Beräkningar av vissa förvaltningskostnader för ... - Statskontoret

Bilaga 4 tillStatskontorets rapport ”Arbetsförmedlingens förvaltningskostnader” (2012:16)Bilaga 4Beräkningar av vissa förvaltningskostnader förhanteringen av sakanslagen år 2011Inledning och metodDenna bilaga redovisar våra beräkningar av vissa kostnader för den direktahanteringen av sakanslagen år 2011. Beräkningarna grundar sig dels på datafrån Arbetsförmedlingens tidmätning hösten 2011, dels på data om antaletaktiviteter som genomfördes vid Arbetsförmedlingen under år 2011 frånArbetsförmedlingens statistiksystem.De tidschabloner för genomförande av olika arbetsmoment från Arbetsförmedlingenstidmätning år 2011 som används i det följande redovisas ihuvudrapportens kapitel 5, avsnitt 5.6.1.I våra beräkningar har vi utgått från den redovisning av kostnader somArbetsförmedlingen gör i Prognoser för utbetalningar 2012–2016. 1 Arbetsförmedlingenssammanställning följer så långt som möjligt vilka programoch garantier (sökandekategorier) som kostnaderna hänför sig till. 2Timkostnad för handläggare vid ArbetsförmedlingenFör att beräkna kostnaden för olika arbetsmoment i tabell 1 och tabell 2 haren genomsnittlig kostnad för en produktionstimme, inklusive overhead haranvänts. Denna timkostnad uppgick år 2011 till 671 kronor enligt Arbetsförmedlingenstidmätning inklusive overheadkostnader. I overhead ingåralla förvaltningskostnader vid Arbetsförmedlingen som inte utgör direktaproduktionskostnader i enlighet med den definition som Arbetsförmedlingengör i tidmätningen år 2011 (se vidare kapitel 3). 3 Denna lönekostnad ärberäknad som ett genomsnitt för arbetsförmedlare och specialister.Det har inte varit möjligt för oss att urskilja vilka kostnader på huvudkontoretsom belastar respektive sakanslag, utöver för anslagen för etableringsersättningoch etableringslotsar där kostnaderna särredovisas mot anslagspost2 Nyandländas etablering på anslag UO 14 1:1 Arbetsförmedlingensförvaltningskostnader. Istället hanteras kostnaderna vid huvudkontoret somen overheadkostnad i timkostnaden.1 Arbetsförmedlingen (2012-02-22): Prognoser för utbetalningar 2012-2016.2 Detta innebär exempelvis att posten JOB, utbildning/arbetsträning mm FAS 1-2 omfattarbåde kurskostnader för arbetsmarknadsutbildning, förberedande utbildning, ersättning tillanordnare för arbetsträning/förstärkt arbetsträning samt resekostnader till arbetssökandesom ges vid annat programdeltagande inom garantin, t.ex. arbetspraktik. Vissa programbeslutsom fattas för deltagare i garantierna, bland annat start av näringsverksamhet ochsärskilt anställningsstöd återfinns under start av näringsverksamhet respektive särskiltanställningsstöd.3 Arbetsförmedlingens tidmätning hösten 2011.1

