Uppgiftsfördelning i SAM - Arbetsmiljöverket

Uppgiftsfördelningi det systematiskaarbetsmiljöarbetetFörsta upplagan

Uppgiftsfördelningi det systematiskaarbetsmiljöarbetet

© Arbetsmiljöverket 2004Text: Carin Frostberg, Organisatoriska och medicinska enhetenRedaktör: Annika HellbergGrafisk form: Artworkmen ABTryck: Lenanders Grafiska AB, KalmarFörsta upplagan, andra tryckningen september 2004ISBN: 91-7464-448-3

InnehållInledning .................................................................. 5Om uppgiftsfördelning ................................................. 6Vad innebär uppgiftsfördelning?Uppgiftsfördelning – en grund för systematiskt arbetsmiljöarbeteUppgiftsfördelning betyder inte att delegera ansvarSyftet med uppgiftsfördelningArbetsmiljöarbete bygger på samverkanAtt tänka på vid uppgiftsfördelning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Vilka uppgifter behöver fördelas?Uppgifter för arbetsgivarens högsta företrädareHur börjar uppgiftsfördelningen?Vem kan få uppgifter?Personer i linjenResurspersonerHur ska uppgifterna beskrivas?Vad innebär det att ha fått en uppgift?Hur går uppgiftsfördelningen till? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Uppgiftsfördelning utanför fasta arbetsställenFormella kravBefogenheter, resurser, kunskaper och kompetensNär det inte fungerar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19Vad händer om uppgiftsfördelningen inte fungerar bra?När den som fått uppgifter inte kan utföra demMinneslista vid uppgiftsfördelning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

InledningDen 1 januari 1993 började Arbetsmiljöverkets föreskrifter ominternkontroll av arbetsmiljön att gälla, AFS 1992:6. Reglernainnebar på många sätt en nyordning av arbetsgivarens arbetsmiljöarbete.Tidigare var det ofta endast skyddsombuden, skyddskommitténoch företagshälsovården som drev arbetsmiljöfrågorna.Arbetsmiljön hanterades vid sidan av den övriga verksamhetenoch låg sällan till grund för beslut av chefer och andra beslutsfattare.Föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM),AFS 2001:1, som ersatt internkontrollföreskrifterna är inriktadepå att arbetsmiljöfrågorna ska hanteras i linjen och inte i ensärskild ”sidovagn”. Ett uttryck för detta är bestämmelserna omuppgiftsfördelning i 6 § AFS 2001:1.5

Om uppgiftsfördelningVad innebär uppgiftsfördelning?6”Fördela” betyder sprida. Det är alltså fråga om att sprida uppgifter.Uppgiftsfördelning enligt 6 § AFS 2001:1 innebär att fördelauppgifter i arbetsmiljöarbetet från arbetsgivarens högstanivå och neråt i organisationen.Uppgiftsfördelning innebär att en eller flera personer får tilluppgift att sköta arbetsmiljöfrågor som hänger samman medderas övriga arbete. Personerna behöver inte alltid på egen handutföra alla uppgifter. Att ha fått en uppgift kan antingen innebäraatt se till att någon utför uppgiften och att bedöma resultatet elleratt vara skyldig att utföra uppgiften själv. Vad uppgiften innebäravgörs av formuleringen i det konkreta fallet.Uppgiftsfördelning – en grund för systematiskt arbetsmiljöarbeteDet systematiska arbetsmiljöarbetet består av aktiviteternaundersökning, riskbedömning, åtgärder och kontroll av genomfördaåtgärder. För att arbetet ska komma igång och fortsätta,måste det finnas personer med uppgift att se till detta. Uppgifternabehöver ofta fördelas på flera personer och det är arbetsgivarensom ska se till att det finns en uppgiftsfördelning (6 §AFS 2001:1).Uppgiftsfördelning betyder inte att delegera ansvarIbland talas det om ”delegering av ansvar”, när man menar uppgiftsfördelning.Enligt arbetsmiljölagen (AML) kan arbetsgivareninte göra sig av med sitt arbetsmiljöansvar genom att lägga ut uppgifteri arbetsmiljöarbetet på andra. Arbetsgivaren kan inte hellerbestämma att någon viss person ska straffas när det inträffat en

