GIS-policy för Falu Kommunkoncern

1Bilaga 1GIS-policy för Falu KommunkoncernMålning av Bo LarssonSyftet med GIS-policyn är att Falu Kommunkoncern på ett strukturerat sätt i samverkan med övrigt IT-stöd, skakunna nyttja GIS-teknik för bättre beslutsfattande, för effektivisering av verksamheter samt för förbättring avservice till medborgare, näringsidkare och besökare. GIS-policyn syftar också till en effektivare samverkan medandra myndigheter och organisationer. GIS-policyn etablerar inriktning, ansvarsfördelning och regler inom GISområdetsamt utgör en grund för lokala handlingsprogram för GIS och IT inom kommunkoncernens enheter.GIS-policyn är fastställd av Kommunstyrelsens verksamhetsutskott för Falu Kommun och föreslås, efternödvändiga beslut, även gälla bolag och övriga verksamheter inom Falu Kommunkoncern.Stadsbyggnadskontoret oktober 2000

2Bakgrund till GIS-policynKommunkoncernen har sedan 80-talet byggt uppdigitala kartor. Digital teknik har primärt använtsför att rationalisera framställning och ajourföringav kartan, inklusive därmed sammanhängandefältmätnings- och beräkningsarbete.Parallellt med uppbyggnaden av digitala kartor harFalu Kommun datoriserat register som används iverksamheten. Exempel på register ärförvaltningsövergripande information såsomfastighets- och kommuninvånarregister, men ävenverksamhetsspecifik information inom exempelvismiljö- och VA-området.Under 90-talet har utveckling av programvara ochdatorer gjort det möjligt att nyttja digitalageografiska data tillsammans med register i såkallade GIS (Geografiska InformationsSystem).GIS-teknik nyttjats framgångsrikt inomkommunkoncernen, t ex på Gatukontoret,Miljökontoret och Stadsbyggnadskontoret. Idagfinns närmare 20-talet olika verksamhetssystemsom på olika sätt nyttjar geografiska data i drift.Utöver detta har användare inomkommunkoncernen under de senaste åren erbjuditstillgång till geografisk information med hjälp avenkla Windowsbaserade GIS-program. GISprogrammenhar tillsammans med olikaverksamhetssystem mottagits mycket positivt ochbidragit till bättre beslut, effektivisering avverksamheten och ökad service till medborgarna.Den uppnådda effektiviseringen och förbättradeservicen kan belysas av ett uttalande från LarsNordström, som ansvarar för bygglovsärenden påStadsbyggnadskontoret:”- Vid telefonförfrågan angående bygglov tar jagidag fram fastighetskartan med Autoka-vy(kommunens enkla GIS-program) ochfastighetsinformationen via Tefat-systemet(kommunens fastighetsinformationssystem). Detgör att jag endast behöver ta fram aktuelladetaljplaner eller översiktsplaner manuellt. På såvis kan jag oftast ge besked direkt på förfrågan.Kunden blir nöjd och jag spar tid och har bättreunderlag för mina besked. Handläggningstidenhalveras i de flesta fall – och jag slipper att fåärenden som läggs på hög! Tack vare den nyatekniken har vi även kunnat ändra rutinerna vidregistreringen av bygglovsärenden och därmedeffektiviserat även denna del av bygglovsprocessen.På sikt ser jag möjligheter till ytterligareeffektivisering och förbättrad service genom attscannade detalj- och översiktsplaner kan görastillgängliga direkt från Autoka-vy.”Flertalet svenska kommuner arbetar idag med GIS– på ett mer eller mindre strukturerat sätt. Dettagäller även länsstyrelserna samt många av destatliga myndigheter som kommunerna samverkarmed. Ett flertal undersökningar av GIS i praktiskanvändning inom kommuner och liknandeorganisationer har visat på ettnytto/kostnadsförhållande på 4:1.4 0003 5003 0002 5002 0001 5001 00050001990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999>4ggr insatsenKostnad kkrNytta kkrKostnad- och nytta av GIS vid detaljplaneverksamhet inom Stockholms stad, källa Eken & Arken AB

