Välkommen till KIs rekryteringsguide! - Internwebben - Karolinska ...

Välkommen till KIs rekryteringsguide!Att rekrytera medarbetare är ett mycket viktigt beslut och en stor investeringsåväl strategiskt som ekonomiskt. För att underlätta och effektiviserarekryteringsprocessen har Karolinska Institutet tagit fram en gemensamrekryteringsguide som beskriver de olika stegen som ska följas i enrekrytering.Ta mig till:► Bakgrund och syfte► Om rekryteringsguiden► Ansvar och roller► Kontakt► Regelverk► Angränsande områdenUppdatering sker kontinuerligt, senaste uppdateringen gjordes 2012-01-19Vid eventuella oklarheter vad gäller rekrytering av lärare och forskare gälleranställningsordningen framför rekryteringsguiden.Vem vill du rekrytera?Klicka på rubrikerna nedanAdjunktDoktorandForskarassistentForskareLektorPostdoktorProfessorTeknisk/AdministrativpersonalKallelseförfarande av professorOmreglering av ämnesområde förprofessors- och lektorsanställningarRekryteringsguidenOBS!Navigera genom att klicka digfram mellan stegen. Utskrift avrekryteringsguidenrekommenderas inte då deninte är anpassad för det.Idéer, synpunkter på guiden?rekryteringsguiden@ki.se1

Bakgrund och syfteFrån den 1 juni 2010 inför KI en gemensam rekryteringsprocess för alla olika typer avrekryteringar. Det betyder att oavsett vilken rekrytering du ska utföra ska den följa enprocess om 20 steg. Rekryteringsguiden ger dig stöd och instruktioner för helaprocessen.KIs rekryteringsprocess omfattar ärendeflödet för en utlyst anställning och startar vid attbehov om rekrytering uppstår och pågår till dess att ärendet avslutas och arkiveras.Guiden är gemensam för all rekrytering och förväntas ge svar på vad, när, hur, vem ochvarför för varje enskilt steg i processen.Målet med guiden är att:• öka tydligheten och ge rätt stöd och service till alla aktörer i rekryteringsprocessen• säkerställa kvaliteten i resultatet av rekryteringar och att skapa ett systematiskt ochrättssäkert arbetssätt• ge kortare ledtider• generera ordning och redaTa mig till:► Startsidan► Bakgrund och syfte► Om rekryteringsguiden► Ansvar och roller► Kontakt► Regelverk► Angränsande områden2

Om rekryteringsguiden:Rekryteringsguiden samlar all information som du behöver för att rekrytera vid KI. Härfinns instruktioner för alla olika typer av rekryteringar och information om vilka aktörersom ska delta i vilka steg i processen. Löpande lotsas du rätt genom helarekryteringsflödet.Ta mig till:► Startsidan► Bakgrund och syfte► Om rekryteringsguiden► Ansvar och roller► Kontakt► Regelverk► Angränsande områdenInnehåll:Instruktioner omvad som skautföras i dettasteg i processen.Navigeringsrutan:Tar dig runt i guiden bådetill övergripande nivåeroch inom steget iprocessen som dubefinner dig i. Vart du ärmarkeras med fetstil.Orienteringsfält:Markerar var dubefinner dig iprocessen.Samtliga steg ärlänkade tillrespektive steg.Vem gör:Anger vilka aktörer somskall delta i det aktuellasteget. Läs mer omaktörernas roller ochansvar.3

Ansvar och roller:Dessa aktörer är aktiva i KIs rekryteringsprocess och de har följande rolleroch ansvar:ArbetsgivareRoll: Prefekt eller ansvarig enligt delegationAnsvar: Arbetsgivarens uppgift är att initiera ärendet, föreslå och utse 1rekryteringsgrupp, godkänna ärendets olika beslutsfaser samt besluta om vem somskall anställas.Kompetens: Arbetsgivaren bör vara väl meriterad inom KIs rekryteringsprocess och ärden som ansvarar för att KIs skyldigheter som arbetsgivare och myndighet följs.HandläggareRoll: Centrala handläggare vid universitetsförvaltningen samt centralainstitutionshandläggareAnsvar: Handläggarens uppgift är att administrera, kontrollera att ärendet följerlagar och regler om anställning och rekrytering.Kompetens: Handläggaren ska ha HR-kompetens eller liknande kompetens.GranskareRoll: Sakkunniga, rekryterare, rekryteringsföretag, anställande chef.Ansvar: Granskarens uppgift är att bedöma sökanden, göra urval/rangordna,intervjua samt ta referenser. Vid T/A rekryteringar kan uppgiften även vara attintervjua samt ta referenser.Kompetens: Rekryterare (inkl rekryteringsföretag) ska ha HR-kompetens.Sakkunniga ska ha kompetens inom utlyst ämnesområde. Anställande chefska lägst ha kompetens innefattande genomgången ledarskapsutbildning inomrekrytering/intervjuteknik.Ledning och fakultetsnämndDenna roll brukas enbart i rekryteringar där besluten fattas av ettverksamhetsorgan som inte är den instans som får arbetsgivaransvaret.Roll: KIs styrelser, Rektor, Rekryteringsutskott, inkl OrdfAnsvar: Besluta om inrättande, utse rekryteringsgrupp, godkänna vidärendets olika beslutsfaser samt besluta om vem som skall anställas.Kompetens: Valda/utsedda ledamöterTa mig till:► Startsidan► Bakgrund och syfte► Om rekryteringsguiden► Ansvar och roller► Kontakt► Regelverk► Angränsande områdenPersonalorganisationer(SACO, SEKO, OFR)Roll: Lokal-/CentralsamverkansgruppAnsvar: Medverka i enlighet medLokalt samverkansavtal för KI (Dnr979/04-00).Kompetens: Valda/utsedda frånrespektive personalorganisation.SökandeSökandes uppgift är förseärendet med en verifieradansökan och eventuelltkompletterande information.1Rekryteringsgruppen utses av Rekryteringsutskottet i rekryteringar av lektorer och professorer.4

