Viktor PetrÃ¡Å¡, Roman Imrich, EDITEL CZ, s.r.o.

E-fakturace / EDI-fakturace 

v oblasti prodeje produktů a služeb 

Praha, 19.4.2012 

Ing. Viktor Petráš, Sales & Marketing Director, 

Ing. Roman Imrich, Product & Development Manager, 

EDITEL CZ, s.r.o. 

www.editel.at

AGENDA 

1) Viktor Petráš: 

• EDITEL – profil společnosti 

• Stručná historie EDI-fakturace v ČR i SR 

• Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci ve vztahu k procesům 

a partnerům: 

• PDF (obrazový dokument) 

• EDI 2) (EANCOM/GS1) 

Roman Imrich: 

• ISDOC (hybridní řešení) jakožto formát pro lokální použití 

• Kompletní portfolio možných řešení e-fakturace: 

• Elektronický podpis – ANO a proč! 


• webEDI pro malé společnosti 

• SW či služba pro střední společnosti 

• dedikovaný outsourcing či integrační platforma pro velké korporace 

• PDF-fakturace v režimu B2C či BillPresentmentu 

• E-fakturace formou SW, služby či outsourcingu v „cloudu“? 

• Elektronická archivace - varianty řešení a postupy pro dlouhodobé 

uchovávání daňových dokladů – v kombinaci s řešeními 

• Plná automatizace procesu EDI-fakturace v oblasti FMCG 

• portfolio statusových a zpětnovazebních zpráv a jejich význam 

• případová studie SPAR CZ 

• případová studie COOP SK 

• Závěrečné shrnutí – fakturovat elektronicky „je standard“ 

2 | © 2012 EDITEL | www.editel.eu

EDITEL– profil společnosti 

Poskytovatel řešení a služeb pro B2B informační logistiku 

• Člen skupiny GS1 Austria a garant v implementaci GS1 standardů 

• 18-ti letá historie a s ní svázané zkušenosti s EDI 

• Kompetenční centrum pro: 

• Supply Chain Management 

• Informační logistiku 

• Informační integraci 

• Nabízíme a spravujeme mezinárodní eBusiness řešení 

• Zastoupení v 17 zemích střední a východní Evropy 

Hlavní oblasti činnosti a zájmu 

• B2B komunikační platforma (eXite® Business Integration Network) 

• B2B integrační řešení (EDI/EAI) 

• B2B specializovaná řešení s přidanou hodnotou 

• Webová řešení 

• E-Fakturace 

• E-Archivace 

• Řešení pro Bankovní sektor 


EDITEL – globální dosah 

 

Mezinárodní rozměr: 

• EDITEL pobočky: 

• Vídeň, AT 

• Praha, CZ 

• Bratislava, SK 

• Budapešť, HU 

• Istanbul, TR 

• Lokální síť franchise-partnerů: 

• Bělorusko 

• Bulharsko 

• Chorvatsko 

• Německo 

• Itálie 

• Kazachstán 

• Moldávie 

• Rumunsko 

• Rusko 

• Srbsko 

• Slovinsko 

• Ukrajina 

• Globální dosah prostřednictvím dalších mezinárodních propojení s > 60 B2B poskytovateli celého světa. 


Stručná historie EDI-fakturace v ČR/SR 

 

Elektronická fakturace je v ČR obecně akceptována současnou legislativou od roku 

2002 a podobně i na Slovensku 

• zákon o DPH, zákon o účetnictví, směrnice EU, atd. 

Masivnější expanzi bezpapírové EDI-fakturace datujeme cca. od roku 2002 

• Obchodní řetězec Makro CZ / Metro SK byl tehdy aktivní hybnou silou 

• Od té doby se stejnou cestou vydali prakticky všechny obchodní řetězce 

 

Již v úvodu si obchodní řetězce uvědomovaly, že je vhodné a především užitečné 

dále prohloubit automatizaci fakturačních procesů 

• Byla implementována řada tzv. statusových- a zpětnovazebních zpráv 

• Včetně implementace elektronického podpisu 

 

EDITEL byl takříkajíc „vždy při ruce“ 

• První studie o reálné možnosti bezpapírové el. fakturace byla provedena již v r. 1999 

• Konzultační aktivity při implementaci všech procesů v kombinaci s EDI 

• Vývojové aktivity v podobě vlastních nástrojů (SW či služeb) pro párování zpráv až 

do oblasti poskytování podoby dnešního „business reportingu“. 



Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci 

ve vztahu k procesům a partnerům 

• PDF , EDI, ISDOC 

• Elektronický podpis ANO/NE a proč? 

www.editel.at

Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: PDF 

Definice: Portable Document Format (přenosný formát dokumentů) 

– souborový formát (vyvinutý Adobe) pro ukládání 

dokumentů nezávisle na HW i SW, na kterém byly 

pořízeny 

• pro e-fakturaci ideální vzhledem ke způsobu zobrazení 

(nezávislost reprodukce na HW, SW) 

• snadno vytvořitelný díky otevřenosti formátu 

Zpracování: 

• Obecně jej považujeme formát nestrukturovaný, tj. strojově automaticky 

nezpracovatelný (naskenovaný dokument); vyjma formátu PDF s datovým 

kontajnerem, který může kromě PDF-obrazu obsahovat i strukturovaná data 

• Může být zcela věrohodnou kopií papírové předlohy (grafika, loga, fonty) 

• Jeden a ten samý obraz může mít různou velikost souboru, dle kvality uložení. 

Použití: 

• Snadné skenování papírové předlohy, její el. podpis, distribuce partnerovi a archivace 

• Ideální pro oblast B2C, kde je PDF vystavováno a distribuováno tisícům příjemců 

• PDF/A pro archivaci – obsahuje veškeré informace pro zobrazení souboru v budoucnu 


Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: EDI 

Definice: Electronic Data Interchange (elektronická výměna dat) 

– automatizovaná výměna dat mezi dvěma nezávislými 

aplikacemi, strukturovaných dle obecně přijatých 

standardů => B2B integrace. 

• pro automatickou e-fakturaci je naprosto ideální vzhledem 

k definovaným standardům UN/EDIFACT - EANCOM. 

• snadná implementace díky množství řešení a služeb 

Zpracování: 

• Výměna dat probíhá v předem definované strukturované podobě, tj. strojově plně 

automaticky zpracovatelné, bez nutnosti zásahu lidské obsluhy. 

• Rychlost, Spolehlivost, Bezpečnost, Kvalita, … 

• Mnoho automatických řešení (SW, SaaS), včetně semi-automatického – „Web EDI“ 

Použití: 

• B2B v režimu N:1, největší efekty v oblastech: FMCG, Automotive, příp. Bankingu 

• Obecně velké množství popsaných a zužívaných zpráv – zejména pak pro fakturaci. 

• Mezinárodní implementace je snadná díky mezinárodním standardům! 


Hlavní standardy a formáty pro e-fakturaci: ISDOC 

Definice: Information System Document 

– formát elektronické fakturace v ČR, definovaný „Pracovní 

skupinou pro Elektronické standardy výměny dat“ sdružení 

ICT Unie (dříve SPIS) v roce 2008. 

• ideální pro automatickou e-fakturaci mezi ERP-systémy v 

ČR podporujícími jeho export/import (dnes více než 23). 

• implementace v mezinárodním prostředí „je otázkou“ 

Zpracování: 

• Výměna dat probíhá rovněž ve strukturované podobě (technicky XML), tj. strojově 

plně automaticky zpracovatelné, bez nutnosti zásahu lidské obsluhy 

• K dispozici jsou bezplatné nástroje pro čtení a tisk formátu, bez interakce s ERP 

• Podpora elektronického podpisu z důvodu legislativy (zejm. zák. o DPH) 

• Otázkou může být rychlost, bezpečnost a dohledatelnost přenosu dat mezi subjekty 

Použití: 

• B2B (většinou v režimu 1:1), veřejná správa, soukromé osoby 

• Snadno implementovatelný v rámci ČR, bez dalších nákladů za přidané hodnoty 

• Mezinárodní implementace je diskutabilní z důvodu podpory/pochopení v zahraničí 


Elektronický podpis – ANO a proč? 

Elektronický podpis / elektronická značka je obecně 

a především legislativně přijatou technologií 

zabezpečující zpravidla kryptografickými metodami 

autenticitu a integritu elektronického dokumentu. 

• nejpřesněji o něm hovoří zákon o DPH, 

• důležitou roli hraje rovněž při dlouhodobé 

důvěryhodné archivaci, 

• na evropské úrovni však panují diskuse. 