3Utgångspunkter för GIS-policyEn ny syn på informationsteknikInformation är en strategisk resurs. Att skapa enklar struktur för hur information skall hanteras ochgöras tillgänglig är därför en ledningsfråga.Information är basen för nya digitala arbetsflöden.Information måste därför kunna beskrivas på ettstandardiserat sätt för att samverkan inom ochmellan myndigheter och företag skall vara möjligpå elektronisk väg.Den ständigt ökande mängden av information gördet också nödvändigt att skapa information ominformationen – d v s metadata.Förändringar i synen på GISGeografiska data är en integrerad del avinformationen i många olika verksamheter. Mångageografiska data är av gemensam karaktär ochmåste därför göras enkla att nyttja i fleraverksamheter.KompetensIT- och GIS-tekniken utvecklas i mycket snabb taktoch synen på hur information skall hanterasutvecklas hela tiden. Därför måste kompetenseninom GIS-området säkerställs både på bredd ochdjup inom kommunkoncernen.SamverkanDe frågeställningar och beslutssituationer vi ställsinför i kommunkoncernen blir alltmer komplexaoch måste kunna belysas allsidigt. Detta krävergemensam tillgång till information och arbetsflödensom går över gränserna mellan kommunkoncernensenheter. Detta kräver regler för samverkan kringinformation.En klar ansvarsfördelning och en ökadsamverkan och samordning mellankommunkoncernens enheter kring geografiska dataoch GIS blir därför nödvändig.Nyttan med GIS och geografisk informationUtvärderingar av GIS i praktisk användning visarpå ett nytto/kostnad-förhållande på 4.1. Enförutsättning för detta var ett strukturerathandlingssätt vid införande av system. Därförmåste en rutin för detta etableras inomokmmunkoncernenVerksamheternas eget ansvarVerksamhetsansvaret bör, eftersom informationbetraktas som en strategisk resurs, entydigt ävenomfatta ansvaret för de egna verksamhetssysteminklusive de verksamhetssystem som baseras påGIS-teknik.VerklighetenDatainsamlingBeslutGISEkonomiBefolkningKartaFastigheterPersonalAnalysGIS som beslutsstödssystem

4GIS-policy för Falu KommunkoncernGIS-policyn för Falu Kommunkoncern beskriverdels den generella inriktningen i olika frågor, delsregler som skall efterlevas och rekommendationersom bör efterlevas. Regler och rekommendationerförtydligas i separat dokument som kan erhållasfrån Stadsbyggnadskontoret.IT och GIS är frågor för ledningenGeografiska data och GeografiskaInformationssystem är liksom övriga data ochinformationssystem strategiska resurser inomkommunkoncernen.Kommunstyrelsensverksamhetsutskott skall därför via GIS-policyn geförutsättningar för att geografiska data ochGeografiska Informationssystem ska kunnautnyttjas på ett effektivt sätt. Kommunstyrelsensverksamhetsutskott skall tillse att GIS-policyn följsi kommunkoncernens olika verksamheter samt attGIS-policyn vidareutvecklas och hålls levande.Stadsbyggnadskontoret skall på uppdrag avKommunstyrelsens verksamhetsutskott följa uppefterlevnaden av och bevaka vidareutvecklingen avGIS-policyn.Verksamhetsledningarna inom kommunkoncernensenheter skall ansvara för de egnaverksamhetssystem som nyttjar geografiska datasamt de geografiska data enheten är dataägare till.Verksamhetsledningarna skall tillse att GIS-policynefterlevs inom verksamheten.Verksamhetsledningarna skall, med GIS-policynoch kommunkoncernens IT-inriktning som stöd,upprätta lokala handlingsplaner för IT och GIS.Dessa IT/GIS-planer skall utgöra en del av denårliga verksamhetsplanerings- ochbudgetprocessen.GIS som en del av ITGeografisk information och geografiskainformationssystem skall hanteras som enintegrerad del av kommunkoncernens IT-miljö. Därgeografisk information är nödvändig förverksamhetsprocesserna är inriktning attgeografiska data bör integreras iverksamhetssystemen. Det innebär att de ITtekniskakraven på de informationssystem somnyttjar geografiska data skall vara desamma somkraven på övriga informationssystem inomkommunen. Samråd skall därför ske medADB/Organisationskontoret vid upphandling ellerutveckling av verksamhetssystem som nyttjargeografiska data. Samråd skall också ske meddataägaren till geografiska data som planeras attanvändas i verksamhetssystem.Generella GIS-programvaror skall finnas föråtkomst av strategiska geografiska data. GenerellaGIS-programvaror