图书馆捐赠馆藏管理指南 - IFLA

IFLA 专 业 报 告 , 代 码 :124
图 书 馆 捐 赠 馆 藏
管 理 指 南
Kay Ann Cassell, Sharon Johnson, Judith Mansfield, and Sha Li Zhang
IFLA 采 访 与 馆 藏 建 设 专 业 委 员 会

国 际 图 书 馆 协 会 和 机 构 联 合 会
IFLA 专 业 报 告 , 代 码 :124
124
图 书 馆 捐 赠 馆 藏
管 理 指 南
Kay Ann Cassell, Sharon Johnson, Judith
Mansfield, and Sha Li Zhang.
IFLA 采 访 与 馆 藏 建 设 专 业 委 员 会
© 国 际 图 书 馆 协 会 和 机 构 联 合 会 版 权 所 有 2010

图 书 馆 捐 赠 馆 藏 管 理 指 南 / Kay Ann Cassell, Sharon Johnson, Judith Mansfield,
and Sha Li Zhang. IFLA 采 访 与 馆 藏 建 设 专 业 委 员 会
海 牙 国 际 图 联 总 部 ,2008.―27p.30cm.―(IFLA 专 业 报 告 :124)
(Chinese translation of IFLA Professional Report 112)
ISBN 978-90-77897-47-8
ISSN 0168-1931

.........................................................................................................................................1 言 引
目 录
1. 捐
..........................................................................3 )
1.1 是
................................................................................................................3 赠
政 策 声 明 ( 供 内 部 工 作 人 员 使 用 否 接 受 捐 赠
1.2 捐
赠 资 源 的 所 有
........................................................................................................3 权
1.3 授
................................................................................................................................4 权
1.4 记
录 保
........................................................................................................................5 存
2. 主
..............................................................................................5 明
3. 主
..................................................................................................................6
赠 : 面 向 公 众 的 说 理 捐 动
3.1
赠 的 处 没 捐 动
................................................................................6 赠
3.2 包
........................................................................................6 赠
3.3 不
........................................................................................8 赠
4. 捐
......................................................................................................................8 商
提 供 捐 赠 者 信 息 的 主 动 捐 含 捐 赠 者 信 息 的 主 动 捐 有
4.1 非
....................................................................................................................8 商
请 求 协
4.2
赠
正
图 书 馆 存 储 的 主 动 捐 由
........................................................................................................................9 商
5. 评
..................................................................................................................9 赠
5.1 所
............................................................................................................................9 权
式 协 式 协 正
5.2 资
..............................................................................................................10 性
5.3 出
预 入 藏 捐 有 估
的 敏 感 料
..............................................................................................................................10 处
5.4 捐
......................................................................................................................10 因
5.5 资
.............................................................................................................. 11 性
5.6 特
原 料 的 适 当 赠
条 殊
......................................................................................................................13 件

6. 资
......................................................................................................................15 求 考 虑 需 源
6.1 资
......................................................................................................................15 取
6.2 加
..............................................................................................................................15 工
6.3 存
..............................................................................................................................16 取
6.4 保
获 源
..............................................................................................................................16 护
6.5 保
..............................................................................................................................16 存
7. 对
....................................................................................................................16 谢
7.1 书
..............................................................................................................................16
的 致 信 赠 捐
7.2 正
..........................................................................................................17 议
7.3 其
..........................................................................................................18 谢
.............................................................................................18 例
.........................................................................................................................21 源
的 捐 赠 协 他 方 式 的 致 录 : 正 式 捐 赠 协 议 文 本 示 参 考 资 料 来 附

引 言
捐 赠 馆 藏 是 图 书 馆 馆 藏 建 设 中 非 常 重 要 的 一 部 分 。 本 指 南 只 关 注 图 书 馆 的 捐 赠 馆 藏 。 图 书 馆 应
当 参 照 本 馆 的 捐 赠 政 策 制 定 明 确 的 捐 赠 馆 藏 处 理 和 评 价 流 程 。 这 样 才 能 保 证 这 一 工 作 对 图 书 馆
工 作 人 员 和 捐 赠 者 的 透 明 度 , 减 少 风 险 , 并 保 证 对 捐 赠 资 源 的 充 分 开 发 和 利 用 。
目 标
本 指 南 旨 在 为 全 世 界 的 图 书 馆 记 录 请 求 和 接 受 捐 赠 馆 藏 的 最 佳 实 践 , 力 求 最 大 限 度 地 解 决 这 一
过 程 中 出 现 的 问 题 , 但 并 不 能 解 决 所 有 问 题 , 也 无 法 考 虑 到 决 策 中 所 涉 及 到 的 当 地 文 化 。
或 许 有 人 会 问 为 什 么 要 为 捐 赠 馆 藏 制 定 这 一 指 南 , 因 为 捐 赠 馆 藏 都 是 免 费 的 。 但 是 这 并 不 代 表
图 书 馆 接 受 这 一 部 分 馆 藏 是 不 需 要 成 本 的 , 这 就 是 本 指 南 制 定 的 原 因 。
历 史
IFLA 采 访 和 馆 藏 建 设 常 务 委 员 会 即 1975 年 伊 斯 坦 布 尔 会 议 之 前 的 采 访 与 交 换 小 组 , 正 式 成 立
于 1976 年 。2003 年 柏 林 会 议 的 常 务 委 员 会 上 确 立 要 为 图 书 馆 请 求 和 接 受 捐 赠 制 定 相 关 指 南 。
2007 年 , 德 班 会 议 上 进 行 了 相 关 的 讨 论 , 并 成 立 了 工 作 组 开 始 筹 备 这 一 指 南 的 拟 定 。
范 围
这 一 文 件 可 供 全 世 界 的 图 书 馆 使 用 , 不 受 图 书 馆 服 务 定 位 ( 学 术 、 公 共 ) 和 捐 赠 资 料 物 理 形 态
的 限 制 。
本 文 件 共 分 为 七 个 部 分 , 每 一 部 分 关 注 捐 赠 馆 藏 请 求 和 接 受 过 程 中 的 一 个 关 键 问 题 。
1

第 一 和 第 二 部 分 向 图 书 馆 员 工 和 公 众 分 别 做 出 基 本 的 说 明 。 第 三 部 分 和 第 四 部 分 则 分 别 关 注 主
动 提 供 捐 赠 与 请 求 捐 赠 馆 藏 的 处 理 。 第 五 部 分 列 出 了 评 价 捐 赠 馆 藏 时 需 考 虑 的 信 息 和 捐 赠 者 设
定 的 特 定 条 件 。 第 六 部 分 接 收 捐 赠 时 涉 及 到 的 资 源 问 题 。 最 后 一 部 分 则 是 关 于 由 正 式 和 非 正 式
获 取 捐 赠 的 致 谢 。
作 者
这 一 指 南 的 作 者 为 Kay Ann Cassell、Sharon Johnson、Judith Mansfield 和 Sha Li Zhang。
2