Den fördelning av overhead som används här är sannolikt inte helt rättvisandei kopplingen till de olika sakanslagen. Kostnaderna för att utformaverksamhetsstöd och systemstöd liksom ekonomiadministration med blandannat hantering av rekvisitioner, med mera belastar sannolikt hanteringen avsakanslagen tyngre än det förmedlingsarbete som bedrivs utan koppling tillsakanslagen. Olika sakanslag kräver vidare olika insatser på central nivå.Kostnader för upphandling av externa tjänster är exempel på en kostnad påförvaltningsanslaget som hänför sig sakanslagen för program och andrainsatser, men inte till sakanslagen för transfereringar.Kostnaderna på förvaltningsanslaget för den direktahanteringen av sakanslagenUO 14 1:2 ap. 1 AktivitetsstödUnder år 2011 uppgick kostnaderna på sakanslaget för aktivitetsstöd till15 267 miljoner kronor. De kostnader på förvaltningsanslaget som vi harkunnat uppskatta för hantering av aktivitetsstödet uppgår till 370 miljoneroch omfattar kostnader för nya beslut om programanvisningar, anvisningartill ledig plats och återkallande av program (se tabell 1).Aktiviteter på förvaltningsanslaget som, utöver de här beräknade, ingår ihanteringen av aktivitetsstödet men som vi inte har kunna beräkna kostnaderför är:• programanvisningar till arbetslivsinriktad rehabilitering, arbetslivsintroduktionoch projekt med arbetsmarknadspolitisk inriktning , 4• uppföljning av programdeltagares deltagande under programtiden, 5• registrering av avbrott.4 Arbetsförmedlingen följd inte upp tidsåtgången för beslut om dessa program i tidmätningenår 2011.5 Det har inte varit möjligt att skilja kontakter med deltagare som handlar om uppföljningsom krävs för att garantera uppfyllandet av villkor för aktivitetsstödet och andra kontaktersom Arbetsförmedlingen har med programdeltagare.2

Tabell 1.Uppskattning av vissa kostnader på förvaltningsanslaget (UO 14 1:1) förhanteringen av aktivitetsstödet (UO 14 1:2 ap 1) år 2011.(1) Nya programbeslut för arbetssökande med aktivitetsstöd under beslutsperioden.(2) Anvisning till ledig plats till personer med aktivitetsstöd, nya och pågående beslut.(3) Programåterkallelser till personer med aktivitetsstöd, nya och pågående beslut. Sammatidsåtgång som underrättelse har använts för programåterkallelse. Våra intervjuer medprogramansvariga och arbetsförmedlare indikerar dock att detta värde underskattar denreella tidsåtgången eftersom återkallelsen, till skillnad från underrättelsen, är ett förvaltningsbeslutsom fattas av Arbetsförmedlingen. De arbetsförmedlare vi intervjuade uppskattadetidsåtgången till i genomsnitt två och en halv timme eller längre.Källor: Kostnader på sakanslag: Arbetsförmedlingens prognoser för utbetalningar 2012-2016, antal som gjordes: Arbetsförmedlingens statistik, kostnad per beslut: Arbetsförmedlingenstidmätning för år 2011.I antalet programanvisningar ingår, för att säkra kopplingen till anslaget,enbart de anvisningar som gjordes till personer med aktivitetsstöd underprogramtiden. Programanvisningar till personer med etableringsersättningeller som ingår i samverkan mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassanbelastar andra sakanslag.UO 14 1:2 ap. 2 Bidrag till arbetslöshetsersättningenUnder år 2011 uppgick kostnaderna på sakanslaget för bidrag till arbetslöshetsersättningentill 13 058 miljoner kronor. De kostnader som vi har uppskattatpå förvaltningsanslaget för vissa aktiviteter i hanteringen av arbetslöshetsersättningenuppgick till 205 miljoner. De aktiviteter som ingår iuppskattningen är nyinskrivning, upprättande av handlingsplan, anvisningtill ledig plats och underrättelse till arbetslöshetskassan (se tabell 3).3

