Co je Spisový a skartaÄnà Åád - Statutárnà mÄsto Olomouc
Co je Spisový a skartaÄnà Åád - Statutárnà mÄsto Olomouc
Co je Spisový a skartaÄnà Åád - Statutárnà mÄsto Olomouc
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
MAGISTRÁT T MĚSTA M<br />
OLOMOUCE<br />
Spisový a skartační řád<br />
platný od 1.10.2011<br />
pro MMOl a MPO
Nový Spisový a skartační řád<br />
RMO <strong>je</strong>j 6. září 2011 schválila s účinností od 1. října 2011<br />
I když <strong>je</strong> snaha minimalizovat dopady změn na uživatele,<br />
dopadům se nelze vyhnout.<br />
Po všech uživatelích zákonitě a naprosto samozřejmě bude požadována větší<br />
profesionalita v práci s listinnými a zvláště pak s elektronickými dokumenty.<br />
Stávající SASŘ byl v platnosti od roku 2006. V současnosti již nevyhovoval a logicky<br />
nemohl plně pokrývat změny legislativy, které nastaly nástupem používání e-Govermentu<br />
ve veřejné správě, masivním používáním elektronických dokumentů, e-podatelny a hlavně<br />
datových schránek.<br />
V nejbližší době se nároky na používání elektronických dokumentů podstatně zvýší.<br />
Zavádí se do praxe Nový standard pro elektronické spisové služby<br />
(který se mimochodem týká téměř všech agendových systémů).<br />
Naprosto se nedá předpokládat, že tento nový spisový a skartační řád vydrží bez<br />
aktualizace 6 let, jako vydržel řád stávající)<br />
Požadavek na ekonomiku provozu správy písemností: Vzhledem k rovnocennosti<br />
elektronické a papírové verze se předpokládá, že konečně ustanou nesmyslné soustavné<br />
mnohonásobné tisky elektronických dokumentů a následně <strong>je</strong>jich kopírování (po zavedení<br />
elektronických dokumentů prudce stoupla spotřeba kancelářského papíru !!)<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
2
Důvody velké aktualizace SASŘ<br />
Značné změny legislativy, hlavně jde o<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
zákon<br />
č. . 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonz<br />
konů<br />
zákon<br />
č. . 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (zákon o datových schránk<br />
nkách)<br />
zákon<br />
č. . 301/2008 Sb., kterým se měním<br />
některé zákony v souvislosti s při<strong>je</strong>tím m zákona z<br />
o elektronických úkonech a autorizované konverzi<br />
dokumentů (hlavně změna poplatků)<br />
A logicky jde o množstv<br />
ství odborných zákonz<br />
konů správn<br />
vním řádem počína<strong>je</strong><br />
Skutečný nástup n<br />
elektronizace veřejn<br />
ejné správy opravdu nastal, i když si to někten<br />
kteří stále nepřizn<br />
iznávají:<br />
Tím m opravdu dochází k totáln<br />
lní přestavbě byrokracie (to není pohana, to <strong>je</strong> nutná technická změna)<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Povinnost používat e-podatelnue<br />
Povinné zřízení a používání Datové schránky<br />
Používání elektronických dokumentů a používání hybridních spisů<br />
Problematika konverzí, , autorizovaná konverze na žádost, z moci úřední, , ostatní konverze, konverze<br />
Povinnost dodržet NárodnN<br />
rodní standard pro ESSL:<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Povinnost od 1.7.2012 používat výhradně informační systémy spravující dokumenty, které splňuj<br />
ují Národní standard pro<br />
elektronické spisové služby<br />
Obsah vychází z MoReq2<br />
dokument redukován n o některn<br />
které popisy a přílohu p<br />
metadat – původní dokument mám<br />
235 stran bez přílohy p<br />
metadat<br />
naopak doplněn n o funkční požadavky zohledňuj<br />
ující česká specifika (Datové schránky, Evidence dokumentů) ) a<br />
vlastní metadatové modely<br />
Požadavky<br />
celkem775 požadavk<br />
adavků z toho 27 specifických a 199 doporučených<br />
základní požadavky, odkazované ze zákona z<br />
– 497 (z toho 44 specifických , 133 doporučených)<br />
Přílohou <strong>je</strong> formát t pro výměnu dokumentů mezi ESS a pro předp<br />
edání digitáln<br />
lnímu archivu<br />
Za ESSL se tedy z hlediska NSESSL považuj<br />
ují i agendové systémy, jako <strong>je</strong> i Vita, Marbes,<br />
OK NOUZE,….<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
3
<strong>Co</strong> <strong>je</strong> Spisový a skartační řád<br />
Spisový a skartační řád:<br />
<strong>je</strong> základní vnitřní předpis který v souladu s celostátní legislativou řídí správu písemností od <strong>je</strong>jich vzniku až po likvidaci, či předání<br />
státnímu archivu Správa dokumentů probíhá po dobu celého životního cyklu dokumentu.<br />
Koho se týká spisový a skartační řád:<br />
<strong>je</strong> závazný pro všechny zaměstnance SMOL (MMOl, MPO), a dlouhodobě uvolněné členy Rady města <strong>Olomouc</strong>e (dále <strong>je</strong>n<br />
„RMO“), kteří při své činnosti vytváří dokumenty, přijímají dokumenty, nebo s dokumenty pracují. Je lhostejno, zda pracují se spisovou<br />
službou E-SPIS, s agendovými systémy (Agendio, Urban, OK NOUZE, VITA,….) nebo písemnostmi mimo tyto programy.<br />
Čeho se týká spisový a skartační řád:<br />
veškerých písemností, které se mohou týkat úředních záležitostí. Je lhostejná forma písemnosti, zda listinná, nebo elektronická,<br />
zda dokument, nebo obrazový záznam,…<br />
z<strong>je</strong>dnodušeně:<br />
– příloha č.7 nového SaSŘ jasně říká, čeho se evidence netýká a tedy<br />
co se nemusí evidovat. Všeho ostatního se evidence týká !!!)<br />
- příloha č.8 říká, co se evidu<strong>je</strong> v samostatných evidencích – většinou<br />
z legislativních důvodů.<br />
Z čeho se vnitřní předpis skládá:<br />
A) Spisový a skartační řád statutárního města <strong>Olomouc</strong>e (kmenový dokument)<br />
B) Přílohy Spisového a skartačního řádu statutárního města <strong>Olomouc</strong>e:<br />
Spisový a skartační plán, Vzor skartačního návrhu, Manipulace s utajovanými informacemi, Manipulace se zvláštními skutečnostmi,<br />
Seznam spisových uzlů evidovaných ve spisové službě, Samostatné evidence dokumentů neevidovaných ve spisové službě, Přehled<br />
dokumentů, které se neevidují v elektronické spisové službě, Podací deník – šablona náhradní evidence použité v případě znemožnění<br />
používání elektronické spisové služby<br />
SaSŘ <strong>je</strong> k dispozici na intranetu v SYSDOK trvale a v aktuáln<br />
lním m znění !!<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
4
Jaký mám<br />
význam Spisový a skartační řád<br />
Účelem spisového a skartačního řádu SMOl <strong>je</strong> stanovení pro všechny<br />
(opravdu pro všechny a <strong>je</strong> opravdu myšleno že se <strong>je</strong>dná všech) závazného<br />
režimu pro práci s dokumenty, který v rámci SMOl zabezpečí:<br />
dodržení platné legislativy na úseku správy písemností,<br />
zlepšení ekonomiky práce s písemnostmi omezením zbytečných tisků,<br />
<strong>je</strong>dnotnost vedení spisové služby na celém MMOl a MPO,<br />
přesnou evidenci o všech dokumentech úředního charakteru, které byly<br />
SMOl doručeny nebo dokumentech, které z <strong>je</strong>ho činnosti vznikly,<br />
poskytnutí podkladů k prokázaní skutečností souvisejících s výkonem<br />
úřední činnosti MMOl a MPO a spisové služby,<br />
rychlé vyhledávání dokumentů a spisů,<br />
prevenci proti možným ztrátám dokumentů a případnému vzniku<br />
následných škod,<br />
ochranu utajovaných informací,<br />
ochranu zvláštních skutečností,<br />
legislativně správné vyřazování dokumentů,<br />
zajištění uchování dokumentů trvalé hodnoty.<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
5
Základní legislativa<br />
Ve skutečnosti se správy písemnosti p<br />
a používání písemností týká několik desítek norem !!!<br />
Základní právn<br />
vní úprava:<br />
zákon<br />
č. . 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonz<br />
konů<br />
zákon<br />
č. . 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (zákon o datových schránk<br />
nkách)<br />
zákon<br />
č. . 301/2008 Sb., kterým se měním<br />
některé zákony v souvislosti s při<strong>je</strong>tím m zákona z<br />
o elektronických úkonech a autorizované konverzi<br />
dokumentů (hlavně změna poplatků)<br />
Jen některn<br />
které základní související právn<br />
vní normy:<br />
<br />
<br />
<br />
zákon<br />
č. . 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejn<br />
ejné správy a změně další<br />
ších zákonz<br />
konů<br />
zákon<br />
č. . 227/2000 Sb., o elektronickém m podpisu a o změně některých další<br />
ších zákonz<br />
konů<br />
zákon<br />
č. . 500/2004 Sb., správn<br />
vní řád, ve znění pozdější<br />
ších předpisp<br />
edpisů<br />
Jen některn<br />
které základní prováděcí a související předpisy:<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Vyhláš<br />
áška<br />
č. . 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláš<br />
áška<br />
č. . 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví<br />
a spisové službě a o změně některých zákonz<br />
konů<br />
Vyhláš<br />
áška<br />
č. . 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby<br />
Vyhláš<br />
áška<br />
č. . 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů<br />
Vyhláš<br />
áška<br />
č. . 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek<br />
