Upravljanje dokumentarnega gradiva in elektronska ... - Planet GV

GV Planet d.o.o.
Seminar
Upravljanje dokumentarnega gradiva
in elektronska hramba
gradiva v digitalni obliki
dr.Vladimir Žumer
Arhiv Republike Slovenije
vladimir.zumer@gov.si
1
Postopki poslovanja
z dokumentarnim gradivom obsegajo:
• Sprejemanje pošte in vlog (klasične in elektronske)
• Razvrščanje (klasificiranje) po vsebini na podlagi klasifikacijskih
načrtov z roki hranjenja
• Dodeljevanje v reševanje (signiranje) na podlagi signirnega
načrta
• Evidentiranje dokumentov, zadev oz. dokumentacije v
računalniške evidence in opremljanje gradiva z metapodatki
• Skeniranje dokumentov
• Pripravo dokumentov in celostno podobo
• Odpravo pošte
• Hrambo gradiva (sistemi arhiviranja, roki hranjenja)
• Elektronsko arhiviranje (e-hrambo v digitalni obliki)
• Izločanje nepotrebnega dokumentarnega gradiva
• Odbiranje arhivskega gradiva
I. SPLOŠNE DOLOČBE 2
Upravljanje dokumentarnega gradiva obsega
določbe o:
• Sprejemanju in ustvarjanju vseh vrst gradiva
• Razvrščanju (klasificiranju)
• Dodeljevanju (signiranju)
• Evidentiranju gradiva (metapodatki)
• Reševanju in odpravi gradiva
• Klasični in elektronski hrambi
• Sprejem in potrditev notranjih pravil
• Zajemu in pretvorbi dokumentarnega gradiva
• Dolgoročni hrambi v digitalni obliki
• Določanju rokov hranjenja
• Izločanju in uničevanju dokumentarnega gradiva
• Odbiranju arhivskega gradiva
3
• Notranjem in zunanjem nadzoru
1

Uredba o upravnem poslovanju
(Uradni list RS, št. 20/2005)
Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju
(Uradni list RS, št. 75/2005)
Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega
gradiva organov javne uprave
(Uradni list RS, št. 81/2005)
Pravilnik o opravljanju izpita iz upravnega poslovanja
(Uradni list RS, št. 20/2006)
4
Uredba o upravnem poslovanju
(Uradni list RS, št. 20/2005)
• I. SPLOŠNE DOLOČBE
• II. POSLOVANJE S STRANKAMI
• III. ZAGOTAVLJANJE JAVNOSTI DELA
• IV. DELOVNI IN POSLOVNI ČAS TER URADNE URE
• V. URADNE ZGRADBE, PROSTORI IN OPREMA TER
ZAGOTAVLJANJE VARNOSTI
• VI. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM
• VII. VROČANJE
• VIII. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA
• IX. URADNA DEJANJA
• X. POSLOVANJE V JEZIKIH NARODNIH SKUPNOSTI
• XI. NADZOR NAD IZVAJANJEM TE UREDBE
• XII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
5
Novi arhivski predpisi
o elektronskem poslovanju
• Zakon o varstvu dokumentarnega in
arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS
št. 30/2006)
• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega
gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006)
• Enotne tehnološke zahteve elektronske hrambe –
ETZ (objavljene na spletni strani Arhiva RS)
• Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev
javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov
storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom
(Uradni list RS, št. 132/2006)
6
2

Predpisi o elektronskem poslovanju
Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem
podpisu (Uradni list RS, št. 57/2000)
Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in
elektronsko podpisovanje (Uradni list RS, št. 77/2000)
7
Izbor mednarodnih standardov in
priporočil
• ISO 15489:2005, Information and documentation –
Records management
• ISO 23081:2006, Information and documentation,
Records management processes - Metadata for
records
• ISO/IEC 27001 - Information security management
systems
• MoReq - Model zahtev za upravljanje elektronskih
dokumentov, DLM Forum 2001, Arhiv Republike
Slovenije 2005, objavljeno tudi na spletni strani
http://www.arhiv.gov.si
8
Drugi predpisi
• Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS,
št. 80/1999, dopolnitev št. 73/2004)
• Zakon o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 8/2002)
• Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št.
86/2004)
• Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS, št. 87/2001)
• Zakon o dostopu do informacij javnega značaja
(Uradni list RS, št. 24/2003)
9
3

Predpisi o ravnanju
s poslovno dokumentacijo
• Zakon o gospodarskih družbah (Uradni list RS,
št. 42/2006)
• Slovenski računovodski standardi, št. 21, 22 in 23
(Uradni list RS, št. 118/2005)
• Zakon o davku na dodano vrednost (Uradni list
RS, št. 117/2006)
• Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št.
117/2006)
10
Evidentiranje pošte in
neevidenčno gradivo
•Evidenčno gradivo
•Neevidenčno gradivo
(oglaševalska sporočila, čestitke, voščila,
poslovna vabila, časopisi, publikacije,
predstavitve izobraževalnih programov …
•Specifično gradivo (računovodsko gradivo,
šolska, zdravstvena, statistična, tehnična
dokumentacija…)
11
Prejemna štampiljka
UPRAVNA ENOTA KRANJ
Prejeto: 5. 1. 2004 Signirni znak: UE 112
Vrednotnice.: 510 SIT Priloge: 3
2,5 cm
Številka zadeve: 35103-25/2004
6,5 cm
12
4

