Ledning och styrning för öppenhet och mångfald - Nacka kommun

2012-10-241 (3)TJÄNSTESKRIVELSEKFKS 2012/577-001KommunstyrelsenLedning och styrning för öppenhet och mångfaldFörslag till beslutKommunstyrelsen noterar dokumentet ”Ledning och styrning för öppenhet och mångfald”till protokollet.Kommunstyrelsen ger stadsdirektören i uppdrag att genomföra ett utvecklingsarbete inomledning och styrning i enlighet med förslagen i stadsledningskontorets skrivelse.Kommunstyrelsen beslutar om budget för utvecklingsarbetet i samband medkommunstyrelsens internbudget.SammanfattningStadsledningskontoret har under sommaren och hösten 2012 tagit fram ett dokument sombeskriver Nacka kommuns organisation och styrsystem utifrån de beslut som fattats genomåren. Man ska dock ha med sig att människor sällan styrs i sitt praktiska görande av det somendast står skrivet, det som dessutom sägs blir mer styrande och mest av allt styrs människorav hur andra, i synnerhet de i ledande befattningar, gör. Stadsledningskontoret ser här vissabrister mellan vad som står skrivet, vad som sägs och vad som görs och föreslår attkommunstyrelsen avsätter medel för ett utvecklingsarbete som minskar detta gap. Detförankringsarbete som har gjorts kring dokumentet stödjer stadsledningskontoretsbedömning att verksamheten blir bättre för dem som bor och verkar i kommunen om vi istörre utsträckning lever efter styrsystemet i praktiken.ÄrendetEn rad beslut och praktiska tillvägagångssätt har format den organisation som idag utgörNacka kommun. I bifogad PM beskrivs Nackas system för ledning och styrning grundat påde beslut som över åren fattats av kommunfullmäktige och kommunstyrelse.Hur en organisation i praktiken fungerar, leds och styrs behöver inte stämma helt överensmed hur den i det skrivna och beslutade är tänkt att fungera. Organisationen fungerar såPOSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMERNacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167

2 (3)som människorna i organisationen agerar, inte minst de som har i uppgift att leda och styraandra. Människor styrs sällan i sitt praktiska görande av det som endast står skrivet, det somdessutom sägs blir mer styrande och mest av allt styrs människor av hur andra, i synnerhetde i ledande befattningar, gör. Med ledande befattningar avses här både ledandeförtroendevalda och tjänstemän.Detta är en viktig insikt att bära med sig när kommunen ska ledas och styras i enlighet medbeslutsfattarnas ursprungliga intentioner. Bifogad PM beskriver kartan, inte hur det alltidfungerar i verkligheten.Under hösten 2012 har bifogad PM varit underlag för diskussioner med förtroendevalda,direktörer och chefer i kommunen. Dessa diskussioner har visat att det finns ett gap mellanden tänka organisationen (kartan) och hur den fungerar i praktiken (verkligheten) blandannat inom följande områden:• De grundläggande styrprinciperna om ”Konkurrensneutralitet” och ”Delegeratansvar och befogenheter till lägsta effektiva nivå” efterlevs inte alltid i alla delar avorganisationen.• Dialogen mellan kommunens olika organisatoriska delar - politik,tjänstemannaorganisation och produktionsverksamheterna - behöver utvecklas införbeslut som kan få stora konsekvenser för enheter och verksamheter t.ex. i mål ochbudgetprocessen och i det som rör gemensamma administrativa processer.• Kunskap och förståelse för hur kommunens system för ledning och styrning ärtänkt att fungera behöver utvecklas inom hela organisationen, vilket förutsätter enkultur som fullt ut ligger i linje med Nackas vision och grundläggande värdering.• Kontinuerlig uppföljning och utvärdering av kommunens system för ledning ochstyrning behöver utvecklas t.ex. uppföljning av cheferna och enheternas resultatavseende både verksamhet och ekonomi.Det förankringsarbete som har gjorts kring dokumentet stödjer stadsledningskontoretsbedömning att det leder till en bättre verksamhet för dem som bor och verkar i kommunen,om vi i större utsträckning lever efter det beslutade styrsystemet i praktiken.Det ska vara lätt att göra rätt som medarbetare, chef och förtroendevald i Nacka. Det skaockså vara lätt att förstå vår organisation för externa aktörer och medborgare. Vårt sätt attorganisera arbetet måste bidra till ett ökat fokus på de vi är till för och en ökadmåluppfyllelse avseende både verksamhetsresultat och ekonomi inom alla områden.Stadsdirektören föreslår därför följande åtgärder under 2013 och 2014 för att minska gapetmellan hur kommunens organisation fungerar i praktiken och hur den är tänkt att fungeraenligt fattade beslut.1) Begränsa, tydliggöra och kommunicera styrande dokument.

3 (3)2) Förenkla och förbättra grundläggande administrativa stödprocesser inklusivestadsledningskontorets roll och organisation.3) Tydliggöra och säkerställa ledning och styrning av verksamhetsresultat och ekonomiinom myndighets- och huvudmannaorganisationen.4) Tydliggöra och säkerställa ledning och styrning av verksamhetsresultat och ekonomiinom den kommunala produktionen.5) Ta fram en samlad chefsstrategi som inkluderar rekrytering, introduktion,kontinuerlig kompetensutveckling och vid behov avveckling av chefer, för att säkraatt kommunens leds och styrs i enlighet med det system som är beslutat.6) Utveckla ett kontinuerligt kulturarbete för att säkra kommunens vision om Öppenhetoch mångfald och grundläggande värdering om att Vi har förtroende och respekt förmänniskors kunskap och egna förmåga – samt deras vilja att ta ansvar.7) Kommunicera kontinuerligt under utvecklingsarbetet både internt och externt.Ekonomiska konsekvenser och uppföljningDe beskrivna åtgärderna ovan förväntas leda till en enklare, tydligare och mer effektivstyrning och ledning av organisationen, något som kommer att leda till besparingar både påkort och lång sikt.Det samlade utvecklingsarbetet startar under senhösten 2012 och bör sedan stämmas av isamband med delårsbokslut och bokslut. Resultat och effekter av arbetet bör utvärderas isin helhet under år 2015.Kommunstyrelsen beslutar om budget för utvecklingsarbetet i samband medkommunstyrelsens internbudget.BilagaLedning och styrning för öppenhet och mångfaldLena DahlstedtStadsdirektörStadsledningskontoretMalin AnnergårdStrateg ledning och styrningStadsledningskontoret