Národní standard pro elektronické systémy spisové služby<br />
(všechny systémy spravujícími dokumenty musí být do 1.7.2012 v<br />
souladu s tímto t<br />
standardem. Týká se ne<strong>je</strong>n vlastních spisových služeb, ale všech v<br />
systémů spravujícími písemnosti p<br />
!!!)<br />
Vyhláš<br />
áška<br />
č. . 496/2004 Sb o elektronických podatelnách<br />
Nařízen<br />
zení vlády 495/2004 kterým se provádí zákon<br />
č. . 227/2000 Sb., o elektronickém m podpisu a o změně některých další<br />
ších zákonz<br />
konů (zákon<br />
o elektronickém m podpisu), ve znění pozdější<br />
ších předpisp<br />
edpisů<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
6
Zpracování dokumentů – vnitřní normy<br />
Základní vnitřní normy:<br />
<br />
Podpisový řád SmOl<br />
Podpisový řád d statutárn<br />
rního města m<br />
<strong>Olomouc</strong>e“ (dále <strong>je</strong>n „Podpisový<br />
řád“) ) upravu<strong>je</strong> oprávn<br />
vnění a povinnosti přip<br />
podepisování písemností<br />
vyhotovených orgány města. m<br />
stanoví zásady<br />
podepisování písemností, , zejména<br />
písemností vnější<br />
šího styku,<br />
vymezení pravomoci primátora statutárn<br />
rního města m<br />
<strong>Olomouc</strong>e, náměstků primátora<br />
tora, ta<strong>je</strong>mníka<br />
Magistrátu tu města m<br />
<strong>Olomouc</strong>e a<br />
zaměstnanc<br />
stnanců statutárn<br />
rního města m<br />
<strong>Olomouc</strong>e přip<br />
podepisování písemností.<br />
„Podpisový<br />
řád“ <strong>je</strong> závaznýz<br />
pro všechny v<br />
orgány<br />
ny, složky<br />
a zaměstnance<br />
statutárn<br />
rního města <strong>Olomouc</strong>e (dále <strong>je</strong>n „SmOl“).<br />
„Podpisový<br />
řád“ chápe podepisování jako proces správy písemnostp<br />
semností, , tedy <strong>je</strong> lhostejno, zda se <strong>je</strong>dná o analogovou, nebo<br />
elektronickou podobou !!<br />
<br />
Spisový a skartační řád d statutárn<br />
rního města <strong>Olomouc</strong>e<br />
Spisový a skartační řád <strong>je</strong> interní předpis pro vedení spisové služby vydaný podle zákona z<br />
č. . 128/2000 Sb., o obcích ch (obecní zřízení), ve<br />
znění pozdější<br />
ších předpisp<br />
edpisů a zákona z<br />
č. . 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonz<br />
konů, , ve znění pozdější<br />
ších<br />
předpisů (dále <strong>je</strong>n zákon z<br />
o archivnictví a spisové službě).<br />
<br />
Účelem spisového a skartačního<br />
řádu <strong>je</strong> stanovení závazného režimu pro práci s podáními, který v rámci<br />
SmOl zabezpečí:<br />
<strong>je</strong>dnotnost vedení spisové služby, která umožní pružné a kvalitní zabezpečen<br />
ení výkonu v samostatné a přenesenp<br />
enesené působnosti,<br />
přesnou evidenci o důled<br />
ležitých podáních, které byly úřadu doručeny nebo dokumentech, které z <strong>je</strong>ho činnosti vznikly,<br />
poskytnutí podkladů k prokázan<br />
zaní určitých skutečnost<br />
ností,<br />
rychlé vyhledávání podání a dokumentů,<br />
prevenci proti možným ztrátám m a případnp<br />
padnému vzniku následných n<br />
škod,<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
7
Spisový a skartační řád Statutárního města <strong>Olomouc</strong>e<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
Struktura vnitřního předpisu <strong>je</strong> pojata tak, aby pokryla celý<br />
životní cyklus písemnosti od vzniku, nebo při<strong>je</strong>tí do SMOl po<br />
skartaci, nebo odevzdání státnímu archivu<br />
Naprosto nehra<strong>je</strong> vůbec žádnou roli v jaké podobě dokument existu<strong>je</strong>,<br />
zda v podobě listinného, či elektronického dokumentu, obrazového<br />
či zvukového záznamu, nebo třeba záznamu vytesaného do<br />
kamenné destičky, nebo vyryté do hliněné destičky a následně<br />
vypálené a případně zapsané na papírovém sáčku od mouky).<br />
Skládá se z vlastního těla dokumentu a několika příloh, které<br />
vždy upřesňují uzavřený okruh správy písemnosti.<br />
Spisový a skartační řád v aktuálním znění a včetně všech příloh<br />
vždy naleznete na intranetu v „Systém dokumentů SYSDOK“<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
8
Spisový a skartační řád statutárního města <strong>Olomouc</strong>e<br />
(kmenový dokument 1.část)<br />
Struktura <strong>je</strong> logicky členěna tak, aby pokryla celý životní cyklus písemností.<br />
Obsah:<br />
1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ<br />
2. SPISOVÁ SLUŽBA<br />
2.1. Základní pojmy<br />
2.2. Pří<strong>je</strong>m dokumentů<br />
2.3. Evidence a označování dokumentů<br />
2.4. Rozdělování a oběh dokumentů<br />
2.5. Tvorba spisu<br />
2.6. Vyřizování dokumentů a spisů<br />
2.7. Vyhotovování dokumentů<br />
2.8. Podepisování dokumentů a užívání razítek<br />
2.9. Konverze dokumentů<br />
2.10. Zpracování interních dokumentů<br />
2.11. Odesílání dokumentů<br />
2.12. Ukládání dokumentů a spisů<br />
2.13. Příruční spisovna<br />
2.14. Centrální spisovna<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
9
Spisový a skartační řád statutárního města <strong>Olomouc</strong>e<br />
(kmenový dokument 2. část)<br />
Obsah:<br />
2.15. Předávání spisů centrální spisovně<br />
2.16. Ukládání a úschova stavebních spisů<br />
2.17. Ukládání a úschova účetních dokumentů<br />
2.18. Půjčování a nahlížení do spisů uložených ve spisovnách<br />
2.19. Vyřazování dokumentů a spisů<br />
2.20. Vyřazování dokumentů v digitální podobě<br />
2.21. Vyřazování dokumentů a spisů s odlišným režimem zacházení<br />
2.22. Spisová rozluka<br />
2.23. Vedení spisové služby v mimořádných situacích<br />
2.24. Řízení a kontrola<br />
2.25. Výjimka z evidence v elektronické spisové službě SMOl<br />
Výjimka z evidence – URBAN<br />
Výjimka z evidence – Hmotná nouze<br />
Další upřesnění výjimky pro výše uvedené body<br />
2.26. Závěrečná ustanovení<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
10
Spisový a skartační řád statutárního města <strong>Olomouc</strong>e<br />
(Přílohy)<br />
Obsah:<br />
Příloha č. 1: Spisový a skartační plán<br />
Příloha č. 2: Vzor skartačního návrhu<br />
Příloha č. 3: Manipulace s utajovanými informacemi<br />
Příloha č. 4: Manipulace se zvláštními skutečnostmi<br />
Příloha č. 5: Seznam spisových uzlů evidovaných ve spisové službě<br />
Příloha č. 6: Samostatné evidence dokumentů neevidovaných ve<br />
spisové službě<br />
Příloha č. 7: Přehled dokumentů, které se neevidují v elektronické<br />
spisové službě<br />
Příloha č. 8: Podací deník – šablona náhradní evidence použité<br />
v případě znemožnění používání elektronické spisové služby<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
11
Základní pojmy používan<br />
vané v spisové službě<br />
Úvodní ustanovení z předpisup<br />
Základní pojmy<br />
Každý <strong>je</strong> povinen úřední dokumenty evidovat ve spisové službě !!!<br />
(to, že e pracovníkovi někdo n<br />
někde n<br />
řekl,<br />
že e nemusí evidovat, nebo nechce – opravdu není důležité.<br />
Následky si ponese každý sám, s<br />
a <strong>je</strong>ho vedoucí s ním) n<br />
Podle vyhláš<br />
ášky 191/2009 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby<br />
§ 2 2) „Dokumenty,<br />
které z hlediska činnosti původce p<br />
nemají úřední charakter, nepodléhaj<br />
hají evidenci. Charakteristiky<br />
takových dokumentů uvede původce p<br />
ve spisovém řádu“<br />
Z<strong>je</strong>dnodušen<br />
eně – jsme povinni evidovat vše, v<br />
co se nevejde do vyjímek<br />
!!!<br />
Lidová tvořivost vytváří pseudopravdy, že e stačí si evidenci písemnostp<br />
semností vést v seší<br />
šítku, , nebo v<br />
excelu. . To samozřejm<br />
ejmě neplatí. . Jsme povinni vést v<br />
spisovou službu. Proto jsou definovány<br />
ny<br />
základní pojmy a pravidla, aby nedocházelo ke zkreslení, , nebo porušov<br />
ování povinností z<br />
neznalosti, případnp<br />
padně aby při p i porušov<br />
ování povinností úmyslné nemělo nikde oporu.<br />
Základní pojmy jsou většinou v<br />
jasné, , ale <strong>je</strong> tendence si <strong>je</strong> postupem času vykládat z<strong>je</strong>dnodušen<br />
eně,<br />
což způsobu<strong>je</strong> nedodržov<br />
ování povinností ve správě písemností.<br />
Odpovědnost dnost <strong>je</strong> hlavně na straně původce, tedy ten, kdo vlastní dokument vytvořil (a <strong>je</strong>ho<br />
přímého vedoucího) a ten kdo doručený dokument zpracoval (a <strong>je</strong>ho přímého p<br />
vedoucího)<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
12
Pří<strong>je</strong>m dokumentů<br />
Pří<strong>je</strong>m dokumentů <strong>je</strong> úvodní a naprosto zásadnz<br />
sadní krok evidence - vstupu dokumentů do SMOl. Příjmem P<br />
dochází k<br />
prvotnímu zaevidování doručen<br />
eného dokumentu.<br />
Jakékoli koli zaevidování již nelze zlikvidovat, <strong>je</strong> evidován n každý krok prováděný s písemnostp<br />
semností (kdo krok činil a<br />
kdy <strong>je</strong>j činil. Někdy N<br />
<strong>je</strong>ště musí být zdůvodn<br />
vodněn n učinu<br />
iněný ný krok)<br />
Smazáním m dokumentu, nebo záznamu z znamu – nedochází ke smazání, , ale <strong>je</strong>n skrytí. . Ten kdo smazal, bude<br />
