manuali i metodologjise se vleresimit te nevojave per trajnim ne shck

Y o u r p artners in d evelopm ent 

Registration No. 40003694713 

VAT No. LV40003694713 

Pulkveža Brieža str. 8-1, Riga, LV-1010, 

Latvia 

Tel. +371 6 7876811, Fax + 371 67871206 

cpm@cpmconsulting.eu, 

www.cpmconsulting.eu 

1 

MANUALI I 

METODOLOGJISE 

SE VLERESIMIT TE 

NEVOJAVE PER 

TRAJNIM NE SHCK 

Hartimi i metodologjisë për 

hulumtimin dhe analizimin e nevojave 

për trajnim dhe hartimin e strategjisë 

së trajnimit në SHCK 

Nr. prokurimit 

12100-010-84-211 

Dhjetor 2010

PERMBAJTJA 

1. Hyrje ...................................................................................................................................................................... 3 

1.1. Propozimi ..................................................................................................................................................... 4 

1.2. Qëllimi .......................................................................................................................................................... 5 

2. Reforma e shërbimit civil-kuadri i përgjithshëm për ngritjen e kapaciteteve ...................................................... 6 

3. Vlerësimi i Nevojave për Trajnim në Nivel Strategjik dhe Organizativ ................................................................. 6 

3.1. Analiza e një organizate dhe nevojat e saj për trajnim ................................................................................ 7 

Plani Strategjik ....................................................................................................................................................... 7 

Analiza SWOT ......................................................................................................................................................... 8 

3.2. Vlerësimi i Nevojave për Trajnim në Nivel Individësh .................................................................................. 9 

Shtojca A ...................................................................................................................................................................... 10 

Vlerësimi i nevojave për trajnim në Nivel Strategjik dhe Organizativ ......................................................................... 10 

Hapi 1 - Jep një përshkrim të gjerë të organizatës .............................................................................................. 11 

Hapi 2 - Analiza të procesit kritik ......................................................................................................................... 11 

Hapi 3 - Analiza e mundësive ose detyrave për të përmirësuar performancen .................................................. 12 

Hapi 4 - Përmbledhja e vlerësimit të nevojave të trajnimit ................................................................................. 13 

Shtojca B ...................................................................................................................................................................... 15 

Analiza e nevojave individuale për trajnim .................................................................................................................. 15 

PËR NJË EPROR TË DREJTPËRDREJTË .................................................................................................................... 15 

2. Përgatitja për dialogun me eprorin e drejtpërdrejtë (formularët 1, 2 dhe 3) - Për një vartës ........................ 20 

3. Dialogu me vartësin për nevojat e tij për zhvillim dhe trajnim të lidhura me detyrat e tij (formularët 1, 2 dhe 

3) - Për eprorin ..................................................................................................................................................... 24 

Shtojca C ...................................................................................................................................................................... 29 

Përgatitja, miratimi dhe zbatimi i Planit Vjetor të Trajnimit të Nëpunësve Civil ......................................................... 29 

PËR DEPARTAMENTIN E ADMINISTRIMIT TË SHËRBIMIT CIVIL ....................................................................... 33 

2

1. HYRJE 

Për të kryer një trajnim të nëpunësve civilë, i cili të jetë i fokusuar tek nevojat e Qeverisë në tërësi, të 

secilit lit institucion të shërbimit civil dhe të secilit nëpunës civil që punon në këto institucione, supozohet 

të kryhet sistematikisht vlerësimi simi i nevojave për trajnim (VNT) në tre nivelet e sipër përmendura. 

Në pjesën më të madhe të vendeve të BE BE-së nevojat për r trajnim, të cilat mbështesin përgatitjen e një 

harte trajnimi, ekzaminohen (i) në lidhje me përparësitë dhe qëllimet strategjike, të cilat i referohen një 

qasjeje nga lart - poshtë dhe (ii) në lidhje me nevojat dhe pritshmëritë individuale, e cila është një qasje 

nga poshtë - lart. . Të dy qasjet duket se ndërthuren në thuajse të gjitha vendet, meg megjithatë meg theksi që i 

vihet njërës qasje apo tjetrës ndryshon shumë. 

Për institucionet e Republikës së Kosov Kosovës është një gjë pozitive ndërthurja e të dyja qasjeve, qasje por me një 

theks tek realizimi i centralizuar, meqënëse Kosova po përpiqet të zbatojë reformimin strukturor të 

Administratës Publike dhe në këtë rast eekziston 

ziston nevoja për të pasur një monitorim qendror gjatë fazës 

së ndryshimeve. Skema më poshtë bën një par paraqitje aqitje grafike të ndërthurjes së metodave: 

Niveli Strategjik - 

qeveria 

Niveli organizativ 

Niveli individual 

Nevojat për trajnim nga këndvështrimi i qeverisë dhe nga këndvështrimi i institucioneve të shërbimit 

civil do o të pasqyrojnë qasjen nga lartë - poshtë. 

Ajo çka ka lidhet me qasjen nga poshtë - lart, dmth me nevojat individuale për trajnim, në shumë shërbime 

civile të vendeve të tjera (sidomos në BE) është se nevojat për trajnim në këtë nivel identifikohen 

përmes një dialogu të hapur midis eprorit dhe vartësit vartësit, kryesisht yesisht gjatë procesit të vlerësimit të 

performancës. Përse ndodh kështu: : 

1) Vendet e Europës Perëndimore i përfshijnë eprorët e drejtpërdrejtë në konstatimin e 

nevojave për trajnim për vartësit e tyre meqënëse këta eprorë e dinë me saktësi gjendjen e 

3 

DASHC/IKAP 

DASHC/IKAP 

Institucionet

njësive të tyre dhe të vartësve të tyre më mirë se kushdo tjetër brenda organizatës ose jashtë 

saj. 

2) Një tjetër arsye përse dialogu midis palëve është i hapur është se të dyja palët janë të 

ndërvarura: një menaxher nuk mund të arrijë objektiva të një njësie pa kontributin e duhur të 

vartësve të tij; një vartës nuk mund t’i kryejë me efektivitet detyrat e veta pa një orientim 

strategjik, pa një mbështetje të prekshme nga eprori i drejtpërdrejtë. 

Zakonisht, identifikimi i nevojave individuale për trajnim nuk kryhet në një kohë të caktuar të vitit, por sa 

herë që diskutohet për realizimin e detyrave. 

Ky manual është i strukturuar në dy pjesë kryesore: 

- Në pjesën e parë hyrëse është përshkruar qasja dhe kombinimi i metodave teorike të VNT; 

- Në pjesën e dytë, të organizuar në formën e shtojcave, është përshkruar procedura me hapa 

konkrete që duhet të ndiqet nga secili faktor i përfshirë në modulin përkatës të VNT, formularët 

që mund të përdoren, si edhe programi i punës dhe kalendari i veprimeve. 

Metodologjia që do të përdoret do të perfshijë udhëzime në lidhje me hapat konkretë, modelet 

mbështetëse për zhvillimin e analizës së rregullt të nevojave për trajnim në tre nivele: në nivel qeverie, 

në nivel institucioni të shërbimit civil dhe në nivel të nëpunësit civil. Aktorët kryesorë që janë përgjegjës 

për sistemin e ri të Vleresimit të Nevojave për Trajnim janë si më poshtë: 

• Departamenti i Administrimit të Shërbimit Civil / Instituti Kosovar për Administratë Publike; 

• Eprorët e drejtpërdrejtë dhe vartësit e tyre; 

• Specialistët e trajnimit dhe drejtorët e Departamenteve te Burimeve Njerezore (ose njësi apo 

persona të tjerë të cilët luajnë funksione të ngjashme) brenda institucioneve; 

• Drejtuesit e administratave të institucioneve të shërbimit civil (dmth sekretarët e përgjithshëm, 

kryeshefat ekzekutivë, etj.); 

1.1. PROPOZIMI 

Metodologjia e vlerësimit të nevojave për trajnim (VNT) në Shërbimin Civil të Kosovës do të jetë një 

kombinim të qasjeve nga lart - poshtë dhe nga poshtë - lart, por me një menyrë te centralizuar. Kjo 

metodologji do të ndihmojë te fokusojë trajnimin e nëpunësve civilë në nevojat në nivel qeveritar, në 

nivel organizativ dhe në nivel individual, sipas prioriteteve të identifikuara për secilin nivel. Rolin e 

institucionit koordinues do ta luajë Departamenti i Administrimit të Shërbimit Civil. Sistemi i propozuar i 

VNT për Kosovën paraqitet në diagramin e mëposhtëm: 

4

Praktika ekzistuese e vlerësimit të nevojave për trajnim në Kosovë nuk mbulon siç duhet nevojat në nivel 

strategjik dhe në nivel organizativ. Nevojat individuale për trajnim të secilit nëpunës civil nuk janë 

vlerësuar në mënyre te kujdesshme ose sistematikisht. Për këtë qëllim kutitë me ngjyrë te verdhë 

përfaqësojnë elementët e rinj të nevojshëm në sistemin e vlerësimit të nevojave për trajnim. 

1.2. QËLLIMI 

Departamenti i Administrimit të Shërbimit Civil është përballë sfidës për të qënë një institucion kryesor 

në vlerësimin e kapaciteteve aktuale në administratën publike Kosovare, në kuadrin e implementimit të 

strategjive ekzistuese dhe të zhvillimit të st strategjive rategjive të reja për qeverinë qëndrore, qëndrore të cilat do të 

përqëndrohen në adresimin e nevojave të mësipërme. 

Manuali është një dokument i rëndësishëm për tu përdorur për trajnimin e Menaxhereve dhe 

Departamenteve të Burimeve Njerëzore në institucionet e Qev Qeverisë së Kosovës, se çfarë farë duhet të bëjnë 

për të zhvilluar plane për ngritjen e kapaciteteve. 

Mënyra më e rëndësishme është që institucionet e përfshira në Shërbimin Civil duhet të jenë në gjendje 

të identifikojnë nevojat e tyre për ngritjen e kapaciteteve 

kapaciteteve, , në lidhje me objektivat e tyre organizative dhe 

në linjë me kompetencat në fushat e caktuara. DASHC mund të qëndrojë në pozicionin e dhënies së 

këshillave për institucionet lidhur me programet e trajnimit që nevojiten, duke i lënë atyre kompetencën 

e plotë të të zhvillimit të analizës. Por, institucioneve qëndrore zakonisht i mungon kapaciteti për këtë 

analizë dhe DASHC duhet të rekomandojë mënyra dhe rrugë praktike në mënyrë që të zhvillojë dhe 

zbatojë programet e trajnimit. 

5

2. REFORMA E SHËRBIMIT CIVIL-KUADRI I PËRGJITHSHËM PËR NGRITJEN E 

KAPACITETEVE 

Praktika ka treguar që pengesa kryesore në përmirësimin e eficencës dhe efektivitetit të shërbimit publik 

qëndron në organizimin dhe mungesën e kapaciteteve. Këto anë të dobta mund te jenë të lidhura me 

• mënyrën e veprimit të zyrtarëve politikë dhe menaxherëve administrativë për zhvillimin e 

politikave dhe procesin e implementimit të tyre, 

• strukturë organizimi jo optimale, 

• proceset e punës janë jo të plota, ose të ngatërruara, 

• mungesa e aftësive. 

Mekanizmat për koordinimin e politikave mund të kenë nevojë për përmirësim për të mbështetur 

institucionet në zbatimin e planeve strategjike, të cilat krijojnë bazat e një performance të mirë të 

sistemit të menaxhimit. Për këtë, menaxherët duhet të zhvillohen për mirëstrukturimin e organizatës 

dhe për zhvillimin e kapaciteteve, që të koordinojnë, zhvillojnë, monitorojnë dhe kontrollojnë zbatimin e 

politikave. 

