SIKÇA SORULAN SORULAR 1.) Uygulamaya nasıl bağlanabilirim ...

SIKÇA SORULAN SORULAR1.) Uygulamaya nasıl bağlanabilirim?Cevap: Uygulamaya, http: //ebys.tse.org.tr adresinden bağlanmanız gerekmektedir.2.)"Yanlış kullanıcı adı veya şifre" uyarısı ile karşılaşıyorum.Cevap:• Klavyede "Caps Lock" tuşu açık/kapalı durumu kontrol edilir.• Kullanıcı adınızın doğruluğundan emin olunuz.• Şifrenizin doğru olduğundan emin olunuz.• İsminizin sistemde tanımlı olduğundan emin olunuz.• EBYS sistem yöneticisine iletiniz.3.)Şifremi nasıl değiştiririm?Cevap:• Bilgisayarınızın Ctrl +Alt+ Del tuşlarına basarak Parola değiştir seçeneğine giriniz• Parola değiştir ekranında eski şifrenizi yazınız, yeni şifrenizi yazınız, yeni şifrenizi tekrar giriniz veKaydet butonuna tıklayınız.• Şifreniz değişmiştir. Çıkış butonuna tıklayarak ana ekrana dönünüz.4.) Yanlış havale edilen evrak nasıl geri alınabilir?/geri gönderilir?Cevap:• Yanlış havalenin geri alınabilmesi için, havale yapılan birimin evrakı zimmetine almamış olmasıgerekmektedir.• Zimmete alınmamış havale, ana sayfadan 'Takibimdekilere gidilerek işlem yapacağım evrak havalebilgisi açılır "Seçilenleri Geri Al" simgesi tıklanarak geri çekilir.• Havaleyi zimmete alan kullanıcı "Zimmete Aldıklarım" tablosunda bulunan "Geri Gönder" simgesikullanarak evrakı bir önceki aşamaya gönderme işlemini gerçekleştirir.

5.) Takibe almadığım bir evrakı takibe alabilir miyim?Cevap:• Hazırlamış olduğunuz veya havale sürecinde bulunduğunuz bir evrakı havale ettikten sonra takibinizealmadığınızı fark ettiğinizde, 'Evrak İşlemleri' menüsünde 'Evrak Arama 'ya girilir.• Gelen pencerede ki arama kriterleri girilerek evrak bulunduktan sonra 'Takibime Al' simgesi seçilerekevrak takibe alınır.6.) Arşive attığım belgeyi arşivden nasıl alabilirim?Cevap:• Ana Sayfadan, "Birimimdekiler " tablosundan birim arşivine girilir.• Arşivden çıkarılacak evrakın üzerine tıklanır.• Gelen evrak bilgilerinde "Arşivden Çıkar" simgesine tıklanır.Evrak arşivden çıkarılarak zimmetealdığım evraklar arasına düşer.7.) Evrak nasıl havale edilir?Cevap:• Evrakın havale edilebilmesi için kullanıcının zimmetinde olması gerekmektedir.• "Havale Başlat" simgesi ile havale edilecek evrak işleme alınır.• Açılan ekranda havale yerleri seçilerek listeye eklenir ve "Havale Et" butonuna tıklanır.8.) Evrak nasıl zimmete alınır?Cevap:• Evrakı zimmete almak için ana sayfadan "Zimmet Bekleyenler" seçeneği tıklanır.• Listelenen evraklar içinden zimmete alınacak evrak seçilir ve "Seçilenleri Zimmete Al"seçeneğine tıklanır.• Zimmet bekleyen evrakların tamamını zimmete almak için 'Tamamını Zimmete Al ' seçeneğine tıklanır.

