Processer och arkiv - Visa filer

ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING2008:1Svenska Arkivsamfundet

ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008: I5. Processer och arkivARTIKLARLena-Maria Öberg 6. En metod för att rekonstruera processer genom bevarande av handlingarIda Edlund I 5. Dokumenthantering i teori och praktikTherese Davidsson 41. Tillgängliggörande av arkivmaterial på InternetÖVERSIRTERLars Westerlund 59· Persondatabaser om krigs- och repressionsofferÖrjan Romefors 70. Baltic Connections-arkivguide till källor om östersjöhandeln I45o-I8ooRAPPORTERKatarina Thurett 77· Arkivbildning, samhällelig Ininnesförlust och överlevnadSuzanne Sandberg 8o. Anne J. Gilliland: Archives in the Digital AgeGunnar Sundberg 83. Om att spara ljudMats Danielsson 85. Enskilda arkiv - vems ansvar?RECENSIONERMarjo Rita Valtonen 88. Records and Information Management Core CompetenciesHåkan Lå"vbtad 93· Record Keeping in a Hybrid EnvironmentSusanna Janfalk 96. Managin g Design and Architectural RecordsDaniel Höffker 98. Upplåsning av arkivenOlofKarsvalt I02. Kort som kildeLars Lundqvist 105. Fra Krag til Kr0lle-BentBjnrn Bering I07. Person-, släkt och gårdsarkivCharlotte S.H. Jensen I 09. Krumelurer u den omsv0bHåkan Lö"vblad I I I. Utställning: Ruth Wächters arkiv utställt i HökarängenII4. NOTISERI I 5. ATT LÄMNA BIDRAG TILL TIDSKRIFTENI I 7. MEDVERKANDE I DETTA NUMMEROmslagsbild: View of Kronborg Castle at Helsing0r, I 62 7."Manuscript Collection" (reference code: PLIIoiioi6), no. 58,State Archives in Gdansk. http:/ /www.balticconnections.net/

Processer och arkivKring förra sekelslåftet gjordes en begreppslig distinktionmellan samling och arkiv, där de senareska förstås som den processbundna dokumentationsom en verksamhet skapar. Processanalyserhar ingått i arlåvsammanhang under mycket lårigtid. Diplomatiken utvecklade under I6oo-talet enmetod kring dokumentprocessen och de aktörersom var inblandade i den. Syftetvar bl.a. att avgöradokumentens autenticitet. Det nordamerikanskalnterpares-projektet återknyter till diplomatikensmetod och anammar den för e-handlingar. En avprojektets slutsatser hittills är att en avgörandeslållnad mellan bedömningen av pappersurkundersrespektive e-handlingars äkthet, är att de senarefordrar omfattande kontextuell dokumentationför att kvaliteten ska kunna bedömas. lnterparesprojektetdrar bl.a. slutsatsen att processkartläggningarkan bidra till e-handlingars autenticitetgenom att verksamhetssammanhanget klargörs.Kartläggning av verksamheters processer haranvänts som metod sedan början av det förraseklet. Syftena har varierat, men har tidigare främstrört förändringar av arbetets organisering genomarbetsdelning och rationalisering. Det är förstmot slutet av det förra seklet som processanalyserblir ett instrument i kvalitetsarbetet och på allvaräven börjar påverka arlåvverksamheten. För minegen del ser jag det senare som en mycket positivutveckling. Framför allt för att autenticitetenoch bevisvärdet fokuseras framför informationsinnehållet,som i Sverige bl. a. genom kopplingen tillhandlingsoffentligheten varit det centrala.I detta nummer behandlas processmetoder i ettpar artiklar. I en av artiklarna görs en jämförandeundersökning av bygglovshantering under ett parolika tidsperioder. Syftet är att finna en metod förprocesskartläggning baserad på bevarade handlingar,och en intressant aspekt är om metoden även kantillämpas historiskt. I den andra artikeln undersöksen dokumenthanteringsplan i processperspektivet.I en recension av en utställning uppmärksammasåtergivandet av en verksamhetsprocess baserad påett privatarkiv, en bok, fotografier, film och ljudgenom social konst som metod.Digitala arkiv återkommer i ett par avseenden inumret. I en rapport från professor Anne]. Gillilandsbesök i Sverige behandlas bl.a. professionellaaspekter som digitala arkiv medför. I ett par översikterbeskrivs tillgängliggörande av arlåv på we b­ben. Den ena behandlar persondatabaser om krigsochrepressionoffer. Den andra en arkivguide tillkällor om östersjöhandeln under en lång tidsperiodoch i flera länder. I en artikel berörs tillgängliggörandeav arkiv på webben, baserad på en fallstudieav en myndighet.Även privatarkiven berörs i numret. I en rapportframgår en del av det samarbete som bedrivs mellansvenska, framför allt kyrkliga, aktörer kring arlåv,minnesförlust och överlevnad i tredje världen. I enannan rapport berörs bl.a. ansvarsfrågan när detgäller de enskilda arlåven. I en recension behandlasRiksarkivets beståndsöversikt över enslålda arlåv.I numret förekommer även flera andra recensioner.Ett instrument från ARMA i syfte att bl. a.kunna validera kompetenser inom arkiv- och informationsområdetgranskas. Ärende- och dokumenthanteringoch arkiv i olika avseenden berörsi recensioner av två engelskspråkiga böcker, enom arlåv som hybridsystem i allmänhet och enannan om arkitekthandlingar. En rapport från enkonferens i Tyskland anmäls. Två danska utgåvorrecenseras, en fokuserar på kartan som källmaterialoch den andra ger inblickar i nytillkomna leveranser.Slutligen recenseras en svensk arlåvpedagogiskbok.Jag vill tacka de som medverkar i detta nummer.Håkan LiivbladHuvudredaktörARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:15

LENA- MARIA ÖBERGEn metod för att rekonstrueraprocesser genom bevarade handlingarAbstractThe new Swedish method for archival descriptionwill be introduced in the near future. Thenew method is built upon process modding andwill document how records are connected to theprocesses, where the records have been created andmanaged. The aim with this artide is to describe amethod to reconstruct processes. The method hasbeen used in a study where I have analyzed whichcomponents that make it possible to reconstructprocesses afterwards. The method could serve asa complement to traditional process modellingmethods, which often build upon seminars whereparticipators tagether design todays and tomorrowsprocesses. The method that has been used inthe study presented in this paper is from this viewpointdifferent, because it strives to understandand describe how the process has laoked like. Themethod includes three steps; Data collection inarchives, process modeling and validatians seminars.The result from using the method has showedthat i t could be a helpful tool.InledningDen nya arkivredovisningen som snart träder i krafthar som utgångspunkt att myndigheters handlingarska klassificeras i enlighet med en struktursom visar verksamhet och processer 1 • I denhär artikeln kommer jag att presentera en metodsom kan användas för att kartlägga en verksamhetsprocesser och dokument. Därmed skapasett underlag för den nya arkivredovisningen sombygger på processer och processmodellering. Ettmodelleringsseminarium bygger ofta på att deltagamatillsammans med en modellör skissar en verksamhetsprocesser. J ag har istället utgått från dendokumentation som genererats i processerna. Vanligtförekommande i olika processmodelleringsteknikerär att man koncentrerar sig på dagsläget,d.v.s. hur en process ser ut idag och därefter på hur6ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

En metod foi· att rekonstruera processer genom bevamde handlingarman vill att den framtida processen ska se ut, (set. ex. Astrakans metod 2 ) . Metoden som presenterasi den här artikeln kan fungera som ett komplementtill traditionell processmodellering, när detgäller att beskriva dagens processer och vara ettsätt att kartlägga processer i det förflutna. Tankenatt koppla ihop dokument med de processer somde skapats och hanterats i anser jag vara något somlänge varit en del av beskrivningen av arkivinformation.Termen arkivinformation används sommotsvarighet till records. Records definieras iISO r 5489 3 som "Information created, recieved,and maintained as evidence and information by anorganization or person, in pursuance of legalobligations or in transactions of business". Kontextensbetydelse för tolkning av arkivinformationen ärsom bekant mycket centraL Duranti 4 skriver att ettdokument som skapats i samband med en transaktionär inte ett record förrän det satts i relationtill andra records och vidare finns i ett sammanhangkring en aktivitet. I Australien finns fleraexempel på intressant forskning och utvecklingsarbeteinom arkivvetenskapen. Där finns blandannat exempel på metadataset 5 för långtidsbevarandeav information, se t.ex. VERS 6 och RKMS 7 •Det är intressant att konstatera att båda dessametadataset innehåller många processrelateradeelement. I en studie av bland annat dessa två metadatasetkan jag" konstatera att de stödjer ett processorienteratarbetssätt. I Sverige finns en bra metodbeskriven av Tom Sahlen för hur processer ochverksamhetens dokument kan länkas samman 9 •Artikeln syftar till att beskriva en metod för attrekonstruera processer. Metoden har använts i enstudie 10 där jag har undersökt vilka komponenterdet är som gör det möjligt att rekonstruera processeri efterhand, genom att göra processmodellerutifrån det material som finns bevarat. Resultatetvisar att det framförallt är tre typer av komponentersom möjliggör rekonstruktion, nämligenassociationsobjekt (diarier, ärendeblad), datumoch bevarandet av dokumenten. Studien utfördesinom ramen för projektet Bygga Villa, vilket är ettprojekt som har haft som mål att "skapa en ingångtill all information och alla ~änster som familjenAndersson har behov av för att på ett maximalteffektivt sätt kunna planera, bygga och bo i sinnya villa." Projektet startade 2004 och avslutadesi januari 2008. Projektet har styrts av ett konsortiumbestående av Lantmäteriet, Boverket, Sverigeskommuner och landsting, Högskolan i Gävle,TEKIS (Tekniska informationssystem) och WMdata.Studien har omfattat bygglovsprocessen somden dokumenterats i bygglovsakterna i två svenskakommuner, Skellefteå och Sundsvall. För att skapaett bredare underlag, men även för att undersökaskillnader före och efter införande av elektronisktdokumenthanteringssystem, så genomfördes enstudie av två olika tidsperioder. Den första tidsperiodenrörde bygglovsärenden 196o-r965 medanden andra gällde ärenden 1999-2000.Den traditionella metoden förprocessmodelleringDet finns idag en uppsjö av olika varianter förhur man tecknar och modellerar processerY·12Metoderna innehåller dels en uppsättning symbolersom ska användas för att beskriva t.ex. en aktiviteteller en aktör i processen, dels ett grundläggandesynsätt som beskriver hur man bör se på vad enprocess är, när en process anses vara avslutad ochhur detaljrik modelleringen bör vara med mera.Vissa metoder är utvecklade av kommersiella aktöreroch vissa inom akademin. Idag är processmodelleringett mycket flitigt använt angreppssätt för attbeskriva en verksamhet och de vanligaste metodernaär mycket snarlika. Processmodellering har sittursprung i Business Process Reengineering (BPR)vilket först beskrevs av Hammer och Champy 13 .BPR kännetecknas av förändringsarbete och atttänka nytt och metoden var i sitt ursprung mycketradikaL Tidigare arbetsmetoder skulle helt förkastasför att sedan skapa helt nya processer utifrånett helhetsperspektiv. Idag används processmodelleringmer nyanserat, men det är värt att betonaatt i samband med att en organisation arbetar medARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:17

Lena-Maria Öbe·rgKommun· SundsvallAreodebeskrivning startdatum Slutf"örd datumBygglov, Fastighetsbtn x:x 19 juni 1963 22 december 1964Handlingar Beskrivning Datum Aktör KommentarerDiarium 19/6 Nybyggnation av konf ochgaragebyggnad.23/10 Ansökan om ändring i bygglovYttrande frånyrkesinspektionen25/9 Cistern25 juniTeknisk beskrivningBygglov 19630816Pi [!;Ur l: Exempel på blankett som användes vid datainsamlingen.processer så strävar man ofta mot att nå förändringpå något sätt. Vanliga motivationsfaktorer äratt effektivisera och eller samordna verksamheter.Processmodelleringsseminarier bygger ofta på attett antal personer från de berörda delar av denverksamhet som ska modelleras samlas tillsammansmed en seminarieledare. Seminarieledaren lederarbetet med att diskutera och gemensamt kommafram till hur dagens process eller morgondagensprocess ser ut alternativt bör se ut. Seminariet kanstarta med dagens process för att gå vidare mothur organisationen vill att processen ska se ut efterförändringar av verksamhen eller så kan manmodellera morgondagens process direkt. Den metodsom använts här är ett alternativ till att samlasi seminarieform och här har målet varit att beskrivaprocessen så som den såg ut vid de två aktuellatidsnedslagen196o-1965 och 1999-2000. Häriligger en stor skillnad gentemot processmodelleringeftersom det inte finns någon strävan motatt utifrån detta kartlägga ett förändringsbehov,utan enbart ett försök att utifrån bevarade handlingarförstå och beskriva hur processen då såg ut.Metoden som beskrivs här kan alltså sägas kombineratraditionell processmodellering med etttraditionellt angreppssätt inom arkivvärld en, d.v.s.att det är arkivinformationen som används för attkartlägga processen.Beskrivning av MetodenDet metodiska arbetet bestod av tre huvudsteg,nämligen datainsamling i arkiven, processmodelleringoch validering genom seminarium. J agkommer här att beskriva de tre stegen i detalj och8ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

