Finns endast som nätversion - Arkistolaitos

Förkunskaper Åtgärd ResultatLagar 1. Kartläggning av uppgifter och ABP: UppgiftsschemaFörordningarverksamhetsprocesserVerksamhetsberättelseArbetsordning1. Kartläggning av uppgifter och verksamhetsprocesserFörkunskaperSom utgångspunkt för uppgifternas och verksamhetsprocessernas kartläggning behövs:• lagar, förordningar och reglementen som gäller organisationen• verksamhetsstrategier, kvalitetshandböcker, verksamhetsberättelser och arbetsordningar• eventuella processbeskrivningar och arbetsflöden• offentliga förvaltningens rekommendation JHS 152 Prosessien kuvaukset. Yleinen rakenne, esitysmuoto jakäsitteet (Processbeskrivningar. Allmän struktur, presentationsformer och begrepp; finns endast på finska.)Beskrivning av åtgärdenEn god informationshantering förutsätter att organisationen har uppdaterade varaktiga beskrivningar av sina uppgifter och avhandlingar och information som samlas i samband med skötseln av uppgifterna. Med beskrivningar avses kartläggningar avuppgifts- och verksamhetsprocesserna samt utredandet av arbetsflöden och handläggningsfaser inom processerna.Vanligen har organisationerna beskrivit processer och arbetsflöden t.ex. i ärendehanteringssystemens planerings- ochdefinieringsskede. Om processkartläggningen inte gjorts tidigare är det värt att inleda arbetet med att beskrivastödfunktionernas (allmän förvaltning samt ekonomi-, fastighets- och personalförvaltning) processer och uppgifter och sedanövergå till organisationens lagstadgade egentliga processer och uppgifter. I samband med kartläggningen avgörs vilka somär organisationens huvuduppgifter och hur huvuduppgifterna delas upp på deluppgifter. Arbetsflödena ochhandläggningsfaserna definieras på deluppgiftsnivå.Det rekommenderas att antalet huvuduppgifter inte överstiger tio för att uppgifts- och ärandegrupperingarnas funktionalitetoch ändamålsenlighet skall kunna garanteras. En alltför finfördelad gruppering av deluppgifterna skall undvikas, eftersomupprepade grupperingsändringar försvårar användningen av informationen av handlingskaraktär. Processerna ochuppgifterna ges tydliga och begripliga namn. Vid numreringen och grupperingen av huvuduppgifterna använder man engrupperingsmetod, som används allmänt inom den offentliga förvaltningen (speciellt statsförvaltningen):• allmän förvaltning får signum 0• personalförvaltning signum 1• ekonomiförvaltning (och fastighetsförvaltning) signum 2• organisationens lagstadgade uppgifter enligt deras antal signum 3-9.Deluppgifternas numrering grundar sig på decimalklassificering. En enhetlig gruppering underlättar informationssökningen.Process- och uppgiftskartläggningen samt utredandet av arbetsflödena görs som grupparbete, i vilket handläggare,arkivarien, registratorn samt datasystemspecialister deltar. Före den slutliga kartläggningen färdigställs, arrangeras enkommentaromgång.Slutresultat: uppgiftsschemaSlutresultatet är arkivbildningsplanens uppgiftsschema, i vilken• organisationens processer, uppgifter och arbetsflöden har kartlagts, namngetts och grupperats tydligt och begripligt• organisationens uppdaterade och entydiga processbeskrivningar bildar arkivbildningsplanens uppgiftsgrupperingoch• ärendenas handläggningsfaser har beaktats i uppgiftsgrupperingen.

