Anbudsförfrågan ms Skiftet - Ålands landskapsregering

Entreprenören bekostar och ansvarar för alla inköp av varor som behövs för caférörelsen.Entreprenören skall åtminstone erbjuda sedvanligt cafésortiment såsom smörgåsar,kaffebröd, godis, läsk, en saftprodukt, kaffe och te till försäljning i kafeterian.Beställaren uppbär ingen hyra för de utrymmen som behövs för caférörelsen. Alla inkomsterfrån caférörelsen tillfaller entreprenören.Entreprenören skall se till att det finns turlistor och broschyrer framsatta på anvisadeplatser i kafeterian. Entreprenören beställer kostnadsfritt turlistor och broschyrer frånÅlandstrafiken och Visit Åland.Entreprenören skall iaktta en god passagerarservice. Eventuella klagomål vad gällercaférörelsen skall diskuteras och åtgärdas tillsammans med fartygets befälhavare.2.6. Avfall från verksamhetenEntreprenören skall sortera och placera avfall från mathållningen, städningen och caférörelsenpå av Befälhavaren anvisade platser. Beställarens fartyg är miljöcertifieradeenligt ISO 14001. Entreprenören skall vid utförandet av entreprenaden följa fartygetsoch Beställarens miljöledningssystem (Bilaga 3).2.7. Utrymmen, inventarier och utrustningBeställaren tillhandahåller och ansvarar för att utrymmena, inventarierna och utrustningenombord på m/s Skiftet uppfyller de krav som gäller för att erhålla tillstånd förservering av mat och svagare alkoholdrycker (vin och öl).Bifogat denna anbudsförfrågan finns en inventarielista över tillgänglig utrustning (Bilaga4). Utrustningen omfattar sedvanliga fasta installationer såsom spis, frys, kyl ochmikrovågsugn samt lös utrustning såsom porslin och bestick. Beställaren bekostar ochansvarar för reparationer av befintlig utrustning som beror på normalt slitage och sominte förorsakats av entreprenören. Maskinchefen ombord på m/s Skiftet skall underrättasav entreprenören ifall det finns ett behov av att reparera befintlig utrustning. Det är befälhavarensom beslutar om utrustningen skall repareras.Beställaren bekostar och ansvarar för byte av inventarier och utrustning. Maskinchefenombord på m/s Skiftet skall underrättas av entreprenören ifall det finns ett behov av attbyta ut befintliga inventarier och utrustning. Det är Beställaren som beslutar om inventarieroch utrustning skall bytas ut.Entreprenören ansvarar för all sin egen utrustning och egendom som denne under uppdragstidentar ombord på m/s Skiftet.3(8)

2.8. Kostnader för el m.m.Beställaren bekostar uppvärmningen samt nedkylningen av de utrymmen entreprenörenutnyttjar ombord på m/s Skiftet. Beställaren ansvarar även för kostnaderna vad gäller el,gas, vatten, avloppsvatten och avfallshämtning från anvisade platser.2.9. DispositionsrättEntreprenören och entreprenörens personal disponerar över två hytter för två personerombord på m/s Skiftet.Entreprenören bekostar och ansvarar själv för sänglinne, handdukar, städning och alltannat hänförligt till dispositionen av hytterna.Vid behov kan entreprenören erhålla dispositionsrätt över en tredje hytt ombord på m/sSkiftet. Det är Beställaren som i så fall, på begäran, beslutar om och under vilken tidsperiodentreprenören eventuellt kan få tillgång till en tredje hytt.2.10. Säkerhetsinstruktioner och säkerhetsövningarUnder uppdragstiden är entreprenören och entreprenörens personal skyldig att lära sigde säkerhetsinstruktioner som gäller ombord på m/s Skiftet och delta i de säkerhetsövningarsom ingår i fartygets säkerhetsmanualer eller de säkerhetsövningar som beordrasav fartygets befälhavare. Entreprenören och entreprenörens personal ingår dock inte ifartygets säkerhetsorganisation.2.11. Alternativa anbud och delanbudAlternativa anbud och delanbud beaktas inte.3. FORM AV UPPHANDLINGDet beräknade värdet för upphandlingen överstiger det av Europeiska kommissionenfastställda tröskelvärdet om 200 000 euro. I enlighet med 1 § 2 mom. landskapslag(ÅFS 43/1994) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandlingtillämpas därför rikets lag om offentlig upphandling (FFS 348/2007) på upphandlingsförfarandet.Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande.4. KRAV PÅ ENTREPRENÖREN4.1. Tillämplig lagstiftningVid utförande av entreprenaden skall entreprenören följa direkt tillämpliga rättsakterfrån Europeiska Unionen, lagar och förordningar i Finland och på Åland samt tillämpligabestämmelser utfärdade av finska och åländska myndigheter.Landskapsregeringens bedömning är att upphandlingen inte utgör en överlåtelse av rörelse.Det ligger på entreprenörens ansvar att vid osäkerhet göra en egen bedömning.4(8)