arbetsolycka. Det är alltså bara arbetsuppgifter som kan fördelas,inte ansvar. Vem som ska straffas om en olycka inträffar får avgörasi efterhand av domstol. Det är därför missvisande att användabegreppet delegering när man menar uppgiftsfördelning. De personersom får uppgifter i arbetsmiljöarbetet får däremot en internskyldighet gentemot arbetsgivaren att utföra uppgifterna på ettsådant sätt som var meningen.Syftet med uppgiftsfördelningEnligt AML är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön.För att kunna uppfylla sitt ansvar är det ofta nödvändigt attarbetsgivaren fördelar uppgifter i arbetsmiljöarbetet på andra personeri verksamheten. Uppgifterna bör läggas på dem som har debästa förutsättningarna att utföra uppgifterna eller se till att deblir utförda. Det är viktigt att uppgiftsfördelningen blir tydlig, dåuppgiftsfördelningen oftast är en förutsättning för ett effektivtoch förebyggande arbetsmiljöarbete.7Arbetsmiljöarbete bygger på samverkanSystematiskt arbetsmiljöarbete vilar på två ben, arbetsgivarensansvar och arbetstagarnas medverkan. Arbetsgivaren som harhuvudansvaret, måste se till att arbetstagarna, skyddsombuden– och i förekommande fall elevskyddsombuden – får möjlighetatt medverka i arbetsmiljöarbetet. Det är viktigt att den som fåttuppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet ser till att dennasamverkan fungerar bra.

Att tänka på viduppgiftsfördelningVilka uppgifter behöver fördelas?8Utgångspunkten för uppgiftsfördelningen är i första hand bestämmelsernai föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete.I 10 § AFS 2001:1 står det att arbetsgivaren ska vidtaåtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall. Fördelningenbehöver därför också omfatta uppgiften att vidta förebyggandeåtgärder. Det kan gälla åtgärder för att uppfylla kraven i föreskrifterfrån Arbetsmiljöverket eller i bestämmelser i arbetsmiljölagen.Åtgärder kan behövas för att förbättra såväl denfysiska som den psykosociala arbetsmiljön.Uppgifter för arbetsgivarens högsta företrädareEn arbetsmiljöpolicy bör fastställas av arbetsgivarens högstaföreträdare, till exempel bolagsstyrelsen, fullmäktige i kommunoch landsting eller generaldirektören (GD) i statliga myndigheteroch affärsverk. Det är också dessa som startar uppgiftsfördelningen.Det är viktigt att bolagsstyrelsen, fullmäktigeoch GD tar ställning till resultatet av den årliga uppföljningenav det systematiska arbetsmiljöarbetet, bland annat för attkunna göra ändringar i arbetsmiljöpolicyn och uppgiftsfördelningen.

Hur börjar uppgiftsfördelningen?I aktiebolag ska styrelsen ”i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningenmellan å ena sidan styrelsen och å andra sidanden verkställande direktören och de andra organ som styrelseninrättar” (aktiebolagslagen). Styrelsen fördelar alltså uppgifter iarbetsmiljöarbetet till verkställande direktör (VD).I företag som drivs som enskild firma (oftast småföretag),bestämmer högste chefen vem som ska göra vad i arbetsmiljöarbetet.I kommun och landsting beslutar fullmäktige bland annat om”nämndernas organisation och verksamhetsformer” (kommunallagen).Fullmäktige ska också utfärda ”reglementen med närmareföreskrifter om nämndernas verksamhet och arbetsformer”. Sedanfullmäktige lagt fast nämndorganisationen är det nämndernas uppgiftatt organisera arbetet inom sina olika verksamheter. Det innebärexempelvis att lägga ut arbetsmiljöuppgifter på förvaltningschefen.I statliga myndigheter och affärsverk har GD fått personalansvardirekt genom myndigheternas och affärsverkens instruktioner.Det är alltså GD som påbörjar fördelningen av uppgifteri arbetsmiljöarbetet.VD, förvaltningschef och GD kan i sin tur fördela alla ellervissa av sina uppgifter vidare under förutsättning att de har fåtträtt att göra detta.9Vem kan få uppgifter?Personer i linjenDet är bara personer som tillhör arbetsgivarens egen verksamhetsom kan omfattas av uppgiftsfördelningen. Det gäller alltså i förstahand anställd personal. Det förekommer dock att personal hyrs in