Ytterligare antecknas i arkivbildningsplanen• om det är fråga om ett personregister• om systemet upprätthålls av mer än en organisation• utskrifter och tidpunkt för utskrifter• de betydande förändringar som gjorts efter att systemet tagits i bruk• uppgifter som överlämnas till andra organisationer• program, databärare och apparatur samt• den tekniska upprätthållaren.Om datasystembeskrivningen fogas till arkivbildningsplanen skall förutom ovanstående uppgifter även förvaringstiderna föruppgifterna som ingår i systemet antecknas i beskrivningen.Länkar:Julkisuuslain mukaisen tietojärjestelmäselosteen laadintasuositus (VM 7/01/2000 17.2.2000)[Rekommendation om utarbetande av beskrivning av datasystem, Finansministeriet]; finns endast på finskahttp://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/03_muut_asiakirjat/6583_fi.pdfellerhttp://www.jhs-suositukset.fi/intermin/hankkeet/jhs/home.nsf/files/JHS146/$file/JHS146.pdf[Delegationen för informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen], finns endast på finskaHenkilörekisteriselosteen laadintasuositus[Rekommendation om utarbetande av beskrivning av personregister, Dataombudsmannens byrå], finns endast på finskahttp://www.tietosuoja.fi/2584.htmSlutresultat: en inventeringsförteckningSom slutresultat bildas en förteckning över• grupper av handlingar och information av handlingskaraktär som samlas inom processerna och i skötseln avuppgifterna, samt deras handläggningsfaser• förhållandena mellan handlingsgrupper• de datasystem som organisationen upprätthåller och använder samt uppgifter som ingår i dem.

Förkunskaper Åtgärd ResultatOffentlighetslagen 3. Beaktande av offentlighets- och sekretessynpunkter ABP: offentliga ochSpeciallagarsekretessbelagdaPersonuppgiftslagenhandlingar,grund för sekretess ochsekretesstiderABP:säkerhetsklassificering avhandlingardatasäkerhetsplanförteckning överåtkomsträttigheter3. Beaktande av offentlighets- och sekretessynpunkterFörkunskaperSom förkunskaper behövs• lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), förordningen om offentlighet och godinformationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999), personuppgiftslagen (523/1999), lagen omintegritetsskydd i arbetslivet (477/2001), eventuella andra speciallagar (t.ex. matrikellagen 1010/1989)• Valtionhallinnon tietoaineistojen käsittelyn tietoturvallisuusohje [Finansministeriets datasäkerhetsanvisning förstatsförvaltningens informationsmaterial], finns endast på finskahttp://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/05_valtionhallinnon_tietoturvallisuus/3386/3388_fi.pdf• organisationens egna anvisningar om tillämpningen av offentlighetslagen• organisationens personregister och andra informationssystem.Beskrivning av åtgärdenOffentlighetslagstiftningen understryker rätten att ta del av information om organisationens offentliga handlingar. Å andrasidan förutsätter lagstiftningen att det sekretessbelagda materialet skyddas och klassificeras. Därtill skall organisationenfastställa beslutanderätten när det gäller utlämnande av handlingar.I arkivbildningsplanen skall i fråga om varje handlingsgrupp antecknas om handlingarna som hör till gruppen är offentliga,sekretessbelagda eller delvis sekretessbelagda (handlingen innehåller sekretessbelagda uppgifter). Särskilt känsligtdatamaterial skall säkerhetsklassificeras enligt finansministeriets anvisningar. Organisationen definierar själv materialetskonkreta klassificering.I arkivbildningsplanen skall antecknas grunden för sekretess och sekretesstiden. Arkivbildningsplanen innehåller ocksåanteckningar om vem som ansvarar för behandlingen och förvaringen av sekretessbelagda handlingar samt vem sombeslutar om utlämnandet av sekretessbelagda uppgifter.I en manuell dokumentförvaltning inverkar informationssekretessen också på planeringen av förvaringsordningen, eftersomoffentliga och sekretessbelagda handlingar skall förvaras skilt från varandra i delakter. I elektroniska system skallanvändningen av sekretessbelagda uppgifter regleras med åtkomsträttigheter.Slutresultat: en datasäkerhetsplan och en förteckning över åtkomsträttigheterSlutresultat av beaktandet av offentlighets- och sekretessynpunkter:• arkivbildningsplanen innehåller uppgifter om organisationens offentliga och sekretessbelagda handlingar,grunderna för sekretess och sekretesstiden för sekretessbelagda handlingar• en förteckning över åtkomsträttigheter gällande elektroniska material• arkivbildningsplanen innehåller uppgifter om säkerhetsklassificerat och övrigt sekretessbelagt materialsamt ger anvisningar om informationens handläggningsfaser och stöder sålunda upprättandet av endatasäkerhetsplan.