Janë një sërë fusha reformash të lidhura me përmirësimin e performancës organizative, raste në të cilat 

trajnimi është një mjet për të ndryshuar cilësinë e shërbimit: 

• Përmirësimi i kapaciteteve për të përcaktuar qëllimet e politikave, aprovimin e strategjive dhe 

sigurimin e monitorimit të treguesve të performancës; 

• Aftësitë për të siguruar që struktura organizative është në linjë me kompetencat më të 

rëndësishme të institucionit dhe ofron performancë organizative efiçente të tij; 

• Forcimi i kapaciteteve për funksione të veçanta administrative: planifikim strategjik dhe 

operativ, koordinim dhe mbikqyrje e institucioneve të varësisë, monitorimin e performancës 

dhe sistemet përgjegjës, menaxhimi dhe vlerësimi i personelit, raportimi i rezultateve; 

• Rishikimi i përshkrimit të punës të personelit dhe planet e punës individuale, në mënyrë që ato ti 

përshtaten strukturës organizative të rishikuar. 

• Identifikimi i nevojave për trajnim dhe kërkesave për ngritje kapacitetesh; 

• Sigurimi i ndihmës për menaxherët që të lehtësojnë ristrukturimin dhe rimodelimin e 

procedurave dhe proceseve të aktivitetit, si dhe mbështetja për identifikimin e objektivave 

SMART për matjen e performancës; 

• Rishikimi i mekanizmit të menaxhimit të vlerësimit të performancës, i cili lejon organizatat 

qeveritare që të kenë të gjitha elementet dhe burimet për ofrimin e shërbimeve cilësore; 

• Zhvillimi i standarteve të shërbimit publik dhe shpërndarja e tyre në të gjitha institucionet; 

• Sigurimi që menaxherët marrin përsipër jo vetëm rolin e menaxhimit por edhe të udhëheqjes. 

Më poshtë do të bëjmë një paraqitje të VNT në të tre nivelet e parashikuara. 

3. VLERËSIMI I NEVOJAVE PËR TRAJNIM NË NIVEL STRATEGJIK DHE ORGANIZATIV 

Niveli strategjik: në mënyrë që të krijojnë bazat për ndërtimin e një plani të gjerë strategjik për ngritjen 

e kapaciteteve në nivelin qeveritar, duke u përqëndruar në Strategjitë Kombëtare, institucionet 

6

qëndrore si Zyra e Kryeministrit, Ministria e Integrimit, Ministria e Ekonomisë dhe Financave dhe 

Ministria e Administratës Publike / DASHC, duhet të diskutojnë proceset dhe politikat më të 

rëndësishme që institucionet qendrore të shtetit pretendojnë ti zbatojnë. Nevojat mund të ndryshojnë 

çdo vit, paralelisht me zhvillimin e programeve dhe reformave të reja qeverisëse. Pavarësisht, gjithmonë 

ka një nevojë për ngritjen e kapaciteteve të stafeve ministrore që të zbatohen dhe zhvillohen politikat 

dhe të përdorin sistemet strategjike të monitorimit. DASHC dhe IKAP duhet të luajnë një rol strategjik në 

marrjen pjesë në këto negociata, në mënyrë që të hartohen plane afatgjata për ngritjen e kapaciteteve. 

Pas konsultimeve dhe feedback të marrë nga këto institucione, DASHC harton një listë me fushat 

prioritare, në të cilat është e nevojshme ndërhyrja nëpërmjet trajnimit. Bashkë me stafin e përzgjedhur 

nga këto institucione dhe stafin e IKAP vendoset për programet e trajnimit. 

Niveli Organizativ: bazuar në fushat e përgjithshme të trajnimit, hapi pasardhës lidhet me konsultimin e 

institucioneve (ministritë, agjencitë, etj), me qëllim përcaktimin më specifik të nevojave për prioritetet e 

ngritjes së kapaciteteve - trajnimet për sektor që kanë të nevojshme implementimin e politikave dhe 

programeve të ndryshme, në bazë të kërkesave të sektorëve. Nevoja të tilla janë komplekse dhe 

shpeshherë shumë të veçanta. Në këto raste duhet që DASHC/IKAP të luajnë një rol orientues / 

këshillues për percaktimin e prioriteteve. Një bashkëveprim i tillë do të mundësojë hartimin e 

programeve të trajnimit më të mirë dhe më të përshtatshëm për nevojat e Shërbimit Civil. 

3.1. ANALIZA E NJË ORGANIZATE DHE NEVOJAT E SAJ PËR TRAJNIM 

Në kryerjen e kësaj analize qëllimi është të vlerësohen nevojat për kompetenca, në mënyrë që 

organizata të realizojë misionin dhe objektivat e saj. Vlerësimi duhet të bëhet nga grupi i menaxherëve, 

duke përfshirë persona të rëndësishëm nga stafi dhe nga departamenti i burimeve njerëzore. 

Komponentet kryesore janë: 

1. Karakteristikat e organizatës. 

2. Identifikimi dhe analizimi i proceseve kryesore dhe më të rëndësishme për plotësimin e misionit 

dhe strategjisë. 

3. Identifikimi i aktiviteteve parësore që kanë të bëjnë me krijimin e produkteve dhe shërbimin, 

çfarë do dali në treg në formën e outputit dhe vlerës. 

4. Mbështetje e aktiviteteve që ndihmojnë në ekzekutimin e aktiviteteve parësore si burimet 

njerëzore, menaxhimi financiar, IT etj. 

5. Vlerësimi i hendekut të kompetencave dhe minimizimi i tij. 

6. Analizimi i veprimeve që duhen marrë nga DASHC/IKAP ose i mënyrave të tjera për të mbyllur 

hendekun. 

PLANI STRATEGJIK 

Në fillim të planit strategjik, një vlerësim duhet të bëhet në mënyrë që të dimë se ku jemi tani (duke 

përfshirë anët e forta dhe të dobëta) dhe vlerësimi i mjedisit të organizatës (mundësitë dhe risqet). Pasi 

organizata dhe mjedisi i saj janë vlerësuar, një analizë tjetër ilustron shkaqet e situatës ku ndodhemi, në 

mënyrë që të kemi mundësi të krijojmë një ide për të ardhmen dhe si të arrijmë atë. Kjo përfshin 

zhvillimin e organizatës dhe stafit të saj. Më poshtë shpjegohen një metodë ndër më të përdorurat në 

këtë fushë, ndërsa detaje të tjera jepen në shtojcat. 

7

ANALIZA SWOT 

Analiza SWOT është një mjet për të analizuar një situatë, divizion, departament ose një organizatë të 

tërë. Akronimi qëndron për anët e forta dhe të dobëta (Strengths and Weaknesses) – të cilat janë 

çështje të brendshme të organizatës, si edhe Mundësitë dhe Rreziqet (Opportunities and Threats), -të 

cilat janë çëshjet e jashtme që kanë të bëjnë me ambientin ku organizata vepron. 

Ndonjëherë Kufizimet përfshihen në Rreziqet, ose lihen kufizime nëse nuk ka rreziqe. Një analizë SWOT 

është një mënyrë e thjeshtë për të përshkruar çdo situatë dhe për të identifikuar karakteristikat më të 

rëndësishme që ndikojnë në organizatë, departament ose divizion, ose që mund të influencojnë 

organizatën në një të ardhme të afërt. Është një metodë e ekuilibruar dhe shqyrton aspektet pozitive 

dhe negative. 

Informacioni për një analizë SWOT mund të përfitohet me anë të shkëmbimit të mendimeve 

(brainstorming), intervistave, studimeve, dhe anketimeve, ose duke kombinuar këto metoda. Nëse diçka 

është parë si anë e fortë dhe anë e dobët në të njëjtën kohë, duhen kryer analiza të mëtejshme për të 

qartësuar se çfarë ane është e fortë dhe çfarë e dobët. 

Si fillim bëhet një vlerësim i organizatës dhe ambientit të saj. Pyetjet kryesore janë: 

Ku jemi ne tani? 

Si po shkojmë? 

Çfare po ndodh rreth nesh? 

Pasi ti përgjigjemi këtyre pyetjeve, mund të pyesim: 

Në çfarë drejtimi duam të shkojmë? 

Çfarë duam të arrijmë / cilat janë synimet tona? 

Pyetjet strategjike mund të jenë: 

Sa mirë mund ti arrijmë pikësynimet; çfarë rruge strategjike duhet ndjekur? 

Çfarë rrugësh dhe mënyrash mund të përdorim më mirë për të arritur qëllimet tona? 

Si mund të përdorim më mirë burimet njerëzore, sistemet dhe procedurat? 

Ku duhet ti përqëndrojmë burimet tona (p.sh. përmirësimi i përdorimit të burimeve njerëzore, 

zhvillimi i kompetencave dhe përmiresimi i proceseve)? 

Çfarë duhet të fillojmë/përfundojmë/vazhdojmë të bëjmë? 

Si mund ti japim formë organizatës që të arrijë në mënyrën më të mirë nevojat për të ardhmen 

(struktura organizative dhe kultura)? 

Një mënyrë për këtë proces është menaxhimi me objektiva. Duke nxjerrë informacion nga misioni dhe 

vizioni i organizatës, objektivat janë të ndërtuara për fusha të ndryshme prodhimi ose procesesh, duke 

informuar çfarë duhet të arrihet. Në mënyrë që të arrihen objektivat, aktivitetet duhet të qartësojnë se 

si ta arrijnë atë. Në këtë nivel duhen nxjerrë kostot dhe duhen vlerësuar burimet për inputin e kërkuar. 

Hapi tjetër është të japim outputin e pritshëm,- kjo jep rezultatet e pritshme. Indikatorët për të 

vlerësuar progresin gjithashtu duhen parë si rreziqe dhe supozime për të vlerësuar suksesin e 

mundshëm të objektivave. 

Në mënyrë të detajuar hapat e realizimit të Vlerësimit të Nevojave për Trajnim në këto nivele 

paraqiten në shtojcën A të këtij manuali. 

8

3.2. VLERËSIMI I NEVOJAVE PËR TRAJNIM NË NIVEL INDIVIDËSH 

Analiza e nevojave individuale/grupit: menaxherët janë përgjegjës për përdorimin sa më të mirë të 

burimeve që ata kanë, duke përfshirë asetin më të rëndësishëm - stafin. Për menaxherët ka një numër 

instrumentesh dhe procesesh për tu përdorur, në mënyrë që të vlerësohen nevojat për ngritje 

kapacitetesh. DASHC luan një rol mbështetës dhe këshillues, duke përdorur manualet VNT dhe duke 

ofruar kurse trajnimesh për menaxherët dhe stafin e Menaxhimit të Burimeve Njerëzore, në mënyrë që 

ata të maksimizojnë rezultatet e përpjekjeve të tyre. 

Vlerësimi i nevojave individuale ka për bosht kryesor procesin e vlerësimit të performancës së 

nëpunësve civilë, megjithëse nuk është i kufizuar në këtë të fundit. Meqënëse gjatë procesit të 

vlerësimit të performancës eprori dhe vartësi diskutojnë sëbashku për arritjet dhe realizimin e 

objektivave individuale gjatë vitit, atëhere është e mundur edhe diskutimi lidhur me kapacitetet aktuale 

dhe kapacitetet e kërkuara nga pozicioni i punës (identifikimi i hendekut të kompetencave) dhe 

përcaktimi nëse ky hendek mund të zvogëlohet nëpërmjet proceseve trajnuese. 

DASHC pasi të përfundojë kompletimin e këtyre hapave të kërkuar mund të caktojë IKAP të zhvillojë 

kurrikulat dhe programet e trajnimit dhe të përcaktojë trajnerët. Programet e trajnimit dërgohen në 

institucionet qëndrore dhe kërkohen përgjigje për pjesëmarrjen e mundshme, që shërben si bazë për 

kalendarin vjetor të trajnimeve. 