10för att fungera som chef och arbetsledare i inhyrarens verksamhet.Då kan de självklart få chefs- och arbetsledaruppgifter i det systematiskaarbetsmiljöarbetet.Kravet i 3 § AFS 2001:1 innebär att det systematiska arbetsmiljöarbetetska inordnas på ett naturligt sätt i den dagliga verksamheten.Ett uttryck för detta är att chefer och arbetsledare fåruppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vanligtvis harchefer personalansvar och arbetsledarna leder det dagliga arbetet.I linje med dessa uppgifter ligger att de ska se till att personalenhar en bra arbetsmiljö.Uppgifter kan både fördelas på namngivna personer och påsärskilda funktioner. En person som är samordnare för självstyrandegrupper kan få uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetetunder den period personen är samordnare. Det går däremotinte att lägga uppgifter på en hel grupp.Arbetsmiljöarbetet kan ofta behöva spridas på flera personer.I små företag med bara några få anställda sköter arbetsgivarenofta arbetsmiljöarbetet själv. Om det finns mer än en chef iföretaget eller om det finns arbetsledare är det ofta värdefulltom arbetsgivaren lägger ut arbetsmiljöarbete på dessa personer.Arbetsmiljöaspekterna kan då lättare beaktas i den löpandeverksamheten och arbetsmiljöarbetet blir bättre integrerat iverksamheten. Detta innebär också att högste chefen kan avlastas.Det finns inga krav på att alla chefer och arbetsledare måsteha uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. I den mån dehar personalansvar eller utövar arbetsledning är det dock naturligtatt de också har arbetsmiljöuppgifter.Det är viktigt att planera hur situationen ska hanteras nären chef eller arbetsledare är sjuk, har semester eller är borta avannan anledning. För att arbetsmiljöarbetet ska fungera brahela tiden bör det alltid finnas en ersättare för den som hararbetsmiljöuppgifter.

ResurspersonerDet går inte att lägga ut allt arbetsmiljöarbete på olika resurspersoner,exempelvis på personer inom den interna företagshälsovårdenoch arbetsmiljöhandläggare. Arbetsmiljöarbetet ska jufördelas och spridas i organisationen och ingå som en naturligdel i verksamheten.Resurspersonerna ska istället fungera som stöd för chefer ocharbetsledare, till exempel genom att sköta statistik över sjukfrånvaro,förse chefer och arbetsledare med blanketter och annatunderlag för arbetsmiljöarbetet samt sammanställa dokumentationom arbetsmiljöförhållandena.Företagshälsovårdens personal ska kunna hjälpa till med undersökningoch riskbedömning, föreslå åtgärder och hjälpa till med attgenomföra åtgärderna, samt informera och utbilda i systematisktarbetsmiljöarbete.Det går inte att fördela uppgifter i arbetsmiljöarbetet på ettskyddsombud i dennes egenskap av skyddsombud. Skyddsombudetföreträder arbetstagarna och tillhör i denna funktion inte arbetsgivarensverksamhet. Däremot kan ett skyddsombud ha till ordinarieuppgift att sköta delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet, exempelvisskyddsombud som arbetar som personalhandläggare.Det går inte heller att lägga arbetsmiljöuppgifter på dem somär föremål för arbetsgivarens tjänster, exempelvis personer som fårvård och omsorg. De är inte anställda av arbetsgivaren och tillhörinte arbetsgivarens verksamhet på det sätt som menas i 6 § AFS2001:1. En arbetsgivare som driver verksamhet enligt lagen omstöd och service till vissa funktionshindrade kan alltså inte enligt6 § AFS 2001:1 utse brukaren till arbetsledare för en personligassistent. Det kan också vara svårt för brukaren att både tillgodoseassistentens och sina egna intressen. Ibland är dock brukaren självarbetsgivare för assistenten och kan då själv utöva arbetsledningöver denne.11