En metod fdr att rekonstruera processer genonz bevarade handlingari samband med respektive steg också redovisaexempel på hur resultatet kan se ut i respektivesteg. Motivet till metodvalet är insikter från iakttagelservid tidigare studier. Redan i min och minkollegas första studie, 14 besökte vi ett antal arkivhos fyra olika organisationer och gjorde där "nedslag"i arkiven för att beskriva vad som fanns däroch vad som kännetecknade den information somfanns där. Det här upplevde vi mycket givandeeftersom det ger intressant och värdefull information.För att kunna besvara frågor kring vilkakomponenter som gör det möjligt att bevara information,såg jag att en liknande metod skulle varaanvändbar och i den studie som presenteras här harmetoden testats mer systematiserat.Datainsamling i arkivenEtt antal slumpvisa ärenden från de både tidsperiodernahämtades fram ur arkiven delvis medhjälp av arkivpersonaL För att skapa en bild avhur bygglovsprocessen sett ut t.ex. 1960-1965 såantecknade jag vilka typer av handlingar somfanns med i varje akt. Jag studerade diariet för attse vilken typ av anteckningar som fanns där, hurde var gjorda och även vad som noterats och vilkadata som skrivits in. Ett exempel är datum. Fleraolika källor fick ofta användas i det äldre materialetför att få en uppfattning om alla delar. Ritningar,akter med inkomna handlingar och diarietkunde t. ex. vara fysiskt åtskilda, men kunde genomolika tekniker för spårbarhet ändå hållas samman.En teknik kan vara att hålla samma ärenden medhjälp av fastighetsbeteckningen vilket var en vanligmetod i det här fallet, en annan tänkbar teknikär att hålla samman ärenden med hjälp av diarienummer.Efter ett antal ärenden var det ibåda kommunerna och för båda tidsperiodernamöjligt att skönja mönster som visade vilkaaktiviteter en bygglovsprocess består av, och i vilkenordning dessa aktiviteter oftast skedde. När jagnått stadiet av att kunna se mönster gick jag vidaretill ett annat årtal och upprepade samma procedur,tills det var möjligt att se mönster även där.För att göra själva datainsamlingen använde jagmig av blanketter som stöd, se figur l . Blanketternahar jag utformat utifrån tidigare kunskap om hurinformation i arkiverade akter brukar strukturerasoch vad som vanligtvis finns medY I den tidigarestudien frainkom att arkivinformation alltidär märkt med datum, aktkappan innehåller oftainformation om startdatum o.s.v. Data i den härfasen av metoden är beroende av vilken process somska rekonstrueras, men i det här fallet fanns t.ex.följande handlingar bevarade: ansökan om bygglov,bygganmälan, teknisk beskrivning, skrivelser,planritningar, fasadritningar, planer, sakkunnigntyg,yttranden från brandchef, slutbesiktningsbevis,grundundersökning, svar från remissinstanser,granskningsblad och brandskyddsdokumentation.Rubrikerna i blanketten skapades innanstudien startades och några rubriker visade sigmindre användbara, t.ex. aktör. Detta beror på attdet i många fall inte var klart vem som varit aktöroch att processmodellerna sedan inte omfattandeaktörerna.ProcessmodelleringI det här metodsteget arbetade jag med att utifråndet insainlade materialet modellera processer. Härsökte jag efter vilka aktiviteter som har utförtsunder bearbetningen av det här ärendet. Exempelpå aktiviteter är diarieföring, beslut och besiktning.För att kunna skapa dessa processmodeller blev jagi flera fall tvungen att gå tillbaka till arkivet för attkontrollera några saker. Detkunde t. ex. röra i vilkeninbördes ordning olika aktiviteter utförts.Blanketter vid datainsainlingen användes för attgenom de handlingar som fanns bevarade försökaidentifiera vilken aktivitet som legat bakom atthandlingen skapats. Till exempel kan nämnas att enbesiktningsrapport har tolkats som ett resultatav aktiviteten besiktning. När det sedan kom tilli vilken ordning de olika aktiviteterna i processenhar utförts, var det datumangivelser som gjordedet möjligt att avgöra detta. Alla handlingar harvarit märkta med datum i någon form (upprättad,ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:19

Lena-Maria ÖbergDokumentFlera dokumentExpedieringHändelse, aktivitetBesiktningSker ej varje gångRelationGranskningIndirekt händelse, aktivitetFigur 2: Beskrivning av den notationsteknik som har använts i studien.Inkommenansöka nDiarieföring Granskning Grannehörande. .l. ·-· ·-· --'TjänstemannabeslutExpedieringFigur 3: Ett exempel från Skellefteå kommun17 från tidsperioden 1964 - 1965.r oARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008 :1

En metod for att rekonstruera processer gen011z bevarade handlingarInkommenansökan ochanmälan! Bedömning av !ärendetyp ,--'Registrering Granskning Yttranden Kvalitetsansvarig. .l_ --- --- --'SamrådBeslut i BN ellerUtfärda slutbevisAvslutFigur 4 Ett exempel på en processmodell från Sundsvalls kommun 18 från tidsperioden 1999-2000.inkommen o.s.v.), vilket gjort att det har varit möjligtatt avgöra i vilken ordning aktiviteterna ägtrum. Värt att notera är dock att det också harvisat sig att vissa aktiviteter sker i olika ordning iolika ärenden, vilket här har tolkats som att ordningeninte är fast utan att det finns en viss flexibiliteti processen. För att underlätta processmodelleringenhar jag i den här studien koncentreratmig på normalprocessen. Normalprocessenska här tolkas som den arbetsgång somett ärende normalt har, från t.ex. inkommenhandling, bearbetning och beslut i ärendet. Ettexempel på en avvikande process är vid överklaganav ett beslut. Vilken som är den mest intressantaär inte givet, utan varierar självklart med syftetmed processkardäggningen. Jag har i en tidigareundersökning 16 visat att i de fall där processenavviker från det normala är den ofta väldokumenterad,vilket kanske inte innebär problem med attspåra de varianter som finns. Dessa varianter utgördå inga underlag för hur verksamheten generelltfungerar och kan inte sägas vara representativa.Jag använde Microsofts verktyg Visio för attskapa processmodeller och jag har använt symbolernai figur 2 . Processmodellerna ska läsas frånvänster till höger och de flesta exempel är för attvara hanterbara, uppdelade på flera rader.Processmodelleringen strävade som tidigarenämnts mot att hitta generella mönster. Figur 3ska därför inte tolkas som ett konkret exempel påARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1I I

Lena-Maria Öbergett bygglovsärende hos Bygg och miljökontoret iSkellefteå. I den här modellen finns ett exempel påen indirekt händelse, i det här fallet en granskning.Indirekt händelse har jag här använt i betydelsenatt det går att uttyda av sammanhanget att någonform av aktivitet har skett, men det finns ingadokument som kan visa på vad eller hur en handläggarepå Bygg och miljökontoret har arbetat medett ärende.Processmodellen ovan är ett exempel på hur bygglovsärendensom gick för beslutsfattande tillbyggnadsnämnd eller delegation såg ut hos stadsbyggnadskontoreti Sundsvalls kommun under tidsperioden1999-2000. En tydlig skillnad jämförtmed det tidigare exemplet är att antalet aktiviteterär betydligt större. I båda kommunerna kan maniaktta en tydlig skillnad mellan de båda tidsperioderna.Den främsta orsaken till detta är sannoliktatt lagstiftningen förändrats mellan de två tidsperioderna.Att utse en kvalitetsansvarig, samrådoch slutbevis är exempel på aktiviteter som krävsenligt den nya lagstiftningen. 19 Det finns med storsannolikhet även andra orsaker. Min studie har intehaft för avsikt att studera detta i detalj, men någotsom varit intressant i samtliga organisationer somjag studerat i olika sammanhang är att formaliseringenökar med åren. Det vill säga att det finnsfler och fler färdiga blanketter och kanske ocksåmer bestämda rutiner för hur handläggning ocharkivering ska gå till. Detta leder också till fleraktiviteter.Validering genom seminariumFör attvalidera processmodellerna genomförde jagett seminarium 20 vardera i de båda kommunerna.Deltagare vid seminarierna var arkiyarier, bygglovshandläggare,handläggare från närliggandeprocesser inom samma avdelning på kommunen,ansvarig för e-tjänster och chefer från berördavdelning på kommunen. Vid seminariet presenteradesprocesserna från de båda tidsperioderna.Sedan fördes en diskussion kring huruvida detfanns exempel på aktiviteter som saknades ellereventuella missuppfattningar. Utifrån detta diskuteradevi även problem som gruppen kunde seinför en eventuell omläggning till någon form avelektronisk bygglovsprocess. Efter seminariet justeradesprocessmodellerna i enlighet med vad somframkommit på seminariet. Utöver vissa detaljerkring aktiviteterna, såsom troliga änledningar tillatt det i en av kommunerna fanns få exempel pågranskningsdokument, så framkom det också attden process som speglas genom arkiven är mycketintern, dvs att det är respektive förvaltnings ärendehanteringsom är synlig i arkiven. Det finns t.ex.lite spår av kontakten med den sökande. Efter enavslutad bygglovsprocess startar andra processerinom kommunen och deltagarna var förvånadeöver att detta inte var synligt i arkiven. En viktigfråga inom processmodellering är att avgöra var enprocess börjar och slutar. För bygglovsprocessen ärinte detta givet. När den nya plan- och bygglagen 21kom 1987 fick också den sökande ökat ansvar. Detåligger numera byggherren att skicka in ett intygatt han eller hon byggt enligt lovet, därefter kankommunen skicka ut ett slutbevis. Var en processska börja eller sluta är aldrig något som är givet,utan något som verksamheten själv styr över. Vidett eventuellt införande av e-tjänster som kanskelöper genom flera organisationer och genomflera avdelningar blir det en oerhört viktig fråga attsäkerställa att hela processen finns bevarad.Vid se!Jlinariet validerades processerna från bådatidsperioderna. Ett äldre material blir av naturligaskäl svårare att validera, eftersom personal bytsut och det är svårt att komma ihåg detaljer kringhur t.ex. olika ärendetyper behandlades för över40 år sedan. I Sundsvalls kommun hittade jag, somtidigare nämnts, inga exempel på granskningsdokumentationfrån den tidigare perioden. Dettadiskuterades i samband med seminariet. Ett antaltänkbara orsaker till varför det inte fanns någonsådan information i akterna togs upp. En är att deti samband med en mikrofilmning gallrades hårti materialet. En annan tänkbar förklaring är attdenna typ av information var något som bygglovs-12ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

En metod foi· att rekonstruera processer genom bevarade handlingarhandläggarna bevarade själva i pärmar på sina kontor.Dessa tillfördes sedan aldrig akterna. Det finnssäkert möjlighet att spåra vad som hänt i just Sundsvallskommun, men det låg utanför min studie. Detär dock mycket viktigt att sådant undersöks ochtillvaratas vid t.ex. införande av ett nytt informationssystem,så att dokumentationen åtminstonemotsvarar den tidigare bevarade kontexten.slutdiskussionSom jag nämnt i inledningen ser jag metoden somett komplement till "vanliga" processmodelleringsseminarier.En genomgång av bevarat arkivmaterialanser jag ger en mycket relevant bild avhur processen ser ut idag och även förändringaröver tid. Min erfarenhet av modelleringsseminarierär att det ibland kan vara svårt att kartlägga hurprocessen ser ut idag, dels beroende på svårigheteratt beskriva sina dagliga rutiner, dels på att det trotsambitionen att beskriva nuläget ofta tenderar attbli hur organisationen vill eller anser att processenborde fungera. En studie av verksamhetens dokumentationkan därför tillföra viktiga pusselbitar.J ag anser att metoden i de sammanhang där denanvänts hittills varit mycket givande. Metoden harfram tills idag använts för två syften, dels för attundersöka vilka komponenter som gör det möjligtatt bevara processer över tid, dels att utgöra ettunderlag för diskussion kring möjliga probleminför kommande e-tjänster. 22 En viktig fråga attfundera över är vem som ska utföra kartläggningen.J ag har varit en outsider med vanlig med borgarkunskapi bygglovsprocesser, vilket gör att jaghar haft svårt att fylla i saker som kanske "borde"funnits där. En person med insyn i verksamhetenfyller antagligen i flera sådana luckor och det ärsannolikt att kartläggningen då går fortare. Attfylla dessa luckor blir dock svårare desto äldre materialetär.Det vore mycket intressant att använda metodeni andra organisationer och därmed också andraprocesser för att se om något måste utvecklas ochförändras. Metoden borde också utvecklas föratt stödja urvalet av vilka ärenden som ska liggatill grund för modelleringen. Detta skulle kunnaske med någon form av statistiskt urval kombineratmed en diskussion med berörda arkivarier.Denna diskussion bör t ex omfatta frågor såsom vilkatidsperioder som är lämpliga. Valet av tidsperioderär viktigt och aspekter som bör tas i beaktande kant.ex. vara när organisationen infört ett elektronisktdokument- och ärendehanteringssystem ellernär stora organisationsförändringar har ägt rum.När metoden använts i flera fall och i olika typer avorganisationer skulle det också bli möjligt att brytaner de tre huvudstegen i delmoment vilket skulleunderlätta användningen av metoden.Avslutningsvis vill jag tacka Anneli Sundqvist påMittuniversitet för värdefulla kommentarer.ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:113

