Araç Bakım Şirketi Bilgi Sistemi - Başkent Üniversitesi
Araç Bakım Şirketi Bilgi Sistemi - Başkent Üniversitesi
Araç Bakım Şirketi Bilgi Sistemi - Başkent Üniversitesi
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Yönetim Bilişim Sistemleri Dönemlik Proje Raporu<br />
“<strong>Araç</strong> <strong>Bakım</strong> <strong>Şirketi</strong> <strong>Bilgi</strong> <strong>Sistemi</strong>”<br />
<strong>Başkent</strong> <strong>Üniversitesi</strong><br />
<strong>Bilgi</strong>sayar Mühendisliği<br />
Yönetim Bilişim Sistemleri (Bil 483)<br />
20394676 - Ümit Burak USGURLU
İçindekiler<br />
İçindekiler................................................................................................................................... 2<br />
1. Amaç .................................................................................................................................. 2<br />
2. <strong>Sistemi</strong>n İncelenmesi.......................................................................................................... 2<br />
2.1. <strong>Sistemi</strong>n sınırları ............................................................................................................ 2<br />
2.2. Sistem Çevresi................................................................................................................ 3<br />
2.3. Sistem Girdileri .............................................................................................................. 3<br />
2.4. Sistem Çıktıları............................................................................................................... 3<br />
3. <strong>Sistemi</strong>n tanımı................................................................................................................... 3<br />
3.1. KİD................................................................................................................................. 4<br />
3.2. VAD ............................................................................................................................... 5<br />
4. Tanımlanan koşulların incelenmesi.................................................................................... 6<br />
5. Sistemde Veri Biriktirme ................................................................................................... 7<br />
5.1. Veri Yapıları................................................................................................................... 7<br />
5.2. Veri Giriş Ekranları........................................................................................................ 8<br />
6. Desteklenebilecek <strong>Bilgi</strong> Sistemleri .................................................................................. 11<br />
7. Donamım ve yazılımlar.................................................................................................... 11<br />
7.1. Donamımlar.................................................................................................................. 11<br />
7.2. Yazılımlar..................................................................................................................... 12<br />
8. Raporlar ve Çıktılar.......................................................................................................... 12<br />
9. Sistem Üzerine Yorumlar ve Sonuç ................................................................................. 12<br />
Kaynaklar ................................................................................................................................. 12<br />
1. Amaç<br />
Bu projede amaç araç yıkama ve bu konu ile ilgili bakım yapan işletmenin tüm işlem<br />
ve bu işlemlere ilişkin faaliyetlerinin bir Yönetim <strong>Bilgi</strong> <strong>Sistemi</strong>nin güncel bilgi teknolojilerine<br />
dayalı bir yapıda geliştirmesidir. Bu şekilde firmanın bakım sürecinin otomasyonunun<br />
sağlanması ile şirketin giderlerinin düşürülmesi ve müşteri takibi yapılarak müşteri<br />