1. 捐 赠 政 策 声 明 ( 供 内 部 工 作 人 员 使 用 )
1.1 是 否 接 受 捐 赠
图 书 馆 应 当 按 照 自 身 馆 藏 发 展 政 策 制 定 相 应 的 指 南 , 规 定 何 种 馆 藏 可 以 接 受 , 何 种 不 能 , 从 而
保 证 接 受 的 捐 赠 同 样 满 足 购 买 资 源 的 采 选 标 准 。 实 际 情 况 往 往 是 规 定 何 种 资 源 不 被 接 受 要 比 何
种 资 源 被 接 受 容 易 得 多 , 例 如 , 物 质 形 态 较 差 、 承 载 信 息 已 失 效 或 通 俗 连 续 出 版 物 将 不 在 接 受
范 围 内 。
还 有 一 些 物 品 或 资 料 更 适 合 博 物 馆 收 藏 , 例 如 , 画 卷 、 雕 刻 品 ( 或 其 他 三 维 艺 术 作 品 )、 家 具
或 装 饰 、 服 装 、 金 属 、 钱 币 、 邮 票 、 徽 章 、 装 饰 品 、 私 人 物 品 或 者 其 他 物 品 资 料 , 这 些 都 不 在
图 书 馆 的 收 藏 范 围 内 。 一 般 情 况 下 , 图 书 馆 不 会 接 受 这 类 物 品 , 即 使 它 是 同 一 些 个 人 或 机 构 捐
赠 和 遗 赠 在 一 起 。
在 一 些 特 殊 情 况 下 , 图 书 馆 也 可 能 会 接 受 那 些 非 图 书 馆 收 藏 的 资 源 。 为 保 证 未 来 图 书 馆 的 发 展 ,
必 须 制 定 有 关 强 制 情 况 和 保 存 方 式 的 书 面 条 例 。 这 一 条 例 应 当 由 馆 长 或 者 相 关 权 威 人 士 进 行 撰
写 。
图 书 馆 愿 意 接 受 没 有 条 件 附 加 的 主 动 捐 赠 馆 藏 , 并 确 定 其 是 否 是 该 馆 所 需 要 的 资 源 。 有 很 多 的
捐 赠 资 源 可 能 是 馆 藏 中 已 经 收 藏 、 过 时 或 超 出 收 藏 范 围 的 。 不 予 接 受 的 捐 赠 可 以 转 赠 给 其 他 的
图 书 馆 或 出 售 。 非 图 书 馆 收 藏 的 捐 赠 或 购 买 资 源 附 带 的 物 品 可 以 转 交 合 适 的 收 藏 者 、 归 还 所 有
者 或 者 按 照 图 书 馆 资 源 的 保 存 方 式 进 行 保 存 。
1.2 捐 赠 资 源 的 所 有 权
图 书 馆 应 当 声 明 物 品 一 旦 捐 赠 则 为 图 书 馆 财 产 , 图 书 馆 有 权 合 理 处 置 。
3

1.3 授 权
图 书 馆 应 当 制 定 相 应 列 表 用 以 展 示 捐 赠 各 个 阶 段 的 负 责 人 。 该 列 表 应 当 包 括 :
请 求 捐 赠 的 授 权
图 书 馆 必 须 规 定 何 人 有 权 请 求 捐 赠 扩 充 馆 藏 。 这 一 职 务 一 般 由 馆 长 、 资 源 发 展 负 责 人 或 者 学 科
编 目 员 负 责 。
捐 赠 接 收 的 授 权
接 收 捐 赠 的 负 责 人 必 须 由 相 关 专 家 推 荐 由 馆 长 任 命 。
捐 赠 致 谢 的 授 权
捐 赠 的 致 谢 取 决 于 捐 赠 的 规 模 和 价 值 。 小 型 的 捐 赠 可 以 使 用 由 馆 长 或 相 关 负 责 人 签 字 的 正 式 信
函 表 示 感 谢 。 大 宗 捐 赠 则 由 馆 长 、 机 构 官 员 ( 如 , 大 学 ) 或 者 附 属 机 构 理 事 会 主 席 进 行 致 谢 。
签 署 捐 赠 协 议 的 授 权
捐 赠 协 议 的 签 署 应 当 由 馆 长 、 机 构 官 员 ( 如 , 大 学 ) 或 者 附 属 机 构 理 事 会 成 员 负 责 。 图 书 馆 应
当 制 定 一 个 标 准 捐 赠 协 议 。 如 果 捐 赠 者 有 其 他 要 求 , 需 要 事 先 得 到 法 律 顾 问 的 审 视 才 可 签 署 。
捐 赠 货 币 评 价 与 估 价 的 授 权
这 一 授 权 可 能 因 国 家 不 同 而 异 , 例 如 , 在 美 国 , 图 书 馆 作 为 相 关 当 事 人 不 能 进 行 税 收 相 关 的 估
价 。 美 国 法 律 规 定 超 过 5000 美 元 的 捐 赠 必 须 由 具 有 资 格 的 评 定 者 进 行 估 价 以 获 得 税 收 减 免 。
图 书 馆 可 以 向 捐 赠 者 推 荐 评 价 者 。
4

税 收 表 格 签 订 的 授 权
税 收 表 格 必 须 由 评 定 者 签 订 。 图 书 馆 只 确 定 捐 赠 的 接 收 。
1.4 记 录 保 存
建 议 图 书 馆 永 久 保 存 捐 赠 相 关 记 录 。 这 些 记 录 包 括 , 但 不 仅 限 于 通 信 、 电 子 邮 件 、 处 理 表 格 和
捐 赠 协 议 。
2. 主 动 捐 赠 : 面 向 公 众 的 说 明
如 果 图 书 馆 鼓 励 公 众 捐 赠 , 为 公 众 提 供 捐 赠 说 明 则 变 得 极 为 重 要 。 这 些 说 明 可 以 张 贴 在 图 书 馆
网 站 或 者 印 刷 在 馆 藏 描 述 手 册 中 。
示 例 :
[XXXX] 图 书 馆 欢 迎 支 持 机 构 发 展 的 各 种 捐 赠 。 事 实 上 , 图 书 馆 的 持 续 发 展 很 大 程 度 上 依 赖
于 捐 赠 者 的 帮 助 。 图 书 馆 珍 贵 资 源 及 特 藏 中 的 绝 大 部 分 都 是 由 捐 赠 者 提 供 的 。 捐 赠 者 最 好
能 提 供 捐 赠 清 单 。
[XXXX] 图 书 馆 接 受 反 映 当 前 利 益 和 社 会 需 要 的 资 料 , 在 格 式 、 学 科 范 围 、 深 度 和 哲 理 等 方
面 补 充 图 书 馆 的 现 有 馆 藏 、 项 目 和 目 标 以 维 持 信 息 、 观 点 和 格 式 的 平 衡 。
[ 国 家 的 ] 图 书 馆 欢 迎 捐 赠 方 面 的 咨 询 , 但 是 并 不 能 接 受 所 有 捐 赠 。 捐 赠 者 不 应 直 接 发 送 物
品 , 而 要 事 先 确 定 该 物 品 能 否 被 接 收 。 捐 赠 [ 国 家 名 ] 出 版 图 书 的 捐 赠 者 需 要 明 确 [ 国 家 的 ]
图 书 馆 通 过 法 定 存 储 获 取 许 多 [ 国 家 的 ] 书 目 。 如 果 你 想 向 [ 国 家 名 ] 图 书 馆 捐 赠 资 料 , 请 联 系
[ 联 系 信 息 ]。
5