zdůvod<br />
vodňovat ovat své kroky.<br />
Dokumenty přijp<br />
ijímá podatelna, kterýkoli spisový uzel, kterýkoli zaměstnanec a to dokonce i<br />
mimo své pracoviště<br />
Dokumenty jsou v analogové podobě (listinné, , ale třeba t<br />
i vytesané do kamenné destičky,fotografie, plány,...),<br />
nebo<br />
Dokumenty jsou v elektronické podobě (soubor vybraných formátů a struktury doručený mailem, datovou<br />
schránkou, CD, ale i zvukový, nebo obrazový záznam, z znam,…)<br />
<strong>Co</strong> <strong>je</strong> soukromý a co úřední dopis - různé zacházen<br />
zení s nimi<br />
<strong>Co</strong> když „soukromý“ dopis se dodatečně ukáže e jako úřední ?<br />
Pří<strong>je</strong>m podání na CD/DVD/Fle<br />
Flešce, , USB disku<br />
Pří<strong>je</strong>m podání, , pokud <strong>je</strong> adresováno na adresu úředníka<br />
jmeno.prijmeni@olomouc.eu<br />
Kdy se NIKOLI SOUKROMÁ obálka otevírá a kdy předp<br />
edává nerozlepená<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
13
Evidence a označov<br />
ování dokumentů<br />
Evidence, <strong>je</strong>dnotná centráln<br />
lní evidence <strong>je</strong> ze zákona z<br />
povinná.<br />
Každý si můžm<br />
ůže e vest <strong>je</strong>ště další<br />
dodatečnou a duplicitní evidenci v čem chce, pokud<br />
to neodporu<strong>je</strong> další<br />
ším m předpisp<br />
edpisům, ale centráln<br />
lní evidenci <strong>je</strong> povinen vést v<br />
každý<br />
útvar. Jedině tak lze<br />
zajistit dohledatelnost dokumentů po celou dobu životního cyklu dokumentů.<br />
Proto <strong>je</strong> nařízeno, jak se dokumenty evidují, , jak se označuj<br />
ují a jaké úda<strong>je</strong> evidence obsahu<strong>je</strong><br />
Vzhledem k tomu, že e se dnes začíná vše e vytvářet, nebo převp<br />
evádět t do elektronické podoby a<br />
archiválie se předp<br />
edávají do státn<br />
tních archivů ve formátů SIP balíčků, , prakticky bez správn<br />
vné<br />
evidence dnes nelze v budoucnu předat p<br />
písemnost p<br />
ani do spisovny.<br />
Znamená to, že e pokud dnes evidenci odbudeme, za několik n<br />
let budeme pracně všechny<br />
úda<strong>je</strong><br />
doplňovat.<br />
ovat.<br />
Struktura ČJ<br />
Struktura SZ<br />
Struktura UID<br />
SMOL/123456/2010/Odb<br />
Odb/Odd/Ref<br />
S-SMOL/0123456/2010/SUSMOL/0123456/2010/SU<br />
smoles41930f7e<br />
Jak lze pracovat s ČJ J a SZ aby nám n m to pomáhalo v práci (založen<br />
ení spisu, kopie, odpověď<br />
ěď,<br />
předání oběhem, interní vypravení, , odpověď<br />
na „vlastní dokument“ v rámci r<br />
SMOl)<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
14
Rozdělov<br />
lování a oběh h dokumentů<br />
Oběh h dokumentů musí být proveden tak, aby byl <strong>je</strong>dnoznačný, ný, transparentní a vždy v<br />
dohledatelný.<br />
Dokumenty jsou přidp<br />
idělovány podle odpovědnost<br />
dností za <strong>je</strong>dnotlivé problematiky, tak jak vyplývá z<br />
Organizačního<br />
řádu, celostátn<br />
tní a vnitřní legislativy, případnp<br />
padně odpovědnosti dnosti za <strong>je</strong>dnotlivé činnosti.<br />
(např. . SNO, DPMO, právn<br />
vní kancelář xy, , exekuce,….)<br />
Okamžikem prvotního záznamu z znamu do spisovky <strong>je</strong> zaznamenáván n každý<br />
úkon (i <strong>je</strong>n prohlédnut<br />
dnutí<br />
záznamu znamu a dokumentu, předp<br />
edání, , převzetp<br />
evzetí, , odmítnut<br />
tnutí, , smazání) ) a tím t m <strong>je</strong> dána d<br />
odpovědnost dnost za<br />
každou vteřinu<br />
životního cyklu písemnosti.<br />
p<br />
Odmítnut<br />
tnutí, , smazání, , nepřevzet<br />
evzetí dokumentu, nebo i nekonání <strong>je</strong> protokolovaný pro<strong>je</strong>v vůle v<br />
pracovníka !!.<br />
(zápis, předp<br />
edání, , převzetp<br />
evzetí, , odmítnut<br />
tnutí, , smazání, , vyřízen<br />
zení, …)<br />
(když úředník k předal p<br />
listinný dokument bez předp<br />
edání písemnosti ve spisovce, , kdo nese<br />
odpovědnost dnost za ztrátu tu ?)<br />
(když <strong>je</strong> úředníkovi předp<br />
edán n cestou spisovky dopis a úředník k aža<br />
za 3 týdny zjistí, že e mu dopis chybí<br />
?)<br />
Zkrátka ten, kdo pro<strong>je</strong>vil svou vůli(nevv<br />
li(nevůli), li), nese i odpovědnost<br />
dnost<br />
Podatelna/výpravna <strong>je</strong> „poštovní úřad ve SMOl“. . Nesmí přijmout rozhodnutí o vyřízen<br />
zení<br />
písemnosti, nesmí postoupit jinému<br />
úřadu, nesmí o své vůli vrátit dopis, který <strong>je</strong> podán n na<br />
SMOl.<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
15
Tvorba spisu a Vyřizov<br />
izování dokumentů a spisů<br />
Spis – základní stavení kámen evidence dokumentů<br />
Ve spisové službě E-SPIS vzniká spis spojováním m dokumentů<br />
Spis <strong>je</strong> listinný, elektronický a nebo hybridní<br />
Spisová služba jako elektronický systém m nepotřebu<strong>je</strong>, ebu<strong>je</strong>, aby<br />
spolu korespondovaly ČJ J a SZ.<br />
Pro práci<br />
člověka <strong>je</strong> maximáln<br />
lně třeba si usnadnit práci, proto <strong>je</strong><br />
vhodné pracovat tak, aby nám n číselná označen<br />
ení pomáhala. E-E<br />
SPIS proto umožň<br />
žňu<strong>je</strong>, aby doručený a vlastní dokument i SZ<br />
spisu měly m<br />
stejný číselný základz<br />
Spis a všechny v<br />
dokumenty spisu musí být řádně zařazeny<br />
azeny<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
16
Vyhotovování dokumentů<br />
Dokumenty vzniklé z úřední činnosti<br />
SMOl (v samostatné, , nebo přenesenp<br />
enesené působnosti)<br />
se vyhotovují s odpovídaj<br />
dajícím m záhlavz<br />
hlavím m dle platných právn<br />
vních předpisp<br />
edpisů, , a označuj<br />
ují zejména<br />
číslem <strong>je</strong>dnacím, popřípad<br />
padě spisovou značkou, případnp<br />
padně další<br />
šími znaky a označen<br />
eními. V<br />
odpovědích na doručen<br />
ené dokumenty se uvádí i číslo <strong>je</strong>dnací došlého dokumentu, pokud <strong>je</strong>j<br />
obsahu<strong>je</strong>. Takto lze označovat ovat i obálky dokumentů.<br />
Další<br />
šími nálen<br />
ležitostmi dokumentu uvedeného v odstavci 1 jsou: datum, počet listů dokumentu,<br />
případně počet listů příloh nebo počet svazků příloh, a jméno, příjmenp<br />
jmení a funkce zaměstnance<br />
pověř<br />
ěřeného vyřízen<br />
zením m a podepisováním. Datem se rozumí den podpisu dokumentu.<br />
Dokument, <strong>je</strong>muž podle spisového a skartačního plánu bude přidp<br />
idělen skartační znak „A“,<br />
se vyhotovu<strong>je</strong> v kvalitě a rozlišen<br />
ení odpovídaj<br />
dající platné legislativě. . Tento dokument nesmí<br />
být trvale uložen v plastových deskách.<br />
Úprava dokumentů s utajovanými informacemi a zvláš<br />
áštními skutečnostmi se řídí přílohou<br />
č.3 a č.<br />
4 tohoto vnitřního předpisu. p<br />
V případech, padech, kdy se volí pro komunikaci s příslup<br />
slušnými adresáty mimo SMOl elektronický<br />
dokument ve formě datové zprávy doručovan<br />
ované pomocí datové schránky, když <strong>je</strong> tato forma<br />
komunikace povinná nebo přípustnp<br />
pustná na základz<br />
kladě příslušných právn<br />
vních předpisp<br />
edpisů (zákon<br />
č.<br />
300/2008 Sb.), <strong>je</strong> nutné elektronický dokument (datový soubor) předp<br />
vlastním m odesláním<br />
zkonvertovat do výstupního formátu.<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
17
Podepisování dokumentů a užíváníu<br />
razítek<br />
Podepisování dokumentů se řídí „Podpisovým<br />
řádem<br />
SMOl“, , používání<br />
razítek<br />
„Metodickým pokynem k používání razítek u SMOl“.<br />
Doručen<br />
ené digitáln<br />
lní dokumenty jsou automaticky systémem pro<br />
elektronickou evidenci dokumentů označeny<br />
časovým razítkem.<br />
(Bude<br />
fakticky spuštěno k 1.7.2012, do tét<br />
doby můžm<br />
ůže časovým razítkem orazit<br />
každý, dle potřeby)<br />
U vlastních dokumentů <strong>je</strong> označen<br />
ení časovým razítkem provedeno<br />
uživatelem v okamžiku těsnt<br />
sně po podpisu elektronického dokumentu<br />
kvalifikovaným certifikátem tem v elektronickém m systému spisové služby<br />
SMOl. (na pokyn pracovníka, který elektronicky podepisu<strong>je</strong>)<br />
Pozor ! Doručen<br />
ená datová zpráva, jako celek mám<br />
časové razítko i když<br />
dokumenty uvnitř třeba nejsou podepsané !! (proto skladu<strong>je</strong>me i celou<br />
doručenou datovou zprávu)<br />
Podepisování dokumentů, , povinnost podepisování a uznání platnosti<br />
elektronických dokumentů <strong>je</strong> samostatná a dost rozsáhl<br />
hlá problematika<br />
(hlavní část <strong>je</strong> §69a Zák. Z<br />
499/2004 Sb) a samozřejm<br />
ejmě správn<br />
vní řád.<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
18
Konverze dokumentů<br />
Rovnocennost listinné a elektronické podoby dokumentu, relativní „na věky v<br />
platnost“ podpisu na<br />
listinném m dokumentu a platnost elektronického podpisu 365 dní přináší<br />
mnoho problémů a <strong>je</strong>ště<br />
mnoho problémů přinese<br />
Konverze dokumentů<br />
Konverzí (jinou konverzí) ) se rozumí:<br />
úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsažen<br />
eného v datové zprávě nebo<br />
úplné převedení dokumentu obsažen<br />
eného v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě.<br />
Autorizovanou konverzí se rozumí:<br />
úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsažen<br />
eného v datové zprávě,<br />
ověř<br />
ěření shody obsahu těchto t<br />
dokumentů a připo<strong>je</strong>np<br />
ipo<strong>je</strong>ní ověř<br />
ěřovací doložky nebo<br />
úplné převedení dokumentu obsažen<br />
eného v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě<br />
a ověř<br />
ěření shody obsahu těchto t<br />
dokumentů a připo<strong>je</strong>np<br />
ipo<strong>je</strong>ní ověř<br />
ěřovací doložky<br />
<strong>Co</strong> lze a co nelze konvertovat<br />
<strong>Co</strong> lze a co nelze autorizovaně konvertovat<br />
<strong>Co</strong> <strong>je</strong> autorizovaná konverze na žádost a k čemu slouží<br />
<strong>Co</strong> <strong>je</strong> autorizovaná konverze z moci úřední a k čemu slouží<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
19
Připomínky ke konverzím m 1/3<br />
Je-li původci, vykonávajícímu spisovou službu v elektronickém systému spisové služby,<br />
doručen dokument v analogové podobě, naloží s ním podle svého spisového řádu<br />
nebo jiného vnitřního předpisu, nevydává-li spisový řád. Jedná-li se o dokument v<br />
analogové podobě, <strong>je</strong>hož povaha umožňu<strong>je</strong> převod, převede ho do digitální podoby.<br />
Pro převod vybere některý z následujících způsobů:<br />
1. Autorizovaná konverze dokumentů z moci úřední podle § 22 až § 26 zákona č.<br />
300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění<br />
pozdějších předpisů.<br />
Bude provedena tehdy, požadu<strong>je</strong>-li původce, aby převedený<br />
dokument měl právní náležitosti shodné s prvopisem a <strong>je</strong>-li možné ji provést<br />
(výsledkem konverze <strong>je</strong> elektronická kopie s právními účinky prvopisu).<br />
Případy, kdy autorizovanou konverzi provést nelze, jsou vyjmenovány v § 24 odst. 5<br />
zákona č. 300/2008 Sb. Výsledný dokument – elektronická kopie – se použi<strong>je</strong> buďto<br />
pro potřeby původce nebo pro komunikaci s dalšími původci nebo jinými fyzickými či<br />
právnickými osobami.<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
20
Připomínky ke konverzím m 2/3<br />
2. Převod dokumentu z analogové podoby do podoby digitální<br />
podle § 69a odst. 4 až 7 zákona 499/2004 Sb.. Bude proveden<br />
tehdy, požadu<strong>je</strong>-li původce, aby převedený dokument měl obdobné<br />
právní náležitosti jako prvopis<br />
(výsledkem převodu <strong>je</strong> ověřená elektronická kopie bez právních<br />
účinků prvopisu, zaručující pouhou shodu s prvopisem).<br />
Převedený dokument může použít <strong>je</strong>n pro vlastní vnitřní potřebu v<br />
případech, kdy příslušné organizační součásti musí předat k<br />
dalšímu opatření ověřenou elektronickou kopii dokumentu v<br />
analogové podobě.<br />
Převedený dokument musí obsahovat autentizační prostředky podle §<br />
69a odst. 7 zákona.<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
21
Připomínky ke konverzím m 3/3<br />
3. Jiná konverze dokumentu.<br />
Výsledkem této konverze <strong>je</strong> neověřená kopie prvopisu.<br />
Bude provedena zejména pro vnitřní potřebu původce.<br />
Původce označí v případech 1 a 2 převedený dokument <strong>je</strong>dnoznačným<br />
identifikátorem, nebylli jím již označen dokument v analogové podobě před <strong>je</strong>ho<br />
převodem (konverzí).<br />
Dokument vzniklý převodem podle postupu 3 se opatří <strong>je</strong>dnoznačným<br />
identifikátorem <strong>je</strong>n v případě, že výstup vzniklý jinou konverzí bude zaveden do<br />
systému spisové služby.<br />
V záznamu o dokumentu v evidenci dokumentů se uvede, že dokument vznikl<br />
autorizovanou konverzí, převodem nebo jinou konverzí, aby byl ošetřen způsob<br />
vzniku dokumentu a <strong>je</strong>ho právní povaha.<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
22
Zpracování interních dokumentů 1/3<br />
Nejvíce konfliktní a nebezpečný<br />
ný úsek zpracování písemností <strong>je</strong> právě<br />
zpracování interních dokumentů<br />
<strong>Co</strong> <strong>je</strong> úřední dokument<br />
<strong>Co</strong> <strong>je</strong> interní dokument<br />
Když nesprávn<br />
vně vyplním m vypravení, , dopis se vrací bez vypravení<br />
Když posílám m přes p<br />
datovou schránku do vlastních rukou, k dopisu se dostane pouze<br />
statutárn<br />
rní zástupce pří<strong>je</strong>mce p<br />
!<br />
Kdy NELZE použít t interní dokument i v komunikaci uvnitř SMOl<br />
Varianty interního dokumentu jsou:<br />
A) Neevidovaný dokument<br />
Dokument neevidovaný v elektronické spisové službě:<br />
Dokument nebude mít m ČJ. Tento dokument <strong>je</strong> zaslán n e-mailem, e<br />
případnp<br />
padně pouze po<br />
vložen<br />
ení do obálky s nadepsáním m odboru pří<strong>je</strong>mce p<br />
předp<br />
edán n oddělen<br />
lení spisové služby<br />
k předání na odbor pří<strong>je</strong>mce p<br />
bez evidence. U tohoto dokumentu se předpoklp<br />
edpokládá<br />
nedůle<br />
ležitost pro činnost<br />
SMOl, , tj. nebude potřeba <strong>je</strong>ho dohledávání, , odesílatel<br />
nebude mít m t důkaz, d<br />
že dokument odeslal, nebo předal. p<br />
Lze použít t pro neúředn<br />
ední<br />
písemnosti<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
23
Zpracování interních dokumentů 2/3<br />
B) Oběhem předaný p<br />
dokument<br />
Oběhem předaný p<br />
elektronický dokument: (pozor, předp<br />
edáním m ztrácíte te dokument.<br />
S tím t m musíte počítat a řešit dopady)<br />
Oběhem předaný p<br />
- evidovaný dokument výhradně v elektronické podobě (v profilu<br />
dokumentu <strong>je</strong> zadána forma dokumentu ELEKTRONICKY). Dokument bude mít m<br />
po celou dobu existence <strong>je</strong>dno ČJ.<br />
Oběhem<br />
předaný<br />
listinný dokument:<br />
Oběhem předaný p<br />
- evidovaný dokument v listinné podobě (v profilu dokumentu<br />
<strong>je</strong> zadána forma dokumentu ANALOGOVÝ, nebo HYBRIDNÍ, , t.j. můžm<br />
ůže e obsahovat i<br />
elektronickou přílohu). p<br />
Dokument bude mít m t po celou dobu existence <strong>je</strong>dno ČJ.<br />
Elektronický dokument předp<br />
edávaný oběhem postupně k vyjádřen<br />
ení přes více v<br />
spisových uzlů se zachováním m <strong>je</strong>dnoho ČJ:<br />
Oběhem postupně předávaný dokument – atypický postup určený k postupnému<br />
vyjádřen<br />
ení více funkčních míst m<br />
a organizačních <strong>je</strong>dnotek pod <strong>je</strong>dním ČJ J a <strong>je</strong>dnomu<br />
souhrnnému vyjádřen<br />
ení za SMOl - evidovaný dokument výhradně v elektronické<br />
podobě (v profilu dokumentu <strong>je</strong> zadána forma dokumentu ELEKTRONICKY).<br />
Například jde o žádost o posouzení spolehlivosti, ke které se vyjadřuj<br />
ují 4 odbory.<br />
Dokument bude mít m t po celou dobu existence <strong>je</strong>dno ČJ.<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
24
Zpracování interních dokumentů 3/3<br />
C) INTERNÍ VYPRAVENÍ<br />
Elektronická interní zásilka:<br />
Interní vypravení - evidovaný dokument výhradně v elektronické podobě (v profilu<br />
dokumentu zadána forma dokumentu ELEKTRONICKY).<br />
Dokument bude mít m t <strong>je</strong>dno ČJ J u odesílatele (pohyb od odesílatele do výpravny)<br />
a jiné ČJ J u pří<strong>je</strong>mce p<br />
(pohyb od podatelny po pří<strong>je</strong>mce). p<br />
Dokument <strong>je</strong> vždy v<br />
VYPRAVOVÁN,<br />
způsob vypravení musí být zadán n INTERNÍ,<br />
způsob zacházen<br />
zení musí být zadána ELEKTRONICKÁ INTERNÍ ZÁSILKA, vybrané<br />
sub<strong>je</strong>kty pří<strong>je</strong>mce p<br />
musí být výhradně organizační <strong>je</strong>dnotka SMOl.<br />
Listinná interní zásilka:<br />
Interní vypravení - evidovaný dokument v listinné podobě (v profilu dokumentu<br />
zadána forma dokumentu ANALOGOVÝ, nebo HYBRIDNÍ ). Musí vždy obsahovat<br />
alespoň 1 elektronickou přílohu p<br />
(vlastnost programu).<br />
Dokument bude mít m t <strong>je</strong>dno ČJ J u odesílatele (pohyb od odesílatele do výpravny)<br />
a jiné ČJ J u pří<strong>je</strong>mce p<br />
(pohyb od podatelny po pří<strong>je</strong>mce).<br />
Dokument <strong>je</strong> vždy v<br />
VYPRAVOVÁN,<br />
způsob vypravení musí být zadán n INTERNÍ,<br />
způsob zacházen<br />
zení musí být zadána LISTINNÁ INTERNÍ ZÁSILKA, vybrané sub<strong>je</strong>kty<br />
pří<strong>je</strong>mce musí být výhradně organizační <strong>je</strong>dnotka SMOl.<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
25
Odesílání dokumentů<br />
Odesílání dokumentů ze SMOl se zajišťu<strong>je</strong> cestou spisové služby E-SPIS E<br />
(co není evidováno v E-SPIS E<br />
nepůjde odeslat, není jak odeslat !!!)<br />
Odeslat lze:<br />
listinný dokument<br />
Osobním m předp<br />
edáním<br />
Odesláním m poštou přes p<br />
výpravnu<br />
Vyvěšen<br />
ením m na úřední desku<br />
Faxem (+ problémy s „doručením“)<br />