memnuniyetinin arttırılması ile gelirin arttırılmasıdır. Ayrıca eklenecek diğer alt sistemler ile<br />
farklı alanlarda otomasyon ve tasarruf sağlanarak kârın arttırılması.<br />
2. <strong>Sistemi</strong>n İncelenmesi<br />
2.1. <strong>Sistemi</strong>n sınırları<br />
<strong>Sistemi</strong>n sınırları içinde olanları kolayca değiştirebileceğimiz şeyler olarak<br />
tanımlayabiliriz. Burada sistem olarak tüm işletmeye bakılmalı. Tüm işletmeye sistem olarak<br />
bakıldığında işletmenin çalışanları, sayısal yönetim bilişim sistemi (müşteri ilişkileri yönetim<br />
sistemi, araç bakım yönetim sistemi), mekanik bakım sistemleri (yıkama, yağlama araçları),<br />
yönetici(ler), çalışma saatleri, müşteri tanıtım kartı sistemin sınırlarını oluşturmaktadır.<br />
2
2.2. Sistem Çevresi<br />
<strong>Sistemi</strong>n çevresi sistem tarafından değiştirilemeyecek dış etkenler olarak<br />
düşünülebilir. <strong>Araç</strong> bakım işletmesi için bu etkenler müşteri, araçları, dış yönetimler<br />
(belediye, maliye, vb.), rakipler, hava şartları, tedarikçiler, işbirlikçi firmalar (benzin<br />
istasyonları, araba servisleri, vb.) gibi sıralanabilir.<br />
2.3. Sistem Girdileri<br />
<strong>Sistemi</strong>n belirlenmiş işlevini yerine getirebilmesi için ihtiyaç duyduğu öğelerdir.<br />
Sistem bu öğeleri işleyerek, kullanarak amacını yerine getirir. <strong>Araç</strong> bakım servisinde bu<br />
girdileri Müşteri (kendisi ve sayısal ortama girilen bilgileri), araç, para, malzeme (su, yağ,<br />
araç kokusu, antifriz, cila, vb.), enerji (elektrik, yakıt, insan gücü) olarak belirleyebiliriz.<br />
2.4. Sistem Çıktıları<br />
<strong>Sistemi</strong>n amaçlanan işlevini yerine getirmesi sonucunda çıktı olarak ürettiği son<br />
durum ürünlerini sistem çıktıları olarak adlandırabiliriz. Bu çıktılara araç bakım servisi için<br />
bakımı yapılmış araç, müşteri memnuniyeti, makbuz, fatura, raporlar (yönetici raporları,<br />
müşteri bilgileri), müşteri tanıtım kartı olarak belirleyebiliriz.<br />
3. <strong>Sistemi</strong>n tanımı<br />
<strong>Araç</strong> <strong>Bakım</strong> <strong>Şirketi</strong> <strong>Bilgi</strong> <strong>Sistemi</strong>nde amaç, <strong>Araç</strong> <strong>Bakım</strong> <strong>Şirketi</strong>nin bakım sürecinin<br />
otomasyonunun sağlanması ile şirketin giderlerinin düşürülmesi ve müşteri takibi yapılarak<br />
müşteri memnuniyetinin arttırılması ile gelirin arttırılmasıdır. Temel sistem tasarımda iki alt<br />
sisteme bölünmüştür. Alt sistemlerden birisi müşteri ilişkilerini yönetirken diğer alt sistem<br />
araç bakım sürecini yönetir.<br />
3
3.1. KİD<br />
Şekil 1 - Kaba İlişki Diyagramı<br />
4
3.2. VAD<br />
Şekil 2 – 0 Seviye Veri Akış Diyagramı<br />
5
4. Tanımlanan koşulların incelenmesi<br />
Müşteri İlişkileri Yönetim sistemi müşterilerin sisteme kayıt olması ile devreye girer<br />
ve müşterinin temel sistemdeki tüm işlemlerini yerine getirmek için arabirim oluşturur.<br />
Müşterinin sisteme kayıt olması ile müşteriye müşteri tanıtım kartı verilir, bu kart üzerinden<br />
müşteriye özel bir numara atanır ayrıca bu kart üzerinde sisteme kolay giriş sağlayacak RFID<br />
veya barkod bulunur. Sistem müşteriyi bu numara ile tanır ve tüm işlemlerini bu numara<br />
üzerinden takip eder.<br />
Sistemde araçlar müşteriden bağımsızlardır. Bir müşterinin birden fazla aracı<br />
olabileceği gibi bir aracın birden fazla sahibi olabilir. Bu yüzden araçlar sistemde ayrıca kayıt<br />
edilmektedir ve her bir bakım işlemi için araç ve müşteri ilişkilendirilmektedir. <strong>Araç</strong>lar plaka<br />
numaraları ile anahtarlandırılmaktadır.<br />
Müşteri aracına bakım yaptırmak için şirkete geldiğinde bir müşteri temsilcisi<br />
müşteriyi karşılar, müşteri temsilcisi, müşterinin numarasını, müşteri kartından sisteme<br />
barkod veya RFID vasıtasıyla okutur ve bakım yapılması istenen aracın plakasını seçer eğer<br />
daha önce o araca bakım yapılmadı ise, araç sisteme aracın bilgileri girilerek kayıt ettirilir.<br />
