EDI för Visma Compact - Visma Spcs AB

Visma EDIEDI för Visma CompactVisma Compact2008-03-17InnehållInledningVisma EDI förenklar din vardag_______________________________________________________________ 2Att göra innan du startar_ ___________________________________________________________________ 3Identifiering för EDI________________________________________________________________________ 3Aktivering och inställningarSteg 1: Komplettera företagsinställningar_______________________________________________________ 4Steg 2: EDI-inställningar ___________________________________________________________________ 6Steg 3: ISO- och SI-koder___________________________________________________________________ 7Steg 4: Inställningar för EDI-kunder ___________________________________________________________ 9Testfakturor_____________________________________________________________________________ 13Skicka EDI-fakturorSkapa en EDI-faktura_ ____________________________________________________________________ 13Visning av EDI-fakturor i Hantera fakturor______________________________________________________ 14Skicka EDI-fakturor_______________________________________________________________________ 15Detta händer när du skickar EDI-fakturor_ _____________________________________________________ 16Markering när fakturan är skickad____________________________________________________________ 16Skicka om EDI-faktura_____________________________________________________________________ 16Kvittens________________________________________________________________________________ 17Skickade fakturor i loggen__________________________________________________________________ 18OrdlistaOrdlista_ _______________________________________________________________________________ 19InledningHär finns den information du behöver för att komma igång med Visma EDI. Informationengäller för samtliga moduler av programmet. Om en beskriven EDI-funktion enbart finns tillgängligi vissa versioner, är detta angivet.I detta häfte finns en kort introduktion till Visma EDI, information om vilka förberedelserdu behöver göra innan du startar arbetet med att aktivera Visma EDI och lägga in inställningarnai ditt program, samt en mycket viktig beskrivning av identifiering för EDI. Ta digtid att läsa igenom den.Obs!Notera du måste ha lägst version 5.1.0B av Visma Compact installerad för att kunna köra

EDI för Visma CompactVisma EDI.Visma Compact2008-03-17I avsnittet Aktivering och inställningar finns information om hur du aktiverar Visma EDIoch hur du lägger in nödvändiga inställningar.I avsnittet Skicka EDI-fakturor finns ett exempel på hur du skapar och skickar en EDIfaktura.I detta avsnitt finns även information om hur du i programmet ser vilka fakturorsom är EDI-fakturor samt var skickade fakturor arkiveras.Allra sist finns avsnittet Ordlista. Om du träffar på termer som är nya för dig när du läserdet här kan du få en förklaring i ordlistan.Obs!Alla bilder har tagits i Visma Compact 3000. Om du har mindre version av Visma Compactkan utseendet i bilderna skilja något.Visma EDI förenklar din vardagEDI står för Electronic Data Interchange och är ett samlingsnamn för olika standarderför att skicka och ta emot elektroniska dokument. Syftet med EDI är att undvika dubbelregistreringav affärstransaktioner och att göra flödet mellan företag snabbare, säkrare ochenklare.Visma har utvecklat en modern XML-lösning för EDI, Visma EDI. Den finns inbyggd i programmet.Med hjälp av Visma EDI kan du göra din hantering av fakturor effektivare genomatt du skickar fakturorna helt elektroniskt, direkt mellan ditt ekonomiprogram och det programsom dina kunder använder.En förutsättning är dock att dina kunder direkt eller indirekt är anslutna till Visma EDI.Alla företag som använder Visma Compact, Visma Administration, Visma Fakturering,Visma Förening eller Visma Avendo har möjlighet att ansluta sig till Visma EDI.Du kan dessutom välja att via Visma EDI skicka fakturor till kunder som inte kan ta emotVisma EDI-fakturor elektroniskt. Det kan i stället ske via en bifogad pdf-fil i ett e-postmeddelandeeller utskrift på papper och leverans med vanlig post.Med hjälp av Visma EDI kan du slippa all manuell hantering av fakturor och på så sättminska både kostnader och arbetstid.Dina data är väl skyddade. All överföring sker med https, som är en säker och krypteradöverföring. Den används till exempel vid banktjänster över internet.Du kan enkelt kombinera att fortsätta arbeta med vissa kunder och leverantörer på det traditionellasättet samtidigt som du kommunicerar elektroniskt med andra. Du styr detta med eninställning på respektive kund. För övrigt arbetar du med dina fakturor precis som vanligt.Detta kan Visma EDIVisma EDI hanterar följande fakturatyper:• Kundfaktura• KreditfakturaHur du kan arbeta med Visma EDI beror på vilken version av Visma Compact du har installerad:Funktion/Modul 500 750 1000 1500 3000Skicka kundfaktura • • •Skicka kreditfaktura • • •2