Förkunskaper Åtgärd ResultatPersonuppgiftslagen 4. Utredande av personuppgiftskaraktären Förteckning översystem som kräverregisterbeskrivning4. Utredande av personuppgiftskaraktärenFörkunskaperFör att reda ut om handlingarna innehåller personuppgifter behöver man följande förkunskaper:• personuppgiftslagen (523/1999) och i särskilda fall speciallagstiftning• vid bestämmandet av eventuella sekretesstider och grunder för sekretess för sekretessbelagda personuppgifteranvänds i regel lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999)• de existerande beskrivningarna av personregister och datasystem.Beskrivning av åtgärdenI personuppgiftslagen talas om en god informationshantering 1 , i vilken ingår principer som gäller behandlingen avpersonuppgifter, uppgifternas art, behandlingen av känsliga personuppgifter samt datasäkerhet. Beträffande godinformationshantering är det viktigt att personuppgifterna skyddas, hanteringen av personuppgifter planeras på förhand,förvaringsvärdet bestäms samt att personuppgifter som blivit onödiga förstörs.Handlingarnas personuppgiftskaraktär (de register och datasystem som innehåller personuppgifter) samt processerna förbehandlingen av personuppgifter reds ut i samband med inventeringen av information av handlingskaraktär. I dettasammanhang bestäms förvaringstiderna för personregistren utgående från eventuell speciallagstiftning som gäller registren,organisationens administrativa behov samt registrens datainnehåll. I arkivbildningsplanen antecknas beträffande registrenoch datasystemen uppgifter om huruvida registren och datasystemen innehåller personuppgifter och om uppgifterna ärsekretessbelagda. Samtidigt uppgörs registerbeskrivningar eller alternativt uppdateras de befintliga beskrivningarna.LänkarRegisterbeskrivningens datainnehållwww.tietosuoja.fi/2584.htm [Dataombudsmannens byrå], finns endast på finskaSlutresultat: en förteckning över system som kräver en registerbeskrivningGenom att man reder ut handlingarnas personuppgiftskaraktär i samband med utarbetandet av arkivbildningsplanen får manen förteckning över organisationens personregister, register som innehåller känsliga personuppgifter och derassekretesstider.1 I den svenskspråkiga översättningen av personuppgiftslagen har både ”hyvä tietojenkäsittelytapa” och ”hyvätiedonhallintatapa” översatts med ”god informationshantering”. Översättarens anmärkning.

Slutresultat: ärendegrupper som skall diarieföras/registreras samt diarieschema ochregisterförteckningSom slutresultat• har arkivbildningsplanen och diarieschemat en enhetlig uppgifts- och ärendegruppering• får man från arkivbildningsplanen förteckningar över organisationens datasystem och systemens ochregistrens informationsinnehåll i enlighet med bestämmelserna i offentlighetslagen• är det lätt att med hjälp av uppgifterna som ingår i arkivbildningsplanen lägga upp och upprätthålladatasystembeskrivningar i enlighet med bestämmelserna i offentlighetslagen och registerbeskrivningar ienlighet med personuppgiftslagen• visar arkivbildningsplanen sambandet mellan olika datasystem, varvid överlappande registrering kanundvikas.