KontaktFrågor om rekrytering och rekryteringsguiden besvaras av:Ta mig till:► Startsidan► Bakgrund och syfte► Om rekryteringsguiden► Ansvar och roller► Kontakt► Regelverk► Angränsande områdenHR-enheten:Lokalt på respektive institution ellerKIs centrala personalavdelning.Läs mer: http://intra.ki.se/organization/administration/staff/personal_consultant_se.htmlRekryteringsenheten:Rekryteringsenheten (RE) handlägger ärenden som rör anställningar av lärare och forskare på olika nivåer i den akademiskakarriären.Läs mer: http://ki.se/ki/jsp/polopoly.jsp?d=15676&a=77847&l=sv5

RegelverkLathundarLagrum/förordningar/kollektivavtalLathund tidsbegränsade anställningar som lärare, forskare och doktorandTa mig till:► Startsidan► Bakgrund och syfte► Om rekryteringsguiden► Ansvar och roller► Kontakt► Regelverk► Angränsande områden•TjänstgöringsbetygLathund tidsbegränsade anställningar enligt LAS, AF, HF och KPAFöljande lagrum/förordningar/kollektivavtal kan beröra guiden i olika delar:Lagen om anställningsskydd (LAS)Medbestämmandelagen (MBL)FörvaltningslagenOffentlighet- och sekretesslagenLagen om offentlig förvaltning (LOA)DiskrimineringslagenArbetsmiljölagenArbetstidslagenLedighetslagarna (Tjänstledighetslagen, Föräldraledighetslagen, Semesterlagen)HögskoleförordningenAnställningsförordningen, tillämpningsföreskrifterALFA, lokala ALFAKollektivavtal för postdoktorSamverkansavtaletwww.notisum.sewww.agv.se6

Angränsande områdenAvgångsintervjuMallTa mig till:► Startsidan► Bakgrund och syfte► Om rekryteringsguiden► Ansvar och roller► Kontakt► Regelverk► Angränsande områden•TjänstgöringsbetygSyftet med avgångsintervjuEn avgångsintervju hålls i anslutning till när en medarbetare slutar sin anställning vid KarolinskaInstitutet. Anställningen ska ha omfattat minst 6 månader.Syftet med avgångsintervjuer är att fånga upp positiva och negativa signaler inom olika områdenunder anställningstiden. Det kan t ex vara inomArbetsorganisationenArbetsmiljönAnställningsvillkorenArbetsuppgifter; krav, förutsättningar och förväntningarUtvecklings-/karriärmöjligheterLedarskapet på arbetsplatsenArbetsgruppen och samarbetet internt och externtAvgångsintervjuer ger möjlighet att på ett systematiserat sätt arbeta med det inre kvalitetsarbetet.Något som i sin tur gör det möjligt att fortlöpande förbättra och utveckla verksamheten. Rätt använtkan avgångsintervjuer ge en viktig återkoppling till organisationens personalpolitik.7

Angränsande områdenTjänstgöringsbetygMallTa mig till:► Startsidan► Bakgrund och syfte► Om rekryteringsguiden► Ansvar och roller► Kontakt► Regelverk► Angränsande områden•TjänstgöringsbetygNär en arbetstagare vid Karolinska Institutet slutar sin anställning ska institutionen/motsvarandeutfärda ett tjänstgöringsbetyg om arbetstagaren begär det och har varit anställd minst sex månader.Om anställningen varit kortare än sex månader utfärdas istället ett tjänstgöringsintyg.8