Lena-Maria ÖbergNoterI www.statensarkiv.se, inhämtad 2008-oi-28.2 Björn, Nilsson, Metodhäfte i processmodellering-Ettsätt att tydliggöra verksamhetens arkitektur2004. Finns att hämta på www.astrakan.se, inhämtat 2006-oi-29.3 ISO I5489-l Information and document-ation- Records management- Part l: General. InternationalStandards Organization zooi, s. 3·4 Luciana Duranti, The archival bond, Archivesand Museum Informatics, 1997 11 (3-4), s. 2 I6.5 Metadata kan kortfattat beskrivas som informationom ett informationsobjekt. Ett metadatasetär en uppsättning fördefinierade metadata.Nämnas bör också att VERS inte bara består avett metadataset utan är som namnet antyder enstrategi.6 VERS, Victorian Electronic Records Strategy,http:/ /www. prov.vic.gov.aulvers, inhämtadzoo6-o6-26.7 RKMS, Recordkeeping Metadata Project,http://www.sims.monash.edu.aulresearch/rcrg/research/spirt/deliver/schemes.html, inhämtadzoo6-o6-26.8 Lena-Maria Öberg, Metadata use in documentmanagement systems, which support businessprocesses, Archives & Social Studies A journal ofinterdisciplinary research, Vol.z, no I 2oo8, s. 244.9 Tom, Sahlen, Kaos eller struktur - Om moderndokumenthantering, i A. Sundqvist (Ed.),Dokumentstyrning i processorienterade organisationer,Folkrörelsernas Arkivförbund och NäringslivetsArkivråd, Stockholm 2005, s. 7-38.IO Lena-Maria Öberg, Needed components toreconstruct processes, Paper presenred at theArchiving 2006, Ottawa May 2 3-25, s I6S-I68.I I Darek Eriksson, Four Proposals for EnterpriseModeling, Doktorsavhandling, ChalmersUniversity ofTechnology, Göteborg, 2004, s.267-46.I2 Nilsson, 2004.I 3 Michael Hammer & James Champy, Re-engineeringthe corporation -A manifesto for businessrevolution, Ha~per Business I993·I4 Lena-Maria Oberg & Erik Borglund, What arethe characteristics of Records?, InternationalJournal of Public Information System, 2006(1),s. 55-76. Se även Arkiv, Samhälle och Forskning2006:1, s. 30-48.IS Öberg & Bo~glund zoo6, s. 62-63.I6 Lena-Maria Oberg, To Capture and PreserveDocument in Processes, Information Managementin modern enterprise: Issues & solutions,Lissabon Portugal, 2005, s. I83.I7 Skellefteå kommun Bygg och miljökontor,Bygglovsakter I 96o-I 96 5.I8 Sundsvalls kommun stadsbyggnadskontoret,Bygglovsakter I999-2ooo.I9 Plan- och bygglag (I98po), SFS 2007=1303 .20 Seminarium i Sundsvalls kommun genomfördes20o6-oi-I2. Seminarium i Skellefteå kommungenomfördes 2oo0-o3-07.2 I Plan- och bygglag (I98po).22 Öberg (2oo6).I4ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:I

IDAEDLUNDDokumenthantering i teori och praktikEn fallstudie av Uppsalahems bevarande- och gallringsplanAbstractThis artide is an extract of a comparative studyof theory and practice regarding process orientedrecords management. I present two IsOstandardsthat point to the importance of metadatafor records, these are ISO 15489 and ISO 23081.The comparative study also consists of two recordsmanagement models- one general and one specificfor common housing campanies- and a case studyof one such company's records management plan.The study shows that the two ISO-standards andthe two models are generally good in comparisonboth with each other and also with the housingcompany's records management plan, bothin generalstructure bu t also in detail.Key words: recorcls management, ISO 15489, ISO23081, comparative studyInledningDenna artikel är ett utdrag ur en studie om processorienteraddokumenthantering i teori och praktik,som ursprungligen utgjordes av en kandidatuppsatsi arkivvetenskap vid Uppsala universitet, medtiteln Processorienterad dokumenthantering i teorioch praktik. En fallstudie av Uppsalahems bevarandeochgallringsplan. Det är en fallstudie som är uppdeladi två avsnitt. Det första avsnittet behandlardokumenthantering i teori och jämför två förstudien relevanta ISO-standarder och två teoretiskamodeller för dokumenthantering. Det andraavsnittet behandlar dokumenthanteringen i praktikenpå det kommunalägda Uppsalahem AB ochhur denna ser ut i jämförelse med standardernaoch modellerna. Det huvudsakliga syftet meddennastudieharvaritatttareda på hur en bevarandeochgallringsplan från 1997 står sig mot dagensrekommendationer om dokumenthanterings-ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

IdaEd/undplaner, som de uttrycks i standarder och dokumenthanteringsmodeller.Dokumenthantering, och i synnerhet digitalsådan, är ett aktuellt ämne som befinner sig i ensnabb utvecklingsfas och studier som belyser dettaär därför högst relevanta. Den traditionella synenpå proveniensprincipen blir i detta sammanhangnågot av en utmaning - hur ser man ursprungetoch arbetsgången i digitala handlingar? Nyalösningar som utgår från informationen i dokumenten,inte dokumenten i sig, krävs för att möjliggörabevarandet av handlingarnas kontext. 1I dag står många organisationer och företaginför revidering av sina dokumenthanteringsplaner,bl.a. på grund av att de digitala dokumentenblir allt viktigare för organisationen, samtidigtsom den dokumenthantering de arbetar efter ärutformad med främst pappersdokument i åtanke.Förutsättningarna för administrativt arbete harförändrats i takt med !T-utvecklingen och ävendokumenthanteringsplanerna måste följa dennautveckling för att bevara relevant material förframtiden. 2Digital dokumenthantering har sedan 198o-taletdiskuterats i artiklar (främst i diverse datortidningaroch andra ämnesrelaterade tidskrifter) menharförst de senaste åren utvecklats tillnågotsom varjearkivarie måste ta ställning till. Detta speglasi antalet uppsatser och artiklar i arkivrelateradetidskrifter, till exempel Arkiv, samhälleoch forskning. 3 Att datortidningar har diskuteratfrågan längre än de arkivrelaterade tidskrifterna,beror förmodligen på att de tekniska lösningarnamåste finnas tillhanda för att ett såpraktiskt ämne som arkivvetenskap ska kunna taupp diskussionen. Den litteratur som finns atttillgå idag rörande dokumenthantering är främsthandböcker eller tidningsartiklar och ett fåtalkandidat- och magisteruppsatser.Då intresset för processorienterad dokumenthanteringhar ökat markant inom arkivvärlden,har flera konferenser, workshops ochäven projekt behandlat detta ämne. För tillfälletpågår t ex ett samverkansprojekt undernamnet EVA (En högskolegemen-sam ochVerksamhetsorienterad Arkivredovisning)mellan Kungliga Tekniska högskolan, UppsalaUniversitet, Mälardalens högskola och Södertörnshögskola, med syftet att utarbeta en teoretiskmodell för processkartläggning av verksamhetenoch redovisning av arkivet efter denna struktur. En avbiprodukterna blir en processorienterad och metadataredovisandedokumenthanteringsplan. ÄvenRiksarkivet inför regler om arkivredovisning baseradpå processer inom verksamheten där handlingarnauppstår, som träder i kraft den närmastetiden.Dokumenthantering i teori - standarderoch modellerI detta avsnitt diskuteras dokumenthantering iteori utifrån två ISO-standarder och två dokumenthanteringsmodeller.Dessa utgör sedan denteoretiska grunden för den komparativa undersökningeni artikelns andra del.Internationella standarder fördokurnnenthanterU1gDet finns ett antal internationella standardiseringsorgan,t ex ISO (Internationella Standardiseringsorganisationen)och D LM-forum (DocumentLifecycle Management) som på senare år utformatstandarder för dokumenthantering, för att gynnaarkiv- och dokumenthanteringsförståelse internationelltsett. I Sverige står även Verva förrekommendationer om elektronisk dokumenthantering,utvärdering av programvara och de upprättaräven ramavtal med leverantörer. 4Användande av ISO-standarder kan visa att manuppfyller vissa krav inom olika områden genomen formell kvalitetssäkring. 5 På 1990-taletvar det enmerit att vara ISO-certifierad, nu är det snarare enbrist att inte vara det, trots att det fortfarande ärr6ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

Dokumenthantering i tem·i och praktikfrivilligt. 6 Sedan I947 har ISO publicerat mer änI6 ooo internationella standarder inom ett flertalområden. 7 Nedan presenteras två för min studierelevanta ISO-standarder.ISO 15489 Dokumentation­DokumenthanteringI början av 2ooo-talet fanns ett stort behov av eninternationell dokumenthanteringsstandard ochutifrån en australisk standard (AS 4390 RecordsManagement), till stor del utformad enligt ISO9 ooo, fastställdes år 200I ISO-standarden I5489Dokumentation - Dokumenthantering (RecordsManagement). Standarden är uppdelad i två delar,del l: Allmänt, som behandlar att något ska göras,och del 2: Riktlinjer, som beskriver hur något skagöras. Denna ISO-standard är för närvarandeunder revidering och beräknas vara färdig till år2009. 8Standarden har en struktur med ett logiskt flöde,från generella krav på dokumenthanteringssystem,och tekniken bakom dessa, till krav på utbildningoch innefattar såväl offentlig som privat sektor,dokumentens hela livscykel och alla dokumenttyper.Standarden innebär även att man uppfyllerde krav som ISO 9000 och ISO I4ooo ställer pådokumenthantering och den rör alla nivåer inomorganisationen: vilka principer som ska tillämpasvid ansvar, den definierar policies och processer,och poängterar vikten av att följa lagar och tahänsyn tilllagringsmedium och att dokumenteradokumenthanteringsprocesserna. Handlingarnaskontext är viktig att fastställa genom en logisk strukturför att kunna tillgängliggöra och tillhandahålladen information som de är bärare av. Anpassadutbildning av all personal i organisationen gör attorganisationen lättare kan nå de mål den har meddokumenthantering. 9Ett dokumenthanteringssystem innehåller enligtISO I 5489 både en dokumenthanteringsplan ochett tekniskt dokumenthanteringssystem, därför kanman säga att denna är en heltäckande standard somlämpar sig för användning inom organisationersom har för avsikt att genomföra ett långsiktigtbevarande av digitala handlingar. 10Enligt ISO I5489:I är kraven på ett dokumentatt det uppfyller egenskaper som autenticitet,tillförlitlighet, integritet 11 och användbarhet.ISO I5489:I definierar metadata som "data sombeskriver sammanhang, innehåll och struktur hosdokument och hanteringen av dessa under aktuelltid" 12 • Man kan tala om tre typer av metadata somhar olika funktioner:• deskriptiva metadata, som "användsför att beskriva och söka digitala dokument",• administrativa metadata, som "användsför att administrera dokument ochdokumentera information om desstillkomst och åtkomst", och• strukturella metadata, som "beskriverbl.a. det logiska och fysiska förhållandetmellan delarna i ett sammansattdokument" .IlEnligt ISO I 5489 ska en organisation, innan denska införa ett dokumenthanteringssystem, genomföraen översiktlig utredning (av syfte, struktur,lagar m.m.), en verksamhetsanalys (som beskriververksamheter och processer, klassifikationsschemaoch hierarkier samt visar var, hur och när dokumentupprättas), en identifiering av dokumentationskrav(regler och rutiner) och strategier föratt uppfylla dessa, utforma dokumenthanteringssystem(som svarar mot behoven), se över metoderför dokumentation (inklusive metadata, för att tillgodosekrav på autenticitet, tillförlitlighet medmera) och funktioner i stödproces~en för dokumenthantering(vad ska arkiveras och hur länge, baseratpå behov från lagstiftning, verksamhet och intressenter).Att genomföra dessa åtgärder innan ettsystem byggs, och att arkivarierna gör det tillsammansmed systemteknikerna är en förutsättning föratt systemet ska kunna ge korrekt och relevantARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:IIJ

IdaEd/undinformation om autenticitet och tillförlitlighetnär det kommer till arkivfunktionen. 14Att Riksarkivet rekommenderar en metodikrörande arkivredovisning som är anpassad tilldenna standard är något som kan komma attge utslag i organisationer runtom i landet, inteminst inom den statliga verksamheten där dennanya processorienterade metodik kommer att varatvingande. Det är en stor fördel om många anslutersig till samma system, med samma begrepp ochverktyg- det ger anställda på alla nivåer och inomolika områden en större möjlighet att förstå varandraom de "pratar samma språk" 15 och det geräven en möjlighet att ställa tekniska krav på gemensammasystem för t.ex. diarieföring och arkivermg.ISO 23081 Dokumentation- Dokumenthantering-Metadata fördokumentationISO 2 308 I är ett tekniskt ramverk som refererar tillISO I 5489 och dess definitioner och rekommendationerom dokumenthantering. Denna standardkan användas vid arkivredovisning, för att försäkrasig om att man uppfyller viktiga krav på metadatasom ser till att bevara kontexten kring handlingarna16och lämpar sig även vid utformande av dokumenthanteringsplaner.ISO 2 3 o8 I: I ställer minimikrav på metadata ochurskiljer fem huvudtyper av metadata för att stödjadigital dokumenthantering-metadata om:• dokument,• verksamhetens regler, policies ochuppdrag,• systemaktörerna,• verksamhetsaktiviteter och processer,och• dokumenthanteringsprocesser. 17Trots att dessa metadatatyper i standarden är avseddaatt stödja digital dokumenthantering,är de minst lika relevanta även för all annan dokumenthantering,det vill säga även för analoga handlingar.ISO-standardema poängterar vikten avmetadata i dokumenthanteringenDet centrala i standarderna är att de tar upp viktenav relevant metadata och hur dessa metadatabör lagras och presenteras. Det viktigaste meddokumenthantering är att man genom att beskrivaall relevant metadata, i anslutning till den informationdet rör, får ett resultat som är en redovisningav handlingarnas hela livscykel. Det är eftersommetadata breddar kontexten som det är viktigtmed redovisning av metadata. Genom att rätta sigefter vissa ISO-standarder, t. ex. de som jag beskrivitovan, kan man få ett bra långtidsbevarande av såväldigital som analog information, som möjliggöråtersökning och tillgängliggörande även i framtiden.Dessutom bidrar användandet av dessa standardertill att ge ett enhetligt utseende på arkivoch dokumenthanteringsplaner och en ökad förståelseinternationellt sett.Att metadata är något som främst betonas idiskussioner om digitala handlingar betyder dockinte att det inte är lika viktigt för analoga handlingar,metadatan består bara av olika slags komponenter.ISO I 5489 poängterar att all involverad personalska vara med i skapandet av digitala system redanfrån kravställandet, då det är där man avgör vilkamöjligheter systemet kommer att ha gällande metadatalagringm.m. Båda standarderna poängteraratt dokumentbeskrivande metadata säkrar attformat och samband kvarstår i sin ursprungligaskepnad, att dokumentets livscykel och sambandmed andra dokument framgår. Dokumenthanteringssystemetsmetadata ska stödja de behov somverksamheten och dokumenteringen har i form avdokumentbeskrivningar och processhantering ochska även tillgodose arkivanvändarnas behov avåtersökning och förståelse.' 8Organisationer bör, enligt båda standarderna,r8ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008: I