Z pohledu diskutovaných formátů: 

• PDF – el. podpis je tvořen standardně na principu podpisu otisku dokumentu 

• EDI – el. podpis je tvořen opět standardně, ovšem je distribuován přímo v 

konkrétních segmentech vlastní zprávy (EDIFACT „embeded“) 

• ISDOC – podporuje el. podpis dle standardu XML Signature 

Obecný pohled i pohled EDITELu – určitě ANO: 

• Technologie je zde, software i služby jsou k dispozici … Proč se tedy nechránit? 

• Akreditované certifikační autority jsou zde … Ceny certifikátů nejsou závratné. 

• Důvěryhodná archivace má za cíl vždy prokázat autenticitu, integritu 

elektronických dokumentů i v čase 


2) Roman Imrich: 

Kompletní portfolio 

možných řešení e-fakturace 

www.editel.at

Technicko-metodický pohled na e-Fakturaci 

Elektronický dokument 

Technologické prostředky 

• Standardizovaný datový formát 

• Spolehlivý a bezpečný přenos dat 

• Kryptografické standardy 

Legislativa 

Procesy a připravenost systémů 

Úroveň integrace a automatizace 

Forma realizace a provozu 


Řešení e-Fakturace 

Řešení 

Služba 

manuálně 

Služba 

automaticky 

Lokální 

Integrační 

Počet 

dokumentů 

Nízký 

Střední až 

vysoký 

Střední až 

vysoký 

Vysoký 

Vhodné pro 

Malé a 

střední 

společnosti 

Všechny 

velikosti 

společností 

Všechny 

velikosti 

společností 

Velké 

společnosti 

Možnost 

integrace 

Úroveň 

automatizace 

Nízká Střední Vysoká Vysoká 

Střední Vysoká Vysoká Vysoká 


E-Fakturace formou Web-EDI 

Polo automatické řešení 

Poskytováno jako služba 

Společnosti s nízkým počtem dokumentů 

Rychlost zavedení a dostupnost partnerů 

Minimální vstupní náklady 

Není nutná znalost problematiky 

Migrace na automatické řešení 

Bez možnosti těsnější integrace 


SW nebo služba pro středně velké firmy 

Objem dokumentů a požadovaný výkon 

Úroveň integrace 

Znalost problematiky 

Svěření a ochrana důvěrných dat 

(Ne)závislost na dodavatelích / poskytovatelích 

Plánovatelné náklady 

Vždy dostupná nejaktuálnější verze 

Garance kvality 

Možnosti customizace 

Přizpůsobení se rozvoji společnosti 


Dedikovaný outsourcing nebo integrační SW 

Cíleno na velké společnosti 

Speciální požadavky 

Strategie společnosti 

Optimalizace interních procesů 

Konsolidace infrastruktury 

Dedikovaná podpora 

Požadována úroveň integrace 

Škálovatelnost 

Univerzálnost 


PDF fakturace v B2C a publikování dokumentů 

PDF jako srozumitelný formát pro e-Fakturaci 

• Autenticita 

• Integrita 

• Čitelnost 

Použitelné pro model B2B i B2C 

Možnosti doručení dokumentu 

• Přímé zaslání 

• Vystavení na portálu 

Archivace 

Jednoduché zavedení partnerů 


Výhody a nevýhody služby a SW 

E-fakturace formou služby 

+ Aktivity a zodpovědnost převezme poskytovatel 

+ Podpora při řešení sporů 

+ Vždy aktuální 

- Citlivá data mimo společnost 

- Méně těsná integrace a přizpůsobení 

E-fakturace jako lokální řešení 

+ Vše pod vlastní střechou 

+ Vhodné pro komplexní prostředí 

+ Těsná integrace a přizpůsobení 

+ Nižší provozní náklady při vyšších objemech 

- Vyžaduje vlastní IT zdroje 

- Potřebná částečná znalost problematiky 


Elektronická archivace – varianty řešení 

Archivační služba v kombinaci 

• s lokálním řešením e-Fakturace 

• s řešením e-Fakturace formou služby 

Archivační SW v kombinaci 

• s lokálním řešením e-Fakturace 

• s řešením e-Fakturace formou služby 

Důvěryhodnost 

• Auditovatelný proces 

• Zabezpečení dat 

Dlouhodobost 

• Bezpečné úložiště 

• Expirace certifikátů 



Plná automatizace 

procesu EDI-fakturace 

v oblasti FMCG 

Portfolio statusových a zpětnovazebních zpráv, 

jejich význam a použití 

www.editel.at

EDI-fakturace – vzorový proces 

Legenda: 

