Lathund representation m.m. (59 kB - Nytt fönster) - Uppdaterad ...

Lathund representation m.m. Uppdaterad 2013-12-01Denna lathund ska ses endast som en vägledning och bygger på LU:s föreskrifter om representation (Dnr EK2011/37) samtSkatteverkets bestämmelser.Rekommenderad kostnad, momsavdrag, och konteringsanvisningar för ett antal händelser1)Representation som överstiger rekommenderad maxkostnad ska i varje enskilt fall godkännas i förväg avrespektive områdes kanslichef, förvaltningschefen för förvaltningen och USV eller rektor.2)Moms utöver maximalt momsavdrag bokförs som kostnad.3)Restaurangbesök med både 12% och 25% moms, momsavdraget 14 kr/personIntern representation avser anställda som uppbär lön eller arvode från LUFörmånstagaren är själv ansvarig för att måltider som medför förmånsbeskattning registreras i reseräkningssystemet.Institutionen ansvarar för att gåvor över godkända värden anmäls till lönehantering för förmånsbeskattning.Vid extern representation får antalet interna deltagare endast i undantagsfall överstiga antalet externa gästerVal av konto för representation (552000 eller 496000) där både externa och interna deltagare deltar avgörs av övervägande andelen,i andra hand kan syftet vara avgörande för valet av konto, men aldrig delad kontering.Personalfester/motsvarande får arrangeras högst 2 ggr per år.En deltagarförteckning/mottagarförteckning ska alltid innehålla för- och efternamn samt organisatorisk tillhörighetMed enklare förtäring menas dryck, halv fralla/bulle, frukt och godis. Fylld baguette, räksmörgås eller sallad ska förmånbeskattas.Händelse/Aktivitet Beskrivning händelse/Krav på verifiering Rekommenderad maxkostnexklmoms 1)Maximalt Förmånsbe-2) 3)momsavdragskattningKontoKommentarArbetslunch/middag pårestaurangArbetslunch/middag påarbetsställetTvå eller flera anställda träffas förgemensam lunch och diskussion iarbetsfrågor på en restaurang.Verifikation: restaurangnota,deltagarförteckningTvå eller flera anställda beställerlunch/middag till arbetslokalen, underpågående arbeteVerifikation: Faktura och /ellerrestaurangnota, deltagarförteckningSida 1 av 11inget momsavdrag ja 573200 Ska normalt inte förekommavid LUinget momsavdrag ja 573200 Ska normalt inte förekommavid LU

Händelse/Aktivitet Beskrivning händelse/Krav på verifiering Rekommenderad maxkostnexklmoms 1)Maximalt Förmånsbe-2) 3)momsavdragskattningKontoKommentarBegravningsblommorKrans, gravbukett, handbukett. Verifikation:Faktura samt namn på mottagareinget momsavdrag nej 495000/552000Blomsteruppvaktning viddisputation, födelsedag,anställds sjukdom elleranställningens upphörande.Verifikation: Faktura samt namn påmottagare250,00 krexklbudavgiftfullt momsavdrag nej 495000 Blommor eller gåvor till etthögre värde skaförmånsbeskattas från förstakronanDisputationslunchLunch för respondent, opponent,handledare, betygsnämnd.Verifikation: Faktura och/ellerrestaurangnota, deltagarförteckning650,00 kr 10,80/person vidmomssats 12%,22,50/person vidmomssats 25%,14,00/person sepunkt 3) ovannej 552000Disputationsuppvaktning"Dricks"Enklare uppvaktningBlommor eller gåva till disputandVerifikation: Faktura eller inköpskvittoI undantagsfall och får inte överstiga 5% avrepresentationskostnaden och ska rymmasinom maxkostnaden.Blommor vid disputation, födelsedag,anställningens upphörande. Verifikation:Faktura eller inköpskvitto250,00 kr fullt momsavdrag nej 495000 Blommor eller gåvor till etthögre värde skaförmånsbeskattas från förstakronan250,00 kr fullt momsavdrag nej 495000 Blommor eller gåvor till etthögre värde skaförmånsbeskattas från förstakronanSida 2 av 11