(a co nezaevidovaný dopis ? Jedině předáním m osobně, , nebo zaplatit poštovn<br />
tovné z vlastní kapsy, nebo poslat<br />
nevyplaceně,….)<br />
elektronický dokument cestou:<br />
Datové schránky<br />
E-Podatelnou<br />
Elektronickou úřední deskou<br />
(a co cestou běžb<br />
ěžného mailu ?)<br />
(Nepředpokl<br />
edpokládá se, že e by úřad odesílal hliněnou nou destičku, nebo podobné verze dokumentů)<br />
Problém m z předp<br />
edáním m spisu (listinný, elektronický, hybridní)<br />
O způsobu odeslání a vyřízen<br />
zení věci plně rozhodu<strong>je</strong> zpracovatel písemnosti p<br />
nebo <strong>je</strong>mu nadřízený vedoucí<br />
zaměstnanec<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
26
Vypravení nemá nic společného s doručen<br />
ením m !!<br />
Problematiku zajištění doručen<br />
ení si zajišťu<strong>je</strong> a volí odesílaj<br />
lající úředník – původce<br />
Naprosto nesouvisí se Spisovým a skartačním řádem, ale mám<br />
obrovský vliv na průběh h jakéhokoli<br />
řízení<br />
Pořad<br />
adí používaných adres:<br />
Mimo pořad<br />
adí <strong>je</strong> osobní doručen<br />
ení a adresa domluvená v proběhu<br />
řízení<br />
Datová schránka<br />
– DOJDE VŽDY V<br />
K DORUČEN<br />
ENÍ !!<br />
Doručovac<br />
ovací adresa zapsaná v evidenci obyvatel<br />
Adresa trvalého pobytu<br />
Veřejnou ejnou vyhláš<br />
áškou, <strong>je</strong> li to legislativně možné<br />
Doručov<br />
ování na tzv. úřední adresu = pří<strong>je</strong>mce p<br />
má trvalý pobyt na adrese sídla s<br />
ohlašovny:<br />
ovny:<br />
Problematika „na vodě“ Veřejn<br />
ejná správa nemá oprávn<br />
vnění provádět t poštovn<br />
tovní služby, ani není oprávn<br />
vněna na přebp<br />
ebírat odpovědnost dnost a nést n<br />
následky za případnp<br />
padné doručen<br />
ení/nedoručení<br />
Kromě nejmenší<br />
ších vesnic nikde nemá pří<strong>je</strong>mce vhodné místo, kde by mu mohla být zanechána na zásilka, z<br />
nebo výzva<br />
(umíte si představit p<br />
na radnici v <strong>Olomouc</strong>i 2600 poštovn<br />
tovních schránek ?)<br />
Využívání/zneu<br />
/zneužívání fikce doručen<br />
ení:<br />
O způsobu nastavení zacházen<br />
zení s obálkou při p i doručov<br />
ování rozhodu<strong>je</strong> odesílaj<br />
lající úředník. On musí poště správn<br />
vně říci, jak zásilku z<br />
doručit a<br />
v případp<br />
padě nezastižen<br />
ení pří<strong>je</strong>mce jak s obálkou zacházet zet aby bylo zajištěno doručen<br />
ení<br />
UPOZORNĚNÍ – k „divokému vykládání“<br />
fikce doručen<br />
ení<br />
Platí, že nezákonnost postupu správního orgánu při doručování nemůže být k tíži adresáta, a tedy ani v tomto případě nelze uplatnit fikci<br />
doručení podle § 17 odst. 4 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.<br />
Jak z toho ven ?<br />
Ministerstvo vnitra, ministerstvo spravedlnosti a ministerstvo financí vydávaj<br />
vají donekonečna na protichůdn<br />
dné nezávazn<br />
vazné pokyny.<br />
Jediná možnost – změna zákona. Oslovte své poslance, senátory, krajské úřady – ti mají zákonodárnou iniciativu.<br />
Poštovn<br />
tovní podmínky,<br />
ukázka<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
27
Ukládání dokumentů a spisů<br />
Dokumenty a spisy jsou živé, , pokud se s nimi pracu<strong>je</strong>, běžb<br />
ěží lhůty.<br />
Jakmile <strong>je</strong> dokument, nebo spis „hotov“,, <strong>je</strong> vyřízen, provede se <strong>je</strong>ho uzavřen<br />
ení a odloží se<br />
UPOZORŇEN<br />
ENÍ – jakmile vstoupí v platnost NárodnN<br />
rodní standard, přestane p<br />
se používat ve spisových službách<br />
po<strong>je</strong>m UZAVŘEN<br />
(činnost VYŔÍZEN a UZAVŘEN bude sloučena do VYŘÍZEN !)<br />
Různé předpisy stanovují okamžik, kdy <strong>je</strong> spis vyřízen. Dokument na vědomv<br />
domí může e být vyřízen a uzavřen 1<br />
minutu po vzetí na vědomv<br />
domí, , stavební spis se uzavře e po fyzické likvidaci stavby (i několik n<br />
set let), některn<br />
které<br />
dokumenty se uzavíraj<br />
rají až mnoho let po smrti občana,<br />
ana,…<br />
Dokumenty se ukládaj<br />
dají ve spisovnách (příru<br />
ručních spisovnách, nebo centráln<br />
lní spisovně) ) zpravidla aža<br />
po<br />
vyřízen<br />
zení / uzavřen<br />
ení (místn<br />
stní zvyklosti – příruční archiv stavebního<br />
úřadu, přírup<br />
ruční archiv živnostenského<br />
úřadu,<br />
příruční archiv ma<strong>je</strong>tkoprávn<br />
vního odboru,…..<br />
Dokumenty nebo spisy v listinné či i elektronické podobě se původcem kontrolují před <strong>je</strong>jich uložen<br />
ením, jsou-li<br />
úplné a kompletní.<br />
Dokumenty uložen<br />
ené ve spisovnách stále spadají do kompetence původcep<br />
Bez skartačního<br />
řízení nelze žádné dokumenty vyřadit a ničit. it. (jde o nepří<strong>je</strong>mný správn<br />
vní delikt !!)<br />
Nahlížen<br />
ení do dokumentů a do spisů - odpovědnost<br />
dnost<br />
Bez skartačního<br />
řízení nelze žádné dokumenty vyřadit a ničit.<br />
it.<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
28
Příruční spisovna<br />
Příruční spisovna se můžm<br />
ůže e zřídit z<br />
u každé organizační <strong>je</strong>dnotky SMOl k ukládání<br />
tzv. živých spisů, , do kterých <strong>je</strong> třeba t<br />
nahlížet a které jsou běžb<br />
ěžně provozně<br />
užívané. . Jedná se o samostatnou místnost m<br />
nebo skříně v příslušné kanceláři.<br />
Spisy se ukládaj<br />
dají tak, aby byly připraveny p<br />
k další<br />
ším úkonům m skartačního<br />
řízení,<br />
tzn. uspořádan<br />
dané do přehledných p<br />
<strong>je</strong>dnotek (balíků, , svazků, , pořada<br />
adačů<br />
apod.), které<br />
jsou očíslovo<br />
slovány a označeny názvem n<br />
organizační <strong>je</strong>dnotky SMOl a rokem, kterého<br />
se spisy týkají.<br />
Spisy v příruční spisovně musí být zajištěny před p<br />
poškozen<br />
kozením, zničen<br />
ením, ztrátou<br />
tou<br />
nebo zneužit<br />
itím. Spisy v příruční spisovně musí být uloženy v uzamykatelných<br />
registraturách<br />
či skříních, nebo uzamykatelné místnosti.<br />
Za správný chod a ochranu přírup<br />
ruční spisovny zodpovídá vedoucí příslušné<br />
organizační <strong>je</strong>dnotky SMOl. Zaměstnanec pověř<br />
ěřený vedením m přírup<br />
ruční spisovny <strong>je</strong><br />
povinen dodržovat ovat zásady z<br />
platné pro vedení evidence spisů a činit všechna v<br />
opatřen<br />
ení, , aby nemohlo dojít t k neoprávn<br />
vněnému<br />
či i nahodilému přístupu p<br />
k údajům<br />
v uložených spisech.<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
29
Centráln<br />
lní spisovna<br />
Všechny uzavřen<br />
ené spisy a jiné dokumenty SMOl převzaté z příručních<br />
spisoven a organizačních <strong>je</strong>dnotek SMOl bez vlastní příruční spisovny<br />
jsou v centráln<br />
lní spisovně uloženy po dobu trvání skartační lhůty.<br />
Skartační lhůta začíná běžet 1. lednem roku následujn<br />
sledujícího po uzavřen<br />
ení<br />
Za stav a chod centráln<br />
lní spisovny odpovídá pověř<br />
ěřený zaměstnanec<br />
SMOl. O uložených spisech vede evidenci.<br />
Zaměstnanec centráln<br />
lní spisovny stanoví po dohodě s vedoucími<br />
zaměstnanci<br />
SMOl termíny pro předání spisů do centráln<br />
lní spisovny.<br />
Pohyb osob v centráln<br />
lní spisovně <strong>je</strong> omezen pouze na zaměstnance, kteří<br />
jsou k tomu oprávn<br />
vněni ni na základz<br />
kladě své pracovní náplně, , a to za<br />
přítomnosti zaměstnance centráln<br />
lní spisovny.<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
30
Předávání spisů centráln<br />
lní spisovně<br />
Jednotlivé organizační <strong>je</strong>dnotky SMOl připraví k předání centráln<br />
lní spisovně běžné spisy, které nepotřebuj<br />
ebují pro<br />
výkon práce uzavřen<br />
ené za uplynulý rok.<br />
Předávané spisy musí být ponechány ny v původních složkách a uloženy do archivačních krabic s označen<br />
ením m názvu n<br />
organizační <strong>je</strong>dnotky SMOl, , druhu spisu, roku vzniku, číslem ukládac<br />
dací <strong>je</strong>dnotky (archivní krabice), spisovým<br />
znakem, skartačním m znakem a skartační lhůtou.<br />
Předání zajistí pověř<br />
ěřený zaměstnanec příslup<br />
slušné organizační <strong>je</strong>dnotky SMOl, , který zaměstnanci centráln<br />
lní spisovny<br />
předkládá protokol o předp<br />
edání spisů ve dvou vyhotoveních.<br />
Protokol o předp<br />
edání centráln<br />
lní spisovně obsahu<strong>je</strong>:<br />
pořadov<br />
adové číslo (čísla)(<br />
předp<br />
edávaných archivačních krabic, popis spisu, spisový znak, skartační znak a skartační<br />
lhůtu, počet krabic stejného druhu spisů, , název n<br />
předp<br />
edávajícího odboru.<br />
Za správn<br />
vné vyznačen<br />
ení skartačního znaku a lhůty jsou odpovědni dni zaměstnanci, kteří za organizační <strong>je</strong>dnotku SMOl<br />
předávají spisy centráln<br />
lní spisovně.<br />
Převzetí spisů potvrdí zaměstnanec centráln<br />
lní spisovny na <strong>je</strong>dnom vyhotovení protokolu. Protokol slouží i při p<br />
dodatečném m vyhledávání dokladů v centráln<br />
lní spisovně.<br />
Zaměstnanec příslup<br />