Hapat e realizimit të Vlerësimit të Nevojave për Trajnim në këto nivele paraqiten në shtojcën B të këtij 

manuali 

9

SHTOJCA A 

VLERËSIMI I NEVOJAVE PËR TRAJNIM NË NIVEL STRATEGJIK DHE ORGANIZATIV 

Ky ushtrim ka per qëllim të realizohet nga DASHC/IKAP si pjesë e një dialogu me një 

ministri/organizatë/departament. Jep një drejtim sesi një plan i plotë për ngritjen e kapaciteteve 

duhet zhvilluar si punë më analitike që duhet të kryhet nga organizata vetë. 

Qëllimi është të analizohen nevojat për ngritjen e kapaciteteve, nga kjo nxirren se çfarë mund ti 

drejtohen trajnimit, diskutimit me grupe organizatash dhe, bazuar në këto të dhëna, zhvillon një 

program trajnimi i cili përmirëson këto nevoja. 

Përgatitjet për DASHC/IKAP: 

1. Të lajmerojë ministrinë të paktën 2 javë para takimit të parë 

• Qëllimi i takimit dhe çështjet që duhen mbuluar janë përcaktimi i detyrave, identifikimi i 

trajnimeve që kanë të bëjnë me rezultatet e pritshme të organizatës. 

• Të listojë çështjet që do diskutohen në mënyrë që organizata të jetë mirë e përgatitur. 

• Të përshkruhet rezultati i menduar i VNT. 

• Koha, vendi dhe kohëzgjatja e diskutimit. 

2. Para se të vendoset takimi me ministritë, DASHC/IKAP duhet të fillojë të përgatitet që të njohë 

organizatën. Ky proces do të përfshijë disa kërkime dhe studime të disa dokumentave. Është e 

nevojshme që stafi i DASHC/IKAP të jetë i mësuar me: 

• Politika udhezuese ose dokumenta ligjor si psh. Strategjinë e sektorit, Planin e integruar 

të ministrisë dhe çdo dokument tjetër të rëndësishëm që duhet. 

• Struktura dhe stafi. 

• Sfidat që do të hasi të përshkruara në raporte të ndryshme të Qeverisë të Kosovës, 

Komisionit Europian etj. 

• Trajnime aktuale ose të mëparshme 

Hapave të mëposhtme duhet t’ju kthehet përgjigje dhe përgjigjet të dokumentohen. Duhet informuar 

organizata me anë të një shkrese zyrtare. 

Prezenca e rekomanduar për hapat 1-3 

• Drejtori i departamentit 

• Drejtuesit e divizioneve 

• Drejtori i departamentit të burimeve njerëzore në ministri 

10

HAPI 1 - JEP NJË PËRSHKRIM TË GJERË TË ORGANIZATËS 

Çfarë duhet të mbulohet? 

Për të gjithë organizatën 

• Misioni i organizatës. 

• Orientimi strategjik. Kjo mundëson orientimin për çdo udhëzim dhe planifikim. A ka ndonjë 

vendim politik që veçanërisht drejton organizatën? Çfarë politikash, direktivash apo standarte të 

EU ndikojnë organizatën? 

• Objektivat strategjike (duke marrë para sysh ndryshimet në mjedis, të cilat kontribuojnë në 

misionin dhe strategjinë e organizatës 

• Përshkruaj fushat kryesore të biznesit. Kjo nënkupton produktet dhe shërbimet që ofrojmë për 

klientët ose qytetarët. Në çfarë aktivitetesh të fushave kryesore është më e shpeshtë të ndodhin 

gabime dhe defekte? 

• Përshkruaj fushat kryesore të mbështetjes. Shembuj jane Departamenti i Burimeve Njerëzore, 

marrëdhëniet me publikun, financa, IT etj. Ku ndodhin gabime dhe defekte? 

Për njësinë e analizuar 

• Si kontribuon njësia në arritjen e objektivave strategjikë të ministrisë 

• Kush janë klientet e organizatës (të jashtëm dhe të brendshëm) 

• Cilat janë produktet dhe shërbimet e prodhuara 

• Cilat janë aktivitet kryesore 

HAPI 2 - ANALIZA TË PROCESIT KRITIK 

Qëllimi është të zbulojmë se cilat janë anët e forta dhe të dobëta. Pasi nuk është e mundur të bëjmë 

një analizë SWOT, çështjet që vijojnë mund të ngrihen me anë të intervistave. Një aspekt i rëndësishëm 

këtu është të besojmë informacionin nga organizata lidhur me fushat e dobëta dhe mundësitë dhe 

rreziqet që kanë të bëjnë me anët e dobëta. 

Nëse keni mbledhur informacion të mjaftueshëm për organizatën që merrni në pyetje dhe vlerësimin e 

fushave të përmirësuara të organizatës, ky është mometi që të filloje diskutimi me departamentet. 

Intervista duhet të mbulojë fushat si më poshtë: 

• Çfarë rezultatesh do organizata të arrijë? Kjo duhet të vihet në pah nga strategjitë e sektorit dhe 

planet respektive, dokumenta të tjerë strategjike. 

• Cilat procese që ofrojnë shërbime dhe produkte jane më sfidues, duke marrë në konsideratë 

performancën, ndryshimet strategjike, legjislacionin e ri etj? Cilat janë proceset e reja ose 

aktivitete që do të fillojnë? Çfarë do të bëjnë ndryshe? 

• Përshkruaj çdo proces sfidues në lidhje me aftësitë dhe njohuritë e kërkuara. Kjo duhet të bëhet 

për aktivitetet dhe fushat e mbështetjes që pamë në hapin e parë. 

• Çfarë përmirësimesh janë të nevojshme të bëhen për çdo proces sfidues në mënyrë që ta bëjmë 

procesin më efektiv dhe më efiçent. 

Në lidhje me proceset sfidues: 

11

• Çfarë kompetencash (njohuri, aftesi, teknika dhe sjellje) duhen për të prodhuar çdo 

shërbim/produkt? 

• Cilat jane kompetencat aktuale që janë të pranishme në organizatë? 

HAPI 3 - ANALIZA E MUNDËSIVE OSE DETYRAVE PËR TË PËRMIRËSUAR PERFORMANCEN 

Bazuar në informacionin e mbledhur më sipër DASHC/IKAP, së bashku me organizatën, do të listojnë 

çështjet kryesore që do të zhvillojë. 

Pyetje për tu përgjigjur në mënyrë që të plotësojnë kërkimet gjatë hapit të 2 mund të jenë: 

• Çfarë aftësish duhet të ketë stafi në mënyrë që të bëhen aktivitete të përshkruara në planin 

strategjik, në kuptim të zhvillimit të politikave/shërbimeve që do të jepen. 

• Konkretisht çfarë kompetencash teknike kërkohen. 

• Çfarë kompetencash specifike në sjellje duhen. 

Shënim: Çfarë tregohet në tabelën e mëposhtme nuk përbën akoma një plan trajnimi. Çfarë është 

përmendur në kolonën e parë janë thjesht shembuj, si udhërrëfyes se si të dallohen detyrat që kërkojnë 

trajnim. 

Emri i organizatës 

Emri i Menaxherit Data e intervistës 

Lista e detyrave kryesore që 

kërkojnë zhvillimin e 

kompetencave. 

Aftësia per të zhvilluar 

planin vjetor të trajnimit 

Aftësia për të përfaqësuar 

Kosovën në organizatat 

ndërkombëtare 

Aftësitë për të kuptuar 

standartet Kosovare dhe 

Europiane ne fushat 

kryesore të biznesit. 

Aftësia për të marrë në 

konsideratë dhe 

implementuar reformat 

Aftësia e kuadrit ligjor dhe 

normativ. 

Përshkruaj 

kompetencat e 

dëshiruara që të 

kryhet detyra 

Plani i trajnimeve i 

korrespondon 

nevojave për trajnim 

kërkuar nga klientet 

12 

Përshkruaj nivelin e 

hendekut 

1 i ulët-5 shumë i 

lartë, e cila do të 

tregojë prioritet 

Ndërhyrjet e 

sugjeruara për të 

zvogëluar hendekun 

3 Nevoja për të mësuar 

si të vlerësohet 

zhvillimi i nevojave në 

mënyrë që të 

mbështesim klientet.

Aftësia për të menaxhuar 

dhe udhëhequr 

Aftësia për të zhvilluar 

propozime projektesh per 

financimet IPA 

Aftësia për të zhvilluar dhe 

formuluar politika 

Aftësia për të zhvilluar 

buxhete 

Aftësia për menaxhimin e 

mjedisit 

Etj...shtoni rrjeshta për 

fushat që mbulohen nga 

ministritë përkatëse 

b. Lista e detyrave të 

rëndësishme që mund të 

kryhen me raste 

Aftësi për të zbatuar 

strategjikisht përdorimin e IT 

Njohja e gjuhëve të huaja 

Aftësia për të promovuar 

menaxhimin me pjesëmarrje 

c. Lista e detyrave të 

rëndësishme që mund të 

shfaqen në të ardhmen 

Aftesia për të implementuar 

strategji që janë të lidhur me 

sisteme të ndryshme 

Aftësia për të menaxhuar 

asetet dhe detyrimet 

Përshkruaj 


dëshiruara që të kryhet 

detyra 

Përshkruaj 


dëshiruara për të kryer 

detyrat 

13 

Përshkruaj nivelin e 

hendekut 1 i ulet-5 

shumë i lartë, e cila 

do të tregoj prioritet 

Problemet kryesore 

që mund të hasen 

HAPI 4 - PËRMBLEDHJA E VLERËSIMIT TË NEVOJAVE TË TRAJNIMIT 

Ndërhyrjet e 

sugjeruara për të 

zvogëluar hendekun 

Mbështetja e 

kërkuar 

Vlerësimi është bërë i ditur duke përshkruar hendekun e mësipërm, dhe tashmë mund të përmblidhet 

në prespektiva afatshkurtra. Kjo do të listojë tranimet që kanë një hendek 4ose 5 me një prezencë të 

lartë, që është trajnim me nevoja prioritare që shqetësojnë stafin.

Detyra që kanë nevojë për trajnim Kapaciteti i rritur nga sugjerimi i trajnimit 

Aftësia për të zhvilluar veprimtari në bazë të Trajnim për legjislacionin Europian 

standarteve Europiane 

Aftësia për të zhvilluar projekt propozime për Trajnime si të përgatiten projektet IPA 

fondet IPA 

Ngritja e kapaciteteve me rëndësi të madhe, që ka një rëndësi strategjike të veçantë, por me 

pjesëmarrje relativisht të ulët dhe për një pjesë të vogël të shërbimit civil. 

Detyrat që kanë nevojë për trajnim Kapaciteti i rritur nga sugjerimi i trajnimit 

Analiza politikash dhe rishikime Trajnimi në zhvillimin dhe transfromimin e 

politikave në planet veprues 

Aftësi të kryhen inspektime tregu Trajnim për inspektim ose mbikëqyrjen e 

tregut. 

Ngritja e kapaciteteve që ka një prioritet të madh por jo të rëndësishëm 

Detyrat që kanë nevojë për trajnim Kapaciteti i rritur nga sugjerimi i trajnimit 

Aftesia për të përgatitur një raport të mirë dhe Trajnim për shkrimin e raporteve dhe memove 

memo 

14

SHTOJCA B 

ANALIZA E NEVOJAVE INDIVIDUALE PËR TRAJNIM 

Në pjesën e parë të këtij manuali (Përgatitja për dialog me vartësin) jepen udhëzimet për eprorët e 

drejtpërdrejtë se si të përgatiten për të kryer dialogun me vartësit e tyre. 

Në pjesën e dytë (Përgatitja për dialog me eprorin e drejtpërdrejtë) jepen udhëzime për vartësit se si të 

përgatiten për të kryer dialogun me eprorët e tyre të drejtpëdrejtë. 