EDI för Visma CompactNär du har tecknat ditt avtal kan du skicka upp till 1500 EDI-fakturor per månad. KontaktaVisma Spcs försäljningsavdelning om du har behov av större volym.Visma Compact2008-03-17Att göra innan du startarInnan du börjar lägga in inställningarna för kunder måste du göra följande:1. Gör en överenskommelse med dina kunder om vilka fakturatyper du vill skicka och taemot som EDI-fakturor via EDI/XML.2. Kontrollera vilken kommunikationsidentifiering som respektive kund använder i VismaEDI. Kommunikationsidentifieringen är det organisationsnummer och, i förekommandefall, det EAN-lokaliseringsnummer som angivits i anmälan. På www.gs1.se hittar dumer information om EAN-lokaliseringsnummer. Om kunden har ett program sominte kommer från Visma kan även Annan mottagaridentifikation behöva användas.Meddela även respektive kund vilken kommunikationsidentifiering som du använder.3. Kontrollera om någon kund har krav på testfakturor. Se avsnittet Testfakturor underAktivering och inställningar för mer information.Obs!Rätt identifiering är absolut nödvändigt för att det ska fungera att skicka fakturor via Visma EDI.Se till att du får dessa uppgifter skriftligen från alla kunder/leverantörer du vill kommuniceramed.Identifiering för EDINär du till exempel skickar en faktura med posten är det viktigt att kunna identifiera vemfakturan ska skickas till. Det är också viktigt att veta vem som har skickat fakturan, eftersomden annars inte kan returneras till avsändaren i de fall där mottagaren inte kan hittas.Därför anger de flesta företag både det egna företagets och mottagarens adressuppgifter påkuvertet. Om någon uppgift saknas eller är felaktigt angiven på kuvertet, kan postpersonalenmånga gånger ändå leverera fakturan till rätt mottagare genom att gissa vad som ståreller borde stått på kuvertet.Visma EDI kan liknas vid en elektronisk postcentral där fakturor från en avsändare sorterasoch levereras till rätt mottagare. På samma sätt som vid vanlig postgång är det viktigt attkunna identifiera avsändare och mottagare, men vid elektronisk kommunikation finns detingen postpersonal som kan kontrollera adressuppgifterna. I stället sker alla kontroller elektroniskt.• Först kontrolleras att avsändaren finns registrerad i Visma EDI.• Därefter kontrolleras att mottagaren finns registrerad.KommunikationsidentifieringI Visma EDI används följande begrepp för kommunikationsidentifiering:• Organisationsnummer• EAN-lokaliseringsnummer• Annan mottagaridentifiering (för identifiering av vissa mottagare)De uppgifter som används för avsändaridentifiering anges under Register - Företagsinformation.Samtliga kunder som är anslutna till Visma EDI identifieras i första hand medorganisationsnummer. Detta innebär att du måste ange ditt organisationsnummer på flikenAllmänt under Register - Företagsinformation för att kunna skicka EDI-fakturor.Om du har flera enheter med samma organisationsnummer och vill att var och en av dessaska kunna skicka och ta emot EDI-fakturor, ska du som ett andra identifieringsbegrepp3

EDI för Visma Compactanvända EAN-lokaliseringsnummer. Det är då viktigt att du redan i anmälan till tjänstenanger detta. Det EAN-lokaliseringsnummer som ska användas för identifiering anges i fältetEAN-kod på fliken Allmänt under Register - Företagsinformation.Visma Compact2008-03-17De uppgifter som används för att identifiera mottagaren anges på fliken EDI i kundregistret.De allra flesta företag identifieras med organisationsnummer och/eller EAN-lokaliseringsnummer.Observera att organisationsnummer och i förekommande fall, det EAN-lokaliseringsnummersom ska användas för kommunikationsidentifiering ska anges på fliken Registerrespektive EDI.Genom Visma EDI är det även möjligt att kommunicera med ett antal företag som inte harett program från Visma. Vissa av dessa använder organisations- och/eller EAN-lokaliseringsnummerför identifiering, medan andra inte gör det. För att det ska vara möjligt attskicka fakturor till företag som inte använder något av dessa identifieringsbegrepp, finns detäven möjlighet att ange en annan mottagaridentifiering. Detta görs i fältet Annat mottagarid,på fliken EDI i kundregistret.Obs!Som kund hos Visma kan du inte identifiera ditt företag med hjälp av Annan mottagaridentifikationutan ska använda Organisationsnummer och vid behov Organisations- och EANlokaliseringsnummer.För att du ska kunna utbyta fakturor med en kund måste båda parter ha kännedom om varandrasidentifikationsbegrepp. Det är därför viktigt att ni klargör detta innan ni påbörjar denelektroniska kommunikationen.KundidentifieringFör kundidentifiering används följande identifieringsbegrepp:•••••KundnummerTjänsteleverantörsidOrganisationsnummerEAN-lokaliseringsnummerElektronisk referensOm din kund inte använder Visma EDI för att ta emot elektroniska fakturor utan en annanleverantör, kan du behöva ange en identifiering av den leverantören i fältet Tjänstelev.id påfliken EDI i kundregistret.Identifiering av dig som kund eller leverantör i motpartens programSom nämnts ovan är det inte säkert att din motpart har ett program från Visma utan ett annataffärssystem. Det är därför viktigt att du som avsändare kommer överens med din motpartom hur du ska identifieras i dennes leverantörsregister. Om din motpart inte använderorganisations- eller EAN-lokaliseringsnummer utan ett annat identifieringsbegrepp kan duanvända fältet Vår referens under Elektroniska referenser, på fliken EDI i kundregistret.Aktivering och inställningarI det här avsnittet finns beskrivningar om hur du aktiverar Visma EDI och gör inställningarför att EDI-kommunikationen ska fungera. Avsnittet innehåller även beskrivningar av deinställningar du behöver göra för de kunder du vill skicka EDI-fakturor till.Steg 1: Komplettera företagsinställningarInnan du aktiverar EDI och gör de inställningar som krävs bör du börja med att kontrollera4