Aktiviteter på förvaltningsanslaget som, utöver de här beräknade, ingår ihanteringen av arbetslöshetsersättningen men som vi inte har beräknatkostnader för är:• uppföljningar gentemot arbetssökande 6• revidering av handlingsplaner 7 , samt• kostnader för timanställda och deltidsarbetslösa medarbetslöshetsersättningTabell 2. Uppskattning av vissa kostnader på förvaltningsanslaget (UO 14 1:1)för hanteringen av aktivitetsstödet (UO 14 1:2 ap 1) år 2011.Not. Kostnaderna hänför sig endast till öppet arbetslösa med arbetslöshetsersättning.Källa: Kostnader på sakanslag: Arbetsförmedlingens prognos 2012-02-22, antal gjorda:Arbetsförmedlingens statistik, kostnad per beslut: Arbetsförmedlingens tidmätning år 2011och antal underrättelser: Arbetsförmedlingens årsredovisning 2011.UO 14 1:3 ap. 1 Kostnader för arbetsmarknadspolitiska program mmUnder år 2011 uppgick anslaget Kostnader för arbetsmarknadspolitiskaprogram och insatser till 6 858 miljoner kronor. De kostnader som vi harkunnat uppskatta i hanteringen uppgår till 276 miljoner kronor, varav 154miljoner överlappar kostnaderna för hanteringen av aktivitetsstödet. Dessakostnader hänför sig till nya beslut om programanvisningar, anvisning tillledig plats och återkallande av program (se tabell 3).Kostnader på förvaltningsanslaget som, utöver de här beräknade, ingår ihanteringen av detta sakanslag och som vi inte har kunnat beräkna kostnaderför är:• programanvisningar till arbetslivsinriktad rehabilitering,arbetslivsintroduktion och projekt,6 Vi har inte kunnat använda oss av de kontakter som registreras i AIS för denna gruppeftersom dessa i delar överlappar de arbetsmoment som vi har mätt och uppskattat, dvs.inskrivning, upprättande av handlingsplan, mm görs i kontakter med de arbetssökande.7 Vi har inte heller haft tillgång till någon genomsnittlig tid för revidering av handlingsplaneftersom detta arbetsmoment inte följdes upp i tidmätningen 2011.4

• uppföljningen av deltagare under programtiden,• uppföljningar och andra kontakter med arbetsgivare eller anordnareunder och efter programmet.Tabell 3. Uppskattning av vissa kostnader på förvaltningsanslaget (UO 14 1:1)för hanteringen av anslaget Kostnader för arbetsmarknadspolitiskaprogram (UO 14 1:3) år 2011.(1) Nya beslut för personer som inte hade aktivitetsstöd, etableringsersättning och inte heller deltog isamverkan med Försäkringskassan under beslutsperiod. Kostnaderna för hantering av detta anslaginkluderar också programbeslut inom garantierna. Kostnaderna för anvisning till arbetsträning inom JOBhar antagits motsvara kostnaden för arbetspraktik. Kostnaderna för särskilt anställningsstöd, instegsjobb,kompletterande aktörer och flytt- och pendlingsstöd omfattar samtliga beslut eftersom dessa inteöverlappar kostnaderna för hanteringen av aktivitetsstödet.(2) Anvisning till ledig plats för personer som inte hade aktivitetsstöd, etableringsersättning eller deltog isamverkan med Försäkringskassan under beslutsperiod.(3) Programåterkallelser till personer som inte hade aktivitetsstöd, etableringsersättning eller deltog isamverkan med Försäkringskassan under beslutsperiod.* Eftersom hela denna grupp har aktivitetsstöd så redovisas denna kostnad under 1:1 för aktivitetsstödet.Not. Orange indikerar att värde saknas.Källor: Arbetsförmedlingens prognoser för utbetalningar 2012-2016, AF statistik, Arbetsförmedlingenstidmätning för år 2011.5