Dokumenthantering i teori och praktikredovisa alla handlingar i dokumenthanteringsplaneneftersom det inte bara breddar kontextenför de andra handlingarna och organisationen istort, utan även ger en bättre förståelse för personalensom arbetar med handlingarna och planen.I en jämförelse av standarderna (se bilaga I) kanman tydligt se att ISO I 5489 är mer generell i sittutformande och ISO 2 308 I mer specifik kringmetadatakrav. Eftersom ISO 2308I bygger påISO I 5489 har de mycket gemensamt. ISO 2 308 Ikräver även metadata om uppdrag och systemaktörer.Genomgående för alla diskussioner om digitaloch processorienterad dokumenthantering är attvikten av metadata betonas. Det är då ISO I5489om dokumentation och dokumenthantering ochISO 2308I om metadata för dokumentation blircentrala. Uppdelningen i deskriptiva, administrativaoch strukturella metadata som ISO I5489redovisar, ger tillsammans med en hänvisning tillen välstrukturerad och innehållsrik arkivredovisningenligt bl. a. ISO 2 3 o8 I, en heltäckande bild avhandlingens kontext, som även visar förhållandetill andra handlingar, organisationen, historik medmera.Genom att använda sig av en processorienteraddokumenthanteringsplan belyser man ytterligarede roller som metadata har. U tiormandet av planenär nämligen metadata i sig och berättar om arbetsgångenoch processerna inom organisationen, ochvad som anses vara viktigt att bevara och vilka gallringsfristerorganisationen tillämpar. På grund avdetta är detviktigt att även ha med vilka lagar manstöder sig mot, då dessa är ytterligare metadata sombreddar kontexten, och underlättar vid eventuellrevidering av planen.DokumenthanteringsmodellerNedan beskrivs två dokumenthanteringsmodeller,en generell och en specifik för allmännyttigabostadsföretag.En generell dokumenthanteringsmodellTom Sahlen redovisar en generell dokumenthanteringsmodelli artikeln Kaos eller struktur -Om modern dokumenthantering. 19 Enligt Sahlen skaman, för att kunna producera en dokumenthanteringsplan,först genomföra en verksamhetsanalysoch en processkartläggning av organisationen i enlighetmed ISO I 5489. Sedan kan man sammanställadokumenten i en plan som utgår från dokumentenskontext. På så sätt ger alltså även dokumenthanteringsplanenen översiktlig kontextuell informationom alla dokument som ingår i planen.Enligt Sahlens modell ska en dokumenthanteringsplanbestå av:• en översiktlig verksamhetsanalys ochprocessmatris som definierar arbetsprocesserna,• processbeskrivningar för dokumenthantering(metadata) som visar dokumentenslivscykel och kontext, och• kartläggning av dokument (dokumentkatalog)som visar inom vilken funktiondokumenten uppstår.Och även innehålla uppgifter om:• format och medium,• beskrivning av !T-system med syfte ochinnehåll,• redovisning av förvaringen för att tillexempel underlätta återsökning, och• urval för bevarande och bestämning avgallringsfrister, med mål att arkivet eftergallring ska spegla verksamheten ochmöta företagets, kundernas ochforskningens framtida behov. 20ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:I

Ida Ed/undEn bostadsföretagsspecifikdokumenthanteringsmodellBostadsfdretagens dokumenthantering: en arkivhandbok(härefter benämnd arkivhandboken) är skrivenför allmännyttiga bostadsföretag och är därförmer detaljerad än den generella modellen. Det ärtydligt att Sahlen och författarna till arkivhandbokenhar delade åsikter om processorienteraddokumenthantering. 21Arkivhandboken rekommenderar att arbeta iolika arkivprojekt för att begränsa de olika områdenasom arkivarbetet omfattar, med projektledareoch en helhetsansvarig styrgrupp. Dessa personerbör främst utgöras av företagets egen personal föratt innesluta projektfasen i organisationen. Menarkivhandboken påpekar även vikten av att ha enkunnig arkivarie med i projektarbetet, någon somkan "hjälpa företaget att se sin dokumenthanteringmed nya ögon och är tränad i att bedöma handlingarnaskort- och långsiktiga värde ur olikaaspekter". 22Eftersom allmännyttiga bostadsföretag har attgöra med allmänna handlingar måste de ha gallringsbeslutför att kunna gallra. En gallrings-utredning är ett sätt att ta reda på vilka allmännahandlingar som finns i företaget och om och när defår gallras. Företagen bör främst utgå från arkivlagensdefinition av syftet med myndigheternasarkivbildning - att myndighetsarkiv ska bevaras,hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoserrätten att ta del av allmänna handlingar, behovet avinformation för rättskipningen och förvaltningenoch forskningens behov. Bokföringslagen reglerartillsammans med flera andra lagar information förrättskipning och förvaltning, men för de andrapunkterna finns inte lagar som reglerar hanteringenav information på samma sätt, utan det blir meren bedömningsfråga.Eftersom dokumenthanteringsplanen endastska omfatta de handlingar som är aktuella inomföretaget kan man bli tvungen att upprätta enseparat gallringsplan för äldre handlingar, somfortfarande finns i arkivet, men som inte finns kvari verksambeten i övrigt. Detta gäller inte enbartför bostadsföretag, utan för alla organisationermed äldre gallringsbara handlingstyper som finnsi arkivet i väntan på att gallringsfristen löper ut.Då dokumenthanteringsplanen ses som en sche-DOKUM ENTHANTER INGSPLANAB X-HOLMAHUSAVDELNING, PERSONALAlendi!!Handlrng En~~t G~llrJ Sorte rn?t fcr.Jt•IE',Il' T l K~ r, e~t,etter o•rtnni' u 11•.•'''•2 0ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2 0 08:1

Dokumenthante1·ing i teori och praktikrnarisk förteckning över företagets handlingsochärendetyper menar arkivhandboken att denkan inkludera handlingar som inte är allmännaoch planen ska innehålla alla aktuella handlingar,allt för att underlätta personalens förståelse avden. Planen är tänkt att fungera som en uppslagsbokför personalen. 23 Se figur I för ett exempelpå hur arkivhandboken anger att en dokumenthanteringsplankan se ut.Enligt arkivhandboken ska en dokumenthanteringsplaninnehålla uppgifter om:• benämning på handling eller ärende,• gallringsfrist enligt gällande lagar (ochgärna hänvisning till dessa),• funktionen som handlingen stöder,• sorteringsordning,• leveransfrist till centralt arkiv,• förvaringssätt,• eventuella anmärkningar som berikarhandlingens kontext, och• avdelning/enhet (plats iorganisationen). 24M odeilemas överensstämmelse med varandraoch med standardemaDe två dokumenthanteringsmodeller som jag harstuderat, en generell och en specifik för bostadsföretag,innehåller till stor del samma informationom hur man bör gå till väga för att skapa endokumenthanteringsplan. Båda modellerna betonarvikten av metadata och har ett antal punkter omplanens struktur som man bör ta hänsyn till vidskapandet av en dokumenthanteringsplan. Dengenerella modellen är, som väntat, mer överskådligi sin karaktär och näinner till exempel verksamhetsanalysoch processmatris som något som skaingå i dokumenthanteringsplanen. Den bostadsföretagsspecifikamodellen ser å andra sidan sådanaanalyser som bakgrundsarbeten och att detta intenödvändigtvis är något som behövervara redovisati dokumenthanteringsplanen, trots att planen är ettresultat av dessa.Modellerna följer samma mönster som standardernai jämförelsen i bilaga 1. ISO I 5489 är mestgenerell, följd av ISO 2 308 I och sedan följer dengenerella modellen och till slut placerar sig denspecifika modellen längre bort i skalan av metadatakrav.Modellerna har snarare karaktären av lägesbeskrivningaröver företagets handlingar än avstyrande dokument. Målet med att applicera dessamodeller på en organisations dokumenthanteringär att insynen i verksamheten ska vara denbästa möjliga och genom att redovisa så mycketinformation som möjligt om handlingarnaskontext (metadata) går det att komma långt i dennasträvan efter insyn.De kriterier som ISO 15489 tar upp som nödvändigaär i princip detsamma som den generelladokumenthanteringsmodellen är uppbyggd efteroch mycket stämmer även in på den bostadsföretagsspecifikamodellen. Kriterier rör blandannat verksamhetsanalys och processkartläggning(med matriser, beskrivningar med mera) somgrund för kartläggning av dokument. Även varföroch hur dessa dokument skapas, hanteras, lagrasoch bevaras eller gallras är något som både standardernaoch modellerna om dokumenthanteringtar upp som grundstenar i dokumenthanteringsredovisningen.Dokumenthantering i praktiken- Uppsalahems bevarande- ochgallringsplanDet praktiska avsnittet i denna studie om dokumenthanteringbestår av en jämförande undersökningav UppsalahemAB:s bevarande- och gallringsplangentemot standarder och modeller.Uppsalahem har även digital dokumenthanter-ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:I21

Ida Ed/unding som tillkommit efter bevarande- och gallringsplanensskapande och som därför inte finnsrepresenterad i bevarande- och gallringsplan en, tillexempel ett ärendehanteringssystem, ett ritningsarkivoch fakturahantering. Dessa finns med i denursprungliga studien men har uteslutits ur dennaartikel som fokuserar på dokumenthanteringsplanen.Uppsalahems bevarande- och gallringsplanUppsalahems bevarande- och gallringsplan finnsi två versioner, en på Uppsala kommunsintranätoch en hos Uppsalahem daterad 2001-09-14. Bådainnehåller samma information om handlingsslagen,dock är den sistnämnda även försedd medinformation om var arkivering ska ske/vem somär ansvarig för arkivering- det är ett slags förarbetetill framtida revidering. 26 Jag har studerat dennanågot mer omfattande bevarande- och gallrings plan,eftersom den ger en mer rättvis bild av dokumenthanteringeninom företaget.Bevarande- och gallringsplanen är ett styrdokumentsom är fastställt av UppsalahemARs styrelse1997. 27 Planen upprättades av konsulten BirgittaTorgen från Stadsarkivet 1996-1997 och liknarett flertal bevarande- och gallringsplaner inomkommunen. I VD:s brev, angående fastställandeav bevarande- och gallringsplanen till styrelsen,finns uppgifter om vilka tvingande moment planenrättar sig efter: arkivlagen och kommunensarkivreglemente med offentlighetsprincipen somgrund. Arbetet med planen genomfördes av ettarkivprojekt där alla avdelningar på Uppsalahemdeltog genom att fylla i inventeringsblanketterför handlingstyper. I revideringsarbetet av planenhar man följt samma linje och varje avdelning/verksamhetsområde ansvarar för revidering av sinahandlingar. Informationen samlades sedan in ochsammanställdes i en mer aktuell bevarande- ochgallringsplan. 28Noteras bör att jämförelsen nedan består aven bevarande- och gallringsplan och modelleroch standarder för dokumenthanteringsplaner.·Dessa två slags dokument skiljer sig något åt.En bevarande- och gallringsplan är en dokumentkatalogmed information om bevarande ochgallring. En dokumenthanteringsplan innehållerytterligare metadata om var, hur och när handlingarnaskapas, används, arkiveras osv. Dokumenthanteringsplanenredovisar med andra ord handlingarnashela livscykel. J ag anser, trots detta, attUppsalahems bevarande- och gallringsplan passarför denna jämförelse, eftersom den är kompletteradmed betydligt mer metadata om handlingama änen traditionell bevarande- och gallringsplan-ochdärmed liknar en dokumenthanteringsplan.Tvingande moment i dokumenthanteringenUppsalahems dokumenthantering regleras av ettantallagar och förordningar, bl.a. tryckfrihetsförordningen,arkivlagen, sekretesslagen, personuppgiftslagen,bokföringslagen, aktiebolagslagen, preskriptionslagen,jordabalken, lagen om förvärv avhyresfastighet, plan- och bygglagen, arbetsmiljölagen,arbetsmiljöförordningen, arbetstidslagen,lagen om medbestämmande i arbetslivet, lagenom offentlig upphandling och arkivreglementetför Uppsala kommun.I Uppsala kommuns arkivreglemente jämställskommunala aktiebolag med myndigheter och deska därmed ansvara för vården av sina arkiv. Arkivansvarigoch arkivredogörare inom företaget skautses. I reglementet står även att varje myndighetska upprätta en arkivbeskrivning och enarkivförteckning, samt en bevarande- och gallringsplanmed uppgifter om aktuella handlingstyper,om de ska bevaras eller gallras samt gallringsbeslutoch gallringsföreskrifter. 29Syfte och omfattningPlanen omfattar Uppsalahem AB, och i tillämpligadelar dess dotterbolag, och gäller för handlingartillkomna från och med 1991-01-01. Syftetmed planen är att "[k]largöra vad som gäller vidbevarande och gallring av handlingar/dokument,klargöra på vilken avdelning respektive dokumentarkiveras etc". 3022ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