EDI för Visma CompactVisma Compact2008-03-17Vid alternativet Använd proxyinställningar från webbläsare hämtas de inställningar somdin webbläsare använder. Du kan använda detta alternativ även om du inte har gjort inställningarför proxyserver i din internetanslutning.Om du vet att du inte använder någon proxyserver kan du markera alternativet Användingen proxyserver.Önskar du använda en annan proxyserver markerar du alternativet Använd en annan proxyserveroch skriver in servernamnet i fältet Adress. Om proxyservern inte använder port443 måste du fylla i fältet Port.Du kan kontrollera om du använder proxyserver genom att gå in på dina inställningar förwebbläsaren. I Internet Explorer gör du detta genom att först välja Verktyg - Internetalternativi menyraden, och sedan gå till fliken Anslutningar. Där klickar du på knappen LANinställningar.Steg 2: EDI-inställningarGör så här för att aktivera EDI och lägga in inställningarna för EDI-kommunikationen:1. Välj Register - Företagsinformation, fliken EDI.2. Markera rutan EDI aktivt för att aktivera EDI-funktionerna i programmet.Användarnamn och lösenord används för att verifiera att rätt företag försöker kommunicera6

EDI för Visma Compactmed Visma EDI. Du anger användarnamn och lösenord en gång i programmet och däreftersparas dessa uppgifter. Lösenordet kommer att krypteras med punkter och kan inte utläsasefter det att du skrivit in det.Visma Compact2008-03-17Om du vill ange användarnamn och lösenord vid varje kommunikationstillfälle, måste duradera dessa manuellt och därefter skriva in dem på nytt när du vill skicka fakturor. Omdu väljer detta arbetssätt, är det viktigt att du förvarar uppgifterna om användarnamn ochlösenord på ett säkert sätt.3. Skriv vid Användarnamn in det användarnamn du har fått från Visma för att använda iVisma EDI.4. Skriv vid Lösenord in ditt lösenord för Visma EDI.5. Klicka på knappen Spara.Se vilka mappar som användsOm du vill se vilka mappar som används för EDI-kommunikationen gör du så här:1. Välj Register - Företagsinformation, fliken EDI.Normalt ska du inte behöva fundera på var filerna lagras men behöver du leta upp en fil, serdu i den här bilden vilka mappar som används.Obs!Mapparna följer inte med vid säkerhetskopiering av ditt företag.Steg 3: ISO- och SI-koderOm du använder Visma EDI måste dina valutakoder och landskoder vara godkända ISOkoder.ISO-koderna är standardiserade koder. Genom att använda ISO-koder säkerställs attavsändare och mottagare av elektroniska dokument betecknar valutakoder och landskoderpå samma sätt.Du måste även koppla dina enheter till rätt SI-kod. SI-koder är standardiserade koder förenheter. Genom att använda SI-koder säkerställs att avsändare och mottagare av elektroniskadokument betecknar varor och tjänster på samma sätt.Det är mycket viktigt att du gör detta innan du går vidare.7

EDI för Visma CompactISO-koder för valutorOm du i programmet arbetar med valutor måste du lägga upp dessa med korrekt ISO-kod.Om du inte arbetar med valuta kan du hoppa över det här steget.Gör så här för att lägga till en ny valuta:1. Välj Inställningar - Valuta.Visma Compact2008-03-172. Klicka på knappen . Ett fönster öppnas där alla tillgängliga ISO-koder för valutorenligt standarden ISO 4217 visas tillsammans med en benämning.3. Markera den valuta du vill lägga till och klicka på knappen Välj.4. Ange den köpkurs du får på banken i svenska kronor för en enhet av den utländskavalutan. Köpkurs används vid betalningar från kunder.5. Ange den säljkurs som du måste betala, i svenska kronor, för en enhet av den utländskavalutan. Säljkurs används vid betalningar till leverantörer.6. Klicka på knappen Spara.Obs!Valutorna och valutakurserna är gemensamma för alla företag som finns i programmets Företagslistaoch inte enbart det aktuella företaget.ISO-koder för länderInnan du börjar arbeta med EDI bör du lägga upp koder för de länder du kan behöva iadresser till kunder.Du lägger till en ny landkod så här:1. Välj Inställningar - Landkoder.2. Klicka på knappen . Ett fönster öppnas där alla tillgängliga ISO-koder för länderenligt standarden ISO 3166 visas tillsammans med en benämning.3. Markera den landkod du vill lägga till och klicka på knappen Välj.8

