2011 YILI İDARE FAALİYET RAPORU-4.indd - Esenler Belediyesi

26
GENEL BİLGİLER
katılımcı ve hesap verebilir, yaşayan herkesin kendi
evi gibi göreceği yeni bir Esenler inşa etmek.” şeklinde
belirlenmiştir. Yöneticilerin ve çalışanların kurumun
misyonunu özümsemesi ve sahip çıkması amacıyla,
misyonun çeşitli iletişim araçları (pano, web sayfası,
aylık bülten gibi) ile duyurulması sağlanmış, kurumun
organizasyon şeması hazırlanarak, stratejik plan, performans
programı, faaliyet raporu ve web sitemiz vasıtasıyla
kamuoyuyla paylaşılmıştır.
Kurumun stratejik planında yer alan hedef ve amaçlarının
gerçekleştirilmesi konusunda İnsan Kaynakları ve Eğitim
Müdürlüğünce koordineli olarak insan kaynağının optimum
dağılımının sağlanması ve insan kaynağı ihtiyaç
analizi ve çeşitli eğitimler yapılmıştır.
KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı
Her yıl eğitim çalışmaları gerçekleştirilmiş ve
değerlendirilmesi de yapılmıştır. Ayrıca 2011 yılına
ilişkin eğitim planlamasına esas olmak üzere eğitim talepleri
Müdürlüklerden istenmiş ve planlama yapılmıştır.
Ayrıca yeni işe başlayan personel eğitim ve oryantasyona
tabi tutularak, kuruma daha hızlı adaptasyonları
amaçlanmıştır.
Personelin yeterlilik ve performansını gözden geçirmek
ve değerlendirmek üzere periyodik aralıklarla toplantılar
yapılmaktadır. Performansı yetersiz olan personeller
çeşitli aralıklarla eğitime tabi tutulmaktadır.
KOS4 Yetki devri
Yetki devirleri, belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen
yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak
belirlenmiş ve ilgililere bildirilmiştir. Yetki, önem ve kademe
zinciri içinde devredilmektedir. Yetki Devri eşitler
içinde en uygun personele devredilmektedir. Yetki devredenin,
yetki devredenlerce belirlenecek sürelerde yetki
devrine ilişkin bilgiler düzenli olarak paylaşılmaktadır.
2. RİSK DEĞERLENDİRME STANDART-
LARI
RD5 Planlama ve Programlama
Esenler Belediyesi’nin misyon ve vizyonu belirlenerek
katılımcı bir yaklaşım ile 2010-2014 Stratejik Plan
hazırlanmıştır. Stratejik Plan’da yer alan amaçlara ilişkin
ölçülebilir, ulaşılabilir ve süreli performans göstergeleri,
faaliyet ve projeler belirlenerek 2010 Mali Yılı Performans
Programı hazırlanmıştır.
Stratejik plan ve Performans Programının takibi ile faaliyet
raporunun hazırlanması amacıyla, yönetim bilgi sisteminin
önemli bir aracı olan web tabanlı “Stratejik Planlama
ve Kurumsal Karne Yönetimi Programı” adında bir
program alınmış ve kullanılmaya başlanılmıştır.
RD6 Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi
Risk belirleme ekibi oluşturulması çalışmaları
yapılmaktadır. Kurumumuzun amaç ve hedeflerine
yönelik risklerin belirlenmesi için tüm birimlerce yetkili
ve yetkin en az 3 kişiden oluşacak risk belirleme ekibi
oluşturularak, amaç ve hedeflere yönelik riskler belirlenecektir.
Oluşturulan risk belirleme ekipleri tarafından
hazırlanan risk değerlendirme raporları ile İç Denetim
birimince hazırlanan inceleme ve denetleme raporları
çerçevesinde birimlerin risk belirleme ekip üyelerinden
birer kişinin katılımıyla, Başkanlık Makamından
alınan olur doğrultusunda, oluşan risk değerlendirme
komisyonunca yılda en az bir kez olmak üzere periyodik
olarak risk analiz çalışmaları yürütülecektir. Yapılan risk
analiz çalışmaları sonucunda, risk belirleme komisyonunca,
belirlenmiş olan risklere karşı alınacak önlemler
ilgili birimlere gönderilerek, riskleri giderici ve
önleyici işlemlerle ilgili eylem planının oluşturulması
sağlanacaktır.
3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDART-
LARI
KF7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: Faaliyet alanları
ve riskler ile ilgili önleyici, yönlendirici, tespit edici ve
düzeltici kontroller yapılmaktadır. İş akış süreçlerinin
işlem öncesi ve sonrası kontrolleri yapılmaktadır. Belirli
periyotlarla muhasebe kayıtları ve demirbaş kayıtları
tespiti yapılmaktadır.
KF8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi:
Yetki devri ve görevlendirmeler yazılı hale getirilmiştir.
Prosedürler ve ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar
ve işlemin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar
olan bütün aşamaları kapsayacak şekilde düzenlenmiştir.
Gerekli altyapı oluşturulmuş ve güncellenmektedir.
KF9 Görev Ayrılığı İlkesi
Tüm iş ve işlemler aşama aşama farklı personeller
tarafından yapılarak oto kontrol sağlanmıştır. İşlemi yapan,
raporlayan, onaylayan ve kontrol eden personelin
ayrımı yapılmıştır. Örneğin Performans Programı, Mali
Hizmetler Müdürlüğü koordinasyonunda hazırlanır, Mali
Hizmetler Müdürlüğü bu programın izlenmesini ve kayıt
altına alınmasını sağlar, Teftiş Kurulu Müdürlüğü de
denetim görevini yerine getirir. Dolayısıyla işi yapanın,
raporlayanın ve denetleyenin ayrılığı sağlanmış olur.
KF10 Hiyerarşik Kontroller
Yöneticiler, yetki devirleri ve görevlendirmeleri çerçevesinde
iş ve işlemlerin birimleri tarafından iş akış
şeması ve standartları doğrultusunda yerine getirilip
getirilmediği konusunda kontroller yapar. Bu kontrolleri
raporlar veya tablolar aracılığıyla yerine getirirler. Yöneticiler
personelin iş ve işlemlerini periyodik aralıklarla
kontrolü sonucunda tespit ettiği olumsuzlukları söz konusu
personele bildirmekte olup, olumsuzlukların giderilmesi
için bilgilendirme faaliyetleri ve hizmet içi
eğitimler vermektedir. Birimlerce, görevinden ayrılan
personelin yürüttüğü görevin önemlilik derecesine göre
gerekli belgeleri de içerecek şekilde göreviyle ilgili
raporlar hazırlatılıp yerine görevlendirilen personele teslim
edilmesi yöneticiler tarafından sağlanmaktadır.