Dokumenthantering i teori och pmktikEkonomihandlingarHANDLIN GA R SOM SKA LL BEVA RA SGemensammajournaler (DagbtJcker). Tas eft er bcstA11ning ut påmikrofilm (COM fil m); säkerhets· master- och ett bruksexempla rleveras di rekt till s tadsarkivet.Kodp/au och korskontokontro/1. Med konteringsbegrepp fO rekono mi sk a handlingar. (Ko ntoplan)Arsbokslut med bilagor. Tas efter beslAll ning ut på mi krofil m (COMfichc) . s ll.kc rhcts-, master- oc h ett bruksexemplar leverer as di rekt tillstadsarkivet.B udgetlraudlingar, inklluh·e motil·eriugar och lf);ckta hmadUngar (Intedet mattJrial som ligger till grund f iJr budgerarbetet).Systemdokumentatioll med samlir1gsplan (bukrho uing IJ\·er tlllltmpatredo,•lsnlngssystem, dokumentation iJl'er redo,·isll ingssystemelsuppbyggnad snml lJ\·er am•lJndn hjillpmede/, d1•s flJ rsystem och derasj~tn lc lioll . Beskri1'11ing lin~ r lillilmpal redo1·isniugss)lslem skallkomple/leras med syslemdokllmelllatiou och belum dJillgshistorik). Tasefter bestAlini ng ut på mikrofilm (CQM.fich e). Säkerhets., ma ster· ochett bruksexemplar levereras direkt till s tadsarkivet. Placeras framfOrde ovriga fil er som skall mikrofilm as.Fig;ur 2: Exempel på hur handlingarsom ska bevaras beskrivs i bevarande- ochgallringsplanen. 35HANDLIN GA R SOM KAN GA LLRASHandling Gallrlngsrrl Anm RrknlngstKo ntoutdrag postgiro. avstä mning mot JO 4rinbetalningsli sta från AD B-systemetResidensOCR-li stor från postgi rot, avstämning motinbeta lningslista fr ån Residenslnbetalningslistor, avst ämning mot dagli gako nto utdr_!g_JO 4rJO 4rOebiteringsli stor, avstAmning vid Ovcrforing 5 drtill huvudboks aldolistor hyror, må nadsavstAmningme ll an huvudbok och hyresreskontra5 l rs ta tisti kli stor antal uthyrningsenheter, JO drsni tt hyror, ytor. Utdat ali stor ADB-systemetResidenssaldoli stor vid kravkorning, utdatali sto r~ys t e m e t ResidensFig;ur 3: Exempel på hur handlingar som ska gallrasbeskrivs i bevarande- och gallringsplanen. 362 drUppläggning och strukturBevarande- och gallringsplanen inleds med ettförklarande kapitel där planens omfattning,uppläggning och tillämpning redovisas. Även olikagrundläggande begrepp såsom bevara, gallring,gallringsfrist, kopior och dubbletter förklaras,för att eliminera missförstånd vid hanteringen av deallmänna handlingarna.Planen är mediaoberoende och det är "informationensvärde som avgör om en handling skabevaras eller kan gallras". Det observeras att ävenhandlingar inkomna via e-post inkluderas i planen.Det arkiverade exemplaret ska vara originalhandlingen,eller bolagets exemplar. En komplettsystemdokumentation ska även bevaras. Arbetsmaterialsom inte ska bli allmän handling börrensas ut vid inaktualitet. För att klargöra vilka handlingardetta åsyftar tar planen upp dessa i undantagsfall.31I inledningen står även följande om tolkning avplanen i förhållande till arkivmaterialet:Denna bevarande- och gallringsplan måste av naturligaskäl vara generell. Det går således inte alltid atthitta en benämning som exakt överensstämmer medden handling man håller i handen. Man bör tänkamer i termer av handlingstyper än på den enskildakonkreta handlingen. 32Bevarande- och gallringsplanen innehåller intenågra referenser till lagar eller förordningar somdet har tagits hänsyn till. Detta kan vara en nackdeldå det till exempel skulle kunna underlätta revideringav planen avsevärt, eftersom man då kan hänvisadirekt tilllagen för att se om den fortfarandeär aktuell. Dock har jag tagit del av ett interntdokument från 1998 märkt "Information omarkivering 1/98" adresserat till VD, registratoroch arkivansvariga, med en bilaga som beskriverhur man ska arbeta med handlingar inom bolaget.Denna bilaga tar bland annat upp för vilkahandlingar bolaget kan åberopa sekretesskydd(för anbud till öppnandet/beslutet, handlingarsom skulle sätta konkurrensen ur spel,uppgifter vars offentlighet kan vålla skada förenskilda juridiska och fysiska personer, ochhandlingar till grund för styrelsebeslut). 33Planen är uppdelad i sju kapitel som motsvararARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008: l23

IdaEd/undolika verksamhetsområden: Bolagets styrelse ochadministration, Ekonomihandlingar, Personalhandlingar,Marknadsfrågor, Förvaltningsfrågor,Byggfrågor och Fastighetsservice. Dessa motsvarartill stor del de verksamhetsområden somarkivhandboken beskriver. 34 Varje kapitel inledsmed vilka handlingar som ska bevaras (se figur 2)och fortsätter med vilka handlingar som ska gallrasoch vilken gallringsfrist som gäller (se figur 3).Uppsalahems bevarande- och gallringsplaninnehåller varken en verksamhetsanalys eller enprocessmatris. Detta trots att det mycket väl kanha förekommit sådana i förarbetet till planen, vilkaman kan se resultatet av i utformandet av planeni och med indelandet av handlingstyper underverksamhetsområden.I den inledande texten under rubriken "Bolagetsstyrelse och administration" står:För att man ska kunna få en klar bild av UppsalahemABs verksamhet krävs att organisationen, medalla organisationsförändringar, är väl dokumenterad.Uppgifter om beslutsorganen, samrådsorganen ochadministrationens uppbyggnad finns ofta samlad iverksamhetsberättelser. Ett organisationsschemager snabbt och översiktligt en bild av arbetsformernaoch en sammanfattning bör biläggas nämndensarkivbeskrivning.Information om beslutsprocess, beredning avärenden och beslut, återfinns i protokoll ochhandlingar till dessa. Viktiga hjälpmedel för attfå tillgång till denna information är diarierna. 37Trots att inga utförliga processbeskrivningar ärrepresenterade i planen, finns de närvarande ivissa sammanhang där det ansetts nödvändigt attvidare förklara handlingens kontext. Dokumentenär uppdelade efter verksamhetsområden, vilka isin tur visar var i organisationen dokumenten uppkommeroch används. I vissa fall finns även informationom när dokumenten uppstår och dokumentenshela livscykel redovisas, men planen äralltså inte konsekvent i sin utformning. 38 Exempelpå detta är:Omflyttningsstatistik ADB-systemet Residens.Under året av- och inflyttade hyresgäster ilägenhetsnummerordning; med uppgifter omobjektets adress, datum för in- respektive avflytt,namn på in- resp. avflyttande hyresgäst och ev.uppgift om den avflyttande hyresgästens nya adressoch den inflyttande hyresgästens tidigare adress.Tas ut årligen, per den sista december, på COMfilm.Säkerhets, master- och ett bruksexemplarlevereras direkt till stadsarkivet.Arkivering: Uthymingsavdelningen 39På grund av denna metadataredovisning ger bevarande-och gallringsplanen en bra kartläggningav dokumenten inom organisationen - en dokumentkatalog.I det inledande avsnittet står att planen ärmedieoberoende och att en handling kan vara fästpå papper eller vara en ADB-upptagning. Formatoch medium är oftast inte medtaget i planen, mendet är dock underförstått att man inom administrationenanvänder standardformatet~ vid utskrift.Då det finns betydande avvikelser, till exempelvid uttag på mikrofilm, finns detta redovisat iplanen.Beskrivning av !T-system och dess syfte ochinnehåll finns medtaget i planen:Systemdokumentation med samlingsplan (beskrivningöver tillämpat redovisningssystem, dokumentationöver redovisningssystemets uppbyggnad samtöver använda hjälpmedel, dvs försystem och derasfunktion. Beskrivning över tillämpat redovisningssystemska kompletteras med systemdokumentationoch behandlingshistorik). Tas efter beställning ut påmikrofilm (COM-fiche). Säkerhets-, master- ochett bruksexemplar levereras direkt till Stadsarkivet.Placeras framför de övriga filer som ska mikrofilmas.24ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008: I

Dokmnenthante1·ing i teori ocb pmktikDet bör särskilt påpekas att en komplett systemdokumentationska bevaras, i de fall ADB-systemkommer till användning inom verksamheten. 40Förvaringen redovisas till viss del för de handlingarsom ska bevaras. Under varje handlingstypfinns texten "Arkivering:" följt av vilken avdelningsom ansvarar för förvaring av handlingen. Dockfinns inte det fysiska förvaringsstället nämnt i planen,förmodligen i ett försök att hålla planen neutralfrån förändringar som arkivlokalbyte och liknandeoch att dokumentet är ett förarbete för en framtidarevision. I praktiken förvarar Uppsalahem handlingarsom har två års gallringsfrist eller mindre(sådana som gallras vid inaktualitet) i ett mellanarkivi huvudkontorets lokaler och handlingar medmer än två års gallringsfrist förvaras i slutarkivet(efter två år i mellanarkivet). Handlingar som skabevaras för all framtid förvaras antingen i slutarkiveteller levereras till stadsarkivet där de förtecknas.Att förvaringsplats inte finns nämnt i planen ären brist, men då materialet inte är så omfattande istorlek (det handlar om cirka 50-70 hyllmeter perår med samma serier år efter år, arkiverade likadantårsvis) är återsökbarheten fortfarande god.Även sorteringsordning saknas i planen, något somtillsammans med förvaringsförhållanden kan bidratill förbättrad kvalitet på återsökbarheten.Att använda sig av de sju kategorier som staplasupp i figur 1: ärende/handling, enhet, gallra ellerbevara, sorteringsordning, förvaringsplats, till centraltarkiv och kommentar, ger en bra kontextuellöverblick över arkivmaterialet. Med en dokumenthanteringsplansom uppvisar all dennainformation har man kominit långt i medieoberoendet.Dock tycker jag att det vore bra närdigitalisering av handlingar blir allt vanligare,att även ha med en kolumn med mediaval för attunderlätta återsökningen av handlingarna. Detär viktigt att kontinuerligt uppdatera planenoch genom att ha med så mycket metadata sommöjligt förenklas denna arbetsprocess.Gallringsfristerna är huvudsakligen i enlighetmed rådande lagar, förordningar och reglementen.Arkivet speglar till stor del verksamheten i och medatt ro år av handlingar finns representerade, mendet finns inga direkta hänvisningar till vilka lagargallringsfristerna lutar sig mot i bevarande- ochgallringsplanen. Detta finns endast angett i VD:sbrev till styrelsen 1997- 09-01. För forskningensbehov finns även äldre handlingar bevarade istadsarkivets lokaler, bl a protokoll, lägenhetskort,lönelistor och korrespondens. De handlingar somska bevaras levereras i regel till Stadsarkivet efter10 år. 41Verksamhetsområden och handlingstyperArkivhandboken redovisar riktlinjer för vad somska vara med i dokumenthanteringsplanen. Verksainhetsområdenasom arkivhandboken beskriversvarar relativt bra mot dem som finns i Uppsalahemsbevarande- och gallringsplan: verksamhetsstyrningmotsvarar bolagets styrelse ochadministration; ekonoiniverksainhet motsvararekonoinihandlingar; personalverksainhet motsvararpersonalhandlingar; marknadsföring/kundrelationeroch uthyrning motsvarar marknadsfrågoroch till viss del förvaltningsfrågor; fastighetsförvaltningoch byggande motsvarar förvaltningsfrågor,byggfrågor och fastighetsservice. 42 I dengenerella dokumenthanteringsmodellen (beskrivenovan) finns förståeligt nog inga handlingstyper med,eftersom denna ska kunna appliceras även påandra organisationer än bostadsföretag, därföranvänds inte denna vid följande jämförelse.De flesta kapitel i bevarande- och gallringsplanenavslutas med en hänvisning till avsnittet "Bolagetsstyrelse och administration" i tillämpliga delar, ochen kommentar om att övriga handlingar som är avkortvarig betydelse eller ringa värde för verksamhetenkan gallras vid inaktualitet. 43För mer detaljerad information om den komparativaundersökningen av rekommendationerur arkivhandboken och handlingstyper i Uppsalahemsbevarande- och gallringsplan hänvisas tillbilaga 2 . Nedan beskrivs endast slutsatserna frånundersökningen.ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008: 125

Ida Ed/undVerksamhetsstyrningUppsalahems bevarande- och gallringsplan följertill stor del de relativt få rekommendationer somarkivhandboken har om handlingar rörandeverksamhetsstyrning. I Uppsalahems bevarandeochgallringsplan beskriver 9 av 39 sidor bolagetsstyrelse och administration, vilket innebär att detfinns ett stort antal handlingar utöver de i arkivhandbokenrekommenderade. Många av dessa handlingarbevaras för att tillgodose forskningens behov.Det handlar om företagshistoriska handlingarsom till exempel egenproducerade trycksaker,fotografier och videofilmer, modeller av verksamheternasfastigheter ochfeller anläggningar,tidningsurklipp, ombyggnadsritningar ochomflyttningsstatistik Även handlingar rörandeupphandlingar, styrelsens korrespondens, diarier,diarieplaner, postlista, anbudsbok, värdepostbok,lagfarter och köpehandlingar, skuldebrev ochvillkorsbilagor tilllån och statistik och organisationsplaneroch organisationsscheman finns uppgivnaunder handlingar som Uppsalahem ska bevara.Vissa av dessa handlingar redovisar dockarkivhandboken under andra verksamhetsområden,t.ex. fotografier, handlingar rörande upphandlingaroch statistik under "Byggfrågor". 44EkonomiverksamhetÄven för ekonomiverksamheten motsvararbevarande- och gallringsplanen den bostadsföretagsspecifikamodellen väl. I bevarande- och gallringsplanenfinns även systemdokumentationmed samlingsplan och uppgifter i ADB-systemet,som har betydelse för förståelse av verksamheten,upptaget som handlingar att bevara, vilket visarpå viljan att bevara även metadata för framtidenYPersonalverksamhetFör personalhandlingar finns de flesta, av arkivhandboken,rekommenderade handlingsslagenmed i bevarande- och gallringsplanen och överensstämmelsenmed planen är god. Dock skiftargallringsfristen på ledighetsansökningar, läkarintyg,sjukanmälningar och övertidsredovisning.Dessa handlingsslag rekommenderas i arkivhandbokenatt gallras efter 2 år, men i Uppsalahemsbevarande- och gallringsplan har de en gallringsfristpå ro år. Tidigare anger dock arkivhandbokenatt jourtid, övertid och mertid ska sparas minst 3 årenligt Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter. Dengallringsfrist på r o år, som Uppsalahem har, ärdärmed längre än rekommenderat, men ändåmer korrekt än den tvååriga gallringsfrist somrekommenderas i arkivhandboken. 46Marknadsföring/kundrelationer ochuthyrningUppdelningen av dessa handlingar i bevarandeochgallringsplanen stämmer inte bra överens medrekommendationerna i arkivhandboken. Endast tvåav alla handlingstyperna stämmer helt överens medverksamhetsområdet (hyreskontrakt för p-platseroch garage och bostadsansökningar från sökandesom inte fått bostad). Resterande handlingsslagfinns antingen inte upptagna alls i planen ellerså finns de upptagna under Bolagets styrelse ochadministration, Förvaltningsfrågor (hyresrelateradehandlingar, t. ex. hyreskontrakt) och Ekonomihandlingar(avstämningar av inbetalda hyror ochinformation från post- och bankgiro). I övrigtstämmer inte heller gallringsfristen för mångahandlingar och Uppsalahem tenderar här att hakortare gallringsfrist än vad som är rekommenderati arkivhandbokenYFastighetsförvaltning och byggandeFörutom att hyresrelaterade handlingar finnsupptagna under Marknadsfrågor i rekommendationernai arkivhandboken (något som inte kännshelt naturligt, eftersom det handlar om förvaltningsprocesser)så stämmer rekommendationerna omhandlingarna till stor del överens med bevarandeochgallringsplanen. Huvuddelen av handlingstypernafinns enbart upptagna i kapitlet "Bolagetsstyrelse och administration", vissa finns upptagnabåde där och under respektive tre verksamhetsområden:förvaltning, bygg och fastighetsservice. 48z6ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