Hanteringen av anslaget för UO 14 1:3 Kostnader för arbetsmarknadspolitiskaprogram mm har som nämnts ovan en direkt koppling till UO 141:2 ap 2 Aktivitetsstöd, varvid vissa kostnader (154 miljoner kronor) äröverlappande mellan dessa båda anslag (se tredje kolumnen med värden itabell 3).Kostnaden på förvaltningsanslaget för anvisningar till JOB 1-2 och UGAräknas inte in bland dessa överlappande kostnaderna utan hänförs helt tillhanteringen av aktivitetsstödet. Detta eftersom garantibeslutet i sig intemedför några kostnader på UO 14 1:3 Kostnader för arbetsmarknadspolitiskaprogram mm. 8 Kostnaden för JOB fas 3 har dock betraktats somöverlappande eftersom en anvisning till denna fas i regel innebär en viss typav kostnader på det senare sakanslaget i form av anordnarbidrag vid subventioneradsysselsättning eller kostnader för arbetsmarknadsutbildning.En kostnad som enbart belastar UO 14 1:3 Kostnader för arbetsmarknadspolitiskaprogram mm. är bland annat kostnader för anvisning till program(t.ex. arbetsmarknadsutbildning) inom ramen för garantierna.Alla anvisningar till program på detta sakanslag belastar inte förvaltningsanslaget.Kostnader för arbetsmarknadsutbildning för dem med etableringsersättningräknas som en del i hanteringen av anslaget UO 13 1:4 Ersättningartill etableringslots mm medan förvaltningskostnaderna för anvisningarav de arbetssökande som ingår i samverkan mellan Försäkringskassanoch Arbetsförmedlingen som belastar Försäkringskassans anslag UO 101:7 som inte redovisas här.UO 14 1:4 ap 1. Lönebidrag och Samhall mm.Under år 2011 uppgick kostnaderna på sakanslaget för Lönebidrag ochSamhall till 11 133 miljoner kronor. De kostnader på förvaltningsanslagetsom vi har kunnat beräkna för vissa aktiviteter i hanteringen av detta anslaguppgick till 249 miljoner. Kostnaderna omfattar kostnader för programanvisningar,anvisning till ledig plats samt återkallande av program (setabell 4).Kostnader som finns på förvaltningsanslaget som, utöver de här beräknade,kan hänföras till hanteringen av anslaget för lönebidrag mm men som vi intehar kunnat beräkna kostnader för avser:• programanvisningar till projekt, beslut om personligt biträde, beslut omSIUS, övriga kostnader, 9 och8 Kostnaderna för hantering av anslaget UO 14 1:3 Kostnader för arbetsmarknadspolitiskaprogram mm uppkommer när en garantideltagare anvisas till ett program eller en insatsinom ramen för garantin. Garantibeslutet i sig innebär inga kostnader på detta anslag.9 Arbetsförmedlingen följd inte upp tidsåtgången för beslut om dessa program i tidmätningenår 2011.6

• uppföljning gentemot arbetsgivare under subventioneradeanställningar. 10Tabell 4. Uppskattning av vissa kostnader på förvaltningsanslaget (UO 14 1:1)som uppstod i hanteringen av anslaget Lönebidrag och Samhall UO 141:4) år 2011.1) Nya beslut under året.2) Antal anvisningar till ledig plats.3) Kostnaden för återkallande av programbeslut har beräknats utifrån kostnad förunderrättelse till a-kassa. Våra intervjuer med programansvariga och arbetsförmedlareindikerar dock att detta värde underskattar den reella tidsåtgången eftersom återkallelsen,till skillnad från underrättelsen, är ett förvaltningsbeslut som fattas av Arbetsförmedlingen.De arbetsförmedlare vi intervjuade uppskattade tidsåtgången till i genomsnitt två och en halvtimme eller längre.Källor: Arbetsförmedlingens prognoser för utbetalningar 2012-2016, AF statistik,Arbetsförmedlingens tidmätning för år 2011.Anslagen UO 13 1:3 ap 1 Etableringsersättning och UO 13 1:4Ersättning till etableringslotsar mmArbetsförmedlingen har inte gjort några uppskattningar av tidsåtgången förde olika aktiviteter som Arbetsförmedlingen utför i hanteringen av anslagenför etableringsersättning och etableringslotsar. I intervjuer med Arbetsförmedlingenmenar programansvariga att tidsåtgången för aktiviteter somgenomförs i denna hantering, bland annat upprättande av etableringsplaneroch beslut om etableringslotsar, inte kan likställas med andra tidssattaarbetsmoment vid arbetsförmedlingen såsom upprättande av handlingsplaneller hantering av ersättning till kompletterande aktörer. Detta eftersomnyanlända inom etableringsreformen kräver andra och mer omfattande10 Kontakter med arbetsgivare registreras i AIS men anledningen till dessa framgår inte ochde kan därmed inte heller knytas till ett beslut om lönebidrag eller dylikt.7