3. 主 动 捐 赠 的 处 理
图 书 馆 需 要 公 开 宣 布 ( 见 第 2 节 ) 其 主 动 捐 赠 政 策 或 优 先 选 择 , 例 如 , 国 会 图 书 馆 在 其 网 站 上
公 布 “ 捐 赠 者 不 应 直 接 发 送 物 品 , 而 要 事 先 确 定 该 物 品 能 否 被 接 收 。” 此 外 , 图 书 馆 还 应 当 建 立
通 过 非 首 选 和 公 开 渠 道 获 得 的 主 动 捐 赠 的 处 理 程 序 。
3.1 没 有 提 供 捐 赠 者 信 息 的 主 动 捐 赠
图 书 馆 不 应 鼓 励 不 提 供 捐 赠 者 信 息 的 主 动 捐 赠 。 图 书 馆 应 当 透 明 公 开 此 种 资 源 的 处 理 。 包 括 对
以 下 内 容 的 陈 述 :
一 旦 接 受 , 便 将 其 全 部 、 免 费 及 直 接 转 换 为 自 有 财 产
对 其 丢 失 和 损 毁 不 承 担 任 何 责 任
对 是 否 接 收 该 捐 赠 具 有 决 定 权 , 特 别 是 该 捐 赠 馆 藏 已 拥 有 , 在 图 书 馆 馆 藏 发 展 政 策 之 外 ,
保 存 状 态 极 差 或 者 不 在 图 书 馆 的 采 集 范 围 之 内
对 于 不 接 收 捐 赠 的 处 理 , 例 如 , 廉 价 出 售 、 转 赠 给 其 他 收 藏 该 资 源 的 图 书 馆 或 者 将 其 转 赠
给 当 地 机 关 或 国 家 组 织
已 接 受 捐 赠 馆 藏 的 保 存 政 策 , 例 如 , 即 使 为 长 远 考 虑 将 其 纳 入 馆 藏 , 其 保 存 也 可 能 不 是 永
久 性 的
编 目 政 策
获 取 政 策
3.2 包 含 捐 赠 者 信 息 的 主 动 捐 赠
当 主 动 捐 赠 包 含 捐 赠 者 详 细 信 息 时 , 最 好 对 该 资 源 的 处 理 过 程 建 立 相 关 文 档 。 即 使 来 自 于 有 捐
赠 者 信 息 的 捐 赠 , 图 书 馆 也 可 能 不 鼓 励 这 样 的 捐 赠 。 在 这 种 情 况 下 , 图 书 馆 不 妨 简 单 地 宣 传 在
何 种 条 件 下 这 类 捐 赠 将 被 处 理 。( 见 3.1 节 )。
图 书 馆 也 希 望 在 处 理 文 档 记 录 中 记 载 其 对 接 受 捐 赠 的 致 谢 , 特 别 是 该 资 源 极 具 收 藏 价 值 时 。 此
6

种 做 法 可 以 减 少 图 书 馆 的 风 险 并 使 得 是 否 接 收 捐 赠 的 决 定 过 程 对 捐 赠 者 更 加 透 明 。
该 操 作 可 以 通 过 处 理 表 格 的 使 用 来 具 体 执 行 , 并 让 捐 赠 者 和 图 书 馆 同 时 拥 有 其 副 本 。 这 一 表 格
需 包 括 术 语 和 图 书 馆 处 理 条 件 的 详 细 信 息 。 具 体 如 下 :
对 自 有 财 产 的 丢 失 和 损 坏 不 负 责 任 , 即 使 是 在 图 书 馆 的 管 理 之 下
声 明 图 书 馆 不 具 有 对 私 有 财 产 处 理 的 评 价 和 估 价 权
图 书 馆 对 应 处 理 财 产 限 制 的 馆 藏 政 策
所 有 权 转 移 的 过 程 应 该 是 能 够 被 捐 赠 者 接 受 的 形 式
将 不 接 收 资 源 处 理 或 返 回 的 程 序 , 包 括 在 特 定 时 间 段 内 捐 赠 者 保 存 剩 余 资 源 的 义 务
初 始 阶 段 需 要 收 集 的 信 息 包 括 :
处 理 原 因
拥 有 者 的 姓 名 、 地 址 和 联 系 信 息
捐 赠 者 的 姓 名 、 地 址 和 联 系 信 息 ( 如 果 与 上 述 信 息 不 同 )
处 理 财 产 的 详 细 信 息
处 理 资 产 条 件 的 详 细 信 息
签 署 声 明 向 捐 赠 者 致 谢
财 产 拥 有 者 是 否 处 理 或 者 有 权 处 理 该 资 源
是 否 有 权 获 取 有 关 处 理 的 图 书 馆 条 款 和 条 件
确 保 财 产 处 理 时 的 条 件 于 事 先 描 述 的 一 致
一 旦 捐 赠 者 提 供 所 有 所 需 信 息 并 同 意 处 理 条 款 和 条 件 , 图 书 馆 必 须 由 负 责 人 签 订 表 格 并 向 双 方
提 供 拷 贝 。
如 果 捐 赠 物 品 在 图 书 馆 的 藏 书 发 展 政 策 范 围 内 并 且 图 书 馆 希 望 获 得 该 捐 赠 , 则 需 收 集 相 关 信 息
以 帮 助 做 出 最 终 的 决 定 。
7

1.3 节 见
这 一 过 程 的 具 体 细 节 将 在 第 5 节 进 行 探 讨 。
一 旦 图 书 馆 做 出 是 否 接 受 捐 赠 的 决 定 , 必 须 将 其 记 录 在 临 时 处 理 表 格 中 , 并 与 捐 赠 者 进 行 联 系
通 报 决 定 。
3.3 不 由 图 书 馆 存 储 的 主 动 捐 赠
图 书 馆 可 以 建 议 , 捐 赠 者 不 直 接 发 送 实 体 物 品 , 而 要 事 先 确 定 该 物 品 能 否 被 接 受 。 这 一 政 策
有 助 于 保 证 发 送 到 图 书 馆 的 捐 赠 都 是 图 书 馆 愿 意 接 受 补 充 馆 藏 的 资 源 。 同 时 :
有 助 于 减 少 管 理 负 担 、 拆 包 和 处 理 主 动 捐 赠 和 不 予 入 藏 捐 赠 的 成 本 , 特 别 是 大 宗 捐 赠
有 助 于 减 少 潜 在 的 馆 藏 污 染 ( 例 如 , 害 虫 、 发 霉 )
避 免 对 捐 赠 丢 失 或 损 坏 所 需 承 担 的 责 任 , 因 为 只 有 当 捐 赠 被 接 受 且 产 权 转 让 程 序 完 成 以 后
才 正 式 成 为 图 书 馆 财 产
保 证 合 约 条 目 都 是 与 捐 赠 者 充 分 协 商 的 结 果 , 并 且 捐 赠 物 品 都 按 照 由 专 业 人 士 设 立 的 标 准
进 行 处 理 和 评 价
4. 捐 赠 请 求 协 商
4.1
图 书 馆 已 授 权 人 员 可 以 代 表 图 书 馆 进 行 正 式 或 非 正 式 的 捐 赠 协 商 。 有 只
4.1 非 正 式 协 商
在 非 正 式 协 商 中 需 要 遵 循 以 下 准 则 :
。
图 书 馆 相 关 负 责 人 在 接 受 特 定 捐 赠 时 需 保 障 图 书 馆 权 益 , 并 与 捐 赠 者 探 究 捐 赠 进 行 的 可 能
条 件 。 如 果 协 议 需 要 立 即 执 行 , 负 责 人 可 以 按 照 自 身 对 图 书 馆 目 标 的 了 解 , 采 取 合 理 的 处
理 , 保 证 获 取 所 需 资 源 。 但 必 须 向 捐 赠 者 说 明 最 终 的 决 定 权 取 决 于 馆 长 或 者 其 任 命 者 , 其
所 做 决 定 并 不 代 表 图 书 馆 的 最 终 决 定 。
8

