Akademik Bilişim '10 10 - 12 Şubat 2010 Muğla

Dicle Üniversitesi Bilgi İşlem Online Talep Takip SistemiCengiz Coşkun, Abdullah BaykalAkademik Bilişim’10 - XII. Akademik Bilişim Konferansı Bildirileri10 - 12 Şubat 2010 Muğla Üniversitesi2. Panel TasarımlarıYönetim panelinin arayüzü tasarlanırken öncemodüller arası global parametreler tasarlandı.Session parametreleri olarak geçirilecek olanbu parametrelerin kullanımını modüler bir halegetirmek için tüm programlardan çağrılacakortak php modülleri hazırlandı. Diğer standartkodlamalar için de benzer programcıklar hazırlandı.Böylece kod tekrarının önüne geçilmesive işgücünün efektif bir şekilde kullanılmasıamaçlandı.Kullanıcı doğrulama için kullanıcı adı ve şifrebilgisi, -şifreler md5 encryption metodu ileşifrelenmiş olarak- veritabanında tutuldu. Kullanıcılogin (giriş) yaptığı esnada ilgili globalparametreler doldurularak sistem kullanımıboyunca bu değerlerin modüller arasında geçişineimkan yaratıldı.Sisteme giriş yapan kullanıcının tipine görekullanıcı menüsü dinamik olacak şekildeoluşturuldu. Normal Kullanıcılar için TalepGirişi, Girilen Taleplerin takibi, bilgi ve şifregüncellemeleri yapabilecekleri menü elemanlarıaktifken, bilişim sorumluları için bunlaraek olarak Bekleyen Talepler, Üzerine Alınmıştalepler, ve yetki & sorumlulukları dahilindekibazı raporlar kullanıcı kullanımına açık halegetirildi. “Bilişim koordinatörleri” dediğimizgrup sorumlularına ise bilişim sorumlularınınmenü elemanlarına ek olarak kendi gruplarınınhavuzuna düşen talepleri yönlendirebilecekleribir ekran, Talep tiplerini, bölüm kodlarını,yeni kullanıcıları tanımlayabilecekleri ve takipamaçlı raporlara ulaşabilecekleri bir ekran yetkisiverildi.Yazılım aşamasında, modüler, tekrar kullanılabilir,anlaşılabilir yapıya uygun olarak geliştirmeyapılmasına özen gösterildi.3. Veritabanı TablolarıVeritabanı olarak mysql veritabanı kullanıldı.Yeni bir veritabanı kullanıcısı tanımlanarak bukullanıcıya ilgili tablolar üzerinde gerekli yetkilertanımlandı. Kullanıcı bilgilerinin tutulduğukullanıcı Tablosu, girilen taleplerin tutulduğutalep tablosu, talep tiplerinin ve hangi grubaait olduğu bilgilerinin tutulduğu talep_tanimtablosu, bölüm bilgilerinin tutulduğu bolumtablosu, talep durum kodları bilgilerinin tutulduğutalep_durum tablosu oluşturuldu. İlişkiselveritabanı mantığı ile bu oluşturulan tablolararasında mantıksal bağlar kuruldu.4. SonuçSistem, Kasım 2009 ayı itibarı ile hayata geçirildive istenilen amaçlara ulaşılmış olduğugörüldü. İşlerin takibi ve yönetimi, hizmet kalitesiniarttıracak yönde gelişim gösterdi.Yapmış olduğumuz Bilgi İşlem Online TalepTakip Sistemi ile, kullanıcıların problemlerinibilgi işlem departmanına daha kolay birşekilde iletmesi, yaşanılan fiziki zorluklarınaşılması, kullanıcı ile sorumlu arasındaki iletişimkarmaşasının önüne geçilerek telefontrafiğinin azaltılması, bilişim sorumlularınınplanlamalarını daha iyi bir şekilde yaparak işgüçlerini efektif kullanmaları, yapılan taleplerintakip edilerek unutulmalarının engellenmesi,bunların kayıt altına alınarak sonradan çıkabilecekanlaşmazlıkların önüne geçilebilmesi,daha önceden karşılaşılmış bir problemin nasılçözülmüş olduğuna ilişkin kayıtlı bilgilere ulaşımimkanı vermesi, yönetimsel anlamda çalışanlarınperformansı hakkında bilgi vermesi,yönetim ve bilgi işlem departmanı arasında birraporlama aracı olarak ta kullanılabilmesi, departmanımızınverimliliğini ve servis kalitesiniarttırıcı önemli etkenler olmuşlardır.Şekil 2 Normal Kullanıcı MenüsüŞekil 1 Bilişim Koordinatörü MenüsüŞekil 3 Bilişim Sorumlusu MenüsüŞekil 4 Kullanıcı Giriş Arayüzü614Şekil 5 Talep Girişi -Talep Ekleme Arayüzü615