EDI för Visma Compact4. Klicka på knappen Spara.Visma Compact2008-03-17Obs!Landkoderna är gemensamma för alla företag som finns i programmets Företagslista och inteenbart för det företag som du just nu arbetar med.SI-koder för enheterI programmet måste du även koppla dina enheter till rätt SI-kod. De är baserade på UNECErekommendation 20 (United Nations Economic Commission for Europe).1. Välj Register - Företagsinformation, fliken EDI. Klicka på knappen SI-koder.2.Nu visas en lista på de enheter som finns upplagda i ditt företag under menyvaletRegister - Textregister, kategorin Enhetstexter.Du kopplar SI-kod till en enhet så här:1.Markera den enhet i listan du vill koppla en SI-kod till.2. Klicka på knappen Ändra. Ett fönster öppnas där alla tillgängliga SI-koder för enhetervisas tillsammans med en benämning.3. Markera den SI-kod du vill koppla till vald enhet och klicka på knappen Välj.4. Den valda SI-koden är nu kopplad till enheten.Steg 4: Inställningar för EDI-kunderI det här avsnittet finns information om de inställningar du kan behöva göra för de kundersom du vill skicka EDI-fakturor till. Du kan skicka EDI-fakturor till kunder om du harVisma Compact 1000, Visma Compact 1500 eller Visma Compact 3000.Grunduppgifter för EDIInställningarna för EDI gör du i huvudsak på fliken EDI, som är tillgänglig när du haraktiverat Visma EDI. Det är dock några uppgifter du kan behöva kontrollera och eventuelltkomplettera på fliken Register och Betalning.En kund måste kunna identifieras när du skickar EDI-fakturor. Det vanligaste sättet attidentifiera en kund i Visma EDI är med hjälp av organisationsnummer. Andra alternativ äratt använda ett EAN-lokaliseringsnummer eller eventuellt någon annan identifiering. Dessauppgifter anges/visas på fliken EDI. Mer information om identifiering finns i under Identifieringför EDI i avsnittet Inledning.Gör så här för att göra EDI-inställningarna för en kund:1. Välj Register - Kundregister.Nu öppnas kundregistret:9

EDI för Visma Compact2. Välj den kund du vill göra EDI-inställningar för och klicka därefter på fliken Register.Visma Compact2008-03-173. Lägg in ett organisationsnummer i fältet Orgnr om det ska användas som identifiering.Om du planerar att skicka EDI-fakturor som en bifogad PDF-fil via e-post till kunden gördu följande:4. Skriv in e-postadressen i fältet Epost.Om du planerar att skicka EDI-fakturor via vanlig post från Visma EDI till kunden gör duföljande:5.Kontrollera att rätt postadress till kunden finns inlagd. Komplettera om det behövs.6. Klicka på knappen Spara.Fliken EDINär du har kontrollerat inställningarna på fliken Register är det dags att gå till fliken EDI.1. Klicka på fliken EDI. Nu visas de inställningar för EDI du kan göra på kunden.10

EDI för Visma CompactVisma Compact2008-03-17De fakturatyper som finns tillgängliga är Kundfaktura och Kreditfaktura.Val av fakturatyperGör dina val under Dokumenttyper så här:1. Markera de fakturatyper du vill kunna skicka som EDI-dokument till kunden.För varje fakturatyp gör du sedan följande val:2. Ange förvalt utskriftsval för fakturatypen.De olika alternativen är:ValEDI/Brev AEDI/Brev BEDI/PDFEDI/TEST-XMLEDI/XMLInnebär attFakturan skrivs ut via Visma EDI och skickas som A-postbrev tillkunden.Fakturan skrivs ut via Visma EDI och skickas som B-postbrev tillkunden.Fakturan skickas som en bifogad PDF-fil i ett e-postmeddelandetill kunden. För att du ska kunna göra detta val måste det finnasen e-postadress angiven till kunden samt en e-postadress till dig,eftersom e-postmeddelandet går i retur till din adress om det intekan nå mottagaren.Fakturan skickas som en elektronisk testfaktura via Visma EDItill mottagaren. Någon mottagaridentifiering måste vara angiven.Fakturan skickas som en elektronisk faktura via Visma EDI tillmottagaren. Någon mottagaridentifiering måste vara angiven.Obs!Innan du kan börja skicka några EDI XML-fakturor till en kund måste du komma överens omdetta med kunden.3. Har du valt EDI/Brev A, EDI/Brev B eller EDI/PDF väljer du vilken mall som ska11