Në pjesën e tretë (dialogu me vartësin në lidhje me nevojat e tij për trajnim dhe zhvillim, të cilat lidhen 

me detyrat e vartësit) jepen udhëzime për eprorët e drejtpëdrejtë se si ta kryejnë dialogun me vartësit e 

tyre dhe se si të nxjerrin, si rezultat, Planet Individuale të Zhvillimit dhe të Trajnimit për vartësit e tyre. 

PËRGATITJA PËR DIALOG ME VARTËSIN (FORMULARËT 1, 2 AND 3) 

PËR NJË EPROR TË DREJTPËRDREJTË 

DETYRAT, MODELET 

Detyrat Modelet 

1. Nisja e një marrëveshjeje (ose miratimi i propozimit të një 

vartësi për të bërë një dialog të tillë) me një vartës për të bërë 

Formulari 1: Vlerësimi i detyrave. 

një dialog të hapur për nevojat e tij për zhvillim dhe trajnim në Formulari 2: Plani individual i zhvillimit 

lidhje me detyrat e tij. 

Formulari 3: Plani individual i trajnimit 

2. Përgatitja për dialog me vartësit: 

• Hartimi i vlerësimit të detyrave të të gjithë vartësve. 

• Hartimi i planeve individuale të zhvillimit për të gjithë 

vartësit. 

• Hartimi i planeve individuale të trajnimit për të gjithë 

vartësit. 

3. Kryerja e dialogëve të hapur me të gjithë vartësit për nevojat e 

tyre për zhvillim dhe trajnim të lidhura me detyrat e tyre dhe 

rënia dakort me ta për vlerësimin e detyrave, planet individuale 

të zhvillimit dhe planet individuale të trajnimit. 

4. T’i jepen njësisë së personelit (ose njësive apo personave të 

tjerë me funksione të ngjashme) vlerësimet e detyrave, planet 

individuale të zhvillimit dhe planet individuale të trajnimit të të 

gjithë vartësve. 

15

SI TA KRYEJMË - HAPAT 1-7: 

1. Bini dakort me vartësit (Ju ose ata mund ta nisin një proces të tillë marrëveshjeje) për të diskutuar pas 

disa ditësh (ose pas një jave) për nevojat e vartësit për zhvillim dhe trajnim. Një bisedë e shkurtër për të 

përvijuar atë që do të diskutohet do të ndihmonte shumë vartësin për t’u përgatitur për këtë takim. Për 

ta ulur frikën dhe ankthin, e informoni vartësin për orën, datën, vendin dhe arsyen e takimit/ do të ishte 

mirë t’i thuhej vartësit: 

a. Qëllimi i takimit. 

b. Marrëdhënia e këtij takimi me diskutimet e tjera me eprorin 

c. Temat që do të trajtohen në takim (vlerësimi i detyrave, nevojat për zhvillim dhe trajnim të 

lidhura dhe detyrat e vartësit). 

d. Përgatitja e nevojshme — a duhet të sjellë ndonjë gjë vartësi apo a duhet të bëjë ndonjë gjë 

paraprakisht? (Po – të përgatiten drafte të “Vlerësimit të detyrave”, “Planit individual të 

zhvillimit”, dhe “Planit individual të trajnimit”). 

e. Orën dhe vendin e diskutimit. 

f. Kohëzgjatjen e mundshme të diskutimit (afërsisht një orë). 

2. Brenda kësaj kohe përgatituni për diskutim duke hartuar “Vlerësimin e detyrave”, “Planin individual të 

zhvillimit”, dhe “Planin individual të trajnimit” për vartësin tuaj. Niseni këtë gjë duke hartuar vlerësimin e detyrave 

të vartësit. 

2.1. Rendisni detyrat e vartësit në katër pjesët e mëposhtëme (formulari 1 “Vlerësimi i detyrave”): 

SHENIM: nderkohe që rendisni 

detyrat e vartesit merrni parasysh 

objektivat jo vetem te njesise 

suaj, por edhe te te gjithe 

institucionit dhe qeverise. 

a. Rendisni detyrat kryesore që 

kryen normalisht vartësi 

b. Rendisni detyrat kryesore që 

kryen me raste vartësi 

c. Rendisni detyra të 

rëndësishme të cilat pritet të 

kryerjë vartësi (më rrallë) 

d. Rendisni detyra të rëndësishme 

të cilat vartësi nuk i 

kryen tani por të cilat mund t’i 

kërkohet t’i kryejë në të 

ardhmen (mund të lidhet edhe 

me lëvizjet e dëshiruara në 

pozicione të tjera) 

Vlerësimi i detyrave 

Nëpunësi civil (emër, mbiemër, pozicioni): 

Data: 

Lista e detyrave Për të kryer këto detyra a nevojitet 

ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla 

? (Po ose Jo). 

Nëse Po, përse dhe çfarë lloj 


a.Detyrat kryesore që kryen 

normalisht nëpunësi civil 

- 

- 

- 

b. Detyrat kryesore që kryen me 

raste nëpunësi civil 

- 

- 

c. Të tjera detyra të 

rëndësishme të cilat pritet te 

kryejë nëpunësi civil (më rrallë) 

- 

- 

d. Detyra të rëndësishme të 

cilat nëpunësi civil nuk i kryen 

tani por që mund t’i kërkohet t’i 

kryejë në të ardhmen (mund të 

lidhet edhe me lëvizjet në punë) 

-- 

2.2. Shkruani nëse mendoni se vartësi ka nevojë për ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla për t’i kryer këto 

detyra (po ose jo). Nëse po atëherë shpjegoni shurtimisht se për çfarë lloj 

ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla ka nevojë vartësi sipas mendimit tuaj. 

2.3. Nëse i jeni përgjigjur Po pyetjes së mëparshme, shkruani edhe nëse ju apo kolegët e vartësit mund t’ia ofrojnë 

këtë ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla. Nëse Po, përcaktoni nga kush. 

16 

nevojitet? 

Formulari 1 

A mund të jepet kjo 

ndihmë/mbështetje/infor 

macion/këshilla nga 

kolegët apo nga eprori i 

drejtpëdrejtë? (Po ose Jo) 

Nëse Po, nga kush?

Për shembull, kutitë e formularit 1 “Vlerësimi i detyrave” mund të mbushen si më poshtë: 


ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla? (Po 

ose Jo). 


rëndësishmetë cilat pritet 

te kryejë nëpunësi civil 

(më rrallë) 

c.1. Të përgatisë një draft 

të X programi 

c.2. Të hartojë një raport 

në lidhje me YYY 




c.1. Po, sepse për këtë program ai ka nevojë të 

përdorë programin “Microsoft Excel”, por unë e 

shoh që ai nuk di ta përdorë këtë program. 

Mbase ka nevojë të trajnohet për këtë ose të 

ndihmohet nga kolegë më me përvojë. 

c.2. Po, sepse jam zhgënjyer nga raporti që 

hartoi herën e fundit. Kështu që mendoj se 

duhet të marrë këshilla nga kolegët më me 

përvojë të cilët dinë si ta shkruajnë një raport. 

17 

A mund të jepet kjo ndihmë / 

mbështetje/informacion/këshi 

lla nga kolegët apo nga eprori i 


Nëse Po, nga kush? 

c.1. Po, nga kolegë me 

përvojë. 


përvojë. 

3. Nëse përgjigja juaj në hapat 2.2 dhe 2.3 ishte Po, atëherë ka mundesi qe te kete Nevojë Zhvillimi për 

vartësin (nëse lidhet me pikat e tij të forta të pazhvilluara, si psh mungesë njohurie, aftësie ose përvoje), 

e cila mund të plotësohet në punë me ndihmën tuaj ose me ndihmën e kolegëve me më shumë përvojë 

të vartësit. Në formularin 2 “Plani individual i zhvillimit” rishkruani shpjegimin tuaj se për çfarë lloj 

ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla ka nevojë vartësi dhe nga kush si edhe tregoni se kur do të 

donit që ta merrte ai atë. 

ndihmë/mbështetje/informacion 

/këshilla që nevojitet 

Plani Individual i Zhvillimit 

Për të plotësuar nevojat e zhvillimit në punë 

Nga kush 

(epror ose 

koleg) 

Deri kur 

Vërejtje në 

lidhje me 

ecurinë 

(Për vitin e 

ardhshëm) 

Formulari 2

Për shembull, kutitë e formularit 2, “Plani Individual i Zhvillimit” mund të plotësoheshin kështu: 

ndihmë/mbështetje/informacion/kë 

shilla që nevojitet 

T’i shpjegohet si të shkruajë raporte 

pa gabime. 

Të ndihmohet për të përdorur 

programin “Microsoft Excel” 

Nga kush 

(epror ose koleg) 

Kolegë me më 

shumë përvojë 

Kolegë me më 

shumë përvojë 

18 

Deri kur 

Deri më 10 

tetor 2011. 

Deri më 15 

nëntor 2011 

Vërejtje në lidhje 

me ecurinë 

Për vitin e 

ardhshëm) 

4. Nëse jeni përgjigjur “Po” në hapat 2.2 dhe 2.3, por nuk lidhet me mungesën e njohurive, aftësive apo 

përvojës së vartësit, por me gjëra të cilat nuk mund t’i ketë nën kontroll, atëherë kjo detyrë ka pengesa 

të cilat mund të eleminohen vetëm nga ju. Në tabelën e mëposhtme do të gjeni shembuj të llojeve më 

tipike të këtyre pengesave. Shënoni me (X) ato pengesa të cilat mendoni se ia vështirësojnë vartësit 

kryerjen e detyrës, por kushtojuni vëmendje vetëm atyre pengesave të cilat mendoni se përsëriten 

shpesh dhe të cilat pengojnë punën e vartësit tuaj. 

Pengesa të jashtme Shënoni me ( X) 

1. Mungesë burimesh (përfshirë kohën) dhe teknologjish. 

2. Kushte të papërshtatshme pune (të prekshme, psh tryezë pune, dhe të 

paprekshme, psh zhurmë, marrëdhënie jo të mira njerëzore). 

3. Detyra, objektiva, qëllime të paqarta. 

4. Emërim i papërshtatshëm i vartësit në atë pozicion, ose caktim i 

papërshtatshëm përgjegjësie për një detyrë 

5. Rregulla, procedura jo të duhura 

6. të tjera…………………………………………………………………… 

Nëse keni vënë re ndonjë lloj të këtyre pengesave, diskutojeni këtë informacion gjatë dialogut me 

vartësin sepse në këto fusha do ta presë ai ose ajo ndihmën tuaj. 

5. Nëse jeni përgjigjur Po në hapin 2.2 dhe Jo në hapin 2.3, atëherë kjo detyrë parashtron një Nevojë për 

Trajnim të vartësit, e cila mund të plotësohet përmes një kursi trajnimi (nëse lidhet me pikat e forta të 

pazhvilluara të vartësit, si mungesë njohurie, aftësie apo përvoje). Në formularin 3 “Plani Individual i 

Trajnimit” rishkruajeni shpjegimin tuaj se çfarë lloj ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla mendoni se 

i nevojiten vartësit në formën e një Nevoje për trajnim dhe tregoni se kur mendoni se është e 

nevojshme që vartësi të bëjë trajnimin e nevojitur. 

*Shtyllën “Vërejtje në lidhje me ecurinë” do të keni mundësi ta 

plotësoni vetëm vitin në vijim kur të filloni të përgatiteni përsëri 

për dialogun (kjo vlen edhe për formularin 2 ”Plani Individual i 

zhvillimit”). Pas një viti do të keni informacionin e mjaftueshëm 

për të gjykuar nëse vartësi ka pasur progres ose në ai ka të 

njëjtën nevojë zhvillimi apo trajnimi. Për shembull: “Ka nevojë 

ende për të përmirësuar aftësinë e tij në këtë fushë” ose “Nuk ka 

më probleme në këtë fushë”. Pra, mbani kopje të formularëve 

“Vlerësimi i detyrave”, “Plani Individual i Zhvillimit”, dhe “Plani 

Formulari 3 

Plani Individual i Trajnimit 

Nevojat për trajnim Deri kur 

duhet 

trajnimi 

Vërejtje në 

lidhje me 

ecurinë 

Për vitin e 

ardhshëm

Individual i Trajnimit” për të cilat keni rënë dakort me vartësin, 

deri vitin e ardhshëm. 