9.) Taslak Evrak Kayıt sürecinden çıktım, işleme kaldığım yerden nasıl devam edebilirim?Cevap:• Taslak evrak kayıt işlemi, havale aşaması dahil 6 (altı) adımdan oluşmaktadır. Her bir ekranda kaydetve listeye ekleme işlemi gerçekleştirildikten sonra İleri butonuna tıklanarak bir sonraki adıma geçilir.• İşlemin herhangi bir aşamasında uygulamadan çıkıldığında ve bir müddet sonra sisteme geri girişyapıldığında Ana ekranda, "Taslaklarım" dan evraka ulaşılır.İşlemin hangi aşamasında kalındıysaişleme devam edilir.10.) Hazırladığım evraka nasıl ek belge ekleyebilirim?Cevap:Taslak evrak kayıt işlemi yapılırken; 2.adımda "Evrak Detay Bilgileri " kısmında "Ekler" sekmesinetıklanarak. Açılan ekranda ekleyeceğimiz belgenin yeri belirtilir. "Dosya Ekle " butonuna tıklanarak eklenirve İlerle butonuna basılarak bir sonraki adıma geçilir.11.) Hazırladığım evraka nasıl ilgi bağlayabilirim?Cevap:• Taslak evrak kayıt işlemi sürecinde,"Evrak Detay Bilgileri" kısmında "İlgi Ekle " sekmesinetıklanır.• "Evrak Ara" butonuna tıklanarak ilgi olarak bağlanacak evrak bulunur.• Bulunan evrak seçilerek İlgi olarak eklenir.• Birden fazla ilgi bağlamak için işlemler tekrar edilir.12.) Hazırladığım evrakı nasıl silebilirim?Cevap:• Silinecek evrak kullanıcının zimmetinde olmalıdır.• Silinecek evrak taslak durumunda olmalıdır(sayı almamış olmalıdır).• Evrak sadece hazırlayan kişi tarafından silinebilir.• Evrak havale işlemi gördüyse, ana sayfadan "Zimmete Aldıklarım" bölümünde" Seçilenleri Sil"tıklanarak evrak silinir.• Evrak havale işlemi görmediyse, ana sayfadan "Taslaklarım " bölümünde "Seçilenleri Sil "tıklanarak evrak silinir.

13.) Vekâlet nasıl verilir?Cevap:• Araçlar menüsünde "Vekalet Verme" bölümü seçilir.• Vekalet ekranında listelenen kullanıcılar içinden, Vekalet bırakılacak kullanıcı ismi seçilir.• Vekalet bırakılacak tarih aralığı belirlenir.• Kaydet butonuna tıklanarak vekalet bırakılır.14.) TSE dışından ebys'ye nasıl bağlanabilirim?Cevap:• Kurum dışından da http//ebys.tse.org.tr adresi ile bağlanılabilir.15.) Hata/Öneri Takibi ne işi yarar?Cevap:• Sistemde karşılaşılan sorunlar ve sistemle ilgili öneriler buradan sistem yöneticilerine iletilir.• Bildirilen hata veya önerinin takibi de yine buradan yapılır.16.) E-imzalı belge nasıl oluşturulur?Cevap:• Evrak işlemlerinden 'Yeni evrak oluştur' denilir.• Evrak bilgilerinin girildiği gelen pencerede 'Bu evrakta ElektronikYMobil imza kullanılır' ibaresitıklanarak belge oluşturulur.17.) E-imza kullanılmaya başladığında dış kurumlara yazı nasıl gönderilecek?Cevap:• Dış kamu kurum ve kuruluşlara giden yazılar e-imzadan geçtikten sonra çıktı alınıp ıslak imzalıolarak imzalanıp gönderilir.

18.) E-imzalı belgenin çıktısı alınırken format bozulur mu?Cevap:• E-imzalı belge pdf uzantısının yanında word olarak da çıktı alınmaya imkan sağladığı için herhangi birformat bozulması yaşanmayacaktır.19.) E-imzalı belge oluştururken yazım hataları gözükecek mi?Cevap:• E-imzalı belge hazırlanırken de HTML editör kullanıldığı için yazım hatalarını denetlemez. Wordbelgesinden HTML editöre aktarılması gerekir.20.) E-imzada dosyalama nasıl olacak?Cevap:• E-imzalı belge dosyalanırken konu kodunda seçilen koda göre dosyalanacaktır. Yıl, Ay, Gün ve Konukodu bazlı dosyalama olacaktır.21.) E-imzam kayboldu ne yapmam gerekirCevap:• E-imzanız kaybolduysa adınıza yeni e-imza çıkana kadar vekalet vermeniz gerekmektedir.22.) Gelen evrak ekleri kaç sayfaya kadar taranıp eklenecekCevap:• Gelen evrakların ekleri 70 sayfaya kadar sorunsuz bir şekilde taranıp sisteme eklenmektedir.23.) Giden evrak ekleri kaç sayfaya kadar taranıp eklenecekCevap:• Giden evrakların ekleri gazete, dergi, kitap, broşür, harita, proje dosyası ve benzeri basılı süreli-süresizyayınlar hariç, taranmasında engel bulunmayan eklerin 10 sayfayı aşmayanları taranarak EBYS eklenir.

24.) E-imza uzun süre yanıt vermezse ne yapmalıyım?Cevap:• E-imza uygulamasını kapatın, Kart okuyucunuzu USB' den çıkartın.• Kart okuyucunuzu USB ye tekrar takın.• E-imza uygulamasını tekrar çalıştırın.• İşlem düzelmez ise EBYS Destek Birimine iletiniz.