EDI för Visma Compactanvändas vid utskrift. Vid EDI/XML behöver du inte välja någon mall eftersom fakturanskickas elektroniskt.Följande mallar kan du välja mellan:Visma Compact2008-03-17MallINB12BINB12CINB13BINB13CING001BeskrivningEn mall för grafisk faktura med PlusGirots inbetalningskort utan OCR.En mall för grafisk faktura med PlusGirots inbetalningskort med OCR.En mall för grafisk faktura med Bankgirots inbetalningskort utan OCR.En mall för grafisk faktura med Bankgirots inbetalningskort med OCR.En mall för grafisk faktura utan inbetalningskort.Obs!Genom Visma EDI är det möjligt att skriva ut avier med OCR-referens både till PlusGirot ochBankgirot. För att du ska kunna använda dig av OCR-avier måste du först teckna ett särskiltavtal med PlusGirot, om du använder PlusGiroavier, eller med din bank, om du använder bankgiroavier.Du behöver däremot inte skicka testfakturor till PlusGirot respektive Bankgirot förkontroll av OCR-referensens placering. Visma har ett generellt tillstånd att trycka denna typ avavier.4.Välj antal kopior som ska skrivas ut för fakturatypen och som ska skickas till kunden.Vid EDI/XML ska du inte välja antal kopior eftersom fakturan skickas elektroniskt.Behöver du skicka testfaktura innan du börjar kommunicera elektroniskt med en kund väljerdu utskriftsvalet EDI/TEST-XML. När du gjort detta kommer alla nya fakturor som duskapar till kunden få utskriftsvalet EDI/TEST-XML.Obs!Glöm inte att byta utskriftsval när testförfarandet är över.Id vid kommunikationI de här fälten visas de uppgifter som används av Visma EDI för identifiering av mottagaren,det vill säga kunden, när du skickar fakturor till denne. Det är mycket viktigt att duanger dessa uppgifter rätt eftersom mottagaren annars inte får de fakturor som du skickar.Ta därför för vana att alltid begära in dessa uppgifter skriftligen från mottagaren innan dubörjar skicka fakturor.Antingen Organisationsnummer (hämtas från fliken Register), EAN-lokaliseringsnreller Annat mottagarid måste vara ifyllt om du ska skicka via EDI/XML.Mer information om identifiering finns i avsnittet Identifiering för EDI.Om din kund inte använder Visma EDI för att ta emot elektroniska fakturor utan en annanleverantör, kan du behöva ange Tjänstelev.id som en identifiering av leverantören.Normalt räcker det med att mottagaren identifieras med organisationsnumret. Det kan dockfinnas fall där du även måste ange EAN-lokaliseringnummer. Om mottagaren har fleraarbetsställen som använder Visma EDI och dessa har samma organisationsnummer, behövsett EAN-lokaliseringsnummer för varje arbetsställe. Det finns också företag/organisationersom sedan tidigare är anslutna till en annan EDI-växel än Visma EDI och i dessa växlar kanreglerna för identifiering helt baseras på EAN-lokaliseringsnummer.På www.gs1.se hittar du mer information om EAN-lokaliseringsnummer.Om någon annan mottagaridentifiering krävs kan du skriva in den här. Detta kan vara aktuelltom den EDI-växel i vilken mottagaren finns registrerad, varken hanterar organisations-12

EDI för Visma Compactnummer eller EAN-lokaliseringsnummer.Inga av de företag som är direkt anslutna till EDI-växeln Visma EDI identifieras med hjälpav Annat mottagarid.Visma Compact2008-03-171. Lägg in ett EAN-lokaliseringsnummer i fältet EAN-lokaliseringsnr för kunden om detbehövs.2. Lägg in uppgifter i fältet Annat mottagarid om det behövs.3. Klicka på knappen Spara.Elektroniska referenserDetta är valfria fält som du kan använda för att ange en elektronisk referens hos kundenoch hos dig. Uppgifterna ska endast användas för att hitta rätt avsändare och mottagare närfakturan väl har nått mottagarens affärssystem. Om din kund använder sig av elektroniskareferenser får du de uppgifterna från din kund.I Vår referens kan du ange den elektroniska referensen för företaget som specifikt gällerEDI-kommunikationen. Denna referens bifogas sedan elektroniskt till kunden.I Er referens kan du ange den elektroniska referensen för kunden som specifikt gäller EDIkommunikationen.Denna referens bifogas sedan elektroniskt till kunden.1.Lägg in uppgifter om elektroniska referenser, om det behövs.2. Klicka på knappen Spara.Nu är inställningarna för en kund klara. Se till att göra motsvarande inställningar för alla dekunder du ska skicka EDI-fakturor till.TestfakturorInnan du börjar skicka fakturor elektroniskt kan det vara bra att först skicka några testfakturor.Vissa mottagare kräver även att du gör detta innan den riktiga kommunikationen kaninledas.På varje kund kan du välja EDI/TEST-XML som Utskriftsval.Observera att de fakturor som har markeringen testfakturor kommer att hanteras som en riktigfaktura i programmet. Detta innebär bland annat att lagersaldon och lagerantal kommeratt påverkas samt att fakturan kommer att ingå i reskontran.I andra affärssystem kan hanteringen av testfakturor fungera på ett annorlunda sätt. Det ärdärför viktigt att du stämmer av med mottagaren om hur denne ska hantera testfakturor, detvill säga om den ska hanteras som en riktig faktura eller inte.Skicka EDI-fakturorI det här avsnittet finns information om hur du skapar och skickar EDI-fakturor, hur du servilka av dina fakturor som är EDI-fakturor och var skickade fakturor arkiveras.Skapa en EDI-fakturaDu skapar ett EDI-faktura på samma sätt som du skapar en vanlig faktura. När du skaparen faktura för en kund som har inställningen att fakturatypen ska kunna skickas som EDIfakturaär denna möjlig att skicka som en EDI-faktura. Skapar du en faktura för någon kundsom du inte har markerat för EDI kan denna enbart skrivas ut på vanligt sätt.Nedanstående exempel beskriver hur du skapar och skickar en kundfaktura som en EDIfaktura.1. Välj Program - Kundfakturering - Fakturering för att registrera en ny kundfaktura.13