Klasifikacija zadev in dokumentov
• Klasificiranje zadev in dokumentov po vsebini na podlagi
načrta klasifikacijskih znakov
• Načrti klasifikacijskih znakov:
- okvirni klasifikacijski načrt, ki ga je določila Vlada RS,
- posamezni klasifikacijski načrt, ki ga določi predstojnik
organa,
- enoten načrt, ki ga določi minister, pristojen za vsebinsko
področje, (na primer za upravne enote, občine, šole…),
• Klasifikacijski načrt obsega: seznam klasifikacijskih
znakov, opis vsebin, roke hrambe, določbe o arhivskem
gradivu).
• Številčni znaki so največ pet mestni, brez vmesnih
povezovalnih znakov.
13
Klasifikacijski načrt / primer
• 1 DELOVNA RAZMERJA IN POLITIKA KADROVANJA
• 10 KADROVSKA POLITIKA rok hrambe
• 100 SPLOŠNO O KADROVSKI POLITIKI 10 let
• 101 KADROVSKE ZADEVE IN EVIDENCE A
• 102 AKTI S PODROČJA DELOVNIH RAZMERIJ T
• 103 PLANI KADROV 5 let
• 104 KADROVSKO ŠTIPENDIRANJE 5 let
• 108 IMENOVANJE IN RAZREŠITVE T
• 109 PRIZNANJA, ODLIKOVANJA, PLAKETE A
• 11 ZAPOSLOVANJE
• 110 SPLOŠNO O ZAPOSLOVANJU 5 let
• 111 BREZPOSELNOST 5 let
• 112 POTREBE PO DELAVCIH 5 let
• 113 ZAPOSLOVANJE INVALIDOV 5 let
14
1002 Individualna
delovna
razmerja
1003 Personalne
mape
1004 Pritožbe in
spori
1005 Druge zadeve
iz skupine 100
101 Kolektivna
delovna
razmerja in
socialno
partnerstvo
102 Varnost in
zdravje pri delu
103 Pokojninsko in
invalidsko
zavarovanje
T
A Centralna kadrovska evidenca, druge kadrovske evidence,
poročila in analize,…
Personalne mape,..
10 A Prenehanje delovnega razmerja (A)
Disciplinski postopki, delovni spori, pritožbe (10),…
10 Vse ostalo kar ni možno nikamor uvrstiti
5 Splošne sistemske ureditve, kolektivne pogodbe in aneksi,
pogajanja, sodelovanje delavcev pri upravljanju,
reprezentativnost sindikatov, hramba statutov sindikatov,
delovanje sindikatov, stavke ...
Izbris sindikata iz evidence
5 A Prijava nesreče pri delu, ocena varnosti in zdravja pri
delu (A)
Naloge v zvezi z zagotavljanjem varnega delovnega okolja,
redni servisi gasilske in druge tehnike, opreme in sredstev
za varstvo pred požarom, požarni redi (5),...
5 T Izvajanje pokojninskega in invalidskega zavarovanja,
dejavnost ZPIZ-a (5),
Dodatno pokojninsko zavarovanje (T), …
15
5

Načrt signirnih znakov
• Signiranje je dodeljevanje zadev v reševanje!
• Signirni znaki so lahko številčni, črkovni ali
kombinirani in označujejo:
-notranje organizacijske enote in
-delovna mesta oziroma delavce
• Osnova je pravilnik o notranji organizaciji in
sistemizaciji delovnih mest organa
16
Načrt signirnih znakov
1 UPRAVNA ENOTA
10 Načelnik Franc Novak
11 Oddelek za upravne notranje zadeve
110 Vodja oddelka Vlasta Turk
111 Svetovalec I – državljanstvo Andrej Koren
112 Sodelavec I – matičar Nada Zapet
113 Sodelavec I – matičar Jožka Kirn
114 Referent I – vozniška dovoljenja Majda Bizjak
12 Oddelek za okolje in prostor
120 Vodja oddelka Iztok Šabec
121 Svetovalec načelnika – denacionalizacija Maja Režek
122 Svetovalec I – lokacijske in gradbene zadeve Bojan Suhadolc
123 Referent I – stanovanjske zadeve Erika Štular
17
18
6