Förkunskaper Åtgärd ResultatArbetsordning 6. Fastställande av personer som Antecknas i ABPLagar och förordningar ansvarar för handlingarnas förvaring i detaktiva skedet och fastställande av förvaringsplats6. Fastställande av personer som ansvarar förhandlingarnas förvaring i det aktiva skedet ochfastställande av förvaringsplatsFörkunskaperSom förkunskaper behövs• organisationens arbetsordning gällande de ansvariga personerna• organisationens datasystem• organisationens arkivutrymmen och• lagar och förordningar.Beskrivning av åtgärdenEn god informationshantering förutsätter att handlingarnas och datamaterialens tillgänglighet garanteras. Det här uppnåsgenom att handlingarnas och datamaterialens fysiska förvaringsplats antecknas i arkivbildningsplanen. På samma sättförutsätter offentlighetsförordningen att organisationen fastställer beslutanderätten som gäller utlämnande av handlingar.Därför utser organisationen de personer som ansvarar för förvaringen av handlingarna i deras aktiva skede och sombeslutar om bl.a. utlämnandet av sekretessbelagda uppgifter.I arkivbildningsplanen antecknas beträffande varje handlingsgrupp vilken arbetsenhet som arkiverar originalhandlingen. Påså sätt samlas inte duplikat av handlingar i arbetsrummen när man vet vilken arbetsenhet/funktionär/anställd som äransvarig för arkiveringen av handlingarna. Samtidigt undviker man att onödiga kopior placeras i slutarkivet. Ansvaret föröverlåtelsen av en handlingsgrupp är förknippad med tjänsteställningen eller befattningen, inte med person.SlutresultatSom slutresultat av den här åtgärden har de ansvariga personerna och förvaringsplatserna fastställts och uppgifternaantecknats i arkivbildningsplanen.

Förkunskaper Åtgärd Resultat@ Medier som används: 7. Livscykeln och dess inverkan på ABP: förvaringsformer• hårddisk valet av förvaringsform för i olika skeden av• on-line massminne information av handlingskaraktär@ livscykeln(optiska skivorbandrobotar)konverteringsplan• off-line massminnen• COM plan för hanteringen av• papper hierarkisk lagring7. Livscykeln och dess inverkan på valet avförvaringsform för information av handlingskaraktärFörkunskaperSom förkunskaper behövs:• arkivverkets föreskrift och anvisning om hantering av informationssystem och -material i elektronisk form(22.5.2001, KA 126/40/01, http://www.narc.fi/Arkistolaitos/sve/elektro/ )• arkivverkets förteckning över arkivbeständiga material och metoder, (http://www.narc.fi/paatos.html)• de förvaringsmedel och –utrymmen som organisation använder för informationsmaterial.Beskrivning av åtgärdenLivscykeln för information av handlingskaraktär börjar från sammanställandet eller mottagandet av informationen och slutarefter olika handläggningsfaser antingen i utgallringen av informationen efter att förvaringstiden löpt ut eller i att informationenförvaras varaktigt. I praktiken fastställs informationens livscykel och dess behandlingsskeden under beskrivningen avprocesserna och uppgifterna. Livscykeln för information av handlingskaraktär indelas i ett aktivt skede, ett passivt skede ochett historiskt skede. Information som skall förvaras varaktigt övergår i ett historiskt skede.Förvaringsformen för information av handlingskaraktär kan variera under livscykeln. Information som ingår i elektroniskadatasystem eller register skrivs ofta ut på papper eller mikrofilm för långvarig förvaring. När man planerar vilkenförvaringsform som skall användas, skall man beakta att registren fungerar som förteckningar över den information avhandlingskaraktär som ingår i dem under hela livscykeln. Förvaringsformerna för information av handlingskaraktär, ändringari förvaringsformerna under livscykelns olika skeden och tidpunkterna för ändringarna antecknas i arkivbildningsplanen.Slutresultat: en plan för hanteringen av hierarkisk lagring och en konverteringsplanSom slutresultat visar arkivbildningsplanen förvaringsformerna för datamaterialet av handlingskaraktär i livscykelns olikaskeden samt beskriver de åtgärder som ansluter sig till ändringar av förvaringsformerna.