6. Nëse përgjigja juaj në hapin 2.2 është Po dhe në hapin 2.3 është Jo, por nuk ka lidhje me mungesën e 

njohurive, aftësisë apo përvojës të vartësit, por me gjëra të cilat janë jashtë kontrollit të tij, atëherë 

detyra parashtron pengesa të cilat mund të eleminohen vetëm nga nivelet e larta të drejtimit të 

institucionit tuaj. Përdorni të njëjtën tabelë, si në hapin 4, për të treguar këto pengesa të jashtme, dhe 

pastaj diskutoni për këtë informacion gjatë dialogut me vartësin sepse në ato fusha ai do të presë 

ndihmën tuaj. 

7. Tani keni plotësuar “Vlerësimin e detyrave”, “Planin Individual të Zhvillimit”, dhe “Planin Individual të 

trajnimit” për vartësin tuaj. Ju do t’i diskutoni ato me vartësin gjatë takimit të planifikuar. 

19

2. PËRGATITJA PËR DIALOGUN ME EPRORIN E DREJTPËRDREJTË (FORMULARËT 1, 2 DHE 3) 

- PËR NJË VARTËS 

Detyrat Modelet 

1. Nisja e një marrëveshjeje (ose miratimi i propozimit të një eprori 

për të bërë një dialog) me një epror për të bërë një dialog të hapur për 

nevojat e veta për zhvillim dhe trajnim në lidhje me detyrat. 

2. Përgatitja për dialog me eprorin: 

• Hartimi i vlerësimit të detyrave të vetvetes. 

• Hartimi i planit individual të zhvillimit për vetveten. 

• Hartimi i planit individual të trajnimit për vetveten. 

3. Pjesëmarrja në një dialog të hapur të hapur me eprorin për nevojat 

për zhvillim dhe trajnim të lidhura me detyrat dhe rënia dakort me të 

për vlerësimin e detyrave, planin individual të zhvillimi dhe planin 

individual të trajnimit. 

SI TA KRYEJMË - hapat 1-7: 

20 

Formulari 1: Vlerësimi i detyrave. 

Formulari 2: Plani individual i 

zhvillimit 

Formulari 3: Plani individual i 

trajnimit 

1. Bini dakort me eprorin (ose ju mund ta merrni vetëm nismën) për të diskutuar pas disa ditësh (ose pas 

një jave) për nevojat tuaja për zhvillim dhe për trajnim të lidhura me detyrat që duhet të kryeni, në një 

takim afërsisht një-orësh. 

2. Brenda kësaj kohe përgatituni për diskutim duke hartuar “Vlerësimin e detyrave”, “Planin individual të 

zhvillimit”, dhe “Planin individual të trajnimit”. Filloni duke bërë vlerësimin e detyrave tuaja. 

2.1. Rendisni detyrat tuaja në katër pjesët e mëposhtëme (formulari 1 “Vlerësimi i detyrave”):

a. Rendisni detyrat 

kryesore që kryeni 

normalisht 

b. Rendisni detyrat kryesore 

që kryeni me raste 

c. Rendisni detyra të tje-ra 

rëndësishme të cilat priteni 

të kryeni (më rrallë) 

d. Rendisni detyra të 

rëndësishme të cilat nuk i 

kryeni tani por të cilat mund 

t’u kërkohet t’i kryeni në të 

ardhmen (mund të lidhet 

edhe me lëvizjet e 

dëshiruara në pozicione të 

tjera) 

2.2. Shkruani nëse mendoni se keni nevojë për ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla për t’i kryer 

këto detyra (po ose jo). Nëse po atëherë shpjegoni shkurtimisht se për çfarë lloj 

ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla keni nevojë sipas mendimit tuaj. 

2.3. Nëse i jeni përgjigjur Po pyetjes së mëparshme, tregoni edhe nëse eprori apo kolegët tuaj mund 

t’jua ofrojnë këtë ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla. Nëse Po, përcaktoni nga kush. 

Për shembull, formulari 1 “Vlerësimi i detyrave” mund të mbushet si më poshtë: 


ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla? (Po ose Jo). 


rëndësishmetë cilat 

pritem t’i kryej (më 

rrallë) 

c.1. Të përgatis një 

draft të X programi 

c.2. Të hartoj një 

raport në lidhje me 

Vlerësimi i detyrave 

Nëpunësi civil (emër, mbiemër, pozicioni): 

Data: 



? (Po ose Jo). 



a.Detyrat kryesore që kryen 

normalisht nëpunësi civil 

- 

- 

- 

b. Detyrat kryesore që kryen me 

raste nëpunsi civil 

- 

- 


rëndësishmetë cilat pritet te 

kryejë nëpunësi civil (më rrallë) 

- 

- 

d. Detyra të rëndësishme të 

cilat nëpunësi civil nuk i kryen 

tani por që mund t’i kërkohet t’i 

kryejë në të ardhmen mund të 

lidhet edhe me lëvizjet në punë) 

-- 


ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla nevojitet? 

c.1. Po. 

1) sepse për këtë program kam nevojë të përdor programin 

“Microsoft Excel”, por unë nuk di ta përdor këtë program. 

2) sepse kolegët nuk ma japin informacionin në kohë, kam 

21 



ndihmë 

/mbështetje/informacion 

/këshilla nga kolegët apo 

nga eprori i 


Nëse Po, nga kush? 

c.1. 

1) Jo. 

Formulari 1 

A mund tëjepet kjo 

ndihmë/mbështetje/infor 

macion/këshilla nga 

kolegët apo nga eprori i 


Nëse Po, nga kush?

YYY 

nevojë për këshilla se çfarë të bëj. 

c.2. Po, sepse eprori im është zhgënjyer nga raporti që hartova 

herën e fundit. Kështu që kam nevojë për shpjegime se si të 

mos gabime nëpër raporte. 

22 

2) Po, nga eprori. 

c.2. Po, nga eprori. 

3. Nëse përgjigja juaj në hapat 2.2 dhe 2.3 ishte Po, atëherë ka mundesi qe te kete nevojë për zhvillim 

(nëse lidhet me pikat e tua të forta të pazhvilluara, si psh mungesë njohurie, aftësie ose përvoje), e cila 

mund të plotësohet në punë me ndihmën e eprorit, ose me ndihmën e kolegëve me më shumë përvojë. 

Në formularin 2 “Plani individual i zhvillimit” rishkruani shpjegimin tuaj se për çfarë lloj 

ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla keni nevojë dhe nga kush si edhe tregoni se kur do të donit që 

ta merrnit nga eprori ose nga kolegët tuaj. 

ndihmë/mbështetje/informaci 

on/këshilla që nevojitet 

Për shembull, kutitë e formularit 2, “Plani Individual i Zhvillimit” mund të plotësoheshin kështu: 


që nevojitet 

Të më shpjegohet si të shkruaj raporte pa 

gabime. 

Të më këshillojnë si ta marr nga kolegët 

informacionin për programin X në kohë. 

Plani Individual i Zhvillimit 

Për të plotësuar nevojat e zhvillimit në punë 

Nga kush 


koleg) 

Nga kush 


koleg) 

Deri kur 

Eprori Deri më 20 

nëntor 2006. 


tetor 2006. 


me ecurinë 

Për vitin e 

ardhshëm) 

4. Në se jeni përgjigjur “Po” në hapat 2.2 dhe 2.3, por nuk lidhet me mungesën e njohurive, aftësive apo 

përvojës tuaj, por me gjëra të cilat nuk mund t’i keni nën kontroll, atëherë kjo detyrë ka pengesa të cilat 

mund të eleminohen vetëm nga eprori juaj. Në tabelën e mëposhtme do të gjeni shembuj të llojeve më 

tipike të këtyre pengesave. Shënoni me (X) ato pengesa të cilat mendoni se jua vështirësojnë kryerjen e 

detyrës, por kushtojuni vëmendje vetëm atyre pengesave të cilat mendoni se përsëriten shpesh dhe të 

cilat jua pengojnë me të vërtetë punën. 

1. Mungesë burimesh (përfshirë kohën) dhe teknologjish. 

Deri kur 

Formuali 2 

Vërejtje në 

lidhje me 

ecurinë 

Për vitin e 

ardhshëm) 

Pengesa të jashtme Shënoni 

me ( X) 

2. Kushte të papërshtatshme pune (të prekshme, psh tryezë pune, dhe të paprekshme, psh zhurmë,

marrëdhënie jo të mira njerëzore). 

3. Detyra, objektiva, qëllime të paqarta. 

4. Emërim i papërshtatshëm në pozicion që keni, ose caktim i papërshtatshëm përgjegjësie për një 

detyrë 

5. Rregulla, procedura jo të duhura 

6. të tjera…………………………………………………………………… 

Nëse keni ndonjë lloj të këtyre pengesave, diskutojeni këtë informacion gjatë dialogut me eprorin dhe 

kërkojini ndihmë. 

5. Nëse jeni përgjigjur “Po” në hapin 2.2 dhe “Jo” në hapin 2.3, atëherë kjo detyrë parashtron një Nevojë 

për Trajnim për ju, e cila mund të plotësohet përmes një kursi trajnimi (nëse lidhet me pikat e forta të 

pazhvilluara të juajat, si mungesë njohurie, adtësie apo përvoje). Në formularin 3 “Plani Individual i 

Trajnimit” rishkruajeni shpjegimin tuaj se çfarë lloj ndihmë/mbështetje/informacion/këshilla mendoni se 

ju nevojiten në formën e një Nevoje për trajnim dhe tregoni se kur besoni se është e nevojshme që ta 

bëni trajnimin e nevojitur. 

Plani Individual i Trajnimit 

Nevojat për trajnim Deri kur 

duhet 


Për shembull, kutitë e formularit 3, “Plani Individual i Trajnimit”, mund të mbushen si më poshtë: 

Nevojat për trajnim Deri kur duhet 


Të mund të përdor programin” Microsoft Excel” Deri më 20 

dhjetor 2006. 

23 

Formulari 3 

Vërejtje në 

lidhje me 

ecurinë 

Për vitin e 

ardhshëm 


me ecurinë 

Për vitin e 

ardhshëm 

6. Nëse përgjigja juaj në hapin 2.2 është “Po” dhe në hapin 2.3 është “Jo”, por nuk ka lidhje me 

mungesën njohurive, aftësisë apo përvojës suaj, por me gjëra të cilat janë jashtë kontrollit tuaj, atëherë 

detyra parashtron pengesa të cilat mund të eleminohen vetëm nga nivelet e larta të drejtimit të 

institucionit tuaj. Përdorni të njëjtën tabelë, si në hapin 4, për të treguar këto pengesa të jashtme, dhe 

pastaj jepjani këtë informacion eprorit dhe kërkojini atij ndihmë. 

7. Tani keni plotësuar “Vlerësimin e detyrave”, “Planin Individual të Zhvillimit”, dhe “Planin Individual të 

trajnimit”. Ju do t’i diskutoni ato me eprorin tuaj.

3. DIALOGU ME VARTËSIN PËR NEVOJAT E TIJ PËR ZHVILLIM DHE TRAJNIM TË LIDHURA ME 

DETYRAT E TIJ (FORMULARËT 1, 2 DHE 3) - PËR EPRORIN 

SI TA KRYEJMË - HAPAT 1-18: 

Vini re: Është përgjegjësia juaj që ta bëni këtë dialog konstruktiv dhe të këndshëm për vartësin tuaj. 