Dodeljevanje - signiranje
• Dodeljevanje zadev in dokumentov
• postopek predpiše predstojnik
• popolno, nepopolno
• presigniranje
glavna
pisarna
• Dopolnilno dodeljevanje - dosigniranje
• v evidenci celoten signirni znak strokovni
delavec
notranja
org.enota
• Načrt signirnih znakov
• določi predstojnik – akt o notranji organizaciji in sistemizaciji
• vezani na delovno mesto
• spremembe le najnujnejše - dokumentirane
19
Evidenca zadev in dokumentov
Evidenca se vodi s pomočjo informacijskega sistema
Evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o :
• dokumentih
• zadevah
• dosjejih
V računalniške aplikacije
(SPIS, DOKSIS, Pošta, …)
vgradimo:
• načrt klasifikacijskih znakov
z roki hrambe
• načrt signirnih znakov
• šifrant subjektov
• seznam ključnih besed
20
Zadeva
• Evidenčni podatki o zadevi:
– številka zadeve (klasif.znak - zap.št. / letnica)
– subjekt ali tema
– ključne besede (opcijsko)
– kratka vsebina
– stanje
– datum začetka
04122-1/2005
– signirni znak
– rok hrambe
– zveza (če obstaja)
– seznam dokumentov v zadevi
– drugi podatki
• Dokumenti v zadevi
21
7

22
Evidentiranje dokumentov
v zadevi
• Evidenca dokumentov v zadevi
• Vsebina evidence o dokumentu:
– številka dokumenta
– signirni znak
– subjekt
– datum dokumenta
– kratka vsebina dokumenta
– oznaka dokumenta (V, I, L)
– število in kratek opis prilog
– ključne besede
– (drugi podatki)
• Postopek vpisa dokumenta v evidenco
• Vlaganje dokumentov v zadeve
23
Dokument
- Vrsta dokumenta: vhodni, izhodni, notranji
- Samodejno številčenje
- Podatki povzeti iz zadeve
24
8

Metapodatki elektronskih dokumentov
(zahteve MoReq)
Identifikator (šifra, številka ali druga temeljna oznaka dokumenta)
Naslov, zadeva, kratka vsebina dokumenta
Avtor (pravna ali fizične oseba)
Naslovniki
Datum, nastanka, sprejema ali odprave in datum evidentiranja
Dostopne pravice
Stopnja tajnosti
Metapodatki o e-hrambi (ime datoteke, odvisnost od strojne opreme,
operacijskih sistemov, aplikacijske programske opreme, formati datotek,
resolucija, verzije in parametri kompresije, shema kodiranja, podatki za
prikazovanje)
Rok hrambe
Status prenosa
Elektronski podpis, certifikat, digitalno kvalificirano potrdilo
Datum pošiljanja, datum prejema
Verzija zapisa
Jezik
25
Informacije o šifriranju …
Varstvo tajnih podatkov,
poslovnih skrivnosti
in varstvo osebnih podatkov
Varovanje tajnih podatkov (stopnje tajnosti: strogo tajno,
tajno, zaupno, interno), največ 40 let)
Varstvo osebnih podatkov, ki se nanašajo na zasebnost
posameznika oziroma na njegovo ideološko, versko in
politično prepričanje, na izobrazbo, intimne in zdravstvene
zadeve, davčne ter premoženjske zadeve itd. (75 let od
nastanka ali 10 let od smrti)
Varstvo poslovnih skrivnosti in davčnih skrivnosti
26
Hramba dokumentarnega gradiva
Zbirke dokumentarnega gradiva
reš.
zbirka nerešenih
zadev
+
2 leti
• vpogled v zbirke
tekoča zbirkaglavna
pisarna
• seznam in izpis rešenih zadev
stalna zbirka-arhiv
27
9

Upravljanje z zapisi in (elektronska) hramba
SISTEMI ARHIVIRANJA
a) Sistemi razvrščanja dokumentarnega gradiva: vsebinski, numerični,
kronološki, abecedni, geografski, kombinirani načini
b) Sistemi arhiviranja po:
• vsebini oziroma klasifikacijskih načrtih,
• organizacijski strukturi,
• poslovnih funkcijah,
• vrstah poslovne dokumentacije,
• časovnih obdobjih - letnikih in
• po drugih podrobnejših elementih (po abecedi, številkah,
datumih, kombinaciji elementov).
c) Tehnična oprema in označitev gradiva oziroma tehničnih enot (rednikov,
registratorjev, fasciklov, škatel, map, kolutov, magnetnih trakov, kaset,
disket, CD ROM-ov itd.).
28
Roki hrambe
• Roke hranjenja dokumentarnega gradiva
določi predstojnik organa v skladu s
predpisanimi roki in potrebami poslovanja
• Arhivsko gradivo določi pristojni arhiv
• Roki hranjenja in določbe o arhivskem
gradivu se vpišejo v klasifikacijski načrt
29
Vrste dokumentarnega gradiva
Vrste dokumentarnega gradiva glede na
rok hranjenja:
A - arhivsko gradivo
T - trajno dokumentarno gradivo
LLLL - gradivo z določenim rokom hranjenja
(2 leti, 3 leta, 5 let, 10 let, 20 let)
30
10

