Vårdförbundet Arbetsgruppen medlemsstöd

VårdförbundetArbetsgruppen medlemsstöd

Innehållsförteckning1. Vilka är medlemmarna som ska få individuellt stöd ochrådgivning2. Användbara kanaler3. Konkreta och realiserbara förslag på verksamhet, serviceoch tjänster4. Kompetenskrav5. Förslag till organisation6. Nyckeltal

1. Vilka är medlemmar som ska fåindividuellt stöd och rådgivning?Yrkesverksamma inom de fyra yrkena som är anställda (frånnovis till expert)StudenterCheferLärareForskareEnsamarbetare (ex egen mottagning, huvudhandledare, egenföretagare)ArbetssökandePotentiella medlemmar (endast rådgivning om medlemskapeller inte)

2. Användbara kanaler genomvilka vi kan ge råd och stödWebben - hemsidanArbetsplatsnära (via förtroendevalda, medlemsmöten)Personligt möteSociala medierVF GoogleKollegialt (kollega till kollega)TelefonMailChattMedlemstidningenMedlemsutskick

3. Konkreta förslag påverksamhet, service och tjänster

3 A: Webben - hemsidanSynliggör visionen och våra målWebben ska vara användarvänlig för medlem och förtroendevald!Det måste tex vara enkelt att få tag på borttappadinloggningsuppgift!!!Snygg design, layout, lockas att titta in, aptitligtGe alla förtroendevalda samma verktygslådaInlogg ska krävas för att få ta del av fördjupad detaljinformationAktuella händelser - vad är på gång såväl lokalt som centraltAll anmälan till aktiviteter som VF har ska ske genom webbenSpecifik information för chefer bakom inloggningsmuren (spetsadoch användbar information för mig i min chefsroll)?VF Google. Se längre fram.”Fråga din expert” funktion som hanteras av call-centret. Möjlighetför medlem att ställa en direkt fråga och få snabbt svar. Callcenter, se längre fram.

3 B: VF GoogleEgen sökmotor a la Google som ska vara en egen sida (öppnaett nytt fönster)Specifika frågor med specifika svarSökmotorn söker bland vårt eget materialErfarenhetsbank, jag ska tex själv som medlem lägga in hurjag gjorde i semesterfråganFelskrivning => föreslår ”menar du det här?”I takt med att bokstäverna skrivs så listas sökträffarVill du läsa mer-tips, ex ny forskning osv med länkar till dessa

3 C: Sociala medierVF fortsätter att vara bäst bland fackförbunden inom socialamedier.Vi vill använda sociala medier för att synas i vardagen ochfånga intresse, göra reklamDet ska bygga på snabba budskap. Allmänheten ska snabbtkänna igen vilka vi är och vad vi gör (elevator pitch)Tv reklam, debattartiklar, delta i debattprogram, facebook,twitter, youtube, bloggar, wiki….Kliva fram och våga genom sociala medier för att på detta sättge råd och stöd till varandra! Detta kommer att avlastaförtroendevalda och tjänstemannaorganisationen.

3 D: Telefon, mail, chatt, Skype,App, smsSka knytas till ”call-centret” som har huvudansvar för dettaLive-chattVårdförbundet mailadress till alla förtroendevalda och startkittmed samma förutsättningarAnvända de media som finns (ex använda Skype i stället för dyrvideokonferensutrustning). Alla arbetsstationer ska därför hawebbkamera.Vårdförbundet ska tillhandahålla alla de lokaler som behövs.Arbetsgivarens lokaler finns därutöver.Sammanför vägarna till kontakt. Idag finns många vägar in tillförbundet och vi tappar bort saker på vägen.App a la FinansFörbundet att köpa i Appstore ”FrågaVårdförbundet”Sms tjänst – bra för påminnelser tex när bokat coach, anmäla tillårsmöten etc.

3 E:”Call center” (Medlemssupport) =navet för all kommunikationTillgänglighet 7 dagar i veckan (dagtid)Nationellt gemensamt – ett call center för hela förbundetBemannas av anställda i VF och som anställs just till call-centretServar mot webben, chatten och telefonenBeskrivning på webben vad detta är (call center verksamheten)Dem uppdaterar hemsidanTonval: tryck 1 om ditt ärende gäller lönefråga osv.Call-centret beslutar vilken kompetens som behövs och hur medlemmensbehov ska lösasCall-centret gör tillsammans med medlemmen en prioritering; akut, inomen vecka etc.Slussa direkt till rätt person som kan hjälpa medlemmenEtt väl fungerande call-center kommer att underlätta för förtroendevaldoch göra det mer attraktivt att vara förtroendevald.”Fråga din expert” funktion ska hanteras av call-centret.

3 F: Medlemssystem (nuvarandeKomet)Medlemssystemet ska bli mer användarvänligtMedlemssystemet ska ha en sökmotor som ger alternativ medalternativa stavningar, ex stavas Karlsson med C och/eller tvåS, Marit eller Maarit osv. Lista liknande stavningar.Lättare för medlem att själv gå in och ändra kontaktuppgifterViktigt att medlemssystemet kopplas ihop medärendehanteringssystem så att medlem själv kan följa och blidelaktig och ändra i sitt ärende (transparent)Medlemssystemet är ett eget system och ska inte höra till”webbpaketet”

3 G: Ärendehanteringssystem(Clara)Medlemmen ska kunna vara delaktigMedlemmen ska kunna följa sitt ärende (jmfr DHL har lämnatleverantör och kommer till Posten inom 2 arbetsdagar) ochändra, ta bort osv.Feedback inom 24 timmar! Då ska medlem veta hur ärendetkommer att hanteras. Prioritetsgraden bestäms av medlemmeni samråd med call-centret. Om klassificerat som akut => hjälpinom 24 timmar. Tacksam för svar inom en vecka tex => ”tackför din fråga vi återkommer inom xxx”Definitioner av prioriteringsgrader, exempel, stöd i vad jag kanförvänta mig och hur jag ska göra. Lathund.

