Zaman Yönetimi
Zaman Yönetimi
Zaman Yönetimi
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Zaman</strong> <strong>Yönetimi</strong><br />
Mehmet Nuri ÇANKAYA<br />
www.nuricankaya.com
<strong>Zaman</strong> <strong>Yönetimi</strong> Matriksi<br />
• Krizler<br />
• Son Günü Gelen İşler<br />
• Müşteri Sorunları<br />
önemli<br />
acil acil değil<br />
• Rutin İşler<br />
• Kesintiler<br />
• Çalan telefonlar<br />
• E-Posta<br />
• Randevusuz ziyaretçiler<br />
önemsiz<br />
• Planlama<br />
• Hazırlanma<br />
• Stratejik İşler<br />
• Gereksiz İşler<br />
• Gereksiz telefonlar<br />
• <strong>Zaman</strong> hırsızları<br />
• Fazla TV<br />
Kaynak : Franklin Covey
<strong>Zaman</strong> Kavramı<br />
<strong>Zaman</strong> hareketin bir fonksiyonudur.<br />
<strong>Zaman</strong>a hakim olma – Hükmetme.<br />
Amaçlar ve hedefler olmalıdır.<br />
<strong>Zaman</strong> insanı mutlu – mutsuz kılan<br />
araçtır.<br />
<strong>Zaman</strong>ı iyi kullanırsak sürekli<br />
yeterli zaman bulabiliriz
<strong>Zaman</strong> Kavramı<br />
<strong>Zaman</strong> kavramının ;<br />
Nasıl idrak edildiği,<br />
Nasıl kullanıldığı,<br />
Bir toplumdaki fertlerin ve toplumun<br />
Ġlim ve teknolojideki yerini<br />
Hayat Mutluluğunu<br />
Refah Seviyesini<br />
belirleyen en önemli, etkin bir faktördür.
<strong>Zaman</strong> Nedir ?<br />
Elle tutulamayan gözle<br />
görülemeyen ama yaĢamımızın<br />
merkezinde olan birĢeydir. <strong>Zaman</strong>,<br />
zamanı kullanarak ne yaptığınızdır.<br />
<strong>Zaman</strong> <strong>Yönetimi</strong> : Az zamanda çok<br />
iĢ yapabilmenizi sağlayarak, sadece<br />
iĢ yaĢamınızı değil tüm yaĢamınızı<br />
olumlu etkileyen tekniktir.
Ġçimizdeki DüĢmanlar<br />
Öncelik eksikliği<br />
Yetki vermeme<br />
Sürüncemede bırakma<br />
Plansızlık<br />
“DüĢmanla tanıĢtık, meğer düĢman<br />
bizmiĢiz.”
<strong>Zaman</strong> Kavramı<br />
<strong>Zaman</strong> Kavramının Özellikleri<br />
1. Evrensel bir kaynaktır<br />
2. Yeri doldurulamaz<br />
3. GeniĢletilemez<br />
4. Stoklanamaz
Yazılım Liderinin Rolü<br />
Proje ekibinin SWOT analizini<br />
yapabilmelidir.<br />
Böylece güçlü yönlerden max.<br />
faydalanırken, zayıf yönleri<br />
düzeltmeye çalıĢır.
SWOT ANALĠZĠ<br />
SWOT ANALİZİ<br />
Strengths Kuvvetli Yönler<br />
Weaknesses Zayıf Yönler<br />
Opportunities Fırsatlar<br />
Threats Tehditler<br />
ĠÇ BÜNYE<br />
ANALĠZĠ<br />
ÇEVRE<br />
ANALĠZĠ
Verimlilik Nedir?<br />
Verimlilik = Çıktılar / Girdiler<br />
Küçük<br />
Orta<br />
Büyüklükteki<br />
İşletmeler<br />
Büyük<br />
İşletmeler
Neden Önemli?<br />
Milli Prodüktivite Merkezi<br />
İşçi başına üretim:<br />
Türkiye – $20bin hasıla/yıl<br />
Almanya – $52bin hasıla/yıl<br />
Mart 2002
<strong>Zaman</strong> Tuzakları<br />
Kötü Toplantılar<br />
Delegasyon<br />
Eksikliği<br />
Hayır Diyememe<br />
Randevusuz<br />
Ziyaretçiler<br />
Fazla Bürokrasi<br />
E-Posta<br />
Kararsızlık<br />
Telefonlar<br />
Öncelik<br />
Belirleyememe<br />
Zayıf ĠletiĢim<br />
Fazla Sorumluluk<br />
Alma<br />
Fazla Okuma
Nereden BaĢlamalı?<br />
Erken kalkma alıĢkanlığı edinin<br />
AlıĢkanlıklarınızı belirleyin<br />
AlıĢkanlık DeğiĢtirme Planı Uygulayın<br />
Bekleme <strong>Zaman</strong>ını En Aza Ġndirin
Erken kalkma alıĢkanlığı<br />
edinin<br />
AlıĢkanlıklar baĢarının anahtarıdır,<br />
baĢarılı insanlar iyi alıĢkanlıklar<br />
edinmekle kalmayıp baĢkalarının<br />
edinmedikleri ya da edinmeyi akıl<br />
bile edemedikleri alıĢkanlıklara<br />
sahiptirler.