Arhivsko gradivo
• Arhivsko gradivo je del dokumentarnega gradiva, ki ima
trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ter
zagotavljanje trajne pravne varnosti pravnih in fizičnih oseb
• Za vsak organ javne uprave določi arhivsko gradivo
pristojni arhiv s pisnim navodilom za odbiranje
• Arhivsko gradivo se odbira iz
dokumentarnega gradiva praviloma
vsakih pet let in izroča pristojnemu arhivu
najkasneje 30 let od nastanka
31
Trajno dokumentarno
gradivo (večina tudi arhivsko gradivo)
• uradne evidence (evidence, registri, katastri, seznami)
• sejno gradivo s potrjenimi zapisniki
• gradivo v zvezi s pripravo in sprejemanjem predpisov
in drugih splošnih aktov
• poročila in analitična gradiva o stanju in pojavih na
posameznih upravnih področjih
• zbirna statistična poročila in rezultati raziskav
• vse tiskane in elektronske publikacije;
• zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah
• premoženjskopravne zadeve
• investicijske, projektne, lokacijske, gradbene zadeve
32
ZAKON O GRADITVI OBJEKTOV
(Uradni list RS, št. 110/2002) (106. in 107. člen)
Pristojni upravni organ za gradbene zadeve hrani:
- projekt za pridobitev gradbenega dovoljenja ter
- projekt izvedenih del, na podlagi katerega je izdal uporabno
dovoljenje,
10 let po izdaji gradbenega oziroma uporabnega dovoljenja.
Lastnik objekta, etažni lastnik in upravljalec objekta v etažni
lastnini mora hraniti:
- projekt za pridobitev gradbenega dovoljenja,
- projekt izvedenih del,
- projekt za vzdrževanje in obratovanje objekta in
- projekt za vpis v uradne evidence,
dokler objekt stoji oziroma do odstranitve objekta, če ni s
posebnimi predpisi za določeno vrsto objektov določeno, da jih je
treba hraniti trajno.
Projekt se lahko hrani na papirju, elektronskem mediju ali na
33
mikrofilmu.
11

ZAKON O ZBIRKAH PODATKOV S PODROČJA
ZDRAVSTVENEGA VARSTVA (Uradni list RS, št.
65/2000)
A. ZBIRKE PODATKOV, KI VSEBUJEJO OSEBNE
PODATKE
1. Osnovna medicinska dokumentacija izvajalcev zdravstvene
dejavnosti, ki služi tudi kot vir podatkov za evidence,
zdravstveni kartoni, dosjeji pacientov:
• zobozdravstveni karton trajno,
• zdravstveni karton in popis bolezni (zdravstveni dosje) 10
let po smrti bolnika,
• ostala osnovna medicinska dokumentacija 15 let.
34
ZAKON O RAČUNOVODSTVU (Uradni list RS, št. 23/99)
Letni računovodski izkazi
Končni obračuni plač zaposlenih
Izplačilni listi za obdobja, za katera ni
končnih obračunov plač
Glavna knjiga in finančni dnevnik
Pomožne poslovne knjige (blagajniška knjiga,
knjiga osnovnih sredstev, analitične evidence
terjatev in obveznosti, materiala, nadomestnih delov,
drobnega inventarja, nedokončane proizvodnje,
končnih izdelkov in blaga itd.)
Knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži
(računi, banka, blagajna)
Knjigovodske listine plačilnega prometa
Prodajni in kontrolni bloki
Pomožni obračuni in podobne
knjigovodske listine
trajno
trajno
trajno
10 let
(po računovodskih standardih trajno)
najmanj 5 let
najmanj 5 let
najmanj 3 leta
najmanj 2 leti
najmanj 2 leti
Opomba: Roke hranjenja poslovnih knjig in knjigovodskih listin vsebujeta tudi
Slovenski računovodski standard 21 - Knjigovodske listine in Slovenski računovodski
standard 22 - Poslovne knjige, ki se uporabljata od leta 1993 dalje in sta objavljena v
publikaciji: SLOVENSKI RAČUNOVODSKI STANDARDI, Slovenski inštitut za
revizijo, Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije, Ljubljana, april 1995,
str. 104 – 115 ter novi standardi v Uradnem listu RS, št. 118/2005.
35
ZAKON O DAVKU NA DODANO VREDNOST
(Uradni list RS, št. 117/2006), 86. člen
(5) Davčni zavezanec mora zagotoviti hrambo računov,
ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju
Slovenije, ter računov, ki jih prejmejo od davčnih
zavezancev, ki imajo sedež na ozemlju Slovenije,
najmanj 10 let po poteku leta, na katero se računi
nanašajo.
(6) Ne glede na peti odstavek tega člena, mora davčni
zavezanec zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo
na nepremičnine, najmanj 20 let po poteku leta, na
katero se nanašajo.
36
12