12Uppgiftsfördelning i bolag som tillsammans bildar en koncernmåste göras i varje bolag för sig, även om bolagen har sammaägare. Koncernen är nämligen ingen juridisk person.I kommun och landsting är det alltid fullmäktige som bestämmernämndernas inbördes verksamhetsområden. En nämndi en kommun eller ett landsting kan alltså inte fördela vissa avsina uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet på en annannämnd.Ett företag anlitar ofta entreprenörer för olika uppdrag. Detkan exempelvis gälla byggfirmor eller datakonsulter. Företagetschefer och arbetsledare kan inte utöva chefskap eller arbetsledningöver entreprenörens anställda. De kan inte heller fördela uppgifterpå dem. Entreprenörens verksamhet är nämligen juridiskt settskild från beställarens. Det gäller även om entreprenörens verksamhettidigare ingått i företagets verksamhet men knoppats av,”outsourcats”.Hur ska uppgifterna beskrivas?Uppgifterna bör anges så detaljerat och konkret som behövs föratt innehållet i uppgiftsfördelningen ska vara tydligt.Uppgifterna för första linjens chefer eller arbetsledare kan förslagsvisvara följande:• Ta fram konkreta mål för arbetsmiljön• Genomföra enskilda samtal med de anställda, exempelvis utvecklingssamtal,för att få reda på hur arbetstagaren uppleversin arbetsmiljö• Genomföra personalmöten• Genomföra skyddsronder

• Kommunicera löpande med de anställda på ett sådant sätt attsignaler om psykisk och fysisk påfrestning eller ohälsa kanfångas upp i ett tidigt skede• Se till att nyanställda får introduktion i arbetet• Hjälpa arbetstagarna med prioritering av arbetsuppgifter• Ge stöd och återkoppling• Ge anställda den kompetensutveckling som de behöver• Anpassa arbetet till den enskilde arbetstagarens förutsättningar• Genomföra förebyggande åtgärder för att minska fysisk ochpsykisk belastning som kan leda till att de anställda drabbas avohälsa eller olycksfall i arbetet• Skriva handlingsplaner med åtgärder• Kontrollera att genomförda åtgärder varit effektiva• Genomföra riskbedömningar när ändringar i verksamhetenplaneras• Anmäla arbetsskador till Försäkringskassan• Anmäla dödsfall, svårare personskada och allvarliga tillbud,enligt 2 § arbetsmiljöförordningen, till Arbetsmiljöverket• Utreda och ställa samman ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud• Genomföra rehabiliteringsutredningar• Ta fram rutiner för introduktion, kompetensutveckling, enskildasamtal, personalmöten, skyddsronder och handlingsplaner• Anmäla till närmast högre chef när vissa arbetsmiljöinsatserinte kan genomföras inom ramen för tilldelade befogenhetereller resurser, eller på grund av bristande kunskaper13Den här beskrivningen kan vara till ledning vid uppgiftsfördelningäven till andra chefer och arbetsledare högre upp i organisationen.Självklart måste uppgiftsfördelningen alltid anpassas till förhållandenai den aktuella verksamheten.