Müşteri ve araç belirlendikten sonra sistem müşterinin olası yaptırması gereken bakımları<br />
daha önce araç üzerinde yapılan bakımları inceleyerek önerir ve tüm bakım seçeneklerini<br />
listeler. Müşteri liste üzerinden yapılmasını istediği bakım tercihlerini işaretledikten sonra<br />
müşteri ilişkileri sistemi müşteriye bakım ücretinin ne kadar tutacağını ve bakımın ne zaman<br />
biteceğini bildirir. İsterse müşteri bakımı yaptırmak istediği özel bir ustası varsa onu her<br />
bakım için ayrı ayrı seçebilir. Daha sonra müşteri ilişkileri sistemi, araç bakım talebini araç<br />
bakım süreci yönetimi sistemine aktarır. Müşteri temsilcisi aracın anahtarı karşılığında<br />
müşteriye yapılacak işlemlerle ilgili bilgi içeren makbuz verir.<br />
<strong>Bakım</strong> süreci yönetim sistemi gelen bakım istekleri doğrultusunda şirketin insan gücü<br />
ve bakım kapasitesini planlamaktadır. Sistem aracın hangi saatlerde hangi bakım biriminde<br />
olacağını belirler. Eğer müşterinin usta tercihi varsa ona planlamayı bu tercihlere göre yapar.<br />
Bu işlemleri yaparken sistem ustanın çalışma saatlerinde dikkate alır.<br />
İlk bakım işleminin yapılacağı birime görev bildiriminde bulunur. Bu birimden bir<br />
eleman gelerek aracı müşteri temsilcisinden teslim alır. İlk birim araç üzerindeki işlemi<br />
bittikten sonra sisteme bunu bildirir. Ayrıca birim sisteme varsa oluşan aksaklıkları da bildirir.<br />
Sistem aracın bakım listesindeki ikinci sıradaki birime görev bildirimi yapar. İkinci birimden<br />
bir eleman ilk birimden aracı teslim alır. Bu işlem tüm bakım talepleri için sistemin belirlediği<br />
6
sıra ile tekrarlanır. Son bakım bittiğinde, bakımın bittiği birim sisteme bitti bilgisini girerken<br />
aracı müşteri temsilcisine teslim etmek üzere görevlendirilir. Bu şekilde <strong>Bakım</strong> Süreci<br />
Yönetim sisteminin görevi biter ve Müşteri İlişkileri <strong>Sistemi</strong> bu araç için göreve tekrar başlar.<br />
Aracını teslim almak için gelen müşteri, müşteri temsilcisinden aracının anahtarını<br />
bakım ücreti karşılığında fatura ve bakım raporu ile birlikte alır. Bu son işlem tekrar Müşteri<br />
İlişkileri Yönetim sistemi tarafından yerine getirilir.<br />
Müşteri İlişkileri Yönetim sisteminin yönetici arabirimi vasıtası ile müşteriler ile ilgili<br />
raporlar alınabilir. Bu raporlar doğrultusunda sistemin müşterilere özel promosyonlar<br />
göndermesi sağlanabilir. <strong>Bakım</strong> Süreci Yönetim sisteminin yönetici arabirimleri ile de<br />
yöneticilerin güncel ve dönemsel olarak şirketlerinin iş verimi hakkında raporlar alması<br />
sağlanabilir. Ayrıca bu arabirimler aracılığıyla görevlendirme değişikliği, vardiya değişikliği<br />
gibi genel sistem sınırları içersindeki öğeler üzerinde değişiklikler yapılabilir.<br />
5. Sistemde Veri Biriktirme<br />
Bu sistemin veri biriktirmesi sistemin daha kararlı hale gelmesi için önemlidir. Biriken<br />
veri ile müşteri kayıtlarının yapılması sıklığı azalacaktır. Buna bağlı olarak müşteri kabul<br />
süresi düşecektir. Müşteriler ve araçları hakkında bilgilerin birikmesiyle müşterinin profili<br />
çıkarılması kolaylaşacak. Bu profiller doğrultusunda müşteriye özel ve herkese genel<br />
promosyonlar yapılması kolaylaşacaktır. Veri birikiminin süreç yönetimini iyileştirilmesi<br />
içinde önemlidir. Yoğun talep saatleri belirlenerek bu saatlerdeki eleman sayısı arttırılabilir.<br />
Yoğun çalışan elemanların tespiti yapılabilir. Bu elemanlar desteklenerek verim artırımı<br />
yapılabilir.<br />
5.1. Veri Yapıları<br />
Sistemdeki veri yapıları aşağıdaki ER-Şeması ile gösterilmiştir. Her bir yapılan<strong>Bakım</strong><br />
ilişkisinde müşteri.ID, araç.plakaNo, <strong>Bakım</strong>.türNO, bakımPersoneli.perNO ve<br />
çalışmaZamanAralıkları.zamanID bulunmaktadır. Bu şekilde araç üzerinde yapılan her işlem<br />
yapılan<strong>Bakım</strong> tablosunda bulunmaktadır. Bu tablo üzerindeki sorgular ile pek çok bilgiye<br />
ulaşılabilmektedir.<br />
7
Şekil 3 - ER Diagramı<br />
5.2. Veri Giriş Ekranları<br />
