Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w ... - UMP

przytwierdzać do arkuszy papieru znormalizowanego formatu albo umieszczać w
nieznormalizowanych skoroszytach wskazanych w odpowiednich odsyłaczach.
4.2. Zestawienia i analizy.
Zestawienia i analizy przydają się przy identyfikowaniu trendów statystycznych,
weryfikowaniu dokładności danych, opracowaniu projekcji lub szacunków, oraz
stwierdzaniu należytego wykonania zadań lub zapisów.
Każdy przegląd zapisów, zestawienie danych, lub analiza powinien zawierać następujące
pozycje:
a) wyjaśnienie celu (odniesienie do kroku audytu),
b) metodyka zastosowana przy próbkowaniu, obliczeniach itp.,
c) kryteria przyjęte do oceny danych,
d) źródło danych i uwzględniony horyzont czasowy,
e) podsumowanie wyników analizy,
f) wnioski audytora.
4.3. Kopie dokumentów.
Kopii rzeczywistych próbek różnych dokumentów można używać jako wyjaśniające
przykłady oraz jako dowody rzeczowe słuszności wniosku lub istnienia problemu. Mogą to
być notatki służbowe, sprawozdania, wydruki komputerowe, procedury, formularze,
faktury, schematy graficzne, kontrakty lub wiele innych pozycji. Każdy kopiowany
dokument powinien służyć jakiemuś użytecznemu celowi audytu.
Przygotowując dokumentację roboczą z wykorzystaniem dokumentów należy :
a) podawać zarówno osobę oraz/lub akta, od/z których pochodzi dany dokument,
b) kopiować i załączać tylko ten fragment sprawozdania, notatki, procedury itd., który
potrzebny jest w celu wyjaśnienia, lub jako dokumentacja potencjalnego ustalenia. O ile
nie jest to absolutnie konieczne nie należy włączać do dokumentacji roboczej całych
dokumentów,
c) w pełni objaśniać terminologię i skróty występujące w dokumencie oraz ich
zastosowanie. To szczególnie ważne przy włączaniu do dokumentacji map, rysunków
technicznych lub schematów graficznych. Objaśnienia te można umieścić na
poprzedniej stronie lub na samym dokumencie,
d) każdy dokument zaopatrzyć w odsyłacze albo do danej strony albo do odrębnej analizy,
gdzie go omówiono.
KSIĘGA PROCEDUR I ZASAD AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
60