slušné organizační <strong>je</strong>dnotky SMOl pověř<br />
ěřený předp<br />
edáním m spisů do centráln<br />
lní spisovny odpovídá za<br />
soulad mezi označen<br />
ením m na archivační krabici a obsahem spisů v krabici uložených.<br />
Zaměstnanec centráln<br />
lní spisovny <strong>je</strong> oprávn<br />
vněn n odmítnout převzetp<br />
evzetí spisů, , které nejsou uspořádan<br />
dané a úplné nebo jim<br />
chybí výše e uvedené náležitosti.<br />
Zaměstnanec centráln<br />
lní spisovny po uložen<br />
ení spisů v ukládac<br />
dacích ch <strong>je</strong>dnotkách do spisoven doplňu<strong>je</strong> lokační údaj o<br />
místě uložen<br />
ení.<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
31
Ukládání a úschova stavebních spisů a účetních dokumentů<br />
Ukládání a úschova stavebních spisů<br />
Stavební spisy a dokumentace se ukládaj<br />
dají u odboru stavebního MMOl.<br />
Skartační řízení stavebních spisů a dokumentace provádí odbor stavební<br />
MMOl včetnv<br />
etně odevzdání stavební dokumentace ke zničen<br />
ení organizaci<br />
k tomu určen<br />
ené.<br />
Ukládání a úschova<br />
účetních dokumentů<br />
Účetní dokumenty se ukládaj<br />
dají a uschovávaj<br />
vají do doby uplynutí skartačních<br />
lhůt t v účetní spisovně podle zvláš<br />
áštních předpisp<br />
edpisů.<br />
Skartační řízení účetních dokumentů provádí oddělen<br />
lení účetnictví odboru<br />
ekonomického MMOl včetnv<br />
etně odevzdání účetní dokumentace ke zničen<br />
ení<br />
organizaci k tomu určen<br />
ené.<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
32
Půjčování a nahlížen<br />
ení do spisů uložených ve spisovnách<br />
Platí jak pro přírup<br />
ruční spisovny, tak pro centráln<br />
lní spisovnu<br />
Pro nahlížen<br />
ení do spisů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížen<br />
ení do spisů v<br />
řízení před správn<br />
vním m orgánem nebo soudem,<br />
to neplatí, , <strong>je</strong>stliže e dokumenty předp<br />
uložen<br />
ením m ve spisovně byly veřejn<br />
ejně přístupné , popř. . pokud<br />
zvláš<br />
áštní zákon stanoví jinak.<br />
Spisy vyžádan<br />
dané ze spisovny <strong>je</strong> bezpodmíne<br />
nečně nutné uchovat v původnp<br />
vodních obalech a v tom<br />
pořádku, jak byly ze spisovny vydány. Pouze ve zvláš<br />
áště naléhavých případech p padech <strong>je</strong> možné spisy<br />
multiplikovat reprografickou cestou.<br />
Pověř<br />
ěřenému zaměstnanci můžm<br />
ůže e být vydán n spis ze spisovny za předpokladu p<br />
dodržen<br />
ení výše<br />
uvedených pokynů pouze na zápůjční lístek, a to nejdéle na dobu <strong>je</strong>dnoho roku.<br />
O zapůjčených spisech vede spisovna zvláš<br />
áštní evidenci, tzv. knihu zápůjček. z<br />
Do nín<br />
se<br />
zaznamená vždy datum zápůjčky, z<br />
číslo <strong>je</strong>dnací spisu (nebo jiné evidenční číslo), obsah a<br />
jméno a příjmenp<br />
jmení příslušného zaměstnance, který zapůjčen<br />
ení potvrdí svým podpisem.<br />
Na místo m<br />
zapůjčen<br />
eného spisu se vkládá záznam znam o výpůjčce.<br />
Předpokládá se postupné zavádění a používání DIGITÁLN<br />
LNÍCH ZÁPŮJČEKZ<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
33
Vyřazov<br />
azování dokumentů a spisů<br />
Klasifikace A/S/V Archiválie/Stoupa/Výb<br />
lie/Stoupa/Výběr<br />
Vyřadit lze aža<br />
po skončen<br />
ení skartační lhůty a <strong>je</strong>n na základz<br />
kladě skartačního<br />
řízení<br />
Dokumenty a spisy jsou uloženy ve spisovnách po dobu stanovenou skartačními lhůtami,<br />
uvedenými ve spisovém m a skartačním m plánu. Dobu lze prodloužit, ale nikoli zkrátit.<br />
Vyřazov<br />
azování spisů se provádí skartačním řízením, při p i kterém m se vyřazuj<br />
azují spisy nadále<br />
nepotřebn<br />
ebné pro činnost<br />
SMOl a při p i kterém m příslup<br />
slušný archiv provádí výběr r archiváli<br />
lií.<br />
Do skartačního<br />
řízení se zařazuj<br />
azují všechny dokumenty a spisy, kterým uplynula skartační lhůta,<br />
a razítka vyřazen<br />
azená z evidence z důvodu ztráty ty platnosti nebo opotřeben<br />
ebení.<br />
Skartační řízení se provede v kalendářním m roce následujn<br />
sledujícím m po uplynutí skartační lhůty spisu,<br />
a to na základz<br />
kladě skartačního návrhu. n<br />
Skartační návrh zašle<br />
SMOl příslušnému archivu k<br />
posouzení a k provedení výběru archiváli<br />
lií, , a to v listinné podobě ve dvojím m vyhotovení. . K<br />
provedení skartačního<br />
řízení sestaví skartační komisi, <strong>je</strong>jímž členem <strong>je</strong> vždy zaměstnanec<br />
zařazený azený do centráln<br />
lní spisovny.<br />
Za řádnou přípravu p pravu a provedení skartačního<br />
řízení odpovídá vedoucí oddělen<br />
lení spisové služby<br />
odboru správy MMOl.<br />
Skartační řízení se provádí každoro<br />
doročně.<br />
Skartační řízení v případě dokumentů evidovaných v elektronickém m systému spisové služby<br />
SMOl lze provádět t pouze prostřednictv<br />
ednictvím m programového modulu „Spisovna“.. Dokumenty,<br />
které nejsou do modulu Spisovna převedeny, p<br />
nelze do skartačního<br />
řízení zahrnout.<br />
Vyřazen<br />
azení (zničen<br />
ení) ) bez skartačního<br />
řízení vyřazen<br />
azení = správn<br />
vní delikt (v ČR R to zřejmz<br />
ejmě neplatí pro<br />
některá ministerstva a ústřední orgány ??)<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
34
Vyřazov<br />
azování dokumentů v digitáln<br />
lní podobě<br />
Vyřazov<br />
azování dokument<br />
a<br />
dokumentů a spisů s odlišným režimem zacházen<br />
zení<br />
Vyřazov<br />
azování dokumentů v digitáln<br />
lní podobě<br />
Dokumenty v digitáln<br />
lní podobě, , kterým <strong>je</strong> přiřazen p<br />
skartační znak „A“ a nesplňuj<br />
ují podmínky stanovené v § 17 odst. 2 vyhláš<br />
ášky o<br />
spisové službě musí být do skartačního<br />
řízení zařazeny azeny v analogové (listinné) ) podobě, , zajišťuj<br />
ující <strong>je</strong>jich trvalé uchování. . Stejným<br />
způsobem musí být předlop<br />
edloženy eny dokumenty v digitáln<br />
lní podobě označen<br />
ené skartačním m znakem „V“,, navrhované k zařazen<br />
azení do skupiny „A“.<br />
Dokumenty, popřípad<br />
padě spisy, v digitáln<br />
lní podobě zařazen<br />
azené do skartačního<br />
řízení (a budou mít m t skartační znak A, nebo V s výhledem na A)<br />
se ukládaj<br />
dají ve výstupních datových formátech stanovených v § 20 (= PDF/A ISO 19005, PNG ISO/IEC 15948 , TIFF revize 6 -<br />
nekomprimovaný, nebo JPEG JPEG/JFIF ISO/IEC 10918, MPEG-2 2 ISO/IEC 13818, MPEG-1 1 ISO/IEC 11172, nebo GIF. MP2 (MPEG-1<br />
Audio Layer 2), MP3 (MPEG-1 1 Audio Layer 3), nebo WAV modulace Pulse-code<br />
modulation (PCM).<br />
Výstupním m datovým formátem<br />
metadat, , jimiž jsou podle vyhláš<br />
ášky opatřov<br />
ovány dokumenty, se rozumí formát t XML podle schématu XML,<br />
které <strong>je</strong> přílohou p<br />
národnn<br />
rodního standardu pro elektronické systémy spisové služby.) a opatřuj<br />
ují se metadaty stanovenými v národnn<br />
rodním<br />
standardu pro elektronické systémy spisové služby. Pokud dokument, popřípad<br />
padě spis, v digitáln<br />
lní podobě není uložen ve stanoveném<br />
výstupním m datovém m formátu, původce p<br />
ho, <strong>je</strong>-li to možné, , do požadovan<br />
adovaného datového formátu převede. p<br />
Pokud dokument, popřípad<br />
padě spis,<br />
v digitáln<br />
lní podobě nelze opatřit<br />
metadaty nebo převp<br />
evést do požadovan<br />
adovaného výstupního datového formátu, postupu<strong>je</strong> původce p<br />
podle § 16<br />
odst. 4 obdobně.<br />
Dokumenty v digitáln<br />
lní podobě bez trvalé hodnoty, jimž <strong>je</strong> podle skartačního plánu přiřazen p<br />
skartační znak „S“,, a dokumenty v digitáln<br />
lní<br />
podobě skupiny „V“ navržen<br />
ené k vyřazen<br />
azení mohou být ke skartačnímu<br />
řízení předloženy eny i v jiné podobě, , např. . v digitáln<br />
lní podobě bez<br />
požadovaných nálen<br />
ležitostí.<br />
Pokud dokumenty v digitáln<br />
lní podobě nesplňuj<br />
ují požadavky podle § 17 odst. 2 vyhláš<br />
ášky o spisové službě SMOl <strong>je</strong> musí převést do<br />
analogové podoby[1]<br />
[1].<br />
Vyřazov<br />
azování dokumentů a spisů s odlišným režimem zacházen<br />
zení<br />
Dokumenty. listiny a spisy, u nichž <strong>je</strong> režim skartačního<br />
řízení upraven speciáln<br />
lními předpisy p<br />
probíhá skartační řízení podle těchto t<br />
předpisů (např. . matriční knihy, stavební dokumentace, atd.).<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
35
Spisová rozluka<br />
Spisová rozluka se provádí vždy při p i zrušen<br />
ení nebo reorganizaci organizační <strong>je</strong>dnotky SMOl nebo MPO.<br />
Spisovou rozluku připravu<strong>je</strong> p<br />
před p<br />
datem svého zrušen<br />
ení rušen<br />
ená organizační <strong>je</strong>dnotka SMOl nebo MPO, provádí<br />
ji právn<br />
vní nástupce zrušen<br />
ené organizační <strong>je</strong>dnotky SMOl nebo MPO, a není-li ho, likvidátor.<br />
Součást<br />
stí spisové rozluky <strong>je</strong> vždy v<br />
skartační řízení, , v němžn<br />
se vyřad<br />