skall ges samma status och stödsom andra gemensamma programvaror (t ex LotusNotes och Microsoft Office)Information om geografiska dataDe geografiska data som kommunkoncernenförfogar över skall göras kända och sökbara. Dettaskall göras genom att information om geografiskadata struktureras i en metadatabas. Metadata börgöras sökbara via ett Internet-baserattillämpningsprogram.Strategiska geografiska dataVissa geografisk data används i fler verksamheteroch förser andra system med data. Dessa data hardärför betydelse för kommunens totala verksamhetoch skall därför betraktas som strategiskageografiska data.Kommunstyrelsens verksamhetsutskott skall, enligtkriterier beskrivna i GIS-policyns regler ochrekommendationer, fatta beslut om vilka data somskall vara strategiska geografiska data. I det fallfrågor kring ägandet av strategiska geografiska dataoch ägandet av system som möjliggör nyttjande avstrategiska geografiska data ej kan lösas genomöverenskommelser mellan berörda enheter inomkommunkoncernen skall Kommunstyrelsensverksamhetsutskott fatta beslut om detta.För att säkerställa effektivt nyttjande, för att minskakostnader samt för att säkerställa kvalité skallstrategiska geografiska data hanteras ochfinansieras enligt särskilda regler. Detta innebär bla att strategiska geografiska data skall ”GISanpassas”,vara lättillgängliga och möjliga att nyttjamed hjälp av kommunkoncernens generella GISprogramvaror.Samverkan kring strategiska geografiska datamellan kommunens förvaltningar och kommunalabolag skall regleras i avtal. Dessa avtal kaninnebära avsteg från ovanstående principer.Nyttjande av strategiska geografiska data skallmöjliggöras för samtliga användare inomkommunkoncernen.Att nyttja strategiska geografiska dataFör att geografiska data skall kunna nyttjaseffektivt i praktiken krävs ett omfattande åtagandeavseende stöd, kompetens och data för de GISprogramvarorsom nyttjas. Detta innebär attprogramvaror för informationssökning, analys ochpresentation av strategiska geografiska data måstestandardiseras inom kommunkoncernen. Dessagenerella GIS-programvaror skall möjliggöraeffektivt nyttjande av samtliga strategiskageografiska data.Initialt skall de generella GIS-programvarornaomfatta en enkel GIS-programvara förinformationssökning och presentation samt ett mer

5avancerat verktyg som möjliggör koppling tillexterna databaser, analyser och kartframställning.För att befrämja användandet av strategiskageografiska data skall den rörliga kostnaden föranvändaren att komma åt dessa data inskränka sigtill kostnaden för eventuell programvara sombehöver installeras på användarens dator. För attförbilliga och förenkla användandet av strategiskageografiska data skall system etableras sommöjliggör sökning och presentation av geografiskinformation via Intranet/Internet.På sikt bör strategiska geografiska data utgöra endel av kommunkoncernens uppföljningssystem(datalagret). Målet är att verksamhetssystem nyttjarstrategiska geografiska data ska kunna läsa dessadata direkt i datalagret.Samtliga generella GIS-programvaror bör på siktkunna nyttja strategiska geografiska data direkt fråndatalagret.ADB/Organisationskontoret skall ansvara för förstalinjens användarstöd kring de generella GISprogramvarorna.Stadsbyggnadskontoret skallstödja ADB/Organisationskontoret i tekniska frågorkring de generella GIS-programvarorna.Dataägaren skall tillse att strategiska geografiskadata alltid finns tillgängliga för hämtning enligtGIS-policyns regler för dataöverföring.Beskrivning och utbyte av dataSamverkan kring geografisk information skaunderlättas såväl internt som externt. För attunderlätta samverkan kring geografisk informationinom kommunkoncernen skall gemensamma reglergälla för utbyte av data. Dessa regler föreskriverhur informationen skall beskrivas (begrepps- ochinformationsmodeller) samt filformat fördataöverföring. Syftet med detta är bl a attsäkerställa att data tolkas på ett entydigt sätt.Begrepps- och informationsmodeller samt metoderdataöverföring