Zakon o davčnem postopku
(Uradni list RS, št. 117/2006, 32. člen)
Dokumenti in evidence se morajo hraniti v
fizični oziroma elektronski obliki do poteka
absolutnega zastaralnega roka pravice do
izterjave davka, na katerega se nanašajo…
(10 let)
37
Zakon o evidencah na področju
dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006)
14. člen
Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha
voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine,
na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih
delavcih, se hranijo kot listina trajne vrednosti.
17 .člen
Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi
evidenca o stroških dela, se hranijo kot listina trajne vrednosti.
19. člen
Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha
voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot
listina trajne vrednosti.
38
PRAVILNIK O DOKUMENTACIJI V DEVETLETNI OSNOVNI ŠOLI
(Uradni list RS, št. 61/2005)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Osnovna šola trajno hrani:
1. matično knjigo,
2. matične liste,
3. šolsko kroniko,
4. letni delovni načrt šole,
5. letna organizacijska poročila,
6. zapisnike sej učiteljskega zbora,
7. zapisnike sej oddelčnih učiteljskih zborov,
8. zapisnike sej sveta šole.
Eno leto po zaključku šolanja učencev osnovna šola hrani:
1. zapisnike komisije za ugotavljanje pripravljenosti otrok za vstop v šolo,
2. vpisne liste,
3. osebne mape učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje,
4. športnovzgojne kartone,
5. dnevnike,
6. redovalnice,
7. zapisnike o popravnih, razrednih in predmetnih izpitih učencev,
8. soglasja staršev.
Najmanj 5 let osnovna šola hrani:
1. zapisnike sej strokovnih aktivov,
2. zapisnike sej sveta staršev in oddelčnih svetov staršev.
Do konca šolskega leta osnovna šola hrani letne priprave in priprave na pouk in mapo vzgojnih
ukrepov.
39
13

Izločanje nepotrebnega dokumentarnega
gradiva
Odbiranje arhivskega gradiva
• Komisija za izločanje in odbiranje
– določi direktor
– pisno obvesti pristojni arhiv o odbiranju
• Izločanje dokumentarnega gradiva, ki mu potečejo roki
hranjenja
– najmanj vsakih 5 let
– gradivo, ki mu je potekel rok hranjenja
– zapisnik o izločitvi oziroma uničenju
– okvirni popis izločenega gradiva
• Odbiranje arhivskega gradiva
– najmanj vsakih 5 let
– izročanje pristojnemu arhivu najkasneje 30 let od nastanka gradiva
– zapisnik o izročitvi, popis izročenega gradiva
40
Po pretvorbi (skeniranju) se NE SME UNIČITI,
ampak arhivirati tudi v izvirniku NA PAPIRJU:
- arhivsko gradivo, ki v izvirniku nastane na papirju!
(seznam arhivskega gradiva v Uredbi o varstvu dokumentarnega
in arhivskega gradiva iz leta 2006 in v Navodilu za določanje
rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave
iz leta 2005, ter v navodilih pristojnih arhivov ),
- osnovnošolska dokumentacija (po pravilniku o
dokumentaciji v osnovni šoli oziroma v 9-letki
-zaključni računi po Računovodskih standardih (št. 23),
41
ELEKTRONSKA HRAMBA GRADIVA
V DIGITALNI OBLIKI
Predpisi
Postopki elektronskega arhiviranja (notranja pravila,
zajem, pretvorba, digitalna hramba, pogoji pretvorbe
in digitalne hrambe, tehnološki standardi)
Infrastruktura (strojna in programska oprema,
ponudniki opreme in storitev, registracija,
akreditacija, nadzor)
42
14

Faze organizacije E-hrambe
gradiva v digitalni obliki
• Priprava na zajem in hrambo
• Priprava in sprejetje notranjih pravil za zajem in
hrambo gradiva v digitalni obliki
• Izvedba hrambe ter spremljanje izvajanja notranjih
pravil in ukrepanje ob odstopanjih v skladu z
notranjimi pravili (notranji nadzor)
• Spremembe in dopolnitve notranjih pravil zaradi
spremembe veljavnih predpisov ali internih aktov,
43
tehnološkega napredka, …
Notranja pravila pravnih oseb
Notranja pravila za elektronsko hrambo gradiva v digitalni
obliki ter urejeno poslovanje z dokumentarnim gradivom
zagotavljajo verodostojno, pravno veljavno, varno,
zanesljivo, urejeno, pregledno in učinkovito elektronsko
hrambo poslovne dokumentacije v digitalni obliki!
44
Notranja pravila pravnih oseb
• priprava in sprejem
• potrjevanje in register notranjih pravil pri
državnem arhivu
• prevzem vzorčnih notranjih pravil
• spremljanje izvajanja
• obvezno spreminjanje in dopolnjevanje
45
15

Kontrolni seznam
za preverjanje usklajenosti notranjih pravil z ZVDAGA
in potrjevanje
Različica 1.0, Arhiv Republike Slovenije, 7. 9. 2007,
http://www.arhiv.gov.si
46
Notranja pravila in izvajanje e-hrambe
Zahteve kontrolnega seznama za e-hrambo dokumentarnega gradiva
A Določbe o notranji organizaciji, vlogah in pooblastilih ter številu, sestavi in
usposobljenosti osebja
B Določbe o infrastrukturi informacijskega sistema za hrambo, ki obsegajo
osnovne tehnične in postopkovne lastnosti ter podatke o ravni varnosti in
zanesljivosti infrastrukture
Splošne zahteve
Politika in organizacija varovanja informacij
Določbe o razvrstitvi informacijskih virov in njihovem upravljanju
Določbe o prostorih in lokacijah
Fizično in tehnično varovanje opreme in prostorov
Obvladovanje dostopov do sistema in dokumentarnega gradiva
Upravljanje komunikacijske infrastrukture in operativno delovanje
Skrbništvo
Razvoj in vzdrževanje (aplikacijskih) informacijskih sistemov
Določbe o neprekinjenem poslovanju
Naročanje storitev pri zunanjem izvajalcu
47
Upravljanje varnostnih dogodkov
Notranja pravila in izvajanje e-hrambe
Zahteve kontrolnega seznama o upravljanju
dokumentarnega gradiva
Splošno
Sprejemanje gradiva
Razvrščanje (klasificiranje)
Dodeljevanje (signiranje)
Evidentiranje gradiva
Evidentiranje posebnih vrst gradiva
Odprema gradiva
Zajem in pretvorba dokumentarnega gradiva
Kratkoročna hramba dokumentarnega gradiva
Pretvorba in dolgoročna hramba dokumentarnega gradiva
Izločanje in uničevanje dokumentarnega gradiva
Vzpostavitev, prehodno obdobje ter morebitni masovni
48
zajem in pretvorba
16