Dokumenthantering i teori och praktikEn jämförelse av dokumenthantering i teoriochpraktikDe tvingande inslagen i Uppsalahems bevarandeochgallringsplan består av ett antal lagar, förordningaroch reglementen som reglerar bland annatvad som är allmänna handlingar och vilka gallringsfristersom finns och bildar därmed grunden tillvilka handlingar som finns med i bevarande- ochgallringsplanen. Överensstämmelsen mellan lagar,förordningar, reglementen och bevarande- ochgallringsplanen är huvudsakligen god. Detta framkommeri den komparativa undersökningen mellanden bostadsspecifika modellen och Uppsalahemsbevarande- och gallringsplan (se bilaga 2 ). De handlingstypersom modellen tar upp är till stor delbaserade på ovan nämnda lagar och i och med attöverensstämmelsen mellan modellen och planen ärgod är även överensstämmelsen med de tvingandeinslagen god.Precis som jämförelsen av standarderna ochmodellerna visade, går även bevarande- och gallringsplanenmot det mer detaljerade hållet (sebilaga 1). Den generella modellen och den specifikamodellen stämmer bra överens. Den specifikamodellen stämmer bättre överens med Uppsalahemsbevarande- och gallringsplan än den generellamodellen i detaljeringsgrad, eftersom den ärutarbetad för allmännyttiga bostadsföretag. Detfinns dock även en bra överskådlig överensstämmelsemed den generella planen i struktur och uppläggning.Uppsalahems bevarande- och gallringsplanspeglar den bostadsföretagsanpassade modellendå den inte redovisar bakgrundsarbetet, men attman tydligt kan se i upplägget av planen att förarbetei stil med verksamhetsanalys och processkartläggningmåste ha funnits. J ag finnerockså att Uppsalahems bevarande- och gallringsplan,som är ett styrande dokument, även har utprägladedrag av lägesrapport, vilket alltså stämmeröverens med modellernas karaktär.Den komparativa undersökningen av dokumenthanteringsplaneri teori och praktik ledde till etthuvudsakligen överensstämmande resultat. Uppsalahemsbevarande- och gallringsplan motsvarartill stor del de rekommendationer av handlingstyper,struktur och uppläggning som arkivhandbokenredovisat. Dock innehåller faktiskt planen väsentligtmer detaljerad information än modellerna,även den bostadsföretagsspecifika modellen. AttUppsalahems plan genomgående tar upp mångadetaljhandlingar tyder på att den är välbearbetad.Nya tider kräver dock nya angreppsvinklar ocharbetssätt och en mer processorienterad dokumenthanteringsplanär idag att föredra. En väl utformaddokumenthanteringsplan underlättar ävenåtersökningen av dokument, något som är av stortvärde för till exempel forskningen.I och med att personal från stadsarkivet har upprättatbevarande- och gallringsplanen i samarbetemed personal på Uppsalahem, har de även följtde råd som Sahlen och arkivhandboken har omsamarbete och arkivkompetens.Det finns även vissa nackdelar med bevarandeochgallringsplanen. Om det är så att det är informationensvärde som avgör dess hantering - somdet står i planen - borde man istället göra en plansom är baserad på informationen i handlingarnasnarare än handlingstypernas namn, som oftakan vara svåra att förstå - dvs en plan som följerarbetsprocesserna. Det påpekas även att planen avnaturliga skäl (dessa förklaras dock inte) måste varagenerell, men den metadata som informationenom handlingarna skulle bidra med, menar jag ärbasal. En dokumenthanteringsplan bör kunna ståför sig själv, möjligtvis med eventuella hänvisningartilllagar och bilagor.Uppsalahems bevarande- och gallringsplan hänvisarinte på något ställe till rådande lagar, förordningareller reglementen, utöver att de nämns ibifogat brev till styrelsen vid fastställande avplanen, och de har anpassat bevarande- och gallringsfristerutifrån dessa. Att varken dessa ellersekretessbestämmelser ens nämns i planen är enbrist. Referens till en utförlig sekretessbilaga tillplanen (liknande det interna dokumentet omlARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

IdaEd/undhantering av handlingar inom organisationen därsekretess överskådligt togs upp) vore att rekommendera,trots att detta egentligeninte finns med somrekommendation i någon av modellerna. Dettamenar jag ger en ökad kontextualitet till handlingarnahistoriskt sett och underlättar även vidutlämnande av allmänna handlingar.Planen verkar emellertid ha en motivation tillatt redovisa och bevara metadata, trots att dessainte redovisas i själva planen utan istället hänvisartill annan dokumentation inom företaget. Tyvärr ärdetta ofta sådan information som inte är upptageni bevarande- och gallringsplanen och som därmedförmodligen inte alltid bevaras.Bevarande- och gallringsplanen saknar ävenviktig metadata i och med att den inte tar uppsorteringsordning, förvaringsplats eller leveranstill centralt arkiv eller arkivmyndighet. Att hamed detta och lagringsmedia skulle ge en betydligtmer komplett bild av dokumenthanteringenpå Uppsalahem.För kandidatuppsatsen studerade jag ävenannan dokumenthantering för bostadsföretag,blandt annat rörande ritningsarkiv och ärendehanteringssystem.De rekommendationer somfinns, att mycket kan hanteras och arkiveras digitaltom man bara använder sig av rätt lagringsformatoch ser till att handlingarna är utrustademed relevant och tillräcklig metadata, speglar sig iUppsalahems val av digitala dokumenthanterings-,ärendehanterings- och arkiveringslösningar.Bevarande- och gallringsplanens nackdelar tilltrots anser jag den motsvara ett av de viktigastekriterierna på en dokumenthanteringsplan - attmetadata om dokumenten finns dokumenterad.Hur mycket metadata, och vilken slags metadata,som ska finnas med kommer alltid att varaen tolkningsfråga och 1997, då denna bevarandeochgallringsplan skapades, ansåg man detta varatillräckligt. Idag ser kraven på metadata annorlundaut och man förväntar sig en annan nivå påredovisningen av dessa. Man måste därför se denackdelar som jag nämnt ovan ur ett annat perspektivoch förstå att tidsskillnader på endast tioår kan förändra mycket om hur man tänker inomdokumenthantering och vilka krav man ställer påmetadata. Idag har man behov av en dokumenthanteringsplansom redovisar handlingarnas kontextpå ett mer detaljerat sätt än tidigare, delvis pågrund av att det finns många fler möjligheter attproducera, lagra och återsöka handlingar idag.Uppföljning på Uppsalahem efter studienSedan undersökningen som genomfördes underhösten zoo6 har jag reviderat Uppsalahems bevarande-och gallringsplan med utgångspunkt islutsatserna från denna studie. Arbetet utfördes iett arkivprojekt där representanter för alla verksamhetsområdenkontrollerade innehållet medmig som arkivarie och ledande i arbetet. Idagfinns en betydligt mer omfattande dokumenthanteringsplansom i princip har samma uppdelningpå verksamhetsområden som tidigare, mensom har flera aspekter av metadata adderade(se figur 4).Uppsalahems ärendehanteringssystem, ritningsarkivoch andra digitala lösningar har delvis påverkatutformandet av den nya dokumenthanteringsplanen.Företaget har nu även annan slags dataoch metadata att ta hänsyn till, något som de måsteapplicera på den nya planen för att få den så heltäckandesom möjligt. Sättet att tänka på handlingardå de digitaliseras verkar ha förändrats ochjag hoppades att detta skulle resultera i en merarkivmässig digitallösning (istället för ett Worddokument,vilket den gamla planen var upprättadi), kanske ett XML-dokument som ger helt andraförutsättningar och som speglar teknikutvecklingeninom företaget. Dokumentet blev inte somönskat i XML-format, utan utformades istället somett Excel-dokument, som enkelt kan användas avalla inom företaget.Till höger, figur 4: Exempel på hur Uppsalahems nyadokumenthanteringsplan ser ut. 4 928ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

~_

IdaEd/undVerksamhetsområdena i den nya planen är:Styrelse och administation, Ekonomi, Personal,Marknad, Förvaltning, Bostadsproduktion ochFastighetsservice. Den nya dokumenthanteringsplaneninnehåller data och metadata enligt följanderubriker:• Handlingens namn• Information om handlingen• Gallringsfrist/Bevaras• Sorteringsordning• Status (original/kopia)• Lagringsmedia• System• Förvaringsplats• Ansvarig för arkiveringHandlingarna är sorterade i alfabetisk ordningför att det ska vara lätt att hitta handlingar idokumentet och man har använt sig av handlingarnasarbetsnamn. Det fanns inte resurser attprocesskartlägga hela verksamheten och därmedlägga om ordningen. 50 Planen ska dessutom uppdaterasregelbundet och på grund av detta kan mananvända sig av mer specifika data. Behovet av atthålla planen generell, som bevarande- och gallringsplanenvar, finns därmed inte längre.Som man ser i bilaga l följer även Uppsalahemsnya dokumenthanteringsplan tendensen att bli alltmer detaljerad.SintsatserHur ser egentligen förhållandet ut mellan teorioch praktik? Hur pass funktionell är Uppsalahemsbevarande- och gallringsplan från I997 i förhållandetill dagens mer processorienterade dokumenthanteringsmodeller,trots att de förmodligeninte tänkte i de banorna när de utformadeplanen?I den jämförande redovisningen (se bilaga l) tarstandarderna i huvudsak upp mer generella metadatakrav,modellerna är mer specifika och Uppsalahemsbevarande- och gallringsplan och dokumenthanteringsplanär de mest detaljerade. standardernaär mer fokuserade på vilket slags arbeteman behöver utföra för att nå en bra dokumenthantering,medan modellerna är mer fokuseradepå vilken slags metadata som är nödvändig att taupp vid arbetet så att dokumenthanteringsplanenblir så heltäckande som möjligt. slutligen följerUppsalahems båda planer både standardernasgenerella krav och modellernas specifika krav, mendet är Uppsalahems nya dokumenthanteringsplansom står ut och täcker upp flest metadatakrav -både generellt och specifikt.Undersökningen av bevarande- och gallringsplanenoch arkivhandboken i bilaga 2 visar attUppsalahems plan från I 997 i huvudsak motsvararden bostadsföretagsspecifika modellen väl. Vissaundantag i gallringsfrister och placering av handlingarunder verksamhetsområden finns dock.Även om Uppsalahems bevarande- och gallringsplanförmodligen inte var medvetet utformadenligt processorienterade dokumenthanteringsmodellervar den ett passande exempel för dennastudie. Den visar den logiska struktur som processorienterademodeller står för, trots att denna planskapades innan diskussionen om processer varsärskilt aktuell.En viktig del i alla dokumenthanteringsplaner ärmetadata. Det är handlingarnas kontext som gerdem betydelse - utan kontexten är de historielösaoch tappar därmed sin betydelse för företaget. Bådei teori och i praktik är det väldigt tydligt att kontextenär något som betonas starkt. ISO-standardernaI 5489 och 2 308I poängterar vikten av metadataoch det gör även de två dokumenthanteringsmodellernaoch bevarande- och gallringsplanensom jag har undersökt. För att kunna hålla siga jour med vilka krav som ställs på dokumenthanteringoch arkivering bör man använda sigav standarder som dessa och hänvisa till dessa idokumenthanteringsplanerna.ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:I