1. Kujdesuni që askush të mos ju shqetësojë gjatë takimit për afërsisht një orë. Gjeni një vend të 

përshatshëm për ta zhvilluar dialogun – një vend ku të mund të flisni lirshëm pa u ndërprerë nga dikush, 

apo pa u shqetësuar se mos ju dëgjon kush. Kjo do të mundësojë të folurit lirshëm dhe diskutimin e 

çështjeve delikate pa asnjë pengesë. Kujdesuni që edhe ju edhe vartësi juaj të keni material për të 

shkruar në mënyrë që të mbahen shënime gjatë dialogut. Nëse vartësi flet gjatë kohës që ju mbani 

shënime, kujdesuni të mos e ndërprisni atë që po ju thotë vartësi. Nëse ju duhet ta ndërprisni dialogun, 

atëherë kujtojini vetes dhe vartësit se ku e kishit lënë bisedën përpara se ta vazhdoni atë. 

2. Përgatisni atmosferën – jepini mundësi vartësit të qetësohet duke e informuar shkrutimisht se çfarë 

do të ndodhë. Tregoni sa i rëndësishëm është ky diskutim duke mbyllur derën, duke mos marrë 

telefonata ose duke e bërë atë jashtë zyrës në një kafe. Gjatë këtij hapi prekni këto tema: 

1). Shpjegoni se sa kohë keni rezervuar për takimin. 

2). Paraqisni çështjet që do të diskutohen, si psh: 

a. Pikëpamje dhe marrëveshje në lidhje me performancën dhe problemet e lidhura me 

detyrat (“Vlerësimi i detyrave”). 

b. Pikëpamje dhe marrëveshje në lidhje me nevojat individuale për zhvillim (“Plani 

Individual i Zhvillimit”). 

c. Pikëpamje dhe marrëveshje në lidhje me nevojat individuale prë trajnim (“Plani 

Individual i Trajnimit”). 

3). Ofroni një kafe ose një pije joalkolike (nëse përshtaten me rrethanat). 

4). Ritheksoni që ky është një diskutim, dhe jo një monolog. 

3. Niseni dialogun me fjalë pozitive për vartësin. Pastaj sillni në vëmendje synimin kryesor të këtij takimi 

– të bihet dakort për nevojat për zhvillim dhe trajnim të vartësit të cilat lidhen me detyrat e tij. 

4. Sugjeroni t’ia nisni me krahasimin e “Vlerësimit të detyrave” që keni mbushur ju dhe vartësi juaj. 

5. Gjeni pika ku ju përputhen pikëpamjet. 

6. Gjeni pika ku keni pikëpamje të ndryshme. Pastaj shikoni cilat janë arsyet për këtë mospërputhje. 

Nxiteni vartësin të flasë për perceptimet e tij për detyrat dhe për performancën. Duhet të jeni të 

gatshëm të diskutoni për idetë e tij për përmirësimin e performancës. 

7. Merrni vendimet përfundimtare për ato që duhen shtuar, ndryshuar apo hequr në versionin 

përfundimtar të “Vlerësimit të detyrave” vetëm pasi t’i keni diskutuar dhe rënë dakort për to me 

vartësin tuaj. 

Shëmbull: 

Gjatë përgatitjes, eprori e ka vënë theksin te gjërat e mëposhtme (një pjesë nga formulari 1 

“Vlerësimi i detyrave”): 

24





rëndësishme të cilat 

pritet te kryejë 

nëpunësi civil (më rrallë) 

c.1. Të përgatisë një 


c.2. Të hartojë një 

raport në lidhje me YYY 




c.1. Po, sepse për këtë program ai ka nevojë të 

përdorë programin “Microsoft Excel”, por unë e 

shoh që ai nuk di ta përdorë këtë program. Mbase 

ka nevojë të trajnohet për këtë ose të ndihmohet 

nga kolegë më me përvojë. 

c.2. Po, sepse jam zhgënjyer nga raporti që hartoi 

herën e fundit. Kështu që mendoj se duhet të 

marrë këshilla nga kolegët më me përvojë të cilët 

dinë si ta shkruajnë një raport. 

Vartësi e ka plotësuar të njëjtin rresht me një mendim paksa të ndryshëm: 





rëndësishmetë cilat 

pritem t’i kryej (më 

rrallë) 

c.1. Të përgatis një 


c.2. Të hartoj një raport 

në lidhje me YYY 




c.1. Po. 

1) sepse për këtë program kam nevojë të përdor 

programin “Microsoft Excel”, por unë nuk di ta 

përdor këtë program. 

2) sepse kolegët nuk ma japin informacionin në 

kohë, kam nevojë për këshilla se çfarë të bëj. 

c.2. Po, sepse eprori im është zhgënjyer nga 

raporti që hartova herën e fundit. Kështu që kam 

nevojë për shpjegime se si të mos gabime nëpër 

raporte. 

Nga ky informacion duket qartë që të dy jeni dakort se: 

25 



on/këshilla nga kolegët apo 

nga eprori i drejtpëdrejtë? (Po 

ose Jo) Nëse Po, nga kush? 


përvojë. 


përvojë. 



on/këshilla nga kolegët apo 

nga eprori i drejtpëdrejtë? (Po 

ose Jo) Nëse Po, nga kush? 

c.1. 

1) Jo. 

2) Po, nga eprori. 

c.2. Po, nga eprori. 

a. Vartësi ka një farë vështirësie me 2 detyra “c.1. Të përgatisë një draft të X programi 

c.2. Të hartojë një raport në lidhje me YYY ”.

. Detyra c.1. është e vështirë për vartësin sepse ai nuk di të përdorë programin 

“Microsoft Excel”. 

c. Detyra c.2. është e vështirë për vartësin sepse herën e fundit ai nuk ka mundur ta 

hartojë raportin ashtu siç e donte eprori. 

Nga informacioni duket qartë që të dy keni mendime të ndryshme si më poshtë: 

a. Shkaqet që e vështirësojnë kryerjen e detyrës c.1. Vartësi mendon se kolegët nuk ia 

japin në kohë informacionin e nevojshëm, kështu ai ka nevojë për ndihmën e eprorit. Ky 

informacion mund të jetë për eprorin e drejtpëdrejtë dhe për rrjedhojë i jep atij një 

shans të mirë të t’i menduar edhe një herë idetë e tija. 

b. Kush mund t’ia japë ndihmën vartësit për të kryer detyrën c.1. – eprori mendon se 

vartësin mund ta ndihmojnë kolegët për të përmirësuar aftësinë për të përdorur 

programin kompjuterik “Microsoft Excel”, por vartësi nuk mendon se është e 

mundshme ta marrë ndihmën duke kryer edhe punën dhe sidomos ta marrë këtë 

ndihmë prej kolegëve. Ky mendim mund të jetë i ri për eprorin dhe për rrjedhojë i jep 

atij një shans të mirë për t’i menduar edhe një herë idetë e tija. 

c. Kush mund t’ia japë ndihmën vartësit për të kryer detyrën c.2. – eprori mendon se 

kolegët mund ta ndihmojnë vartësin e tij për të përmirësuar aftësinë për të hartuar 

raporte, por vartësi mendon se eprori mund t’ia shpjegojë më mirë se si të mos bëjë 

gabime gjatë hartimit të raporteve të veta. Në këtë rast do të ishte e arsyeshme të 

bashkoheshin të dyja zgjidhjet si plotësuese të njëra tjetrës. 

8. Krahasoni formularët “Plani Individual i Zhvillimit” të plotësuar nga ju dhe nga vartësi. 


10. Gjeni pika ku keni pikëpamje të ndryshme (duke përfshirë edhe shtyllën “Vërejtje në lidhje me 

ecurinë”). Pastaj shikoni cilat janë arsyet për këtë mospërputhje. Nxiteni vartësin të flasë për 

perceptimet e tij të mënyrave te zhvillimit që mund të bëhet në punë. 


përfundimtar të “Planin Individual të Zhvillimit” vetëm pasi t’i keni diskutuar dhe rënë dakort për to me 


Shembull: 

Gjatë përgatitjes një epror ka shënuar si më poshtë (një fragment nga formulari 2 “Plani 

Individual i Zhvillimit”): 

Ndihmë/mbështetje/infor 

macion/këshilla që 

nevojitet 

T’i shpjegohet si të 

shkruajë raporte pa 

gabime. 

Të ndihmohet për të 

përdorur programin 

“Microsoft Excel” 

Nga kush 


Kolegë me më shumë 

përvojë 

Kolegë me më shumë 

përvojë 

26 

Deri kur 

Deri më 10 

tetor. 

Deri më 15 

nëntor. 

Një vartës e ka plotësuar të njëjtin formular me një pikëpamje disi të ndryshme: 


me ecurinë 

(Për vitin e ardhshëm)

Ndihmë/mbështetje/infor 

macion/këshilla që 

nevojitet 

Të më shpjegohet si të 

shkruaj raporte pa 

gabime. 

Të më këshillojnë si ta 

marr nga kolegët 

informacionin për 

programin X në kohë. 

Nga kush 


27 

Deri kur 


nëntor. 


tetor. 

Nga ky informacion duket qartë që të dy jeni dakort për: 

a. Nevojën për zhvillim – Të shpjegohet se të shkruhen raportet pa gabime. 

Nga informacioni duket qartë që të dy keni mendime të ndryshme si më poshtë: 


me ecurinë 

(Për vitin e ardhshëm) 

a. Kush mund të ndihmojë në lidhje me nevojën për zhvillim “Të shpjegohet si të 

shkruajë raporte pa gabime”. Eprori mendon se këtë ndihmë mund t’ia japin vartësit 

kolegët. Vartësi mendon se vetëm eprori i tij i drejtpërdrejtë mund ta ndihmojë. Nëse 

një mospërputhje e tillë mendime është zgjidhur gjatë hapave 6-7, atëherë nuk do të 

mbetet asnjë mospërputhje mendimesh për hapat 10-11. 

b. Deri kur mund të plotësohet nevoja “Të shpjegohet si të shkruajë raporte pa gabime 

“. Eprori mendon se duhet të kryhet një muaj më parë se afati i përcaktuar nga vartësi. 

Arritja e marrëveshjes për datën mund të mbështetet vetëm në argumenta të 

arsyeshëm. 

c. Nevoja për zhvillim “Të ndihmohet për të përdorur programin “Microsoft Excel””. 

Eprori mendon se një ndihmë e tillë mund të jepet nga kolegët gjatë punës. vartësi 

mendon se nuk është e mundshme të ndihmohet gjatë punës, sidomos nga kolegët. 

Nëse një mospërputhje e tillë mendime është zgjidhur gjatë hapave 4-7, atëherë nuk do 

të mbetet asnjë mospërputhje mendimesh për hapat 10-11. 

d. Nevoja për zhvillim “Të më këshillojnë si ta marr nga kolegët informacionin për 

programin X në kohë”. Vartësi mendon se ka nevojë për diçka të tillë, por eprori nuk ka 

pasur më përpara informacion në lidhje me këtë gjë. Nëse një mospërputhje e tillë 

mendime është zgjidhur gjatë hapave 6-7, atëherë nuk do të mbetet asnjë 

mospërputhje mendimesh për hapat 10-11. 

12. Krahasoni formularët “Plani Individual i Trajnimit” të plotësuar nga ju dhe nga vartësi. 


14. Gjeni pika ku keni pikëpamje të ndryshme (duke përfshirë edhe shtyllën “Vërejtje në lidhje me 

ecurinë”). Pastaj shikoni cilat janë arsyet për këtë mospërputhje. Nxiteni vartësin të flasë për 

perceptimet e tij të mënyrës së trajnimit që mund të bëhet në punë. 


përfundimtar të “Planin Individual të trajnimit” vetëm pasi t’i keni diskutuar dhe rënë dakort për to me 


Shembull:

Gjatë përgatitjes një epror ka shënuar si më poshtë (një fragment nga formulari 3 “Plani 

Individual i Trajnimit”): 



Të mund të përdorë programin” Microsoft 

Excel” 

28 

Deri më 30 nëntor. 