EDI för Visma CompactNu visas arbetsbilden för kundfakturor. Så här kan den se ut:Visma Compact2008-03-17Det är det ingen skillnad alls, jämfört med att skapa en vanlig kundfaktura och du lägger inartikelrader på samma sätt som för en vanlig faktura.Tänk bara på att de enheter som du använder på fakturaraderna är kopplade till en SI-kodannars kommer du att få ett felmeddelande om detta vid registreringen.Klicka på knappen SI-koder under menyvalet Register - Företagsinformation, fliken EDIför att koppla en enhet till en SI-kod. Se avsnittet SI-koder för enheter för mer information.Obs!Alla fakturor som är skapade för en kund som har inställningen att kundfakturor ska kunnaskickas som EDI-fakturor syns i fönstret Hantera fakturor. Om fakturan inte är helt klar, varnoga med att markera rutan Ej färdig så att du inte råkar skicka iväg fakturan av misstag.Visning av EDI-fakturor i Hantera fakturorI Program - Kundfakturering - Hantera fakturor för respektive faktura ser du vilka fakturorsom är EDI-fakturor och vilka som inte är det. Se följande exempel:14

EDI för Visma CompactVisma Compact2008-03-17När du har aktiverat Visma EDI visas för EDI-fakturor bokstäverna E, S eller K (beroendepå status) i kolumnen mellan kolumnerna Belopp och Status. Om det är tomt i kolumnen ärfakturan ingen EDI-faktura.Förklaring till EDI-status:EDI-statusESKBeskrivningEj skickad.Skickad.Kvitterad.Skicka EDI-fakturorNär du ska skicka EDI-fakturor till Visma EDI gör du så här:1. Välj Program - Kundfakturering - Hantera fakturor.2. Välj status Ej skickad uppe till vänster. Listan över de EDI-fakturor som kan skickasvisas.Så här kan det se ut:15

EDI för Visma CompactObs!Alla skapade EDI-fakturor, som ännu inte har skickats, visas i listan. Om en faktura är påbörjadmen inte klar bör du märka denna med Ej färdig. Då visas den inte i listan.Visma Compact2008-03-173.Markera den eller de EDI-fakturor du vill skicka.4. Klicka på knappen Skicka EDI för att skicka fakturorna.Detta händer när du skickar EDI-fakturorÖverföringen av fakturor från din dator till Visma EDI sker i två steg, vilka vanligtvis utförsi en och samma uppkoppling. Först skickas de fakturor som du markerat, därefter hämtas enkvittensfil för var och en av dessa fakturor.Kvittensfilen genereras först när fakturan har kontrollerats och skickats till mottagaren.Detta kan ta några sekunder. Fakturan får då EDI-statusen K (Kvitterad). Om du inte använderen fast uppkoppling mot internet är det därför inte säkert att en kvittens hinner skickastillbaka till dig innan uppkopplingen bryts. I detta fall kommer fakturan fortfarande att haEDI-statusen S (Skickad), och du behöver då bara klicka på knappen Hämta kvittenser föratt uppdatera statusen.När alla fakturorna har skickats visas ett meddelande som talar om hur många fakturor somskickats.Obs!Visma EDI kvitterar alltså att fakturan har skickats till mottagaren men detta innebär inte attmottagaren har hämtat fakturan eller på något annat sätt behandlat den.Markering när fakturan är skickadNär en faktura är skickad som en EDI-faktura visas ytterligare information om detta i fönstretHantera fakturor. Så här kan det se ut:På bilden ovan ser du hur en kundfaktura markeras. Kolumnen för EDI visas nu med enmarkering för Skickat (bokstaven S). Fakturan blir även automatiskt markerad som utskriven.När fakturan kontrollerats och skickats till mottagaren uppdateras EDI-statusen tillKvitterad (bokstaven K).Skicka om EDI-fakturaNär en faktura skickats får den status Skickat (S) eller Kvitterad (K). Genom att klicka på16