如 果 馆 长 或 其 任 命 者 已 经 决 定 该 捐 赠 为 图 书 馆 馆 藏 所 需 资 源 , 则 负 责 人 可 以 直 接 协 商 该 捐
赠 的 相 关 事 宜 。
4.2 正 式 协 商
在 正 式 协 商 中 需 要 遵 循 以 下 准 则 :
如 果 协 商 中 涉 及 第 4.1 节 , 上 述 情 况 肯 定 会 获 得 捐 赠 品 。 有 关 人 员 应 立 即 与 图 书 馆 主 任 或
指 定 人 员 沟 通 。
协 商 的 结 果 可 能 是 整 套 的 “ 接 受 条 款 ”, 或 者 导 致 其 他 法 律 事 项 的 产 生 , 这 应 由 图 书 馆 主 任
或 指 定 人 员 与 图 书 馆 的 法 律 顾 问 在 最 后 验 收 之 前 予 以 明 确 。
如 果 捐 赠 者 要 求 对 所 赠 物 品 进 行 货 币 评 估 / 估 价 可 参 见 第 1.3 节 中 的 规 范 。
5. 评 估 预 入 藏 捐 赠
图 书 馆 接 受 捐 赠 ( 请 求 或 主 动 捐 赠 ) 以 丰 富 馆 藏 , 成 本 可 能 会 很 高 , 图 书 馆 必 须 认 真 考 虑 接 受
捐 赠 的 生 命 周 期 成 本 ( 见 第 6 节 ), 并 考 虑 捐 赠 者 所 希 望 附 加 的 各 种 条 件 , 如 使 用 限 制 , 复 制
资 料 所 涉 及 的 条 件 或 如 何 使 用 资 料 的 限 制 等 。 拥 有 完 善 的 形 成 文 件 的 捐 赠 政 策 将 有 助 于 对 捐 赠
进 行 评 价 。
下 一 节 概 述 了 此 过 程 应 予 以 收 集 的 信 息 , 以 帮 助 作 出 是 否 接 受 捐 赠 的 决 策 。 根 据 图 书 馆 的 捐 赠
政 策 , 可 以 从 范 围 、 格 式 、 学 科 、 知 识 层 次 、 物 理 状 况 以 及 与 现 有 馆 藏 重 复 等 方 面 考 虑 来 快 速
决 定 是 否 接 受 某 些 捐 赠 。
5.1 所 有 权
明 确 谁 拥 有 捐 赠 品 的 实 物 和 知 识 产 权 非 常 重 要 。 捐 赠 者 可 能 是 合 法 拥 有 人 , 也 可 能 是 以 创 造 者
或 产 权 拥 有 者 的 名 义 进 行 捐 赠 的 其 他 人 。 如 果 是 后 者 , 图 书 馆 应 该 要 求 他 们 证 明 自 己 有 权 捐 赠
这 些 物 品 。 按 照 这 一 点 , 图 书 馆 应 要 求 捐 赠 者 提 供 以 下 各 方 面 的 信 息 :
9

赠 品 拥 有 者 的 姓 名 、 地 址 和 联 系 信 息
捐 赠 者 的 姓 名 、 地 址 和 联 系 信 息 及 其 与 赠 品 拥 有 者 或 创 造 者 关 系 的 细 节 ( 如 与 上 述 信 息 不
同 )
声 明 他 们 是 捐 赠 品 的 合 法 拥 有 人 或 经 合 法 拥 有 人 正 式 授 权 的 代 理 人 , 可 以 自 由 地 捐 赠 这 些
物 品
5.2 资 料 的 敏 感 性
有 时 , 捐 赠 品 可 能 会 含 有 敏 感 资 料 , 如 私 人 资 料 、 法 律 资 料 或 政 府 管 制 的 资 料 。 如 果 捐 赠 者 希
望 限 制 捐 赠 品 或 其 中 一 部 分 的 使 用 , 那 么 图 书 馆 在 接 受 之 前 应 要 求 捐 赠 者 对 限 制 条 件 进 行 确
定 , 并 要 求 其 尽 可 能 缩 短 限 制 使 用 的 时 间 。
5.3 出 处
对 于 某 些 类 型 的 资 料 , 特 别 是 文 化 财 产 , 可 能 需 要 出 具 有 关 捐 赠 品 出 处 的 信 息 或 证 明 。 在 对 待
这 些 捐 赠 品 时 , 图 书 馆 应 谨 慎 处 理 并 恪 守 职 业 道 德 , 这 些 捐 赠 品 包 括 :
唯 一 的 资 料 , 如 手 稿 、 素 描 、 绘 画 或 其 他 艺 术 作 品
印 本 文 献
有 多 种 专 业 价 值 的 资 料
1900 年 前 出 版 的 资 料
所 有 的 考 古 资 料
对 于 来 自 国 外 的 物 品 , 应 要 求 出 示 该 物 品 是 合 法 出 口 的 书 面 证 明 。 处 理 这 些 资 料 时 , 需 要 更 多
指 导 。 在 国 际 博 物 馆 理 事 会 网 站 公 布 的 06 年 博 物 馆 职 业 守 则 第 2.2 、2.3 和 2.4 节 中 可 以 找
到 此 类 信 息 。
5.4 捐 赠 原 因
弄 清 捐 赠 原 因 有 利 于 明 确 捐 赠 者 为 图 书 馆 捐 赠 资 料 的 动 机 , 以 及 确 定 捐 赠 者 是 否 把 该 资 料 捐 赠
给 了 其 他 图 书 馆 。 确 定 是 否 有 决 策 条 件 和 转 让 / 交 付 捐 赠 品 的 时 间 限 制 同 样 重 要 。
10

