem denarja
Izpiske podrauna (odprtega pri Banki Slovenije) prejema raunovodstvo dnevno z
elektronskega banništva pri UJP. V izpiskih so evidentirane obremenitve in odobritve
podrauna (vse listine, ki se nanašajo na obremenitev, mora predhodno podpisati in odobriti
ravnatelj) in se knjižijo v raunovodstvu. Promet v zvezi z obremenitvami in odobritvami je
pri UJP.
Dokumenti za nadomestila pla
Posamezni zaposleni, ki je bil odsoten in mu pripada nadomestilo, mora dostaviti dokument
(bolniški list), iz katerega je razvidno trajanje odsotnosti. Rok za oddajo v tekoem mesecu v
raunovodstvo je v im krajšem asu oz. do zadnjega dne v mesecu. V primeru, da odsotnost
traja v dveh razlinih mesecih, je potrebno prinesti dokument za vsak mesec posebej.
Dokumenti za odtegljaje pri plaah zaposlenih
Vse dokumente, ki prispejo v zavod in se nanašajo na odtegljaje od plae zaposlenim, je treba
takoj posredovati v raunovodstvo, da jih pravoasno upoštevajo pri obraunu pla.
Obraun dela prek študentskega servisa
Pred zaetkom dela mora pomonik ravnatelja od posameznih študentov, ki bodo delo
opravljali, pridobiti ustrezne napotnice iz študentskega servisa, ter jih posredovati v
raunovodstvo.
Evidence ur se oddajo poslovnemu sekretarju za posamezen mesec zadnji delovni dan v
mesecu. Evidenco ur dnevno podpiše zaposleni, pri katerem je študent delo opravljal ali
pomonik ravnatelja, ki je študenta razporedil na delo. Iz evidence ur mora biti razvidno koga
5

študent nadomeša, število ur opravljenega dela, kraj dela, vrsta dela in število kosil oziroma
malic, ki oziroma e jih je koristil. Raunovodstvo pripravi predlog za izplailo dela preko
študentskega servisa, ki ga ravnatelj odobri in podpiše.
Izplailo opravi študentski servis, zavod plaa študentskemu servisu na podlagi izstavljenega
rauna.
Listine za izkazovanje terjatev in obveznosti
Vse dokumente, ki se nanašajo na terjatve in obveznosti, posredujemo v raunovodstvo.
4. Notranje knjigovodske listine
Naroilnica
Prejete naroilnice potrdi ravnatelj. Ko je opravljena storitev oz. dobava blaga realizirana, se
naroilnico posreduje raunovodji, da izda raun za opravljeno storitev oziroma dobavo blaga.
Izdane naroilnice izpolni poslovni sekretar na podlagi naroila ravnatelja, odgovorna oseba
za podpis pa je ravnatelj. Poleg obveznih podatkov mora naroilnica vsebovati tudi zaporedno
številko. Številenje naroilnic se z novim koledarskim letom zane z zaporedno številko 1.
Po odredbi ravnatelja in na podlagi naroilnice hišnik nabavlja v trgovinah, ki so navedene na
naroilnici.
Prejemnica materiala
Prejemnica materiala se uporablja ob razdelitvi drobnega inventarja, ki se vodi v skupini 041,
to so igrae, kasete, knjige, posoda, posteljnina in drugi pripomoki, ki se vodijo v tej skupini.
Prejemnico materiala za igrae, kasete in knjige izpolni in podpiše ravnatelj, za ostali material
izpolni prejemnico pomonik ravnatelja. Vsaka prejemnica je napisana v treh izvodih, en
izvod prejme prejemnik, en izvod raunovodstvo, en izvod se hrani v arhivu.
Vrailnice materiala oz. spremni dokumenti dobavitelja
Izda jih odgovorna oseba v primeru vraila materiala dobavitelju (reklamacije, zamenjave).
Vrailnica mora poleg obveznih podatkov vsebovati tudi evidenne številke materiala za
evidentiranje v materialnem knjigovodstvu. Vrailnico priložimo kot prilogo k prejetemu
dobropisu s strani dobavitelja. Vrailnico materiala podpiše odgovorna oseba. Tako likvidiran
dobropis mora posredovati v podpis ravnatelju najkasneje v treh dneh od datuma prejema
dobropisa.
6

Potni nalogi
Potne naloge izdaja poslovni sekretar. Poleg obveznih podatkov morajo vsebovati tudi
zaporedno številko, priimek in ime zaposlenega, oznabo relacije, vrsto prevoznega sredstva
ter podatke o planiku stroškov. Potni nalogi se izdajo po odredbi ravnatelja in jih ravnatelj
podpiše pred zaetkom potovanja.
Po konanem potovanju mora posameznik v potni nalog zapisati as trajanja (datum in ura
zaetka ter zakljuka poti), število kilometrov ter druge stroške, za katere mora biti priloženo
obvezno dokazilo o nastanku stroška ter plailu stroška v zvezi s potovanjem.
Tako izpolnjen potni nalog zaposleni vrne poslovnemu sekretarju v podpis najkasneje tri dni
po konanem potovanju. Potni nalog, ki ga podpiše ravnatelj, odda poslovnemu sekretarju v
obraun. Obraunane potne naloge poslovni sekretar posreduje raunovodstvu v izplailo, ki
se izplaajo enkrat meseno pri izplailu plae za pretekli mesec.
Listine v zvezi z opravljenimi storitvami in refundacijskimi zahtevki za izdajo rauna
Ravnatelj oziroma vodje enot morajo v raunovodstvo predložiti dokumente, iz katerih je
razvidno, da je bila opravljena storitev, na podlagi katere se izstavi raun v skladu z davnimi
predpisi. Te dokumente je treba predložiti v raunovodstvo najkasneje v treh dneh po
opravljeni storitvi oziroma pred izdajo rauna. Raunovodstvo izdela raun oz. refundacijski
zahtevek, ga posreduje v podpis ravnatelju ter nato pošlje kupcu.
Izdani rauni
Rauni se izdajajo v raunovodstvu v skladu z zakonskimi predpisi, na podlagi naroilnice ali
pogodbe kupca. Raun se mora izdati v roku 8 dni po izdaji blaga oziroma opravljeni storitvi
oz. zadnji dan v mesecu. Raun mora vsebovati z zakonom predpisane podatke in podpis
odgovorne osebe.
Listine za plailo vrtca (staršev)
Knjigovodja pripravi seznam otrok v doloenih oddelkih za obraun plaila vrtca in ga
posreduje vzgojiteljicam oddelkov. Vzgojiteljica posameznega oddelka mora najkasneje do
zadnjega delovnega dne v mesecu vrniti izpolnjen obrazec. Knjigovodja najkasneje do 8. v
mesecu pripravi obraun in položnice po elektronski pošti pošlje v tisk.
7