Vad innebär det att ha fått en uppgift?Arbetsmiljöhandläggare, handläggare på personalavdelningenoch personal inom företagshälsovården, både intern och extern,är exempel på resurspersoner som kan anlitas när uppgifternaska genomföras.Vissa uppgifter behöver chefer och arbetsledare kunna genomförasjälva, dock i samverkan med berörda arbetstagare. Det gällerexempelvis att:14• Ta fram mål för arbetsmiljöarbetet• Ha enskilda samtal med personalen• Genomföra personalmöten• Genomföra skyddsronder• Göra rehabiliteringsutredningar• Ta fram rutiner för arbetsmiljöarbetetDet ligger naturligt i chefers och arbetsledares uppgifter attkommunicera löpande med de anställda för att fånga upp teckenpå påfrestningar eller ohälsa, ge stöd och återkoppling och hjälpatill med prioritering av arbetsuppgifter.När det gäller insatser som fordrar mer djupgående kunskaperpå arbetsmiljöområdet – exempelvis mer komplicerade formerav undersökning och riskbedömning – behöver ofta särskildaexpertresurser anlitas, till exempel företagshälsovården. Det är dåviktigt att chefer och arbetsledare har tillräcklig beställarkompetensför att rätt experthjälp ska kunna anlitas.

Hur går uppgiftsfördelningen till?De flesta beslut i verksamheten har någon arbetsmiljöaspekt.Uppgiftsfördelningen på arbetsmiljöområdet bör därför följabeslutsordningen. Detta vållar sällan några problem i en linjeorganisation.I stabs-, matris-, projekt- eller processorganisationerär förhållandena däremot ofta komplexa. Även här bör uppgiftsfördelningenfölja den beslutsordning som finns. Vid mereller mindre tillfälliga projektarbeten är det särskilt viktigt attpå förhand ta ställning till vem som ska besluta vad när det gällerarbetsmiljön.I små företag passar inte begreppet uppgiftsfördelning. Därlägger chefen vanligen ut arbetsmiljöuppgifter när behov uppstår.Även där är det dock att rekommendera att det på förhand ärbestämt vem eller vilka som ska sköta vad.Uppgiftsfördelningen görs uppifrån och nedåt i organisationen.Det är olämpligt att hoppa över något led i kedjan eftersomdetta kan skapa oklarhet om vem personalen ska vända sig till iarbetsmiljöfrågor.Det finns inget krav på att uppgiftsfördelningen ska göras sålångt ut i verksamheten som det går, rent organisatoriskt. Syftetmed fördelningen är att det alltid finns någon som ser till att allaarbetstagare i verksamheten har en bra arbetsmiljö. Fördelningenbehöver därför göras så att detta kan tillgodoses.15Uppgiftsfördelning utanför fasta arbetsställenI verksamhet som bedrivs på olika arbetsställen, till exempel byggen,bör arbetsgivaren se till att det alltid finns någon chef ellerarbetsledare med arbetsmiljöuppgifter på varje ställe. Chefen eller

uppgifterna innebär. Om den som får uppgifter skriver underfördelningen kan hon eller han dock känna större ansvar för vadsom ska göras.Uttrycket ”returnera ansvar” bör undvikas. Det kan nämligenge intryck av att arbetsgivaren lagt ut själva arbetsmiljöansvaret,något som inte är möjligt. Detta ligger ju alltid kvar på de ytterstaföreträdarna för arbetsgivaren. Om det handlar om att lämnatillbaka uppgifter, får man diskutera och samråda med den somtilldelat uppgifterna och sedan lämna tillbaka dem – muntligt ellerskriftligt.Vare sig uppgiftsfördelningen är muntlig eller skriftlig måsteden vara tydlig. Det måste stå klart, både för den som fått uppgifteroch för övriga berörda, vem som ska göra vad i arbetsmiljöarbetet.Det räcker vanligen inte att lämna över ett dokumentmed nedskrivna uppgifter. Arbetsgivaren behöver oftast förklaravad fördelningen innebär. Det måste klart framgå vilka uppgiftersom ligger kvar på högre nivå. Det är också viktigt att det är tydligtvilka uppgifter som ligger hos chef eller arbetsledare på enparallell avdelning på samma nivå i organisationen.17Befogenheter, resurser, kunskaper och kompetensDe uppgifter som fördelats måste motsvaras av tillräckliga befogenheter,resurser, kunskaper och kompetens (6 § AFS 2001:1).Det är väsentligt att det tydligt klargörs vilka beslutsbefogenhetersom följer med uppgifterna. Vilka beslut får fattas? En relativtvanlig situation är att en arbetstagare inte använder personligskyddsutrustning. Hur ska då chefen eller arbetsledaren agera?Resurser kan vara ekonomiska medel, tillgång till personal,utrustning, lokaler samt egen tid.