如 果 捐 赠 者 对 遗 传 计 划 或 非 现 金 慈 善 捐 款 等 任 何 接 受 形 式 都 感 兴 趣 , 那 么 用 指 导 原 则 对 员 工 给
予 适 当 意 见 就 很 重 要 了 。 此 外 , 图 书 馆 对 此 类 捐 赠 采 取 的 措 施 也 很 重 要 。 图 书 馆 在 捐 赠 货 币 评
估 / 估 价 上 的 立 场 以 及 各 种 可 能 适 用 的 政 府 法 律 、 法 规 和 条 例 等 都 应 予 以 充 分 考 虑 。
5.5 资 料 的 适 当 性
为 了 帮 助 决 定 捐 赠 物 品 是 否 适 合 成 为 图 书 馆 馆 藏 , 并 评 估 接 受 捐 赠 可 能 带 来 的 潜 在 资 源 问 题 ,
应 要 求 捐 赠 者 提 供 有 关 捐 赠 品 的 详 细 信 息 。 这 类 信 息 需 要 根 据 图 书 馆 的 捐 赠 政 策 进 行 探 讨 ( 见
第 1 节 )。 图 书 馆 也 许 会 发 现 搜 集 此 类 信 息 颇 有 益 处 , 这 些 信 息 可 能 包 括 :
赠 品 规 模 —— 包 括 所 提 供 捐 赠 品 的 数 量 信 息 和 / 或 尺 寸 信 息 。 对 于 个 别 捐 赠 品 , 可 能 还 要 包
括 具 体 尺 寸 。 这 些 信 息 将 有 助 于 图 书 馆 评 估 接 受 捐 赠 所 带 来 的 资 源 存 储 和 生 命 周 期 问 题 。
此 外 , 图 书 馆 还 应 检 查 现 有 馆 藏 来 评 估 所 需 的 潜 在 资 源 。 评 估 馆 藏 中 所 需 要 与 不 需 要 资 料
之 间 的 比 例 同 样 重 要 。
书 目 数 据 —— 包 括 所 提 供 捐 赠 品 的 书 目 信 息 , 如 标 题 、 作 者 、ISBN、ISSN、 出 版 年 、 版
本 等 。 这 些 信 息 便 于 图 书 馆 在 捐 赠 与 现 有 馆 藏 之 间 进 行 比 对 , 而 且 还 可 以 出 于 重 复 的 考 虑
拒 绝 接 受 捐 赠 。( 尤 其 是 大 宗 捐 赠 , 图 书 馆 可 以 要 求 捐 赠 者 提 供 标 题 列 表 , 使 之 自 动 地 与
已 有 馆 藏 匹 配 。)
资 料 类 型 —— 包 括 所 提 供 资 料 的 详 细 类 型 , 如 手 稿 、 印 刷 品 、 素 描 、 绘 画 、 地 图 、 早 期 印
刷 资 料 、 专 著 、 丛 书 、 灰 色 文 献 、 报 告 、 报 纸 、 音 像 制 品 、 视 听 资 料 、 目 录 等 。 利 用 这 些
信 息 , 图 书 馆 可 以 快 速 拒 绝 不 符 合 图 书 馆 馆 藏 发 展 政 策 的 捐 赠 。 资 料 类 型 是 衡 量 资 料 独 特
性 和 重 要 性 的 一 个 重 要 指 标 。 此 外 , 它 也 是 衡 量 获 取 政 策 一 个 重 要 指 标 。
资 料 格 式 —— 包 括 所 提 供 赠 品 的 详 细 格 式 , 如 印 本 、 胶 片 、 胶 卷 、 数 码 影 像 、 声 音 文 件 、
CD-ROM 等 。 利 用 这 些 信 息 , 图 书 馆 可 以 快 速 决 定 不 予 接 受 某 些 特 定 格 式 资 料 的 捐 赠 。
这 些 特 定 格 式 的 资 料 或 者 是 图 书 馆 故 意 不 予 接 受 , 或 者 是 因 为 无 法 为 其 用 户 提 供 服 务 。
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知 识 层 次 —— 包 括 所 提 供 资 料 知 识 层 次 的 详 细 说 明 , 如 研 究 级 的 期 刊 、 本 科 教 材 、 儿 童 文
学 、 教 材 、 实 用 指 南 。 利 用 这 些 信 息 , 图 书 馆 可 以 用 来 迅 速 决 定 是 否 接 受 某 一 知 识 层 次 资
料 的 捐 赠 。
资 料 范 围 —— 包 括 所 提 供 资 料 的 详 细 出 版 / 原 始 日 期 或 日 期 跨 度 方 面 的 数 据 。 这 些 信 息 将 有
助 于 在 大 量 、 尤 其 是 无 清 单 可 查 的 藏 品 中 辨 识 那 些 年 代 久 远 、 独 一 无 二 、 弥 足 珍 贵 的 资 料 。
此 外 , 还 可 以 根 据 这 些 信 息 来 核 查 是 否 与 现 有 馆 藏 重 复 。 例 如 , 如 果 图 书 馆 已 提 供 100 种
1980 年 至 1985 年 间 出 版 的 心 理 学 期 刊 , 这 些 信 息 可 以 确 定 是 否 已 经 完 整 收 录 指 定 时 间
(1980 年 至 1985 年 间 ) 内 心 理 学 领 域 的 期 刊 。 另 外 , 还 可 以 就 是 否 继 续 接 受 捐 赠 作 出 明
智 的 决 定 。
学 科 范 畴 —— 包 括 捐 赠 品 所 属 学 科 的 详 细 信 息 。 利 用 这 些 信 息 , 图 书 馆 可 以 快 速 决 定 是 否
接 受 某 些 学 科 领 域 的 捐 赠 。 在 没 有 捐 赠 品 详 细 列 表 的 情 况 下 , 学 科 信 息 就 显 得 尤 为 重 要 。
物 理 状 况 —— 包 括 所 提 供 资 料 情 况 的 详 细 信 息 。 捐 赠 者 可 能 不 善 于 用 有 意 义 的 方 式 来 描 述
捐 赠 品 的 物 理 状 况 。 图 书 馆 可 能 希 望 捐 赠 者 完 成 一 个 清 单 , 并 且 / 或 者 要 求 捐 赠 者 所 提 供 的
捐 赠 品 的 实 物 与 图 片 匹 配 。 清 单 可 能 包 括 ( 但 不 限 于 ) 下 列 问 题 :(1) 装 订 是 否 是 原 始 装
订 ?(2) 装 订 是 否 完 整 ?(3) 纸 张 是 否 有 遗 失 ?(4) 纸 张 是 否 破 损 ?(5) 捐 赠 品 是 否
被 弄 脏 , 是 否 泛 黄 或 破 损 ?(6) 捐 赠 品 是 否 有 水 渍 ?(7) 捐 赠 品 可 曾 遭 到 任 何 方 式 的 污
损 , 如 铅 笔 划 痕 等 ?(8) 如 果 捐 赠 品 是 视 听 资 料 , 那 么 它 是 不 是 原 始 包 装 ?(9) 捐 赠 品
可 曾 受 到 害 虫 或 霉 菌 的 侵 蚀 ?
根 据 捐 赠 者 对 上 述 问 题 的 回 馈 , 图 书 馆 可 以 对 捐 赠 品 的 物 理 状 况 做 出 等 级 划 分 , 如 优 、 良 、 差
和 无 法 使 用 。 如 果 图 书 馆 通 常 只 接 受 优 良 等 级 状 况 的 资 料 , 那 么 这 些 信 息 有 助 于 图 书 馆 决 定 是
否 接 受 捐 赠 。 在 某 些 情 况 下 , 图 书 馆 可 能 愿 意 接 受 一 些 物 理 状 况 很 差 但 比 较 独 特 或 富 有 价 值 的
资 料 , 物 理 状 况 方 面 的 信 息 便 于 图 书 馆 了 解 如 何 处 理 接 受 到 的 赠 品 , 避 免 给 其 他 藏 品 带 来 风 险 。
同 时 , 也 便 于 图 书 馆 充 分 了 解 存 储 和 保 护 这 些 捐 赠 品 所 需 要 的 费 用 。 对 于 大 规 模 的 捐 赠 ( 以 及
某 些 情 况 下 的 个 人 捐 赠 ), 在 做 出 接 受 的 最 终 决 定 之 前 , 预 览 一 下 捐 赠 品 的 物 理 状 况 是 明 智 的 。