1) Vytvoření inhouse 

dat pro fakturu 

2) Elektronický 

podpis a odeslání 

3) Ověření el. 

podpisu 

4) Potvrzení 

konverze 

5) Potvrzení 

formálního 

zpracování 

aplikací 

6) Potvrzení věcné 

správnosti dat 


Příklady aplikace scénářů EDI-fakturace 

Implementace konkrétních procesů v rámci EDI-fakturace záleží na 

preferencích a rozhodnutí obchodního řetězce. 

Vesměs bývají nejčastěji implementovány následující scénáře: 

• Kompletní bezproblémový průběh zpracování INVOIC – VŠE O.K. 

• Ověření elektronického podpisu – zamítnutí na úrovni zprávy AUTACK 

• Zpracování INVOIC – zamítnutí na úrovni zprávy APERAK 

• Zpracování INVOIC – zamítnutí na úrovni zprávy COMDIS 

• Zpracování INVOIC – podmínečné přijetí na úrovni zprávy COMDIS 

Implementace konkrétních chybových kódů tvořících obsah zpětnovazebních 

zpráv APERAK i COMDIS je rovněž na rozhodnutí obchodního řetězce: 

• APERAK – reflektuje různorodé formální chybové stavy hlášené aplikací příjemce 

(př. chybějící/neznámé GLN, chybějící info o společnosti, nenalezen dok. ke spárování) 

• COMDIS – reflektuje principielně chyby ve vlastním obchodním obsahu faktury 

(př. chyby ve zboží, cenách, množství, DPH, slevách, atp.) 



Případové studie 

implementací EDI-fakturace 

www.editel.at

Studie: EDI-fakturace ve 

EDI-stav ve SPAR CZ: 

• EDI v provozu od r. 2001; ORDERS, DESADV, INVOIC (doteď paralelně s papírem) 

• 2012 - implementace EDI-fakturace dle posledních EDIFACT standardů D.01B 

Syntax 4, s elektronickým podpisem a všemi zpětnovazebními zprávami 

• včetně připravenosti na plně bezpapírovou EDI-fakturaci díky dlouhodobému 

důvěryhodnému archivu 

Důvody pro zavedení komplexních procesů EDI-fakturace: 

• Automatizace a narovnání fakturačních procesů napříč společností: 

• Odd. finanční účtárny a odd. kontroly faktur – snížení pracnosti 

• Nákupní odd. – lepší komunikace a vztahy s dodavateli 

• Management – snížení nákladů na lidské zdroje 

• Nedostatek lid. zdrojů – Vedoucí odd. organizace = EDI koordinátorem 

• Aktuální připravenost dodavatelů na statusové- a zpětnovazební zprávy 


Studie: EDI-fakturace ve 

Interní procedury automatizace: 

1) Dodavatel pošle svou INVOIC s el. podpisem prostřednictvím eXite do SPAR CZ 

2) Ověření el. podpisu v rámci EDI-řešení (centrála v Salzburgu) 

‣ AUTACK zpráva odeslána (když negativní, další zpracování faktury je zamítnuto) 

3) Formální kontrola faktury v ERP-systému vůči souvisejícím dokladům (dodací listy, 

příjemky); doklady jsou spárovány a uloženy v rámci tzv. “RK-aktu”. 

‣ APERAK zpráva odeslána (když negativní, další zpracování je zamítnuto; 

když pozitivní, je zpráva INVOIC rovněž archivována) 

4) RK-akt je dále zpracováván – kontrola množství a cen 

a) Žádné rozdíly => potvrzení zpracování => odeslána positivní COMDIS zpráva 

b) Nalezeny rozdíly v množství nebo cenách – předání interně v rámci ERP buďto 

příslušnému místu příjmu zboží (pobočka, cen.sklad) nebo nákupnímu odd. 

a) Souhlas s rozdílem – vytvořen opravný příjem nebo akceptována nová cena 

‣ odeslán positivní COMDIS , RK-akt uvolněn ke konečnému zaúčtování. 

b) Odmítnutí rozdílu – původní příjem je v pořádku nebo byla dojednána jiná cena 

‣ odeslán podmínečný COMDIS s rozdíly a žádostí o vytvoření dobropisu. 