AlıĢkanlıklarınızı<br />
belirleyin<br />
AlıĢkanlıklar sizin zamanınızı<br />
.çalabilirler. Tüm alıĢkanlıklar<br />
değiĢebilir.<br />
NASIL?
AlıĢkanlık DeğiĢtirme<br />
Planı<br />
DeğiĢtirmek istediğiniz alıĢkanlığı<br />
belirleyin<br />
Benimsemeyi planladığınız yeni<br />
alıĢkanlığı tanımlayın<br />
Kendinize küçük ödüller verin<br />
Eski alıĢkanlığa ait tüm öğeleri<br />
ortadan kaldırın, kaldıramıyorsanız<br />
yanına notlar koyun.<br />
Yeni alıĢkanlığınızı devam ettirmek<br />
için etrafınızdaki kiĢilerden yardım<br />
isteyin.
Bekleme <strong>Zaman</strong>ını En Aza<br />
Ġndirme Yolları<br />
Randevunuzu bir gün önceden teyit<br />
ettirin. Bu insanlara toplantıya vaktinde<br />
geleceğinizi gösterir ve onları da dakik<br />
olmaya yönlendirir.<br />
Toplantı yerine 5 dakikadan erken<br />
gitmeyin. Bu kaybedecek çok vaktiniz<br />
olduğunu gösterir.<br />
Toplantı saatini toleranslı verin<br />
Beklerken mutlaka birĢeylerle meĢgul<br />
olun<br />
Eğer insanlar sizi 15 dakikadan fazla<br />
bekletirlerse sizin üzerinizde hakimiyet<br />
kurmayı istedikleri düĢünülebilir. Böyle<br />
bir durumda beklediğinizi ama ayrılmak<br />
zorunda olduğunuzu bildirin. Bu karĢı<br />
tarafa gecikmenin sebebini mantıklı bir<br />
Ģekilde açıklama Ģansı da verir.
Günlük ĠliĢkiler ve <strong>Zaman</strong><br />
Kayıpları<br />
Sizi zamansız arayanlar: Uygun<br />
zamanınızı söyleyin ve o saatlerde<br />
kiĢilerin aramasını sağlayın. Yada<br />
telefonlara siz bakmayın, baĢkası<br />
baksın.<br />
Telefonda lafı uzatacağına emin<br />
olduğunuz biri var. NE<br />
YAPACAKSINIZ?
Telefonda kısa görüĢme<br />
teknikleri<br />
Telefon edeceğiniz kiĢiye önceden eposta<br />
atıp, konunun ana hatlarını<br />
belirleyin<br />
Telefonda planlanan konunun dıĢına<br />
çıkmamaya özen gösterin<br />
GörüĢmenin baĢında “çok değil sadece 5<br />
dakika kadar sürecek” derseniz,<br />
konuĢma için ayırdığınız süreyi de karĢı<br />
tarafa bildirmiĢ olursunuz.<br />
Nezaket kısmını çabuk geçin<br />
KarĢı tarafın meĢgul olduğunu ima<br />
ederek, çok uzadığını düĢündüğünüz<br />
konuĢmayı sonlandırabilirsiniz.