Dokumenthantering i teori och praktikBilaga l (s. 33):Jämförande undersökning av !50-standarder, modellerför dokumenthantering och dokumenthanteringsplaner.Bilaga 2 (s. 34-40):Komparativ undersökning av rekommendationeroch innehåll ur arkivhandboken och Uppsalahemsbevarande- och gallringsplan.NoterIDokumentstyrning i processorienteradeorganisationer, Anneli Sundqvist (red), Dokumentoch A1-kiv nr 3, Folkrörelsernas Arkivförbund ochNäringslivetsArkivråd wos,s. I3, I4-IS, I8;Berndt Fredriksson, Arkivvetenskap-historiaoch framtid, Arkiv, samhälle ochforskning zooz:z, s. 89.z Anneli Sundqvist, Arkiv- och informationsvetenskap.Formeringen av en vetenskapligdisciplin, Arkiv i Norrland z o, wo s, s. I 3, I8.3 Till exempel Lars Malmsten, Information,dokument-hantering och datorbaserade system,Databasen I98s:z, s. 3Si HansAhlstedt, Elektroniskasignaturer gillas inte: Lagen kräverhandskrift, Datornytt I989: 9, s. 86;Jan Sandred,Scanna in dokumenten alla behöver komma åt:Dokument-hantering, Datateknik I99Z:Is, s.30-3z; Peter Rosengren, Dokumenthantering:storföretag väljer SGML-standard, DatateknikI994: I, s. 40-4I; Tomas Lidman,ABM och dendigitala utmaningen, Ikoner zoo6:z, s. 37-4I;Anki Steen, En internationell standard för dokumenthantering,Arkiv, samhälle och forskningzooo: I, s. s3-6o; Lars-Erik Hansen, Digitalaarkiv kräver en enhetlig dokumenthanteringsprocess(OAIS), Arkiv, samhälle och forskningzoo3: I, s. 38-4z; Martin Utvik, En strategiskmodell för hantering av autentiska elektroniskahandlingar, Arkiv, samhälle och forskning zoo6: I,s. 7-I6; Sundqvist zoos: Io, z7-z8.4 Sven Bodin, Elektronisk dokumenthanteringoch elektroniska dokumenthanteringssystem,Dokumentstyrning i processorienterade organisationer,s. s9-6o.s Tom Sahh!n, Kaos eller struktur - om moderndokumenthantering, Dokumentstyrning i processorienteradeorganisationer, s. I8.6 Sivert Gustafsson, Dokumentstyrning ocharkivering inom näringslivet, Föredrag, NLAdagen,Riksarkivet Stockholm, zoo6-n-3o.7 Rolf Sjögren, Arkivarien och ISO 9000.Dokumenthantering enligt kva~ijiceringssystemISO 9000 och arkivarierollen, Orebro I996, s.8-9; International Organization for Standardization(ISO): Generic management systemstandards, http:/ /www.iso.org/iso/ en/iso9ooo­I4ooo/understand/basics/ general!basics_3 .htrnl(kontrollerad 2006-12-13); ISO 9000 and ISOI4ooo in plain language, http:/ /www.iso.org/iso/en/iso9ooo-I 4ooo/understand/basics/ generallbasics_4.htrnl (kontrollerad zoo6-Iz-IJ); Overviewof the ISO system, http:/ /www.iso.org/iso/en/aboutiso/introduction/index.htrnl (kontrolleradzoo6-IZ-I3).8 Steen s. S3 -54i Julia Norebring, Internationellastandarder inom arkiv- och dokumenthantering,Arkiv, samhälle och forskning zoo6:I, s. 7Si Bodins. S9i Anders Skog, Svenska insatser för internationelladokumenthanterinsstandarder,föredrag, NLA-dagen, Riksarkiver Stockholm,zoo6-II-30·9 Steen s. 54-6o; Sahlen s. z7.Io Sahlen s. z4-zs, z7.I I Med integritet menar jag ofördärvat, urprungligttillstånd.I z Bodin s. 6r.13 Bodin s. 6I-6z.· I4 Sahlens.zs-z7.IS Sahlen s. z7.I6 Bodin s. s9,6z; Lars-Erik Hansen & RogerLöfgren, Den digitala dokumenthanteringsprocessenkräver ett digitalt arkiv (OAIS), Dokumentstyrningi processorienterade organisationer,zoos, s. 97; citatet se Norebring s. 76.I7 Bodin s. 63 .I8 Bodin s. 6z.I9 Sahlen s. 3S-49·zo Sahlen s. 38-49.z I Sara Naeslund, Viveca Nyström & KatharinaPrager, Bostadsforetagens dokumenthantering - Enarkivhandbok, SABO zoos; Dokumentstyrning iprocessorienterade organisationer.z z Naeslund, Nyström och Prager s. 9·z 3 Naeslund, Nyström och Prager s. 6I, 64; liäraARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008: I3I

IdaEd/undbästa recept fdr en god dokumenthantering, Kommunarkivet,Godands kommun I999, s. 7·24 Naeslund, Nyström och Frager s. 6r.2 s Naeslund, Nyström och Frager s. 62.26 E-post Christina Eriksson, före detta VDsekreterarepå Uppsalahem AB, 2 007 -o I -o8.2 7 Bevarande- och gallringsplan U p p salahem AB2001. Styrdokurnent daterat 2ooi-o9-I4. Fastställdav Uppsalahems AB:s styrelse I997-09-oi,§ 90. Sid. I.28 Uppsalahem AB, Uppsala: StyrelseprotokollI997-o9-oi § 90samt bilaga; E-post RichardHallgren, arkivarie och Uppsalahems kontaktpersonpå Uppsala stadsarkiv, 2007-0I-o8;Webbsida Bevarande- och gallringsplanerför Uppsala kommuns bolag, http://insidan.uppsala.se/insidan/templates/StandardPage.aspx?id=636I (Kontrollerad 2007-01-IO);Intervju Lennart Jacobsson, ekonomichef ocharkivansvarig på Uppsalahem, 2006-II-24.29 Arkivreglemente för Uppsala kommun I99S I §I st, 2 §, s §, s § 4 st.30 Bevarande- och gallringsplan Uppsalahem AB200I, s. I - 2.3I ibid.32 Bevarande- och gallringsplan, s. 2-3.33 Uppsalahem AB, Uppsala: "Information omarkivering I/98", VD-assistents arbetsrum, pärmmärkt "Arkiv", flik 3: Regler UHAB.34 Naeslund, Nyström och Frager s. 4s-46.3S Bevarande- och gallringsplan s. I4.36 Bevarande- och gallringsplan s. I s.3 7 Bevarande- och gallringsplan s. s.38 Bevarande- och gallringsplan s. 9, I6- I7·39 Bevarande- och gallringsplan s. 9·40 Bevarande- och gallringsplan s. I4, 2.4I Bevarande- och gallringsplan; Uppsalastadsarkiv, Uppsalahem AB:s arkiv: A Protokoll,Dl Lägenhetskort, FlB Lönelistor, E Inkomnahandlingar och korrespondens.42 Naeslund, Nyström och Frager s. 4s-s6;Bevarande- och gallringsplan.43 Bevarande- och gallringsplan s. 13, I8, 22, 26,3I, 36, 39·44 Naeslund, Nyström och Frager s. 46;Bevarande- och gallringsplan s. s-9, p, 34·4S Bevarande- och gallringsplan s. I4-I8.46 Naeslund, Nyström och Frager s. so;Bevarande- och gallringsplan s. I9- 22.47 Naeslund, Nyström och Frager s. S3iBevarande- och gallringsplan s. 8, II, IS, 23-28.48 Naeslund, Nyström och Frager s. s6;Bevarande- och gallringsplan s. 7-8, I 2-I 3, 2 3,2 7-37·49 Uppsalahem AB: Styrelseprotokoll 20o7- I2-I7§ I8o, bilaga.so Uppsalahem AB: Styrelseprotokoll 2007-I 2-I 7§ I8o.32ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:I

§-

IdaEd/undBilaga 2: Komparativ undersökning av rekommendationer och innehåll ur arkivhandboken ochUppsalahems bevarande- och gallringsplan.Verksamhetsstyrningshandlingar som bir bevarasEnligt arkivhandboken 1AkriebrevBolagsordningBolagsstämmoprotokollFöretagsledningens protokollKommitteprotokollPolicy- och styrdokumentRegistreringsbevisStyrelseprotokollÅrs berättelserEnligt Uppsalahems bevarande- och gallringsplan'Finns ej upptagetBolagsböckerProtokoll med bilagor och andra handlingar som ligger till grund för deolika besluten från sammanträden med bolagsstämmor.Protokoll från styrgruppsmöten och arbetsutskottProtokoll med bilagor och andra handlingar som ligger till grund för deolika besluten från sammanträden med kommitteerUppsalahem AB:s policyskrivelser och affarsplanerRegistreringsbevis samt korrespondens med Patent- ochregistreringsverketProtokoll med bilagor och andra handlingar som ligger till grund för deolika besluten från sammanträden med styrelserÅrsberättelser/Verksamhetsberättelser1Naeslund, Nyström & Prager 2005:462Bevarande- och gallringsplan 2001:5-9Ekonomiverksamhetshandlingar som bå·r bevarasEnligt arkivhandboken 3 Enligt Uppsalahems bevarande- och gallringsplan 4Bokslut - årsbokslutBudget- antagen helårsHuvudböckerKontoplanerÅrsbokenInköpsstatistikUpphandlingar, stora projekrÅrsbokslut med bilagor, bokslut från divisioner med resultatenheterBudgethandlingar, inklusive motiveringar och tryckta handlingarSaldolistor samtliga transaktioner (Huvud bokföring)Kodplan och korskontokontroll (Kontoplan)ÅrsböckerFinns upptaget under "Bolagets styrelse och administration": Statistiksom innehåller unik information från den egna verksamheten ...Finns upptaget under "Bolagets styrelse och administration ": Handlingarrörande upphandlingar ...3Naeslund, Nyström & Prager 2005:484Bevarande- och gallringsplan 2001:6-7, 1434ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

Dokumenthantering i teori och praktikEkonomiverksamhetshandlingar som kan gallrasEnligt arkivhandbokens Enligt Uppsalahems bevarande- och gallringsplan 6Bokföringsorder (lO år)Bokslut- periodbokslut (lO år)Kontoavstämningar och kontoutdrag (lO år)Fastighetsavskrivningar och fastighetsdeklarationer(l O år)Grundböcker (lO är)Kundfakturor och leverantörsfakturor(lO år)Lånehandlingar (gallringsfristen räknasfrän lånets upphörande) (lO är)Momsredovisning (lO år)och deklarationer, bolagets original (l O år)Redovisning, kassabehållning (lO år)Utbetalningsorder (lO år)Verifikationer (lO är)Upphandlingar, ramavtal, mindreprojekt (10 är)Bokslutsunderlag (2 år)Budgetuppföljningar (2 är)Förrädslistor (2 är)Kvitton, makulerade (2 är)Postgirolista-bokförda betalninguppdrag(2 år)Ej antagna anbud (2 år)Beställningar (2 är)Abonnemangsavtal och leasingavtal (vidinaktualitet)Avstämningslistor under året (vid inaktualitet)Information från leverantörer (vid inaktualitet)Internavstämningar (vid inaktualitet)Bokföringsorder, bokföringsunderlag (l O år)Bokslut från divisioner och resultatenheter (bevaras)Kontoutdrag postgiro, bank (lO år)Finns ej upptagetHuvudbokföring (bevaras)Kundfakturor, faktureringsunderlag +journaler och Leverantörsfakturor,Kundreskontra, faktureringsunderlag +journaler, internfakturor (lO år)Lån e fakturor, uppgifter i länereskontran (l O är)Handlingar rörande momsdeklarationer; underlag, beräkningarFinns ej upptaget, men bevaras som "kassaverifikationer" och bevaras i enlighetmed verifikationer gällande gallringsfrist (l O år)Leverantörs betalningar, kvittenser på teleöverföringar av fakturor somblivit betalda (l O år)Verifikationer (10 år)Finns upptaget under "Bolagets styrelse och administration"Handingar rörande upphandlingarBokslutsunderlag (lO är)Budgetuppföljning (2 år)Finns ej upptagetFinns ej upptagetInbetalningslistor (l O å1-}Finns upptaget under "Fastighetsservice ": Offerter och anbud som ickeutmynnat i avtal (vid inaktualitet)Finns upptaget under "Fastighetsservice": Beställningar VVS-materialfrån förvaltarkontor (l Oår), Beställningssedlar leverantörer (2 år); under"Bolagets styrelse och administration": Handlingar rörande årsavtaVavropsavtalav inköp och utförande av tjänster och varor: ... beställningsskrivelser... ( 2 år efter avtalets utgång); samt under "Förvaltningsfrågor: Beställningsskrivelsermed underlag till entreprenörer avseende hyresgäststyrtlägenhetsunderhåll (2 år)Finns upptaget under "Bolagets styrelse och administration": Övriga avtal avkortvarig betydelse, t.ex. bevakningsavtal och avtal med Telia (vidinaktualitet)Avstämning huvudbok (2 år)Finns upptaget under "Fastighetsservice ": Beställningssedlar leverantörer(2 år)Avstämningsunderlag av lån, kontroll mellan Taket och Huvudbok,utdatalistor (2år)5Naeslund, Nyström & Prager 2005:48, 6 Bevarande- och gallringsplan 2001:6-7, 14ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008: I35