EDI för Visma Compactknappen Sänk status kan du sänka statusen på en EDI-faktura till Ej skickad (E).Fakturan kommer då att ligga kvar i Hantera fakturor med EDI-status (E) Ej skickad. Dukan ändra i fakturan och skicka om denna, eftersom anledningen till att den inte kan skickastill mottagaren kan vara att någon uppgift måste ändras på fakturan.Visma Compact2008-03-17Obs!Har fakturan överförts till kundreskontran går det inte att ändra status till Ej skickad.KvittensKvittenshanteringen i Visma EDI innebär att Visma EDI kvitterar att fakturan tagits emotoch behandlats utifrån de instruktioner som du angivit. För de olika utskriftsvalen innebärdetta följande:• EDI/Brev A och EDI/Brev B: Fakturan har omvandlats till en så kallad printfil somhar placerats i kö för utskrift.• EDI/PDF: Fakturan har omvandlats till en PDF-fil och skickats till mottagaren viae-post.• EDI/XML: Fakturan har gjorts tillgängligt för mottagaren. För de kunder som använderVisma EDI innebär detta att det är möjligt att hämta fakturan.De olika kvittensmeddelanden som du kan få via Visma EDI är följande:Kvittensmeddelande i programmetDokumentet har skickats tillmottagaren.Dokumentet kunde inte bearbetaspå ett korrekt sätt vid överföringentill mottagaren. Kontrolleraatt alla uppgifter är korrektifyllda och skicka dokumentetpå nytt.Det organisationsnummer somdu har angivit i dina företagsinställningarär inte samma organisationsnummersom du haranmält till Visma EDI. Kontrollerauppgifterna under Register- Företagsinformation fältetOrg. Nr.Du har skickat fler dokument änvad ditt avtal medger. KontaktaVisma Spcs Försäljningsavdelningpå telefon 0470-70 60 00.BeskrivningDokumentet har tagits emot av Visma EDI, bearbetatsoch skickats till mottagaren.Något har gått fel vid bearbetningen av dokumentetoch det kan därför inte distribueras vidare till mottagaren.Du måste därför kontrollera de uppgifter duangivit i dokumentet och därefter skicka om det.Det organisationsnummer som du angav när duanmälde dig för tjänsten är inte samma organisationsnummersom du angivit under Register - Företagsinformationfältet Org. Nr. Dessa måste överensstämmaför att filen ska kunna behandlas.I grundutförandet av tjänsten Visma EDI är det endastmöjligt att skicka 1500 dokument per månad. Omdu har behov av att skicka fler dokument, måste dukontakta Visma Spcs Försäljningsavdelning för attändra ditt avtal för Visma EDI. Om du får detta meddelandehar du överskridit den kvantitet som ditt avtalmedger.17

EDI för Visma CompactKvittensmeddelande i programmetDin programversion är för gammal.Installera den senaste programversionenoch skicka därefterdokumentet på nytt.För att kunna skicka PDFdokumentbifogat i ett e-postmeddelandemåste både din ochmottagarens e-postadress varaangivna. Kontrollera att du angivitkorrekta e-postadresser.För att kunna skicka försändelsersom brev måste både dinoch mottagarens adresser varaangivna. Kontrollera att du angivitkorrekta adressuppgifter.BeskrivningNär du använder Visma EDI är det mycket viktigt attdu använder den senaste programversionen av VismaCompact eftersom det annars finns risk för att tjänsteninte kommer att fungera i alla delar. Ett krav för attanvända Visma EDI är därför att du har serviceavtalför ditt program. Genom serviceavtalet garanteras attdu alltid har tillgång till den senaste programversionen.När du väljer att skicka PDF-dokument bifogade ie-postmeddelande kommer Visma EDI att genereraett e-postmeddelande där din e-postadress står somavsändare och mottagarens som mottagaradress. Ome-postmeddelandet inte kan levereras till mottagarenkommer det att returneras till dig på samma sättsom om du hade skickat meddelandet från ditt egnae-postprogram. Det är därför mycket viktigt att duanger både din och mottagarens e-postadress på ettkorrekt sätt.När du väljer att skicka brevförsändelser kommerVisma EDI att skapa en brevförsändelse där dinadress används som avsändaradress och din kund ellerleverantörs adress som mottagare. Om brevet inte kanlevereras till mottagaren kommer det att returneras tilldig på samma sätt som om du själv hade skickat brevet.Det är därför mycket viktigt att du anger både dinoch mottagarens postadress på ett korrekt sätt.Visma Compact2008-03-17Skickade fakturor i loggenI arkivet för skickade EDI-dokument visas alla fakturor som du har skickat via Visma EDI.Välj Register - Logg EDI-dokument.Nu visas exempelvis:18