3 H: Utbildning för medlemmenIllustrerande filmer tex förhandlingsteknik inför lönesamtal, skafinnas på hemsidan tillsammans med 10-punkters lista atttänka på.Egen utbildningsflik på hemsidan med en teaser som lockarmedlem att logga inFörtroendevalda har en egen utbildningsflik med inlogg för attkomma åt extramaterialFå med lokala chefer i utbildningar (webinar i glesbygd), ordnaegna utbildningar för chefer nationelltUtbilda medlem i att vara just medlem. Film – ”det här är VF fördig”.Kompetenskriterier för förtroendevalda – ”Körkort”

3 I: ArbetsplatsnäraMed arbetsplatsnära menar vi att det blir individuella ochpersonliga möten. Här ingår också medlemsmöten och mellankollegor.Det ska vara lätt att veta var man ska vända sig. Affisch påarbetsplatsen vem man ska vända sig till och vad vi kan erbjuda.Affischen utarbetas nationellt och ser likadan ut på allaarbetsplatser.Pin för förtroendevalda för att synliggöraÄmnescoach – spetsad mot de 4 yrkena, forskare, cheferna,ensamarbetare osv.Team – lokal förtroendevald + specialist (den som har rättkompetens) bildar ett team som möter upp live eller viavideokonferensMedlemmen kan beställa personligt möte med Vårdförbundet viawebben eller IRL

3 J: Rekrytera nyamedlemmar/behållaI medlemsregistret står examensdatum för studenter. Följ uppinom 6 månader! Se till att medlemssystemet automatisktskickar listor till förtroendevalda att ”nästa månad är det 6månader sedan x och y och z hade examen”. Denförtroendevalda ska på något sätt kontakta dessa.

4. Kompetenskrav

KompetenskravKompetensen finns till stor del redan idag i VF. VI behöver baratydliggöra vem som kan vad och de olika rollerna samt se till attcall-centret ger medlemmen rätt kontaktperson med rättkompetens.Körkort för förtroendevaldaCallcentretÄmnescoachKarriärcoachOmbudsmänJuristerAdministratörer

5. Förslag till organisation

Förslag till organisationVi uppfinner hjulet lokalt alldeles för mycket! Gör mer nationelltoch se till att det finns bra material för förtroendevalda att tillgåenkelt.Förändra nuvarande organisation så att traditionellalandstingsgränser suddas ut. Organisationen ska kunna svara uppmot medlemmens behov oavsett arbetsgivarorganisation.21 medlemscenter (utan styrelseansvar)5-6 regioner med styrelser som fattar beslut utifrån de lokalabehoven och förutsättningarnaFörtroendevalda avlastas med call-centret och genom att demslipper det lokala styrelsearbetet => får mer tid att jobba mermedlemsnäraBehöver därför ta fram mer och bättre material och verktyg förförtroendevalda att vara ute och möta medlemÄndra synen på fv uppdraget och gör det mer attraktivt och enkelt.Tydliga rutiner och bra material gör det enklare att vara fv.

6. Nyckeltal

Förslag till nyckeltalÖkad medlemsnöjdhet (100 %)Ökat medlemsantal (100% anslutningsgrad)Färre utträden (0)Fler förtroendevalda inom privata sektorn (alla arbetsplatser)Fler studerandemedlemmar kvarstår som medlemmar somyrkesverksamma (100%)Fler söker stöd hos VFDet ska finnas förtroendevalda på varje arbetsplatsDetta leder till visionen. VI ser att man bryter ner dessa mål idelmål.

Vad ska mätas för att nånyckeltalen”Nollmätningen” för hela organisationen ska göras regelbundetför att följa utvecklingen.Vid dippar ska särskild uppmärksamhet riktas mot dessaområden och åtgärder vidtas.Nöjdhetsmätningar om hemsidan: layout, användarvänlighet,hittat information, fått svar inom rimlig tid utifrånprioriteringsordningen som gjordes i börjanIndividuellt stöd/rådgivning:Med regelbundenhet slumpmässigt urval av medlemmar som varit i kontakt med callcentretoch som inte varit ii kontakt med call-centret. Dessa får likadanafrågeställningar som svarar på hur dem har upplevt stödet/rådgivningen från VF. Förstafrågan blir: har du varit i kontakt med VF den senaste månaden? Vad handlade dinfråga om? Fick du svar? Nöjd? Osv. Om inte varit i kontakt – vad skulle du vilja ha fåttsvar på?De som ger stöd har rätt kunskap och kompetens:Hur ofta team används i medlemskontakten och inom vilka områden.

Vad ska mätas för att nånyckeltalen forts.Medlem väljer själv kanal:Se till att alla våra möjliga vägar in till VF finns på plats och så ärdet upp till medlemmen att välja.Får svar inom 24 timmar: mäta tillgängligheten i call-centret(det vi mäter i 020 idag, men utvecklat)Vilken kontaktväg är mest frekvent – anpassa resursernaefter behoven