skall, där så är möjligt, baseras påfastställd svensk standard kring geografiskinformation.Utbyte av data mellan kommunkoncernens enheterskall generellt sett vara avgiftsfri.Utbyte av geografiska data mellan Falu Kommunoch bolag inom Falu Kommunkoncern samtkommunnära företag och verksamheter skall dockregleras i avtal. Dessa avtal kan innebära avstegfrån ovanstående principer.Geografiska data skall ges unika identiteter på ettsådant sätt att kopplingar mot främst ekonomi- ochdiariesystem möjliggörs.Införande av tillämpnings- och verksamhetssystemsamt nyttjande av geografiska data i dessa systemskall baseras på lokala handlingsplaner för IT/GISoch lokala beslut.Två viktiga målsättningar vid introduktion av nyatillämpnings- och verksamhetssystem är att viaverksamhetsnyttan snabbt få återbetalning pågjorda investeringar samt att minska riskerna vidsystemintroduktion. Taktiken vid introduktion börvara att introducera systemen med geografiska datai avgränsade delar av verksamheten (minimerarisken) samt att snabbt ersätta de manuellarutinerna (korta återbetalningstiden).Att införa GIS i verksamheten ska inte vara ettegensyfte. GIS bör införas i de fall det nyasystemet och de nya rutinerna bidrar till att höjaverksamhetens effektivitet, förbättrabeslutsfattandet, kvalitén eller servicegraden. Innanbeslut fattas om introduktion av nya system ochrutiner skall därför analys av den aktuellaverksamheten och en kostnads- ochnyttobedömning göras. Därutöver skall ett teknisktunderlag för anskaffning/utveckling av system tasfram.Anskaffning av system skall i första hand görasgenom upphandling av kommersiellt tillgängligasystem. I samband med anskaffning av system skallen införandeplan upprättas.3-5 år efter det att system satts i drift skall enkostnads- och nyttoutvärdering genomföras. Syftetär att jämföra faktiska kostnader och nyttor medden initiala kostnads- och nyttobedömningen för attpå så sätt generera en erfarenhetsbank.Kompetensförsörjning, utbildning och stödKompetens inom GIS-teknikens nyckelområdenskall säkerställas inom kommunkoncernen.Ansvaret för säkerställande av kompetens inom deaktuella ämnesområdena skall tilldelas lämpligenhet inom kommunkoncernen.Verksamhetscheferna inom berörda enheter börutse GIS/IT-specialister för de olikakompetensområdena. Dessa personer skall gesmöjlighet att bygga upp och underhålla kompetensmotsvarande StrateGIS-projektets etapp2 (GISsamordnarutbildning,se www.lst.se/strategis .)Verksamhetschefen skall även tillse att GIS/ITspecialisternafår möjlighet att bygga upp ochunderhålla den nödvändiga kompetensnivån inomde aktuella ämnesområdena. GIS/IT-specialisternaskall fungera som resurspersoner för den övrigaorganisationen.Respektive verksamhets IT-ansvarig bör ävenansvara för frågor som rör GIS och geografiskadata. I IT-ansvarigs åtaganden ingår att hålla sigàjour med aktuella verksamhetssystems utvecklingvad gäller hantering av geografiska data. De ITansvarigabör därför ges möjlighet att bygga uppkompetens motsvarande StrateGIS-projektetsetapp2 (GIS-samordnarutbildning, sewww.lst.se/strategis .)Utvecklingsarbete inom IT/GIS-området bördrivas i projektform. Projektgrupperna bör

6innehålla såväl verksamhetskunniga som GIS/ITspecialister.Stadsbyggnadskontoret skall ansvara för attsammankalla GIS/IT-specialister och IT-ansvarigatill samråd kring GIS/IT-frågor av gemensamkaraktär, t ex revision av GIS-policyn.Stadsbyggnadskontoret skall ges uppdraget attetablera en GIS-infosida på kommunkoncernensIntranet. Syftet med denna skall vara att geinformation om geografiska data (metadata),existerande GIS-tillämpningar samt planerade ochpågående GIS-projekt. I förlängningen bör även eninformationsbank med frågor och svar kringkommunkoncernens GIS-användning etableras påGIS-infosidan.Anskaffning av dataKostnaden för anskaffning eller uppbyggnad avgeografisk data är ofta betydande. För att minimerakostnader och för att undvika att samma dataskapas/anskaffas av flera enheter skall geografiskadata