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5.6 特 殊 条 件
图 书 馆 把 拒 绝 有 附 加 条 件 的 捐 赠 作 为 接 受 捐 赠 的 一 般 原 则 。 因 此 , 图 书 馆 常 把 这 一 点 作 为 其 政
策 声 明 的 一 部 分 。 见 第 1 节 。 作 为 其 政 策 的 一 部 分 , 为 避 免 拒 绝 接 受 潜 在 的 贵 重 捐 赠 , 图 书 馆
可 能 会 1) 声 明 适 用 于 此 原 则 的 一 些 例 外 情 况 , 或 2) 声 明 将 以 先 前 的 案 例 为 基 础 , 审 查 和 接
受 附 带 限 制 或 特 殊 条 件 的 捐 赠 。 在 捐 赠 之 初 , 明 确 附 带 的 一 些 限 制 和 特 殊 条 件 , 这 一 点 很 重 要 。
便 于 图 书 馆 考 虑 实 现 这 些 条 件 涉 及 到 的 费 用 和 服 务 以 及 赠 品 的 价 值 ( 包 括 货 币 价 值 和 收 藏 价
值 )。
下 面 一 节 详 细 列 举 了 捐 赠 者 在 捐 赠 时 可 能 会 讲 明 的 一 些 特 殊 条 件 和 限 制 :
藏 书 票 —— 捐 赠 者 可 能 规 定 要 制 作 藏 书 票 并 粘 贴 于 赠 品 之 上 , 以 示 其 为 捐 赠 者 。 藏 书 票 的
生 产 和 粘 贴 特 别 耗 费 劳 力 , 特 别 是 涉 及 到 大 规 模 的 捐 赠 。 关 于 为 赠 品 粘 贴 藏 书 票 , 图 书 馆
应 有 相 关 的 政 策 , 并 且 记 录 这 一 请 求 , 同 时 , 还 应 考 虑 捐 赠 品 的 价 值 , 这 是 比 较 明 智 的 做
法 。
编 目 —— 捐 增 者 可 能 要 求 为 赠 品 的 编 目 记 录 添 加 注 解 , 以 便 引 证 其 是 获 取 的 最 初 来 源 。 如
果 这 不 是 赠 品 编 目 政 策 的 一 部 分 , 那 么 应 考 虑 这 种 要 求 所 涉 及 的 实 践 和 开 支 问 题 。
此 外 , 为 赠 品 的 编 目 记 录 添 加 这 样 的 注 解 可 能 会 是 图 书 馆 的 一 贯 政 策 。 如 果 是 这 种 情 况 ,
那 么 把 这 一 政 策 必 须 清 楚 的 传 达 给 捐 赠 者 。 在 某 些 情 况 下 , 捐 赠 者 可 能 要 求 在 其 有 生 之 年
让 赠 品 的 捐 赠 处 于 隐 匿 状 态 , 那 么 关 于 赠 品 编 目 记 录 的 任 何 信 息 都 将 被 屏 蔽 。
捐 赠 者 可 能 要 求 图 书 馆 在 一 个 特 定 的 时 间 内 接 受 赠 品 并 对 其 进 行 编 目 。 特 别 是 对 于 大 规 模
的 捐 赠 , 处 理 和 编 目 会 耗 费 大 量 资 源 。 在 考 虑 为 赠 品 编 目 的 同 时 , 也 要 考 虑 其 他 优 先 确 定
的 编 目 工 作 和 图 书 馆 的 工 作 量 。 可 取 的 做 法 是 , 避 免 对 资 料 的 编 目 和 加 工 做 出 任 何 时 间 上
的 承 诺 。 除 非 已 经 为 编 目 和 加 工 工 作 争 取 到 了 额 外 的 资 金 , 这 些 资 金 可 能 来 自 于 捐 赠 者 ,
也 可 能 来 自 于 其 他 基 金 。 图 书 馆 如 果 在 这 方 面 有 清 楚 的 政 策 声 明 , 那 么 同 样 会 受 益 良 多 。
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存 储 —— 许 多 图 书 馆 的 政 策 规 定 , 图 书 馆 只 接 受 可 以 与 现 有 馆 藏 融 为 一 体 的 赠 品 。 对 于 大
规 模 的 赠 品 , 捐 赠 者 可 能 要 求 图 书 馆 一 块 收 藏 这 些 物 品 , 或 要 求 收 藏 于 某 一 特 定 的 藏 品 /
位 置 。 图 书 馆 应 以 赠 品 的 价 值 为 参 考 , 考 虑 此 类 要 求 的 实 用 性 、 可 行 性 、 成 本 和 存 储 策 略
/ 计 划 的 影 响 。
资 料 的 获 取 和 使 用 —— 在 许 多 情 况 下 , 图 书 馆 的 政 策 规 定 , 图 书 馆 对 赠 品 拥 有 自 由 处 置 权 ,
这 是 图 书 馆 接 收 赠 品 的 基 础 。 这 可 能 包 括 使 用 在 内 的 一 系 列 服 务 , 如 在 馆 和 远 程 服 务 、 营
销 、 展 览 等 。 从 捐 赠 者 处 获 得 转 让 的 知 识 产 权 以 及 类 似 的 财 产 权 利 也 适 用 于 图 书 馆 的 政 策 。
捐 赠 者 可 能 会 要 求 只 有 当 某 些 使 用 限 制 一 一 落 实 才 会 捐 赠 。 在 这 种 情 况 下 , 了 解 捐 赠 者 要
求 这 些 限 制 的 原 因 很 有 益 处 。 限 制 可 能 是 临 时 性 的 ( 例 如 , 在 作 者 的 有 生 之 年 限 制 访 问 捐
赠 资 源 ) 或 长 期 性 的 ( 例 如 , 只 能 提 供 给 到 馆 用 户 )。 图 书 馆 需 要 考 虑 这 些 限 制 对 藏 品 价 值
和 从 赠 品 上 所 得 益 处 的 影 响 。
捐 助 者 可 能 愿 意 所 捐 资 料 受 到 自 由 使 用 , 但 却 希 望 保 留 任 何 与 资 料 有 关 的 知 识 产 权 权 利 。
在 这 种 情 况 下 , 仍 然 可 以 考 虑 接 受 这 些 赠 品 。 但 需 要 明 确 知 识 产 权 持 有 人 如 何 处 理 使 用 这
些 资 料 的 请 求 。 与 此 相 反 , 捐 赠 者 可 能 希 望 保 留 知 识 产 权 权 利 , 但 会 以 给 图 书 馆 颁 发 授 权
书 的 方 式 , 允 许 图 书 馆 在 特 定 时 间 内 以 某 种 方 式 提 供 使 用 。
处 置 —— 在 许 多 情 况 下 , 图 书 馆 的 政 策 规 定 , 图 书 馆 有 权 处 置 那 些 后 来 被 认 为 是 重 复 或 不
必 要 的 赠 品 , 只 有 获 得 这 种 权 利 才 接 受 捐 赠 。 在 某 些 情 况 下 , 当 图 书 馆 后 来 决 定 不 需 要 捐
赠 者 所 捐 的 资 料 时 , 捐 赠 者 可 能 要 求 图 书 馆 无 限 期 保 留 或 以 某 种 方 式 处 理 那 些 资 料 。 此 时 ,
图 书 馆 应 以 先 前 的 案 例 为 基 础 , 仔 细 考 虑 此 类 资 源 。
赠 品 的 配 送 —— 对 捐 赠 资 料 在 包 装 费 和 运 输 费 方 面 的 责 任 以 及 所 捐 资 料 的 配 送 作 出 清 晰
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的 规 定 对 图 书 馆 很 有 益 处 。 如 果 捐 赠 者 要 求 图 书 馆 承 担 这 方 面 的 责 任 并 提 供 相 关 费 用 ,
图 书 馆 应 以 所 捐 资 料 的 价 值 为 依 据 , 仔 细 考 虑 是 否 值 得 承 担 相 关 花 费 。
宣 传 —— 捐 赠 者 可 能 要 求 对 他 们 所 捐 的 资 料 进 行 公 开 宣 传 , 如 新 闻 发 布 会 、 会 议 、 展 览 和
网 站 宣 传 。
6. 资 源 需 求 考 虑