Förkunskaper Åtgärd ResultatGallringsnormen 8. Fastställande av ABP: förvaringstiderSpeciallagarförvaringstider8. Fastställande av förvaringstiderFörkunskaperSom förkunskaper behövs:• arkivverkets gallringsbeslut• normen rörande gallring och utgallring av statsförvaltningens handlingar (2.6.2003, KA 216/40/03), i vilkenbestäms vilken av den information av handlingskaraktär som allmänt samlas vid skötseln av allmänförvaltning, ekonomi- och personalförvaltning samt i organisationens huvudfunktioner (administrativkorrespondens, datateknik, kartor och teckningar, audiovisuella upptagningar) och som inte skall förvarasvaraktigt• bokföringslagen (1336/1997)• arkivverkets beslut om varaktig förvaring av bokföringsmaterial vid statens ämbetsverk och inrättningar10.5.2005, KA 122/43/2005• statskontorets föreskrift 10.5.2005 om förvaringstider för bokföringsmaterial (122/03/2005)• bestämmelser om förvaringstider som ingår i speciallagstifning, t.ex. föreskrifter om bouppteckningarsförvaring (lag om ändring av 20 kap. ärvdabalken 733/1994 § 12 a), utgallring av uppgifter urbefolkningsdatasystemet (befolkningsdatalagen 507/1993 § 7, befolkningsdataförordningen 886/1993 §13), utplånande av uppgifter ur straffregistret (straffregisterlagen 770/1993 § 10) och utplånande avuppgifter ur Brottspåföljdsverkets personregister (lagen om behandling av personuppgifter vidverkställighet av straff 422/2002 § 25).Beskrivning av åtgärdenEn god informationshantering förutsätter att organisation bedömer vilken betydelse dess handlingar och uppgifter somlagras i organisationens datasystem har. I praktiken betyder det att man bedömer förvaringsvärdet (förvaringstidens längd)för information av handlingskaraktär. Utgångspunken för värdebestämningen är att skilja central och betydelsefullinformation från mindre viktig och betydelselös information. Fastställandet av förvaringstider och utgallringen av datamaterialsom blivit obehövliga är viktiga för användbarheten samt med tanke på kostnaderna för förvaring och användning.På fastställandet av förvaringstider för information av handlingskaraktär inverkar i första hand hur länge uppgifterna behövs iorganisationens verksamhet. En organisation som utarbetar en arkivbildningsplan är förtrogen med författningar ochföreskrifter som gäller inom dess verksamhetssektor samt hur de inverkar på förvaringsbehovet för information avhandlingskaraktär för att rättsskyddet skall kunna tryggas. Vidare måste man beakta de gällande förvaringstiderna förorganisationens handlingar och arkivverkets allmänna anvisningar.Fastställandet av förvaringstider för information av handlingskaraktär är beroende av ärendenas behandlingstider,organisationens verksamhetsrutiner, extern och intern kontroll och uppföljning, datasäkerhet och dataskydd, styrningen ochstatistikföringen inom den offentliga förvaltningen, individernas och samfundens rättsskydd samt informationens betydelseför forskningen. Värdebestämningen bör göras enligt ärendegrupp så att handlingar som gäller samma uppgifter förvaraslika länge.Med ärendenas behandlingstid avses den tid under vilken ärendena är anhängiga och innefattar även besvärstiden ochtiden för överklagande. Ärenden som tidigare beslutats och avgjorts kan ofta användas senare i beslutfattandet och iverksamheten. Externa och interna inspektörer av verksamhet och ekonomi kan behöva olika handlingar för att utreda ochgranska verksamhetens ändamålsenlighet samt för att kontrollera att medlen använts på rätt sätt. Eventuella missbruk kanpåvisas med hjälp av information av handlingskaraktär. Statistik som gäller organisationens verksamhet används bl.a. iresultatförhandlingar, i verksamhets- och ekonomiplaner samt i verksamhetsberättelser. För att individens rättskydd skallkunna garanteras skall filer som gäller