Veljavnost in dokazna vrednost
dokumentarnega gradiva v digitalni obliki
Enakost izvirnemu gradivu na podlagi zakona!
Na podlagi zakona se vsaka reprodukcija v digitalni obliki šteje za
enako posamezni enoti izvirnega gradiva, če sta bila zajem in
varna hramba opravljena v skladu s pri državnem arhivu
potrjenimi notranjimi pravili ter če drug zakon izrecno ne določa
drugače.
Presojanje enakosti izvirnemu gradivu glede na
notranja pravila!
Metapodatki o preverjanju avtentičnosti in celovitosti
49
Zajem in pretvorba gradiva v digitalno obliko
Zajem gradiva, ki je izvirno nastalo v digitalni obliki
Zajem in pretvorba gradiva, ki je izvirno nastalo v
fizični ali elektronski analogni obliki
• pretvorba gradiva v digitalno obliko (skeniranje)
• zanesljiva pretvorba
Pretvorba zajetega gradiva v
standardizirano digitalno obliko za dolgoročno
hrambo
• pretvorba v obliko za dolgoročno hrambo
• zanesljiva pretvorba v obliko za dolgoročno hrambo
50
Uničenje izvirnega dokumentarnega
gradiva po pretvorbi - skeniranju
• Uničenje pretvorjenega izvirnega
dokumentarnega gradiva (tričlanska
komisija)
• Evidentiranje uničenja gradiva
(zapisnik, popis gradiva za uničenje)
51
17

Zanesljiva pretvorba v digitalno obliko
mora zagotavljati upravljanje, evidentiranje in
klasificiranje ter:
1. ohranjanje celovitosti vsebine in oblike
izvirnega gradiva (reproduciranje vseh
sestavin vsebine izvirnega gradiva)
2. uporabnost vsebine izvirnega gradiva
3. avtentičnost gradiva z zajemom ključnih
vsebin izvirnega gradiva
4. strogo kontrolirano in dokumentirano
dodajanje vsebin in metapodatkov
5. primerno število kontrol pravilnosti in
kakovosti pretvorbe
6. primeren obseg dokumentacije o
uporabljenih metodah in postopkih pretvorbe
52
Varna dolgoročna hramba
izvirnega in zajetega dokumentarnega
gradiva v digitalni obliki mora zagotavljati:
1. Dostopnost - varovanje pred izgubo in stalno
zagotavljanje dostopa ves čas trajanja hrambe
2. Uporabnost - zagotavljanje reproduciranja in
primernost reprodukcij za uporabo
3. Celovitost, avtentičnost - dokazljivost
povezanosti reproducirane vsebine z vsebino
izvirnega gradiva oziroma izvorom tega gradiva
(verodostojnost)
4. Nespremenljivost in neokrnjenost ter urejenost
reprodukcije vsebine glede na vsebino izvirnega
gradiva.
53
Varna standardizirana dolgoročna hramba
dokumentarnega gradiva v digitalni obliki
(dolgoročno ohranjanje vsebine in oblike)
Oblika zapisa (format)
Oblika zapisa mora zagotavljati ohranitev vsebine gradiva in vse
druge pogoje hrambe gradiva v digitalni obliki in sicer več kot
pet let ter omogočati po tem obdobju pretvorbo v novo digitalno
obliko zapisa, ki bo takrat izpolnjevala pogoje varne hrambe
gradiva.
Nosilec zapisa (medij)
Nosilec zapisa mora zagotavljati vse pogoje varne hrambe
gradiva in omogočati večje število prepisov s sedanjih na bodoče
nosilce zapisa.
54
18