Händelse/Aktivitet Beskrivning händelse/Krav på verifiering Rekommenderad maxkostnexklmoms 1)Maximalt Förmånsbe-2) 3)momsavdragskattningKontoKommentarFruktkorg till anställdaTillgängligt för alla, tex i ett lunchrum.Verifikation: Fakturafullt momsavdrag nej 495000Hedersdoktor, ringar,frackhyra mmVerifikation: Faktura från leverantören fullt momsavdrag nej ring 638000frackhyra578920Räknas till kostnader förAkademisk högtidHedersdoktor, lunch,middagMåltid med externa gäster.Verifikation: Faktura och/ellerrestaurangnota, deltagarförteckningfullt momsavdrag nej 573200 Räknas till kostnader förAkademisk högtidInformationsmöte medenklare förtäring föranställdaAnställda bjuds på kaffe och bulleVerifikation: Faktura, deltagarförteckning100,00 kr 7,20/person vidmomssats 12%,15,00/person vidmomssats 25%nej 574700 Momsavdraget baseras på60,00 kr/personInformationsmöte medenklare förtäring förstudenter eller andraexterna mottagareDet bjuds på kaffe och bulleVerifikation: Faktura och deltagarförteckning100,00 kr 7,20/person vidmomssats 12%,15,00/person vidmomssats 25%nej 552000 Momsavdraget baserat på60.00 kr/personJulgåva till anställdaVerifikation: Faktura eller kvitto,mottagarförteckning450,00 krOBS inklmomsfullt momsavdrag nej 495000 Inga gåvor till välgörandeändamål. Blommor ellergåvor till ett högre värde skaförmånsbeskattas från förstakronanJullunch/JulbordAnställda bjuds på jullunch.Verifikation: Faktura och/ellerrestaurangnota, deltagarförteckning650,00 kr 10,80/person vidmomssats 12%,22,50/person vidmomssats 25%,14,00/person sepunkt 3) ovannej 496000 Räknas som personalfest,max 2 ggr/år.Sida 3 av 11

Händelse/Aktivitet Beskrivning händelse/Krav på verifiering Rekommenderad maxkostnexklmoms 1)Maximalt Förmånsbe-2) 3)momsavdragskattningKontoKommentarJulfest, kringkostnaderUtöver måltid enligt ovan, kringkostnadersåsom lokalhyra, musikunderhållning mm.Verifikation: Faktura + deltagarförteckning350,00 kr 45,00/person vidmomssats 25 %,21,60/person vidmomssats 12 %,10,80/person vidmomssats 6 %nej 496000 Momsavdraget baseras på180,00Kaffe till anställdaKonferensdeltagande,extern arrangörGratis kaffe från automat eller liknande tillanställdaVerifikation: FakturaLU-anställd deltar i konferens somarrangeras av annan än LU. Måltider ingår.Verifikation: Fakturafullt momsavdrag nej 495000fullt momsavdrag ja 481000 Utgår traktamente skall dettareduceras.Konferenskostnad, internkonferens på kursgårdKonferens på kursgård. Ikonferenskostnaden ingår helpension fördeltagarna. Arbete pågår hela dagarna.Verifikation: Faktura från kursgården,deltagarlista och programfullt momsavdrag nej 573200 Minst 6 timmar per dag måste varaavsatt för studier/motsv. för att fulltavdrag för moms ska tillåtas.Program/dokumentation avkursens/konferensens innehåll skabifogas.Konferenskostnad internkonferens på LUHeldagskonferens för anställda på LU, kaffefm, lunch och kaffe em ingår.Verifikation: Faktura, deltagarlista ochprogramfullt momsavdrag nej 573200 Minst 6 timmar per dag måste varaavsatt för studier/motsv. för att fulltavdrag för moms ska tillåtas.Program/dokumentation avkursens/konferensens innehåll skabifogas.Sida 4 av 11

