PM till beslutet - Lunds universitet

EFH- Pilotprojekt EFH med processförändringsstöd hösten/vintern 2005/2006- Utvärdering av pilotprojekt och beslut om fortsatt implementering av EFHvåren 2006- Successivt genomförande av EFH med processförändringsstöd till helaorganisationen under 20065EI- EI för ett antal utvalda varugrupper påbörjas under 2006- Utvärdering och beslut om fortsättning på EI efter 6-12 månaders drift6. Påverkan på organisationenEtt framgångsrikt införande av EFH och EI innebär inte enbart ett projekt inriktat påinförande av ett tekniskt stödsystem för processerna, det innebär också storaförändringarna i organisationen och kräver beslut i frågor som påverkar andraadministrativa processer och system.Förändrade rutinerGenomförande av EFH och EI kommer att förändra arbetsinnehållet förekonomiadministratörer, beställare och prefekter/motsvarande. För att förändringarnaskall medföra effektivitetsvinster krävs samtidigt införande av organisatoriskaförändringar, samordning av vissa arbetsuppgifter från kostnadsställe till institutioneller på gemensam nivå i organisationen och att delegationsordningen förändras.För att fungera rationellt kräver EFH att alla fakturor adresseras till en förorganisationen gemensam fakturaadress.Arkivering av fakturor kommer inte längre att ske på papper påinstitutions/avdelningsnivå. Fakturor kommer att arkiveras elektroniskt i systemet ochvara tillgängliga där, pappersfakturor kommer att arkiveras direkt kopplat tillskanningfunktionen.Genom införandet av EFH och de processöversyner som görs i anslutning till dettaarbete skapas goda förutsättningar för ökad kvalitet inom administrationen vilket bl ager bättre besluts- och uppföljningsunderlag avseende universitetets olika verksamheteroch nivåer. Institutionerna får också goda möjligheter att i samband med införandet avEFH se över sina administrativa processer och organisationen av dessa.Krav på andra systemFör att minska antalet leverantörer och ytterligare effektivisera skanningprocedurenföreslår gruppen att alla utbetalningar till anställda görs via lönesystemet.Användaradministrationen i ett elektroniskt fakturahanterings- och inköpssystemmåste samordnas med universitetets katalogsystem LUCAT. Olika roller tilldelasindividerna i LUCAT och dessa roller styr sedan hur work-flow för hantering ochgodkännande av inköp och fakturor styrs i systemet. Kopplingen mellan systemenleder till stora krav avseende kvalitet på uppgifterna i LUCAT, in- och avregistreringarmåste göras på ett korrekt sätt och i rätt tid.Skanning och tolkning av pappersfakturor bör hanteras genom köp av tjänst frånextern leverantör. Inga fördelar kan påvisas med att bygga upp en intern funktion förskanning och tolkning, tjänsten finns att tillgå på marknaden till rimliga priser.

Total skattad kostnadssänkning vid fullt införande av EI uppgår alltså till istorleksordningen 40 Mkr.7På sikt kommer införandet av EFH och EI även att leda till besparingar på gemensamnivå. Pappershanteringen i samband med leverantörsupplägg försvinner och behovetav att ge rådgivning/service per telefon kommer att minska för de centralaservicefunktionerna. Ökad kvalitet i redovisningen kommer också att underlättaavstämningsarbete och minska behovet av rättelser.ProjektkostnadDet är i nuläget svårt att beräkna kostnaderna för projektet eftersom kravspecifikationännu inte färdigställts. Beräkningen bygger på indikativa prisuppgifter från möjligaleverantörer och först efter upphandling kan dessa kostnader beräknas mera exakt.Initial licenskostnad för tekniskt system beräknas till 2,6 Mkr inklusivekonsultkostnader och integrationskostnader mellan systemen och motredovisningssystemet. Kostnaden för egen personal och projektledare beräknas till 1,5Mkr för införande av tekniskt stödsystem och 1 Mkr för processförändringsstöd.Totalt ca 5 Mkr för pilotprojektet.DriftskostnadKostnaden för supportavtal för tekniskt system beräknas till ca 0,5 Mkr per år,personella resurser för drift, underhåll och kontinuerlig utveckling avfakturahanterings- och inköpsmodul samt inköpsfunktion uppskattas till 1,8 Mkrårligen och kostnaden för köp av skanningtjänst från extern leverantör beräknas till 0,7Mkr. Ett totalt införande av EFH och EI kommer troligen även att kräva investering ihårdvara, kostnaden är i nuläget närmast omöjlig att ange eftersom behovet styrs avvalet av system. En grov skattning pekar på en investeringskostnad på 1,5 Mkr med enårlig avskrivningskostnad på 0,5 Mkr under 3 år. Totalt ca 3,5 Mkr per år under de treförsta åren. Efter tre år beräknas driftskostnaden minska tack vare effektivisering avprocesser på den gemensamma nivån och färre leverantörer, färre pappersfakturor mm.8. ProjektorganisationBeställare/projektägare: förvaltningschefenStyrgrupp: cheferna för Ekonomienheten, IT-enheten och UPVProjektgrupp med projektledare: utses av styrgruppenReferensgrupper med representanter från institutioner och områdeskanslierExpertgrupperUtöver en projektorganisation för införande av tekniskt stödsystem krävs ocksåaktiviteter för information kring och stöd i verksamhetsförändring (organisation ochprocesser). Detta arbete bedrivs lämpligen i samverkan mellan projektorganisationen,KIA-projektet och områdeskanslierna. Det krävs då att resurser för stöd iförändringsprocessen allokeras till projektet, att KIA-projektets resurser fokuseras pådetta förändringsarbete och att områdeskanslierna avsätter tid och resurser för arbetet.