MODERN KENT YÖNETİMİ - I - Yerel Siyaset

226 Modern Kent Yönetimi - Ia. Yayýmlanmadan önce dokümanlarýn yeterlilik açýsýndan onaylanmasý,b. Dokümanlarýn gözden geçirilmesi, gerektiðinde güncelleþtirilmesi vetekrar onaylanmasý,c. Doküman deðiþikliklerinin ve güncel revizyon durumunun tanýmlanmasýnýnsaðlanmasý,d. Dokümanlarýn okunabilir kalmasýnýn ve kolaylýkla tanýmlanabilmesininsaðlanmasý,e. Dýþ kaynaklý dokümanlarýn tanýmlanmýþ olmasý ve bunlarýn daðýtýmýnýnkontrol altýnda olmasýnýn saðlanmasý,f. Güncelliðini yitirmiþ dokümanlarýn istenmeyen kullanýmýnýn önlenmesive herhangi bir amaçla saklanmalarý durumunda uygun bir tanýtýmýn uygulanmasýAçýklamaISO 9001 standardý, gerekli dokümanlarýn nasýl ve kimler tarafýndan, nezaman oluþturulacaðýný; nasýl ve kimlere daðýtýlacaðýný; nasýl ve ne zamanakadar korunacaðýný; bunlarýn kolaylýkla ulaþýlabilir ve okunabilir durumdaolmasý için alýnacak önlemlerin neler olduðunu; kullanýmda olmayan dokümanlarýnyanlýþlýkla kullanýlmamasý için alýnan önlemleri, dokümanlar hazýrlandýktansonra yeterliliðinin nasýl onaylanacaðýný açýklayan prosedürlerinhazýrlanmasýný istemektedir.Belediye çalýþmalarýný ilgilendiren çok sayýda dýþ kaynak yani kanun,yönetmelik, kararname vardýr ve bunlarda da sýklýkla deðiþiklikler yapýlmaktadýr.Bu deðiþikliklerin yakýndan takibi ve kullanýcýlara ulaþtýrýlmasý, yürürlüktenkalkan mevzuatýn kullanýmýnýn engellenmesi gerekir. Bunun için dedýþ kaynaklarýn sürekli takibi ve güncellenmesi de belirlenmiþ usullerle yapýlmalýdýr.4.2.4: Kayýtlarýn KontrolüKayýtlar, kalite yönetim sisteminin þartlara uygunluðunun ve etkin olarak uygulandýðýnýnkanýtlanmasý için oluþturulmalý ve muhafaza edilmelidir. Kayýtlar o-kunabilir olarak kalmalý, kolaylýkla ayýrt edilebilir ve tekrar elde edilebilir olmalýdýr.Kayýtlarýn tanýmlanmasý, muhafazasý, korunmasý, tekrar elde edilebilir olmasý,saklama süresi ve elden çýkarýlmasý için gereken kontrollerin tanýmlanmasý a-macýyla dokümante edilmiþ prosedür oluþturulmalýdýr.