在 同 意 接 收 赠 品 的 过 程 中 , 图 书 馆 必 须 评 估 资 源 ( 包 括 工 作 人 员 和 资 金 两 个 方 面 ) 在 获 取 、 加
工 、 存 取 、 保 护 和 储 存 等 方 面 的 实 用 价 值 。 以 下 具 体 说 明 需 要 考 虑 的 成 本 问 题 。
6.1 资 源 获 取
赠 品 转 让 前 的 准 备
如 果 需 要 正 式 的 捐 助 协 议 , 或 者 如 果 捐 助 者 希 望 设 置 附 带 条 件 , 这 将 产 生 准 备 相 关 文 件 以 及 法
律 咨 询 等 方 面 的 成 本 。
包 装 和 运 输
为 了 保 证 赠 品 在 运 输 过 程 中 不 被 损 坏 , 图 书 馆 可 能 会 选 择 支 付 包 装 和 运 输 费 用 。
赠 品 的 补 充
当 捐 赠 的 藏 品 是 不 完 整 的 一 套 时 , 为 了 保 证 藏 品 较 为 完 整 地 提 供 给 用 户 使 用 , 图 书 馆 可 能 需 要
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额 外 的 资 金 以 获 取 缺 失 部 分 。
6.2 加 工
加 工 前 的 资 源 需 求
为 了 加 工 获 得 的 较 大 赠 品 , 可 能 需 要 雇 佣 新 的 工 作 人 员 、 购 买 额 外 的 资 料 ( 如 条 形 码 标 签 、 书
脊 标 签 ) 和 设 备 ( 如 办 公 桌 、 电 脑 ) 等 。
工 时 消 耗
接 收 赠 品 时 工 作 人 员 应 仔 细 核 对 赠 品 清 单 , 以 确 保 运 输 过 程 中 不 丢 失 , 以 及 了 解 图 书 馆 拥 有 的
副 本 情 况 。 专 家 应 确 定 对 捐 赠 物 品 的 处 置 , 如 根 据 图 书 馆 用 户 的 需 求 确 定 是 将 它 们 放 置 在 特 殊
的 馆 藏 室 中 还 是 准 备 丢 弃 。
保 证 资 料 的 安 全
在 使 用 保 存 的 物 资 之 前 , 需 要 对 这 些 物 资 加 盖 印 戳 、 标 记 和 条 码 。
6.3 存 取
存 取 赠 品 物 资 时 应 根 据 图 书 馆 用 户 的 需 求 确 定 管 理 方 法 。 存 取 的 方 式 可 通 过 完 整 的 编 目 记 录 来
进 行 。
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6.4 保 护
应 当 注 意 对 藏 品 的 保 管 , 以 保 证 藏 品 处 于 较 佳 的 物 理 状 态 。 对 于 破 损 的 物 品 , 图 书 馆 应 在 内 部
或 请 商 业 机 构 进 行 修 复 以 延 长 赠 品 的 寿 命 。 同 时 应 当 考 虑 保 管 赠 品 对 于 档 案 盒 、 温 度 、 湿 度 等
方 面 的 条 件 需 要 。
6.5 保 存
对 于 赠 品 的 保 存 , 馆 舍 / 书 架 / 存 储 空 间 等 条 件 必 须 加 以 考 虑 , 并 根 据 该 赠 品 与 之 前 接 受 的 赠 品
的 相 似 性 进 行 一 致 对 待 。 对 于 不 同 类 型 的 资 料 , 保 存 和 馆 舍 需 求 也 不 同 , 例 如 , 地 图 通 常 是 放
置 在 地 图 柜 中 , 手 稿 放 在 档 案 盒 中 。
7. 对 捐 赠 的 致 谢
果 图 书 馆 决 定 将 赠 品 储 存 在 一 个 单 独 的 阅 览 室 中 , 将 需 要 更 多 的 资 金 , 如 装 修 房 间 的 费 用 。 这 样 的 话 , 就 需 要 通 过 讨 论 来 考 虑 给 赠 品 提 供 一 个 空 间 。 如
7.1 书 信
图 书 馆 应 对 每 个 或 每 次 捐 赠 发 送 感 谢 信 , 以 及 关 于 赠 品 的 捐 赠 协 议 。
7.2 正 式 的 捐 赠 协 议
对 于 较 大 的 、 贵 重 的 、 意 义 重 大 的 , 以 及 捐 赠 人 有 严 格 地 域 限 定 的 赠 品 应 该 签 署 正 式 的 捐 赠 协
议 。 正 式 的 捐 助 协 议 应 包 括 有 关 捐 赠 者 和 赠 品 特 征 的 信 息 , 并 阐 明 有 关 赠 品 管 理 的 条 件 限 定 等 。
在 协 议 签 订 前 , 图 书 馆 必 须 了 解 协 议 中 所 涉 及 的 必 要 的 信 息 。
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捐 赠 协 议 中 应 该 包 括 捐 助 者 的 姓 名 和 地 址 , 以 及 相 关 第 三 方 ( 如 公 司 、 个 人 或 捐 赠 者 的 代
理 律 师 ) 的 姓 名 和 地 址 等 。
如 果 捐 助 协 议 中 涉 及 协 议 签 署 后 图 书 馆 需 要 联 系 捐 赠 者 的 规 定 , 设 计 捐 赠 协 议 时 就 需 要 增
加 有 关 正 式 的 通 讯 条 款 。
在 条 件 允 许 的 情 况 下 , 获 得 的 赠 品 清 单 、 捐 赠 时 间 表 等 信 息 应 在 捐 赠 协 议 中 涉 及 。 如 果 条
件 不 允 许 , 捐 赠 协 议 中 应 简 要 描 述 赠 品 的 概 貌 , 如 25 盒 , 文 件 长 15 米 ,102LPs。 在 赠
品 到 馆 后 都 应 有 一 份 完 整 的 赠 品 清 单 。
任 何 情 况 下 , 图 书 馆 必 须 明 确 赠 品 的 所 有 权 , 所 有 权 是 个 人 还 是 法 人 应 该 如 实 地 表 达 在 捐
赠 协 议 中 , 还 应 涉 及 明 确 的 法 律 责 任 ( 见 第 5 节 )。 此 外 , 在 涉 及 所 有 权 声 明 时 还 应 考 虑
该 国 的 法 律 规 定 。
涉 及 赠 品 的 知 识 产 权 、 版 权 等 相 关 的 内 容 应 该 被 明 确 说 明 。 图 书 馆 应 努 力 使 捐 赠 者 放 弃 一
部 分 关 于 赠 品 的 版 权 或 知 识 产 权 , 以 使 图 书 馆 能 够 相 对 自 由 地 管 理 和 展 览 赠 品 。 有 了 明 确
的 捐 助 协 议 , 捐 助 者 可 以 在 他 ( 她 ) 有 生 之 年 保 留 知 识 产 权 , 之 后 将 这 项 权 利 转 让 给 图 书
馆 。
捐 赠 协 议 中 应 该 尽 可 能 地 说 明 有 关 赠 品 的 存 取 、 使 用 、 复 制 、 在 图 书 馆 外 使 用 或 展 览 、 在
网 络 上 展 览 等 事 宜 。 如 果 捐 助 者 希 望 限 制 赠 品 的 获 取 渠 道 , 捐 赠 者 应 在 捐 赠 前 在 协 议 中 明
确 说 明 。
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如 果 捐 助 者 希 望 对 整 个 赠 品 进 行 完 全 限 制 , 捐 助 者 应 进 行 说 明 , 但 在 通 常 情 况 下 , 如 果 捐 助
者 坚 持 限 制 获 取 渠 道 时 , 图 书 馆 应 努 力 通 过 谈 判 , 尽 可 能 地 让 捐 赠 者 在 短 时 间 内 消 除 限 制 ,
或 达 成 符 合 捐 赠 者 和 图 书 馆 双 方 共 同 利 益 的 条 件 。
许 多 时 候 , 捐 助 者 会 追 加 赠 品 , 这 样 的 话 可 以 在 原 捐 赠 协 议 中 增 加 说 明 新 赠 品 , 以 避 免 重
新 商 定 捐 赠 协 议 。
