2011 YILI İDARE FAALİYET RAPORU-4.indd - Esenler Belediyesi

1.19. Yazı İşleri Müdürlüğü
A. Genel Evrak İşlemleri
a) Görevler:
• Belediye Başkanlığına çeşitli kamu kurum ve
kuruluşlarından gelen tüm resmi evraklar ile vatandaş
öneri, istek ve şikâyetlerini içeren dilekçeler kabul
edilir, tarih-numara ve konu itibari ile ilgili birim adı
yazılarak kayıtlarının yapılmasından sonra Başkan
Yardımcısı tarafından havale edilir daha sonra evraklar
Zimmet Defteri ile ilgili birime imza karşılığında
verilir.
• Belediye Başkanlığı adına gelen resmi evrakların
ve vatandaş taleplerinin havale edilen müdürlük
tarafından yasal süresi içerisinde cevaplandırılıp,
cevaplandırılmadığının kontrolünü yapar ve Müdürlüklerle
koordine kurar.
• Kamu kurum ve kuruluşlarından belediyemiz ilan
panosunda duyurulmak üzere gönderilen ilan ve
duyuruların işlemlerini yapar neticesini kuruluşlara
bildirir.
• Belediyemiz Müdürlüklerinden Belediye dışına
giden tüm yazı ve tebligat gibi evraklar zimmetle
teslim alınır, bilgisayarda giden evrak programına
kaydını yaparak İlçe Belediye Başkanlıkları ve diğer
resmi kuruluşların kuryelerine kuryemiz tarafından
zimmetle teslim edilir.
• Belediyemiz Müdürlüklerinden gelen posta evrakları
için de Posta İrsaliyesi düzenlenerek, posta makinesinden
geçirilerek ilgili kurum, kuruluş ve şahıslara
iletilmek üzere P.T.T. ye teslim edilir.
• Başkanlık Makamından Müdürlüğe intikal eden teklif,
yazı, emirleri alır cevaplarını hazırlayarak ilgili
yerlere gönderir; takibini yapar sonuçlandırılmasını
sağlar, sonuç hakkında ilgililere cevap yazısını
hazırlar.
• Müdürlüğün yıllık faaliyet raporlarını hazırlayarak,
ilgili birimlere gönderir.
• Müdürlüğün avans ve ayniyat işlemlerini yapar.
• Bütçe kanununa göre her yıl Müdürlüğün bütçesini
hazırlayarak ilgili birime gönderir.
b) Faaliyetler:
Belediye Başkanlığına çeşitli kamu kurum ve
kuruluşlardan gelen tüm resmi evraklar ile vatandaş öneri,
istek ve şikayetlerini içeren dilekçelerin kayıt işlemleri
yapılarak kurye aracılığı veya P.T.T yolu ile teslimi
sağlanmıştır.
İcra Müdürlükleri, SGK Müdürlükleri, Mahkemeler
vb. Kurumlardan gelen açık artırma satış ilanları, vasi
tayini konularındaki ilan yazılarının takibi yapılarak
cevaplandırılmıştır. Vatandaşlardan gelen dilekçelerin
ilgili müdürlükler tarafından cevaplandırılıpcevaplandırılmadığının
takibi yapılmıştır.
162
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
Evrak Adet
Gelen Evrak 7922
Giden Evrak 3961
Dilekçe 2416
Posta Gelen 6701
Posta Giden 6701
Encümen Gelen Evrak 1958
Encümen Giden Evrak 1958
Meclis Gelen Evrak 127
Meclis Giden Evrak 127
B. Evlendirme İşlemleri
a) Görevler:
• Yapılan müracaat üzerine Medeni Kanunla getirilen
temel kurallara ve yönetmelik esaslarına uygun
olarak yasal evraklar tamamlanarak müracaatları alır.
• Mevzuatın ön gördüğü şekilde evlenme dosyasını
hazırlar Belediye Başkanının verdiği yetkiye istinaden
Belediye Başkanı adına evlenme akdini yapar.
• Evlenme cüzdanını düzenleyip verir, evlenmenin Nüfus
kütüklerine tescilini sağlar.
• Evlenme kütüğü ve dosyalarını iyi bir şekilde muhafaza
ederek denetim yapmak isteyen yetkililere
gerekli kolaylığı göstererek ve bu yetkililerce istenen
kütük, dosya ve belgeleri denetime hazır halde bulundurur.
b) Faaliyetler:
Evlendirme Memurluğumuzda 4052 adet evlenme
başvurusu alınmış olup, 3585 evlenme akdi
gerçekleştirilmiştir. Bunlardan 57’i yabancı evliliktir.
Ayrıca; evlenme akdini başka bir belediyede yaptırmak
isteyen 351 çifte izin belgesi verilmiştir. Evlenme
başvurusunda bulunup evlenme akdine gelmeyen 54 çiftin
müracaatı iptal edilmiştir. Evlilik kütüğüne kaydını
yaptırıpta evlenme akdine gelmeyen 17 çiftin evlilik
kütüğü cüzdanı iptal edilmiştir.