4.2. TillståndEntreprenören skall under uppdragstiden inneha tillstånd för servering av mat. Entreprenörenväljer själv om denne vill ansöka om ett serveringstillstånd för svagare alkoholdrycker(vin och öl).Ifall entreprenören erhåller upphandlingen skall denne under uppdragstiden inneha etttillstånd att utöva näring på Åland, se 4 § i landskapslag (ÅFS 1996:47) om rätt att utövanäring.Senast då upphandlingsavtalet ingås skall dessa tillstånd inlämnas till Beställaren.4.3. Behövliga intyg och uppgifterTill anbudet skall entreprenören bifoga:1. en utredning som visar att anbudsgivaren är införd i förskottsuppbördsregistretoch arbetsgivarregistret samt i registret över mervärdesskattskyldigaeller motsvarande från annat land;2. ett handelsregisterutdrag eller motsvarande från annat land;3. ett intyg över betalda skatter från sitt etableringsland eller ett intyg överskatteskuld eller en utredning om att en betalningsplan angående skatteskuldenhar gjorts upp;4. ett intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning avpensionsförsäkringsavgifter; och5. en utredning om vilket kollektivavtal som skall tillämpas på arbetet eller omde centrala anställningsvillkoren för personalen.Ifall anbudsgivaren är nyetablerad eller under bildning varande och ovan nämnda intygoch uppgifter därför inte finns att tillgå så skall intygen och uppgifterna i stället inlämnasföre upphandlingsavtalet ingås. Entreprenören skall i så fall i sitt anbud ange vilkaintyg och uppgifter som inlämnas senare.4.4. Språkligt kravI och med att landskapet Åland är enspråkigt svenskt skall entreprenören utföra de tjänstersom omfattas av denna anbudsförfrågan på svenska. Entreprenören och Entreprenörenspersonal skall även ha tillräckliga kunskaper i engelska för att kunna erbjuda serviceåt turister.5. ENTREPRENÖRENS PERSONALEntreprenören handhar som arbetsgivare den personal som används utförandet av entreprenaden.Entreprenören skall vid utförande av entreprenaden följa tillämpliga arbetsrättsligabestämmelser.Entreprenörens personal skall ha sådan yrkeskunskap som krävs för att tillreda personalensmat och i övrigt för att utföra entreprenaden.5(8)

Entreprenörens personal skall vara enhetligt klädd och försedd med entreprenörens logotyp,så att passagerare klart uppfattar att Beställaren inte ansvarar för personalen.6. PRIS OCH ERLÄGGANDE AV BETALNING6.1. PrisEntreprenören skall uppge sitt anbud på bifogade anbudsformulär (Bilaga 5). Prisernaanges exklusive mervärdesskatt.6.2. Erläggande av betalningErsättningen till entreprenören utgår som en fast månadsersättning. Betalning till entreprenörensker i efterhand mot faktura senast den 20:e varje kalendermånad. Fakturanskall skickas till Beställaren senast femton (15) dagar före förfallodagen. Fakturan skallskickas per e-post till faktura@regeringen.ax i PDF-format. Av fakturan skall mervärdesskattebeloppetframgå.7. AVTALBifogat denna anbudsförfrågan finns ett avtal om mathållning, städning och caférörelsepå m/s Skiftet (Bilaga 6). Villkoren i avtalet är en del av anbudsförfrågan.8. BEHANDLING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD8.1. Behandling av anbudPå inkomna anbud noteras datum. Alla anbud öppnas samtidigt efter det att anbudsfristenlöpt ut. Öppningstillfället protokollförs.Därefter görs en kontroll av de anbud som inlämnats. De anbud som lämnats in för senteller inte uppfyller kraven i denna anbudsförfrågan beaktas inte.Det är Ålands landskapsregering som fattar det slutliga beslutet i upphandlingsförfarandet,varefter anbudsgivarna skriftligen informeras om vem som erhållit upphandlingen.Till det skriftliga meddelandet bifogas en besvärshänvisning. Annons i efterhand publiceras.Alla inlämnade anbud behandlas i enlighet med bestämmelserna i landskapslag (ÅFS1977:72) om allmänna handlingars offentlighet. Detta medför att inkomna anbud inte äroffentliga förrän Ålands landskapsregering fattat ett slutligt upphandlingsbeslut eller dåupphandlingsavtalet ingåtts.8.2. Utvärdering av anbud och kontraktsskrivningAnbudet med det lägsta totala priset antas (jämförelsen av anbud görs utgående fråntotalkostnaden före både avtalstiden och optionstiden). Tidigast tjugoen (21) dagar efter6(8)