Händelse/Aktivitet Beskrivning händelse/Krav på verifiering Rekommenderad maxkostnexklmoms 1)Maximalt Förmånsbe-2) 3)momsavdragskattningKontoKommentarLU-konferenser medexterna deltagareLU anordnar konferens och inbjuder externadeltagare. I konferensen deltar även LUanställda.Verifikation: Faktura för hotell, mat,lokalhyra, program och deltagarförteckning.fullt momsavdrag nej 573200/574000Minst 6 timmar per dag måste varaavsatt för studier/motsv. för att fulltavdrag för moms ska tillåtas.Program/dokumentation avkursens/konferensens innehåll skabifogas.Luciakaffe med glögg Verifikation: Inköpskvitton fullt momsavdrag nej 495000Lunch/middag, externrepresentationMåltid med externa gäster.Verifikation: Faktura och/ellerrestaurangnota, deltagarförteckning650,00 kr 10,80/person vidmomssats 12%,22,50/person vidmomssats 25%,14,00/person sepunkt 3) ovannej 552000Lunch/middag i hemmet,extern representationMåltid med externa gäster.Verifikation: Inköpskvitto, deltagarförteckning650,00 kr 10,80/person vidmomssats 12%,22,50/person vidmomssats 25%,14,00/person sepunkt 3) ovannej 552000 Ska tillämpas restriktivt.Särskilt viktigt med fullgodaunderlag.MassageMassage som erbjuds alla anställda videnheten. Verifikation: Faktura frånleverantör.fullt momsavdrag nej 495000Sida 5 av 11

Händelse/Aktivitet Beskrivning händelse/Krav på verifiering Rekommenderad maxkostnexklmoms 1)Maximalt Förmånsbe-2) 3)momsavdragskattningKontoKommentarPersonalutbildning/externkursAnställd deltar i kurs som anordnas avextern arrangör i arrangörens lokaler. Lunchingår i kursavgift som betalas av LU.Verifikation: Faktura från kursarrangören.fullt momsavdrag ja 481000 Utgår traktamente ska dettareduceras.Planerings/informationsmötenAnställda som deltar iplanerings/informationsmöte bjuds på lunch ianslutning till mötet. Verifikation: räkning frånrestaurang + deltagarförteckning450,00 kr 10,80/person vidmomssats 12%,22,50/person vidmomssats 25%,14,00/person sepunkt 3) ovannej 496000PromotionsmottagningMottagning med buffé för anställda ochexterna. Verifikation: Faktura frånleverantören och/eller restuarangnota samtdeltagarförteckning, t.ex. utdrag ur gästbok.fullt momsavdrag nej 573200ReklamgåvaArtiklar av förhållandevis obetydligt värdemed universitetets logotyp. Verifikation:Faktura från leverantören +mottagarförteckning200,00 kr fullt momsavdrag nej 638000Representation i hemmetMåltid med externa gäster. Antalet internadeltagare endast i undantagsfall överstigaantalet externa gästerVerifikation: Inköpskvitto, deltagarförteckning650,00 kr 10,80/person vidmomssats 12%,22,50/person vidmomssats 25%nej 552000 Ska tillämpas restriktivt.Särskilt viktigt med fullgodaunderlag.Sida 7 av 11

Händelse/Aktivitet Beskrivning händelse/Krav på verifiering Rekommenderad maxkostnexklmoms 1)Maximalt Förmånsbe-2) 3)momsavdragskattningKontoKommentarSammanträde med kaffeoch bulleVerifikation: Faktura och deltagarförteckning 100,00 kr 7,20/person vidmomssats 12%,15,00/person vidmomssats 25%nej 574700 Momsavdraget baserat på60,00 kr/person.StyrelsemöteLedamöterna bjuds på lunch. Verifikation:Faktura från leverantören och/ellerrestaurangnota samt deltagarförteckning.inget momsavdrag ja 573200Teaterbiljetter,musikunderhållning tillanställd i egenskap avjulklapp att användas förenskilt brukVerifikation: Faktura kvitto på teaterbiljettersamt deltagarförteckning450,00 krOBS inklmomsfullt momsavdrag nej 495000 Överstiger värdetbeloppsgränsen ska gåvanbeskattas från första kronan.Teaterbiljetter,musikunderhållning tillanställd i egenskap avkringkostnad tex vid julfestNär teaterbiljetten är kombinerad medmiddag. Verifikation: Faktura kvitto påteaterbiljetter samt deltagarförteckning350,00 kr 45,00/person vidmomssats 25 %,21,60/person vidmomssats 12 %,10,80/person vidmomssats 6 %nej 496000 Momsavdraget baserat på180,00/personUppvaktning blommorMedarbetare går i pension, anställningenupphör el dyl. Blomsteruppvaktning.Verifikation: Faktura eller inköpskvitto250,00 kr fullt momsavdrag nej 495000 Blommor eller gåvor till etthögre värde skaförmånsbeskattas från förstakronan.Sida 8 av 11