insatser. 11 Etableringsplanen ställer också krav på att Arbetsförmedlingenska anordna aktiviteter på heltid för målgruppen och att det är flera aktörersom levererar aktiviteterna (kommunen står för SFI ochsamhällsorientering). 12Anslagen UO 13 1:3 Etableringsersättning mm och UO 13 1:4 Ersättningtill etableringslotsar är stommen i den etableringsreform som Arbetsförmedlingenhar i uppdrag att genomföra. Kostnaderna på anslaget företableringsersättningen uppgick år 2011 till 261 miljoner kronor medankostnaderna på anslaget för ersättning till etableringslotsar mm uppgick till121 miljoner kronor. Vår bedömning, utifrån intervjuer med Arbetsförmedlingen,är att merparten av arbetet inom etableringsreformen har kopplingtill sakanslagen. Kostnaderna för detta arbete, inklusive overhead i form avledning och styrning, särredovisas på förvaltningsanslaget under anslagspost2 (se tabell 5).Kostnaderna på förvaltningsanslaget för hela arbetet med de nyanländasetablering uppgick år 2011 till 229 miljoner kronor. Denna siffra skiljer sigfrån de beräknade kostnaderna för övriga sakanslag ovan genom att den inteutgår från enskilda arbetsmoment utan fångar hela Arbetsförmedlingensarbete med gruppen nyanlända.Tabell 5. Utfall förvaltningsanslag för nyanländas etablering (UO 14 1:1 ap 2)år 2011, kronor.KontoMarknadsområde Kundtjänst Avd Rehab HK & Af Gem Totalt1-10Löner & avgifter 103 561 528 4 300 622 16 828 792 29 279 778 153 970 721Övriga personalkostn 2 956 971 119 928 578 620 22 214 308 25 869 827Kostnader för lokaler 7 000 17 334 650 17 341 650Övriga driftkostnader 814 958 44 636 149 877 30 362 870 31 372 340Totalt 107 340 457 4 465 186 17 557 289 99 191 605 228 554 538Källa: Arbetsförmedlingens ekonomiavdelning.Beräkning av kostnader utifrån olika sökandegrupperKostnader som ingår i beräkningarnaBeräkningarna utifrån olika sökandegrupper omfattar:• Arbetsförmedlingens förvaltningskostnader för de arbetsmoment somingår i arbetet med att fatta beslut om garanti- eller programdeltagande,• förvaltningskostnaderna för det arbete som Arbetsförmedlingen utförriktat mot arbetssökande under garanti- eller programdeltagandet11 Intervjuer med Arbetsförmedlingen, namn12 Förordning (2010:409) om etableringssamtal och etableringsinsatser för vissa nyanländainvandrare.8

De förvaltningskostnader som redovisas för Arbetsförmedlingens arbetemed sökandegrupperna under garanti- eller programdeltagandet grundarsig på olika datakällor. Vi har hämtat totalkostnaderna för JOB fas 1-2, JOBfas 3 och UGA från fråga 1 b i tidmätningen år 2011. Vi har vidare hämtatdelkostnader för enskilda möten med deltagare inom arbetslivsintroduktionenfrån tidmätningen 2011 (fråga 5 och 7 i tidmätningen år 2011).För övriga sökandegrupper har vi beräknat kostnader utifrån de kontaktersom Arbetsförmedlingen registrerar i AIS. Antalet kontakter med arbetssökandesom registreras i AIS är betydligt färre än antalet faktiska kontakterenligt tidmätningen år 2011. 1 För e-mail och telefonkontakter har vi använtde genomsnittliga kostnaderna från tidmätningen (67 respektive 91 kronor).Eftersom det inte framgår om de kontakter i form av besök som registreras iAIS utgör möten i direktservice, gruppmöten eller enskilda möten så har vianvänt den genomsnittliga kostnaden för samtliga möten vid Arbetsförmedlingenenligt tidmätningen (423 kr). (se tabell 6)Tabell 6. Beräkning av genomsnittlig kostnad för arbetssökandes besök (grupp-,enskilt, i direktservice) vid Arbetsförmedlingen år 2011.Antal kontakter Total kostnad Genomsnittligkostnad perbesökEnskilda besök 2 586 634 2 115 573 748 818Antal gruppmöten 1 236 166 265 001 530 214Antal direktservice 3 467 263 704 615 778 203Totalt 7 290 063 3 085 191 056 423Förvaltningskostnader och kostnader på sakanslagen för vissa grupperav arbetssökandeI tabell 7 redovisar vi vissa förvaltningskostnader och kostnader för sakanslagenför vissa grupper av arbetssökande. I tabell 8 redovisar vi dessakostnader fördelade per kvarstående arbetssökande och månad.Även i dessa beräkningar är förvaltningskostnaderna underskattade. Datasaknas för programbeslut för vissa program och Arbetsförmedlingenskostnader för arbetet med de arbetssökande inom garantierna och programmenär underskattade för flertalet sökandegrupper. Med denna metod har vividare inte kunnat fånga kostnaderna för:• programbeslut för arbetslivsinriktad rehabilitering, arbetslivsintroduktionoch projekt med arbetsmarknadspolitisk inriktning, 13• Arbetsförmedlingens kontakter med anordnare och arbetsgivare undergarantier och program. 1413 Data om tidsåtgång för dessa arbetsmoment saknas i tidmätningen för år 2011.14 Syfte med arbetsgivarkontakter registreras inte i AIS:9