Oblika (format) zapisa za dolgoročno hrambo
• Zagotavlja ohranitev izvirne vsebine gradiva
• Je široko priznana, uveljavljena oziroma uporabljana
• Neposredno uporabna za reprodukcijo vsebine
• Omogoča samodejno pretvorbo zapisa
• Je neodvisna od posamezne programske ali strojne
opreme oziroma okolja
• Zagotavlja varno hrambo več kot pet let
• Omogoča po tem obdobju pretvorbo v novo, takrat
določeno obliko zapisa za dolgoročno hrambo
• Temelji na mednarodnem, državnem ali splošno
priznanem in praviloma odprtem standardu
55
Seznam oblik (formatov) zapisa za
dolgoročno hrambo, ki ustrezajo zahtevam ETZ
Tekstovni in mešani dokumenti Grafični dokumenti
ISO Latin-1 8859-2 TIFF – v6.0 - ISO 12639
PDF/A - ISO 19005-1 SVG – v1.1 – W3C
XML - SGML – ISO 8879
ODF – ISO/IEC DIS 26300
Film/Video/Audio
ANSI/SMPTE 268M
MPEG-2 - ISO/IEC 13818
MPEG-4 - ISO/IEC 14496
Kompresija
LZW – barvni dokumenti
CCIT group 4 – č/b dok.
56
Nosilec zapisa za dolgoročno hrambo
mora:
• Biti široko priznan in uveljavljen oziroma
uporabljan ter njegova uporaba podprta z na trgu
uveljavljeno strojno in programsko opremo
• Temeljiti na mednarodnem, državnem ali splošno
priznanem in praviloma odprtem standardu, če
obstaja
• Omogočati ohranitev zapisa podatkov na nosilcu
zapisa tudi ob prekinitvi dobave energije
57
19

Storitve e-hrambe velikih registrov, evidenc ali
drugih zbirk podatkov javnopravnih oseb morajo
zagotavljati (25. člen uredbe):
• izdelavo varnostne kopije celotne zbirke podatkov
praviloma enkrat letno;
• zaporedno izdelavo varnostnih kopij posameznih
enot zbirke podatkov, ki so bile spremenjene od
zadnje izdelave varnostne kopije celotne zbirke
podatkov;
• sledenje spremembam v zbirkah podatkov in
hrambo celotne zgodovine sprememb zbirk
podatkov.
58
Varna dolgoročna hramba mora obsegati:
• Varno okolje za hrambo in delovanje elektronskih
nosilcev zapisa (fizična, okoljska in elektronska varnost)
• Dostopnost podatkov in nosilcev podatkov samo
pooblaščenim osebam
• Obvezno uporabo varnih šifriranih povezav pri
pošiljanju občutljivih podatkov in pri uporabi storitev
hrambe zunanjih izvajalcev
• Glede na vrsto dokumentarnega gradiva ustrezno število
varnostnih kopij na različnih lokacijah
• Prepis podatkov na nove nosilce zapisa pred propadom
obstoječih nosilcev zapisa
• Stalno kontrolo nosilcev zapisa, itd.
59
Strojna in programska oprema za zajem
gradiva, hrambo gradiva v digitalni obliki in
spremljevalne storitve mora biti:
• široko priznana in uveljavljena oziroma
uporabljana
• skladna z mednarodnimi, državnimi in drugimi
splošno priznanimi in praviloma odprtimi
standardi, če obstajajo
• skladna z določbami zakona, uredbe ter enotnimi
tehnološkimi zahtevami
60
20

ZAGOTAVLJANJE
INFRASTRUKTURE IN STORITEV
ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA
Strojna in programska oprema (splošni pogoji,
ki jih mora izpolnjevati strojna in programska
oprema)
Storitve e-hrambe in spremljevalne storitve
(splošni pogoji hrambe in spremljevalnih
storitev)
Ponudniki opreme in storitev (registracija in
akreditacija)
61
NALOGE DRŽAVNEGA ARHIVA
Potrditev notranjih pravil
Register potrjenih notranjih pravil (na spletu)
Registracija ponudnikov opreme in storitev
Register ponudnikov opreme in storitev
Akreditacija ponudnikov opreme in storitev
Register akreditrianih ponudnikov opreme in
storitev
Akreditacijski nadzor
62
SLOVENSKI RAČUNOVODSKI STANDARD št. 21
(Uradni list RS, št. 118/2005) - Hramba knjigovodskih listin
Podjetje v svojem splošnem aktu opredeli način hrambe knjigovodskih listin
(v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov).
Po reviziji oziroma sprejetju letnih računovodskih izkazov se knjigovodske
listine na papirju arhivirajo oziroma računalniški nosilci podatkov shranijo.
Knjigovodske listine se hranijo v izvirnikih na papirju ali pri računalniškem
oziroma mikrografskem obravnavanju na nosilcih podatkov, na katere se
prenašajo iz izvirnikov.
Knjigovodske listine, nastale na podlagi računalniškega obravnavanja
podatkov, je treba hraniti na nosilcih podatkov in v obliki, ki omogočajo
ponovno predstavitev v prvotni nespremenjeni obliki.
Izvirne papirne knjigovodske listine, s katerih so preneseni podatki na
elektronske nosilce podatkov, se lahko po reviziji letnih računovodskih
izkazov, če je predpisana, oziroma v skladu s predpisi fizično uničijo.
63
21

