Utvecklingssamtal i praktiken - Internwebben - Karolinska Institutet

EXCELLENS PASSION HANDLINGSKRAFTUtvecklingssamtali praktikenRiktlinjer och råd för både medarbetare och chefer

Inledning och läsanvisningI detta dokument finns KI:s riktlinjer beträffande utvecklingssamtal sammanfattade.Som stöd för både chefer och medarbetare i förberedelse och genomförande av individuellautvecklingssamtal finns också en enkel och kortfattad mall [bilaga 1].KI erbjuder också utbildningar i utvecklingssamtal.Dokumentet uppdateras kontinuerligt.Dokumentansvarig: Personalavdelningen, 2007-08-15 2

InnehållsförteckningKI:s definition på individuellt utvecklingssamtal....................................................................... 4Varför utvecklingssamtal?............................................................................................................ 4Chefens ansvar - medarbetarens ansvar...................................................................................... 4Lönesamtal vs utvecklingssamtal.................................................................................................. 5Hur ofta och när ska man ha utvecklingssamtal?....................................................................... 5Vem ska medarbetaren ha utvecklingssamtal med?................................................................... 5Förutsättningar .............................................................................................................................. 6Förberedelser ................................................................................................................................. 6Genomförande ............................................................................................................................... 6Dokumentation .............................................................................................................................. 7Bilaga 1: Individuellt utvecklingssamtal – MALLDokumentansvarig: Personalavdelningen, 2007-08-15 3

KI:s definition på individuellt utvecklingssamtalEtt utvecklingssamtal är ett förberett, årligen återkommande samtal mellan en enskild medarbetareoch närmaste chef som syftar till att utveckla både verksamheten och den enskilda individen.Samtalet skall beröra hela arbetssituationen. Det ska innebära långsiktig inriktning, återkoppling,utvärdering och planering. I utvecklingssamtalet har både chef och medarbetare ansvar för att, på ettkonstruktivt sätt, delge varandra sina erfarenheter.Samtalet ska ta sin utgångspunkt i verksamhetens inriktning, strategi, mål, villkor, förutsättningaroch behov av kompetens samt medarbetarens arbetssituation, prestation och framtidsplaner. Ävensamarbets- och relationsfrågor ska diskuteras liksom medarbetarens synpunkter på chefens ledarskapoch organisationen. Samtalet ska leda till att en individuell handlingsplan sammanställs elleruppdateras för medarbetaren.Varje chefs erfarenheter, lärdomar och planer från utvecklingssamtalen kan lämpligen återföras tillden egna institutionens/avdelningens/enhetens förändrings- och utvecklingsarbete.Varför utvecklingssamtal?I ett väl förberett utvecklingssamtal får ledaren och medarbetaren en förbättrad möjlighet att på ettaktivt och planlagt sätt påverka medarbetarens arbetssituation och därigenom utvecklingen av helaorganisationen.Utvecklingssamtalet är en möjlighet för medarbetaren att få återkoppling på den egna arbetssituationensamt att få diskutera idéer till förändring och utveckling av både det egna arbetet ochverksamheten i stort. Chefen får också möjlighet till återkoppling på sitt ledarskap.Utvecklingssamtalet syftar till:• att skapa motivation, delaktighet och engagemang• att samtala om medarbetarens prestationer under den gångna perioden• att kartlägga medarbetarens utvecklingsbehov för att klara uppsatta mål• att prioritera individuella mål för den kommande verksamhetsperioden• att skapa ett bättre arbetsklimat• att på ett tidigt stadium fånga upp möjligheter och problem påinstitutionen/avdelningen/enheten• att skapa en beredskap för väntade och oväntade förändringar i verksamheten• att upprätta handlingsplaner som ger möjligheter till en systematisk uppföljning• att organisationen får ett underlag för kompetensutveckling, löneförhandling, strategier,bemanningsplanering, rekrytering, ledarskap och arbetsorganisation.Chefens ansvar - medarbetarens ansvarDet är chefens uppgift att skapa bästa möjliga förutsättningar för medarbetaren att sköta sinaarbetsuppgifter, men varje medarbetare har också ett eget ansvar för sin arbetssituation ochutveckling.Kommunikationen mellan arbetsledning och medarbetare är av största betydelse. En ständigtpågående dialog om den övergripande verksamheten och strategin samt hur varje grupp ochmedarbetare kan bidra är en förutsättning för att Karolinska Institutet skall vidmakthålla sin ställningsom ett ledande medicinskt universitet. Det är en ledningsuppgift att klarlägga hur medarbetare bästkan bidra till att verksamhetsmålen uppfylls. När var och en förstår sin roll i helheten finnsförutsättningar för en kvalitetskultur. Utvecklingssamtalen är ett viktigt redskap i detta arbete.Dokumentansvarig: Personalavdelningen, 2007-08-15 4