‣ jakmile dorazí příslušný dobropis, je přidán do otevřeného RK-aktu, případ vyřešen, 

odeslán positivní COMDIS , RK-akt uvolněn ke konečnému zaúčtování. 


Studie: EDI-fakturace v 

COOP SK specifická infrastruktura: 

2400 obchodů x 35 subjektů x 35 EDI SW x 1 eXite x 600+ partnerů 

A jedna cesta k EDI 

Důvody pro komplexní EDI-fakturaci: 

• Automatizace ověřování faktur – implementace 

kontrolních mechanismů v ERP systémech. 

• Autom. hlášení chyb pomocí zpětnovazeb. zpráv 

• Snížení nákladů na lidské zdroje a pracnost 

Stav EDI-projektu: 

• Projekt spuštěn v roce 2009 

• Cíl – implementace 10 EDI zpráv 

(ORDERS, DESADV, RECADV, RETANN, 

INVIOC, CONTRL, AUTACK, APERAK, 

COMDIS, REMADV). 

o 

4 zprávy jsou statusové a 

zpětnovazební 

• Od počátku je jedním z hlavních 

cílů projektu plně bezpapírová 

fakturace v kombinaci s legálním 

dlouhodobým archivem 

• Důraz je kladen na optimalizaci 

procesů, především fakturačních 

• Dnes je všech 35 subjektů 

vybaveno pro EDI (růz. úrovně) 

• Plánované dokončení - rok 2012 


Studie: EDI-fakturace v 

Interní procedury automatizace: 

1) Dodavatel pošle svou INVOIC s el. podpisem prostřednictvím eXite do COOP SK 

2) Zpracování v rámci EDI-řešení (by EDITEL) na dané COOP Jednotě: 

a) Ověření el. podpisu – odpověď pomocí zprávy AUTACK, přičemž zpráva obsahuje 

příslušný kód chyby (z důvodu např. chybného otisku, neznámého certifikátu). 

b) Ověření EDIFACT syntaxe a konverze do INHOUSE formátu – výsledek je partnerovi 

sdělen pomocí zprávy CONTRL. 

3) Hlubší komplexní kontrola prováděná COOP ERP-systémy: 

a) Formální kontrola – kontrola povinných hodnot dle přísl. zákona či požadavku řetězce; kontrola 

technických závislostí (př. chybějící reference na objednávku, neznámý EAN zboží), což chrání 

ERP systém od zbytečného importu chybných nebo neúplných dat. 

‣ Výstupem je zpráva APERAK, vč. příslušného popisu chyby v případě odmítnutí. 

b) Obchodní kontrola – kontrola správnosti fakturovaných cen, slev a množství; porovnání s 

příjmem zboží (množství) a interním ceníkem v ERP systému. 

‣ V případě nesrovnalosti je výstupem podmínečný COMDIS, vč. příslušného popisu 

chyby a návrhu požadovaného řešení. 

4) Teprve po úspěšném dokončení všech kroků procesu positivní COMDIS, je faktura importována do 

interního fakturačního systému. Faktury s chybou nejsou akceptovány (minim. oprav. dokladů). 

* Negativní výsledek kteréhokoliv kroku znamená zastavení dalšího zpracování. 


EDI-Fakturace implementovaná v obchodních řetězcích 

Komplexní nasazení EDI fakturačních procesů: 

Komplexní EDI fakturační procesy – v procesu implementace: 

Příjem EDI faktur (s elektronickým podpisem): 


Závěrečné shrnutí 

aneb 

Fakturovat elektronicky „je standard“ 

www.editel.at

Závěrečné shrnutí 

Od papíru … 

… k plně integrovaným 

systémům bez výměny médií 


Děkujeme za pozornost! 

Kontakt 

Ing. Viktor Petráš 

Sales & Marketing Director 

T +420 / 261 009 020 

F +420 / 261 009 099 

E 

viktor.petras@editel.cz 

EDITEL CZ s. r. o. 

V Parku 2309/6 

148 00 Praha 4 

T +420 / 261 009 011 

F +420 / 261 009 099 

E 

info@editel.cz 

www.editel.cz 

www.editel.at

Viktor PetrÃ¡Å¡, Roman Imrich, EDITEL CZ, s.r.o.

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?