18Det är väsentligt att arbetsgivaren gör klart för sig att chefernahinner med sina arbetsmiljöuppgifter, exempelvis utvecklingssamtal,återkoppling till arbetstagarna och kontinuerlig kontaktmed dem. När man gör denna bedömning har naturligtvischefernas andra uppgifter stor betydelse liksom deras kompetensatt sköta arbetsmiljöarbetet. I platta organisationer har chefernaofta ett mycket stort antal underställda, vilket kan innebära att deinte hinner med sitt arbetsmiljöarbete. En för stor arbetsmängdkan också vara negativt för deras egen arbetsmiljösituation.De kunskaper som chefer och arbetsledare ska ha, är relativtutförligt beskrivna i 6 § AFS 2001:1 och i kommentarerna tillbestämmelsen. Kunskaperna måste naturligtvis anpassas till behoveti varje särskild verksamhet och varje särskild situation.Den som får uppgifter ska också ha tillräcklig kompetens för attbedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete, det villsäga ha förmåga att kunna omsätta arbetsmiljökunskaperna ipraktiken.

När det inte fungerarVad händer om uppgiftsfördelningen inte fungerar bra?Den högsta ledningen måste bevaka att uppgiftsfördelningenfungerar bra och annars vidta någon form av åtgärder. Varjeperson som fördelat uppgifter måste se till att den som fått uppgifternasköter dem på ett bra sätt. I annat fall ligger det på denperson som fördelat uppgifter att besluta vad som ska göras.Den som inte skött sina uppgifter kan ha åsidosatt sina internaskyldigheter. Det blir då arbetsgivarens sak att bestämma omeventuella sanktioner.När den som fått uppgifter inte kan utföra demOm en chef eller arbetsledare bedömer att hon eller han inte kanutföra sina uppgifter på ett bra sätt, är chefen och arbetsledarenskyldiga att anmäla detta till överordnad chef. Den överordnadechefen är i sin tur skyldig att se till att hon eller han har förutsättningarför att kunna utföra uppgifterna. Det kan exempelviskrävas ökade kunskaper, ytterligare befogenheter eller ändraderesurser. Chefen och arbetsledaren måste också själva har en braarbetsmiljö.19

Minneslista viduppgiftsfördelning20• Bestäm vilka uppgifter i arbetsmiljöarbetet som behöver fördelas• Utgå från organisationsschema• Lägg uppgifterna på chefer med personalansvar eller påarbetsledare• Se till att inga uppgifter glöms bort• Hur ska uppgiftsfördelningen utanför fasta arbetsställen ocharbetstider hanteras?• Lägg uppgifter på en bestämd person eller funktion, inte påen hel grupp• Bestäm vad som ska gälla vid sjukdom, semester och annanfrånvaro• Beskriv uppgifterna så detaljerat och konkret som behövs• Ge befogenheter, resurser och kunskaper för uppgifterna• Ange om det finns rätt till vidarefördelning• Komplettera en skriftlig uppgiftsfördelning med muntliginformation• Informera övrig berörd personal om innehållet i uppgiftsfördelningen