det att Ålands landskapsregering fattat upphandlingsbeslutet skrivs avtal med den entreprenörsom erhållit upphandlingen.Ålands landskapsregering har beslutat att upphandlingen av mathållning, städning ochcaférörelse ombord på m/s Skiftet för tidsperioden 1.9.2013 – 31.8.2016 högst får kostatotalt 557 507 euro exkl. mervärdesskatt. Ifall landskapsregeringen väljer att utnyttjaoptionen gällande en förlängning av upphandlingsavtalet om tolv (12) månader får upphandlingenhögst kosta totalt 743 343 euro exkl. mervärdesskatt. Ifall inget anbud understigerdessa summor kommer upphandlingen att avbrytas.9. INLÄMNANDE AV ANBUDSista inlämningsdag och klockslag: Den 26 april 2013 kl. 16.15. Anbud som lämnatsin för sent beaktas inte.Inlämnande av anbud: Anbudet skall inlämnas i slutet kuvert till Ålands landskapsregering,PB 1060, 22 111 Mariehamn, Åland, Finland. Kuvertet skall märkas med texten”Mathållning, städning och caférörelse på m/s Skiftet”. Endast anbud som lämnats inper post eller till registratorn vid Ålands landskapsregering på Strandgatan 37 i Mariehamnbeaktas.Anbudets språk: Skall vara svenska (inklusive alla bilagor).Anbudets giltighetstid: Nittio (90) dagar.10. INFORMATION OM BEHÖVLIGA TILLSTÅND M. M.Arbetslagstiftning i Finland: Arbets- och näringsministeriet i Finland (tfn +358 10606 000).Serveringstillstånd: Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet (tfn.+358 18 528 600).Näringstillstånd i landskapet Åland: Ålands landskapsregering (tfn +358 18 25000).11. NÄRMARE UPPLYSNINGARNärmare upplysningar om anbudshandlingarna ges av:Bo Karlsson, sjötrafikchef vid trafikavdelningenTelefon: +358 (0) 18 25148Mobil: +358 (0) 400 659 248Fax: +358 (0) 18 23790E-post: bo.karlsson@regeringen.axAlla förfrågningar som rör anbudsförfrågan skall skickas per e-post tillbo.karlsson@regeringen.ax. För att möjliggöra en icke-diskriminerande behandling avanbudsgivare kommer Ålands landskapsregering att publicera alla frågor och svar gällandeupphandlingen på (http://www.regeringen.ax/upphandlingar.pbs).7(8)

Beställaren kommer även att hålla ett informationstillfälle rörande upphandlingen08.04.2013 kl. 13.00 i konferensrummet Ådskär vid entréplanet i lagtingsbyggnaden påStrandgatan 37 i Mariehamn.BILAGOR– Turlista för m/s Skiftet 2013 och en karta över färjlinjen (Bilaga 1)– Ritning över de utrymmen som ingår i entreprenörens ansvarsområde (Bilaga 2)– Miljöledningssystem för m/s Skiftet och Ålands landskapsregering (Bilaga 3)– Inventarielista över all utrustning ombord på m/s Skiftet (Bilaga 4)– Anbudsformulär (Bilaga 5)– Avtal för mathållning, städning och caférörelse på m/s Skiftet (Bilaga 6)8(8)