adí dokumenty a spisy, jimž uplynuly skartační<br />
lhůty. Zanikající organizační <strong>je</strong>dnotka SMOl nebo MPO připravp<br />
ipraví skartační řízení, , do kterého zařad<br />
adí všechny<br />
vyřízen<br />
zené dokumenty a uzavřen<br />
ené spisy, jimž uplynuly skartační lhůty.<br />
Vyřízen<br />
zené dokumenty a uzavřen<br />
ené spisy, jimž skartační lhůty dosud neuplynuly, se předajp<br />
edají do spisovny<br />
nebo správn<br />
vního archivu určen<br />
eného původce, p<br />
který <strong>je</strong> právn<br />
vním m nástupcem n<br />
zrušen<br />
ené organizační <strong>je</strong>dnotky<br />
SMOl nebo MPO, a není-li ho, zajistí <strong>je</strong>jich uložen<br />
ení likvidátor po pro<strong>je</strong>dnání s příslup<br />
slušným archivem.<br />
Předávané spisy a dokumenty se zapíší<br />
do předávacího seznamu.<br />
Nevyřízen<br />
zené a neuzavřen<br />
ené dokumenty a spisy se předajp<br />
edají určen<br />
enému původci, p<br />
na kterého přešla p<br />
působnost p<br />
k<br />
<strong>je</strong>jich vyřízen<br />
zení. . PředP<br />
edávané spisy a dokumenty se zapíší<br />
do předp<br />
edávacího seznamu. Určený původce, p<br />
který <strong>je</strong><br />
právn<br />
vním m nástupcem n<br />
zrušen<br />
eného určen<br />
eného původce, p<br />
takto zapsané spisy a dokumenty převezme p<br />
a zaevidu<strong>je</strong><br />
Při i reorganizaci orgánu<br />
SMOl (MMOl nebo MPO), v <strong>je</strong>jímž rámci <strong>je</strong> rušen některý n<br />
<strong>je</strong>ho organizační útvar, není<br />
podstatné, , zda již tyto útvary zanikají buďto bez náhrady n<br />
nebo se přemp<br />
eměňují v útvary orgánu<br />
SMOl jiné s<br />
novou působnostp<br />
sobností (viz ustanovení § 68a odst. 7 zákona z<br />
o archivnictví).<br />
Pokud <strong>je</strong> útvar orgánu<br />
SMOl reorganizován n <strong>je</strong>n částečně (např. . <strong>je</strong> zrušena <strong>je</strong>ho část bez náhrady n<br />
včetnv<br />
etně<br />
agendy, kterou vykonával), val), spisová rozluka se neprovádí. . O dokumenty a spisy zrušen<br />
ené části se v tomto<br />
případě postará útvar orgánu<br />
SMOl, , <strong>je</strong>hož součást<br />
stí zrušen<br />
ená část<br />
útvaru byla.<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
36
Vedení spisové služby v mimořádných situacích<br />
Každý spisový uzel <strong>je</strong> povinen si sám s m připravit p<br />
a mít m t trvale k dispozici podací<br />
deník k pro svůj j spisový uzel podle přílohy p<br />
č. . 8 na zajištění 10 denního<br />
provozu svého spisového uzlu.<br />
V případp<br />
padě mimořádn<br />
dné situace (např. živelní pohromy, ekologické, , průmyslov<br />
myslové nebo jiné havárie apod.), ale<br />
rovněž<br />
i v případp<br />
padě výpadku elektrické energie, výpadku informačního systému, v <strong>je</strong>jímž důsledku <strong>je</strong> SMOl<br />
znemožněno no po omezené časové období užívání elektronického systému spisové služby obvyklým způsobem,<br />
bude vedena spisová služba náhradnn<br />
hradním m způsobem v listinné podobě v „podacím m deníku náhradnn<br />
hradní<br />
evidence“.<br />
Dokumenty budou označov<br />
ovány dle pořad<br />
adí evidence v podacím m deníku náhradnn<br />
hradní evidence pod samostatně<br />
vedenou číselnou<br />
řadou. Dokumenty budou v náhradnn<br />
hradní evidenci evidovány a vyřizov<br />
izovány.<br />
Tvar čísla <strong>je</strong>dnacího v náhradní evidenci budou mít m t tento tvar: MS/SMOL/ODBOR/ODDELENI/Pořadov<br />
adové<br />
číslo.<br />
Náhradní evidenci SMOl uzavře e neprodleně po ukončen<br />
ení mimořádn<br />
dné situace.<br />
V případp<br />
padě vedení náhradní evidence v časovém m rozmezí méně než 48 hodin se na každém m spisovém<br />
uzlu do 5 pracovních ch dnů přeevidují dokumenty z náhradní evidence do řádné evidence SMOl. Číslo<br />
<strong>je</strong>dnací získané dodatečným zapsáním m do elektronické spisové služby bude zapsáno v podacím m deníku<br />
náhradní evidence.<br />
V případp<br />
padě vedení náhradní evidence v časovém m rozmezí delší<br />
ším m než 48 hodin dokumenty zůstz<br />
stávají pro<br />
účely výkonu spisové služby evidovány v náhradní evidenci a do řádné evidence se přeevidujp<br />
eevidují pouze ty<br />
dokumenty, které nelze vyřídit v náhradní evidenci.<br />
V případě použit<br />
ití podacího deníku <strong>je</strong> spisový uzel povinen neprodleně zajistit nový podací deník k podle<br />
předchozího bodu.<br />
3.10.2011 Výpis z předpisup<br />
<strong>Olomouc</strong><br />
37
Řízení a kontrola<br />
Za výkon spisové služby MMOl odpovídá ta<strong>je</strong>mník k MMOl, a za výkon spisové služby MPO odpovídá ředitel<br />
MPO, kteří rovněž<br />
kontrolují plnění povinností stanovených v tomto spisovém m a skartačním řádu.<br />
Za metodické vedení spisové služby, správu centráln<br />
lní spisovny SMOl a vyřazov<br />
azování dokumentů uložených<br />
v nich ve skartačním řízení odpovídá oddělen<br />
lení spisové služby odboru správy MMOl.<br />
Za vedení příručních spisoven odpovídaj<br />
dají pověř<br />
ěření zaměstnanci <strong>je</strong>dnotlivých organizačních <strong>je</strong>dnotek SMOl.<br />
Za výkon spisové služby na <strong>je</strong>dnotlivých organizačních <strong>je</strong>dnotkách<br />
SMOl odpovídaj<br />
dají <strong>je</strong>jich vedoucí, , kteří<br />
sledují vyřizov<br />
izování dokumentů svých podřízených v elektronickém m systému spisové služby a <strong>je</strong>jich ukládání v<br />
souladu s tímto t<br />
spisovým a skartačním řádem. Průběž<br />
ěžně kontrolují zejména stav vyřizov<br />
izování dokumentů,<br />
pro<strong>je</strong>dnávaj<br />
vají se zaměstnanci pověř<br />
ěřenými <strong>je</strong>jich vyřízen<br />
zením m zjištěné závady, určuj<br />
ují způsob a termíny <strong>je</strong>jich<br />
odstranění. . Dále D<br />
kontrolují užívání úředních razítek a zajištění <strong>je</strong>jich ochrany před p<br />
zneužit<br />
itím.<br />
Za věcnv<br />
cně správn<br />
vné vyřízen<br />
zení dokumentu ve stanoveném m termínu odpovídá organizační <strong>je</strong>dnotka SMOl, , které byl<br />
přidělen k vyřízen<br />
zení, , byť se na vyřizov<br />
izování dokumentu podílelo více v<br />
organizačních <strong>je</strong>dnotek SMOl.<br />
Kontrola dodržov<br />
ování povinností na úseku archivnictví a výkonu spisové služby <strong>je</strong> vykonávána na podle zákona z<br />
č.<br />
552/1991 Sb., o státn<br />
tní kontrole, ve znění pozdější<br />
ších předpisp<br />
edpisů, , archivními inspektory z řad zaměstnanc<br />
stnanců<br />
státn<br />
tního oblastního archivu, které pověř<br />
ěřu<strong>je</strong> provedením m kontroly příslup<br />
slušný<br />
ředitel archivu. Archivní inspektor na<br />
základě provedené kontroly <strong>je</strong> oprávn<br />
vněn n rozhodnutím m zakázat<br />
zat činnosti, které by mohly způsobit poškozen<br />
kození<br />
nebo zničen<br />
ení dokumentů nebo archiváli<br />
lií, , nebo uložit příslup<br />
slušná opatřen<br />
ení k odstranění zjištěných nedostatků a k<br />
<strong>je</strong>jich nápravn<br />
pravě.<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
38
Výjimka z evidence v elektronické spisové službě SMOl<br />
Výjimka z evidence – URBAN<br />
Výjimka <strong>je</strong> povolena <strong>je</strong>n do doby zprovoznění agendového<br />
systému<br />
Agendio na příslup<br />
slušném odboru.<br />
Odbory ma<strong>je</strong>tkoprávn<br />
vní, , stavební, životního prostřed<br />
edí a koncepce a rozvo<strong>je</strong> MMOl pro odesílání externí pošty v listinné podobě<br />
generované v systému URBAN nemusí odesílanou poštu evidovat v elektronickém m systému spisové služby<br />
SMOl a evidují tuto poštu<br />
pouze v systému URBAN. Poštu předp<br />
edávají výpravně ve tvaru požadovan<br />
adovaném m výpravnou.<br />
Odbory MMOl používaj<br />
vající systém m URBAN pro předp<br />
edání interní pošty jinému odboru MMOl, který v dané době používá systému<br />
URBAN, nemusí odesílanou poštu evidovat v elektronickém m systému spisové služby<br />
SMOl a evidují tuto poštu pouze v systému<br />
URBAN.<br />
Výjimka z evidence – Hmotná nouze<br />
Výjimka <strong>je</strong> povolena <strong>je</strong>n do doby zprovoznění propo<strong>je</strong>ní agendového<br />
systému hmotné nouze a spisové služby E-spis E<br />
na<br />
příslušném odboru MMOl.<br />
Odbor odbor sociáln<br />
lních věcív<br />
MMOl pro odesílání pošty generované v systému hmotné nouze v listinné podobě nemusí odesílanou<br />
poštu evidovat v elektronickém m systému spisové služby<br />
SMOl a evidují tuto poštu pouze v systému hmotné nouze. Poštu předp<br />
edávají<br />
výpravně v podobě požadovan<br />
adované výpravnou.<br />
Další<br />
upřesn<br />
esnění výjimky pro výše e uvedené body<br />
V agendovém systému Urban nebo Hmotná nouze provede pověř<br />
ěřený zaměstnanec spisového uzlu zaevidování (přeevidov<br />
eevidování)<br />
podání s odkazem na ČJ J z prvotní evidence v systému elektronické spisové služby<br />
SMOl a přidp<br />
idělí <strong>je</strong>j konkrétn<br />
tnímu referentovi<br />
ke zpracování.<br />
V systému elektronické spisové služby<br />