För varje medarbetare och chef ställs det krav på kontinuerlig utveckling utifrån verksamhetensbehov. För alla chefer ställs dessutom krav på utveckling av det egna ledarskapet.Lönesamtal vs utvecklingssamtalLönesamtal ska inte ske vid samma tillfälle som utvecklingssamtal. Istället ska lönesamtal bygga påslutsatserna från genomförda utvecklingssamtal. Det är viktigt att få erkännande och belöning förkompetens och prestation. Detta kan ta sig uttryck på flera olika sätt, varav lönen är en konkret sådanbland flera. Utvecklingssamtalet utgör en grund för att ge medarbetaren en återkoppling påförväntad prestation.Processen för lönesättning kräver långsiktighet och tydliga kriterier som bygger på kontinuerligautvecklingssamtal. Genom lönesamtalet får den anställde en motivering till den bedömning somligger till grund för lönesättningen, men ska redan känna till grunden för bedömningen genomtidigare utvecklingssamtal. Lönesamtalet bör ha ett långsiktigt syfte och bidra till en resultatinriktadlönesättning som av de anställda uppfattas som tydlig och rättvis. Det innebär att det inte sker någonautomatisk löneändring i direkt samband med genomförd kompetensutveckling.Hur ofta och när ska man ha utvecklingssamtal?Varje medarbetare vid KI ska ha åtminstone ett utvecklingssamtal med sin närmaste chef varje år.Det rekommenderas egentligen att man håller fler mellanliggande utvecklingssamtal om året somkan vara kortare och fokusera på vissa frågor. En chef ska inte ha ansvar för att hållautvecklingssamtal med fler anställda än att det är hanterbart att genomföra med god kvalitet.Processen för utvecklingssamtal startar "uppifrån" i enlighet med institutionens/avdelningensdelegationsordning, d.v.s. att högste chefen börjar med sina närmaste chefer som i sin tur samtalarmed sina närmaste medarbetare o.s.v.Eftersom individuell utveckling är en kärnfråga för KI som kunskapsorganisation mäter vikontinuerligt, genom medarbetarundersökningar, att utvecklingssamtal genomförs i organisationenoch även vilken kvalitet de håller. Att mäta huruvida utvecklingssamtal genomförs och dess kvalitetär således också ett mått på chefers prestation.Vem ska medarbetaren ha utvecklingssamtal med?Det är alltid den närmsta chefen som medarbetaren har utvecklingssamtal med, men eftersomKarolinska Institutet är en projektorienterad organisation ska underlag för bedömning och behov fråneventuell projektledare/arbetsledare för medarbetaren föras in i processen.Dokumentansvarig: Personalavdelningen, 2007-08-15 5

Förutsättningaro Eftersom utvecklingssamtalet är en del i hela organisationens strategiska process så skamedarbetaren känna till verksamhetsplanen för den organisationen som man tillhöro Både chefen och medarbetaren ska väl känna till syftet med individuella utvecklingssamtal,hur de går till samt vilka riktlinjer och mallar som finns (se under Personal på webben). InomKI erbjuds dessutom utbildning i utvecklingssamtal.o Båda parter kan hela tiden öka kvaliteten i utvecklingssamtal genom att ge varandraåterkoppling om vad som kan förbättras.Förberedelsero Innan man börjar utvecklingssamtalen är det viktigt att chefen informerar personalen ochberättar om hur man kommer att gå tillväga. När samtalen skall starta, hur man kan boka tidför samtalet, i vilken turordning skall samtalen genomföras, etc.o Chefen är ytterst ansvarig för att boka in samtalet i god tid. Beräkna 1-2 timmar.o Bestäm en neutral plats som möjliggör att ni kan diskutera ostört.o Ett bra utvecklingssamtal börjar ofta med en förberedande inre dialog. Förbered dig försjälva samtalet genom att gå igenom mallen för utvecklingssamtal [bilaga 1].o Medarbetare som har en arbetsledare som är en annan person än chefen ska ocksåombesörja att få in underlag för individuell bedömning och behov från projektledaren (semall).o Det är en fördel om båda parter har tillgång till dokumentation från tidigareutvecklingssamtal. Andra dokument som kan komma till nytta vid förberedelse ochgenomförande är bl.a. eventuell meritförteckning/CV, kompetensvalidering ochverksamhetsplaner.GenomförandeDiskutera syftet med samtalet, innan det drar igång, för att få rätt förväntningar och undvika oro.Sträva efter att hela tiden höja kvaliteten i utvecklingssamtalet. Bygg upp utvecklingssamtaletsstruktur genom att följa mallen för individuella utvecklingssamtal [bilaga 1]. Den är uppbyggd i trealternativt fyra tydliga steg:12 3 4VISION OCH MÅLLångsiktig inriktningUPPFÖLJNING NULÄGE FRAMTIDÅterkoppla Utvärdera PlaneraSamtalet kan starta med att reflektera över den långsiktiga inriktningen eller starta med uppföljningDokumentansvarig: Personalavdelningen, 2007-08-15 6

av det gångna året. Under nuläge kan antingen blad 3a eller 3b i mallen användas för att utvärderakompetens och prestation.Används 3b ”stjärnan” är det viktigt att inledningsvis få en samsyn kring vad de olika parametrarnabetyder för var och en och den egna arbetsplatsen. En övergripande definition finns angiven imallen. Ett lämpligt sätt att använda dokumentet ”Kompetens och prestation” är att chef ochmedarbetare anger sina respektive uppfattningar om befintlig och önskvärd kompetens som en grundför diskussionen. Det eventuella ”gap” som chef och medarbetare är överens om bör sedanlämpligen tas upp som åtgärd i den framtida handlingsplanen.Samtalet ska avslutas med att lyfta blicken mot framtiden och utforma en individuell handlingsplanför framtiden.Glöm inte att utvärdera utvecklingssamtalets kvalitet och vad som kan göras bättre till nästa gång!DokumentationSamtalet ska resultera i en kortfattad handlingsplan, som skrivas under av både chefen ochmedarbetaren och behållas hos dem båda i två likalydande exemplar.Dokumentansvarig: Personalavdelningen, 2007-08-15 7