Händelse/Aktivitet Beskrivning händelse/Krav på verifiering Rekommenderad maxkostnexklmoms 1)Maximalt Förmånsbe-2) 3)momsavdragskattningKontoKommentarUppvaktning gåvaUppvaktning middagGåva tex vid 50-årsdag, längre tidsanställning (enl RSV 6 år) eller vidanställningens upphörande. Verifikation:Faktura från leverantören eller inköpskvitto,namn på mottagarenAnställda bjuds på middag vid medarbetarespensionering, anställningens upphörandeeller motsv. Verifikation: Faktura och/ellerrestaurangnota, deltagarförteckning15000,00 krOBS inklmomsfullt momsavdrag450,00 kr 10,80/person vidmomssats 12%,22,50/person vidmomssats 25%,14,00/person sepunkt 3) ovanSkattefrihet vidmax tvåtillfällen underanställningstiden (1 tillfälleutöverutmärkelsenför "nit ochredlighet")495000 Gåvan är ingen rättighet attfå för den anställde utan enmöjlighet från arbetsgivarenssida att ge utan attmottagaren blirförmånsbeskattad.nej 496000 Räknas som personalfest,får hållas högst 2 ggr per årUppvaktning tårtaAnställda bjuds på kaffe o tårta eller snackso dryck eller motsv i samband med t.ex.medarbetares pensionering elleranställningens upphörandeVerifikation: Faktura eller inköpskvitto,deltagarförteckning100,00 kr fullt momsavdrag nej 495000Uppvaktning vid anställdasbröllop, barnafödande etcBetraktas som privat kostnad och får ej belasta universitetets medelWorkshop, heldag med fikaoch lunchLU anordnar workshop. I programmet ingårkaffe och lunch.Verifikation: Faktura, deltagarlista ochprogramfullt momsavdrag nej 573200 Minst 6 timmar per dag måste varaavsatt för studier/motsv. för att fulltavdrag för moms ska tillåtas.Program/dokumentation avkursens/konferensens innehåll skabifogas.Sida 9 av 11

Händelse/Aktivitet Beskrivning händelse/Krav på verifiering Rekommenderad maxkostnexklmoms 1)Maximalt Förmånsbe-2) 3)momsavdragskattningKontoKommentarWorkshop, halvdag lunchLU anordnar workshop. I programmet ingårkaffe och lunch.Verifikation: Faktura, deltagarlista ochprograminget momsavdrag ja 573200 ska normalt inte förekommavid LUWorkshop, halvdag fikaLU anordnar workshop. I programmet ingårkaffeVerifikation: Faktura, deltagarlista ochprogram100,00 kr 7,20/person vidmomssats 12%,15,00/person vidmomssats 25%nej 574700Övertidsarbete, enklareförtäringSka intas på arbetsplatsen. Verifikation:Inköpskvitto + deltagarförteckning100,00 kr 7,20/person vidmomssats 12%,15,00/person vidmomssats 25%nej 574700Övertidsarbete, måltid Verifikation: Inköpskvitto +deltagarförteckninginget momsavdrag ja 573200 ska normalt inte förekommavid LUKontoBenämning481000 U Kursavgifter externa kurser ochkonferenser495000 U Personalvårdande åtgärder496000 U Intern representation552000 U Representation (Extern)573200 U Hotell och restaurang574000 U Vetenskapliga konferenser574700 U Förtäring vid sammankomster578920 U Övriga köpta tjänster638000 U Övriga varorMomssatsVaror och tjänsterSida 10 av 11

Händelse/Aktivitet Beskrivning händelse/Krav på verifiering Rekommenderad maxkostnexklmoms 1)Maximalt Förmånsbe-2) 3)momsavdragskattningKontoKommentar25%12%6%Alkoholhaltiga drycker vid restaurangbesökoch de flesta konsumtionsvarorMat vid restaurangbesök, livsmedel ochcateringTillträde till teater-, opera- ochbioföreställning samt till idrottsevenemangSida 11 av 11