SMOl učiní zaměstnanec spisového uzlu poznámku o přeevidování dokumentu do systému<br />
Urban nebo Hmotná nouze s odkazem na evidenční číslo samostatné evidence v systému<br />
Urban nebo Hmotná nouze (pole<br />
„Poznámka“ na profilu dokumentu - textový popis a název n<br />
agendy Urban, do nížn<br />
<strong>je</strong> dokument přeevidováván; ; pole „Agendové číslo“ -<br />
samotné evidenční číslo samostatné evidence).<br />
Pokud <strong>je</strong> podání doručeno přímo p<br />
na spisový uzel (zpravidla osobní podání občana), provádí pověř<br />
ěřená osoba spisového uzlu evidenci<br />
pouze v agendovém systému Urban nebo Hmotná nouze; přeevidovp<br />
eevidování do systému elektronické spisové služby<br />
SMOl se v tomto<br />
případě neprovádí.<br />
V případě, že e <strong>je</strong> na spisový uzel postoupen dokument, který není primárn<br />
rně zaevidován n v elektronické spisové službě SMOl (tj.<br />
dokument vznikl na odboru MMOl s agendou Urban a předává se na odbor MMOl s agendou Urban), není prováděno<br />
přeevidovávání<br />
dokumentu do systému elektronické spisové služby SMOl. Mezi spisovými uzly se předává pouze listinná forma dokumentu<br />
(zpravidla osobní předání podání na spisovém m uzlu) a elektronicky v rámci systému Urban.<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
39
Závěrečná ustanovení<br />
Nahlížen<br />
ení do dokumentů obsahujících ch utajované informace, poskytování <strong>je</strong>jich opisů, , výpisů a kopií se řídí zvláš<br />
áštním m právn<br />
vním<br />
předpisem. Takové dokumenty lze předlop<br />
edložit k vyřazen<br />
azení až po zrušen<br />
ení stupně uta<strong>je</strong>ní.<br />
Při i reorganizaci nebo přemp<br />
emísťování SMOl nebo <strong>je</strong>ho útvarů <strong>je</strong> nutno dbát t na to, aby nedocházelo ke ztrátám m dokumentů a k <strong>je</strong>jich<br />
ničen<br />
ení.<br />
Vedoucí zaměstnanci<br />
SMOl jsou povinni seznámit své podřízen<br />
zené zaměstnance prokazatelným způsobem bez zbytečného<br />
odkladu s obsahem spisového a skartačního<br />
řádu (včetn<br />
etně možných změn n a doplňků) ) a vést v<br />
o tom evidenci. Spisový a<br />
skartační řád d <strong>je</strong> zaměstnanc<br />
stnancům SMOl k dispozici na vnitřní intranetové síti<br />
– cesta: Systém dokumentů (SYSDOK) – Vnitřní<br />
předpisy.<br />
Porušen<br />
ení ustanovení tohoto spisového a skartačního<br />
řádu můžm<br />
ůže e být dle stupně závažnosti považov<br />
ováno za méně závažné, , závaz<br />
važné<br />
nebo zvláš<br />
ášť hrubým způsobem porušen<br />
ení povinností vyplývajících ch z právn<br />
vních předpisp<br />
edpisů vztahujících ch se k zaměstnancem vykonávan<br />
vané<br />
práci.<br />
Výjimku z tohoto spisového a skartačního<br />
řádu můž<br />
ůže e povolit pouze Státn<br />
tní okresní archiv v <strong>Olomouc</strong>i, jako orgán n pověř<br />
ěřený<br />
ze zákona z<br />
dohledem nad spisovou službou a skartačním řízením.<br />
Zrušu<strong>je</strong> u<strong>je</strong> se „Spisový a skartační řád d statutárn<br />
rního města m<br />
<strong>Olomouc</strong>e“, , platný a účinný od 1. 1. 2006, a „Metodika pro práci s podacím<br />
deníkem podle nového spisového a skartačního<br />
řádu od 1. 1. 2006“, , platná a účinná od 1. 1. 2006.<br />
Tento spisový a skartační řád byl schválen Státn<br />
tním m okresním m archivem v <strong>Olomouc</strong>i v souladu se zákonem z<br />
o archivnictví a vyhláš<br />
áškou<br />
o spisové službě.<br />
RMO pověř<br />
ěřu<strong>je</strong> ta<strong>je</strong>mníka MMOl k vydávání aktualizovaných příloh p<br />
spisového a skartačního<br />
řádu v souladu s platnou legislativou a<br />
s příslušnými interními normami, které se vztahují k předmětné problematice.<br />
Tento spisový a skartační řád byl schválen RMO dne 6. 9. 2011.<br />
„Spisový a skartační řád d statutárn<br />
rního města m<br />
<strong>Olomouc</strong>e“ nabývá platnosti a účinnosti dnem 01. 10. 2011<br />
Výpis z předpisup<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
40
Přílohy Spisového a skartačního<br />
řádu<br />
Přílohy doplňují SaSŘ o speciální seznamy, postupy a vzory, které <strong>je</strong> nutné mít pro použití SaSŘ<br />
trvale k dispozici (odkazy na přílohy)<br />
Příloha č. 1:<br />
Příloha č. 2:<br />
Příloha č. 3:<br />
Příloha č. 4:<br />
Příloha č. 5:<br />
Příloha č. 6:<br />
Příloha č. 7:<br />
Příloha č. 8:<br />
Spisový a skartační plán<br />
Vzor skartačního návrhu<br />
Manipulace s utajovanými informacemi<br />
Manipulace se zvláštními skutečnostmi<br />
Seznam spisových uzlů evidovaných ve spisové službě<br />
Samostatné evidence dokumentů neevidovaných ve spisové službě<br />
Přehled dokumentů, které se neevidují v elektronické spisové službě<br />
Podací deník – šablona náhradní evidence použité v případě<br />
znemožnění používání elektronické spisové služby<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
41
Souhrnné informace na internetu:<br />
http://www.egoncentrum<br />
egoncentrum.cz/ - záložka<br />
„časté otázky<br />
zky“<br />
http://www.mvcr<br />
mvcr.cz/ - záložka E-GOVERNMENT<br />
E<br />
http://www.bezpapiru<br />
bezpapiru.cz/legislativa<br />
- informace pro elektronizaci<br />
www.SecuStamp<br />
SecuStamp.comcom – jak zjistím m platnost certifikátu<br />
tu<br />
Kontrola formulářem<br />
– pomocí 602XML<br />
Nebo třeba t<br />
napřímo<br />
(tady)<br />
Souhrnné informace na intranetu SMOl:<br />
http://www.olomouc.eu/intranet/domovska-stranka_(cesky)<br />
stranka_(cesky)<br />
nabídka<br />
Manuály pro CIS a podnabídka<br />
dka<br />
Systém m spisové služby<br />
- manuály a návody n<br />
k obsluze<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
42
Kontrola dokumentu online<br />
Přes E-SPIS, nebo<br />
Jediná online služba, která ověřu<strong>je</strong> pravost dokumentů z České republiky, <strong>je</strong> k dispozici na portále<br />
www.SecuStamp.com provozovaném firmou Software602. Pracu<strong>je</strong> se stejným procesním<br />
postupem i stejnou technologií jako síť Czech POINT, což posilu<strong>je</strong> jistotu, že co uzná za pravé<br />
SecuStamp, to uznají za pravé i úřady.<br />
Pokud ovšem máte dost času a zajímá vás, jak věci fungují, můžete zvolit následující postup:<br />
- Zkontrolujte, zda <strong>je</strong> kontrolní otisk neporušený (v dokumentu nebyly provedeny změny). To vám<br />
ukáže například Adobe Reader, pokud kliknete na ikonku s obrázkem plnícího pera.<br />
- Zjistěte, kdo vydal certifikát, kterým byl kontrolní otisk vytvořen. To zjistíte poklepem na stejnou<br />
ikonku.<br />
- Zkontrolujte, zda se <strong>je</strong>dná o kvalifikovanou certifikační autoritu, tedy zda platnost podpisu bude<br />
uznána i státem. V České republice působí tři kvalifikované certifikační autority (PostSignum, I.CA<br />
a eIdentity), úřady ovšem mají povinnost uznávat elektronické podpisy ze všech zemí unie.<br />
- Ověřte si, zda se opravdu <strong>je</strong>dná o certifikát vydaný touto registrační autoritou a zda <strong>je</strong> certifikát<br />
platný. K tomu potřebu<strong>je</strong>te importovat do svého počítače kořenový certifikát této autority a<br />
správně nastavit prohlížeč dokumentů (Adobe Reader). Právě nastavení prohlížeče <strong>je</strong> zapotřebí<br />
věnovat velkou pozornost.<br />
- Zkontrolovat, zda certifikát není na listině certifikátů s pozastavenou platností. Tento seznam<br />
najdete na internetové stránce certifikační autority.<br />
- Zjistit, zda <strong>je</strong> k dokumentu připo<strong>je</strong>no časové razítko. Pokud k němu připo<strong>je</strong>no <strong>je</strong>, může se <strong>je</strong>dnat o<br />
pravý dokument, i když <strong>je</strong> certifikát momentálně vypršelý nebo zneplatněný. Časové razítko totiž<br />
může ukázat, že podpis byl připo<strong>je</strong>n v době, kdy byl certifikát platný. Naopak, pokud <strong>je</strong> dokument<br />
korektní a časové razítko na něm chybí, nemůžete <strong>je</strong>j pokládat za dlouhodobě spolehlivý.<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
43
DALŠÍ DOCELA DOBRÉ ODKAZY<br />
Orientační přehled původců http://www.ahmp.cz/index.html?mid=5&wstyle=0&page<br />
Datové schránky a správní řízení http://www.mvcr.cz/clanek/postup-pri-vyrizovanipisemnosti-organem-verejne-moci-v-souvislosti-s-datovymischrankami-konverzidokumentu-a-elektronickou-spisovou-sluzbou.aspx<br />
Tvorba spisu - viz metodický návod Ministerstva vnitra ČR<br />
http://aplikace.mvcr.cz/archiv2008/archivnictvi/metodiky/2007/196spis_2007.pdf<br />
Internetové stránky Ministerstva vnitra ČR www.mvcr.cz<br />
Internetové stránky Národního archivu www.nacr.cz<br />
Oficiální informační web o datových schránkách a novinkách spo<strong>je</strong>ných se zákonem<br />
č. 300/2008 Sb. www.datoveschranky.info<br />
Magazín Egovernment www.egovernment.cz<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
44
Závěr:<br />
Prostor pro Vaše otázky<br />
Děkuji za pozornost<br />
Ing. Miloš Adam<br />
vedoucí oddělení spisové služby<br />
odbor správy<br />
Magistrát města <strong>Olomouc</strong>e<br />
3.10.2011 <strong>Olomouc</strong><br />
45
Change language