捐 赠 协 议 中 应 该 包 括 对 不 需 要 的 资 料 如 何 进 行 处 理 的 条 款 。 如 果 只 有 10 张 照 片 、 三 盘 视
频 磁 带 不 需 要 , 就 没 有 必 要 这 样 的 协 议 条 款 , 但 是 如 果 是 大 卷 的 手 稿 集 合 , 就 需 要 有 相 应
的 处 理 条 款 。 可 取 的 做 法 是 设 立 的 处 理 条 款 能 够 允 许 由 图 书 馆 决 定 转 让 或 剔 除 资 料 。
见 附 录 A 中 的 捐 赠 协 议 样 本
7.3 其 他 方 式 的 致 谢
根 据 捐 赠 者 的 要 求 , 图 书 馆 工 作 人 员 可 以 进 行 其 他 方 式 的 致 谢 。 这 些 方 式 包 括 但 不 限 于 以 下 方
式 , 如 在 书 脊 处 标 注 捐 赠 者 名 称 或 说 明 , 或 在 编 目 过 程 中 附 带 说 明 捐 赠 者 信 息 等 。
附 录 A : 正 式 捐 赠 协 议 文 本 示 例
通 讯 : 捐 助 者 应 提 供 给 图 书 馆 正 确 的 通 讯 地 址 和 其 他 联 系 信 息 , 以 使 图 书 馆 能 够 履 行 其 职 责 。
图 书 馆 将 通 过 捐 赠 者 及 时 更 新 的 联 系 信 息 发 送 通 知 和 反 馈 请 求 。 如 果 图 书 馆 发 送 的 信 息 因 不 能
发 送 而 被 退 回 , 或 捐 助 者 或 他 指 定 的 代 理 人 在 30 天 内 不 反 馈 请 求 , 图 书 馆 将 认 为 捐 赠 者 同 意
信 息 内 容 。
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所 有 权 : 捐 赠 者 授 权 图 书 馆 不 附 带 任 何 条 件 拥 有 赠 品 的 有 形 资 产 。
知 识 产 权 : 知 识 产 权 蕴 含 在 赠 品 的 物 理 属 性 之 中 , 构 成 完 整 的 赠 品 。 伴 随 赠 品 的 是 智 力 属 性 包
括 但 不 限 于 版 权 , 捐 赠 者 保 留 了 他 所 拥 有 的 所 有 权 力 和 利 益 。
通 过 接 受 赠 品 , 图 书 馆 提 高 了 馆 藏 数 量 , 拥 有 了 赠 品 的 物 理 属 性 , 但 这 并 不 意 味 着 图 书 馆 拥 有
了 捐 赠 者 的 所 有 权 力 , 事 实 上 , 是 否 拥 有 这 些 赠 品 还 有 看 是 否 拥 有 它 们 的 知 识 产 权 。
存 取 : 赠 品 被 加 工 后 , 应 根 据 图 书 馆 政 策 存 放 赠 品 保 证 用 户 的 使 用 。
存 取 : 赠 品 被 加 工 后 , 应 根 据 图 书 馆 政 策 存 放 赠 品 保 证 用 户 的 使 用 。 但 在 有 些 情 况 下 应 根 据 规
定 捐 赠 者 卒 后 五 年 才 可 公 开 使 用 , 或 只 在 捐 赠 者 或 其 私 人 代 表 允 许 的 情 况 下 公 开 使 用 。 对 于 这
些 情 况 , 在 限 定 被 解 除 后 , 原 来 受 限 的 部 分 应 根 据 图 书 馆 政 策 存 放 赠 品 保 证 用 户 的 使 用 。 出 于
管 理 方 面 的 考 虑 , 整 个 赠 品 应 在 任 何 时 段 都 应 允 许 图 书 馆 工 作 人 员 获 得 。
存 取 : 除 了 出 于 管 理 方 面 的 考 虑 , 整 个 赠 品 应 在 任 何 时 段 都 允 许 图 书 馆 工 作 人 员 获 得 外 , 捐 赠
者 也 可 以 随 时 获 取 赠 品 , 除 此 之 外 的 人 只 有 在 捐 赠 者 书 面 许 可 的 情 况 下 才 可 获 得 , 或 在 捐 赠 者
去 世 后 , 从 协 议 实 施 之 日 起
年 后 , 在 某 些 人 许 可 ( 一 个 或 更 多 个 人 签 名 许 可 ) 的 情 况
下 可 获 得 ; 因 此 藏 品 的 保 存 应 从 图 书 馆 政 策 的 角 度 考 虑 保 障 用 户 的 使 用 。
复 制 : 尽 管 有 上 述 保 留 版 权 和 知 识 产 权 方 面 的 限 制 , 但 是 根 据 知 识 产 权 法 的 规 定 , 并 符 合 图 书
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馆 的 规 定 和 程 序 , 出 于 研 究 的 目 的 个 人 可 以 单 次 拷 贝 复 制 ( 依 据 各 国 法 律 ) 资 料 。 图 书 馆 可 以
以 任 何 格 式 保 存 赠 品 的 副 本 资 料 ( 包 括 档 案 保 存 和 安 全 保 存 副 本 ), 且 这 些 为 图 书 馆 的 合 法 财
产 。
使 用 : 赠 品 应 在 允 许 的 情 况 下 , 仅 限 于 个 人 研 究 和 图 书 馆 出 于 存 档 和 管 理 的 目 的 使 用 , 包 括 服
务 、 保 存 和 安 全 等 方 面 的 使 用 。 图 书 馆 也 可 在 馆 内 外 展 示 部 分 或 所 有 赠 品 资 料 。 图 书 馆 可 以 将
赠 品 项 目 挂 在 图 书 馆 网 站 上 或 其 他 电 子 平 台 中 。
补 充 : 捐 赠 者 可 能 多 次 增 加 相 关 赠 品 , 可 在 捐 赠 协 议 中 说 明 , 将 新 增 物 品 列 入 图 书 馆 馆 藏 记 录
中 ,
或 事 后 捐 赠 人 与 图 书 馆 进 行 协 商 出 具 书 面 修 正 协 议 。
剔 除 : 对 于 与 图 书 馆 资 源 获 取 或 馆 藏 书 库 不 相 符 和 的 部 分 赠 品 , 图 书 馆 应 向 捐 赠 者 反 馈 信 息 ,
并 从 发 送 反 馈 信 息 起 给 予 捐 赠 者 60 天 的 回 复 时 间 。 如 果 捐 赠 者 拒 绝 获 得 这 方 面 的 反 馈 信 息 或
没 有 指 明 另 一 个 存 储 仓 库 来 接 收 这 些 捐 赠 资 源 , 或 对 图 书 馆 的 反 馈 信 息 在 60 天 后 没 有 回 复 ,
图 书 馆 可 以 根 据 规 定 程 序 剔 除 不 必 要 的 资 料 。
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来 源 :
大 英 图 书 馆 尽 职 调 查 指 南 ,2006 年 6 月 .
大 英 图 书 馆 尽 职 调 查 清 单 ,2006 年 11 月 .
大 英 图 书 馆 来 自 捐 赠 和 个 人 出 售 ( 来 自 非 贸 易 ) 的 馆 藏 ,2008 年 5 月 .
Cassell,K.A.“ 图 书 馆 捐 赠 图 书 的 处 理 : 来 自 美 国 的 观 点 ” 新 图 书 馆 世 界 ,106:1216/1217
(2005):450-453(4).
美 国 国 会 图 书 馆 馆 藏 政 策 委 员 会 捐 赠 资 源 建 设 建 议 清 单 : 英 美 采 访 部 和 总 顾 问 办 公 室 联 合 项
目 ,2003 年 春 .
国 会 图 书 馆 规 则 317-1 馆 藏 捐 赠 物 品 的 请 求 与 接 受 ,1999 年 12 月 14 日 .
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Netherlands
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