bl.a. pensionsförmåner, äganderätt samt hälso- och sjukvård förvaras tillräckligtlänge. Också samfundens rättskydd skall kunna garanteras. Det är även viktigt att organisationen bedömer vilken betydelseinformationen av handlingskaraktär har för forskningen.Man skall sträva efter att fastställa konkreta förvaringstider för varje grupp av handlingar så att handlingar som förvarasendast en viss tid enkelt och behändigt skall kunna utgallras och förstöras. I arkivbildningsplanen antecknas hur längehandlingarna förvaras i arbetsrummen samt handlingarnas totala förvaringstider.I arkivbildningsplanen antecknas beträffande varje grupp av handlingar de författningar, föreskrifter eller regler somförvaringstiderna grundar sig på. Det lönar sig att låta organisationens jurist granska förvaringstiderna.Uppgifter som skall förvaras varaktigt belyser organisationens utvecklingsskeden, principer och rutiner i verksamheten och ibeslutfattandet, uppnådda resultat samt personal. Syftet är att förvara varaktigt centrala helheter som beskriver detta.Överlappande förvaring av samma uppgifter skall undvikas. Varaktigt förvaras cirka 10-15 procent av en organisations

Förkunskaper Åtgärd Resultat9. Förvaringsordning (ej @ ) Antecknas i ABP9. FörvaringsordningBeskrivning av åtgärdenEn god informationshantering förutsätter att handlingarnas tillgänglighet och användbarhet kan säkerställas i de olikaskedena av handlingarnas livscykel. Med planeringen av förvaringsordningen garanteras också att de handlingar som interegistreras kan hittas snabbt och lätt.I arkivbildningsplanen antecknas vilka handlingar som arkiveras i samma grupp (serie) och i hurudan ordning handlingarnainom varje grupp (serie) arkiveras. När förvaringsordningen bestäms skall handlingarnas förvaringstid och eventuellasekretesstid beaktas.Man bör sträva efter att förvara de handlingar som skall förvaras varaktigt och de som utgallras efter en viss tid i egnagrupper och att hålla sekretessbelagda handlingar skilt från offentliga, då det är möjligt. Handlingarna arkiveras inomgruppen antingen i formell, dvs. kronologisk, alfabetisk, numerisk eller geografisk ordning, eller i en ordning som grundar sigpå sakinnehåll. Diarium eller register styr arkiveringen av handlingar som registrerats i dem, dvs. handlingarna arkiveras idiarie- eller registernummerordning.När handlingar förvaras enligt informationsinnehåll (sakinnehåll) som bestäms enligt uppgifterna blir tillgängligheten ochanvändbarheten bättre och effektivare (sakakter). Vid arkivering av pappersbaserade sakakter skall arkiveringen planeras såatt det i samma grupp arkiveras endast information av handlingskaraktär som har samma förvaringstid. Då kan handlingarsom förvaras en viss tid lätt förstöras utan att man retroaktivt behöver utgallra enskilda handlingar. Om sakakterna innehållersekretessbelagda handlingar förvaras dessa handlingar som delakter i sakakten, varvid de sekretessbelagda handlingarnalätt kan skiljas från de offentliga handlingarna.I en elektronisk omgivning framhävs också betydelsen av enhetligheten mellan systemets ärendegruppering ocharkivbildningsplanens uppgiftsgruppering, eftersom man med hjälp av dem kan utgallra handlingar på ett ändamålsenligtsätt. Om handlingar och uppgifter skrivs ut från datasystemet för varaktigt förvaring skall utskrifts- och förvaringsordningen,tidpunkterna för när utskrifterna skall tas samt ansvaret för utskrifterna bestämmas.SlutresultatSom slutresultat• hittas organisationens information av handlingskaraktär enkelt och utan besvär• är gallringen av information av handlingskaraktär lätt att verkställa• har offentliga och sekretessbelagda handlingar skiljts åt från varandra• har behovet av utskrifter av handlingar och information av handlingskaraktär för varaktig förvaring avgjorts.