SLOVENSKI RAČUNOVODSKI STANDARD št. 22
(Uradni list RS, št. 118/2005) - Hramba poslovnih knjig
Podjetje s splošnim aktom opredeli način hrambe poslovnih knjig.
Po reviziji letnih računovodskih izkazov, če je predpisana, oziroma po
sprejetju letnih računovodskih izkazov se poslovne knjige, ustrezno urejene in
zaključene, arhivirajo. Pisni odtisi glavne knjige in dnevnika se
praviloma hranijo trajno. Podjetje pa lahko ob upoštevanju
ustreznih predpisov sámo določi, po kolikšnem času od dneva
sprejetja in potrditve računovodskih izkazov bo shranilo
poslovne knjige na elektronskem nosilcu, izvirne poslovne knjige
pa uničilo.
Poslovne knjige se do konca revidiranja letnih računovodskih izkazov hranijo
v priročnem arhivu računovodske službe, potem pa zapisniško predajo v
varnejši osrednji arhiv podjetja.
64
Slovenski računovodski standard 23
(Uradni list RS, št. 118/2005) - Računovodsko
obračunavanje in računovodski obračuni
e) Hramba računovodskih obračunov
Letni računovodski izkazi in končni obračuni plač
zaposlencev ter izplačilne liste za obdobja, za katera ni
končnih obračunov plač zaposlencev, se hranijo trajno,
pomožni obračuni pa dve leti.
Letni obračuni se hranijo v izvirnikih.
65
ZAKON O DAVKU NA DODANO VREDNOST
(Uradni list RS, št. 117/2006), 86. člen
(3) Davčni zavezanec lahko račune hrani tudi v elektronski
obliki, če je davčnemu organu zagotovljen dostop do tako
shranjenih podatkov, in če so izpolnjeni naslednji pogoji:
- podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu, so
dosegljivi in primerni za poznejšo uporabo,
-podatki so shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani,
poslani ali prejeti,
- iz shranjenega elektronskega sporočila je mogoče ugotoviti,
od kod izvira, komu je bilo poslano ter čas in kraj njegovega
pošiljanja ali prejema, in
– uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri
onemogočajo spremembo ali izbris podatkov, oziroma obstaja
zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti podatkov oziroma
sporočil.
66
22

ZAKON O DAVKU NA DODANO
VREDNOST (Uradni list RS, št. 117/2006), 86. člen
(4) V celotnem obdobju hrambe mora davčni
zavezanec zagotoviti pristnost izvora in celovitost
vsebine hranjenih računov, kakor tudi njihovo
čitljivost. Podatkov na računih ni dovoljeno
spreminjati in morajo ostati čitljivi v celotnem
obdobju hrambe.
67
Zakon o davčnem postopku, 32. člen
(Uradni list RS, št. 117/2006)
(2) Če se dokumentacija hrani v elektronski obliki, je treba
davčnemu organu zagotoviti dostop do tako shranjenih
podatkov brez povzročanja neupravičenih dodatnih stroškov,
in če so izpolnjeni naslednji POGOJI:
– podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu,
so dosegljivi in primerni za poznejšo uporabo,
– podatki so shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani,
poslani ali prejeti,
– iz shranjenega elektronskega sporočila je mogoče ugotoviti,
odkod izvira, komu je bilo poslano ter čas in kraj njegovega
pošiljanja ali prejema in
– uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri
onemogočajo spremembo ali izbris podatkov, oziroma
obstaja zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti podatkov
68
oziroma sporočil.
Zagotavljanje pogojev e-hrambe po
zakonu o davčnem postopku, 38. člen
(1) Zavezanci za davek, ki elektronsko obdelujejo podatke,
morajo na zahtevo davčnega organa zagotoviti:
- izpis podatkov iz svojih elektronsko vodenih poslovnih knjig
in evidenc v urejenih strukturiranih računalniških datotekah v
standardni obliki, ki omogoča preprosto nadaljnje elektronsko
obdelovanje podatkov;
- dostop in vpogled v podatke v svojih elektronsko vodenih
poslovnih knjigah in evidencah;
- dostop in vpogled v programsko in strojno opremo ter baze
podatkov, ki se uporabljajo v okviru sistema za elektronsko
vodenje poslovnih knjig in evidenc, ter omogočiti preizkušanje
ustreznosti elektronskih programov in elektronske obdelave
podatkov.
69
23

PRAVILNIK O DOKUMENTACIJI V DEVETLETNI OSNOVNI ŠOLI (Uradni
list RS, št. 61/2005) in
PRAVILNIK O DOKUMENTACIJI V OSNOVNI ŠOLI (Uradni list RS, št.
29/96, s popravki št. 11/99, 27/2002 in 82/2003)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
Zbirke osebnih podatkov, ki jih v skladu z zakonom vodi osnovna šola, se vodijo v
predpisani dokumentaciji. Dokumentacija se vodi v obliki izpisa na papir, hkrati pa
se lahko vodi tudi v elektronski obliki.
Če šola vodi dokumentacijo v elektronskem mediju v enotni Podatkovni bazi, si mora
z ustrezno programsko opremo zagotoviti dejansko ločitev uporabe in varovanje
podatkov glede na njihovo naravo in pravico do razpolaganja z njimi.
Šola mora dokumentacijo, ki jo vodi v elektronski obliki, hraniti tudi v rezervnih
kopijah, in sicer tako v elektronskem mediju kot tudi v izpisu na papir.
70
24