Günlük ĠliĢkiler ve <strong>Zaman</strong><br />
Kayıpları<br />
Beklenmeyen misafirlerden<br />
kaçınmanın yolları<br />
Öncelikle konuğunuz odaya<br />
girdiğinde ayağa kalkın ve öyle<br />
kalın. Konuğunuz gitmeden<br />
yerinize oturmayın.<br />
BirĢeyler ikram etmekten<br />
kaçının.
<strong>Zaman</strong> kaybettiren<br />
öğelerden kaçınma yolları<br />
Sizi iĢinizden alıkoyan kiĢileri<br />
belirleyin<br />
Sorumluluğu baĢkasının<br />
alabileceği proejelere hayır demeyi<br />
öğrenin<br />
Her zaman müsait olmayın.<br />
Kimin sizin zamanınızı hakettiğini<br />
iyi değerlendirin
<strong>Zaman</strong> Ustası<br />
Kendine<br />
ÇalıĢma Hayatına<br />
Evine<br />
Kültür ve ihtiyaçlarına ayırdığı<br />
zamanlarda<br />
Dengeyi Kuran
<strong>Zaman</strong>ımızın Planlaması<br />
<strong>Zaman</strong>ın %20si ,ĠĢlerin %80 i<br />
Acil iĢler despottur<br />
Yangın Söndürmek<br />
Etkili olmak<br />
MeĢgul olmak için değil Etkili olmak<br />
için maaĢ alıyorsunuz.
Pareto Analizi<br />
80 / 20 Kuralı :<br />
Pek çok ama<br />
önemsiz Durumlar<br />
veya sorunlar<br />
Pek az ama önemli<br />
Durumlar veya<br />
sorunlar<br />
Harcanan<br />
zamanın<br />
% 80’i<br />
Harcanan<br />
zamanın<br />
% 20’si<br />
Pareto zaman ilkesi<br />
Sonuçların<br />
% 20 si<br />
Sonuçların<br />
% 80’i
Ġyi Bir Yönetici<br />
Yalnız BaĢına ÇalıĢmaya<br />
GeliĢim projelerini tartıĢmaya<br />
<strong>Zaman</strong>ını nasıl harcadığını<br />
düĢünmeye zamanı yoksa<br />
GÜÇ DURUMDADIR
Değerlendirme ve Ayıklama<br />
1. Bu iĢi yapmasaydım ne olurdu ?<br />
2. Bu iĢi ben yapmasam ne olurdu?<br />
3. Bu iĢi ne kadar zamanda<br />
yapmalıyım?<br />
4. Bu iĢ için baĢkalarının bu kadar<br />
zamanını almam gerekir miydi ?<br />
5. BaĢkalarının benim bu kadar<br />
zamanımı alması gerekir miydi?
Günlük Plan<br />
A-Grubu iĢler : Çok Önemli iĢler<br />
B – Grubu iĢler : Önemli ama Acil<br />
olmayan iĢler. Yapılmazsa kıyamet<br />
kopmaz<br />
C- Grubu iĢler : Ayrıntılar , zaman<br />
kalırsa yapılacak iĢler
<strong>Zaman</strong> Çoğaltmak<br />
A grubu iĢler bitmeden B grubuna<br />
geçmeyin<br />
Amaca götürmeyen istekleri kibarca<br />
reddedin<br />
Zor iĢleri sabahın erken saatlerinde yapın<br />
Toplantılarda vakit kaybetmeyin<br />
Masanızda iĢ programı için olan iĢler<br />
olacaktır.
DEĞĠġĠK YÖNETĠM DÜZEYLERĠNDE YÖNETME VE UYGULAMA<br />
FAALĠYETLERĠNĠN ORANI<br />
Yönetim<br />
Kurulu<br />
Genel<br />
Müdür<br />
İlk amir<br />
YÖNETMEK<br />
( yetki devri )<br />
% 90 % 10<br />
% 10<br />
% 90<br />
% 30 % 70<br />
UYGULAMAK<br />
Bizzat yapmak
HAYDİ HEMEN ŞİMDİ<br />
ZAMANI ; HAYATIMIZA MAL ETMEYE ve<br />
EN ETKĠN KULLANMAYA,<br />
HAYATTA ; KENDĠMĠZ ve ÇEVREMĠZLE<br />
MUTLULULUĞU, BAġARIYI<br />
YAKALAMAYA.
Change language