Një vartës e ka plotësuar të njëjtin formular me një pikëpamje disi të ndryshme: 



Të mund të përdor programin” Microsoft Excel” Deri më 20 

dhjetor. 

Nga ky informacion duket qartë që të dy janë dakort për: 

a. Nevojën për trajnim - Të mund të përdor programin” Microsoft Excel”. 

Nga informacioni duket qartë që të dy kanë mendime të ndryshme si më poshtë: 

Vërejtje në lidhje me 

ecurinë 

Për vitin e ardhshëm 

Vërejtje në lidhje me 

ecurinë 

Për vitin e ardhshëm 

a. Deri kur duhet kryer trajnimi për “Për t’u aftësuar për të përdorur programin 

‘Microsoft Excel’”. Eprori mendon se duhet kryer të paktën një muaj përpara afatit 

të caktuar nga vetë vartësi. Arritja e marrëveshjes për datën mund të mbështetet 

vetëm në argumenta të arsyeshëm. Për shembull “Përse është e nevojshme të 

kryhet trajnimi një muaj më përpara?”, “A ka vartësi ndonjë arsye të rëndësishme 

për të mos e kryer trajnimin një muaj më herët?”, etj. 

16. Diskutoni dhe vendosni cilat janë ato pengesa të jashtme (nëse janë përmendur nga ju ose nga 

vartësi – shih hapin 4 nga “Përgatitja për dialogun me vartësin”) të cilat pengojnë punën e vartësit. 

17. Hapi i fundit i dialogut duhet të përmbledhë çdo vendim që është bërë dhe të falenderohet vartësi 

që ka ardhur në takim. Përmendni se çfarë gjërash ka pozitive në lidhje me performancën e vartësit, dhe 

pastaj shkruani një version përfundimtar të formularëve për të cilët është rënë dakort tashmë 

“Vlerësimi i Detyrave”, “Plani Individual i Zhvillimit” dhe “Plani Individual i Trajnimit” të cilat duhen 

firmosur nga të dy. Jepini vartësit kopje të formularëve të firmosur dhe mbajini origjinalët për vete. 

18. Një kopje të formularëve “Vlerësimi i Detyrave”, “Plani Individual i Zhvillimit” dhe “Plani Individual i 

Trajnimit” jepjani specialistit të trajnimit në Drejtorinë e Personelit (ose në ndonjë njësi apo person 

tjetër me të njëjtat funksione) në fund të çdo viti, maksimumi deri më 20 janar, por nëse Plani Individual 

i Zhvillimit apo i trajnimit nxirret gjatë vitit, ai mund t’i jepet Drejtorisë së Personelit sa herë që nxirret 

apo ndryshohet. Është e rëndësishme të krijohet mundësia për ta përditësuar Planin Individual të 

Zhvillimit ose të trajnimit sa herë të jetë nevoja – për shembull kur ka: 

• Një lëvizje karriere për në një nivel më të lartë; 

• Një ndryshim të vendit të punës, të pozicionit, të legjislacionit, të procedurave ose të një 

institucioni; 

• Një nevojë për të mësuar shpejt për të kryer detyra apo përgjegjësi krejtësisht të reja.

SHTOJCA C 

PËRGATITJA, MIRATIMI DHE ZBATIMI I PLANIT VJETOR TË TRAJNIMIT TË NËPUNËSVE CIVIL 

Aktorët, detyrat, modelet dhe datat 

Nr. Aktorët Detyrat Modelet Datat 

1. Një specialist trajnimi nga Njësia 

e Personelit (ose njësi apo individ 

tjetër me funksione të ngjashme) 

brenda një institucioni të Sektorit 

Publik shtetëror 

Të hartojë Planin Vjetor të Trajnimit të 

Nëpunësve Civil dhe t’ia japë këtë plan shefit të 

administratës ose titullarit të institucionit për 

miratim. 

2. Një shef administrate ose titullar Të miratojë projekt Planin Vjetor të Trajnimit 

i një institucioni të sektorit publik të Nëpunësve Civil.. 

shtetëror 

3. Një specialist trajnimi nga Njësia 

e Personelit (ose njësi apo individ 

tjetër me funksione të ngjashme) 

brenda një institucioni të Sektorit 

Publik shtetëror 

T’i dorëzojë DASHC Planin Vjetor të Trajnimit të 

Nëpunësve Civil të miratuar (nga shefi i 

administratës ose titullari i institucionit) 

4. DASHC Të gjykojë për aktualitetin e Planeve Vjetore të 

Trajnimit të Nëpunësve Civil të të gjitha 

institucioneve dhe t’u dorëzojë institucioneve 

Planet e konfirmuara Vjetore (me rregullimet e 

nevojshme, kur duhet). 

5. DASHC Të analizojë Raportet e zbatimit të Planeve 

Vjetore të Trajnimit, nga IKAP dhe të shqyrtojë 

vendimet e nevojshme për të përmirësuar 

situatën. 

Të përditësojë prioritetet e trajnimit nga 

këndvështrimi qeverisë dhe t’i informojë të 

gjitha institucionet e përfshirë në lidhje me to. 

29 

Plani Vjetor i Trajnimit të 

Nëpunësve Civil. 







Raportet e zbatimit të 

Planeve Vjetore të 

Trajnimit. 

Deri më 30 

janar të çdo viti. 

Deri më 10 

shkurt, të çdo 

viti. 

Deri më 15 

shkurt të çdo 

viti. 

Deri më 10 

mars të çdo viti. 

Deri më 10 

mars të çdo viti. 

Në mars, çdo 2- 

5 vjet.

PËR NJË SPECIALIST TRAJNIMI NGA NJËSIA E PERSONELIT (OSE NJËSI APO INDIVID TJETËR ME 

PËRGJEGJËSI PËR ORGANIZIMIN E TRAJNIMIT NË TË GJITHË ORGANIZATËN) 


1. Informoni paraprakisht (3 javë) të gjitha njësitë strukturore të institucionit tuaj që prisni të merrni prej 

tyre Vlerësimin e Detyrave, Planin Individual të Zhvillimit dhe Planin Individual të trajnimit për secilin 

nëpunës civil deri më 20 janar dhe u sugjeroni t’i mbështesni në formën e konsultimeve, nëse kanë 

pyetje në lidhje me plotësimin e formularëve dhe me kryerjen e dialogëve për nevojat për zhvillim dhe 

për trajnim të lidhura me këto detyra. Për ta lehtësuar punën tuaj të agregimit të të gjitha planeve 

individuale të trajnimit, u kërkoni njësive t’ju japin jo vetëm versionet në letër të këtyre planeve por 

edhe versionet elektronike të tyre. 

2. Mblidhni nga të gjitha njësitë strukturore Vlerësimin e Detyrave, Planin Individual të Zhvillimit dhe 

Planin Individual të trajnimit për secilin nëpunës civil deri më 20 janar. Nëse nuk ju dorëzohen të gjithë 

formularët në kohë atëherë shqyrtoni arsyet e kësaj moskorrektese dhe, nëse është e nevojshme, 

diskutoni me Drejtorin e departamentit tuaj (ose edhe me nivelet më të larta të institucionit tuaj, nëse 

është e nevojshme) në lidhje me masat që duhet marrë për të parandaluar moskorrektësi të tilla në të 

ardhmen. 

3. Synimi i mbledhjes së Vlerësimit të Punës dhe i Planeve Individuale të Zhvillimit është që ju të 

kujdeseni që këto dokumente të diskutohen në çdo njësi strukturore të institucionit çdo vit. Këto dy 

dokumente vendosini në Dosjet Personale të secilit nëpunës civil. 

4. Agregoni të gjithë Planet e Trajnimit (të cilët i keni marrë deri më 20 janar) për të krijuar një projekt 

Plan Vjetor Trajnimi të Nëpunësve Civil: 

4.1. Plotësoni shtyllën “Nevojat për 

trajnim” nga planet individuale të 

trajnimit (shtylla “Nevojat për 

trajnim”). Agregoni nevoja të 

ngjashme në të njëjtin rresht. 

4.2. Në shtyllën “Numri i nëpunësve 

civil që duhen trajnuar” numëroni sa 

nëpunës të ndryshëm civil kanë të 

njëjtën nevojë për trajnim. 

PLAN VJETOR I TRAJNIMIT I NËPUNËSVE CIVIL për periudhën (muaji) 2XXX – (muaji) 

2XXX 

Nevojat për trajnim Numri i 

nëpuns 

ëve 

civil që 

duhen 

trajnua 

Për shembull, kutitë në shtyllat “Nevojat për trajnim” dhe “Numri i nëpunësve civil që duhen trajnuar” 

mund të plotësohet si më poshtë: 

PLAN VJETOR I TRAJNIMIT I NËPUNËSVE CIVIL për periudhën (muaji) 2XXX – (muaji) 2XXX 

Nevojat për trajnim Numri i 

nëpunsëv 

e civil që 

duhen 

trajnuar 

1. Për nëpunësit civil të cilët kanë lidhje me vende 

anglishtfolëse dhe shprehit e të cilëve në këtë gjuhë 

janë 2 pikë më pak nga sa nevojiten 

2. Për nëpunësit civil të cilët duhet të jenë të aftë të 

përdorin programin “Microsoft Excel” 

4 

2 

30 

Përshta 

tja 

*me 

priorite 

tet e 

trajnim 

it 

Përshta 

tja 

*me 




Titulli i 

programit/kursi 

t të trajnimit 

dhe kuhëzgjatja 

e tij (nëse 

dihet) 

Tirulli i 

programit/k 

ursit të 

trajnimit dhe 

kuhëzgjatja e 

tij (nëse 

Ofruesi i 


(nëse 

dihet) 

Ofruesi 

i 


it (nëse 

dihet) 

Çmim 

i i 

trajni 

mit 

(aktivi 

tetit) 

Çmimi i 


it 

(aktivit 

etit) 

Afati 

i 

para 

pëlq 

yer 

Afati 

i 

para 

pëlq 

yer

5. Në shtyllën “Titulli i 

programit/kursit të trajnimit dhe 

kohëzgjatja e tij (nëse dihet)” jepni 

titujt e kurseve/moduleve të 

trajnimit dhe kohëzgjatjen e tyre 

(në ditë), nëse i dini ose nëse është 

e mundshme t’i gjeni kurset 

/modulet e nevojitura të trajnimit 

në katalogët e institucioneve 

trajnuese (zakonisht këto katalogë 

mbahen nga Njësia e Personelit). 

Përpiquni të jepni programe/kurse 

trajnimi të ofruesve më të mirë të 

mundshëm të trajnimit duke marrë 

në konsideratë përvojën në të 

shkuarën dhe mundësitë e reja (për 

shembull, ofrues ose donatorë të 

rinj trajnimi). 

PLAN VJETOR I TRAJNIMIT I NËPUNËSVE CIVIL për periudhën (muaji) 2XXX – (muaji) 

2XXX 

Nevojat për 


Nëse e dini titullin, atëherë në shtyllën “Ofruesi i trajnimit” mund të jepni emrin e një ofruesi trajnimi i 

cili e ofron një program/kurs të tillë trajnimi dhe të cilin e njihni nga përvoja si zgjedhja më e mirë e 

ofruesve të mundshëm të trajnimit. 