Şekil 4 - Müşteri Giriş Ekranı<br />
8
Şekil 5 - Yeni Müşteri Kayıt Ekranı<br />
Şekil 6 - Yeni <strong>Araç</strong> Kaydı Ekranı<br />
Şekil 7 - <strong>Bakım</strong> Seçimi Ekranı<br />
9
Şekil 8 - Müşteri Karşılama Ekranı<br />
Şekil 9 - <strong>Bakım</strong> <strong>Bilgi</strong>leri Ekranı<br />
Şekil 10 - <strong>Araç</strong> Teslim Giriş Ekranı<br />
10
Şekil 11 - <strong>Araç</strong> Teslim Ekranı<br />
6. Desteklenebilecek <strong>Bilgi</strong> Sistemleri<br />
Yukarıda öngörülen sistem eklemelere açıktır. Bu sisteme tedarik yönetim sistemi<br />
eklenerek bakım sistemine gelecek girdilerin kontrolü sağlanabilir. Stok kontrolü ile fazla<br />
malzeme ve eksik malzeme gibi problemler giderilebilir. Karar destek sistemi eklenerek<br />
yöneticilerin hangi saatlerde kaç eleman çalıştıracağı sorusunun yanıtına destek verilebilir.<br />
Zaten bir tür CRM olan Müşteri İlişkileri Yönetim <strong>Sistemi</strong>ne ek özellikler eklenerek müşteri<br />
memnuniyeti arttırılabilir.<br />
7. Donamım ve yazılımlar<br />
7.1. Donamımlar<br />
Bu sistemin başarılı olabilmesi için merkezi bir sunucuya ve bu sunucuya bağlı<br />
istemcilere ihtiyacı vardır. Sistem üzerinde aşırı bir yük olmayacağından tek bir sunucu yeterli<br />
olacaktır. İstemciler üzerlerinde fazla yük olmayacağından “ince” (thin) olabilirler. İstemcileri<br />
ve sunucuları bir araya getirmek için kesinlikle bir ağa ihtiyaç olacaktır. Müşteri kartlarının<br />
okutulması için RFID ve ya barkod okuyuculara ihtiyaç olacaktır.<br />
Verimi arttırmak için zorunlu olmasa da çalışan personele PDA’ler verilerek gezgin<br />
iletişim ve verimlilik arttırılabilir. PDA’lerin ağa bağlanabilmesi için ayrıca kablosuz bir ağa<br />
ihtiyaç duyulacaktır.<br />
11
7.2. Yazılımlar<br />
Sistem öngörülen planlamada aşırı bir yük ile çalışmayacağından tek bir sunucu<br />
üzerinde uygulama ve veritabanı sunucuları çalışabilir. Bu sunucular web, web servisleri,<br />
XML ve SQL teknolojilerini desteklemelidir. Yazılımı örneğe indirgemek gerekirse, Linux<br />
bir sunucu üzerinde çalışan MySql ve Apache Web sunucusu üzerinde koşan PHP ile yazılmış<br />
uygulama olarak örneklenebilir.<br />
8. Raporlar ve Çıktılar<br />
Raporların verimli bilgiler verebilmesi için sistemin bir süre veri toplaması<br />
gerekmektedir. Yeterince veri toplayan sistem daha sonra yöneticilere çeşitli konularda<br />
raporlar sunabilir. Bu raporlara ve bilgilere örnekler sistemin en yogun olduğu saatler bilgisi,<br />
hangi görevli, hangi araçla ilgilendi bilgisi, araç sahipleri ve üzerlerinde görülen araçlar<br />
bilgisi raporu. İstenilen zaman aralıklarıyla sistemde mevcut araç sahipleri ve araç raporları<br />
üretilebilir, aylık kazanç raporlanabilir. Bu raporlar yapılan<strong>Bakım</strong>lar tablosu üzerinde<br />
yapılacak sorgular ve bu sorguların işlenmesi ile elde edilebilir.<br />
9. Sistem Üzerine Yorumlar ve Sonuç<br />
Tasarlanan bilgi sistem bir bilgi sisteminin temel dört özelliğine sahiptir. Bunlar Girdi,<br />
İşleme, Depolama ve Çıktıdır. <strong>Bilgi</strong> sistemi şirketin müşterilerinin bilgisini, araçlarının<br />
bilgisini, çalışanlarının ve çalışma saatlerinin bilgisini girdi olarak kabul ediyor. Bunları<br />
amaçları doğrultusunda işleyerek müşterilerin takibini ve bakım sürecinin takibini<br />
yapmaktadır. Sisteme ek sistemler ekleyerek de başka özellikler eklenebileceği de<br />
irdelenmiştir. Mevcut sistem girdileri de depolayarak tekrar veri girişini engellemekte,<br />
varolan verinin raporlanması ile de çeşitli çıktılar üretmektedir. Sistem bir bilgi sistemi<br />
açısından incelendiğinde bir bilgi sisteminin özelliklerini taşımakta ve görevlerini yerine<br />
getirebilmektedir.<br />
Kaynaklar<br />
• Yönetim <strong>Bilgi</strong> Sistemleri, Analiz ve Tasarım Perspektifi, Prof. Dr. Hadi<br />
Gökçen, Epi Yayınları, 2. Baskı.<br />
• Management Information Systems, Kenneth C.Laudon, Jane P.Lauden,<br />
Prentice Hall, 7. Edition, 2002.<br />
• http://www.wikipedia.com<br />
12
Change language