Förkunskaper Åtgärd ResultatSkyddsanvisning 10. Fastställande av skyddsklass ABP: skyddsklassificeringskyddsplanåterhämtnings- och beredskapsplanför databehandlingen10. Fastställande av skyddsklassFörkunskaperSom förkunskaper behövs:• Arkivverkets anvisning om skydd av handlingar i undantagsförhållanden 11.5.2004http://www.narc.fi/Arkistolaitos/pdf-ohjeet/skyddavhandlingar11052004.pdf)Beskrivning av åtgärdenEn god informationshantering förutsätter att informationens användbarhet och förvaring är tryggad i krissituationer ochundantagsförhållanden. I detta syfte fastställs skyddsklasser för information av handlingskaraktär och de antecknas iarkivbildningsplanen.Handlingarna delas i tre klasser utgående från användningsbehov och säkerhetssynpunkter:• handlingar som är nödvändiga för den fortsatta verksamheten• handlingar som bör skyddas med tanke på forskningen eller av juridiska eller ekonomiska skäl• övriga handlingar.Handlingar som är nödvändiga för den fortsatta verksamheten härleds från de lagar, bestämmelser och administrativadirektiv som styr varje organisations verksamhet.Med handlingar som hör till klass ett tryggas basfunktionerna i undantagsförhållanden. I undantagsförhållanden flyttashandlingar från kontorsutrymmena i säkerhet och i evakueringsskedet evakueras handlingar som tillhör denna grupp först.Om handlingar som hör till skyddsklass två är placerade i slutarkivet så som anvisningarna förutsätter, kräver de ingaåtgärder i undantagsförhållanden, såvida man inte under krigstillstånd (i krissituationer) blir tvungen att flytta dem till annanplats. Skyddet av handlingar som hör till skyddsklass tre kräver inga specialåtgärder i undantagsförhållanden. Handlingarnasplacering i ovannämnda klasser kan variera beroende på ålder och eventuell giltighetstid. Vid upprättandet av skyddsplanenbör man beakta att arkivet kan innehålla handlingar och filer som är viktiga för rikets eller enskilda individers säkerhet och ifråga om vilka datasäkerheten särskilt måste beaktas. Då det gäller de allra viktigaste uppgifterna skall man avgöra om deteventuellt finns behov av säkerhetskopiering för att trygga dem.När det gäller elektroniska material hänför sig skyddsklassen till tryggandet av materialets användbarhet. Med hjälp avskyddsklassificeringen kan viktiga delar av det elektroniska materialet avskiljas och deras beständighet kan meddatatekniska metoder tryggas på ett bättre sätt än då det gäller andra material. I nuvarande förhållanden är det emellertidskäl att skydda ett viktigt datasystem i sin helhet och då också beakta upprätthållandet av systemets funktioner. För detelektroniska materialets del planeras i praktiken säkerhetskopiering av kritiskt viktiga datamaterial.I en elektronisk omgivning förbereder man sig för skadorna med en återhämtningsplan och för undantagsförhållanden meden beredskapsplan.Länkar:Statsrådets principbeslut om informationssäkerheten inom statsförvaltningen (FM 0024:00/02/99/1998)http://www.vm.fi/vm/sv/04_publikationer_och_dokument/03_ovriga_dokument/33327_sv.pdfSe också Allmän anvisning om datasäkerhetsarbetet vid statliga myndigheter, VAHTI 1/2001Slutresultat: skyddsklassificering och en skyddsplanSom slutresultat• har i arkivbildningsplanen antecknats uppgifter om handlingarnas och informationens skyddsklass och• en återhämtningsplan och beredskapsplan för datahanteringen då det gäller information av handlingskaraktär.

Förkunskaper Åtgärd ResultatABP uppgiftsgruppering 11. Utarbetande av arkivschema ABP: signum i arkivschematArkivschema11. Utarbetande av arkivschemaFörkunskaperSom förkunskaper behövs• arkivbildningsplanens uppgiftsgruppering och• ett diarieschema.Beskrivning av åtgärdenEn god informationshantering förutsätter att användbarheten beträffande information av handlingskaraktär skyddas ochsäkerställs under informationens hela livscykel. Förtecknandet och arkiveringen av handlingarna planeras så att handlingarsom förvaras en lång tid (över 10 år) eller varaktigt kan användas lätt och behändigt. I praktiken betyder det att datamaterialsom skall förvaras en lång tid eller varaktigt avskiljs i arkivbildningsplanen och att man gör upp ett arkivschema, som styrhanteringen av dem i slutarkivet. Arkivschemat följer uppgiftsgrupperingen i arkivbildningsplanen. I arkivbildningsplanenantecknas ett arkivsignum för varje handlingsgrupp som ingår i arkivschemat.Arkivschemat skall avspegla den kontext, inom vilken handlingen har upprättats eller där den placerats med hänsyn till sinuppgift (proveniensprincipen). Arkivschemat är en direkt fortsättning på uppgiftsgrupperingen i arkivbildningsplanen och påärendegrupperingen i diariet. Den senare är en delmängd av den förra. Endast när ett gammalt arkiv ställs i ordning är detmotiverat att använda det s.k. ABC-schemat. I ett elektroniskt system kan arkivschemat härledas från arkivbildningsplanensinformationsinnehåll.Slutresultat: signum i arkivschemat och ett arkivschemaSom slutresultat ett arkivschema som följer arkivbildningsplanens uppgiftsgruppering.