Alla kostnader på sakanslagen har inte kunnat fördelas eftersökandegrupperPå de av Arbetsförmedlingens sakanslag som redovisas i tabell 7 och 8 finnsockså andra kostnadsslag som inte är direkt knutna till någon särskildsökandekategori. Det handlar bl.a. om flytt- och pendlingsstöd, tolk- ochutredningskostnader, arbetshjälpmedel och personligt biträde. Dessa kostnaderhar vi inte hänfört till sökandegrupper.Det finns också kostnader på andra sakanslag, bland annat UO 13 1:3Etableringsersättning mm och UO 13 1:4 Ersättning till etableringslotsaroch ersättningar till försörjningsstöd på Försäkringskassans sakanslag, därdelar av kostnaderna skulle vara möjliga att hänföra till kostnadsredovisningeni tabell 7 och 8. De redovisade förvaltningskostnaderna för programbeslutoch kontakter med arbetssökande omfattar dock både arbetssökandeinom etableringsuppdraget och arbetssökande som deltar i samverkanmellan Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen.10

Tabell 7.Vissa kostnader (programbeslut och under program) påförvaltningsanslaget samt kostnader på sakanslagen för olika grupperav arbetssökande under år 2011, miljoner kronor1) Kostnader för nya programbeslut under året, samtliga deltagare.2) För JOB fas 1-2, JOB fas 3och UGA redovisas en totalkostnad för arbetet med deltagarnaenligt tidmätningens fråga 1b. För Arbetslivsintroduktionen redovisas kostnader förgruppmöten och enskilda möten enligt tidmätningen fråga 5och 7. För övriga programredovisas kostnader för kontakter i form av e-mail, telefon och besök som har registerats iAIS för samtliga deltagare.Källor: Arbetsförmedlingens prognoser för utbetalningar 2012-2016, AF statistik,Arbetsförmedlingens tidmätning för år 2011.11

Tabell 8.Vissa förvaltningskostnader och kostnader på sakanslag perkvarstående arbetssökande och månad år 2011, kronor.1) Kostnader för nya programbeslut under året, samtliga deltagare. Uppgifter omarbetslivinriktad rehabilitering, arbetslivsintroduktion och projekt saknas.2) För JOB fas 1-2, JOB fas 3och UGA redovisas kostnader för arbetet med insatsernaenligt tidmätningens fråga 1b.3) För Arbetslivsintroduktionen redovisas kostnader för gruppmöten och enskilda mötenenligt tidmätningen fråga 5 och 7.4) För övriga program redovisas kostnader för kontakter i form av e-mail, telefon och besöksom har registerats i AIS för samtliga deltagare.Källor: Arbetsförmedlingens prognoser för utbetalningar 2012-2016, AF statistik, Arbetsförmedlingenstidmätning för år 2011.12