i första hand sökas inom kommunkoncernen.Detta skall framgent göras via den metadatabassom successivt byggs upp. Intill dessmetadatabasen är uppbyggnad skall samråd skemed Stadsbyggnadskontoret. Finns ej data inomkommunkoncernen skall data anskaffas genomförvärvande av nyttjanderätt eller egen produktion.Valet mellan egen produktion eller förvärvande avnyttjanderätt bör baseras på en kalkyl som äveninkluderar ajourföring av data/abonnemang påuppdatering samt på datas kvalité i förhållande tillden avsedda användningen.GIS för medborgare och externaintressenterGeografisk information presenterad på kartan är etteffektivt sätt att kommunicera och beskrivakomplexa samband. Kommunkoncernen bör därförutnyttja geografisk information som ett medel föratt öka medborgarnas engagemang. Detta kan idagrealiseras genom att nyttja möjligheten attpresentera geografisk information på www.falun.se.Detta kan t ex röra olika aktiviteter inomsamhällsbyggnadsprocessen.Geografisk information kan också användas för attöka servicegraden till kommunens invånare ochexterna intressenter. Detta kan t ex rörapresentation av lediga lägenheter och affärslokalersamt presentation av kommunens rika tillgångarinom idrott, friluftsliv, kultur och turism. Även härbör www.falun.se samt www.welcome.falun.se varade naturliga kanalerna.En stor del av de geografiska data som kommunendisponerar är av allmänt intresse för kommunensmedborgare.Kommunkoncernen bör därför ha offensiv hållningvad gäller att presentera geografisk information påwww.falun.se.Säkerhet, offentlighet och sekretessDen nya informationsteknologin får inte medföraatt kommunen gör avkall på de regler som finns närdet gäller säkerhet, offentlighet och sekretess. Närkommunen öppnar sina informationssystem motomvärlden blir säkerhetsfrågorna viktiga. Inomkommunkoncernens nuvarande, någorlunda slutna,system kan vi kräva att de anställda följer desäkerhetsbestämmelser som finns. Detta är intemöjligt om kommunkoncernen öppnar systemen förutomstående. Det kan dessutom finnas personersom har intresse av att förstöra informationen ikommunkoncernens system. Det måste därförfinnas en tydlig säkerhetsgräns mellankommunkoncernens interna system och deinformationssystem som öppnas mot omvärlden.GIS ger möjlighet att via kartan kombinerainformationskällor som annars skulle vara svåra attkombinera. Denna hantering ger en styrka menutgör också en risk för att den personligaintegriteten kan komma att äventyras om deninformation som man då erhåller används på felsätt.Personuppgifter som lagras i kommunens databaserär offentliga såvida inte ett utlämnande av uppgiftermedför att uppgiften behandlas i strid medpersonuppgiftslagen eller är förbjuden enligt regleri sekretesslagen. Inom kommunen är det främstpersonuppgifter inom socialförvaltningens områdesom skyddas.Varje medborgare har rätt att ta del av allmännahandlingar som förvaras hos kommunen. Dettagäller också information som finns i kommunensdatabaser. Allmänna handlingar skall på begäranlämnas ut såvida de inte ärsekretessbelagda enligt sekretesslagen.Personuppgifter får lämnas ut såvida det intemedför att uppgiften behandlas i strid medpersonuppgiftslagen. Den som vill ta del av enallmän handling skall vända sig till den somförvararhandlingen/informationen.Handlingen/informationen kan presenteras i formav visning på bildskärmeller genom att den sökande får en utskrift avhandlingen. Kommunen har rätt att ta ut en avgiftför utskrift av allmän handling enligt en avkommunfullmäktige antagen taxa.Varje styrelse och nämnd är ansvarig för atterforderliga tillstånd och licenser finns. Varjestyrelse och nämnd skall utse en person somansvarar för IT-säkerheten inom dessverksamhetsområde. Grunden för att uppnå högGIS/IT-säkerhet är en väl genomtänkt organisationoch en riskmedveten personal. Varje förvaltningoch kommunalt bolag är ansvarig för att desspersonal har erforderliga kunskaper för att hanteraGIS/IT-systemen på ett ur säkerhets-ochsekretessynpunkt riktigt sätt.