Förkunskaper Åtgärd Resultat12. Godkännande och ibruktagande Arkivbildningsplanav arkivbildningsplanen12. Godkännande och ibruktagande avarkivbildningsplanenBeskrivning av åtgärdenEn färdigställd arkivbildningsplan godkänns i enlighet med organisationens egna rutiner för beslutsfattande. Planen sändssom en framställan om förvaringstider till arkivverket, som beslutar om varaktig förvaring av organisationens handlingar ochderas slutliga förvaringsformer. Om arkivverket i sitt gallringsbeslut gör ändringar i de föreslagna förvaringstiderna och-formerna antecknas dessa i arkivbildningsplanen. Inom organisationen informeras därefter effektivt om arkivbildningsplanenoch utbildning i användningen arrangeras. I utbildningen går man noggrant igenom ansvarsfördelningen och de anvisningarsom gäller arkivbildningsplanen. Varje anställd följer arkivbildningsplanen till de delar som gäller de egna arbetsuppgifter.Slutresultat: en arkivbildningsplanSom slutresultat• har organisationen en arkivbildningsplan som fungerar som ett dagligt arbetsredskap och som innehållerorganisationens totala information av handlingskaraktär och som personalen är förtrogen med och kantillämpa• tillämpas arkivverkets gällande beslut om varaktig förvaring av handlingar• undviker man att arkivet behöver ordnas i efterhand• kan obehövligt material gallras och förstöras effektivt och på rätt tidpunkt.

Förkunskaper Åtgärd Resultat13. Fastställande av arkivbildningsplanensförvaring13. Förvaring av arkivbildningsplanenBeskrivning av åtgärdenArkivbildningsplanen är en handling som skall förvaras varaktigt. Allra enklast uppgörs arkivbildningsplanen påarkivbeständigt papper och arkivbildningsplanens förvaringsplats antecknas i arkivförteckningen.Om arkivbildningsplanen upprätthålls elektroniskt, tas vid ändringar en pappersutskrift för varaktig förvaring.Ändringstidpunkten dokumenteras. Eftersom arkivbildningsplanen uppdateras kontinuerligt är det ändamålsenligt att enarkivutskrift av arkivbildningsplanen tas 1-5 gånger om året samt vid eventuella större ändringar.Arkivbildningsplanen kan publiceras i organisationens intranät, varvid den är tillgänglig för alla anställda. Rätt att bearbetaoch uppdatera arkivbildningsplanen har endast en för denna uppgift utsedd person.Om arkivbildningsplanens informationsinnehåll lagras i ett datasystem, kan uppgifterna till denna del åtminstone i det aktivaskedet förvaras som en del av organisationens elektroniska informationssystem.

Förkunskaper Åtgärd Resultat14. Upprätthållande av arkivbildningsplanen14. Upprätthållande av arkivbildningsplanenBeskrivning av åtgärdenArkivbildningsplanen skall vara uppdaterad. Utarbetandet eller uppdateringen av arkivbildningsplanen är inte ett projekt avengångsnatur, utan ansvaret för dess upprätthållande skall fastställas och betraktas som en del av organisationens dagligaverksamhet. I annat fall lämnas en del av informationen av handlingskaraktär utanför hanteringssystemen för information avhandlingskaraktär och informationshanteringen blir godtycklig. Varje process som handhar information av handlingskaraktärskall därför sörja för att informationen och informationshanteringen upptas i arkivbildningsplanen. På så sätt säkerställs attdokumentförvaltningen täcker organisationens hela informationskapital och att det hanteras på ett hållbart och planmässigtsätt.Slutresultat: en god informationshanteringSom slutresultat följer organisationen arkivlagen och förverkligar god informationshantering i sin verksamhetSe http://www.vm.fi/tiedostot/pdf/fi/4128.pdf (finns endast på finska).