Listine v zvezi z gibanjem denarja
Raunovodja pripravi plailne naloge plail za prenos na UJP za obraun pla, podjemnih
pogodb, avtorskih pogodb, dela v splošno korist, usposabljanja na delovnem mestu in
morebitna druga nakazila po odredbi ravnatelja. Plailni nalogi za ostala plaila dobaviteljem
pripravi knjigovodja. Ravnatelj zahtevek pregleda in s podpisom odobri plailo.
Delovni listi z vpisano prisotnostjo (odsotnostjo); Obvestilo o zaasni prerazporeditvi
delovnega asa
Vodja enote pregleda in podpiše evidenco ur za tekoi mesec. Evidenca ur se mora ujemati z
morebitnim obvestilom o zaasni prerazporeditvi delovnega asa. V kolikor je delavec na
bolniškem dopustu, vodja enote pregleda, da je k evidenci ur priložen tudi bolniški list.
Poslovni sekretar mora najkasneje do zadnjega v mesecu za pretekli mesec izpolnjene obrazce
zbrati (evidence ur zaposlenih, obvestilo o zaasni prerazporeditvi delovnega asa in jih
razvrstiti po šifrah zaposlenih). Zbrane evidence ur in prihode odda ravnatelju v vpogled in
podpis. Pregledano in podpisano dokumentacijo za obraunavanje pla ravnatelj odda v
raunovodstvu. Raunovodja ravnatelju predloži zbirno poroilo o obraunanih urah
zaposlenih. Iz tega obrauna morajo biti razvidne obraunane ure prisotnosti na delu,
morebitni obraunani dopust ali boleznine za posameznega zaposlenega. Ravnatelj pregleda
poroilo in ga podpiše.
Povrailo stroškov za prevoz na delo
Obraun potnih stroškov za tekoi mesec: Zaposleni izpolni obrazec, s katerim uveljavlja
povrailo stroškov na delo in z dela. Zaposleni s svojim podpisom jami, da so navedeni
podatki, od katerih je odvisno izplaevanje povrail za potne stroške resnino, tono in da bo
delodajalcem javil vsako spremembo, ki bi lahko vplivala na izplailo teh povrail v roku 8
dni od nastanka spremembe. Zaposleni odda obrazec skupaj z evidenco ur.
Obrauni dela po pogodbah o delu
Predlog za izplailo dela po pogodbi, pripravljen v raunovodstvu zavoda, odobri ravnatelj in
ga podpiše. Pred obraunom dela mora ravnatelj z zaposlenim skleniti pogodbo o delu.
Poslovni sekretar mora skrbeti za sklepanje pogodb o delu s posamezniki ter kopije pogodb
posredovati v raunovodstvo najkasneje v treh dneh po sklenitvi pogodbe. Predlog za
izplailo mora poleg obveznih podatkov vsebovati tudi podatke o vrsti dela, ki ga je
posameznik opravil, številu ur, vrednosti posamezne ure ter skupni znesek za izplailo.
8

Obraun dela po pogodbi se izstavi meseno najkasneje do 15. v mesecu za pretekli mesec.
Obrauni dela po avtorskih pogodbah
Predlog za izplailo dela po avtorski pogodbi, pripravljen v raunovodstvu, odobri ravnatelj in
ga podpiše. Pred obraunom dela mora ravnatelj z avtorjem skleniti avtorsko pogodbo.
Poslovni sekretar mora skrbeti za sklepanje pogodb o delu s posamezniki ter kopije pogodb
posredovati v raunovodstvo najkasneje v treh dneh po sklenitvi pogodbe. Predlog za
izplailo mora poleg obveznih podatkov vsebovati tudi podatke o vrsti dela, ki ga je
posameznik opravil, številu ur, vrednosti posamezne ure ter skupni znesek za izplailo.
Obraun dela po avtorski pogodbi se izstavi meseno najkasneje do 15. v mesecu za pretekli
mesec.
Drugi dokumenti
Vse druge dokumente, ki niso omenjeni v tem pravilniku, iz katerih pa izhajajo poslovni
dogodki, vezani na terjatve, obveznosti, prihodke ali odhodke, mora podpisati ravnatelj, nato
jih v najkrajšem možnem asu posreduje v raunovodstvo, da se lahko evidence vodijo
sprotno in da pri evidentiranju postavk v davnih evidencah ne prihaja do zamud.
Ta pravilnik zane veljati 8 dan po objavi na oglasni deski.
V Idriji, 30.1. 2013
DAMIJANA VELIKONJA
ravnateljica
9