7Geodetisk grundstrukturEn förutsättning för allt arbete med geografiskadata inom kommunkoncernen är att vi hargemensamma regler för geodetiska referenssystem.För att på bästa sätt kunna utbyta data med externaparter och för att effektivt kunna nyttjakommunkoncernens geografiska data tillsammansmed rikstäckande data skall övergripande ochvedertagna geodetiska referenssystem användas.Stöd kring detta samt tillhandahållande av stomnät iplan och höjd samt transformationsformler skallStadsbyggnadskontoret svara för.Stadsbyggnadskontoret skall också svara förkompetens kring ny teknik inom området, t ex GPS(Global Positioning System).Analys av samhällsservice med hjälp av GIS, källa Konsumentverket

8Definitioner av begrepp som de används i GIS-policynBegrepp Definition KällaBegreppsmodellDataDatabasDataägareDatautbyteDataöverföringFalu KommunFalu KommunkoncernGenerell GIS-programvaraGIS/IT-specialistInformationInformationsmodellKommunnäraorganisationer och företagModell som beskriver begrepp, deras egenskaper och inbördesrelationer.Inom IT är data information som översatts till ett format som möjliggörbearbetning i informationssystem och överföring mellaninformationssystem. Data är alltså information konverterad till binäreller annan digital form.En databas är en uppsättning data som organiserats för att de lättare skakunna göras åtkomliga, administreras och uppdateras. Till databasen hörofta en databashanterare som ger användare möjlighet att kontrolleraskriv- och läsrättigheter, utforma rapporter samt att analyseraanvändningen av databasen m m.Den enhet inom kommunkoncernen som utsetts att förvalta, äger ellerförvärvat nyttjanderätt till vissa geografiska dataUtbyte av data mellan enheter inom kommunkoncernen eller medexterna parter.Överföring av datafiler mellan system eller databaser.Falu Kommuns förvaltningar, enheter och ledningsfunktioner.Falu Kommun och bolag där kommunen är majoritetsägare.Programvara som gör det möjligt att nyttja olika typer av geografisktdata för olika ändamål. Inom kommunkoncernen används begreppet föratt beteckna de programvaror besluts av KSVU och som bl a möjliggörnyttjande av strategiska geografiska data.Av kompetensansvarig förvaltning utsedd person med ansvar förkompetens inom visst eller vissa specialområden inom GIS/IT.Information är stimuli som har någon mening ur användaren/betraktarensperspektiv. Många – om inte alla – former av information kankonverteras till data. Ur IT-perspektiv kan vi säga: informationkonverteras till data, lagras och bearbetas i ett informationssystem somdata, för att sedan presenteras på ett sätt som gör det möjligt att uppfattaresultatet/presentationen som informationModell som beskriver och strukturerar begrepp och deras representationsom dataFöretag och organisationer i nära samverkan med Falu Kommunkoncern.STG (Handbok 167,GIS-Ordboken, 1996)www.whatis.comwww.whatis.comwww.whatis.comSTG (Handbok 167,GIS-Ordboken, 1996)Metadata Data som beskriver en datamängd STG (Handbok 171,Tekniskt Ramverk förgeografiskinformation)RegelRekommendationSystemförvaltareBilagt policyn finns ”Regler och rekommendation”. Dessa avser attkonkretisera och komplettera GIS-policyn för att underlättaanvändningen av policyn i praktiken. Regler anges med ordet skall.Policyns regler skall följas.Bilagt policyn finns ”Regler och rekommendation Dessa avser attkonkretisera och komplettera GIS-policyn för att underlättaanvändningen av policyn i praktiken. Rekommendation anges med ordetbör. Policyns rekommendationer bör följasEnhet som ansvarar för drift underhåll och vidareutveckling avtillämpningsprogramvara eller verksamhetssystem. Systemförvaltarekallas även enhet som ansvarar för generell GIS-programvara.Tillämpningsmodell Informationsmodell för visst tillämpningsområde STG (Handbok 171,Tekniskt Ramverk förgeografisk informationTillämpningssystemVerksamhetssystemInformationssystem som erbjuder nyttjande av en viss speciell mängddata eller en speciell databas.Informationssystem som stödjer viss process eller vissa processer inomen speciell verksamhet.