Nëse nuk mund të jepni asnjë titull programi/kursi trajnimi për një nevojë të veçantë trajnimi dhe as 

ofruesin e trajnimit, lëreni keto shtylla bosh. Zakonisht kjo mund të ndodhë kur: 

a) Nuk është e dukshme apo e lehtë nga një nevojë e parashtruar për trajnim të kuptohet se cili 

program trajnimi nga të gjithë programet e mundshme mund të jetë i përshtatshëm – në një 

rast të tillë institucioni juaj mund t’u dërgojë një kërkesë për trajnim ofruesve të trajnimit me 

programe të veçanta trajnimi. Këta ofrues do të jenë të aftë të përdorin programe të 

përshtatshme trajnimi. Mund të ndodhë që këta ofrues do të duan të vijnë në institucionin tuaj 

për të ekzaminuar më mirë nevojën specifike për trajnim dhe vetëm pas kësaj vizite t’u japin 

propozimin e tyre; 

b) Nuk ka në treg një program trajnimi i cili të plotësojë nevojën specifike për trajnim - në një rast 

të tillë, nëse informohen në kohë, ofruesit e trajnimit mund të përgatisin një program të ri 

trajnimi, por ata do të shohin se sa nëpunës civil do të ishin të interesuar për këtë program për 

të justifkuar investimin për programin e ri të trajnimit. Nëse është kështu, nëse një nevojë të 

tillë unike trajnimi e kanë vetëm një numër i vogël nëpunësish civil, atëherë mund të ishte më e 

arsyeshme të gjendej një zgjidhje tjetër për plotësimin e kësaj nevoje. Ka gjithmonë instrumenta 

të tjerë përveç trajnimit, dmth aktivitete autodidaktike (libra, hapësira në internet, buletine, CD 

ROM-e, konferenca gjatë pushimit të drekës, seanca videoje) apo detyra praktike, vizita 

studimore, stërvitje nga një epror, "mbajtje pranë" nga një koleg me përvojë, këshillim, 

monitorim dhe marrje opinioni në mënyrë të rregullt, udhëzime me shkrim dhe me gojë, 

rotacion i vendeve të punës, zgjerim i detyrave, pjesëmarrje në ekipe projektesh apo grupe të 

posaçme pune, stazh, pjesëmarrje në konferenca, etj. Disa prej tyre janë më të lira se seminarët 

e trajnimit. 

6. Tani (pasi i keni plotësuar të gjitha shtyllat) keni një bocë (version paraprak) të Planit Vjetor të 

trajnimit të Nëpunësve Civil. Qarkullojeni këtë bocë në të gjitha njësitë strukturore të institucionit për 

mendime dhe vërejtje (u vini në dispozicion jo më shumë se 5 ditë) dhe negocioni me to çdo 

përmirësim, nëse duhet. 

31 

Numri i 

nëpuns 

ëve 

civil që 

duhen 

trajnua 

r 

Përshta 

teni*m 

e 




it 

Titulli i 

programit 

/kursit të 


dhe 

kuhëzgjatj 

a e tij 

(nëse 

dihet) 

Ofruesi 

i 


it (nëse 

dihet) 

Çmimi i 


it 

(aktivit 

etit) 

Afati 

i 

para 

pëlq 

yer

7. Jepjani Planin Vjetor të Trajnimit të Nëpunësve Civil drejtorit të departamentit tuaj për ta shqyrtuar 

dhe më pas (deri më 30 janar) jepjani kreut të administratës së institucionit për miratim (në rastin e 

ministrive t’i jepet Sekretarit të Përgjithshëm; në rastin e një lloji tjetër institucioni kreut të 

administratës që mbulon burimet njerëzore në nivel strategjik). 

8. Bëni korrigjimet në bocë sipas mendimeve dhe vërejtjeve të kreut të administratës të institucionit 

(nëse ka) dhe më pas dorëzojani Planin Vjetor të Trajnimit të Nëpunësve Civil në DASHC (çdo vit deri më 

15 shkurt). 

9. Informoni të gjithë nëpunësit civil të prekur nga ky plan në lidhje me Planin Vjetor të Trajnimit të 

konfirmuar nga DASHC. 

10. Hartoni kërkesat e nevojitura për trajnimin dhe dorëzojani ato ofruesve të trajnimit, duke pasur 

parasysh afat e parapëlqyera të institucionit tuaj dhe kalendaret e kurseve të trajnimit të shpallura nga 

ofruesit e trajnimit. 

11. Mblidhni gjatë vitit opinionet e nëpunësve civil pasi të kenë marrë pjesë në aktivitet e trajnimit. Nga 

këto opinione mblidhni informacione në lidhje me ofruesit më të mirë të trajnimit, programet më të 

mira të trajnimit, aktivitetet e tjera të trajnimi dhe trajnuesit më të mirë. 

12. Mblidhni gjatë gjithë vitit informacione në lidhje me mungesat në aktivitetet e planifikuara dhe të 

miratuara të trajnimit dhe shqyrtoni arsyet në mënyrë që të siguroheni që të gjithë nëpunësit civil të 

kenë të drejta të barabarta për të qenë të lirë nga puna të marrin pjesë në aktivitetet e planifikuara dhe 

të miratuara të trajnimit. Nëse ka raste të përsëritura të shkeljes së këtyre të drejtave, diskutojeni këtë 

çështje me drejtorin e departamentit tuaj (ose, nëse është e nevojshme, me autoritetet më të larta të 

institucionit tuaj) dhe gjeni çfarë masash të merrni për të parandaluar shkeje të tilla në të ardhmen. 

32

PËR DEPARTAMENTIN E ADMINISTRIMIT TË SHËRBIMIT CIVIL 


1. Mblidhini Planet Vjetore të Trajnimit të Nëpunësve Civil nga çdo institucion deri më 15 shkurt të çdo 

viti. Nëse disa institucione do t’jua dorëzojnë më vonë se data 15 shkurt Planet Vjetore të Trajnimit të 

Nëpunësve Civil, ju mund të mendoni të aplikoni edhe sanksione, për shembull, edhe ju mund t’ua 

dorëzoni vonë planet e konfirmuara vjetore të trajnimit çka do të vononte zbatimin e tyre. 

2. Shqyrtoni brenda 3 javësh përputhjen e të gjitha Planeve Vjetore të Trajnimit të Nëpunësve Civil me 

prioritetet e trajnimit nga këndvështrimi i qeverisë dhe burimet e disponueshme. Nëse burimet e 

kufizuara të trajnimit dhe ato financiare nuk mundësojnë plotësimin e të gjitha nevojave të identifikuara 

për trajnim brenda një viti, prioritet t’u jepet atyre që: 

1. plotësojnë nevojat e interesit strategjik të qeverisë në tërësi – prioritetet e trajnimit nga 

këndvështrimi i qeverisë. 

2. plotësojnë nevojat në nivel institucioni – prioritetet e trajnimit nga këndvështrimi i 

institucionit. 

3. janë aktivitete trajnimi të cilat lindin kryesisht nga interesat personale të nëpunësve civil. 

3. Kthejuani planet e konfirmuara dhe të ndryshuara nga ju (nëse është e nevojshme të ndryshohen) të 

gjitha institucioneve në fjalë deri më 10 mars. 

4. Mblidhini raportet e zbatimit të Planeve Vjetore të Trajnimit nga çdo institucion deri më 15 shkurt të 

çdo viti. 

4/1. Zhvillimi i Planeve të Trajnimit 

Metodologjia e përdorur nga VNT identifikon kompetencat që duhet të zhvillohen nëpërmjet planeve të 

trajnimit. Kjo nuk përfshin rrjedhimisht zonat e papërshtatshme për trajnim dhe nuk përfshin trajnimin 

me një prioritet shumë të ulët. 

Tani është kërkuar të grupojmë kompetencat sipas prioriteteve në fushat e trajnimit në nivel të 

rëndësisë dhe të zhvillojmë një plan trajnimi afatshkurtër, afatmesëm dhe afatgjatë. 

Listo fushat e kompetences të përcaktuara në VNT në matricën e mëposhtme. 

Niveli i prioritetit të trajnimit Kompetencat 

I lartë 

I mesëm 

I ulët 

Hapi tjetër është grupimi i trajnimit në fusha trajnimi. Grupi i parë janë trajnimet që pas analizës duket 

të jenë të përbashkëta për të gjithë institucionet e intervistuara dhe që kanë prioritete të qarta. 

Trajnimi mund të jetë specifik që do të thote që është i vecantë për një institucion të dhënë. Është e 

rëndësishme që në zhvillimin e planeve të trajnimit, trajnime të tilla specifike me prioritet të lartë të 

analizohet në terma se si duhet të zhvillohet dhe se si do të informohen institucionet. 

33

Pra, grupimi i bërë duhet të fokusohet në trajnim tërthor (në të gjithë institucionet). 

Brenda trajnimit të tërthortë, mund të bëhet një shkallëzim tjetër, në 

• Trajnime të fushës strategjike, ku trajnimet janë të lidhura direkt me misionin e institucionit, të 

shkallëzuara në objektiva institucionale. 

• Trajnime mbështetëse, që mbështesin zhvillimin dhe performancën e aktiviteteve të institucionit, 

duke kontribuar indirekt në misionin e institucionit. 

Plani final i trajnimit duhet të përfshijë shumicën e trajnimeve të fushës strategjike të prioritetit të lartë. 

Ne varësi të asaj se çfarë nxjerr VNT, trajnimi duhet të grupohet në një numër fushash si 

Fusha e trajnimit A. Shkurtër A. Mesëm A. Gjatë 

Legjislacioni i BE Përshkruaj qëllimin e 


Marrëdhëniet 

ndërkombetare 

Kuadri politik dhe 

institucional i 

qeverisjes 

Aftësitë udhëheqëse 

Menaxhimi strategjik Përshkruaj qëllimin e 


Performanca dhe 

zhvillimi organizativ 

Organizimi i 

administratës publike 

Menaxhimi i 

burimeve financiare 

Menaxhimi i 

Burimeve Njerëzore 

Menaxhimi i të 

mësuarit 

Menaxhimi i Cilësisë 

Komunikimi 

organizativ 

Marrëdheniet 

ndërpersonale 

Gjuhët e huaja 

IT 

Trajnim specifik 

sektorial 

34 

Përshkruaj qëllimin e 

trajnimit

5. Analizojini raportet e zbatimit të Planeve Vjetore të trajnimit dhe shqyrtoni vendimet e nevojshme 

për të përmirësuar ndonjë problem të lindur – deri më 10 mars të çdo viti. Këto vendime mund të 

trajtojnë jo vetëm realizimin e trajnimit por edhe organizimin e aktiviteteve të trajnimit, përgatitjen e 

planeve vjetore të trajnimit, analizën e nevojave për trajnim, kërkesat për standartet e performancës, 

etj. Forma e vendimeve mund të jetë e shumëllojshme – që nga propozime për të ndryshuar 

legjislacionin ekzistues, deri në dhënie të synuar të informacionit, konsultime dhe trajnim. 

6. Çdo 2-5 vjet (koha më e mirë për një gjë të tillë është muaji mars) organizoni rifreskimin e prioriteteve 

të trajnimit nga këndvështrimi i qeverisë të kryer nga drejtuesit e niveleve të larta të organeve në nivel 

qeverie gjatë një takimi gjysmëditor për të vendosur nëse rifreskimi i prioriteteve të trajnimit kërkohet 

nga ndryshimet, prirjet, presionet, problemet apo reformat brenda dhe jashtë qeverisë. Analiza e 

raporteve të zbatimit të planeve vjetore të trajnimit dhe prirjet e identifikuara mund të shërbejnë si 

burim i vlefshëm informacioni për vendimet e marra në lidhje me rifreskimin e prioriteteve të trajnimit 

nga këndvështrimi i qeverisë. 

7. Informojini të gjitha institucionet e sektorit publik shtetëror dhe donatorët në lidhje me prioritetet e 

përditësuara të trajnimit nga këndvështrimi i qeverisë. 

35

manuali i metodologjise se vleresimit te nevojave per trajnim ne shck

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?