EDI för Visma CompactI listan ser du bland annat när fakturan skapades och hur många sidor den består av. Markeraden faktura du vill veta mer om och ytterligare information visas i rutan under.Visma Compact2008-03-17OrdlistaI det här avsnittet finns förklaringar till termer som är använda i texten och även några andratermer du kan träffa på när du diskuterar EDI med kunder. Ordlistan är sorterad i bokstavsordning.OrdAffärssystemAvsändaridentifieringB-postbrevDokumenttyperDokumentväxelEANEAN-lokaliseringsnummerEDIEDI/FörstaklassbrevEDI/Brev BEDI/PDFEDI/XMLEDI-dokumentEDI-funktionEDI-kommunikationEDI-växelEkonomiprogramFörklaringDataprogram som används för bokföring, faktureringmed mera i ett företag (se även Ekonomiprogram).Identifieringsbegrepp som används för att identifieraavsändaren i Visma EDI.Försändelser som skickas som ekonomibrev.Dokument som kan skapas/registreras i exempelvis ettekonomiprogram.VAN-tjänst i vilken elektroniska dokument konverterasfrån ett format till ett annat (se även VAN).European Article Numbering (EAN) vars huvudsakligauppgifter är att tillhandahålla globalt användbaraidentifieringssystem för varor och tjänster samt internationellastandarder för kommunikation.Nummer för identifiering av företag, funktioner ochpersoner inom företag.Electronic Data Interchange = elektronisk dokumenthantering.Val som anger att mottagaren ska få en utskriven försändelsesom levereras som ett 1:a-klassbrev.Val som anger att mottagaren ska få en utskriven försändelsesom levereras som ett ekonomibrev.Val som anger att mottagaren ska få en utskriven försändelsesom levereras som en PDF-fil i ett e-postmeddelande.Val som anger att mottagaren ska få ett elektronisktdokument som levereras i det format och på det sättsom mottagaren kan hantera.Ett dokument som har formaterats till ett elektronisktformat. I Visma EDI används ett standardiserat XMLformatDe funktioner och programdelar i Visma Compact somanvänds för Visma EDI.Överföring av elektroniska dokument.En VAN-tjänst (se även VAN) i vilken elektroniskadokument konverteras från ett format till ett annat ochöverförs från avsändare till mottagare.Dataprogram som används för exempelvis bokföringoch fakturering i ett företag, en förening eller en organisation(se även Affärssystem).19

EDI för Visma CompactOrdElektronisk referensFörstaklassbrevGS1 SwedenHttpsHämtaIdentifieringsbegreppImporteraISOISO-koderKommunikationsidentifikationMottagaridentifieringProgramversionProxyProxyinställningarProxyserverSISI-koderSkickaVisma EDITjänsteleverantörsidFörklaringIdentifieringsbegrepp som används för att hitta rättavsändare i affärssystemet.Försändelser som skickas som förstaklassbrev.Tidigare EAN Sverige, se www.gs1.se.HyperText Transfer Protocol Secure. Ett säkert kommunikationsprotokollför att överföra information överinternet.När dokument hämtas från Visma EDI och överförs tillmottagarens dator.Kod som används för att identifiera avsändareeller mottagare vid elektronisk kommunikation. IVisma EDI används organisations- och/eller EANlokaliseringsnummer.I andra EDI-växlar kan andraidentifieringsbegrepp användas.När ett dokument överförs från hämta-listan till programmetsordinarie fakturaregister.International Organization for Standardization, detinternationella organet för standardisering.Koder enligt ISO-standard. I Visma Compact användsISO-koder för land och valuta.Identifiering av avsändare och mottagare i Visma EDI.Identifieringsbegrepp som används för att identifieramottagaren i Visma EDI.Visma Compact finns i fem versioner eller varianter.Dessa är Visma Compact 500, 750, 1000, 1500 och3000. Dessutom finns fem motsvarande varianter förredovisningsbyråer.Engelska för fullmakt, ställföreträdare eller ombud.Inställningar för internetkommunikation via en proxyserver.En dator i vilken en eller flera proxyapplikationer harinstallerats. Dessa kontrollerar trafiken mellan detinterna nätverket och omvärlden: Proxyservern fungerarsom ett ombud eller portvakt mellan den lokala datornoch internet.Förkortningen SI kommer från franskans SystèmeInternational d’unités, och är det internationella systemetför enheter.Koder för enheter enligt SI-systemet.När dokument skickas från avsändarens dator till VismaEDI och vidare till mottagaren.Visma VAN-tjänst (se även VAN) eller Dokumentväxel.Identifieringsbegrepp som används i vissa unika fall föratt identifiera den EDI-växel som mottagaren är anslutentill.Visma Compact2008-03-1720

EDI för Visma CompactOrdUNECEUNECE:s rekommendation 20UtskriftsvalVANVAN-tjänstXMLFörklaringUnited Nations Economic Commission for Europe,FN:s ekonomiska kommission för Europa.Rekommendation med koder för enheter som används iinternationell handel.Det val som anger hur en försändelse som skickas viaVisma EDI ska nå mottagaren. De val som finns ärEDI/Brev A, EDI/Brev B, EDI/PDF, EDI/XML ochEDI/TEST-XML. Det finns även ett blankt alternativsom kan användas om dokumentet inte ska skickas viaVisma EDI.Value Added Network, en tjänst som ökar användarensnytta av internet.Internettjänst som förmedlar ett mervärde.Extensible Markup Language, ett universellt formatför lagring och överföring av information.Visma Compact2008-03-1721

EDI för Visma CompactVisma Compact2008-03-17Visma Spcs AB, SE-351 94 Växjö • Växel 0470-70 60 00 • Fax 0470-70 60 10 • www.vismaspcs.seFörsäljning 0470-70 61 00 • sales@vismaspcs.se Support 0470-70 62 00 • support@vismaspcs.se