Uniwersytet Medyczny im. Karola Marcinkowskiego w ... - UMP

e) Kontynuacja.
Audytor powinien w pełni wykorzystać dokumentację roboczą poprzedniego audytu.
Graficzne analizy procesów, opisy systemów i inne dane mogą być nadal aktualne.
Nadal przydatne dokumenty należy włączyć do dokumentacji roboczej obecnego
audytu. Należy je zaktualizować bieżącymi informacjami - na nowo ponumerowane,
zaopatrzone w odnośniki oraz podpisane i datowane przez obecnego audytora mogą
być wykorzystane w trakcie zadania zapewniającego.
2.2. Dokumenty robocze powinny zawierać także streszczenie zawartych w nich
wniosków. Powinny one zapewnić możliwość szybszego określenia:
a) w przypadku przeprowadzania badania statystycznego:
• testowanych obiektów,
• relacji pomiędzy nieprawidłowymi transakcjami i populacją,
• sposobu postępowania z wyjątkami,
• wniosków audytora,
b) rezultatów spotkania z jednostką audytowaną;
c) stwierdzonych nieprawidłowości, ich rodzaju oraz istotności.
2.3. Wszystkie dokumenty robocze powinny być poddawane kontroli w celu
określenia czy spełniają poniższe cechy:
a) Kompletność - dokumenty robocze muszą "bronić się same". Oznacza to, że trzeba
odpowiedzieć na wszystkie pytania, wyjaśnić wszelkie wątpliwości audytora
i wyciągnąć logiczne, przemyślane wnioski w każdym segmencie audytu.
b) Zwięzłość - dokumentację roboczą należy ograniczyć wyłącznie do tej, która służy
użytecznemu celowi.
c) Jednolitość - wszystkie dokumenty robocze powinny mieć ten sam format i wygląd.
Mniejsze należy zszywać ze znormalizowanymi arkuszami, większe - składać do
wymaganych wymiarów.
d) Ład - w dokumentach roboczych nie może być „ścisku”. Na każde zestawienie należy
przeznaczyć dość miejsca, aby informacje można było w nim zawrzeć w logiczny
i systematyczny sposób. Z drugiej strony dokumenty robocze muszą być oszczędne.
Należy uwzględniać tylko formularze i procedury istotne dla audytu lub jego zaleceń.
Należy także starać się unikać niepotrzebnych wykazów i zestawień. Każde zestawienie
powinno mieć cel dotyczący procedur lub zaleceń audytu.
KSIĘGA PROCEDUR I ZASAD AUDYTU WEWNĘTRZNEGO
58