IdaEd/undPersonalverksamhetshandlingar som bö"r bevarasEnligt arkivhandboken 7 Enligt Uppsalahems bevarande- och gallringsplan 8Ackumulerade lönelistor, årligaArbetsskadeutredningarAnsökningshandlingar- person som anställtsPersonalakter ... anställningsbeslut, -bevis, -villkor, befattningsbeskrivn-ningar, matrikelkortFörhandlingsprotokoll för löneförhandlingar,m.m.OmplaceringsutredningarPensionsutredningarPersonalstatistik- årssammanställningarRehabiliteringsutredningarUppsägningshandlingarVarningsbrevMikrofilmade lönelistorHandlingar rörande skador i arbetet, yrkesskadestatistikPersonalakter ... ansökningshandlingar från personer som anställtsPersonalakter ... samt skrivelser som rör den anställde och ej är avrutinmässig karaktärPersonalakter ... samt skrivelser som rör den anställde och ej är avrutinmässig karaktärPersonalakter ... samt skrivelser som rör den anställde och ej är avrutinmässig karaktär. Uppgifter insända till SCB, utdatalistor Movex lön(2 år)Personalakter ... rehabiliteringsutredning (bolagets ex.)Personalakter ... uppsägning av anställning.Personalakter ... samt skrivelser som rör den anställde och ej är av rutinrnässigkaraktär.7Naeslund, Nyström & Prager 2005:508Bevarande- och gallringsplan 2001 :19-20Personalverksamhetshandlingar som kan gallrasEnligt arkivhandboken 9 Enligt Uppsalahems bevarande- och gallringsplan 10Bokföringsjournal, utbetalda löner (10 år)Listor över överföring mellan löne- ochekonomisystem (l O år)Lönespecifikationer (lO år)Löneunderlag son visar närvaro (l O år)Listor över löneavdrag Idrottsförening, Rikskuponger,busskort etc. (2 år)Ledighetsansökningar (2 år)Läkarintyg (2 år)Semesterlistor (2 år)Sjuk- och friskanmälningar (2 år)Övertidsredovisning (2 år)Banklistor, utbetald nettolön från lönesystemet(vid inaktualitet)Fellistor/signallistor från lönesystemet (vidinaktualitet)9Naeslund, Nyström & Prager 2005:5010Bevarande- och gallringsplan 2001:19-22Bokföringslista, underlag för överföring till redovisningssytemet,avstänming, helhet och detaljerat, utdatalistor Movex lön (l O år)Lönelistor (lO år, under förutsättning atr uppgifterna tas ut på mikrofilmsom bevaras)Lönespecifikationer (l O år)Tidrapporter (lO år)Rikskuponger, kvittering (2 år)Ledighetsansökan (lO år)Läkarintyg vid sjukdom (lO år)Finns ej upptagetSjukanmälan (lO år)Övertid, tidssammanställning flexibel arbetstid samt redovisning avövertid och uttag av kompledighet (lO år)Banklista Nordbanken, vad som kommer att betalas ut till varje anställdoch belastar deras bankkonto den 24:e aktuell månad, utdatalistor Movexlön (2 år)Finns ej upptagetARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2 0 08:1

Dokumenthanttrring i teori och pmktikMarknadsfo.ringlkundrelationer och uthyrningshandlingar som bå"r bevarasEnligt arkivhandboken 11 Enligt Uppsalahems bevarande- och gallringsplan 12Broschyrer och annan egenproduceradinformationfl yresgästtidningarLokalkontraktMarknadsundersökningarRättegångsakterSponsring och bidrag från bostadsföretagettill andra11Naeslund, Nyström & Prager 2005:5312Bevarande- och gallringsplan 2001:8,11,26,28Finns upptaget under "Bolagets stryelse och administration":Egenproducerade trycksaker, arkivexemplar. T.ex. broschyrerFinns upptaget under "Bolagets styrelse och administration": Egenproduceradetrycksaker, arkivexemplarHyreskontrakt lokaler, uppsagda (2 år)Finns upptaget under "Bolagets styrelse och administration": Olika typerav inventeringar, undersökningar och analyser som berör den egnaverksamhetenHyremämnds beslut, inkommen handling (2 år)Finns upptaget under "Bolagets styrelse och administration": fiaodlingarrörande periodiska räntebidrag och engångsbidrag (lO år efterutbetalning)Marknadsfo"ringlkundrelationer och uthyrningshandlingar som kan gallrasEnligt arkivhandboken 13 Enligt Uppsalahems bevarande-·och gallringsplan 14Avstämningslistor för överföring mellan hyresochekonomisystem (lO år)Avstämningslistor över aktuella hyresrabatteroch hyrestillägg (lO år)Avstämningslistor över obetalda eller felaktigtinbetalda hyror (lO år)Bostadskontrakt (lO år)Lista från post- eller bankgiro över inbetaldahyror (l O år)Lista över outhyrda objekt, hyresförluster(lO år)Post- och bankgirotalonger (lO år)Avbetalningsplaner (3 år)Betalningsförelägganden och inkassoärenden(3 år)Lista över hyrestillägg; kabel-tv, hyresgästföreningen(2 år)Finns under "Ekonomihandlingar": Saldolistor hyror, månadsavstämningmellan huvudbok och hyresreskontra (5 år)Finns ej upptagetFinns under "Ekonomihandlingar": lnbetalningslistor, avstämning motdagliga kontoutdrag (lO år)Finns upptaget under "Förvaltningsfrågor": Avskrivna hyreskontrakt,lägenheter (bevaras), flyreskontrakt lägenheter (2 år efter att hyresgästavflyttat, under förutsättning att motsvarande uppgifter mikrofilmas ochbevaras)Finns under "Ekonomihandlingar": Kontoutdrag postgiro, avstämningmot inbetalningslista från ADB-systemet Residens (lO år)Statistik på . . . outhyrda lägenheter (bevaras)Finns under "Ekonomihandlingar": Kontoutdrag postgiro, avstämningmot inbetalningslista från ADB-systemet Residens (lO år), OCE-listorfrån postgirot, avstämning mot inbetalningslista från Residens (l O år)Finns ej upptagetBetalningsförelägganden (vid inaktualitet), Inkassoärenden, avslutade (lOår), Saldo inneliggande kravärenden (2 år), Statuslistor externa inkassobolag(2 år)Finns ej upptagetForts. foljande sida.ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:137

Ida Ed/undMarknadsforinglkundrelationer och uthyrningshandlingar som kan gallras, forts.Enligt arkivhandboken 9 Enligt Uppsalahems bevarande- och gallringsplan 10Övriga hyreskontrakt, parkeringsplatser, garageoch smålokaler (2 år)Andrahanduthyrning, ansökningar och tillståndmm (vid inaktualitet)Bostadsansökningar-sökande som ej fåttbostad (vid inaktualitet)Information till hyresgäster, allmänt omöppettider och kontaktuppgifter (vid inaktualitet)Enkätsvar från marknadsundersökningar(vid inaktualitet)Hyreskontrakt p-platser och garage, uppsagda (2 år)Finns ej upptagetIntresseanmälan för att hyra lägenhet (vid inaktualitet)Finns ej upptagetFinns upptaget under "Bolagets styrelse och administration": Enkätsvar.Sedan sammanställning utförts/registrering skett13 Naeslund, Nyström & Prager 2005:5014 Bevarande- och gallringsplan 2001:19-22Fastighetsförvaltnings och byggandehandlingar som bå"r bevarasEnligt arkivhandboken 15 Enligt Uppsalahems bevarande- och gallringsplan 16Antagna anbud med öppningsprotokollupphandlingar ... protokoll fört vid anbudsöppningArrendeavtalAvtal i originalBeslut och skrivelser från styrelse och företagsledningEntreprenadkontraktFastighetsbildningskartaFotografier, fastighetsdokumentationFinns, under "Byggfrågor": Handlingar rörande ny- och ombyggnads-projekt ... upphandlingsprotokoll, under "Bolagets styrelse och administration":Handlingar rörande upphandlingar ... beställningsskrivelseGodkända beställningssktivelser med upphandlingsprotokollFörsäkringar och säkerheterGrundundersökningarKorrespondens av vikt med konsulter, hyresgästeroch andraFinns under "Bolagets styrelse och administration": Handlingar rörandeFinns ej upptagetFinns under "Bolagets styrelse och administration": Avtal/ÖverenskommeJser av betydelse mellan bolagets olika verksamheter och annan part ...original.Finns under "Bolagets styrelse och administration": StyrelsenskorrespondensFinns under "Bolagets styrelse och administration": AvtalFinns ej upptagetFinns under "Byggfrågor": Fotografier, Finns även under "Bolagetsstyrelse och administration": Fotografier och videofilmen som tagits föratt belysa den egna verksamhetenFinns under "Förvaltningsfrågor": Försäkringshandlingar, finns ävenunder "Bolagets styrelse och administration": Försäkringsbevis entreprenörer(vid inaktualitet)Finns under "Byggfrågor": samt under "Bolagets styrelse och administration":Geotekniska undersökningarFinns under "Bolagets styrelse och administration": Korrespondens medmyndigheter, företag, entreprenörer, hyresgäster m.m. som har betydelseför bolagets verksamhet.ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1

Dolmmenthantering i teori och praktikFastighetsfo·rvaltnings och byggandehandlingar som bå·r bevaras, forts.Enligt arkivhandboken 9 Enligt Uppsalahems bevarande- och gallringsplan 10KvalitetsansvarKvalitets- och miljöplanerKöpebrev och köpeavtalLagfartsbevisMyndighetskontakter (bygglov, lånebeslut mm)PantbrevPresentationsmaterial inför projektetProjektdokumentation (bofakta,fotografier mm)RitningsförteckningarSamråd med hyresgästerServituts- och nyttjanderättsavtalSkuldebrevTomträttsavtalVärderingsintygFinns under "Byggfrågor": Anmälanlansökan om kvalitetsansvarig (eftergarantitidens utgång)Finns under "Byggfrågor": Arbetsmiljöplan (efter garantitidens utgång)Finns under "Bolagets styrelse och administration": KöpekontraktFinns under "Bolagets styrelse och administration": Lagfarter ochköpehandlingarFinns under "Bolagets styrelse och administration": Korrespondens medmyndigheter. .. (bevaras), bygglovshandlingar (efter garantitidens slut)Finns under "Bolagets styrelse och administration": Pantbrev(vid inaktualitet)Finns ej upptagetFinns under "Byggfrågor": Fotografier, Finns även under "Bolagetsstyrelse och administration": Fotografier och videofilmen som tagits föratt belysa den egna verksamhetenFinns under "Byggfrågor": Relationsritningar och register till dessa, Finnsäven under "Bolagets styrelse och administration": Ritningar ochritningsförteckningarFinns under "Förvaltningsfrågor": Handlingar rörande lokala hyresgästföreningars verksamhet; Sarnrådsprotkoll, finns även under "Bolagetsstyrelse och administration": Handlingar rörande plansarnråd, vilka berörUppsalahem som grannar (5 år) samt under "Byggfrågor": ProtokollsamrådsmötenFinns ej upptagetFinns under "Bolagets styrelse och administration": Skuldebrev ovhvillkorsbilagor tilllånFinns ej upptagetFinns ej upptaget15Naeslund, Nyström & Prager 2005:5616Bevarande- och gallringsplan 2001 :7-8, 13, 27, 35-36ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008: 139

IdaEd/undFastighetsjb"rvaltnings och byggandehandlingar som kan gallras tidigast efter 1 O årEnligt arkivhandboken 17 E nligt Uppsalahems bevarande- och gallringsplan 18ProjekteringsmötesprotokollHyresgästkontakter: önskemål, klagomålFinns unde·r "Byggfrågor": Protokoll projektlprojekte7·ingsmb'ten (efte7·ganmtitidens utgång)Finns under "Fdrvaltningsfrdgm·": Hy1·esgästst;wt lägmhetmnderhdll,beställningslista (2 d1'), under "Marknadsfrdgm·": Klagomålsärendm,hyresgästakte1·Byggmötesprotokoll Finns under "Fo.1'Valtningsfrdgor": Mb"tesprotokoll entrep1·mbi·e1· (2 d1·efter projektets slutforandeJDagboksbladBesiktningsprotokollÅ-prislistor, kalkylerKostnadsuppföljning, budgethandlingar,fakturakopiorUnderlag för låneansökningarFinns ej upptagetFinns under "Byggfrågor": Garantibesiktningsprotokoll (10 år eftergarantitidens utgång), Slutbgesiktningsprotokoll (vid inaktualitet), finnsäven under "Foi'Valtningsjrdgo1·": Protokoll, nzind1·e besiktningar (2 å1'},Besiktningsprotokoll hissa1; skyddmmt, slxttbesiktningsp1·otokoll mindrearbetm, gamntibesiktningsprotokoll (vid inaktualitet)Finns under "Förvaltningsfrågor": Kalkyler, beräknings- beslutsunderlagför projekt.Finns unde1· "Foi'Valtningsji·dgm·": P1·ojektredovisning; budget, utfall,prognoser ... (5 d1'), unde1· "Byggfrågm·": Kostnadsbe1·äkninglkostnadskalkyl (efter p;amntitidms utgång)Finns ej upptaget17Naeslund, N yström & Prager 2005:5618Bevarande- och gallringsplan 2001:27,29-31, 33, 36Fastighetsfo"rvaltnings och byggandehandlingar som kan gallrasEnligt arkivhandboken 19 Enligt Uppsalahems bevarande- och gallringsplan 20Entreprenörsbeställningar (lO år)Försäkringsärenden (lO år)Finns under "M01•knadsjrdgor": Korrespondms med hy1·esgäste1· (be-varas), även unde1· "Bolaget styrelse och administration": Kmnspondmsmed hy1·esgäste1· som har betydelse jd1· bolagets ve1·ksamhet (bevaras)Korrespondens med hyresgäster i komplexafrågor (l O år)Larm- och bevakningsrapporter (2 år)Arbetsorder (vid inaktualitet)Finns under "Förvaltningsfrågor": Skyddsrumsbesiktningar, besiktnings-protokoll, hissar (vid inaktualitet)Besiktningsprotokoll, periodiskt återkommande(vid inaktualitet)Driftkort och kopplingsscheman(vid inaktualitet)Felanmälningar (vid inaktualitet)Underhållsplaner (vid inaktualitet)Finns unde1· "Fastighetsse1'Vice ": Beställningssedlar levmmtbrer (2 d1')Finns under "Förvaltningsfrågor": Försäkringshandlingar (bevaras), Finnsäven under "Bolagets styrelse och administration": Fo"rsäkringsbevisentreprenö1·er (vid inaktualitet)Finns ej upptagetFinns under "Fastighetsservice": Arbetsordrar vilka utgör faktureringsunderlag(l O år), vilka inte utgör faktureringsunderlag (vid inaktualitet)Finns under "Byggfrågor": Driftinstruktioner (vid inaktualitet),Drift:journale7· (JO år)Finns ej upptagetFinns ej upptaget17Naeslund, Nyström & Prager 2005:5618Bevarande- och gallringsplan 2001:7, 12, 23, 27, 30, 3740 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2008:1